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Capítulo 4: La Codificación. El Plan General de Contabilidad (P.G.C) Objetivos Específicos  Identificar el PGC como el elemento normalizador de la contabilidad en España.  Enumerar las cinco partes en que se divide el PGC general.  Definir el concepto de Principio Contable.  Definir el concepto de Norma de Valoración.  Definición del Principio del Precio de Adquisición.  Definición del Principio de Devengo.  Enumerar los grupos en que se divide el cuadro de cuentas del PGC general y el PGC para PYMES.  Identificar los grupos de balance en la información patrimonial.  Identificar los grupos de gestión en la información de resultados.  Identificar y reconocer las principales partidas que conforman cada uno de los grupos.  Diferenciar entre elementos almacenables de los no almacenables.  Definir cliente y proveedor. Diferenciarlos.  Definir el concepto de mercadería y de servicio. Diferenciarlos.  Diferenciar entre compras normales de la actividad y compras que no lo son.  Diferenciar entre compras de elementos de inmovilizado y de elementos de gestión.  Diferenciar entre operación a crédito y operación al contado.  Codificar a nivel de tres dígitos distintos elementos patrimoniales y de gestión. 1.- El Plan General de Contabilidad español (P.G.C.). Ya hemos adelantado que para cumplir los objetivos de la contabilidad (informar sobre el resultado y el patrimonio), era necesario planificar el trabajo y normalizarlo, y explicábamos que la normalización se efectuaba a través del

denominado PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD (P.G.C.), de esta forma se unificaban los criterios de presentación de la información (Cuentas Anuales) para que todo el mundo pueda realizar la lectura de las mismas con los mismos criterios y poder comparar con la información de otros años o con la información de otras empresas. En Las partes que lo componen son:  Primera parte: El Marco Conceptual de la Contabilidad. a.- En el se definen en primer lugar cuáles son las Cuentas Anuales de una sociedad: El Balance, La Cuenta de Pérdidas y Ganancias, El Estado de cambios en el patrimonio neto, El estado de flujos de efectivo y la Memoria. b.- Después se definen los requisitos que ha de tener la información financiera a incluir en las Cuentas Anuales que son: - La Relevancia. Una información es relevante si es útil para la toma de decisiones. - La Fiabilidad. Una información es fiable si está libre de errores materiales y de segos de manera que los usuarios pueden confiar en que es la imagen fiel de los que se pretende representar. c.- En tercer lugar pasa a definir los Principios Contables que vienen a ser el espíritu que va a dar forma al comportamiento contable que luego se desarrolla en las siguientes partes del P.G.C. es como si fuese una Constitución que explica conceptos generales e ideas que después son desarrolladas en sus leyes específicas.  Principio de Empresa en Funcionamiento: Se ha de suponer que la vida de la empresa es ilimitada en la práctica, es decir que no estamos pensando cuando la creamos en venderla o cerrarla al poco tiempo si todo marcha bien.  Principio de Devengo: No ha de confundirse la operación de comprar o vender con su cobro o su pago. Si en julio firmamos una póliza de seguros y esta es de duración anual, el seguro nos cubre el riesgo hasta julio del próximo año aunque la totalidad dee su importe lo paguemos ahora. Es decir el gasto del seguro se ha de repartir entre este ejercicio económico y el siguiente, sino el beneficio estaría mal calculado.  Principio de Uniformidad: Cuando se adopta un criterio para contabilizar una partida, éste se ha de respetar ya que de otra forma no podríamos comparar la información de años consecutivos ni nadie podría por lo tanto fiarse de la información que suministramos. (Si cambiásemos constantemente las señales de tráfico nadie se enteraría de lo que significan).  Principio de Prudencia: Se deberá ser prudente en las estimaciones y valoraciones a efectuar en condiciones de incertidumbre. Por lo tanto lo general será contabilizar los beneficios que se hayan realizados a la fecha de cierre del ejercicio. Mientras que por otra parte los riesgos o las pérdidas eventuales se

han de contabilizar de forma inmediata y no se ha de esperar a que se produzcan realmente.  Principio de No Compensación: No se pueden compensar las partidas de activo con las partidas de pasivo, ni los gastos con los ingresos, siempre se han de contabilizar de forma separadas. Por ejemplo si le debemos dinero a la Hacienda Pública y ésta nos debe dinero a nosotros ambos hechos han de estar contabilizados de forma separada, para conocer el porqué de ambos hechos.  Principio de Importancia Relativa: Podemos no aplicar algún principio cuando la cuantía económica de un hecho es casi irrelevante. Por ejemplo si una empresa tiene unos gastos de 2 millones de euros, un cambio en una partida de 10 euros no va a alterar de forma significativa ni el beneficio de la empresa ni su patrimonio. d.- En siguiente lugar pasa a definir los elementos que componen las Cuentas Anuales y los criterios de su registro o reconocimiento. - Los Activos, que son los bienes derechos y otros recursos controlados económicamente por la empresa, resultantes de sucesos pasados y de los que se espera obtener rendimientos futuros. - Los Pasivos, que son las obligaciones actuales surgidas de hechos pasados, para cuya extinción la empresa ha de desprenderse de recursos que puedan producir beneficios o rendimientos futuros. - El Patrimonio Neto, que es la parte residual de los activos una vez deducidos todos los pasivos. Se incluye las aportaciones realizadas por los socios o propietarios de la entidad. - Los Ingresos, que son los incrementos de patrimonio neto de la empresa durante el ejercicio económico. - Los Gastos, que son los decrementos de patrimonio neto durante el ejercicio. e.- Termina esta primer parte definiendo los distintos criterios de valoración o los distintos conceptos de coste o valor, entre otros define el: - Valor neto realizable, que es el precio estimado de venta de un activo en el curso normal de la explotación, menos los costes estimados para terminar su producción y los necesarios para llevar a cabo la venta. - Valor contable, El valor por el que se reconoce un activo tras su compra, donación o fabricación menos la amortización acumulada y las pérdidas por deterioro de valor si existiesen. - Coste histórico, que es el precio de de adquisición o coste de producción.

- Valor razonable, que es el importe por el cual puede ser intercambiado un activo o cancelado un pasivo, entre partes interesadas y debidamente informadas, que realizan una transacción en condiciones de independencia mutua. Este valor refleja el importe por el cual esta misma existencia podría ser intercambiada en el mercado, entre compradores y vendedores interesados y debidamente informados. La existencia de mercados organizados son los que permiten determinar el valor razonable con fiabilidad, mientras que el neto realizable es un valor elaborado internamente por la empresa. - Valor de uso, Es el valor actual de los flujos futuros de efectivo estimados que se espera obtener de un activo. Este valor refleja las estimaciones de la propia empresa por lo que no son aplicables a otras, mientras que el valor razonable refleja las estimaciones de los partícipes en el mercado. - Valor residual, Es el valor a obtener tras el término de la vida útil del bien. Por lo general este valor será nula a menos que existe un compromiso por parte de un tercero para comprarlo al final de la vida útil, y que exista un mercado activo que puede permitir calcular el valor residual en referencia a él.  Segunda parte: Normas de Registro y Valoración. Es la dedicada a definir cómo hemos de representar los diversos hechos económicos en su formato contable. Además el Instituto de Contabilidad y Auditoria de Cuentas (I.C.A.C.) emite a través de sus boletines las normas a aplicar en situaciones conflictivas o de dudosa interpretación a través de resoluciones, dictámenes y opiniones que complementan lo definido en esta parte, actúa como si fuese el Tribunal Constitucional ante un conflicto. El nuevo P.G.C. establece veintitrés normas que son las que tendremos que ir explicando cada vez que definamos hechos económicos que requieran su conocmimento para la correcta contabilización de la operación.  Tercera parte: Cuentas Anuales. Son las que cumplen con la finalidad de la contabilidad de informar sobre el patrimonio y sobre los resultados obtenidos. Estas cuentas se han de presentar según los modelos establecidos en el propio P.G.C. donde se establecen las normas para su elaboración.  Cuarta parte: El Cuadro de Cuentas. Donde se establece el nombre que la contabilidad asigna a los distintos activos, pasivos, elementos de patrimonio neto, gastos o ingresos. Se articula mediante una codificación numérica cuyo significado es: - Con un dígito designa el GRUPO. - Con dos dígitos designa el SUBGRUPO. - Con tres dígitos designa la CUENTA.

- Con cuatro dígitos o más, la SUBCUENTA. En consecuencia lo primero que tenemos que conocer es cuántos grupos contiene el P.G.C., cómo se denominan y que contiene cada uno de ellos. El P.G.C. contiene nueve grupos, cuyo orden se establece en función de la información que van a suministrar: (a) La información patrimonial que son las Cuentas de Balance: Estas cuentas se desarrollan en los cinco primeros grupos que contienen los bienes, derechos y obligaciones de la empresa, además de las cuentas representativas del patrimonio neto, y por lo tanto nos informan del patrimonio empresarial y de sus variaciones de un ejercicio a otro: • GRUPO 1: FINANCIACIÓN BÁSICA. Engloba las cuentas explicativas de donde y cómo ha obtenido la empresa sus fondos (el dinero) para desarrollar sus actividades. - Si éstos han sido aportados por los propietarios se denominan fondos propios (Las cuentas de Capital) y además recoge los beneficios que ha generado la empresa y que no ha repartido para utilizarlos en futuras inversiones (Las cuentas de Reservas). - También recoge este grupo los fondos obtenidos del exterior a largo plazo, préstamos con bancos u otro tipo de entidades a plazo superior a un año. (Deudas a largo plazo) • GRUPO 2: EL INMOVILIZADO. Engloba las cuentas explicativas de cómo ha invertido la empresa los fondos obtenidos para poder desarrollar sus actividades y cuya utilización sea superior a un año, es decir los bienes que ha adquirido para desarrollar su actividad. - Si los fondos se han invertido en bienes como patentes, marcas, programas informáticos, etc. Se denominan elementos del Inmovilizado inmaterial. - Si los fondos se han invertido en elementos como edificios, naves industriales, vehículos, maquinaría, mobiliario, etc. Se denominan elementos del Inmovilizado material. - Si los fondos se han dedicado a adquirir parte de otras empresas, o a invertir en títulos como acciones, obligaciones y se tengan la intención de que dichas inversiones tienen carácter de permanencia (largo plazo) se denominan elementos del Inmovilizado financiero. También figuran en este grupo todas las cuentas que reflejan la pérdida de valor que experimentan las anteriores inversiones por el uso, el desgaste, etc. (Amortizaciones y provisiones). • GRUPO 3: LAS EXISTENCIAS. Engloba las cuentas explicativas de la finalidad de la empresa, es decir, si ésta va a dedicarse a vender mercancías

sin transformación o a fabricarlas a partir de materias primas diversas. Estas cuentas representan la inversión realiza en materiales que son el objeto principal de la actividad de la empresa y que aún no ha utilizado. Si fabrica muebles este grupo recogería la madera comprada y aún no utilizada al final del ejercicio. • GRUPO 4: ACREEDORES Y DEUDORES POR OPERACIONES COMERCIALES. Representa las cuentas explicativas de las relaciones de la empresa con el exterior por causa del desarrollo de su actividad principal, y con vencimiento a corto plazo; con las persomas que le venden materias primas, como la madera, o servicios, como la luz, o el asesor, etc. - Las deudas originadas por la adquisición de productos o de servicios, ligados a su actividad se representan en las cuentas de: Proveedores y Acreedores. - Los derechos originados por la venta de sus productos o de sus servicios se recogen en las cuentas de: Clientes y Deudores. - También se recogen las obligaciones y los derechos generados por su relación con el Personal y con las Administraciones Públicas (Hacienda y Seguridad Social). • GRUPO 5: CUENTAS FINANCIERAS. Representan las cuentas explicativas del dinero que tiene, dónde lo tiene y cómo y dónde lo tiene invertido, además de representar las obligaciones de pago y los derechos de cobro a corto plazo originados por la realización de operaciones financieras como préstamos, créditos, inversiones en acciones u otros títulos, etc. (b) La información sobre el resultado de la actividad, que son las Cuentas de Gestión: Recogidas en los cuatro últimos grupos que contienen las compras y gastos y las ventas e ingresos de la empresa e información sobre las operaciones que han originado otras variaciones en el patrimonio ento de la actividad. Es decir nos permite conocer las causas por las que el patrimonio neto ha sufrido modificaciones, explicando si se ha debido a causas ordinarias o a causas extraordinarias. Los dos últimos no se utilizan en el caso de las pequeñas y medianas empresas al no estar recogidos en su PGC. • GRUPO 6: COMPRAS Y GASTOS. Engloba las cuentas explicativas del aprovisionamiento de bienes y servicios adquiridos por la empresa para su consumo y demás gastos necesarios para la obtención de sus ingresos que son la actividad normal de la empresa. Por lo tanto estarán las cuentas de compras, las relacionadas con servicios exteriores (arrendamientos, transportes, primas de seguro, luz, agua, etc.) Los impuestos a pagar (tributos), los gastos del personal, y los financieros, (causados por los préstamos y créditos obtenidos). También recoge las situaciones que han generado pérdidas extraordinarias. (Incendios, robos, ventas de inmovilizado, etc.).

• GRUPO 7: VENTAS E INGRESOS. Recoge las cuentas relacionadas con la venta de sus productos o servicios que son la actividad normal de la empresa. Así como los beneficios extraordinarios. • GRUPO 8: GASTOS IMPUTADOS AL PATRIMONIO NETO. • GRUPO 9: INGRESOS IMPUTADOS AL PATRIMONIO NETO. NOTA: Cuando se adquiere cualquier tipo de bien, éstos son contablemente elementos de activo y se anotarán en el DEBE, pero el P.G.C. establece dos tipos de adquisición de bienes a efectos de su contabilización y de separación del tipo de información que suministra, ya sea patrimonial o de resultado: por lo tanto: • Los bienes que son necesarios para el desarrollo de la actividad de la empresa que podemos utilizar muchas veces y que su finalidad no es ser vendidos (No es nuestra actividad), son los bienes que hemos definido como inmovilizados y se contabilizarán en el grupo 2, como activos fijos. Forman parte del patrimonio de la empresa. • Los bienes que son adquiridos para su venta directa al ser el objeto de nuestra actividad principal (mercaderías) o bienes que son adquiridos para su transformación (Materias primas) y posterior venta del producto resultante, son los bienes que se contabilizan en el grupo 6 ya que forman parte del resultado del ejercicio. Es decir se compran para que con su venta o transformación se obtenga un beneficio, por lo tanto suministran información sobre el resultado. Cuando estos bienes, no son vendidos o consumidos en el ejercicio en el que se adquieren pasarán a formar parte del patrimonio de la empresa y se contabilizarán en el grupo 3, hasta el siguiente ejercicio en que se consuman o vendan.  Quinta parte: Definiciones y relaciones contables. Aquí se explica el funcionamiento contable describiendo cada una de las cuentas y explicando su utilización, es decir cuándo se carga (anotación al DEBE) y cuándo se abona (anotación al HABER), y con qué otras cuentas se relaciona. No es de obligado cumplimiento, pero es muy útil porque un hecho contable podemos conocer a través de la cuenta a utilizar cómo funciona, donde se anota, y qué contrapartidas tiene. NOTA: La última modificación en materia contable supuso la aparición de dos planes contables, a lo largo del módulo se seguirá básicamente la normativa y codificiación del donominado Plan General Contable para la pequeña y mediana empresa. 2.- Ejemplos de codificación. Conocidos los grupos que integran el P.G.C. vamos a realizar algunos ejemplos prácticos de cómo puede realizarse una codificación, recordando de antemano que no ha de ser forzosamente igual al modelo que se propone.

1.- Un cliente de la empresa llamado Juan Antón. Un cliente es la persona física o jurídica a la que vendemos nuestros productos o servicios, y representa un derecho de cobro por operaciones normales de tráfico. Su código contable podría ser 43000201 que se desglosaría del siguiente modo: 2.- Una máquina de cosido doble con referencia M-236-C. La máquina es un bien que nos permite realizar una tarea para la obtención de nuestros productos, en este caso coser, como su vida útil será más de un año es un bien de inmovilizado. Su código contable podría ser 223001001 que se desglosaría del siguiente modo: 3.- La electricidad consumida por la empresa. Sería una cuenta de gestión (gasto) al representar elementos consumibles sin valor de realización (de venta), se englobaría en la cuenta de suministros al representar elementos no almacenables. 4.- Depósito bancario en dólares. Sería un bien propiedad de la empresa, y al ser dinero líquido estará en el grupo de las cuentas financieras a c/p. Su código contable podría ser 573001001 que se desglosaría del siguiente modo: 5.- Compra de herrajes en una fábrica de muebles. En este caso estamos ante un gasto, compra de elementos accesorios a la actividad principal que es la fabricación de muebles. Su código contable podría ser 6021001001 que se desglosaría del siguiente modo: 3.- Actividades. Actividad nº 1: Si tenemos una fábrica de muebles decir de los siguientes elementos: • Si son de activo (A), pasivo (P), gasto (G) o ingreso (I). • Su nombre contable y si se anotan en el Debe (D) o en el Haber (H). • En qué grupo lo encontrarás, codificándolo a nivel de cuatro dígitos: 1.- Compra de Madera. 2.- Máquina cortadora. 3.- El ordenador de la oficina. 4.- Los sueldos de los empleados. 5.- La deuda por compra de madera. 6.- La nave donde fabricamos. 7.- Compra de barniz.

8.- Compra de tornillos. 9.- Servicio del asesor fiscal. 10.- Máquina laminadora. 11.- Destornilladores, martillos, etc. 12.- Muebles vendidos. 13.- Derecho de cobro de la venta anterior. 14.- Máquina lijadora 15.- Deuda por la compra anterior. 16.- La luz que consumimos. 17.- El teléfono, conexión a Internet. Nombre de la Cuenta (A) (P) (G) (I) (D) – (H) Código 1 Compra de materias primas G (*) D (6010) 2 Maquinaria A D (2130) 3 Equipos para procesos de información A D (2170) 4 Sueldos y Salarios G D (6400) 5 Proveedores P H (4000) 6 Construcciones A D (2110) 7 Compra de otros aprovisionamientos G (*) D (6020) 8 Compra de otros aprovisionamientos G (*) D (6021) 9 Servicio de profesionales indep. G D (6230) 10 Maquinaria A D (2131) 11 Utillaje A D (2140) 12 Venta de productos terminados I H (7010) 13 Clientes A D (4301) 14 Maquinaria A D (2132)

15 Proveedores de inmovilizado P H (5230) 16 Suministros G D (6280) 17 Otros servicios G D (6290) (*) La compra es de bienes, por lo tanto sería de ACTIVO, pero como el P.G.C. nos dice que cuando lo que se compre son bienes destinados a su consumo o venta, ha de contabilizarse en cuentas del Grupo 6, en las Compras, ya sea de mercaderías o de otros aprovisionamientos. Actividad nº 2: • Si tenemos una fábrica de alimentos envasados decir de los siguientes elementos: Si son de activo, pasivo, gasto o ingreso, si van al debe o al haber. El nombre de su cuenta contable, en qué grupo lo encontrarás y cómo lo codificarías. - Tarros de cristal para envasar el producto. - Las verduras que compramos. - Una máquina envasadora. - Los sueldos de los empleados. - El camión de transporte. - Deuda por la compra del camión, - La nave donde fabricamos. - El agua que consumimos. - La luz consumida. - El servicio de mantenimiento de las instalaciones. - Máquina para cocer los alimentos. - La carne que compramos. - Máquinas esterilizadoras. - Venta de productos. - El seguro contra incendios de las instalaciones. - Derecho de cobro por la venta de productos.

- Nuestra marca comercial. - Deuda por un préstamo obtenido a pagar en cinco años. - Conservantes utilizados. - Agua. - Dinero existente en la cuenta bancaria. - Latas para envasar. Actividad nº 3: • Codificar las siguientes cuentas a nivel de 3 dígitos, con la ayuda del P.G.C. - ( ) Dinero líquido en nuestro poder. - ( ) Dinero depositado en cuentas corrientes bancarias. - ( ) Dinero en dólares en la caja de la empresa. - ( ) Cuenta corriente bancaria abierta en dólares - ( ) Facturas pendientes de cobro por ventas de géneros. - ( ) Facturas pendientes de cobro por servicios de nuestra actividad. - ( ) Facturas pendientes de cobro por servicios que no son nuestra actividad. - ( ) Facturas pendientes de pago por compras de géneros. - ( ) Facturas pendientes de pago por servicios que nos han prestado. - ( ) Facturas pendientes de pago, a un año, por compra de inmovilizado. - ( ) Facturas pendientes, a más de un año, por compra de inmovilizado. - ( ) Letras aceptadas por nosotros a los suministradores de géneros. - ( ) Letras aceptadas por nosotros a los suministradores de servicios. - ( ) Letras aceptadas por nosotros, a 6 meses a los proveedores. - ( ) Letras aceptadas por nosotros, a 16 meses a los proveedores. - ( ) Existencias en almacén, de biones adquiridos para revenderlos. - ( ) Pérdida de un cliente que no nos paga por insolvente.

- ( ) Los productos que vendemos. - ( ) Los folios, cintas, discos, etc. que tenemos en almacén. Actividad nº 4: • Codificar las siguientes cuentas a nivel de 3 dígitos, con la ayuda del P.G.C. - ( ) Local donde está el almacén del negocio. - ( ) Piso propio donde están las oficinas de la empresa. - ( ) Mesas, estanterías armarios…, de las oficinas de la empresa. - ( ) Camiones que utilizamos para el transporte de nuestras mercancías. - ( ) Máquinas de escribir de las oficinas. - ( ) Nave industrial del negocio. - ( ) Tornos del taller de reparaciones. - ( ) Ordenadores de las oficinas de la empresa. - ( ) Un solar urbano, propiedad de la empresa. - ( ) Ventiladores portátiles en las oficinas de la empresa. - ( ) Sistema de aire acondicionado instalado en los talleres de la empresa. - ( ) Limas, sierras, herramientas, etc. - ( ) Máquinas calculadoras de las oficinas. - ( ) Carretillas mecánicas. - ( ) Máquinas elevadoras. - ( ) Furgonetas utilizadas para el reparto de géneros. - ( ) Cantidad que nos deben por ventas realizadas. - ( ) Cantidad adeudada por la compra de materiales diversos. - ( ) Deuda por la compra de maquinaria. - ( ) Cantidad que se debe a un banco por un préstamo a cinco años. - ( ) Dinero que nos deben por una reparación efectuada.

Actividad nº 5: • Codificar las siguientes cuentas a nivel de 3 dígitos, con la ayuda del P.G.C. - ( ) El seguro de los vehículos de la empresa. - ( ) Bolígrafos y otros materiales de oficina. - ( ) Gasolina para los vehículos. - ( ) Alquiler de un piso que utilizamos para las oficinas de la empresa. - ( ) Por servicios de traducción que nos han realizado. - ( ) Electricidad. - ( ) Comisiones del banco por el servicio de cobro de nuestros recibos. - ( ) Sueldos del mes. - ( ) Pérdida originada por un incendio. - ( ) Anuncios en la prensa. - ( ) Engrase de las máquinas. - ( ) Gastos de la asesoría jurídica. - ( ) Tasa del alcantarillado. - ( ) Intereses que nos cobra el banco. - ( ) El impuesto de circulación de vehículos. - ( ) Recibo del agua. - ( ) El alquiler de un compresor para utilizarlo en los trabajos de la empresa. - ( ) Por alquileres de locales que son propiedad de la empresa. - ( ) Servicios de comedor al personal de nuestra empresa.

Capítulo 5:

Plan de cuentas. Estructura, clasificación y codificación Enlaces patrocinadosIQware - Condo PMS Fully integrated, flexible PMS for single and multi-property resorts www.iqwareinc.com

Plan de Cuentas Para una adecuada organización de las cuentas contables, es necesario disponer de un plan, que es una lista de todas las cuentas que se manejan dentro de una Contabilidad. Es el listado de cuentas que una empresa ha determinado utilizar para el desarrollo de sus procesos contables, lo que dependerá de la naturaleza de las actividades económicas que realice, ejemplo: No es lo mismo la Contabilidad de un hospital que la de un supermercado. 

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Requisitos del Plan de Cuentas Debe ser amplio, de manera de abarcar todas las actividades de la empresa.Debe ser flexible, para que pueda adaptarse a la evolución de la empresa.Desde el punto de vista formal, debe tener un sistema de codificación numérico de las cuentas, de manera que sea fácil su identificación por grupos.[1] Estructura, clasificación y codificación Ejemplo: 1.

ACTIVO

1.1.

ACTIVO CORRIENTE

1.1.1.

CAJA

1.1.1.01

CAJA GENERAL

GRUPO SUBGRUPO CUENTA SUBCUENTA

Como podemos observar en el ejemplo anterior, la estructura del plan de cuentas está dada en base a un grupo principal que puede ser: Activo,Pasivo,Patrimonio,Ingresos,Gastos. A cada grupo hemos asignado un número, que en Contabilidad se lo denomina “código”. Existen planes de cuentas donde se hace constar “Cuentas de Orden” con el

número 6 u otro número para diferenciarlo del resto de cuentas ya que estos rubros tienen otro tipo de tratamiento. Dependiendo de cada grupo, se deben considerar también subgrupos, por ejemplo para considerar las cuentas de Pasivo, el primer subgrupo debe ser Pasivo Corriente, mostrando la siguiente estructura: 2.

PASIVO

2.1.

PASIVO CORRIENTE

GRUPO SUBGRUPO

A su vez dentro de cada subgrupo se tiene que considerar varias cuentas, por ejemplo: 2.1.1.

CUENTAS POR PAGAR

CUENTA

2.1.2.

DOCUMENTOS POR PAGAR CUENTA

Y dentro de cada cuentas, las respectivas subcuentas, por ejemplo: 2.1.1.01

CxP Luis Santacruz

SUBCUENTA

2.1.1.02

CxP Gonzalo Peña

SUBCUENTA

Como podemos observar, dentro de cada subcuenta hemos asignado dos dígitos para su identificación, esto da la posibilidad de que el número de subcuentas se pueda ampliar hasta 99. Para el caso concreto de nuestro sistema de Contabilidad, cada código de grupo, subgrupo o cuenta termina en punto y solamente las subcuentas no terminan en punto, esto se debe a que para los asientos de diario utilizamos únicamente subcuentas, en el caso de que en algún asiento utilicemos un código de grupo, subgrupo o cuenta, el sistema no lo va a aceptar y va a emitir el siguiente mensaje: #N/A A continuación un ejemplo del Plan de Cuentas que se muestra en nuestro software contable: MODELO S.A.

PLAN DE CUENTAS

FECHA

septiembre 7, 2009

1.

ACTIVO

1.1.

ACTIVO CORRIENTE

1.1.1.

CAJA, BANCOS

1.1.1.01 CAJA CHICA QUITO 1.1.1.02 CAJA CHICA GUAYAQUIL 1.1.1.10 CAJA GENERAL 1.1.1.20 CUENTA CONTROL 1.1.1.21 BANCO DEL PICHINCHA C.C. 20735-4 1.1.1.22 BANCO DEL PACIFICO 1.1.1.23 BANCO DE GUAYAQUIL 1.1.2.

CTAS Y DTOS X COB CLIENTES

1.1.2.01 CLIENTES QUITO 1.1.2.02 CLIENTES GUAYAQUIL 1.1.2.03 CLIENTES CUENCA 1.1.2.04 CLIENTES MANTA 1.1.3.

(-)PROV CTAS INCOBRABLES

1.1.3.01 (-)PROV CTAS INCOBR CLIENTES 1.1.4.

OTRAS CUENTAS POR COBRAR

1.1.4.01 ANTICIPOS DE SUELDOS 1.1.4.02 ANTICIPOS A PROVEEDORES 1.1.5.

INVENTARIO DE SUMINIST. Y MATERIALES

1.1.5.01 SUMIN Y MATERLS DE OFICINA 1.1.6.

IMPUESTOS ANTICIPADOS

1.1.6.01 RETENCIONES EN LA FUENTE 1.1.6.02 ANTICIPOS DE IMPUESTO A LA RENTA 1.1.6.03 IVA EN COMPRAS 1.1.7.

INVENTARIOS DE PRODUCT. TERMINADOS

1.1.7.01 EQUIPO DE MONTAÑA 1.1.8.

OTROS ACTIVOS CORRIENTES

1.1.8.01 ARRIENDOS PAGADOS POR ANTICIPADO 1.1.8.02 PUBLICIDAD PAGADA POR ANTICIPADO 1.2.

ACTIVO FIJO

1.2.1.

TERRENOS, EDIFICIOS E INSTALACIONES

1.2.1.01 TERRENO 1.2.2.

MAQUIN, MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO

1.2.2.01 MUEBLES Y ENSERES 1.2.2.02 EQUIPO DE OFICINA 1.2.3.

VEHICULOS

1.2.3.01 VEHICULOS 1.2.4.

OTROS ACTIVOS FIJOS

1.2.4.01 DERECHOS DE AUTOR 1.2.5.

(-)DEPRECIACION ACUMULADA

1.2.5.01 (-)DEPRECIACION ACUMULADA 1.3.

ACTIVOS NO CORRIENTES

1.3.1.

GASTOS DE ORGANIZAC. Y CONSTITUCION

1.3.1.01 GASTOS DE ORGANIZAC. Y CONSTITUCION 1.3.2.

GASTOS INVESTIGACION, EXPL Y OTROS

1.3.2.01 INVESTIGACION DE MERCADOS 1.3.3.

OTROS ACTIVOS NO CORRIENTES

1.3.3.01 DEPOSITOS EN GARANTIA 1.3.4.

(-)AMORTIZACION ACUMULADA

1.3.4.01 (-)AMORTIZACION ACUMULADA 2

PASIVO

2.1.

PASIVO CORRIENTE

2.1.1.

CUENTAS POR PAGAR

2.1.1.01 PROVEEDORES 2.1.1.02 SUELDOS POR PAGAR 2.1.2.

DOCUMENTOS POR PAGAR

2.1.2.01 DOCUMENTOS POR PAGAR 2.1.3.

PROV SOCIALES POR PAGAR

2.1.3.01 DECIMO TERCER SUELDO 2.1.3.02 DECIMO CUARTO SUELDO 2.1.3.03 VACACIONES 2.1.4.

OBLIGAC: IESS E IMPUESTOS

2.1.4.01 APORTE PATRONAL 2.1.4.02 APORTE INDIVIDUAL 2.1.4.03 FONDO DE RESERVA 2.1.4.04 RETENCIONES A EMPLEADOS 2.1.4.05 RETENC. FUENTE 1% 2.1.4.06 RETENC. FUENTE 2% 2.1.4.07 RETENC. FUENTE 8%

2.1.4.08 RETENC. FUENTE 25% 2.1.4.09 IVA EN VENTAS 2.1.4.10 RETENC. IVA 30% 2.1.4.11 RETENC. IVA 70% 2.1.4.12 RETENC. IVA 100% 2.1.4.13 PRESTAMOS QUIROGRAFARIOS IESS 2.1.5.

OTROS PASIVOS CORRIENTES

2.1.5.01 COBROS ANTICIPADOS 2.2.

PASIVO LARGO PLAZO-NO CORRIENTE

2.2.1.

CTAS Y DTOS X PAG-LARGO PLAZO

2.2.1.01 PRESTAMO BCO PICHINCHA LARGO PLAZO 2.2.2.

OTROS PASIVOS A LARGO PLAZO

3.

PATRIMONIO

3.1.

PATRIMONIO NETO

3.1.1.

CAPITAL SUSCRITO Y/O ASIGNADO

3.1.1.01 CAPITAL 3.1.2.

RESERVAS

3.1.2.01 RESERVA LEGAL 3.1.2.02 OTRAS RESERVAS 3.1.3.

UTILIDADES/PERDIDAS ACUMULADAS

3.1.3.01 UTIL/PERD ACUM EJERCICIOS ANTERIORES 3.1.3.02 RESULTADOS PRESENTE EJERCICIO 4.

INGRESOS

4.1.

INGRESOS OPERACIONALES

4.1.1.

VENTAS GRAVADAS CON IVA

4.1.1.01 VENTAS DE SERVICIOS 4.1.1.02 ALQUILER EQUIPO DE MONTAÑA 4.1.2.

VENTAS EXC DE IVA O NO GRABADAS

4.1.2.01 VENTAS EXCENTAS DE IVA 4.1.3.

EXPORTACIONES

4.1.3.01 EXPORTACIONES 4.1.4.

(-)DEVOL Y DESCUENTOS EN VENTAS

4.1.4.01 (-)DEVOL Y DESCUENTOS EN VENTAS 4.2.

INGRESOS NO OPERACIONALES

4.2.1.

OTROS INGRESOS

4.2.1.01 INTERESES GANADOS 4.2.1.02 UTILIDAD EN VENTA DE ACTIVOS FIJOS 4.2.1.03 OTRAS RENTAS 5.

GASTOS

5.1.

COSTO DE VENTAS

5.1.1.

COSTO DE VENTAS

5.1.1.01 COSTO DE VENTAS 5.2.

GASTOS DE ADMINIST Y VTAS

5.2.1.

SUELD/SAL/BEN SOC E INDEM

5.2.1.01 SUELDOS Y SALARIOS 5.2.1.02 DECIMO TERCER SUELDO 5.2.1.03 DECIMO CUARTO SUELDO 5.2.1.04 VACACIONES

5.2.1.05 FONDO DE RESERVA 5.2.1.06 GASTO APORTE PATRONAL 5.2.2.

COMISIONES EN VTAS Y PUBL

5.2.2.01 COMISIONES EN VENTAS 5.2.2.02 PUBLICIDAD 5.2.3.

GASTOS DE GESTION

5.2.3.01 GESTIONES VARIAS 5.2.4.

AGUA, LUZ, TELEFONO, TELEX Y FAX

5.2.4.01 AGUA 5.2.4.02 LUZ 5.2.4.03 TELEFONOS Y FAX 5.2.4.04 INTERNET 5.2.5.

IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y OTROS

5.2.5.01 IMPUESTOS FISCALES Y MUNICIP. 5.2.5.02 CONTRIB. SUPERINT. DE CIAS. 5.2.6.

DEPREC DE BIENES Y AMORT.

5.2.6.01 DEPRECIACION DE MUEB Y ENS. 5.2.6.02 DEPRECIACION EQUIPOS DE OFIC. 5.2.6.03 AMORTIZACIONES 5.2.7.

CTAS INCOB Y BAJA DE INV.

5.2.7.01 CUENTAS INCOBRABLES 5.2.8.

INTERESES Y COMISIONES

5.2.8.01 GASTO INTERESES 5.2.8.02 COMISIONES BANCARIAS

5.2.9.

OTROS GTOS DE ADM Y VTAS.

5.2.9.01 GASTOS DE VIAJE 5.2.9.02 ARRIENDOS 5.2.9.03 SERVICIOS DE HOSPEDAJE 5.2.9.04 TRANSPORTE 5.3.

GASTOS NO OPERACIONALES

5.3.1.

PERDIDA EN VTA DE ACTIVOS

5.3.1.01 PERDIDA EN VTA DE ACTIVOS FIJ. 5.3.2.

OTROS GASTOS NO OPERACNLS

5.3.2.01 MANTENIMIENTO DE OFICINAS

LA CONTABILIDAD Y

LA CUENTA PÚBLICA MUNICIPAL

1. LA CONTABILIDAD

La contabilidad el la técnica que permite registrar en cuentas previamente establecidas y bajo una clasificación apropiada, las operaciones que realiza cualquier institución.

Por lo tanto, la contabilidad municipal es la técnica que permite registrar en forma ordenada, completa y detallada los ingresos y gastos, con el fin de poder determinar en cualquier momento la situación financiera de la hacienda municipal.

Para que la contabilidad municipal sea un instrumento valiosos para el ayuntamiento ésta deberá ser:

Legal. Es decir, que las operaciones contables se apeguen a las disposiciones jurídicas vigentes del municipio.

Comprobable. O sea, que se puedan demostrar todos los movimientos financieros realizados y los resultados obtenidos de ellos.

Exacta. Es decir, que todos los registros financieros se hagan en forma puntual, fiel y cabal.

Clara y sencilla. Es decir, que facilite la utilización y comprensión de los datos registrados.

Para desempeñar sus funciones, el ayuntamiento cuenta con distintos recursos financieros, monetarios y patrimoniales, con los cuales realiza diversas operaciones.

De esta manera el ayuntamiento maneja:

 Dinero en efectivo.  Cheques y giros bancarios.  Giros postales.  Depósitos en instituciones bancarias.  Títulos de crédito a favor del municipio.  Títulos de crédito a pagar por el municipio.  Mobiliario, equipo, vehículos y herramientas.  Compras a crédito.  Impuestos y cuotas retenidas a sus empleados y funcionarios.  Impuestos, derechos, productos, aprovechamientos, participaciones y subsidios que recibe la tesorería municipal.  Gastos efectuados con cargo al municipio, Etcétera.

Para poder organizar y controlar estos recursos, el ayuntamiento debe contar con un sistema contable que le permita registrar, ordenar y analizar los movimientos que tienen los ingresos y egresos de la hacienda municipal.

2. EL SISTEMA CONTABLE

El sistema contable está compuesto por un conjunto de operaciones interrelacionadas entre sí, mediante las cuales se registran los ingresos y egresos de dinero en efectivo y aquellas operaciones en que no interviene el dinero en efectivo.

Con un sistema contable la tesorería municipal podrá:

Llevar un mejor control de los ingresos y gastos públicos municipales. Proporcionar a las autoridades municipales, la información necesaria para la evaluación de los programas en el corto y mediano plazo. Tener la información necesaria para elaborar el documento de la cuenta pública municipal, que el ayuntamiento debe presentar al Congreso del Estado.

Proporcionar la información necesaria para la elaboración de los proyectos de presupuesto de ingresos y egresos del municipio.

El municipio puede llevar un control de sus recursos con sencillas operaciones contables, como son:

 Cantidades que representen ingresos.  Cantidades que representen gastos.  Cantidades que le adeuden.

Y todo aumento o disminución de las cantidades mencionadas.

Sin embargo, es necesario que estas operaciones contables sigan un orden y una clasificación determinada.

El sistema contable que se propone en esta guía es el de Pólizas ya que simplifica el registro de operaciones y facilita una mayor división del trabajo contable.

3. ESTRUCTURA DEL SISTEMA CONTABLE

Un sistema de contabilidad se estructura a partir de los siguientes elementos:

Grupos de cuentas.

Subcuentas.

Subgrupos de cuentas.

Cuentas auxiliares.

Cuentas.

3.1. Grupos de Cuentas

El grupo de cuentas es el registro ordenado de las operaciones financieras que realiza el ayuntamiento. Cada grupo se integra de acuerdo a la similitud del movimiento financiero que se deba realizar con él.

Los grupos de cuentas más usuales son:

Activo.

Patrimonio.

Pasivo.

Resultados.

3.2. Subgrupos de Cuentas

Esta clasificación se hace dentro de un grupo de cuentas, según la naturaleza de éstas.

El grupo de cuentas activo tiene tres subgrupos: circulante, fijo y diferido. El grupo de cuentas de pasivo tiene dos: circulante y fijo. El grupo de cuentas de resultados se subdivide en acreedoras y deudoras. Las cuentas de patrimonio no tienen subgrupos.

3.3. Cuentas

La cuenta es el registro que se lleva de los aumentos y disminuciones que sufren los recursos del municipio, como consecuencia de las operaciones financieras realizadas por el ayuntamiento, relativas a una misma clasificación.

Las cuentas representan más directamente, que los grupos y subgrupos, la operación financiera llevada a cabo con un cierto tipo de recursos. En ellas se anotan en forma ordenada y por separado:

Las cantidades que representan los recursos con que cuenta el municipio, denominadas haber.

Las cantidades que representan los gastos o adeudos del municipio, denominadas debe.

3.4 Subcuentas

Para una plena identificación de las cuentas no es suficiente con asignarle un nombre, sino que es necesario complementarlas con una codificación que sirva de distintivo entre una clase de cuenta y otra, a esta codificación se le denomina subcuenta.

3.5 Cuentas Auxiliares

Debido a la gran diversidad de conceptos que están contenidos en los subgrupos de las cuentas o resultados, este grupo tiene cuentas auxiliares, una por cada concepto de ingresos o egresos.

4. CATÁLOGO DE CUENTAS

Para unificar los criterios en cuanto a la clasificación y manejo de la cuentas se debe utilizar un catálogo de cuentas, éste es un listado de cuentas ordenadas en forma sistemática de acuerdo a los nombres y números de cuentas que proporciona la Legislatura del Estado.

El catálogo de cuentas debe contener: los grupos de cuentas más usuales, los subgrupos de cuentas que lo conforman, las cuentas en sí y las cuantas auxiliares.

4.1. Cuentas de Activo

En el grupo de cuentas de activo se registran todos los bienes y derechos que son propiedad del municipio. Como ya vimos, este grupo se clasifica en dos subgrupos: activo circulante y activo fijo.

El activo circulante está formado por todos los bienes y derechos que están en rotación o constante movimiento y que en cualquier momento pueden ser fácilmente cambiados por dinero. Las cuentas más usuales de este subgrupo son:

Caja.- Está constituida por dinero en efectivo, como son billetes de banco, monedas, cheques, y giros bancarios, giros postales, etc.

Bancos.-En esta cuenta se encuentran todos los valores depositados en las instituciones bancarias.

Documentos por cobrar.- En esta cuenta se registran los títulos de crédito a favor del municipio, como: letras de cambio, pagarés y otros.

Deudores diversos.- Representa las personas que por algún concepto deben al municipio.

El activo fijo es el subgrupo de cuentas que está constituido por todos los bienes y derechos propiedad del municipio, que tienen cierta durabilidad y que se han adquirido con el propósito de que den servicio. Existen dos cuentas en este subgrupo:

Bienes inmuebles.- Son aquellos bienes que por sus características propias (forma, tamaño, peso, etc.) se encuentran fijos al suelo y no pueden ser movidos o desplazados fácilmente, como son: edificios y terrenos.

Bienes muebles.- Son aquellos objetos que debido por sus características físicas pueden ser fácilmente desplazados y, además, tienen una larga duración en condiciones normales de uso. Ejemplo: equipo, mobiliario, vehículos, herramientas.

4.2. Cuentas de Pasivo

En este grupo se concentran todas las cuentas en las que se registran las deudas y obligaciones que debe pagar el municipio, es decir, el pasivo representa el compromiso que tiene el municipio para liquidar sus deudas. Las cuentas de pasivo se clasifican en dos subgrupos: pasivo circulante y pasivo fijo.

El pasivo circulante son las deudas y obligaciones que contrajo el municipio y que se vencen en un plazo (menos de una año) o están pendientes de pago por haberse vencido el plazo.

Las cuentas más comunes son:

Documentos por pagar.- En ésta se registran los títulos de crédito en contra del municipio, como letras de cambio y pagarés.

Proveedores.- En esta cuenta se llevan las deudas a personas o casas comerciales a las que el municipio les compró a crédito.

Deuda pública a corto plazo.- Son los adeudos pendientes de pago al cierre del ejercicio fiscal actual.

Acreedores diversos.- Son las personas a las que el municipio les adeuda por un concepto distinto al de la compra de mercancía, como son: préstamos o anticipos en efectivo.

Fondos ajenos.- Representa el importe por reportar de los impuestos y cuotas retenidas a empleados y funcionarios del municipio, como son cuotas al IMSS, ISSSTE y pensiones.

El pasivo fijo está formado por todas las deudas y obligaciones contraídas por el municipio y que están pendientes de pago en plazos mayores de un año o fuera del ejercicio fiscal actual. El pasivo fijo representa la deuda pública a largo plazo.

4.3. Cuentas de Patrimonio

Son aquellas cuentas en las que se registra el valor del patrimonio municipal, es decir, los bienes muebles e inmuebles propiedad del municipio. En este grupo no existen subgrupos y sólo hay dos cuentas:

Patrimonio.- En esta cuenta se registra la inversión utilizada en los bienes muebles e inmuebles propiedad del municipio.

Resultado del ejercicio.- En ésta se registran los resultados del capital ejercido en comparación con el ejercicio fiscal anterior. (Comparación de ejercicios actual y anterior).

4.4. Cuentas de Resultado

Son las cuentas que representan el dinero en efectivo que se deriva del ejercicio y aplicación de las leyes de ingresos y presupuestos de egresos.

El grupo de cuentas de resultado tiene dos subgrupos: las cuentas acreedoras y las deudoras.

Cuentas acreedoras de resultado.- Son las cuentas que representan ingresos para el municipio y son:

- Impuestos

- Aprovechamientos

- Productos

- Derechos

- Participaciones

- Subsidios

Cuentas deudoras de resultado.- Son las que representan gastos para el municipio, se forman por el importe total de los gastos efectuados con cargo al presupuesto actual o por el importe de los gastos efectuados durante el ejercicio actual que corresponden al presupuesto anterior.

Tanto para las cuentas deudoras como para las cuentas acreedoras existen cuentas auxiliares; una por cada concepto de ingresos o de egresos.

Por ejemplo, dentro de la cuenta de impuestos habrá una cuenta auxiliar por cada tipo de impuestos, así las cuentas auxiliares de la cuenta de impuestos serán las siguientes:

 Predial  Sobre traslación de dominio de bienes muebles

 Sobre profesiones médicas  Sobre plusvalía o mejora de la propiedad  Sobre diversiones y espectáculos  Sobre rifas, concursos, loterías y sorteos

5. ORDENAMIENTO DE LAS CUENTAS

Para el buen manejo y aplicación de las cuentas es importante que se les asigne una clave o numeración que facilite su distinción. Se sugiere utilizar las claves que establezca el Congreso Local, por ejemplo:

1.

Cuentas de activo.

1.1

Circulante.

1.1.1

Caja.

1.2

Fijo.

1.2.1

Bienes muebles.

6. PRINCIPALES FORMAS, DOCUMENTOS Y LIBROS QUE SE UTILIZAN EN LA CONTABILIDAD MUNICIPAL

6.1 Póliza Contable

La póliza es un documento en el que se asientan las operaciones desarrolladas por el municipio y toda la información necesaria para su identificación.

Se elabora una póliza por cada grupo de cuentas.

Los datos contenidos en las pólizas se registrarán en el libro diario, para después ser concentrados en el libro mayor.

Las pólizas contables se pueden clasificar en:

Póliza de ingresos.

Póliza de egresos.

Póliza de diario.

En la póliza de ingresos se anotan diariamente las operaciones que representan ingresos, es decir, entradas de dinero en efectivo para el municipio.

Los elementos que la póliza de ingresos debe contener son:

 Especificación del tipo de póliza.  Nombre del ayuntamiento.  Columnas para el número de cuenta, número de subcuenta y nombre de las cuentas.  Columnas para el parcial, el debe y el haber.  Renglón para sumas iguales.  Espacio para anotar el concepto.  Espacios para anotar quién la formuló, quién la revisó y quién la autorizó.  Espacio para señalar la fecha y número de póliza.

Para elaborar este tipo de pólizas se deben tomar en cuenta todos los documentos que comprueben los ingresos del municipio; asimismo, se deben anotar las claves numéricas correspondientes al catálogo de cuentas.

La póliza de egresos sirve para anotar las operaciones que impliquen egresos o salidas de dinero en efectivo para el municipio.

Los elementos de la póliza de egresos son:

Especificación del tipo de póliza que se elabora. Nombre del ayuntamiento. Copia(s) del cheque(s) expedido(s) o recibos, notas, etc. Columna para el número de cuenta. Columnas para el parcial, el debe y el haber. Renglón para sumas iguales. Espacios para señalar quién la formuló, quién la revisó y quién la autorizó. Espacios para la fecha y el número de póliza.

La póliza de egresos se elabora cada vez que se expida un cheque o haya salida de dinero en efectivo (una póliza por cada gasto realizado). Debe contener los datos de la aplicación contable de acuerdo a las claves del catálogo de cuentas.

La póliza de diario sirve para anotar las operaciones que realiza el municipio y que implican entradas o salidas de dinero en efectivo.

Los elementos que contiene son:

 Especificación del tipo de póliza que se elabora.  Nombre del ayuntamiento.  Columnas para el número de cuenta, subcuenta y nombre.  Columnas para el parcial, el debe y el haber.  Renglón para sumas iguales.  Espacios para anotar quién la formuló, quién la revisó y quién la autorizó.  Espacios para señalar la fecha y número de póliza.

La póliza de diario se elabora para anotar operaciones tales como: pago de un pasivo a otro, adquisiciones a crédito, cobro de documentos descontados, etcétera.

6.2 Libro de Registro de Pólizas

El libro de registro sirve para establecer un control y llevar un buen manejo de las pólizas. Se utiliza un libro de registro por cada tipo de póliza.

En ellos se anotan en forma progresiva y cronológica cada una de las pólizas.

6.3 Libro Mayor

En este libro se concentran los movimientos mensuales de las cuentas afectadas en los registros de pólizas de ingresos, de egresos y de diario.

El libro mayor agrupa todas las cuentas con el fin de que la información contable se recopile con mayor detalle que el que aparece en los estados financieros. El libro mayor también se utiliza como medio de reclasificar y resumir por cuentas la información detallada cronológicamente en el libro diario.

7. OPERACIÓN E INFORMES CONTABLES MÁS COMUNES

7.1 Corte de Caja

Consiste en la revisión, registro y cierre de los recursos obtenidos y de los gastos efectuados por la tesorería municipal.

Debe ser llevado a cabo por los encargados de la caja para, posteriormente, ser reportado al tesorero municipal.

7.2 Balance General

El balance general es la descripción de la situación financiera del municipio en una fecha determinada. Muestra clara y detalladamente los saldos deudores y acreedores del municipio.

7.3 Estado de Resultado

El estado de resultado es un informe que muestra los ingresos del municipio durante un período determinado, en él se señala la fuente principal de ingreso, se deducen gastos y se marca la utilidad neta.

El estado de resultado se utiliza para acompañar los estados financieros.

7.4 Informes

La tesorería municipal tiene la obligación de elaborar un informe anual que contenga una descripción detallada de las operaciones realizadas, considerando los recursos y la aplicación de los mismos. Este informe lo presentará el Presidente Municipal al Ayuntamiento.

8. LA CUENTA PÚBLICA MUNICIPAL

La cuenta pública municipal es el documento mediante el cual el ayuntamiento cumple con la obligación constitucional de someter a las legislaturas locales los resultados habidos en el ejercicio presupuestario, con relación a los ingresos y gastos públicos, y el detalle sobre el uso y aprovechamiento de los bienes patrimoniales. La cuenta pública representa una evaluación financiera de todas las acciones del gobierno municipal y permite determinar el grado de aplicación de la Ley de Ingresos Municipales y del Presupuesto de Egresos.

La cuenta pública se rinde en forma parcial cada mes y al final del ejercicio fiscal se presentan los resultados obtenidos durante el año correspondiente.

8.1 Contenido

La cuenta pública municipal deberá contener un análisis comparativo de la Ley de Ingresos y del Presupuesto de Egresos con lo realmente aplicado y ejercido, así como una relación de todas las operaciones por conceptos y por partidas presupuestales.

También se analizarán las diferencias y se explicarán y justificarán de conformidad con los objetivos planteados en los programas de la administración municipal.

En cuanto a los ingresos municipales, la cuenta pública debe contener los siguientes datos:

 Principales lineamientos de la política de ingresos.  Forma en que se aplicó la Ley de Ingresos.  Cantidad total de ingresos recaudados.  Forma en que se realizó la fiscalización.  Recursos provenientes de financiamiento crediticio.  Recursos provenientes de la colaboración ciudadana para financiar las obras y los servicios públicos.

Respecto a los gastos, la cuenta pública deberá contemplar:

 Gastos realizados y sus respectivos comprobantes.  Formas utilizadas para cubrir los programas de obras y servicios públicos.  Avances en el gasto ejercido con relación al presupuesto de egresos aprobado.  Cantidad total de gasto.  Estructura económica del gasto público municipal, destacando las cantidades destinadas a cada concepto.

También la cuenta pública municipal deberá contener un análisis presupuestal, es decir, una comparación por partida de gasto entre las cantidades autorizadas y las cantidades ejercidas, de ahí se obtendrán los saldos. Si los gastos rebasan lo autorizado serán saldos negativos, si se presentan ahorros serán saldos positivos.

8.2 Elaboración

La cuenta pública se debe elaborar de acuerdo a los requisitos, formas y procedimientos que señale la Constitución Política del Estado, la Ley Orgánica Municipal y la Ley de Hacienda Municipal.

La tesorería municipal es el órgano administrativo encargado de elaborar el documento de la cuenta pública y el síndico es el responsable de su revisión. Si el síndico no está de acuerdo con el contenido de la cuenta pública, la regresará a la tesorería para que le hagan los ajustes y correcciones pertinentes.

Una vez aprobada por el síndico, la cuenta pública se envía al Presidente Municipal.

8.3 Presentación y Aprobación

Para la presentación de la cuenta pública municipal es importante observar el marco legal vigente en cada entidad federativa, ya que dicha legislación es la que establece quienes son los responsables de su formulación, así como las formas y plazos para su presentación.

En la mayoría de las entidades federativas las formas, procedimientos específicos y periodicidad para la elaboración, presupuestación y aprobación de la cuenta pública, están señalados en la Ley Orgánica Municipal y en su caso en la Ley de Hacienda Municipal de cada Estado.

Con base en estas disposiciones el Presidente Municipal es el encargado de presentar la cuenta pública al ayuntamiento en sesión de cabildo, ésta analizará, discutirá y, en su caso, la aprobará. Si el ayuntamiento considera que la cuenta pública necesita ajustes o correcciones, la regresará a la tesorería.

Una vez aprobada la cuenta pública, el secretario del ayuntamiento la enviará al Congreso del Estado. Ahí la Contaduría Mayor de Hacienda o Contaduría Mayor de Glosa revisará el documento, verificando si los resultados corresponden a la necesidad de ingreso y gasto y emitirá un dictamen que someterá al Congreso.

Si la cuenta pública es aprobada, el Congreso notificará al Presidente Municipal su conformidad para el cierre del ejercicio contable correspondiente, a través de un oficio denominado finiquito.