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• Evelyn Paz

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AUDITORIA OPERACIONAL

LA AUDITORIA OPERACIONAL ANTECEDENTES Desde fines de los años setenta, algunos contadores públicos han venido realizando trabajos de examen administrativo, cuyo propósito es promover la eficiencia de las entidades. A este tipo de examen se le ha denominado, preponderantemente, Auditoria Operacional. En diciembre de 1972 la Comisión de Auditoria Operacional emitió su primer boletín, con el propósito de identificar el trabajo de auditoria Operacional realizado por el Contador Público, independiente o no, y con la intención de lograr unificar criterios sobre el tema1. ELEMENTOS BÁSICOS DE LA AUDITORIA OPERACIONAL CONCEPTO La auditoria operacional es una evaluación objetiva, constructiva, sistemática y profesional de las actividades relativas al proceso de gestión de una organización, con el fin de determinar el grado de eficiencia, eficacia, efectividad, economía, equidad, excelencia y valoración de costos ambientales, con que son manejados los recursos; la adecuación y fiabilidad de los sistemas de información y control, de manera que cumpla con las políticas establecidas para alcanzar sus objetivos. Por auditoria operacional debe entenderse: el servicio que presta el contado público cuando examina la entidad2.

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Boletín de Auditoría No. 1 “Esquema Básico de la Auditoria Operacional” Boletín de Auditoría No. 1 “Esquema Básico de la Auditoria Operacional”

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AUDITORIA OPERACIONAL

ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN DE LA AUDITORIA OPERACIONAL Alcance El alcance de la Auditoría Operacional es ilimitado. Todas las operaciones o actividades de una entidad pueden ser auditadas, sin considerar que sea una operación financiera o no, y en cada hallazgo la auditoría operacional cubre todos los aspectos internos o externos que lo interrelacionan. Esta ilimitación y la diversidad de hallazgos que pueden encontrarse, implica que, una auditoría operacional específica, puede requerir profesionales de diferentes disciplinas. Generalmente es un trabajo interdisciplinario, pero normalmente su conducción o dirección debe confiarse a contadores públicos, por su estructuración profesional en auditoría. La auditoría operativa implica: • El período objeto de examen. • Examen y verificación de la información relativa al desempeño institucional • Revisión y elaboración de informes sobre la administración de recursos. • Análisis de actividades y procesos clave, evaluación de sistemas de información y control. • Verificar la utilización de recursos públicos de conformidad a principios de eficiencia, efectividad, economía, eficacia, equidad y excelencia. • Verificar el cumplimiento de metas y objetivos. • Evaluar la gestión. En relación con los elementos del proceso administrativos que deben ser tomados en cuenta en un examen de auditoria operacional, la revisión debe ser integral, abarcando todos los pasos de dicho proceso

(planeación,

organización, dirección y control) y no-solo debe restringirse al control 3.

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Boletín de Auditoria No. 1 “Esquema Básico de la Auditoria Operacional”

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AUDITORIA OPERACIONAL

Campo de Aplicación: Sector Público, Sector Privado, Sector Social. Aunque no pueden establecerse reglas fijas que determinen cuándo debe practicarse la auditoria operacional, sí se pueden mencionar aquellas que habitualmente los administradores de entidades, los auditores internos y los consultores, han determinado como más frecuentes: Para aportar recomendaciones que resuelvan un problema conocido. Cuando se tienen indicadores de ineficiencia pero se desconocen las razones, y para contar con un respaldo para la prevención de ineficiencias o para el sano crecimiento de las entidades. La auditoria operacional puede realizarse en cualquier época y con cualquier frecuencia; lo recomendable es que se practique periódicamente, a fin de que rinda sus mejores frutos. Así, puede prepararse un programa cíclico de revisiones, en el cual un área sea revisada cuando menos cada dos años, manteniéndose un examen permanente de aquellas operaciones que requieren especial atención del monto de recursos invertidos en ellas o por su criticidad 4. OBJETIVOS Brindar a todo tipo de organización la información necesaria para utilizar esta poderosa herramienta en forma congruente con sus necesidades y capacidad instalada, a fin de evaluar su comportamiento y derivar las medidas requeridas para mejorar su desempeño. El objetivo de la auditoria operacional se cumple al presentar recomendaciones que tiendan a incrementar la eficiencia en las entidades a que se practique 5.

Los objetivos de la auditoría operacional se pueden señalar a corto y mediano plazo. 4 5

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AUDITORIA OPERACIONAL

Objetivos A Corto Plazo Diagnosticar y formular recomendaciones profesionales para mejorar la eficacia, la economía y la eficiencia de las operaciones involucradas en los hallazgos, este objetivo se logra al finalizar un trabajo de auditoría operacional. Objetivos A Mediano Y Largo Plazo Lograr la prosperidad razonable de la empresa o entidad. La prosperidad razonable de una empresa pública de carácter mercantil se observará en la mejora de los beneficios económicos (rentabilidad) y en una entidad u organismo público (sin ánimo de lucro) en la mejora de la prestación del servicio a la comunidad (valor a cambio de dinero). Objetivos Específicos •

Establecer el grado en que la entidad y sus servidores han cumplido adecuadamente los deberes y atribuciones que les han sido asignados.

•

Determinar el grado en que el organismo y sus funcionarios controlan y evalúan la calidad tanto en los servicios que presta como en los bienes adquiridos.

•

Verificar que la entidad auditada cumpla con normas y demás disposiciones legales y técnicas que le son aplicables, así como también con principios de economía, eficiencia, eficacia, efectividad, equidad, excelencia y valoración de costos ambientales, según cada caso y formular recomendaciones oportunas para cada uno de los hallazgos identificados.

•

Fortalecer el sistema de seguridad de todos los recursos de la organización.

•

Promover la legalidad, la economía, la eficiencia, la efectividad, la equidad y la excelencia en las organizaciones.

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•

Estimular la adherencia del personal al cumplimiento de los objetivos y políticas de la entidad.

•

Mejorar los niveles de productividad, competitividad y de calidad de la entidad.

•

Facilitar la consolidación de una política de control de calidad y de productividad con una visión a largo plazo.

RELACION DE LA AUDITORIA EXTERNA E INTERNA CON LA AUDITORIA OPERACIONAL La auditoría, tradicionalmente hasta 1960 estuvo orientada fundamentalmente al examen de los estados financieros. Con el surgimiento de la auditoría operacional como un nuevo campo de ejercicio profesional, se denominó a la auditoría tradicional como auditoría de estados financieros o auditoría financiera, la cual con respecto a la auditoría operacional presenta múltiples diferencias relacionadas con el objetivo, el alcance, la orientación, los parámetros o criterios de medición, el método, los interesados, quienes la ejecutan, el contenido del informe, el objetivo de la evaluación del control interno, y la historia de las dos especialidades, entre otras.

La Auditoria Interna Y La Auditoria Operacional En los últimos has se ha notado cierta tendencia de parte de los auditores internos, de adoptar el término “Auditor Operacional”.

Esto obedece a que tradicionalmente la auditoria interna se ha ligado a la auditoria financiera. Actualmente se considera que el auditor interno, que no es también operacional, se ha rezagado en su práctica profesional. Desde luego debe entenderse que el auditor interno siempre deberá estar en aptitud de realizar evaluaciones del proceso generador de información financiera, particularmente cuando en esta área se detecten fallas de consideración. 6

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Boletín de Auditoria No. 1 “Esquema Básico de la Auditoria Operacional”

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La Auditoria Externa Y La Auditoria Operacional Las normas de auditoria que rigen el examen de estados financieros, obligan al contador público independiente a “...efectuar un estudio y evaluación adecuados del control interno existente, que le sirvan de base para determinar el grado de confianza que va a deposita en él; Asimismo, que le permita determinar la naturaleza, extensión y oportunidad que va a dar a los procedimientos de auditoria”.7

El énfasis del auditor externo al revisar el control interno, en consecuencia, es juzgar la efectividad de este en materia de su contribución a la confiabilidad de la información financiera; por ello, la auditoria financiera tiene un propósito prioritario perfectamente determinado: proporcionar elementos para que el auditor pueda emitir un juicio sobre la razonabilidad de la información mostrada en los estados financieros. Consecuentemente, la revisión del control interno, realizada como parte de la auditoria financiera, no debe confundirse con la auditoria operacional, toda vez que sus propósitos y metodología son diferentes.

EL PROCESO DE AUDITORIA OPERACIONAL 7

Boletín de Auditoria No. 1 “Esquema Básico de la Auditoria Operacional”

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Todo trabajo de auditoría, cualquiera que sea su objetivo se divide en tres grandes partes a saber: 1. estudio y planificación 2. ejecución del examen 3. Informe.

PARTES Y FASES DE UNA AUDITOIRA OPERACIONAL

ESTUDIO Y PLANIFICA CION * Estudio prelinar

EXAMEN O EVALUACI ON

INFORME

*Examen detallado

*Comunicación

De Areas Críticas

de Resultados

*Comprensión de la Entidad auditada

*Selección de Areas Débiles ó Críticas

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La ejecución de una Auditoría Operacional implica el desarrollo de un proceso que se cumple en cinco fases o etapas enmarcadas en las tres grandes partes citadas. Dichas fases son: FASE I Estudio Preliminar. FASE II Comprensión de la Entidad Auditada. FASE III Selección de Áreas Críticas o Débiles. FASE IV Examen Detallado de las Áreas Críticas. FASE V Comunicación de resultados. Antes de iniciar el desarrollo de las fases de una auditoría operacional, el Auditor debe obtener datos generales de la entidad u organismo público que se auditará y sobre esta base apoyar la elaboración de los Términos de Referencia de la Auditoría. La planeación y programación del trabajo de una auditoría operacional se efectúa en forma progresiva, en la medida en que se va ejecutando cada una de las cinco fases del proceso. Es decir, que inicialmente se programará el trabajo de la Fase I y con base en sus resultados se programará la Fase II, y así sucesivamente, es necesario elaborar un Cronograma que muestre el tiempo estimado global para la ejecución de cada una de las cinco fases del proceso de auditoría operacional, como resultado de la planeación general del trabajo que dio origen a los Términos de Referencia.

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METODOLOGIA Podemos considerar como metodología de la Auditoria Operacional a los diversos aspectos o trabajos de carácter general, que normalmente se efectúan en la auditoria operacional, y que de hecho constituyen las técnicas que emplea el auditor operacional para el mejor desempeño de su trabajo. La Metodología de la auditoria operacional se simplifica en tres pasos fundamentales: familiarización, investigación y análisis, y diagnóstico, tiene un carácter genérico y deberá adecuarse a las situaciones específicas que se encuentren en el desarrollo de la revisión 8.

1. Familiarización:

Consiste en el conocimiento inicial, por parte del

auditor, de los diversos aspectos de importancia en una empresa (objetivos, políticas, procedimientos, controles, etc.), como base para planear el desarrollo de un trabajo (esta impresión inicial la puede obtener a través de la lectura de las Actas de Asamblea de Accionistas, de las juntas del Consejo de Administración, de Estados Financieros, del Manual de Procedimientos, de alguna revista que publique la empresa, recorriendo sus oficinas, etc.). Visita a la planta para apreciar objetivamente y tener un mejor conocimiento de las diversas características de la misma (su personal, naturaleza de las operaciones que efectúa, la forma en que se lleva a cabo la producción y/o almacenamiento de las existencias, tipo de maquinaria que se utiliza, condiciones de seguridad, del equipo y ambiente

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en

general).

Boletín de Auditoría Operacional No. 2 “ Metodología de la Auditoria Operacional”

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2. Investigación y Análisis: Se debe realizar una evaluación de la función financiera, resultados y operaciones de una empresa para obtener un panorama general de la forma en que se ha desarrollado (estudiando su solvencia, estabilidad, productividad, sus índices de rotación de personal, de inventarios, sus cuadros estadísticos, sus gráficas, etc.). Para tal efecto podrían emplearse los diversos procedimientos de análisis e interpretación de estados Financieros, los Presupuestos, etc. y aplicarlos a la situación actual pasada y de ser posible futura de la empresa tratando de compararla (aunque sea en términos generales), con empresas de su mismo ramo, volumen de operaciones y nivel económico. Para lograr la objetividad aludida es recomendable la utilización de técnicas con las que enseguida se mencionan 9. • • •

ENTREVISTAS EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA EXAMEN DE LA DOCUMENTACIÓN

3. informe de la auditoria (Diagnóstico) : El diagnostico o informe constituye el producto terminado de la auditoria, es la forma de dar a conocer tanto al hombre de empresa como a los funcionarios y encargados de los departamentos operativos que se vean afectados, de todos los hechos o circunstancias importantes observadas en la revisión, así como también de exponerles las sugerencias de carácter general que permitan mejorar el desempeño de las mismas. Al informe de auditoria operacional se le conoce también como diagnostico, por ser esta su verdadera naturaleza, es decir, la de una apreciación sobre la eficiencia con que se efectúan las operaciones de la empresa, que se acompaña de las recomendaciones que se estiman 9

Boletín de Auditoría Operacional No. 2 “Metodología de la Auditoria Operacional”

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necesarias al caso, pero sin constituir, por lo menos actualmente, una opinión tipo dictamen de estados financieros, y en igual forma las sugerencias tampoco son de carácter especifico, como por ejemplo, en la consultoría en administración en la que se puede considerar como una opinión autorizada, sino mas bien son recomendaciones generales para los problemas detectados. Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente, en su caso, los problemas detectados en relación con la eficiencia operativa de la empresa y con los controles operacionales establecidos, lo que coincide fundamentalmente con la finalidad del examen realizado. Este enfoque permitirá así mismo, que de la solución dada a dichos problemas, surjan oportunidades que coadyuven al logro de mejoras en la eficiencia operativa y en ultima instancia en la productividad. Para que la auditoria operacional sea útil a la empresa, el informe debe ser ágil y orientado hacia la acción. Además siempre que sea posible, debe cuantificarse el efecto de los problemas existentes y de los posibles cambios 10. APLICACIÓN DE LA AUDITORIA OPERACIONAL EN GUATEMALA Con el resultado de la Auditoria Operativa se pretende determinar si el personal en la Empresa está realmente cumpliendo con las normas establecidas. El informe final explica las bases de la Auditoria, las normas que se cumplieron y las que no; cuando estas no se han cumplido el rendimiento se considera deficiente y se requiere una acción correctiva. Evaluado el rendimiento, el Auditor generalmente dirige hacia sí mismo la información cuantitativa que contiene para medir la Eficiencia, Eficacia y Economía con la que el trabajo se ha efectuado, se ocupa del rendimiento en áreas como personal, trabajo, productividad y calidad del trabajo y costo, considerando aspectos que le interesaron como: Personal: Los Auditores aplican medidas cuantitativas a muchos aspectos significativos de la fuerza del trabajo, incluye el número de empleados, relación del personal, total de horas 10

Boletín de Auditoría Operacional No. 2 “Metodología de la Auditoria Operacional”

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trabajadas.

Regulares y

extraordinarias, fracción

de

horas normales,

extraordinarias y empleados directos o indirectos. Cargas de trabajo: El Auditor aplica medidas cuantitativas de rendimientos a asuntos como del volumen nuevo, volumen de trabajo completo, etc. Calidad: El Auditor aplica medidas de calidad para determinar como se ha realizado el trabajo pudiendo ser el número de reclamaciones recibidas de clientes, el número de quejas del sindicato, el número de errores de facturación producido entre otros. Producto Ideal: El Auditor aplica medidas cuantitativas para determinar la relación entre las unidades de trabajo, teniendo como información facturas de clientes, talones de nomina preparados por horas trabajadas, pedidos de compra emitidos por día de trabajo, etc. TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES No existen normas específicas de general aceptación que regulen todos los aspectos relativos el ejercicio de la auditoría operacional. No obstante, las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGA) que rigen la Auditoría Financiera, pueden adaptarse para su aplicación en Auditoría Operacional. La planeación y programación del trabajo de campo, siempre deberá ser a la medida del ente auditado y se deberán obtener evidencias suficientes y competentes sobre los hallazgos y conclusiones de auditoría operacional. Según sea el alcance que se de a la auditoría operacional, ya sea por limitaciones en la auditoria del ente sujeto a auditoría o por limitaciones de recursos humanos, el auditor gubernamental deberá estar en capacidad de elaborar un informe técnico de acuerdo a las circunstancias.

TECNICAS DE AUDITORIA OPERACIONAL 13

AUDITORIA OPERACIONAL

Son los recursos que el Auditor emplea en el examen y evaluación de las operaciones o actividades de una entidad, organismo o empresa, para llegar a conclusiones y recomendaciones, tales como: Analizar, comparar, comprobar, computar, conciliar, confirmar, indagar, inspeccionar, observar, muestrear, rastrear, fotografiar, grabar, filmar, método Gantt, Pert, C.P.M En general son las mismas usadas en auditoría financiera: de observación, interrogación,

análisis,

verificación,

investigación

y

evaluación;

pero

específicamente incluye algunas de uso exclusivo en auditoría operacional como las últimas seis citadas, entre las cuales se encuentran la técnica PERT y el CPM, utilizadas fundamentalmente junto con el conocido método GANTT, en control interno operacional, técnicas cuyo manejo se facilita en la actualidad con el uso de paquetes computacionales. Una breve explicación de estas dos técnicas se presenta a continuación: PERT (Proyect Evaluation and Review Technique). Se utiliza en operaciones, actividades o proyectos complejos en que hay incertidumbre en cuanto a tiempos de terminación (actividades u operaciones en empresas o entidades dedicadas a la investigación). CPM (Crithical Path Method). Es aplicable a las operaciones en las cuales sea posible estimar los tiempos y costos y lo que interesa es saber cual es la combinación costo duración de cada actividad, para lograr el costo total mínimo de las operaciones (Construcción de Obras en General). PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA OPERACIONAL Son el conjunto de técnicas aplicables a una Operación o Actividad determinada, para determinar si de hecho existe un problema o una situación que afecta la eficacia, economía o eficiencia (Hallazgo de Auditoría Operacional- HAO) y de ser así, el camino a seguir para establecer su causa y efecto, que conduzcan a identificar la solución pertinente. INFORME SOBRE AUDITORIA OPERACIONAL 14

AUDITORIA OPERACIONAL

Los informes emergentes de este tipo de auditoría son: a) Auditoría Operativa, relacionada básicamente con los objetivo de eficacia, eficiencia y economía. La Auditoría Operacional de Eficacia es el examen y evaluación de las operaciones o actividades de una entidad cualquiera, para determinar en que medida se han alcanzado las metas u objetivos y formular recomendaciones para mejorar. En su mayor alcance, es decir cuando se practica como base de una auditoría con un enfoque integral, la auditoría operacional de eficacia proporciona a las autoridades jerárquicas de Gobierno y al Congreso (Asamblea Nacional) una evaluación, con criterio independiente, de la manera como el titular de la entidad (Gerente, Director o Ministro), ha cumplido su gestión al administrar los programas trazados para alcanzar las metas o resultados deseados. La Auditoría Operacional de Eficiencia es el examen y evaluación de las operaciones o actividades de una entidad para determinar la relación entre la productividad y un estándar de desempeño y formular recomendaciones para alcanzar un nivel óptimo de eficiencia. Esta auditoría proporciona al Gobierno y Congreso (Asamblea Nacional) una evaluación, con criterio independiente, sobre el grado de eficiencia obtenido por el titular de la entidad, en la administración de los recursos para alcanzar las metas. La Auditoría Operacional de Economía es el examen y evaluación de las operaciones o actividades de una entidad o empresa pública, para determinar el nivel de los recursos invertidos y formular recomendaciones razonables para reducir los costos. Igualmente, en su alcance mas amplio, la auditoría operacional de economía proporciona a las autoridades jerárquicas de Gobierno y al Congreso (Asamblea Nacional), una evaluación, con criterio independiente, sobre la manera económica como el titular de la entidad ha alcanzado las metas propuestas. 15

AUDITORIA OPERACIONAL

b) Evaluaciones del Sistema de Control Interno, cuyo propósito es evaluar el diseño y funcionamiento de los Sistemas establecidos. Es decir que con una auditoria operacional también se necesita efectuar una evaluación del sistema de control interno, únicamente que destinado a los aspectos operativos y administrativos no tanto al control contable y financiero de la entidad, situación que debe quedar claramente definido en el objetivo de la auditoria operacional. Por ser responsabilidad del Auditor y Contador Publico los alcances y procedimientos empleados. El informe sobre auditoria operacional es el producto terminado del trabajo realizado y frecuentemente es lo único que conocen los altos funcionarios de la empresa de la labor del auditor11. ESTRUCTURA DE LOS INFORMES DE AUDITORÍA OPERACIONAL En este paso se debe tener en cuenta hacer una recapitulación, de los resultados obtenidos para detectar omisiones y jerarquizar hallazgos. Conviene destacar en este proceso la necesidad de comprobar continuamente la información obtenida y cuantificar, cuando sea posible, el efecto de los problemas o soluciones que serán incluidos en el informe. 12 Para documentar los ejemplos de informes recopilados, se recomienda diseñar un papel de trabajo el cual pude denominarse “inventario de informes” que incluya como mínimo la siguiente información para cada uno de esos informes: •

Nombre del informe

•

Breve explicación del objetivo que se persigue con la obtención del informe.

11 12

•

Utilización del informe

•

Breve explicación del contenido

Boletín de Auditoría Operacional No. 2 “Metodología de la Auditoria Operacional” Boletín de Auditoría Operacional No. 5 “Lineamientos Básicos Auditoría de cobranzas”

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AUDITORIA OPERACIONAL

•

Frecuencia de preparación

•

Persona responsable de su elaboración

•

Distribución del informe mencionando las diferentes puestos que reciben copia.

•

Medio que se utiliza par su obtención

•

Formatos del informe, o sea si es pre impreso o no , y en su caso la existencia de formas impresas.

Existe la práctica generalizada de utilizar formatos pre impresos para ciertos informes rutinarios, lo que facilita su elaboración y en ciertos casos, mejora la presentación del mismo. Esta práctica ha resultado de gran utilidad para los organismos que la utilizan y es aplicable tanto para los sistemas de poseso de transacción como para sistemas de información gerencial. Es recomendable que en la etapa de análisis se considera esta posibilidad ya que puede redundar en sugerencias posteriores.

Para documentar los resultados del análisis realizado se deberán elaborar papeles de trabajo que puedan denominarse “inventario de puntos detectados en la revisión”, en los cuales se anotaran todas aquellas inquietudes y observaciones que fueron determinadas durante el curso del trabajo, sirvan de base para llevar a cabo el diagnostico de la situación encontrada.

Diagnóstico. En la etapa de diagnóstico, el auditor operacional deberá asegurarse de la validez de los puntos detectados en el análisis y su efecto respecto de los objetivos de la empresa.

No deberá perder de vista el correcto enfoque de sus recomendaciones, las cuales deberán de ser practicas y realistas.

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AUDITORIA OPERACIONAL

Durante la etapa del diagnostico deberá de elaborarse un plan de acción para llevar a cabo la implantación de las mejoras que se hayan propuesto. Este plan deberá definirse en tal forma que al momento de presentarlo a la alta dirección indique claramente el camino que el auditor operacional propone para solucionar los problemas que han sido encontrados, no en forma aislada, sino agrupados en forma

ordenada, y así proponer una solución integral al

problema de información.

Cuando se elabore el plan de acción deberán definirse los recursos que son necesarios para llevarlo a cabo.

Asimismo deberá obtenerse el costo que

tendrá la implantación del plan, con el fin de estar preparado para apoyar y respaldar la recomendación.

En conclusión, el resultado del diagnostico deberá de ser un plan de acción para mejorar la situación actual, incluyendo un análisis detallado de la relación costo/ beneficio de la implementación de los sistemas modificados y / o adicionales.

Elaboración y discusión del informe: En esta etapa se elabora un informe describiendo los resultados de la revisión. Los elementos que deberá contener el informe serán aquellos determinados durante la etapa de diagnostico y deberán presentarse en forma clara.

BOLETINES DE AUDITORIA OPERACIONAL 18

AUDITORIA OPERACIONAL

Boletín de Auditoría Operacional No. 1 “Esquema Básico de Auditoria Operacional” Este boletín persigue definir el concepto, objetivo, alcance y aplicación de la auditoria operacional, así como su relación y diferenciación con la auditoria interna, la externa, la consultoría y otro tipo de trabajos profesionales de naturaleza análoga. Los criterios aquí expuestos, pretenden eliminar las divergencias que sobre el tema han existido, adoptando una posición práctica de identificación de conceptos y apartándose de polémicas y académicas estériles. Boletín de Auditoría Operacional No. 2 “Metodología de la Auditoría Operacional” El objetivo de este boletín es exponer conceptos generales sobre la actuación del auditor operacional, su hábito de trabajo la metodología que debe emplearse en el desarrollo de una auditoria operacional. En otros boletines que traten de operaciones específicas (compras, ventas, etc.) se discutirán procedimientos de examen aplicados a casos concretos. Boletín de Auditoría Operacional No. 3 “Auditoría Operacional de Compras” El objetivo de la auditoría operacional de compras es examinar las actividades que la integran, con el propósito de mejorar los controles operativos componentes y la propia eficiencia en el desarrollo de dichas actividades.

Boletín de Auditoría Operacional No. 4 “Auditoría de Ventas” 19

AUDITORIA OPERACIONAL

-Este boletín señala la metodología que podría utilizarse para efectuar la auditoria operacional de ventas.

-Este da orientaciones acerca de

algunos instrumentos, técnicas y

procedimientos de que puede valerse el auditor para llevar a cabo la auditoria operacional de ventas. Con el fin de promover la eficiencia en las operaciones. -Nos señala la manera en que se puede informar los resultados obtenidos de dicha auditoria operacional de ventas. Boletín de Auditoría Operacional No. 5 “lineamientos básicos que deben tomarse en cuenta, para llevar a cabo la auditoría operacional de cobranzas en las empresas industriales y comerciales”

Por su naturaleza, los lineamientos básicos establecidos en este boletín no preven ciertas situaciones específicas que pueden presentarse en la práctica. el auditor operacional debe tener presente la necesidad de contar en lo individual con conocimiento y experiencia especializada para efectuar o supervisar la auditoría de la operación que vaya a examinar; en este caso específicamente de la operación de cobranzas. Además debe tener personal igualmente calificado. Boletín de Auditoría Operacional No. 6 “Auditoría Operacional de la Administración de Recursos Humanos”. La importancia de la Administración de Recursos Humanos como una de Recursos Humanos como una de las actividades administrativas básicas está señalada por la necesidad de contar con el número de personas adecuadamente calificadas para lograr eficientemente las metas de una empresa.

En la práctica administrativa, esta actividad ha recibido distintas

denominaciones; algunas de ellas son:

Administración de Personal, 20

AUDITORIA OPERACIONAL

Relaciones Industriales o simplemente Recursos Humanos; pero en cualquier caso, con menos o mayor énfasis los departamentos encargados de planearla, dirigirla y controlarla cubren las subactividades que se señalan más adelante al explicarse su concepto y alcance. Este boletín hace referencia a los lineamientos para efectuar la Auditoria Operacional de la Administración de Recursos Humanos de una empresa, Independientemente de la actividad específica a que se dedique. Boletín de Auditoría Operacional No. 7 “Auditoría Operacional de Centros de Procesos Electrónicos de Datos” El avance de la tecnología y el consecuente abatimiento de los costos de los equipos de proceso electrónico de datos (PED), ha originado que cada vez sea mayor el número de empresas que utilizan estos equipos como una herramienta para el proceso de información.

El objetivo es examinar

críticamente las actividades indicadas en el apartado anterior, con la finalidad de detectar problemas que estuviesen obstaculizando la eficiencia en su manejo o pudiera poner en riesgo su operación. Boletín de Auditoría Operacional No. 8 “Auditoría Operacional de Otorgamiento de Crédito” Este boletín se refiere a los lineamientos básicos que deben tomarse en cuenta para llevar a cabo la Auditoría operacional de otorgamiento de crédito en las empresas industriales y comerciales y está en relación con la revisión misma de la operación, independientemente de que en ella intervengan personas o departamentos relativos a otras áreas de la empresa. Este boletín prevé situaciones generales y no casos específicos que pudieran presentarse en alguna empresa en particular. En vista de la estrecha relación que guarda la operación de otorgamiento de crédito con la de cobranzas, este boletín incluye parte de la información 21

AUDITORIA OPERACIONAL

mencionada en el boletín relativo a la operación de cobranzas (No, 5), por lo que se sugiere que, en lo posible, se realicen ambas auditorías en forma simultánea, con la finalidad de obtener resultados más completos e integrales. Boletín de Auditoría Operacional No. 9 “lineamientos básicos que deben tomarse en cuenta para llevar a cabo una auditoria operacional, de la administración de inventarios, en empresas industriales y comerciales se dé tipo común” Este boletín se refiere a los lineamientos básicos que deben tomarse en cuenta para llevar a cabo una auditoria operacional, de la administración de inventarios, en empresas industriales y comerciales se dé tipo común; es decir se exceptúan aquellas con características especiales tales como constructoras, extractivas, de servicio, etc. Los inventarios están constituidos por los bienes tangibles destinados a la venta o a la transformación. Para su posterior venta; tales como materias primas, productos en proceso, artículos terminados y otros materiales para el empaque o envase de mercancías Generalmente los inventarios representan uno de los activos más importantes de una empresa industrial o comercial y son un factor determinante en la consecución de los objetivos y resultados económicos de la misma. Boletín de Auditoría Operacional No. 10 “Auditoría Operacional de los Sistemas Administrativos de Información” El presente boletín se enfoca a los lineamientos mas sobresalientes que debe considerar todo contador público al efectuar una evaluación de los sistemas de información con los que cuenta una entidad, a fin de proponer sugerencias para mejorar la calidad y utilidad de los informes que se obtienen.

La aplicación de este boletín es general, no se limita a algún tipo de entidad, no 22

AUDITORIA OPERACIONAL

obstante, en la sección 6 se incluyen los conceptos que deben considerarse en los sistemas administrativos de información de las empresas como meros ejemplos. Los sistemas de información administrativa cubren las áreas de planeación, de operación, de control, de evaluación y en general de comunicación. En este boletín se pretende abarcar todas esas áreas, con excepción de la planeación, la cual debe ser objetivo de un boletín especial, aun cuando se haga una referencia general en este boletín.

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