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Auditoría Operacional UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS JORNADA FIN DE SEMANA LIC TITULAR: LUIS ALFREDO GUZMÁN MALDONADO SEMINARIO DE AUDITORÍA SALÓN 303 EDIFICIO S-3

ANÁLISIS AUDITORÍA OPERACIONAL GRUPO # 2

GUATEMALA 17 DE SEPTIEMBRE DE 2016 0

Auditoría Operacional

SEMINARIO DE AUDTORÍA INTEGRANTES GRUPO No. 2

CARNÉ 9517776 9518340 200013316 200913156 200913535 200913934 200914127 200920342 201111571 201215985

INTEGRANTES Angélica María arias Álvarez Lesvia Zurama Villagran Palacios Claudia Gabriela de León de León Gustavo Adolfo Cruz Gómez Astrid Diasmin Car Cruz Aura Ambrocio Lorenzana Gricelda Yohana Pérez Méndez Carlos Enrique Ran Reyes Idania Odeth Hernández Méndez Kimberly Luzvely Pérez Corado (Coordinadora)

Auditoría Operacional ÍNDICE

Contenido

Página

INTRODUCCIÓN............................................................................................................ i CAPÍTULO I................................................................................................................. 1 AUDITORÍA OPERACIONAL......................................................................................... 1 1.1

DEFINICIÓN.................................................................................................... 1

1.2 AUDITORÍA OPERACIONAL COMO AUDITORÍA DE LAS TRES “E” (EFICACIA EFICIENCIA Y ECONOMÍA)........................................................................................ 1 1.3

OBJETIVOS..................................................................................................... 4

Los objetivos de la auditoría operacional se pueden señalar a corto, mediano y largo plazo.. 4 1.3.1

Objetivos a corto plazo:............................................................................. 4

1.3.2

Objetivos a mediano y largo Plazo:............................................................4

1.3.3

Objetivos específicos................................................................................ 4

1.4

ALCANCE....................................................................................................... 5

1.5 CAMPO DE APLICACIÓN..................................................................................... 6 1.6

IMPORTANCIA................................................................................................. 7

1.7

FUNCIONES.................................................................................................... 7

1.8 DIFERENCIAS BÁSICAS CON LA AUDITORIA FINANCIERA Y SU RELACIÓN CON OTROS TIPOS DE AUDITORÍAS.........................................................................8 Cuadro No. 1................................................................................................................ 9 Diferencias entre Auditoría Financiera y Operacional.....................................................9 1.9 RELACIÓN DE LA AUDITORIA OPERACIONAL CON OTROS TIPOS DE....10 AUDITORÍA............................................................................................................. 10 1.10

BOLETÍNES DE AUDITORÍA OPERACIONAL...................................................11

1.10.1 Boletín No.1 Esquema Básico de la Auditoria operacional...........................11 1.10.2 Boletín No.2 Metodología de la Auditoria Operacional................................12 Diagnóstico......................................................................................................... 15 1.10.3 Boletín No.3 Auditoria operacional de compras..........................................16 1.10.4 Boletín No.4 Auditoria operacional de ventas.............................................18 1.10.5 Boletín No.5 Auditoria operacional de cobranzas.......................................21 1.10.6 Boletín No.6 Auditoria operacional de la administración de Recursos Humanos............................................................................................................ 24 1.10.7 Boletín No.7 Auditoria operacional de centros de proceso electrónico de datos.................................................................................................................. 27

Auditoría Operacional 1.10.8 Boletín No.8 Auditoria operacional de otorgamiento de crédito....................32 1.10.10 Boletín No.10 Auditoria operacional de los sistemas administrativos de información......................................................................................................... 39 1.11 FASES DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL......................................................43 1.11.1 FASE I: ESTUDIO PRELIMINAR...................................................................43 1.11.2 FASE II: COMPRENSIÓN DE LA ENTIDAD A AUDITAR.................................45 1.11.3 FASE III REVISIÓN Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO.....................46 1.11.4 FASE IV EXAMEN DETALLADO DE ÁREAS CRÍTICAS................................48 1.11.5 FASE V COMUNICACIÓN DE RESULTADOS O INFORME............................52 1.12 Técnicas y procedimientos aplicables..............................................................56 CAPÍTULO II.............................................................................................................. 58 CASO PRÁCTICO....................................................................................................... 58 METODOLOGÍA DEL DESARROLLO DE LA AUDITORÍA...............................................58 PROPUESTA DE SERVICIOS PROFESIONALES...........................................................60 INFORME DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL..............................................................88 ANEXO No. 1........................................................................................................ 103 ANEXO NO. 2........................................................................................................ 105 CONCLUSIONES.......................................................................................................... ii RECOMENDACIONES.................................................................................................. iv BIBLIOGRAFÍA............................................................................................................ vi ANEXOS....................................................................................................................... i 

AUDITORÍA OPERACIONAL................................................................................. vii

ii

Auditoría Operacional INTRODUCCIÓN Una auditoria operacional está compuesta por trabajos de examen administrativo, ya que su

propósito principal es promover la eficiencia de las entidades. En otras palabras, podemos decir que la auditoria operacional busca evaluar y controlar que los recursos materiales y financieros de la empresa se utilicen de forma eficiente y eficaz; como también que sus objetivos alcancen maximizar resultados para el desarrollo y fortalecimiento de la empresa. Esta auditoría pretende identificar las áreas de reducción de Costos, y así mejorar los métodos operativos e incrementar la rentabilidad en las áreas examinadas y con deficiencias. A la hora de aplicar una auditoria operacional en una entidad debe de realizarse de forma analítica objetiva y sistemática, ya que de esta forma su ejecución será más breve y

nuestra opinión sobre si la empresa cumple sus políticas y

procedimientos aceptables al igual que las operaciones en todos los diversos departamentos de la empresa. En cuanto a la metodología de dicha auditoria, es relevante mencionar que el auditor operativo utiliza su criterio de acuerdo a su experiencia como auditor y que por ende no existe una metodología que aplique al auditor operativo. Esta auditoría va dirigida o enfocada a lo Administrativo, es decir a todas las operaciones de la empresa en el presente con influencia al futuro y relacionado al pasado cercano. Un aspecto notable es que a la hora de ejecutar una auditoria operacional muy frecuente, se tiende a observar y encontrar deficiencias y así poderlas mejorar para beneficiar a la empresa ya sea en el presente o en el futuro. La verificación de la auditoria requiere que auditores examinen a profundidad una muestra selecta de transacciones

i

Auditoría Operacional CAPÍTULO I AUDITORÍA OPERACIONAL 1.1 DEFINICIÓN Es una revisión y evaluación parcial o total de las operaciones y procedimientos adoptados en una empresa, con la finalidad principal de auxiliar a la dirección a eliminar las deficiencias por medio de la recomendación de medidas correctivas. Comprende además de la financiera, el examen y evaluación de la planeación, organización, dirección y control interno administrativo; de la eficacia, eficiencia,

y

economía con que se han empleado los recursos humanos, materiales y financieros; y de los resultados de las operaciones programadas para saber si se han logrado o no los objetivos propuestos. El Boletín No. 1, del Instituto Mexicano de Contadores Públicos, indica que por auditoría operacional debe entenderse como “el servicio que presta el Contador Público cuando examina ciertos aspectos administrativos, con la intención de hacer recomendaciones para incrementar la eficiencia operativa de la entidad. 1

1.2 AUDITORÍA OPERACIONAL COMO AUDITORÍA DE LAS TRES “E” (EFICACIA EFICIENCIA Y ECONOMÍA) Los conceptos de Eficacia, Eficiencia y Economía están indisolublemente asociados a esta clase de auditoría. Uno de los objetivos primordiales de la auditoría moderna es la evaluación de las operaciones para determinar y aumentar su grado de eficacia, eficiencia y economía; criterios conocidos en la ciencia administrativa como las tres ¨ E ¨ de la Gerencia.

1

Boletín No. 1 Instituto Mexicano de Contadores Públicos 1

Auditoría Operacional a) Eficacia: También denominada efectividad, consiste en alcanzar

los objetivos

propuestos, las metas programadas, o los resultados deseados por la administración del negocio, de tal forma que las actividades, operaciones, proyectos, programas y gestiones, sean efectivas. La eficacia es la esencia de cualquier gestión pues su misión es conducir a la empresa hacia el logro de sus objetivos. Por principio no puede concebirse ningún ente sin propósitos, pues no tendría razón de ser. El logro de los objetivos estratégicos es responsabilidad de la gerencia de la empresa, para lo cual se apoya en el control interno operacional, siendo necesario desarrollar dichos objetivos de la organización, fijando metas a alcanzar, las cuales podrán ser cuantitativas y cualitativas.  Metas cuantitativas: Son aquellas que son medibles y cuantificables para un determinado periodo de tiempo, como por ejemplo el volumen de ventas para un determinado periodo de tiempo .Este tipo de metas debe estar claramente señalado en la programación de operaciones de cada año.  Metas Cualitativas: Son metas difíciles de cuantificar porque están influenciadas por la subjetividad, como por ejemplo: mejorar la atención a los clientes, mejorar la calidad de la capacitación, mejorar la calidad de la mercadería, etc. Este tipo de metas corresponde a los objetivos de los diferentes programas que deben desarrollar en la empresa y su medición presenta mayor dificultad, que de las metas cuantitativas. b) Eficiencia: La eficiencia es el criterio principal que fundamenta la auditoría operacional, pues relaciona la productividad de las operaciones, con un estándar de desempeño a una medida que se utiliza para criterio de comparación. No obstante, para la auditoría operacional se manejan en forma independiente los criterios de eficacia, eficiencia y economía. La eficiencia se expresa normalmente en términos porcentuales. 2

Auditoría Operacional Fórmula EFICIENCIA =

Estándar de Desempeño

x 100

Índice Actual Por ejemplo, la medición de la eficiencia en las recepciones de bobinas de plástico en una industria maquiladora de bolsas, contado desde que el producto arriba a las instalaciones de la empresa, puede ser medida de la siguiente forma:

EFICIENCIA = 23 minutos

x 100

31 minutos EFICIENCIA =

74%

c) Economía: Economía desde el punto de vista de la auditoría operacional, consiste en el desarrollo de las operaciones al costo mínimo posible, o sea gastar solamente lo razonablemente necesario o prudente para alcanzar un objetivo, meta o resultado deseado. En auditoría operacional lo más económico es no gastar dinero, pero él no gastar impide alcanzar los objetivos y las metas deseadas para la organización, por lo tanto la economía debe visualizarse en función de dichos objetivos y metas optimizando el uso de los recursos disponibles. La administración financiera, el control interno y la auditoría, tienen como piedra angular suministrar información razonable y oportuna acerca de los costos en el logro de los objetivos, metas y resultados deseados; o en el proceso para lograrlos, por lo tanto la economía de las operaciones en las empresas se expresa en términos monetarios.

3

Auditoría Operacional 1.3 OBJETIVOS Los objetivos de la auditoría operacional se pueden señalar a corto, mediano y largo plazo.2 1.3.1 Objetivos a corto plazo: Diagnosticar y formular recomendaciones profesionales para mejorar la eficacia, la economía y la eficiencia de las operaciones involucradas en los hallazgos, este objetivo se logra al finalizar un trabajo de auditoría operacional. 1.3.2 Objetivos a mediano y largo Plazo: Lograr la prosperidad razonable de la empresa o entidad. La prosperidad razonable de una empresa pública de carácter mercantil se observará en la mejora de los beneficios económicos (rentabilidad) y en una entidad u organismo público (sin ánimo de lucro) en la mejora de la prestación del servicio a la comunidad (valor a cambio de dinero). 1.3.3 Objetivos específicos Dentro de los objetivos específicos están: 

Promover mejoras en las operaciones



Determinar si la administración cumple con los planes y objetivos del negocio.



Comprobar si las operaciones se llevan de manera efectiva, eficiente y económica.



Evaluar si las políticas de la administración responden y son congruentes con los planes generales y específicos establecidos en función de las metas y objetivos de la empresa.



Examinar y evaluar los sistemas de Control Interno gerencial, para comprobar el grado de confiabilidad de la Administración, en el ejercicio directo del control sobre los recursos humanos, materiales y financieros.

2

http://artemisa.unicauca.edu.co/~gcuellar/audioperacional.htm

4

Auditoría Operacional 

Determinar el exceso o deficiencia del personal utilizado.



Evaluar la cantidad y calidad de los recursos administrativos (excesivo o innecesario) de material, equipo y otros bienes.



Evaluar el flujo y disponibilidad de recursos financieros y materiales necesarios.



Evaluar el rendimiento y productividad de la empresa y su personal.



Identificar duplicación de esfuerzos y falta de coordinación entre departamentos.



Investigar existencia de actividades, departamentos, o tareas obsoletas o de poca importancia cuya eliminación signifique ahorro de recursos.

1.4 ALCANCE El alcance de la auditoría operacional es ilimitado debido a que todas las operaciones o actividades de una entidad pueden ser auditadas, sin considerar que sea una operación financiera o no, y en cada hallazgo la auditoria operacional cubre todos los aspectos internos o externos que lo interrelacionan.

Esta ilimitación y la diversidad de hallazgos que pueden encontrarse, implica que, una auditoría operacional específica, puede requerir profesionales de diferentes disciplinas. Generalmente es un trabajo interdisciplinario, pero normalmente su conducción o dirección debe confiarse a contadores públicos, por su estructuración profesional en auditoría. En relación con los elementos del proceso administrativos que deben ser tomados en cuenta en un examen de auditoría operacional, la revisión debe ser integral, abarcando todos los pasos de dicho proceso oportuno como son: (planeación, organización, dirección y control) y no sólo debe restringirse al control del departamento, sección o institución en su totalidad que se está examinando. 1.5 CAMPO DE APLICACIÓN Se han determinado como más frecuentes: 5

Auditoría Operacional a) Para aportar recomendaciones que resuelven un problema conocido. b) Cuando se tienen indicadores de ineficiencia pero se desconocen las razones c) Para contar con un respaldo para la prevención de ineficiencias o para el sano crecimiento de las entidades. d) Proponer los objetivos y aplicar las políticas establecidas dentro de los objetivos generales de la empresa, vigilar y coordinar su cumplimiento. La auditoria operacional puede realizarse en cualquier época y con cualquier frecuencia; lo recomendable es que se practique periódicamente, a fin de que rinda sus mejores frutos. Así, puede prepararse un programa de revisiones periódicas en el cual un área sea revisada por lo menos cada año, manteniéndose un examen permanente de aquellas operaciones que requieran especial atención del monto de recursos invertidos en ellas o por su importancia critica. Dentro de los campos de aplicación podemos mencionar: a) Compras b) Ventas c) Cobranzas d) Administración de recursos humanos e) Centros de proceso electrónico f) Otorgamiento de crédito g) Administración de inventario h) Sistemas administrativos de información. 1.6 IMPORTANCIA

6

Auditoría Operacional Mediante la Auditoría operativa se pueden conocer los problemas que dificultan el desarrollo operativo y obstaculizan el crecimiento de la empresa. Es importante para esta disciplina valorar la importancia de los problemas, encontrar sus causas y proponer soluciones adecuadas e implantarlas. El análisis y evaluación de factores tanto internos debe hacerse de manera sistemática e integral abarcando la totalidad de la empresa La Auditoría Operacional sirve para comprobar la capacidad de la administración en todos los niveles. En un servicio especializado proyectado para la administración, que determina los puntos donde hay un peligro potencial y por otro lado, resalta las oportunidades de mejorar, de reducir costos, de eliminar desperdicios y pérdidas de tiempo innecesarias, así como también evalúa la eficacia de los controles, observa si se sigue en todos los niveles la dirección de las políticas y objetivos y determina si la empresa está operando con las utilidades que debería. 1.7 FUNCIONES Entre las principales funciones de la auditoría operacional están las siguientes: 

Determinar el cumplimiento, en su ámbito de acción, de las disposiciones



legales, reglamentarias y administrativas. Verificar que se establezcan planes, objetivos y metas; y evaluar los procedimientos utilizados por la empresa para controlar su grado de



cumplimiento. Examinar el grado de eficiencia y eficacia en la organización y operación de la



empresa. Evaluar el sistema de control interno del área operacional y documentar el



estudio mediante la preparación de los papeles de trabajo. Obtener evidencia suficiente y competente sobre los procedimientos y controles



establecidos para lograr los objetivos. Dar seguimiento de campo a los informes para comprobar el cumplimiento de las

 

recomendaciones emitidas por la auditoría. Participar en la elaboración del Plan de Trabajo anual de la Auditoría. Asesorar a otros departamentos y a las demás áreas de la auditoría, en materia de su competencia y de legalidad. 7

Auditoría Operacional  

Preparar el Informe anual de Labores de la auditoría interna. Realizar el seguimiento de recomendaciones y solicitudes de información que emita la auditoría externa.

1.8 DIFERENCIAS BÁSICAS CON LA AUDITORIA FINANCIERA Y SU RELACIÓN CON OTROS TIPOS DE AUDITORÍAS En principio es importante definir los dos conceptos, con la finalidad de determinar el objetivo de cada una, de ahí parten las diferencias básicas las cuales analizaremos de una forma comparativa según factores como: objetivos, métodos, alcance, etc. a. Auditoría Financiera Se refiere a la revisión, verificación de la información financiera que presentan los Estados Financieros de las empresas preparados por la administración, con la finalidad de emitir una opinión técnica y profesional e emitir un Dictamen sobe la razonabilidad de los mismos. b. Auditoría Operacional Se refiere al análisis integral de una unidad operativa o de una organización completa, para evaluar los controles y desempeño que se miden en función de los objetivos de la administración. A continuación se presenta un cuadro comparativo para entender las diferencias entre la auditoría financiera y operacional:

Cuadro No. 1 Diferencias entre Auditoría Financiera y Operacional Aspecto

Auditoría Financiera

Auditoría Operacional

Opinar o dictaminar sobre la Evaluar la eficacia, la eficiencia y razonabilidad de las cifras economía de las operaciones para 8

Auditoría Operacional presentadas en los estados formular las recomendaciones que financieros de una entidad a corrijan dichas deficiencias para un determinado periodo. mejorar las mismas.

OBJETIVO

Limitado a las transacciones Ilimitado porque puede abarcar financieras y de control todas los procesos y operaciones de interno. la empresa.

ALCANCE

ORIENTACIÓN

Hacia la situación financiera Hacia las operaciones y procesos y resultados de las del negocio en el presente con operaciones de la entidad proyección a futuro. desde un punto de vista histórico.

Razonabilidad de las cifras MEDICIÓN

Los determina la Administración y/o el Auditor de acuerdo a los objetivos de la organización

Normas internacionales Auditoría (NIAS)

Boletínes de Auditoría operacional Normas Internacionales de que aseguran eficiencia, eficacia y Información Financiera para economía en las operaciones las Pequeñas y Medianas Entidades (NIIF para las PYMES)

MÉTODO

INTERESADOS

Principalmente usuarios externos tales como: Accionistas, ente fiscal, Bancos e Inversionistas potenciales.

En primer plano usuarios internos tales como: la alta dirección, gerentes de áreas y supervisores. Y en segundo plano el punto de vista externo los accionistas.

Continua Cuadro No. 1 Diferencias entre Auditoría Financiera y Operacional

Aspecto

Auditoría Financiera

Auditoría Operacional Un equipo formado Contadores públicos y 9

Auditoría Operacional QUIÉN LA PRÁCTICA

INFORME

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

Un equipo de contadores auditores y profesionales públicos y auditores. de otras disciplinas especialistas del área. Su contenido está basado Su contenido esta esencialmente en aspectos relacionado con cualquier de los estados financieros. aspecto de importancia de la administración o de las operaciones de la empresa. Determinar la naturaleza y alcance de los procedimientos de auditoría que se aplicaran.

Determinar las áreas débiles o críticas más importantes para hacia ellas orientar todos los esfuerzos de auditoría operacional.

Fuente: Elaboración propia 1.9 RELACIÓN DE LA AUDITORIA OPERACIONAL CON OTROS TIPOS DE AUDITORÍA a) Con la auditoría interna Es una actividad de evaluación establecida dentro de una entidad como un servicio a la misma. Sus funciones incluyen, entre otras cosas, examinar, evaluar y monitorear, lo adecuado y efectivo del control interno. Es aquella llevada a cabo por los empleados de una misma empresa: mediante la cual se crean y evalúan procedimientos financieros, se revisan los registros contables y los procedimientos de operación, se evalúa el sistema de control interno existente, hace recomendaciones para mejorar los procedimientos e informa a la alta gerencia acerca de los resultados de sus hallazgos

b) Con la auditoría externa Previo a la realización de una auditoria operacional, las normas de auditoria obligan al Contador Público Independiente a realizar un estudio y evaluación del control interno existente que le permita determinar el grado de confianza, la naturaleza, alcance y oportunidad que le otorgará a sus procedimientos. c) Con la auditoría administrativa 10

Auditoría Operacional Consiste en revisar los métodos y procedimientos utilizados por la organización, para realizar sus actividades y alcanzar sus objetivos, es decir, para constatar el grado de efectividad y de conveniencia de la estructura orgánica y funcional de la empresa o entidad que se audita.

1.10

BOLETÍNES DE AUDITORÍA OPERACIONAL

1.10.1 Boletín No.1 Esquema Básico de la Auditoria operacional Este boletín persigue definir el concepto, objetivo, alcance y aplicación de la auditoria operacional, así como su relación y diferenciación con la auditoria interna, la externa, la consultoría y otro tipo de trabajos profesionales de naturaleza análoga. Concepto de Auditoria operacional Por auditoria operacional debe entenderse: el servicio que presta el Contador Público cuando examina la entidad. Objetivo de la auditoria operacional El objetivo de la auditoria operacional se cumple al presentar recomendaciones que tiendan a incrementar la eficiencia en las entidades a que se practique. Existen tres niveles en que el Contador Público puede participar de apoyo en las entidades: Primero. En la emisión de opiniones sobre el estado actual de lo examinado. (Diagnóstico de obstáculos). Segundo. En la participación para la creación o diseño de sistemas, procedimientos, etc interviniendo en su formación. Tercero. En la implantación de los cambios e innovaciones. (Implantación de sistemas) En la práctica de una auditoria operacional, el Contador Publico se circunscribirá al primer nivel de apoyo, ya que su participación en los demás niveles queda nula de la 11

Auditoría Operacional práctica de auditoria operacional. Los niveles segundo y tercero quedan enmarcados dentro de lo que se conoce como trabajos de reorganización, desarrollo de sistemas y consultoría administrativa.

1.10.2 Boletín No.2 Metodología de la Auditoria Operacional Este boletin da a conocer la metodología claramente definida que permita sistematizar todas y cada una de pasos de la revisión, coadyuva a la formulación de conclusiones valederas, en el menor tiempo posible. El método por sí mismo no garantiza una eficiente auditoria operacional, pero apunta la veracidad del diagnóstico. Propósito Es exponer conceptos generales sobre la actuación del auditor operacional, su hábito de trabajo la metodología que debe emplearse en el desarrollo de una auditoria operacional. En otros boletines que traten de operaciones específicas (compras, ventas, etc.) se discutirán procedimientos de examen aplicados a casos concretos. Con el objeto de lograr este propósito, el presente boletín se ha divido en las siguientes secciones: • Directrices de actuación • Operaciones • Metodología • Informe En la primera sección se hace referencia a los aspectos de actuación profesional que debe tomar en cuenta el Contador Público, al llevar a cabo una Auditoria Operacional. En la segunda se define y se comenta el concepto de operación y se dan ejemplos de las mismas. La tercera se expone las herramientas de trabajo con que se cuenta para el desarrollo del examen y en la última se indica cómo debe informarse de los resultados obtenidos en la auditoria. Directrices de actuación La auditoría operacional no es privativa del contador público, ni tiene que ser desarrollada por un profesional independiente. Sin embargo el concepto de mantener una actitud objetiva es válido.

12

Auditoría Operacional Esto evitará influencias o presiones por parte de las personas a quién se va a informar o de las personas que tienen a su cargo las operaciones, objeto del examen. En este sentido la tradicional independencia del contador público, como auditor o consultor externo, aunque no es un requisito, si resulta conveniente. Debe insistirse en la necesidad de una actitud mental, conocimiento y experiencia adecuados por parte del contador público a fin de que esté en posibilidades de llevar a cabo auditorias operacionales Al igual que en cualquier otro trabajo profesional, cuando se delega por parte de su ejecución a colaboradores, el contador público tiene la obligación de cerciorarse de su capacidad y experiencia, y debe ejercitar una adecuada supervisión de sus labores. Por último, es necesario indicar que el contador público deberá obtener evidencia suficiente que respalde las opiniones o sugerencias que contenga su informe, debiendo quedar en los papeles de trabajo del auditor de operaciones. Operaciones En auditoria operacional se define a una operación con al conjunto de actividades orientadas al logro de un fin u objetivo particular dentro de la empresa, tales como vender, comprar, producir, etc. En el enfoque de trabajo de la auditoria operacional, las operaciones que realiza una empresa deben considerarse de manera integral, independientemente de que en la mayoría de los casos la ejecución de una operación en particular esté asignada a varios departamentos, oficinas, secciones o dependencias. La investigación deberá determinar si el personal encargado de la operación tiene capacidad para ejecutar las operaciones. Metodología de la auditoria operacional La metodología que se comenta en este boletín que se simplifica en tres pasos fundamentales: familiarización, investigación y análisis, y diagnóstico, tiene un carácter genérico y deberá adecuarse a las situaciones específicas que se encuentren en el desarrollo de la revisión. 13

Auditoría Operacional Familiarización El auditor debe familiarizarse con la operación u operaciones que revisará dentro del contexto dela empresa que está auditando. Enseguida se incluyen algunos lineamientos que permitan al auditor sistematizar sus esfuerzos para familiarizarse con la empresa en general y con la operación que se revisará en particular.   

Estudio Ambiental Estudio de la gestión administrativa Visita a las instalaciones

Investigación y análisis El objetivo de esta segunda fase de la

metodología

es analizar la información y

examinar la documentación relativa para evaluar la eficiencia y la efectividad de la operación en cuestión. En esta fase, en la que se realizan pruebas de detalle

de

muy diversa índole,

utilizando especialmente pruebas selectivas a juicio del auditor o por medio de muestreo estadístico. Para lograr la objetividad aludida es recomendable la utilización de técnicas con las que enseguida se mencionan.   

Entrevistas Evaluación de la gestión administrativa Examen de la documentación

Diagnóstico El objetivo de la etapa de diagnóstico es explorar en una forma eficiente las áreas de responsabilidad identificadas durante la etapa de Análisis General y profundizar el conocimiento y la comprensión inicial de las relaciones de responsabilidad y las actividades claves de la administración, así como los sistemas y controles aplicados. Una vez haya sido aprobado el plan de diagnóstico, el director de la auditoría deberá reunirse con la administración de la entidad auditada para presentar a los miembros del 14

Auditoría Operacional equipo de auditoría encargados de desarrollarla y discutir las generales previstas en la auditoría. Resulta además bastante útil reunirse con los auditores para minimizar la duplicación de esfuerzos en la ejecución de la auditoría. Informe El informe sobre auditoria operacional es el producto terminado del trabajo realizado y frecuentemente es lo único que conocen los altos funcionarios de la empresa de la labor del auditor. Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente, en su caso, los problemas detectados en relación con la eficiencia operativa de la empresa y con los controles operacionales establecidos, lo que coincide fundamentalmente con la finalidad del examen realizado. Este enfoque permitirá así mismo, que de la solución dada a dichos problemas, surjan oportunidades que coadyuven al logro de mejoras en la eficiencia operativa y en última instancia en la productividad. Para que la auditoria operacional sea útil a la empresa, el informe debe ser ágil y orientado hacia la acción. Además siempre que sea posible, debe cuantificarse el efecto de los problemas existentes y de los posibles cambios. 1.10.3 Boletín No.3 Auditoria operacional de compras La operación de compras es el conjunto de actividades que desarrolla una empresa para adquirir los recursos necesarios, principalmente de carácter material para la realización de sus objetivos. Objetivo Es examinar las actividades que la integran, con el propósito de mejorar los controles operativos componentes y la propia eficiencia en desarrollo de dichas actividades. Metodología En este boletín se dan algunas orientaciones concretas para llevar acabo la auditoria operacional de compras. Familiarización

15

Auditoría Operacional 

El auditor debe familiarizarse en lo particular con la operación de compras, llevando a cabo un estudio general de sus objetivos, políticas, organización,



ubicación de la operación de compras en el flujo de las operaciones. Estudiar los expedientes de auditorías e Informes y cortos de recomendaciones o

sugerencias cuando esto será aplicable. Visita a las Instalaciones  Inspeccionar las instalaciones de compras, e incluyendo todas las áreas de recepción, almacenaje, etc. Análisis Financiero y de Información operativa  Analizar la información existente relativa a compras, tanto de carácter interno 

como externo. Estudiar cifras estadísticas y proyecciones de compra, tanto en unidades como en



valores. Comparar los datos de compras con los de ejercicios anteriores y de ser posible con los de empresas similares.

Entrevistas Elaborar cuestionarios y guías de entrevistas que permitan conocer cómo se realiza las operaciones de compras, para entrevistar a los responsables de la ejecución de las compras y verificar la aplicación de las políticas en esa área. Examen de la documentación e investigaciones específicas  Estudiar los diversos registros, formas, archivos relativos a compras, proveedores, requisiciones, análisis de 

precios, condiciones de

compra,

estadísticas, análisis de casos significativos, etc. Cuantificar el posible efecto de cambios en algunos artículos, materiales y en los métodos de compra, por ejemplo, compras de volumen, determinación del



lote económico de compras, alternativas de compras o fabricar, etc. Conviene investigar si se tiene establecida una política de rotación de compradores cuando el volumen de las compras permita esta práctica.

Resumen y discusión previa de los problemas detectados  Resumir las observaciones hechas y los resultados de las investigaciones que 

permitan captar de alguna omisión en el trabajo desarrollado. Discutir las recomendaciones con los interesados. Este trabajo debe desarrollarse a medida que progrese el examen y tiende a aprovechar la experiencia del 16

Auditoría Operacional personal de la empresa, motivar su participación y afinar la interpretación del auditor. Elaboración del informe A continuación se insertan algunos aspectos concretos sobre los que puede informarse en una auditoria operacional de compras: 

Inexistencia de políticas u objetivos para la operación o falta de vigilancia sobre



las mismas. Desconocimiento de los proveedores o fabricantes de los artículos que se



compren. Ausencia de los registros para control de las alternativas de abastecimiento de algún artículo (archivo de proveedores).

1.10.4 Boletín No.4 Auditoria operacional de ventas Los propósitos del presente boletín son: 

Establecer el concepto básico y el alcance que se le dará para los efectos



particulares. Orientar respecto a

manera en que se puede tomarse de los resultados

obtenidos en la auditoria operacional de ventas. Concepto y alcance de la operación de ventas La operación de ventas es el conjunto de actividades que realiza una empresa para satisfacer las necesidades y deseos de los clientes. La operación de ventas comprende las siguientes actividades: 

Proponer los objetivos y aplicar las políticas establecidas para ventas, dentro de

 

los objetivos generales de la empresa y vigilar su cumplimiento. Participar en el establecimiento de las listas de precios. Persuadir al cliente de que adquiera los productos de la empresa, surtirlos y



establecer condiciones de pago. Participar en el establecimiento de las políticas de crédito y respetar su cumplimiento.

17

Auditoría Operacional 

Vigilar la correcta secuencia de las ventas desde el movimiento en que se coloca un pedido, hasta que se hace la entrega del artículo en cuestión, con



oportunidad y a satisfacción del interesado. Coordinar la operación de ventas con la operación de publicidad

 

incrementar la efectividad de ambos. Realizar promociones de ventas. Adiestrar al personal de ventas en la obtención de sus objetivos, cumplimiento

para

de las políticas de comercialización y crédito y su aplicación. Metodología En el boletín No. 2 esta comisión establece la metodología general

para la auditoria

operacional, la cual es aplicable a la auditoria de ventas, los procedimientos deben determinarse fundamentalmente por los objetivos y las circunstancias particulares de la empresa y por el criterio del auditor. Los aspectos particulares de la metodología se comentan a continuación: Familiarización En esta etapa se pueden detectar fallas tales como la carencia de aspectos que se pretendan estudiar, la falta de adecuación de los objetivos específicos de ventas con los generales de la empresa. La familiarización puede llevarse a cabo investigando, entre otros, las características y estratificación de los siguientes aspectos: 

Los productos que vende la empresa; los mercados que surte, sus competidores; la porción del mercado que absorbe; sus canales de distribución;



el número de clientes que maneja. Las características de los productos: Artículos de Primera necesidad o de lujo; de la demanda permanente, estacional o de “ Moda “ etc.

Visitas a las instalaciones Inspección de las instalaciones del departamento de ventas y sus nexos con los departamentos

de

(compras,

producción,

publicidad,

facturación,

almacenaje,

embarques, crédito y cobranzas). Investigación y análisis financiero y de información operativa 18

Auditoría Operacional Análisis de la información tanto interna como externa. Comparación de las ventas con las efectuadas con años anteriores, apreciando su tendencia y aplicación de razones financieras. Entrevistas Elaboración de guías de entrevista y cuestionarios que permitan conocer cómo se realiza la operación de ventas. Es conveniente la elaboración de diagramas de flujos para ver la secuencia de la operación. Examen de la documentación Selección de los productos más importantes de la empresa y determinar: 

Si su mercado, su promoción y publicidad están de acuerdo a los estudios y

 

planes previos. Si los incentivos son congruentes con el rendimiento de los productos. Revisión de los costos de los canales de distribución, en comparación con los



volúmenes de ventas de cada uno. Conocimiento de la preparación del personal que ejecuta la operación

para

tener una idea general de la forma como se atienden las ventas. Diagnóstico resumen y discusión previa de los problemas detectados Discusión de las recomendaciones con los interesados. Este trabajo debe desarrollarse a medida que progresa el examen y tiende a aprovechar la experiencia. Elaboración del Informe Elaboración de informes al cliente, para lo cual es recomendable hacer una recapitulación de los resultados obtenidos para detectar omisiones y jerarquizar hallazgos. 1.10.5 Boletín No.5 Auditoria operacional de cobranzas La operación de cobranzas es el conjunto de actividades que realiza una empresa para la recuperación del precio de los productos o servicios que fueron proporcionados a sus clientes mediante el uso de su crédito. Objetivo de Auditoria operacional de cobranzas La auditoría operacional de cobranzas tiene como objetivo promover la eficiencia de las actividades que integran esta operación, las cuales fueron descritas anteriormente.

19

Auditoría Operacional La eficiente operación de cobranzas, puede ser examinada considerando, los siguientes aspectos:  Que al establecer las politicas de cobranza se considere la repercusión en otras políticas de la empresa.  Que al efectuar la cobranza se promuevan las ventas y se mantenga la buena voluntad de los clientes.  Que el período de cobro sea el minimo.  Que la rotación de las cuentas por cobrar se aproxima al promedio de crédito concedido a los clientes.  Que las cuentas incobrables sean las minimas.  Que la cobranza se realice al menor consto posible.  Que exista una adecuada coordinación con las operaciones afines. Metodología Para realizar la auditoria operacional de cobranzas, como para la de cualquier otra operación, la metodología y las técnicas de que dispone el auditor son similares.

Sin

embargo, se comentan los siguientes aspectos: Familiarización Además de la familiarización de carácter general con la empresa, será necesario conocer la estructura de organización del departamento de Cobranzas y la ubicación organizacional de las áreas de credito, embarques y caja, así como las relaciones con ventas y contabilidad. Deberá familiarizarse con los objetivos, políticas y sistemas de las áreas anteriormente mencionadas. Visita a las Instalaciones Inspeccionar las instalaciones de los departamentos de crédito y cobranzas, facturación, embarques y caja. Investigación y análisis Obtención de la información que se considere necesaria para formarse un juicio adecuado de la situación operacional de cobranzas, como relación de saldos de clientes, antigüedad de los mismos, rotación de las cuentas por cobrar, importes

20

Auditoría Operacional cobrados periódicamente, consumos anuales de clientes, experiencias crediticias de los clientes, gastos fijos y variables de la cobranza. Entrevistas  Elaboración de guías de entrevistas y cuestionarios que permitan conocer cómo 

se realiza la operación de cobranzas. Las entrevistas deben ser efectuadas al personal que ejecuta la operación de cobranzas para conocer las actividades que realizan, las cargas del trabajo, el nivel de preparación del personal, los elementos materiales utilizados y los sistemas y procedimientos vigentes.

Examen de documentación e investigaciones específicas Deberá analizar entre otros, los formatos, archivos, registros e informes que se mencionan a continuacion:

Formatos. Relacion de cobranza, valores recibidos por correo, notas de cargo y credito, facturas y documentos (pagares, letras de cambio), informes de cobradores, etc. Archivos. De prosecucion, de antecedentes de los clientes, de cobranza en trámite, de cobranza en poder de abogados y agencias de cobro, etc. Registros. De control de clientes (condiciones generales de crédito y cobro), de cobranzas realizadas por cobrador o agente, de documentos descontados o al cobro en instituciones bancarias, etc. Informes. Relación de saldos de clientes, su antiguedad, informes de cobranza, consumos de clientes, estadisticas que muestren tendencias, etc. Elaboración del informe Consiste en la elaboración del informe de la auditoria operacional. Conviene destacar en este proceso la necesidad de comprobar continuamente la información obtenida y

21

Auditoría Operacional cuantificar, cuando sea posible, el efecto de los problemas o soluciones que serán incluidos en el informe. Informe Los elementos básicos que debe contener el informe de la auditoria operacional de cobranzas son los que se mencionan a continuación: 

Modificaciones a la estructura de organización de departamentos involucrados



en la operación. Comentarios sobre los equipos utilizados y posibilidades de mecanización. Incluye

desde

archivos

hasta

la

elaboración

de

correspondencia

y

sistematización parcial o total de la operación. 1.10.6 Boletín No.6 Auditoria operacional de la administración de Recursos Humanos Son propósitos de este Boletín:  Establecer el concepto básico de la Administración de Recursos Humanos y el 

alcance que se da a esta actividad para efectos de una revisión operacional. Señalar la metodología aplicable a esta revisión, orientando acerca de las técnicas disponibles.

Concepto y alcance de la Administración de Recursos Humanos Es el conjunto de actividades encaminadas a planear y reclutar el personal necesario a la empresa; establecer las bases de remuneración más adecuadas. Para efectos de este boletín la Administración de Recursos Humanos abarca, por lo menos las siguientes actividades:   

Contratación y despido de personal. Administración de sueldos y salarios. Relaciones industriales: actividad encaminada al estudio

y mejoramiento

de comunicaciones entre el personal y de éste con la alta dirección de la empresa.

22

Auditoría Operacional 

Organización, capacitación y desarrollo, que implican coordinar con la alta



gerencia. Servicio a empleados, que involucra servicios médicos, facilidades de trabajo al personal, instalaciones, métodos adecuados de protección y seguridad



industrial, así como los servicios que permitan esparcimiento, etc. Vigilancia del régimen legal, actividad tendente a cuidar del cumplimiento de las disposiciones laborales y fiscales relacionadas con las percepciones del personal

Metodología El meto que en seguida se describe deberá adecuarse a las características concretas de cada caso explica en el boletín 2 de esta comisión. Familiarización El auditor debe familiarizarse con la Administración de Recurso Humanos de la empresa que esta examinando a través del estudio de:  Los problemas especialesinherentes al ramo de la actividad económica en que se desenvuelve y que inciden en él manejo de su personal.  La infraestructura específica establecida para la Administración de Recursos Humanos (planeación, organización, dirección y control)  Los antecedentes respecto de deficiencias habidas, a través de cartas de sugerencias u otos informes emitidos en el pasado por auditores internos, externos o consultores. Estudio Ambiental En esta primera fase puede llegarse a obtener información orientada de gran valía que permita al auditor diagnosticar las áreas criticas. Los principales aspectos a investigar en esta fase son los siguientes: 

La importancia que, en materia de costos, representa el personal de la empresa, un dato indicativo de este aspecto es el porcentaje de ventas representado por las

23

Auditoría Operacional nominas u el costo de las prestaciones al personal. 

Los resultados obtenidos en el manejo del personal. Indicadores de los resultados son: la rotación de personal (por departamentos, por tipo de separación, etc,) ausentismo, puntualidad, quejas, paros de trabajo, tiempos perdidos en paros, números de demandas laborales, accidentes de trabajo, etc.



Los programas establecidos, formales e informales, relativos a selección, reclutamiento, entrenamiento, desarrollo, evaluación de puestos, etc.



Las políticas fijadas por la alta gerencia, tanto explicita como implícitamente para la administración de recursos.

Visitas a lugares en que labora el personal Deberá visitarse por lo menos las instalaciones en las que trabaja la mayoría de los obreros y empleados y hacerse observaciones sobre:  Apariencia de la salubridad y situación de las instalaciones.  Relaciones entre jefes y subordinados y de éstos entre sí. Investigación y análisis El auditor deberá cuidar que sus investigaciones se planeen y desarrollen de tal manera que en el menor tiempo necesario, obtenga la información más objetiva. Entrevistas Desarrollar cuestionarios y seleccionar las técnicas de encuestas más apropiadas al tipo de evidencia que se desea recopilar a fin de determinar el tamaño de muestra y oportunidad de la entrevista. Diagnóstico Informe definitivo Se incluyen algunos ejemplos de hallazgos y sus interpretaciones que podrían hacerse en el curso de una Auditoría Operacional de la Administración de Recursos Humanos y servir de base para la elaboración del informe final La escala de sueldos establecida para remunerar al personal es inadecuada. En una 24

Auditoría Operacional muestra seleccionada, de quince de los treinta y dos departamentos con que cuenta la empresa, se encontró desequilibrio en sueldos entre jefe y subordinados en todos los casos, excepto dos.

Un ejemplo de ello es el siguiente. PERSONA

PUESTO

ANTIGÜEDAD

SUELDO MENSUAL

J. Pérez

Jefe de Auxiliares

4 años

700,000.00

A. Reyes

Auxiliar

3 años

700,000.00

J. Hernández

Auxiliar

5 años

840,000.00

F. Rodríguez

Auxiliar

4 años

620,000.00

1.10.7 Boletín No.7 Auditoria operacional de centros de proceso electrónico de datos El avance de la tecnología y el consecuente con abatimiento de los costos de los equipos de proceso electrónico de datos (PED), ha originado que cada vez sea mayor el número de empresas que utilizan estos equipos como una herramienta para el proceso de información. Para efectos de este Boletín, el Centro de PED. Abarca, por lo menos, las siguientes actividades:  El manejo de archivos de datos grabados en un medio legible por el equipo de PED y la actualización de los mismos, en los sistemas que así lo requieran. 

La

condición de los datos incluidos en

los reportes con la formación de los

documentos fuente, cuando sea aplicable y la distribución de los reportes. 

La identificación y control de las transacciones erróneas detectadas durante el proceso y el seguimiento de su corrección y reincorporación al proceso.

25

Auditoría Operacional 

El desarrollo de nuevos sistemas susceptibles de automatizarse (o la conversión de sistemas manuales o mecánicos), incluyendo el estudio preliminar, la definición de requerimientos y especificaciones técnicas.



El mantenimiento (modificaciones a los sistemas y programas existentes y el



desarrollo de la documentación respectiva). El desarrollo, establecimiento y documentación de política,

procedimientos y

estándares relacionados con las actividades del Centro. Objetivos de la Auditoria operacional de Centros de PED El objetivo de la auditoria Operacional de Centros de PED, es examinar críticamente las actividades indicadas en el apartado anterior. Metodología El método para auditar la operación de los centros de PED que a continuación se describe, está organizado de conformidad a la estructura de la metodología señalada en el boletín No. 2 de esta comisión. Familiarización El auditor debe familiarizarse con el Centro PED mediante el estudio de:  Los planes a corto y largo plazo relacionados con el PED y su coordinación con los 

planes y objetivos generales de la empresa. Los informes resultantes de revisiones efectuadas anteriormente por auditores



internos y externos y consultores. Los antecedentes del Centro de PED, con relación a su origen, desarrollo, equipo de proceso de datos original y sus modificaciones, relaciones, con usuarios, prioridades en el desarrollo de sistemas, etc.

Asimismo, el auditor deberá conocer:  Cuales son las principales áreas que reciben servicio del Centro de PED y que importancia tienen estas en relación a la empresa, tanto financiera como operativamente 

Cuales sistemas están automatizados y en qué grado y cuáles sistemas importantes, susceptibles de automatizarse, no lo están.

26

Auditoría Operacional 

Una descripción detallada de la configuración del equipo de PED y del sistema operativo, la cual deberá incluir; marca, modelo, cantidad, capacidad y velocidad de la unidad central de proceso, de las unidades periféricas y otro equipo auxiliar; tipo versión y proveedor del sistema operativo y otros programas de operación, así como una descripción de las modificaciones que se le hayan hecho, en su caso.

Visita a las Instalaciones Deberán visitarse las instalaciones correspondientes al Centro de PED, incluyendo los lugares en donde se guardan los archivos de respaldo y hacer observaciones sobre: 

Los controles y aparatos para conservar la temperatura y El grado de humedad dentro de los límites especificados por El proveedor Del equipo de cómputo,



dentro del área en que se encuentra éste instalado Las medidas establecidas para la detección y contención de incendios



(Detectores de humo, prohibición de fumar, cisternas de extinción de fuego, etc. Las relaciones de trabajo entre jefes y subordinados y de estos entre sí.

Análisis de la información financiera y operativa En caso que la información solicitada no se prepare como parte de las actividades normales del Centro de PED, el auditor debe evaluar el esfuerzo requerido y la disponibilidad de datos para que se le proporcione y solicitar su preparación cuando lo considere justificable; independientemente, en la mayoría de los casos, la falta de este tipo de información normalmente representa ausencia de elementos de evaluación y control de las actividades del Centro de PED: 

Estadísticas sobre la captura de datos fuente (número de golpes por hora y



errores por operador) Estadísticas de uso de la unidad central de proceso y Del equipo periférico (Incluyendo terminales remotas)

Entrevista Técnica que roporciona al auditor información

valiosa

para el desarrollo de su

trabajo, se deberá:

27

Auditoría Operacional 

Planear las entrevistas necesarias para obtener información sobre la ejecución práctica de las políticas y procedimientos estudiados en la fase de familiarización.



Utilizar cuestionarios que sirvan de guía para obtener información sobre el Centro de PED y las actividades que en él se realizan.



Entrevistas con el personal que el auditor considere conveniente y

deberá

abarcar: Personal que trabaja en el Centro de PED incluyendo otras áreas. Directivos de la empresa, Usuarios de los servicios de PED, Auditores internos y externos, Personal de organización y métodos manuales Examen de la documentación Además de los documentos estudiados en las etapas de familiarización y análisis de la información financiera y operativa, el auditor deberá examinar otra documentación, que puede ser:  Descripciones de puestos.  Documentación de algunos sistemas importantes.  Registro de flujo de documentos y datos dentro del Centro de PED. Durante la ejecución de su revisión el auditor deberá tener presente aquellos aspectos que deben existir en un Centro de PED y cuya ausencia puede afectar la eficiencia de sus operaciones, con objeto de evaluar la información obtenida en El desarrollo de los pasos anteriores y determinar la existencia de posibles problemas. A continuación se menciona algunos de los principales aspectos a considerar.  Estructura de organización balanceada y con una adecuada segregación de 

funciones. Existencia de procedimientos relacionados con el desarrollo de nuevos sistemas y el mantenimiento de los existentes, que permitan una administración adecuada



de los proyectos. Existencia de procedimientos para programar y controlar adecuadamente el uso del equipo del PED.

Diagnóstico recapitulación de hallazgos

28

Auditoría Operacional Una vez estudiada y finalizada la operación se hará un resumen de los problemas y tallas detectados, agrupados de acuerdo con el tipo de situación que afecten. Posteriormente deberán visualizarse las posibles causas y efectos de los problemas detectados. Discusión del borrador con los involucrados Debe discutirse con los involucrados el borrador del informe con el objeto de:  Asegurarse que se trata de hallazgos reales  Que los involucrados coincidan con su existencia, precisamente en la forma que describe en el borrador. Informe definitivo En concepto de informe para auditoria operacional. Enseguida se incluyen algunos ejemplos de hallazgos, y sus interpretaciones que podrían hacerse en el curso de una auditoria operacional de centros del PED y servir de base para la elaboración del informe final.  No se prepara un programa diario para la utilización del computador.  La utilización del computador no se lleva a cabo con base en un programa en el que se asignen prioridades y tiempos estimados de proceso.  No existen estándares para la documentación del desarrollo de sistemas y sus modificaciones. 1.10.8 Boletín No.8 Auditoria operacional de otorgamiento de crédito Este boletín se refiere a los lineamientos básicos que deben tomarse en cuenta para llevar a cabo la auditoria operacional de otorgamiento de crédito en las empresas industriales y comerciales. Existe una estrecha relación la operación de otorgamiento de crédito con la de cobranzas, por lo que se sugiere que en lo posible se realicen ambas auditorias en forma simultánea, con la finalidad de obtener resultados más completos e integrales. Propósitos del boletín  Señalar la metodología que se considera aplicable e indicar algunos de los instrumentos y técnicas de que dispone el auditor para la ejecución del trabajo.

29

Auditoría Operacional 

Destacar algunos aspectos importantes que deben considerarse al informar los resultados de la auditoria.

Concepto y alcance de la operación otorgamiento del crédito La operación de otorgamiento de crédito es el conjunto de actividades que realiza una empresa para otorgar plazo en el pago de los productos o servicios que proporciona a sus clientes, sujeto a ciertas condiciones y características que regulan su recuperación. Para establecer el marco de referencia que delimita la operación de otorgamiento de crédito, se mencionan a continuación las actividades básicas que la integran: 

Establecer límites de crédito a los clientes de acuerdo al tipo de actividades que realicen, sus referencias crediticias.



Autorizar los pedidos de los clientes de acuerdo a las políticas generales de crédito y a las específicas de aprobación establecidas.



Establecer y actualizar permanentemente los archivos de clientes, en los que se encuentre su capacidad de crédito.



Informar oportunamente sobre los niveles generales de crédito mantenidos en la empresa en determinado momento.

Objetivo de la auditoría operacional de otorgamiento de crédito Su objetivo primordial es promover la eficiencia de las actividades que integran esta operación, indicadas anteriormente. Se puede considerar además los siguientes aspectos:  El apego a las políticas de crédito y su relación con las estrategias y tácticas  

financieras de la empresa. Que las cuentas incobrables sean las mínimas. Que el costo de la operación de otorgamiento de crédito sea el mínimo posible.

Metodología Para realizar la auditoría operacional de otorgamiento de crédito como para la de cualquier otra operación, la metodología, los instrumentos y técnicas de que dispone el auditor son similares y se encuentran claramente descritos en el boletín No. 2 de esta comisión. A continuación se comentan algunos aspectos particulares que seconsideran 30

Auditoría Operacional de interés. Familiarización Conocer la estructura de organización de crédito, además deberá familiarizarse con los objetivos, políticas y sistemas de las áreas anteriormente mencionadas, así como con la de procesamiento electrónico de datos. Visita a las instalaciones Inspeccionar las instalaciones

para

observar

recursos

materiales,

relaciones

interpersonales, ambiente de trabajo, etc. Investigación y análisis de la información financiera y operativa Obtención y análisis de la información que se considere necesaria para formarse un juicio adecuado de la situación operacional de los créditos. Adicionalmente debe obtenerse o consultarse información de cobranzas, como índice de la eficiencia en la concesión y manejo de los créditos. Entrevistas Las entrevistas deben ser efectuadas al personal que ejecuta la operación de otorgamiento de crédito para conocer las actividades que realizan. Deberá entrevistarse también al personal de otras áreas relacionadas, tales como: 

Al personal de cobranzas, fundamentalmente al responsable del área y los cobradores en lo relativo a problemas de recuperación de la cartera.

 

Al personal de contabilidad para conocer sobre estados de cuenta de clientes. Al personal de procesamiento electrónico de datos cuando procedan para conocer los procedimientos en vigor que correspondan, los mecanismos de control interno establecidos, los equipos utilizados, etc.

Examen de documentación e investigaciones específicas El auditor deberá examinar necesariamente y efectuar los estudios e investigaciones que se estimen pertinentes para obtener suficientes elementos de juicio y verificar los datos obtenidos en el análisis de la información y en la realización de las entrevistas. A continuación se describen algunos de ellos: 

Selección y estudio de los créditos concedidos para cerciorarse de que se están realizando de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos

31

Auditoría Operacional 

Análisis del tiempo promedio requerido para la autorización de los créditos y



para la aprobación de los pedidos. Análisis de las horas requeridas para el proceso

(hombre

o

maquina) para determinar, aunque sea de manera general, la conveniencia de utilizar, ampliar, modificar o sustituir equipos electromecánicos o electrónicos. Diagnóstico recapitulación y reverificación de hallazgos Después de haber estudiado y analizado las operaciones se hará un resumen de los problemas y fallas detectadas, agrupándolas de acuerdo con el tipo de situaciones que afecten, posteriormente deberán visualizarse las posibles causas y efectos de los problemas detectados. Discusión de las observaciones con los involucrados Debe discutirse con los interesados el borrador del informe con objeto de afinar la interpretación del auditor, asegurarse de que se trata de hallazgos reales y hacer partícipe a los afectados en la labor creativa. Elaboración del Informe El informe de auditoría operacional de otorgamiento de crédito debe hacer referencia a la carencia o incumplimiento de alguno de los elementos descritos en el alcance de este boletín, tales como: objetivos, políticas, procedimientos e informes. Igualmente deberá mencionar las deficiencias que se localicen en el empleo de los recursos y la forma en como estos se planean, organización dirigen y controlan. Tal seria

el

caso

de

inadecuada

interpretación

del

mercado

crediticio,

planes

descoordinados de las estrategias financieras de la empresa, organización inadecuada, lentitud en los procesos operativos, elementos materiales ineficientes para los volúmenes y complejidad de las actividades e información incompleta e inoportuna. 1.10.9 Boletín No. 9 Auditoria operacional de la administración de inventarios Este boletín se refiere a los lineamientos básicos que deben tomarse en cuenta para levar a cabo la auditoria operacional de la Administración de Inventarios, en empresas industriales y comerciales de tipo común; es decir, se exceptúan aquellas con características especiales, tales como constructoras, extractivas, de servicio, etc.

32

Auditoría Operacional Propósitos del boletín  Definir el objetivo de la auditoria operacional de la administración de inventarios.  Señalar la metodología aplicable a esta revisión, orientando acerca de algunos instrumentos y técnicas de que dispone el auditor para la ejecución de su trabajo. Concepto y alcance de la administración de inventarios Para los efectos de este boletín, la Administración de Inventarios, es el conjunto de actividades que desarrollan los gerentes de una empresa, para asegurar las existencias para producción y/o venta en la cantidad, calidad y oportunidad necesaria, a costos óptimos. Objetivo de la Auditoria operacional de la administración de inventarios El objetivo de la Auditoria Operacional de la Administración de Inventarios, es examinar las actividades que

la

integran, con

el

propósito

de identificar problemas,

deficiencias y oportunidades de mejorar los controles operacionales existentes, a fin de incrementar su eficiencia operaciona Metodología La metodología de que dispone el Auditor es similar a las de la revisión operacional de cualquier otra operación. Familiarización Como primer paso en la realización de su trabajo, el auditor debe familiarizarse con el entorno general de la empresa en cuanto al marco económico y legar en que se desenvuelve, así mismo, con la actividad específica de administración de inventario, referente a los siguientes aspectos:

 Objetivos, políticas, sistemas y procedimientos.  Estructura organizacional de las áreas o departamentos correlacionados, directa o indirectamente, con la administración de inventarios.

33

Auditoría Operacional  Características de los artículos de la empresa y del mercado de su ramo de actividad.  Importancia de los inventarios en relación a la situación financiera de la empresa y del costo de ventas en relación a los resultados de operación de la misma Investigación y análisis de información financiera y operativa  El auditor deberá obtener la información necesaria para tomarse un juicio de la 

situación operacional de los inventarios. Asimismo deberá efectuar análisis comparativos de la información recabada, con períodos anteriores y de ser posible con empresas similares.

Entrevistas Mediante entrevistas el auditor deberá: Enterarse de las políticas de inventarios con el personal que ejecuta las actividades y también con personal de otras áreas o departamentos relacionados, como compras, ventas, producción, investigación, desarrollo de productos nuevos, mercadotecnia, etc. Examen de documentación e investigaciones específicas Con el objeto de verificar los datos obtenido en el análisis de información y en las entrevistas, así como obtener suficientes elementos de juicio, el auditor deberá examinar

la documentación

selectivamente

y

realizar

las

investigaciones

específicas que considere necesarias.  Analizar los manuales de sistemas y procedimientos y asegurarse de su actualización y cumplimiento.  Estudiar los diversos registros, archivos y formas existentes, para comprobar su funcionalidad.  Evaluar la forma, oportunidad, grado de detalle, periodicidad, destino y utilidad de los informes que se elaboran, relativos a la actividad de inventarios.  Elaborar en su caso, diagramas de flujo que muestren gráficamente la secuencia que sigue la operación en sus diferentes fases. Diagnóstico. 34

Auditoría Operacional Resumen de observaciones y discusión previa  Conceptuar las oportunidades de mejoras encontradas y evaluarlas en su conjunto, considerando los siguientes aspectos 

Asegurar que se trate de problemas cuya solución es factible, en las circunstancias prevalecientes en la empresa o en un futuro inmediato

 Cuantificar o estimar el impacto que tienen en la operación y resultados de la empresa. Informe En el boletín No. 2 de esta Comisión, establece los conceptos de informe para Auditoria Operacional. A continuación se mencionan algunos ejemplos de aspectos que pueden informarse como resultado de la auditoria operacional de inventarios  Falta de definición, carencia o cumplimiento de objetivos y política para la operación de inventarios.  Fallas en la estructura orgánica del Departamento de inventarios.  Deficiencia en el control físico y/o contable de los inventarios.  Falta de planeación de requerimientos de materiales.  Niveles de inventarios óptimo, alto costo en la administración de los mismos.

1.10.10 Boletín No.10 Auditoria operacional de los sistemas administrativos de información Los objetivos de la auditoria operacional de los sistemas administrativos de información son los siguientes:

35

Auditoría Operacional 

Recomendar la obtención de reportes adicionales para cubrir las carencias de información importante para la administración de la entidad económica, así como el



medio más apropiado para lograrlo. Estudiar la relación costo-beneficio que representa para la empresa el proceso de los datos y la obtención de reportes, con el fin de proponer medidas tendientes a lograr que esta relación sea favorable y que el costo se mantenga en niveles aceptables.

Metodología La metodología general para llevar a cabo una auditoria operacional, debe considerar que los procedimientos se determinan fundamentalmente por los objetivos y por el criterio de la persona encargada de realizar la auditoria. Familiarización Además de la familiarización de carácter general, será necesario conocer la estructura organización de operación y los sistemas que la organización tiene instalados para obtener información. Es importante determinar el enfoque de los diferentes sistemas de información, sus objetivos, los políticos que son aplicables a estos sistemas que se utilizan en la empresa de entidad. Visita a las instalaciones No se debe olvidar que el principal objetivo de las visitas a las instalaciones es el de obtener un conocimiento detallado de la forma de operación de la entidad e involucrarse a un mas con sus políticas, administración y procedimientos de control. Es importante considerar que el optimo entendimiento de organización, ayuda a enfocar mejor las recomendaciones que resulten del análisis que se realice de la situación de los sistemas administrativos de información Investigación inicial En la investigación preliminar conviene determinar cómo se lleva a cabo la planeación de las operaciones, con el objeto de identificar el grado de detalle y la calidad de los procedimientos que se utilizan para pronosticar los resultados y la situación financiera o futuro. 36

Auditoría Operacional Investigación y análisis Dentro de esta etapa de investigación y análisis, tiene relevancia la obtención de ejemplos de la información que se genera en el proceso de plantación estratégica Una vez investigada en detalle la situación de los sistemas de información, de haber documentado y conformado los papeles de trabajo, es necesario proceder al análisis de la información recolectada se recomienda lo siguiente:  Evaluar detalladamente la calidad de la información  Evaluar la presentación que utiliza para los informes y la información escrita visual  Evaluar la calidad de las bases de comparación que se utiliza para medir los resultados de operación de la empresa.  Evaluar en forma preliminar y general la carga de trabajo del personal y de los directivos que reciben los informes, considerando el tiempo de consulta y otros recursos con que cuenta par analizarlos.  Evaluar si el grado de detalle incluido en los informes es suficiente para poder tomar una decisión o acción con respecto a su contenido.  Deternimar el costo de la información y evaluar en un análisis de la relación costo beneficio, si los resultados son favorables para la empresa que obtiene dicha información. Diagnóstico En la etapa de diagnóstico, el auditor operacional deberá asegurarse de la validez de los puntos detectados en el análisis y su efecto respecto de los objetivos de la empresa. No deberá perder de vista el correcto enfoque de sus recomendaciones, las cuales deberán de ser prácticas y realistas. Elaboración y discusión del informe En esta etapa se elabora un informe describiendo los resultados de la revisión. conceptos asociados a la información que requieren las empresas 37

Auditoría Operacional Con el propósito de motivar la creatividad de los auditores operacionales de sistemas administrativos de información a continuación se mencionan algunos puntos que deben de considerarse al rediseñar los informes sobre al situación de los recursos en las empresas o entidades. Relativos a las finanzas  Informar acerca del cumplimiento del plan estratégico.  Informar sobre los planes y programas específicos

que

realizan

los

ejecutivos, comparados con los presupuestos mensuales, semanales, etc. Relativos a la maquinaria y los equipos  Caracteristica física de la maquinaria y equipo, incluyendo su antigüedad y estadisticas de explotacion y utilización.  Estudio del estado tecnológico que guarda la maquinaria que se utiliza en la planta o de los equipos.  Análisis de los proyectos para erogaciones adicionales para compra o renta de equipos.

Relativos a la función de producción y al mantenimiento de inventarios  Situación de las ordenes de venta por surtir.  Situación de las ordenes de compra por recibir.  Respuesta y desarrollo de proveedores.  Programación de producción, incluyendo tiempos ociosos o muertos.  Posición de inventarios y su rotación. Relativos a los productos o servicios que ofrece la compañía  Análisis de las reclamaciones a las garantías y costos que se ha incurrido.  Evaluación de la competencia  Rentabilidad y contribución por línea de productos; por producto o servicio. Relativos a la función de mercado  Situación del inventario en poder de clientes 38

Auditoría Operacional 

Rentabilidad por cliente, por distribuidor, por área geográfica.

 Efectividad de la fuerza de ventas. Relativos a los costos  Análisis de los costos de producción  Desviaciones en función a costos predeterminados.  Productividad y eficiencia de la mano de obra, tiempos extras, destajos, maquila. Relativo a planeación de los Recursos Humanos  Número de empleados y obreros que participan en la empresa.  Análisis de la rotación de personal, incluyendo la investigación sobre las causas que llevan a la rotación excesiva  Análisis de los puestos vacantes que existen dentro de la organización, asi como de aquellos que pueden reestructurarse.

1.11 FASES DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL 1.11.1 FASE I: ESTUDIO PRELIMINAR El objeto de esta fase del proceso de Auditoría Operacional, es el de obtener información sobre la entidad, organismo o empresa pública, la cual deberá servir como instrumento para el desarrollo de las siguientes etapas del examen y para la ilustración general del personal de Auditoría que sea agregado a la ejecución del trabajo. Recopilación de Información Se debe recopilar en esta fase la máxima información útil en el tiempo más corto posible sobre, por lo menos, sobre los siguientes aspectos: a) Antecedentes  Por qué y para qué se creó la empresa o entidad

39

Auditoría Operacional  Cambios en los objetivos iníciales  Informes financieros recientes  Informes técnicos recientes b) Marco Legal  Disposición legal de creación  Estatutos  Reglamentos  Pacto o Convenio Laboral Leyes, decretos y demás normas de carácter legal externo que tengan incidencia directa en el desarrollo de las operaciones de la entidad, organismo o empresa. c) Organización  Organigrama  Asignación de responsabilidad  Delegación de autoridad o grado de autonomía  Manual de funciones  Reglamento Interno o Manual General Administrativo d) Operaciones  Operaciones actividades de importancia  Manuales de procedimiento e) Financiamiento  Fuentes de financiamiento  Presupuesto f) Control 40

Auditoría Operacional  Manual de auditoría interna  Manuales específicos de control g) Información adicional La demás información de carácter interno o externo, que tenga relación con la naturaleza de las operaciones o actividades de la entidad, organismo o empresa y que se considere de importancia o utilidad para la auditoría operacional. Características de la Fase I de Estudio Preliminar La Fase de Estudio Preliminar presenta las siguientes características: 

No es una lectura detallada de información o de manuales



Es un proceso rápido de recopilación de información escrita y mediante entrevistas con funcionarios. Si en la ejecución de esta fase se observan indicios de áreas críticas, no se deben examinar; solamente se dejará constancia en los papeles de trabajo para ser tenidos en cuenta posteriormente.

Procedimientos generales para el desarrollo de la Fase de Estudio Preliminar A continuación se relacionan los procedimientos de carácter general que deben desarrollarse durante esta fase de la auditoría.  Entrevista con el titular de la entidad, organismo o empresa (Ministro, Director o Gerente) y demás funcionarios de importancia, para obtener información.  Recopilación de la información sobre dichos aspectos.  Visita de familiarización a las oficinas e instalaciones de la entidad, organismo o empresa, para: conocer su ubicación física, apreciar su tamaño, y conocer brevemente a los funcionarios responsables.  Clasificación y referenciación de la información de acuerdo con la recopilación de información.

41

Auditoría Operacional En síntesis la fase de estudio preliminar en auditoría operacional es similar a la auditoría financiera y solamente se diferencia en la diversidad y cantidad de la información a recopilar, especialmente cuando se trata de la primera auditoría, y, en que para su revisión y análisis existe una fase específica en el proceso.

1.11.2 FASE II: COMPRENSIÓN DE LA ENTIDAD A AUDITAR En esta etapa el auditor debe examinar la información recopilada en la etapa anterior con la finalidad de determinar y analizar los objetivos, políticas y normas de la entidad, organismo o empresa pública. Es de importancia en esta etapa determinar los objetivos principales del ente auditado, la autoridad delegada por la Junta Directiva, el Directorio o el titular de la entidad a los funcionarios principales, las restricciones para el financiamiento de las operaciones, etc. a) Actividades Mínimas para comprender la entidad auditada  Determinar por qué se creó la entidad, organismo o empresa pública. Cuál fue la necesidad de su creación y los propósitos u objetivos que señalaron su creación.

 Determinar si los objetivos iníciales han cambiado durante el transcurso del tiempo.  Determinar con claridad la misión primordial de la entidad, organismo o empresa pública y cuáles son los objetivos principales para alcanzar la misión primordial.  Determinar las operaciones o actividades de importancia para alcanzar los objetivos principales y los propósitos de cada actividad.  Determinar con claridad la regulación de carácter legal, aplicable a la entidad, organismo o empresa. Este aspecto tiene gran importancia cuando se trata de una entidad pública.

42

Auditoría Operacional  Revisar únicamente los documentos que contengan disposiciones generales con respecto a las operaciones de la entidad. Los manuales de procedimiento serán o no revisados posteriormente según la determinación de las áreas críticas. Al final de esta fase o etapa del proceso de auditoría operacional el Auditor habrá adquirido un buen grado de conocimiento sobre la entidad en que está actuando como auditor operacional, interno o externo, que le permita intercambiar opiniones válidamente con los funcionarios de la administración. 1.11.3 FASE III REVISIÓN Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO a) Identificación de áreas críticas El alcance ilimitado de la auditoría operacional enfrenta el problema respecto a una entidad determinada, que para poder evaluarla en su totalidad se requieren varios años de auditoría. Por lo tanto, para llevar a cabo esta clase de auditoría es necesario reducir la cantidad de operaciones o actividades de la entidad a un número que razonablemente pueda ser medido en términos de eficacia, economicidad y eficiencia en un tiempo también prudencial o razonable, generalmente de cuatro a seis meses, con un grupo no menor de cinco auditores calificados. El hecho de que la auditoría operacional se aplique a solo una parte de las operaciones de una entidad no reduce su utilidad y beneficio. Además tratándose del sector público, una adecuada planificación del control externo posterior a mediano o largo plazo permite que una entidad pública de significativa importancia pueda ser evaluada operacionalmente en sus áreas más importantes en el transcurso de varios años, que se contemplarían en el plan general. Si no existe ninguno de los indicios mencionados se debe recurrir a la evaluación del sistema de control interno para establecer las áreas con debilidades en el sistema de control, lo cual resulta un buen camino pues es fácilmente demostrable que en una unidad, área, operación o actividad que presente deficiencia de controles internos, el

43

Auditoría Operacional logro de las metas no se da (efectividad o eficacia), los costos son excesivos (economicidad) y consecuencialmente la eficiencia no será óptima. Además, la evaluación del sistema de control interno, como medio de identificación de áreas criticas, reduce la subjetividad y garantiza la independencia de la acción de auditoría. Si la entidad ha realizado auditoría financiera previamente a la auditoría operacional que se practicará, la evaluación del control interno que se haya efectuado debería indicar las áreas débiles de la entidad, resultado que sería utilizado en la auditoría operacional, evitando repetir dicho trabajo y permitiendo que en esta fase se reduzca a la selección del área a examinar y evaluar. b) Control Interno Operacional El control interno operacional para una entidad o de un área determinada, implica un proceso cuyos elementos son los siguientes:  El Desarrollo de los objetivos  La medición de los resultados  Comparación del rendimiento actual o real con los objetivos y metas propuestas  Análisis de las causas de las diferentes desviaciones  La determinación de la acción gerencial apropiada  La toma de acción  Revisión continúa 1.11.4 FASE IV EXAMEN DETALLADO DE ÁREAS CRÍTICAS Esta etapa es la más extensa en un proceso de auditoría operacional. Tiene por objetivo evaluar los posibles hallazgos que puedan existir en el área o áreas críticas seleccionadas, para determinar el grado de eficacia o efectividad, economía y eficiencia de las operaciones y para formular recomendaciones para mejorar dicho grado.

44

Auditoría Operacional Al terminar el examen detallado de las áreas críticas o débiles, el auditor operacional tendrá identificados plenamente los hallazgos de auditoría que sean significativos y tendrá competentemente fundamentadas las conclusiones y recomendaciones que va a proponer en su informe. a) Programas de Auditoría para el examen de las áreas críticas Las actividades anteriores pueden plasmarse en un programa de procedimientos generales de auditoría operacional para desarrollar la Fase IV, pero será necesario elaborar programas de trabajo detallados y a la medida, que contengan los pasos a seguir en el desarrollo de dichos procedimientos, según sean el tipo y la naturaleza del área, unidad u operaciones que serán evaluadas. Los programas de trabajo deberán tener una estructura lógica que conduzca a alcanzar los objetivos de establecer y mejorar el logro de las metas propuestas (efectividad) o a reducir el costo de las operaciones (economía) o a determinar y mejorar el nivel de eficiencia. Como ya se indicó en la sección dedicada a la metodología, en auditoría operacional los programas deberán ser lo suficientemente flexibles que le permitan al auditor desarrollar la iniciativa profesional ante las circunstancias imprevistas que pueden presentarse en el desarrollo de la evaluación. b) Características del hallazgo de auditoría operacional Las operaciones o actividades que se encuentran afectadas en la efectividad, economía o eficiencia, constituyen los denominados hallazgos de auditoría operacional. En cumplimiento del examen detallado de las áreas críticas o débiles (4ta.fase o etapa del proceso), el auditor debe evaluar dichos hallazgos lo cual consiste en desarrollar e identificar con claridad cada una de sus características. Las características del hallazgo de auditoría operacional son cuatro a saber: 

La Condición

45

Auditoría Operacional Constituye la situación deficiente encontrada, referente a la operación, actividad o transacción. 

El Criterio

El criterio, está dado por las unidades de medida, las disposiciones legales o normas aplicables, los indicadores o índices y en general por los parámetros que el auditor utiliza para comparar o medir la situación actual. Puede decirse que ¨ el criterio ¨ es ¨ lo que debe ser¨, es decir la situación ideal. 

El Efecto

Es el resultado adverso de la comparación de la condición contra el criterio. Hay efectos que se pueden rescatar en el futuro, pero también hay efectos irrescatables. 

La Causa

Es el motivo o razón de las evaluaciones o efectos establecidos al comparar la condición contra el criterio; es el porqué del efecto o de la condición. c) Conclusiones y Recomendaciones sobre los HAO Una vez que el auditor operacional haya desarrollado las características de un hallazgo estará en condiciones de concluir sobre el mismo y de proceder a identificar la mejor solución, para formular finalmente la recomendación o recomendaciones, propósito de su trabajo.  La Conclusión es la síntesis redactada con objetividad y con impacto, de las características del hallazgo (condición, criterio, efecto y causa). Dicha síntesis no debe exceder de dos frases presentando la gravedad del problema.  Las Recomendaciones son las sugerencias presentadas por el Auditor para corregir o mejorar la eficacia, economía y eficiencia de las operaciones involucradas en el hallazgo. Las recomendaciones estarán orientadas a evitar

46

Auditoría Operacional que la causa del hallazgo se repita en el futuro y a rescatar los efectos cuando estos sean recuperables. Igualmente las recomendaciones de auditoría operacional, deben ser practicables, útiles y costeables. Finalmente, la evaluación del hallazgo finaliza con los comentarios de los funcionarios involucrados en el respectivo hallazgo. d) Papeles de trabajo en auditoría operacional Los papeles de trabajo en auditoría operacional son el conjunto de cédulas y documentos que el auditor utiliza para dejar constancia o evidencia de: 

Información obtenida en el transcurso del examen.



Evaluación de la efectividad del control interno contable financiero y operacional, y de la identificación y selección de las áreas críticas.



La evaluación o desarrollo de los hallazgos.

d.1) Cédulas Son los papeles de trabajo preparados directamente por el auditor y se dividen en sumarias y analíticas. Las cédulas sumarias resumen todo lo concerniente al HAO (condición, criterio, efecto, causa, conclusión y recomendación). Las cédulas analíticas sustentan, fundamentan o demuestran los HAO.

d.2) Documentos Son los papeles de trabajo preparados o suministrados por personas distintas al Auditor (la entidad, terceros, etc.), que sirven para soportar o demostrar las aseveraciones del Auditor. d.3) Utilidad de los Papeles de Trabajo En auditoría operacional los papeles de trabajo sirven para:

47

Auditoría Operacional  Sustentar y demostrar competentemente los hallazgos de auditoría operacional, las conclusiones y recomendaciones para mejorar la efectividad o eficacia, economía y eficiencia.  Suministrar información suficiente para la preparación del Informe de Auditoría Operacional  Demostrar la solidez y calidad profesional del trabajo de Auditoría.  Permitir la supervisión del trabajo de Auditoría.  Guiar la conducción de Auditorías Operacionales subsiguientes. d.4) Normas de preparación de los Papeles de Trabajo  Debe tener un encabezamiento que indique el área bajo examen o evaluación, la fecha de la evaluación y el título de su contenido.  Deben ser redactados con claridad, objetividad y adecuada gramática.  Deben ser elaborados con limpieza y matemáticamente exactos  Deben incluir las evidencias que sustentan las afirmaciones del Auditor.  Deben contener las informaciones que demuestren la realización de las pruebas y procedimientos realizados.  Deben estar totalmente terminados, referenciados y cruzados de tal forma que su revisión no requiera de la presencia de quien los elaboró. e) Índice Es la codificación de las áreas y de los diferentes hallazgos, sirve para referenciar, cruzar y archivar adecuadamente los papeles de trabajo. f) Marcas Son signos convencionales que el Auditor utiliza para indicar el trabajo realizado o para efectuar notas, observaciones y explicaciones. g) Archivo de los Papeles de Trabajo

48

Auditoría Operacional  Archivo corriente está compuesto por los papeles de trabajo de interés exclusivo para una Auditoría determinada y por lo tanto no son de uso continuo en auditorías posteriores, como son los análisis que respaldan las pruebas realizadas, la correspondencia relativa al examen, los programas de auditoría.  Archivo Permanente está integrado por los papeles de trabajo de utilización continua o necesarios en auditorías posteriores como son: disposiciones legales, políticas, procedimientos, organización de la entidad, evaluación de control interno, etc. Finalmente, es importante señalar que en auditoría operacional es posible utilizar papeles de trabajo de auditorías financiera ya elaborados, como cédulas analíticas o de soporte de la sumaria de un HAO. Esta circunstancia generalmente se da cuando la auditoría operacional es parte de una auditoría con enfoque integral.

1.11.5 FASE V COMUNICACIÓN DE RESULTADOS O INFORME a) Aspectos básicos de la comunicación de resultados El auditor operacional debe ir comunicando los resultados de su examen, verbalmente durante el transcurso de la cuarta etapa, para obtener el punto de vista de los funcionarios de la empresa, y para debatir con ellos los hallazgos de auditoría. Igualmente, al final del trabajo el auditor debe tener una conferencia, un ciclo de conferencias o un seminario con los funcionarios principalmente responsables de las operaciones examinadas para comunicarles y discutir los resultados de su examen. La comunicación oficial y formal de los resultados de la auditoría operacional, se efectúa en un informe escrito en el cual el auditor presenta debidamente documentados dichos resultados, teniendo cuidado de que las expresiones sean efectivamente convincentes al lector de la importancia de los hallazgos, la razonabilidad de las conclusiones y la conveniencia de aceptar las recomendaciones. En consecuencia, debe tener en cuenta por lo menos, los siguientes requisitos: 49

Auditoría Operacional 

Importancia.



Utilidad y Oportunidad



Sustentación exacta, suficiente y adecuada



Objetividad y Concisión



Integridad

b) El Informe de auditoría operacional El informe final es el producto de la auditoría practicada y frecuentemente es lo que esperan con interés los responsables de la administración de la empresa, su contenido debe ser objetivo indicando los problemas detectados y las recomendaciones pertinentes. Aunque el informe final se puede, considerar como el último paso de la auditoría operacional en el transcurso de la misma pueden presentarse informes de carácter parcial. Muchos hallazgos de la auditoría operativa deben ser comunicados en ,el transcurso del trabajo, esto dependerá lo crítico y de la trascendencia del problema y de la urgencia de la corrección, esta información puede ir trasladándose a los funcionarios responsables para que procedan a tomar las medidas necesarias y dependiendo la importancia podrá informarse a la alta gerencia para poder cambiar las políticas y normas existentes, algunos casos presentados pueden ser: falta de controles internos en los sistemas de información, no se cumple los procedimientos de contratación como están designados en los manuales de procedimientos y se violan las políticas de las estructuras salariales, existen embotellamientos, desperdicios exagerados, métodos obsoletos, etc. Una práctica común es que el auditor redacte su informe borrador a medida que realiza el trabajo, ello le permite ir evacuando por medio de sus papeles de trabajo las debilidades y sugerencias que se plantearán en la revisión, por otro lado debe ir preparando su informe considerando a quienes ira dirigido, redactarlo de manera comprensible, claro y breve, haciendo las ampliaciones pertinentes en forma verbal o

50

Auditoría Operacional con la ayuda de cuadros anexos, debe resaltar aquellos puntos de mayor interés para los usuarios del informe sin olvidar la importancia relativa de los datos. No hay un formato estándar para la presentación del informe, sin embargo debe tener una imagen mental de lo que presentará en forma uniforme y de acuerdo al plan general, sin perder la propia personalidad y estilo del Auditor encargado y debe contener básicamente los tres elementos siguientes:

b.1) Alcance y limitaciones del trabajo En esta sección debe identificarse los objetivos del trabajo realizado y el periodo abarcado en la revisión, indicar que todas las operaciones se han evaluado o hacer la excepción de algún proceso no evaluado, las prioridades establecidas en la evaluación que tienen relación con la definición del objetivo, así como la utilización de especialistas y la responsabilidad asumida en el trabajo, las limitaciones que existieron. Detalle de los problemas que entorpecieron la realización del plan general, la utilización de tiempo y los recursos empleados, las limitaciones pueden ser de origen interno como las fuentes de información propias de recursos humanos y externas las fuentes de información ajenas a recursos humanos como otras direcciones dentro de la propia organización y otras instituciones o entidades con las cuales no se pudo realizar las pruebas pertinentes y que pueden alterar el resultado de la opinión del auditor operacional.

b.2) Eventos que afectan la eficiencia operacional En esta sección se presenta un resumen jerarquizado en el que resalten los hallazgos más significativos y se indique el efecto negativo sobre la buena marcha del negocio, señalan las causas de los problemas detectados, y sus consecuencias. Son

51

Auditoría Operacional conclusiones a las que se llegan después del examen de auditoría operacional practicado. b.3) Recomendaciones para mejorar la eficiencia Es conveniente que las recomendaciones se incluyan inmediatamente después de que se señalaron los eventos desfavorables, estas sugerencias pueden ser específicas o generales. Las recomendaciones deben estar enfocadas a que se mejore la eficiencia, citando casos específicos en los cuales puedan modificarse los procedimientos, prediciendo en lo posible los resultados del cambio, hasta poder dar cifras de ahorros o aumentos de productividad que se "obtendrán con los cambios. b.4) Responsabilidad del Informe La elaboración del informe es el punto final del trabajo del auditor y probablemente el paso más importante después de un laborioso proceso de captación y tratamiento de información suficiente y competente para que el auditor operacional se forme una opinión de acuerdo con su experiencia y conocimientos y sea capaz de realizar un diagnóstico y recomendaciones objeto para lo cual ha sido contratado, por lo tanto el auditor debe ser muy hábil en el manejo de la información porque se trata de aspectos muchas veces poco definidos y muy amplios para ser limitados a un criterio cuantitativo. La responsabilidad de Auditor Operacional consiste en informar sobre los problemas detectados,

sugerir y recomendar las soluciones, coadyuvar a su implementación y

verificar los resultados. Es

responsabilidad

directa

y

plena

de

la

administración

de

la

entidad

auditada, cumplir con las recomendaciones luego de ser aprobadas por la Gerencia General, en el caso del informe sobre recursos humanos debe ser la Gerencia de dicha unidad administrativa

la responsable del cumplimiento de lo recomendado.

52

Auditoría Operacional

1.12 Técnicas y procedimientos aplicables Técnicas      

Estudio General La Observación Descripciones Entrevista Cuestionario Método Grafico

El Estudio General: Se concentra mediante el examen de la documentación. La Observación: Es Información ocular, es la apreciación real obtenida por el auditor. Las Descripciones: Su importancia esta en escribir, explicar o narrar las funciones, características de las actividades y procedimientos que se realizan por el personal en las diversas unidades administrativas de la empresa llevando procedimientos, registros, archivos y recursos. El método es detallado y analítico, ideal para aplicarlo a pequeñas empresas que cuentan con un bajo volumen de operaciones. También es aconsejable en empresas que cuentan con un control interno deficiente, que haga necesario realizar una descripción detallada de las operaciones que se realizan. La Entrevista: Es obtener información formulando preguntas verbales a los empleados relacionados con el problema lo cual nos indique algún punto óptimo, negativo o debilidad. El Cuestionario: Consiste en el empleo de cuestionarios previamente elaborados por el auditor, los cuales incluyen preguntas respecto a cómo se efectúa el manejo de las operaciones y quién tiene a su cargo las funciones.

53

Auditoría Operacional Método Gráfico: Señala por medio de Cuadros y graficas el flujo de las operaciones a través de los puestos o lugares donde se encuentran establecidas las medidas de control para el ejercicio de las operaciones. Procedimientos      

Objetivos de la Auditoria Operacional Investigación y análisis de las políticas y procedimientos de la empresa Análisis financiera y de información operativa Investigaciones específicas Resumen y discusión previa de los problemas detectados Elaboración del informe.

CAPÍTULO II CASO PRÁCTICO AUDITORÍA OPERACIONAL AL DEPARTAMENTO DE CRÉDITOS Y COBROS DE UNA EMPRESA COMERCIALIZADORA DE LLANTAS

A través de este capítulo se presentará el caso práctico, que pretende dar a conocer la metodología a ser considerada por el Contador Público y Auditor para la realización de una auditoría operacional al departamento de créditos y cobros en una empresa que se dedica a la comercialización de llantas.

54

Auditoría Operacional METODOLOGÍA DEL DESARROLLO DE LA AUDITORÍA Comercializadora Vitallantas, S.A. ha contratado los servicios de la firma de auditores PCA Consultores, S.C., para que realice una auditoría operacional al departamento de créditos y cobros durante el período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre del año 2008, de la cual se espera un informe que establezca

las

principales

deficiencias

encontradas

y

sus

respectivas

recomendaciones que ayuden al fortalecimiento de los procedimientos que utiliza actualmente este departamento y por lo tanto a mejorar el porcentaje de recuperación de las cuentas por cobrar de la empresa. CPA Consultores, S.C., de conformidad con su experiencia en este tipo de trabajos, enfocará el trabajo de la siguiente manera: a) Familiarización con la estructura general de la empresa y el departamento de créditos y cobros objeto de estudio: •

Se iniciará con el proceso de familiarización que permita comprender la estructura del departamento.

•

Se realizará un proceso de conocimiento general del negocio a través de narrativas.

b)

Trabajo de documentación:

Se realizará un proceso de documentación de

operaciones importantes tales como:

c)

•

Proceso para otorgar crédito.

•

Proceso para realizar ventas al crédito (facturación).

•

Proceso para recuperar las cuentas por cobrar.

•

Proceso para emitir notas de crédito.

Informe del trabajo realizado: El informe documentará los problemas y deficiencias a fin de proporcionar sugerencias para corregir las deficiencias encontradas.

55

Auditoría Operacional Se tendrá como marco de referencia y guía los Boletines de la Auditoría Operacional del Instituto Mexicano de Contador Públicos. Específicamente los boletines siguientes: a) Boletín Número 2: Metodología de la Auditoría Operacional, b) Boletín Número 5: Auditoría Operacional de Cobranzas y c) Boletín Número 8: Auditoría Operacional de Otorgamiento del Crédito.

PROPUESTA DE SERVICIOS PROFESIONALES El acuerdo y compromiso entre la entidad y la firma de auditoría, se estableció de mutua comprensión con relación a los objetivos que se pretenden alcanzar y se determinó el alcance del compromiso de auditoría, las responsabilidades, la visión, la metodología y la estrategia de la ejecución del trabajo en las oficinas de la entidad. A continuación se presenta la carta propuesta de servicios profesionales para la realización de la Auditoría Operacional al área de Créditos y Cobros de la Comercializadora Vitallantas, S.A.

56

Auditoría Operacional

Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros Propuesta de Servicios PT

Auditoría al 31/Dic/2008 Guatemala, octubre 21 de 2009

PSP 1/4

HECHO POR: PAC

Fecha:

21/10/2009

REVISADO POR: MGS

Fecha:

21/10/2009

Ing. Gabriel Campos Gerente General Comercializadora Vitallantas, S.A. Ciudad Estimado Ingeniero Campos: 57

Auditoría Operacional De acuerdo a lo conversado con usted, tengo el agrado de presentarle un detalle del trabajo que estaremos realizando, para evaluar los procedimientos del departamento de créditos y cobros durante el período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre del año 2008, y así determinar si dichos procedimientos son adecuados o están incidiendo en el aumento de morosidad de la cartera de clientes. I INFORMACIÓN BÁSICA Antecedentes de la Entidad La compañía Comercializadora Vitallantas, S. A., distribuye llantas de las marcas Hankook, y Bridgestone Firestone, para transporte pesado y automóviles, las ventas se realizan a través de una cadena de sucursales ubicadas tanto en la ciudad capital como en el interior del país. Las actividades administrativas se desarrollan en las oficinas centrales ubicadas en la ciudad capital del país, en Calzada Aguilar Batres 56-78 zona 11. La compañía fue fundada por la familia Campos, quienes a la vez ocupan los cargos de dirección en la compañía. El Gerente Financiero Administrativo toma la mayor parte de las decisiones basándose en la información que le suministran los restantes tres gerentes, con quienes discute los asuntos correspondientes a sus respectivas áreas cuando considera necesario. Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros Propuesta de Servicios Auditoría al 31/Dic/2008

PT

PSP 2/4

HECHO POR: PAC

Fecha:

21/10/2009

REVISADO POR: MGS

Fecha:

21/10/2009

El Departamento de Créditos y Cobros es responsable por el mantenimiento de un alto nivel de calidad de cartera al vender a clientes que representen niveles de riesgo prudentes. Es su responsabilidad el no asumir riesgos innecesarios y velar por que los pagos de los clientes sean realizados de conformidad con los términos de ventas, e informar al Departamento de Ventas acerca de clientes que representen situaciones de riesgo y hacer esfuerzos para limitar su exposición en estas áreas.

58

Auditoría Operacional Se ha decidido contratar los servicios de CPA Consultores, SC como asesores, para evaluar las actividades del departamento de créditos y cobros, determinar la eficiencia de los procedimientos que a la fecha utiliza y recomendar las modificaciones que se consideren adecuadas. Objetivos, finalidad o propósito de la entidad Llegar a ser una cadena exitosa entre proveedores y clientes, además exceder las expectativas en servicio y calidad de estos últimos. Personal clave del área de créditos y cobros de la entidad Nombre

Puesto

José Campos

Gerente Financiero Administrativo

Beatriz Canseco

Asistente A

Alma Linares Pérez

Asistente B

Luisa Lima Archila

Asistente C

Luis José Morales Ruiz

Cobrador

Mario Letona García Mérida

Cobrador

II ESTRATEGIA DEL TRABAJO A REALIZAR El trabajo consiste en desarrollar sobre la base de la metodología que se establece en los Boletines de Auditoría Operacional del Instituto Mexicano de Contadores Públicos, una Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros, llevada a cabo entre el 27 de octubre y 11 de noviembre de 2009.

Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros Propuesta de Servicios Auditoría al 31/Dic/2008

HECHO POR: PAC REVISADO POR: MGS

PT Fecha: Fecha:

PSP 3/4 21/10/2009 21/10/2009

59

Auditoría Operacional

III

OBJETIVOS DEL TRABAJO Evaluar a través de la Auditoría Operacional, las actividades más representativas del Departamento de Créditos y Cobros, para determinar la efectividad de sus procedimientos y recomendar modificaciones de acuerdo a las necesidades de la empresa y establecer aspectos generales y la estructura organizacional del Departamento de Créditos y Cobros de la empresa objeto de estudio, para determinar si son adecuados y recomendar modificaciones de acuerdo a las necesidades de la empresa.

IV

ADMINISTRACIÓN DEL TRABAJO Tomando en consideración la naturaleza del trabajo a realizar, se asignará un gerente a la revisión y dos asistentes para que brinden apoyo administrativo en la recopilación de información.

El socio de la firma, proporcionará asesoría al trabajo. A continuación se detallan los nombres de las personas claves asignadas a la revisión: Nombre Ana Lucía Pirir Elvira María González Salazar Pablo Archila Córdova Melinda Mérida Campos

Puesto Socia Gerente Asistente Asistente

Solicitamos la cooperación total de su personal y confiamos en que ellos pondrán a nuestra disposición todos los registros y documentación que se requiera en relación con el trabajo a realizar. V

HONORARIOS

60

Auditoría Operacional Los honorarios fijados para el desarrollo de la auditoría se basan en el tiempo requerido por las personas designadas al trabajo, de acuerdo a tarifas establecidas por el despacho, los cuales asciende a un valor total de Q. 31,000.00 (treinta y un mil quetzales exactos) más el Impuesto al Valor Agregado.

Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros Propuesta de Servicios Auditoría al 31/Dic/2008 HECHO POR: PAC REVISADO POR: MGS

PT Fecha: Fecha:

PSP 4/4 21/10/2009 21/10/2009

Los honorarios se facturarán en un 50% al inicio del trabajo y el otro 50% al entregar el informe final. Favor de firmar y devolver la copia adjunta de esta carta para indicar su aceptación y acuerdo sobre el desarrollo de nuestro trabajo. Atentamente,

61

Auditoría Operacional PCPA Consultores, SC

Ana Lucía Pirir Elvira Contador Público y Auditor Reg. 200114644 APROBACIÓN: Nombre: ___Gabriel Campos____________ Puesto:

___Gerente General___________

Firma:

_____________________________

Fecha:

____Octubre, 23 de 2009_______

PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL AL DEPARTAMENTO DE CRÉDITOS Y COBROS. El objetivo de la planeación es establecer la estrategia, guía y tiempos del trabajo, su fin es identificar posibles sesgos y riesgos que deben ser comunicados al equipo de trabajo para guiar y enfocar apropiadamente el trabajo. El siguiente plan de auditoría se desarrolló por el gerente que está a cargo de la auditoría, quien guió la auditoría al comienzo de las actividades de la planeación preliminar, en base a su conocimiento, experiencia y juicio profesional.

62

Auditoría Operacional

Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros Memorándum de Planeación Auditoría al 31/12/2008 1. Objetivo de la Auditoría El

trabajo

consiste

en

desarrollar

HECHO POR: MMC

PT Fech

MP 1/3 23/10/20

REVISADO

a: Fech

09 26/10/20

MGS

POR:

a:

09

utilizando como base la metodología que se establece en los Boletines de Auditoría Operacional del Instituto Mexicano de Contadores Públicos, la Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros,

llevada a cabo del 27 de octubre al 11 de

noviembre del 2009. Ver P.T. PSP 2/3. 2. Alcance de la Auditoría Se evaluará el período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre del año 2008, para tener un parámetro de medición de saldos de las cuentas por cobrar y otras que se consideren necesarios.

63

Auditoría Operacional 3. Antecedentes del Negocio Fue constituida en 1974, con el propósito de comercializar llantas nuevas para transporte pesado, agrícolas y para automóviles. Actualmente, para exceder las expectativas del cliente en servicio y calidad se ofrecen productos con precios competitivos en el mercado, de óptima calidad y con excelentes servicios a través de ocho sucursales en el perímetro de la ciudad capital y siete sucursales departamentales. 4. Actividad Principal Su principal actividad es la importación y venta al por mayor y menor de llantas para camiones, automóviles, vehículos agrícolas e industriales.

5. Identificación de las Áreas Críticas Se identificaron como áreas críticas los procesos para otorgar crédito, emitir una factura y el procedimiento de cobro Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros Memorándum de Planeación Auditoría al 31/Dic/2008

PT

MP 2/3

HECHO POR: MMC

Fecha:

23/10/2009

REVISADO POR: MGS

Fecha:

26/10/2009

1. Cronograma de Actividades Comercializadora Vitallantas, S.A. Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros Cronograma de Actividades

64

Auditoría Operacional

Fecha de Inicio: 19 de octubre 2009 Fecha de finalización: 20 de noviembre 2009 Ver P.T. PSP 2/3. 2. Personal clave del área de créditos y cobros de

la empresa

comercializadora de llantas para el desarrollo del trabajo. Nombre

Puesto

José Campos

Gerente Financiero Administrativo

Beatriz Canseco

Asistente A

Alma Linares Pérez

Asistente B

Luisa Lima Archila

Asistente C

Luis José Morales Ruiz

Cobrador

Mario Letona García Mérida

Cobrador

65

Auditoría Operacional

Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros Memorándum de Planeación Auditoría al 31/Dic/2008

PT

MP 3/3

HECHO POR: MMC

Fecha:

23/10/2009

REVISADO POR: MGS

Fecha:

26/10/2009

Personal clave del equipo de auditoría asignado para el desarrollo del trabajo. Nombre

Puesto

Iniciales de Referencia

Años de Experiencia

Ana Lucía Pirir Elvira

Socia

ALPE

10 años

María González Salazar

Gerente

MGS

7 años

Pablo Archila Cordova

Asistente

PAC

4 años

Melinda Mérida Campos

Asistente

MMC

4 años

Cálculo de tiempo a invertir para la determinación de honorarios

66

Auditoría Operacional PROGRAMA

GENERAL

PARA

EL

DESARROLLO

DE

LA

AUDITORÍA

OPERACIONAL AL DEPARTAMENTO DE CRÉDITOS Y COBROS. A través del programa general se pretende desarrollar la auditoría y obtener resultados satisfactorios, guiar a los auditores en el desarrollo de su trabajo, establecer el avance del trabajo y servir de base para futuras auditorías.

67

Auditoría Operacional

Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros Programa General de Auditoría Auditoría al 31/Dic/2008

PT

PGA 1/4

HECHO POR: MMC

Fecha:

26/10/2009

REVISADO POR: MGS

Fecha:

26/10/2009

OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS BÁSICOS 1. OBJETIVO Recopilar información específica sobre antecedentes, marco legal, organización y operaciones relevantes que permitan obtener la información necesaria para llevar a cabo la Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros de la empresa objeto de estudio. Hecho por

No. Página de Tesis

PAC

81

A-1 2/2

PAC

82

- Visita a las instalaciones de la empresa auditada.

A-2 1/2

PAC

83

- Obtención de conocimientos generales de la empresa.

A-3 1/2

PAC

85

2.

METODOLOGÍA A UTILIZAR

Ref. P.T.

2.1 FAMILIARIZACIÓN Familiarizarse con las operaciones que se revisarán dentro del contexto de la empresa que se está auditando, a través de un estudio ambiental, evaluación de la gestión administrativa y visita a las instalaciones, tal como se detalla a continuación:

A-1 1/2

a) Determine la importancia financiera que para la empresa representa la operación que se audita estableciendo la representación de las cuentas por cobrar en relación al activo. b) Determine la rotación de las cuentas por cobrar de la compañía que se está auditando. c) Detalle la infraestructura física con que cuenta la compañía para el desarrollo de sus operaciones.

68

Auditoría Operacional 2.1 FAMILIARIZACIÓN d) Solicite la estructura organizacional de la empresa y del departamento de créditos y cobros y obtenga conocimientos sobre aspectos generales de la empresa y del departamento solicitando la información siguiente: - Organigrama actual de la empresa

A-4

MMC

87

- Conocimientos generales del departamento

A-5

MMC

88

- Organigrama actual del departamento

A-6 1/6

MMC

89

- Funciones a cargo del Gerente Financiero Administrativo

A-6 2/6

MMC

90

- Funciones a cargo de las Asistentes de Créditos y Cobros

A-6 4/6

MMC

92

- Funciones a cargo de los Mensajeros

A-6 6/6

MMC

94

- Organigrama propuesto para el Departamento de Créditos y Cobros

A-7 1/3

PAC

95

- Propuesta descriptor de puesto para el Jefe de Créditos y Cobros

A-7 2/3

PAC

96

- Revisión sistema de información utilizado por el Depto. De Créditos y Cobros

A-8 1/3

MMC

98

- Desarrollo de pruebas sobre la confiabilidad del sistema de información.

A-8 2/3

MMC

99

A-9

MMC

101

A-10 1/2

MMC

102

2.2 INVESTIGACIÓN Y ANÁLISIS Analice la información y examine la documentación para evaluar la eficiencia y efectividad de las operaciones sujetas a revisión, a través de los siguientes pasos: a) Determine los procesos a evaluar del Departamento de Créditos y Cobros. b) Obtenga conocimiento de las políticas de crédito y cobro de la empresa.

69

Auditoría Operacional Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros Programa General de Auditoría

PT

PGA 3/4

HECHO POR: MMC

Fecha:

26/10/2009

REVISADO POR: MGS

Fecha:

26/10/2009

Auditoría al 31/Dic/2008 OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS BÁSICOS 1. OBJETIVO Recopilar información específica sobre antecedentes, marco legal, organización y operaciones relevantes que permitan obtener la información necesaria para llevar a cabo la Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros de la empresa objeto de estudio. 2.

Ref. P.T.

METODOLOGÍA A UTILIZAR

Hecho por

No. Página de Tesis

c) Evalúe el proceso que utiliza la empresa para autorizar un crédito nuevo. - Cuestionario de control interno crédito nuevo. - Narrativa nuevo.

para autorización de un

A-11 1/11

PAC

104

procedimiento para autorización de un crédito

A-11 3/11

MMC

106

- Flujograma del procedimiento actual para autorización de un crédito nuevo.

A-11 6/11

MMC

109

- Evaluación cumplimiento del procedimiento para autorización de un crédito nuevo.

A-11 9/11

PAC

112

- Evaluación del análisis del riesgo crediticio realizado por el departamento de créditos en base a los Estados Financieros del cliente.

A-11 11/11

PAC

114

PAC

115

d) Evalúe el proceso que utiliza la empresa para facturación. - Cuestionario de control interno proceso de facturación.

A-12 1/10

- Narrativa procedimiento de facturación.

A-12 2/10

PAC

116

- Flujograma procedimiento actual de facturación.

A-12 4/10

PAC

118

MMC

122

- Evaluación cumplimiento procedimiento de facturación.

A-12 8/10

- Evaluación integridad de información entre facturación y cuenta por cobrar.

A-12 10/10

MMC

124

e) Evalúe el proceso que utiliza la empresa para recuperar

A-13

MMC

125

70

Auditoría Operacional las cuentas por cobrar. - Cuestionario de control interno para cobros.

1/11

- Narrativa procedimiento de cobro

A-13 3/11

MMC

127

- Flujograma procedimiento actual de cobro

A-13 5/11

MMC

129

- Evaluación cumplimiento aplicación de cobros

A-13 8/11

PAC

132

- Evaluación cumplimiento aplicación de cheques rechazados y cheques prefechados

A-13 1011

PAC

134

- Evaluación cumplimiento conciliación mensual de la cartera de clientes vrs DMG

A-13 11/11

PAC

135

- Evaluación cumplimiento elaboración de conciliaciones bancarias

A-13 11/11

PAC

135

A-14 1/7

MMC

136

A-14 2/7

MMC

137

A-14 5/7

MMC

140

A-14 7/7

MMC

142

A-15 1/4

PAC

143

A-15 2/4

PAC

144

A-15 3/4

PAC

145

A-15 4/4

PAC

146

IA

MMC

147

f) Realice un análisis de la cartera de clientes de la empresa a través del desarrollo de los siguiente procedimientos de auditoría. - Revisión y análisis de la antigüedad de saldos de la cartera de clientes. - Análisis de saldos vencidos a más de 60 días - Realice la valuación de la reserva de cuentas incobrables de la empresa - Detalle confirmaciones de saldos de clientes g) Documente el procedimiento que la empresa utiliza para la emisión de notas de crédito. - Narrativa para conocer el procedimiento que la empresa utiliza para emitir notas de crédito a sus clientes. - Evaluación cumplimiento del procedimiento que la empresa utiliza para emitir notas de crédito a sus clientes. - Propuesta procedimiento para emitir notas de crédito. - Propuesta formato para autorizar la emisión de notas de crédito. 2.3 DIAGNÓSTICO Sumarice los hallazgos encontrados durante la auditoría y reporte aquellos que sean indicios de notorias fallas de eficiencia.

PAPELES DE TRABAJO.

71

Auditoría Operacional El propósito de los papeles de trabajo es documentar las materias que son importantes en la provisión de elementos de juicio, para respaldar la opinión del auditor, por lo que deben auxiliar la planeación, el desempeño de la auditoría y en la supervisión y revisión del trabajo de auditoría.

Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros Representación Cuentas por Cobrar en Relación al Activo Participación del rubro de cuentas por cobrar en relación al total de activo (Cifras expresadas en quetzales) Al 31/12/2008

PT

A-1 1/2

HECHO POR: PAC

Fecha:

27/10/2009

REVISADO POR: MGS

Fecha:

27/10/2009

Concepto Cuentas por Cobrar

Valor ￥

Porcentaje

20,953,491.61

26.60%

￥ 78,782,641.16

Total Activo

100%

^

Conclusión: La cuenta por cobrar representa el 26.60% del total del activo, superada únicamente por el rubro de inventarios, lo que confirma que es importante evaluar si son adecuados los procesos y procedimientos que actualmente se utilizan para garantizar su recuperación. Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros Rotación Cuentas por Cobrar Auditoría al 31/Dic/2008

PT

A-1 2/2

HECHO POR: PAC

Fecha:

27/10/2009

REVISADO POR: MGS

Fecha:

27/10/2009

72

Auditoría Operacional

Evaluacion tiempos necesarios para recuperar las cuentas por cobrar. Razón de Rotación de Cuentas Por Cobrar: Indica el número de veces que las ventas al crédito se convierten en efectivo disponible, entre más alta resulta la razón menor es el tiempo de cobro. ROTACION DE CUENTAS POR COBRAR

AA

￥ 93,166,347.02

Ventas Netas Anuales al Credito

777=

= 4.45

veces

Cuentas por Cobrar

￥

20,953491.61

al

año

Razón de Cuentas Por Cobrar en Días: Al igual que la razón anterior, ésta muestra la capacidad de la compañía en efectuar la recuperación de ventas al crédito, sólo que con la particularidad de que esta razón muestra el número de días que las ventas se mantuvieron con los clientes antes que éstos efectuarán la cancelación respectiva. ROTACION DE CUENTAS POR COBRAR EN DIAS

qqqq

Dias del año 88888

Rotacion de Cuebtas por Cobrar

365 = 82 días 4.45

Conclusión: Se determinó que la rotación de las cuentas por cobrar de acuerdo a la política de créditos debería ser de 6 veces al año, sin embargo de acuerdo al análisis realizado, la compañía presentó al 31 de diciembre del 2008 una rotación de 4.45 veces al año. Esta razón financiera trasladada a días muestra que el tiempo que se tardan en recuperar las cuentas por cobrar es un promedio de 82 días, influenciado por los saldos a más de 60 días de crédito que se encuentran fuera de la política de créditos. Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros Obtención de Conocimientos Generales de la Empresa. Auditoría al 31/Dic/2008 HECHO POR: PAC REVISADO POR: MGS

PT

A-2 1/2

Fecha:

27/10/2009

Fecha:

27/10/2009

73

Auditoría Operacional Persona a Cargo de la Entrevista: Pablo Archila Córdova La entrevista se hizo al Lic. José Campos, Gerente Financiero Administrativo. Inicialmente se expuso el propósito del trabajo y posteriormente se procedió con la entrevista. ASPECTOS GENERALES 1

¿Antecedentes Históricos de la Empresa?

Fue constituida en 1974, con el propósito de comercializar llantas nuevas para transporte pesado, agrícolas y automóviles. Actualmente, para exceder las expectativas del cliente, se ofrecen productos con precios competitivos en el mercado, de óptima calidad y con excelentes cobertura. 2

¿Cuál es el objetivo, finalidad o propósito de la empresa?

Llegar a ser una cadena exitosa entre nuestros proveedores y clientes, además de exceder las expectativas de calidad de estos últimos. 3

¿Con respecto al marco legal, hay alguna regulación específica para la empresa?

La empresa está inscrita como una empresa comercial con la aplicación de todas las leyes existentes, no goza de ningún beneficio u obligación especial. 4

¿Cómo está organizada la Junta Directiva de la empresa?

Existe una Junta Directiva, constituida por 4 hermanos, cada uno está cargo de una Gerencia, (Gerencia General, Financiera Administrativa, Mercadeo y Ventas).

El área

Financiera tiene a cargo los departamentos de Contabilidad, Créditos y Cobros, Archivo, Cómputo, Compras e Inventarios. Para una mejor visualización se presenta organigrama proporcionado por la Gerencia Financiera. Ver P.T. A-4. Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros Obtención de Conocimientos Generales de la Empresa. Auditoría al 31/Dic/2008 HECHO POR: PAC REVISADO POR: MGS

PT Fecha: Fecha:

A-2 2/2 27/10/2009 27/10/2009

74

Auditoría Operacional Persona a Cargo de la Entrevista: Pablo Archila Córdova 5

¿Qué nos puede comentar sobre las políticas establecidas ya sean escritas o verbales? Al inicio de la compañía no se creyó necesario contar con políticas escritas, las existentes son verbales y se han transferidos de persona a persona.

6

¿Posee un control específico para evaluar las operaciones de su empresa?

Se cuenta con “validaciones de sistema computarizado”, éstos se refieren que antes de terminar cierta transacción deberá cumplir con determinados aspectos o procesos para que el sistema le permita continuar con su transacción. Además, se cuenta con un Auditor Interno para que implemente controles específicos para cada actividad en la empresa. 7

¿Nos puede proporcionar quiénes en su opinión serán nuestras personas claves para la este trabajo?

Gerente Financiero Administrativo y el personal del departamento de créditos y cobros.

Nombre José Campos Beatriz Canseco Alma Linares Pérez Luisa Lima Archila Lidia Méndez Paz Luis José Morales Ruiz Mario Letona García Mérida

Puesto Gerente Financiero Administrativo Asistente A Asistente B Asistente C Asistente D Cobrador Cobrador

Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros Organigrama Actual de la Empresa Auditoría al 31/Dic/2008

PT

A-3

HECHO POR: MMC

Fecha:

27/10/2009

REVISADO POR: MGS

Fecha:

27/10/2009

75

Auditoría Operacional

Junta Directiva

Auditor Interno

Gerente General

Gerente Financiero y Administrativo

Gerente de Ventas

Gerente de Recursos Humanos

Contabilidad

Fuerza de Ventas Capital

Créditos y Cobros

Fuerza de Ventas Interior

Gerente de Mercadeo y Publicidad

Cómputo Transportes Compras

Inventarios

Fuente: Organigrama actual

Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros Conocimientos Generales del Departamento Auditoría al 31/Dic/2008

HECHO POR: MMC REVISADO POR: MGS Persona a Cargo de la Narrativa: Melinda Mérida Campos

PT Fecha: Fecha:

A-4 28/10/2009 28/10/2009

76

Auditoría Operacional CÉDULA NARRATIVA El recorrido en el Departamento de Créditos y Cobros se realizó en compañía de la señorita Beatriz Canseco (asistente A de créditos y cobros). Las instalaciones del departamento de Créditos y Cobros, están ubicadas en la Calzada Aguilar Batres 56-78 Zona 11 (oficinas centrales de la empresa). Está ubicado en el segundo nivel del edificio en la parte izquierda de las instalaciones. El jefe directo del departamento de Créditos y Cobros es el Gerente Financiero Administrativo debido a que el proceso de cobro lo consideran de vital importancia para mantener un perfil de negocio en marcha. El departamento está compuesto por 4 asistentes y dos mensajeros, ubicadas dentro de una misma oficina de unos 400 metros de largo, las cuatro asistentes son mujeres y cada una posee un escritorio de regular tamaño, un archivo (sin llave), computadora, sumadora. Se utilizan dos tipos de impresoras, una laser para impresiones de cartas, memos y una de cinta para la impresión del auxiliar de cuentas por cobrar y

reportes que se envían

directamente del sistema que la compañía utiliza para el control de sus operaciones. Para ingresar al sistema utilizan una contraseña que identifica a cada usuario. Utilizan un sistema integrado de contabilidad, el cual está compuesto por módulos, los cuales están automatizados para que cuando se registre una venta en el sistema de facturación, se generen los registros contables, que giran alrededor de las transacciones correspondientes a la misma, tal como la venta, rebaja del inventario y registro de la cuenta por cobrar si la venta se realiza al crédito. Al igual que el registro de un pago, genera la partida contable para rebajar la cartera e ingresar el efectivo al banco. Ver evaluación del sistema en A-5 2/4. Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros Organigrama Actual del Departamento Auditoría al 31/Dic/2008

PT

A-5 1/4

HECHO POR: MMC

Fecha:

28/10/2009

REVISADO POR: MGS

Fecha:

28/10/2009

77

Auditoría Operacional

Gerente Financiero Administrativo

Asistente A (Cartera Ingenios y Gobiernos)

Mensajero

Asistente B (Cartera Vendedores Central)

Asistente C (Cartera Centros de Servicio)

Asistente D (Cartera Mayoreo)

Mensajero

Fuente: Organigrama actual del Departamento de Créditos y Cobros.

Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros Funciones a cargo del Gerente Financiero Administrativo Auditoría al 31/Dic/2008 PT

A-5 2/4

HECHO POR: MMC

Fecha:

28/10/2009

REVISADO POR: MGS

Fecha:

28/10/2009

Persona a Cargo del detalle de funciones: Melinda Mérida Campos Persona Entrevistada: Lic. José Campos (Gerente Financiero Administrativo)

78

Auditoría Operacional Objetivo: Detallar las funciones que actualmente realiza el Gerente Financiero Administrativo y concluir si dichas funciones le permiten enfocarse en los problemas diarios que deben enfrentarse como responsable directo del Departamento de Créditos y Cobros. Nivel de Educación: Licenciado en Administración de Empresas. Responsabilidades: •

Encargado de velar por el adecuado funcionamiento del área administrativa y financiera de la compañía.

•

Responsable de la supervisión de los Jefes a cargo de los departamentos de Contabilidad, Cómputo, Compras e Inventarios.

•

Responsable directo del departamento de Créditos y Cobros.

•

Reportar a la Gerencia General y Junta Directiva.

Funciones identificadas: •

Análisis de datos financieros a corto, mediano y largo plazo y administración de los recursos monetarios de la compañía.

•

Análisis de costos y gastos críticos de la operación e implementar planes de ahorro a corto plazo, mediano y largo plazo.

•

Determinación de la estructura y custodia de los activos de la compañía.

•

Supervisión y desarrollo del personal bajo su mando.

•

Maximización de los recursos.

79

Auditoría Operacional •

Fijación de la estructura de capital.

•

Cualquier función análoga o inherente al puesto que la Gerencia General solicite.

•

Autorización de créditos a clientes nuevos.

Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros Funciones a cargo de cada Asistente de Créditos y Cobros Auditoría al 31/Dic/2008

•

PT

A-5 3/4

HECHO POR: MMC

Fecha:

28/10/2009

REVISADO POR: MGS

Fecha:

28/10/2009

Reunión quincenal con las asistentes de créditos y cobros para revisar el análisis de antigüedad de saldos y determinar planes de acción para recuperar los saldos vencidos de la cartera de cuentas por cobrar.

•

Autorización de notas de créditos.

•

Autorización del registro de cuentas consideradas incobrables.

Conclusión:

En base al detalle de funciones arriba identificadas que están a cargo

del Gerente Financiero Administrativo, se llegó a la conclusión que existen funciones 80

Auditoría Operacional que él debería desempeñar como jefe directo del Departamento de Créditos y Cobros, tales como: a) Análisis de expedientes para créditos nuevos b) Revisión de garantías de créditos c) Custodia de expedientes de clientes

PT

A-5 4/4

HECHO POR: MMC

Fecha:

28/10/2009

REVISADO POR: MGS

Fecha:

28/10/2009

d) Aplicación de intereses por pagos atrasados e) Realizar visitas a clientes para asegurar la recuperación la cuenta corriente, sin embargo durante la entrevista nos indicó que sus responsabilidades como Gerente Financiero Administrativo no le permiten desarrollar éstas funciones. Se considera que las funciones listadas en el párrafo anterior son fundamentales para mantener una cartera con saldos corrientes por lo que se hará una propuesta del nuevo organigrama del Departamento de Créditos y Cobros y de las funciones que deberán estar a cargo de la persona que desempeñe el puesto de Jefe del Departamento de Créditos y Cobros. Ver P.T. A-7 1/3 y A-7 2/3. Cliente: Comercializadora Vitallantas, S.A. Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros Funciones a cargo de cada Asistente de Créditos y Cobros Auditoría al 31/Dic/2008

Persona a cargo del detalle de funciones: Melinda Mérida Campos Personas entrevistadas: Las cuatro asistentes del Departamento de Créditos y Cobros: Nombre Beatriz Canseco Alma Linares Pérez Luisa Lima Archila Lidia Méndez Paz

Puesto Asistente A Asistente B Asistente C Asistente D

81

Auditoría Operacional Objetivo: Documentar las funciones de las asistentes del Departamento de Créditos y Cobros y determinar si dichas funciones son adecuadas de acuerdo al cargo que desempeñan. Nivel de Educación: Nivel Medio, específicamente Peritos Contadores. Responsabilidades: Cada una de las asistentes de Créditos y Cobros, identificadas en el organigrama como A, B, C y D, tienen a cargo funciones la cartera a su cargo y de reportar al Gerente Financiero Administrativo. Funciones identificadas: •

Asistente A, B, C y D: Encargadas de llevar el control de los cobros diarios de la cartera a su cargo.

•

Asistente A y B: Encargadas de realizar los cortes de forma para recibos de caja a cobradores y vendores.

•

Asistente A y B: Encargadas de separar liquidación de cobros por cliente para que la encargada de cada cartera realice la liquidación de pagos y depósito de cheques.

•

Asistente A: Ingresa datos de clientes nuevos al sistema utilizando de base los expedientes aprobados por el área financiera para crearles un código para ventas al crédito. La función la desempeña porque no existe un jefe de créditos y cobros.

•

Asistente A: Análisis de documentación e investigación para autorización de líneas de crédito. La función la desempeña porque no existe un jefe de créditos y cobros.

•

Asistente A, B, C y D: Cuadrar y solicitar se procese la cobranza de clientes en el sistema mediante la documentación de soporte (recibos de caja).

•

Asistente A, B, C y D: Quincenalmente emite un reporte al Gerente Financiero Administrativo sobre la situación de clientes.

•

Asistente A, B, C

y D: Reciben llamadas de clientes y atiende directamente

inconformidades o resuelven consultas a los mismos. •

Asistente A: Realizar modificación a la base de datos de clientes previa autorización de gerencia financiera. La función la desempeña porque no existe un jefe de créditos y cobros.

•

Asistente A, B, C y D: Responsables del seguimiento de cobro a clientes, a través de llamadas telefónicas, correos electrónicos, cartas.

•

Asistente A y B: Planeación de la ruta de cobro de los mensajeros.

82

Auditoría Operacional •

Asistente A, B, C y D: Envío mensual de estados de cuenta a los clientes.

Conclusión:

En base a éste detalle de actividades se llegó a la conclusión que la asistente

de créditos A, para mantener una adecuada segregación de funciones no debe desempeñar las siguientes atribuciones: a) La creación de códigos de clientes nuevos en el sistema y b) Análisis de expedientes de clientes que solicitan crédito y c) Realizar modificaciones a la base de datos de clientes porque tiene a su cargo funciones de seguimiento a clientes y cobros; lo que podría ocasionar que se escondan errores o se manipule la base de datos de los clientes en perjuicio de los intereses de la empresa.

INFORME DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL Guatemala, enero 15 de 2010 Señores Junta Directiva Comercializadora Vitallantas, S. A. Ciudad Estimados Señores: Hemos efectuado la Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros de la empresa Comercializadora Vitallantas, S.A., por el período del 01 de enero al 31 de diciembre del año 2008, en cumplimiento a la propuesta de fecha 21 de octubre del año 2009, aprobada por ustedes. El trabajo incluyo la evaluación de las actividades del Departamento de Créditos y Cobros para el otorgamiento de créditos a clientes hasta la recuperación de las cuentas por cobrar. I OBJETIVOS DEL TRABAJO

83

Auditoría Operacional La Auditoría Operacional al Departamento de Créditos y Cobros se realizó utilizando la metodología que indican los Boletines de Auditoría Operacional del Instituto Mexicano de Contadores Públicos, con el objetivo de efectuar la evaluación de las actividades de dicho departamento, determinar la efectividad de los procedimientos y recomendar las modificaciones de acuerdo a las necesidades de la empresa para mejorar el proceso de recuperación de las cuentas por cobrar. Específicos a) Conocer aspectos generales y la estructura organizacional de la empresa comercializadora de llantas, que puedan tener influencia en el proceso de recuperación de las cuentas por cobrar. b) Evaluar los procesos actuales para el otorgamiento de créditos y la realización del cobro. c) Proporcionar recomendaciones para mejorar las deficiencias encontradas. II

ALCANCE DEL TRABAJO

El trabajo se realizó por el período del 01 de enero al 31 de diciembre al año 2008. Se evaluó la eficiencia de la estructura organizacional del departamento de Créditos y Cobro, la eficiencia del procedimiento que se utiliza para otorgar crédito a un cliente, la eficiencia del procedimiento que se utiliza para facturación y la eficiencia del procedimiento que utiliza para recuperar las cuentas por cobrar. III

DEFICIENCIAS, EFECTOS Y RECOMENDACIONES

Los resultados de la evaluación realizada son los siguientes: 1. Procedimiento para evaluar y autorizar líneas de crédito nuevas. Se realizó la revisión del procedimiento que utiliza la empresa para análisis y autorización de líneas de crédito con base en expedientes de clientes autorizados durante el 2008. A continuación se detallan las deficiencias encontradas:

84

Auditoría Operacional No. de expendiente seleccionado

Nombre del cliente

Monto Crédito Autorizado

de

4

Técnica Universal, S.A.

205,000.00

12

Rentrak

300,000.00

18

María Hortencia Arenales

21

Juan Carlos Ríos

240,000.00

27

Transportes del Sur

Fortalezas

340,000.00

30

Sistemas y Equipos, S.A.

200,000.00

de

100,000.00

Deficiencias: a) No existía evidencia del análisis realizado para determinar la capacidad de pago del cliente. b) Ninguno de los expedientes revisados tenía completa la documentación que la empresa solicita para el análisis de créditos nuevos. c) Se confirmó que el monto de crédito autorizado lo determinó el Gerente Financiero Administrativo de acuerdo a su criterio, ya que no existe una política que indique estratos de clientes y límite de crédito por estratos. d) Dentro de la documentación que la empresa solicita al cliente para el análisis del crédito no se incluye un flujo de caja proyectado por un año.

85

Auditoría Operacional e) Se estableció que no se realiza una actualización periódica de la situación económicafinanciera-patrimonial y legal de los clientes con línea de crédito autorizada. Efecto: Debido a las deficiencias detectadas en el procedimiento de análisis y autorización de líneas de crédito existen en cuentas por cobrar saldos vencidos por un monto de Q. 475,835.27 que no se han recuperado por falta de liquidez de los clientes. A continuación se detalla la lista de clientes con saldos pendientes de pago por falta de liquidez:

Códi go

Nombre Cliente

Saldo al 31/12/2008

379

Saan International

37,918.00

390

Transportes y Servicios Corrección

398

Transportes Fortalezas del Sur

13,969.90

464

Transportes Terrestres y Aereos

250,950.50

587

Administradora de Servicios MU

43,629.28

623

Transportes Jag, S.A.

642

María Hortencia de Arenales

3 7,840.00

4 5 5 4 8,166.72

3 75,950.69 86

Auditoría Operacional 1 676

Rutas Aracely Calzada

878

Tesorería Municipal Zacapa

8,572.18

6 28,838.00

6 Total

475,835.27

Recomendaciones: a) El Jefe de Créditos y Cobros debe incluir dentro del listado de documentos a requerir a los clientes que solicitan crédito en la empresa, un flujo de caja proyectado por un año, para evaluar la disponibilidad de efectivo que tiene el cliente para cumplir con sus obligaciones. b) El Jefe de Créditos y Cobros debe realizar un análisis de la capacidad de pago de los clientes que solicitan se les autorice una línea de crédito, a través de razones financieras de liquidez, rentabilidad y endeudamiento basadas en los Estados Financieros comparativos del cliente sujeto a análisis. c) El Jefe de Créditos y Cobros debe desarrollar una matriz para evaluación de créditos que indique rangos de crédito y el tipo de riesgo que conlleva cada rango, especificando los requisitos que se le deben solicitar a cada cliente de acuerdo monto de crédito a otorgar. d) El Jefe de Créditos y Cobros debe solicitar se realice una actualización anual de la situación económica-financiera-patrimonial y legal de los clientes con crédito autorizado, que permita anticipar problemas que provoquen una reducción en la recuperación de la cartera de cuentas por cobrar. 2. Procedimiento para emisión de facturas por ventas al crédito. Se realizó la revisión del procedimiento que se utiliza para facturación. A continuación se detallan las deficiencias encontradas: 87

Auditoría Operacional Deficiencias: a) Se realizaron ventas al crédito a clientes sin límite de crédito disponible o con saldos vencidos por pagar a la empresa, autorizadas por el Gerente Financiero Administrativo. No existe una política que detalle el límite en monto de la Gerencia Financiera Administrativa para éste tipo de autorizaciones. A continuación se detallan las facturas detectadas con éstas características: Tipo Documento

Nombre del Cliente

Número de Factura

Fecha Emisión

Monto

FAC

Transportes Medina, S.A.

V-243240 18/02/2008

222,580.12

FAC

Transportes G

M-152358 22/05/2008

112,830.20

FAC

Comerciaizadora La X, S.A.

V-244640 25/05/2008

75,810.32

FAC

Transportes M-155158 12/12/2008 TransAmérica, S.A.

166,987.45

b) El Departamento de Créditos y Cobros no participa en las reuniones en las cuales el

vendedor y los clientes definen si existe algún documento o

procedimiento especial adicional requerido para asegurar la transparencia de la venta y garantizar el pago de las facturas en tiempo. c) Las facturas detalladas a continuación no tenían una cotización autorizada emitida por el cliente: Tipo Nombre del Cliente Número Documento de

Fecha Emisión

Monto

88

Auditoría Operacional Factura

FAC

Telgua

S-16711

05/02/2008

24,126.01

FAC

Transportes TransAmérica, S.A.

V-242540

16/02/2008

151,820.40

FAC

Transportes J Y M

S-16035

21/02/2008

34,171.27

FAC

Juan Carlos Ríos

V-246040

28/08/2008

31,620.10

FAC

Transportes Medina, M-155858 S.A.

15/12/2008

36,584.14

d) Las facturas detalladas a continuación no tenían constancia de recepción del producto por parte del cliente: Tipo Documento

Nombre del Cliente

Número de Factura

Fecha Emisión

Monto

FAC

Técnica Universal, S.A.

S-16011

04/02/2008

24,136.83

FAC

Luis Javier Morales

S-18811

14/08/2008

43,902.50

Efecto: Debido a las deficiencias detectadas en el procedimiento de facturación existen en cuentas por cobrar saldos vencidos por un monto de Q. 504,310.01 por documentación pendiente de completar para soportar la transparencia de la venta y saldos vencidos por ventas realizadas a clientes sin límite de crédito disponible autorizadas por la Gerencia Financiera Administrativa por un monto de Q. 2, 222,940.82. A continuación se detalla la lista de clientes que integran éstos saldos:

89

Auditoría Operacional Código

Nombre Cliente

Saldo al 31/12/2008

Cliente requiere documentación de soporte adicional 3547

INDE

92,453.62

6587

Telgua

127,406.39

8540

EMT Sub-total

284,450.00

Clientes sin disponible

504,310.01 límite

de

crédito

3658

Transportes TransAmérica, S.A.

721,769.57

5987

Transportes G

378,160.27

520

Transportes Medina, S.A. Sub-total Total

1,123,010.98 2,222,940.82 2,727,250.83

Recomendaciones: a) El Jefe del Departamento de Créditos y Cobros debe asistir a las reuniones en las cuales el

vendedor y los clientes definan si existe algún documento o

procedimiento especial adicional para asegurar la transparencia de la venta y garantizar el pago de las facturas en tiempo. b) La Junta Directiva debe autorizar una política que establezca un monto máximo a autorizar por parte de la Gerencia Financiera Administrativa, para ventas a clientes que ya sobrepasaron el límite de crédito autorizado o que tengan saldos vencidos sin pagar. Adicionalmente, se debe autorizar una política que establezca que para ventas que sobrepasen el límite autorizado a la Gerencia Financiera Administrativa, será necesario que un Comité de Créditos que puede estar conformado por el Jefe de Créditos y Cobros, el Auditor Interno y un miembro nombrado por la Junta Directiva, realicen el análisis del expediente del

90

Auditoría Operacional cliente y determinen si es viable autorizar una ampliación en el crédito previo a concretar la venta. c) El Gerente Financiero Administrativo debe autorizar, publicar y aplicar sanciones a los vendedores que realicen una venta al crédito sin cumplir con cada uno de los pasos que establece el procedimiento que la empresa tiene vigente para éste tipo de facturación. 3. Procedimiento para realizar la recuperación de las cuentas por cobrar. Se realizó la revisión del procedimiento que se utiliza para el cobro de ventas al crédito. A continuación se detallan las deficiencias encontradas: Deficiencias: a) Las facturas por ventas al crédito no son entregadas al departamento de créditos y cobros un día después de su emisión para que se inicie el proceso de solicitud de contraseña y posteriormente de cobro, tal como lo establece el procedimiento vigente.

A continuación se detallan las

facturas que fueron

entregadas para proceso de cobro varios días después de su facturación.

No.

Nombre del Cliente

No de factura

Monto

Tiempo entre fecha de facturación y fecha de entrega a depto cobros

1

Transportes TransAmérica, S.A.

S-12521

11,650.59

15 días

2

Transportes J Y M

S-14035

27,630.06

10 días

3

Luis Javier Morales

S-15212

38,117.25

6 días

4

Transportes Fortalezas del Sur

S-15512

33,064.72

8 días

91

Auditoría Operacional 5

Imitaciones Especiales, S.A.

M-151281

59,696.01

4 días

b) Las asistentes de créditos y cobros se reúnen quincenalmente con el Gerente Financiero Administrativo para discutir los problemas de cobro de la cartera de cuentas por cobrar. Se considera que ese lapso de tiempo es muy amplio y no permite otorgar el seguimiento y apoyo oportuno para solucionar los problemas que presente la cartera. c) Se verificó que no se envían mensualmente estados de cuenta a todos los clientes de la compañía. Efecto: La rotación de cuentas por cobrar de la empresa se encuentra en 82 días debido a que existe un total de Q.4, 111,343.60 que representan el 19.62% de la cartera de clientes con saldos vencidos a más de 60 días, porque no se realiza un seguimiento oportuno de los problemas que existen para concretar los cobros a los clientes.

A continuación se detalla una muestra de los clientes que componen éste saldo vencido: Código del Saldo al Nombre Cliente 31/12/2008 Cliente 3547

INDE

92,453.62

3658

Transportes TransAmérica, S.A.

721,769.57

3985

Transportes Fortalezas del Sur

13,969.90

4645

Transportes Terrestres y Aereos

250,950.50

5641

Ancass

125,810.81

5874

Administradora de Servicios MU

43,629.28

5956

Transportes Santa Luisa

156,743.37 92

Auditoría Operacional 5987

Transportes G

378,160.27

6120

Transportes Tala

93,109.00

6284 8540

Repuestos Pullman Teja, S.A. EMT

40,538.40 284,450.00

Recomendaciones: a) El Jefe de Créditos y Cobros debe solicitar se implemente en el sistema de cuentas por cobrar un reporte diario que indique el detalle de facturas por ventas al crédito por cada segmento de la cartera de cuentas por cobrar, para que cada asistente de créditos

y cobros pueda imprimirlo y chequear qué

ventas al crédito se realizaron y así determinar qué facturas por ventas al crédito aún no les han sido entregadas para proceso de cobro. Éste reporte les permitirá contar con más tiempo para solucionar problemas que puedan interferir en la realización del cobro de acuerdo a la política de la empresa. b) La reunión para revisión de los saldos de la cartera de cuentas por cobrar debe llevarse a cabo semanalmente por parte de las 4 asistentes y el Jefe de Créditos y Cobros. Se recomienda que las asistentes de créditos y cobros presenten en ésta reunión un

informe de las facturas que presentaron

problemas al momento de enviarse a cobro.

Este informe y su continuo

seguimiento permitirá que el jefe de departamento conozca los puntos en los cuales debe enfocarse para alcanzar las metas de

cobro que se hayan

planificado y evitar que existan saldos fuera de la política de crédito de la empresa. c) Las asistentes de créditos y cobros A, B, C y D deben cumplir con enviar mensualmente estados de cuenta a los clientes y realizar el seguimiento de posibles diferencias para subsanar los problemas de manera oportuna. 4. Ajuste a reserva de cuentas incobrables.

93

Auditoría Operacional Deficiencia: La provisión de cuentas incobrables registrada en el Balance General al 31 de diciembre es el 3% que permite la Ley del Impuesto Sobre la Renta, sin embargo se determinó que existe una insuficiencia en la reserva de cuentas incobrables de Q. 755,488.02, tal como se muestra a continuación:

5. Detalle de valuación realizada: Según empresa Concepto Saldo cuentas por cobrar al 31/12/2008 Porcentaje máximo permitido por la ley del ISR Reserva Cuentas Incobrables

20,953,491.61 3% 628,604.75

Según auditoría De acuerdo a Normas Internacionales de Información Financiera debe provisionarse el valor por el riesgo existente a la fecha dentro del estado financiero. (‐) Saldos considerados incobrables que no fueron ajustados por la empresa (782,446.69) (‐) Saldos de clientes sin liquidez

(475,835.27)

(‐) Saldos de clientes en cobro judicial

(125,810.81)

Insuficiencia en reserva de cuentas incobrables al 31/12/2008

(755,488.02)

Efecto: No se muestra el saldo real de las cuentas por cobrar al 31 de diciembre del año 2008.

94

Auditoría Operacional Recomendación: El Jefe de Créditos y Cobros nombrado debe solicitar la autorización del Gerente Financiero Administrativo para ajustar la reserva de cuentas incobrables de acuerdo a la insuficiencia detectada.

6. Procedimiento para emisión de notas de crédito Deficiencia: No existe un formato pre-impreso para documentar el motivo de la emisión y el proceso de autorización de las notas de crédito. Efecto: No existe un formato de control que documente las razones de la emisión y autorización de las notas de crédito, por lo que existe el riesgo que se emitan documentos de éste tipo en contra de los intereses de la empresa. Recomendación: Implementar un procedimiento y un formato para documentar la solicitud y autorización de notas de crédito.

En el anexo 1 de éste informe se hace una propuesta del

procedimiento y formato para la solicitud y autorización de notas de crédito. 7. Funciones del Gerente Financiero Administrativo Deficiencia: El Gerente Financiero Administrativo es el responsable directo del Departamento de Créditos y Cobros sin embargo existen funciones que él debería desempeñar tales como: a) Análisis de expedientes para créditos nuevos, b) Revisión de garantías de créditos, c) Custodia de expedientes de clientes, d) Aplicación de intereses por pagos

95

Auditoría Operacional atrasados, d) Realizar visitas a clientes para asegurar la recuperación la cuenta corriente, e) Realizar modificaciones a la base de datos de clientes, que sus funciones como Gerente Financiero Administrativo no le permiten desempeñar. Efecto: Inadecuado seguimiento a los objetivos y problemas que pueda presentar el Departamento de Créditos y Cobros al no contar con una persona que tenga la totalidad de su tiempo disponible para revisar procedimientos de trabajo e implementar los cambios que considere adecuados para mejorar su funcionamiento. Adicionalmente no existe una adecuada segregación de funciones ya que la Asistente de Créditos y Cobros a desempeña funciones tales como análisis de expedientes para créditos nuevos y modificaciones a los códigos de los clientes, qué por control interno no concuerdan con sus funciones de seguimiento de cobros y atención a clientes. Recomendación: El departamento debe tener un jefe de créditos y cobros que reporte al Gerente Financiero Administrativo para garantizar la adecuada atención a los problemas y objetivos fijados. En el anexo número 2 de éste informe se presenta la propuesta del detalle de funciones que podría tener a cargo la plaza de Jefe de Créditos y Cobros. 8. Atribuciones de los mensajeros de créditos y cobros Deficiencia: Los mensajeros del departamento de Créditos y Cobros tienen asignado recoger o entregar documentación de carácter administrativa que les soliciten del Departamento de Contabilidad o Gerencia General que no tienen relación con el proceso de cobro. Efecto: Debido a que es una actividad establecida como atribución, se les solicita cumplan con estas actividades adicionales a la ruta de cobro, lo que les resta el tiempo disponible

96

Auditoría Operacional para visitar a los clientes, afectando la recuperación de la cartera de cuentas por cobrar. Recomendación: Dentro de las atribuciones de los mensajeros de Créditos y Cobros no debe contemplarse realizar actividades de otros departamentos ya que los desvían de su objetivo principal que es la recolección de los pagos de los clientes.

9. Documentación de Políticas y Procedimientos del Departamento de Créditos y Cobros. Deficiencia: Como resultado de la revisión se confirmó que las políticas y procedimientos de la empresa y por lo tanto del departamento de créditos y cobros, así como los cambios o actualizaciones a estas políticas y procedimientos no están por escrito, son verbales y se transmiten de persona a persona. Efecto: Los cambios o modificaciones a los procesos para otorgar créditos o realizar cobros no llegan a todas las personas involucradas en el proceso en tiempo, causando atrasos en las actividades por desconocimiento del procedimiento. Recomendación: Debido a la importancia que tienen las políticas y procedimientos, se sugiere que la Gerencia Financiera Administrativa contrate los servicios de un especialista que realice el diseño e implementación de estos procedimientos, para que el personal del departamento de créditos y cobros

cuente con un documento de referencia para

consulta. Además, es necesario que la Gerencia Financiera Administrativa informe a todos los empleados involucrados en los procesos los cambios que modifiquen algún procedimiento que se encuentre vigente.

97

Auditoría Operacional Atentamente,

CPA Consultores, S.C. Lic. Ana Lucía Pirir Elvira Socia Directora ANEXO No. 1 1.1 Propuesta: Procedimiento para autorizar la emisión de notas de crédito. PROCEDIMIENTO PARA EMISIÓN DE NOTAS DE CRÉDITO 1. OBJETIVO Establecer el procedimiento a seguir por los empleados que soliciten la emisión de una nota de crédito a fin de documentar y validar la procedencia de la misma. 2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN Las notas de crédito se emitirán a favor del cliente en los casos siguientes: •

Por devoluciones de llantas efectuadas por el cliente por desperfectos de fábrica.

•

Por descuentos otorgados al cliente no fueron aplicados en la factura.

•

Por la aplicación de descuentos de menor porcentaje al autorizado.

•

Por diferencias de más en el precio del producto vendido.

•

Otras que se demuestren que son necesarias.

3. PROCESO PARA SOLICITAR AUTORIZACIÓN Y EMISIÓN DE LA NOTA DE CRÉDITO. 3.1 El área de ventas o créditos y cobros deberán solicitar la autorización mediante el formato de “Solicitud de Nota de Crédito”. 98

Auditoría Operacional 3.2 El formato de solicitud deberá estar firmado por la persona que solicita la emisión de la nota de crédito, por el Jefe de Créditos y Cobros y por el Gerente Financiero Administrativo. 3.3 Al momento que el formato esté autorizado el facturadora procederá a emitir la nota de crédito. 3.4 El original de la nota de crédito se entregará al cliente y a la vez se solicitará firme la copia como constancia de entrega. La solicitud de la nota de crédito y la copia firmada por el cliente se enviarán a archivo. 1.2 Propuesta: Formato para autorizar la emisión de notas de crédito.

99

Auditoría Operacional

SOLICITUD NOTA DE CRÉDITO ( Antes de dos meses de emitida la factura

)

Número Correlativo:

Fecha:

Empresa: Nit: Contacto:

Fax: Teléfono:

Descripción del producto: No. Factura

Fecha

Valor

Razón de la solicitud

Observaciones:

Solicita:

( f).__________________

Autoriza (Jefe de Créditos y Cobros):

( f).__________________

Autoriza (Gerente Financiero Administrativo):

( f).__________________

ANEXO NO. 2 PROPUESTA DESCRIPTOR DEL PUESTO DE JEFE DE CRÉDITOS Y COBROS 100

Auditoría Operacional Objetivo: Eliminar las actividades que actualmente realiza el Gerente Financiero Administrativo como jefe directo del Departamento de Créditos y Cobros, al colocar un jefe al frente del departamento que tenga como funciones específicas trabajar para alcanzar los objetivos que se le establezcan al departamento de acuerdo a la planes de la compañía. Nivel de educación: • •

Licenciatura en Administración de Empresas o

Ingeniero Industrial.

Experiencia: •

Mínimo de 5 años de experiencia en el área de créditos y cobros.

De

preferencia con conocimiento sobre el área de la empresa. Jefe inmediato: Gerente Financiero Administrativo. Responsabilidades: •

Velar por el adecuado funcionamiento del departamento de créditos y

cobros. • •

Supervisión de los asistentes.

Emisión de reportes a gerencia financiera y gerencia general.

Funciones: •

Junto al comité de créditos será el encargado de la autorización de los créditos otorgados a clientes especiales previo análisis.

•

Análisis de expedientes de clientes que solicitan autorización de crédito.

•

Programar, planear y realizar los cobros a clientes.

101

Auditoría Operacional •

Tener la autoridad para solucionar problemas con clientes en relación a los créditos.

•

Acceso para realizar cambios en las bases de datos de clientes, por ejemplo, cambios de dirección, razón social, ampliación de crédito.

•

Coordinar el seguimiento a clientes morosos y de los que se consideren incobrables, trasladar un informe a contabilidad para la depuración contable, con la autorización previa de la Gerencia Financiera.

•

Revisar la información que preparen sus asistentes.

•

Revisión de garantías de créditos

•

Custodia de expedientes de clientes.

•

Mantener los días de crédito de acuerdo a las políticas de crédito de la compañía.

•

Aplicación de intereses por pagos atrasados.

102

Auditoría Operacional CONCLUSIONES 1) El propósito del Boletín No. 1, Esquema Básico de la Auditoria Operacional, es eliminar divergencias que hayan existido e identificar polémicas que ayudan al objetivo que el contador público presta cuando examina o estudia a la entidad para incrementar la eficiencia y apoyo a las entidades para presentar recomendaciones para simplificar el trabajo. 2) El alcance la Auditoria Operacional es evaluar el desempeños y determinar qué tipos de investigaciones adicionales deben hacerse para lograr avances y así los encargados de las aéreas sean sometidos a evaluación para que las operaciones sean acorde a las funciones tradicionales y obtener los resultados deseados. 3) Llevar a cabo una auditoria operacional de ventas es sumamente necesario para una organización, considerando que el departamento de ventas, es el encargo de la generación de fuentes de trabajo y la principal donde se cumplen los objetivos económicos. 4) La actividad principal de Cobranzas es la recuperación de los precios de los productos que se brindaron a los clientes por medio del crédito. se requiere por parte de la empresa que incluye esta actividad en sus operaciones, la coordinación de objetivos, políticas y procedimientos, tendientes a lograrla eficiencia de esta operación de recuperación del crédito.

5) La Auditoría Operacional de la Administración de Recursos Humanos, lleva como objetivo determinar la capacidad del su personal para manejo de sus operaciones. 6) La auditoría operacional de los centros de procesamiento de datos es importante ya que califica y evalúa el cumplimiento de los estándares y métodos con respecto al procesamiento de la información.

ii

Auditoría Operacional 7) El departamento de créditos y cobros de una empresa comercializadora de llantas es aquel que ayuda a alcanzar los objetivos de toda empresa en el área de créditos y cobros, tal como generar flujos de efectivo al realizar efectivamente la cobranza. Para lograrlo es importante que los procedimientos que se utilicen se encuentren documentados adecuadamente y sean transmitidos de forma apropiada al personal involucrado 8) El Contador Público y Auditor en la Auditoria Operacional de la Administración de Inventarios, debe examinar las actividades que la integran, a efecto de identificar problemas, deficiencias y oportunidades de mejorar los controles operacionales existentes, con la finalidad de incrementar su eficiencia operativa. 9) La auditoría operacional de los sistema de administrativos de información tiene una importancia en una entidad que desea lograr sus objetivos y crecer en sus operaciones y uno de los pasos para llegar a ellos es sabiendo que los informes que le proporcionan es fiable y que viene de un sistema excelente de información.

iii

Auditoría Operacional RECOMENDACIONES 1) Es muy importante que el objetivo, alcance y aplicación de la auditoria operacional así como su relación y diferenciación con la auditoría interna, interna y consultoría sean aplicados por parte de las administraciones para que se consiga detectar problemas y así poder proporcionar las soluciones para evitar obstáculos a la eficiencia. 2) La auditoria operacional es recomendable hacerla con frecuencia a fin de que rinda sus mejores frutos al encontrar las deficiencias y hacer así las correcciones y obtener mejores resultados al mismo tiempo determinar de esta manera la confianza en los resultados y en tiempo mínimo y no cuando ya no tenga solución alguna. 3) El CPA debe conocer las políticas de la empresa y del departamento de ventas con el fin de contar con el conocimiento de los objetivos de la entidad y que sus recomendaciones y observancias vayan de la mano. 4) El alcance de la Auditoria Operacional de Cobranzas nos ayuda a obtener los objetivos, generales de la empresa que toma en cuenta la metodología las técnicas los instrumentos y técnicas que el Contador Público y Auditor posee para la realización de la misma.

5) La administración debe proponer programas de capacitación constantemente, así como determinar pruebas que permitan confiar que el personal ha aprendido bien la tarea que

deberá desempeñar.

6) El auditor debe sugerir planes de acción para mejorar la calidad de la información que se obtiene a todos los niveles de la organización. 7) El Contador Público y Auditor como asesor en el desarrollo

de una

auditoria

operacional al departamento de créditos y cobros de la empresa comercializadora de iv

Auditoría Operacional llantas, debe recomendar modificaciones de acuerdo a las necesidades de la empresa, utilizando como metodología de trabajo: la familiarización, visita a las instalaciones, entrevistas, examen de documentación

8) Es recomendable que el Contador Público y Auditor examine las actividades que integran la administración de inventarios, identificar los problemas, deficiencias y oportunidades de mejoras existentes en la administración de inventarios.

9) Se recomienda que las empresas tomen en cuenta que una de sus prioridades debe de ser su información ya que sin una información bien calificada y resguardada difícilmente podrán llega sus objetivos.

v

Auditoría Operacional BIBLIOGRAFÍA El presente trabajo de investigación basado en:  Instituto Mexicano de contadores públicos, Comisión de Auditoría Operacional, BOLETINES DE AUDITORIA OPERACIONAL, México. Décimo Segunda Edición, año 2005, 75 pp. Cuya versión en línea se encuentra en el siguiente link http://www.monografias.com/trabajos-pdf4/boletines-auditoria-operacional/boletinesauditoria-operacional.pdf

vi

Auditoría Operacional

ANEXOS

Auditoría Operacional

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS JORNADA PLAN FIN DE SEMANA SEMINARIO DE AUDÍTORIA El presente documento tiene fines estrictamente académicos, y su objetivo principal es contribuir con el conocimiento al formular preguntas sobre el tema que a continuación se describe: 

AUDITORÍA OPERACIONAL

1. ¿Qué es la auditoría operacional de acuerdo al boletín No. 1, del Instituto Mexicano de Contadores Públicos? Es el servicio que presta el Contador Público cuando examina ciertos aspectos administrativos, con la intención de hacer recomendaciones para incrementar la eficiencia operativa de la entidad. 2. ¿Qué comprende la Auditoría Operacional para obtener resultados y saber si han logrado o no los objetivos propuestos? El examen y evaluación de la planeación, organización, dirección y control interno administrativo; de la eficacia, eficiencia, y economía con que se han empleado los recursos humanos, materiales y financieros 3. ¿Qué significa en Auditoria Operacional las tres “E”? Eficacia, Eficiencia y Economía.

4. ¿Cómo se aplica la eficacia en la auditoría operacional? Consiste en alcanzar los objetivos propuestos, las metas programadas, o los resultados deseados por la administración del negocio, de tal forma que las vii

Auditoría Operacional actividades, operaciones, proyectos, programas y gestiones, sean efectivas. 5. ¿Qué son Metas Cuantitativas? Son aquellas que son medibles y cuantificables para un determinado periodo de tiempo, este tipo de metas debe estar claramente señalado en la programación de operaciones de cada año. 6. ¿Qué son Metas Cualitativas? Son metas difíciles de cuantificar porque están influenciadas por la subjetividad. Este tipo de metas corresponde a los objetivos de los diferentes programas que deben desarrollar en la empresa y su medición presenta mayor dificultad, que de las metas cuantitativas. 7. ¿Es el criterio principal que fundamenta la auditoría operacional, pues relaciona la productividad de las operaciones, con un estándar de desempeño a una medida que se utiliza para criterio de comparación? Eficiencia 8. ¿Qué es la economía desde el punto de vista de la auditoría operacional? Consiste en el desarrollo de las operaciones al costo mínimo posible, o sea gastar solamente lo razonablemente necesario o prudente para alcanzar un objetivo, meta o resultado deseado. 9. ¿De un ejemplo de objetivo a corto plazo de la Auditoria Operacional? Diagnosticar y formular recomendaciones profesionales para mejorar la eficacia, la economía y la eficiencia de las operaciones involucradas en los hallazgos, este objetivo se logra al finalizar un trabajo de auditoría operacional. 10. ¿De un ejemplo

de objetivo a

mediano y largo plazo de la Auditoria

Operacional? Es lograr la prosperidad razonable de la empresa o entidad. La prosperidad razonable de una empresa pública de carácter mercantil se observará en la mejora

viii

Auditoría Operacional de los beneficios económicos y en una entidad u organismo público en la mejora de la prestación del servicio a la comunidad. 11. ¿De dos ejemplos de objetivos específicos de la Auditoria Operacional? 

Comprobar si las operaciones se llevan de manera efectiva, eficiente y económica.



Evaluar si las políticas de la administración responden y son congruentes con los planes generales y específicos establecidos en función de las metas y objetivos de la empresa.

12. ¿Mencione los campos de aplicación que podemos mencionar en la Auditoria Operacional? a) Compras b) Ventas c) Cobranzas d) Administración de recursos humanos e) Centros de proceso electrónico f) Otorgamiento de crédito g) Administración de inventario h) Sistemas administrativos de información.

13. ¿Cuál es la importancia de aplicar la Auditoria Operacional? Conocer los problemas que dificultan el desarrollo operativo y obstaculizan el crecimiento de la empresa. Valorar la importancia de los problemas, encontrar sus causas y proponer soluciones adecuadas e implantarlas. 14. Escriba tres funciones de la Auditoria Operacional 

Verificar que se establezcan planes, objetivos y metas; y evaluar los procedimientos utilizados por la empresa para controlar su grado de cumplimiento.

ix

Auditoría Operacional 

Examinar el grado de eficiencia y eficacia en la organización y operación de la



empresa. Dar seguimiento de campo a los informes para comprobar el cumplimiento de las recomendaciones emitidas por la auditoría.

15. ¿La Auditoria Operacional con que otros tipos de Auditoria se puede relacionar? Con la auditoría interna Con la auditoría externa Con la auditoría administrativa

16. ¿Cuáles son los niveles que el contador público puede practicar como apoyo a las a las entidades de acuerdo al Boletín No. 1 de Auditoria Operacional? Opinión Participación Implantación 17. ¿Cuál es el alcance de la auditoria operacional de ventas? Este da orientaciones acerca de algunos instrumentos, técnicas y procedimientos de que puede valerse el auditor para llevar a cabo la auditoria operacional de ventas. 18. ¿Parte de la metodoliga operacional de ventas que se encarga de realizar un estudio del entorno económico, social, político y legal de la entidad? Familiarización 19. Mencione un objetivo de la Auditoria Operacional de Cobranza: Que al efectuarla cobranza se promuevan las ventas y se mantenga la buena voluntad de los clientes. 20. ¿Cuáles son las actividades que abarca la administración de Recursos Humanos de acuerdo al boletín

No, 6 de Auditoria

Operacional?  Contratación y despido de personal x

Auditoría Operacional  Administración de sueldos y salarios  Relaciones industriales  Organización, capacitación y desarrollo. 

Servicio a empleados.

 Vigilancia del régimen legal. 21. ¿Técnica de mayor uso en una Auditoría Operacional de la Administración de Recursos Humanos? Entrevista 22. ¿Qué es lo que debe considerar el auditor al visitar la instalaciones del centro PED? Adecuada ubicación de las áreas físicas del centro de PED en relación con aspectos como el aire acondicionado, iluminación, instalaciones y todo componente físico necesario para el bienestar y comodidad de los usuarios del sistema 23. ¿Cuáles son los aspectos que integran la metodología para realizar una auditoria operacional de otorgamiento de crédito?    

Familiarización Visita a las instalaciones Entrevistas Examen de Documentación

24. ¿Con que boletín está relacionado el otorgamiento de crédito? Con el boletín No. 5 Cobranzas 25. ¿A que debe hacer referencia el informe de auditoría operacional de otorgamiento de crédito? Debe hacer referencia a la carencia o incumplimiento de objetivos, políticas, procedimientos e informes 26. Mencione el número de boletín que establece los lineamientos básicos que deben tomarse en cuenta para llevar a cabo una auditoría operacional, de la administración de inventarios, en empresas industriales y comerciales de tipo común:

Boletín Número 9.

27. ¿Cuál es el objetivo de la Auditoria Operacional de las Administración de Inventarios? Examinar las actividades que la integran, con el propósito de xi

Auditoría Operacional identificar problemas, deficiencias y oportunidades de mejorar los controles operacionales existentes, a fin de incrementar su eficiencia operativa 28. ¿Qué deberá el auditor tomar en cuenta en una entrevista según el boletín No. 10 de Auditoría Operacional? El auditor operacional deberá asegurarse de la validez de los puntos detectados en el análisis y su efecto respecto de los objetivos de la empresa. 29. ¿Cuál

es el objetivo de la fase

I de estudio preliminar en el proceso de

Auditoria Operacional? Es el de obtener información sobre la entidad, organismo o empresa pública. 30. ¿Cuál es el objeto de la fase II, Compresión de la Entidad a Auditar en ese proceso de Auditoria Operacional? En esta etapa el auditor debe examinar la información recopilada en la etapa anterior con la finalidad de determinar y analizar los objetivos, políticas y normas de la entidad, organismo o empresa pública. 31. ¿Cuáles son los elementos de un Control interno operacional para una entidad o de un área determinada de acuerdo a la fase III de una Auditoria Operacional?  El Desarrollo de los objetivos  La medición de los resultados  Comparación del rendimiento actual o real con los objetivos y metas propuestas  Análisis de las causas de las diferentes desviaciones  La determinación de la acción gerencial apropiada  La toma de acción  Revisión continúa 32. ¿Cuándo hablamos que son las sugerencias presentadas por el Auditor para corregir o mejorar la eficacia, economía y eficiencia de las operaciones involucradas en el hallazgo. A que nos referimos? Las Recomendaciones 33. ¿Qué es el informe de auditoría operacional? xii

Auditoría Operacional El informe final es el producto de la auditoría practicada y frecuentemente es lo que esperan con interés los responsables de la administración de la empresa, su contenido

debe

ser

objetivo

indicando

los

problemas

detectados

y

las

recomendaciones pertinentes. 34. ¿Cuáles son las técnicas aplicables para la Auditoria Operacional? Estudio General La Observación Descripciones Entrevista Cuestionario Método Gráfico

xiii