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• Rey Marroquín

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CAPITULO I ASISTE LIBROS

1.1 Definición Asiste Libros es una herramienta de uso práctico, cómodo y claro, dirigido a todas las personas que deben llevar un control computarizado de sus compras y ventas. Facilita la generación de un archivo para su posterior envío electrónico por medio de BancaSAT.1 Permite el registro computarizado de los Libros de Compras y Ventas del IVA, la impresión de los libros en hojas movibles y la importación de información desde otro sistema que se utilice.

Además, permite generar archivos electrónicos para su transmisión a través de BancaSAT o presentarlos en medios electrónicos, cuando así lo requiera la Administración Tributaria.

1.2 Historia Mediante el Acuerdo de Directorio 13-2005 de la Superintendencia de Administración Tributaria, publicado el veintisiete de abril de dos mil cinco, crea e indica que la herramienta “Asiste Libros” debe ser utilizada por los contribuyentes del Impuesto al Valor Agregado, para lo cual deben operar y proporcionar electrónicamente a la SAT, los datos relativos al libro de Compras de Bienes y Servicios Recibidos y Libro de Ventas y Servicios prestados. A partir de la vigencia de dicho Acuerdo, el 28 de abril de 2005, los trescientos contribuyentes especiales más grandes, deben hacer uso obligatorio de la herramienta y trasmitir la información por vía electrónica a partir del periodo impositivo del IVA que inicia en mayo de 2005. Indica también que la SAT a través de resoluciones del Superintendente incorporará en forma guadual a los demás contribuyentes del IVA al uso obligatorio de “Asiste Libros”, sin perjuicio de incorporar a los contribuyentes que quieran hacer uso voluntario de la herramienta.

1

Es el sistema de presentación y pago de tributos en forma electrónica, que opera a través de los bancos autorizados por SAT, utilizando los servicios de banca en línea

1.3 Base Legal A) SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA

ACUERDO DE DIRECTORIO NÚMERO 013-2005 La secretaría del Directorio de la Superintendencia de Administración Tributaria, CERTIFICA: Que ha tenido a la vista el Acuerdo de Directorio Número 013-2005, emitido en el Punto No. 5 del Acta No. 029-2005 de la Sesión del Directorio de fecha once de abril del año dos mil cinco que textualmente dice: “ACUERDO DE DIRECTORIO NÚMERO 013-2005 EL DIRECTORIO DE LA SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRACION TRIBUTARIA CONSIDERANDO: Que la Superintendencia de Administración Tributaria debe implementar los mecanismos de control y verificación que le permitan establecer con precisión el correcto cumplimiento de las obligaciones tributarias para combatir y erradicar la evasión tributaria. Para el efecto la Superintendencia de Administración Tributaria está facultada por la Ley para obtener información de los contribuyentes, independientemente que para ello ponga a disposición la utilización de herramientas electrónicas que simplifiquen los procesos de entrega y presentación de información.

CONSIDERANDO: Que el artículo 98 numerales 1 y 3 del Código Tributario, contenidos en el Decreto número 6-91 del Congreso de la República, expresamente facultan a la Administración Tributaria a requerir informe de cualquier persona individual o jurídica, esté o no inscrita como contribuyente o responsable, así como a verificar el contenido de las declaraciones e informaciones por los medios y procedimientos legales y técnicos de análisis e investigación que estime convenientes, con el fin de establecer con precisión el hecho generador y el monto de los tributos. CONSIDERANDO: Que el artículo 100 numerales 1 y 2 del Código Tributario, contenido en el Decreto aludido, en el considerando anterior, establece entre las facultades

de fiscalización e investigación de la Administración Tributaria, la de utilizar como base para establecer su verdadera situación tributaria, los libros, documentos, archivos o sistemas de contabilidad del contribuyente que se relacionan con sus actividades económicas y financieras, pudiendo revisar los mismos por medios magnéticos, ópticos y cualquier otra forma de almacenamiento digital del contribuyente.

POR TANTO: Con base en las facultades que le confieren los artículos 3, incisos a), d), h), e i) y 7 inciso e) del Decreto número 1-98 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Superintendencia de Administración Tributaria.

ACUERDA: Crear la herramienta electrónica denominada “Asiste Libros”.

1.3.1 DENOMINACIÓN ARTÍCULO 1. Denominación. Establecer la herramienta electrónica denominada “Asiste Libros”, destinada al registro, operación y entrega electrónica de los datos contendidos en los libros de compras de bienes y servicios recibidos y ventas de bienes y servicios prestados.

1.3.2 CONTRIBUYENTES OBLIGADOS ARTÍCULO 2. Contribuyentes obligados. La herramienta debe ser utilizada por los contribuyentes del Impuesto al Valor Agregado, para lo cual deben operar y proporcionar electrónicamente a la Superintendencia de Administración Tributaria los datos relativos al libro de compras de bienes y servicios recibidos y libro de ventas y servicios prestados.

1.3.3 OBJETO ARTÍCULO 3. Formato, generación y envío de archivos electrónicos. Los formatos de los archivos a generar a través de “Asiste Libros” y la transmisión de los mismos,

serán por medios electrónicos u otro medio distinto al papel autorizado por la Superintendencia de Administración Tributaria.

ARTÍCULO 4. Acuse de recibo. La Superintendencia de Administración Tributaria emitirá como constancia de la aceptación o rechazo de la presentación de los archivos generados a través de “Asiste Libros”, un comprobante que acreditará cualquiera de las circunstancias antes indicadas. Dicho comprobante, será remitido por la misma vía al contribuyente. En el momento de la presentación, se procederá a la lectura, validación y grabación de la información. De comprobarse errores, inconsistencias o archivos defectuosos, la presentación será rechazada, generándose un comprobante de tal situación.

En caso de efectuarse una rectificación de la información presentada, se consignarán en ella todos los registros y conceptos contenidos en el original, incluso aquéllos que no hayan sufrido modificaciones.

1.3.4 PLAZO ARTÍCULO 5. Plazos de transmisión y entrega de datos. Los contribuyentes que deben proporcionar los datos a que se refiere este Acuerdo, deberán presentarlos a partir del período impositivo que inicia en mayo del año dos mil cinco, dentro de los dos meses calendarios siguientes al vencimiento de cada período impositivo.

1.3.5 SANCIONES ARTÍCULO 6. Incumplimiento. El incumplimiento de lo establecido en los artículos 2, 4 y 5 de este Acuerdo será sancionado conforme lo preceptuado en el artículo 93 del Código Tributario, Decreto número 6-91 del Congreso de la República.2 2

Multa equivalente al uno por ciento (1%) de los ingresos brutos obtenidos por el contribuyente durante el último período mensual, trimestral o anual declarado en el régimen del impuesto a fiscalizar. Cuando la resistencia sea de las que se constituyen en forma inmediata, la sanción se duplicará.

1.3.6 DISPOSICIONES FINALES ARTÍCULO 7. Transitorio. La Superintendencia de Administración Tributaria deberá comunicar a los trescientos contribuyentes especiales más grandes, que deben hacer uso de dicha herramienta y transmitir la información de conformidad a lo establecido en los artículos 3 y 5, del presente Acuerdo, a partir de la vigencia del mismo. La Administración Tributaria, a través de resoluciones del Superintendente, deberá incorporar en forma gradual a los demás contribuyentes del Impuesto al Valor Agregado, al uso de la herramienta electrónica “Asiste Libros”, en la forma que lo estime conveniente, sin perjuicio de incorporar a los contribuyentes que quieran hacer uso voluntario de esta herramienta.

ARTÍCULO 8. Vigencia. El presente acuerdo entrará en vigencia el día siguiente de su publicación en el Diario de Centro América, órgano oficial del Estado. Dada en la ciudad de Guatemala a los catorce días del mes de abril de dos mil cinco.

B) El Acuerdo de Directorio de la Superintendencia de Administración Tributaria Número 025-2005 modifica el Acuerdo de Directorio número13-2005, adicionando con respecto al artículo 7, lo siguiente:

ARTICULO 7. "A". Transitorio. Se faculta al Superintendente de Administración Tributaria para que, en casos excepcionales debidamente justificados, conceda prórroga del plazo a aquellos contribuyentes que conforme al Acuerdo número 13-2005 del Directorio de la Superintendencia de Administración Tributaria, deban transmitir la información descrita en los artículos 3 y 5 del citado Acuerdo, utilizando la herramienta "Asiste Libros".

Los contribuyentes interesados en obtener la prórroga del plazo para el uso de la herramienta "Asiste Libros", así como para la entrega de la información relacionada en el párrafo anterior, deberán presentar por escrito una solicitud ante la Superintendencia de Administración Tributaria, justificando de forma

fehaciente el motivo por el cual solicita la referida prórroga, así como el tiempo estimado para solventar la situación que originó su solicitud.

* Adicionado por el Artículo 1 del Acuerdo Número 025-2005 el 13-09-2005.

C) El Acuerdo de Directorio de la Superintendencia de Administración Tributaria Número 038-2005 modifica el Acuerdo de Directorio número13-2005, respecto a los contribuyentes del Impuesto al valor agregado, obligados al uso de la herramienta estableciendo e incorporando al artículo 2:

1. Los contribuyentes que las ventas o prestación de servicios que sean por un monto igual o mayor a Q. 500,000.00 en un mismo mes calendario. 2. Los contribuyentes que las ventas o prestación de servicios sean por un monto igual o mayor a cincuenta mil quetzales (Q. 50,000.00), para el caso de los comercializadores de combustibles derivados del petróleo. D) De acuerdo a la Resolución SAT-S-379-2009 del Superintendente de Administración Tributaria, resuelve incorporar a los Contribuyentes Especiales Medianos que estén calificados como tal por la Administración Tributaria a partir del ejercicio fiscal 2009, al uso obligatorio de la herramienta electrónica “Asiste Libros y transmitir la información electrónicamente a partir del periodo Impositivo de julio 2009, conforme el plazo estipulado en el artículo 5 del acuerdo de Directorio número 013-2005, o sea dentro de los dos meses calendario siguientes al vencimiento de cada periodo impositivo.

E) De Conformidad a la Resolución SAT-S-764-2009 del Superintendente de Administración Tributaria resuelve Incorporar a los contribuyentes del Impuesto al Valor Agregado, sean personas individuales o jurídicas que se dediquen a la exportación de bienes y que solicitan la devolución de crédito fiscal del Impuesto al Valor Agregado, a través de los diferentes regímenes establecidos en la ley de dicho impuesto, al uso obligatorio de la herramienta electrónica “Asiste Libros” y transmitir a la Superintendencia de Administración Tributaria, la información que corresponda de conformidad con lo establecido en los Acuerdos de Directorio Números 013-2005 y 38-2005.

Dicha Resolución entró en vigencia a partir del uno de octubre de dos mil nueve, su ámbito de aplicación es en todo el territorio nacional y deberá ser publicada en el Diario de Centro América.

CAPITULO II COMO USAR ASISTELIBROS: 2.1 Como usar AsisteLibros: Catálogos: Primero. Debe

dirigirse

al

menú

de

CATÁLOGOS

y

seleccionar

la

opción

CONTRIBUYENTES, aquí usted debe ingresar los datos generales del contribuyente dueño de los libros. En las casillas que tienen asterisco los datos son obligatorios. Aquí se despliegan los catálogos que contiene el programa contribuyentes, establecimientos y clientes / proveedores.

Contribuyentes: En esta ventana se puede grabar, modificar, eliminar, limpiar pantalla y consultar los datos de los contribuyentes declarantes dueños de los libros que ingresaran los documentos (Facturas, facturas especiales, declaraciones aduaneras, Etc.) En algunas casillas aparece un asterisco (*) lo que significa que el contribuyente debe llenar obligatoriamente esa información en sistema.

Casillas que componen el registro de un contribuyente

NIT* Se debe ingresar el NIT (sin guiones, ni espacios en blanco entre sí, Ej.: 12401633), en esta casilla al colocar un NIT incorrecto o no registrado en RTU dará un mensaje de “NIT invalido”, o bien si ya fue grabado anteriormente se puede abrir haciendo clic en el botón del cuadro, luego se debe posicionar en el número deseado, se debe dar clic y aparecerán los datos del contribuyente; luego se puede ingresar o modificar los datos necesarios.

Apellidos y nombres o Razón Social* Nombre completo del contribuyente (Ej. Juan Pérez.). Número o nombre de la calle o avenida*: Parte de la dirección, en este caso solamente el nombre de la calle o avenida. (Ej. 13 Av.).

Número casa*: El número del domicilio (Ej. 12-52).

Apto. o similar: La denominación del apartamento del domicilio si este posee uno (Ej. A).

Zona*: Debe ingresar la denominación de la zona del domicilio (Ej. 7).

Colonia o barrio: Se debe ingresar el nombre de la colonia o barrio (Ej. Monte María). Departamento*: Ingresar el departamento que corresponde al domicilio (Ej. Guatemala).

Municipio*: Ingresar el municipio que corresponde al domicilio (Ej. Amatitlán).

Teléfono*: Ingresar el número de teléfono del domicilio (Ej. 1545155).

Fax: Digitar el número de fax (Ej. 2301353).

Apartado Postal: Ingresar en esta casilla el número de apartado postal (Ej. 4502).

Tipo de contribuyente: Seleccionar tipo de contribuyente basándose en la función que desempeña.

E-Mail: Casilla donde se debe consignar el correo electrónico (Ej. [email protected]). Luego de ingresar la totalidad de la información se debe presionar el botón de grabar. Establecimientos: En esta ventana se puede grabar, modificar, eliminar, consultar los datos de los establecimientos registrados con un mismo NIT.

Grabando/Modificando Establecimientos: El primer paso es seleccionar el NIT luego debe ingresar el número de establecimiento o bien si ya fue grabado anteriormente se puede abrir dando clic en el botón del cuadro del ESTABLECIMIENTO luego debe posicionarse en el número deseado, de clic y aparecerán los datos del establecimiento, debe ingresar o modificar los datos que se piden.

Nombre comercial: Nombre comercial del establecimiento (ej. Ferretería el Gran Clavo.).

Número, nombre, calle o avenida:Parte de la dirección, en este caso solamente el nombre de calle o Av. (ej. 13 Av.)

Número casa: El número del domicilio de el establecimiento (ej. 12-52). Apto. o

similar: La denominación del apartamento del domicilio del

establecimiento si este posee uno (ej. A).

Zona: Ingresar la denominación de la zona del domicilio de el establecimiento (ej. 7).

Colonia o barrio: Ingresar el nombre de la colonia o barrio en que se encuentra el establecimiento (ej. Monte María).

Departamento: Ingresar el departamento que corresponde al domicilio del establecimiento (ej. Guatemala). Municipio: Ingresar el municipio que corresponde al domicilio del establecimiento (ej. Amatitlán).

Teléfono: Ingresar el número de teléfono del establecimiento (ej. 21545155).

Fax: Ingresar el número de fax del establecimiento (ej. 22301353).

Apartado Postal: Ingresar

el

apartado

postal

del

establecimiento

(ej.

4502).

El usuario puede dejar en blanco varios datos de esta pantalla por las diferencias en las direcciones.

Luego de ingresar la totalidad de la información se debe presionar el botón de grabar.

Consultando: El primer paso es seleccionar el NIT luego debe ingresar el número de establecimiento o bien si ya fue grabado anteriormente se puede abrir dando clic en el botón del cuadro del “establecimiento” luego posicionarse en el número deseado dar clic y aparecerán los datos del establecimiento, o bien si se desea dar clic en la pestaña de consulta, ahí le aparecerá la lista de establecimientos ingresados, dar doble clic en la cuadricula de datos sobre el dato deseado y aparecerán los datos seleccionados. Para limpiar los datos dar clic en el botón de limpiar, y para salir dar clic en el botón de salir o en la parte superior derecha en el botón con la X.

Clientes / Proveedores: En esta ventana se puede grabar, modificar, eliminar, limpiar pantalla y consultar los datos de los clientes o proveedores, que pasaran a formar parte del catálogo para ambos libros. Casillas que componen el registro un cliente o proveedor.

NIT El primer paso es ingresar el NIT (sin guiones, ni espacios en blanco entre sí, Ej.: 36865990) o bien si ya fue grabado anteriormente se puede abrir dando clic en el botón del cuadro del NIT luego posicionarse en el NIT deseado, dar clic y aparecerán los datos del contribuyente, debe ingresar o modificar los datos que se piden.

Apellidos y nombres o Razón Social: Nombre completo del cliente o proveedor (Ej. Juan Godínez.).

Libros: En esta opción se despliega el módulo de ingreso de documentos.

Ingreso de Documentos Para ingresar los documentos (facturas, notas de crédito, etc.) se debe hacer lo siguiente: A. Seleccionar el libro que se desee trabajar (compras y ventas) dando un clic sobre pestaña.

B. Seleccionar el tipo de documento, dando un clic sobre flecha, según el libro que se va a trabajar:

C. Serie del documento, en esta casilla el ingreso es opcional en los tipos de documentos:

D. Casilla de NIT y nombre. Aquí se puede seleccionar o digitar el NIT del cliente o proveedor según el libro que trabaje y el sistema automáticamente colocará apellidos, nombres, razón o denominación social.

Casillas de cédula, si se seleccionó el tipo de documento FE= factura especial, el sistema activará las casillas de número de orden y número de registro de la cédula del vendedor este caso es específico del libro de compras.

Tipo de transacción, en esta casilla se debe seleccionar de la siguiente manera:

Casilla de valor gravado. En este apartado las casillas se dividen en bienes y Servicios por lo que el contribuyente debe seleccionar la que corresponda al documento que desea ingresar y consignará el valor total del documento, y el sistema realizará automáticamente el desglose de la base y el impuesto.

Procesos Especiales: Esta opción despliega los módulos de cambio de contribuyentes y períodos, carga de documentos y generación de archivo para envió electrónico.

Carga de Documentos: Proceso con el cual se pueden cargar nuevos documentos a partir de un archivo con una definición específica, la cual es proporcionada por SAT.

Archivo: Indicar la ubicación del archivo que contenga los datos para cargar.

Generación del archivo para envío electrónico Proceso con el cual se genera el archivo que servirá posteriormente para enviar la declaración electrónica. Este archivo será generado en una carpeta que llevará por nombre el NIT y el nombre del contribuyente, dicha carpeta la creará el sistema automáticamente en la dirección que el contribuyente especifique en la opción destino.

Destino: Seleccionar la dirección donde desea generar el archivo.

Impresión:

Impresión de Libros En esta ventana se podrá imprimir los libros de compras y ventas. Libro: Seleccionar que libro se desea imprimir.

Resumen: Marcar si necesita ver el resumen del libro seleccionado, estos resúmenes son de uso exclusivo para el control interno de los libros.

Conclusiones

1. La automatización de los procesos documentales de los ciclos de compras y ventas proporciona una ventaja empresarial, gracias a la eficiencia y el desarrollo de costos que proporciona, y a la Superintendencia de Administración Tributaria una ventaja enorme para la fiscalización de los contribuyentes.

2. Reduce costos y tiempo en el manejo de papelería y formularios.

3. Facilidad en el envío de la generación de archivos ya que se cargan por medios electrónicos a la Superintendencia de Administración Tributaria. 4. Responsabilidad por medio de la Superintendencia de Administración Tributaria donde nos indicará si acepta o rechaza la recepción de los archivos. 5. El sistema es bastante amigable para poder trabajar y consultar los datos. 6. Se tienen por separado los datos que se están trabajando tanto en los libros de compra como en los libros de venta. 7. La SAT fiscaliza a los contribuyentes afectos a este software con un rigor fuerte, ya que el archivo que se proporciona a la misma no puede ser modificado, por tal motivo no se puede omitir el ingreso de facturas o cualquier acto fraudulento tipificado como tal a que el contribuyente pueda incurrir.

Bibliografía

www.sat.gob.gt

Decreto 27-92 del Congreso de la República, Ley del Impuesto al Valor Agregado.

Centro de Orientación Legal, Superintendencia de Administración Tributaria, [email protected]