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Tecsup Virtu@l Procedimientos de Almacén

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Abril 2010

ÍNDICE 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Introducción ....................................................................................... 3 Objetivos ............................................................................................. 3 Organización de las funciones del almacén ................................... 3 Función del almacén en el inventario ............................................. 5 Conocimiento del producto.............................................................. 6 Artículos que se deben almacenar................................................... 7 Sistema de codificación ..................................................................... 9 Operación de obtención o recepción ............................................. 15 Operación despacho o distribución .............................................. 23 Definición de inventario ................................................................. 29 Resumen ............................................................................................ 37

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1. Introducción Los procedimientos de almacén que constituye el tema tocado en esta unidad se refiere a la necesidad, en primer lugar, de identificar los artículos y que esta identificación sea empleada en toda la empresa, por ende se hace necesaria la creación de códigos de reconocimiento de materiales. Los procedimientos de almacén se refiere a los procesos de recepción y despacho y las consideraciones y recomendaciones a tener en cuenta para que dichas transacciones se efectúen sin tropiezos y sean debidamente registradas, sea para dar ingreso a mercancías o para su entrega o despacho. Un aspecto resaltante en el almacén es el control y su control es el inventario, el cual tiene una importancia no sólo a nivel de almacén, donde se ha registrado adecuadamente las transacciones y está cumpliendo con uno de sus principios básicos: conservar y custodiar los artículos entregados, sino también a nivel de estados financieros para la determinación de la utilidad de una empresa, esto es la valorización de las mercancías almacenadas. 2. Objetivos Los objetivos que se persiguen con esta unidad son: • •

•

Establecer un código de identificación a los artículos que se deben almacenar en el almacén. Definir los procedimientos y documentos pertinentes para registrar las transacciones por medio de las cuales se reciben o despachan artículos en el almacén. Preparar adecuadamente el almacén para la toma de inventarios periódicos y al azar.

3. Organización de las funciones del almacén En una gran mayoría de empresas industriales, el almacén de productos terminados se encuentra bajo el control del departamento de ventas; los almacenes de materias primas y materiales indirectos bajo la de producción, y las refacciones y herramientas bajo la jefatura de mantenimiento. La administración moderna ha hecho desaparecer esta división por su falta de integración en todo el sistema de abastecimiento, producción y distribución. Se puede pensar que el gerente de ventas y el de producción no saben administrar ni controlar los

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almacenes, como tampoco tienen tiempo para hacerlo si sus actividades específicas están encaminadas a su especialidad. El sistema logístico de abastecimiento, almacenamiento, producción y distribución ahora se coloca bajo una sola cabeza que coordina de manera integral las operaciones productivas de la empresa industrial. Este departamento maneja las necesidades del mercado, las capacidades de planta, las existencias de cada almacén y los medios de distribución y así lleva un control completo de la inversión en los inventarios con un mínimo de riesgo de faltantes. El departamento de abastecimientos y de almacenes puede ser una entidad independiente y responsable directamente ante la alta gerencia, o bien una parte o sección de un departamento de control de inventarios, de compras, ventas, contabilidad, etc. Para determinar la distribución y dependencia de los almacenes no puede haber un patrón, pues cada empresa en particular deberá tener su organización de acuerdo a sus necesidades. Una organización de las funciones que es ahora común en muchas empresas industriales, es que las funciones de abastecimiento y almacenamiento están integradas en un solo departamento. DIRECCIÓN DE VENTAS

DIRECCIÓN DE ABASTECIMIENTOS Y ALMACENES

DEPARTAMENTO DE COMPRAS, TRÁFICO Y RECIBO

Materias Primas

Herramientas y Equipo

Producción

Producción

DIRECCIÓN DE PRODUCCIÓN

OFICINA DE CONTROL DE INVENTARIOS

Materiales en Proceso

Materiales de desecho

Refacciones y otros

Ventas

Programación

Control de Calidad

Mantenimiento

Productos Terminados

Figura 1. Organigrama de las funciones del almacén

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4. Función del almacén en el inventario El almacenamiento necesita característicamente controles más rígidos de contabilidad y responsabilidad que cualquier otro departamento o división de operaciones de una compañía, porque es el departamento que, por un lado, mantiene relaciones con los proveedores al recibir los materiales a procesar y de otro, es el último departamento que maneja los artículos antes de que se envíen a los clientes internos o externos. Todos los documentos que usan para recibir y entregar los materiales o productos son básicos para la función contable de cuentas por cobrar o cuentas por pagar y control de activos de la compañía. Muchas empresas tienden a descuidar los controles de contabilidad en este punto. Esto puede deberse por un lado a los materiales en su estado no le son atractivos a nadie y su deterioro es mínimo y de otro, en el caso de productos sus costos han sido registrados antes de que lleguen a la bodega. La responsabilidad primordial e inherente del almacenamiento es la responsabilidad de los inventarios. Esa es una responsabilidad básica del almacenamiento, todas las operaciones, procedimientos y comunicaciones que se relacionan con el almacenamiento, deben tender a cumplir con ella independientemente de que se lleven a cabo otras cosas. La responsabilidad de los inventarios en el almacenamiento significa que éste tiene que responder ante la compañía de todos los artículos recibidos en la bodega. El concepto básico que establece la responsabilidad es sencillo y directo. Todo lo que se recibe en una bodega deberá estar en ella, o se dispondrá de ello con medios aceptables y autorizados. Los inventarios no desaparecen sin explicación. Pueden robarse, evaporarse debido a procesos químicos o dañarse irreparablemente, pero no se pierden sin razón alguna. Puede considerarse legítima cierta cantidad de pérdidas debidas a esos motivos, pero esto no hace desaparecer la responsabilidad del almacén por esas pérdidas, ni constituye una excusa de las mismas. El sistema de responsabilidad de los inventarios debe hacer que el departamento de contabilidad reciba de dos fuentes los documentos que amparen todas las transacciones de inventario. Esos documentos deben conciliarse luego para cerciorarse de que están de acuerdo, a fin de aislar y resolver cualquier discrepancia.

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5. Conocimiento del producto Hemos analizado los materiales y productos únicamente para calcular los espacios que ocuparán según su cantidad y tamaño, así como el tipo y tamaño de sus envases. Ahora debemos investigar sus características para darles el tratamiento adecuado en su manejo, su almacenamiento y su control. Para clasificar y agrupar los tipos similares de materiales y de productos necesitamos indagar en el departamento técnico las condiciones ideales para su almacenamiento (humedad, temperatura, etc.); saber si pueden acostarse, si pueden manejarse con rapidez y sin riesgo de romperse, etc. Puede convenir separar las distintas mercancías en áreas especiales según sus características; y en algunos casos, en salas o cuartos herméticos. Algunos ejemplos de clasificación son: 1. Por sus características: Explosivo Acabado delicado De combustión Líquido Con olor desagradable Gaseoso Perecedero

Polvo En cuarentena En espera de inspección Aduanera Cortante Inflamable Alto costo

2. Por condiciones de lugar: Seco Frío Húmedo Iluminado Cálido Oscuro 3. 4. 5. 6. 7.

Por línea de producto. Por máquina. Por frecuencia de uso. Por peso. Por tipo de envase.

Otra manera es la separación por la clasificación A, B y C (el método se revisa en la siguiente unidad), por cualquiera de los sistemas de selectividad: precio unitario, utilización y valor, criterio o alta rotación.

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En los almacenes de refacciones de plantas manufactureras ha sido conveniente destinar un lugar o estantería para cada máquina. De manera que cuando uno requiere mantenimiento, todas sus refacciones se encuentran juntas. Sólo los tornillos y refacciones comunes se encuentran aparte. 6. Artículos que se deben almacenar Se necesitan conocer: 1. Las dimensiones y peso de cada unidad de material o producto, las dimensiones y peso de cada unidad envasada así como la tara del envase. 2. La cantidad usualmente solicitada al almacén y la frecuencia de las requisiciones por turno, semana o mes. 3. El sitio de recepción y punto de entrega. 4. El número máximo de unidades que se almacenarán (tamaño del lote o máximo de pedido de compra o de orden de producción). 5. La cantidad mínima que hay que almacenar. 6. El espacio necesario para la manipulación y transporte, así como las precauciones que se deben observar. A continuación se da un modelo de tarjeta que no debe copiarse como modelo único, sino que deben modificarse de acuerdo con las necesidades precisas y con los objetivos que se persiguen alcanzar con la recolección de datos.

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Número

Artículo

Unidad

Clase

Características

Tamaño unitario

Cantidad envasada

Peso Unitario

Peso envasado

Tamaño de envase

Localización Actual Cantidad Máxima

Fecha

Tara de envase

Forma envase

Tamaño Paleta

Localización Propuesta Cantidad Mínima

Cantidad Promedio

Observaciones

Los datos deben actualizarse cada vez que se intente hacer un nuevo estudio de los espacios necesarios en el almacén. Anotaciones en la tarjeta: 1. En el primer renglón se anota el nombre del artículo; su número clave (contabilidad), y la fecha del estudio. 2. En el segundo la clase: materia prima, material auxiliar, producto, parte componente, herramienta, refacción, etc.; la unidad: metros, kilos, toneladas, litros, etc., y las características físicas: frágil, delicado, corrosivo, etc. 3. En el tercer renglón se anota el tamaño unitario: medias de ancho, grueso, altura total o circunferencia, de manera que se pueda conocer el espacio cúbico que habrá de ocupar en un estante, caja, cajón o recipiente; la cantidad envasada; tamaño del envase y forma del envase. 4. En el cuarto se anota el peso unitario: el peso de cada artículo antes de su envase final; el peso envasado: de las unidades de artículos; la tara de envase: el peso del tambor, cuñete, caja o recipiente vacíos y el tamaño de la tarima: si se han de colocar los artículos o materiales sobre éstas, se requiere su largo, ancho y altura. 5. En el quinto se anota la localización actual y la localización propuesta.

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6. En el sexto renglón se anota la cantidad máxima: la cantidad de unidades que se espera recibir en el almacén como máxima; la cantidad promedio: la calculada como existencia promedio entre la cantidad máxima de llegada y el punto de reorden. 7. Sistema de codificación La codificación es el proceso mediante el cual se asigna un código a cada artículo. El código es la denominación que corresponde a cada uno de los artículos del inventario, lo que resulta sumamente importante porque permite identificarlo fácilmente, mediante la simbología asignada. Esta asignación del código resulta indispensable cuando se trata del procedimiento electrónico de datos. Puede haber dos codificaciones, que deben distinguirse una de la otra: la del proveedor y la de la compañía que compra y manufactura, o que compra y vende. La codificación del proveedor sirve para usarla en las órdenes de compra; la del negocio para identificar cada artículo por su nombre y número en los almacenes y departamentos que los usan, consumen, registran y venden. El nombre dado a los artículos debe conocerse en toda la planta o negocio. Además de que el nombre debe estar unificado en todo el negocio, es preferible pedir el artículo por el número de clave dado en la codificación interna de la compañía. Algunos materiales y partes componentes deben marcarse a su llegada al área de recepción con el número dado en la codificación interna para evitar confusiones en el almacenamiento y en la entrega al solicitante. Algunas partes pequeñas, como tornillos, no pueden marcarse una por una; en este caso se marca la caja, envase o bolsa original del proveedor. Cada compañía ha de tener su propia codificación de acuerdo con sus necesidades. El establecimiento de un sistema de identificación de los materiales directos o sea materias primas, es la función principal del departamento de ingeniería, de compras, de almacenes o de producción. La identificación de los productos terminados es la función principal del departamento de ventas. El sistema de identificación debe abarcar todo lo que se almacena en alguna de las etapas de la producción y debe ser lo

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suficientemente flexible para las necesidades actuales de la fábrica y las previsibles, con un criterio razonable. •

Código de ubicación En toda empresa es necesario establecer diversos sistemas de codificación, que permitan simplificar las labores de sus almacenes. El código de ubicación del material es un símbolo que permite localizar rápidamente los artículos almacenados, facilita el despacho, la inspección y el control. Para poder confeccionar un Código de Ubicación, es necesario dar los siguientes pasos: Elaborar o disponer de un plano de las instalaciones del Almacén, a escala apropiada. Zonificar, es decir establecer áreas que se puedan diferenciar ya sea por su ubicación, tamaño o forma de construcción. Señalizar las diferentes áreas de almacenamiento, estantes, anaqueles o espacios dentro de cada zona y en los cuales se va a depositar las mercaderías, previniendo los espacios de circulación necesarios. Igualmente, a nivel andamio, será necesario determinar el número de columnas y niveles que debe tener estos elementos. Posteriormente, luego de definida la cantidad zonas, áreas y estantes o ambientes de almacenamiento existentes en los almacenes, se establece el número de dígitos. Letras o símbolos que serán necesarios para identificar cada uno de ellos. Con la finalidad de comprender lo expuesto, tomamos el ejemplo de un almacén con las siguientes características: Espacios Cantidad Símbolo N. de elementos Zonas 7 a 9 A – Z 1 letra Áreas o Andamio Por zona 10 a 14 01 – 09 2 dígitos Columnas por Andamio 8 a 12 01 – 09 2 dígitos Niveles de columna 5 a 10 A – Z 1 letra

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Asumamos que se requiere codificar la ubicación de un artículo que ha sido depositado en la zona, andamio 1, columna 08 y tercer nivel C. El código resultante será: A 01 08 C

Figura 2 •

Codificación de materiales Para numerar un material se pueden tener en cuenta una, varias o todas las características siguientes, pero procuremos fijarnos solamente en aquellas que determinen el uso del material en cuestión dentro de nuestras fábricas. Estas características importantes se mencionan únicamente como ejemplo en el cual se ha dado un número a cada una: 1. Dimensiones: largo, ancho y calibres, en el caso de una lámina; diámetro, en el caso de una flecha. 2. Material del que está hecho: hierro, acero, cobre, latón, níquel, plástico, madera, etc. 3. Acabado: rolado en caliente, rolado en frío, niquelado, cromado, esmaltado, etc. 4. Composición química: aceros aleados, sustancias químicas, mezclas, etc. 5. Aparato o equipo del cual va a formar parte: en el caso de ser componentes identificables como pertenecientes a alguno de los productos terminados que produce la fábrica. 6. Casa vendedora y marca de fábrica: en algunos casos.

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La identificación del material debe tomar en cuenta solamente las características antes mencionadas que sean utilidad para la fábrica; de otra manera el sistema de identificación se complicaría innecesariamente. EL CÓDIGO DE IDENTIFICACIÓN Al diseñar un código se procura que éste sea sencillo y práctico de usar. No deberá ser ambiguo, deberá ser preciso y tendrá que poder distinguir un artículo de otro. Es decir, debe de singularizar un artículo con respecto a los demás casos. El código tiene que facilitar la clasificación de los datos referentes. El código presentará la suficiente flexibilidad como para permitir la expansión del archivo de datos. Si en el archivo hay categorías, es necesario prever la extensión en cada categoría, ya sea al final o en medio. O sea extensión o intercalación. Existen diversos métodos de codificación, que sugerimos como posible uso: Codificación Secuencial: Todos los artículos ordenados numéricamente en orden creciente. Este método es sencillo, pero de aplicación limitada. Codificación por Bloques o Rangos: Consiste en que dentro de un ordenamiento secuencial se asignan bloques de números consecutivos que representen categorías de datos. Este método es significativo ya que conociendo los límites de los bloques, podemos determinar para un número a qué categoría pertenece. Codificación por Grupos: Se aplican en aquellos casos en que los artículos de un archivo admiten la subdivisión en clasificación mayores o menores que pueden ser representados por dígitos sucesivos.

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Ejemplo:

Sillas (1XX)

Mesas (2XX)

111 Reclinable

Alta (11X)

112 Extensible 121 Reclinable

Baja (12X)

122 Plegable

Cuadradas (21X)

211 Chica 212 Grande

Redondas (22X)

221 Chica 222 Mediana 223 Grande

Ovaladas (23X)

231 Sencilla 232 Extensible

Como se puede ver la selección y clasificación es fácil, pero se requiere de una clave de muchas posiciones. Por mucho que se ampliará el registro, los 110 primeros números no quedarían afectados a ningún artículo. Codificación por Partes Jerarquizadas: En este método la clave se forma por partes significativas jerarquizadas. XX -

XX -

XXX - XXXX

Almacén Grupo Sub Grupo Subensambles Ejemplo: 01 -

02 -

003 - 0025

Almacén de Materia Prima Madera Láminas de 1/4 Espesor de 2,5 mm

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Al igual que la codificación por grupos, la codificación por partes facilita la selección y clasificación, pero requiere de una clave de muchas posiciones. EL CÓDIGO DE BARRAS Un código de barras es una serie de barras y espacios de varios anchos. Los datos se pueden codificar asignando un número único a cada artículo, con caracteres reconocibles por el sistema alfa – numérico. Así se forma un patrón de barras negras y espacios blancos. En los almacenes y centros de distribución, se pueden usar varias simbologías, tales como UPC, Código Universal de Productos (Universal Products Code); EAN simbología europea (European Article Numbering) y otros que cada empresa puede desarrollar de acuerdo a sus necesidades. Cada vez hay más empresas que usan el sistema de código de barras, combinando con terminales terrestres de radiofrecuencia, para dirigir las actividades de almaceneros e identificar los materiales y productos, desde la entrada hasta su salida del almacén. El sistema activa lo siguiente: a. b. c. d. e. f.

Pedido. Recibido. Inventariado. Surtido. Empacado. Embarcado.

Un sistema de código de barras que usa terminales de radiofrecuencia (RF) puede reducir significativamente el número de errores típicos en el sistema manual convencional, además reduce un considerable número de horas de entrada manual de datos y de corrección de errores. Una vez que se han establecido los niveles de existencias, estos se pueden controlar desde la recepción hasta el embarque. Con el uso del código de barras y terminales de radiofrecuencia se emplea el siguiente equipo: a. b. c. d. e.

Lectores. Terminales de radiofrecuencia. Aplicaciones de software. Computadora de aplicaciones. Computadora de negocios.

Finalmente, respecto al uso de métodos de codificación y registro de artículos, debemos decir que están en constante evolución a fin de hacer más fáciles las tareas para que:

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• • • • •

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La entrega de los pedidos a cliente sea más rápida y completa. Los niveles de inventarios se mantengan en los niveles más bajos posibles. Menor ocupación de los espacios. Las operaciones del almacén se hagan con el mínimo de personal. Localizar a proveedores en cualquier zona del país.

8. Operación de obtención o recepción a. Conceptos Generales Esta actividad, en realidad, se inicia con el pedido, (solicitud de compra), que no viene a ser más que la demanda de abastecimiento en determinados artículos. Todos los controles de responsabilidad de inventario de los almacenes, se inician con la recepción apropiada de los artículos, ya que los procedimientos incorrectos de recepción dan origen a: • • •

Cuentas inexactas. Identificación incorrecta de los artículos. Recepción de artículos dañados, etc.

Si estos errores se producen en la recepción, permanecerán durante todo el proceso de almacenamiento, hasta que sean descubiertos, con ocasión de efectuar inventarios físicos; acarreando mayores problemas, cuando se trate de despachar dichos artículos. b. Definición de Recepción Es el segundo paso del ciclo de almacenamiento, mediante el cual se toma posesión física de los bienes adquiridos por la empresa (generalmente por Compras), ya sea solicitado por los propios almacenes, por aquellos que usarán el material. Más que la simple aceptación de dichos bienes, se requiere de una constante preparación para contribuir a la operación continuada de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de los que se recibe. Las actividades de recepción u obtención no se consideran completas hasta que las mercaderías se hayan clasificado

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correctamente, e ingresen a la fase de estiba, de acomodamiento, acondicionamiento o distribución en los almacenes. En caso de mercaderías deterioradas o no conformes, el proceso termina con la expedición de la documentación necesaria para tomar las decisiones y medidas que se hayan acordado (reclamación, devolución, etc.). Al efectuar un informe para proceder a reclamaciones, es conveniente consignar algunos datos tales como: 1. 2. 3. 4.

Tipo general del artículo. Los problemas que han presentado. Algunas normas para su reclamación. Sugerencias para evitar que se repita.

Artículo utilizable Recepción De Artículo

Inspec. Recep y Clasif

Almacenamiento

Recuperación Artículo no utilizable Devolución

Figura 3 c. Tareas que se realizan Las actividades o tareas que se ejecutan en este paso de obtención, son las siguientes: 1. Supervisión y planificación Esta actividad corresponde al jefe de la dependencia. Consiste en prever, planificar, coordinar, dirigir y controlar todas las actividades de recepción y control de mercaderías.

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Tarea muy importante, es la de planear el trabajo de la dependencia, teniendo en cuenta la mercadería por recibir, en relación a la documentación que se recibe del Servicio de Compras. El supervisor deberá prepararse con los medios humanos y materiales, que le permitan efectuar una recepción ágil y un control adecuado. Tendrá en cuenta el volumen, las características y el momento en que la mercadería va a ser recibida, a fin de efectuar una labor eficiente. 2. Recepción física (descarga y desembalaje) La recepción física, comprende la descarga del material y el desembalaje de los artículos que se reciban. La actividad fundamental de esta dependencia, puede estar encargada a uno o varios elementos, cuya preparación, conocimientos de la mercadería y sus características y experiencia, lo faculten a relacionarse con una variada gama de proveedores, entre los cuales, no siempre se encuentran características de honestidad. Es frecuente observar en esta actividad que la actitud pasiva y poco exigente genera un considerable número de faltas y reclamos, debido a que no se estuvo atento al momento de la descarga o no se efectuó la medición, pesaje o verificación del contenido de los artículos. Cuando se reciba la mercadería asegurada, que llega en malas condiciones, es posible que en esta fase se requiera la presencia de la firma aseguradora o su representante, (ajustadores), a fin de verificar el estado en que se reciba el material. a. Descarga: Es la labor de trasladar los bultos en los cuales llegan los artículos, de los medios en que han sido transportados hasta el lugar en que serán recibidos. Ella puede realizarse manual o mecánicamente, y para hacerlo es conveniente que el personal que debe recibir los artículos, sepa con anticipación cuál es la mercadería que llega, cómo llega, su peso, embalaje, etc., a fin de que pueda tomar sus previsiones para efectuar la descarga en el mínimo tiempo con los medios adecuados y con seguridad.

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Sus principales preocupaciones deben ser, reducir al mínimo los gastos de recepción, evitar pérdidas de tiempo y maltrato en los bultos. Es necesario disponer del espacio suficiente para depositar los bultos que llegan, evitando recorridos y maniobras innecesarias de los vehículos que conducen las cargas. Debe contar con personal experto para esta operación a fin de lograr un buen manipuleo de los bultos. Algunas veces ésta labor es realizada por el personal de los transportistas, debiendo en este caso, ser preocupación de quien recibe, que esta operación de descarga se realice en las mejores condiciones. b. Desembalaje: Es la labor manual de retirar o quitar de los bultos, los artículos exteriores, en que han llegado. Es decir se quita el material de embalaje, para lo cual se debe contar con personal especializado en esta labor, a fin de evitar los deteriores que se puedan producir, sobre todo cuando se trata de materiales frágiles. Al sacar los artículos deben colocarse en una zona o espacio, donde no se confunda con otros y permita una buena verificación. c. Verificación o control de calidad (chequeo) Otra actividad de importancia, la constituye el control de las características o especificaciones de la mercadería solicitada. Consiste en verificar si verdaderamente se trata de los artículos solicitados, si la cantidad concuerda con el pedido y si la calidad es la correcta. 3. Registro de entrada Esta actividad consiste en completar los formatos de ingreso de mercadería, (notas de entrada), con los datos de la mercadería recibida. Igualmente esta labor deberá estar dirigida a cancelar las órdenes de compra pendientes, de acuerdo con los ingresos totales o parciales de la mercadería.

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4. Entrega Luego de realizadas las actividades precedentes, se requiere hacer entrega de la mercadería al almacén correspondiente, comunicándolo al interesado y al jefe de almacén. Esta actividad no necesariamente es secuencial, ni “debe” realizarse al final del proceso de recepción. En muchos casos será necesario solicitar la presencia del almacenero, a fin de que la recepción se efectúe en el lugar del almacenamiento, principalmente cuando su volumen o características hacen difícil la manipulación y el control de las cantidades. Este aspecto de la recepción requiere de la formulación de un informe, en el que se consideran datos diferentes, para que compras, ventas, contabilidad, etc., puedan efectuar el pago y la utilización de la mercadería llegada. Este parte, es remitido al jefe de almacenes para que a su vez proceda a informar a otros elementos interesados. 5. Documentos de Recepción Con mayor o menor complejidad, en gran número de empresa, se requieren básicamente de los siguientes documentos para la recepción y verificación de materiales: a. Solicitud de compra (pedidos) Es la información previa de los materiales que se van a adquirir. Esto se hace de acuerdo al plan de adquisiciones que se formule y apruebe. Esta solicitud de compra o pedido se hace normalmente en formatos establecidos, pero puede ser en forma de telegrama o verbal a veces. Los tipos de pedidos o solicitudes de compra pueden tener uno de estos tres tipos: a. b. c.

De completamiento: a fin de mantener los niveles o dotaciones autorizadas, cuando se llega al punto de pedido. Especiales: para satisfacer necesidades no incluidas en las solicitudes de compra para recompletamiento, (necesidades de proyecto). De emergencia: para satisfacer necesidades imprevistas debidas a variaciones contables en la producción y ocasionalmente por desastres.

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b. Orden de compra Es la copia del documento que ha sido entregado al proveedor y en el cual figura el detalle de la mercadería a recibir. Es preparado por quien va a efectuar la adquisición, a veces sin formato (una carta). c. Información técnica Según las características de la empresa, puede ser conveniente contar con un archivo de planos y especificaciones o catálogos en esta dependencia. Con ella se simplifica la redacción de las órdenes de compras y se facilita el control de la mercadería. En todo caso, el recibidor deberá disponer oportunamente de dicha información para efectuar las consultas técnicas del caso. d. Información comercial Cuando la complejidad de una adquisición requiere de la formulación de contratos, negociaciones, bases de licitación y condiciones generales de compra, es indispensable contar con toda esta documentación, a fin de cumplir y exigir el cumplimiento de los convenios: garantías, plazos de entrega, penalidades, repuestos, instrucción, etc. e. Autorización de devolución Es un documento en el cual se autoriza a efectuar la devolución o reclamación que previamente se ha planteado a la gerencia. En realidad puede ser el documento de gestión donde se sugiere la devolución, pero con el visto bueno de una autoridad competente. f. Normas y procedimientos Como una guía práctica para el recibidor, se menciona aquí las principales normas y procedimientos de recepción y verificación: 1.

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Para facilitar la tramitación rápida de artículos y documentos de ingreso, es conveniente revisar la documentación que da origen a las entregas, para prever, programar, y tomar acción que eviten cualquier contratiempo al momento de la recepción.

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2.

Los pedidos se hacen normalmente mediante el empleo de un formato (orden de compra). Sin embargo, son aceptables los pedidos que eventualmente puedan hacerse en forma verbal o de mensajes, siempre que esté autorizado este procedimiento. Cada pedido debe hacerse incluyendo artículos suministrados por un solo proveedor; es decir, que deben hacerse tantos pedidos como proveedores que se tenga, a fin de facilitar el despacho y evitar confusiones.

3.

Cuando la documentación está incompleta, sea insuficiente o tenga impresiones o defectos, que pongan en duda la conformidad del artículo, se recomienda una acción rápida de consulta con los diseñadores, solicitantes o usuarios, a fin de proponer la aceptación, modificación o devolución de los materiales según sea el caso.

4.

Los encargados de la recepción de los materiales, deberán recomendar a través de sus superiores inmediatos y de acuerdo a sus experiencias, las características del embalaje o presentación de los materiales para facilitar el chequeo de las especificaciones, el control en general, la entrega rápida y el acomodo en los almacenes.

5.

El personal de esta dependencia deberá proponer y fundamentar todas las mejoras tendentes a racionalizar el proceso de recepción, simplificar los procedimientos y aumentar la eficiencia.

6.

La desconfianza sirve más en la recepción de artículos, que la excesiva confianza o indiferencia. Quiere decir esto, que debe hacerse una inspección concienzuda de los materiales que llegan.

7.

Se debe firmar el ingreso de los artículos solamente cuando se esté seguro de que es exactamente lo solicitado.

8.

No se debe aceptar excusas de apuro del proveedor, del transportista o del usuario, para ingresar los artículos sin una buena revisión.

9.

Pesar todo aquello que debe pesarse, medir lo que debe medirse, contar lo que debe contarse. No

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fiarse de facultades innatas para “calcular al ojo”, ya que la responsabilidad es muy grande. 10. En lo posible realizar el control sobre el suelo, excepcionalmente y tomando muchas precauciones, sobre el vehículo o medio en que llega el artículo. Dar conformidad a la entrega luego de descargar la mercadería. 11. Revisar la documentación que traen los bultos, ella servirá para efectuar el control de recepción. 12. Si no se cuenta con el personal suficiente para la descarga, solicitarlo. Evitar hacer esfuerzos excesivos, tanto por seguridad del personal como del artículo que se está recibiendo. 13. Verificar los precintos de los bultos para abrir inmediatamente aquellos que evidencien alteraciones. 14. Revisar los cilindros, damajuanas, botellas, etc., que contenga líquidos, para evitar que se reciban incompletos por haberse derramado. 15. Dar al personal la seguridad necesaria, al recibir artículos peligrosos. 16. Utilizar el documento de origen para efectuar la verificación, realizar ésta en orden, sin apresuramiento y de acuerdo a un plan. 17. Pedir ayuda cuando los conocimientos del almacenero no permitan identificar un artículo; con ello solamente se está asegurando que lo que se recibe es conforme. 18. Preparar los medios para realizar la identificación, no buscarlos a última hora. 19. Procurar que los artículos permanezcan el menor tiempo posible en recepción, se debe pensar que pueden ser necesarios con urgencia. Pero no por ello descuidar el control. 20. Si se detectan materiales malogrados, informar para hacer las reclamaciones a los transportistas o a los proveedores. Caso no hacerse, se aceptará como que los daños se ocasionaron en el almacén.

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9. Operación despacho o distribución a. Conceptos Generales Esta actividad es la última etapa del almacenamiento y previa al transporte y entrega de las mercaderías, que es importante, porque de la eficiencia con que se realice permitirá entre otras cosas: 1. Cumplir oportunamente con la entrega de los pedidos, de acuerdo con el orden de prioridad o presentación. 2. Facilitar el control de las cantidades a despacharse, y eventualmente, controlar los saldos físicos de aquellos, cuyos artículos se han despachado en parte; 3. Evitar el congestionamiento en las horas más críticas (de punta). La entrega, es la descarga formal y transferencia de propiedad de los artículos, a los clientes o usuarios. Consecuentes con dichos propósitos, la preparación y despacho de mercaderías, deberían hacerse, en lo posible, previa presentación anticipada de los pedidos, con un tiempo razonablemente establecido. Esta recomendación no siempre es fácil de aplicar, y es casi ignorada cuando se trata de almacenes comerciales, donde se atiende directamente al público; pero, cualquiera sea el caso, y dado que todo pedido requiere un tiempo de preparación, es necesario nombrar el orden en que estos deben ser atendidos y en lo posible comunicar al usuario, el tiempo de espera que se requiere. b. Definición Es la actividad que consiste en atender los requerimientos del usuario o cliente, encargándose de la distribución o entrega de las mercancías solicitadas. Es decir, consiste en la entrega de los artículos que guarda el almacén, a cambio de una orden o vale de salida (Nota de Entrega) y que constituye un comprobante del movimiento efectuado. Es preciso que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con prontitud, razón por la cual dentro del proceso general, es necesario que se cumpla con actividades o tareas complementarias, como son el embalaje o empacado, asegurándose que las cantidades y calidad de los artículos o

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materiales sean correctas. Es igualmente, importante en esta función asegurar el control de la exactitud de los artículos que se despacha, así como la rapidez de su ejecución para cumplir con los plazos solicitados. c. Entrega de materiales o artículos En algunas ocasiones la entrega de materiales se hace en el almacén central o en locales de dependencias auxiliares fuera de la ciudad. En entrega de materiales o artículos sea a los clientes o usuarios, requiere de: 1. La expedición de directivas y el establecimiento de normas que incluyan procedimientos para el movimiento de los artículos, así como responsabilidades de entrega; 2. Definir las misiones de distribución en las instalaciones de los clientes o usuarios, así como el lugar hasta el cual la empresa tiene la responsabilidad de la distribución, (importante para efectos de seguros). 3. Establecer procedimientos de control de stock para mantener los niveles adecuados. 4. Establecer y controlar los procedimientos para la entrega, transferencia, devolución o cualquier otra operación. En general para efectos de transporte, la entrega de materiales puede realizarse sea: • •

Por cuenta de la empresa. Por cuenta del cliente o usuarios.

En ambos casos es preciso tomar en cuenta la distancia de abastecimiento, a fin de poder prever el medio de transporte, el sistema de embalaje responsabilidades de seguros, etc. Así como para definir si estos medios van a ser por cuenta de la empresa del comprador, o de terceros. De acuerdo a estas condiciones, se efectuarán las coordinaciones y controles necesarios que permitan asegura una correcta entrega de los materiales o artículos, respetando la rotación de los artículos y aplicando el sistema de que “lo que entre primero, sale primero”, para así evitar el deterioro o inutilización de algunos artículos, por que han llegado al límite de su conservabilidad.

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d. Organización del área de despacho Como en el caso de recepción y de almacenamiento, para el despacho se requiere disponer de espacios adecuados para el estacionamiento provisional y entrega de mercaderías a los usuarios o clientes. La disposición y tamaño del área, variará de acuerdo al tipo de mercaderías, y el volumen de las operaciones. Por lo general es preciso disponer de ventanas con mostrador y/o puertas, que permitan la salida directa de las mercaderías al medio de transporte, empleando si fuera necesario un desnivel adecuado, que facilite la carga. Se debe tener en consideración, áreas de estacionamiento exterior adecuadas al volumen y al tipo de las mercaderías, y explotando al máximo los frentes para poder atender simultáneamente a varios clientes. Igualmente, es necesario disponer de herramientas y equipo de manipuleo y elevación, a fin de facilitar la carga de las mercaderías. e. Embarque, transporte y flete Después del proceso de producción y almacenamiento, se continúa con la actividad de enviar los productos a los clientes. Esto requiere acciones previas que corresponden hacerse dentro del proceso de almacenamiento y que comprende: 1. Embarque Es el eslabón físico entre el producto (vendedor) y el cliente (comprador); de esta actividad dependen las futuras relaciones entre ambos. A partir del embarque es que se proporcionan los documentos necesarios con que contabilidad iniciará sus funciones y responsabilidades de facturación y cobro. En esta operación hay que asegurarse que: a. Las mercaderías se manejen de modo tal, que su entrega se realice a tiempo y en buenas condiciones de seguridad. b. La documentación se prepare en forma tal, que elimine al almacén de cualquier responsabilidad contable.

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c. Las relaciones entre productos y cliente continúen siendo favorables, y que... d. Contabilidad no tenga problemas en su responsabilidad de facturación Para asegurar un buen embarque hay necesidad que se preparen las normas y procedimientos a seguir, así como los principios generales a aplicarse en estas operaciones, teniendo en cuenta que es primordial para la empresa, la eficiencia con que debe atenderse en este servicio, a todos los clientes. Asimismo, debe tenerse en cuenta que el embarque que debe planificarse y programarse a fin de asegurarse una carga equilibrada de trabajo dentro del límite que nos permita el suministro de este servicio, manteniendo el orden progresivo de prioridades establecidas para el embarque. Este aspecto de embarque tiene estrecha relación con todo un sistema de control y manejo de cargas. 2. Transporte En general, el almacén es directamente responsable de la elección y administración de los transportes que acarrean la carga de salida. Por lo general los almacenes manejan sus propios medios de transporte. Cuando estas operaciones son de mucha magnitud, se convierte en un aspecto propio de la función logística de transporte, sujeta a modalidades y principios independientes y que requiere una técnica especial. Estos medios pueden ser diversos: terrestres, aéreos, marítimos, por ferrocarriles, por tuberías, a campo traviesa, etc., y pueden ser proporcionados por la empresa productora, por el cliente o por empresas especializadas de terceros. En general hay que tener en cuenta los factores que afectan la transportación para armonizarlos con el tiempo de entrega y el costo. 3. Flete Es el pago que se efectúa por el transporte de bienes. Cuando el almacén es encargado de esta actividad se designa un empleado para que se responsabilice del pago de aquellos artículos que salgan o lleguen al almacén.

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Toma como documento base, las órdenes de embarque, buscará que obtener los mayores ahorros posibles y archivará o tramitará las reclamaciones relacionadas con los embarques que salen. f. Documentos La documentación básica con que se trabaja en despacho, es la siguiente: 1. Pedido de materiales (o mercaderías) Se emplea normalmente en las empresas industriales y de servicio. Normalmente es un documento contable que emite el usuario, al cual se le entrega la mercadería, tiene la importancia equivalente a un cheque. En las empresas de comercialización, el pedido del cliente no tiene valor contable y sirve únicamente para preparar la mercadería que éste desea adquirir. 2. Vale de salida En las empresas industriales y de servicios, se utiliza este documento, de menor valor formal que el pedido, para casos de urgencia y cuando no es posible obtener el Vo. Bo. Oficialmente establecido para toda salida de materiales del almacén. Debe tomarse como un documento provisional. 3. Transferencia Se utiliza para despachos de un almacén (principal) a otro (secundario) o viceversa. 4. Nota de venta o factura Es el que sirve para despachar y facturar a un cliente. 5. Guía de remisión Este documento sirve principalmente para remitir y acompañar la mercadería que se entrega a un cliente. El original acompañará a la factura para su cobranza. 6. Registros y control El volumen y complejidad de las actividades de despacho, puede demandar el establecimiento de normas y

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procedimientos de control y seguimiento de la documentación, dando origen a la formulación de documentos de control de pedidos, entregas y devoluciones, entre los que se pueden citar como más comunes: a. Registro de pedidos Se registra la fecha, y numeración de los pedidos que hacen los clientes, así como de su procedencia. A partir de ese registro se puede hacer un seguimiento del estado de atención de los mismos, a fin de evitar demoras indeseables para los usuarios y clientes. b. Control de entregas Independientes o combinado con el registro de pedidos, se debe efectuar un control de las entregas o envíos de mercaderías, a fin de cerrar el circuito de su responsabilidad. c. Registro de devoluciones De modo similar a los pedidos, se puede llevar un control de las devoluciones de los usuarios o clientes, con el propósito de prestar un servicio eficiente y restituir aquello que el solicitante requiere. Es una medida de control de calidad (a veces). d. Partes o informes diversos Depende del tipo de empresa y con el fin de facilitar los controles de facturación y de inventario, puede ser necesario que la dependencia encargada del despacho emita con regularidad, (diaria o semanalmente), reportes sobre lo despachado y de lo pendiente, mediante la medida de control de eficiencia. e. Coordinación con la garita de vigilancia Con el fin de evitar la fuga de mercaderías, es necesario establecer un procedimiento coordinado mediante el cual se verifique que la salida de mercadería que sale de los almacenes, sea controlada en la garita, mediante la retención de una copia de la guía de salida; la misma que posteriormente será entregada en contabilidad o facturación para cerrar el circuito de control correspondiente.

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10. Definición de inventario El inventario es la lista detallada del contenido de un almacén o instalación, que se valora periódicamente, para verificar o corregir la información contenida en las tarjetas de registro de stock, a fin de que se pueda preparar el balance de la empresa. En esta actividad, los bienes normalmente, se cuentan, se miden o se pesan y si los bienes están en una situación de poder venderse fácilmente, se hace una estimación o valorización de los artículos en su costo original o en el precio a que podría comprarse en el mercado abierto, cualquiera que sea el más bajo de estos precios. El inventario en realidad, es un sistema de registros e informes, que se realiza a través de todas las actividades del acto de abastecimiento, para obtener la relación final de los artículos que se mantienen en existencia.

Figura 4 Conceptos Generales Los inventarios deben realizarse periódicamente, a fin de garantizar la consistencia de los datos y la eficiencia de las gestiones. Contribuye a reducir al mínimo las posibilidades de fricciones entre las relaciones internas y externas, o en adaptarlas a la conveniencia de la empresa. El control de inventarios, significa un buen planeamiento de operaciones de producción a largo y mediano plazo, así como una buena programación de la producción y los métodos de control.

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El inventario en una empresa, en un momento dado, es difícil de estimar, debido a que deben efectuarse los cálculos mientras se van realizando transacciones, y por lo tanto, constantemente están en movimiento (entradas y salidas). Es necesario tomar algunas precauciones para asegurar que no se produzcan errores por esta causa, razón por la cual, algunas empresas prefieren paralizar las transacciones, a pesar de la supuesta pérdida que pueda ocasionar. Plan de inventario El Plan de Inventario, debe desarrollarse con relación a los planes de producción y de ventas. En un mercado de vendedores, el plan de producción debe tener prioridad para establecer el programa de inventario. En un mercado de compradores, debe darse prioridad a los requerimientos de las ventas. En cualquier tipo de mercado, es preciso conocer el costo de los artículos y del almacenamiento y valorarlos con respecto a los objetivos de la empresa. Cuando ya se ha establecido el Plan General del Inventario, habrá que establecer controles de inventario para todos los productos. Responsabilidad de los inventarios La responsabilidad física de los inventarios, es una función netamente de almacenamiento, razón por la cual se hace indispensable: a. Aplicar procedimientos apropiados para la recepción, la distribución y la seguridad; así como, b. Mantener al día, registros completos y exactos de los artículos. Es decir, que el almacenamiento debe responder ante la empresa, de todos los artículos recibidos en el almacén, a no ser que se hayan dispuesto de ellos, previa aplicación de medidas aceptadas y autorizadas. Los artículos de un almacén “no desaparecen” sin explicación alguna; pueden dañarse irreparablemente, evaporarse, ser robados, etc., pero el almacén sigue siendo responsable de ello. Por eso el sistema encargado de la responsabilidad de los artículos, debe hacer que el Departamento de Contabilidad, reciba documentos de por lo menos dos fuentes diferentes, a fin de

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conciliarlos y resolver cualquier discrepancia. La fórmula general, que debe guiar los controles, es:

I

Donde:

I R D

= = =

=

R

- D

Inventario, en existencia, Recepción, y Despacho o Distribución

De esta fórmula, lógicamente se deduce: R= D=

I + D; y R-I

Registro de existencias Tanto el almacén, como Contabilidad, deben mantener registros de inventario, por cuanto son indispensables para: a. Almacenes, a fin de: • • •

Presentar la situación de los artículos. Determinar la disponibilidad de las existencias. Indicas los procedimientos necesarios para pedir la reposición de la existencia.

b. Contabilidad, a fin de: • • •

Proporcionar datos básicos, para determinar los activos de la empresa; Conciliar los registros de los artículos del almacén; Exigir el cumplimiento de las responsabilidades del almacenamiento, con respecto a los inventarios físicos.

En los registros de inventarios, normalmente se incluyen los datos siguientes: 1. Para los artículos que llegan: a. b. c. d. e. f. g.

Fecha en que se colocó el pedido. Fecha de embarque. Fecha de recepción. Número del pedido (orden de compra). Nombre del proveedor. Nombre del transportista. Cantidad pedida.

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h. Cantidad recibida. i. Número de factura del flete. 2. Para los despachos, (que salen), se requiere de una información similar, haciendo los cambios de términos, que fueren necesarios. Contabilidad, puede requerir adicionalmente otro tipo de información, referentes a costos, precios, facturación, etc. Lo importante es que los formatos para los inventarios, se confeccionen de acuerdo al diseño que se ajuste al sistema de almacenamiento y no que el sistema de almacenamiento se ajuste al diseño del formato que se puede tener. Tipos de inventarios Los inventarios pueden ser: completos o generales y parciales o especiales: a. Los inventarios completos o generales incluyen todos los artículos existentes en un almacén; se pueden realizar en un momento determinado, cuando sea necesario, o sobre la base de un ciclo continuo de inventarios programados por la Gerencia Logística (o Contabilidad), para asegurar que cada artículo sea verificado dentro del período prescrito. b. Los inventarios parciales o especiales se analizan cada vez que sea necesario verificar o reajustar el registro de stock de un artículo determinado, por ejemplo, cuando el registro de stock de un artículo muestra un balance de cero, a pesar de haber existencias o cuando determinado artículo es denegado en el almacén y la tarjeta de registro indica que existen disponibilidades para la entrega. Los inventarios y el control físico Los inventarios, entendidos como la relación de los artículos que se mantienen en existencia, deben ser controlados periódicamente a fin de garantizar la consistencia de los datos y la eficiencia de la gestión. Recordando lo anterior y en el entendido que se cuenta con una nomenclatura adecuada, se establece una clasificación de los tipos de inventarios que responde a la clase de mercancías existentes. a. Los inventarios regulares Pueden ser a su vez:

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1. De alta rotación Cuando son mercaderías u objetos de transacciones continuas, renovándose periódicamente. 2. De baja rotación Cuando se trata de mercaderías (generalmente repuestos), cuya permanencia en el almacén permite asegurar la continuidad y eficiencia del servicio, pero cuyo movimiento es lento y/o aleatorio. b. Inventarios irregulares Se denominan así, aquellos inventarios que contienen mercaderías que la empresa adquiere y utiliza sólo en casos específicos o muy eventuales y por lo tanto se justifica mantener en stock. Existen dos tipos de mercaderías que generalmente constituyen lo que se llama inventarios irregulares: 1. Transitorias Son mercaderías adquiridas con un fin específico, por ejemplo la ampliación de una planta industrial o de oficinas de cierta envergadura. Estas se almacenan provisionalmente y se espera agotarlas al término del trabajo. Estos materiales pueden resultar ocasionalmente con algunos excedentes o sobrantes que pasarán a formar parte del inventario regular o a la venta si resulta más conveniente. 2. Cargo directo Estas mercaderías no pasan por almacén. Son adquiridos y entregadas (previo control adecuado) directamente al usuario. Algunas son de poco valor o importancia y otras veces de características tan particulares que no se justifica almacenarlos (Ejemplo: Mobiliario de oficina). También excepcionalmente algunas de estas mercaderías son devueltas al almacén; generalmente cuando se ha cometido un error en su adquisición y se almacenan hasta que el proveedor las cambie o se les encuentre alguna aplicación o destino.

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Procedimientos de control físico de inventarios El control físico del inventario, es la comprobación, (mediante el recuento), de que las existencias están de acuerdo con los registros visibles y de contabilidad. Existen diversos métodos de control físico de las existencias; los más empleados son: a. Inventario rotativo permanente Este método implica la revisión continua de las existencias, mediante un equipo de inventariadores que actúan en función a una programación específica. El trabajo de este equipo se concentra en determinados materiales y/o depósitos y se realiza sin paralizar las actividades del almacén. A lo más, sólo se debe efectuar un bloqueo temporal de la documentación y del despacho de un reducido número de artículos, máximo por un día; la mayor parte de las veces por algunas horas. Son dos formas de efectuar el inventario: 1.

Al barrer: En estos casos se procede casi literalmente, comenzando por un punto determinado del depósito o estante y continuando con el control de toda la mercadería allí almacenada, sin excepción. Es interesante anotar que este procedimiento permite ordenar los almacenes y encontrar algunos “tapados” (Material mal ubicado o mal clasificado) y detectar averías o malas condiciones de conservación de la mercadería.

2.

Selectivo: Aquí se procede a escoger dentro de las existencias; sin tener en cuenta su ubicación, algunos artículos específicos, utilizando los diversos criterios de selección. Este método se emplea para realizar inventarios de tipo especial o parcial.

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b. Inventario Masivo Periódico Es el método más común de toma de inventarios. Se ejecuta cerrando las operaciones del almacén por varios días, generalmente 2 veces por año y requiere una adecuada preparación y planificación a fin de evitar la prolongación excesiva del cierre y la paralización de las actividades de la empresa. Sirve principalmente a la contabilidad como sustento de los estados de las cuentas de mercaderías. Requiere la participación de todo el personal estable del almacén y algunas veces, apoyo de personal de otras dependencias afines. Este método se aplica para efectuar inventarios de tipo general o completo. Preparación del inventario físico En ambos métodos, el rotativo y el masivo, la ejecución de inventario físico requiere de una preparación adecuada. Con el fin de evitar contratiempo, se deben tomar en consideración los aspectos siguientes: a.

Ordenamiento del almacén Esta condición es necesaria en cualquier caso; sin embargo, se hace imprescindible cuando se trata de inventarios masivos, a fin de facilitar la labor de los inventariadores.

b.

Personal necesario Es necesario tener en cuenta que el personal de apoyo que requieren los inventariadores, debe conocer el material y estar en condiciones de ejecutar labores que exigen habilidad y capacidad física. Este personal puede ser el que trabaja a diario en los almacenes pero deberá además, instruírsele sobre los procedimientos de toma de inventarios y en la forma de manejar la documentación.

c. Documentación Igualmente importante es preparar la documentación para la toma de inventario. Son dos los aspectos a considerar en relación con la documentación:

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1. 2.

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La puesta al día de los Registros Contables y del Almacén que facilitará la conciliación. El bloqueo de la documentación de entrada y salida durante el control físico para evitar omisiones y/o duplicidad en el conteo.

d. Medios Físicos De acuerdo con la variedad de los materiales a inventariar, será necesario disponer de herramientas o equipos que permitan manipular (subir, bajar, desembalar, pesar, medir, calcular, contar, marcar y/o rotular, etc.). Igualmente será necesario disponer de equipos de seguridad y primeros auxilios en caso de accidente. Programa y Presupuesto La programación del inventario físico, es decir, la determinación del número de veces que un artículo debe ser controlado en un período dado deberá basarse en los siguientes elementos de juicio y criterios: a. Variedad y cantidad de artículos existentes. b. Horas-Hombre disponibles. En especial el número de inventariadores disponibles en forma permanente o periódica. c. Valor de consumo de cada ítem del inventario, en función a la clasificación A, B, C. (Los ítems de un stock se clasifica por orden decreciente del volumen anual en dólares, separado en 3 niveles A – B - C). d. Frecuencia de salida de cada ítem. Como ejemplo se plantea aquí un caso supuesto de inventario rotativo: Se trata de un almacén que cuenta con 5 000 artículos y un valor de consumo total de S/. 200 000 000,00. Si se sabe que durante el año se van a efectuar dos inventarios permanentes, esto equivale a 2 880 horas-hombres: si tenemos en cuenta los 240 días útiles del año, de 6 horas efectivas de trabajo c/u se tendría: 2 x 240 x 6 = 2 880 HH. Esto equivale a 35 minutos disponibles por ítem:

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2 880 HH = 0,576 de hora 5 000 O sea:

0,576 x 60 = 35 minutos.

Para una supuesta determinación de ítems de 30, 470 y 4 500 (en total 5 000), la clasificación A, B, C, será la siguiente: Nº de Ítems

Porcentaje de Ítems

Clases

30 470 4 500

0,6 % 9,4 % 90,0 %

A B C

5 000

100,0 %

Valor consumido o Vendido 100 000 000,00 60 000 000,00 40 000 000,00 200 000 000,00

Porcentaje de Valor 50 % 30 % 20 % 100 %

Efectivamente, así se mantiene un inventario más copioso como alternativa económica, en vez de aumento de costos usado por un control más riguroso del inventario. El sistema de computadoras ha cambiado mucho esta situación, a favor de un control estricto de las existencias. Ahora es posible aplicar las reglas de decisiones de nuestros miles de ítems, comparando los registros de existencias (entradas y salidas), en el sistema de procesamiento de datos de una firma que posea las computadoras de modesta capacidad, ofrecido por los fabricantes de equipo para oficinas. Estas computadoras pueden llevar los registros de existencias, como parte de la corriente normal de datos de sus transacciones. Con ellas se puede programar y almacenar las reglas de decisión, para la aplicación por la computadora que después tomará las decisiones rutinarias de completamiento; y las firmas minoristas, distribuidoras y manufactureras, utilizando los equipos de computación podrán disponer de programas preestablecidos para pronósticos, lotes económicos de pedido y análisis de existencias rutinarias. 11. Resumen Organizar las funciones del almacén consiste en primer lugar, en integrarlas en base a un departamento que pueda coordinar todas las actividades que se realizan, este departamento puede ser independiente o ser parte de otro.

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Para llevar a cabo sus actividades se debe partir con tener un amplio conocimiento del producto y esto implica conocer las necesidades ideales de almacenamiento, además de su Clasificación ABC que puede ser por precio, utilización, rotación y valor. Además, sobre los artículos a almacenar ha de conocerse: las dimensiones y el peso, cantidad normalmente solicitada, lugar de recepción y entrega, número máximo de unidades que el almacén deberá contener, la cantidad mínima y el espacio necesario. Una vez obtenida la información sobre los artículos a almacenar, debemos considerar la codificación de los mismos, de modo que se pueda identificar a cada artículo fácilmente y para ello debe tomarse en cuenta: las dimensiones, el material del que está hecho, acabado, el equipo del cual forma parte, etc. Luego de identificado el artículo y codificado, podemos estar en condiciones de recibirlo, para lo cual se ejecutarán las siguientes tareas: recepción física (descarga y desembalaje), verificación, registro de entrada y entrega al almacén, contando con los siguientes documentos: solicitud (orden) de compra, información técnica, información comercial y autorización de devolución, pero teniendo en cuenta un conjunto de normas y procedimientos. Una vez ingresada la mercadería y en poder del almacén, el siguiente paso es transferir su propiedad a los clientes o usuarios y se debe considerar el embarque el transporte y el flete, conjuntamente con sus documentos como pedido de mercaderías, vale de salida, transferencia, nota de venta o factura, guía de remisión, con el fin de llevar el respectivo control. El inventario es la lista detallada del contenido de un almacén o instalación, que se valora periódicamente, para verificar o corregir la información contenida en los listados de registro de stock, a fin de preparar los estados financieros de la empresa. Se debe tener en cuenta que todo lo que se recibe en un almacén deberá estar en él o se dispondrá de ello con medios aceptables y autorizados, los inventarios no desaparecen sin explicación. Pueden robarse, evaporarse debido a procesos químicos o dañarse irreparablemente, pero no se pierden sin razón alguna. El inventario es el resultado de la diferencia entre la cantidad que ingresa y la que despacha y sobre los cuales debe efectuarse un control físico, los que pueden ser a través de inventarios regulares (de alta rotación y de baja rotación) o inventarios irregulares (transitorios y con cargo directo). En cuanto a los procedimientos, estos pueden ser inventario rotativo permanente o inventario masivo periódico el que deberá prepararse haciendo un

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ordenamiento del almacén asignando personal necesario, preparar la documentación, los medios físicos y el presupuesto respectivo. CASO 05: ELECTROPLUS S.A. Electroplus S.A., creada en 1952, se dedica a la fabricación de artículos eléctricos. La compañía goza de una sólida posición financiera, por lo que no presenta problemas de liquidez de corto plazo; sus ventas son constantes a lo largo del año, lo que permite prever los ingresos y egresos. La competencia está constituida por dos grandes empresas, una de las cuales es Industrias Romeo, que produce reactores, transformadores y estabilizadores de la marca Nirva. En los años recientes el sector informal, conformado por pequeños industriales, se introdujo fuertemente en el mercado, debido principalmente a que la tecnología utilizada en la fabricación de estos artículos no es muy sofisticada, lo que permite un proceso productivo sencillo. Entre los principales productos de Electroplus se encuentran los estabilizadores de salida de 220 y 110 voltios de la marca Omega, que gozan de muy buena aceptación por parte del público tanto en Lima como en provincias, debido a la alta calidad y a sus precios competitivos. La empresa está organizada fundamentalmente de la siguiente manera: a la cabeza se encuentra el gerente general, que es el propietario y hace las veces de gerente de mercadeo. Tiene un asistente administrativo. Reportan directamente al gerente general, los gerentes de finanzas, producción y relaciones industriales. Del gerente de producción dependen el jefe de taller y el jefe de almacén y compras; además, tiene una secretaria. El jefe de taller tiene a su mando 80 operarios, distribuidos en dos turnos. El jefe de almacén y compras tiene un ayudante. Del gerente de finanzas dependen el contador y cuatro auxiliares de éste, un asistente financiero y una secretaria. En la empresa hay un sindicato de obreros integrado por el ochenta por ciento del personal. El gerente general, ingeniero de profesión, es un hombre de aproximadamente 60 años de edad y muy activo. Además de ser gerente de Electroplus también los es de Comercial Lumen S.A. y de Electro Lumen S. A., que son empresas conexas, pues Comercial Lumen vende los productos que Electro Lumen y Electroplus fabrican.

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Usualmente, el día típico del gerente empieza a las 6:00 de la mañana. A esa hora va a una ganadera de su propiedad, ubicada en la carretera central, y a las 8:00 de la mañana se dirige a la empresa comercial ubicada en el centro de Lima, donde almuerza. A las 3:00 de la tarde se encuentra en Electro Lumen, en la Avenida Argentina, y a las 17:30 en Electroplus, ubicada en Barranco, donde muchas veces se queda hasta altas horas de la noche. Algunos días dicta clases en un instituto superior tecnológico, de 8:00 a 10:00 de la noche, cuando no tiene alguna reunión con los directivos del Rotary Club o con el consejo directivo del instituto del que es miembro. Su estilo de liderazgo presenta dos facetas: es muy cortés y comprensivo con el personal administrativo, pero duro y hasta a veces prepotente con el personal obrero, por lo que muchas ocasiones lo llaman “negrero”. En setiembre de 1996 se detectó, frente al local de Lumen, a un vendedor ambulante que vendía estabilizadores con la marca de la compañía. Su precio era inferior a un 50% al precio de lista de Electroplus. Se observó que, pese a que la compañía tiene por norma colocar en el reverso del producto la fecha de fabricación y el número de serie en código, esos artículos no los tenían. Avanzando con las investigaciones, el gerente realizó un inventario físico sorpresivo en toda la planta. Pudo verificar que el auxiliar de almacén José Burgos, que tenía más de quince años de servicio en la fábrica y en quien la gerencia había depositado gran confianza, extraía sistemáticamente componentes y materias primas utilizados en la fabricación de los estabilizadores y hasta las etiquetas de la fábrica. Burgos se había ganado la confianza del personal por su gran camaradería y compañerismo. Cometía el delito en complicidad con Nelson Gonzales, jefe de Almacén y Compras, quien laboraba en la empresa desde hacía diez años. Los estabilizadores eran armados por dos sobrinos suyos en el garaje de una vecina, para luego ofrecerlos a los vendedores ambulantes. No conforme con la venta a los ambulantes, y debido al éxito obtenido, José comenzó a ofrecer los productos a diferentes empresas. En una oportunidad ofreció un lote a un cliente que era amigo íntimo del gerente, quién llamó a éste y le informó sobre la oferta recibida. A pesar de que en la compañía había contratado un servicio de vigilantes, éstos nunca habían inspeccionado la basura, que era

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justamente donde las piezas principales se escondían antes de ser sacadas de la empresa. El gerente general montó en cólera y de inmediato procedió a despedir a José y Nelson. Delante de algunos obreros y en un tono muy subido les dijo que les hacía un gran favor, pues tenía las pruebas para denunciarlos a la Policía y enviarlos directamente a la cárcel. Les advirtió que jamás deberían pisar la empresa y que no esperasen algún tipo de indemnización o beneficio. La reacción inicial de los acusados fue la de sentirse ofendidos por los cargos, y los negaron. Sin embargo, luego, ante las evidencias mostradas, se retiraron de la fábrica sin ninguna demostración adicional. Transcurrido un mes de estos acontecimientos, el gerente general recibió una carta sin firma, con faltas de ortografía, supuestamente escrita por José Burgos. La carta estaba acompañada por una fotocopia del inventario físico de la planta, con lujo de detalles, que incluía movimientos, valor, cantidades y fechas. También incluía el inventario que la empresa había presentado al organismo estatal encargado de la administración tributaria, y que difería ampliamente del primero. Cualquiera que leyera estos documentos podía deducir fácilmente que la compañía había evadido el pago de impuestos. El informe que acompañaba la carta también especificaba el monto por impuestos y multas que la compañía debía pagar – alrededor de quinientos mil dólares–, así como el tiempo que la fábrica tendría que detener sus actividades y el cálculo de las pérdidas que ocasionaría dejar de producir en ese periodo. Finalmente, José Burgos manifestaba que el reclamo por el despido injustificado no lo iba a tramitar a través del Ministerio de Trabajo ni por intermedio del sindicato, lo que no le interesaba. Enviaría el mismo informe al organismo de administración tributaria Y a la Contraloría General de la República. A cambio de no presentar el informe exigía se le otorgarse una casa valorizada en cincuenta mil dólares, importe que representaba la décima parte de la supuesta multa, y ocho mil dólares en efectivo.

FIN DE LA UNIDAD

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