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TEMA 26 CORREO ELECTRÓNICO: CONCEPTOS ELEMENTALES Y FUNCIONAMIENTO. EL ENTRONO DE TRABAJO. ENVIAR, RECIBIR, RESPONDER Y REENVIAR MENSAJES. CREACIÓN DE MENSAJES. REGLAS DE MENSAJE. LIBRETA DE DIRECCIONES

TEMA 24 CORREO ELECTRÓNICO: CONCEPTOS ELEMENTALES Y FUNCIONAMIENTO. EL ENTRONO DE TRABAJO. ENVIAR, RECIBIR, RESPONDER Y REENVIAR MENSAJES. CREACIÓN DE MENSAJES. REGLAS DE MENSAJE. LIBRETA DE DIRECCIONES

CONCEPTOS GENERALES .................................................................... 4 ENTORNO DE TRABAJO ........................................................................ 6 Uso del Panel de exploración ....................................................................................... 7 Mostrar u ocultar el Panel de exploración .................................................................. 12 Barra de herramientas de acceso rápido ..................................................................... 12 Creación de un mensaje nuevo ................................................................................... 19

ENVIAR Y RECIBIR MENSAJES......................................................... 22 Recuperar y eliminar mensajes ................................................................................... 23 Responder un mensaje recibido .................................................................................. 23 Reenviar un mensaje................................................................................................... 24 Recibir mensajes con datos adjuntos .......................................................................... 24 Enviar correos como mensajes adjuntos ..................................................................... 25 Adición de vínculos .................................................................................................... 26

LISTA DE CONTACTOS ........................................................................ 27 Construir una lista de contactos .................................................................................. 27 Buscar un contacto...................................................................................................... 27 Organización de los contactos .................................................................................... 28 Crear una carpeta para guardar contactos ................................................................... 29 Crear un contacto desde un e-mail ............................................................................. 30 Exportar o importar la lista de contactos .................................................................... 30 Enviar la información de un contacto a otro............................................................... 31

LIBRETA DE DIRECCIONES ............................................................... 32 Gestión de la Libreta de direcciones........................................................................... 33

CREACIÓN DE MAILS .......................................................................... 34 Formatos disponibles .................................................................................................. 34 Aplicar formatos al texto ............................................................................................ 35 Cambiar el color de fondo de un mensaje y aplicar temas de texto ........................... 35 Diseño de fondo y otros temas ................................................................................... 36 Predeterminar el tipo de fuente y fondo de los mensajes ........................................... 37 Agregar imágenes desde archivo ................................................................................ 38 Crear una firma ........................................................................................................... 38

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OPCIONES DE MENSAJE ..................................................................... 39 Insertar capturas de pantalla ....................................................................................... 40 Importancia y carácter ................................................................................................ 40 Opciones de votación y seguimiento .......................................................................... 42 Opciones de entrega.................................................................................................... 42 Marcas de mensaje...................................................................................................... 43 Categorizar.................................................................................................................. 44 Personalizar la vista de los mensajes .......................................................................... 45 Vaciar los Elementos eliminados al salir de Outlook ................................................. 46

GESTIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL CORREO ................................. 47 Organizar el correo por carpetas ................................................................................. 47 Crear reglas ................................................................................................................. 48 Configuración de reglas de formato automático......................................................... 50 Agregar una cuenta de correos hotmail ...................................................................... 52 Organización de correos ............................................................................................. 53

CALENDARIO.......................................................................................... 54 Introducción al calendario .......................................................................................... 54

TAREAS, DIARIO Y NOTAS ................................................................. 58 Añadir una tarea.......................................................................................................... 58 Diario .......................................................................................................................... 58 Notas ........................................................................................................................... 59

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CONCEPTOS GENERALES Microsoft Outlook es un programa para administrar correo electrónico. El correo electrónico es un mensaje enviado desde un PC a otro. Estos mensajes pueden ser sólo de texto, o tener incorporados otros archivos de cualquier tipo (documentos de texto, archivos de sonido, vídeos, fotos…). Además, se puede enviar un mensaje a varias personas a la vez, con lo que nos ahorramos el tiempo que necesitaríamos si tuviéramos que enviarlo uno a uno. Podría parecer que el uso de correo electrónico es similar al del fax y, en cierto modo, lo es, pero con algunas diferencias, ya que con el uso del fax tenemos la degradación de la información, no podemos acompañar la información de otros archivos que no sean de texto y, además, el uso de fax distingue entre llamadas internacionales y locales. Los usuarios de correo electrónico no necesitan tener el PC encendido para recibir correo, ya que los mensajes que recibimos se almacenan en el servidor hasta que el usuario decida verlos. El servidor hace las funciones de buzón de correo. Cada usuario de e-mail posee una dirección de correo electrónico elegida por el usuario y debe contener, obligatoriamente, el símbolo @. Puede contratar con su proveedor varias cuentas de correo, así como la cantidad de información que podemos enviar al mismo tiempo. En general, un e-mail tarda apenas unos segundos en llegar a su destino, independientemente de cual sea éste.  La cuota mensual del proveedor que haya elegido permite enviar todos los mensajes que desee.  Se pueden enviar imágenes, sonidos,

programas y cualquier material que se encuentre digitalizado, siempre que el tamaño de los mismos no supere el establecido por el proveedor.  Puede acceder a grupos de discusión sobre los temas que le interesen.  Puede recibir en su PC, de manera

gratuita, boletines informativos sobre temas en los que quiera mantenerse actualizado.

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 El formato electrónico tiene la gran ventaja de permitir modificaciones

sobre el documento.  No necesita la existencia de una persona al otro lado, como sí ocurre con

el teléfono, porque el correo se deposita en el servidor que está siempre en línea. Cuando el destinatario acceda a su correo, verá la información que le ha sido enviada; será como si mirásemos el buzón al llegar a casa. Protocolos de transporte: SMTP y POP3

Los protocolos de transporte definen el modo en que se transmiten los sobres entre un cliente y un servidor. Los datos del mensaje viajan encapsulados dentro de estos sobres. En el correo electrónico, se suelen emplear dos protocolos diferentes de transporte. Siguiendo la analogía con el correo ordinario, cada uno de ellos cumple funciones diferentes:  El primero, llamado SMTP (Protocolo utilizado para encaminar el correo

electrónico por Internet), se encarga de llevar los mensajes desde el cliente al servidor. Se corresponde a los mecanismos de distribución del correo convencional, desde el momento en que echamos la carta al buzón hasta que es depositada en el buzón particular del destinatario.  El segundo, llamado POP (Punto de acceso a Internet de un usuario), se

aplica a las entregas de los mensajes que un servidor tiene almacenados para un cliente determinado. En el correo convencional, supone el mecanismo necesario para que el destinatario de una carta abra su buzón y recoja la correspondencia que haya sido depositada por el cartero. Direcciones de correo electrónico

Para lograr comunicarnos a través de mensajes de correo electrónico, es necesario saber cómo utilizar las direcciones. Éstas tendrán un aspecto similar a éste: [email protected] Cada dirección de correo electrónico de Internet tiene tres partes: 1. Nombre del usuario (en nuestro ejemplo, prueba). Es el nombre que se le asigna al buzón de correo electrónico de una persona y, a menudo está formado por componentes de su propio nombre. No podrá llevar tildes. 2. Arroba (@). Se necesita para separar el nombre de usuario del nombre del dominio. Para obtener el símbolo de arroba, deberá pulsar las teclas ALT GR+@. Este último carácter se incluye en la tecla que contiene el número 2, junto a las comillas (“). 3. Nombre del dominio (en nuestro ejemplo, tututor.info). Es la dirección del PC que contiene el buzón electrónico de la persona.

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Entrar en Microsoft Outlook

Al igual que todos los programas de la gama Office, tenemos varias formas de acceder a Microsoft Outlook: - A través de un acceso directo ubicado en el Escritorio o en la Barra de tareas de Windows. - Mediante el botón Inicio. Salir de Microsoft Outlook

Una vez que hayamos finalizado nuestra sesión de trabajo, procuraremos salir correctamente de cualquier aplicación informática, ya que de otro modo, estaríamos provocando un funcionamiento atípico de nuestro PC y nos arriesgaríamos a perder información.

ENTORNO DE TRABAJO Cuando se abre Outlook, vemos una ventana con varias zonas fácilmente identificables que pasamos a diferenciar: 1. Barra de título. Mostrará el nombre de la carpeta en la que nos encontremos junto al nombre de la aplicación. 2. Cintas expandidas. Contiene un conjunto de pestañas que sustituyen a los menús que anteriormente se utilizaban ofreciéndonos así, acceder a diferentes comandos organizados en grupos, o conjuntos de herramientas, que nos optimizarán el trabajo por su mejor localización. 3. Panel de exploración. Engloba una lista de carpetas (buzones) con diferentes funciones cuyos contenidos se reflejarán en el área de trabajo. Algunas de estas carpetas son Bandeja de entrada, Bandeja de salida, Borrador, Elementos eliminados, Elementos enviados, etc. En la parte inferior del Panel de exploración, verá opciones como Correo, Calendario, Contactos y Tareas a las que podrá acceder con sólo pulsar sobre ellas. Más adelante explicaremos el funcionamiento de cada una de estas órdenes. 4. Área de trabajo. Se encuentra en la parte izquierda del Panel de exploración y estará dividida en dos partes:  Zona en la que se visualiza la relación de los mensajes almacenados en la carpeta que se ha seleccionado en el Panel de exploración.  Panel de lectura. Podrá aparecer en la parte derecha o inferior de la zona anterior o incluso no mostrarse si está desactivado.

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5. Barra de estado. Se encuentra en la zona inferior de la ventana del programa y nos informará, por ejemplo, del número de correos que hay en la carpeta seleccionada. 6. Barra de herramientas de acceso rápido. Nos da acceso a herramientas que vamos a utilizar más asiduamente pudiendo personalizar su contenido. 7. Barra de tareas pendientes. Tendremos acceso directo a aquellas tareas que estamos pendientes de realizar.

Uso del Panel de exploración El Panel de exploración de Microsoft Outlook, situado en el margen izquierdo del programa, será una herramienta importante que deberá controlar para un perfecto dominio de la aplicación. Cuando hace clic en uno de los botones que conforman el Panel de exploración, visualizamos los componentes que contiene así como las herramientas que la Cinta expandida nos ofrece para nuestra selección.

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Correo

Es el grupo que visualizamos por defecto, el que más utilizaremos y el que mayor número de componentes posee. Destacaremos principalmente la carpeta Bandeja de entrada, Elementos enviados y Elementos eliminados que se encuentra dentro del grupo Favoritos.

En la parte posterior del grupo Favoritos, se encuentra el grupo que corresponde a nuestra cuenta de correo, en este caso denominado prueba, donde podremos administrar igualmente las carpetas que anteriormente hemos indicado junto con otras que veremos en temas posteriores. Bandeja de entrada

Es la carpeta donde se almacenan todos los correos que hemos recibido, hayan sido leídos o no. Los correos que no hayamos leído se mostrarán en el área de trabajo mostrando su remitente y su asunto en negrita, acompañados de un icono en forma de sobre cerrado. Los correos leídos muestran su remitente y su asunto en estilo normal, junto a un icono con forma de sobre abierto. Los mensajes que tienen un dibujo de un clip nos indican que adjuntan un archivo. Bandeja de salida

Almacena de forma temporal los mensajes que se están enviando, es decir, aquéllos que el servidor está transfiriendo a sus destinos. Esto suele ocurrir cuando, por ejemplo, se pierde la conexión; de forma que, cuando volvemos a conectar Outlook envía los elementos que contiene la Bandeja de salida de forma automática, a su servidor.

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Borrador

Esta carpeta sirve para almacenar los mensajes que todavía no han sido enviados, ya sea porque no hemos terminado de redactarlos o, sencillamente, porque deseamos enviarlos más tarde. Correo electrónico no deseado

El contenido de esta carpeta serán aquellos correos que nos llegan y que no deseamos que se muestren en la Bandeja de entrada, bien porque pueden contener virus, archivos con errores o generalmente porque sus destinatarios no son de nuestra confianza. El funcionamiento de esta carpeta es automático, por ello, debemos indicar a Outlook si deseamos que el nivel de seguridad sea alto, bajo, o bien que se remita a consultar nuestra lista de destinatarios y remitentes seguros. De esta forma se clasifican los mensajes que nos llegan y así se ubican en la Bandeja de entrada, o bien en la de Correo electrónico no deseado. Indicaremos los niveles de seguridad de esta bandeja, así como la lista de remitentes y destinos seguros siguiendo estos pasos: 1. Botón derecho sobre la opción Correo electrónico no deseado y seleccionamos la opción Propiedades.

2. En el cuadro de diálogo que se abre, podremos disponer de diferentes pestañas donde poder configurar, entre otras opciones, el lugar donde se almacene el correo no deseado, el tiempo de eliminación de los mismos o incluso no ser almacenados ni leídos sino que sean eliminados directamente. Elementos eliminados y enviados

Cuando elimina un elemento de cualquier carpeta, Outlook lo almacena en la carpeta Elementos eliminados. Los elementos de esta carpeta pueden recuperar-

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se mientras ésta no se vacíe, ya que, una vez vaciada no podremos recuperar los elementos que contenía. Carpetas de búsqueda

En su interior, encontrará opciones con las que, con sólo pulsar sobre ellas, podrá establecer un criterio de búsqueda a sus correos; podrá clasificar su trabajo de forma que se muestren los mensajes más grandes, aquéllos que aún no ha leído, los que requieren un seguimiento etc. Los correos se establecen con seguimiento pulsando en la bandera que se encuentra a su derecha. Esta, se volverá roja, transformando la prioridad del correo en cuestión para una mejor localización a la hora de enviar nuestros propios mensajes sobre el mismo como aquellos que recibamos de él. Calendario

Al presionar la etiqueta de este grupo, veremos almanaques del trimestre en el que nos encontramos y en el área de trabajo se mostrará una agenda electrónica dividida por horas. La utilidad principal de este grupo será la de anotar todo aquello que deseemos recordar como cualquier evento, vacaciones, reuniones, fechas señaladas, etc., para que la aplicación nos avise evitando el que se nos olvide. Dedicaremos un tema exclusivo al uso de esta herramienta de Outlook para que así pueda sacarle el máximo partido. Contactos

Este grupo es bastante interesante, ya que al pulsar sobre él, nos muestra el listado de personas que tiene añadida a su agenda de Outlook, bien por interés profesional, o bien por interés personal. Más adelante aprenderá cómo personalizar sus contactos, añadir más, editarlos, qué datos podemos incluir tales como, nombre, correo electrónico, teléfono, etc. La forma de configurar la lista de contactos dentro del área de trabajo podrá cambiar dependiendo de las opciones que encontraremos en la pestaña Inicio, donde se nos activará las opciones correspondientes a Contactos, como por ejemplo crear un nuevo contacto, establecer grupos de los contactos creados, crear etiquetas, acceder a la libreta de direcciones, etc.

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Tareas

Este grupo nos ofrece opciones muy útiles de organización para cualquier proyecto que tengamos entre manos. Su principal función es describir, organizar y registrar las tareas que se desarrollan en cada proyecto, pudiendo realizar un seguimiento de su estado. También es posible ordenar la lista de diferentes formas, por fecha, por la persona encargada de la realización del desarrollo, mostrar el listado de tareas de una forma detallada, etc. Notas

El contenido de este grupo, contiene recordatorios que queremos anotar de cualquier índole, ya sean encuentros, citas personales, comentarios. Utilizaremos las herramientas que nos ofrece la pestaña Inicio cuando seleccionamos esta opción. Lista de carpetas

La utilidad de este grupo es la de mostrar, en forma de carpetas, todas las opciones que posee el Panel de exploración de Outlook. De esta forma, podremos acceder al Calendario, a nuestras Tareas, ver nuestras Notas, etc., de igual forma que si pulsáramos en su grupo, pero con la diferencia de que desde la Lista de carpetas su contenido no usurpará todo el espacio del Panel de exploración expandiendo su contenido, sino que nos permitirá seguir viendo el resto de carpetas. De esta forma, siempre sabremos qué opciones tenemos disponibles al estar siempre visibles. Accesos directos

Un acceso directo es un icono que nos permite acceder de una forma más rápida que la convencional a un archivo, carpeta, programa, etc. Diario

Si pulsa este grupo, accederá a las acciones del diario de Outlook. Usaremos estas opciones para realizar acciones relacionadas con los contactos y se visualizarán en forma de anotaciones dentro de una escala temporal. Tenga como siempre en cuenta las opciones que nos muestra la pestaña Inicio al seleccionar nuestro Diario.

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Mostrar u ocultar el Panel de exploración Es posible que, en determinadas situaciones, necesitemos tener más espacio de trabajo en la ventana de Outlook. Para ello, podemos optar por ocultar el Panel de exploración, ampliando la visualización de la ventana a pantalla completa. Para volver a visualizarla solo tendrá que pulsar de nuevo el mismo símbolo y se mostrará de nuevo expandida. Barra de herramientas de acceso rápido La Barra de herramientas de acceso rápido, nos permite tener en uso, aquellas opciones que van a ser más utilizadas por nosotros. Se encuentra justo encima del Panel de exploración, aunque puede situarse también sobre la cinta de opciones. 1. Localice la Barra de herramientas de acceso rápido y pulse sobre la flecha que se encuentra a su derecha. En la ventana que se nos abre seleccione Mostrar encima de la cinta de opciones.

2. Verá como se ha colocado en la parte superior de nuestro Outlook.

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Personalizar la Barra de herramientas de acceso rápido

Vamos a ver como personalizar la Barra de herramientas de acceso rápido, añadiendo o eliminando opciones que nos permitirán optimizar nuestro trabajo. Para añadir opciones que no se encuentran en el listado de la ventana de Barra de herramientas de acceso rápido, tendremos que seleccionar la opción Más comandos, y se nos abrirá una nueva ventana donde podremos acceder a muchas más aplicaciones que podremos añadir con solo seleccionar el botón Agregar. Pestaña Vista

La pestaña Vista, será principalmente la que utilizaremos para hacer un mayor cambio o modificación en la apariencia de nuestro Outlook. La encontraremos dentro de la zona de cintas de opciones. Si la seleccionamos veremos su contenido. Vista actual

Ya sabe que cuando recibe un mensaje, éste se almacena en la Bandeja de entrada, mostrándonos el nombre del remitente (persona que lo envía) y el asunto. Existen tres formas de leer el contenido de un mensaje sin necesidad de abrirlo; estas opciones las encontraremos en Cambiar Vista. 1. Despliegue el menú que nos ofrece esta opción pulsando en la flecha que se encuentra en su derecha. 2. Podremos escoger entre las opciones Compacta, Única y Vista previa, dependiendo de la forma que más nos interese acceder a nuestros mensajes recibidos y si deseamos que se nos muestre un mayor o menor contenido de los mismos, seleccionaremos una u otra. Ver configuración Esta opción nos permite agregar o quitar campos, dar formatos a columnas, etc. Si pulsamos sobre esta opción se nos abrirá una ventana nueva donde podremos escoger diferentes configuraciones.

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 Columnas: Nos permite añadir más menos columnas para mostrar en

nuestros mensajes recibidos y enviados.  Agrupar por: Con esta opción estableceremos el orden de la columnas que hemos añadido según sea más conveniente para nosotros para su mejor localización.  Filtrar: El filtrado nos permite especificar aún más si cabe nuestra vista de correos por palabras, datos adjuntos, mensajes que han sido leídos, etc.  Más opciones: Permite modificar, entre otras cosas, las fuentes que se utilizan en nuestros mensajes y los formatos de tablas.  Formato condicional: Tal como se indica, se puede especificar otros formatos de mensajes de forma mucho más específica.  Formato de columnas: Se especifican los formatos de presentación de cada campo. Veamos cómo establecer algunos cambios dentro de la opción Compacta que es la que por defecto siempre se encuentra: 1. Vamos a indicar que se nos muestre cuatro filas de nuestro mensaje con el botón Columnas.

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2. A continuación, modificaremos la fuente de los títulos de columnas y filas, así como el lugar donde se nos mostrará el Panel de lectura, seleccionando el botón Más opciones y accediendo a su ventana para realizar los cambios. 3. Pulsaremos siempre en el botón Aceptar para que las modificaciones se hagan efectivas. 4. Por último comprobaremos como se han realizado los cambios que indicamos anteriormente. Los cambios que pueden realizarse dentro de la opción Ver configuración dependerán del criterio de cada uno y de las necesidades oportunas según los mensajes recibidos en su correo. En caso que quisiera volver a establecer la configuración anterior a los cambios realizados, solo tendrá que pulsar sobre la opción Restablecer vista dentro del grupo Vista actual donde hemos estado haciendo las modificaciones. Organización

En este grupo de opciones, encontraremos lo necesario para organizar nuestros mensajes de manera diferente y según nos convenga. Si pulsamos sobre el botón Organizar por, se nos mostrarán algunas de ellas. Las más destacadas son las siguientes:  Fecha: Organizara listas por fechas.  Para: Organiza listas por destinatarios.  De: Organiza listas por remitente.  Categoría: Organiza lista por categoría.  Asunto: Organiza la lista según su asunto en orden alfabético. Orden Inverso

Invierte la ordenación de los mensajes estableciendo un criterio de más nuevo o más antiguo según le convenga.

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Opción Diseño

Con la opción Diseño que se encuentra en la pestaña Vista, podremos modificar la posición y configuración del Panel de navegación, Panel de lectura y la Barra de tareas pendientes. Por último vamos a modificar el estilo de nuestra Barra de tareas pendientes. Actualmente se encuentra en el modo Minimizado, por lo que la información se nos muestra de una forma más concisa como hemos visto en la imagen anterior. Sin embargo si seleccionamos el modo Normal, podremos ver la información más expandida y detallada. 1. Seleccionamos la pestaña Vista y dentro de ellas localizamos la opción Diseño como hicimos anteriormente. 2. Pulsamos con el puntero del ratón sobre Barra de tareas pendientes y pulsamos sobre el modo Normal. 3. Como podremos ver, la información se nos muestra en su totalidad al haber modificado la opción minimizada que estaba anteriormente.

La opción Panel de personas de la pestaña Vista, nos mostrará de igual forma opciones de modificación de para poder mostrarnos la información de nuestros contactos de una forma más detallada o, en su caso contrario, minimizada.

Ventana

Destacaremos de la opción Ventana en la pestaña Vista, la posibilidad de acceder a la Ventana de Avisos, donde podremos localizar de una forma rápida, aquellos mensajes que, por su seguimiento específico, Outlook nos ha realizado un aviso con anterioridad. 1. Seleccionamos la pestaña Vista y localizamos la opción Ventana. 2. Pulsamos con el puntero de nuestro ratón sobre Ventana de Avisos. 3. Nos aparecerá una nueva ventana mostrándonos en la zona Asunto, aquellos mensajes que tienen avisos.

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Correo electrónico

El uso del correo electrónico se basa en un proceso de comunicación mediante mensajes. La persona que quiere comunicarse con alguien envía un mensaje a un PC, conocido como servidor, de forma que, la persona a quien va dirigido el mensaje pueda acceder a él y leerlo. El mensaje enviado por correo electrónico puede incluir texto, direcciones de páginas Web (URL), imágenes, gráficos, archivos de sonido, archivos de vídeo y, en general, cualquier información que se pueda crear en una aplicación y que se guarde en disco. Outlook permite guardar mensajes de forma que no sea necesario esperar a que esté el servidor en funcionamiento; lo escribimos, lo guardamos y lo enviamos cuando queramos. Por el contrario, para enviar y recibir, sí es necesario estar conectado a Internet, ya sea a través de un módem o de una línea adsl. E-mail es la abreviatura de la palabra inglesa “electronic mail”; correo electrónico. Configurar una cuenta de correo

Lo primero que debe hacer para poder utilizar Outlook con su correo electrónico de Internet, es indicar al programa datos como su nombre de usuario o el nombre del servidor de correo. Para ello, se darán los siguientes pasos: 1. Seleccione la pestaña Archivo de su Outlook y localice la opción Agregar cuenta y pulse sobre ella. 2. Se inicia el asistente que le guiará en cada uno de los pasos.

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3. Seleccione la opción Configurar manualmente las opciones del servidor o tipos de servidores adicionales. Pulse el botón Siguiente. 4. Como tipo de servicio seleccione la primera opción Correo electrónico de Internet y pulse en Siguiente. 5. A continuación, deberá configurar los datos del usuario y los del servidor. Estos datos serán facilitados por el proveedor al que haya contratado los servicios y, además, se encargará de informarnos de si la cuenta de correos que deseamos tener está disponible o bien de adjudicarnos otra en caso contrario.

6. Dentro del área Información sobre el usuario, teclee su nombre y, en el cuadro Dirección de correo electrónico, escriba el nombre de usuario con el que se quiera identificar en la red. Seguidamente, teclee el carácter “@” y, por último, el nombre del servidor de correo. 7. En el apartado Información del servidor, se solicita el nombre de los servidores que gestionan tanto el correo que recibimos (correo entrante), como el que enviamos (correo saliente). 8. Dentro del cuadro Información de inicio de sesión, deberá establecer una contraseña junto a su nombre de usuario. Las contraseñas deben ser siempre fáciles de recordar, como una fecha importante para nosotros, por ejemplo. 9. Par verificar que todos los datos que hemos introducido son correctos y que nuestra cuenta de correos está bien configurada para enviar y recibir, presione el botón Probar configuración de la cuenta.

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10. Presione Siguiente para terminar. 11. Cuando haya introducido todos los datos necesarios, el asistente le ofrecerá el botón Finalizar para concluir el proceso. Creación de un mensaje nuevo En este apartado, veremos paso a paso qué debemos hacer para enviar un mensaje. Comprobación de direcciones de destinatarios

En la primera lección de este manual, vimos la estructura de las direcciones de un correo electrónico: Nombre del usuario, símbolo de la arroba y servidor del dominio. Cuando envía un correo, Outlook comprueba de forma automática, todos los destinatarios que ha introducido en los encabezados Para y CC y así, verificar que el correo puede ser enviado; esta acción también será posible realizarla de forma manual. 1. Para comprobar los destinatarios antes de enviar el mensaje, pulse el botón Comprobar nombres en la Barra de herramientas del correo electrónico.

2. Outlook subrayará las direcciones de correo electrónico completas indicando que utilizan la sintaxis correcta. Además, marcará aquellos nombres que coincidan con entradas del grupo Contactos. 3. Si Outlook localiza una dirección incompleta, visualizará el cuadro de diálogo Comprobar nombres. En él, Outlook podrá indicar alguna sugerencia que pueda reemplazar la dirección errónea.

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4. De igual modo, también se mostrará este cuadro si un mismo nombre contiene dos o más direcciones de correo. En este caso, usted deberá elegir a cuál dirección va dirigido el mensaje. Errores en las direcciones electrónicas

Los errores más frecuentes que se cometen al escribir direcciones de e-mail son los siguientes:  Falta del carácter @.  Existencia de espacios en blanco. No deben existir.  Muchas personas utilizan guiones en el nombre de usuario, sería impor-

tante comprobar si se trata de un guión normal “-” o uno bajo “_”.  Existencia de puntos u otros signos de puntuación antes o después de la

arroba.  Todas las direcciones electrónicas terminan con una extensión que hace re-

ferencia al tipo de sistema (.com, .net, etc.) o con la extensión que indica el país (.ar, .mx, .cl, .es, etc.). En ocasiones, algunas direcciones pueden tener dos extensiones referidas al tipo de sistema.  Las direcciones de correo siempre van en minúsculas.  No se utilizan acentos ni eñes, ya que estos caracteres son exclusivos del

castellano y no se comparte con otros lenguajes que fluyen por la red. Adjuntar un archivo a un mensaje

Un archivo adjunto es un fichero que tenemos almacenado en nuestro PC y que deseamos enviar a un destinatario en un correo electrónico. El adjunto puede ser cualquier archivo que encuentre en su disco, pero debe ser consciente del tamaño que éste tenga. Cada servidor de correos establece un tamaño para albergar ficheros adjuntos, sin embargo, existen limitaciones y un archivo adjunto con un peso de 2 Mb es ya algo excesivo. Cuando enviamos o recibimos un correo con un adjunto de gran tamaño, observaremos que nuestro correo se satura, no entran más mensajes a la Bandeja de entrada ni sale ningún otro en la Bandeja de salida hasta que el correo pesado se haya descargado por completo. Por ello, debemos ser conscientes del peso de los archivos que enviamos, usar compresores que nos ayuden en esta tarea y así no saturar la línea de correos de ningún destinatario. Uso de compresores

En el mercado existen muchos compresores creados con el objetivo de reducir el tamaño de archivos para que éstos puedan ser más cómodamente enviados por correo, grabados en un CD, en un disquete, etc.

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La característica principal que tienen los compresores de no dañar la calidad del archivo que se comprime, los hacen cada vez más usuales. Algunos de los compresores más utilizados son WinZip y WinRAR. La forma más sencilla de comprimir un fichero, una vez instalado el programa compresor es: 1. Pulsar sobre el archivo con el botón secundario del ratón. 2. En el menú que se muestra, verá opciones para comprimir el archivo y enviarlo por e-mail, sólo comprimirlo, etc. 3. Su utilización es muy sencilla. 4. Al comprimir un archivo, éste cambia su icono dependiendo del compresor que se haya usado. 5. Puede ocurrir que al comprimir un fichero, éste no cambie de tamaño (pese más o menos igual), esto suele ocurrir por ejemplo, con canciones en formato .mp3. Éste formato ya de por sí comprime bastante, por eso no verá reducir su tamaño al pasarlo a un compresor. 6. Si ha comprimido un archivo y éste sigue pesando demasiado para enviarlo por e-mail, no lo haga, recurra a otras formas de envío o bien, piense si es posible dividir el fichero que quiere enviar en varios. Normas para un correcto uso del correo electrónico

El sistema de correo electrónico tiene un código de conducta denominado Netiqueta, formado por un conjunto de reglas propuestas tanto para proteger al emisor y al receptor, como para asegurar un correcto comportamiento en los mensajes electrónicos. A continuación, mostraremos algunas de las normas más importantes:  Lea con frecuencia su correo. Una tendencia habitual entre muchos

usuarios es retrasar la lectura de sus mensajes. El usuario ha de mantenerse al día, ya que no es una actitud correcta hacia su emisor, además de poder perder información, verdaderamente importante, por caducidad.  Si por casualidad recibiera un correo equivocado, informe a los emisores

de los mismos para que el error no vuelva a ocurrir.  Especifique el asunto del mensaje. Identifique siempre sus mensajes con

un título, para que el destinatario del mismo establezca prioridades en sus mensajes.  Identifíquese claramente. Proporcione su identificación al receptor del

mensaje y no dé nunca por hecho que éste deducirá quién es por la cabecera del mensaje.  Conozca y respete a su destinatario. Si no conoce a su destinatario

respételo. No crea que los mensajes son algo anónimos, ya que es fácil conocer la procedencia de éste.

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 Procure no perder los estribos. No se enfade en su correo electrónico. El

considerar que el correo es algo menos formal que una carta escrita, hace que muchos usuarios se sientan más libres de decir lo que quieran.  Considere el contenido cuidadosamente antes de enviarlo (el mensaje podrá ser impreso y ser utilizarlo en su contra en un futuro).  Escriba correctamente. Una carta con faltas de ortografía y mal escrita

ofrece una mala imagen.  Tenga cuidado en el empleo de mayúsculas, en líneas generales, una

frase escrita entera en mayúsculas se considerará como dicha “entre gritos”.  Sea breve y conciso. Los mensajes confusos con poco contenido se tienden a ignorar antes de que el destinatario los haya leído por completo.  Evite enviar copias de mensajes a otros. A veces hay usuarios que env-

ían copias de un mensaje a una larga lista de destinatarios, muchos de los cuales no están interesados en su contenido. Intente enviar copias sólo a aquellas personas que estén interesadas en recibirlas.  No caiga en enviar mensajes en cadena cuya única finalidad es saturar

el correo e impedir que se envíen y lleguen los mensajes realmente importantes.  Si contesta a una petición, identifique la pregunta original. A veces es

mejor copiar pequeñas partes del mensaje original dentro de la respuesta, que contestar únicamente con “sí” o “no”.  No dé por hecho que su correo es privado. Debe tener en cuenta que su

correo no es privado y que otras personas pueden leerlo (imagínese que se dirige a una persona que utiliza una dirección de e-mail de una empresa, es posible que esa información pueda ser leída por algún otro miembro que utilice el mismo servicio de dicha empresa).

ENVIAR Y RECIBIR MENSAJES Ya sabe que la forma de enviar y recibir mensajes es muy sencilla, basta con hacer un clic del ratón sobre el botón Enviar y recibir de la pestaña con el mismo nombre, aunque, dependiendo de la configuración que tengamos establecida, el funcionamiento de este botón será distinto.

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Recuperar y eliminar mensajes Cada vez que deseemos eliminar mensajes que hemos recibido hace tiempo o que no necesitemos almacenarlos, podemos eliminarlos. En este apartado veremos la forma de eliminar mensajes, cómo vaciar la carpeta Elementos eliminados y cómo trabajar con la herramienta Autoarchivar. 1. Para eliminar un mensaje de cualquier carpeta, basta con seleccionarlo y hacer clic con el botón derecho de nuestro ratón y seleccionar la opción Eliminar de la lista desplegable que se nos ofrece. Lo que hacemos con esto, no es más que moverlo a la carpeta Elementos eliminados y, una vez allí, podremos recuperarlos cuando lo necesitemos. 2. Debe tener en cuenta que la carpeta Elementos eliminados no puede archivar correos infinitamente, pues ocuparía demasiado espacio. Para vaciar la carpeta Elementos eliminados, haga clic con el botón secundario del ratón sobre la misma y elija la opción Vaciar carpeta. 3. Microsoft Outlook le solicitara la confirmación para ser borrados los mensajes. Pulse en la opción Si. 4. Una opción que nos ofrece Outlook para no perder aquellos mensajes ubicados en la carpeta Elementos eliminados al vaciarla, es autoarchivarlos. 5. La orden Autoarchivar crea una copia de seguridad de los mensajes en una ubicación que podremos elegir nosotros mismos. 6. Para autoarchivar los mensajes antiguos, seleccione la orden Opciones de la pestaña Archivo y, en el cuadro de diálogo que se abre, seleccione Avanzado. 7. A continuación, presione el botón Configuración de Autoarchivar y verá una serie de opciones que permiten adaptar esta orden a nuestro gusto. Podremos, entre otras cosas, controlar el tiempo que transcurre desde la última vez que autoarchivó. 8. Haciendo clic en el botón Examinar, elegimos el lugar donde vamos a realizar nuestra copia. 9. Presione Aceptar después de realizar los cambios.

Responder un mensaje recibido Puede contestar a un mensaje respondiendo solamente a la persona que se lo ha enviado, o bien a todas las personas que lo han recibido. Tenga cuidado al usar la opción Responder a todos, ya que, sin pensar, puede incluir algún destinatario no deseado que no deba leer la respuesta.

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Reenviar un mensaje Outlook permite enviar un mensaje que recibamos a cualquier persona. Si el mensaje que deseamos reenviar contiene un adjunto, también podemos enviarlo. Las acciones a realizar son las mismas que si estuviéramos respondiendo un mensaje, con la única diferencia de que, en este caso, el campo Para lo encontraremos vacío para introducir las diferentes direcciones. Para reenviar un mensaje, siga estos pasos: 1. Seleccione el mensaje que quiera reenviar en la lista de mensajes, o abra el mensaje haciendo doble clic sobre él. 2. Pulse el botón Reenviar en la pestaña Mensaje. 3. Compruebe que se abre una nueva ventana de mensaje con el título RV:”Asunto”-Mensaje. 4. También observamos que, en el campo Asunto, aparece el título del mensaje original precedido de las letras RV:. 5. Dentro del cuerpo del mensaje, verá incluido el mensaje original y un encabezado en el que se indica la fecha en la que se envió, para quién iba dirigido el mensaje original, etc. 6. Añada en el recuadro Para, los nombres de aquellas personas que recibirán el mensaje, separando cada una de ellas con un punto y coma. 7. Si desea añadir sus propios comentarios en el mensaje, escríbalos en cualquier posición del área del mensaje. 8. Elimine cualquier parte del mensaje original que no necesite enviar y pulse el botón Enviar.

Recibir mensajes con datos adjuntos Cuando recibe un mensaje con uno o varios archivos adjuntos, puede que desee almacenar los archivos en su disco. Otra opción es abrir los archivos primero y, posteriormente, almacenarlos. Todo esto podremos realizarlo desde la lista de mensajes o desde la ventana de mensajes abierta. Podrá distinguir un mensaje con adjuntos en la lista de mensajes, porque los correos se acompañarán de un icono con forma de clip junto al nombre del remitente. 1. Seleccionamos el mensaje que contiene el archivo adjunto. 2. Si tiene activo el Panel de lectura, seleccione el archivo que se encuentra a la derecha del campo Mensaje. 3. Si no lo tiene activo, abra el mensaje haciendo doble clic sobre él y ya verá el archivo que se encuentra a la derecha del campo Mensaje.

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4. Se nos abrirá una pestaña denominada Herramientas de datos adjuntos donde se nos mostrarán todas las opciones que podemos utilizar para nuestros archivos adjuntos. Cuando son archivos de imágenes, al seleccionarlos, se nos mostrarán en el Panel lectura en miniatura. 5. Haga clic en Guardar como y se abrirá el cuadro de diálogo con el mismo Guardar datos adjuntos, donde deberá establecer el lugar donde se conservará el archivo y el nombre que le adjudicará. 6. Si selecciona Abrir, el archivo se mostrará.7. También podemos elegir el almacenamiento de los archivos adjuntos a un mensaje utilizando la opción Guardar todos los datos adjuntos. Sin embargo, con esta técnica, no tendremos opción a abrirlos sin antes guardarlos.

Enviar correos como mensajes adjuntos Ya hemos estudiado que para enviar una copia de un mensaje a uno o más destinatarios, sencillamente, reenviaremos el mensaje, pero supongamos que deseamos reenviar varios mensajes a varias personas de una forma rápida. En este caso, la solución sería adjuntar los mensajes como archivos adjuntos en un nuevo mensaje. 1. Abra un nuevo mensaje y localice el icono Adjuntar elemento dentro de la pestaña Mensaje. 2. Despliéguelo presionando sobre su flecha y fije su atención en las tres opciones que se le ofrecen. - Tarjeta de presentación: Con esta opción podrá incluir tarjetas de presentación particulares o de otros contactos para enviar por e-mail.

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Cuando seleccionamos la tarjeta de presentación que añadimos en nuestro email, se nos abrirá una nueva pestaña denominada Herramientas de imagen donde podremos modificarla y darle un aspecto mucho más profesional. - Calendario: Con esta opción podremos añadir a nuestro e-mail nuestro calendario de eventos y citas informando de esta forma a nuestros contactos de nuestra disponibilidad o no en fechas determinadas. - Elemento de Outlook: Con esta opción se abre el cuadro de diálogo que nos permitirá reenviar varios mensajes a varias personas de una forma rápida. En la lista Buscar en, elegimos la carpeta que contiene los mensajes que queremos enviar y en la lista Elementos seleccionamos el mensaje a incluir o si son varios nos ayudaremos con la tecla CTRL.

Adición de vínculos Si estamos navegando por Internet y nos parece interesante una página para enviársela a un amigo, Outlook permite añadir la dirección en un mensaje, de tal forma que el destinatario la cargue al hacer clic sobre la misma. También se puede hacer un vínculo a una dirección de correo electrónico, de forma que, al hacer clic sobre ella, se abra la ventana de Mensaje sin título. Envío de una URL en un mensaje Para enviar un mensaje con la dirección de una página Web, tenemos varias opciones, podemos escribir un texto que haga de vínculo, o bien que sea la misma dirección la que haga de vínculo. Crear un vínculo a una dirección de correo electrónico Veamos cómo desde Outlook, podemos enviar un mensaje con un vínculo a una dirección de correo electrónico. 1. Cree un nuevo mensaje y teclee una dirección de correo electrónico en su área de contenidos.

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2. Observe que al presionar la tecla INTRO o la BARRA ESPACIADORA después de teclear la dirección, Outlook aplica el formato de vínculo a la dirección. 3. Outlook técnicamente crea un vínculo mailto. Si hace clic con el botón secundario del ratón sobre el vínculo y elige Modificar hipervínculo, en la ventana del mismo nombre, observará que la dirección comienza por la designación mailto. 4. Cuando el destinatario haga clic en el vínculo, aparecerá una nueva ventana de mensaje con la dirección ya escrita en el campo Para.

LISTA DE CONTACTOS Construir una lista de contactos La lista de contactos es el lugar donde introducimos información de nuestros contactos de forma ordenada y cuya localización es sumamente rápida. Almacenaremos tanto información trivial como otras menos importantes: fechas significativas, nombre del cónyuge, empresa y departamento dónde trabaja, etc. Buscar un contacto Podemos buscar un contacto de dos formas diferentes, con la búsqueda rápida o la avanzada. Esta última permite localizar contactos mediante campos más específicos, en el caso de que estén rellenos. 1. Para buscar un contacto mediante la propiedad de búsqueda rápida, sólo tenemos que escribir el nombre de la persona en el cuadro combinado Buscar, y pulsar INTRO.

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2. Outlook guarda el nombre que ha servido para nuestra búsqueda en la lista desplegable Búsquedas recientes, que se encuentra en la nueva pestaña que se nos abre al comenzar una búsqueda, de esta forma, si queremos buscar el mismo contacto, no será necesario que volvamos a escribir el nombre. 3. Si deseamos hacer una búsqueda más concreta, accedemos a Búsqueda avanzada pulsando en el botón Herramientas de búsqueda.

4. El cuadro de diálogo Búsqueda avanzada nos ofrece numerosos criterios para encontrar un determinado contacto. De este modo, podemos buscar, por ejemplo, un contacto creado en una fecha determinada.

Organización de los contactos Outlook permite organizar nuestros contactos de varias formas, con más o menos detalle y por un orden específico. Veamos cómo personalizar su visualización: 1. Haga clic en el grupo Contactos que se encuentra en el Panel de navegación. 2. Pulse en la zona Vista actual, de la pestaña Vista el botón Cambiar vista, donde podrá seleccionar diferentes opciones de ver su lista de contactos. 3. Haga clic con el botón secundario del ratón sobre cualquier área vacía de la lista de contactos, y seleccione la opción Ordenar. Se abrirá el cuadro de diálogo con el mismo nombre. 4. En la lista desplegable Seleccionar campos disponibles en de la nueva ventana que se nos abre, marque el campo por el que quiere llevar a cabo la organización. Elija, por ejemplo, Campos de correo electrónico.

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5. En la lista desplegable Ordenar elementos por, seleccione Correo electrónico 1. 6. Elija si prefiere un orden Ascendente y Descendente marcando la casilla de verificación que prefiera. 7. Pulse el botón Aceptar y compruebe el resultado.

Crear una carpeta para guardar contactos Es posible que necesite agrupar sus contactos en carpetas atendiendo al entorno al que pertenecen, por ejemplo, puede crear una carpeta para los compañeros de trabajo, otra para los familiares, otra para los amigos, etc., de esta forma, mejoramos la organización y la búsqueda manual de cada uno de nuestros contactos. Al crear un grupo de contactos, nos permitirá poder utilizarlo para enviar correos a todos los integrantes de ese grupo sin necesidad de escribir cada una de las direcciones que lo componen. Simplemente con escribir en el cuadro Para el nombre de la carpeta que incluye dicho grupo, será suficiente para que el e-mail sea enviado a todos los componentes del mismo.

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Crear un contacto desde un e-mail Si recibimos un mensaje de una persona que no tenemos almacenada en nuestra lista de contactos, podemos agregarla de una forma muy sencilla. Para ello, daremos los siguientes pasos: 1. Abrimos el mensaje que contiene el nombre del contacto que queremos añadir a la lista. 2. En el cuadro De, hacemos clic con el botón secundario del ratón. 3. En el menú contextual, seleccionamos Agregar a Contactos de Outlook. 4. Automáticamente, nos aparece el formulario para contactos con los datos que tenemos introducidos. 5. Si vemos necesario introducir más información, podemos hacerlo. 6. Por último, pulsamos el botón Guardar y cerrar de la Barra de herramientas.

Exportar o importar la lista de contactos En ocasiones, necesitará exportar e importar todos sus contactos. Por ejemplo, si necesita realizar una copia de seguridad para un posterior formateo de su equipo, exportaremos los mismos y, luego, en el equipo formateado, los importaremos. Otra ocasión puede surgir cuando trabajamos en dos equipos; en el de la oficina y en el de casa. En este caso, en vez de crear la lista dos veces, la exportamos desde un equipo y la importamos desde el otro. En cualquier caso, siempre podemos exportar nuestra lista de contactos a otra carpeta para tener una copia de la misma.

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Aunque en este apartado trabajaremos con la importación y la exportación de la lista de contactos, podemos realizar el mismo proceso para los mensajes que tenemos almacenados en nuestro equipo. 1. Hacemos clic en la pestaña Archivo, seleccionamos la opción Abrir y por último pulsamos en Importar. 2. Para exportar los contactos, elegimos la opción Exportar a un archivo. Pulsamos en Siguiente. 3. En el siguiente cuadro, elegimos Archivo de datos de Outlook (.pst). Presionamos Siguiente. 4. En la siguiente ventana, seleccionamos Contactos, ya que es esta carpeta la que contiene los datos que queremos exportar; en el caso de que desee crear copias de seguridad de cualquier otra carpeta, será en este paso donde deberá seleccionarla. Hacemos clic en Siguiente. 5. Elegimos la ubicación que deseamos para el archivo que se va a generar mediante el botón Examinar si la ruta que Outlook nos ofrece por defecto no es la adecuada. 6. Pulsamos en Finalizar para concluir. 7. Para importar el archivo que hemos exportado, accedemos al cuadro de diálogo Exportar e importar, elegimos Importar desde otro programa o archivo y hacemos clic en Siguiente. 8. Seleccionamos el nombre del archivo o del programa que contiene la lista de contactos. Hacemos clic en Siguiente. 9. En el campo Archivo para importar, escribimos la ruta del archivo o hacemos clic en el botón Examinar para elegir la ubicación. 10. Hacemos clic en Siguiente. 11. Para seleccionar la carpeta de destino, hacemos clic en la misma. Luego pulsamos el botón Finalizar.

Enviar la información de un contacto a otro Para enviar la información sobre contactos a otros usuarios, siempre se utilizan las tarjetas de visita. Si envía la información por Internet, el destinatario tiene que trabajar con un programa de correo que admita la tecnología que utiliza las tarjetas de visita. Una vCard es una tarjeta electrónica basada en el contenido de la carpeta Contactos Para enviar la información de los contactos a otros usuarios, realice los siguientes pasos:

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LIBRETA DE DIRECCIONES La Libreta de direcciones es una herramienta que nos ofrece el programa para facilitarnos la inserción de direcciones de e-mail, ya que con ella, Outlook reconocerá, automáticamente, la dirección del destinatario. Todos los contactos que tengamos añadidos se almacenarán, además, en la Libreta de direcciones, por lo que si hemos empleado un tiempo en introducirlos, podremos usar la Libreta de direcciones para facilitarnos el trabajo a la hora de enviar un correo. Veamos cómo enviar un correo mediante la Libreta de direcciones: 1. En la ventana de mensaje nuevo, pulsamos el botón Para y se abrirá el cuadro de diálogo Seleccionar nombres.

2. Podrá buscar nombres dentro de la lista de contactos, eligiendo la opción Contactos dentro de la lista desplegable Mostrar los nombres que figuran en. 3. Presione sobre el nombre que desee añadir como destinatario y, seguidamente seleccione los botones:  Para: Si desea añadir la dirección del contacto señalado como destinatario del mensaje original.  CC: Si lo de que quiere es enviar una copia del mensaje al destinatario que se añade.  CCO: Esta opción sólo será visible desde la Libreta de direcciones. Con ella, enviaremos una copia oculta del mensaje original al destinatario que se añada en su cuadro. El resto de personas que reciban el mensaje, desconocerán la existencia de este destinatario. 4. Desde la Libreta de direcciones, podrá mandar mensajes a destinatarios individuales, a grupos completos, a carpetas creadas dentro de nuestros contactos, etc.

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5. Para salir de la Libreta de direcciones y proseguir con el envío del correo, presione Aceptar. Verá los destinatarios que ha agregado en sus cuadros Para, CC o CCO.

Gestión de la Libreta de direcciones En este apartado aprenderá a gestionar su Libreta de direcciones y conocerá las opciones que la componen. Podrá acceder a la Libreta de direcciones desde la ventana de Outlook sin necesidad de crear un nuevo mensaje. Para ello: 1. Localice el botón Libreta de direcciones, con forma de libreta, en la pestaña Inicio. 2. Dentro del cuadro de diálogo que se nos abre, pulse sobre el menú Archivo y seleccione posteriormente Nueva entrada. 3. Accederá a opciones que ya hemos estudiado en esta lección, pues podrá crear un nuevo grupo de contactos, o bien acceder al cuadro de diálogo que vimos para añadir un nuevo contacto. 4. Se nos ofrece la posibilidad además de localizar un contacto determinado. Sólo debe teclear el nombre o parte del nombre del contacto que desee localizar en el área de búsqueda y, seguidamente Outlook se lo mostrará de forma inmediata. 5. Podrá acceder a toda la información que tenga almacenada de un contacto que tenga seleccionado en ese momento, seleccionando la opción Propiedades dentro del menú Archivo. La opción Eliminar del mismo menú, borra la información del contacto que tenga seleccionado.

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CREACIÓN DE MAILS Formatos disponibles Outlook ofrece varios formatos para nuestros mensajes, entre ellos, HTML, Texto enriquecido (RTF) y Texto sin formato. Los formatos de texto no están disponibles si utiliza el formato de mensaje Texto sin formato. Sin embargo, el formato HTML permite dar un formato parecido a la apariencia de una página Web, con la ventaja de que todas las aplicaciones con las que trabaja Internet admiten este formato. Para elegir el formato HTML para nuestros mensajes, daremos los siguientes pasos: 1. Haga clic en la orden Opciones de la pestaña Archivo como hemos realizado en otras ocasiones. 2. Dentro del cuadro de diálogo que se abre, marque la opción Correo y localice la zona Formato del mensaje.

3. Dentro del apartado Formato del mensaje, despliegue el cuadro de lista Al enviar mensajes en formato de texto enriquecido a destinatarios de Internet y seleccione Convertir a formato HTML. 4. Pulse el botón Aceptar para salir del cuadro de diálogo Opciones. Normalmente esta opción viene activada por defecto dentro de nuestro Outlook, no obstante, aconsejamos que lo compruebe como uno de las opciones a tener en cuenta a la hora de configurar nuestro correo electrónico.

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Aplicar formatos al texto Seguidamente, veremos las opciones que nos muestra la pestaña Formato de texto de la ventana de mensaje nuevo. 1. En primer lugar, presione el botón Nuevo mensaje de correo electrónico de la pestaña Inicio de Outlook para así acceder a la ventana de mensaje nuevo. 2. Pulse sobre la pestaña Formato de texto para así ver las herramientas que se nos ofrecen. Pasaremos a describir las áreas que contienen las funciones más utilizadas:  Fuente: Si está familiarizado con cualquier procesador de textos, como por ejemplo Word, sabrá que deberá desplegar las opciones que muestra este cuadro para seleccionar el tipo de letra que quiere dar a su correo. Así mismo podrá establecer, entre otras funciones, el tamaño de la fuente y efectos como cursiva, subrayado, etc.  Párrafo: Outlook muestra cuatro botones de alineación que le permitirán graduar la alineación del texto de sus e-mails. Podrá escoger entre Alinear a la izquierda, Centrar, Alinear a la derecha y Justificar. Así mismo, dispondrá de opciones como para realizar interlineados y numeración de viñetas.  Estilos: En esta zona denominada Estilos, podrá mejorar aún más el formato de su texto optimizando su forma con una gran variedad que Outlook nos muestra. 3. La forma de utilizar estas herramientas es seleccionando el texto sobre el que quiera aplicarlas, y pulsar sobre el comando correspondiente, o bien presionar primero el comando y después escribir el texto.

Cambiar el color de fondo de un mensaje y aplicar temas de texto Otra posibilidad que nos ofrece Outlook para animar nuestros mensajes es la de cambiar el fondo de los mismos. Podrá conseguir esta función cambiando los colores y aplicándoles los diferentes temas que el programa le ofrece. Para cambiar el color de fondo de un mensaje: 1. Cree un mensaje nuevo presionando el botón destinado para ello. 2. Seleccione la pestaña Opciones y, en su barra de herramientas, pulse sobre la opción Color de página. 3. En la nueva lista que se abre, verá casillas con diversos colores que puede elegir para aplicarlos como fondo. 4. Pulse sobre el que prefiera para ver los resultados.

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Si lo que prefiere es cambiar el color de fondo de sus mensajes pero empleando motivos y colores poco uniformes, podrá aplicar un tema. 1. Seleccione la pestaña Opciones y, en su barra de herramientas, pulse sobre la opción Temas. 2. Dentro del cuadro que se abre, centre su atención en el área elija un tema presionando sobre uno de ellos. 3. Los temas también afectan a las fuentes del mensaje, por lo que si su mensaje tenía texto escrito, éste también se verá afectado modificando su tipo de letra y color. Para emplear nuevos estilos al texto, despliegue el cuadro de lista Cambiar estilos y seleccione la opción Conjunto de estilos para modificarlo a su gusto dentro de la pestaña Formato de texto.

Diseño de fondo y otros temas Outlook dispone de una galería de fondos que podemos utilizar para comenzar a redactar un e-mail con un toque más atractivo. Para ver los diferentes diseños que proporciona el programa y aprender a usarlos, siga estos pasos: 1. Desde la pestaña Inicio, seleccione la opción Nuevos elementos. 2. En su lista, sitúese sobre el submenú Enviar mensaje de correo electrónico mediante y seguidamente haga clic en la orden Más diseños de fondo.

3. En el cuadro Tema o diseño de fondo que se abre, utilice la barra de desplazamiento vertical, y seleccione el diseño que más le agrade.

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3. Podrá ver una vista previa del diseño seleccionado en el parte derecha del cuadro. 4. Para finalizar, presione Aceptar. 5. Outlook crea automáticamente un nuevo mensaje con el fondo elegido.

Predeterminar el tipo de fuente y fondo de los mensajes Otra de las posibilidades que nos ofrece el programa es la de poder predeterminar un tipo de fuente y un fondo para que se muestren por defecto en todos nuestros mensajes sin necesidad de seleccionarlos. Preste atención a los siguientes pasos: 1. Desde la ventana de Outlook, presione la pestaña Archivo y haga clic en la orden Opciones. 2. En el cuadro que se abre, marque la opción Correo y localice el apartado Redactar mensajes.

3. Haga clic en el botón Diseño de fondo y fuentes. 4. En la ventana Firmas y plantillas pulse sobre el botón Tema. Se abrirá el cuadro Tema o diseño de fondo que ya vimos anteriormente. 5. Seleccione el tema que más le convenga. 6. Cuando haya especificado todas las opciones, presione Aceptar para salir de los cuadros abiertos. 7. A continuación abra un nuevo mensaje de correo electrónico y podrá observar que automáticamente se ha aplicado el formato y tema que usted seleccionó anteriormente.

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Agregar imágenes desde archivo En un correo electrónico, además de insertar texto, existe la posibilidad de añadir imágenes que se muestren visibles en el contenido del mensaje. No se trata de añadir imágenes como archivos adjuntos, sino de imágenes que tengamos almacenadas en nuestro PC. Para insertar un gráfico en un mensaje, siga estos pasos: 1. Cree un mensaje nuevo y redáctelo con el texto que desee. 2. Seguidamente, haga clic en la posición donde desea que aparezca el gráfico dentro del mensaje. 3. Seleccione la pestaña Insertar y pulse sobre el botón Imagen. 4. Localice la ubicación de la imagen que quiere insertar en su PC; use para ello la Barra de sitios o el cuadro Buscar en. 5. Seleccione el archivo que quiera agregar al mensaje y haga clic en Insertar. 6. Verá la imagen colocada en el cuerpo del mensaje. 7. Podrá cambiar el tamaño de una imagen insertada si presiona sobre ella y la selecciona. Compruebe que se muestra rodeada de pequeños cuadraditos; pulse sobre ellos y, sin soltar, arrástrelos hacia dentro para hacerla más pequeña, o bien hacia fuera para agrandarla.

Crear una firma Outlook permite añadir una firma personalizada en cada mensaje que enviamos. En ella, podemos incluir nuestros datos personales o cualquier información que queramos como, por ejemplo, un saludo de despedida. Para crear una firma desde Outlook, daremos los siguientes pasos: 1. Seleccione la pestaña Archivo y pulse sobre Opciones. 2. En el cuadro que se abre, marque la opción Correo y localice el apartado Redactar mensajes.

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3. Pulse sobre el botón Firmas. 4. Dentro del cuadro Firmas y plantilla que se abre, pulse el botón Nueva. Se abrirá un pequeño recuadro donde indicará el nombre de la firma que va a crear. Añada el nombre y pulse Aceptar. 5. Escriba el texto que desee añadir a su firma, por ejemplo, su nombre, el de su empresa, el del departamento al que pertenece, etc. 6. Haga clic en Guardar cuando haya terminado. 7. Por último presione en Aceptar. 8. A partir de ahora, cada vez que usted inicie un correo electrónico nuevo, se le habrá añadido la firma que creo anteriormente sin necesidad de tener teclearla continuamente. Cuando se crean varias firmas, es fácil acceder a ellas y modificarlas en nuestros mensajes de correo electrónico. Simplemente tendrá que pulsar con el botón de derecho de su ratón en la zona de la firma añadida, y se mostrará una pequeña ventana donde se mostrarán los nombres de cada una de ellas. Pulsar sobre la opción el nombre de la firma requerida y está se modificará en el mensaje.

OPCIONES DE MENSAJE Normalmente, Outlook añade el mensaje el mensaje original al enviar una respuesta sobre el mismo o al hacer reenvíos de mensajes. Con la opción Respuestas y reenvíos, podrá elegir usted mismo si quiere continuar añadiéndolos o por si el contrario prefiere escoger otras opciones. Dentro del mismo apartado, podrá seleccionar la opción denominada Cerrar la ventana del mensaje original al responder o reenviar. Esta opción le permitirá no tener que continuar contemplando el mensaje enviado una vez contestado ya que Outlook, cerrará la ventana automáticamente.

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Insertar capturas de pantalla Ahora tenemos la facilidad de poder compartir lo que ve en su pantalla con el nuevo comando Incluir captura de pantalla. 1. Abra un nuevo correo donde vamos a incluir una captura de pantalla. 2. Seleccione la pestaña Insertar y posteriormente localice un icono con forma de cámara fotográfica que corresponde al comando Incluir captura de pantalla. 3. Pulse sobre él y podrá ver las Ventanas disponibles que usted podrá seleccionar para incluir en el correo electrónico.

Importancia y carácter En este apartado, veremos cómo configurar los mensajes que enviemos, de forma que designemos el nivel de importancia de cada uno de ellos, así como su carácter. Para ello, trabajaremos desde la ventana de correo electrónico, por lo que deberá tener en cuenta que los cambios que se realicen afectarán sólo al correo sobre el que se esté trabajando actualmente y no a los que envíe en un futuro. La importancia de un mensaje permite que el destinatario establezca prioridades a la hora de leer un correo que acaba de recibir decidiendo si leerlo en el acto o, por el contrario, leerlo más adelante. Del mismo modo, podrá atribuir a sus correos un carácter que ayudará a sus destinatarios a clasificarlos dentro de las categorías que Outlook reconoce: Normal, Personal, Privado y Confidencial. Esta información le indica al destinatario cómo debe actuar con el mensaje recibido. Veamos cómo asignar tales cualidades a nuestros mensajes: 1. Acceda a la ventana de mensaje nuevo desde el botón Nuevo mensaje de correo electrónico de la pestaña Inicio. 2. Localice la zona Etiquetas de la Barra de herramientas que se nos ofrece y presione sobre el cuadrado pequeño con una flecha para que se nos abra la ventana denominada Propiedades. 3. Centre su atención en el apartado Configuración. En él, verá los cuadros Importancia y Carácter. Por defecto, aparecerá marcado Normal en ambos cuadros. 4. Como Importancia, decida Baja, Normal o Alta, dependiendo de la urgencia que quiera establecer al correo.

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5. Como Carácter, indique cómo clasifica a su mensaje según su contenido; si expone un asunto Personal, de carácter Privado, si es Confidencial, etc. 6. Presione Cerrar para salir del cuadro de diálogo. 7. Aunque para añadir un carácter a un mensaje es necesario acceder al cuadro de diálogo Propiedades, no lo será para establecer un nivel de importancia. 8. Use los botones Importancia alta con forma de signo de exclamación rojo, o bien Importancia baja con forma de flecha azul hacia abajo de la Barra de herramientas de la ventana de correo electrónico.

9. El destinatario de estos mensajes, verá los iconos de importancia al recibirlos y podrá leer el carácter con el que se han enviado, si la columna Carácter se muestra visible como campo usado frecuentemente.

10. De igual modo, cuando el destinatario abra el mensaje, un recuadro ubicado sobre la información del remitente le indicará los géneros que el e-mail conlleva. Para incluir la columna Carácter en el caso de no estar añadida, seleccione la pestaña Vista y pulse sobre Agregar columnas de la zona Organización. Se nos abrirá una nueva ventana denominada Mostrar columnas de donde seleccionaremos Carácter y hacemos clic sobre el botón Agregar. Por último pulse en Aceptar.

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Opciones de votación y seguimiento Las opciones de votación que vamos a estudiar le permitirán el envío de correos incorporando botones de voto, de forma que el destinatario pueda responder con ellos a una pregunta hecha en el correo. Por ejemplo, podrá enviar un correo en el que solicite al remitente una confirmación de asistencia a un evento. En este caso, añadirá los botones de voto Sí;No que el destinatario verá al recibir el correo. Por defecto, los botones de voto que Outlook incorpora son Aprobar; Rechazar, Sí; No; Sí; No; Quizás, aunque podrá incorporar sus propios botones. Las opciones de seguimiento le permitirán conocer si el destinatario ha recibido el mensaje correctamente y si lo ha leído. Tenga en cuenta que Outlook entenderá que el correo ha sido leído cuando el destinatario lo abra. Este control es parecido al acuse de recibo del correo postal ordinario. Tenga presente que el hecho de solicitar una confirmación de lectura de un correo, puede molestar al destinatario del mensaje; todo ello será relativo al contenido de nuestro e-mail y a la intencionalidad con la que se mande.

Opciones de entrega Las herramientas del apartado Opciones de entrega les serán de gran utilidad, pues le permitirán realizar operaciones como determinar la fecha de envío de un mensaje, guardar los mensajes, etc. Al igual que en los casos anteriores, trabajaremos desde la ventana de correo electrónico, por lo que deberá tener en cuenta que los cambios que se realicen afectarán sólo al correo sobre el que se esté trabajando actualmente y no a los que envíe en un futuro. 1. Cree un nuevo mensaje. 2. Abra de nuevo el el cuadro Propiedades. 3. Centre su atención en el área Opciones de entrega y observe que se compone de cuatro cuadros principales. 4. Enviar las respuestas a: Activando esta casilla, podrá remitir la respuesta al mensaje que va a enviar a otra dirección que no sea la habitual. 5. Guardar el mensaje enviado en: Utilice esta opción cuando desee guardar un mensaje. 6. No entregar antes del: Para configurar un retraso en la entrega, escriba o seleccione la fecha y hora a partir de las cuales el mensaje deberá ser entregado.

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7. Caduca después del: Para establecer una fecha de caducidad para un mensaje, seleccione esta opción y escriba o seleccione una fecha y hora de caducidad para el mensaje. 8. Presione Cerrar para conservar los cambios que ha realizado.

Marcas de mensaje En Outlook es posible añadir marcas a los mensajes, tanto a los que recibimos como a los que enviamos siendo en este último caso, el destinatario el que vería la marca. Utilice las marcas para establecer prioridades a la hora de responder a sus correos, para clasificarlos como leídos, etc. Podrá usar marcas de diferentes colores; el programa le proporcionará seis diferentes colores con los que podrá administrarse. 1. Cree un nuevo mensaje desde la pestaña Inicio. 2. Haga clic en el icono Seguimiento con forma de bandera roja; se encuentra en la Barra de herramientas dentro de la zona Etiquetas. 3. En el listado que se nos muestra, seleccione el tipo de marca que quiere asignar.

4. Para eliminar una marca, haga clic con el botón derecho del ratón sobre la marca que se encuentra en el mensaje y seleccione Borrar marca. 5. Para marcar los mensajes que hemos recibido, centre su atención en la lista de mensajes; localice el campo Estado de marca y compruebe que, por defecto, se muestran marcados con una bandera blanca. En el caso que la columna Marca de seguimiento no se encuentre añadida, seleccione la pestaña Vista y pulse sobre Agregar columnas de la zona Organización. Se nos abrirá una nueva ventana denominada Mostrar columnas de

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donde seleccionaremos Marca de seguimiento y hacemos clic sobre el botón Agregar. Por último pulse en Aceptar. 6. Por último, si deseamos eliminar una marca porque ya finalizado su seguimiento pero no queremos borrarla, simplemente que se nos muestre su resolución, solamente pulsaremos sobre ella y automáticamente se nos mostrará un símbolo de “visto”.

Categorizar Podemos aún más organizar nuestros mensajes por categorías según su importancia incluyendo diferentes colores con un criterio muy personal. Vamos a ver cómo llevarlo a cabo: 1. Sitúese en su Bandeja de entrada para poder ver su contenido. 2. Podrá ver que existen unos recuadros pequeños en blanco junto a la marca seguimiento.

3. Si pulsa con el botón derecho de su ratón sobre uno de ellos, accederá a una lista de recuadros de colores, donde podrá usted seleccionar el color que le interese para destacar el mensaje y así clasificarlo en una categoría específica.

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4. Se pueden establecer categorías indicando un nombre al color seleccionado. Para ello utilice la opción Todas las categorías y se nos mostrará una ventana denominada Categorías de color. 5. Seleccionamos la Categoría roja y pulsamos sobre el botón Cambiar nombre. El cursor se nos mostrará dentro del recuadro correspondiente a la misma para teclear el nombre que vamos incluir para el color rojo. 6. Si pulsamos de nuevo con el botón derecho de nuestro ratón sobre uno de los recuadros de categoría de nuestros mensajes, se nos mostrará de nuevo la lista de opciones pero esta vez el color rojo aparecerá con el nombre que le dimos anteriormente.

7. Por último, si queremos crear una nueva categoría para organizar nuestros mensajes, no solo con un nuevo nombre sino también con un color nuevo, pulsaremos el botón Nuevo de la ventana Categorías de color y, en la nueva ventana que se nos abre, teclearemos un nuevo nombre y seleccionaremos un nuevo color en el apartado Color. 8. Podrá ver que se ha añadido su nueva categoría junto con las demás.

Personalizar la vista de los mensajes Habrá observado que la información contenida en la cabecera de cada mensaje es bastante completa, pues bien, toda esa información es modificable, tanto el orden en el que aparece y organizan los mensajes, como los campos que deseamos visualizar. 1. Seleccione la opción Ver configuración de la pestaña Vista. 2. Pulse el botón Campos del cuadro de diálogo Configuración de vista avanzada: Compacta. Pulse sobre el botón Columnas.

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3. En la columna Campos disponibles, verá el conjunto de categorías que puede añadir y, en la de Mostrar los campos por este orden, las que tiene visibles. 4. Seleccione el campo que quiera visualizar y pulse el botón Agregar. 5. De igual modo, para eliminar campos visibles, selecciónelo pulsando sobre él y haga clic en el botón Quitar. 6. En la columna Mostrar los campos en este orden, escoja el orden en el que éstos se dispondrán ayudándose de los botones Subir y Bajar, o arrastrándolos con el ratón hacia la posición adecuada. 7. Haga clic en Aceptar y compruebe el resultado. Vaciar los Elementos eliminados al salir de Outlook Otra de las opciones que Outlook nos ofrece, es la posibilidad de vaciar nuestra basura de todo aquello que hemos eliminado al dejar la aplicación.

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GESTIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL CORREO Organizar el correo por carpetas Outlook permite mover mensajes a carpetas que creemos nosotros para así, poder establecer nuestros propios criterios de clasificación. Podemos, por ejemplo, configurar Outlook para almacenar nuestros mensajes atendiendo al día de la semana que los recibimos. 1. El primer paso que vamos a dar es crear una carpeta por cada día de la semana dentro de la Bandeja de entrada. Para ello, seleccione Bandeja de entrada de la Lista de carpetas. 2. Haga clic con el botón secundario del ratón sobre Bandeja de entrada y elija Nueva carpeta. 3. En el cuadro de diálogo Crear nueva carpeta, escribiremos, por ejemplo, Lunes. Pulsamos Aceptar.

4. La carpeta de mostrará en pantalla como una subcarpeta de Bandeja de entrada. 5. Realice el mismo proceso cinco veces, una carpeta por cada día de la semana laborable. 6. Para trasladar un mensaje a una de las carpetas que hemos creado, lo seleccionamos y arrastramos el ratón hasta la nueva carpeta. Una vez allí, soltamos el ratón. 7. Si pulsamos la tecla CTRL al mismo tiempo que seleccionamos un mensaje, podemos seleccionar más de uno. 8. Otra forma de mover mensajes es mediante el menú contextual del botón secundario del ratón.

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9. Marque el mensaje que quiera mover con el botón secundario del ratón y, en el menú que aparece, seleccione la orden Mover y en el listado que le ofrece pulse sobre Otra carpeta. 10. Se abrirá el cuadro Mover elementos. En él, indique la carpeta a la que quiere desplazar el mensaje marcado y, seguidamente, haga clic en Aceptar. 11. El mensaje cambiará de ubicación.

Crear reglas La Bandeja de entrada podría llegar a tener tantos mensajes y elementos que puede desear establecer unas determinadas pautas. Por supuesto, el usuario puede realizar estas acciones atendiendo cada mensaje de forma manual. Pero si existe una categoría de mensajes sobre los que siempre actúa de una determinada forma, puede configurar el Asistente para reglas para que lleve a cabo estas acciones de una forma totalmente automática. El Asistente para reglas puede eliminar, reenviar, desplazar y realizar otras acciones sobre los elementos que llegan a la Bandeja de entrada. 1. Para configurar el Asistente para reglas, en primer lugar, elija la orden Reglas y alertas de la pestaña Inicio. 2. En el cuadro con el mismo nombre que se abre, marque el comando Nueva regla de la pestaña Reglas de correo electrónico. 3. Centre su atención en el apartado Paso 1: seleccione una plantilla. 4. Seleccione el tipo general de regla que se desea crear. Por ejemplo, si desea colocar el correo electrónico de un determinado remitente en una carpeta diferente a la Bandeja de entrada, seleccione la opción Mover a una carpeta los mensajes de una persona. Haga clic en Siguiente.

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5. A la pregunta del asistente ¿Qué condiciones desea comprobar?, desactive la casilla de personas o grupo público y active la casilla marcado como importancia. 6. En la zona inferior, haga clic en el vínculo importancia. Despliegue la lista desplegable del cuadro Importancia, seleccione Alta y pulse Aceptar. 7. En el vínculo especificado, elija la carpeta donde queremos que vayan los mensajes marcados como importantes. Si para ello necesitamos crear una carpeta, hacemos clic en Nueva y escribimos Importantes como nombre para la nueva carpeta. Hacemos clic en Aceptar y posteriormente en Siguiente.

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8. El siguiente cuadro le permitirá indicar una o varias acciones a realizar con los mensajes que cumplan con la condición anterior. 9. Dejamos las opciones por defecto que nos presenta el asistente y pulsamos en Siguiente. 10. En el siguiente paso, podemos marcar aquellas excepciones en las que no deberá cumplirse la regla que estamos creando, por ejemplo, si el mensaje posee un texto determinado, un carácter en concreto, si se envió solamente a nosotros, etc. Presione Siguiente. 11. Para terminar de configurar su regla, especifique un nombre e indique si desea activar este regla de aquí en adelante, o bien si prefiere ejecutarla con los mensajes que se encuentren ya en la Bandeja de entrada. 12. Pulse Finalizar. 13. Aplique y acepte los cambios para que éstos sean efectivos.

Configuración de reglas de formato automático Las reglas que Outlook tiene establecidas por defecto, podemos cambiarlas a nuestro antojo. Es posible que deseemos mostrar algunos mensajes con un tamaño de letra más grande o con un tipo de letra que no sea el establecido por defecto. 1. Seleccione Bandeja de entrada. 2. Localice la pestaña Vista y seleccione la orden Organizar por/Ver configuración.

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3. En el cuadro Configuración de vista avanzada: Compacta, presione el botón Formato condicional.

4. En la lista Formato condicional, hacemos clic en la casilla de verificación del elemento que queremos modificar. 5. Seguidamente, hacemos clic en el botón Fuente. 6. Seleccionamos una nueva fuente, color y tamaño como regla y presionamos Aceptar cuando hayamos finalizado. 7. Si no encuentra la regla que necesita, podrá crear una nueva mediante el botón Agregar. 8. En el campo Nombre, escribimos, por ejemplo, Publicitarios.

9. Para establecer las condiciones que hagan a Outlook reconocer un mensaje publicitario, hacemos clic sobre el botón Condición. 10. Dentro del cuadro Filtrar que se abre, marque la pestaña Mensajes y en ella localice el cuadro combinado Buscar las palabras, donde escribimos las palabras que hagan reconocer a un mensaje como publicitario.

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11. Cuando haya terminado, pulse Aceptar. 12. De nuevo en el cuadro Configuración de vista avanzada: Compacta y, con la regla que ha creado marcada, presione el botón Fuente y cambie el formato de la fuente a su antojo. 13. Haga clic en Aceptar para cerrar los cuadros de diálogo.

Agregar una cuenta de correos hotmail Existen páginas Web que hacen función de gestor de correo electrónico, sin serlo realmente. Este servicio le ofrece una dirección de correos de modo gratuito, que será financiada por anunciantes. Conseguir una cuenta de correos en esta página es muy sencillo; sólo debe acceder a ella y registrarse. El problema que tienen las cuentas de correo de Hotmail, es el tiempo que se tarda en cargar la página y en teclear el nombre del usuario y la contraseña. Mucho más rápido sería agregar la cuenta Hotmail a Outlook y que cada vez que comprobemos si hemos recibido algún mensaje mediante nuestra cuenta de Outlook, se comprueben y muestren también nuestros correos de Hotmail. Para agregar una cuenta en Hotmail, deberá seguir el mismo proceso que vimos para configurar su cuenta de correos de Outlook. 1. Seleccione de la pestaña Archivo, la opción Agregar cuenta.

2. Indique el nombre que le asignará a la nueva cuenta de correo de Hotmail y posteriormente teclee la dirección de la misma en el apartado Dirección de correo electrónico.

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3. Teclee la contraseña y repita el nombre de la misma y presione en Siguiente. 4. Para terminar, haga clic en Finalizar. Organización de correos Una nueva forma de apilar nuestros mensajes facilitándonos así nuestro trabajo, es localizar todos aquellos que correspondan a una misma conversación o asunto a tratar. Siga los pasos que a continuación se muestran: 1. Seleccione el mensaje que va utilizar para así organizar los que correspondan a esa misma conversación vía e-mail. 2. Pulse con el botón derecho de su ratón y seleccione la opción Buscar relacionados y haga clic sobre Mensajes en esta conversación. 3. Podrá ver como a continuación se muestra todos aquellos mensajes relacionados entre sí que corresponden a un mismo asunto.

Limpieza de conversaciones

Una de las opciones más importantes a tener en cuenta en nuestro Outlook, es configurar el modo en el que se almacenarán o eliminarán los mensajes que vamos recibiendo en nuestra cuenta. Vamos a ver los pasos que debe seguir: 1. Seleccione la pestaña Archivo y pulse a continuación sobre Opciones. 2. Localice la zona denominada Limpieza de conversación dentro de la opción Correo. En ella podrá disponer de diferentes opciones de configuración a la hora de eliminar o limpiar los mensajes que ya no nos interesan 3. Si pulsa sobre el botón Examinar, le aparecerá una nueva ventana denominada Seleccionar carpeta donde le mostrará el lugar por defecto donde se almacenan los mensajes que se van eliminando. En este caso es Elementos eliminados. 4. Por último tenga en cuenta que puede usted mismo crear una carpeta personalizada donde almacenar los mensajes dentro de los Elementos eliminados. Para ello pulse sobre el botón Nueva. 5. En la ventana Crear nueva carpeta escriba el nombre Almacenamiento de correos y pulse el botón Aceptar

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6. Podrá ver como la carpeta se ha creado dentro de los Elementos eliminados. Pulse en Aceptar y podrá ver como la carpeta creada será donde se almacenen a partir de ahora los mensajes eliminados.

CALENDARIO Introducción al calendario El calendario es la zona de Outlook que nos permite anotar todas las actividades que tengamos pendientes de realizar y no queramos que se nos olviden. Su funcionalidad, estará íntimamente relacionada con la herramienta Tareas. Ya tuvimos una toma de contacto con él en la segunda lección de este curso y ahora, veremos cómo sacarle el máximo partido a esta herramienta. 1. Para abrir el calendario, haga clic en el grupo Calendario que se encuentra en el Panel de exploración. 2. La ventana de Outlook se dispondrá en dos zonas claramente diferenciadas. 3. En la zona de la izquierda, visualizamos los meses completos. Los días que contengan alguna entrada, los veremos de otro color. 4. En la zona de la derecha, veremos las entradas para el día seleccionado, distribuidas en las horas del día, comenzando en la hora 0:00 y finalizando en 23:00.

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5. Además, podrá mostrar el Cuadro de tareas en la zona inferior de la tabla de nuestro calendario. 6. Para eliminar una de las tareas que constan en nuestro listado de tareas, simplemente seleccionaremos la que deseamos anular y pulsamos sobre el botón Quitar de la lista que se encuentra en la pestaña Lista de tareas diarias.

Cambiar las vistas

Cuando pulsamos el icono de Calendario, éste se abre por defecto por el día actual en el que nos encontramos, pero debe saber que en la pestaña Inicio que se muestra con nuevos iconos, podremos modificar esta vista mostrando sólo los días laborables, todos los días de la semana, el mes entero, etc. De sus necesidades dependerá la opción que elija. Si tiene pocas citas y repartidas en períodos muy grandes, le conviene visualizarlas por meses. Si por el contrario, tiene varias citas en un período corto de tiempo, es preferible visualizarlas por semanas y, así, de un solo golpe de vista, podrá verlas todas.

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1. Para cambiar el modo de visualización de las citas, despliegue el menú Ver de la Barra de menús y, seguidamente, pulse el botón Día, Semana laboral, Semana y Mes indistintamente para ver los resultados dentro de la zona Organizar. 2. También encontrará estas opciones en forma de botones en la pestaña Vista.

Modificar los intervalos

Si tiene seleccionada la opción Día como vista de su calendario, mostrará el calendario dividido en 24 filas, una por cada hora del día, aunque este intervalo podemos cambiarlo a nuestro antojo, tanto a intervalos más cortos de media hora, o quince minutos, como a intervalos más largos. Para cambiarlos, daremos los siguientes pasos: Modificar la semana y el horario laboral

Outlook tiene en cuenta que no todos trabajamos los mismos días ni en el mismo horario, por eso permite configurar la semana laboral según las necesidades de cada uno. 1. Tenga seleccionado el grupo Calendario del Panel de exploración. 2. Seleccione la pestaña Archivo y presione sobre la orden Opciones. 3. En el cuadro de diálogo que se abre, marque la opción Calendario. 4. Localice la zona Tiempo de trabajo y seleccione los días laborales de la semana que corresponda a su jornada laboral.

5. En el campo Hora de inicio, elegimos la hora de comienzo y, en el campo Hora de finalización, la hora de finalización de nuestra jornada del día de la semana que hemos seleccionado.

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6. Haga clic en Aceptar para salir de ambos cuadros de diálogo. Añadir una cita

Las citas que vemos anotadas en el calendario, han podido hacerse mediante el formulario Cita o posicionándonos sobre la hora concreta y escribiendo el texto correspondiente. A continuación, veremos cómo añadir una cita mediante el formulario Cita. Ir a una fecha concreta

Outlook permite establecer citas en cualquier fecha por muy lejana que nos parezca y consultar fechas de cualquier mes. Esto no implica que vayamos a tener problemas en buscarla, ya que Outlook permite ir a una fecha determinada de una forma rápida y sencilla. Seguidamente, veremos cómo: 1. Acceda al grupo Calendario del Panel de exploración. 2. Localice el recuadro de búsqueda que se encuentra a la derecha bajo las opciones de la pestaña Inicio. 3. Teclee en su interior el texto que hará que pueda localizar la cita guardada. Podrá ver como automática se muestra aquellas que corresponde lo que ha indicado en el cuadro de búsqueda.

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TAREAS, DIARIO Y NOTAS Añadir una tarea En Outlook, una tarea es una acción que dura un día, por eso no contempla horas. Cada tarea tiene a su izquierda una casilla de verificación. Si está activada, nos indica que la tarea ya se ha llevado a cabo, y si está desactivada, muestra que está pendiente de realizar. Diario El diario registra automáticamente los mensajes que hemos gestionado y visualiza, localiza y recupera archivos con los que hemos trabajado. 1. Activamos el Diario a través del icono de grupo con el mismo nombre dentro del Panel de exploración. Nos saldrá una ventana para dar conformidad a la activación del mismo y pulsamos en Sí. 2. A continuación se nos muestra el cuadro de diálogo Opciones del Diario en el que podrá marcar, mediante casillas de verificación, los archivos y elementos que desea que queden registrados en su diario. 3. Para añadir una entrada del diario, pulse sobre la pestaña Inicio y seleccione la opción Entrada del diario.

4. En el cuadro Entrada del Diario que se abre, teclee un Asunto, con el que diferenciará su anotación.

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5. Especifique el Tipo de entrada utilizando el cuadro con el mismo nombre. 6. Indique la fecha y hora del comienzo de su anotación y el tiempo que durará, a través de los cuadros Comienzo y Duración. 7. Escriba el contenido del mensaje.

8. Para finalizar, presione el botón Guardar y cerrar para conservar su entrada el diario. 9. Podrá ver como se nos ha añadido en nuestro Diario la cita que anteriormente hemos indicado.

Notas Las notas en Outlook tienen la misma utilidad que las notas adhesivas de papel amarillo conocidas como pos-it; las utilizaremos como recordatorio.

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