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UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE HONDURAS Campus Virtual

Tarea Caso Práctico

Administración de Recursos Humanos II

Eliab Orellana Pavón - 201310020041

Master. Ethel Castellanos

La Ceiba, Atlántida, 25 de noviembre del 2020

Introducción

En la mayor parte de las reuniones de trabajo se suele perder mucho tiempo, lo que hace que sean poco efectivas. El principal culpable de la inadecuada gestión del tiempo suele ser la falta de organización y priorización. Para evitar este problema es necesario que los responsables de convocar una reunión sean capaces de planificarla previamente. El primer paso debe ser determinar cuáles van a ser los motivos principales de convocarla (dar información, motivar, resolver conflictos, buscar soluciones, tomar decisiones) y definir los objetivos que se pretenden alcanzar. En remoto o presencial, da igual la situación, las reuniones van a estar ahí. Las reuniones deben tener un objetivo y en concreto deben servir para tomar decisiones o para realizar un buen desenvolvimiento. Para cualquier otro caso como por ejemplo, anunciar o comunicar alguna cosa relacionada con el trabajo, se debería intentar siempre utilizar otras vías más rápidas y económicas de comunicación.

Contenido

CASO PRÁCTICO: REUNIONES DE TRABAJO En una empresa de tamaño medio del sector legal, con sede en Madrid es habitual celebrar muchas reuniones semanalmente que no ayudan para nada a bajar la carga de trabajo. Las reuniones son siempre de 25 personas mínimo, porque se convoca a muchos asistentes “por si acaso” sus responsables no van puedan ir ellos. Se envía un orden del día con un par de días antes de la celebración, si hay suerte. Así que el personal tiene poco tiempo de preparar los temas de las reuniones. Estas se prolongan en el tiempo, durando entre 4 ó 5 horas en las que se suele hablar de todos los temas menos de los previstos en el orden del día. La concreción sobre los diferentes temas es mínima. Se intenta avanzar pero siempre quedan puntos pendientes para la siguiente reunión que impide sacar conclusiones ni acciones a seguir. Pasan los días y esos pactos verbales quedan en el aire y cuando se vuelve a celebrar una reunión de trabajo sobre esos asuntos hay que comenzar de cero porque prácticamente nadie avanzó su parte y el que lo hace, le sirve de poco porque los otros van perdidos. La productividad de la empresa ha bajado mucho y parte del personal está muy presionado y quemado porque para poder sacar su trabajo adelante tienen que hacer jornadas interminables de 8 de la mañana a 22 de la noche. No es algo puntual sino que pasa a ser lo habitual. Todo el personal se pasa medio día reunido en persona o por teléfono, sin determinar ni concretar y esto produce que se solapen temas, haciendo en más de una ocasión varias personas las mismas tareas y en otros momentos se quedaron temas sin tratar porque unos se pensaron que los harían otros. Al final, nadie lo gestiona.

Preguntas y Respuestas

1.- ¿Qué problemas ves aquí? Favor enumerarlos. Reuniones que no servían de nada y no ayudaban. Las reuniones tenia demasiadas personas y así no todos captan lo que se quiera transmitir. Las reuniones se excedían en el tiempo de 4 a 5 horas por reunión. Los temas a tratar siempre quedaban con puntos que no se entendían y por avanzar no se veían esos puntos. Lo que se habla en la reunión y se pacta para cambio quedan en el aire ya que nadie cumple con esas promesas. Exceso de trabajo y jornadas de trabajo muy largas. 2.- ¿Suele ocurrir esto en las organizaciones? Explique ampliamente Si ocurre en muchas empresas, las reuniones de trabajo son una de las herramientas más eficaces que poseen las empresas para conocer el desarrollo de sus proyectos; sin embargo, en ocasiones son asesinas del tiempo y a menudo, los gerentes las utilizan para sentirse ocupados. De hecho, el 47% de los trabajadores se quejan de que las reuniones son una pérdida de tiempo. Las juntas son necesarias para alcanzar los objetivos de la empresa y mejorar la comunicación, pero la realidad es que la mayoría de los empleados se quejan de éstas debido a que les consume tiempo, son demasiado largas o simplemente son demasiadas 3.- ¿Cómo se puede mejorar la comunicación y la gestión del tiempo de las reuniones? Planificar las reuniones para hacerlas más eficaces Al hilo de lo anterior resulta muy importante la planificación. En función de cada tipo de reunión que vayamos a realizar es necesaria una planificación inicial en la que contemplamos elementos como el lugar, los integrantes y el tiempo para su celebración. Una vez decidido lo anterior es importante que en la reunión tenga un guión claro con unos objetivos concretos. No tener objetivos, lo que hace es alargar las reuniones. Para poder detectar claramente los objetivos, además de aquellos asuntos de relevancia que

son los que motivan la reunión, conviene también tener presentes asuntos menores que pueden llegar a surgir, incluso incorporarlos en el guión. Ser eficaz en el momento de la reunión Las reuniones de trabajo deben ser ordenadas, basadas en los guiones y estructuras a los que previamente se ha podido acceder, y con intervenciones justas tanto en tiempo como en desarrollo. Esto no es tarea sencilla, ya que en muchas ocasiones hay que poner de acuerdo a personas diferentes con diferentes maneras de expresarse. Sin embargo, se puede obtener cuando nos ajustamos a planificaciones correctas, estructuras adecuadas y tiempos ajustados. 4.-Describalo con un mínimo de 5 descripciones según su conocimiento. Planificar, organizar y priorizar el trabajo diario, entre lo que es importante y lo que es urgente. Definición concreta de cada actividad necesaria y cada puesto de trabajo, para evitar que alguna tarea se quede sin hacer o se haga dos veces. Agrupar los trabajos en áreas o departamentos, de modo que sean realizadas por las personas más adecuadas y con más experiencia y competencias para ello. Combatir los “ladrones” del tiempo: desorden, reuniones, visitas, papeleo. Hay que ser consciente de los tiempos muertos, de las horas improductivas, de la duplicidad de tareas o de las gestiones que salen mal y hay que repetir por falta de planificación o información. 5- ¿Qué opinas de la productividad? La productividad de la empresa está en caída cada vez más, y esto se debe a que toda la empresa ya se encuentra en punto de caída donde los colaboradores están bajo una presión demasiado grande y no pueden y no van a rendir porque ya se encuentran en un punto de quiebre por los horarios tan extendidos que tienen que trabajar, para que un colaborador rinda tiene que tener su horario de salida para que pueda descansar y tener energías para el siguiente día, y así el colaborador va a rendir y la productividad va a ir mejorando. 5.1.- ¿Tiene solución? La solución que yo veo es que la empresa debe tomar es mejorar, e intervenir inmediatamente en la programación de las reuniones, hablar con los encargados de

dictarlas y poner fin a las reuniones que no estén bien diseñadas y estructuradas y que sea para los colaboradores que si las necesiten e intervenir en el tiempo de trabajo de sus colaboradores ya que son extensos y esto no ayuda a la productividad.

Conclusiones

1. Se puede observar que la empresa tiene un serio problema en el cual debe intervenir y hacer que dé un giro la situación.

2. La mejora de la productividad es un punto fuerte de mejora que tiene la empresa y que tiene que ver de manera inmediata.

3. Las reuniones podrían ser mejores si los que las son los expositores son eficaces y mejoran las formas de darlas.

4. Las reuniones son una herramienta muy útil que si se utiliza de la forma correcta es una herramienta que puede brindar grandes resultados.