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• Lenin Reyes

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Procura de Bienes y Servicios TALLER DE CONTRATACIÓN DE OBRAS Y SERVICIOS

1

Objetivo del Taller

Conocer el módulo de Contratación de Obras y Servicios en el sistema SAP, teniendo en cuenta los procesos y transacciones importantes, así como también las actividades, orientaciones y responsabilidades de los roles involucrados en el proceso

2

Contenido del Taller

– Introducción al Sistema SAP – Tema 1: Visión General

Día 1

– Tema 2: Solicitud de Pedido – Tema 3: Petición de Ofertas / Ofertas – Tema 4: Contrato Marco / Pedido – Tema 5: Pedidos a Contratos

Día 2

– Tema 6: Hoja de Entrada

3

Taller Contratación de Obras y Servicios

4

Introducción: Sistema SAP ¿Quién es SAP? 

Empresa multinacional fundada en Walldorf, Alemania, en el año 1972 por diseñadores de software, ex empleados de IBM.



Líder mundial en el diseño y desarrollo de software de sistemas integrados.



Lanzó el sistema R/2 1972.



Lanzó el sistema R/3 en 1992.



Más de 23.000 empresas a nivel mundial usan la herramienta SAP. 5

Introducción: Sistema SAP

¿Qué es SAP R/3?

Sistemas, Aplicaciones y PProcesamiento roductos en

El SAP R/3 es un Sistema Integrado de aplicaciones en tiempo real para todas las operaciones del negocio, basadas en las mejores prácticas del negocio a nivel mundial

de Datos 6

Introducción: Sistema SAP Integración entre Módulos

MM es un módulo que contempla la planificación, procura, manejo del inventario y la verificación final de la factura en el proceso de adquisición de bienes y servicios.

SD

FI

Ventas & Distribución

Contabil. Financiera

MM

PP

CO

Gestión Materiales

Control de Costos

R/3

Planif. Producción

SM

Gestión Servicios

Solución Integrada Cliente / Servidor PM Sistema Abierto Mantenimiento

Gestión Activos Fijos EC Control Empresarial

QM

PS

Gestión de Calidad

Planta

HR

Recursos Humanos

AM

Sistemas Proyectos

WF

Workflow

EM

Gestión Medio Ambiente

7

Introducción: Sistema SAP Módulo de Materiales Compras SD

Inventario Planificación

Contabil. Financiera

MM

Servicios Verificación de Facturas

FI

Ventas & Distribución

PP

CO

Gestión Materiales

Control de Costos

R/3

Planif. Producción

SM

Gestión Servicios

Solución Integrada Cliente / Servidor PM Sistema Abierto Mantenimiento

Gestión Activos Fijos EC Control Empresarial

QM

PS

Gestión de Calidad

Planta

HR

Recursos Humanos

AM

Sistemas Proyectos

WF

Workflow

EM

Gestión Medio Ambiente

8

Introducción: Sistema SAP Gestión de Servicios Gestión de servicios MM (MM SRV) es un componente de aplicación dentro del módulo Gestión de materiales (MM). Ofrece soporte al ciclo completo de licitación, la fase de adjudicación/concesión de pedidos y la aceptación de servicios, así como el proceso de verificación de facturas

9

Introducción: Sistema SAP Gestión de Servicios  Registros maestros de servicios  Catálogos de Prestaciones  Servicios Planificados / No Planificados  Determinar fuentes de aprovisionamientos  Permite llevar el proceso de licitación / Administración del Contrato  Integración con los otros módulos: PM, PS, Gestión Financiera, etc.

10

Taller Contratación de Obras y Servicios

11

Tema 1: Visión General. Estructura Jerárquica La estructura de una empresa se encuentra representada en el Sistema R/3 de SAP por los siguientes niveles de organización:

PDVSA (511 / 516)

Mandante Información Compartida

Sociedad Entidad Legal

División

PDVSA (OPPG)

BARIVEN (OPBR)

PDVSA GAS (OPGS)

DELTAVEN (CODV)

PROC/EXOC

APGE

GPRO GLIQ

APGE

PB00/PB01

BA00

GC00/GB00 GB01/GC05

DA00/DA40

Balances

Centro

Localidad Física

12

Tema 1: Visión General. Estructura Jerárquica

Mandante (Cliente) Este es un término técnico SAP y constituye el nivel jerárquico superior del Sistema. Cada “Mandante” representa una unidad con datos independientes.

511-PR1

516-PR2

13

Tema 1: Visión General. Estructura Jerárquica

Sociedad Es la unidad organizativa para la cual se puede elaborar un juego completo de cuentas independientes para propósitos de informes, tanto internos como externos OPPG – PDVSA Petróleo OPBR – Bariven HPDV – Holding PDVSA

14

Tema 1: Visión General. Estructura Jerárquica

División Unidad para la cual pueden generarse balances y cuentas de pérdidas y ganancias para informes internos PROC – Producción Occidente

PROR – Producción Oriente

EXOC – Exploración Occidente

15

Tema 1: Visión General. Estructura Jerárquica

Centro Es una unidad que produce bienes o presta servicios. Típicamente representa la localización de la producción, refinación o centro de distribución/ operación

PB00 – Principal Occidente-LS/MCBO/TJ

EA00 – Intevep-Principal Los Teques

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Tema 1: Visión General. Estructura Jerárquica

Centro Identificación del Centro: XXXX Área Geográfica: A: Caracas B: Occidente C: Oriente D: Centro S: Sur

Unidades de Negocio

PDVSA-Exploración PDVSA- Producción PDVSA- Faja del Orinoco PDVSA- Bitor/Carbozulia PDVSA- CVP PDVSA- Refinación y Mercadeo PDVSA- Deltaven PDVSA- PDVMarina PDVSA-Interven PDVSA- Gas PDVSA- Admin. y Servicios PDVSA- Bariven PDVSA- Ing. y Proyectos PDVSA- PDVIFT

E P F C V R D M T G A B P I

Tipo de Centro: 00 ... 29 Centro Principal 30 ... 39 Centro Comisariatos 40 ... 49 Centro mat. Contab. 50 ... 69 Centro de programas 70 ... 99 Centros de Proyectos

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Tema 1: Visión General. Estructura Jerárquica

Organización y Grupo de Compra • Una unidad de organización responsable de la procura de materiales y servicios para uno o más centros y de la negociación de precios y condiciones de compras con el proveedor. La organización de compras asume responsabilidad legal para todas las operaciones de compras externas. • La organización de compras se divide a su vez en grupos de compras que son responsables de las actividades de compra diarias.

18

Tema 1: Visión General. Estructura Jerárquica

Unidades de Negocio PDVSA Petróleo y Gas (Operadoras)

Centro Identificación de Org. De Compras: XXXX

PDVSA-Exploración PDVSA- Producción PDVSA- Faja del Orinoco PDVSA- Bitor/Carbozulia PDVSA- CVP PDVSA- Refinación y Mercadeo PDVSA- Deltaven PDVSA- PDVMarina PDVSA-Interven PDVSA- Cevegas PDVSA- Admin. y Servicios PDVSA- Bariven PDVSA- Ing. y Proyectos PDVSA- PDVIFT

E P F K/C V R D M T G A B Y I

00 ... 99 : Materiales A1 ... A0 : Mantenimiento B1 ... B0 : Operaciones C1 ... C0 : Soporte Consecutivo: D1 ... D0 : Distribución E1 ... E0 : Gerencia Técnica F1 ... F0 : Otras ... etc. Z1 ... Z0 : Regional Servicios

Tipo de Org. Compras: Local:

Central por Región: Central por División: Central por Compañía: Central Intercompañía Corporativa:

A: Caracas B: Occidente C: Oriente D: Centro S: Sur R T P I Z

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Tema 1: Visión General. Estructura Jerárquica Organización PDVSA PETROLEO

Mandante

PDVSA (511)

Sociedad

PDVSA PETROLEO (OPPG)

División

PROC

Centro

PB00 LS/MCBO/TJ

PB01 BACH/LG

Principales

PB50 PROG. LS

PB51 PROG. BACH

PB70/71 PROY. LS/BACH

Programas / Proyecto

20

Tema 1: Visión General. Proceso Contratación

Proceso Contratación Detección y definición de Necesidad

Establecer Estrategia de Aprov.

Proceso Licitación

Ventas & Distribución

Contrato

Control de Costos

Planif. Producción

Gestión Calidad

Cierre del Contrato

Contabil. Financiera

Gestión Materiales

Gestión Servicios

Administ. del Contrato

Gestión Activos Fijos Control Empresarial

SAP R/3

Mantenimiento Planta Recursos Humanos

Sistemas Proyectos WF Workflow

Gestión Medio Ambiente

21

Tema 1: Visión General. Proceso Contratación Documentos, Transacciones y Roles SOLICITUD DE PEDIDO

PETICIÓN DE OFERTA

Transacción ME51N

Transacción ME41

Transacción ME47

Transacción ME31K

Requisitor

Contratador

Contratador

Contratador

Sujeta a estrategia de liberación

OFERTA

CONTRATO

PEDIDO

HOJA DE ENTRADA

Transacción ME21N

Transacción ML81N

Administrador Contrato

Administrador Contrato

Aprobador 22

Tema 1: Visión General. Maestro Maestro de Servicios

•

El maestro de Servicios contiene los datos

básicos

(partidas)

que

de

los se

servicios contratan

regularmente con la corporación. •

Los datos básicos incluyen: – Descripción normalizada de los servicios (partidas). – Unificación de la unidad de medida. – Alcance de los servicios (partidas).

23

Tema 1: Visión General. Maestro

TIPO DE SERVICIO

DENOMINACION

RANGO DE NUMERACION

OBRA

Obras de infraestructura

5000000 - 5999999

MANT

Mantenimiento y Reparaciones

6000000 - 6999999

COME

Servicios Comerciales

7000000 - 7999999

PROF

Servicos Profesionales

8000000 - 8999999

EXPL

Exploración y Producción

9000000 - 9999999 24

Tema 1: Visión General. Maestros Visualizar Maestro de Servicios AC03

25

Tema 1: Visión General. Maestros Visualizar Maestro de Servicios AC03

26

Tema 1: Visión General. Maestros Maestro de Proveedores

Es un registro automatizado corporativo vinculado con el RNC, que contiene información

actualizada

de

los

proveedores de la IPPCN.

27

Tema 1: Visión General. Maestros Maestro de Proveedores

Regular 10000XXXX

RAC Base de Datos

Excepcional 20000XXXX

SAP

Ocasional 40000XXXX

28

Tema 1: Visión General. Maestros Visualizar Maestro de Proveedores XK03

29

Tema 1: Visión General. Roles Roles, Orientaciones y Responsabilidades

FUNCIONES Requisitor de Servicio

Aprobador de documentos de Servicios

Contratador

Administración de Contratos

Orientación y Responsabilidades

30

Tema 1: Visión General. Roles Requisitor de Servicios Orientaciones Orientado a todas las unidades responsables de solicitar la ejecución de obras y servicios Identificar la Identificar la necesidad necesidad de trabajo a contratar de trabajo a contratar

Responsabilidades

Liberar SolPed para Liberar SolPed para aprobación aprobación

Chequear Chequear disponibilidad disponibilidad presupuestaria presupuestaria

Crear una Crear una SolPed SolPed Modificar Modificar SolPed SolPed

Modificar la sol.p Modificar la sol.p para ingresar los para ingresar los Serv. A contratar con Serv. A contratar con y sin estructura y sin estructura Completar las Completar las especificaciones técnicas especificaciones técnicas con Servicios no incluidos con Servicios no incluidos en el Maestro de Servicios en el Maestro de Servicios

Revisar estimado Revisar estimado de costo de costo Definir y Definir y estructurar estructurar especificaciones especificaciones técnicas técnicas

Revisar si es Revisar si es proceso para proceso para contratos o para contratos o para pedidos pedidos

31

Capítulo 1: Visión General. Roles Aprobador de Documentos de Servicios Orientaciones Orientado a todas las personas responsables de aprobar las solicitudes de obras y servicios necesarios, así como su ejecución total o parcial

Responsabilidades Aprobar solicitud de Aprobar solicitud de pedido pedido

Crear, modificar Crear, modificar y visualizar y visualizar documentos documentos anexos anexos

Aprobar y Aprobar y liberar pedido liberar pedido

Aprobar entrada Aprobar entrada de servicios de servicios

32

Tema 1: Visión General. Roles Contratador de Servicios Orientaciones Orientado a todas las unidades responsables de tramitar las solicitudes de servicios y ejecutar los procesos licitatorios pertinentes a cada solicitud

Algunas de sus Responsabilidades Preparar estrategia Preparar estrategia de contratación de contratación

Preseleccionar Preseleccionar empresas a empresas a concursar concursar

Efectuar estimado de Efectuar estimado de costos para determinar costos para determinar el rango de el rango de contratación contratación

Elaborar el Elaborar el cronograma cronograma de eventos de eventos

Revisa Revisa solp solp

Crea contrato / Crea contrato / pedido pedido

33

Tema 1: Visión General. Roles Administrador de Contratos Orientaciones Orientado a todas las unidades responsables por la creación y mantenimiento de los convenios de prestación de servicios establecidos con los diferentes proveedores.

Responsabilidades Preparar acta de Preparar acta de terminación/recepción terminación/recepción provisional /definitiva provisional /definitiva de obra de obra

Preparar el acta de Preparar el acta de inicio inicio

Preparar y anexar Preparar y anexar plan de trabajo plan de trabajo

Preparar Informe de Preparar Informe de cierre cierre Preparar Preparar informe informe

Preparar acta de Preparar acta de paralización de obra / paralización de obra / Servicio Servicio

34

Tema 1: Visión General. Roles Administrador de Contratos Orientaciones Orientado a todas las unidades responsables por la creación y mantenimiento de los convenios de prestación de servicios establecidos con los diferentes proveedores.

Responsabilidades

Crear pedido con Crear pedido con referencia a referencia a contrato contrato

Crear HES (Hoja de Crear HES (Hoja de Entrada de Entrada de Servicios) Servicios) Preparar Preparar evaluación de evaluación de actuación de actuación de contratista contratista

Preparar y anexar Preparar y anexar plan de trabajo plan de trabajo

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Tema 1: Visión General. Roles Liberador de Contratos Orientaciones Orientado a todas las personas responsables por liberación de los convenios creados a fin de ser activados para su utilización dentro de los procesos de adquisición de materiales o servicios.

Responsabilidades

Liberar los contratos a fin de activarlos

36

Tema 1: Visión General. Roles Analista de gestión de servicios Orientaciones Orientado a todas las unidades responsables por la generación de informes que sirven de soporte para la toma de decisiones dentro de los diferentes niveles de las organizaciones de servicios.

Responsabilidades Hojas de entrada de Hojas de entrada de servicios pendientes por servicios pendientes por aprobar aprobar

Remitir a la Gerencia Remitir a la Gerencia los Informes de los Informes de Gestión Gestión Reportes estadísticos Reportes estadísticos de contratos y pagos de contratos y pagos

Reporte de contratos Reporte de contratos por contratistas por contratistas Reportes estadísticos de Reportes estadísticos de la gestión de convenios la gestión de convenios

Estado de los contratos Estado de los contratos activos activos

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Taller Contratación de Obras y Servicios

38

Tema 3: Proceso Contratación. Sol. de Pedido Documentos, Transacciones y Roles

SOLICITUD DE PEDIDO

PETICIÓN DE OFERTA

Transacción ME51N

Transacción ME41

Transacción ME47

Transacción ME31K

Requisitor

Contratador

Contratador

Contratador

Sujeta a estrategia de liberación

OFERTA

CONTRATO

PEDIDO

HOJA DE ENTRADA

Transacción ME21N

Transacción ML81N

Administrador Contrato

Administrador Contrato

Aprobador 39

Tema 2: Solicitud de Pedido. Conceptos Básicos

Solicitud de Pedido Es un requerimiento o petición para el Departamento de Compras con el fin de obtener una cantidad determinada de material o un servicio en un momento dado. Estas pueden ser ingresadas al sistema por un usuario requerientes o generadas automáticamente desde el módulo de mantenimiento (PM).

40

Tema 2: Solicitud de Pedido. Conceptos Básicos

Los eventos que originan una solicitud de pedido son: 1. Necesidad de procura de la obra o servicio de una organización usuaria, para realizar una contratación. 2. Necesidad de procura de la obra o servicio de una organización usuaria, para ejecutar un contrato vigente. 3. Necesidades de servicios externos canalizados desde el módulo SAP PM.

41

Tema 2: Solicitud de Pedido. Conceptos Básicos

Clases de Solicitud de Pedido CLASES DE DOCUMENTO

ZRPM

DESCRIPCIÓN DE LA TRANSACCIÓN

COMENTARIOS

Solicitud de pedido desde mantenimiento

Creadas automáticamente vía integración PM-MM SAP de Mantenimiento.

ZRSE / ZRSN

Requerimientos de servicios de Emergencia o Normal

Creadas manualmente por usuarios que requieran solicitar la contratación de obras y servicios.

ZRV

Solicitud de contrato marco de Servicio

Creadas manualmente por organizaciones de contratación para iniciar el proceso de contratación y establecimiento de un contrato marco para la ejecución de obras y servicios.

42

Tema 2: Solicitud de Pedido. Conceptos Básicos Estrategia de Liberación / Aprobación

Transacción ME54

Creador de Solicitud de pedido

Necesidad del servicio

Verificar disponibilidad de presupuesto

Crear, modificar o visualizar Sol_Ped de

Creador Sol_Ped (Nivel = 01)

Liberar Sol_Ped

servicio

Sol_Peds de usuarios

Transacción ME51N ME52N Aprobador (Niveles > 01)

Transacción SBWP

43

Tema 2: Solicitud de Pedido. Conceptos Básicos Estrategias de Liberación Soldp Normal Servicios Clase ZRSN ZRSN ZRV ZRSN ZRV ZRSN ZRV ZRSN ZRV

Cód. Denominación 02 1er.Nivel aprobación 03 2do.Nivel aprobación

Transacción Workflow Workflow

Niveles 0 hasta 11.6 MM > 11.6 hasta 200 MM

04

3er.Nivel Aprobación

Workflow

> 200 MM hasta 500 MM

05

4to.Nivel Aprobación

Workflow

> 500 MM hasta 1000 MM

06

5to.Nivel Aprobación

Workflow

> 1000 MM

Sol.p Servicios desde PM (No tienen estrategia de liberación) Sol.p Emergencia Servicios Clase ZRSE

Cód. Denominación 10 Aprobación Emergencia

Transacción Workflow

Niveles >0 44

Tema 2: Solicitud de Pedido. Transacciones Visualizar Solicitud de Pedido ME53N

45

Tema 2: Solicitud de Pedido. Transacciones Identificar la disponibilidad presupuestaria por centro de costos S_ALR_87013620

46

Tema 2: Solicitud de Pedido. Transacciones Identificar disponibilidad presupuestaria por orden interna S_ALR_87012999

47

Tema 2: Solicitud de Pedido. Transacciones Visualizar Contrato Marco (Pedido Abierto) – Servicios ME33K

48

Tema 2: Solicitud de Pedido. Transacciones Visualizar listas de pedidos abiertos de materiales y servicios ME3L

49

Tema 2: Solicitud de Pedido. Escenarios Flujo de Documentos para realizar un Contrato Marco (Pedido Abierto)

Petición ZANC (66) Caso Comisión

Petición ZANB (65) Caso Comisión Contrato Marco (46) MK, WK

Soldp ZRV (13) Manual Petición ZANA (62) Caso No Comisión

Pedido NB (45)

Petición AN (60) Caso No Comisión

HES (100)

Requisitor

Contratador

Administrador Contrato 50

Tema 2: Solicitud de Pedido. Escenarios Flujo de Documentos para realizar la contratación en un Pedido

Soldp ZRSN (13) Manual

Petición ZANC (66) Caso Comisión

Petición ZANB (65) Caso Comisión Pedido NB (45)

Soldp ZRSE (13) Manual

Requisitor

Petición ZANA (62) Caso No Comisión

Petición AN (60) Caso No Comisión

Contratador

HES (100)

Mismo periodo económico

Administrador Contrato 51

Tema 2: Solicitud de Pedido. Escenarios Flujo de Documentos para ejecutar un Contrato administrado por otra Gerencia Contrato Marco (46) MK, WK Asignar Contrato como Fuente de Aprovisionamiento

Soldp ZRSN (13) Manual Pedido NB (45) Soldp ZRSE (13) Manual

HES (100)

Requisitor

Contratador

Administrador Contrato 52

Tema 2: Solicitud de Pedido. Escenarios Flujo de Documentos para ejecutar un Contrato de la misma Gerencia

Contrato Marco (46) MK, WK

Pedido NB (45)

HES (100)

Requisitor

Contratador

Administrador Contrato 53

Tema 2: Solicitud de Pedido. Escenarios Flujo de Documentos para realizar la contratación de en Pedido desde PM

Petición ZANC (66) Caso Comisión

Petición ZANB (65) Caso Comisión

Soldp ZRPM (17) Automática

Pedido NB (45) Petición ZANA (62) Caso No Comisión

Requisitor

HES (100)

Petición AN (60) Caso No Comisión

Contratador

Administrador Contrato 54

Tema 2: Solicitud de Pedido. Escenarios Flujo de Documentos para ejecutar un Contrato desde PM

Contrato Marco (46) MK, WK

Soldp ZRPM (17) Automática

Pedido NB (45)

HES (100)

Requisitor

Contratador

Administrador Contrato 55

Tema 2: Solicitud de Pedido. Transacciones Crear una solicitud de pedido ME51N

56

Tema 2: Solicitud de Pedido. Transacciones Modificar la solicitud de pedido de servicios ME52N

57

Tema 2: Solicitud de Pedido. Transacciones Cancelar / anular cancelación de una solicitud de pedido de servicios ME52N

58

Tema 2: Solicitud de Pedido. Transacciones Liberar una solicitud de pedido para iniciar una aprobación ME54

59

Tema 2: Solicitud de Pedido. Transacciones Aprobación de Solicitud de Pedido SBWP

No Selección de estrategia de aprobación

Devuelve al creador

Work flow Aprobador

Sí Solicitud de pedido

Solicitud de Pedido Aprobada

60

Tema 2: Solicitud de Pedido. Transacciones Aprobación de Solicitud de Pedido SBWP

61

Tema 2: Solicitud de Pedido. Transacciones Visualizar lista general de SolPed ME5A

62

Tema 2: Solicitud de Pedido. Transacciones Generar el reporte de SolPed pendientes por aprobar y/o SolPed aprobadas ZMC1

63

Taller Contratación de Obras y Servicios

64

Tema 3: Proceso Contratación. Peticiones de Ofertas

Documentos, Transacciones y Roles

SOLICITUD DE PEDIDO

PETICIÓN DE OFERTA

Transacción ME51N

Transacción ME41

Transacción ME47

Transacción ME31K

Requisitor

Contratador

Contratador

Contratador

Sujeta a estrategia de liberación

OFERTA

CONTRATO

PEDIDO

HOJA DE ENTRADA

Transacción ME21N

Transacción ML81N

Administrador Contrato

Administrador Contrato

Aprobador 65

Tema 3: Peticiones de Ofertas. Conceptos Básicos

Petición de Ofertas Es una invitación que se extiende a un proveedor para que presente una oferta en concepto del aprovisionamiento de materiales o de la prestación de servicios.

66

Tema 3: Peticiones de Ofertas. Conceptos Básicos Clases de Peticiones de Ofertas Tipo de Documento AN 60XXXX ZANA

Descripción Petición de Oferta Normal.

Es la petición de oferta que se prepara y remite a los proveedores en los procesos de contratación/licitación que no requieren ser presentados a la Comisión de Contratación.

Interna – No Comisión

Es la petición de oferta que se prepara para indicar el estimado interno de la Organización Contratante (contra el cual se compararán las ofertas de los proveedores), para aquellos procesos de contratación / licitación que no requieren ser presentados a la Comisión de Contratación.

Petición de Oferta Comisión

Es la petición de oferta que se prepara y remite a los proveedores en los procesos licitación que requieren ser presentados a Comisión de Contratación.

Interna – Comisión

Es la petición de oferta que se prepara para indicar el estimado interno de la Organización Contratante (contra el cual se compararán las ofertas de los proveedores), para aquellos procesos de contratación/licitación que requieren ser presentados a la Comisión de Contratación..

62XXXX ZANB 65XXXX ZANC

66XXXX

Comentarios

67

Tema 3: Peticiones de Ofertas. Transacciones Crear Petición de Oferta ME41

68

Taller Contratación de Obras y Servicios

69

Tema 4: Proceso Contratación. Contratos/Pedidos Documentos, Transacciones y Roles

SOLICITUD DE PEDIDO

PETICIÓN DE OFERTA

Transacción ME51N

Transacción ME41

Transacción ME47

Transacción ME31K

Requisitor

Contratador

Contratador

Contratador

Sujeta a estrategia de liberación

OFERTA

CONTRATO

PEDIDO

HOJA DE ENTRADA

Transacción ME21N

Transacción ML81N

Administrador Contrato

Administrador Contrato

Aprobador 70

Tema 4: Contratos. Conceptos Básicos

Contrato marco Es un documento de compra con el cual se establecen los términos y condiciones con un proveedor ó contratista, contenidos en un contrato físico, tales como plazos de entrega, cantidad, precios, forma de pago, duración, etc.; para la contratación de obra, prestación de servicios y adquisición de bienes muebles

71

Tema 4: Contratos. Conceptos Básicos

• Se generará un Contrato Marco cuando: • Exista un documento físico firmado. • El pago de los servicios recibidos o bienes adquiridos se hará en más de una moneda. • La contratación abarque más de un ejercicio económico . • La administración del contrato esté en más de una organización contratante . • La ejecución del contrato se realizará emitiendo ordenes parciales o a requerimiento .

72

Tema 4: Contratos. Conceptos Básicos

Contrato marco versus • Alcance amplio con trabajo a requerimiento • Monto NO se refleja en el presupuesto • Fecha de terminación puede ser de un ejercicio económico posterior a la creación del pedido • Puede ser utilizado y administrado por una o varias organizaciones • Pagos en diferentes monedas o afectados por la tasa de cambio

Pedido

• Alcance específico y definido • Monto refleja presupuesto comprometido • Fecha de terminación dentro del mismo ejercicio económico de creación del pedido • Debe ser utilizado y administrado por una organización • Pagos en una misma moneda

73

Tema 4: Contratos. Conceptos Básicos Clases de Contratos

ALCANCE Exclusivo de la Organización Contratante Centralizados: Filial / División / Región o Área

Contrato por Valor Controlado de acuerdo al valor total establecido

CANTIDAD VALOR (Pr. Unitario) (Suma Global)

MK ZCCP

WK ZCVP

Contrato por Cantidad Controlado por cantidad y completado cuando la cantidad convenida ha sido consumida 74

Tema 4: Contratos. Conceptos Básicos Estrategia de Liberación / Aprobación Clase ZCCE ZCCM ZCCP ZCCS ZCLE ZCLM ZCLP ZCLS ZCVE ZLPR ZDVP ZDLP ZCVM ZCVP ZCVS ZDCP MK LP LPA LU ZCOC ZCOP ZCOL ZCOM ZCOV ZBVA WK

Cód. Denominación 18 Creador Contrato Aprobador contrato

Transacción ZM59

Niveles >0

75

Tema 4: Contratos. Conceptos Básicos Validaciones en Contrato Marcos

1. El monto de las posiciones en el Contrato debe ser menor o igual al monto del valor previsto. 2. La suma de las cantidades de las partidas en los Pedidos no pueden superar La cantidades establecidas en las partidas del Contrato. 3. No se pueden colocar Pedidos después de la fecha final del Contrato. 4. No se puede cambiar la fecha de creación (Fecha Documento) del Pedido.

76

Tema 4: Contratos. Conceptos Básicos Crear Contrato Marco ME31K

77

Tema 4: Contratos. Conceptos Básicos

78

Tema 4: Contratos. Conceptos Básicos

Carga en SAP de Modificaciones al Contrato AUMENTO Y DISMINUCIÓN EN CANTIDAD

(Servicios incluidos en contrato/pedido) CAMBIOS EN EL ALCANCE

(Servicios NO incluidos en contrato/pedido)

MODIFICAR CANTIDAD EN LOS SERVICIOS CREAR NUEVA POSICIÓN PARA TODOS LOS CAMBIOS

VARIACIONES EN EL PRECIO

(Servicios incluidos en contrato/pedido) . Nuevos precios unitarios . Fórmula Valor Ajustado, Contrato Colectivo, Decretos, etc.

ACTUALIZAR PRECIOS DE SERVICIOS CREAR NUEVA POSICIÓN

79

Tema 4: Contratos. Conceptos Básicos

Cierre del Contrato: Para cerrar un contrato que ha sido cargado en SAP como contrato marco, se debe cerrar primero los pedidos y luego el contrato marco. EL CONTRATADOR debe ajustar las cantidades según las realmente colocadas en los pedidos, a fin de que el contrato refleje las cantidades y montos realmente ejecutados

80

Taller Contratación de Obras y Servicios

81

Tema 5: Proceso Contratación. Pedidos Documentos, Transacciones y Roles SOLICITUD DE PEDIDO

PETICIÓN DE OFERTA

Transacción ME51N

Transacción ME41

Transacción ME47

Transacción ME31K

Requisitor

Contratador

Contratador

Contratador

Sujeta a estrategia de liberación

OFERTA

CONTRATO

PEDIDO

HOJA DE ENTRADA

Transacción ME21N

Transacción ML81N

Administrador Contrato

Administrador Contrato

Aprobador 82

Tema 5: Pedidos. Conceptos Básicos

Pedido Un pedido es una solicitud o instrucción formal que realiza una organización de compras a un proveedor para suministrar o proporcionar una cantidad concreta de mercancías o servicios durante o en un período de tiempo concreto. En el pedido se establecen las condiciones con un proveedor ó contratista, tales como plazos de entrega, cantidad, precios, forma de pago.

83

Tema 5: Pedidos. Conceptos Básicos

Pedido con referencia a Contrato Marco: • Este pedido es de uso obligatorio para la ejecución de todo contrato marco creado en SAP. • En caso de no ser necesario la subdivisión del contrato se creará un solo pedido. • Si el contrato abarca más de un período económico, se deberá crear un pedido para cada uno de ellos. • Si el contrato es en bolívares y dólares, se creará un pedido en bolívares y un pedido dólares. • Para los contratos de ejecución a requerimiento se creará un pedido para cada uno de ellos. 84

Tema 5: Pedidos. Conceptos Básicos Estrategia de Liberación / Aprobación Clase NB NB NB NB NB NB NB NB NB NB NB NB NB NB NB NB NB NB

Cód. 23 24 25 26 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 60 61 62 63

Denominación Creador PO 1er.Nivel Aprob. PO 2do.Nivel Aprob. PO 3er.Nivel Aprob. PO Aprob. Final PO Aprob. Final PO Aprob. Final PO Aprob. Final PO Aprob. Final PO Aprob. Final PO Aprob. Final PO Aprob. Final PO Aprob. Final PO Aprob. Final PO Aprob. Final PO Aprob. Final PO Aprob. Final PO Aprob. Final PO

Transacción Workflow Workflow Workflow Workflow Workflow Workflow Workflow Workflow Workflow Workflow Workflow Workflow Workflow Workflow Workflow Workflow Workflow Workflow

Niveles 1 hasta 11.6 MM > 11.6 hasta 200 MM > 200 hasta 500 MM > 500 hasta 1000 MM > 1000 hasta 1500 MM > 1500 hasta 2000 MM > 2000 hasta 3000 MM > 3000 hasta 4000 MM > 4000 hasta 5000 MM > 5000 hasta 6000 MM > 6000 hasta 8000 MM > 8000 hasta 10000 MM > 10000 hasta 12000 MM > 12000 hasta 15000 MM > 15000 hasta 20000 MM > 20000 hasta 25000 MM > 25000 hasta 30000 MM > 30000 MM

Clase ZPE

Cód. Denominación E1 Aprob. Ped. Emerg.

Transacción Workflow

Niveles >0 85

Tema 5: Pedidos. Conceptos Básicos Crear Pedido ME21N

86

Taller Contratación de Obras y Servicios

87

Tema 6: Proceso Contratación. Hoja de Entrada Documentos, Transacciones y Roles

SOLICITUD DE PEDIDO

PETICIÓN DE OFERTA

Transacción ME51N

Transacción ME41

Transacción ME47

Transacción ME31K

Requisitor

Contratador

Contratador

Contratador

Sujeta a estrategia de liberación

OFERTA

CONTRATO

PEDIDO

HOJA DE ENTRADA

Transacción ME21N

Transacción ML81N

Administrador Contrato

Administrador Contrato

Aprobador 88

Tema 6: Hoja de Entrada. Conceptos Básicos

Hoja de Entrada Es el documento donde se registra los servicios realmente prestados por el proveedor.

89

Tema 4: Contratos. Conceptos Básicos

Estrategia de Liberación / Aprobación

Clase HES HES HES

Cód. Denominación 02 1erNiv Aprob EntServ 03 2doNiv Aprob EntServ 04 3erNiv Aprob EntServ

Transacción Workflow Workflow Workflow

Niveles 1 hasta 11.6 MM 11.6 hasta 200 MM > 200 MM

90

Tema 4: Contratos. Conceptos Básicos Estrategia de Liberación / Aprobación

91

Tema 6: Hoja de Entrada. Conceptos Básicos Crear/Modificar Hoja de Entrada ML81N

92

Pantalla Estándar SAP Barra de Menú

Campo de Comando

Barra de Herramientas

Barra de Título

Barra de Funciones

Menú de Acceso

Barra de Status

93