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• Jader Navarro Infante

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MANUAL PARA LA SISTEMATIZACIÓN DE TRABAJOS DE GRADO

Biblioteca Bucaramanga 2009

PROCESO BIBLIOTECA

Código: MBI.06 MBI.06

MANUAL PARA LA SISTEMATIZACIÓN DE TRABAJOS DE GRADO

Versión: 02 02 Página 2 de 26

Revisó

Aprobó

Fecha de aprobación

Director y Profesional –

Rector

Febrero 20 de 2009

Circulación y Préstamo

Resolución Nº 241

CONTENIDO pág. 1. OBJETIVO

4

2. ALCANCE

4

3. DEFINICIONES / ABREVIATURAS

4

4. NORMATIVIDAD

4

5. CONTENIDO DEL MANUAL

4

5.1 CONSIDERACIONES

5

5.2 VERIFICACIÓN PRELIMINAR DE LOS CD´S DE TRABAJOS DE

5

GRADO 5.3 VERIFICACIÓN DE LOS CD´S DE TRABAJOS DE GRADO

5

5.4 INCLUSIÓN DE POLÍTICA DE SEGURIDAD A LOS CD´S DE TRABAJOS DE GRADO

6

5.5 PROTECCIÓN DEL ARCHIVO

13

5.6 CONSIDERACIONES ESPECIALES

14

5.7 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS CDS DE TRABAJO DE DE GRADO

16

2

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Código: MBI.06 MBI.06

MANUAL PARA LA SISTEMATIZACIÓN DE TRABAJOS DE GRADO

Versión: 02 02 Página 3 de 26

Revisó

Aprobó

Fecha de aprobación

Director y Profesional –

Rector

Febrero 20 de 2009

Circulación y Préstamo

Resolución Nº 241

5.8 INCLUSIÓN DE LOS TRABAJOS DE GRADO EN EL SERVIDOR

5.8.1 Ubicación en el servidor 5.9 DISPONIBILIDAD DEL TRABAJO DE GRADO PARA CONSULTA AL

16 16 22

USUARIO

3

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Código: MBI.06 MBI.06 Versión: 02 02 Página 4 de 23

1. OBJETIVO Definir los pasos a desarrollar para la sistematización de los trabajos de grado entregados por los estudiantes UIS como requisito para optar al título.

2. ALCANCE Aplica a las actividades realizadas por los Coordinadores y/o Auxiliares, y al grupo de apoyo del Subproceso de Procesamiento Técnico para la recepción, verificación y almacenamiento de los trabajos de grado entregados a la Biblioteca UIS. 3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS •

ARCHIVOS EN LÁTEX: Tipo de documento de texto.

•

RESUESP: Resumen en español.

•

RESUING: Resumen en ingles.

•

TANGARA: Nombre del servidor web de la Biblioteca.

•

PROFILE: Perfil de usuario.

•

PATH: URL o dirección física del archivo.

•

CD: Medio de almacenamiento (CD, DVD, u otro) del trabajo de grado.

4. NORMATIVIDAD •

Reglamento Biblioteca UIS. Acuerdo No. 029 de 2008 y Acuerdo No. 045 de 2008. Acuerdo N° 164 de 2003.

5. CONTENIDO DEL MANUAL

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MANUAL PARA LA SISTEMATIZACIÓN SISTEMATIZACIÓN DE TRABAJOS DE GRADO 5.1

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CONSIDERACIONES

Para la Sede Regional Málaga, estas actividades son realizadas en su totalidad por el Auxiliar Biblioteca. Se realizan únicamente, las actividades de verificación preliminar y verificación de los CDs de trabajos de grado.

5.2 VERIFICACIÓN PRELIMINAR DE LOS CDs CDs DE TRABAJOS DE GRADO. Según lo establecido en el procedimiento PBI.06 PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESAMIENTO DE TRABAJOS DE GRADO, revisa que el CD cumpla con las especificaciones establecidas en el Acuerdo N° 164 de 2003, en el cual se aprueba el procedimiento para la entrega de los trabajos de grado a la Biblioteca UIS. En cada CD se deben presentar 4 archivos:

•

Completo.doc o Completo.txt: Corresponde al documento completo del trabajo de grado en Word o látex.

•

Completo.pdf: Corresponde al documento completo del trabajo de grado en formato pdf.

•

Resuing: Resumen del trabajo de grado en inglés

•

Resuesp: Resumen del trabajo de grado en español.

Nota: Los nombres de los archivos pueden variar, es estos casos, la verificación se centra en el cumplimiento de la descripción de los 4 archivos.

5.3

VERIFICACIÓN DE LOS CDs CDs DE TRABAJOS DE GRADO.

Una vez hecho el proceso físico del CD del trabajo de grado por la sección de Proceso Físico – Procesamiento Técnico, se crea una carpeta por grado en D:\ para crear copia de la documentación incluida en cada CD y trabajar sobre esta información.

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Dentro de la carpeta creada en D:\ se crean las carpetas correspondientes a cada tipo de documento: •

Carpeta 1:

PROYECTOS “Mes – Año” (p.e. PROYECTOS JUNIO 2008)

•

Carpeta 1.1:

COMPLETO

•

Carpeta 1.2:

ESPAÑOL

•

Carpeta 1.3:

INGLES

•

Carpeta 1.4:

SEGURIDAD

En cada carpeta creada se deben incluir copia de los documentos incluidos en cada CD así:

ARCHIVO

5.4

CARPETA

Completo.doc o Completo.txt

COMPLETO

Completo.pdf

COMPLETO

Resuesp

ESPAÑOL

Resuing

INGLÉS

INCLUSIÓN DE POLÍTICA DE SEGURIDAD A LOS CD´S DE TRABAJOS DE GRADO.

Una

vez

terminada

la

distribución

de

los

archivos

en

las

carpetas

correspondientes, se toma cada uno de los archivos en pdf de la Carpeta 1.1COMPLETO y se procede: •

Copiar de Carpeta 1.1: COMPLETO y pegar en la Carpeta 1.4: SEGURIDAD.

•

Abrir el archivo de la Carpeta “SEGURIDAD” y verificar que no esté protegido. Nota: Cuando el archivo tiene contraseña de seguridad aparece un icono de un candado a la izquierda del documento.

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• • • • •

Ilustración 1. Icono de verificación de protección en los documentos de trabajo de grado.

Nota: La política de seguridad se realiza únicamente con el primer trabajo de grado, ya que la misma política sirve para proteger todos los demás archivos. •

Ingresar por la barra de menú, opción “Avanzadas”
“Seguridad”
“Administrar normativas de seguridad…” o simplemente por el icono “proteger”; como se indica a continuación.

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Ilustración 2. Ruta para inclusión de protección en los documentos de trabajo de grado.

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Código: MBI.06 MBI.06 Versión: 02 02 Página 9 de 26

Ingresar por la barra de menú, opción “Avanzadas”
“Seguridad”
“Administrar normativas de seguridad…”, seleccionar la opción “Nuevo” y seguir los pasos como se indica a continuación:

Ilustración 3. Creación de nueva Administración de Normativas de seguridad

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•

Código: MBI.06 MBI.06 Versión: 02 02 Página 10 de 26

Para definir la forma de proteger el documento, seleccionar “Mediante contraseñas”.

Ilustración 4. Creación de nueva Administración de Normativas de seguridad - Contraseña

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•

Código: MBI.06 MBI.06 Versión: 02 02 Página 11 de 26

Para definir la normatividad de seguridad mediante contraseña, indicar la configuración y nombre, así:

Ilustración 5. Configuración general de normatividad de seguridad.

11

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Definir los permisos

Ilustración 6. Restricciones del documento.

12

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•

Código: MBI.06 MBI.06 Versión: 02 02 Página 13 de 26

Finalizar el establecimiento de la política de seguridad.

Ilustración 7. Resumen y finalización de política de seguridad.

5.5 •

PROTECCIÓN DEL ARCHIVO. Ingresar nuevamente por el ícono “Proteger” y seleccionar la política de seguridad creada anteriormente.

13

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Versión: 02 02 Página 14 de 26

Digitar la clave del trabajo de grado (siempre en minúscula): bd + “Número de inventario del trabajo de grado”. (p.e. bd125529).
Digitar “Enter” para aceptar la clave del trabajo de grado.

•

Confirmar la clave del trabajo de grado. Digitar enter “Enter” para aceptar la clave del trabajo de grado. Nota: a continuación debe visualizarse el ícono del candado al costado izquierdo del documento, lo cual indica que el archivo quedó protegido.

•

Cerrar el archivo para continuar con el siguiente trabajo de grado. Nota: Es importante que los trabajos de grado se copien UNO POR UNO de la carpeta “Completo” a la carpeta “Seguridad” a medida que se hace el proceso de protección del archivo, para evitar que algún documento quede en la carpeta “Seguridad” sin protección.

•

Al terminar el procedimiento con todos los archivos pdf, se debe verificar que la

extensión

“.pdf”

se

encuentre

en

mayúscula

para

que

funcionen

correctamente el subirlos al servidor. De no ser así, es necesario hacer la conversión de las extensiones.

5.6

CONSIDERACIONES ESPECIALES.

Para las excepciones o casos especiales, se debe crear un archivo de Excel en el cual se listen los números de inventario y una nota que explique el caso especial. Los casos que se pueden presentar son: •

Contiene anexos en cd 1: Cuando en un CD estén incluidos más archivos, aparte de los 4 que deben tener (Completo.doc, Completo.pdf. Resuesp, Resuing)

•

No tiene archivos en Word o Látex: Cuando los documentos no vienen en los programas requeridos, es decir, Word o Látex; o si los resúmenes están en formato pdf. Especificar el caso.

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Código: MBI.06 MBI.06 Versión: 02 02 Página 15 de 26

CD 2: Cuando es el CD de anexos o software, los archivos no se guardan en el disco duro como los otros. Estos Cds se dejan aparte ya que se deben almacenar en Stakka. Además, en otra hoja del archivo de casos especiales, se hace el listado de los Cds de anexos.

•

Confidenciales: Los Cds confidenciales requieren el mismo procedimiento que se realiza a los demás pero no se ubican en las mismas carpetas, ya que éstos Cds tienen acceso restringido. Por lo tanto, para los trabajos de grado confidenciales debe haber una carpeta especial donde se organizan de la misma manera que los demás. Ejemplo:

Nota 1. No es necesario crear la carpeta “Seguridad” para los trabajos de grado confidenciales, ya que éstos no estarán disponibles para consulta, por lo tanto no se protegerán.

Nota 2. Se debe hacer listado de números de inventario de estos trabajos de grado en una hoja aparte dentro del mismo archivo de Excel de casos especiales.

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Código: MBI.06 MBI.06

MANUAL PARA LA SISTEMATIZACIÓN SISTEMATIZACIÓN DE TRABAJOS DE GRADO 5.7

Versión: 02 02 Página 16 de 26

DISPOSICIÓN FINAL DE LOS CDS DE TRABAJO DE GRADO. •

Los Cds de los trabajos de grado se almacenan en el sótano, organizados por números de inventario.

•

Los Cds de anexos o CD2 se almacenan en Stakka. Se debe ingresar toda la información correspondiente al proyecto (Título, Autor, etc). Ver MBI.04 Manual

para

ingresar

y

consultar

cds

en

los

dispositivos

de

almacenamiento (STAKKA). •

Los Cds confidenciales se devuelven al funcionario de Procesos Técnicos de quien se recibieron y finalmente el los entrega a la Dirección de la Biblioteca para su almacenamiento final.

5.8

INCLUSIÓN DE LOS TRABAJOS DE GRADO EN EL SERVIDOR.

Todas las carpetas creadas para organizar los archivos de trabajos de grado, se suben al servidor como copias de seguridad. Los archivos pdf con protección, es decir, los trabajos de grado de la carpeta “Seguridad”, se guardan en la carpeta correspondiente al año en que se realizaron, para consultar en línea. Nota: De los trabajos de grado confidenciales sólo se suben las copias de seguridad a la carpeta “Confidenciales”.

5.8.1 Ubicación en el servidor: Ruta

de

acceso:

Inicio\Todos

los

Programas\Acelerador

–

Comprimir

–

Emulador\SSH Secure Shell\Secure Shell Client

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MANUAL PARA LA SISTEMATIZACIÓN SISTEMATIZACIÓN DE TRABAJOS DE GRADO

Código: MBI.06 MBI.06 Versión: 02 02 Página 17 de 26

Ilustración 8. Ruta acceso para subir archivos al servidor.

•

Hacer click en “Profile” y seleccionar el servidor (En este caso: Tangara)

17

PROCESO BIBLIOTECA

MANUAL PARA LA SISTEMATIZACIÓN SISTEMATIZACIÓN DE TRABAJOS DE GRADO

Código: MBI.06 MBI.06 Versión: 02 02 Página 18 de 26

Ilustración 9. Definición de perfil

•

Ingresar clave, dar click en OK para aceptar la clave y nuevamente en OK para el mensaje: Enter your autentication response”.

Ilustración 10. Clave de autenticación.

18

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Código: MBI.06 MBI.06

MANUAL PARA LA SISTEMATIZACIÓN SISTEMATIZACIÓN DE TRABAJOS DE GRADO

Versión: 02 02 Página 19 de 26

Ilustración 11. Identificación de directorios.

•

Identificar en el recuadro de la derecha la ubicación para las copias de seguridad, y en el recuadro de la izquierda la carpeta de los archivos en el disco duro.

•

El directorio (PATH) para guardar las copias de seguridad de todos los documentos

(completo,

español,

inglés)

es:

/u2/jakarta-tomcat-

5.0.28/webapps/biblioweb/tesis

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Código: MBI.06 MBI.06 Versión: 02 02 Página 20 de 26

Nota: Incluir en el servidor los archivos de casos especiales y el listado de los números de inventario de los trabajos de grado que se recibieron de Procesos Técnicos. •

El directorio (PATH) de los archivos disponibles para consulta (los archivos pdf con seguridad) es: /u2/jakarta-tomcat-5.0.28/webapps/biblioweb/tesis Nota: Seleccionar la carpeta correspondiente al año en curso.

Ilustración 12. Distribución de documentos para el servidor.

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Código: MBI.06 MBI.06 Versión: 02 02 Página 21 de 26

• Hacer transferencia seleccionando en el recuadro de la izquierda (que corresponde al disco local) los archivos que se subirán al servidor, y arrastrarlos hasta el recuadro de la derecha (que corresponde al servidor).

La otra forma es mediante los íconos que aparecen en la parte superior. La flecha ascendente para subirlos y flecha descendiente para descargarlos. Nota: verificar que esté seleccionado en formato binary.

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MANUAL PARA LA SISTEMATIZACIÓN SISTEMATIZACIÓN DE TRABAJOS DE GRADO

Código: MBI.06 MBI.06 Versión: 02 02 Página 22 de 26

Ilustración 13. Transferencia de documentos al servidor.

5.9 •

DISPONIBILIDAD DEL TRABAJO DE GRADO PARA CONSULTA AL USUARIO. Crear un archivo “.txt” con los números de inventario de los trabajos de grado. Nota.

Este archivo no debe contener los números de inventario de los

trabajos de grado confidenciales. (p.e. tjulio.txt) •

Crear un archivo “.txt” con los números de inventario de los Cds que vienen como software acompañante de los trabajos de grado. (p.e. sjulio.txt)

•

Transferir el archivo al servidor pelícano con el usuario “Boletín”. Ver anexo 1 y 2 del presente manual.

•

Ingresar por Putty con el usuario “Boletín”, así:

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Código: MBI.06 MBI.06 Versión: 02 02 Página 23 de 26

Ilustración 14. Interfas de ingreso a Boletin - Putty digite su clave
enter

•

Seleccione la opción 16 Acutalizar tesis
enter

Ilustración 15. Interfas para actualización de tesis.

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MANUAL PARA LA SISTEMATIZACIÓN SISTEMATIZACIÓN DE TRABAJOS DE GRADO

•

Seleccionar el tipo de cambio:


Código: MBI.06 MBI.06 Versión: 02 02 Página 24 de 26

digitar el nombre del archivo que se

seleccionó Opción 1. Para los trabajos de grado. (p.e. tjulio) Opción 2. Para los cds con software complementarios. (p.e. sjulio) Nota: no es necesario colocar la extensión txt.

Ilustración 16. Interfas para selección tipo de cambio.

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MANUAL PARA LA SISTEMATIZACIÓN SISTEMATIZACIÓN DE TRABAJOS DE GRADO

Código: MBI.06 MBI.06 Versión: 02 02 Página 25 de 26

Anexo 1. Acceso a los archivos generados por sistema

No.

Actividad

1

Ingresar a Secure File Transfer Client.

2

Habilitar en Profiles la opción “boletín”.

3

Digite la clave de acceso “xyz567”.

4

Buscar el archivo de interés en la columna “remote name”.

5

Trasladar el archivo al Escritorio (Local name - columna izquierda).

6

Ingresar a Excel y abrir el archivo de interés. a. Activar la opción “Archivo” – “Abrir”. b. Colocar en “tipo de archivo”: todos los archivos (*.*) c. Seleccionar el documento de interés. d. Seleccionar “delimitados” → Siguiente e. Seleccionar “otros”, digite “¬”→ Siguiente f. Seleccionar finalizar.

Anexo 2. Cargar archivos para alimentación del sistema.

No.

Actividad

1

Ingresar a Secure File Transfer Client.

2

Habilitar en Profiles la opción “boletín”.

3

Digite la clave de acceso “xyz567”.

4

Verificar que la opción sea “ASCII”

5

Trasladar el archivo (Remote name - columna derecha).

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MANUAL PARA LA SISTEMATIZACIÓN SISTEMATIZACIÓN DE TRABAJOS DE GRADO

Código: MBI.06 MBI.06 Versión: 02 02 Página 26 de 26

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN

1

FECHA DE APROBACIÓN

DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

Febrero 20 de 2009 Creación del Documento Modificación del alcance

2

Octubre 05 de 2009

Inclusión consideraciones numeral 5.1

26