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• Johana Cuevas

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Introducción Hoy en estos tiempos, los sistemas contables nos hacen ver, con mayor facilidad y flexibilidad información financiera más compleja y detallada. Esta información financiera es fructífera para la iniciativa privada como para el gobierno, los bancos, los administradores y los individuos particulares, porque les permite evaluar cifras pasadas, que les ayuda a preparar planes para el futuro, por medio de los cuales puedan alcanzar sus objetivos y metas financieras. La contabilidad debe estar preparada para adaptarse a las complejidades del mundo actual de tal manera que pueda seguir cumpliendo su propósito de generar información útil para las decisiones. De esta manera se entiende que la contabilidad necesita de sistemas de registros que son de los cuales hablaremos este trabajo.

4.1 Sistemas de Registros A través de la contabilidad se pretende recoger y ordenar los datos que suministren una información más comprensible a los fines previstos, utilizando instrumentos como son los sistemas de registros. En contabilidad se entiende por registros a los lugares donde se asientan los principales acontecimientos, financieros y técnicos de un negocio. Un eficiente control de gestión de empresas agropecuarias exige información sobre distintos aspectos de las mismas, productos de hechos y acontecimientos que se generan a lo largo de los procesos productivos y comerciales La calidad y cantidad de los datos, hechos y acontecimientos difícilmente pueden ser retenidos por la memoria, esta facultad humana sufre lo que se denomina en sicología como "ley del olvido", que implica la pérdida de capacidad de retención de información en función del transcurso del tiempo. es por ello que a esta memoria subjetiva se le debe oponer una memoria objetiva que son los sistemas de registros de forma que se almacenen datos que serán de suma utilidad a las unidades decisoras. Si bien los sistemas de registros agropecuarios son valiosos en una correcta gestión empresarial, en la mayoría de los casos se observa que productores y técnicos no hacen uso de ellos. Investigaciones al respecto nos permiten concluir sobre la existencia de dos situaciones; aquellos que desconocen la existencia de los sistemas de registros y aquellos otros que habiéndolo conocido no lo usan porque no les han dado respuesta a sus necesidades, evaluando que los costos medidos en tiempo, son superiores a los beneficios otorgados por estos. En la segunda situación entre los principales argumentos se esgrime el de ser demasiados complejos, incompletos, excesivos o repetitivos en información, mal diseñados. A nuestro entender estas situaciones tienen su razón de ser en la forma rígida y estructurada en que técnicos y productores recibieron información o fueron capacitados sobre el uso de sistemas de registros. En estas formaciones se pierden de vista que cada empresa agropecuaria es un sistema dinámico en continua evolución, lo que lo hace diferente no tan solo a otros sistemas sino también a si mismos; los objetos que se persigue de brindar información comprensible y útil destinada a mejorar las capacidades administrativas. Debe entenderse que no existe un sistema de registros que se adapte a cada tipo de empresa; y la clase y amplitud de estos deberán adaptarse a cada situación en particular considerando entre otros aspectos: información que se requiere, organización de las empresas, nivel de capacitación, grado de motivación y colaboración que se tenga.

4.1.1 Sistema analítico El sistema analítico o pormenorizado consiste en abrir una cuenta especial en el libro del Mayor para cada uno de los conceptos de que se forma el movimiento de la cuenta de Mercancías generales. Por lo tanto, en este procedimiento se establecen las siguientes cuentas: Inventarios Compras Gastos de compras Devoluciones sobre compras Rebajas sobre compras Ventas Devoluciones sobre ventas Rebajas sobre ventas Las cuentas que se abren cada uno de los conceptos de mercancías se conocen con el nombre de cuentas auxiliares de mercancías, o simplemente cuentas de mercancías Movimiento y saldo de las cuentas de mercancías. Cada una de las cuentas de mercancías tiene su propio movimiento y saldo. INVENTARIOS Se carga: Al principio del ejercicio 1. Del importe del inventario inicial de mercancías. Esta cuenta, al principio del ejercicio, se debe considerar como cuenta de Activo circulante, pues su saldo representa la existencia de mercancías; pero tan pronto como se empiezan a efectuar operaciones de compra y venta de mercancías, como su saldo ya no corresponde a la existencia, se debe considerar simplemente como cuenta de mercancías. Al terminar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe sumar al importe de las compras netas, para determinar la suma o total de mercancías. COMPRAS Se carga: Durante el ejercicio Del importe de las compras de mercancías efectuadas al contado o a crédito. El saldo de esta cuenta es deudor y representa el importe total de las compras de mercancías efectuadas durante el ejercicio.

GASTOS DE COMPRA Se carga: Durante el ejercicio 1. Del importe de todos los gastos que originen las compras de mercancías. El saldo de esta cuenta es deudor y representa el total de los gastos efectuados por las compras de mercancías. Al terminar-el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe sumar al importe de las compras, para determinar las compras totales. DEVOLUCIONES SOBRE COMPRAS Se abona: Durante el ejercicio 1. Del importe de las mercancías devueltas a los proveedores. El saldo de esta cuenta es acreedor y representa el importe total de las mercancías devueltas a los proveedores. Al terminar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe restar del importe de las compras totales, para determinar las compras netas. REBAJAS SOBRE COMPRAS Se abona: Durante el ejercicio 1. Del importe de las bonificaciones obtenidas sobre el precio de las mercancías compradas. El saldo de esta cuenta es acreedor y representa el importe total de las rebajas obtenidas sobre el precio de las mercancías compradas. Al terminar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe restar del importe de las compras totales, para determinar las compras netas. VENTAS Se abona: Durante el ejercicio Del importe de las ventas de mercancías efectuadas al contado o a crédito. El saldo de esta cuenta es acreedor y representa el importe total de las ventas de mercancías efectuadas durante el ejercicio. DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS Se carga: Durante el ejercicio 1. Del importe de las mercancías de vueltas por los clientes. El saldo de esta cuenta es deudor y representa el importe total de las mercancías devueltas por los clientes Al terminar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe restar del importe de las ventas totales, para determinar las ventas netas. REBAJAS SOBRE VENTAS

Se carga: Durante el ejercicio 1. Del importe de las bonificaciones concedidas sobre el precio de las mercancías vendidas. El saldo de esta cuenta es deudor y representa el importe total de las rebajas concedidas sobre el precio de las mercancías vendidas. Al terminar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe restar del importe de las ventas totales, para determinar las ventas netas. Asientos de las diferentes operaciones de mercancías. Por el inventario inicial. Iniciamos un negocio con $10,000.00 en mercancías. +A

Inventarios

+C

Capital

$10,000.00 $10,000.00

Por las compras. Compramos mercancías por $5,000.00 en efectivo. +A

Compras

-A

Caja

$5,000.00 $5,000.00

El abono también puede ser a las cuentas de Bancos, Proveedores, Documentos por pagar, etc., según la forma de pago. Por los gastos de compra. Al hacer la compra anterior, pagamos por fletes y acarreos $100.00 en efectivo. +V

Gastos de compra

-A

Caja

$100.00 $100.00

En caso de que el importe de los gastos de compra se quede a deber, el abono se debe hacer a la cuenta de Acreedores diversos. Por las devoluciones sobre compras. Devolvimos mercancías por $2,000.00 que nos pagaron en efectivo. +A

Caja

$2,000.00

Devoluciones -A

$2,000.00 sobre compras

Si la mercancía que se devuelve es de una compra hecha a crédito, el cargo se debe hacer a la cuenta de Proveedores, para disminuir el crédito a nuestro cargo. Por las rebajas sobre compras. Al comprar mercancías por $5,000.00 en efectivo, nos concedieron una rebaja de $50.00

+A

Compras

$5,000.00

Rebajas sobre -V

$ 50.00 compras

-A

Caja

$4,950.00

Si la rebaja nos es concedida después de haber efectuado la compra, el asiento que se debe hacer es el siguiente: +A

Caja

$50.00

Rebajas sobre -V

$50.00 compras

El cargo se debe hacer a la cuenta de Caja cuando el proveedor nos pague en efectivo la rebaja; en caso de que la rebaja nos sea concedida sobre una compra hecha a crédito, el cargo se debe hacer a la cuenta de Proveedores, para disminuir el crédito a nuestro cargo. Por las ventas. Vendimos mercancías por $6,000.00 en efectivo. +A

Caja

-A

Ventas

$6,000.00 $6,000.00

El cargo también se puede hacer a las cuentas de Clientes, Documentos por cobrar, etc., según la forma de pago. Por las devoluciones sobre ventas. Nos devolvieron mercancías por $4,000.00 que pagamos en efectivo. Devoluciones sobre ventas

$4,000.00

Caja

$4,000.00

Si la mercancía que nos devuelven es de una venta hecha a crédito, el abono se debe hacer a la cuenta de Clientes, para disminuir el crédito a cargo del cliente. Por las rebajas sobre ventas. Al hacer una venta por $6,000.00 en efectivo, concedimos una rebaja de $100.00. +A

Caja

$5,900.00

-V

Rebajas sobre

$ 100.00

ventas -A

Ventas

$6,000.00

Si la rebaja se concede después de haber efectuado la venta, el asiento que se debe hacer es el siguiente: -V

Rebajas sobre ventas

-A

Caja

$100.00 $100.00

El abono se debe hacer a la cuenta de Caja cuando se pague en efectivo la rebaja; cuando la rebaja se conceda sobre una venta hecha a crédito, el abono se debe hacer a la cuenta de Clientes, para disminuir el crédito a su cargo. Ventajas del sistema analítico. Las pormenorizado son las siguientes:

principales

ventajas

del

procedimiento

analítico

o

1. En cualquier momento, se puede conocer el importe del inventario inicial, de las ventas, de las compras, de los gastos de compra, de las devoluciones y rebajas sobre compras y sobre ventas, debido a que para cada uno de estos conceptos se ha establecido una cuenta especial. 2. Se facilita la formación del estado de Pérdidas y Ganancias, debido a que se conoce por separado el importe de cada uno de los conceptos con que se forma. 3. Mayor claridad en el registro de las operaciones de mercancías. Desventajas del sistema analítico. Las principales desventajas del procedimiento analítico son las siguientes: 1. No se puede conocer, en un momento dado, el importe del inventario final de mercancías, puesto que no existe ninguna cuenta que controle las existencias. 2. No es posible descubrir si ha habido extravíos, robos o errores en el manejo de las mercancías, ya que no es posible determinar con exactitud el importe de las mercancías que debiera haber, debido a que no hay ninguna cuenta que controle las existencias. 3. Para conocer el importe del inventario final, es preciso hacer un recuento físico de las existencias, labor que algunas veces obliga a cerrar el negocio, para poder llevarla al cabo, principalmente cuando hay que medir, pesar o contar una gran variedad de artículos. 4. No se puede conocer rápidamente el costo de lo vendido ni la utilidad o pérdida bruta, mientras no se conozca el importe del inventario final. Debido a las desventajas anteriores, este procedimiento únicamente se emplea en negocios de escasa capacidad económica. Ajustes para determinar la utilidad o pérdida bruta. Cuando se lleva el procedimiento analítico o pormenorizado, para conocer la utilidad o pérdida bruta, se deben obtener, por medio de cargos y abonos, cada uno de los resultados de la primera parte del estado de Pérdidas y Ganancias, en esta forma:

1. Para obtener las ventas netas, se debe restar de la cuenta de Ventas, por medio de un cargo, el importe de las devoluciones y rebajas sobre ventas. 2. Para obtener las compras totales, se debe sumar a la cuenta de Compras, por medio de un cargo, el importe de los gastos de compra. 3. Para obtener las compras netas, se debe restar de la cuenta de Compras, por medio de un abono, el importe de las devoluciones y rebajas sobre compras. 4. Para obtener la suma o total de mercancías, se debe sumar a la cuenta de Compras, por medio de un cargo, el importe del inventario inicial. 5. Para obtener el costo de lo vendido, se debe restar de la cuenta de Compras, por medio de un abono, el importe del inventario final. 6. Para obtener la utilidad o pérdida bruta, se debe restar de la cuenta de Ventas, por medio de un cargo, el importe del costo de lo vendido, que aparece como saldo en la cuenta de Compras. Debe tomarse en cuenta que: a) La cuenta de Ventas, como es acreedora, aumenta abonándola y disminuye cargándola. b) La cuenta de Compras, como es deudora, aumenta cargándola y disminuye abonándola. Ejemplo: 1. Iniciamos un negocio con $10,000.00 en efectivo y $70,000.00 en mercancías. 2. Vendimos mercancías por $60,000.00, de los cuales nos pagaron la mitad en efectivo y el resto a crédito. 3. Los clientes devolvieron mercancías por $4,000.00, los cuales abonamos a sus cuentas. 4. Se concedieron rebajas a los clientes, por valor de $1,000.00, los cuales también abonamos a sus cuentas. 5. Compramos mercancías por $30,000.00 a crédito. 6. Las compras anteriores originaron gastos por $1,000.00 que se pagaron en efectivo. 7. Se devolvieron mercancías a los proveedores por $5,500.00 que cargamos a sus cuentas. 8. Los proveedores nos concedieron rebajas por $500.00, los cuales también cargamos a sus cuentas. Asientos correspondientes a las operaciones anteriores: N° 1

Caja

$10,000.00

Inventarios

70,000.00

$80,000.00

Capital

Caja 30,000.00 N° 2

Clientes

60,000.00 30,000.00

Ventas Devoluciones sobre ventas N° 3

4,000.00

4,000.00

1,000.00

1,000.00

30,000.00

30,000.00

1,000.00

1,000.00

5,500.00

5,500.00

Clientes Rebajas sobre ventas N° 4 Clientes Compras N° 5 Proveedores Gastos de compras N° 6 Caja Proveedores N° 7

Devoluciones sobre compras

4.1.2 Sistema de Inventarios Perpetuos Es un sistema de inventario en donde la compañía o empresa tiene un registro continuo. Este consiste en registrar las operaciones de mercancías de tal manera que se pueda conocer en cualquier momento el valor del inventario final, el costo de lo vendido y la utilidad o la pérdida bruta. En el sistema de Inventario Perpetuo, el negocio mantiene un registro continuo para cada artículo del inventario. Los registros muestran por lo tanto el inventario disponible todo el tiempo. Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente.

El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario están siempre actualizados. hoy día con este método los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijación de precios al cliente y los términos de venta a ofrecer. El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario. El objetivo del inventario perpetuo es mantener una estima precisa de los niveles reales de existencias con la menor cantidad de recuentos de stock posibles. Las cuentas que se emplean en este procedimiento para registrar las operaciones de mercancías son las siguientes: 

Almacén: Esta cuenta es del activo circulante, se maneja exclusivamente a precio de costo; su saldo es deudor y expresa, en cualquier momento, la existencia de mercancías, es decir el inventario final.



Costo de ventas: Es una cuenta de mercancías, se maneja a precio de costo; su saldo es deudor y expresa el costo de lo vendido. Se carga del valor de las ventas (a precio de costo) y se abona del valor de las devoluciones sobre ventas (a precio de costo).



Ventas: Es cuenta de mercancías, se maneja a precio de venta; su saldo es acreedor y expresa las ventas netas, sin embargo, al terminar el ejercicio, cuando recibe el traspaso del costo de lo vendido, se convierte en cuenta de resultados, pues su saldo expresa la utilidad bruta si es acreedor o la pérdida bruta si es deudor. Se carga del valor de las devoluciones sobre ventas (a precio de venta) y del valor de las rebajas sobre ventas; y se abona del valor de las ventas (a precio de venta).

Ventajas del Procedimiento de Inventarios Perpetuos: 

Se puede conocer en cualquier momento el valor del inventario final sin necesidad de practicar inventarios físicos.



No es necesario cerrar el negocio para determinar el inventario final de mercancías, puesto que existe una cuenta que controla las existencias.



Se pueden descubrir los extravíos, robos o errores ocurridos en el manejo de las mercancías, puesto que se sabe con exactitud el valor de las mercancías que debiera haber.



Se puede conocer en cualquier momento el valor del costo de lo vendido.



Se puede conocer en cualquier momento el valor de la utilidad o de la pérdida bruta.



El registro de las operaciones de compras y ventas se resume en tres cuentas y es un procedimiento claro.



La elaboración del Estado de Resultados o Estado de pérdidas y ganancias se realiza en forma sencilla, en su versión corta.

4.2 Métodos de valuación de inventarios

En la Ley del Impuesto sobre la Renta (ISR) en el artículo 41, establece los métodos de valuación de inventarios autorizados que se deberán utilizar para efectos fiscales, los cuales son: 1. Primeras entradas primeras salidas (PEPS) 2. Costo identificado 3. Costo promedio 4. Detallista El método PEPS se basa en la suposición de que los primeros artículos en entrar son los primeros en salir, razón por la cual, las existencias al finalizar el periodo contable quedan prácticamente valuadas a los últimos costos de adquisición, de ahí su nombre: Primeras entradas, primeras salidas. El método de costo identificado es utilizado en algunas empresas con ciertas características en sus productos que venden, ya que es posible identificar cada artículo que se encuentre dentro de su inventario. Para los contribuyentes que enajenen mercancías y que se puedan identificar por número de serie y su costo exceda de $50,000.00, únicamente deberán emplear este método, (artículo 41, tercer párrafo). El método de costo promedio consiste en dividir el importe de las compras realizadas entre el número de unidades en existencia. El método detallista se basa en la determinación de los inventarios valuando las existencias a precios de venta y deduciéndoles los factores de margen de utilidad bruta, para obtener el costo por grupos homogéneos o por artículos. Para las empresas que utilicen este método deberán llevar también un registro de los factores que utilicen para determinar el margen de utilidad bruta (artículo 76, fracción XIV segundo párrafo).

4.3 Sistemas de pólizas en software Póliza: Es el documento de carácter interno en la que se registran las operaciones y se anexan los comprobantes de dichas operaciones. Además, el sistema de pólizas nos sirve como registro. Póliza de diario: Sirven para registrar todas las demás operaciones que al efectuarse no implique movimientos de fondos en efectivo Póliza de cheque: En este tipo de póliza se deben registrar y anexar los comprobantes de aquellas operaciones del negocio en las cuales se haya elaborado un cheque como medio de pago; es decir, la póliza de egresos o cheque, como su nombre lo indica, es la que se elabora cuando la operación implica una salida de dinero del banco a través de un cheque Póliza de ingreso: En este tipo de póliza se deben registrar y anexar los comprobantes de aquellas operaciones del negocio por las cuales se haya elaborado un depósito en la cuenta de cheques del negocio Póliza de egresos: La póliza de egreso se utiliza para anotar todas las salidas ya sea dinero. En este caso se llaman asientos de concentración.

Sistema de pólizas: Es el documento contable que nos permite registrar operaciones que no involucran movimientos de efectivo como pudiera ser registrar gastos no pagados aun (a crédito), gastos pagados por los dueños o accionistas, depreciaciones y amortizaciones. Es decir, la póliza de ingresos se elabora cuando la operación implica una entrada de dinero al banco a través de una ficha de depósito.

Conclusión Por medio de este trabajo me di cuenta de la gran importancia de los sistemas de registros en una empresa ya que sirve para proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones correctivas. Entre otras cosas y me di cuenta de que el método mas utilizado en las empresas es el método PEPS y ese método se basa en la suposición de que los primeros artículos en entrar son los primeros en salir, para aplicar los métodos mencionados es necesario conocer las ventajas y desventajas para saber si es conveniente o no aplicarlo, La aplicación de cada método debe realizarse solo si dicha empresa cumple con los requisitos para aplicarlo de lo contrario el control que lleve no será el adecuado. los inventarios son una forma de evitar escases en una empresa aparte que se lleva un poco mejor el control de la mercancía, los inventarios deben encontrarse en las instalaciones que los protejan de deterioros físicos o de robos y procurar que solo tengan acceso a las mismas el personal administrativo de la empresa, el sistema analítico consiste en abrir una cuenta especial en el libro del Mayor para cada uno de los conceptos de que se forma el movimiento de la cuenta de Mercancías generales.