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• Mònika Talero Barrera

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VANIA BORRERO BELTRAN CAROLINA JIMENEZ HOYOS MARIA JOSE MORA JURADO MONICA ASTRID TALERO BARRERA

ESPECIALIZACIÓN AUDITORIA EN SALUD GRUPO 20193 Mayo 2020

TAREA EJE 4 Propongamos alternativas para la evaluación de mejora continua

VANIA BORRERO BELTRAN CAROLINA JIMENEZ HOYOS MARIA JOSE MORA JURADO MONICA ASTRID TALERO BARRERA

TUTOR Juan Carlos Pinto Mancilla

ESPECIALIZACIÓN AUDITORIA EN SALUD GRUPO 20193 Mayo 2020.

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………….4 SELECCIÓN DE EMPRESA…………………………………………………………5 ROL AUDITORAS……………………………………………………………………6 ROL RESPONSABLE SISTEMA DE GESTION……………………………………7 ROL GERENTE………………………………………………………………………10 SOCIALIZACION DE RESULTADOS.....…………………………………………..13 CONCLUSIONES …………………………………………………………………..14 REFERENCIAS……………………………………………………………………...15

INTRODUCCION Los Sistemas de Gestión, son evidentemente una herramienta indispensable para el correcto funcionamiento de cualquier organización, desde el punto de vista de calidad, ambiental o de seguridad y salud en el trabajo; la implementación de los sistemas de gestión se convierte en algo fundamental, así como su seguimiento, medición, análisis, evaluación y auditoría interna. En el desarrollo de este trabajo del eje 4, de la asignatura de Sistemas de gestión, realizaremos un trabajo en grupo donde experimentaremos roles de auditoras, responsables del sistema de gestión y gerentes, para así poder aplicar todos los contenidos estudiados en este eje. Para el desarrollo de la actividad elegimos la Clínica Odontológica ASPRODONTO, a la cual tenemos acceso en este momento. En el Rol de auditoras aplicaremos el plan de auditoría y el formato de auditoria para la norma ISO 9001 (calidad), con todos los estándares, excluyendo los que no le aplican; en el rol de responsables del Sistema de gestión, registraremos los resultados en el formato de no conformidades de algunos de los hallazgos y por último en el rol de gerentes estableceremos planes de acción para subsanar los hallazgos encontrados en la auditoria.

2. Seleccionemos una empresa con la que tengan alguna relación o vinculación y de la cual tengan conocimiento.

Descripción de la Empresa: Ubicación: La Clínica Odontológica Asprodonto se encuentra ubicada en Armenia Quindío. Carrera 13 A # 1 A Norte – 117 Edificio López Consultorio 401. Misión: Somos una Clínica Odontológica que brinda a la comunidad servicios integrales en salud oral, certificada en cada una de sus especialidades, trabajando cada día en mejorar la calidad de nuestros servicios. Visión: La clínica odontológica Asprodonto, en el año 2022 será la mejor IPS de servicios odontológicos de la ciudad de Armenia brindando un excelente servicio de calidad y responsabilidad, para el bienestar de nuestros usuarios gracias al sentido de pertenencia por parte de sus trabajadores hacia nuestra empresa. Actividad Económica: Prestación de Servicios de Salud Oral en la ciudad de Armenia Quindío. Número de empleados: En la actualidad Asprodonto cuenta con 17 Empleados.

3. Cada integrante del equipo asumirá un rol en esta actividad:  Auditor (1 estudiante).  Gerente de la empresa (1 estudiante).  Responsable del sistema de gestión (1 estudiante).

4. El auditor deberá efectuar una auditoría (integral y que tenga en cuenta los requisitos de las normas) para alguno de los procesos que se llevan a cabo en la empresa correspondientes al sistema de gestión. Utilice las herramientas de análisis y seguimiento para hacer la evaluación y medición del proceso seleccionado en cuanto a su eficiencia y eficacia. El auditor debe presentar el plan de auditoría y el informe correspondiente.

1. Rol Auditores: Vania Borrero y Carolina Jiménez PLAN DE AUDITORIA Versión 1.0 ASPRODONTO SAS Mayo 20 de 2020

Auditoria Fecha Auditoria Duración Auditores Horas 7- 7:15 am 7:15 – 8:15 am 9 – 10 am 10 – 10:15 10: 15- 11 am 10 – 11:30 11:30 – 12

de

Comité de Calidad PLAN DE AUDITORIA INTERNA SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD 1 Proceso/Alcance Planificación SGI 20/05/2020 Criterio de Auditoria ISO 9001 1 día

Personal a entrevistar Gerente y Líder de calidad Líder Vania Borrero Auxiliar Carolina Jiménez Actividad Apertura de la Reunión Revisión Documental Entrevista con el personal Break Elaboración de informes Evaluación final y reunión Firma de acta y cierre de la auditoria

AUDITORIA https://docs.google.com/spreadsheets/d/1gMT5w9I9Dhenez7QMZf6OqngRzuA1SYoXhlTsUnhNA/edit?usp=sharing

 

2. Rol Responsable del Sistema de Gestión Mónica Talero Se registran resultados de los hallazgos encontrados durante la auditoria en el formato presentado en el eje 4.

INFORME DE NO CONFORMIDAD /DESVIACION/ OBSERVACION ASPRODONTO SAS Fecha: mayo 20 de 2020 NO CONFORMIDAD Norma de Referencia: DESVIACION

ISO 9001

OBSERVACION X Hallazgo: La IPS, no tiene actualizada la adopción de guías de práctica clínica odontológica. Firma del Auditor

Firma del responsable del proceso

Vania Borrero / Carolina Jiménez

Mónica Talero

Acción correctiva: Revisar e implementar los procedimientos correspondientes para la adopción de guías de práctica clínica con implementación de la metodología AGREE. Análisis de la causa: Se encuentran las guías, pero al momento de revisarlas se evidencia que están desactualizadas y que la socialización con el personal, se a realizado de manera automática sin tener en cuenta el contenido y pertinencia de estas guías. Descripción de la acción correctiva: Se realizará conformación de un equipo de trabajo, donde se socializará. la metodología Agree y estudio del Instrumento Agree II, tamización primaria, aplicación del instrumento para la adopción de las GPC, para su posterior socialización con todo el personal. Aprobada por Responsables de ejecución Plazo de ejecución María José Mora

Comité de Calidad

30 días

Gerente Seguimiento y comprobación de la eficacia Valoración del auditor: Aceptada No Aceptada

INFORME DE NO CONFORMIDAD /DESVIACION/ OBSERVACION ASPRODONTO SAS Fecha: mayo 20 de 2020 NO CONFORMIDAD X Norma de Referencia: DESVIACION

ISO 9001

OBSERVACION Hallazgo: No entregan a los usuarios información sobre los derechos y deberes. Firma del Auditor

Firma del responsable del proceso

Vania Borrero / Carolina Jiménez

Mónica Talero

Acción correctiva: Implementar y definir el proceso para entregar a los usuarios sus derechos y deberes y socializar con el personal este proceso. Análisis de la causa: Se evidencia que en el protocolo de atención al usuario están los derechos y deberes de los pacientes, pero no hay una adecuada socialización de este protocolo, ni existe evidencia que se socialice con los usuarios. Descripción de la acción correctiva: Se debe reunir el grupo SIAU, para determinar cuáles serán, las estrategias para la socialización a los usuarios sobre sus derechos y deberes (volantes, cartelera) y una vez definida la estrategia se reunirá todo el equipo de trabajo para realizar socialización del proceso. Se debe tener en cuenta la satisfacción del usuario respecto al ejercicio de sus derechos y deberes. Aprobada por

Responsables de ejecución

Plazo de ejecución

María José Mora

Líder SIAU

15 días

Gerente Seguimiento y comprobación de la eficacia Valoración del auditor: Aceptada No Aceptada

INFORME DE NO CONFORMIDAD /DESVIACION/ OBSERVACION ASPRODONTO SAS Fecha: mayo 20 de 2020 NO CONFORMIDAD Norma de Referencia: DESVIACION

X

ISO 9001

OBSERVACION Hallazgo: No se evidencia actas de socialización del PAMEC al personal. Firma del Auditor Firma del responsable del proceso Vania Borrero / Carolina Jiménez

Mónica Talero

Acción correctiva: Se debe realizar divulgación del documento PAMEC al personal, así como dejar evidencia en actas de su despliegue. Análisis de la causa: Se evidencia existencia del documento PAMEC, actualizado para el año 2020, el cual se encuentra en ejecución por el grupo encargado de calidad, pero no hay evidencia de

socialización al personal, no hay evidencia de reuniones. Descripción de la acción correctiva: Se debe convocar una reunión extraordinaria del comité de calidad, para determinar fechas y metodología para realizar la socialización con todo el personal del documento PAMEC, de su despliegue y de los compromisos que tiene cada profesional con la ejecución del mismo. Aprobada por

Responsables de ejecución

Plazo de ejecución

María José Mora

Líder Calidad

30 días

Gerente Seguimiento y comprobación de la eficacia Valoración del auditor: Aceptada No Aceptada

INFORME DE NO CONFORMIDAD /DESVIACION/ OBSERVACION ASPRODONTO SAS Fecha: mayo 20 de 2020 NO CONFORMIDAD Norma de Referencia: DESVIACION

ISO 9001

OBSERVACION X Hallazgo: Se evidencian fallas en el reporte de eventos adversos y desconocimiento por parte del personal acerca de el formato para su diligenciamiento. Firma del Auditor Firma del responsable del proceso Vania Borrero / Carolina Jiménez

Mónica Talero

Acción correctiva: Realizar socialización y despliegue del proceso, se debe capacitar en el protocolo de Londres al personal nuevo e implementar mecanismos para incentivar el reporte e identificación mediante la estandarización de un sistema de búsqueda de factores de riesgo, fallas y eventos adversos y mejorar el proceso de reporte del procedimiento de eventos adversos. Análisis de la causa: Existe un formato para el reporte de los eventos adversos, el personal lo conoce, pero no registran esta información cuando ocurre un evento adverso, no hay una adecuada

consolidación de la información de los pocos eventos reportados. Descripción de la acción correctiva: Se realizará una reunión con todo el personal, para socializar nuevamente el formato de los eventos adversos, recalcar la importancia de su obligatorio reporte, y además se realizará una capacitación sobre el uso del protocolo de Londres para su respectivo análisis. Aprobada por

Responsables de ejecución

Plazo de ejecución

María José Mora

Comité de Calidad

60 días

Gerente Seguimiento y comprobación de la eficacia Valoración del auditor: Aceptada No Aceptada

6. Por su parte, el gerente de la empresa debe proponer un plan estratégico para dar cumplimiento a la mejora continua, tomando como base los resultados de la auditoría.

PLAN DE ACCION HALLAZGO AUDITORES Las Hojas de vida no presentan certificación de la validez de los titulo, falta el pantallazo del Rethus en cada una de las hojas de vida. Actualmente la IPS Asprodonto es prestador de Coomeva con una pob lación asignada de 6,300 usuarios, su nómina está compuesta 2 Odontóloigos de 8 horas diarias, y sábados 1 Odontologo 4 Horas. El contrato del técnico de Mantenimiento incompleto, carece de firmas No existe el numero de negatoscopios de acuerdo al numero de unidades disponibles; el negatoscopio que existe para lecturas de rx panoramicas esta en un consultorio que su acceso y utilización no seria lo permitido por la violación a la intimidad del paciente que esten trabajando sumado a que el area del consultorio tampoco lo permitiría.

No existe contrato de mantenimiento de infraestructura y electricos es realizado por el empleado del edificio.

No existe documento de Sensibilización a todo el personal de la IPS en la importancia del reporte de las situaciones adversas que se presentan.

ACCION DE MEJORA

RESPONSABLE

FECHA

Gerencia

Inmediatamente

Firmar contrato con tecnico de mantenimiento de equipo biomedico y enviar escaneado

Jurídico

Inmediatamente

Realizar reubicacion de negatoscopio a area fuera de consultorios, enviar como evidencia foto. Arregalar unidad que no tiene negatoscopio

Gerencia

Inmediatamente

Solicitar a la adminsitracion certificado de mantenimiento e infraestructura de las instalaciones, escaleras, ascensores, tanques de agua, y la entrega de lo electrico. Realizar contrato de infraestructura e instalaciones electricas, plan de mantenimiento de planta fisica que incluya infraestructura y electrico. Contrato de manteniminto por labor, obra para realizar el mantenimiento preventivo, pintura, resane, revision de puntos hidraulicos, humedades, instalaciones electricas

Cómite de Calidad

Inmediatamente

Líder de calidad

Inmediatamente

Se debe imprimir los pantallazos del rethus y dejar impreso en hoja de vida. Realizar analisis de capacidad instalada

Realizar ajuste a programa de seguridad de paciente

Inmediatamente Carece de programas como consulta inducida de adolescentes y niños.

Desarrollar programa de atencion infancia y adolecencia

No existe documentación sobre guía de diligenciamiento de la Historia Clínica . No Actualizar libro de entrada y salida de hc, y escaner el ultimo mes, existe control ni regisstro de la entrada o salida de Historias Clínicas del archivo para adjuntar evidencia. central. Actualizar manual de historia clinica Las personas encargadas del área de residuos Hospitalarios no tienen clara su Implementar lista de chequeo de verificacion de pgriasa, limpieza y manejo; los guardianes se encuentran sujetos a las unidades con cintas desinfeccion transparentes y ligaduras no permitiendo seguridad en el personal asistencial y de Revisar y reubicar los guardines. los pacientes mostrando debilidades y falencias en el programa de paciente seguro La distribución de las Unidades no permite separación y privacidad entre las mismas. Realizar adecuaciones barrera fisica Las divisiones entre las unidades y el pasillo no son fijas son de rodachinas La sala de espera no cuenta con el número suficiente de sillas de acuerdo al número actual de pacientes asignados por Coomeva más la población particular. No existe fila preferencial demarcada La IPS no tiene adopcion de guias de procedimientos Odontologicos Ejemplos. Resinas ionomeros. La s guias que presenta carecen de fondo No se evidencia documentacion realcionada con politicas de humanizacion de los servicios ni divulgacion al interior de la institución. No entregan a los Usuarios sus derechos y deberes. El personal no lo conoce.

Carolina

Auxiliar de Archivo

Inmediatemanete

Lider de Calidad

Inmediatamente

Gerencia

Inmediatamente

Gerencia

15/06/2020

Comprar Sillas para la sala de espera.

Gerencia

15/06/2020

Demarcar fila preferencial Se realizara revision de proceso de adopción y adaptacion de guias de practica Clinica según las primeras causas de morbilidad

Gerencia

15/06/2020

Lider de Calidad

Inmediatamente

Realizar programa de humanizacion

Lider de Calidad

ago-20

Buscar herramiento y entrega de derechos y deberes a los pacientes y soporte socializacion al personal

Lider de Calidad

15/06/2020

Lider de Calidad

15/06/2020

7. Socializar los resultados de trabajo de los roles de cada integrante. Realizamos la actividad, dividiéndonos los respectivos Roles como plantea la tarea; Vania Borrero y Carolina Jiménez, realizaron el rol de auditoras de la Clínica Odontológica ASPRODONTO, se realizo el plan de auditoria, y se audito la norma de calidad ISO 9001, en un formato en Excel, con hallazgos y evaluación, se realizo el análisis de estos datos en un histograma. El rol de responsable del sistema de Gestión lo realizo Mónica Talero, aplicando el formato de no conformidad, desviación, observación, , de algunos de los hallazgos encontrados en la auditoria. El Rol de Gerente lo realizo María José Mora, quien realiza un plan de acción para subsanar algunos de los hallazgos encontrados en la auditoria. Una vez ejecutados todos los roles realizamos la respectiva socialización y la ejecución del trabajo de manera grupal, utilizando todas las herramientas aprendidas en el módulo 4.

CONCLUSIONES



Los sistemas de Gestión son indispensables para el adecuado funcionamiento de las organizaciones.



El acompañamiento que se hace mediante el proceso de auditoria es fundamental para el mejoramiento continuo.



La aplicación adecuada de los instrumentos de evaluación, permite hacer un trabajo ordenado con resultados que evalúan la eficiencia y la eficacia de todos los procesos.

REFERENCIAS



ISO 9001 - Software ISO 9001 de Sistemas de Gestión ISO. (2020). Recuperado 20 May 2020, de https://www.isotools.org/normas/calidad/iso-9001/