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• Ruddy Morales

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Desarrollo del SIPOC Objetivos Al concluir este módulo, los participantes podrán: • Identificar los elementos de un SIPOC. • Definir un proceso. • Desarrollar un SIPOC que los ayudará a definir visualmente el proyecto.

Diagrama de Flujo Seis Sigma DMAIC Caracterizació ón del Caracterizaci Caracterización del proceso proceso

DDefinir efinir $ $ 1 Justificación y plan del proyecto

MMedir edir

AAnalizar nalizar

6 Establecer y verificar requerimientos del cliente

11 Datos mostrados gráficamente

16 16 Revisión RevisiónÆ interesado interesado Causas prin.Æ Causas prin. confirmadas confirmadas

Optimizació ón del Optimizaci Optimización del proceso proceso

Improve Improve 21 Desarrolle implementación y planes de comm.

CControlar ontrolar

9 2 Seleccionar lideres del proyecto y equipos

12 Estadísticas básicas; Sistema para analizar medidas; Definir capacidad del proceso

7 Determinar medidas primarias y secundarias

Inicio del proyecto Tiempo de Ciclo

$ $

3 Revisar y aprender de trabajos previos

8 Alinear el equipo con el problema y objetivos del proyecto; Confirme el plan

4 Movilizar al equipo

9 9 de Revisión Revisión de InteresadoÆ InteresadoÆ Plan Plan confirmado confirmado

13 Desarrollar plan para recolección de datos de X’s clave; Recoectar datos

9

14 Análisis grafico; Identificar posibles causas principales

9 5 Desarrollar SIPOC

10 Identificar X’s clave; mapas del proceso; FMEA; Matriz-XY; Lean Opps

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15 Valide estadísticamente las causas principales

$ $

26 Transición al propietario del proyecto

Fin del proyecto Tiempo de ciclo

17 Descubra interacciones; Regresiones; DOE

22 Alinee estructura del sistema; Influencie la estrategia

27 Documentar y compartir aprendizaje y otras oportunidades del proyecto

18 Generar posibles soluciones; Benchmarking

23 23 Revisión RevisiónÆ interesado interesado Implement.Æ Implement. Aprobada Aprobada

28 Monitorear la Implementación y sistemas de control del proceso

9 19 Evaluar riesgos y alternativas; Seleccionar solucion(es); Actualizar FMEA

20 20 Revisión Revisión interesadoÆ interesadoÆ Q-Solutions Q-Solutions Aprobadas Aprobadas

9

24 Iniciar implementación de solucion(es) aprobadas

29 Confirme resultados; Actualice conocimiento compartido

25 Desarrollar sistemas de control para procesos (PCS)

30 Celebre las mejoras y reconozca al equipo

$ $

SIPOC • 115

Desarrollo del SIPOC Definición de un Proceso Un proceso es un conjunto de pasos, tareas o actividades que tienen un comienzo y un final. Lo que hace un proceso es tomar las entradas, por ejemplo, materiales, información y personas, y de alguna manera los modifica para convertirlos en resultado. Simplemente, se puede ver como: entrada-proceso-resultado

Entrada

Proceso

Resultado

Modelo SIPOC

Proceso

Entrada

Resultados

(Valor Agregado) Proveedor

Cliente

Actividades

Requerimientos y Retroalimentación ( Producto y Proceso )

Requerimientos y Retroalimentación

( Producto y Proceso)

Un SIPOC es una visión del Charter que ayuda a alinear al equipo respecto del alcance y metas del proyecto Cliente

–

El que recibe el resultado del proceso

Output

–

El material o datos que resultan de la operación del proceso

Proceso

–

La actividad que debe realizarse para satisfacer los requerimientos del cliente

Entrada

–

El material o datos sobre los que el proceso realiza algo

Proveedor

–

El que suministra las entradas del proceso

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Desarrollo del SIPOC Ejemplo de Procesos Comunes • Preparar café

• Distribuir correspondencia

• Cepillarse los dientes

• Contestar el teléfono

• Ir al trabajar

• Reconciliar cuentas

• Reparar o mantener un producto

• Presupuestar

• Facturar

• Preparar una malla de tronadura

• Preparar un informe anual

• Ingresar órdenes

• Cargar un camión

• Mover la pared de la mina

Cada organización tiene cientos, y hay veces miles de procesos de trabajo. ¡Para entender la organización, se deben entender sus procesos! ¡Antes de poder cambiar un proceso, se necesita describirlo y caracterizarlo!

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Desarrollo del SIPOC Componentes de un Proceso Antes de comenzar una tarea, muestre gráficamente la estructura de su proceso, hay que tomarse el tiempo para describir los componentes principales del proceso conservando la definición fundamental del mismo. Un proceso tiene los siguientes componentes: • Clientes • Resultados • Requerimientos • Participantes • Dueños de Procesos • Afectados (stakeholders) • Entradas y Proveedores • Límites Antes de comenzar con la tarea de graficar la estructura del proceso, tómese un tiempo para describir los componentes principales del proceso, conservando la definición fundamental del mismo. Los componentes de un proceso son los siguientes:

Componentes del Proceso Clientes Cliente: Persona(s), u organizaciones que utilizarán el resultado (output) del proceso. El Cliente determina los requisitos que considera necesarios para un resultado exitoso. Los Clientes pueden ser internos o externos a su organización. En cualquiera de los casos, normalmente utilizan los resultados (output) que ustedes les entregan, como un ingreso (input) para uno o más de sus propios procesos. Lo más importante, ¡hay que entender lo que se necesita específicamente para dejarlos satisfechos! Asegúrese que entiende quienes son – su perspectiva y expectativas respecto del producto y proceso – y sí es posible, la forma en que usan sus resultados (productos o servicios).

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Desarrollo del SIPOC Componentes del Proceso – cont. Resultados del Proceso Resultado: Es el producto tangible o el servicio intangible que crea el proceso y que se traspasa al cliente. Los resultados poseen dos componentes que se pueden describir por un sustantivo y un verbo: “algo” se “hace”. • Las postulaciones se procesaron. • Las máquinas se repararon. • El mineral fue extraído. Al expresar los resultados como un sustantivo y un verbo, nos vemos obligados a observar ambos, el producto final y las acciones que se requieren para producirlo.

Componentes del Proceso – cont. Requerimientos del resultado Requerimiento: Es lo que el cliente necesita, desea o espera de los resultados. En general, los clientes esperan tres cosas del resultado. • Quieren el mejor, el más rápido y el más barato El requerimiento debe ser específico y medible Específicamente, podrían haber requerimientos específicos funcionales, de expectativas de tiempo, cantidades, facilidad de uso, exactitud o valor. Parte de la definición del proceso y finalmente el mapa debieran hacerse cargo de cómo el proceso agrega valor al resultado – como y donde satisface las necesidades, deseos y expectativas del cliente respecto del resultado y de cómo evalúa el éxito de cumplir esos requerimientos.

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Desarrollo del SIPOC Componentes del Proceso – cont. Participantes del Proceso Participantes: Son las personas que realmente realizan las tareas de los procesos. Cada persona que juega un rol en la transformación de los ingresos (input) en resultados (outputs) se debe incluir en la lista de participantes. En general, la lista de participantes se debe hacer por nombre, cargo o función.

Componentes del Proceso – cont. Dueño de Proceso Dueño de Proceso: Son los responsables últimos del proceso y sus resultados. En general, los dueños de procesos son las personas que toman las decisiones claves del proceso. Asignan y controlan a los participantes, administran las entradas, resultados, y recursos, y controlan la mayoría de los componentes financieros del proceso. El dueño del proceso es “la voz del proceso” y responde tanto por el rendimiento del proceso, bueno o malo. A menudo, el dueño del proceso ha tenido una importante participación personal en el diseño del proceso. En ese caso, debe ser bastante diplomático al tratar con el o ella. Después de todo, si el proceso estuviese funcionando bien, no estaría poniendo tiempo y esfuerzo para definirlo y caracterizarlo.

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Desarrollo del SIPOC Componentes del Proceso – cont. Stakeholders Stakeholders: Personas u organizaciones cuyo éxito en otras áreas depende de este proceso. Cualquier persona impactada por el proceso o sus resultados. Nota: El cliente también puede ser considerado Stakeholder En todos los sistemas hay individuos u organizaciones que no están involucrados directamente en el proceso; sin embargo, tiene un interés profundo en los resultados. Algunos ejemplos son: • Ejecutivos, gerentes y personal de supervisión • Otros empleados • Sindicatos y sus socios • La sociedad en general

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Desarrollo del SIPOC Componentes del Proceso – cont. Entradas del Proceso y Proveedores Entradas: Materiales, equipos, información, personas, dinero u otras condiciones que se necesitan para ejecutar el proceso. Proveedores: Personas, funciones u organizaciones que proveen las entradas del proceso. En la modelación de procesos, uno de los puntos principales de enfoque es la disponibilidad de las entradas. A medida que explora el proceso existente, será clave preguntarse lo siguiente: ¿Qué entradas o recursos requiere el proceso? ¿Cómo las conseguimos? ¿Dónde entran al proceso? ¿Pueden ser utilizadas nuevamente o se gastan? ¿Cuan a menudo las adquirimos? ¿Son exclusivas? ¿Quién es el proveedor? ¿Quién controla la entrada? ¿Cuándo las adquirimos? ¿Cuánto cuestan?

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Desarrollo del SIPOC Componentes del Proceso – cont. Límites del Proceso Límites: Son los puntos de inicio y de término del proceso que se va a considerar para este proyecto. Los límites del proceso determinan el alcance del proyecto y el mapeo posterior. No ponga los límites demasiado distantes entre sí. • Para establecer los puntos de inicio y fin observar la definición del problema y tratar de usar el conocimiento que ya se tiene de la naturaleza del problema. Sí establece los límites del proceso muy distantes, usted y su equipo gastarán tiempo valioso en hacer el mapa de las partes del proceso y puede que esto no agregue ningún valor al esfuerzo de resolver el problema. En algunos casos, es más ventajoso tomar una porción del proceso y marcarla como “caja negra” de entrada al área de interés. Por el contrario, hay casos en que necesitará un mayor detalle de pasos del proceso más específicos. Puede que los límites del proceso sean modificados completamente una vez que comienza a tomar datos, ya sea a expandir o comprimir según sea la comprensión de la naturaleza del problema.

Diagrama del Proceso – Diagramas de Bloque Un diagrama de bloque es el mapa del proceso más simple. Entrega una vista rápida y simple del proceso. En este tipo de mapa se usan sólo rectángulos para los pasos principales del proceso, diamantes para los principales puntos de decisión, y líneas con flechas para conectarlos. Las flechas indican la dirección de flujo. Para simplificar procesos grandes y complejos se usan diagramas de bloque .

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Desarrollo del SIPOC Diagrama del Proceso – Diagramas de Bloque Ejemplo del Diagrama de Bloque El diagrama que aquí se muestra describe la estructura general de un viaje de vacaciones: Decidir destino y comprar pasajes

Viajar al destino

Relajarse y ver los paisajes

Viajar de vuelta a casa

Dentro de cada bloque, hay muchas más actividades. Los diagramas de bloque generalmente no entregan detalles suficientes para la resolución de un problema. Solamente hay que usarlos como guía para poder identificar los límites del proceso. Obviamente, dentro de cada bloque hay muchas actividades. Unas involucran trabajo, otras decisiones y otras esperas. Cada bloque se puede “explorar” en detalle, sin embargo eso va contra el concepto de una herramienta de visión general. Use el diagrama de bloques al principio para ayudarle a documentar la magnitud del proceso en estudio y luego un mapa más detallado para analizar el proceso en detalle. Los diagramas de bloque generalmente no entregan la información suficiente para resolver los problemas. Úselo sólo como una guía para identificar los límites del proceso.

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Desarrollo del SIPOC Pasos básicos para crear un SIPOC

Proceso

Entrada

Resultados

(Valor Agregado) Proveedor

Cliente

Actividades

Requerimientos y Retroalimentación ( Producto y Proceso )

Requerimientos y Retroalimentación

( Producto y Proceso)

1. Nombrarlo – Definir el proceso que se va a revisar 2. Limítelo – Definir los puntos de partida y término del proceso 3. Identificar al dueño del proceso 4. Identificar los resultados del proceso 5. Identificar los clientes del proceso 6. Identificar los requerimientos del cliente para cada resultado 7. Identificar las entradas del proceso 8. Identificar a los proveedores de las entradas 9. Hacer una Tormenta de Ideas sobre los pasos del proceso 10. Organizar los pasos del proceso en secuencia 11. Enumerar las etapas 12. Validar el proceso con una “caminata” por el proceso real.

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Desarrollo del SIPOC Pasos básicos para crear un SIPOC–cont. 1

Nombre del Proceso

2

Dueño del Proceso

Proveedores Ingresos

8

Resultados

7

Inicio

3

Término

4

Clientes Requerimientos

5

6

9,10,11, 12 1

2

3

4

5

6

3

Si el SIPOC se realiza en este orden específico, se facilitará bastante la tarea de los equipos

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Desarrollo del SIPOC Ejemplo de SIPOC Proceso de creación del Maestro de Vendedores Dueño del Proceso: C Pacheco Proveedor Entrades Solicitante del Asset

Se aprueeba el VMF

Proceso

Resultado Requerimientos del Cliente

Inicio

Se crea el número de proveedor

VMF aprobado

Vendedor o V Servicio?

Proceso de aprobación del VMF

Creación del VMF

Los datos de compra en los formularios CIF y VMF deben coincidir

Se asigna el VMF #

S Proceso de aprobación del CIF

Término Se asigna el número VMF

Actividad: Construir un SIPOC Resultado: Proceso:

Practicar la construcción de un SIPOC. Con el equipo de su mesa: Asignar roles. Siguiendo los pasos recomendados, construir un SIPOC para el proceso “preparar café”. Crear su SIPOC utilizando una pared amplia y autoadhesivos.

Tiempo Límite:

Ejercicio: Discusión:

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30 minutos 10 minutos

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Desarrollo del SIPOC ¿Qué. . .Y Qué. . .Ahora Qué. . .? ¿Qué es lo que se aprendió?

¿Qué es lo que significa para ustede?

¿Cómo aplicará lo aprendido?

Resumen Un SIPOC se usa para definir el proceso en su generalidad y para identificar los componentes claves: Proveedor Entrada Proceso Resultado Cliente

– El que entrega los ingresos para su proceso – Materiales o datos a los que el proceso les hace algo – Actividades que se deben realizar para satisfacer los requerimientos del cliente – Material o datos que resulten de la operación del proceso – El que recibe el resultado del proceso

Un SIPOC es una herramienta crítica para todos los proyectos Six Sigma de BHPB

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