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• José Ángel Gayol

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ACTUACIONES PREVIAS AL CIERRE DEL EJERCICIO

Índice 

Procesos de Validación del Sistema  Comprobaciones contables  Cumplimentación de Mantenimiento de Entidades  Elaboración de Memorias 1 a 4 y 22 (sólo para ejercicios 2008 y anteriores)  Proceso de Cierre  Generación del fichero XBRL LENLOC de liquidación de presupuestos  Cumplimentación de la opción de menú Rendición de Cuentas  Generación de ficheros Xml y Pdf

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Procesos de Validación del Sistema

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Comprobaciones Contables 

La Cuenta 129 del PGCP “Resultados del ejercicio” del Balance (Salidas por impresora - Cuentas Anuales - Estado de Liquidación – Balance) deberá coincidir con el Ahorro/Desahorro de la Cuenta del Resultado Económico Patrimonial (Salidas por impresora - Cuentas Anuales - Estado de Liquidación – Cuenta del Resultado EconómicoPatrimonial).

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La suma de las Obligaciones Reconocidas Netas del Estado de Liquidación de Gastos (Salidas por impresora – Cuentas Anuales – Estados de liquidación – Estado de Liquidación del Presupuesto – Gastos) deberá ser igual al Haber de la cuenta 4000 del PGCP “Acreedores por Obligaciones Reconocidas. Presupuesto de gastos corriente” del Balance de sumas y saldos (Contabilidad General – Plan Contable – Balances, consultas e informes auxiliares – 3ª pestaña).

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La suma de las Obligaciones Reconocidas Netas del capítulo IV del Estado de Liquidación de Gastos (Salidas por impresora – Cuentas Anuales – Estados de liquidación – Estado de Liquidación del Presupuesto de Gastos. Resumen por clasificación económica) deberá ser igual a la suma del Debe de las cuentas del PGCP 650 “Transferencias Corrientes” y 651 “Subvenciones corrientes” del Balance de sumas y saldos (Contabilidad General – Plan Contable – Balances, consultas e informes auxiliares – 3ª pestaña). 4

Comprobaciones Contables 

La suma de las Obligaciones Reconocidas Netas del capítulo VII del Estado de Liquidación de Gastos (Salidas por impresora – Cuentas Anuales – Estados de liquidación – Estado de Liquidación del Presupuesto de Gastos. Resumen por clasificación económica) deberá ser igual a la suma del Debe de las cuentas del PGCP 655 “Transferencias de capital” y 656 “Subvenciones de capital” del Balance de sumas y saldos (Contabilidad General – Plan Contable – Balances, consultas e informes auxiliares – 3ª pestaña).

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Los Remanentes de crédito del Estado de Liquidación de Gastos (Salidas por impresora – Cuentas Anuales – Estados de liquidación – Estado de Liquidación del Presupuesto – Gastos) deberán ser iguales a los Remanentes de crédito de la Memoria (Salidas por impresora – Memoria 20.1.A.2).

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La suma de los Derechos Reconocidos del Estado de Liquidación de Ingresos (Salidas por impresora – Cuentas Anuales – Estados de liquidación – Estado de Liquidación del Presupuesto – Ingresos) deberá ser igual a la suma del Debe de la cuenta 430 del PGCP “Deudores por Derechos Reconocidos. Presupuesto de ingresos corriente” del Balance de Sumas y Saldos (Contabilidad General – Plan Contable – Balances, consultas e informes auxiliares – 3ª pestaña).

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Comprobaciones Contables 

La suma de los Derechos Reconocidos del capítulo IV del Estado de Liquidación de Ingresos (Salidas por impresora – Cuentas Anuales – Estados de liquidación – Estado de Liquidación del Presupuesto – Ingresos) deberá ser igual a la suma del Haber de las cuentas del PGCP 750 “Transferencias corrientes” y 751 “Subvenciones corrientes” del Balance de Sumas y Saldos (Contabilidad General – Plan Contable – Balances, consultas e informes auxiliares – 3ª pestaña).

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La suma de los Derechos Reconocidos del capítulo VII del Estado de Liquidación de Ingresos (Salidas por impresora – Cuentas Anuales – Estados de liquidación – Estado de Liquidación del Presupuesto – Ingresos) deberá ser igual a la suma del Haber de las cuentas del PGCP 755 “Transferencias de capital” y 756 “Subvenciones de capital” del Balance de Sumas y Saldos (Contabilidad General – Plan Contable – Balances, consultas e informes auxiliares – 3ª pestaña). 6

Comprobaciones Contables 

Los Derechos pendientes de cobro de las operaciones no presupuestarias del Remanente Líquido de Tesorería deberá coincidir con la suma de los saldos deudores de las cuentas del PGCP 260 “Fianzas constituidas a largo plazo”, 265 “Depósitos constituidos a largo plazo”, 440 “Deudores por IVA Repercutido”, 442 “Deudores por servicio de Recaudación”, 449 “Otros Deudores no presupuestarios”, 456 “Entes públicos, c/c efectivo”, 470 “Hacienda Pública, deudor por diversos conceptos”, 471 “Organismos de Previsión Social, deudores”, 472 “Hacienda Pública, IVA Soportado”, 565 “Fianzas constituidas a corto plazo” y 566 “Depósitos constituidos a corto plazo”, del Balance de Sumas y Saldos (Contabilidad General – Plan Contable – Balances, consultas e informes auxiliares – 3ª pestaña).

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Comprobaciones Contables 

Las Obligaciones pendientes de pago de las operaciones no presupuestarias del Remanente Líquido de Tesorería deberán coincidir con la suma de los saldos acreedores de las cuentas del PGCP 180 “Fianzas recibidas a largo plazo”, 185 “Depósitos recibidos a largo plazo”, 410 “Acreedores por IVA Soportado”, 414 “Entes Públicos Acreedores por recaudación de recursos”, 419 “Otros Acreedores no presupuestarios”, 453 “Entes públicos, por ingresos pendientes de liquidar”, 456 “Entes públicos, c/c efectivo”, 475 “Hacienda Pública, acreedor por diversos conceptos”, 476 “Organismos de Previsión Social, acreedores”, 477 “Hacienda Pública, IVA Repercutido”, 507 ” Empréstitos y otras emisiones análogas por Operaciones de Tesorería”, 522 “Deudas por operaciones de tesorería“, 525 “Deudas por operaciones de tesorería, en moneda distinta del euro “, 560 “Fianzas recibidas a corto plazo” y 561 “Depósitos recibidos a corto plazo” del Balance de Sumas y Saldos (Contabilidad General – Plan Contable – Balances, consultas e informes auxiliares – 3ª pestaña).

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Comprobaciones Contables 

El saldo acreedor de la cuenta 170 “Deudas a largo plazo con entidades de crédito” del Balance de Sumas y Saldos (Contabilidad General – Plan Contable – Balances, consultas e informes auxiliares – 3ª pestaña), deberá coincidir con el total de la deuda pendiente a 31/12 a largo plazo con entidades de crédito, tanto públicas como privadas, del listado “Deudas en moneda nacional” de la Memoria (Salidas por impresora – Memoria 14.A.1.1).

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El saldo acreedor de la cuenta 520 “Deudas a corto plazo con entidades de crédito” del Balance de Sumas y Saldos (Contabilidad General – Plan Contable – Balances, consultas e informes auxiliares – 3ª pestaña), deberá coincidir con el total de la deuda pendiente a 31/12 a corto plazo con entidades de crédito, tanto públicas como privadas, del listado “Deudas en moneda nacional” de la Memoria (Salidas por impresora – Memoria 14.A.1.1).

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Comprobaciones Contables 

El saldo acreedor de la cuenta 522 “Deudas por operaciones de tesorería” del Balance de Sumas y Saldos (Contabilidad General – Plan Contable – Balances, consultas e informes auxiliares – 3ª pestaña), deberá coincidir con el total de la deuda pendiente a 31/12 a corto plazo con entidades de crédito por operaciones de tesorería del listado “Deudas en moneda nacional” de la Memoria (Salidas por impresora – Memoria 14.A.1.1).



Recordar, aunque parezca una obviedad, que para que los saldos de las cuentas del PGCP 170 Y 520 sean correctos, la amortización de la deuda contabilizada durante el ejercicio debe imputarse a la 520.

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Al hilo de lo anterior, no olvidar que a 31/12 debe grabarse el asiento correspondiente a la reclasificación de la deuda a corto plazo, donde el importe será el capital que se prevé amortizar en el ejercicio siguiente.

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Deuda PIE 2008 

Como particularidad para el cierre del ejercicio 2010 tenemos el registro contable de las cantidades a devolver por las entidades locales como consecuencia de la liquidación definitiva de la participación en los tributos del estado del ejercicio 2008, según la nota informativa 1/2010 de la IGAE.  Por un lado, hay que grabar el siguiente asiento directo: ____________________ x __________________ 750 Transferencias a 171 Deudas a L/P corrientes 521 Deudas a C/P ____________________ x __________________ Si la entidad sigue el modelo simplificado, en vez de las cuentas 171 y 521 se utilizarán la 170 y la 520. 

Por otro lado, hay que dar de alta desde el módulo de Pasivo dicha deuda marcándola como “Deuda PIE” y pudiendo asociarle, previa creación, como aplicaciones la 100, 210, 220 o 420, siendo esta última la más habitual y la que ya aparece dada de alta por defecto por SICALWIN.

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El importe en ambos lados será por el total a devolver.

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Comprobaciones Contables 

Las cuentas de los subgrupos 20 “Inversiones destinadas al Uso General”, 21 “Inmovilizaciones Inmateriales”, 22 “Inmovilizaciones Materiales”, 23 “Inversiones Gestionadas para otros Entes Públicos”, 24 “Patrimonio Público del Suelo”, 25 “Inversiones Financieras Permanentes”, 26 “Fianzas y Depósitos Constituidos a Largo Plazo” y 27 “Gastos a Distribuir en varios ejercicios” figurarán en el Activo del Balance (Salidas por impresora – Estados de liquidación – Balance) y siempre con signo positivo.

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Sin embargo, las cuentas de los subgrupos 28 “Amortización Acumulada del Inmovilizado” y 29 “Provisiones de Inmovilizado” figurarán en el Activo del Balance (Salidas por impresora – Estados de liquidación – Balance) minorando la inversión a que correspondan.

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Comprobaciones Contables 

En el caso de contabilizarse la liquidación del 4º Trimestre del IVA a 31/12: 

El saldo de los conceptos 90001 “Hacienda Pública, IVA Soportado” (4720 en el PGCP) y 91001 “Hacienda Pública, IVA Repercutido” (4770 en el PGCP) debería ser 0, salvo que haya reconocimientos de obligaciones o derechos pendientes de liquidar.

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El saldo acreedor del concepto 20040 “Hacienda Pública Acreedora por IVA” (4750 en el PGCP) deberá coincidir con la casilla 38 del Modelo 303 del 4º trimestre si el resultado fuera positivo.

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Comprobaciones Contables 

El saldo deudor del concepto 10040 “Hacienda Pública Deudora por IVA” (4700 en el PGCP) deberá coincidir con la casilla 48 del Modelo 303 del 4º trimestre si el resultado fuera negativo.

(Por coherencia a 31/12 sólo uno de estos conceptos, 10040 o 20040, debería de tener saldo)

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Por otro lado, los Conceptos No Presupuestarios de naturaleza Deudora, 10XXX, 40XXX, 70XXX y 90XXX, como su propio nombre indica deben de tener saldo deudor y los Conceptos No Presupuestarios de naturaleza Acreedora, 20XXX, 30XXX, 80XXX y 91XXX deben de tener saldo acreedor.

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Ajustes del Remanente Líquido de Tesorería Saldos de dudoso cobro (Operaciones fin de ejercicio – Ajustes extrapresupuestarios fin de ejercicio – Provisión para insolvencias). Desde la ruta que se indica debe darse de baja la provisión dotada en el ejercicio anterior así como dar de alta la correspondiente a este ejercicio.  Exceso de Financiación Afectada. Se corresponde con el importe de las Desviaciones de Financiación Positivas Acumuladas.  Si se lleva el módulo de Gastos con Financiación Afectada aparece cubierta automáticamente con el cálculos realizados en dicho módulo.  Si no es así, se deben introducir los cálculos realizados manualmente desde Administración del Sistema – Tablas Básicas – Tablas Generales a través de los siguientes parámetros: 

Código

Elemento

Descripción

Valor

DESV

POSI

Desviaciones Acumuladas Positivas

Importe en valor absoluto

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Ajustes al Resultado Presupuestario 

Créditos gastados financiados con Remanente de Tesorería para Gastos Generales. Se introducen desde Operaciones fin de ejercicio – Procesos de cierre – Datos para simulación o cierre, o desde Admon del Sistema – Tablas Básicas – Tablas Generales introduciendo los parámetros de la cuarta fila de la tabla de la hoja 17.

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Desviaciones de Financiación Negativas del Ejercicio.  Si se lleva el módulo de Gastos con Financiación Afectada aparece cubierta automáticamente con el cálculos realizados en dicho módulo.  Si no es así, se deben introducir los cálculos realizados manualmente desde Administración del Sistema – Tablas Básicas – Tablas Generales introduciendo los parámetros de la segunda fila de la tabla de la hoja 17.

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Ajustes al Resultado Presupuestario 

Desviaciones de Financiación Positivas del Ejercicio.  Si se lleva el módulo de Gastos con Financiación Afectada aparece cubierta automáticamente con el cálculos realizados en dicho módulo.  Si no es así, se deben introducir los cálculos realizados manualmente desde Administración del Sistema – Tablas Básicas – Tablas Generales introduciendo los parámetros de la tercera fila de la tabla de la hoja 17.

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Una manera de comprobar si el cálculo de la Desviación Acumulada Positiva es correcto es aplicando la siguiente fórmula: DF=Desv. Acum. Posit., df+=Desv. Posit. Imputables al ejercicio, df-= Desv. Neg. Imputables al ejercicio, n=ejercicio corriente y n1=ejercicio inmediatamente anterior. DFn=DFn-1 + df+ - df-

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Códigos para introducir manualmente Desviaciones de Financiación y Obligaciones Financiadas con Remanente Líquido de Tesorería Código

Elemento

Descripción

Valor

DESV

NIMP

Desviaciones negativas imputables al ejercicio

Importe en valor absoluto

DESV

OBRL

DESV

PIMP

Desviaciones positivas imputables al ejercicio

FRLT

Obligaciones Reconocidas Financiadas con RLT

NEGA

Desviaciones negativas acumuladas

Importe en valor absoluto

Importe en valor absoluto

Importe en valor absoluto

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Cumplimentación de los Datos de la Entidad 

Antes de proceder al cierre y a la generación del fichero XML han de completarse los Datos de la Entidad (Admon del Sistema – Tablas Básicas – Mantenimiento de Entidades).

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Elaboración de Memorias 1 al 4 Y 22 (sólo para ejercicios 2008 Y anteriores) 

Las Memorias 1”Organización”, 2 “Gestión indirecta de servicios públicos”, 3 ”Bases de presentación de las cuentas”, 4 “Normas de valoración” y 22 o 18 (en Simplificado) ”Acontecimientos posteriores al cierre” no se obtienen automáticamente de Sicalwin, lo que se nos ofrece es una plantilla a modificar por el usuario y que se debe guardar con un nombre y en una ruta determinada, para que en la posterior generación del PDF incluya dichos listados dentro de la Memoria.

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El nombre y la ruta con la que debemos de guardar las citadas memorias se nos muestra en un mensaje cuando vamos a imprimirlas.

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Elaboración de Memorias 1 al 4 Y 22 (sólo para ejercicios 2008 Y anteriores) 

En la siguiente pantalla, se nos indica donde tenemos que guardar la Memoria 1, C:\SICALWIN2006\LISTADOS, y como tenemos que llamarla MEM1_01_2008.doc

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Simulación del cierre 

Para poder generar el fichero XBRL LENLOC de liquidación del presupuesto, no es obligatorio tener cerrado el ejercicio definitivamente sino que deja generarlo únicamente con la simulación del mismo (Operaciones fin de ejercicio – Procesos de cierre – Datos para simulación o cierre).

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Validando con Intro los campos que aparecen en dicha pantalla, SICALWIN ya nos ofrece el cálculo de Remanente de Tesorería, Resultado Presupuestario, Estados de Liquidación, etc.… 22

Generación fichero XBRL LENLOC 

Una vez que se ha realizado la simulación o el cierre definitivo del ejercicio se puede proceder a generar el fichero XBRL LENLOC, desde Administración del Sistema – Exportación de Datos y Soportes Magnéticos – Fichero coordinación Haciendas Locales (formato xbrl).

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En esta pantalla debe seleccionarse la provincia, el municipio y la entidad.

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Generación fichero XBRL LENLOC 

Una vez generado el fichero de liquidación, podemos encontrarlo en la ruta que nos indica en la pantalla de generación:

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Vamos a ver que hay dos ficheros con diferente extensión, siendo el .xbrl el que hay que enviar a la Dirección General de Coordinación con las Comunidades Autónomas y Entidades Locales a través de la plataforma habilitada al efecto.

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Procesos de Cierre 

Una vez realizadas las comprobaciones contables, ya podemos proceder a la realización del cierre definitivo del ejercicio, necesario para poder acceder a la opción “Rendición de Cuentas”.

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Procesos de Cierre 

Existe una opción para poder acceder a la opción “Rendición de Cuentas” y así poder generar el fichero XML sin tener cerrado el ejercicio. Para ello habrá que parametrizarlo desde Administración del Sistema – Tablas Básicas – Tablas Generales.

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Cumplimentación de Rendición de Cuentas 

Salidas por impresora – Cuentas Anuales – Rendición de cuentas

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Cumplimentación de Rendición de Cuentas 

El Nombre de la Entidad, Código MAP, CIF y la Población a 1 de enero vienen cubiertos por los datos completados anteriormente en Mantenimiento de Entidades.

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Hay que indicarle el órgano ante el cual vamos a rendir las cuentas.

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En el campo destinado al Fichero xml debemos indicar cual va a ser la ruta en la cual queremos que nos guarde los ficheros XML y PDF que se generarán más adelante.

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Por último, tenemos que indicarle cuales han sido las fechas de aprobación del Presupuesto y de la Cuenta General.

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Cumplimentación de Rendición de Cuentas 

Para que los listados del 5 al 13 de la Memoria aparezcan cubiertos, antes deben de comprobarse y confirmarse los datos extraídos de la contabilidad, desde el botón Patrimonio y Tesorería (Salidas por impresora – Cuentas Anuales – Rendición de cuentas).

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Cumplimentación de Rendición de Cuentas 

Se irá pasando por cada una de las pestañas y modificando y/o confirmando los datos incluidos en ellas mediante el botón Grabar. Si se modificó algo y se quiere volver a ver los datos iniciales obtenidos de la contabilidad, debemos usar el botón Recalcular.

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Por lo que se refiere al Punto 14 de la Memoria “Información sobre el Endeudamiento”, las pestañas “Deuda capital moneda nacional” e “Intereses explícitos”: 

Estará cubierto por defecto, en aquellas entidades en las que se lleve el Módulo de Pasivo, sin perjuicio de poder modificarlo manualmente desde Endeudamiento y Subvenciones, si consideramos que algún dato no es correcto.

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Cumplimentación de Rendición de Cuentas 

Estará en blanco en el resto de entidades, por lo que estas deberán cumplimentarlo directamente desde el botón Endeudamiento y Subvenciones (Salidas por impresora – Cuentas Anuales – Rendición de Cuentas).

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Generación de Ficheros XML y PDF 

Llegados a este punto podemos proceder a la generación del fichero XML. Una vez generado, en la ruta que hayamos puesto en FICHERO XML nos encontraremos con tres archivos:

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Los tres tienen el mismo nombre, sólo se diferencian en la extensión:

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Fichero de extensión XML: Es el que se presentará ante la Sindicatura de Cuentas.

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Generación de Ficheros XML y PDF

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Fichero de extensión MD5: Es el que se insertará posteriormente en el PDF como comprobación de que los ficheros generados se corresponden con el XML.

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Fichero de extensión ERR: Este es propio de Sicalwin, nos mostrará los errores detectados de validaciones contables.

El fichero XML se podrá generar tantas veces como queramos, siempre y cuando no hayamos rendido la Cuenta ante la Sindicatura.

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Generación de Ficheros XML y PDF 

Posteriormente a la generación del fichero XML se generará el PDF (obligatorio para ejercicios 2008 y anteriores). En dicho proceso se obtendrán cinco ficheros, que encontraremos en la ruta indicada anteriormente para el fichero XML, correspondientes al Balance, la Cuenta de Resultados, la Liquidación, Resúmenes de Liquidación y la Memoria respectivamente.

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Generación de Ficheros XML y PDF 

Por último recordar que ha de escanearse en formato PDF, el Acta de Arqueo del ejercicio (Tesorería – Consulta Impresión del Acta de Arqueo) y los justificantes de los saldos bancarios para rendirlos igualmente, como Documentación Complementaria, a la Sindicatura de Cuentas a través de la Plataforma habilitada para ello (Para los ejercicios 2009 y posteriores ha de hacerse en un único archivo).

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