• Author / Uploaded
• RodrigoAguileraTapia

Citation preview

INSTITUTO IACC INGENIERIA EN INFORMÁTICA

Sistema de Gestión Documental en Empresas de Ingeniería para el Sector Minero

NOMBRE PROFESOR(A) METODÓLOGO(A): Lorena Cáceres Quezada PROFESOR (A) EXPERTO(A) O DE MENCIÓN: NOMBRE DE ALUMNO(A): Rodrigo Aguilera Tapia FECHA: 26 / Marzo / 2020

7

Sistema de Gestión Documental en Empresas de Ingeniería para el Sector Minero 1. INTRODUCCIÓN En la actualidad la mayoría de las empresas que se desarrollan dentro del mundo de la minería buscan la mejor opción para favorecerse con el ahorro de los tiempos que realizan entorno a sus actividades y los costos a los que están expuestos, por eso la digitalización es una de las actividades que más tiempo de proceso conlleva, por lo tanto, el manejo de una aplicación permitirá favorecer a la organización para realizar su gestión documental y de esta forma automatizar sus procesos para favorecerse con los tiempos. Ahora trataremos de responder preguntas como ¿Cuáles son las funciones más importantes para un control documental? ¿Qué requisitos debe tener una herramienta dentro de este rubro para que sea indispensable?

2. FUNDAMENTACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN La problemática en la cual basare mi investigación está relacionada al tema de “Sistema de gestión documental en empresas de ingenierías para el sector minero”. Esta clase de sistema apunta a proyectos mineros y el desarrollo que contempla emisión y trazabilidad de documentos. Dentro de la organización la plataforma ha ido mutando y evolucionando en el tiempo acorde a necesidades de la competencia dentro de la minería. Esto en base a la problemática que contempla el manejo de los documentos que se emiten en el proceso de los proyectos, impactando en las fechas de cumplimiento, invirtiendo en costos de almacenamiento y en la contaminación que implica el utilizar una gran cantidad de papel para realizar un sinfín de impresiones en duro. Por lo tanto, el punto a resolver esta problemática va guiado a investigar y entregar los esquemas que se deben implementar para trabajar y procesar con documentos electrónicos mediante una aplicación que permita a las organizaciones por medio de un sistema de gestión a alojar, distribuir y retener documentación para el ciclo de vida de un proyecto. Dentro de esta plataforma los usuarios tienen la posibilidad de ver la documentación, almacenarla, descargarla y realizar marcas (Comentarios) o aportes de otros usuarios que necesiten de su revisión. La aplicación funciona por medio del navegador Internet Explorer y no necesita de otra aplicación o licencia para acceder directa o remotamente.

 Resumen fundamentación del tema El propósito de dar a conocer esta herramienta es debido a que en la actualidad el mercado está muy competitivo en el mundo de la minería y el realizar la implementación 7

de una aplicación de este tipo permitirá ahorro en los costos, ahorros de impresión y almacenamiento, entregar un producto de calidad y en menos tiempo, son algunas de las razones por las cuales a la organización le permitirá tener un crecimiento en la producción y estar a la altura del resto de la competencia. Como empleador en Fluor durante el proceso de integración y desarrollo a contar del año 2011 a la fecha, me ha tocado operar una gran cantidad de proyectos de las cuales me he logrado participar en distintas etapas de los proyectos realizados en Sierra Gorda, Barrick, PacuaLama, Las Tórtolas y El Abra.

PRIMERA PARTE: EMPATÍA DEL TEMA  Presentación del tema: El tema expuesto es del completo de mi interés ya que me encuentro desarrollando laboralmente las funciones de control documental para la compañía minera en el cual me encuentro, debido a esta y otras razones me gustaría aportar en la implementación de esta herramienta y los servicios que presto.

 Proyección y/o valor del tema: La investigación estará relacionada con la finalidad de entregar conocimientos para aquellos empleadores, trabajadores y usuarios de los diferentes niveles empresariales que les permita tener una óptima trazabilidad de los diferentes tipos de documentos que se procesan en la minería.

SEGUNDA PARTE: FACTIBILIDAD DE LA INVESTIGACIÓN  Antecedentes o fuentes de información: Como experiencia puedo mencionar que una herramienta de gestión documental para las empresas de la minería a nivel nacional ayudará a realizar actividades automatizadas como también reducir los tiempos de proceso, este tipo de tecnología deja obsoleta a la forma manual de ingresar la información permitiendo un gran ahorro en los tiempos de ingreso, proceso y de entrega. Ahora llevando este conocimiento a la experiencia obtenida durante años y trabajando para la empresa Fluor, la cual a nivel nacional es una de las más grandes empresa dedicadas a la minería y metales del país, puedo mencionar que ha sido un desafío lograr obtener el suficiente conocimiento y experiencia a lo largo de 10 años para entender que por medio de esta herramienta de gestión documental que veremos durante este proceso se enfocara en la revisión, almacenamiento y recuperación de los entregables desarrollados por cada proyecto. Durante los primeros 5 años en la compañía la herramienta corporativa tenia nombre POL (Project OnLine), pagina web que permitía intercambiar información entre el cliente y Fluor como empresa consultora y de esta forma realizar la transferencia de información, su gran ventaja era el volumen ya que prácticamente no había límites de carga y descarga de la documentación por lo tanto nos ahorrábamos el uso de cd´s y pendrive los cuales estaban de moda en ese momento, su

7

visualización era lo más parecido a un explorador de archivos de Windows. Para los siguientes años sufrió una mutación y una evolución en el manejo de esta ya que de pasar de trabajar con proyectos y clientes nacionales pasamos a realizarlos a nivel internacional, lo cual hasta al día de hoy los cambios fueron enormes, ya no solo contábamos con lo descrito anteriormente, sino que los procesos pasaron a ser más automatizados debido a la gran cantidad y volumen tanto de documentos como de proyectos.

 Estado de la cuestión: Al tomar la decisión de realizar nuestra investigación al tema “Sistema de gestión documental en empresas de ingenierías para el sector minero” esto nos permitirá obtener las siguientes utilidades y funciones: o Establecer una estrategia y metodología de investigación o Establecer procedimientos e instrumentos de medición o Ayudar a no cometer errores que hayan sido realizados por otros o Nos estregara el apoyo y seguimiento del cómo realizar este estudio o Entrega un marco de referencia en donde nos permitirá medir los resultados investigados.

 Tiempo para su desarrollo: Durante el resto de las semanas que quedan dedicare el mayor de los tiempos para construir en el cómo debo desarrollar mi tesis y ordenarlo de tal forma de realizar el objetivo final que es mi proyecto.

3. MARCO TEÓRICO Las empresas mineras en estos últimos años han sufrido una baja considerable en la adjudicación de sus proyectos por tal motivo se busca aminorar gastos y costos de producción, esto sin perder la calidad que conlleva en todas sus etapas de desarrollo. De esta forma se genera un impacto positivo en la organización, por este motivo uno de los puntos a destacar que está permitiendo fortalecer la permanencia en este mercado es el uso y manejo de una herramienta que permita crear y transformar las interacciones entre el cliente y nuestra organización con procesos productivos que llevaran a un gran cambio en el desarrollo de los proyectos. Esto en relación a los cambios que hay en la tecnología, los documentos en la actualidad ya no se imprimen, no hay copias en duro, solo uso de digitales incluyendo las firmas debido a esto la importancia de saber cómo llevar un software que permita cubrir todos estos procesos, permitiendo un ahorro considerable y aportando a la vez al medio ambiente. La investigación está enfocada en cómo se utiliza una herramienta que permita procesar, alinear, trazar y revisar todos los entregables de un proyecto hasta la etapa final de su ciclo de vida. (Fuente: http://repositorio.uchile.cl/bitstream/handle/2250/112273/Plan-de-negocios-paradesarrollar-una-empresa-de-servicios-de-gestion-de-ingenier%C3%ADa-de-proyectos.pdf? sequence=3) 7

(Fuente: http://repositorio.uchile.cl/bitstream/handle/2250/103800/cf-chavarria_lv.pdf? sequence)

 Resumen marco teórico El objetivo de este tema es entregar el conocimiento de cómo esta organización por medio de una herramienta implementa una serie de procesos que permite evaluar cada una de las etapas de un proyecto mediante la y controlar la trazabilidad de la información. Un sistema de gestión documental consiste en controlar la emisión de los documentos por medio de actividades automatizadas y reducirá los tiempos de proceso para agilizar la administración de sus entregables

4. PROBLEMA Y PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN Para mi caso el problema de investigación es el tema en el cual decido realizar una descripción detallada y entregar las razones por la cual tome la decisión al tema seleccionado, debido a esto responderemos a las siguientes preguntas para realizar su elaboración y definición. ¿Qué es lo que investigo? Una de las partes más delicadas es el realizar la selección al tema a investigar, el cual decido profundizar en el uso y manejo de una aplicación que permita “Gestionar la documentación en empresas de ingenierías para el sector minero”. ¿Porque lo estoy investigando? Los motivos que tengo son varios, pero el más importante es el entregar el conocimiento que permita a otros entender que dentro del rubro de la minería el manejo de la documentación forma parte fundamental en el desarrollo de los proyectos. ¿Qué origino esta investigación? La decisión se origina debido a que llevo 9 años trabajando e implementando el uso de procedimientos y softwares de la compañía para procesar proyectos mineros. ¿Para qué es pertinente esta investigación? Debido a que en la actualidad todo el desarrollo de los proyectos mineros se implementa por medio de software de tipo Explorer, el cual permite la interacción de el o los usuarios con el cliente solo con tener una conexión a internet.

5. ENUNCIACIÓN DE LA HIPÓTESIS La relación que existe entre la hipótesis y el problema es directa ya que bajo este término busco comprobar las diferentes variables que surgirán durante la etapa de investigación. Algunas de estas hipótesis son: ¿Cuál sería la inducción a implementar para los usuarios que utilizan por primera vez una aplicación de gestión documental? ¿En cuánto tiempo se adaptan los usuarios a todos los procesos que entrega una aplicación de este tipo?

7

¿Cuál es el impacto que genera el usar una herramienta de este tipo dentro de la organización? ¿Qué margen de error existe al utilizar esta herramienta y qué efectos tiene en el proyecto? Todas las hipótesis que pueden surgir durante este proceso se plantearan en la medida que vayamos avanzando, se buscaran y entregaran acorde a lo encontrado y en base a mi experiencia las respuestas a cada una de ellas de la mejor forma para que al lector le permita entender de la forma más sencilla.

6. ENUNCIACIÓN DE LOS OBJETIVOS Las acciones a ejecutar para desarrollar el tema a investigar serán las siguientes:  Implementar cursos de inducción para que el personal, ya sea contratista, cliente o usuario de la compañía les permita tener los conocimientos para desarrollar los conocimientos necesarios para acceder y trabajar con la plataforma Coreworx.  Realizar entrega de procedimientos para apoyar a los conocimientos entregados en los cursos realizados durante el proceso de aprendizaje, los cuales contendrá desde la forma del cómo acceder a la plataforma hasta el punto final del proceso de entrega de documentación.  Se entregará un fono como mesa de ayuda para resolver los problemas e inquietudes que surjan al momento de realizar el ingreso a CoreWorx.  La plataforma contiene opciones automatizadas en caso que requiera realizar una actualización de la clave de acceso, la cual puede ser encontrada en uno de los procedimientos mencionados anteriormente.

7. METODOLOGÍA Escriba aquí su texto según su propia extensión.

8. BIBLIOGRAFÍA Escriba aquí su texto según su propia extensión. FUENTES PRINCIPALES: Reconocidas por entregarnos información de primera fuente y que contienen documentos con resultados de la conformación de libros, tesis y disertaciones. En esta sección nos vamos a centrar en establecer el formato original del documento y los registros de estudio están en desarrollo continuo. En resumen, corresponden a los datos de primera fuente, para nuestro desarrollo y como fuente principal utilizaremos procedimientos entregados por la compañía llamada Fluor Chile S.A. en la que actualmente he trabajado con un periodo laboral que comenzó en el año 2011 a la fecha, lo cual me ha permitido recopilar información para establecer

7

e implementar un sistema de gestión documental, además agregar el uso de los JB o conocidos en la organización como Job Boletín los cuales son implementados actualmente en el proyecto en el que me encuentro. Fuente https://www.fluor.com/chile FUENTES SECUNDARIAS: Corresponden a los recipientes de información que se encuentran en su contenido tales como compilaciones, resúmenes, referencias y fuentes que se encuentran comentadas y publicadas por terceras personas, además debe tener la rigurosidad que este estudio y enseñanza lo merece. En resumen, la información elaborada y organizada que proviene de trabajos e investigaciones ya realizados, además de una fuente directa del desarrollador que entrega los parámetros de trabajo.

Fuente: https://pol-am.fdnet.com/Fluor/Pages/Help/WebHelp/Coreworx%20User %20Guide/help/Title/Coreworx_User_Guide.htm

7