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UNIVERSIDAD  DE  CHILE   FACULTAD  DE  ECONOMÍA  Y  NEGOCIOS   ENMAN400  –  GESTIÓN  DE  RECURSOS  HUMANOS  II/RELACIONES  INDUSTRIALES  

The  Future  Conference   Fran  Ryan     Rodrigo  Nicolás  Rojo  Pizarro     [email protected]   24/03/2010          

 

 

Universidad  de  Chile     Facultad  de  Economía  y  Negocios  

Gestión  de  RRHH  II/Rel.  Industriales   The  future  conference  

¿Qué  es  “Future  Conference”?     El   Término   “Conferencia   Futura”   se   usa   para   cubrir   tanto   al   término   “Conferencia   de   Búsqueda”1  y     “Búsqueda   Futura”2  que   son   bastante   similares   en   términos   de   linaje   y   práctica,   por   lo  que  serán  tratados  como  uno  para  los  propósitos  de  estas  líneas.       La   Conferencia   Futura   (CF)   es   un   método   para   que   varios   grupos   de   personas   creen   un   conjunto   de   propuestas   o   un   plan   acerca   de   su   futuro   en   común.   Usualmente   son   ellos   mismos   quienes  ejecutan  el  plan.  Este  método  se  centra  en  que  todas  las  partes  interesadas3  en  el  tema  se   encuentren   representadas,   y   en   que   exista   un   diálogo   significativo   entre   ellos.   Es   decir,   la   CF   funciona  como  un  workshop  pero  con  una  finalidad  explicita  de  generar  un  resultado  específico,   sea  este  un  conjunto  de  propuestas  o  un  plan.    

Historia  de  uso  en  la  investigación  organizacional     Usualmente   se   usa   con   el   propósito   de   obtener   un   resultado   específico   más   que   para   obtener   conocimiento,   por   lo   que   no   se   ha   usado   de   forma   explícita   como   una   herramienta   de   investigación  organizacional.  Fred  Emery  y  Eric  Trist  fueron  los  primeros  en  usarla,  lo  hicieron  en   Barford,   UK   en   1960   para   lograr   la   fusión   de   2   organizaciones   hostiles.   Ellos   creían   que   la   conferencia   tradicional   donde   “hablan   los   de   arriba”   podía   haber   reforzado   el   comportamiento   pasivo  o  destructivo  de  los  grupos.  Basados  en  los  descubrimientos  de  los  psicólogos  Bion  y  Asch   diseñaron  una  conferencia  de  una  semana  de  largo  donde  se  utilizaba  el  diálogo  para  establecer  la   confianza  y  usar  esto  para  que  los  miembros  de  ambas  compañías  trabajaran  como  un  solo  equipo   de  manera  efectiva  en  desarrollar  el  nuevo  plan  estratégico.  Desde  ese  momento  este  método  fue   desarrollado   por   Fred   y   Merrelyn   Emery   en   Australia   y   por   Marvin   Weisbord   y   Sandra   Janoff   en   EE.UU.   Se   ha   utilizado   extensivamente   a   nivel   corporativo,   publico,   voluntario   y   en   entornos   comunitarios.  

Descripción  del  método   Antes  de  realizar  una  Conferencia  Futura     Los  participantes  (cerca  de  70,  para  tener  diversidad  y  aun  así  poder  desarrollar  un  buen   diálogo)  son  seleccionados  cuidadosamente  por  ser  una  parte  clave  en  la  tarea:  entre  ellos  deben   tener   todo   el   conocimiento   y   poder   para   hacer   la   mejor   decisión   posible   basada   en   los   mejores   datos   que   se   puedan   tener.   Aquí   se   incluyen   a   quienes   poseen   liderazgo   de   manera   formal   o   informal,  a  las  personas  que  se  verán  afectadas  por  los  posibles  resultados  –independiente  de  que   sean  positivos  o  negativos,  y  a  aquellos  que  sean  expertos  en  el  área  a  estudiar.  Si  la  gente  clave   no  se  encuentra,  datos  claves  pueden  perderse  y  conducirá  a  resultados  menos  efectivos.                                                                                                                           1

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  A   todos   ellos   se   les   debe   entregar   información   de   porqué   se   juntarán,   qué   es   lo   que   ocurrirá   en   la   CF   y   qué   se   espera   como   resultados   de   esto.   La   preparación   de   la   conferencia   se   realiza  generalmente  por  un  equipo  de  diseño  que  incluye  a  gente  de  diferentes  partes  de  sistema.   La  preparación  incluye:   •   •   •   •   •  

Decisiones  sobre  el  foco  especifico  y  la  línea  de  tiempo  de  la  conferencia   Identificación  de  los  Stakeholders,  del  sistema  y  de  sus  límites   Definición  de  criterios  y  procedimientos  para  seleccionar  a  los  participantes   Proveer  briefs,  anotaciones  e  información  en  el  CF   Escoger  un  buen  lugar  para  la  conferencia,  donde  no  existan  interrupciones  

Durante  la  Conferencia  Futura     La  CF  se  realiza  en  base  a  una  serie  de  sesiones  de  diálogo,  algunas  en  grupos  pequeños,   otras   con   todos   los   miembros.   Las   conversaciones   grupales   siempre   se   basan   en   tareas   específicas   y  tienen  un  resultado  específico  a  reportar  a  la  asamblea.  Los  resultados  obtenidos  entregan  una   gran   fuente   de   datos   para   generar   las   conclusiones   y   en   los   cuales   se   pueden   basar   las   futuras   opciones  y  acciones.  Estos  resultados  son  legítimos  como  “investigación”.    

Fase  1:  Mapeando  el  entorno     Se   inicia   revisando   cual   es   el   contexto   en   el   que   se   encuentra   la   organización.   En   la   asamblea   cada   uno   entrega   sus   percepciones   acerca   de   que   lo   que   sucede   en   el   mundo.   Esto   para   que   la   gente   conozca   lo   que   los   demás   piensan,   dado   que   cada   persona   tiene   pedazos   de   información   diferente.   En   su   conjunto   forman   una   cantidad   significativa   de   información.   El   resultado   de   esta   sesión   usualmente   genera   una   lista   de   tendencias   significativas   que   representan   las  debilidades  y  fortalezas  para  la  organización.  

Fase  2:  Análisis  del  sistema     En   esta   fase   se   analiza   el   sistema   en   sí:   Pasado,   presente   y   futuro.   Primero   se   revisa   el   pasado   de   sistema   para   generar   un   conjunto   rico   de   diferentes   perspectivas   desde   distintas   personas.   Luego   se   analiza   el   presente,   identificando   sus   fortalezas:   cosas   para   continuar,   debilidades:  cosas  para  detener  y  botar,  y  brechas:  cosas  que  falta  por  mejorar  y  crear.  En  tercer   lugar   los   diferentes   grupos   discuten   acerca   del   futuro   que   quieren,   luego   se   presentan   a   la   asamblea   como   una   lista   de   ítems   claves   para   el   futuro.   Luego   se   vuelve   a   trabajar   en   grupos   para   tratar  los  objetivos  comunes.  Luego  estos  son  consolidados  en  una  lista  que  será  la  base  para  la   planeación.  

Fase  3:  Planificación  de  acción     En   esta   fase   las   personas   identifican   y   se   unen   a   distintas   áreas   de   acción   y   se   comprometen   a   que   sucedan.   Luego   planifican   como   manejar   los   posibles   problemas   que   se   puedan  interponer.  Además  se  establece  como  se  informará  a  las  demás  personas  que  no  están   presentes,  y  como  se  organizarán  para  la  implementación.     Por  Rodrigo  Rojo    

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Hipótesis  Epistemológicas   El   objetivo   es   generar   un   plan:   el   conocimiento   es   un   prerrequisito   necesario   El  objetivo  del  CF  es  generar  una  propuesta  o  plan  de  acción.  Para  ello  la  investigación  es   una  parte  importante.  Los  datos  obtenidos  durante  el  CF  son  tratados  más  como  medios  para  un   fin  que  como  un  fin  en  sí  mismos.  El  foco  en  una  clara  tarea  es  un  rasgo  consistente  del  CF.  Para   evitar  que  el  grupo  sea  ineficiente  se  fomenta  el  dar  tareas  claras  y  precisas  y  fomentar  un  estilo   de  liderazgo  democrático.  

La   gente   puede   aprender   y   saber   acerca   de   su   entorno   y   no   necesita   expertos  que  se  lo  digan     ¿Quién   puede   saber?   La   creencia   principal   en   la   CF   es   que   la   gente   que   hace   el   sistema,   entre   ellos,   posee   el   conocimiento   suficiente   que,   siendo   organizado   y   analizado,   les   permite   decidir   qué   es   significativo,   qué   no   lo   es,   y   como   ellos   la   usarán   para   crear   el   plan   futuro.   Fred   Emery   creía   que   la   gente   ordinaria   puede   darse   cuenta   de   las   cosas   por   ellos   mismos   y   que   no   necesita   expertos   que   se   lo   digan.   Él   basado   en   las   ideas   de   psicólogos   como   Gibson   y   Heider   planteó  el  concepto  de  “Aprendizaje  directo”  donde  la  gente  puede  ver  patrones  y  tendencias  en   datos  e  información  sin  la  guía  de  un  profesor  o  mediador.  Ellos  planteaban  que  el  entorno  era  “un   orden   estructurado   de   información   a   la   que   nos   adaptamos…   para   directamente,   de   forma   inmediata   aprender…   Este   sistema   está   a   tono   con   los   incambiables   patrones   evidentes   del   constante   flujo   de   eventos   y   movimientos   en   el   entorno”.   Emery   basado   en   el   concepto   Aristotelico   de   “Phronesis”,   que   establece   una   práctica   sabía   que   incluye   la   intuición,   emoción   e   imaginación,   plantea   el   concepto   de   “Aprendizaje   Ecológico”.   Su   punto   de   inicio   es   que   la   gente   sabe  que  es  lo  que  sucede  a  su  alrededor.       Por  otro  lado  nos  encontramos  con  el  dilema  de  ¿Qué  es  conocimiento?  Donde  se  define   que   las   percepciones   de   las   personas   recolectadas   son   consideradas   datos,   sin   importar   si   son   cuantificables   o   verificables,   lo   que   provoca   dificultades   para   los   investigadores   o   científicos   tradicionales,   pero   no   molesta   a   la   gente   normal,   que   acepta   y   valora   que   se   escuchen   sus   percepciones  y  creencias.  Como  lo  que  importa  es  el  mutuo  entendimiento  da  lo  mismo  que  hayan   opiniones   dispares   y   hasta   opuestas.   Estos   dilemas   deben   corregirlos   las   mismas   personas   y   decidir  qué  hacer  con  ellos.    

Existe  una  preocupación  fundamental  con  el  empoderamiento     La   CF   es   fundamentalmente   y   explícitamente   un   método   autoejecutado   y   empoderado.   Está   demostrado   que   la   autocracia,   laissez   faire   y   liderazgo   democrático   producen   diferentes   efectos   en   las   personas.   Se   estudió   que   los   grupos   liderados   de   forma   democrática   son   más   colaborativos,  productivos  y  menos  destructivos  que  los  liderados  de  forma  autocrática.  Además   permite  que  el  grupo  funcione  “sin  su  jefe”.  Por  otro  lado  permite  que  la  gente  no  sea  pasiva  ni   dependiente,   empoderándolos.   Emery   llamó   a   esto   “El   principio   de   diseño   democrático”,   que   Por  Rodrigo  Rojo    

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establece   que   la   gente   necesita   estar   envuelta   en   las   decisiones   que   afectan   sus   vidas.   De   esta   forma  el  que  un  Guía  o  Jefe  retenga  el  poder  solo  provoca  problemas  para  el  desarrollo  efectivo   de   la   CF,   ya   que   la   gente   se   desligará   de   los   resultados.   Finalmente   el   empoderar   a   la   gente   provoca  que  sean  estos  quienes  analicen  los  datos,  establezcan  planes  y  tomen  decisiones  críticas.    

No  hay  espacio  para  el  Rol  de  Investigador  tradicional     Bajo  este  paradigma  no  existe  espacio  para  un  investigador  tradicional,  ya  que  es  la  gente   la   que   realiza   la   investigación   de   forma   grupal   y   autónoma.   El   rol   de   facilitador   o   guía   solo   maneja   el   proceso,   da   estructura   a   los   preacuerdos   tomados   y   ayuda   a   avanzar   o   aunar   esfuerzos   ante   alguna  situación  de  estancamiento.  

Validez  y  confianza  no  son  tema     Dado  que  los  datos  son  obtenidos  a  partir  de  percepciones  de  la  gente,  no  se  le  da  mayor   énfasis  a  la  validez  y  confianza  –como  si  ocurre  en  métodos  de  investigación  tradicional.  Aunque   existe   una   validez   subjetiva   que   es   otorgada   por   la   variedad   de   perspectivas.   Esto   ayuda   a   triangular  los  datos,  asegurando  que  no  hay  una  sola  voz  que  domine  al  grupo.  

Los  participantes  se  enfrentan  a  la  complejidad     Una  extensión  de  lo  que  Emery  llamó  “Aprendizaje  ecológico”  es  la  habilidad  de  la  gente   ordinaria   a   enfrentarse   a   la   complejidad,   esto   ya   que   en   un   mundo   de   cambios   constantes,   es   virtualmente  imposible  para  todos  el  saber  acerca  de  todo.  Es  por  esto  que  la  CF  plantea  que  una   vez   que   la   gente   clave   del   sistema   está   junta,   existe   una   visión   del   sistema   desde   todos   los   ángulos,  con  cada  visión,  conocimiento,  percepción  y  experiencias  particulares.  Esto  permite  una   complejidad  y  comprendimiento  tanto  de  dentro  del  sistema  como  del  entorno.  Merrelyn  Emery   planteó   con   esto   el   concepto   de   “Aprendizaje   en   Puzzle”,   ya   que   solo   con   las   partes   se   consigue  el   aprendizaje  total  del  todo.  

Otros  principios  y  teorías  que  delínean  la  CF   Teoría  de  Sistemas  Abiertos     Para   que   cada   sistema   sea   viable   y   exitoso,   debe   ser   abierto   y   tener   una   relación   adaptativa  con  el  entorno  que  es  todo  aquello  que  se  encuentra  fuera  de  sus  propios  límites.  Es   decir,   para   sobrevivir   debe   poder   intercambiar   experiencias   con   el   entorno   y   aprender   de   él.   Basado  en   lo   que   el  sistema  aprende  del  entorno  puede  plantear  estrategias  futuras   y   adaptarse   a   éste,  y  quizás,  hasta  cambiarlo.   En  otras  palabras  adaptarse  quiere  decir  intercambiar  relaciones   con  el  entorno  donde  se  afectan  mutuamente  y  aprenden  del  otro.  

Creando  las  condiciones  para  un  diálogo  abierto     Basados   en   el   trabajo   de   Asch   (psicólogo)   se   estableció   que   para   un   diálogo   abierto   lo   importante  es  aceptar  todos  los  puntos  de  vista,  que  la  gente  sienta  que  comparte  percepciones  

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similares   con   el   resto   y   que   comparten   las   mismas   esperanzas   y   miedos   acerca   del   futuro.   Esto   fortalece  las  relaciones  y  aumenta  las  posibilidades  de  un  aprendizaje  mutuo  y  creación  conjunta.    

Racionalización  del  conflicto  y  el  territorio  común     Emery   estudió   un   caso   donde   existía   una   disputa   territorial   entre   Singapur,   Malasia   e   Indonesia  (que  en  esa  época  eran  parte  del  Imperio  Británico)  y  se  dio  cuenta  que  el  consenso  no   lograba  llegar  a  una  solución  y  que  solo  cuando  se  habló  acerca  de  las  cosas  en  las  que  estaban  de   acuerdo  lograron  llegar  a  una  solución  real  y  efectiva.       Otro  trabajo  de  investigación  realizado  por  Edward  Lindaman  planteó  que  el  conflicto  se   soluciona   de   manera   más   efectiva   al   hacer   que   la   gente   imaginara   un   futuro   deseado   y   luego   definiera  los  medios  para  lograrlo  en  vez  de  plantearse  un  problema  inmediato  y  ver  cómo  podía   solucionarse.  De  esta  forma  la  gente  era  más  propositiva  y  encontraba  mejores  soluciones.  

Fortalezas  y  debilidades  del  método     La   CF   produce   un   plan   más   aceptable,   ya   que   es   producido   por   la   misma   gente   lo   que   permite  reducir  el  problema  de  “esto  no  fue  inventado  aquí”  y  evitar  el  recelo,  por  lo  que  están   más   abiertos   a   implementarlo.   Lamentablemente   muchas   de   las   cosas   que   se   dicen   de   este   modelo  todavía  no  están  respaldadas  con  evidencias  contundentes.  Otra  crítica  que  se  realiza  es   que   da   un   espacio   amplio   para   la   improvisación.   Un   problema   importante   es   que   es   costoso   en   términos   de   tiempo,   espacio   y   dinero,   aunque   el   beneficio   está   en   que   la   implementación   es   mucho  mejor  si  se  realiza.  Además  existen  líderes  que  tienen  miedo  de  perder  poder  al  delegar  a   los   miembros   el   planificar,   implementar   y   hacerse   responsables   de   los   cambios.   Si   bien   es   un   miedo  justificable,  en  la  práctica  el  tener  una  organización  democrática  facilita  el  control  sobre  el   entorno,  y  la  implementación  de  cambios.    

Conclusiones   ¿Qué  potencial  tiene  la  CF  como  un  método  investigativo?     Una   de   las   principales   características   que   tiene   este   modelo   es   que   es   menos   rígido   que   el   positivismo,  al  tratarse  de  una  investigación  en  el  campo  de  las  ciencias  sociales,  donde  el  “terreno   no   es   rígido”.   De   forma   que   toma   un   rol   principal   el   diálogo   como   fuente   de   conocimiento   y   aprendizaje,   lo   que   permite   obtener   información   de   distintas   partes   del   sistema   de   forma   más   acabada   y   experiencial.   Además   tiene   el   potencial   de   ser   aplicado   por   gente   que   no   necesariamente   tiene   que   estar   capacitada   como   un   investigador   o   profesor,   dado   que   se   necesitan  otro  tipo  de  habilidades  para  llevarla  a  cabo.    

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