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• Mijael Benites Tapia

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Universidad Tecnológica de Querétaro

Firmado digitalmente por Universidad Tecnológica de Querétaro Nombre de reconocimiento (DN): cn=Universidad Tecnológica de Querétaro, o=Universidad Tecnológica de Querétaro, ou, [email protected], c=MX Fecha: 2013.05.10 10:46:16 -05'00'

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE QUERÉTARO

Nombre del proyecto:

“Registro y control de materia prima”

Empresa:

FABRICACIONES CNC DE QUERÉTARO S.A. de C.V.

Memoria que como parte de los requisitos para obtener el título de:

INGENIERO EN PROCESOS Y OPERACIONES INDUSTRIALES

Presenta:

GARCÍA OLVERA HÉCTOR DANIEL

Asesor de la UTEQ Ing. José Luis Ángeles Amador

Asesor de la Empresa Met. Carlos Licea Luna

Santiago de Querétaro, Qro.

Mayo del 2013

1

RESUMEN Se presenta el proyecto de “registro y control de la materia prima” en la empresa Fabricaciones CNC de Querétaro S.A. de C.V. Se realizó este proyecto con el fin de brindar a los clientes de dicha empresa más confiabilidad en los productos requeridos, y así poder

entregar a sus clientes el certificado de calidad de la

materia prima con la cual fueron fabricados los productos. El proyecto se llevo a cabo dentro del área de calidad de la empresa, en donde se llevo a cabo la digitalización

y el buen ordenamiento de los documentos

existentes de la entrada de material a la empresa, esto se hizo para tener un respaldo de la documentación de la entrada de materia prima de sus productos de manera digital y así mismo para tener un mejor control de la información para cuando esta sea requerida. Además, se realizó un ordenamiento de los documentos físicos que se encontraban desorganizados, esto se hizo para tener un mejor manejo de los mismos. Para la realización del proyecto fue necesario llevar una secuencia ordenada de las actividades para poder aprovechar el periodo de tiempo establecido para su desarrollo. Primero, se hizo la revisión de toda la documentación existente, el siguiente paso fue ordenar los documentos para tener un mejor manejo de ellos, después de eso se realizo el respaldo por medio de un escáner y por último se realizó el ordenamiento y la clasificación de los documentos en electrónico en la computadora. Al final del periodo de tiempo para el desarrollo del proyecto, los resultados que se esperaban fueron satisfactorios, aunque estos se obtuvieron de una manera parcial, debido a la falta de disponibilidad del equipo de trabajo utilizado para su desarrollo.

(Palabras clave: digitalización, control, materia prima)

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ABSTRACT We present the project of "Registration and control of raw materials" in the company Fabricaciones CNC de Querétaro S.A. de C.V. This project was conducted in order to provide customers of the company more reliability in the products required, and be able to provide its customers the quality certificate of the raw material with which the products were manufactured. The project was carried out within the quality area of the company, where he carried out the digitization and good management of existing documents from the material inlet to the company, this was done to have a backup of the document of the raw material for their products digitally and likewise to gain better control of information for when this is required. We also performed an array of physical documents that were disorganized; this was done to have a better handle on them. For the realization of the project was necessary to bring an ordered sequence of activities to take advantage of the period of time for development. First, there was a review of all existing documentation; the next step was to order the documents to get a better handle on them, after that was done the backing by means of a scanner and finally made the ordering and classification of electronic documents on your computer. At the end of the time period for the development of the project, the expected results were satisfactory, although these were obtained from a partially, due to the lack of availability of equipment used for development work.

(Keywords: digitization, control, raw material)

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AGRADECIMIENTOS Agradezco a mis padres que en todo el transcurso de mi carrera me han apoyado desde un principio hasta ahora, brindándome toda su confianza y dándome consejos para poder seguir con mis estudios, además del aspecto moral, me han apoyado siempre económicamente para poder concluir mi vida profesional. Agradezco a todos mis compañeros y amigos de clase que siempre estuvieron conmigo y que gracias a ellos esta nueva etapa en mi vida fue más satisfactoria con su compañía y sus consejos. Además agradezco a todos los profesores que me impartieron clases porque me transmitieron conocimientos nuevos y gracias a ellos pude desarrollarme de una manera eficiente durante el transcurso de la carrera, Agradezco a la empresa “Fabricaciones CNC de Querétaro S.A. de C.V.” por haberme brindado la oportunidad de poder realizar mis actividades de estadía dentro de sus instalaciones, y quiero dar gracias por el trato que me brindaron durante toda mi estancia en la misma

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INDICE Página RESUMEN ........................................................................................................................................................ 2 ABSTRACT ................................................................................................................................................... 3 AGRADECIMIENTOS ................................................................................................................................. 4 INDICE .............................................................................................................................................................. 5 I.

INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................................... 7

II.

ANTECEDENTES .............................................................................................................................. 9

III.

JUSTIFICACIÓN .............................................................................................................................. 11

IV.

OBJETIVOS ...................................................................................................................................... 13

V.

ALCANCES....................................................................................................................................... 15

VI.

FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA .................................................................................................. 177

6.1

Recepción de materia prima....................................................................................................... 17

6.2

Almacenamiento de Materias Primas ..................................................................................... 177

6.3

Recepción de materiales en la organización ......................................................................... 188

6.4

Funciones del control de la recepción de materiales............................................................. 18

6.5

Documentos que intervienen en la recepción de materiales ................................................. 19

6.6

Comprobación de facturas .......................................................................................................... 20

6.6.1

Zona de inspección.................................................................................................................. 21

6.6.2

Recepción cuantitativa ............................................................................................................ 21

6.6.3

Conteo de piezas ..................................................................................................................... 21

6.6.4

Recepción cualitativa .............................................................................................................. 22

6.7

Procedimientos de la recepción de material ............................................................................ 22

6.8

Control de los materiales ............................................................................................................ 22

6.9

Significado e importancia del control de materiales ................................................................ 23

VII.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ............................................................................................ 24

VIII.

RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS .................................................................................. 27

IX.

DESARROLLO DEL PROYECTO ................................................................................................ 29

9.1

Revisión de la documentación ................................................................................................... 29

9.2

Ordenamiento de la documentación ......................................................................................... 30

9.3

Respaldo de la documentación .................................................................................................. 30

9.4

Clasificación de la documentación ............................................................................................ 32

X.

RESULTADOS OBTENIDOS ......................................................................................................... 34

XI.

ANÁLISIS DE RIESGOS ................................................................................................................ 37

XII.

CONCLUSIONES ............................................................................................................................. 39

XIII.

RECOMENDACIONES ................................................................................................................... 41

XIV.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ............................................................................................. 43

XV. ANEXOS.................................................................................................................................................. 44

5

I. NTRODUCCIÓN

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I.

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo tienen como finalidad desarrollar el proyecto que lleva por nombre: “Registro y control de la materia prima”, el cual fue realizado en la empresa Fabricaciones CNC de Querétaro, esto como parte de mis actividades de estadía para obtener

el título

de Ingeniería en Procesos y Operaciones

Industriales. Tiene como finalidad ayudar a la organización a obtener un mejor control de toda la información para futuras adquisiciones que se tengan de la recepción de la materia prima que es necesaria para la fabricación de los productos. El proyecto se realizó como una mejora para la empresa por la necesidad de obtener un mejor orden y ubicación de la documentación de la recepción de la materia prima, es de gran importancia ya que nos sirve para poder hacer la liberación de los productos, y así tener un respaldo para demostrar a nuestros clientes que el tipo de material utilizado y la elaboración es de alta calidad en nuestros productos, además de contar con la documentación necesaria para su comprobación.

El proyecto se realizó dentro del área de control de calidad de la empresa, lugar en donde llevará más impacto este proyecto, ya que en dicha área se registra y controla la información de la entrada de materia prima y una vez teniendo el control de la información archivada, la materia prima es pasada a la línea de producción y/o al proceso para la fabricación de los productos de la empresa.

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II. ANTECEDENTES

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II.

ANTECEDENTES

Dentro de la empresa Fabricaciones CNC de Querétaro se encontró un problema dentro del área de Calidad al cual se tuvo que dar un alto grado de importancia ya que al querer obtener un certificado de calidad y/o buscar las especificaciones de la materia prima para un determinado producto, resultaba un poco difícil, además se ocupaba demasiado tiempo para buscarla debido a que se tenía que buscar dentro de todas las carpetas que almacenaban los certificados existentes en dicha área.

En el área de calidad anteriormente se tenía el registro de la entrada de materia prima a la empresa en un formato especial para su recepción, esto se hacía de manera escrita y se guardaban los documentos que les proporcionaban los proveedores en carpetas para tenerlos disponibles cuando se necesitaran. El contenido de la información estaba ordenada, sin embargo, había documentos que estaban en mal estado y

debe notarse que esto no era un

respaldo muy confiable debido a que podían extraviarse o llegar a romperse, dejando a la empresa sin un respaldo para poder comprobar y asegurar la calidad de los productos al momento de hacer la entrega final de éstos al cliente.

Una vez hecha la revisión del estado actual de la empresa, se pretende con este proyecto, tener un respaldo de toda la documentación para que sea más eficiente y seguro a la hora de realizar una búsqueda para un determinado producto y poder hacer la liberación de las piezas terminadas.

9

III. JUSTIFICACIÓN

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III.

JUSTIFICACIÓN

La mejora continua dentro del área de calidad de la empresa es muy importante ya que se pretende eliminar los documentos que se encuentran físicamente dentro de la misma, una vez que se haya obtenido el respaldo de todos los documentos existentes y así tenerlo solo en archivo electrónico y esté disponible cuando se necesite un documento.

Este proyecto se presento para cubrir un área de oportunidad en la empresa misma, ya que surgió debido a que al buscar algún número de lote de la materia prima es difícil de encontrar entre los documentos que se tienen, ya que no se cuenta con un orden adecuado de la documentación de la recepción de materia prima.

El proyecto se desarrollará como una mejora para la empresa para tener el control de la información de la materia prima con la cual se realiza la fabricación de los productos y poder respaldar y/o consultar el tipo de material o sus especificaciones, esto para optimizar la búsqueda de la información requerida para la liberación de los productos y cumplir con las necesidades de los clientes, y brindarle más confianza con nuestros productos.

Los beneficios que se esperan con el desarrollo de este proyecto para el futuro,

son que se podrá acceder a la información de la materia prima de

productos pasados de una manera más rápida y ordenada sin estar perdiendo el tiempo buscando los documentos físicos y se podrán analizar cuáles son las propiedades y especificaciones de la misma, así mismo, tener la referencia para los nuevos pedidos del mismo producto por parte de los clientes, y con esto asegurar la calidad del producto, cumpliendo con los requisitos del cliente, mediante la evaluación sistémica del proceso. 11

IV. OBJETIVOS

12

IV.

OBJETIVOS

El objetivo principal de este proyecto es tener un control y respaldo de la materia prima de los productos para tener un mejor manejo de la información al momento de entregar los productos a los clientes.

Objetivos específicos: Tener el respaldo del 90% de la información de la materia prima de manera electrónica de los 4 años pasados.

Controlar mediante la realización de una base de datos

de la

documentación de la materia prima al 100% para tener un mejor orden y fácil acceso a ella.

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V. ALCANCES

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V.

ALCANCES

Al trabajar en el respaldo electrónico de la documentación de materia prima, se obtendrá un mejor control de los documentos en el área de calidad de la empresa, para que se tenga el respaldo de dicha información al momento en que llega a la empresa, esto para tener un mejor control de la documentación de los materiales y brindar a los clientes una mayor confianza en cuanto a la calidad de los productos desde el inicio hasta el final del proceso de fabricación de los mismos.

Este proyecto se

llevará

a cabo en el

área de calidad de la empresa

Fabricaciones CNC de Querétaro S.A. de C.V. y aplicará a la misma, ya que tendrá un gran impacto en el proceso del control de la materia prima que se adquiere en la empresa para la fabricación de sus productos. La duración de este proyecto será durante un periodo de cuatro meses en el cual se desarrollarán las actividades necesarias para obtener los resultados esperados.

En el transcurso de este proyecto se pretende en los cuales se revisará, registrará y ordenará la documentación de materia prima existente en esta área, debido a la falta de organización y control de dicha información. Una vez teniendo la información ordenada, el siguiente paso será la digitalizar los documentos mediante el proceso de escaneo, esto con la finalidad de poder tenerlos en un archivo electrónico para tener una mejor organización, después se guardaran en carpetas y se realizara una clasificación de acuerdo al número de orden de la materia prima para obtener un mejor acceso a la información de la misma, y evitar posibles demoras de tiempo en la búsqueda y sin encontrar la información necesaria y en el momento en que se necesita.

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VI. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA

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VI. 6.1

FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA

Recepción de materia prima

(González, 2010)En esta área primero se lleva a cabo una inspección visual del producto, para verificar que las materias primas no contengan algún material contaminante ni han sido adulteradas e incluyen la revisión de las características físicas del ingrediente, estos análisis generalmente se conocen como pruebas de anden, posteriormente se toman las muestras respectivas para analizar la calidad de los ingredientes mediante pruebas de laboratorio antes de aceptar el lote, las cuales incluyen la determinación de la composición química. Finalmente, si el producto cumple con los requisitos específicos y es aceptado se pesa y se descarga.

6.2 Almacenamiento de Materias Primas Una vez que ha sido aceptado el producto, este debe ser almacenado si no va a utilizarse inmediatamente. Las condiciones de temperatura, humedad y ventilación son muy importantes para conservar en buen estado los ingredientes, sin embargo estas pueden variar de acuerdo al tipo de materia prima de que se trate (granos, harinas, ingredientes líquidos o con alto contenido de humedad como forrajes y otros productos); a la presentación (en sacos, pacas o a granel); y el tiempo durante el cual van a estar almacenados.

Lo más común es utilizar silos para almacenar los productos, estos pueden variar en cuanto a su forma y su capacidad, sin embargo es importante que estén completamente cerrados, para evitar la entrada de aves, roedores no deseables.

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Las paredes deben ser lisas para evitar que los alimentos se peguen a las paredes y permanezcan dentro del silo al ser vaciado, produciendo así contaminaciones del nuevo producto. Lo más adecuado es que los silos sean llenados por la parte superior y la descarga sea por la parte inferior, esto evitará que alguna parte del lote permanezca dentro del silo más tiempo ya que lo primero en entrar es lo primero en salir. 6.3

Recepción de materiales en la organización

(Correa, 2010)La recepción de materiales es un proceso mediante el cual se recibe productos terminados procedentes de fábricas y almacenes, estos se encuentran en forma apilada en el camión de transporte para que luego los estibadores preparen los medios de trasporte para empezar la descarga, de acuerdo a la variedad de productos, donde el responsable de ingreso al almacén verifica que la documentación este conforme para autorizar el ingreso de los productos, para que el jefe de almacén verifique la disponibilidad de espacio en módulos y designara la zona donde se depositan los productos, de acuerdo a las áreas demarcadas para cada línea de producto, finalizando en los productos procedentes de planta y almacenes, que van a ser estibados con separadores de cartón entre "cama" y "cama". Y algunos cubiertos con mantas térmicas. La manipulación de los productos. 6.4

Funciones del control de la recepción de materiales 1. Recibir e inspeccionar los artículos y verificar las cantidades con la orden de compra y el remito. 2. Preparar informes cuando hay escasez, daños durante el tránsito y devoluciones a los vendedores. 3. Preparar una guía de recepción para distribuirla a varios departamentos. 4. Entregar la mercadería a los almacenes.

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Normas para la recepción materiales Debe ajustarse a: 1) Recibir de una manera ordenada 2) Planificar la Recepción con arreglo a la economía (Tiempo y Movimiento) 3) Delegación de responsabilidades en personas específicamente capacitadas. 4) Utilizar el equipo suficiente y necesario. 5) Disponibilidad planificada de los espacios necesarios. 6) Sistemas de seguridad y protección procedentes. 7) No recibir nunca, sin pensar contar o medir. 8) Confrontación sistemática del material recibido con los documentos que lo acompañan. Los materiales o insumos deben apartarse en recepción de acuerdo con la orden de compra a la cual deben de ajustarse la factura. La misma debe de especificar: unidades, piezas, kilos o litros, recordando que en Venezuela, el sistema legal para medir o pesar es el sistema métrico decimal, cuya base es el metro.

6.5 Documentos que intervienen en la recepción de materiales (Correa, 2010)Para realizar un mejor control de la recepción de los materiales se debe de tener y/o contar con los siguientes documentos: a) Orden de Compra: Abarca de manera concreta: Membretes, Nombres y Domicilio,

Teléfono

de

la

firma,

Computadora

para

su

identificación.

b) Números: Servirá para identificar la negociación entre las partes que utilizara el proveedor para hacer el embarque y la facturación de los materiales y que permita registrar y archivar el contrato para su consulta posterior. El proveedor coloca dicho número en todos los bultos y facturas de modo que, puedan identificarse con el pedido, para fines de comparación. El departamento de Almacén tendrá una copia de la orden de compra para que le sea posible identificar todos los productos recibidos a cuenta de ella.

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c) Fechas de emisión y de entrega. Estas fechas permiten planificar la recepción, y uso de materiales.

d) Nombre y domicilio del proveedor. Permite identificar al proveedor a quien se da la orden, efectos de pago, reclamaciones, etc.

e) descripción de lo que se compra. La descripción de los diferentes artículos pedidos debe de ser especificada. Si se trata de insumos: cantidad de cada uno de ellos. Designación o descripción clara de cada uno de ellos con medidas, tamaños o a las características que corresponden. Si se trata de impresos: cantidad, especificación suscrita de la forma o trabajo encargado, etc.

6.6

Comprobación de facturas

(Correa, 2010) Los detalles importantes de las facturas que deben comprobarse son: cantidad, esta comprobación debe hacerse confrontando la factura con la orden de compra, y el resultado del conteo físico de los materiales recibidos para ponerse a cubierto de los excesos a los defectos en los embarques o envíos. De esa manera se evita el pago de los materiales o productos no recibidos, o recibidos o los que se reciben con alguna falla o llegan en cantidades excesivas:

Calidad. Si la calidad no está de acuerdo con las especificaciones, no debe recibirse el pedido, en consecuencia, tampoco debe conformarse la factura.

Precios. El departamento de compras es fundamentalmente responsable de los precios que deben pagarse por los pedidos. No obstante la persona encargada de recibir los materiales (pedidos) debe comprobar el precio aprobado por el departamento

de

compras

a

través

de

su

orden.

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Condiciones. Las condiciones son un punto completo cuya responsabilidad completa a los departamentos de compras. Pero el almacenista, dado la experiencia, debe revisar el asunto, especialmente en lo referente a riesgos de los materiales y daños sufridos, para hacer la reclamación correspondiente.

6.6.1 Zona de inspección (Correa, 2010)El flujo rápido de los materiales que se reciben, requiere de un espacio óptimo para descarga y almacenamiento provisional, para revisión y cotejo con la remisión del proveedor, debe ser pesada y debe de elaborarse la documentación necesaria para tener un mejor control de entrada del material.

6.6.2 Recepción cuantitativa (Correa, 2010)Tiene por objeto verificar las cantidades recibidas y comprobar que son iguales a la de la nota de entrega. En la medida de lo posible las operaciones de recepción cuantitativa se realizan en un local y/o área establecida y preparada para el efecto, que es llamada normalmente sala de recepción de materiales. Las operaciones de recepción se efectúan desde el momento de desembalar el material en, por lo que se debe disponer del espacio necesario para evitarlos embotellamientos. El receptor cuantitativo efectúa sus verificaciones bien sea contando de pieza por pieza de las mercancías recibidas en número o bien por otro método de mediciones que permitan las verificaciones dimensionales de identificación.

6.6.3 Conteo de piezas (Correa, 2010)Es un proceso que forma parte de la recepción cuantitativa mediante el cual se realiza el conteo de todas las piezas que se han recibido en la recepción de material, este tiene como finalidad primordial verificar que el número de piezas coincidan con las descritas en la nota de entrega, factura y pedido para que luego formen parte del control de inventario del almacén de la empresa.

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6.6.4 Recepción cualitativa (Correa, 2010)Es necesario por objeto verificar las cantidades recibidas y comprobar que son iguales a la de la nota de entrega, aunque puede ser procedida por inspecciones previas en la fabrica del suministrador en los casos en que es necesario y sea viable constatar la calidad de la materia prima utilizada, la misma que debe ser realizada exclusivamente por personal técnico calificado. También es importante citar que como parte fundamental de un buen almacenamiento dentro de una bodega, el de tener muy en cuenta importantes factores que ayudan en administración de los materiales almacenados.

6.7 Procedimientos de la recepción de material (Correa, 2010)Aunque los buenos procedimientos son muy importantes para que los embarques se hagan en forma apropiada y para dar seguridad a los materiales almacenados, es posible que los más importantes, aunque también los que se descuiden más a menudo, sean los procedimientos de recepción. Todos los controles de responsabilidad y de inventarios de la bodega comienzan con la recepción apropiada de los artículos. Las cuentas inexactas, la identificación equivocada de los productos y la recepción de materiales dañados como productos vendibles, son consecuencia de los procedimientos inadecuados de recepción. El concepto básico que debe regir los procedimientos de recepción es que hay que inspeccionar concienzudamente los materiales que llegan, contarlos con exactitud, clasificarlos apropiadamente, y disponer inmediatamente de ellos.

6.8 Control de los materiales (Romo, 2011)En una empresa industrial o manufacturera, la inversión en materiales representa una porción considerable de su activo circulante, lo cual requiere que el costo de los mismos sea cuidadosamente controlado de manera tal que garantice tanto su uso eficiente como la veracidad y exactitud de las cifras de costos mostradas.

22

La acumulación de costos de los materiales en un producto es una de las responsabilidades de los contadores de costos. Durante el proceso, deben decidir cómo tratar los costos de adquisición y manipulación de materiales, en cuanto a los procesos de compra, almacenamiento y recepción de éstos.

Los modelos para el control de los materiales desempeñan un papel importante, la planificación de las adquisiciones, programación y distribución de los materiales, garantizan que los departamentos productivos tengan siempre materiales e insumos para llevar a cabo su proceso. Sin técnicas de planificación y control, existiría una gran ineficacia, dado que el inventario podría aparecer algunas veces sobrecargado y otras presentar agotamiento de existencia.

6.9 Significado e importancia del control de materiales (Mayers, 2006)En un negocio de manufactura, la actividad más importante del ciclo de producción es la obtención de un artículo terminado mediante el uso de los recursos adquiridos con ese propósito. El ciclo de producción de una empresa incluirá el proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con los inventarios, hasta que los productos terminados se transfieren a su almacén respectivo. Para lograr su objetivo usan distintos métodos o sistemas sofisticados de costos para valuar los recursos que se colocan en producción, para ello utilizan funciones de control y administración de inventarios, asientos contables, formatos y documentos para registrar las operaciones. Para llevar un adecuado control de los materiales se necesita cumplir con objetivos de control interno, entre los cuales se mencionan

controles

de:

autorización, procesamiento

y

clasificación,

verificación, evaluación y salvaguarda física.

Para hacer la recepción de la materia prima se han desarrollado sistemas de identificación y captura de datos automáticos (ICDA) que actualmente constituyen un aspecto importante del manejo de los materiales.

23

VII. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

24

25

VIII. RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS

26

VIII.

RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS

Para llevar a cabo la realización de este proyecto dentro de la empresa, es necesario contar con una serie de las herramientas y/o equipo de trabajo, las cuales ayudarán a que se posible desarrollar este proyecto y poder realizar las actividades necesarias y correspondientes para que se puedan obtener los resultados esperados de una manera satisfactoria al final del periodo establecido. Los recursos materiales que serán necesarios para la realización de este proyecto son los siguientes:

Se utilizará una computadora para poder realizar la base de datos de la materia prima existente dentro del área de calidad, se utilizará para tener el control de los archivos electrónicos que sean creados mediante el escaneo, además de utilizarse

para almacenar y

clasificar los archivos electrónicos de los documentos.

Se utilizará un escáner con el cual se pueda hacer el proceso de digitalización de los documentos y poder tener el respaldo de la información para el mejor control de la misma.

La planeación de este proyecto solo está contemplada para

que sea

realizado por una sola persona, ya que ésta puede llevar a cabo el desarrollo de todas las actividades de revisión, digitalización, ordenamiento y clasificación de todos los documentos que existen en dicha área y será suficiente para obtener los resultados que se esperan con el proyecto.

27

IX. DESARROLLO DEL PROYECTO

28

IX.

DESARROLLO DEL PROYECTO

Se comenzó a trabajar en el área de calidad de la empresa Fabricaciones CNC de Querétaro,

que es el lugar

donde se desarrollo el proyecto, la

documentación existente de la recepción de la materia prima se encontraba en buenas condiciones, pero al

momento de buscar alguna factura para ver las

especificaciones de un material, o para buscar un certificado de calidad para poder liberar una pieza del material recibido se llevaba mucho tiempo, ya que se tenían que buscar dentro de varias carpetas. Con este proyecto se pretende tener más control de los documentos existentes.

9.1

Revisión de la documentación La primera actividad que se desarrolló fue hacer una revisión de todas las

carpetas que contenían la documentación existente sobre la recepción de la materia prima de los productos, para saber el tipo de documentos que se guardaba. La empresa contaba con un historial de documentos a partir del 2008 en adelante. Una vez realizada la revisión encontré que los documentos existentes eran de dos tipos: el primero tipo era la factura original donde se establecen las especificaciones o dimensiones del material adquirido y el otro tipo de documento era el certificado de calidad que el proveedor entregaba para respaldar que las propiedades físicas y la composición de dicho material son las adecuadas para poder aceptar o rechazar el material. Dentro de las carpetas existía un formato en el cual se registraba la recepción de la materia prima colocando los siguientes datos Disposición rechazado

Fecha de la recepción Nombre del proveedor Numero de remisión Tamaño de lote

la

factura

o

de

aceptado

o

Nombre de la persona quien hacia la recepción Numero de lote

29

Con este formato se podía conocer cuantas recepciones de material se hacían en un día, así mismo, la cantidad de material en una semana y por lo tanto saber cuánta materia prima era adquirida dentro de un mes.

9.2

Ordenamiento de la documentación

Una vez realizada la revisión para saber cómo era el manejo de la documentación la recepción de la materia prima dentro del área de calidad, se prosiguió a ordenar los documentos que se encontraban fuera de las carpetas. El segundo paso fue organizar los documentos existentes en las carpetas para tener una mejor manejo de los mismos, se ordenaron de acuerdo al año en que se realizó la recepción y dentro de estas se dividieron por mes de llegada, es decir, se agruparon los documentos por mes, además se ordenaron por día de llegada para tener un la información de cada año por carpeta. Teniendo ya un orden de la documentación existente, se verificó que todos los documentos ya sean facturas y/o certificados de calidad, estaban registrados en el formato de la recepción de materiales, en caso de no ser así se hiciera el registro.

9.3

Respaldo de la documentación Se realizó este proyecto para hacer el respaldo de los documentos

existentes de la materia prima, ya que la digitalización mediante el escaneo de la documentación es de gran importancia para el mejoramiento continuo de la empresa ya que al tener un buen respaldo de la información servirá para el posible extravió de los documentos que existen físicamente dentro de la misma. Para comenzar con la digitalización de los documentos existentes de la recepción de material primero se realizo la base de datos de manera electrónica, utilizando el mismo formato existente dentro de las carpetas.

30

En este formato se paso toda la información que se encontraba registrada de todos los años anteriores incluyendo este año, además se, agrego otra columna llamada “tipo de material”, esto

para tener más información acerca de los

materiales adquiridos para la realización de los productos, se decidió agregar esta columna porque en ocasiones, llegaban a preguntar el tipo de material que eran los tochos, porque no se les informaba y este dato no se encontraba registrado en las hojas de proceso y

se necesitaba para poder empezar a fabricar los

productos, es por eso que se hizo una modificación al formato. (Ver anexo 1: “Formato de registro de recepción de materiales”) Una vez realizada la base de datos en electrónico se comenzó

con la

digitalización de los documentos. El primer paso fue comenzar con los documentos actuales, es decir, se comenzó con el escaneo de los documentos del este año para tener actualizada la entrada de la materia prima, se continuo fue realizando el escaneo hacia atrás de los años anteriores, y así se fue avanzando con la digitalización de las facturas originales y los certificados, y conforme se hacia la recepción del material de este año, se iba actualizando la base de datos, se hizo de esta manera para que se tuviera la información digital al día, y así llevar un buen manejo de la información. Para

realizar el escaneo de

procedimiento para

los documentos fue

necesario seguir

un

tener un buen control, a continuación se describe este

procedimiento de manera general: 1. Se ordenaban los documentos para no descomponer lo realizado antes. 2. Se colocaban en el

escáner, esto se hacía hoja por hoja, para poder

escanear. 3. Una vez escaneado se le hacían los ajustes necesarios para obtener un imagen mejor, como el alinear la imagen, recortarla, etc. 4. Después se guardaba la imagen, en una carpeta en donde se clasificarían por mes. 5. Una vez escaneados los documentos se tenían que volver a colocar los documentos en su lugar de origen, para saber su ubicación de manera más rápida. 31

9.4

Clasificación de la documentación Una vez terminado el respaldo de los documentos se comenzó con la

clasificación de la información. Para llevar el control de todos los documentos que existen de la materia prima dentro de la área, después de haberlos escaneado, se realizó el ordenamiento de los archivos electrónicos, esto se realizo en carpetas por cada año y dentro de las mismas por cada mes. Después de tener este orden se realizo la clasificación de los documentos de acuerdo al número de lote correspondiente para cada uno, en donde se agruparon en carpetas la factura y el certificado de calidad de cada material adquirido. (Ver anexo 2: “Clasificación en electrónico de la documentación”). Una vez realizada esta clasificación por número de lote, el siguiente paso fue la realización de un hipervínculo en la base de datos electrónica, la cual se podrá relacionar con la base de datos en electrónico almacenada y podrá ser consultado sin necesidad de estarlo buscando entre las carpetas, con esto permitirá abrir el documento de la factura o certificado de calidad desde su ubicación de manera más rápida y encontrar el documento requerido por la empresa para poder utilizarlo a la hora en que se necesite para poder hacer la liberación de los productos terminados. Se muestra la base de datos existentes solo

del año

pasado y del año en curso, debido a que los años anteriores quedaran como historial para la empresa (Ver anexo 3 y 4: “Base de datos del respaldo de la materia prima existente”).

32

X. RESULTADOS OBTENIDOS

33

X.

RESULTADOS OBTENIDOS

Con el desarrollo de este proyecto se logró obtener el registro de la información de entrada de la materia prima con la que se realiza la fabricación de los productos en

la empresa, teniendo así el control de las facturas y los

certificados de calidad de los materiales del año en curso.

Además, se logró

tener la digitalización (archivos en electrónico) de las

facturas y certificados de calidad en un 75% del total de documentos que existen almacenados desde años anteriores, es decir, se completo el respaldo de dicha información de los años 2010, 2011, 2012, y hasta el mes de abril del presente año en dicha área.

Se obtuvo un mejor orden de los documentos existentes dentro del área de calidad, dando como beneficios, el tener un conocimiento mejor de la ubicación de la documentación que aun no está digitalizada de un determinado material y contar con un respaldo electrónico para que el proceso de la búsqueda de un archivo sea más rápido y eficiente.

Se archivaron los documentos digitalizados en una carpeta por cada año, y a su vez se clasificaron los documentos por el mes de entrada a la empresa, para saber su ubicación más rápido y tener un mejor control de los archivos electrónicos. Además se clasificaron por el número de orden de cada materia prima recibida en la empresa y después se realizo un hipervínculo en la base de datos de para tener un acceso más rápido a dichos archivos, logrando obtener la información deseada en el momento que se requiera.

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A continuación se presenta un resumen general del total de los documentos de la materia prima:

AÑO 2010

Facturas y certificados de calidad de la materia prima ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC TOTAL 47 13 16 21 62 50 12 33 30 35 8 37 364

AÑO 2011

Facturas y certificados de calidad de la materia prima ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC TOTAL 49 78 51 29 24 16 25 54 22 33 54 14 449 AÑO 2012

Facturas y certificados de calidad de la materia prima ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC TOTAL 31 63 51 47 51 68 66 24 53 33 38 4 529

AÑO 2013

Facturas y certificados de calidad de la materia prima ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC TOTAL 71 43 38 62 214

Teniendo al final del periodo de tiempo para la realización del proyecto un total 1556 documentos respaldados en archivo electrónico (facturas y certificados de calidad) que se podrán localizar de una manera rápida y eficiente, y estarán disponibles para ser utilizados en el momento que se necesiten para hacer la liberación de las productos de la empresa.

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XI. ANÁLISIS DE RIESGOS

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XI.

ANÁLISIS DE RIESGOS

El proyecto no se desarrollo de una manera constante durante el transcurso de tiempo en la empresa, por cuestión de tiempo no se logro terminar el proceso de digitalización de los documentos de entrada de materia prima de todos los años anteriores, ya que se presentaron ciertos factores que hicieron que el proyecto se retrasará, mientras tanto, se realizaron otras actividades dentro de dicha área

Al final el periodo que se había establecido para el desarrollo del proyecto se encontró un punto a resaltar; ya que tuvo como consecuencia que el proceso de digitalización de documentos, no se concluyera de manera satisfactoria, los factores que influyeron para la terminación de esta actividad fueron: -

La documentación existente de la materia prima era demasiada debido a que se tenía un historial desde años anteriores

-

Falta

de

disponibilidad

de

las

herramientas

para

desarrollarlo

(computadora, impresora).

El factor que más influyo en el proceso de digitalización fue la falta disponibilidad de las herramientas (computadora, impresora) ya que no se cuenta con el material necesario dentro de la organización; esto contribuye a que el material disponible es utilizado por más personal de la empresa y es

por eso que no estaban

disponibles todo el tiempo.

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XII. CONCLUSIONES

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XII.

CONCLUSIONES

La mejora continua de una empresa siempre es de gran importancia para ser cada día más competitiva dentro del campo laboral, debido a eso es que se decidió realizar este proyecto.

Como resultado del proyecto, se lograron obtener los resultados esperados, aunque por la falta de disposición del las herramientas para realizarlo no se concluyó al 100%, se obtuvieron en forma parcial y no se logro terminar como se había programado desde un inicio, pero cabe mencionar que se tuvo un gran avance en su desarrollo.

Con los resultados obtenidos en el desarrollo del proyecto se obtuvo una mejora para realizar de una manera más eficiente el proceso de liberación de los productos, que será de gran utilidad ya que al tener un respaldo en electrónico de la documentación, es más rápido y confiable para hacer una consulta a un documento que sea requerido en cualquier momento y además se pueda hacer la revisión de su contenido.

Por otro lado, se obtuvo con un control y un orden de la materia prima con la que cuenta la empresa, esto es de gran utilidad para futuras adquisiciones de material para algún producto que ya se haya fabricado antes. Esto se desarrollo con el fin de tener un mejor manejo de todos los documentos de la materia prima existentes de

sus productos y así

tener una respuesta más rápida para los

clientes.

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XIII. RECOMENDACIONES

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XIII.

RECOMENDACIONES

Después de haber concluido el tiempo para la realización del proyecto dentro de la empresa, es necesario tener en cuenta que el proyecto fue realizado como una mejora

y con esto poder tener un mejor control de la documentación de la

materia prima para la fabricación de sus productos, y es por esta razón que se destacan algunas recomendaciones para el mismo.

Se recomienda darle seguimiento al proyecto de registro y control de la documentación de la entrada de materia prima, ya que en la actualidad el tener digitalizada la información es de gran importancia porque puedes tener un acceso a los documentos de una manera más rápida. También

permite obtener una respuesta más eficiente para buscar los

documentos que son necesarios

para hacer la liberación de los productos y

brindarle a los clientes la confianza de que los productos entregados cuentan con la calidad del material, así como las condiciones que han sido requeridas desde un inicio,

Además se recomienda seguir teniendo un buen ordenamiento y cuidado de los documentos maduros existentes dentro del área de calidad que aun no han sido respaldados digitalmente, ya que si se llegan a perder o a romper esto es perdida de la información para poder respaldar la calidad de los productos de para la empresa.

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XIV. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

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XIV.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

1. Mayers, F. E. (2006). Diseño de instalaciones y manejo de materiales. En F. E. Mayers. Edo. de Mexico: Pearson Prentice Hall. 2. 2. Correa, D. (10 de Febrero de 2010). Recuperado el 17 de febrero de 2013, de https://www.recepcion de materiales.com.mx 3. 3. Romo, Q. (11 de 08 de 2011). Recuperado el 23 de febrero de 2013, de http://es.scribd.com/doc/72051624/Control-de-Materiales 4. González, Y. (16 de Mayo de 2010). Recuperado el 18 de Febrero de 2013, de http://ebookbrowse.com/recepcion-de-materia-prima-pdfd133111385.HTML

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XV. ANEXOS

XV. ANEXOS

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ANEXO 1: FORMATO DE REGISTRO DE RECEPCIÓN DE MATERIALES

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ANEXO 2: CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN. Primero se hizo la clasificación de la documentación por cada año y por cada mes.

Después spués de tener clasificados por mes y año se procedió proce ió a clasificarlos en carpetas por número de lote que se le da a la materia prima al momento de su recepción.

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ANEXO 3. “Base de datos del respaldo de la materia prima existente del año 2013

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ANEXO 4. “Base de datos del respaldo de la materia prima existente DEL AÑO 2012

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