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EVALUCION DE PROYECTOS Alcance y Cronograma

Autores Hernando Isaac Castellón C. Jhon Edison Martinez P. Jonathan Martínez M. Juan Carlos Lozano R. Lisbeth Rocha S.

Docente Fabio Perez M.

Fundación Universitaria Antonio De Arevalo-Unitecnar FACE & FACI Cartagena De Indias D.T. Y C. 07 De Septiembre De 2019

Contenido INTRODUCCIÒN ................................................................................................................................... 4 ALCANCE.............................................................................................................................................. 5 RECOPILAR REQUISITOS .................................................................................................................. 5 ENTRADAS ....................................................................................................................................... 6 HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS ........................................................................................................... 7 SALIDAS ........................................................................................................................................... 8 CRONOGRAMA .................................................................................................................................. 10 DEFINIR LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO ................................................................................... 10 Entradas ........................................................................................................................................ 11 Salidas............................................................................................................................................ 11

TABLA DE ILUSTRACIONES

INTRODUCCION La realización de un proyecto sencillo o complejo implica la ejecución de planes, tareas, decisiones, recopilación de datos y muchas tareas más. Una cuidadosa planeación de este nos mostrará la ruta ideal para poder planear y llevar una adecuada conclusión. Por esto debemos conocer y practicar cada uno de los procesos que nos llevarán a lograr nuestro objetivo. Cada uno de esos procesos implica la asignación de tareas y recursos tanto personales, económicos y de tiempo entre otros para lograr terminar la tarea, sin una adecuada evaluación de los alcances y nivel de ejecución no podremos ejercer control de los avances. En la realización de cualquier proyecto hay factores fundamentales como lo son los objetivos, hacia donde quiere llegar con el proyecto y para complementar esto se necesita de los requerimientos de las personas que harán uso de este.

ALCANCE RECOPILAR REQUISITOS El proceso de recopilar requisitos es determinante para la correcta evolución del proyecto y está directamente relacionado con la implicación activa de los interesados pues se trata de conocer lo que ellos esperan del proyecto, del negocio y de los productos o servicios a obtener. Ello nos proporcionará la base para definir y gestionar el alcance tanto del proyecto como del producto. El proceso recopilar requisitos, sirve para documentar las necesidades, deseos y expectativas cuantificadas y documentadas de los interesados para convertirlas en requisitos del proyecto. Incluye gestionar las expectativas del cliente y es la base para la creación de la EDT/WBS. Podemos establecer diferencias entre los requisitos del Proyecto y los requisitos del Producto: Ilustración 1

El proceso comienza con el análisis de la información recopilada en el Acta de constitución del Proyecto y el Registro de Interesados.

Ilustración 2

ENTRADAS Plan de Gestión de Interesados. Creado y descrito en el proceso de planificación 13.2 Planificar la Gestión de los Interesados. Aporta criterios para determinar el grado de compromiso e involucración de los actores interesados. Así como para comunicarse con ellos y establecer su adecuada participación en el proceso. Acta de Constitución. En ella se pueden encontrar las restricciones de alto nivel tanto del proyecto como del producto. Las cuales condicionan la aceptación, por parte del equipo de dirección del proyecto, de los requisitos recogidos de los actores interesados. Registro de Interesados. Es desarrollado en el proceso de inicio 13.1. Identificar a los Interesados. Así mismo, identifica todos los stakeholders involucrados con el proyecto. Además de sus principales expectativas e intereses. De entre ellos, es posible que solo algunos tengan capacidad para intervenir el este proceso.

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS   

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Entrevistas, cuestionarios, encuestas y observación. A través de estas técnicas, se obtiene información de los interesados, ya sea de manera formal o informal. Grupos de opinión. Se reúne a los interesados claves del proyecto junto con un moderador que guiará al grupo. Talleres facilitados. Se trata de sesiones en las que los interesados inter-funcionales, se reúnen para definir los requisitos del producto. Estos talleres proporcionan una definición rápida de los requisitos de funcionabilidad y ayudan a conciliar las diferencias entres los interesados. Técnicas grupales de creatividad. Existen diversas actividades realizadas en grupo, que ayudan a identificar los requisitos del proyecto y/o del producto: Tormenta de ideas (Brainstorm) y técnicas de grupo nominal, Técnica Delphi, Mapa conceptual, Diagrama de afinidad, Etc. Técnicas grupales de toma de decisiones. Proceso de evaluación de múltiples alternativas con relación a un resultado esperado. (unanimidad, mayoría, pluralidad o dictadura) Observaciones. Directas de la realidad, utilizando observadores cualificados y con suficiente experiencia, externos o miembros del equipo de proyecto. La observación puede ser a través de su participación en el uso de prototipos del resultado, producto y/o servicio que se pretende implementar Prototipos. Elaboración de una versión preliminar del producto final, para obtener una retroalimentación sobre los requisitos del producto, antes de construirlo. Benchmarkig. O también llamado Estudios Comparativos. Se trata de comparación con estándares y buenas prácticas, lo que permite establecer objetivos de rendimiento para el resultado del proyecto. Tales puntos pueden ser tanto internos como externos a la compañía pudiéndose encontrar, por ejemplo en otros departamentos, en la competencia o en empresas de otro sector industrial Diagramas de Contexto. O modelos de representación de alcance del proyecto que visualizan el resultado del proyecto y cómo interactúa con los diferentes actores interesados. Esto se consigue, utilizando mapas de flujos de procesos para describir el sistema de negocio a implementar Análisis de Documentos. Documentación elaborada en fases anteriores del ciclo de vida del proyecto. Se puede encontrar información útil para determinar nuevos y relevantes requisitos.

SALIDAS 

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Documentación de requisitos. Describe el modo en que los requisitos individuales cumplen con las necesidades del proyecto. Normalmente, estos requisitos se van detallando según se va conociendo más información sobre ellos. Formarán parte de la línea base del alcance, por lo que deberán ser medibles, claros y comprobables. Justificación del Proyecto (necesidad comercial u oportunidad), objetivos de la organización y del proyecto, requisitos de funcionabilidad del producto o servicio, no funcionales (nivel de servicio, desempeño, seguridad, ect.) y de calidad, criterios de aceptación, supuestos, restricciones, impactos del proyecto en otras áreas o entidades, etc. Matriz de Trazabilidad de Requisitos. Tabla cruzada que enlaza los requisitos entre sí, y con su consecución, a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. La utilización de este tipo de matrices ayuda a asegurar que cada requisito añade valor de negocio. Así como a ligar los objetivos del proyecto a los del negocio. Además, también ayuda a que los requisitos aprobados sean documentados, además de efectivamente implementados. Debe incluir aunque no limitarse a los requisitos de los siguientes aspectos: 1. Necesidades, oportunidades, metas del negocio. 2. Objetivos del proyecto. 3. Alcance, la EDT y los productos entregables. 4. Diseño del producto. 5. Desarrollo del producto. 6. Estrategia y escenarios de las pruebas. 7. Requisitos de alto nivel y requisitos detallados.

ENTRADAS Acta de constitución del proyecto Activos de los procesos de la organización Acuerdos Caso de negocio Factores ambientales de la empresa Plan de gestión de los requisitos Plan para la gestión del alcance Plan de involucramiento de los interesados Registro de interesados

Registro de lecciones aprendidas Registro de supuestos HERRAMIENTAS

Análisis de decisiones con múltiples criterios Análisis de documentos Estudios comparativos Cuestionarios y encuestas Diagramas de contexto Diagramas de afinidad Entrevistas Facilitación Grupos focales Técnicas de grupo nominal Juicio de expertos Tormenta de ideas Mapeo mental Observación/conversación Prototipos Votación

SALIDAS

Documentos de requisitos Matriz de trazabilidad de requisitos

CRONOGRAMA DEFINIR LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO Definir las actividades de un proyecto implica conocer todo el trabajo que se ha de realizar en el mismo, es decir poder hacer una listado lo más exhaustivo posible de las actividades a realizar y de sus atributos. A partir de la EDT/WBS y de sus paquetes de trabajo podremos descomponerlos hasta obtener una lista de actividades en base a la cual se realizan las estimaciones económico-temporales y es por tanto, en base a esta lista que se realizarán los procesos de control. La lista de actividades describirá el conjunto de acciones a realizar para producir los entregables del proyecto

Definir las actividades sirve para identificar las acciones que deben ser llevadas a cabo para conseguir los entregables del proyecto. Después de crear la EDT, obtenemos el nivel más bajo de esta descomposición, el cual denominamos Paquetes de trabajo. La descomposición de éstos, en componentes más pequeños nos proporciona las Actividades necesarias para ejecutar los paquetes de trabajo.

Ilustración 3

ENTRADAS  

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Plan de Gestión del Cronograma: El cual determina el nivel de detalle que es necesario para gestionar el trabajo del Proyecto. Línea base del Alcance: Entregables, restricciones y supuestos del proyecto. La Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT/WBS) y el diccionario de la EDT/WBS es la entrada principal de la definición de las actividades del Cronograma. Activos de los procesos de la Organización: Políticas, procedimientos, alineamientos y procedimientos. Lecciones aprendidas. Factores Ambientales: Sistema de información de la gestión de proyectos (PMIS). Herramientas y Técnicas Descomposición (EDT/WBS): Consiste en subdividir los paquetes de trabajo en componentes más pequeños y fáciles de manejar. Estos componentes son las actividades del proyecto. Por lo que, este proceso requiere de la participación de los miembros del equipo. Planificación gradual: Elaboración gradual. El trabajo que debe desarrollarse a corto plazo se planifica en detalle, y el trabajo más a largo plazo se planifica a un nivel superior de la EDT. Juicio de expertos: Participación en el proceso de miembros del equipo u otros expertos con experiencia y habilidad en el desarrollo de cronogramas del Proyecto.

SALIDAS 

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Lista de actividades: Lista exhaustiva que abarca todas las actividades del cronograma necesarias para el proyecto. Así como, el identificador de la actividad y una descripción del alcance del trabajo para cada actividad, con el nivel de detalle suficiente para que los miembros del equipo del proyecto comprendan el trabajo que deben realizar. Atributos de la actividad: Amplían la descripción de la actividad. Por ejemplo, código EDT, Nombre, actividades predecesoras y sucesoras, restricciones, relaciones lógicas, responsables, etc. Listado de hitos: Punto de verificación o evento importante dentro del Proyecto.

CONCLUSIONES

Mediante este trabajo hemos aprendido a entender la importancia de la adecuada recopilación de los requisitos del proyecto, pues estos nos llevarán a tener en cuenta todas las necesidades del mismo