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RECIBO Y DESPACHO DE OBJETOS

Presenta: MIGUEL ANGEL BELTRAN ROMERO

PROCESO DE RECIBO Y DESPACHO DE UN PRODUCTO

Docente PATRICIA ESPERANZA ECHEVERRY

SENA – Servicio Nacional de Aprendizaje 2019

Evidencia: Informe "Procedimiento para el recibo y despacho de objetos

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Identifique dos productos (uno que ingresa y otro que se despacha) - Producto que ingresa: papa a la francesa - Producto que se despacha: mortadela de libra

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Realice una breve descripción de los dos productos, sus características en cuanto a unidad de empaque, tipo de empaque, cuidados en la manipulación.

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Producto que ingresa: es un producto congelado empacado en bolsa plástica viene 4 unidades por caja al momento de recibir se estiva y se lleva a un cuatro de congelación que esta -4° para que el producto no pierda su cadena de frio

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Producto que se despacha: la mortadela es un producto que es empacado Funda permeable fabricada a partir de papel, recubierta de celulosa regenerada al vacío vienen 45 unidades embaladas en canastas y refrigerada a 4° grados

Identifique las políticas que existen en la organización en cuanto a los procesos de recibo y despacho, incluyendo el registro

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El aprovisionamiento de materiales e insumos en las cantidades necesarias , en la cantidad exacta , con la calidad adecuada para el funcionamiento y hallar el menor precio en el momento oportuno En el área de recepción , se realiza los procesos de negociación y verificación dela mercancía o elementos terminados en donde se comprueben tanto lo material como lo físico de la mercancía o producto ; para esta operación se necesita de personal y equipos necesarios para hacer descargue y almacenamiento del espacio necesario en la bodega para almacenamiento de los mismos de acuerdo al volumen de la mercancía y el tiempo que va a permanecer.

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Esto debe ir con los siguientes documentos Orden de compra acompañada por su factura Registro de ingreso de devoluciones Orden de venta para alistamiento Factura de venta

Identifique para cada proceso los documentos que se utilizan y la información que contiene. -

Orden de compra o pedido: Documento con el cual una empresa solicita materiales o mercancía a sus proveedores con el fin de satisfacer una necesidad. Una orden de compra o pedido debe contener como mínimo la siguiente información:

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Fecha: día en el cual se realiza la operación comercial y fecha de vencimiento. Número de la orden de compra, también son números consecutivos que permiten el control y registro. Datos comerciales del vendedor: nombre de la empresa o razón social, NITo RUT, dirección, teléfono. Información de los productos: referencia o descripción de la mercancía, código interno (si lo tiene), cantidad, valor unitario y valor total. Forma y condiciones de pago. (Efectivo, crédito y plazo, pago contra entrega). Debe llevar la casilla donde se determine el valor del impuesto a la venta IVA. Nombre o razón social y NIT de quienes elaboran las facturas. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas

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Factura comercial: Es un documento contable que entrega el vendedor en el momento de la adquisición de la mercancía. No es obligatorio un formato específico; las empresas pueden tener su propio diseño, pero debe contener la siguiente información

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Fecha: día en el cual se realiza la operación comercial y fecha de vencimiento. Número de la orden de compra, también son números consecutivos que permiten el control y registro. Datos comerciales del vendedor: nombre de la empresa o razón social, NITo RUT, dirección, teléfono. Información de los productos: referencia o descripción de la mercancía, código interno (si lo tiene), cantidad, valor unitario y valor total. Forma y condiciones de pago. (Efectivo, crédito y plazo) Debe llevar la casilla donde se determine el valor del impuesto a la venta IVA es importante que la numeración de la factura sea autorizada por la DIAN. Nombre o razón social y NIT de quienes elaboran las facturas. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas

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Registro de devolución: Es el proceso en el cual se registra la información sobre aquellas mercancías que son devueltas por los clientes. Este registro va acompañado de un informe en el cual se indican las causas por las cuales se efectúa la devolución de los objetos. Se puede realizar el proceso de registro de la siguiente manera: Se crea una orden de devolución donde se registra el por qué la mercancía se devuelve Entregar el soporte de devolución al cliente Se envía la nota de devolución a compras para determinar el proceso a seguir

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Registro de orden de venta para alistamiento:

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Listado de picking

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El picking es el alistamiento de las unidades a ser despachadas. El listado de picking Como su nombre lo indica, un listado donde se encuentran las ubicaciones y las cantidades de las referencias que deben ser alistadas

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para su despacho. Una vez se tiene la lista se van recogiendo los objetos para trasladarlos a la zona de consolidación. Las ventajas de utilizar esta técnica en el área de despacho son: Permite automatizar o sistematizar los procesos de alistamiento. Disminuye los costos de alistamiento y en general los costos logísticos. Minimiza el error en los inventarios, con la ayuda de las herramientas tecnológicas una vez se retira el objeto del almacenamiento se disminuye el inventario. Facilita el alistamiento de los pedidos solicitados por internet.

Realice una descripción paso a paso sobre la manera como las personas encargadas de estas áreas ejecutan los procesos incluyendo el registro -

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Procedimiento de entrada de objetos El responsable de las actividades que se realizan en el ingreso de la mercancía puede ser: el auxiliar de bodega, almacenista, jefe de bodega, coordinador logístico y todas las personas que pertenezcan al área de almacén o logística. Para lograr seguir el procedimiento es aconsejable que se realice una programación de los recibos que se harán durante el día, esto permite optimizar y aprovechar los recursos técnicos y humanos. El procedimiento a nivel general es: Solicitar documentos del material, materia prima, insumo o producto. Iniciar el descargue (en algunos casos se ordena a los transportadores que bajen la mercancía) Verificar la mercancía en cuanto a referencia y cantidades, con relación a la factura. Inspeccionar la mercancía y en caso de ser necesario, realizar la devolución total o parcial. Realizar una devolución debe ir acompañada de un informe donde se especifique la razón de la misma y las condiciones. Rotular la mercancía de acuerdo con sus características y especificaciones. Registrar ingreso de la mercancía de manera manual o por el sistema, de tal manera que ingrese al inventario. Autorizar el almacenamiento de la mercancía hacia los espacios asignados.

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Entregar los documentos recibidos con la firma de aceptación de cantidades y referencias, al departamento contable para dar inicio a los trámites administrativos y financieros.

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Procedimiento despacho de objetos

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Al igual que en el recibo, el responsable de las actividades de despacho es el auxiliar de bodega, el almacenista, el coordinador de almacén, coordinador logístico, por nombrar algunos cargos. El procedimiento a nivel general es: Recepción de documentos como factura, listas de empaque u orden de salida. Realizar la lista de picking Hacer el picking Rotular la mercancía, de tal manera que se identifique el pedido antes de ser cargado y despachado. Verificación de la mercancía, es importante que antes de realizar el cargue de la mercancía se realice una nueva inspección y verificación.

Realice un cuadro comparativo donde se evidencien las políticas existentes y la manera como en la realidad realizan los procesos de ingreso y salida de mercancía

La Política Dice

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En La Practica Se Hace

Realizar un manual de procedimientos para el registro y control de la entrada y la salida de materiales aplicado a los procesos del auxiliar que se encuentran en la empresa Realizar el seguimiento de las actividades e identificar al personal responsable de realizarlas.

No se realiza de acuerdo al procedimiento

Realizar formatos para el registro de los diferentes procesos de entrada y salida

Los formatos se llevan de una forma desordenada

Realizar clasificación de artículos y codificación

No se clasifican de acuerdo a su referencia y codificación

Realizar formatos de dotación y control de equipos de seguridad personal y colectiva.

No se tienen los formatos como lo dice la política

El personal a cargo no lleva los indicadores al día para poder identificar los erros

Realice un análisis del cuadro comparativo.

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Al mirar las fallas que están sucediendo dentro de la empresa podemos evidenciar que el personal no pone de su parte para el mejoramiento, el manual de funciones y procedimientos no se cumplen de acuerdo a lo establecido en las políticas organizacionales de la empresa, los indicadores de gestión no se verifican para poder tener un análisis detallado de que área está fallando para su corrección Elabore un informe escrito sobre los resultados obtenidos donde proponga el ajuste de las políticas organizacionales sobre ingreso y salida de objetos incluyendo el registro de los mismos. Los procedimientos organizaciones de la empresa se deben llevar tan cual como lo proponen por al mirar la información que se pide en los registros son esenciales para un buen controlen los inventarios como en la identificación de los posibles erros que se comenten a la hora del recibo y despachos de productos. Lo que se debe de hacer es mejor la inducción a los auxiliares de recibo y despachos para que tengan muy claro los pasos a seguir a la hora de recibir y despachar los productos