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PROCESOS

No.

RIESGO DEL PROCESO

CONTROL DE VENTAS

P1

R1 R2

CONTROL DE CALIDAD

P2

R3 R4

CONTROL DE PRODUCCION

P3

R5 R6

PROCESO DE TALENTO HUMANO

P4

R7 R8

CARACTERIZACION CONTA. TESORERIA

P5

R9 R10

OBJETIVO: MAL CONTROL DE LOS PEDIDOS REALISADOS POR LO MALA ATENCION Y PRESENTACION EN BASE A LOS P OBJETIVO: FALTA DE CONSTANTE REVISION DE LOS PRODUCTOS MALOS CORTES EN EL MOMENTO DE HACER MONTA OBJETIVO: NO HAY MANTENIMIENTOS PROGRAMADOS PARA L CUALES ESTAN EN FUNCIONAMIENTO CONSTANTE FALTA DE MATERIALES DE PRODUCCION OBJETIVO: Incumplimiento del Plan de Gestión del Talento hum Funciones de cargos sin documentar. OBJETIVO:

Destinación de recursos hacia actividades que no son de la empre Inadecuado manejo de la caja menor.

OBJETIVO: CARACTE. CONTA. GESTION CONTABLE

GESTION DOCUMENTAL

PROCESO DE PROVEEDORES

P6

P7

P8

R11

RETRAZO EN EL REGISTRO DE TRANSACIONES

R12

DESACTUALIZACION DEE EL SOFTWARE CONTABLE

R13

OBJETIVO: Pérdida de información o de la trazabilidad de la doc gestionada

R14

Daño o pérdida de documentos (archivo de gestión

R15 R16

OBJETIVO: Demora en los pedidos Cambios en las politicas de cobro OBJETIVO:

PROCESO GERENCIA

P9

R17

FALTA DE CONTROL ESTRATEGICO PARA LA TOMA DE

R18

Liquidar la empresa

PROCESO DE COMPRAS Y INVENTARIO

OBJETIVO: P10

R19

precios altos en los productos

R20

Represamiento de inventario

IDENTIFICACION DEL RIESGO

ROCESO

TIPO DE RIESGO

EVENTO//FALLA

REALISADOS POR LOS CLIENTES (R1) N EN BASE A LOS PRODUCTOS

OPERATIVO

PERDIDAS DE CLIENTES

DE LOS PRODUCTOS PRODUCIDOS DE HACER MONTAJE

OPERATIVO

PERDIDA EN LA CALIDAD DEL PRODUCTO

GRAMADOS PARA LAS MAQUINAS LAS NTO CONSTANTE CCION

OPERATIVO

FALLAS EN LAS MAQUINAS, PARO DE PRODUCTOS

ADMINISTRATIVO

MAL RENDIMIENTO EN EL AREA DE TRABAJO

OPERATIVO

FRAUDE EN EL SISTEMA

ADMINISTRATIVO

MALAS ENTREGAS ANTE LOS OBLIGACIONES CORRESPONDIENTES

ADMINISTRATIVO

PERDIDA DE INFORMACION DE LOSPROCESOS

OPERATIVO

BAJA PRODUCCION, BAJAS LAS VENTAS

ADMINISTRATIVO

MAL CONTROL EMPRESARIAL, DEFICIS ECONOMICO

ón del Talento humano tar.

que no son de la empresa

NSACIONES

WARE CONTABLE

azabilidad de la documentación

archivo de gestión y/o archivo central)

PARA LA TOMA DE DECISIONES

OPERATIVO

NO HAY VENTAS POR LO TANTO NO HAY MOVIMIENTO DE DINERO

FACTOR DEL RIESGO INFRAESTRUCTURA

PROCESOS

PROCESOS

PERSONAL

TECNOLOGICO

TECNOLOGICO

INFRAESTRUCTURA

PERSONAL

PERSONAL

PROBABILIDAD

IMPACTO

SEVERIDAD DEL RIESGO INHERENTE

PROCESOS

X PROCESOS

No.

CONTROL DE VENTAS

OBJETIVOS ESTRATEGICO

O TACTICO

OPERACIONALES

1

X

X

CONTROL DE CALIDAD

2

X

X

CONTROL DE PRODUCCION PROCESO DE TALENTO HUMANO CARACTERIZACION CONTA. TESORERIA CARACTE. CONTA. GESTION CONTABLE

3

X

X

4

X

X

5

X

X

6

X

X

GESTION DOCUMENTAL

7

X

PROCESO DE PROVEEDORES

8

X

PROCESO GERENCIA

9

PROCESO DE COMPRAS Y INVENTARIO

10

X X

X X

OBJETIVOS RELACIONADOS OPERACIONALES REPORTES

CUMPLIMIENTO

IMPORTANCIA FUNDAMENTAL O CRITICA

X

X

X

4

X

X

X

4

X

X

X

4

X

3

X X

X

3

X

X

3

X

2 X

X

X

X

X

2 3

X

4

PROCESOS DE INNOVACION O ESTRATEGICOS

CADENA DE VALOR PROCESOS DE VALOR PRIMARIOS O MISIONALES

PROCESOS DE APOYO

X X X

X X X X X X X X X

IMPORTANCI FUNDAMENTAL O CRITICA

Página 11 de 49

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Código:

XXX-X-NN

CARACTERIZACIÓN VENTAS

Versión:

001

Fecha:

05/19/2019

PROCESO DE VENTAS 1. OBJETIVO SEGUIR MEJORANDO LA CALIDAD DE NUESTROS TELA PARA OBTENER VENTAS EXITOSAS 2. ALCANCE CONSEGUIR TENER CLIENTES SATISFECHOS CON NUESTROS PRODUCTOS 3. LÍDER DEL PROCESO JEFE DEBODEGA 4. DESCRIPCIÓN PROVEEDOR

INSUMO (Entrada)

ÍTEM

PRODUCTO/SERVICIO (Salida)

CLIENTE

SOLICITUD DE REQUISICION DE VENTAS DE BIENES Y SERVICIOS

P

COTIZACIONES Y/O PROPUESTAS

PROVEEDORES

PROVEEDOR

INFORMACION DEL PROVEEDOR Y COTIZACIONES

H

PROVEEDOR SELECCIONADOS

PROCESO DE VENTAS

PROVEEDOR

PRODUCTO Y/O SERVICIO ENTREGADO POR EL PROVEEDOR

V

FACTURA ACEPTACION DEL SERVICIO, APROBACION DEL PAGO AL PROVEEDOR

PROCESO DE VENTAS

BIENES Y SERVICIOS ENTREGADOS POR EL PROVEEDOR NO CONFORMES

A

SOLICITUD DE DEVOLUCION.

PROVEEDORES

PROCESO DE VENTAS

PROCESO DE VENTAS

REQUISITOS APLICABLES

DOCUMENTOS ASOCIADOS

4.1 GENERALIDAD DEL SGC: CARACTERIZACION DEL PROCESO DE VENTAS 7.4.2 INFORMACION DE LAS VENTAS: ORDEN DE VENTA.

SOLICITUD DE NECESIDAD, ESTUDIO PREVIO Y ANÁLISIS DE MERCADO, DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL, CONTRATO, APROBACIÓN DE PÓLIZAS, PAGO DE IMPUESTOS DE LEGALIZACIÓN, ACTA DE INICIO, ACTAS PARCIALES, ENTRADA DE ALMACÉN, CERTIFICACIONES DE CUMPLIMIENTO, INFORMES, ACTA DE LIQUIDACIÓN, ÓRDENES DE PAGO Y COMPROBANTES DE EGRESO.

5. MEDICIÓN Y CONTROL INDICADORES

RIESGOS

% DE CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE VENTAS DE BIENES Y SERVICIOS

(PLAN DE VENTAS PROGRAMADO/ PLAN DE VENTAS EJECUTADO) AL 100%

6. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN

FECHA

1

4/7/2019

1

6/10/2019

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO CAMBIOS SIGUIENDO EL PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LA INFORMACION DOCUMENTADA CAMBIOS DE CONTROL DE CALIDAD

7. APROBACIÓN Nombre

Cargo

Firma

Fecha

Elaborado

SEBASTIAN JIMENEZ

ASISTENTE CONTABLE

10/4/2019

Revisado

ALDEMAR GONZALEZ

JEFE DE CALIDAD

10/4/2019

Aprobado

FRANCISCO DUQUE

JEFE DE PRODUCCION

10/4/2019

Página 12 de 49

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Código:

XXX-X-NN

CARACTERIZACIÓN VENTAS

Versión:

002

Fecha:

05/19/2019

PROCESO DE CONTROL DE CALIDAD 1. OBJETIVO

ESTABLECER MECANISMOS DE MEDICIÓN, EVALUACIÓN Y VERIFICACIÓN, QUE PERMITAN LA VALORACIÓN PERMANENTE DE LA EFICIENCIA, EFICACIA Y EFECTIVIDAD DE LOS PROCESOS, OBTENIENDO INFORMACIÓN PARA LA TOMA DE ACCIONES QUE MEJOREN EL DESEMPEÑO EMPRESARIAL. 2. ALCANCE ESTABLECER UN PROCESO EN EL CUAL PODAMOS AUMENTAR EL DESEMPEÑO EN LA CALIDAD DE NUESTROS BIENES. 3. LÍDER DEL PROCESO JEFE DE CALIDAD 4. DESCRIPCIÓN PROVEEDOR

INSUMO (Entrada)

ÍTEM

PRODUCTO/SERVICIO (Salida)

CLIENTE

PROCESO EVALUACION Y CONTROL DE LA GESTION

RESULTADOS DE LA EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE VIGENCIAS ANTERIORES

P

CRONOGRAMA PARA LA EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

PROCESO EVALUACION Y CONTROL DE LA GESTION

CONTROL INTERNO

PROGRAMA DE AUDITORIAS PROBADO

H

RECOMENDACIONES PARA EL MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL DE CALIDAD

PROCESO DE CONTROL DE CALIDAD

PROCESO GESTION DEL CONTROL DE CALIDAD

REGISTRO DE SERVICIOS O PRODUCTOS NO CONFORMES

V

ANALISIS DE LA GESTION DEL PROCESO DE INDICADORES ANALISZADOS

PROCESO DE GESTION DE CALIDAD

PROCESO ANALISIS Y MEJORAMIENTO CONTINUO

NFORMES DE EJECUCION DEL PROCESO INDICADORES CALCULADOS Y ANALIZADOS

A

ACCIONES CORRECTIVAS, ACCIONES PREVENTIVAS Y ACCIONES DE MEJORA

PROCESO ANALISIS Y MEJORAMIENTO CONTINUO

REQUISITOS APLICABLES

DOCUMENTOS ASOCIADOS 4.1 REQUISITOS GENERALES 4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS 4.2.4 CONTROL DE REGISTROS 5.6.2 INFORMACIÓN DE ENTRADA PARA LA REVISIÓN 8. MEDICIÓN ANÁLISIS Y MEJORA 8.2.2 AUDITORÍA INTERNA 8.2.3 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS 8.2.4 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO 8.4 ANÁLISIS DE DATOS 8.5 MEJORA

NTCGP1000 ISO 9001

5. MEDICIÓN Y CONTROL INDICADORES

RIESGOS

CUMPLIMIENTO EN LA PRESENTACION DE INFORMES DE LEY

MALA CALIFICACION EN EL PROCESO DE CONTROL DE CALIDAD

6. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN

FECHA

1

9/7/2019

2

10/10/2019

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO CAMBIOS SIGUIENDO EL PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LA INFORMACION DOCUMENTADA SE ACTUALIZAN RESPONSADILIDADES, LOS RIESGOS Y DESCRIPCION DE LOS RECURSOS

7. APROBACIÓN Nombre

Cargo

Firma

Fecha

Elaborado

SEBASTIAN JIMENEZ

ASISTENTE CONTABLE

10/4/2019

Revisado

ALDEMAR GONZALEZ

JEFE DE CALIDAD

10/4/2019

Aprobado

FRANCISCO DUQUE

JEFE DE BODEGA

10/4/2019

Página 13 de 49

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Código:

XXX-X-NN

CARACTERIZACIÓN VENTAS

Versión:

003

Fecha:

05/19/2019

PROCESO DE CONTROL DE PRODUCCION 1. OBJETIVO PRODUCCION DE TELA POWERNET ENFOCADOS AL MERCADO TEXTIL 2. ALCANCE SE APLICA DESDE ELADORAR LOS PROGRAMAS DE CONTROL DEL PROCESO HASTA MEJORAR EL PROCESO. 3. LÍDER DEL PROCESO JEFE DE PRODUCCION 4. DESCRIPCIÓN PROVEEDOR

INSUMO (Entrada)

ÍTEM

PRODUCTO/SERVICIO (Salida)

CLIENTE

GESTIONAR Y PRESUPUESTAR LOS INSUMOS Y LA PRODUCCION EN TOTAL

SUPLIR LAS NECESIDADES DE LOS CLIENTES Y LOS DIFERENTES PROCESOS RELACIONADOS

P

PROCEDIMIENTOS, REGISTROS, FORMATOS, MAPA DE PROCESOS

PROCESO DE PRODUCCION

INSTRUCTIVOS DE MAQUINARIA Y ORDEN DE PRODUCCION

H

CONTAR Y VERIFICAR QUE SE CUMPLAN LAS ESPECIFICACIONES DEL CLIENTE Y QUE SE ENCUENTREN EN UN BUEN ESTADO

REGISTRO DE SERVICIOS O PRODUCTOS NO CONFORMES

V

FORMATO DE PRODUCTO CONFORME AUTORIZADO Y FIRMADO

PROCEDIMIENTO DE DESPACHO

SI SE ENCUENTRAN ANOMALIAS O INPERFECTOS CORRESPONDIENTES A DICHOS PROBLEMAS HALLAR LA CAUSA Y APLICAR LAS RESPECTIVAS ACCIONES.

PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS

A

FORMATOS REQUISICION DE ACCIONES CORRECTIVAS DILIGENCIADAS Y FIRMADAS

PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS

INICIA EL PROCESO DE TRANSFORMACION DE LA MATERIA PRIMA

PROCESO DE PRODUCCION

REQUISITOS APLICABLES

DOCUMENTOS ASOCIADOS

ISO 9001:2015

HOJAS DE VIDA DE LOS ROLLOS Y DE CADA PROCESO DE PRODUCCION

INDICADORES

RIESGOS

CUMPLIMIENTO EN LA ORDEN DE PRODUCCION

FALLAS EN LA MAQUINARIA Y EQUIPO

5. MEDICIÓN Y CONTROL

6. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN

FECHA

1

9/7/2019

2

10/10/2019

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO MANTENIMIENTO A LAS MAQUINAS MEJORAMIENTO EN LA MATERIA PRIMA

7. APROBACIÓN Nombre

Cargo

Firma

Fecha

Elaborado

SEBASTIAN JIMENEZ

ASISTENTE CONTABLE

10/4/2019

Revisado

ALDEMAR GONZALEZ

JEFE DE CALIDAD

10/4/2019

Aprobado

FRANCISCO DUQUE

JEFE DE BODEGA

10/4/2019

Página 14 de 49

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Código:

XXX-X-NN

CARACTERIZACIÓN VENTAS

Versión:

004

Fecha:

05/19/2019

PROCESO DE TALENTO HUMANO 1. OBJETIVO

APOYAR EL DESARROLLO INTEGRAL DEL PERSONAL Y PROPICIAR UNA GESTION DE ALTO DESEMPEÑO ATRAVEZ DE LA FORMACION, LA ADMINISTRACION DEL PERSONAL. 2. ALCANCE INICIA DESDE LA IDENTIFICACION DE NECESIDAD DEL PERSONAL HASTA LA DESVINCULACION DEL MISMO. 3. LÍDER DEL PROCESO COORDINADORA DEL TALENTO HUMANO 4. DESCRIPCIÓN PROVEEDOR

INSUMO (Entrada)

ÍTEM

PRODUCTO/SERVICIO (Salida)

CLIENTE

TODOS LOS PROCESOS

NECESIDAD DE FORMACIONES

P

PLAN DE BIENESTAR

TODOS LOS PROCESOS

PROCESO CONTROL Y AUDITORIAS INTERNAS

NOVEDADES DE PERSONAL

H

EXAMENES MEDICOS

TODOS LOS PROCESOS

TODOS LOS PROCESOS

CAPACITACIONES

V

FORTAMOS DE NOVEDADES DE PERSONAL

TODOS LOS PROCESOS

TODOS LOS PROCESOS

COMPORTAMIENTO INDEBIDO DEL PERSONAL

A

TOMA DE DECISIONES ANTE UNA CONDUCTA INDEBIDA

TODOS LOS PROCESOS

REQUISITOS APLICABLES

ISO 9001:2015

DOCUMENTOS ASOCIADOS

5.3., 6.1., 6.2., 6.3., 7.1.2., 7.1.3., 7.1.4., 7.1.6., 7.2, 7.3., 7.5., 9.1.1., .9.1.3., 9.3., 10.

PROCEDIMIENTOS SELECCIÓN DE PERSONAL, DE ENTREGA DE DOTACION,BIENESTAR LABORAL, EVALUACION DE COMPETENCIAS, DE CONTRATACION Y DESVINCULACION

5. MEDICIÓN Y CONTROL INDICADORES

RIESGOS

VER PLAN ANUAL DE TRABAJO

VER MAPA DE RIESGOS

6. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN

FECHA

1

9/7/2019

2

10/10/2019

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO CREACION CARACTERIZACION ACTUALIZACION DE CARACTERIZACION DE PROCESOS DEACUERDO A LA NTC ISO 9001:2015

7. APROBACIÓN Nombre

Cargo

Firma

Fecha

Elaborado

SEBASTIAN JIMENEZ

ASISTENTE CONTABLE

10/4/2019

Revisado

ALDEMAR GONZALEZ

JEFE DE CALIDAD

10/4/2019

Aprobado

FRANCISCO DUQUE

JEFE DE BODEGA

10/4/2019

Página 15 de 49

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Código:

XXX-X-NN

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO CONTABILIDAD

Versión:

005

Fecha:

9/25/2019

TESORERIA 1. OBJETIVO Establecer actividades propias de la gestión administrativa y financiera de los recursos en Tesorería.

2. ALCANCE Aplica para dar Seguimiento a los recursos recaudados que permanecn en tesorería, Conciliaciones bancarias teniendo en cuenta los saldos en libros y en extractos y Monitoreo de los saldos de las cuentas manejadas por tesoreria. 3. LÍDER DEL PROCESO CONTADORA 4. DESCRIPCIÓN PROVEEDOR Entidades financieras Todos los procesos

INSUMO (Entrada)

ITEM

PRODUCTO/SERVICIO (Salida)

CLIENTE

P

Reportes digitales: Bancos y puntos de pago. Firma libro control de cuentas

Oficina de contabilidad y tesoreria

H

Aplicación en los sistemas comerciales y financieros

Oficina de contabilidad y tesoreria

Informes

V

Reporte de la informacion requerida

Oficina de contabilidad y tesoreria

Auditorias

A

Mejora continua de los procesos

Oficina de contabilidad y tesoreria

Documentos soportes de las transacciones económicas y financieras. Convenio con el sistema financiero (bancos). Cuentas aprobadas para el pago

Proceso de contabilidad y tesoreria Proceso de contabilidad y tesoreria

REQUISITOS APLICABLES

DOCUMENTOS ASOCIADOS

REQUISITOS GENERALES, Control de Documentos, Control de Registros PROVISIÓN DE RECURSOS. GENERAUDADES. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN, Seguimiento y Medición de los Procesos, Análisis de Datos, MEJORA, Mejora Continua, Acción Correctiva, Acción Preventiva

Procedimiento de gestión de tesorería - ingresos Procedimiento de gestión de tesorería - egresos Decreto 410 de 1971 - Código de Comercio . Decreto 624 de 1989 "Por el cual se expide ei Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuesto Nacionales" Régimen de Contabilidad Pública. Manual de contratación de la Empresa. Estatuto Orgánico del Sistema Financiero .

5. MEDICIÓN Y CONTROL RIESGOS

INDICADORES Índice de Recaudo Índice de Pagos Eficiencia en la Radicación de Órdenes de Pago Entrega de informes

6. CONTROL DE CAMBIOS FECHA

VERSIÓN 005

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Comprende desde el registro de los ingresos, pago de las obligaciones registrando egresos, administrar recursos financieros, efectuar controles de Tesorería y gestión de cuentas bancarias para culminar el cierre de la tesorería mensualmente.

9/25/2019

7. APROBACIÓN Nombre Elaborado

SEBASTIAN JIMENEZ

Revisado

ROSA TOVAR

Aprobado

Cargo ASISTENTE CNTABLE CONTADORA

Firma

Fecha

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CARACTERIZACIÓN DE PROCESO CONTABILIDAD GESTION CONTABLE 1. OBJETIVO

Registrar los documentos contables y presentar oportunamente los estados financieros, cumpliendo con la normatividad contable y tributaria establecida de ta 2. ALCANCE Inicia en el registro contable de la informacion y finaliza en el analisis de los estados financieros. 3. LÍDER DEL PROCESO CONTADOR 4. DESCRIPCIÓN PROVEEDOR Gerencia Recursos humanos Contabilidad

Gerencia Recursos humanos Contabilidad

INSUMO (Entrada)

ITEM

Requerimientos de informacion financiera, por las entidades bancarias.

P

Soportes de nomina, Soportes de facturación, Soportes de cartera, Soportes de recaudo, Soportes de Tesorería, Extractos Bancarios

PRODUCTO/SERVICIO (Sal

Informacion procesada, formatos y docum

H

Actas de Conciliación entre depende Administrativos, Comprobantes C

Gerencia Recursos humanos Contabilidad

Informes, documentos contables, soportes contables

V

Estados financieros certifica

Gerencia Recursos humanos Contabilidad

Auditorias

A

Mejora continua de los proce

REQUISITOS APLICABLES

Informacion financiera veraz y oportuna, para la toma de decisiones REQUISITOS GENERALES, Control de Documentos, Control de Registros PROVISIÓN DE RECURSOS. GENERAUDADES. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN, Seguimiento y Medición de los Procesos, Análisis de Datos, MEJORA, Mejora Continua, Acción Correctiva, Acción Preventiva

5. MEDICIÓN Y CONTROL INDICADORES Rotacion de Recaudode cartera Rotacion de pago a proveedores Indicador de flujo de caja

6. CONTROL DE CAMBIOS

DOCUM

Comprobantes de egresos Comprobantes de pago Documentos contables Conciliaciones bancarias Reportes de cartera Reportes de nomina Recibos de caja

FECHA

VERSIÓN 006

DESCRIPCIÓ

Comprende desde el registro de los ingresos, pago de la financieros, efectuar controles de Tesorería y gestión de c mensualmente.

9/26/2019

7. APROBACIÓN Nombre Elaborado

SEBASTIAN JIMENEZ

Revisado

ROSA TOVAR

Aprobado

Cargo ASISTENTE CNTABLE CONTADORA

N

BILIDAD

Código:

XXX-X-NN

Versión:

006

Fecha:

9/26/2019

le y tributaria establecida de tal forma que contribuya a la toma de decisiones gerenciales

PRODUCTO/SERVICIO (Salida)

CLIENTE

procesada, formatos y documentos contables

Oficina de contabilidad

Conciliación entre dependencias, Actos nistrativos, Comprobantes Contables.

Oficina de contabilidad

Estados financieros certificados

Oficina de contabilidad

Mejora continua de los procesos

Oficina de contabilidad

DOCUMENTOS ASOCIADOS

ntes de egresos ntes de pago os contables nes bancarias e cartera e nomina caja

RIESGOS

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

ro de los ingresos, pago de las obligaciones registrando egresos, administrar recursos les de Tesorería y gestión de cuentas bancarias para culminar el cierre de la tesorería

Firma

Fecha

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CARACTERIZACIÓN DE PROCESO GESTION DOCUMENTAL GESTION DOCUMENTAL 1. OBJETIVO Administrar los documentos de Fatelastex ,aplicando la normatividad Vigente y las normas institucionales para la gestión documental. 2. ALCANCE

Este proceso inicia con el recibo de las comunicaciones oficiales, documentos contractuales, otros documentos y envíos; para posteriormente radicarlos, digi finalmente hacer la entrega a la dependencia que corresponda. 3. LÍDER DEL PROCESO

4. DESCRIPCIÓN PROVEEDOR

INSUMO (Entrada)

ITEM

PRODUCTO/SERVICIO (Sali

Todos los procesos

Ley 594 de 2000 Disposiciones legales, Documentos, comunicaciones producidas y recividas

P

Plan de trabajo para revision de documen transferencia al archivo central e

Todos los procesos

documentos producidos y recibidos

H

documentos recibidos, y producidos; Radic controlados y Distribuido

Todos los procesos Clientes externos

Documentos producidos y recibidos por las diferentes dependencias

V

Documentos organizados por series do acuerdo con tablas de retención do

Todos los procesos

Resultados de auditorías, revisiones seguimiento a proceso documental

A

Acciones de mejora definida implementadas

REQUISITOS APLICABLES

DOCUM

Ley 594/2000 - Regula la funcion archivística del Estado. Requisitos generales. Requisitos de la documentacion. Comunicación interna Medición, análisis y mejora

Instructivo para la elaboracion y codificacion de Procedimiento control de documentos. Procedimiento control de registros. Listado Maestro de documentos. Tabla de Retención Documental

5. MEDICIÓN Y CONTROL INDICADORES Número de Comunicaciones tramitadas en el periodo Eficacia en la radicación y entrega de documentos Porcentaje de atención a las solicitudes de información y préstamo de documentos

Incumplir con las Politicas archivisticas para la arch

6. CONTROL DE CAMBIOS FECHA

VERSIÓN

DESCRIPCIÓ

Cambio en la forma de almacenar los backup de los arch 007

9/27/2019

7. APROBACIÓN Nombre Elaborado

Cargo

Revisado Aprobado

N

Código:

XXX-X-NN

OCUMENTAL

Versión:

007

Fecha:

9/27/2019

mental.

posteriormente radicarlos, digitalizarlos, indexarlos y asignar el respectivo recorrido, y así

PRODUCTO/SERVICIO (Salida)

CLIENTE

jo para revision de documentación, control y ferencia al archivo central e histórico

Todos los procesos

cibidos, y producidos; Radicados, Registrados, controlados y Distribuidos

Todos los procesos Clientes externos

os organizados por series documentales de do con tablas de retención documental

Todos los procesos Clientes externos

Acciones de mejora definidas e implementadas

Todos los procesos Clientes externos

DOCUMENTOS ASOCIADOS

a elaboracion y codificacion de documentos. ontrol de documentos. ontrol de registros. de documentos. ón Documental

RIESGOS

s Politicas archivisticas para la adecuada organizacion, uso, manejo y conservación de los archivos de la entidad.

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

acenar los backup de los archivos de mas de un año.

Firma

Fecha

Página 24 de 49

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Código:

196-8-90

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

Versión:

008

Fecha:

10/5/2019

PROVEEDORES 1. OBJETIVO Mejorar los procesos de Pago y adquisicion de materias primas para la produccion de nuestros productos 2. ALCANCE Abarca toda la relacion que tenemos con nuestros proveedores y nuestros clientes. 3. LÍDER DEL PROCESO CONTABILIDAD Y TESORERIA 4. DESCRIPCIÓN PROVEEDOR

INSUMO (Entrada)

ÍTEM

PRODUCTO/SERVICIO (Salida)

Materia prima

Tejido

H

Telas

Necesidad de materiales

Planes estrategicos

P

Solicitud de productos y Servicio

Criterios de Evaluacion de Proveedores

Revision y Analisis de Cotizaciones

R

Resultado de Reevaluacion de proveedores

V

Comunicación de Compra de Producto o Servicio

Comunicación de Compra

Verificacion de la Compra REQUISITOS APLICABLES

CLIENTE Cliente espesifico Cliente general Compra espesifica Gerente

DOCUMENTOS ASOCIADOS FACTURAS DE COMPRA

LA APROBACION DE LOS ALTOS MANDOS PARA REALIZAR LOS PROCESOS DE COMPRA DE MERCANCIA Y/O MATERIA PRIMA

5. MEDICIÓN Y CONTROL INDICADORES

RIESGOS

Informacion para la reevaluacion de proveedores

Actualizacion de proveedores o cambio de los mismos.

6. CONTROL DE CAMBIOS FECHA

VERSIÓN 8 8

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

10/5/2019 10/6/2019

Mejor evidencia en el proceso de contabilisacion de compras a proveedores NINGUN CAMBIO

7. APROBACIÓN Nombre

Cargo

Firma

Fecha

Elaborado

Departamento de compras

10/5/2019

Revisado

Gerente

10/6/2019

Aprobado

10/7/2019

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

GERENCIA

1. OBJETIVO Planear dirigir y controlar estrategicamente la empresa,garantizando el suministro necesario de recursos para su operación,asegurando su mejoramiento posicionamient y crecimiento. 2. ALCANCE Aplica para el seguimiento y direccionamientode todos los niveles de la organización. 3. LÍDER DEL PROCESO GERENCIA 4. DESCRIPCIÓN PROVEEDOR

Lideres de procesos

INSUMO (Entrada) Informes de avance de planes

ÍTEM

PRODUCTO/S ERVICIO (Salida)

H

Cumplimiento en el rendimiento de informes

Cliente externo

Requisitos del cliente

P

Direccionamie nto estrategico basado en la matriz de requisitos del cliente

Coordinador

Informes de auditoria

V

Acciones correctivas y preventivas

Coordinador

Hallazgos de auditorias

A

Planes de mejora continua

REQUISITOS APLICABLES

DOCUMENTOS ASOCIADOS

Reglamento interno de trabajo

Contratos con proveedores.

INDICADORES

RIESGOS

Ver Tablero de Indicadores

Ver Mapa de Riesgos

5. MEDICIÓN Y CONTROL

6. CONTROL DE CAMBIOS FECHA

VERSIÓN

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

9

10/5/2019

Un posible mejoramiento con un cambio de proveedores

9

10/6/2019

Reglamento interno de trabajo

7. APROBACIÓN

Nombre Elaborado

Gerente

Revisado

Representante legal

Aprobado

Cargo

Firma

Código:

196-8-90

Versión:

009

Fecha:

10/5/2019

u operación,asegurando su mejoramiento

CLIENTE

Gestion talento humano

Todos los Procesos

Gestion de control interno

Proveedores nuevos y colaboradores

DOCUMENTOS ASOCIADOS Contratos con proveedores.

RIESGOS

Ver Mapa de Riesgos

PCIÓN DEL CAMBIO

mbio de proveedores

Firma

Fecha 10/5/2019 10/6/2019 10/7/2019 10/8/2019

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Código:

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

Versión:

Proceso de compras y inventario

Fecha:

1. OBJETIVO Mejorar los procesos de adquisicion de materia prima atraves de una mejor relacion calidad precio con los proveedores 2. ALCANCE Se aplica para todo tipo de compra realizada por la empresa,desde su solicitud de compra hasta la entrega del mismo solicitante. 3. LÍDER DEL PROCESO TESORERIA, JEFE DE BODEGA Y JEFE DE PRODUCCION 4. DESCRIPCIÓN INSUMO (Entrada)

PROVEEDOR

Compras y manejo de inventario

Necesidades de los clientes y los diferentes procesos relacionados

Gestion gerencial y estrategica empresarial

Mision, vision,Politica, Objetivos de calidad.

Proveedores

Producto, bien o servicio comprado o contratado

Compras y manejo de inventario

ÍTEM

Problemas y potenciales y reales

REQUISITOS APLICABLES Productos y/o Servicios que Satisfagan las expectativas de los clientes

PRODUCTO/S ERVICIO (Salida)

CLIENTE

P

Procedimiento s.Registros,M Gestion de compras y manej apa de de inventario. Procesos.

H

Reorganizacio n operativa,con Gestion de compras y manej ocimiento y de inventario. aprobacion de la politica de calidad

V

Registro de verificacion de producto comprado:act a de ingreso devolutivo o de consumo

Tesoreria,Contabilidad Gestion y asesoria Juridica.

A

Acciones correctivas,Ac ciones Preventivas,Pl anes de mejoramiento del Proceso

Planeacion mejora y administracion.

DOCUMENTOS ASOCIADOS Manual de calidad,Manua de credito.

5. MEDICIÓN Y CONTROL INDICADORES

RIESGOS

Procesos de tontabilidad y gerencia

Ver Mapa de Riesgos de la Entidad

Procesos de tontabilidad y gerencia

Ver Mapa de Riesgos de la Entidad

6. CONTROL DE CAMBIOS FECHA

VERSIÓN

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

8

10/5/2019

Planeacion de mejora administrativa

8

10/6/2019

NINGUN CAMBIO

7. APROBACIÓN Nombre Elaborado

Departamento de gestion empresarial

Revisado

Gerente

Aprobado

Cargo

Firma

196-9-76 008

10/5/2019

e.

CLIENTE

estion de compras y manejo de inventario.

estion de compras y manejo de inventario.

Tesoreria,Contabilidad Gestion y asesoria Juridica.

Planeacion mejora y administracion.

ASOCIADOS

anua de credito.

OS

s de la Entidad

s de la Entidad

BIO

Fecha 10/5/2019 10/6/2019 10/7/2019 10/8/2019

DIAGRAMA DE FLUJO GE INFORMACION

CLASIFICACION

PAGOS Y RESPONSABILIDADES

INICIO

RECEPCIÓN DE FACTURAS DE COMPRA VENTA Y N/C

CLASIFICACION

REVISIÓN Y VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS FUENTE Y SOPORTE

FUENTES Y SOPORTE

PAGO DE FACTURAS DE COMPRAS

COBRO DE LAS VENTAS A CREDITO

PAGO DE FACTURAS DE COMPRAS

PAGO A PROVEEDORES FACTURA DE VENTAS

FACTURA DE COMPRAS NOTAS DE CREDITO.

ARCHIVOS RESPALDO

ANALISIS DE LA DOCUMENTACION

APROBACION

FIN

MA DE FLUJO GESTION CONTABLE PAGOS Y RESPONSABILIDADES

AGO DE FACTURAS DE OMPRAS

REGISTRO Y AJUSTE

REGISTRO EN EL SISTEMA DE SOFWARE

COBRO DE LAS VENTAS A CREDITO

PAGO DE FACTURAS DE COMPRAS

IMPRESION ESTADOS D SITUACION FINANCIER

SOFWARE

INFORME

Elaboración de Comprobantes de Diario de Contabilidad, Ajustes y de cierre.

REGISTRO LIBROS AUXILIARES

ANALI INFOR

LIBRO DIARIO

PAGO A PROVEEDORES

INTERPRE

CRUZAR SALDOS Y CUENTAS DE CONTROL

LIBRO MAYOR

ARCHIVOS DE RESPALDO BALANCES

ARCHIVA

GENERACION DE INFORMES

IMPRESION DE LOS ESTADOS DE SITUACION FINANCIERA

INFORMES CONTABLES

ANALISIS DE LOS INFORMES

INTERPRETACION

COMUNICACION

APROBACION

APROBACION

Diagrama de flujo sencillo gestion documental INICIO

LA

SECRETARIA ORGANIZA LOS DOCUMENTOS

¿Se organizan de acuerdo a la T.R.D.?

No

Remitirse a: Tabla de Retención Documental aprobada por el comité de archivos de la Empresa.

Sí

La secretaria observa y aplica la T.R.D. y procede a clasificar la información de acuerdo al nivel de conservación

La Secretaria ordena los expedientes en carpetas, teniendo en cuenta que dentro de las carpetas no excedan los 200 folios, y se realiza la respectiva rotulación.

¿Es objeto de Transferencia documental? SI

La secretaria, elabora el inventario documental, relacionando la documentación a transferir

NO

FIN

La secretaria, elabora el inventario documental, relacionando la documentación a transferir

La secretaria, se comunica con el area a direccionar y programa la respectiva transferencia.

FIN

obada por el

INICIO Preselección Pruebas Psicologicas

Entrevista Verificación referencias Visita Domiciliaria Informe Afiliaciones

Poseción

Archivo

FIN

Pág 42 de 49

INICIO

Identificación necesidades de capacitación

Definición áreas temáticas

Mecanismos de implementación Diseño Plan de Capacitación

Convocatorias

Logística

Control de Assitencia

Informe de impacto

Evaluación

Acciones correctivas

Socializacion de la Capacitación

FIN

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Flujograma INICIO Capacitación evaluadores

Compromisos Funcionales

Compromisos Comportamentales

Portafolio de evidencias

Confrontación de logros esperados

Calificación ordinaria o anual

Notificación

Remisión formatos

Resolución Recursos Informe

Confrontación resultados evaluaciones

Planes Mejoramiento

NO

SI

Acciones correctivas

Archivo

FIN

Pág 44 de 49

SÍMBOLO

SIGNIFICADO

SÍMBOLO

Se incluye al inicio y fin de cada procedimiento

Operación: desarrollo de actividad o tarea

Espera: tiempo muerto entre una tarea y otra

3

SIGNIFICADO Decisión: Se usa cuando se pone una pregunta para tomar la decisión de pasar a una actividad u otra Conector de actividades: Permite conectar actividades cuando el procedimiento debe retornar a un punto anterior, el número al interior se refiere a la tarea a la cual se hace referencia (ej: 3 significa regresar a la tarea 3) Archivo definitivo: }Se utiliza cuando el documento producto de la tarea es un archivo definitivo

Muy frecuente o muy alta

P R O B A B I L I D A D D E O C U R R E N C I A

P9R17

Probable o alta

P10R20

Puede ocurrir o moderada

P2R4

P1R1

Eventualmente baja

P1R2 P4R8

Rara ves o muy baja

P4R7

Insignificante o inferia

P5R10

Menor

Moderado o importante

IMPACTO

CTO

P10R19

P8R15

P2R3

P3R6

P6R11

P7R13 P7R14

P5R9

P6R12 P8R16 P9R18

Mayor

Muy frecuente o muy alta

P3R5

Catastrofico o critico.

P R O B A B I L I D A D D E O C U R R E N C I A

Porbable o alta

Puede ocurrir o moderada

Eventualme nte baja

Rara ves o muy baja

5

25

125

625

3125

4

20

100

500

2500

3

15

75

375

1875

2

10

50

250

1250

1

5

25

125

625

Insignificante o inferia (1)

Menor (5)

Moderado o importante (25)

Mayor (125)

Catastrofico o critico. (625)

IMPACTO