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DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA DISTRIBUCIONES MIRO LTDA UBICADA EN EL BARRIO SAN CARLOS DE TIBABUYES EN LA LOCALIDAD DE SUBA EN LA CIUDAD DE BOGOTÁ

DIANA DEL ROSARIO MORA GARZÓN LAURA NATHALIA PARRA ZARATE CLAUDIA SOFIA POVEDA CELIS ANGIE PAOLA SUAREZ RAMÍREZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA REGIONAL DISTRITO CAPTIAL CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS COORDINACIÓN ECONOMÍA FINANCIERA Y DE GESTIÓN TECNOLOGO EN GESTION EMPRESARIAL FICHA 1959245 RUTA No. 1 BOGOTÁ 2019

DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA DISTRIBUCIONES MIRO LTDA UBICADA EN EL BARRIO SAN CARLOS DE TIBABUYES EN LA LOCALIDAD DE SUBA EN LA CIUDAD DE BOGOTÁ

DIANA DEL ROSARIO MORA GARZÓN LAURA NATALIA PARRA ZARATE CLAUDIA SOFIA POVEDA CELIS ANGIE PAOLA SUAREZ RAMÍREZ

Proyecto formativo para optar el título de Tecnólogo en Gestión empresarial

Instructor(a) Esmeralda Castro Moreno Administrador de Empresas Esp. En Administración Financiera Instructora para el proyecto formativo

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA REGIONAL DISTRITO CAPTIAL CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS COORDINACIÓN ECONOMÍA FINANCIERA Y DE GESTIÓN TECNOLOGO EN GESTION EMPRESARIAL FICHA 1959245 RUTA No. 1 BOGOTÁ 2019

Nota de aceptación ____________________________ ____________________________ ____________________________ ____________________________ ____________________________ ____________________________

___________________________ Firma del presidente del jurado ___________________________ Firma del jurado ___________________________ Firma del jurado

Bogotá, xx de xxxxxx de 2019

3

Dedicatoria Este proyecto está dedicado a las personas que han sido fuentes de inspiración para empezar a soñar, a nuestros Hijos; gracias por apoyarnos pese a nuestras ausencias, pese a no poder compartir muchos fines de semana pero que siempre están en nuestros corazones y son el principal motor que nos impulsan a luchar cada día por lograr nuestros objetivos y metas, a nuestros padres quienes nos dieron las bases fundamentales y nos formaron en valores para poder ser personas útiles en esta sociedad y a nuestros esposos, quienes han estado firmes en la creencia de que podemos salir adelante y así poder forjarnos un mejor futuro, una mejor calidad de vida que nos permita crecer en los diferentes ámbitos tanto a nivel personal como laboral. Gracias a todos por creer en nosotras, por impulsarnos y por darnos tanto apoyo en todo el sentido de la palabra… Sin Ustedes muy posiblemente, no hubiese podido ser este sueño una realidad.

4

Agradecimiento Dedicatoria En esta oportunidad, queremos brindar un agradecimiento especial a nuestra empresa patrocinadora RAPPI, ya que su apoyo ha sido de gran ayuda, gracias por creer en nosotros y ser el pilar principal para impulsarnos en la búsqueda de nuestros sueños, al Sr Mario Rodríguez y a su Sra. Esposa Oneida López los Representantes legales de la Empresa DISTRIBUCIONES MIRO LTDA, gracias por permitirnos escudriñar su empresa y poder captar conocimientos que fueron de gran ayuda al momento de formar este proyecto, a nuestros instructores en especial a Esmeralda Castro Moreno quien gracias a su conocimiento y ayuda pudimos concluir con éxito esta etapa de nuestras vidas, y como no darle las gracias a esta Institución SENA, por albergarnos cada fin de semana y llenarnos de conocimientos, experiencias y anécdotas que hoy en día nos permiten estar cada vez más cerca de nuestra gran meta.

5

CONTENIDO Pág.

INTRODUCCIÓN

16

1

CARACTERIZACIÓN DE LA UNIDAD PRODUCTIVA

17

2

DIAGNÓSTICO PRELIMINAR

18

3

PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

19

3.1

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

19

3.2

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

19

4

OBJETIVOS

4.1

OBJETIVO GENERAL

20

4.2

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

20

5

JUSTIFICACIÓN

21

6

MARCO REFERENCIAL

22

6.1

MARCO TEÓRICO

22

6.2

MARCO CONCEPTUAL

22

6.3

MARCO ESPACIAL O GEOGRAFICO

22

6.4

MARCO TEMPORAL

22

6.5

MARCO LEGAL

22

20

6

24

7

DISEÑO METODOLÓGICO

7.1

TIPO DE INVESTIGACIÓN

24

7.2

MÉTODO DE INVESTIGACIÓN

24

7.3 FUENTES DE INFORMACIÓN 7.3.1 Fuentes primarias 7.3.2 Fuentes secundarias

24 24 24

7.4

TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN E INSTRUMENTO

24

7.5

VARIABLES

24

7.6 7.6.1 7.6.2 7.6.3 7.6.4

8 8.1 8.1.1 8.1.2 8.1.3 8.1.4 8.1.5 8.1.6 8.1.7

DISEÑO MUESTRAL Población interna del estudio Población externa del estudio Cronograma de actividades de investigación Presupuesto de la investigación

ANÁLISIS DE TEORÍAS ADMINISTRATIVAS Y TENDENCIAS ENFOQUES DE LA ADMINISTRACIÓN Enfoque clásico de la administración. Enfoque humanista de la administración Enfoque Neoclásico de la administración Enfoque estructuralista de la organización Enfoque del comportamiento en la administración Enfoque sistémico de la administración Enfoque situacional

8.2

TENDENCIAS ORGANIZACIONALES

9

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

9.1 9.1.1 9.1.2 9.1.3 9.1.4 9.1.5

25 25 25 25 27

28 28 28 28 29 29 30 30 31 31

33

INFORME DEL ANÁLISIS EXTERNO Factor económico Factor político - legal Factor socio - cultural Factor tecnológico Factor ambiental

33 33 33 33 33 33

9.2 MICROENTORNO 9.2.1 Entidades reguladoras 9.2.2 Proveedores 9.2.3 Clientes 9.2.4 Competidores 9.2.4.1 Competidores directos 9.2.4.2 Competidores indirectos

34 34 34 34 34 34 35

7

9.3

CARACTERIZACIÓN DEL SECTOR PRODUCTIVO

35

9.4

SISTEMA ABIERTO

35

9.5

PROCESO ADMINISTRATIVO

35

9.6

PLATAFORMA ESTRATÉGICA

36

9.7

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

36

9.8

CADENA DE VALOR

37

10

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

10.1

INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

38

10.2

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

38

10.3

SUBSISTEMAS DE TALENTO HUMANO

38

11

GESTIÓN DEL CLIMA ORGANIZACIONAL

11.1

DIAGNÓSTICO DEL CLIMA ORGANIZACIONAL

39

11.2

PLAN DE MEJORA DEL CLIMA ORGANIZACIONAL

39

11.3

PROTOCOLO DE MANEJO DE CONFLICTOS Y PLAN DE INCENTIVOS

39

11.4

TABLA DE INDICADORES DE TALENTO HUMANO

39

12

GESTIÓN DE LA SALUD Y LA SEGURIDAD EN EL TRABAJO

12.1

INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

40

12.2

MATRIZ DE PELIGROS

40

12.3

SG-SST

40

12.4

COPASST

40

12.5

INDICADORES DE SALUD OCUPACIONAL

40

13

GESTIÓN DE MERCADOS

13.1

INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

41

13.2

ANALISIS DE LA OFERTA

41

13.3

ANÁLISIS DE LA DEMANDA (CONSUMIDOR)

41

38

39

40

41

8

13.4

TIPOS DE MERCADO

41

13.5

ANÁLISIS SITUACIONAL

42

13.6

PERFIL DEL CONSUMIDOR OBJETIVO

42

13.7

MERCADO TOTAL POTENCIAL Y OBJETIVO

42

13.8

DESARROLLO DEL ESTUDIO DE MERCADO

42

14

GESTIÓN DEL SERVICIO -FIDELIZACIÓN DE CLIENTES

43

14.1 DISEÑO Y APLICACIÓN DE LA HERRAMIENTA DE SERVICIO AL CLIENTE EXTERNO

43

14.2

PLAN DE MEJORAMIENTO DE SERVICIO AL CLIENTE

43

14.3

PROPUESTA DE BASE DATOS PERSONALES DE LOS CLIENTES

43

14.4

PROGRAMA DE FIDELIZACIÓN AL CLIENTE PARA LA UNIDAD PRODUCTIVA:

44

15

GESTIÓN DE MERCADEO

15.1

ENCUESTA DE INVESTIGACIÓN

45

15.2

IDENTIFICACION Y DESCRIPCION DEL TIPO DE PRODUCTO O SERVICIO

45

15.3

IDENTIFICACION Y DESCRIPCION DEL PRECIO

45

15.4

IDENTIFICACION Y DESCRIPCION DE PROMOCIÓN

45

15.5

IDENTIFICACION Y DESCRIPCION DE PLAZA:

45

15.6

ANÁLISIS DE LA MEZCLA DEL MERCADEO (MARKETING MIX)

45

15.7

PLAN DE MERCADEO

45

15.8

EVENTO

46

16

GESTIÓN DE INVENTARIOS, OPERACIONES Y PRODUCCIÓN

45

47

16.1 INSTRUMENTO DE INVESTIGACION DISEÑADO Y APLICADO A LA UNIDAD PRODUCTIVA

47

16.2

DIAGNÓSTICO DE LA GESTIÓN DE LOS INVENTARIOS

47

16.3 PLAN DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN DE INVENTARIOS 16.3.1Tipo de inventario, sistema y método de valuación propuesto. 16.3.2Modelos de gestión propuestos: Modelo ABC y Modelo EOQ. 16.3.3Clasificación y codificación de inventarios

47 47 47 47

9

16.4

PLAN DE ACCIÓN

17

GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE

47

48

17.1 MARCO LEGAL 17.1.1Instrumento de recolección de información 17.1.2. Caracterización contable de la empresa 17.1.3Libros contables 17.1.4Documentos contables 17.1.5Políticas contables 17.1.6Ciclo contable 17.1.7Relación de activos y pasivos 17.1.8Análisis de reconocimiento y aplicación de conceptos

48 48 48 48 48 48 48 49 49

17.2 MATEMÁTICA FINANCIERA 17.2.1Instrumento de diagnóstico de matemática financiera 17.2.2Escenarios financieros

49 49 49

17.3 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 17.3.1Instrumento diagnóstico de propiedad planta y equipo 17.3.2Política de depreciación 17.3.3Cálculo de la depreciación

50 50 50 50

17.4 RECONOCIMIENTO DE PASIVOS Y DE GASTOS 17.4.1Contrato de trabajo 17.4.2Nómina 17.4.3Administración del gasto

50 50 51 51

17.5 COMPRAS Y VENTAS EN ACTIVIDADES ORDINARIAS 17.5.1Instrumento de recolección de información 17.5.2Kardex 17.5.3Reconocimiento del inventario 17.5.4Impuestos 17.5.5Recomendaciones de impuestos 17.5.6Carga tributaria aproximada 17.5.7Análisis factura de venta

51 51 52 52 52 52 52 53

17.6 RETENCIÓN EN LA FUENTE 17.6.1Instrumento de recolección de información 17.6.2Responsabilidades frente a la retención en la fuente y reteica

53 53 53

17.7

53

ESTADOS FINANCIEROS.

17.8 ANALISIS FINANCIERO 17.8.1Análisis vertical y horizontal de balance general 17.8.2Análisis vertical y horizontal del estado de resultados 17.8.3Razones financieras

18

54 54 54 54

55

PRESUPUESTOS

10

18.1

INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

55

18.2

PRESUPUESTOS DE VENTA Y COSTOS

55

18.3 GASTOS 18.3.1Instrumento de recolección de información de gastos. 18.3.2Presupuesto de gastos

55 55 56

18.4

PRESUPUESTO DE ESTADOS FINANCIEROS

56

19

GESTIÓN ESTRATÉGICA

57

19.1 MATRICES 19.1.1Matriz EFE 19.1.2Matriz EFI 19.1.3Matriz MPC 19.1.4Matriz DOFA 19.1.5Matriz PEYEA 19.1.6Perspectivas 19.1.7Mapa matricial diagnóstico 19.1.8Relación de estrategias, objetivos e iniciativas 19.1.9Indicadores 19.1.10 Mapa estratégico 19.1.11 Cuadro de mando integral

57 57 57 57 57 57 57 58 58 58 58 58

20. CONCLUSIONES

60

RECOMENDACIONES

61

BIBLIOGRAFÍA

62

WEBGRAFÍA

63

ANEXOS

64

11

LISTA DE TABLAS Pág. Tabla 1 Caracterización De la Unidad Productiva Distribuciones Miro LTDA Tabla 2 Marco legal Tabla 3 cronograma de actividades fase de análisis Tabla 4 cronograma de actividades fase de planeación Tabla 5 cronograma de actividades fase de ejecución Tabla 6 cronograma de actividades fase evaluación Tabla 7 presupuesto

12

17 28 31 32 32 33 34

LISTA DE FIGURAS Pág. Figura 1 Mapa de la localidad de suba

24

Figura 2 Mapa de la ubicación de la unidad productiva

25

Figura 3 fachada unidad de productiva

27

13

LISTA DE ANEXOS Pág. Anexo A Camara de comercio DISTRIBUCIONES MIRO LTDA Anexo B RUT DISRTRIBUCIONES MIRO LTDA Anexo C FORMATO LISTA DE CHEQUEO Anexo D FORMATO ENTREVISTA

14

65 69 69 68

RESUMEN

15

INTRODUCCIÓN En ella el autor presenta y señala la importancia, el origen (los antecedentes teóricos y prácticos), los objetivos, los alcances, las limitaciones, la metodología empleada, el significado que el estudio tiene en el avance del campo respectivo y su aplicación en el área investigada

16

1

CARACTERIZACIÓN DE LA UNIDAD PRODUCTIVA

Según la ley 905 de 2004 y 590 de 2000, código del comercio (Mipymes). La empresa DISTRIBUCIONES MIRO LTDA cumple con los parámetros establecidos ya que tiene menos de 10 trabajadores y su capital es de 122.729.000. En la siguiente tabla se puede observar de forma más detallada los principales datos de la unidad productiva a la cual se realiza la investigación, información que puede ser verificada por los respectivos documentos legales que otorgan la Cámara de Comercio de Bogotá y el Registro Único Tributario o RUT. Tabla 1 Nombre de la empresa

Distribuciones Miro ltda

Nombre Del Propietario

Rodríguez Mipaz Mario Fernando

Numero de NIT

830136380-1

Dirección

Carrera 127 f 142 d 11

Teléfono

3118117701

Sector al que pertenece

Servicios 4761 Comercio Al Por Menor De Libros, Periódicos, Materiales Y Artículos De Papelería Y Escritorio, En Establecimientos Especializados.

Actividad de la empresa

Número de empleados

7

17

La empresa DISTRIBUCIONES MIRO LTDA, fue fundada en el año 2004 como una empresa familiar bajo la cabeza del Señor MARIO FERNADO RODRIGUEZ MIPAZ, quien es de profesión Contador Público, y que en la actualidad es el representante legal de la empresa, esta se diseñó bajo el propósito y enfoque principal de la venta de papelería dando suministro a hoteles y grandes clientes que en ese momento se encontraban laborando en la 1era o 2da fase de Transmilenio, donde su fuerte era la venta de tóner, tintas y resmas de papel, en ese momento el campo de acción principal era el surtir la necesidad de conocidos que se encontraban laborando con empresas que podían dar movimientos grandes a la mercancía que ellos manejaban desde ese momento, su motivación principal siempre fue sacar adelante su empresa. En un principio su establecimiento por llamarlo así de alguna manera fue su domicilio en una pequeña alcoba que les servía como bodega y que era donde manejaban de forma muy ordenada los inventarios de la mercancía que ellos proveían a sus clientes, adicional a ello implementaron también una papelería muy completa donde incorporaron cubículos de computadores con internet y venta de minutos, la empresa de cierta forma se ha mantenido hasta la fecha, solo que debido a la incorporación y su fuerte que es el área contable, la parte comercial se ha condicionado a la venta por solicitud directa, y la comercialización y distribución de papelería se lleva al por mayor desde su oficina principal, la empresa se ha mantenido muy sólida y la proyección de la misma se ha venido de cierta forma cumpliendo con lo planteado desde un comienzo, de igual forma su proyección es consolidarse como una de las empresas más completas en la dotación de oficinas, ya que gracias a Dios los clientes han venido en aumento y los mismos atraen más clientes que vienen con la necesidad o requerimiento de la papelería.

18

2

DIAGNÓSTICO PRELIMINAR

La unidad productiva se seleccionó por fácil acceso a la información que se requiere para dar cumplimiento al desarrollo del proyecto, ya que una de la integrante del gaes es familiar del propietario de la empresa. Para realizar el diagnostico se utilizaron diferentes técnicas de recolección de información, algunas de ellas fueron la observación directa realizada mediante una visita a la unidad productiva y como instrumento de recolección de información se aplicó una lista de chequeo (Ver Anexo C) y adicional a ello, entrevista al representante legal de la misma (ver anexo D). Donde inicialmente se evidencia que la empresa a pesar de no ser tan grande, cuenta con una estructura muy organizada que está encabezada por su representante legal quien es la persona encargada de darle un orden a la misma, a continuación, se mostrara las ventajas y desventajas que se hallaron en las diferentes áreas: 

Área de talento Humano: Pese a que la empresa se encuentra constituida legalmente, no cuenta con un proceso establecido para el reclutamiento y selección de personal , de igual forma aún no tiene conformado su organigrama físico, y tampoco cuenta con planes de bienestar, sin embargo tiene una gestión gerencial la cual permite llevar una organización y dirección estructurada de la empresa lo que ayuda a llevar un buen proceso de selección que permite una contratación definida de sus empleados donde establecen algunos mecanismos de incentivos que permiten motivar a los mismos



Área comercial Se puede evidenciar que la empresa cuenta con un método de mercadeo voz a voz donde los clientes que obtiene la misma vienen referenciados por los mismos clientes, lo que hace que la venta se dé de una forma más segura y a la vez confiable, esto le permite que unidad productiva pueda obtener una solidez en su política de precios, por ende, la empresa cuenta con el beneficio de tener una segmentación junto con la parte contable que lleva la misma.



Área Financiera En esta área de la empresa se identifica que tiene clasificación de presupuestos lo cual permite garantizar los recursos para alcanzar las metas establecidas, esto conlleva a tener disponibilidad en los estados financieros, de igual forma se evidencia que a la fecha no se requiere de productos de financiación y aun no se ha implementado estrategias de post venta, venta y preventa.

19



Área Administrativa En esta área de la unidad productiva se identifica que la empresa se encuentra constituida como persona jurídica bajo el nombre legal de Distribuciones Miro Ltda., lo que hace que la misma cuente con una misión visión y valores corporativos definidos que lo identifica ante la competencia, en esta área también se identifica que cuenta con todos los recursos tecnológicos y físicos necesarios para que sus empleados puedan desempeñar sus actividades de la mejor manera posible, teniendo en cuenta el manual de funciones entregado por la misma a la hora de la contratación.

 Área de inventarios Finalmente, en esta área debido a que la empresa comercializa sus productos solo con clientes específicos no cuenta con procedimientos para la toma de inventarios, no controla la entrada y salida de productos del almacén ya que como tal no tiene un almacén establecido para sus productos, pero si cuenta con aliados estratégicos como proveedores para el suministro de los productos a comercializar.

20

3 3.1

PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Una papelería es un establecimiento comercial donde se venden artículos relativos al papel, así como todo tipo de complementos de oficina, como por ejemplo perforadoras, grapadoras, o material para uso estudiantil, es un campo muy competido debido a que los productos de rotación no tienen una fecha de vencimiento y son de necesidad básica y de fácil venta, en los últimos dos años el sector de papelerías se ha venido recuperando, pues entre enero y abril del presente año creció aproximadamente un 40%, durante el primer trimestre del año el valor del negocio de libros, periódicos, materiales y artículos para papelería ha tenido un incremento significativo y aunque pareciera que la tecnología viene desplazando todo tipo de material físico aún se conserva el buen habito de la lectura lo que hace que este tipo de negocios sean rentables hasta el momento. Ahora, según lo detectado mediante las técnicas de recolección de información aplicados por medio de la entrevista y la lista de chequeo podemos deducir que la unidad productiva presenta falencias en las distintas áreas que la componen, como, por ejemplo: En el área de talento humano debido a la cantidad limitada de empleados aún no se ha creado un debido proceso de Gestión Humana de igual forma no posee un programa de capacitación definido, ni mucho menos existe un plan de bienestar social que contenga actividades recreativas para sus empleados, adicional a ello aún no se ha implementado ningún tipo de sistema de seguridad y salud en el trabajo. En el área comercial la empresa no cuenta con una persona dedicada por completo a realizar gestión comercial, esto debido a que su oferta se realiza de manera personalizada y va de la mano al referenciación que realizan sus clientes activos. En el área financiera las falencias están enfocadas en que la empresa aún no ha diseñado estrategias de preventa, venta y postventa lo que contribuye a que no se genere ningún tipo de publicidad que genere mayor demanda de los productos ofertados por la unidad productiva. En el área administrativa, no se encuentra mayor tipo de falencias de pronto lo único es que necesita apoyo en los ámbitos administrativos, para una mejor organización.

21

3.2

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Cómo contribuir a que la gestión administrativa de la empresa Distribuciones Miro Ltda., ubicada en el barrio San Andrés de Afidro en la localidad de suba de la ciudad de Bogotá, mejore su desempeño?

4 4.1

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Diseñar procedimientos de gestión administrativa a partir de la aplicación de instrumentos de recolección de información que contribuyan a que la empresa DISTRIBUCIONES MIRO LTDA ubicada en el barrio San Andrés de Afidro III localidad suba de la ciudad de Bogotá, mejore su desempeño. 4.2

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Caracterizar la unidad productiva DISTRIBUCIONES MIRO LTDA, teniendo en cuenta su naturaleza jurídica, tamaño, objeto social, actividad económica y sector económico al que pertenece.  Realizar el diagnóstico externo e interno de la unidad productiva objeto de estudio, aplicando herramientas administrativas  Elaborar las propuestas viables para las diferentes áreas de gestión (Mercadeo, finanzas, contabilidad, talento humano, producción e inventarios) y procesos de la unidad administrativa, que contribuyan a un desarrollo eficiente de la misma.  Establecer indicadores de gestión que contribuyan a la elaboración del mapa estratégico y Cuadro de Mando integral de la empresa DISTRIBUCIONES MIRO LTDA.

22

5

JUSTIFICACIÓN

Realizar este proyecto es de vital importancia para la unidad productiva ya que se ha escogido como mecanismo de investigación, para proponer mejora en algunas falencias que esta pueda presentar y así poder convertirse en un ente generador de empleo que permita el crecimiento de la misma, y lograr abastecer la necesidad de los clientes presentes y que estos por medio de su experiencia y confianza de la empresa permita atraer nuevos clientes. Para los aprendices es de gran importancia porque permite que interactuemos con la unidad productiva y así podamos explorar los diferentes campos de información, implementando propuestas que nos conduzcan aplicar de forma correcta los conocimientos que hemos adquirimos en nuestra formación. Es de suma importancia brindarle al empresario las herramientas que aun o se han implementado en la unidad productiva para así mejorar en algunas estrategias de crecimiento

23

6 6.1

MARCO REFERENCIAL

MARCO TEÓRICO

El presente proyecto de investigación se refiere al estudio del mejoramiento del desempeño de la empresa DISTRIBUCIONES MIRO LTDA en las diferentes áreas (financiera, administrativa, mercadeo, talento humano e inventarios), se pretende identificar por qué esta empresa no cuenta aún con subprocesos de suma importancia en las áreas ya mencionadas. Se darán a conocer los instrumentos der recolección en los que se logró identificar las falencias con las que cuenta la empresa, los tipos y métodos de investigación que se manejaron.

Una buena organización empresarial permitirá a las compañías conseguir unos mejores resultados con los recursos disponibles, disminuyendo los costos y mejorando los plazos de ejecución de los proyectos. Una buena comunicación ocupa un lugar en la importancia de la organización empresarial. Con los distintos niveles de administración, los mensajes se confundirían al pasar de un área a otra, acarreando confusiones, incidencias o una nefasta atención al usuario. En la mayoría de las ocasiones podría originar las quejas de los clientes y la reducción de negocios y demandas .

Como se dio a conocer la empresa DISTRIBUCIONES MIRO LTDA se identifica por ser una empresa comercializadora de papelería al por menor, sin embargo le hacen falta procesos muy importantes en la organización, la verdadera problemática es que no han contado con una buena orientación que los puedan guiar a obtener dicha organización.

24

6.2

MARCO CONCEPTUAL

Las empresas dedicadas a la venta de papelería y suministros de oficina son aquellas que abastecen las necesidades empresariales, estudiantiles y de la sociedad en general. Generalmente, son múltiples y de lo más variado en servicios lo que una papelería les ofrece a sus clientes, así como también los insumos que comercializa en este caso la unidad productiva causa de investigación maneja la comercialización de papelería, toners y tintas para impresora, resmas de papel e insumos para oficinas. Las empresas independientemente de su actividad económica de acuerdo a sus necesidades contemplan su estructura en diferentes áreas que hacen que se lleve un orden organizacional, y en este caso la unidad productiva en investigación no es la excepción ya que tiene en funcionamiento las siguientes áreas relacionadas a continuación: El área de talento humano es la encargada de planear, coordinar, ejecutar y prestar orientaciones técnicas en las diferentes actividades de administración de personal, de la misma forma al bienestar social, seguridad y salud ocupacional, teniendo en cuenta las políticas, directrices y normas legales de la empresa. El área financiera está constituida por un conjunto de actividades tendientes a lograr los objetivos de custodiar e invertir los valores y recursos de una empresa, a mantener los sistemas de información, y proteger el capital invertido. El área administrativa es aquella encargada de gestionar los recursos implicados en la estructura y funcionamiento de la unidad productiva. Las funciones del área de inventarios consisten en coordinar, controlar y realizar el registro, traslado, préstamo, mantenimiento y baja de los bienes muebles e inmuebles de la unidad productiva y así tener una información clara y verídica de la parte tangible e intangible de la misma.

25

MARCO ESPACIAL O GEOGRAFICO El marco geográfico en el cual se desarrolla la investigación de la unidad productiva, está ubicado en el departamento de Cundinamarca, en la ciudad de Bogotá, Unidad de Planeamiento Zonal No 27 correspondiente a la localidad de suba, en el barrio san Andrés- afidro cuyos puntos principales de referencia son: colegio Bilbao, parque recreativo San Carlos de tibabuyes, como podemos referenciar en la siguiente imagen:

Ej.

Figura 1 Mapa de la localidad de Suba

26

Dirección exacta, Calle 143ª 128-51 afidro lll punto de ubicación.

6.3

MARCO TEMPORAL

El presente proyecto tendrá una duración aproximada de 18 meses dividido en 5 fases las cuales son: 1. Análisis, con duración aproximada de 4 semanas que se inició a partir del 07 de septiembre y hasta el 6 de octubre del presente año. Durante esta fase de desarrollaron los aspectos metodológicos del proyecto, se construyeron y aplicaron los instrumentos de recolección de la información. 2. Planeación 3. Ejecución 4. Evaluación 27

6.4

MARCO LEGAL

Tabla 2

NORMA Constitución política de Colombia

Ley 16 de1968 por medio de la cual se crea el Código de Comercio Colombiano.

Ley 3743 de 1950 por medio de la cual se crea el Código de Sustantivo del trabajo.

APLICACIÓN La constitución política, es la ley máxima y suprema de un país o estado, en ella se especifican los principales derechos y deberes de sus participantes Aplica ya que en esta empresa se realizan transacciones comerciales de compra y venta de productos relacionados con el suministro de todo tipo de material para dotación de oficinas y papelerías La finalidad primordial de este código es la de lograr la justicia en las relaciones que surgen entre empleadores y trabajadores dentro de un espíritu de coordinación económica y equilibrio social, y la unidad productiva al tener empleados dependientes aplicaría y se cumpliría esta ley ya que la empresa cumple con las normas legales escritas mediante el código sustantivo del trabajo descrito en la ley 3743 de 1950.

Ley 1819 de 29 dic de 2016 por Por medio de cual se adopta de una medio de la cual se crea el Estatuto reforma tributaria estructural, se tributario. fortalece en los mecanismos para la lucha contra la evasión y la elusión fiscal y de dictan otras disposiciones, ley que se cumple por que la unidad productiva cumple con todos los parámetros de cumplimiento ante los

28

estatutos tributarios con el pago de impuestos, y todas las normas legales vigentes. Ley 590 de 2000 (julio 10) diario En cuanto a la fijación de precios, oficial 44078 12-07-00 aplica para la empresa ya que mediante esta ley se hace obligatoria la publicidad del precio al público, ley que se aplica porque es de obligatorio cumplimiento el informar a los clientes cualquier cambio con respecto a la variación de precios. Ley 16 de 1968 Por el cual se expide el código de comercio, ley que se cumple porque es la ley que predomina y vigila que la unidad productiva cumpla con todas las normas legales que la acrediten. ENTIDADES RELACIONADAS CON LA ACTIVIDAD DE LA EMPRESA Cámara de Comercio de Bogotá Suministra el certificado de cámara de comercio lo cual regula el registro mercantil RUT Registro único tributario mecanismo que identifica y ubica las entidades contribuyentes declarantes

29

7 7.1

DISEÑO METODOLÓGICO

TIPO DE INVESTIGACIÓN

El tipo de investigación aplicado a nuestro proyecto es de forma descriptiva, según Cesar Bernal (es la capacidad para seleccionar las características fundamentales del objeto de estudio y su descripción detallada de las partes, categorías o clases de ese objeto.) para el presente proyecto se caracteriza la unidad productiva a través de la recopilación de información con técnicas e instrumentos previamente seleccionados. 7.2 MÉTODO DE INVESTIGACIÓN En la unidad productiva Distribuciones Miro Ltda, se utilizan los dos métodos de investigación, método cuantitativo y método cualitativo, esto se puede evidenciar por que posee una operación en el área de ventas y servicios, decimos que es cuantitativa por que se observamos que tiene 7.3

FUENTES DE INFORMACIÓN

7.3.1 Fuentes primarias Como fuente primaria la recolección de información ha sido recibida en primera mano de su representante legal y fundador de la empresa el Señor Mario Fernando Rodríguez, quien de manera atenta nos ha suministrado todo lo necesario y pertinente con la investigación, adicional a ello su secretaria la Señorita Erika Villamil, quien ha sido también de valiosa ayuda a la hora de orientarnos en cuanto a dudas e interrogantes que se han venido presentando.

7.3.2 Fuentes secundarias Como fuentes secundarias se utilizó el libro Metodología de la investigación de Cesar Bernal 3ª edición, el cual ha brindado información de gran ayuda a la hora de aplicar los conocimientos. De segunda elección se manejó el libro metodología de la investigación 5 ª edición de Roberto Hernández Sampieri, que ha brindado información de suma importancia como proceder de forma correcta al momento de hacer una indagación a la unidad productiva distribuciones MIRO LTDA.

30

7.4

TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN E INSTRUMENTO

Según cesar Bernal en su libro metodología de la investigación ( las técnicas de recolección de la información , en la investigación científica se observa una gran variedad de instrumentos que nos permiten lograr la recolección de información de los diferentes áreas o campos de la investigación, teniendo en cuenta el tipo de investigación que se va a realizar, podemos utilizar una o otra técnica. La primera técnica de recolección que se aplicó a la unidad es la observación directa por medio una visita en la cual se evidencia la constitución legal de la misma, adicional a ello se aplica una entrevista donde se expone de una manera formal las fortalezas y debilidades que la empresa posee y finalmente se aplica una lista de chequeo donde mediante preguntas cerradas se obtiene información sobre los procesos que la empresa a la fecha esta y no está manejando en las diferentes áreas Según Muñoz Giraldo el segundo libro que observamos da a conocer la investigación cuantitativa que se utiliza en los instrumentos y técnicas para la recolección de información, entre ellas se encuentra, las encuestas, entrevistas, y estadísticas. Según lo anterior la investigación cualitativa es instrumentos o técnica que podemos utilizar para realizar una entrevista estructurada y no estructurada En forma grupal con los integrantes del proyecto realizamos una entrevista el 17 de septiembre del presente año, en la cual se observa el funcionamiento de la unidad productiva, el gerente es la persona quien nos brinda asesoría, de igual forma en esta participamos todos los integrantes del grupo para indagar e investigar lo relacionado con la unidad, su administración, su economía, su proyección, su visión, y demás factores con los que cuenta y no cuenta la empresa. De lo anterior se tiene evidencia por medio de una lista de chequeo en la cual brinda la información necesaria en los aspectos ya mencionados. Por medio de fotos de la unidad productiva y videos en los cuales se verifica el comportamiento, funcionamiento, y el estado en la cual se encuentra la unidad. 7.5

VARIABLES

Identificar las variables para tener en cuenta en la investigación, Variables cuantitativas, cualitativas, Independientes, dependientes, interviniente, para diseñar los instrumentos de recolección de información.

31

7.6

DISEÑO MUESTRAL

Para este diseño muestra interno no aplica porque la unidad productiva cuenta con menos de 10 trabajadores. El diseño muestra externo se concluye que la empresa cuenta con aproximadamente de 50 clientes

7.6.1 Población interna del estudio El diseño muestral para la población interna no aplica ya que la unidad productiva cuenta con menos de 10 trabajadores. 7.6.2 Población externa del estudio Para el diseño muestral de la población externa se aplica la formula

7.6.3 Cronograma de actividades de investigación Tabla 3

32

CRONOGRAMA DE INVESTIGACIÓN FASE DE ANÁLISIS ACTIVIDADES (Recuerde que esta se MES DE MES DE puede tomar del proyecto formativo) septiembre octubre  Identificación de la unidad productiva  x                   Consecución de cámara de comercio y Rut  x  x                 Identificación de la metodología de la investigación   x                  Elaboración de preliminares portada, contra portada, agradecimientos, dedicatoria etc.)      x               Identificación técnicas e instrumentos de recolección.      x               Elaboración técnicas e instrumentos de recolección.      x               Aplicación de conocimientos (Visita y reconocimiento de la unidad productiva)      x                

 

 

 

 

 

                                                                                   

                   

Durante la fase de análisis, el primer objetivo a realizar fue la consecución de la unidad productiva a investigar, mediante la consecución de los documentos legales que permitieron conseguir el aval para poder identificar la metodología de la investigación de una forma organizada y adecuada, de igual forma se da inicio a la aplicación de conocimientos con base a las normas Icontec, en la realización de las preliminares que quedaron expuestas en la semana de inducción, finalmente en esta fase del proyecto se identificó, se elaboró y se aplicó las diferentes técnicas e instrumentos de recolección de información. Tabla 4 CRONOGRAMA DE INVESTIGACIÓN FASE DE PLANEACIÓN ACTIVIDADES MES DE MES DE MES DE MES DE (Recuerde que esta se puede XXX XXX XXX XXX tomar del proyecto formativo)                                                                                                                                                                                                                                                                                 Explicar xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 33

Tabla 5

               

CRONOGRAMA DE INVESTIGACIÓN FASE DE EJECUCIÓN ACTIVIDADES MES DE MES DE MES DE MES DE (Recuerde que esta se puede XXX XXX XXX XXX tomar del proyecto formativo)                                                                                                                                                                                                                                                                

Explicar xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Tabla 6 CRONOGRAMA DE INVESTIGACIÓN FASE DE EVALUACIÓN ACTIVIDADES MES DE MES DE MES DE MES DE (Recuerde que esta se puede XXX XXX XXX XXX tomar del proyecto formativo)                                                                                                                                                                                                                                                                                 Explicar xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

34

7.6.4 Presupuesto de la investigación Tabla 7

RECURSO HUMANO INVESTIGADOR TRANSPORTES DESAYUNO ALMUERZO BREAK MATERIAL HOJAS PARA FOLDER FOTOCOPIAS     TECNOLÓGICO INTERNET MINUTOS   TOTAL PRESUPUESTO

Presupuesto de la investigación DURACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN 18 MESES UNIDAD DE CANTID V.UNITARI VALOR MEDIDA AD O DIARIO PESOS       PESOS       2. 9. PESOS 4 400 600 ALIMENTACIÓN 4 4.500 18.000 PESOS PESOS 4 6.500 22.400 PESOS 4 2.000 8.000 PESOS 4 3.500 14.000 PESOS PESOS 4 2.000 16.000     4 5.000 40.000 PESOS PESOS      

 

 

 

VALOR MES     153.600 288.000 416.000 32.000

VALOR TOTAL     153.60 0 288.000 416.000 32.000 14.000

64.000

 

64.000

1.286.000

Deben Diseñarlo Para Los 18 Meses de investigación Pendiente explicación

8

ANÁLISIS DE TEORÍAS ADMINISTRATIVAS Y TENDENCIAS

Elaborar una matriz (tabla), el análisis y la aplicabilidad de las diferentes teorías administrativas. 8.1 ENFOQUES DE LA ADMINISTRACIÓN 8.1.1 Enfoque clásico de la administración.

 Científica 35

Teoría o Tendencia y Autores Principales

Postulados o Principios Esta teoría se basa en cuatro pasos: planteamiento, planeación, control y ejecución.

Aplicabilidad a la unidad productiva

La teoría aplica de forma parcial ya que en la unidad productiva existen procesos estandarizados para las funciones asignadas a Salarios altos y bajos los trabajadores, de costos unitarios de igual manera el gerente Frederick Taylor Winslow producción. de la misma, realiza la división del trabajo Taylor nació el 20 de Se hace énfasis en los correspondiente marzo de 1856 y murió procesos producción. el 21 de marzo 1915, fue un ingeniero industrial y economista de Establecer procesos nacionalidad estandarizados. estadunidense. La teoría científica se Énfasis en la división originó en Estados del trabajo y las tareas. unidos donde Taylor afirma que el enfoque de la administración Separar las funciones de científica es el énfasis planeación de las de en las tareas. ejecución. Esta consistía en como dice su nombre incluir Seleccionar métodos científicos científicamente a los como la observación y trabajadores de acuerdo medición, para así lograr con las tareas que le una buena eficiencia sean atribuidas. industrial.

 Clásica

36

Teoría o Tendencia y Autores Principales

Postulados o Principios Nace de la necesidad de encontrar directrices para administrar.

Henry Fayol Henri Fayol fue uno de los principales contribuyentes al enfoque clásico de la administración. Nació en Estambul, el 29 de julio de 1841, en el seno de familia burguesa, su teoría se

originó en Francia y se difundió rápidamente en Europa. Esta teoría se basa en la importancia de las estructuras organizacionales donde busca lograr eficiencia. Su mayor exponente fue Henry Taylor quien partió de un enfoque global y sistemático de la empresa, el cual concibe una unidad anatómica, ordenada y estructural.

Se distingue de otras por hacer énfasis en la estructura. Postulo 14 principios administrativos por los cuales se puede regir cualquier empresa. Plantea los postulados de planear, organizar, dirigir, coordinar, y controlar

8.1.2 Enfoque humanista de la administración

 Relaciones Humanas

37

Aplicabilidad a la unidad productiva La teoría aplica totalmente ya que cumple con los 14 principios administrativos postulados por Fayol: En primer lugar existe la división del trabajo ya que el gerente tiene una asignación de tareas para cada empleado. Así mismo cuenta con la autoridad y responsabilidad por parte del dueño de la unidad productiva, también lleva un orden una disciplina, tiene una estabilidad porque cuenta con clientes fijos, maneja jerarquía teniendo en cuenta que el orden lo lleva en gerente de la misma.

Teoría o Tendencia y Autores Principales

Postulados o Principios Se refiere a la disciplina que se encarga de aumentar satisfacción y moral de los empleados. Se basa en la confianza entre personas.

Aplicabilidad a la unidad productiva La teoría cumple totalmente ya que la unidad productiva se encarga de motivar a los empleados, de brindar confianza hacia ellos y entre ellos

Elton Mayo George Elton mayo (1880.1949) Nace en estados unidos como un movimiento e reacción y de oposición a la teoría clásica de la administración donde se pretende desarrollar una nueva filosofía empresarial, una civilización industrial en La Cual la tecnología y el método de trabajo constituyen las más importantes preocupaciones de la administración

Es un implemento de la productividad del trabajador ante cambios en el ambiente laboral. Busca mejorar los mecanismos de decisión y control

8.1.3 Enfoque Neoclásico de la administración  Neoclásicos Teoría o Tendencia y Autores Principales

Postulados o Principios  Fue impulsada por grandes protagonistas de la administración luego de la

38

Aplicabilidad a la unidad productiva Analizar cómo esta teoría aplica o no total o parcialmente o a la empresa objeto de estudio.

segunda guerra mundial y de la gran depresión económica.

Peter Ferdinan Druker 1909-2005, americano de origen austriaco, fue probablemente el autor más influyente sobre gestión empresarial del siglo XX, Peter Drucker fue un consultor y profesor de negocios, tratadista austriaco, y abogado de carrera, considerado el mayor filosofo de la administración del siglo XX. Se encarga de determinar conceptos básicos y principios fundamentales dentro de las organizaciones. Es un enfoque económico del siglo xx, más específicamente en la década del 1950.

 Tiene como referencia los postulados de la administración clásica.  Su objetivo principal es controlar, orientar y dirigir.  Se aplican conceptos de eficiencia y eficacia.  Existía división del trabajo.

 Hace mayor énfasis en incorporar la automatización de los procesos en la eficiencia de esta.

 Administración por Objetivos Teoría o Tendencia y Autores Principales

Postulados o Principios

39

Aplicabilidad a la unidad productiva

Peter F. Drucker

Surge a partir de la segunda mitad del siglo XX, como un método de evaluación y control sobre el desempeño de nuevos productos, innovar y generar ventajas competitivas. En esta teoría se hace un análisis interno como externo en la empresa para así, formularse alternativas y estratégicas.

 Tanto los gerentes como los trabajadores se reúnen para determinar los objetivos de la organización.  El subordinado debe gestionar recursos y conseguirlos.  Periódicamente gerente lleva control y evalúa cumplimiento los objetivos.

8.1.4 Enfoque estructuralista de la organización

40

el un el de

Analizar cómo esta teoría aplica o no total o parcialmente o a la empresa objeto de estudio.

 Modelo burocrático Teoría o Tendencia y Autores Principales

Max Weber Maximilian Karl Emil Weber, 1864-1920, fue un filósofo, economista, jurista, historiador, politólogo, considerado uno de los fundadores del estudio moderno de la sociología y la administración publica Sociólogo alemán, fue el creador de la sociología de la burocracia. La teoría burocrática trata de establecer las condiciones en las que la persona que detecta el poder justificando su legitimidad. Determina que para obtener resultados óptimos toda empresa debe incluir la división del trabajo, una estructura jerárquica, las relaciones impersonales entre los miembros y unas reglas que regulen su funcionamiento

Postulados o Principios  Posee un carácter más estricto y apegado a las normas y reglamentos.  Competencia técnica meritocracia.

y

 Carácter formal de las comunicaciones.  Jerarquía de la autoridad.  Para Weber, a cada tipo de sociedad corresponde uno de autoridad.  Se buscan procedimientos estandarizados

41

Aplicabilidad a la unidad productiva Analizar cómo esta teoría aplica o no total o parcialmente o a la empresa objeto de estudio.

 Teoría estructuralista Teoría o Tendencia y Autores Principales

Amitai Etzioni Nació en colonia, Alemania el 4 de enero de 1929. En los años 30 tuvo que huir de Israel, donde estudio en la universidad hebrea de Jerusalén La oposición surgida entre la teoría tradicional y el de las relaciones humanas, requirió una visión más amplia y más comprensiva que abarca los aspectos considerados por unas e ignorados por otras. La necesidad de considerar la organización como una unidad social y compleja donde interactúan muchos grupos sociales. La influencia del estructuralismo en las ciencias sociales y la repercusión de estas en el estudio de las organizaciones

Postulados o Principios  Analiza los conflictos organizacionale s, en la parte externa de la empresa.  Existe una flexibilidad, paciencia y el deseo de relación entre sí.  En esta teoría existen cuatro etapas las cuales son naturaleza, trabajo, capital y organización.  Hay tres tipos de organizadores: leal, carismática y tradicional.

42

Aplicabilidad a la unidad productiva Analizar cómo esta teoría aplica o no total o parcialmente o a la empresa objeto de estudio.

8.1.5 Enfoque del comportamiento en la administración

 Teoría del comportamiento Teoría o Tendencia y Autores Principales

1

2

3

1 Herbert Alexander Simon, 2 Chester Barnad, 3 Douglas Mcgregor

Nació el 15 de junio de 1916, fallece el 9 de febrero de 2001. Surge en el final de la década de 1940 con la redefinían total de conceptos administración en la época de los 50 comenzó a desarrollarse en estados unidos una nueva concepción de la administración , que introdujo nuevos conceptos, variables y sobre todo una visión de la teoría administrativa basada en el comportamiento humano en las organizaciones.

Postulados o Principios  Desarrolla técnicas más sofisticadas para el control de las relaciones humanas  Busca aumentar la eficiencia a través de mayor productividad de la fuerza de trabajo.  Busca la participación del trabajador, como la teoría.  Tiene en cuenta la teoría z, donde el trabajador participa en los objetivos de la empresa

43

Aplicabilidad a la unidad productiva Analizar cómo esta teoría aplica o no total o parcialmente o a la empresa objeto de estudio.

 Teoría del desarrollo organizacional Teoría o Tendencia y Autores Principales

Postulados o Principios

44

Aplicabilidad a la unidad productiva

Hornstein, bunker, burke, gindes y Lewichi

 Es una estrategia Analizar cómo esta educativa teoría aplica o no total planeada. o parcialmente o a la

empresa

 Se fundamenta en estudio. la conducta humana

Proviene de la teoría el comportamiento hacia el enfoque sistemático y tiene su origen en 1962 a partir de ideas sobre el hombre, organización y ambiente y aplica las ciencias del comportamiento a la administración. El desarrollo organizacional tiene su fundamento en el enfoque organicista que se sostiene que los integrantes de la organización desarrollan una nueva conciencia social que, conjuntamente con sus experiencias definen su rol en la organización.

objeto

 Implica una relación cooperativa entre el agente de cambio y la organización.  Los agentes de cambio comparten un conjunto de metas normativas.  Mejoramiento de la capacidad interpersonal.  Transferencia de valores humanos.  Comprensión entre grupos.  Administración por grupos.

 Mejores

métodos para la solución

de conflictos

8.1.6 Enfoque sistémico de la administración  Teoría matemática Teoría o Tendencia y Autores Principales

Postulados o Principios

45

Aplicabilidad a la unidad productiva

de

Herbert Simón Herbert Alexander Simon, 15 de junio de 1916 a 9 de febrero de 2001, economista, politólogo y teórico de las ciencias sociales estadounidense. La teoría matemática es relativamente reciente en el campo de la administración su mayor área de aplicación en la administración es el proceso decisorio en especial cuando las decisiones son realmente programadas, algunos autores hacen énfasis en el enorme potencial de los modelos matemáticos en la administración

 La teoría matemática aplicada a problemáticas administrativas es más conocida como investigación de operaciones.

Analizar cómo esta teoría aplica o no total o parcialmente o a la empresa objeto de estudio.

 La toma de decisiones es el punto central del enfoque cuantitativa, lo trata de modo lógico y racional y es determinista.  Contribuye con posibilidades de aplicación de modelos matemáticos en el campo de la administración.

 Teoría de sistemas Teoría o Tendencia y Autores Principales

Postulados o Principios  Propone propósito 46

Aplicabilidad a la unidad productiva un Analizar cómo esta u teoría aplica o no total o

objetivo

Lundwing von Bertalanffy

Surgió con los trabajadores del biólogo Alemán, la TGS no busca solucionar problemas ni proponer soluciones prácticas, pero si producir teorías y formulaciones conceptuales que puedan crear condiciones de aplicación en la realidad empírica. Los sistemas afirman que las propiedades de los sistemas o pueden describirse significativamente en los términos de los elementos separados.

parcialmente o a la empresa objeto de  Tiene entradas estudio. de insumos que incorporan información, energía o material a la empresa, proveniente de afuera  Salidas de productos, que son lo obtenido mediante el funcionamiento del sistema y que por lo general salen del sistema al medio externo  Proceso, producción mecanismos del sistema que producen cambios o convierten entradas en salidas

8.1.7 Enfoque situacional  Teoría situacional Teoría o Tendencia y

Postulados o

47

Aplicabilidad a la

Autores Principales

Principios  Esta teoría centra su atención en el ambiente externo de la empresa.

Paul Hersey Nació en 1930. Y murió el 18 de diciembre del 2012. Fue un empresario y científico del comportamiento. Nace de ciertas investigaciones llevadas a cabo para verificar los modelos de estructuralismo organizacional, destaca que la eficiencia en la organización no se alcanzara si se siguen modelos organizacionales únicos, afirman que las estructuras de las organizaciones complejas dependen de la interrelaciones con el medio externo, los cuales son variados y requiere distintas relaciones organizacionales para tener eficiencia y beneficios óptimos.

8.2

unidad productiva Analizar cómo esta teoría aplica o no total o parcialmente o a la empresa objeto de estudio.

 Las condiciones generales constituyen aspectos como las variables tecnológicas, económicas, legales y políticas  La condición de influencias especificas se compone por aspectos que afectan particularmente a dicha organización  Los dos elementos más importantes que componen las condiciones son la tecnología y el ambiente

TENDENCIAS ORGANIZACIONALES

TEORÍA O TENDENCIA YAUTORES PRINCIPALES

POSTULADOS O PRINCIPIOS

48

APLICABILIDAD A LA UNIDAD PRODUCTIVA

Benchmarking.

Analizar cómo esta teoría aplica o no total o parcialmente o a la empresa objeto de estudio.

Reingeniería Gestión de proyectos. Gerencia del conocimiento Justo a tiempo. Outsourcing. Calidad Total

49

9

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

9.1 INFORME DEL ANÁLISIS EXTERNO Análisis del entorno empresarial (Macro y micro entorno) incluidos los factores externos: económico, político legal, socio cultural, demográfico, tecnológico, ambiental- ecológico e internos: Entidades reguladoras, proveedores, clientes, competencias, describiendo los sucesos externos e internos que tienen injerencia positiva y negativa en la empresa objeto. 9.1.1 Factor económico

Debe ser investigada en fuentes confiables y llevar citas de pie de página y debe analizarse cómo esa variable llegaría a afectar la empresa. Con esta investigación, se realiza la matriz EFE. 9.1.2 Factor político - legal Debe ser investigada en fuentes confiables y llevar citas de pie de página y debe analizarse cómo esa variable llegaría a afectar la empresa Con esta investigación, se realiza las matrices en la última fase del proyecto. 9.1.3 Factor socio - cultural

50

Debe ser investigada en fuentes confiables y llevar citas de pie de página y debe analizarse cómo esa variable llegaría a afectar la empresa Con esta investigación, se realiza las matrices en la última fase del proyecto. 9.1.4 Factor tecnológico Debe ser investigada en fuentes confiables y llevar citas de pie de página y debe analizarse cómo esa variable llegaría a afectar la empresa Con esta investigación, se realiza las matrices en la última fase del proyecto. 9.1.5 Factor ambiental Debe ser investigada en fuentes confiables y llevar citas de pie de página y debe analizarse cómo esa variable llegaría a afectar la empresa Con esta investigación, se realiza las matrices en la última fase del proyecto. 9.2

MICROENTORNO

9.2.1 Entidades reguladoras 9.2.2 Proveedores Explique cuáles son los proveedores de mayor importancia y que le proveen a la unidad productiva, así como si tienen algún registro de proveedores, quien lo maneja y cada cuanto se actualiza. Indicar cuáles proveedores maneja la empresa. VARIABLE/PROVEE DOR Nombre Ubicación Tiempo Que Lleva Con La Empresa Productos Que Le Vende Formas De Pago Manejadas ETC.

PROVEED PROVEED PROVEED PROVEED OR A OR B OR C OR D                  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Analizar el cuadro. xxxxxxxxxxxxxxxxxxx 9.2.3 Clientes

51

Debe describir los tipos de clientes que maneja en la actualidad la empresa. 9.2.4 Competidores 9.2.4.1 Competidores directos Explicar porque se consideran directos y trabajo de campo como fotografías que identifican donde están esos competidores (Este tema se amplía en la sección de mercado) Indicar cuáles competidores directos tiene la empresa. VARIABLE/COMPETIDO COMPETIDO R RA

COMPETIDO RB

COMPETIDO RC

COMPETIDO RD

Ubicación Tiempo Que Lleva En El Mercado Productos Que Vende Formas De Pago Manejadas Ventajas Competitivas. Tipo De Clientes Que Atiende Etc.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Analizar el cuadro. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx 9.2.4.2 Competidores indirectos También debe indicarse cuáles son los competidores indirectos. 9.3

CARACTERIZACIÓN DEL SECTOR PRODUCTIVO

Se debe investigar información del sector y subsector al que pertenece son datos como el crecimiento del sector, aporte al Producto Interno Bruto, empleos que genera etc. todo debe tener citas de pie de página, debe ser información actualizada de acuerdo con los avances de la economía, es decir páginas web oficiales cuya información no pase del año Ingresar la identificación del CIIU que corresponde a la actividad económica de la microempresa

52

9.4

SISTEMA ABIERTO

Presenta un gráfico que muestre la relación de los componentes de un sistema abierto de la empresa objeto de estudio y posteriormente analiza cada uno de los elementos que lo componen y como se relacionan entre sí. 9.5

PROCESO ADMINISTRATIVO

Elabora el diagnóstico del proceso administrativo explicando cómo en la actualidad la unidad productiva: planea, organiza, dirige y controla las actividades que cotidianamente ejerce, basado en el diseño y aplicación de un instrumento de recolección de información. Indique las acciones de cada una de las fases para el desarrollo de ellas en la empresa así: PROCESO ADMINISTRATIV O FASES PLANEACION

ORGANIZACIÓN

DIRECCION

CONTROL

9.6

LISTA DE ACCIONES QUE DEBE REALIZAR Objetivos Estrategias Programas Presupuestos Procedimientos División del trabajo Jerarquización Descripción de funciones Coordinación Toma de decisiones Integración Motivación Comunicación Supervisión Establecimiento de Estándares Medición Corrección Retroalimentación

EXPLICACION DE CADA ACCIÓN EN UNIDAD PRODUCTIVA                                    

PLATAFORMA ESTRATÉGICA

Identifica y analiza los diferentes elementos que componen el direccionamiento estratégico (misión, visión, objetivos, políticas y valores), de la unidad productiva y de acuerdo con los resultados realiza la respectiva propuesta de

53

mejoramiento y/o de inclusión de estos elementos para la organización. Apoyado en un instrumento de recolección de información. 9.7

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Identifica, analiza y caracteriza el tipo de estructura organizacional de la unidad productiva, realizando el grafico del diagrama organizacional, considerando los 6 elementos claves del diseño organizacional (especialización del trabajo, departamentalización, cadena de mando, tramo de control, centralización, descentralización y formalización). Apoyado en un instrumento de recolección de información. 9.8

CADENA DE VALOR

Presenta esquema de la cadena de valor, identificando las actividades estratégicas, primarias y de apoyo que deben desarrollar en la unidad productiva, y argumentando como la empresa genera valor en cada actividad y como se constituye en una ventaja competitiva para la misma.

10 GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO 10.1

INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

Elabora y aplica un instrumento de recolección de información donde identifica si existe el Macroproceso y subprocesos de gestión de talento humano y realiza el análisis de los mismos para la unidad objeto de estudio 10.2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Identifique y describe con un análisis detallado las necesidades y debilidades de la unidad productiva, detectadas a través de la aplicación del instrumento de investigación en lo referente a políticas de incorporación, de necesidades, procesos de reclutamiento, selección, inducción, contratación, bienestar y evaluación).

54

Luego Propone un manual de procedimientos de los procesos de talento humano (basado en el análisis del macroproceso y subprocesos) que contenga:  Políticas de gestión de talento humano: a. Política de incorporación de talento humano, b. Política de formación o desarrollo, c. Política de evaluación de talento humano.  Esquema gráfico de subprocesos de gestión de talento humano con la respectiva descripción.  Informe de descripción de cargos.  Diagramas de flujo y de procesos de: a. Reclutamiento y Selección, b. Inducción y socialización, c. Contratación, capacitación.  Formatos necesarios de los procesos de: a. Reclutamiento y selección, b. Inducción y socialización y c. Contratación (modelo de contrato) 10.3

SUBSISTEMAS DE TALENTO HUMANO

Elabora análisis los sub-sistemas de gestión de talento humano: Formación, desarrollo y Evaluación de Desempeño que contenga:  Flujograma de los procesos de formación y desarrollo:  Flujograma de evaluación de desempeño.  Formatos necesarios para: a. Identificación de necesidades de formación, b. Programa de formación y capacitación (objetivos, temas, métodos, duración, Capacitador, presupuesto), c. Cronograma de capacitación.  Formatos necesarios para: a. Evaluación del desempeño, b. Análisis y presentación de resultados, c. Cronograma de evaluación de desempeño.

11 GESTIÓN DEL CLIMA ORGANIZACIONAL 11.1

DIAGNÓSTICO DEL CLIMA ORGANIZACIONAL

Presenta el instrumento de diagnóstico aplicado para medir el clima organizacional identificando las dimensiones: pertenencia, trabajo en equipo, motivación y desarrollo, comunicación y retroalimentación, reconocimiento e incentivos, bienestar, seguridad y salud, relaciones humanas, dirección y liderazgo, participación y efectividad, puede incluir otros aspectos que considere necesarios para mejorar el clima organizacional. En este mismo instrumento el aprendiz debe efectuar el diagnostico que le permita presentar el plan de mejora en cuanto a: Bienestar Laboral, Participación, Incentivos, Protocolo para el manejo de conflictos. 11.2

PLAN DE MEJORA DEL CLIMA ORGANIZACIONAL

55

Diseña el plan de mejoramiento (este debe contener objetivo general, debilidad, acciones a desarrollar, alcance, objetivo de la acción a desarrollar, meta, beneficios, recursos: (humanos, materiales y financiero), tiempo, responsable) con las recomendaciones acorde a las necesidades encontradas en el diagnóstico con el fin de mejorar la eficiencia y productividad de la empresa. Presente las propuestas de mejora a implementar en la unidad productiva relacionadas con: pertenencia, trabajo en equipo, motivación y desarrollo, comunicación y retroalimentación, reconocimiento e incentivos, bienestar, seguridad y salud, relaciones humanas, dirección y liderazgo, participación y efectividad, puede incluir otros aspectos que considere necesarios para mejorar el clima organizacional. 11.3 PROTOCOLO INCENTIVOS 11.4

DE

MANEJO

DE

CONFLICTOS

Y

PLAN

DE

TABLA DE INDICADORES DE TALENTO HUMANO

12 GESTIÓN DE LA SALUD Y LA SEGURIDAD EN EL TRABAJO 12.1

INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

12.2

MATRIZ DE PELIGROS

Elabora la Matriz de Riesgos y Peligros para la unidad productiva objeto de estudio a partir de la información recolectada mediante un instrumento de recolección previo y teniendo en cuenta los conceptos aprendidos y siguiendo los parámetros de la GTC 45. 12.3

SG-SST

56

Elabora un informe que contenga el SG-SST (Guía técnica de implementación para Mipymes SGSST), aplicado a la unidad objeto de estudio, teniendo en cuenta las necesidades de la empresa y la normatividad vigente. Alcance del SG-SST Objetivos del SG-SST (General y específicos) Requisitos Generales del SG-SST (normatividad legal) Política del SG-SST propuesto de acuerdo con el negocio Tabla de principales riesgos de acuerdo con diagnóstico utilizado con la GTC45 Estrategias del Sistema  Medicina (Define e implementa acciones de promoción, prevención y control en la salud de los trabajadores frente a factores de riesgos que se presenten en las áreas de trabajo del negocio incluye la propuesta de actividades de bienestar físico, mental y social)  Seguridad e Higiene Industrial (Define e implementa acciones de promoción, prevención y control en actividades como normas y procedimientos, señalización, preparación para emergencias, primeros auxilios e inspecciones planeadas) Responsables: (se identificarán las responsabilidades que tienen: la Gerencia y los trabajadores acerca del SG-SST del negocio objeto de estudio) 12.4

COPASST

Identifica si la unidad productiva cuenta con el Vigía en Seguridad y Salud en el Trabajo o COPASST y realiza una descripción de sus funciones, o en caso contrario, si la unidad productiva no cuenta con el COPASST o el Vigía en Seguridad y Salud en el Trabajo realiza una propuesta sobre éstos teniendo en cuenta la normatividad vigente 12.5

INDICADORES DE SALUD OCUPACIONAL

Define los indicadores para la Unidad productiva, teniendo en cuenta que deben ser de tres tipos: Estructura, proceso y gestión. 13 13.1

GESTIÓN DE MERCADOS

INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

Diseña una entrevista para aplicarla al gerente de la empresa o al gerente de mercadeo; con preguntas que permitan hacer un diagnóstico de la situación actual de mercadeo en la unidad productiva y con ella Identificar y describir de los diversos tipos del mercado para la unidad productiva. 13.2

ANALISIS DE LA OFERTA

57

Identificación de competencia u oferentes (quien es la competencia directa, negocios con productos similares) Describa los productos y /o servicios que ofrece la competencia que impacten a la unidad productiva objeto de investigación. Empresas competidoras que representan la mayor y menor parte del mercado (cuota de mercado de cada competidor en los últimos años, Identificación de los segmentos de mercado de la competencia: (¿a cuáles consumidores atiende la competencia?), donde está ubicada la competencia, cuáles son los datos demográficos y sicográficos del segmento que atiende la competencia. Tendencias de la oferta o de la empresa competidoras: (Investiga cual ha sido la tendencia de la oferta en los últimos años) Diferencia de Precios en los competidores u oferentes. 13.3

ANÁLISIS DE LA DEMANDA (CONSUMIDOR)

Tendencias De la demanda en el mercado (consulta fuentes secundarias, artículos, revistas, sobre la tendencia del mercado y como se espera que sea la demanda futura) Ventas pasadas y análisis de tendencias, encuesta de las intenciones de compra Análisis de los criterios de segmentación dados en la unidad productiva y argumente cada uno. Calcule el punto de equilibrio Identifique Tipo de Elasticidad tiene la unidad productiva. (Tome los 5 productos más importantes) ¿Quiénes son y cuáles son las características de los demandantes? 13.4

TIPOS DE MERCADO

Tipo de mercado: desde el punto de vista geográfico, según tipo de cliente, según la competencia establecida, según el tipo de producto, según el tipo de recurso, según el tipo de NO clientes. Identifique la aplicación de los mismos en la unidad productiva 13.5

ANÁLISIS SITUACIONAL

Análisis situacional basado en el entorno del mercado (Macro: condiciones socioculturales, económicos, tecnológicas. político-legal (Esta información debe tomarla el aprendiz de fuentes secundarias, páginas web autorizadas y actualizadas mínimo del año anterior a la investigación), Micro: proveedores, intermediarios, público objetivo y grupos de interés, competencia(esta información la debe obtener de trabajo de campo, encuestas, observación fotografías, en si de la aplicación de instrumentos de recolección de información), análisis de la oferta: (directa, indirecta, empresas competidoras

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que representan la mayor o menor parte del mercado), y análisis de la demanda. 13.6 PERFIL DEL CONSUMIDOR OBJETIVO Perfila el consumidor actual de la unidad productiva previo análisis de cada una de las variables de segmentación y que aplican de acuerdo con el tipo de mercado seleccionado para el análisis. 13.7 MERCADO TOTAL POTENCIAL Y OBJETIVO Caracteriza y cuantifica el mercado potencial y el objetivo actual de la unidad productiva y correspondiente al tipo de mercado seleccionado. Analiza el mercado total, potencial y objetivo, (Cuantificación) Identificando la población a investigar. 13.8

DESARROLLO DEL ESTUDIO DE MERCADO

Identificar la población a investigar, determina la muestra, aplica la encuesta donde codifica, tabula, gráfica y analiza e interpreta los resultados de la información obtenida Desarrolla el estudio de mercado en donde se identifica: problema de investigación, objetivo de investigación, justificación de la investigación, diseño metodológico (que identifique tipo de investigación, variables a indagar, técnicas, fuentes de recolección de información, población y muestra), ficha técnica del estudio, instrumento de recolección de información, tabulación y procesamiento de la información. Aplicar la encuesta tomando como población el mercado objetivo, identificando que compra, como compra, cuando compra, con quien compra, para que compra; a la vez que define la segmentación del consumidor. tenga en cuenta si la segmentación es para empresas (industrial: se miran factores como: geográfico: ubicación de la empresa, según la cantidad de empleados, según los volúmenes de operación o los activos, segmentación para el producto, es decir, durabilidad, protección, economía, diseño, solidez, flexibilidad, segmentación por uso del producto: aplicación y uso final del producto. segmentación por comportamiento de compra del cliente: es decir tamaño de pedido y frecuencia de compra. segmentación de mercado intermediario: detallista, mayorista, minorista) o si la segmentación es para personas teniendo en cuenta la variable geográfica, demográfica, psico gráfica y conductual. 14 GESTIÓN DEL SERVICIO -FIDELIZACIÓN DE CLIENTES 14.1 DISEÑO Y APLICACIÓN DE LA HERRAMIENTA DE SERVICIO AL CLIENTE EXTERNO (Objetivo, la definición de la población, cálculo de la muestra, para aplicación de la encuesta, codificación, tabulación, gráficos) Lista y explicación de las Dimensiones, variables o factores de análisis para el diagnóstico del servicio al cliente como por ej: tiempos de entrega, # de quejas o reclamos, # de quejas solucionadas, facturación, retención del cliente, # de

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cancelaciones de pedidos, # devoluciones, # de garantías usadas, dedicación del tiempo necesario al cliente, Cortesía y amabilidad de los empleados, tiempos de espera , disposición por resolver sus problemas, asesoramiento que le proporcionan, rapidez con que realizan las solicitudes, # repetición de compra o fidelización del cliente, # de clientes nuevos. Con las cuales se definirán los índices de satisfacción del cliente. Análisis de los resultados obtenidos e identificación de factores por mejorar. 14.2

PLAN DE MEJORAMIENTO DE SERVICIO AL CLIENTE

 Justificación Debe argumentar con base en el diagnostico porque se propone el plan de mejoramiento.  Cuadro diagnóstico Elabore un cuadro de diagnóstico donde indique los porcentajes que obtuvo en cada factor de servicio al cliente analizado mediante la encuesta aplicada.  Objetivo general  Cliente Cliente al que va dirigido Debilidad, Acciones a desarrollar,  Alcance  Plan de acción. Objetivo de la acción a desarrollar, Meta, Beneficios, Recursos o presupuesto: (Humanos Materiales Financiero), Tiempo, Responsable Nota: El contenido del plan de mejoramiento debe contener propuestas coherentes con el diagnóstico y sus respectivos diseños o prototipos si así lo requiere. 14.3

PROPUESTA DE BASE DATOS PERSONALES DE LOS CLIENTES

(Debe entregar en un Excel una base de datos de clientes con columnas para: nombres y apellidos de los clientes, correo electrónico, teléfono de contacto, fecha de cumpleaños; y explicar la finalidad de presentar esta base de datos a la unidad productiva para que se haga un reconocimiento en el día de cumpleaños al cliente que reporta altas ventas y que ha sido constante) 14.4 PROGRAMA DE FIDELIZACIÓN AL CLIENTE PARA LA UNIDAD PRODUCTIVA: Debe detallar de acuerdo con la investigación y las debilidades, justificando porque es importante considerar realizar un programa de fidelización al cliente para la unidad productiva en estudio. El programa debe contener:  Objetivo:  Lista de clientes a los cuales va dirigido el programa (adicionalmente debe explicar detalladamente porque se ha seleccionado estos clientes)  Canales de comunicación para divulgar el programa de fidelización

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 Tipo de Programa de fidelización propuesto (que puede ser programa de fidelización por Descuentos, Puntos, sorteos, incentivos)  Diseño de la tarjeta de fidelización (esto va a depender del tipo de programa que propone, el modelo propuesto debe tener dos caras-anverso y reverso, debe estar personalizada. Use la imagen corporativa que, propuesto en la parte de mercadeo, es decir, marca, logo y tener todos los datos de contacto y ubicación de la unidad productiva)  Diseño del formulario de inscripción para el programa de fidelización (Use la imagen corporativa que, propuesto en la parte de mercadeo, es decir, marca, logo y tener todos los datos de contacto y ubicación de la unidad productiva y para el cliente seleccionado que participe en el programa de fidelización: debe tener:  los espacios para diligenciar: nombre del cliente, identificación, domicilio, fecha nacimiento, teléfono de contacto, correo electrónico.  Opción de llenado para que informe ¿por qué medio se enteró del programa de fidelización? (puede ser por: teléfono, correo electrónico, pagina web)  Beneficios que ofrece el programa de fidelización  Detalle de los descuentos que se manejarán en el programa de fidelización  Condiciones generales (redención de puntos, o descuentos, etc)  Cláusula de permiso (+espacio para que el cliente autorice a la unidad productiva a enviar información por correo electrónico acerca de las novedades o programas de fidelización de la unidad productiva  Diseño que contenga el catálogo de productos que serán incluidos en el programa de fidelización  Presupuesto para el programa de fidelización

15 GESTIÓN DE MERCADEO 15.1

ENCUESTA DE INVESTIGACIÓN

El diseño y aplicación de la encuesta de investigación debe ser sobre producto, precio, promoción, plaza o distribución. 15.2 IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL TIPO DE PRODUCTO O SERVICIO  Tipo de producto o servicio

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     

Variedad de productos, La calidad del producto, El diseño o tamaño del producto, Empaque y presentación del producto, Ciclo de vida del producto, Marca, logo, -slogan.

15.3 IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCION DEL PRECIO  Políticas de fijación de precios,  Políticas de descuentos o plazos de pago 15.4 IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCION DE PROMOCIÓN     

Publicidad, Comunicación, Promoción Relaciones corporativas Fuerzas de venta,

15.5 IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCION DE PLAZA:  Tipos de canales 15.6 ANÁLISIS DE LA MEZCLA DEL MERCADEO (MARKETING MIX) 15.7 PLAN DE MERCADEO Que incluya:  Objetivos  Objetivos del plan de mercadeo y asociados a ventas, comercial y mercado  Estrategias  Estrategias de producto, de precio, de promoción y plaza con el indicando objetivo estratégico.  Plan de acción para las diferentes estrategias planteadas  Presupuesto y cronograma del plan de mercadeo (Y teniendo en cuenta lo identificado en los planes de acción anteriores)  Indicadores de mercadeo (Que permitan medir la eficacia de las estrategias) 15.8 EVENTO  Introducción  Objetivos  Objetivo General  Objetivos Específicos

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 Planificación Y Organización Del Evento (Incluye Diagrama De Flujo De Planeación) Ficha técnica del evento Clase de evento a realizar (incluye menú) Fecha lugar y duración (incluye plano de ubicación y acceso al evento) Número de participantes  Organización del evento  Publicidad del evento Organización por comités (Distintivos Y Funciones)  Organigrama general Diseño y elaboración de logo, slogan y nombre del evento  Presupuesto para el evento  Logística del evento Incluye  Diagrama o plano de distribución o ubicación de invitados-decoración del salón de eventos,  Ubicación de libro de memorias, ubicación de arreglos florales,  Diseño de la programación  Cronograma Del Evento  Invitaciones  Recordatorios  Reconocimientos  Asistentes al evento  Planeación Del Protocolo Del Evento  Pos Evento-Evaluación Formatos de evaluación del evento Anexos 16 GESTIÓN DE INVENTARIOS, OPERACIONES Y PRODUCCIÓN 16.1 INSTRUMENTO DE INVESTIGACION DISEÑADO Y APLICADO A LA UNIDAD PRODUCTIVA 16.2 DIAGNÓSTICO DE LA GESTIÓN DE LOS INVENTARIOS      

Forma de administración del inventario. tipo de inventarios maneja, Clasificación del inventario. Familia de productos, Codificación del Inventario, Métodos de valuación de Inventarios

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16.3

PLAN DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN DE INVENTARIOS

Que incluya las siguientes acciones: 16.3.1 Tipo de inventario, sistema y método de valuación propuesto. 16.3.2 Modelos de gestión propuestos: Modelo ABC y Modelo EOQ. 16.3.3 Clasificación y codificación de inventarios Propuesta de clasificación y codificación de los productos y familia de productos. 16.4

PLAN DE ACCIÓN

Que contenga, objetivo general, debilidad, acciones a desarrollar (o tareas o actividades o estrategias), objetivo de la acción a desarrollar, meta, beneficios recursos o presupuesto: (humanos materiales financiero), tiempo responsable

17 GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE 17.1 MARCO LEGAL 17.1.1 Instrumento de recolección de información construya el instrumento de recolección de datos, teniendo en cuenta las indicaciones realizadas por su instructor, el diagnóstico realizado en la fase de análisis sirve como base para la realización de las actividades, no obstante, debe ser complementado con lo solicitado a nivel contable. 17.1.2 . Caracterización contable de la empresa

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Tipo de empresa, sector económico, actividad económica, Código CIIU, Tamaño, Tipo de sociedad, NIT y Grupo de aplicación de nuevos estándares contables (NIIF, NIIF PARA PYMES NIF). Si la entidad no cumple con las condiciones de ley, se deben realizar las observaciones y recomendaciones pertinentes de acuerdo con el tamaño y condiciones de la misma. 17.1.3 Libros contables Consulte en la Cámara de Comercio de Bogotá (CCB), cuales libros son sujetos a registro obligatorio en la entidad. Existen diversos canales de consulta a la entidad, servicio de chat, asistencia telefónica, llamada virtual, consultas presenciales y correo electrónico. Frente a la consulta realizada, mencione cuales libros tiene registrados en la CCB la unidad productiva. 17.1.4 Documentos contables Determine cuales documentos soporte de contabilidad utiliza la empresa objeto de investigación y en qué transacción utiliza cada uno de ellos. Agregue un modelo de cada documento contable, personalizado de acuerdo con el estudio de mercadeo realizado previamente (Logo, razón social y datos básicos de la unidad productiva). Cuando la empresa no utilice documentos, deberá realizarse la propuesta de documentos 17.1.5 Políticas contables Indique las principales políticas contables usadas en la entidad. Cuando la empresa no tenga políticas, deberá realizarse la propuesta de ellas. 17.1.6 Ciclo contable Describa el ciclo contable de la unidad productiva (Pasos realizados en el proceso, tiempo del ciclo). Cuando la empresa no tenga definido el ciclo contable, deberá realizarse la propuesta de ellas. 17.1.7 Relación de activos y pasivos Mediante una tabla membretada con los datos de la unidad productiva, relacione los activos, pasivos, ingresos y gastos de la unidad productiva. Con base en los conocimientos adquiridos en formación, diga si los activos y pasivos mencionados, cumplen con la definición y criterios de reconocimiento bajo NIIF. 17.1.8 Análisis de reconocimiento y aplicación de conceptos Consulte si se está aplicando y de qué forma los siguientes conceptos en la empresa objeto de estudio.

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 Principio de Causación, base de acumulación o devengo.  Partida doble y ecuación patrimonial.  Pasos en el proceso de contabilización bajo NIIF (Reconocimiento, medición, presentación y Revelación). Frente a los resultados obtenidos realice las observaciones y propuestas pertinentes 17.2 MATEMÁTICA FINANCIERA 17.2.1 Instrumento de diagnóstico de matemática financiera Desarrolle un instrumento de recolección de información con preguntas como: ¿Aplican matemáticas financieras en el proceso contable de la unidad productiva? ¿En qué situaciones o transacciones especificas aplican matemáticas financieras? ¿Actualizan las cuentas por cobrar o por pagar aplicando valor presente o futuro? ¿Cuáles elementos integran el efectivo y equivalentes al efectivo en la unidad productiva? ¿Se utilizan tablas de amortización al adquirir créditos, prestar dinero a empleados y demás terceros y al realizar ventas a crédito? ¿La empresa tiene o ha tenido créditos con entidades financieras o prestamistas?, ¿Bajo qué modalidad de crédito?, ¿A qué tasa de interés? 17.2.2 Escenarios financieros En un archivo de Excel, construya una serie de plantillas de apoyo para calcular diversos escenarios financieros con las siguientes especificaciones: Hoja 1. Darle el nombre de “Interés”. Elabore una tabla de crédito bajo interés simple y otra para interés compuesto. La plantilla debe calcular valor futuro e interés total pagado. Hoja 2. Darle el nombre de “Tasas”. Diseñe una herramienta que le permita al usuario hacer conversiones de tasas Efectivas con periodos diferentes. Hoja 3. Darle el nombre de “Amortización” construya una plantilla de tabla de amortización bajo el sistema francés (Cuota fija) y otra bajo el sistema italiano (cuota decreciente). Cada tabla debe arrojar el total de interés pagado, y el valor futuro. Elabore un documento en Word en el que evidencie el análisis de los resultados arrojados en las diferentes plantillas elaboradas en Excel. El archivo construido, servirá de soporte para tomar decisiones financieras, dado que permite realizar comparaciones entre opciones de inversión y sistemas crediticios, permitiendo identificar de forma simple las mejores opciones referentes a tasas de interés, proyectos de inversión y sistemas crediticios. En este espacio debe pegar lo que realizó en el Excel usando pegado especialmetarchivo mejorado o mapa de bids.

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17.3 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 17.3.1 Instrumento diagnóstico de propiedad planta y equipo Entrevista, y/o lista de chequeo (observación) Preguntar: ¿Qué posee la empresa en cuanto a propiedad planta y equipo?, ¿Cuáles clasifica como Propiedades de inversión? ¿Tiene Activos No Corrientes Mantenidos para la Venta (ANCMPV)? En caso de que la unidad productiva, no cuente con alguna de las categorías de activos mencionados, realice una propuesta de acuerdo con la realidad económica de la empresa, que contemple la adquisición de tales activos. 17.3.2 Política de depreciación Consulte cual es la política de la empresa respecto a la depreciación. (Vida útil, vida económica, Vidas útiles fiscales) 17.3.3 Cálculo de la depreciación Calcule el valor de la depreciación mensual de los activos de PPYE de la empresa. Si no tiene los datos completos para tal fin, complételos con valores de mercado consultados en diversos medios. 17.4 RECONOCIMIENTO DE PASIVOS Y DE GASTOS 17.4.1 Contrato de trabajo  Instrumento de recolección de información sobre contratos Incluya preguntas como: número de trabajadores, tipos de contratos de trabajo manejados en la unidad productiva, sus principales características, duración etc.  Modelo de contrato propuesto De acuerdo con el diagnóstico defina e Incluya un modelo de contrato de trabajo que a criterio del GAES resulte más conveniente para la unidad productiva. Justifique su recomendación teniendo en cuenta los siguientes aspectos:  Tamaño de la empresa.  Situación financiera (Conocimiento que a la fecha se tiene de la unidad productiva).  Principios legales y conceptos generales de los contratos de trabajo aprendidos en formación, y de forma autónoma. 17.4.2 Nómina

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Realice una liquidación simulada de nómina formulada en Excel, para mínimo 5 trabajadores, tomando como referente la dinámica laboral de la unidad productiva (agregar novedades). Recuerde tener en cuenta la realidad de la empresa para el proyecto y especificar cuantos empleados tiene la unidad productiva. Debe detallar el diagnostico encontrado según el instrumento de investigación aplicado de como liquida la nómina en la unidad productiva y luego si presenta la liquidación de nómina para la unidad productiva (tenga en cuenta el tipo de contrato que maneja la microempresa)  Análisis de la nómina liquidada El análisis debe contener: Elementos a tener cuenta en la liquidación (Devengados, deducciones y apropiaciones y los conceptos que componen cada una de las partes mencionadas). 17.4.3 Administración del gasto  Instrumento de recolección de información administración del gasto. Elaborar el instrumento de recolección de información que evidencie el método actual de administración de gastos. Consulte en la unidad productiva, cuáles son los criterios de reconocimiento de gastos y pasivos. De acuerdo con los resultados de la consulta realizada, mencione si los criterios tenidos en cuenta corresponden a las NIIF. Justifique su respuesta a la luz del marco conceptual del IASB, la NIC 17 y las NIIF que considere pertinentes. 17.5 COMPRAS Y VENTAS EN ACTIVIDADES ORDINARIAS 17.5.1 Instrumento de recolección de información Realice instrumento con las consultas necesarias y presente un informe mediante el cual se identifique claramente los siguientes aspectos de la dinámica contable de la unidad productiva. Evite tecnicismos (tener en cuenta la identificación de conceptos) Las siguientes son preguntas para tener en cuenta:  ¿Cuáles son los criterios de reconocimiento de ingresos?  ¿Los ingresos se reconocen de acuerdo con el marco técnico contable colombiano (NIIF)?  ¿Identifican los componentes relacionados al reconocimiento de ingresos contemplados en la NIIF 15 (cliente, contrato, obligación de desempeño etc.)?  ¿La unidad productiva tiene reconocidos inventarios?  ¿Qué criterios tienen en cuenta para reconocer los inventarios?  ¿Cuál sistema de inventarios y/o método de valuación utilizan? Nota: En caso de que no se esté cumpliendo total o parcialmente con el marco técnico contable colombiano en materia de reconocimiento de ingresos, realice 68

las recomendaciones pertinentes, señalando la forma correcta en que debería realizarse. 17.5.2 Kardex Mediante el instrumento de investigación que aplica a la unidad productiva realice el diagnostico de cómo realiza la valuación de inventarios Realice un Kardex usando PEPS O Promedio Ponderado con mínimo 15 transacciones de un producto de la unidad productiva en Excel, si ésta no maneja kardex proponga mediante un Excel el manejo del mismo para la unidad productiva 17.5.3 Reconocimiento del inventario  Realice el reconocimiento de un elemento de inventario de la unidad productiva basándose en los requerimientos de la NIC 2. 17.5.4 Impuestos Determine cuales impuestos actualmente debe declarar la unidad productiva, y clasifíquelos como directos o indirectos y según la territorialidad. Para tal fin puede realizar consultas y analizar el correspondiente RUT. 17.5.5 Recomendaciones de impuestos Si la unidad productiva no está cumpliendo con las obligaciones tributarias, realice las recomendaciones pertinentes. En caso de que la empresa objeto de estudio, pertenezca al régimen simplificado, establezca las responsabilidades tributarias que ésta tiene (Renta, Ica, Monotributo). Para tal fin, consulte los topes de ingresos, patrimonio y compras establecidos para cada impuesto. 17.5.6 Carga tributaria aproximada A partir de la declaración de renta de la unidad productiva, determine la carga tributaria aproximada, con relación al impuesto de renta y al ICA. En caso de no obtener la declaración de renta puede consultar o estimar los ingresos, costos y gastos anuales para construir un ejercicio modelado. Recuerde consultar oportunamente a su instructor frente a posibles dudas. Tenga en cuenta para todos los temas vistos que usted debe previa aplicación del instrumento de investigación realizar el diagnóstico, para proceder a presentar las propuestas que le pide el proyecto. 17.5.7 Análisis factura de venta Solicite en la unidad productiva una factura de venta y algunas de compras, determine si cumplen con los requisitos del estatuto tributario y el código de comercio y si se aplica la técnica contable correspondiente a Iva generado e

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Iva descontable para la presentación periódica de tal impuesto. Debe escanear y llevar a anexos la investigación realizada 17.6 RETENCIÓN EN LA FUENTE 17.6.1 Instrumento de recolección de información Incluir el instrumento para la recolección de información teniendo en cuenta a qué régimen tributario pertenece la unidad productiva. Basándose en el Estatuto Tributario argumente si la clasificación realizada es correcta. 17.6.2 Responsabilidades frente a la retención en la fuente y reteica  Basándose en consultas, el RUT y otra documentación de la unidad productiva, determine las responsabilidades que tiene frente a la retención en la fuente y a que tarifa de reteica deben practicarle la retención en la fuente a título de ICA.  Solicite en la unidad productiva el registro contable de por lo menos 4 transacciones en las cuales la empresa sea agente retenedor y 4 operaciones en las cueles le hayan practicado retención en la fuente. Verifique de acuerdo con los conocimientos adquiridos si tales contabilizaciones se realizaron correctamente o no. Realice las recomendaciones pertinentes. Debe escanear y llevar a anexos la investigación realizada En caso de no tener acceso a la información solicitada de la empresa objeto de estudio, realice modelos para dar respuesta a la actividad a realizar. Y regístrelos en el proyecto como propuestas 17.7 ESTADOS FINANCIEROS. Solicite en la unidad productiva (Debe escanear y llevar a anexos la investigación realizada) los siguientes informes de final del periodo. (Todos deben tener la misma fecha de corte y ser comparativos)  Estado de la situación financiera o Balance General  Estado de Resultados Integral o Estado de Pérdidas y Ganancias. Analice la estructura y contenido de cada informe, teniendo en cuenta las especificaciones de la NIC 1, (requisitos de identificación, estructura, componentes corrientes y no corrientes, ORI etc.) y los conceptos aprendidos en formación. Presente un informe que incluya diferencias identificadas entre los informes como los presenta la unidad productiva y como los requieren las NIIF. Incluya las recomendaciones pertinentes.

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Si la unidad productiva no cuenta con estados financieros, construya como propuesta con ayuda de su instructor, un Estado de situación financiera y un Estado de resultados integral comparativo BÁSICO con base en la información disponible. Los datos faltantes pueden ser estimados teniendo en cuenta la información recolectada en instrumentos anteriores. 17.8 ANALISIS FINANCIERO 17.8.1 Análisis vertical y horizontal de balance general Realice el análisis vertical y horizontal del balance general y analícelo detalladamente (Tenga en cuenta que debe tomar los estados financieros entregados por la unidad productiva o en su defecto lo que usted construyo) 17.8.2 Análisis vertical y horizontal del estado de resultados Realice el análisis vertical y horizontal del estado de resultados y analícelo detalladamente. (Tenga en cuenta que debe tomar los estados financieros entregados por la unidad productiva o en su defecto lo que usted construyo) 17.8.3 Razones financieras Calcule las razones financieras de los estados financieros de la unidad productiva. Recuerde que debe presentar los indicadores (coeficientes numéricos) y su respectiva interpretación. (Tenga en cuenta que debe tomar los estados financieros entregados por la unidad productiva o en su defecto lo que usted construyo)

18 PRESUPUESTOS 18.1 INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN  ¿De qué forma establecen las metas a alcanzar en materia de ingresos (ventas)?  ¿Elaboran presupuesto de ingresos y costos?  ¿Qué factores tienen en cuenta a la hora de elaborar el presupuesto de ingresos?  ¿Con cuál método proyectan los ingresos?  ¿Qué sistema de costeo aplican?  ¿Con qué método y cuáles variables tienen en cuenta para presupuestar el costo?

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Si la unidad productiva no realiza estimaciones presupuestales, responda las preguntas a manera de propuesta de aplicación para la unidad productiva. 18.2 PRESUPUESTOS DE VENTA Y COSTOS 

En una hoja realice el presupuesto de ventas para 5 años (nombre la hoja de Excel como “ventas”).  En otra hoja elabore la proyección de costos para 5 años (nombre la hoja de Excel como “costos”). Tenga en cuenta que el componente del costo mano de obra, es producto de la cédula de personal. Para la elaboración de las actividades, (no olvide tomar como base el estado de resultados anteriormente entregado por la unidad productiva o el elaborado para realizar los presupuestos) utilice diversos indicadores económicos de proyección, tenga en cuenta los ejercicios realizados en formación y las especificaciones de su instructor. Frente a posibles dudas, recuerde realizar las consultas oportunamente. 18.3 GASTOS 18.3.1 Instrumento de recolección de información de gastos. En la semana anterior, se proyectaron ventas y costos, lo cual implica la estimación de las dos primeras partidas del estado de resultados (sin tener en cuenta devoluciones rebajas y descuentos). A partir de los valores presupuestados se puede determinar la utilidad bruta en ventas proyectada. Es hora de terminar la estimación del estado de resultados a través de la elaboración del presupuesto de gastos e iniciar la proyección del balance general por medio del flujo de caja descontado. Mediante un documento incluya en su proyecto la siguiente información, acerca de la unidad productiva, recuerde agregar como anexo el instrumento de recolección de información.  Forma y método utilizado para realizar las estimaciones de gastos.  Factores externos e internos tenidos en cuenta en las proyecciones.  ¿Elaboran flujo de caja descontado?  ¿Cuál es el propósito de la administración al realizar presupuestos? Si la unidad productiva no presupuesta el gasto y/o no elabora flujo de caja descontado, construya la información como propuesta de aplicación para la unidad productiva. 18.3.2 Presupuesto de gastos En el libro de Excel que contiene las cedulas de ventas y costos realizados la semana anterior, realice las siguientes actividades, adicionando las hojas señaladas a continuación.

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

En una hoja realice el presupuesto de gastos para 5 años (nombre la hoja como “Gastos”). Recuerde que algunas partidas del gasto como la depreciación o los intereses son resultados de otras cédulas presupuestales.  En otra hoja elabore el flujo de cada descontado para 5 años (nombre la hoja como “FCD”). Recuerde tener en cuenta las ventas de contado y a crédito de acuerdo con la política de ventas de la unidad productiva. Para la elaboración de las actividades, tenga en cuenta los ejercicios realizados en formación y las especificaciones de su instructor. Frente a posibles dudas, recuerde realizar las consultas oportunamente. 18.4 PRESUPUESTO DE ESTADOS FINANCIEROS Al finalizar la semana 2, se cuenta con los cálculos necesarios para construir el Estado de Resultados y el Estado de Situación Financiera proyectados a 5 años. El componente de otros resultados integrales no es acostumbrado proyectarlo por la naturaleza misma de sus componentes, y si tuviese lugar dicha proyección, no estaría dentro del alcance de la orientación del programa Tecnólogo en Gestión Empresarial. En el mismo libro de Excel que se ha venido complementando en las dos semanas anteriores, adicione las siguientes hojas.  Estado de Resultados.  Estado de situación Financiera. Tenga en cuenta que los informes financieros, se deben proyectar a 5 años, y en éste importante paso, todo el trabajo de las dos semanas anteriores se concatena y cualquier error, puede significar el no cumplimiento de la ecuación patrimonial en el Estado de Situación Financiera de cada periodo proyectado, por lo cual se debe ser muy cuidadoso en el manejo de la información. Es necesario tener en cuenta los ejercicios realizados en formación y las especificaciones de su instructor. Frente a posibles dudas, recuerde realizar las consultas oportunamente. 19 GESTIÓN ESTRATÉGICA 19.1 MATRICES Elabore las matrices EFE, EFI, MPC, DOFA Y PEYEA, (para cada matriz explique la conformación de las misma e indique dentro del proyecto formativo en que numeral esta la investigación que corresponde a cada uno de los factores (debilidades, fortalezas, amenazas, oportunidades, etc) que integran las matrices.) explique del porqué de los valores asignados a peso y calificación para cada matriz. Recuerde que ellas se realizan, teniendo en cuenta el diagnóstico externo e interno realizado en las fases anteriores. De tal manera que debe leer todo el trabajo para que las matrices tengan coherencia con lo consignado en el proyecto. Para esta actividad puede construir su propio documento Excel o puede utilizar el archivo de Excel adjunto denominado GE-G020-E002-Cuadro

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de mando integral, donde se encuentra una hoja de Excel destinada a cada matriz. Esta actividad deberá ser revisada por su instructor quien le indicará los aspectos a mejorar. Recuerde incorporar este avance dentro del contenido de su proyecto formativo con un análisis detallado de cada matriz. Presente un análisis detallado de cada matriz. 19.1.1 Matriz EFE

19.1.2 Matriz EFI 19.1.3 Matriz MPC 19.1.4 Matriz DOFA 19.1.5 Matriz PEYEA 19.1.6 Perspectivas Recuerden que las perspectivas se leen e interpretan partiendo del aprendizaje y crecimiento hasta llegar a lo financiero, porque los esfuerzos en una perspectiva repercuten en la siguiente.  Aprendizaje y crecimiento: ¿Cómo debe aprender y mejorar la organización?  Procesos internos: Para Lograr Satisfacer A Los Clientes ¿Cuál Es El Nivel De Exigencia De Los Procesos En La Empresa?  Clientes: Para alcanzar la visión ¿cómo deben ver los clientes a la unidad productiva? Perspectiva financiera ¿Cómo Se Satisfacen Las Necesidades del empresario? Detalle como conforma la Perspectiva Financiera 19.1.7 Mapa matricial diagnóstico El Mapa Matricial Diagnóstico donde relacione las perspectivas (aprendizaje organizacional, procesos internos, mercado y cliente, financiera), con los factores externos e internos positivos y negativos tomados de la matriz DOFA. 19.1.8 Relación de estrategias, objetivos e iniciativas

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Relacione en una matriz las perspectivas: con las estrategias, objetivos e iniciativas. 19.1.9 Indicadores Indicadores, acordes a: La perspectiva, estrategia, objetivos e iniciativas trazados. 19.1.10

Mapa estratégico

Teniendo en cuenta las matrices anteriores y las estrategias planteadas, construya el mapa estratégico (gráfico), recuerde que en este se deben identificar las cuatro perspectivas básicas y en cada una y de acuerdo con las estrategias, los respectivos objetivos estratégicos que se pretende cumplir 19.1.11

Cuadro de mando integral

Una vez elaboradas las matrices y el mapa estratégico, construya el cuadro de mando integral en el que se identifiquen: perspectivas, estrategias, objetivos estratégicos, indicadores (estos de acuerdo con las hojas de vida anteriores y los objetivos estratégicos planteados) y teniendo en cuenta la identificación de todos sus elementos, así como el respectivo semáforo que indica la tendencia del indicador y su relación con la meta; y la iniciativa. Puede construir su propio documento Excel o puede utilizar el archivo de Excel adjunto denominado GE-G020-E002-Cuadro de mando integral.xls, donde se encuentra una hoja de Excel que contiene las perspectivas, el mapa estratégico que usted elabora y las columnas a desarrollar que son: Objetivos estratégicos Estrategia relacionada Indicadores (variables cuantitativas y cualitativas) Índices (unidad de medida del desempeño de las variables) Tipo de indicador Unidad de medida Periodicidad Fuente Responsable de la medición Parámetros meta Posición lograda Rango (semáforo) Iniciativa Recursos necesarios Presupuesto

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20. CONCLUSIONES Tenga presente que las conclusiones deben realizarse para cada una de las fases del proyecto y deben dar respuesta a cada uno de los objetivos específicos planteados. Debe utilizar viñetas para separar las conclusiones

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RECOMENDACIONES

77

BIBLIOGRAFÍA

78

WEBGRAFÍA

79

ANEXOS Anexo A

80

81

82

83

84

ANEXO B RUT

85

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS COORDINACIÓN DE ECONOMIA FINANCIERA TECNÓLOGO EN GESTIÓN EMPRESARIAL LISTA DE CHEQUEO OBJETIVO DEL INSTRUMENTO: El instrumento ha sido diseñado para recopilar información relevante, relacionada con el diagnóstico de la unidad productiva objeto de estudio del proyecto formativo para optar al título de tecnólogo en gestión empresarial.

ÁREA DE TALENTO HUMANO N°

VARIABLE O INDICADOR

CUMPLE

1

Esta empresa está constituida legalmente

X

Si está constituida

2

Esta empresa está constituida como persona natural

X

no

3

Esta empresa está constituida como persona jurídica

X

Si

4

Su empresa humana

X

Debido a la pequeña dimensión de la empresa no cuenta con esta.

1

La empresa es de derecho público o privado

2

La empresa Gerencial

3

La empresa tiene dirección y organización empresarial

4

Existen proceso de selección estructurado en su empresa

X

Las entrevistas las realiza directamente el propietario

5

Existen espacios para bienestar del trabajador

X

Si, horarios almuerzo

6

Hay una política establecida de talento humano

tiene

tiene

Gestión

gestión

el

NO CUMPLE

OBSERVACIÓN

privado X

Si cuenta gerencial X

con

gestión

Si tiene, pero de manera mental, de manera documental no.

de

break,

Política de gestión de manejo de datos manejo de

86

información 7

Hay un programa de capacitación definido para los trabajadores

X

No ya que es muy reducida la empresa

8

Existe en la unidad productiva planes de Bienestar social

X

no

9

Existe proceso de contratación definido

X

Termino fijo inferior a un año

10

Se cuenta con algún plan de incentivos

X

Se le brinda alimentación por parte de la empresa

11 Hay planes recreativos

X

No

12 Existen mecanismos de atención a peticiones quejas y reclamos

X

Vía correo electrónico

13 Existen mecanismos de evaluación del cumplimiento de estándares de resultados

X

Si por medio de metas establecidas

14 Cuenta con sistemas de seguridad y salud en el trabajo

X

No ya que es muy reducida la empresa

AREA COMERCIAL 1

Su empresa Comercial

tiene

Gestión

2

La empresa cuenta con participación de mercadeo

X

3

La empresa cuenta con segmentación de mercadeo

X

Porque se manejan las dos áreas suministro de papelería y oficina

4

La empresa tiene políticas de precios

X

Por precio de mercado

5

La empresa mantiene precios estables

X

De acuerdo a la taza de oferta y demanda

los

X

87

Solamente se realiza mediante referencias

AREA FINANCIERA 1

Los presupuestos se pueden clasificar

X

2

El presupuesto nos permite garantizar los recursos para alcanzar las metas establecidas

X

3

Tiene productos de inversión y fuentes de financiación

4

La empresa cuenta con estados financieros

6

La empresa cuenta con estrategias preventa, venta y postventa.

X

No se han requerido

X X

AREA ADMINISTRATIVA 1

La empresa cuenta con un logo

X

2

Existe inventarios de equipos tecnológicos

X

3

El trabajador cuenta con los recursos necesarios para realizar sus funciones

X

4

La empresa cuenta con un organigrama

X

5

La empresa cuenta con manual de funciones para los cargos

X

6

Existe un proceso contratación definido

X

de

Lo tiene presente pero por escrito no

AREA DE MERCADEO 1

La organización tiene elaborado y documentado el plan de mercadeo

X

2

Realiza las respectivas variables de segmentación de mercados

X

3

88

ANEXO D ENTREVISTA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS COORDINACIÓN DE ECONOMIA FINANCIERA TECNÓLOGO EN GESTIÓN EMPRESARIAL ENTREVISTA

ENTREVISTA

Estamos a los 17 días del mes de septiembre y hemos venido a realizar una visita técnica a la unidad productiva la cual tenemos en investigación denominada DISTRIBUCIONES MIRO LTDA, de antemano agradecemos la voluntad del Representante legal de la misma para atendernos, procedemos a la entrevista: 

Sr Mario muy buenas tardes, nos gustaría saber cómo se fundó la empresa, cual es la historia de la misma.

Rta/ Bueno primero que todo muy buenas tardes, la empresa se fundó en el año 2004, inicialmente el objeto principal de la empresa en ese momento fue la venta de papelería, en ese momento nuestro objetivo principal era el suministro a hoteles y a la vez a conocidos que se encontraban laborando en la fase 1 o 2 de Transmilenio, en ese momento nació la empresa, nuestro fuerte era la venta de toners, tintas y papel.



¿Que lo motivo a fundar la empresa?

Lo que nos motivo fue la necesidad que había de surtir, o miramos el campo de acción que se dio en ese momento, una coyuntura de algunos conocidos que habían arrancado la fase de Transmilenio y necesitaban esos suministros. 

En la actualidad Uds., cuentan con algún negocio establecido donde surten a las demás empresas. Local como tal no existe, ya que en este momento nuestra oficina opera como local y más que todo nosotros trabajamos sobre pedido, como ya manejamos nuestros clientes que vienen asociados a la contabilidad, ellos mismos sienten la necesidad y de ahí surge el pedido. 89



En la actualidad la empresa cuenta con misión y visión

Rta/ Si Señora, si los tiene…. la misión es suplir las necesidades que se presentan en el mercado, y la visión es proyectarnos al futuro a ser una de las mejores empresas en el tema de dotación de oficinas.



Se ha logrado cumplir con los objetivos propuestos en ese momento Rta… si afortunadamente si, pues se ha mantenido en el mercado y se ha mantenido desde el 2004 a la fecha y por decirlo de alguna forma se cumple con el objetivo o requerimiento que presentan nuestros clientes.



Como se proyecta usted con su empresa en un determinado periodo de tiempo Rta… Afortunadamente digamos nuestros clientes van en aumento, entonces el hecho de manejar la parte contable atrae más clientes que vienen ya con el requerimiento es por eso que el mercado se va ampliando paulatinamente, y en la medida que crecen los clientes crece la asesoría y crece la necesidad o requerimiento de la papelería.



Cuáles son los principales productos de venta Rta… En este caso nuestro fuerte son los Toner para impresora, tintas, resmas de papelería y formas continuas, libros contables y acetas.



¿cómo se encuentra contratado el personal que labora para su empresa? Rta… los contratos que manejamos en la empresa con contratos laborales a término fijo inferiores a un año.



Que medios publicitarios maneja la empresa Rta… El medio publicitario que manejamos es voz a voz



Como se ven los niveles de rentabilidad de la empresa Rta… Se han mantenido estándares solidos



Cuenta con un equipo contable que indique ingresos y costos de mercadeo de la empresa… Rta… si Sra.



Cuenta con el personal capacitado para el manejo de la infraestructura de la empresa. 90

Rta Si Sra.



Existe un sistema contable que contribuya a llevar un manejo adecuado del área financiera. Rta… Si Sra.

91