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ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO Versión

Hecho por

01

Área de Proyectos

CONTROL DE VERSIONES Revisado Aprobado Fecha por por CC

GG

Motivo

01/04/2014

1. NOMBRE DEL PROYECTO Creación de software “RSRetail NET” (MODULO INTEGRADO AL SISTEMA SOFTCOM SQL Y CONCAR SQL)

2. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO REAL SYSTEMS SAC, tiene la necesidad en desarrollar un sistema integral que cubra las expectativas de sus clientes en sus procesos de logística, almacenes, facturación, y que esté integrado al área contable financiera. Demanda de clientes del rubro, actualmente se controlado la problemática con los sistemas SOFTCOM y RSREATIL SQL sin embargo no se cubre la necesidad total así se tienen dificultades como:  Interface gráfica de usuario poco intuitiva que no permite la fluidez del proceso.  No se adapta a pantallas táctiles.  Falta de soporte de facturación electrónica  Falta de soporte de POS  Falta de integración al CONCAR (Sistemas Contable) de forma automatizada  Falta de un proceso de exportación de información mediante un formato estándar: XML, CSV, PDF y EXCEL.  Si bien se integra las ventas y los movimientos de almacén, la información de administración no se puede replicar en todas las tiendas de forma automática.  No es posible el manejo de campañas de descuentos, lo que es importante para un comercio.

3. OBJETIVOS DEL PROYECTO El proyecto consistirá en desarrollar un sistema independiente dirigido a puntos de ventas de pequeñas empresas creado especialmente para agilizar los procesos relacionados con las ventas, almacén y gestión comercial. Será una solución que integre al sistema comercial SOFTCOM SQL y sistemas contable CONCAR SQL. Concepto Alcance

Costo

Objetivos Diseñar, desarrollar, hacer pruebas e implementar el software comercial - logístico RS Retail, para la gestión en el punto de venta. Estimar, presupuestar y controlar los costos

Metas Obtener los requisitos del producto esperado

Proyecto total dentro del 1

de modo Tiempo Calidad

presupuesto aprobado 3 meses Adquirir un sistema integral que cubra los Procedimientos de prueba procesos y aplicaciones según los verifiquen los requerimientos requerimientos. según el plan.

4. REQUISITOS DE ALTO NIVEL N° 1

Lograr desarrollar un sistema independiente dirigido a puntos de ventas pequeñas empresas agilizar los procesos relacionados con las ventas, almacén y gestión comercial. Lograr que el sistema se integre al sistema comercial SOFTCOM SQL y sistemas contables CONCAR SQL.

2

5. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO ¿En qué consiste? ¿Quién o quiénes?

Desarrollar un sistema integral que cubra las expectativas de sus clientes en sus procesos de logística, almacenes y facturación. Real Systems SAC

¿Cuándo se realizará?

01/07/2015

¿Dónde se realizará?

Área de Proyectos

6. RIESGOS DEL PROYECTO (De alto Nivel) N° Riesgo 1 2 3

Descripción del Riesgo Demora en autorización para realizar algún requerimiento en el software. Resistencia al cambio de nuevos procedimientos por parte de los desarrolladores de la empresa. Cambios en la funcionalidad y/o nuevos requerimientos en el desarrollo del sistema aquello que no han sido contemplados en el diseño inicialmente.

2

7. CRONOGRAMA DE HITOS DEL PROYECTO Puntos de control de calidad, Reuniones especiales de avance del proyecto, fase o paquete de trabajo. Y por supuesto los más festejados son la culminación y cierre del proyecto 8. PRESUPUESTO DEL PROYECTO Concepto / Etapa

Horas Hombre y/o Monto (S/.)

1. Listado validado de requisitos Total fase

500.00

Total fase

5,580.00

Total fase

90.00

Total fase

103.00

TOTAL FASES Reserva de contingencia Reserva de gestión PRESUPUESTO DEL PROYECTO

6273.00 1500.00 1800.00 9573.00

2. Software RS Retail 3. Manual del Usuario – Implementación del software 4. Informes

9. APROBADORES AL CIERRE DEL PROYECTO Nombres y apellidos Carlos Ayca Juan Hernández

Órgano Dirección Dirección

Carmen Ramírez

Gestión

Cargo Sponsor Principal / Gerente General Sponsor Secundario/ Gerente de Sistemas 2 Gestor del proyecto

10. DATOS DEL GERENTE DE PROYECTO ASIGNADO Nombres y Carmen Ramírez apellidos Cargo / Órgano Gestor de Proyecto Responsabilidad Evaluar impactos de las Solicitudes de Cambio y hacer recomendaciones. Aprobar Solicitudes de Cambio. Nivel de Hacer recomendaciones sobre los cambios. autoridad

3

11. AUTORIZACIÓN DEL INICIO DEL PROYECTO Datos del patrocinador Nombres y apellidos Carlos Ayca Flores REALSYSTEMS SA

Órgano Dirección

Cargo

Firma

Sponsor Principal / Gerente General

Otros autorizadores del Proyecto Nombres y apellidos Carmen Ramírez

Órgano Gestión

Cargo

Firma

Gestor del proyecto

4

MATRIZ DE INTERESADOS Versión

Hecho por

Revisado por

01

Área de Proyectos

CC

CONTROL DE VERSIONES Aprobado por Fecha GG

Motivo

01/05/2015

1. NOMBRE DEL PROYECTO Creación de software “RSRetail NET” (MODULO INTEGRADO AL SISTEMA SOFTCOM SQL Y CONCAR SQL).

2. MATRIZ DE INTERESADOS Nombres y apellidos Carlos Ayca V. Juan Hernández Carmen Ramírez Nancy Céspedes Carlos Tineo Cinthia Ayca Jorge Herrera

Cargo / órgano

Rol en el proyecto

Dirección

Sponsor Principal / Gerente General

Dirección

Sponsor Secundario/ Gerente de Sistemas 2

Gestión Consultoría

Gestor del proyecto Jefe de consultoría

Supervisión

Supervisor de Proyectos

Gerencia

Gerente de planeamiento Sally Peru Holding/Cliente del rubro

Expectativas principales Influir en la toma de decisiones y sobre las directrices de la empresa. Influir en la toma de decisiones y sobre las directrices de la empresa. Lograr que el diseño se realice a cabalidad. Realizar una adecuada consultoría del proyecto. Supervisar los proyectos que se realizan en la empresa Desarrollo e implementación de la estrategia para el logro de los resultados del proyecto.. Fiabilidad, capacidad de respuesta.

_______________ Carlos Ayca V. Gerente General

5

DOCUMENTACION DE REQUISITOS Versión

Hecho por

01

Área de Proyectos

CONTROL DE VERSIONES Revisado Aprobado Fecha por por CC

GG

Motivo

01/04/2015

1. NOMBRE DEL PROYECTO Creación de software “RSRetail NET” (MODULO INTEGRADO AL SISTEMA SOFTCOM SQL Y CONCAR SQL)

2. REQUISITOS N° 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34

Requisito de alto nivel (proviene del acta de constitución del Proyecto) Módulo de ventas Facturación estándar y tienda Nota de crédito Nota de débito Anulación de facturas Consulta y reimpresión de facturas Reporte diario de ventas Reporte de ventas por tipo de documentos Reporte de venta por artículo Control numeración documentos de ventas Liquidación de ventas diario Módulo de inventarios y almacén Registro de entradas y salidas Registro de Guías de Remisión Parte entrada por recepción contra guía Consulta reimpresión de documentos Anulación de guías Consulta de stock de artículos en todas las agencias Kardex de almacén Movimientos de almacén Reporte de reposición de stocks Mantenimiento de ubicación de atributos Impresión de etiquetas Mantenimiento de unidades de transporte Mantenimiento de códigos de almacén Generación de archivo inventario Edición / reporte toma de inventario Módulo comercial Mantenimiento de clientes Mantenimiento de usuarios Cierre diario Envío de archivos empaquetados por medio de servicio web SUNAT Generación digital del documento de venta: envío por correo o disponible para descarga por Internet. Generación de archivo x resumen

_____________________ SOLICITANTE

Detalle del requisito

Solicitante

Garantizar el 100% de cumplimiento de los protocolos de prueba del software.

Gerente General / Cliente

___________________ GERENTE DEL PROYECTO

6

LÍNEA BASE DEL PROYECTO Versión

Hecho por

01

Área de Proyectos

CONTROL DE VERSIONES Revisado Aprobado Fecha por por CC

GG

Motivo

01/04/2015

1. NOMBRE DEL PROYECTO Creación de software “RSRetail NET” (MODULO INTEGRADO AL SISTEMA SOFTCOM SQL Y CONCAR SQL)

2. ALCANCE DEL PROYECTO 2.1 DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO FINAL El software RS Retail de acuerdo a los requisitos del producto constará de 3 módulos: Módulo de Ventas: Diseñado para generar las ventas y facturación de las mismas. Módulo Inventario y Almacén: Diseñado para la gestión sobre los productos y funcionalidades para el control de inventarios y manejo de almacén. Módulo Comercial: Diseñado para el control general de comercio, estableciendo los parámetros generales, registro y control de clientes, vendedores, consulta de campañas 2.2 ENTREGABLES DEL PROYECTO Los pasos que se realizaron para la elaboración del EDT son los siguientes: 

El EDT del proyecto será estructurado de acuerdo a la herramienta de descomposición, identificándose en primer lugar los principales entregables: Listado Validado de Requisitos, Módulo de Ventas, Módulo Inventario y Almacén, Módulo Comercial, Manual de Usuario del software.



Identificado los principales entregables, se procede con la descomposición de cada entregable de acuerdo con las fases del ciclo de vida del software.



Se hará uso de una plantilla de EDT, pues permite una fácil diagramación y manejo de los entregables del proyecto.

7

2.3 EXCLUSIONES No hay exclusiones.

3. ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO (EDT)

8

4. CRONOGRAMA DETALLADO

9

10

PLAN PARA LA DIRECCION DEL PROYECTO Versión

Hecho por

Revisado por

01

Área de Proyectos

CC

CONTROL DE VERSIONES Aprobado por Fecha GG

Motivo

01/04/2015

1. NOMBRE DEL PROYECTO Creación de software “RSRetail NET” (MODULO INTEGRADO AL SISTEMA SOFTCOM SQL Y CONCAR SQL)

2. GESTIÓN DE RIESGOS N° Identificador EDT

Principales Riesgos identificados

Impacto

Probabilidad

Prioridad de acción de riesgo

Respuesta al riesgo

Persona responsable

1

Demora en autorización para realizar algún requerimiento en el software

Alto

Alta

Acción inmediata para corregir la desviación / problema.

El project Manager necesita estar al tanto de Carmen Ramírez los cambios para solicitar con tiempo las autorizaciones y evitar las demoras.

2

Mínimo apoyo en la disponibilidad de Recursos informáticos y de Personal.

Alto

Baja

Acción inmediata para corregir la desviación / problema.

Presentar las necesidades del personal (Head count)

Carmen Ramírez

3

Resistencia al cambio de nuevos procedimientos por parte de los desarrolladores de la empresa.

Alto

Media

Acción inmediata para corregir la desviación / problema.

Reuniones para ir formando avances y objetivos alcanzados y de los beneficios a futuro para la compañía.

Carmen Ramírez

4

Cambio de personal involucrado Alto durante la ejecución del proyecto.

Baja

Acción inmediata para corregir la desviación / problema.

5

La posible interrupción de las Alto actividades durante el desarrollo del software RSRETAIL.

Baja

Acción inmediata para corregir la desviación / problema.

Carmen Ramírez

El proyect manager necesita estar al tanto de los cambios para solicitar con tiempo las autorizaciones y evitar las demoras.

Carmen Ramírez

11

Acciones recomendadas para Prioridad de acción de Riesgos Prioridad de Acción de Riesgo Respuesta al riesgo Acción inmediata Acción inmediata Acción inmediata Acción inmediata Acción inmediata

El proyect Manager necesita estar al tanto de los cambios para solicitar con tiempo las autorizaciones y evitar las demoras. Presentar las necesidades del personal (Head count) Reuniones para ir formando avances y objetivos alcanzados y de los beneficios a futuro para la compañía. El proyect manager necesita estar al tanto de los cambios para solicitar con tiempo las autorizaciones y evitar las demoras.

12

3. GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES

13

4. GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

Leyenda: (A)= Aprobación (Quinc)=Quincenas (Mens*)= Mensual a escalar (CD)=Disco.

(I)= Informativo (Sem*)=Semanal a escalar (@)= correo electrónico

(Sem= Semanal (Único)=Único (DI) = documento impreso

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5. GESTION DE RECURSOS HUMANOS Organigrama del equipo del proyecto GERENTE GENERAL

GESTOR DEL PROYECTO

JEFE DE CONSULTORIA

GERENTE DE SISTEMAS

SUPERVISOR DE PROYECTOS

GERENTE DE PLANEAMIENTO

ANALISTAS

LOGÍSTICA

PROGRAMADO RES

ATENCIÓN AL CLIENTE

Equipo del Proyecto Nombre Juan Hernández Jorge Huaytalla Carlos Tineo JeanPierre Leiblinger Fiorella Vargas

Rol Gerente de sistemas 2 Analista 1 Analista 2 Programador 1 Programador 2

Email [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]

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6. GESTION DE LA CALIDAD DEL PROYECTO PLANIFICACIÓN REQUISITOS  Conformidad del cliente de Real System con la implementación del sistema.  El producto cumple con ciertos parámetros de desempeño o rendimiento específico    

Menor cantidad de producto llevado a instalación. Aumentar la confianza del consumidor. Aceptación de los informes por módulo. Conformidad a los requerimientos del cliente y otras especificaciones considerados por los Integradores de Sistemas, a la hora de la aceptación de cada entregable del proyecto.

OBJETIVOS SISTEMAS

OBJETIVO LOGRADO Los objetivos principales son: -

Adquirir un sistema integral que cubra los procesos y aplicaciones según los requerimientos.

-

Adaptar las especificaciones del producto y los planes de tal forma que se puedan cumplir los requisitos del proyecto y del producto.

RS RETAIL

-

Lograr que los procedimientos de prueba verifiquen los requerimientos según el plan.

-

Verificar que la versión del software evaluada sea la actual.

-

Permitir que los procedimientos sean utilizados.

-

Registrar e informar cualquier problema detectado durante su actividad.

-

Entregar informes correspondientes a la realidad y completos.

- Corregir los errores ante de la entrega del producto final. Damos conformidad de que al concluir la implementación podemos generar todo lo antes descrito Asimismo dejo en constancia que no se encuentra ningún requerimiento pendiente en los sistemas mencionados Observación: Se ha realizado la implementación del Sistema, el cliente ha informado su conformidad ante la entrega del software. Estará pendiente la Asesoría de Puesta en Marcha

16

en SALLY RETAIL.

ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD En el proyecto de creación e instalación del software se utiliza como herramienta principal de Aseguramiento de Calidad las pruebas e inspecciones en el

momento en que se está

implementando el mencionado software. Estas inspecciones en sitio se realizan tanto de forma independiente como con presencia del cliente y en casos específicos con los Ingenieros de sistemas a cargo de la creación del software, de forma tal que se comprueba que la instalación e implementación se este realizando según los requerimientos detallados en las especificaciones del cliente y acorde a las normas y códigos. Como ayuda para estas inspecciones se plantea la siguiente plantilla en la cual se mencionan en términos generales los factores a considerar según las normas de instalación como recomendaciones o factores clave para lograr el adecuado desempeño de la infraestructura de telecomunicaciones, esta plantilla se deberá revisar y ajustar según los requerimientos específicos que tienen algunos clientes o usuarios en cuanto a las características especificas de soporte o rutas a utilizar, por lo que la presente plantilla se brinda como una base y no como el documento definitivo. Mediante auditoria interna siguiendo el proceso de no conformidad. Variables y atributos COMPONENTE

VARIABLE SOFTWARE

VARIABLE

CODIGO

ATRIBUTO

V1

Rapidez en las transacciones

V2

Integración de información

V3

Servicio Web - Software

V4 ATRIBUTO SOFTWARE

F1

Software- Harward

FUNCIONAMIENTO

F2

Manual - Espiralado

APARIENCIA

A1

CD 17

EMPACADO

E1

Accesorios completo

E2

Caja plástica

E3

Etiquetado

Entregables: Tipo de requerimiento

Descripcion

Funcional

Capacidad, velocidad y seguridad del software.

Facilidad de uso

Equipo del proyecto Documentación

Fiabilidad

Fallos del software Capacidad de recuperación del fallo Grado de previsión

Rendimiento

Tiempo de respuesta Productividad de Real System Disponibilidad Uso de los recursos en la empresa

Soporte

Adaptabilidad Facilidad de configuracion del sistema

Implementación

Lenguajes y herramientas Hardware

Interfaz

Restricciones impuestas

Operaciones

Gestion del sistema Pautas de administración Puesta en marcha del software

Empaquetamiento

Forma de distribución

Legales

Licencia, etc.

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Proceso de inspección del software

Requisitos

Inspección del documento

Plan de prueba

Inspección del documento

Diseno Inspección del documento

Implementaci on

Implementaci on de la prueba

Aplicando herramientas de pruebas Inspección de código

Inspección de código

PRUEBA

CONTROL DE CALIDAD Entregables Manuales de procedimiento para la inspección del software. Por ejemplo: Método de análisis de Atributos de Funcionamiento. Procedimiento General: 1. El sistema debe realizar las transacciones no mayor a un segundo. 2. El sistema debe estar disponible las 24 horas, las 365 días del Año. 3. La información no debe ser accesible por fuentes externas. El acceso al sistema debe ser restringido a usuarios con alias y clave encriptada. 4. El sistema debe poder ser usado con pantallas táctiles. 5. El sistema debe poder transferir información hacia una base de datos externa para la información de la información. SOFTWARE – ACCIONAMIENTO Definición: Inspección del funcionamiento correcto del software.

19

Procedimiento: 1. El Gerente de Sistemas cumple con la revisión de los entregables por parte de los programadores que tienen a su cargo la creación de software. 2. Comprobar el funcionamiento del software. 3. Verificar la entrega del software en el tiempo pactado.

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7. GESTIÓN DE LOS CAMBIOS N° Identificador EDT 1

MODULO INTEGRADO AL SISTEMA SOFTCOM SQL Y CONCAR SQL

Detalle del cambio

Solicitante

Solicitudes de cambio que Gerente General existieran, aprobar y gestionar los cambios a los entregables

Análisis tiempo alcance

Estado

Acciones a seguir

Duración 7 días para el cambio

Demora en autorización para realizar algún requerimiento en el software

Evaluación del proyecto y se registran las lecciones aprendidas, se formula el informe final del proyecto y se realicen los acuerdos con relación al recurso financiero remanente si lo hubiere

8. PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNACIÓN DEL TRABAJO Aquí es donde el cronograma del proyecto toma una rol importante y el uso de herramientas como él (Microsoft proyect manager), a medida que las actividades se ejecutan se van ingresando al programa, de esta manera se puede apreciar cuando es que el proyecto se está desviando de lo esperado. En la sección de comunicaciones, seguimiento y control de trabajo se describió los mecanismos implementados en el proyecto para notificar de los cambios, los cambios, los medios para su canalización y aprobación por el equipo del proyecto: Los componentes principales de control de cambio se detallan:  La plantilla para registrar la solicitud y aprobación de los cambios.  El sistema de documentación y comunicación de las solicitudes de cambio.  La aprobación o rechazo de la solicitud.

21

Una vez detectada las necesidades de cambio en las visitas de supervisión o a través de las solicitudes de los coordinadores por áreas, aquellas de origen técnico y operativo son consideradas por el equipo de proyectos para su consideración, aprobación o desaprobación.

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9. PROCEDIMIENTO PARA EL REPORTE DE AVANCE DEL TRABAJO

Puntos a mejorar ALTA

IMPORT

El estado de conservación de las instalaciones Las condiciones ambientales (temperatura, ventilación, humedad)

Puntos no relevantes

Puntos fuertes Precio Limpieza de Instalaciones Saturación Trato recibido por Real System

Puntos no apreciados La puntualidad Trato recibido La resolución de problemas La accesibilidad de la direccion

BAJA BAJA

SATISFACCION

ALTA

10. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL TRABAJO Para poder realizar el Control de Participación de los Interesados se tomará en cuenta el Plan para la dirección del proyecto, el mismo que nos permitirá tener una visión panorámica del proyecto, permitiendo medir los avances del proyecto en función al tiempo establecido por cada proceso y también abordar lo referido a los métodos de comunicación con los interesados. Entre las herramientas que nos permitirán controlar la participación de los interesados se realizarán Reuniones con la finalidad de manejar en tiempo real los avances de los interesados, así como nuevos interesados de ser el caso. 11. FACTORES CRÍTICOS DEL ÉXITO

1

INFORME DE AVANCES DEL PROYECTO Versión

Hecho por

01

Área de Proyectos

CONTROL DE VERSIONES Revisado Aprobado Fecha por por CC

GG

Motivo

01/04/2015

1. NOMBRE DEL PROYECTO Creación de software “RSRetail NET” (MODULO INTEGRADO AL SISTEMA SOFTCOM SQL Y CONCAR SQL)

A. Informe de avance del proyecto Se envía una Carta de Estado de Proyecto al gerente general, a inicio de cada mes informando el Estado del mismo

B. Firmas Nombre/Rol

Firma

Fecha

Carlos Ayca Flores REALSYSTEMS SA Jimena Riveros REAL SYSTEMS SA C. Observaciones

2

ACTA DE CONFORMIDAD Versión

Hecho por

01

Área de Proyectos

CONTROL DE VERSIONES Revisado Aprobado Fecha por por CC

GG

Motivo

01/04/2015

1. DATOS GENERALES 

N° de Acta

: 0152



Nombre del Proyecto

: Creación de software “RSRetail NET” (MODULO INTEGRADO AL SISTEMA SOFTCOM SQL Y CONCAR SQL)



Fecha

: 30/04/2015

2. DATOS DEL ETREGABLE Solicitante: Gestor de Proyectos: Carmen Ramírez Descripción del entregable: 

Aprobación de la versión completa del software.



Instalación del software en el recurso destino

Observaciones: El envío de los ajustes por observaciones presentadas por parte del cliente del rubro (Sally) y el Gerente General, se envían según fechas pactadas.

_______________ Carlos Ayca V. Gerente General

________________ Solicitante

3

4

ACTA DE CIERRE DEL PROYECTO Versión

Hecho por

01

Área de Proyectos

CONTROL DE VERSIONES Revisado Aprobado Fecha por por CC

GG

Motivo

01/04/2015

1. NOMBRE DEL PROYECTO Creación de software “RSRetail NET” (MODULO INTEGRADO AL SISTEMA SOFTCOM SQL Y CONCAR SQL)

En este proceso se finalizarán todas las actividades, para ello el director del proyecto revisara toda la información anterior procedente de los cierres de las fases previas para asegurarse que todo el trabajo del proyecto está completo y de que el proyecto ha alcanzado sus objetivos. En este sentido se llevan a cabo el proceso de cierre técnico y administrativo de todas las fases. En este momento el director del proyecto envía una comunicación al sponsor principal, en la cual indica que el equipo del proyecto cumplió con el entregable correspondiente a la fase y se hace entrega del documento respectivo y copia en CD de toda la base de datos y documentación generada durante el periodo. Al mismo tiempo se procede a informar del inicio de la fase correspondiente de acuerdo al cronograma establecido y se solicita la elaboración del plan de gestión para la fase respectiva. También se procederá a realizar una reunión final con los responsables del proyecto, el comité, el equipo de trabajo, consultores invitados especiales para presentar todos los resultados obtenidos durante la gestión del proyecto. En dicha reunión también se realiza la evaluación del proyecto y se registran las lecciones aprendidas, se formula el informe final del proyecto y se realicen los acuerdos con relación al recurso financiero remanente si lo hubiere.

_______________ Carlos Ayca V. Gerente General

________________ Solicitante

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