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6.1 6.1.1 6.2 6.2.1 6.2.2 6.2.3 6.2.4 6.2.5 6.3

CONCEPTO DE PROCESO CONTABLE Las operaciones económicas FASES DEL PROCESO CONTABLE Identificación de las operaciones Recolección o captura de información Clasificación y registro Resúmenes intermedios Estados financieros Resumen del proceso contable

6.1 CONCEPTO DE PROCESO CONTABLE

 

Es el conjunto de actividades que permiten incorporar a la contabilidad y expresar a través de estados financieros las operaciones económicas de una organización.

6.1.1 LAS OPERACIONES ECONÓMICAS

Son los hechos carácter interno o externo, medibles en dinero, que afectan o modifican la situación financiera y/o los resultados financieros de una organización.  

6.2. FASES DEL PROCESO CONTABLE 1. IDENTIFICACIÓN DE LAS OPERACIONES

2. RECOLECCIÓN O CAPTURA DE INFORMACIÓN

3. CLASIFICACIÓN Y REGISTRO

5. ESTADOS FINANCIEROS

4. RESUMENES INTERMEDIOS

6.2.1. IDENTIFICACIÓN DE LAS OPERACIONES La contabilidad debe incorporar la totalidad de las operaciones económicas que ocurran en una organización

Operaciones basicas RUTINARIAS TIPOS DE OPERACIONE S NO RUTINARIAS

Operaciones de Apoyo

6.2.1.1. OPERACIONES RUTINARIAS Aquellas que se presentan de manera frecuente y uniforme en desarrollo de las actividades de la organización OPERACIONES RUTINARIAS

Deben ser planificadas Planeación de Operaciones

Donde se deben definir los aspectos relacionados con la incorporación de la información que ellas originan a la contabilidad.

6.2.1.1. Operaciones Rutinarias

OPERACIONES BÁSICAS

OPERACIONES DE APOYO

Para la obtención de los bienes o servicios que constituyen el objeto social de la organización.

Su propósito es servir de soporte para la prestación de las operaciones básicas

Generalmente tienen usuarios o clientes externos

Pueden tener usuarios o clientes internos y externos

6.2.1.2. Operaciones no Rutinarias

AQUELLAS CUYA OCURRENCIA NO ES FRECUENTE NI UNIFORME

•Daños o pérdidas por casos fortuitos, •Pérdidas por fallos judiciales, •Adquisiciones o remodelaciones de instalaciones, •Procesos de investigación para el desarrollo de nuevos productos ,etc..

Estas operaciones que igualmente deben ser incorporadas a la contabilidad, en algunas ocasiones requieren definirles procedimientos específicos.

6.2.1.3. Aspectos a Definir de las Operaciones QUE QUE

INFORMACION REQUERIDA PARA EFECTUAR LOS ASIENTOS CONTABLES: ( Tipo y còdigo de la operaciòn, partes qie intervien Documentos, còdigos y claves que soportan la operaciòn, cuantì Fecha y hora de la operaciòn)

COMO COMO

CUANDO CUANDO

QUIEN QUIEN

MECANISMOS A TRAVÈS DE LOS CUALES SE REPORTARÀ INFORMACIÒN A CONTABILIDAD (procesos en linea, transmicione Periòdcas, entrega en medios magneticos, documentos impreso

PERIODICIDAD CON QUE SE ENTREGARA LA INFORMACIÒN A LA CONTABILIDAD. PUEDE SER DIARIA, SEMANAL, O MAXIMO MENSUAL.

FUNCIONARIO RESPONSABLE DE ENTREGAR, REPORTAR O TRANSMITIR LA INFORMACIÒN. DEFINIDOS EN MANUALES DE FUNCIONES Y DE CONTABILIDAD

6.2.2. Recolección o Captura de Información

SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

RESPONSABLE

CAPTURA O RECOLECTA INFORMACIÓN

A TRAVES DE LOS MEDIOS QUE PARA C/U DE LAS OPERACIONES SE DEFINA

DEBE ASEGURARSE QUE TODA LA INFORMACIÓN LLEGUE, CON LAS CONDICIONE DE INTEGRIDAD, OPORTUNIDAD, CONFIABILIDAD

6.2.2. Recolección o Captura de Información

LENGUAJE COMÚN (PROPIO DE LA OPERACIÓN)

INFORMACIÓN TRADUCIDA A LENGUAJE CONTABLE (EN FORMA DE ASIENTOS DE CONTABILIDAD)

6.2.3. Clasificación y Registro de la Información

a información se clasifica y registra en asientos de contabilidad

Esquema basado en el principio de la partida doble ASIENTO DE que permite registrar hechos económicos CONTABILIDAD de manera individual o colectiva, siempre que se trate de hechos homogéneos.

6.2.3. CLASIFICACIÓN Y REGISTRO DE LA INFORMACIÓN

LA PARTIDA DOBLE

CAUSA

EFECTO

Tiene dos convenciones que por si solas no tienen ningún significado: el debe y el haber. Estas convenciones adquieren significado cuando en ellas se registran las cuentas que permiten clasificar y resumir las transacciones u operaciones.

6.2.3. Clasificación y Registro de la Información

DEBE El DEBE o cargo se coloca a la izquierda

HABER El HABER se coloca a la derecha.

Para realizar los asientos contables se combinan las convenciones debe y haber con las cuentas contables Las cuales pueden ser de las siguientes clases: de activo, de pasivo de patrimonio, de ingreso, de costo y de gasto.

6.2.3. Clasificación y Registro de la Información

CUENTAS REALES O DEL BALANCE

CUENTAS DE RESULTADO, DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS O NOMINALES

Activos Pasivos Patrimonio

Ingresos Costos Gastos

Se registran operaciones que afecten la situación financiera de la organización

Se registran operaciones que afectan los resultados financieros de la organización.

6.2.3. Clasificación y Registro de la Información

Las cuentas cumplen funciones similares a las de las cajillas de un ordenador, es decir, permiten agrupar en expresiones cortas operaciones económicas homogéneas, lo que finalmente conduce a que sea posible resumir en estados financieros todos las operaciones económicas de una organización.

6.2.3. Clasificación y Registro de la Información ACTIVOS CAJA

PASIVO S CTAS X PAGAR

PATRIMONI O CAPITAL

BANCOS

OBL. FINANCI.

UTILIDA D

CTAS X COBRAR

IMP. X PAGAR

RESERVA S

INVENTARIOS

OBLIG. LABORA

SUPERAVI T

INGRESO S

SUELDOS

INGRESOS

SERV. PUBLICOS

OTROS

TOTAL ACTIVOS

TOTAL PASIVOS

TOTAL PATRIMONIO

GASTOS

VENTAS

FINANCIE.

P.P.E

COSTOS Y

INGRESOS TOTAL TOTAL INGRES. INGRESOS

GASTOS FINANCIE. TOTAL GASTOS

6.2.3. Clasificación y Registro de la Información Reglas básicas para afectar las cuentas contables CUENTA

DEBITO

CRÈDITO

ACTIVOS

Cuando surgen o aumentan

Cuando disminuyen o desaparecen

PASIVOS

Cuando disminuyen o desaparecen

Cuando surgen o aumentan

PATRIMONIO

Cuando disminuyen o desaparecen

Cuando surgen o aumentan

INGRESOS

cuando por alguna razón Cuando surgen o disminuyen o para cancelar su aumentan saldo al final del ejercicio

COSTOS Y GASTOS

Cuando surgen o aumentan

cuando por alguna razón disminuyen o para cancelar su saldo al final del ejercicio.

6.2.3. Clasificación y Registro de la Información CUENTA

REGISTRO

CAJA

Movimientos de existencias de dinero en efectivo.

BANCOS

INVENTARIOS

CUENTAS POR PAGAR

Movimientos y disponibilidades en cuentas corrientes en entidades banacarias. Movimientos y existencias de mercancìas Las obligaciones, pagos y saldos pendientes con acreedores

6.2.3.1. El Asiento Contable

De la combinación de las convenciones debe y haber con las cuentas surge el asiento contable.

ASIENTO CONTABLE

Es la unidad mínima de registro de las operaciones o transacciones de una organización. En él se puede registrar una operación o un conjunto de operaciones homogéneas (de la misma operación) ocurridas en un período máximo de un mes.

6.2.3.1. El Asiento Contable

EL ASIENTO CONTABLE DEBE CONTENER LA SIGUIENTE INFORMACIÓN:

  Clase o tipo de transacción, con indicación de código de transacción si lo tuviere   Fecha y hora de la transacción, esta última si la tuviere   Documento que soporta la transacción, si existe, o los códigos y claves que sustentan la transacción en caso de transacciones electrónicas.

6.2.3.1. El Asiento Contable Ejemplo:

El 24 de septiembre a las 2:30 de la tarde se compra un computador por $2.500.000 según Comprobante de egreso No 1355. Se paga con cheque del Banco de Bogotá No 154698.

FECHA Y HORA

CÓDIGO

Septiembre 24 2:30 p.m.

1524 1110

CUENTA

DÉBITO

Equipo de computo 2.500.000 Bancos

Para registrar la compra de un computador IBM, según C.E. 1355

CRÉDITO

2.500.000

6.2.3 Resúmenes Intermedios

A partir de los asientos contables se realiza un proceso gradual de resumen de la información

Dejar una memoria histórica de las operaciones que efectúa una organización

OBJETIVOS

Producir los estados financieros que permiten informar a usuarios internos y externos acerca de los recursos, sus usos, su relaciones de propiedad, el resultado de las operaciones y los cambios en los recursos.

Los asientos contables se registran en dos clases de libros: libros auxiliares y libros principales.

6.2.3 Resúmenes Intermedios

LIBROS AUXILIARES.

Se llevan para cada una de las cuentas, tanto de balance como de resultado. Permiten registrar para cada cuenta cada uno de los movimientos débito y crédito que la han afectado durante un período, e igualmente las variaciones que con motivo de estos movimientos presenta el saldo.

Permiten el   Libro Diario resumen de las LIBROS PRINCIPALES. operaciones a Columnario partir de los El Libro Mayor y Balances. asientos contables.

6.2.3 Resúmenes Intermedios Libro Diario Columnario. Se registran las partidas débito y crédito que afectaron una cuenta durante un período, es un libro de movimientos. El resumen de movimientos del Libro Diario Columnario se traslada al Libro Mayor y Balances. Libro diario colum nario COMERCIALIZADORA A.B.C. LTDA

FECHA Oct. 1

DETALLE Comprobante apertura

C o mp No

1

Sumas Oct. 3 Oct. 4

Comprobante de diario Comprobante de diario

1105 DEBE 50,000

CAJA HABER

1110 BANCOS DEBE

HABER

1305 CLIENTES DEBE

CODIGO

CUENTAS VARIAS

HABER 1524 Equipo de oficina 3115 Capital Social

50,000 1 2

Sumas 50,000

VALORES DEBE 5,000 5,000

1,000 45,000

45,000

5305 Gastos financieros

46,000

45,000

1,000

46,000

45,000

6,000

HABER 55,000 55,000

1,000

55,000

6.2.3 Resúmenes Intermedios Libro Mayor y Balances   Permite para cada cuenta confrontar el saldo de inicio de un período con el movimiento de ese mismo período para obtener del final del período. El movimiento se obtiene de la información que se traslada del libro Diario Columnario.   El Libro de Mayor y Balances es la fuente para elaborar el Balance General y el Estado de Resultados.

6.2.3 Resúmenes Intermedios Asientos de cierre o de cancelación de cuentas de resultado   Como paso previo a la elaboración del los estados financieros se deben cancelar las cuentas de resultado o de ganancias y pérdidas. El procedimiento de cancelación es el siguiente:   • A las cuentas de resultado que presenten saldo débito (las de costos y gastos) se las hace un registro crédito por el saldo que presenten al último día del ejercicio (31 de diciembre). Con este procedimiento su saldo queda en cero. Costos y Gastos

DEBE

HABER

XXX XXX

XXX

6.2.3 Resúmenes Intermedios • A las cuentas de resultado que presenten saldo crédito (las de ingresos) se les hace un registro débito por el saldo que presenten al último día del ejercicio (31 de diciembre). Con este procedimiento su saldo queda en cero. Ingresos

DEBE

YYY

HABER

YYY YYY

• La diferencia entre el registro débito y el registro crédito es el resultado del ejercicio (utilidad o pérdida). Si los ingresos son mayores a los gastos hay utilidad, en caso contrario hay pérdida. Perdidas y Ganancias

DEBE

HABER

XXX

YYY

Pérdida

Utilidad

6.2.3 Resúmenes Intermedios Ingresos por ventas

$500.000

Costo de mercancía

$300.000

Gastos de administración $100.000 Utilidad del ejercicio

FECHA Y HORA Diciembre 30

FECHA Y HORA Diciembre 30

CÓDIGO

$100.000

CUENTA

DÉBITO

4135 Ingresos 590505 operacionales Ganacias y pérdidas

500.000

CÓDIGO

DÉBITO

CUENTA

590505 Ganacias y pérdidas 6135 Costo de mercancías

CRÉDITO

500.000 CRÉDITO

300.000 300.000

6.2.3 Resúmenes Intermedios

FECHA Y HORA Diciembre 30

CÓDIGO

CUENTA

590505 Ganacias y pérdidas 51 Gastos de administración

FECHA Y HORA

CÓDIGO

Diciembre 30

590505 360501

CUENTA

DÉBITO

CRÉDITO

100.000 100.000

DÉBITO

CRÉDITO

Ganancias y pérdidas 100.000 Ganancia del ejercicio

100.000

6.3. RESUMEN DEL PROCESO CONTABLE REGISTROS AUXILIARES AREAS OPERATIVAS

OPERACIONES RUTINARIAS

AREAS Y/O CONTABILIDAD ASIENTOS CONTABLE REG. PORSGRUPOS DE

BALANCE GENERAL

OPERACIONES HOMOGENEAS

OPERACIONES CONTABILIDAD OPERACIONES NO RUTINARIAS

LIBROS AUXILIARES CONTABLES

LIBRO DIARIO COLUMNARIO

ASIENTOS CONTABLE REGISTRO S INDIVIDUAL DE OPERACIONES

REGISTROS AUXILIARES AREAS OPERATIVAS

LIBROS AUXILIARES CONTABLES

LIBRO ESTADO MAYOR DE Y BALANCES RESULTADO

OTROS INFORMES