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• Jukan Maluk

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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE VISITANTES 0. OBJETIVO Establecer los pasos a seguir para el control de los visitantes, a fin de prevenir peligros que puedan ser riesgosos para ellos, e informarles de las medidas de control de los mismos.

1. ALCANCE Guiar a los visitantes de la EMPRESA

2. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS Visitante: Parte interesada del sistema de gestión en seguridad y salud ocupacional, que no es parte de la organización, pero por cuestiones personales, laborales o comerciales, visita las instalaciones de la EMPRESA. Visitado: Trabajador de la EMPRESA que recibe al visitante. Plan de emergencia: documento administrativo, que contempla la actuación en caso de presentarse eventos emergentes con potencial de daño. Rutas de Evacuación: vías de las instalaciones locativas de la organización, que sirven para guiar hasta un punto seguro de encuentro. Pueden ser evidenciadas mediante un plano de evacuación. Diligencia: tarea o actividad que desarrolla un visitante en la EMPRESA generalmente relacionada con un visitado. Visitado: Trabajador de la EMPRESA que recibe al visitante y participa de la diligencia del mismo.

3. DESARROLLO

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE VISITANTES Para poder verificar que desde el punto de vista de seguridad y salud ocupacional, ningún visitante tenga accidentes o que en caso de presentarse una emergencia, éste o estos no sepan cómo actuar, se describe a continuación los pasos secuenciales para el control de los visitantes en la EMPRESA. a)

El visitante llega a la EMPRESA y se anuncia por el citófono.

b) Al visualizarse en el monitor interno, se le solicita información sobre quién es su visitado y cuál es la diligencia. c)

Quien recepciona, informa al visitado de la visita.

d) El visitado decide si recibirá al visitante. En caso negativo, se le informará a este último, sin permitir su ingreso. e)

Si el visitado decide recibir la visita, quien recepciona, le dará orden de ingreso al visitante, activando la cantonera electrónica, a fin de abrir la puerta y ceder el paso al mismo.

f)

Una vez ingresado, el visitado recibirá en la recepción al visitante, y le informará sobre las recomendaciones que aplican para los visitantes. Éstas deben estar publicadas en un lugar visible para los visitantes. En todo caso serán las siguientes: i.

Anúnciese antes de ingresar a las oficinas administrativas, así podrá recibir una atención ágil y más efectiva.

ii.

Tenga en cuenta nuestro plano de evacuación, ubicado en la sala de recepción, pues en caso de emergencias, usted debe seguir las rutas de evacuación y dirigirse hasta el punto de encuentro seguro.

iii.

En caso de escuchar la orden de evacuación, conserve la calma y siga las indicaciones del brigadista de nuestra empresa, él lo guiará hasta el punto de encuentro seguro.

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE VISITANTES iv.

Recuerde que por su seguridad y la de los empleados de la EMPRESA, está prohibido consumir sustancias como tabaco, drogas y alcohol dentro de las instalaciones de la empresa.

v.

No pierda de vista sus objetos personales y de valor, en caso de pérdida, la EMPRESA no se responsabiliza por ellos.

vi.

Tómese el tiempo para leer y conocer nuestra política del SGC, publicada en la cartelera de la recepción, esta le proporcionará información sobre nuestro desempeño en Calidad, Medio Ambiente y Salud Ocupacional.

g)

Una vez dada esta información, el visitante procederá a firmar en el FORMATO DE CONTROL DE VISITANTES, donde especificará la fecha de la visita, su nombre, documento de identificación, EPS a la cual pertenece, nombre del visitado, su fecha de ingreso y posteriormente que termine su diligencia la hora de salida.

h)

Una vez realizada la diligencia, el visitado guiará al visitante a la puerta principal, finalizando con ello la diligencia.

Cuando el visitante, necesite desarrollar una diligencia en campo, el Coordinador S&SO y/o el responsable de talento humano, solicitarán con tiempo prudente la siguiente documentación al visitante: a.

Certificado de pago de los aportes a Salud y ARP.

b.

Hoja de Vida, con el fin de establecer el conocimiento previo a la visita que posee el visitante, en temas específicos en seguridad y salud ocupacional.

Además se le darán las siguientes recomendaciones al visitante previo a la visita y posterior a la verificación de la información anterior: a.

La visita a campo se realizará única y exclusivamente si el visitante se presenta con pantalón overol, camisa manga larga de algodón (que no sea holgada), botas en lo posible dieléctricas (si tiene refuerzo en la punta

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE VISITANTES deberá ser de fibra), mono gafas de seguridad y casco en lo posible dieléctrico. Los demás objetos personales como portátiles, equipos electrónicos etc., que lleve consigo el visitante, serán responsabilidad del mismo. Si el visitante no posee alguno de los EPP solicitado como requisitos de visita, deberá informar al Coordinador S&SO. Para verificar la disposición y préstamo de los mismos, durante el tiempo de la visita. En caso de que la EMPRESA, preste los EPP al visitante, éste será responsable del cuidado de los mismos y quedará constancia escrita de la salida y entrada temporal de los mismos en el Formato de Entrega Temporales de Herramientas y Equipos, que custodia el responsable de Almacén. Una vez en campo, quien acompañe al visitante dará las indicaciones de seguridad pertinentes, tendiente a prevenir un posible accidente, y tomará la firma del visitante en el FORMATO DE CONTROL DE VISITANTES. Además, resolverá cualquier duda que sobrevenga, relacionada con la actuación, en caso de presentarse una emergencia.

4. ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES Será responsabilidad del Coordinador S&SO verificar que los visitantes conozcan las recomendaciones descritas para su control y monitorear el diligenciamiento del FORMATO DE CONTROL DE VISITANTES. Cada visitado se responsabilizará de hacerle conocer al visitante las normas básicas para el control de éstos.