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• Chad Cooley

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CYS INGENIERIA LTDA. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

1.

FECHA: 21 - Ene - 2011 VERSIÓN: 2

PROCEDIMIENTO GESTION DE COMPRAS COD: P3.2 PR 043

OBJETIVO

Determinar el control de la compra de materiales, repuestos y servicios, desde la identificación de la necesidad hasta la cancelación de la factura o cuenta de cobro, identificando los responsables, requisitos y registros de la misma. 2.

ALCANCE

Este procedimiento aplica para las compras de productos o servicios que afectan la calidad del servicio cuya cuantía sea mayor o igual a $ 50.000 pesos, exceptuando la compra de combustible. 3.

CONDICIONES GENERALES

Las cotizaciones deben ser mínimo dos (2), verbales o escritas, para tener la oportunidad de comparar, siempre y cuando existan los proveedores. Además se debe tener en cuenta la diferencia de precios y la calidad del producto o servicio en el mercado.

Cuando la Gerencia pacte con un solo proveedor la compra de materiales o servicios (como consecuencia de beneficios obtenidos como por ejemplo la forma de pago y descuentos), también se hará selección de proveedores.

4.

CONTENIDO

4.1 Pedido: Una vez se crea la necesidad de compra de un material, repuesto o servicio, en cualquiera de los procesos, el Dueño del Proceso, o la persona delegada por él, lo solicita con el formato P3.2FO 044. El pedido es entregado a la secretaria auxiliar contable para continuar el proceso.

CYS INGENIERIA LTDA. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

FECHA: 21 - Ene - 2011 VERSIÓN: 2

PROCEDIMIENTO GESTION DE COMPRAS COD: P3.2 PR 043

4.2 Evaluación para la Selección de proveedores: La secretaria auxiliar contable, cotiza con base en los criterios de selección del formato P3.2FO 045 y le informa al jefe operativo para la selección, aprobación de la compra y orden del gasto. Las evidencias además son las cotizaciones, siempre y cuando incluya los criterios a evaluar, de lo contrario, aplica el registro diseñado. La selección del proveedor solo se realiza la primera vez que se compra a este, una vez realizada esta actividad se debe ingresar al proveedor ya seleccionado al listado maestro de proveedores (P3.2 LM 053). 4.3 Orden de compra o Contrato de Prestación de servicios: Una vez ordenado el gasto, la secretaria auxiliar contable elabora la Orden de compra: P3.2FO 046, y/o el Contrato de Prestación de servicios cuando aplique, especificando los requisitos del producto o servicio a comprar.  Características del producto o servicio a comprar (Dimensiones, tallas, formas, color, referencias, condiciones, documentos especiales requeridos, etc.)  Presentación, plazo y lugar de entrega.  Forma de pago  Condiciones y método para recepción del producto o servicio (cuando aplique).  Procedimientos específicos de realización del producto o servicio (cuando aplique).  Equipos específicos requeridos (cuando aplique).  Calificación del personal, cuando aplique.  Documentos necesarios (en caso de Auditores Internos: Planificación de AI, Alcance, Metodología, Informe, Lista de chequeo, Eficacia. Además en el contrato de prestación de servicios se debe aclarar la actividad complementaria para cierre y verificación de resultados).  Otros requisitos del SGC, como la verificación de las instalaciones del proveedor cuando sea necesario.  Certificación o normas ó especificaciones técnicas que debe cumplir el material solicitado. El gerente, subgerente o jefe operativo firma la aprobación de la Orden de compra o contrato para asegurar que los requisitos solicitados de compra son los especificados.

La Orden de compra o Contrato de prestación de servicios se imprime en Original y copia para el Dueño del proceso y para el Control contable de la Oficina. El Original es enviado al proveedor (puede ser vía fax, e-mail), para informar los requisitos especificados de la compra y su debido despacho de la misma.

CYS INGENIERIA LTDA. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

FECHA: 21 - Ene - 2011 VERSIÓN: 2

PROCEDIMIENTO GESTION DE COMPRAS COD: P3.2 PR 043

4.4 Recepción del producto o servicio comprado: El Dueño del proceso, o la persona delegada por él, es responsable de recibir el producto o servicio comprado, verificando contra la Orden de compra o el Contrato de prestación de servicios, y apoyado en las condiciones de recepción establecidas en el instructivo de recepción y almacenamiento de productos P3.2 I 051. Este a su vez puede delegar la recepción, pero sigue siendo su responsabilidad. La conformidad del recibo de la compra la registra por el encargado de la recepción en la “Evaluación del proveedor” P3.2FO 047. 4.5 Para materiales y repuestos: se registra en el formato de Kardex P3.2FO 050 la entrada de materiales, avisando a los encargados de su utilización, la disponibilidad de los mismos, registrando a su vez el despacho o salida en el formato de soporte de entrega de materiales, herramientas y equipos P3.2FO 051. 4.6 Evaluación de proveedores: El dueño del proceso o la persona delegada por él para recibir la compra, evalúa al proveedor con lo descrito en el formato P3.2FO 047, una vez recibido totalmente lo solicitado en la orden de compra. Posteriormente se registran los datos en el formato P3.2FO 048 Trazabilidad de compras, para liberar la factura o cuenta de cobro y proceder a la cancelación de la misma. Se debe enviar la Factura, Cuenta de cobro o Remisión de Gerencia para la cancelación. Cuando la calificación total es menor o igual al 50% de los criterios evaluados, se deben tomar las acciones necesarias para no tener compras inconformes. 4.7 Re-evaluación de proveedores: en el formato P3.2FO 049, anualmente, el Dueño del proceso de compras registra los puntajes ponderados totales del periodo por cada proveedor, e identifica la mejora. Los resultados de la reevaluación se comunicarán una vez esta se realice por escrito a los proveedores, o cuando la Gerencia lo requiera.

5.

ANEXOS 

6.

Instructivo recepción y almacenamiento de de productos (P3.2 I 052)

FORMATOS ASOCIADOS 

Formato de pedido (P3.2FO 044)



Formato de selección de proveedores (P3.2 FO 045)

CYS INGENIERIA LTDA. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

FECHA: 21 - Ene - 2011 VERSIÓN: 2

PROCEDIMIENTO GESTION DE COMPRAS COD: P3.2 PR 043



Formato de orden de compra (P3.2 FO 046)



Formato de evaluación del proveedores (C P3.2 FO 047)



Formato de trazabilidad de compras (P3.2 FO 048)



Formato de reevaluación de proveedores (P3.2FO 049)



Formato de Kardex (P3.2FO 0450)



Formato de soporte de entrega de materiales equipos y herramientas (P3.2FO 051)



Formato de listado maestro de proovedores (P.3.2 053)

REALIZÓ: Coord. HSEQ Firma:

REVISÓ: Jefe Operativo Firma:

APROBÓ: Gerente Firma:

FECHA: 18 – Ene – 2011

FECHA: 20 – Ene – 2011

FECHA: 21 - Ene - 2011