• Author / Uploaded
• AndresMauricioGarciaPinzon

• Categories
• Logística
• Transporte
• Business
• Industrias
• Tecnología

Citation preview

PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DE PEDIDOS AL CLIENTE VERSIÓN 06

1

FECHA: 01 de Marzo de 2012

OBJETIVO

Realizar la gestión de entrega de pedidos a clientes, garantizando el cumplimiento de las referencias y el óptimo estado y vigencia de los productos, la oportunidad en los tiempos de entrega y cantidades adecuadas del pedido. 2

ALCANCE

El proceso inicia con la recepción de pedidos del cliente o a través del proceso de Gestión Comercial, continúa con el registro de pedidos en el Sistema de Información, embarque y facturación de productos, alistamiento en Bodega, y termina con la programación y cumplimiento de rutas y entrega de pedidos a clientes, y el programa de mantenimiento de la infraestructura. 3

DIAGRAMA DE FLUJO

Ver documentos:  4

Diagrama de Flujo: Entrega de pedidos a clientes

DIRECTRICES 4.1

Condiciones comerciales al cliente



El Gerente Comercial es responsable de emitir la “Lista de precios” y divulgarla a los Gerentes de cuenta, Asistentes de logística, Coordinador de logística, Analista de logística, Líder de mercadeo y Líder de desarrollo logístico,.



Los Gerentes de cuenta, Representantes de ventas, Representante comercial - Autoventa y Representante PROGRAL son responsables de distribuir las “Listas de precios” a sus clientes.



EL Líder de desarrollo logístico es responsable de actualizar las “Listas de precios” en el Sistema de Información (Priority).



El Asistente comercial y logístico (UEN Cundi-Boyacá - Flores) es responsable de actualizar las “Listas de precios” en los dispositivos móviles (PDA) y plataformas tecnológicas.



El Gerente Comercial envía mensualmente las “Condiciones Comerciales” a los Gerentes de cuenta, Asistentes de logística, Coordinador de logística, Analista de logística, Líder de mercadeo y Líder de desarrollo logístico que se tienen por línea de negocio y producto, en caso de realizarse una negociación en la cual los precios tienen variaciones con respecto a las lista de precios, el Gerente Comercial oficializa la negociación por medio de correo electrónico. A los encargados de facturación



Para la “Solicitud de muestras” que vayan al cliente, el Gerente de cuenta, Representante de ventas, Representante comercial – Autoventa y Representante PROGRAL envía correo a Gerente Comercial quien autoriza al Coordinador de logística por escrito.

Página 1 de 11

PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DE PEDIDOS AL CLIENTE VERSIÓN 06

4.2

FECHA: 01 de Marzo de 2012

Facturación



El Asistente (UEN Cundinamarca - UEN Flores y UEN Santander) y Analista (UEN Boyacá) Comercial y Logístico debe garantizar que se apliquen las condiciones comerciales vigentes al momento de realizar las facturas. El Coordinador de logística es responsable de controlar la aplicación de las condiciones



El Coordinador Comercial y logístico (UEN Cundi-Boyacá - Flores y UEN Santander) revisa semanalmente las ventas perdidas en el Sistema de Información (Priority) y gestiona la entrega de los productos pendientes por entregar.



El Sistema de información (Priority) maneja como política interna disponer del lote con menor fecha de vencimiento al momento de realizar el embarque y facturación.



El Asistente (UEN Cundinamarca - UEN Flores y UEN Santander) y Analista (UEN Boyacá) Comercial y Logístico realiza la liberación de producto mediante la realización del “Pedido”, “Embarque” y “Factura”.



El Coordinador (UEN Cundinamarca - Flores y UEN Santander) y Analista (UEN Boyacá) de Comercial y Logística consolida las “Facturas” y organiza las rutas de despacho de acuerdo a la ubicación geográfica, de la manera más eficiente y optimizando las rutas y la flota de transporte.



La identificación y trazabilidad del pedido del cliente se realiza en Priority a través del numero de consecutivo que asigna el ERP para cada documento (pedido, embarque y factura), el ERP permite navegar entre documentos que están conectados entre si, para poder realizarle seguimiento y control

4.3

Alistamiento y cargue



El Coordinador (UEN Cundinamarca - Flores y UEN Santander) y Analista (UEN Boyacá) Comercial y Logístico establece las rutas de entrega y horarios mediante el documento “Rutero de Entrega”.



El Coordinador (UEN Cundinamarca - Flores y UEN Santander) y Analista (UEN Boyacá) Comercial y Logístico entrega las “Facturas” organizadas por ruta al Jefe de bodega quien procede con el alistamiento por lotes, teniendo en cuenta el tipo producto y referencias, cantidades y la fecha de vencimiento más próxima, y ubica la mercancía en estiba cerca al vehículo de transporte.



El Conductor debe tener en cuenta para el cargue el orden de entrega de los pedidos el cual se planifica de acuerdo a la ubicación geográfica de los clientes, registrada en la Factura.



El Jefe de Bodega elabora la “Planilla ruta de entrega” con base en los pedidos Facturados, alistados y cargados, y revisa junto con el Conductor quien firma en aceptación de la totalidad del producto descrito en las facturas



Al momento de realizar el cargue, el Jefe de bodega y conductor tienen una copia de la factura, comparan las cantidades, cargan y arruman el producto en el vehículo optimizando el espacio y garantizando que el peso de la carga no supere la capacidad del vehículo

4.4 

Transporte y entrega El Jefe de bodega realiza semanalmente la revisión de los vehículos con la planilla “Inspección de vehículos” con el fin de garantizar el cumplimiento en norma de los vehículos.

Página 2 de 11

PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DE PEDIDOS AL CLIENTE VERSIÓN 06

 

FECHA: 01 de Marzo de 2012

EL Conductor y Representante de Comercial de Autoventa debe realizar inspección diaria del vehículo en que va a realizar la ruta garantizando el cumplimiento de la normatividad requerida. EL Coordinador y Analista comercial y logístico son responsables de garantizar el estado de la flota de transporte que tienen a cargo en cada regional.



Los vehículos de Logística deben salir a hacer ruta máximo a las 8:00 a.m.



EL Coordinador y Analista comercial y logístico es responsable de la caja menor y debe garantizar su óptimo funcionamiento y controlar los gastos a través del formato “Control de gastos de logística”.



El conductor de preventa realiza la entrega de producto al cliente, dejando evidencia en la “Factura de venta” con firma y relacionando hora y fecha de entrega; adicional recoge firma en la “Planilla entrega de pedido”



Todos los vehículos de la operación logística deben reposar en las instalaciones de la compañía en la noche al finalizar la ruta de entrega.



El Jefe de bodega realiza comparativo entre la “Planilla ruta de entrega” y las “Facturas” entregadas el día anterior, garantizando la recepción de la totalidad de los documentos firmados, y reportando las inconsistencias al Coordinador o Analista Comercial y logístico para su trámite.



El horario para entregar de producto para clientes en las instalaciones de Agrointegral es de 6:00 am a 4:00 pm.



Si un empleado de la compañía o Representante técnico de los socios estratégicos va a realizar entrega de producto directa al cliente, el Jefe de bodega, Coordinador o Analista Comercial y logístico realiza la entrega con factura dejando evidencia en la planilla “Entrega de Facturas promotores y gerentes”



Cada mes durante los 5 primeros días el Asistente comercial y logístico genera el reporte de facturas y Notas Crédito pendientes en archivo y envía correo electrónico a quienes se entrego los documentos solicitando la devolución de los mismos, debidamente firmados por el cliente con el fin de completar el consecutivo y enviar a empaste



Cada 6 meses todas las regionales deben enviar sus consecutivos completos a Tenjo con el fin de enviarlo a archivo muerto.

4.5

Garantías

 Las garantías del cliente se presentan solo con el proveedor PROGEN, (equipos de fumigación y repuestos)  Las garantías pueden ser recogidas por parte de los Conductores, Gerentes de cuenta o Representantes comerciales o de Ventas.  En el momento que se reciben en bodega, se ubican en la zona de Garantías,  El producto se envía a PROGEN, diligenciando el “Formato De Garantías”, el cual se entrega al transportador de PROGEN junto con el producto.

Página 3 de 11

PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DE PEDIDOS AL CLIENTE VERSIÓN 06

FECHA: 01 de Marzo de 2012

 PROGEN realiza el mantenimiento necesario o la reposición del producto y lo envía a Agrointegral junto con el documento en el que especifica cuáles eran las fallas.  El Jefe de bodega le entrega el producto al conductor el día en que haya ruta hasta el destino del cliente y el conductor realiza la entrega del producto al cliente. 4.6

Devoluciones

 Para el caso de devolución de producto diferente al que se está entregando y que no sea producto filtrado o vencido, el Gerente de Cuenta, Representante Comercial, Representante de Ventas, Representante PRORAL o Conductor envía comunicado por escrito de la devolución especificando lotes, fechas y cantidades al Coordinador Comercial y Logístico, quien analiza la situación y realiza la respectiva autorización o rechazo. Para devolución de producto filtrado o vencido será autorizado únicamente por el Gerente Comercial.  En el caso de que la devolución sea de productos deteriorados, filtrados o próximos a vencer se requiere de autorización del Gerente Comercial quien a su vez asigna descuentos o promociones para su evacuación posterior.  El producto Devuelto se ubica en el área de devoluciones de la Bodega, y queda como transito mientras se ingresa en el sistema de información (Priority) por el Coordinador.  El Coordinador o Asistente Logístico y comercial, realizan la devolución y “Nota Crédito” y dan el visto bueno a los Conductores o Jefe de Bodega para que ubiquen el producto en su respectivo lugar.  La “Nota crédito” es radicada al cliente y queda como soporte de recibido la firma por parte del cliente. 4.7

Autoventa



El horario para el cargue de Autoventa es de 6:00 am a 6:40 am; en caso de no realizarlo en este espacio, deben esperar la operación de despachos con los vehículos de Preventa.



El Coordinador a Analista Comercial y Logístico entrega las Facturas del cliente y transferencias de bodega (Autoventa) al Jefe de bodega para que este realice el alistamiento de producto, teniendo en cuenta el tipo producto, las cantidades y la fecha de vencimiento más próxima, y ubicándolo en la estiba cerca al vehículo de transporte.



El Asistente Comercial y Logístico realiza la actualización de la información en la plataforma Infotrack y comunica a los Representantes Comerciales la conformidad de la información para que realicen el proceso de sincronización.



El representante Comercial debe solicitar recarga y pedidos en horas de la tarde (3:30 pm – 4:00 pm), El Asistente Comercial y logístico entrega al Jefe de Bodega los documentos con el fin de realizar el alistamiento y cargue en la mañana siguiente.

4.8 4.8.1

Mantenimiento de la infraestructura Compra de apertura de hoja de vida de equipo nuevo e inventario Página 4 de 11

PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DE PEDIDOS AL CLIENTE VERSIÓN 06

FECHA: 01 de Marzo de 2012

El Coordinador de Comercial y Logístico ó Analista de logística detecta la necesidad de adquirir un vehículo para el transporte de mercancía, el Líder de Desarrollo logístico cuantifica la necesidad y define el vehículo que cumpla Con los requerimientos, se aplica el “Procedimiento de Gestión Administrativa numeral 3.2.2 Solicitud de anticipo y compra de bienes y servicios” y el “Procedimiento para la selección y evaluación de proveedores” Una vez se adquiere el vehículo por parte de la organización para uso del proceso, el Coordinador comercial y Logístico debe abrir la “Hoja de vida de equipos” respectiva, según aplique, para el desarrollo de actividades, además actualiza el “Inventario de equipos y recursos”. 4.8.2

Programa de mantenimiento de la flota de transporte



Con base en el cronograma de mantenimiento se realiza seguimiento a la flota de transporte, garantizando los mantenimientos preventivos.



Para cualquier mantenimiento a la flota de transporte se debe solicitar al responsable de la flota de transporte de cada regional “Orden de servicio” la cual describe kilometraje del vehículo, mantenimiento a realizar, consecutivo, fecha, taller autorizado para el servicio y firma de quien autoriza



Cuando se realiza el mantenimiento el responsable del vehículo entrega al responsable de la flota de transporte copia de la orden de servicio y la factura por el servició realizado, el responsable de la flota de transporte digitaliza la factura y actualiza la “Hoja de vida del equipo”



El Coordinador Comercial y Logístico evalúa el cumplimiento del “Programa de Mantenimiento de infraestructura Logística” y la utilización de recursos. Luego reporta al Gerente Comercial y Gerente General los resultados obtenidos para la revisión o replanteamiento del programa.

5. REFERENCIAS Procedimiento para el control del producto no conforme Procedimiento y diagramas de flujo de Gestión Comercial Procedimiento y diagramas de flujo de Gestión de Cartera Ruteros de Entrega Formatos: Casos Sincronía Control del Producto No Conforme Inspección de Vehículos Planilla de entrega de pedidos Planilla entrega facturas promotores y gerentes Planilla Ruta de entrega Stiker Identificación de producto Hoja de vida equipos Inventario de equipos y recursos Programa de mantenimiento Página 5 de 11

PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DE PEDIDOS AL CLIENTE VERSIÓN 06

FECHA: 01 de Marzo de 2012

DIAGRAMA DE FLUJO: Entrega de Pedidos al Cliente

Página 6 de 11

PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DE PEDIDOS AL CLIENTE VERSIÓN 06

FECHA: 01 de Marzo de 2012

Página 7 de 11

PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DE PEDIDOS AL CLIENTE VERSIÓN 06

FECHA: 01 de Marzo de 2012

Página 8 de 11

PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DE PEDIDOS AL CLIENTE VERSIÓN 06

FECHA: 01 de Marzo de 2012

Página 9 de 11

PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DE PEDIDOS AL CLIENTE VERSIÓN 06

FECHA: 01 de Marzo de 2012

6. APROBACION Y CONTROL DE CAMBIOS ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

FIRMA NOMBRE

JOHAN MORENO

CESAR RODRIGUEZ

JOSE MANUEL GARCIA

CARGO

LIDER DE DESARROLLO LOGISTICO

COORDINADOR DE CALIDAD

GERENTE GENERAL

FECHA

01-03-2012

01-03-2012

01-03-2012

CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN

FECHA

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

1

18-08-2009

Emisión del documento

2

23-09-2009

Se excluye el formato “Planilla de seguimiento y control Notas crédito”, ya que la evidencia de entrega y control de Notas crédito será registrada en el formato “Planilla Entrega de Facturas promotores y gerentes” Se excluyen todas las actividades y Diagramas de Flujo que definían el tema de Fertilizantes, debido a la entrega de la comercialización al proveedor Abocol. Se excluye el Cargo de Coordinador de Fertilizantes Agroquímicos Boyacá, y sus funciones son asumidas por el nuevo cargo creado, Auxiliar de Cartera.

3

20-10-2009

Se excluye el cargo de Jefe de bodega, las funciones realizadas por este son asumidas por el Asistente Comercial y Logístico. Cambió la política de entregas: antes 48 horas para Cundinamarca y 72 horas para Boyacá, ahora 5 días para Cundinamarca y Boyacá, ya que existe cambio en la estructura organizacional (recorte de personal) y recorte en la flota de transporte.

4

30-06-2010

Se incluyen las políticas de los numerales 4.2, 4.3, 4.4, 4.5 y 4.6

Página 10 de 11

PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DE PEDIDOS AL CLIENTE VERSIÓN 06

FECHA: 01 de Marzo de 2012

CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN

FECHA

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

5

14-02-2011

Se incluye el cargo de Jefe de Bodega. Se crea el formato de “Inspección de vehículos”, que antes hacia parte de la “Planilla Ruta de Entrega” Se separa el procedimiento de Gestión Logística por temas de acuerdo a los diagramas de flujo, en el Procedimiento para la compra, recepción, inspección. Almacenamiento y traslado de insumos agrícolas, Procedimiento para la entrega de pedidos a clientes y Procedimiento para la realización de inventarios.

6

01-03-2012

Se incluye el cargo de Líder de Desarrollo Logístico y de Analista comercial y logístico para la UEN Boyacá y se excluye el cargo de Auxiliar de Cartera. Se realizan cambios en la responsabilidad de las funciones para cada cargo. Se excluyen los Numerales e items de los requisitos legales y reglamentarios, y se definen como documentos aparte “Listas de Chequeo”.

Página 11 de 11