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RECURSOS TECNOLÓGICOS/ MANTENIMIENTO TECNOLÓGICO

Código : PRT.01 Versión : 09

PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO Página 1 de 8 Revisó: Jefe División de Mantenimiento Tecnológico Profesional División de Mantenimiento Tecnológico

Fecha de aprobación: Diciembre 04 de 2007 Resolución Nº 1860

Aprobó: Rector

OBJETIVO

ALCANCE

Establecer las actividades necesarias para realizar el mantenimiento correctivo de equipos y máquinas de acuerdo a las solicitudes realizadas por las Unidades Académico y/o Administrativas de la Universidad Industrial de Santander.

Aplica desde la elaboración de la solicitud del servicio por parte de las UAA s, hasta el cumplimiento dado por los técnicos a la solicitud una vez realizado el trabajo.

NORMATIVIDAD

No aplica. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

      

Mantenimiento: Conjunto de acciones, operaciones y técnicas empleadas con el fin de asegurar la disponibilidad y funcionalidad de los equipos y máquinas en servicio durante el mayor tiempo posible, dentro del mayor grado de confiabilidad y el máximo nivel de productividad. Mantenimiento correctivo: Conjunto de acciones, operaciones y técnicas orientadas hacia la restitución de las características de funcionamiento y operación de un equipo o máquina después de ocurrida la falla. SIMAT: Sistema de Información de Mantenimiento Tecnológico desarrollado para optimizar el servicio de mantenimiento correctivo, a través del manejo ágil, oportuno y veraz de la información. Reasignación: Acciones realizadas en el SIMAT para volver a asignar una tarea a un técnico, basados en la modalidad en la cual este se desempeñe y el servicio que se requiera. UAA: Unidad Académico Administrativa. DMT: División de Mantenimiento Tecnológico. DPF: División de Planta Física.

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Código : PRT.01 Versión : 09

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CONSIDERACIONES

     

  



  

Para la compra de repuestos las Unidades trasladan el dinero correspondiente al valor de repuesto a la DMT o realizan la compra directamente. La contratación externa de un servicio de mantenimiento es realizada por la División de Mantenimiento Tecnológico a través de una orden de prestación de servicios. Para el adecuado manejo del SIMAT por parte de los usuarios de los procesos, se debe consultar la Guía Para Uso del SIMAT (GRT 01) publicada en la intranet. Las reasignaciones en el SIMAT se efectúan cuando el técnico recibe una solicitud que no es de su especialidad o de su propia área de trabajo. Para realizar la orden de compra o de servicio para la reparación de un equipo la DMT envía previamente a la unidad la solicitud de traslado de fondos. Los requisitos de compra de repuestos se establecen en el momento de realizar el pedido por parte del técnico de la DMT, la verificación de la necesidad de repuesto la realiza el jefe o profesional de la DMT y su verificación se realiza en el momento de la entrega. Las actividades de mantenimiento correctivo de equipos de las sedes regionales se harán a través del SIMAT, se debe realizar comunicación con el profesional encargado para verificar la capacidad de la DMT para atender el servicio solicitado y la confirmación del envío del equipo a las instalaciones de la DMT, en caso contrario La DMT puede rechazar la solicitud. Las solicitudes de mantenimiento correctivo pueden ser realizadas por el coordinador de la sede, el coordinador de planta física o de servicios informáticos de la sede. Los equipos que requieren mantenimiento correctivo en los talleres de la DMT deben ser enviados por la sede correspondiente a la sede central. La División de mantenimiento Tecnológico realizará las actividades necesarias para corregir las fallas del equipo, el embalaje y envíoo de equipos a su sitio de origen Previa verificación de funcionamiento por parte de un representante del instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia IPRED, quien conserva una copia del documento y la otra reposa en las instalaciones de la DMT. La División de Mantenimiento Tecnológico realizará el servicio de mantenimiento a través de personal técnico idóneo para la actividad, con personal propio o a través de proveedores de servicio. La supervisión de las actividades de mantenimiento en las sedes regionales estará a cargo del coordinador respectivo y podrá solicitar asesoría de la División de Mantenimiento Tecnológico cuando él lo estime conveniente. CRITERIOS DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES El proveedor puede ser una persona natural o Jurídica que este facultada por la DIAN para expedir una factura de venta.

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Versión : 09

PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO

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Inicio/Fin

Actividad

Dec isión

DIAGRAMA DE FLUJO

Procesamiento en S.I. o intranet

Documento

DESCRIPCIÓN

Procedimiento predefinido

TIEMPO ESTIMADO

Conector

RESPONSABLE

INICIO 1. Elabora la solicitud de Evaluación y concepto técnico Sujeto al tiempo de la Unidad de equipos a través del Sistema de Información de Academico Mantenimiento Tecnológico (SIMAT). Administrativa

1. Elabora solicitud de concepto ténico de baja

2.Recibe la solicitud de servicio por medio del SIMAT, se estudia la solicitud teniendo en cuenta la especialidad requerida, así mismo se asigna la orden de trabajo. La asignación de orden del trabajo se realiza por medio del SIMAT.

2. Recibe, estudia la solicitud del servicio y asigna la orden de trabajo

3. Evalúa el reporte de falla para establecer el procedimiento a seguir y el sitio para la atención del servicio.

3. Evalúa el reporte de falla

¿Se requiere el traslado del equipo a la DMT?

Si

4. Comunica al beneficiario el traslado del equipo a la bodega de la DMT

No

5. Recibe el equipo en la bodega y se diligencia FRT.01

6. Solicita transporte a la DPF de personal técnico al sitio

1 Jornada

4. Se Comunica al beneficiario la necesidad del traslado del equipo a la bodega de la DMT.

1 Jornada

5. Recepción del equipo en bodega, como evidencia se diligencia el formato FRT.01 Control de equipos y se realiza posterior entrega al técnico correspondiente.

½ Jornada

Nota: Esta actividad esta sujeta al tiempo de las unidades Académico Administrativas ya que son las encargadas de llevar el equipo a la bodega .

6. Realiza la solicitud de servicio de transporte en el modulo de planta física, según el procedimiento PRF.05 en caso de considerar que no se requiere trasladar el equipo a los talleres de la DMT.

PRF.05

2 Jornadas

Nota: Esta actividad esta sujeta al tiempo de respuesta de solicitud de servicio de la División de Planta Física

1

1Jornada: 1 día hábil

½ Jornada: ½ día hábil

½ Jornada

Unidad Académico Administrativa

Jefe DMT Profesional DMT

Conector de página

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Manual Normativo y Procedimental para la administración y control de los Bienes muebles de la UIS MFI.02 Art. 27 Guía uso del SIMAT GRT.01

Profesional DMT

Profesional DMT Técnico DMT

Auxiliar Bodega DMT

Profesional DMT Auxiliar administrativa

Control de Equipos FRT.01

Procedimiento de servicio de transporte PRF 05

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PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO Página 4 de 8 TIEMPO ESTIMADO

RESPONSABLE

2 jornadas

Técnico DMT

8. Informa al usuario la necesidad de realizar contratación externa para realizar el mantenimiento del equipo.

1 Jornadas

Técnico DMT Profesional DMT

9. Solicita la cotización para reparación del equipo con proveedor externo

9. Realiza solicitud de cotizaciones de los proveedores requeridos para la prestación de servicio de acuerdo a lo establecido en los procedimientos del proceso de contratación

5-10 Jornadas

Profesional DMT

10.Solicita el traslado de fondos al beneficiario.

10. Solicita el traslado de fondos al beneficiario para la contratación del servicio.

3 Jornadas

Secretaría DMT Auxiliar Admin. DMT

11. Compra de los repuestos requeridos

5 Jornadas

Profesional DMT

DESCRIPCIÓN

DIAGRAMA DE FLUJO

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

1

7. Realiza diagnóstico de la falla que presenta el equipo para determinar la posibilidad de corregirla en el sitio de ubicación del equipo.

7. Realiza diagnóstico de falla del equipo

No

¿Existen tareas correctivas que solucionen la falla?

A Pág. 6

Si ¿L a reparación se puede realizar por el personal de la DMT?

8. Informa al usuario la necesidad de realizar la contratación externa

No

Si No

¿El equipo requiere repuestos?

B

Pág.5

Si ¿Existen repuestos en la DMT? Si

No 11. Compra de los repuestos

12. Realiza la respectiva entrega de los repuestos a los técnicos.

12. Realiza entrega de repuestos al técnico de la DMT.

B

Pág.5

2

Nota: El repuesto sustraído y que no sirve se entrega al momento de la recepción del nuevo repuesto para su respectiva clasificación y disposición final, según lineamientos establecidos por el Programa de Gestión integral de Residuos - PGRI. 1Jornada: 1 día hábil

½ Jornada: ½ día hábil

2 Jornadas

Auxiliar de bodega DMT

Programa de Gestión integral de Residuos PGRI.

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PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO Página 5 de 8 DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCIÓN

TIEMPO ESTIMADO

13.Realiza la orden de compra para efectiva prestación de servicio

3 Jornadas

RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

2

¿El usuario está de acuerdo y traslada los fondos?

No

A Pág. 6

Si

13.Realiza la orden de compra

Si

¿Es necesario trasladar el equipo por fuera del campus?

No

14. Realiza solicitud de servicio de transporte a la División de Planta Física, según el procedimiento PRF.05 Nota: Esta actividad esta sujeta al tiempo de respuesta de solicitud de servicio de la División de Planta Física

14. Solicita transporte a la DPF de personal técnico al sitio

Secretaría DMT

½ Jornada

Profesional DMT

Procedimiento de servicio de transporte PRF 05

PRF.05

15. Entrega del equipo al proveedor externo Nota: Esta actividad esta sujeta al tiempo de respuesta de solicitud de la División de Planta Física

15. Entrega del equipo al proveedor externo

B

16. Repara el equipo

3

½ Jornada

Técnico DMT

16. Repara el equipo teniendo en cuenta las fallas presentadas

*Personal externo: 10-15 Jornadas Nota: Esta función puede ser realizada por personal *Personal interno o externo de la DMT. interno: 5-10 Jornadas

1Jornada: 1 día hábil

½ Jornada: ½ día hábil

Técnico DMT

Procedimiento de servicio de transporte PRF 05

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PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO Página 6 de 8 DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCIÓN

TIEMPO ESTIMADO

RESPONSABLE

2 Jornadas

Profesional DMT Técnico DMT

1 Jornada

Técnico DMT

3

17. Verifica el funcionamiento

A

18. Cierra orden

19. Entrega del equipo al usuario

FIN

17. Realiza las pruebas de funcionamiento del equipo para verificar la operación del mismo. En caso de haber sido atendido por un proveedor externo, la verificación del buen funcionamiento la realiza un funcionario de la DMT. 18. Cierra la solicitud de servicio, ya sea a través del Sistema de Información de Mantenimiento Tecnológico (SIMAT) o entregando el informe técnico de servicio. Nota: Si no existen tareas informa a la unidad que el daño del equipo es irreparable o que no es posible conseguir los repuestos y por lo tanto se sugiere la baja del equipo.

19.Entrega del equipo reparado, el usuario o la UAA deberán recoger el equipo en las instalaciones de la Sujeto al tiempo DMT. La entrega se hace personalmente por el de las Unidades Académico funcionario de mantenimiento cuando se requiere dar Administrativas ciertas indicaciones de uso al usuario o cuando la UAA instalación requiere personal especializado.

1Jornada: 1 día hábil

Auxiliar de bodega DMT Técnico DMT

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN

FECHA DE APROBACIÓN

01

Diciembre 4 de 2007

02

Abril 02 de 2008

03

DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

Creación del Documento Modificación de todo el documento.

Para las actividades de compra y transporte se remitió a los procedimiento de los procesos Noviembre 12 de 2008 que las contempla, se incluyeron actividades de verificación de entrega de equipos y seguimiento del funcionamiento y satisfacción del cliente con sus respectivos formatos.

04

Abril 17 de 2009

Eliminación de actividades relacionadas con la entrega y reporte del servicio del SIMAT cuando la solicitud se realiza por un medio diferente al SIMAT.

05

Octubre 05 de 2009

Inclusión en las consideraciones, los aspectos relacionados con la prestación del servicio en las sedes regionales UIS.

06

Mayo 15 de 2012

Modificación del procedimiento, teniendo en cuenta la optimización de las actividades para desarrollar la prestación de los servicios.

07

Septiembre 13 de 2012 Inclusión de nota aclaratoria en el numeral 16 del diagrama de flujo.

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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN

FECHA DE APROBACIÓN

DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

En los criterios de selección a proveedores se especifico que se deben realizar según los lineamientos establecidos por la universidad, contenidos en el instructivo para la selección, evaluación y reevaluación de proveedores código ICO.01 versión 06

08

Mayo 02 de 2014

En la actividad 1 se elimino una de las opciones «memorando interno» En la actividad 13, se incluyo nota aclaratoria relacionada con el adecuado manejo de los repuestos en desuso y su disposición acorde con los lineamientos establecidos por el programa de gestión integral de residuos- PGIR

09

Octubre 05 de 2015

Unión de actividades 2 y 3 Inclusión de tiempos estimados para cada actividad Inclusión de nota aclaratoria en las actividades 5,6,14 y 15 Inclusión de unidades de tiempos aclaratorias.