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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INVENTARIO 1. Objetivo Establecer un procedimiento que permita llevar un control eficiente de los procesos de registro y control de los inventarios en los laboratorios de la escuela profesional de ingeniería Agroindustrial de la Universidad Nacional de Trujillo, a través de la distribución adecuada de las tareas y responsabilidades, además de mantener el registro y documentación oportuna y suficiente de los movimientos que se realicen en cada laboratorio. 2. Alcance El control de inventarios contempla una serie de pasos que incluyen tanto el ingreso y salidas de insumos y reactivos así como también la entrada y salida de materiales, y las bajas de materiales y equipos por deterioro apreciable, inutilidad u obsolescencia. El control se realizará en todos los laboratorios de la escuela profesional de ingeniería Agroindustrial de la Universidad Nacional de Trujillo.       

Laboratorio de Biotecnología y Microbiología de los Productos Agroindustriales Laboratorio de Ingeniería de Procesos Agroindustriales Laboratorio de Tecnología de los Productos Agroindustriales Laboratorio de Análisis sensorial Laboratorio de No Alimentos Laboratorio de Biomoléculas Laboratorio Cereales y Leguminosas

El personal que tiene a su cargo la ejecución del proceso de control de los inventarios son los encargados de cada uno de los laboratorios a través del apoyo del docente responsable. 3. Procedimiento de entradas y salidas de insumos y reactivos Para el control de entradas y salidas de insumos y reactivos se utilizara una “formato de Control de Existencias”, este sistema debe registrar, para cada producto, los ingresos y salidas de laboratorio. Cabe hacer notar que todos los registros en la tarjeta de existencias, deben estar respaldados con el respectivo documento que acredite el origen o destino de estos insumos y reactivos. Un adecuado manejo de los inventarios de insumos y reactivos en los laboratorios, permitirá llevar acabo un control eficiente, sobre la cantidad de productos existentes en dicho laboratorio, además esto permitirá detectar oportunamente la necesidad de nuevos requerimientos de insumos y reactivos. Dentro de las funciones que realizara el encargado de cada uno de los laboratorios para el control de entradas y salidas de insumos y reactivos son los siguientes:

1. Recepcionar e inspeccionar los insumos y reactivos que ingresan a laboratorio. 2. verificar las cantidades de insumos y reactivos que están ingresando. 3. Registrar los insumos y/o reactivos que ingresan en la Tarjeta de Control de Existencias, indicando la cantidad, procedencia de insumo y/o reactivo y la fecha de ingreso. 4. Verificar la salidas de insumos y/ reactivos y registrar en Tarjeta de Control de Existencias, indicando la cantidad, origen de insumo y/o reactivo y la fecha de salida. 5. Registrar en la Tarjeta de Control de Existencias, indicando la cantidad, origen de insumo y/o reactivo y la fecha de salida. 6. Registrar en la tarjeta de control de existencias la cantidad disponible de reactivos y/o insumos en cada fecha que se haga un ingreso o salida. LABORATORIO: RESPONSABLE: INSUMO ENTRADA Y/O FECHA CODIGO REACTIVO CANTIDAD ORIGEN

SALIDA CANTIDAD DESTINO

CANTIDAD DISPONIBLE

4. Control de requerimientos y uso de materiales y equipos Para el control de requerimientos y uso de materiales y equipos se utilizará un “formato de Control de Uso”, este sistema debe registrar, para cada producto, la utilidad y funcionamiento en laboratorio. Cabe hacer notar que todos los registros en la tarjeta, deben estar respaldados por el encargado de laboratorio, es decir, una revisión antes y después de su respectivo uso. Un adecuado manejo de los inventarios de materiales y equipos en los laboratorios, permitirá llevar acabo un control eficiente, sobre la cantidad y estado de materiales existentes en dicho laboratorio, además en cuanto a equipos, permitirá detectar oportunamente algunos daños, mal funcionamiento y necesidad de mantenimiento oportuno y a tiempo. Dentro de las funciones que realizara el encargado de cada uno de los laboratorios para el control de requerimientos y usos de equipos y materiales son los siguientes:

1. Inspeccionar antes de hacer entrega de los materiales y equipos. 2. Verificar las marcas y modelos que se están entregando. 3. Registrar que están en uso en la Tarjeta de Control de Uso, indicando la cantidad, descripción del producto, quién se hace responsable del uso, alguna observación que se pueda verificar y la fecha de entrega y la de devolución. 4. Verificar y reportar en la devolución, identificando algún deterioro o daño que haya sufrido el material o equipo durante su uso. 5. Ordenar nuevamente cada uno de los materiales entregados. 6. Registrar en la Tarjeta de Seguimiento para aquellas personas que entregaron materiales o equipos con algún deterioro o daño. Cantidad

Material o equipo

Responsable del uso

Observaciones

Fecha de entrega

Fecha de devolución

5. Procedimiento de Bajas de materiales y equipos Se realizarán las bajas de equipos y materiales por deterioro apreciable, inutilidad u obsolescencia, que Son aquellos materiales y/o equipos que por su estado de obsolescencia o inservibles, no son útiles en los laboratorios, ya que su reparación es más costosa que adquirirlos nuevos. Una vez identificados y clasificados este tipo de materiales y/o equipos, se deberán dar de baja de la base de datos de inventarios. 1. Elaborar y estandarizar los respectivos formatos para el registro y control de los bienes que se encuentran en desuso por su estado de obsolescencia, daño o inservible. 2. Identificación del bien que se encuentra en desuso, obsolescencia, daño o inservible. 3. Depurar y actualizar las bases de datos y dar de baja a los materiales y/o equipos inservibles obsoletos existentes en el laboratorio. 4. Llenar el formato Bajas de materiales y equipos, indicando la fecha de baja de dicho equipo y/o material. 5. Actualizar el inventario teniendo en cuenta las bajas de equipos y/o materiales. FORMATO DE BAJA DE EQUIPOS Y/ O MATERILES REPORTE N°: NOMBRE DEL EQUIPO: DESCRIPCION

FECHA:

UBICACIÓN MOTVO DE BAJA COMO SE DETECTO

RESPONSABLE OBSERVACIONES

6. Propuesta para un mayor control y seguimiento Para llevar un mejor control y seguimiento del inventario a través del tiempo, se sugiere hacer una sectorización y reordenamiento de los insumos, materiales y equipos. Para esta sectorización se necesitará una clasificación de estos. Esta clasificación se podría guiar a partir del material de composición y estado en caso de los materiales. Para los insumos se podría realizar una clasificación usando sus características químicas y también su potencialidad de riesgo. Y en cuanto equipos mediante su función. Para un mayor control y seguimiento, también recomendamos hacer una revisión general al inicio de la semana (lunes) y al finalizar la semana (viernes).