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Mayo 2013 PROC-PROECU-028

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MACRO PROCESO: CONTROL DE INVENTARIO

Elaborado por Winning Consultores Mayo 2013

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Contenido 1.

Objetivo .................................................................................................................................. 4

2.

Alcance ................................................................................................................................... 4

3.

Política .................................................................................................................................... 4 3.1. Políticas Generales ............................................................................................................. 4 3.2. Políticas de Operación........................................................................................................ 4

4.

Marco Legal ............................................................................................................................ 5

5.

Definiciones ............................................................................................................................ 6

6.

Procedimientos ...................................................................................................................... 7

6.1.

Control de bienes de larga duración ...................................................................................... 7

6.1.1. Ingresos y egresos de bienes de larga duración ..................................................................... 7 6.1.1.1. Diagrama de flujo ................................................................................................................... 7 6.1.1.2. Descripción del procedimiento .............................................................................................. 7 6.1.2. Constatación física de bienes de larga duración y sujetos a control administrativo ............. 9 6.1.2.1. Diagrama de flujo ................................................................................................................... 9 6.1.2.2. Descripción del procedimiento ............................................................................................ 10 6.1.3. Baja de bienes de larga duración y sujetos a control administrativo .................................. 11 6.1.3.1. Diagrama de flujo ................................................................................................................. 11 6.1.3.2. Descripción del procedimiento ............................................................................................ 11 6.2.

Control de suministros y materiales..................................................................................... 15

6.2.1. Ingresos de suministros y materiales de oficina .................................................................. 15 6.2.1.1. Diagrama de flujo ................................................................................................................. 15 6.2.1.2. Descripción del procedimiento ............................................................................................ 15 6.2.2. Egreso de suministros y materiales de oficina ..................................................................... 17 6.2.2.1. Diagrama de flujo ................................................................................................................. 17 6.2.2.2. Descripción del procedimiento ............................................................................................ 17 6.2.3. Ingreso de suministros y materiales de aseo ....................................................................... 19 6.2.3.1. Diagrama de flujo ................................................................................................................. 19 6.2.3.2. Descripción del procedimiento ............................................................................................ 19 6.2.4. Egreso de suministros y materiales de aseo ........................................................................ 21

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6.2.4.1. Diagrama de flujo ................................................................................................................. 21 6.2.4.2. Descripción del procedimiento ............................................................................................ 21 6.2.5. Ingreso de material promocional ......................................................................................... 23 6.2.5.1. Diagrama de flujo ................................................................................................................. 23 6.2.5.2. Descripción del procedimiento ............................................................................................ 23 6.2.6. Egresos de material promocional......................................................................................... 25 6.2.6.1. Diagrama de flujo ................................................................................................................. 25 6.2.6.2. Descripción del procedimiento ............................................................................................ 25 7.

Anexos .................................................................................................................................. 27

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1. Objetivo Establecer y estandarizar control de inventario de los bienes de larga duración de PROECUADOR.

2. Alcance Se aplica al macro-proceso Control de Inventario del Instituto de Promoción de Exportaciones e Inversiones - PRO ECUADOR, que incluye los siguientes procesos:

Control de Inventario Control de bienes de larga duración

Control de suministros y materiales

Este documento es aplicable para todas las Direcciones, Oficinas Comerciales y Oficinas Zonales del Instituto de Promoción de Exportaciones e Inversiones Extranjeras PRO ECUADOR.

3. Política 3.1. Políticas Generales 



Para la ejecución del proceso Control de Inventario es necesario el compromiso y participación de las Oficinas Zonales, Oficinas Comerciales, los Directores de Área de PRO ECUADOR. La Dirección Administrativa-Financiera de PRO ECUADOR es la única facultada para realizar modificaciones y/o actualizaciones de los lineamientos para el macro proceso.

3.2. Políticas de Operación Control de bienes de larga duración  

Todos los años, deberá realizarse la constatación física del inventario. La constatación física de los bienes en las Oficinas Comerciales será responsabilidad del Jefe de OCE; y deberá enviar la información vía memorando (QUIPUX) al Director Administrativo-Financiero. Se aprovechará las visitas al exterior de los funcionarios de PRO ECUADOR (Matriz) para la verificación in-situ del inventario de bienes de las OCE. La firma del funcionario que realiza la verificación in-situ debe constar en el acta de constatación física.

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  

Cuando se solicite la baja de un bien informático la Dirección de Tecnología de PRO ECUADOR deberá elaborar un informe técnico. La máxima autoridad de PRO ECUADOR es la responsable de autorizar la baja de los bienes. Para la destrucción de los bienes, el Director Administrativo-Financiero conformará una comisión para el efecto. La comisión estará integrada por: o Jefe Administrativo o Guardalmacén o Contador

Control de suministros y materiales  



El responsable de limpieza de PRO ECUADOR será el responsable de solicitar los suministros de aseo al guardalmacén. Al momento de realizar la entrega de los suministros y materiales (aseo y oficina) el guardalmacén y el funcionario que recibe los suministros y/o materiales deben firmar el acta de entrega-recepción respectiva. Para la entrega de suministros y materiales (aseo y oficina) en las Oficinas Zonales, el guardalmacén deberá enviar el acta de entrega-recepción respectiva, junto con los suministros y materiales.

4. Marco Legal    





Ley Orgánica de Contraloría General del Estado. Reglamento General de Bienes del Sector Público. Manual General de Administración y Control de los Activos Fijos del Sector Público. Decreto Ejecutivo No. 776, del 16 de mayo de 2011, publicado en el Registro Oficial 459 del 31 de mayo de 2011, “Reglamento General para la Organización y Funcionamiento del Instituto de Promoción de Exportaciones e Inversiones Extranjeras – PROECUADOR.” Resolución Ministerial No. 1441 del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración, “Oficinas Comerciales – OCES- dependen administrativa y financieramente del Instituto de Promoción de Exportaciones e Inversiones del Ecuador, PROECUADOR.” Resolución 20 del Instituto de Promoción de Exportaciones e Inversiones Extranjeras, publicada en el Registro Oficial Suplemento 331 de 13 de septiembre de 2012, Estatuto por Procesos de PRO ECUADOR.

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5. Definiciones  

 

Sistema MIRAFLORES: Sistema de control de inventario de PRO ECUADOR. Direcciones PRO ECUADOR: Dirección de Promoción de Exportaciones, Dirección de Promoción de Inversiones, Dirección de Balcón de Servicios, Dirección de Inteligencia Comercial, Dirección de Asesoría Jurídica, Dirección de Planificación, Dirección de Marketing y Comunicación Social, Dirección AdministrativaFinanciera, Dirección de Administración de Talento Humano, y Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicación. Oficinas Zonales: Unidades operativas de las Direcciones de PRO ECUADOR para ejecutar actividades en el territorio nacional. Oficinas Comerciales en el Exterior (OCE): Unidades operativas de las Direcciones de PRO ECUADOR para ejecutar actividades en el extranjero.

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6. Procedimientos 6.1.

Control de bienes de larga duración

6.1.1.

Ingresos y egresos de bienes de larga duración

6.1.1.1.

Diagrama de flujo

Macro Proceso: Control de Inventario Proceso: INGRESOS Y EGRESOS DE BIENES DE LARGA DURACIÓN

INICIO

I-1: Debe tener la orden de compra, para verificación. I-2: En caso de que la contratación haya sido por “Ínfima cuantía”, el Guarda Almacén de PRO ECUADOR es responsable de elaborar el Acta. En caso de que la contratación haya sido por otro mecanismo, el proveedor es responsable de emitir y presentar el Acta. I-3: Sistema MIRAFLORES. I-4:Debe solicitar información a la delegada de compras en el exterior (Dirección Adm-Financ.) I-5: Archivo EXCEL.

CONTRATACIÓN PÚBLICA

GUARDA ALMACÉN

Recibir y contar bienes

I-1

Recibir y revisar Factura

Firmar Acta Entrega-Recepción I-2 con el Proveedor

Ingresar información en el sistema

Actualizar BDD

FUNCIONARIOS

PRO ECUADOR

OFICINAS COMERCIALES

(Jefe de Oficina)

I-5

I-3

Asignar custodio en el sistema

Validar información

FIN

Aseguramiento de Bienes

Codificar bienes

Elaborar Acta de Entrega-Recepción

Entregar bienes

Firmar Acta de Entrega-Recepción

Archivar Acta de Entrega-Recepción

I-4

Firmar Acta de Entrega-Recepción

Remitir listado de Bienes adquiridos Firmar Acta de Entrega-Recepción INICIO

6.1.1.2.

Descripción del procedimiento

Este proceso puede iniciarse en la Oficina Matriz y/o en las Oficinas Zonales. Si se inicia en la Oficina Matriz, el proceso se desencadena desde el proceso “CONTRATACIÓN PÚBLICA”, y continúa con el numeral 1. Si se inicia en las Oficinas Zonales, referirse al numeral 5.

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GUARDALMACÉN 1. Recibe y cuenta los bienes. Debe tener la orden de compra para verificación. 2. Recibe y revisa las facturas. 3. Firma el acta de entrega-recepción con el proveedor. En caso de que la contratación haya sido por “ínfima cuantía”, el Guarda Almacén de PRO ECUADOR es responsable de elaborar el acta. En caso de que la contratación haya sido por otro mecanismo, el proveedor es responsable de emitir y presentar el acta. 4. Ingresa información en el sistema MIRAFLORES. Continuar con numeral 7. OFICINAS COMERCIALES 5. Remite listado de bienes adquiridos. Continuar con el numeral 6. GUARDALMACÉN 6. Validar listado enviado por la OCE. El guardalmacén debe solicitar información detallada de las adquisiciones a la delegada de compras en el exterior (Dirección Administrativa-Financiera). 7. Asigna custodio en el sistema al igual que el Jefe de las Oficinas Comerciales que previamente remite el listado de bienes adquiridos. 8. Se realiza el aseguramiento de bienes (proceso). 9. Codifica los bienes. 10. Elabora acta de entrega-recepción. 11. Entrega los bienes. 12. Firma el acta de entrega-recepción en conjunto a los Funcionarios de PRO ECUADOR. 13. Archiva documentación. Los documentos que debe archivar son: a. Copia de orden de compra b. Copia de acta de entrega-recepción c. Copia de factura 14. Actualiza base de datos de los bienes de PRO ECUADOR. (archivo Excel).

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6.1.2.

Constatación física de bienes de larga duración y sujetos a control administrativo

6.1.2.1.

Diagrama de flujo

MACRO PROCESO: Control de Inventario PROCESO: CONTROL DE BIENES DE LARGA DURACIÓN SUB PROCESO: Constatación Física de bienes de larga duración y sujetos a control administrativo DIRECTOR

RESPONSABLE DEL BIEN

GUARDALMACÉN

ADMINISTRATIVO-FINANCIERO INICIO

Solicitar constatación física de Bienes

Aprobar cronograma para constatación de Bienes

I-1

Elaborar cronograma para constatación de Bienes

I-2

Realizar constatación física de los Bienes

Validar codificación de los Bienes

¿BIEN EN BUEN ESTADO?

BAJA DE ACTIVOS

NO

SI

Revisar necesidad de cambios en Actas de EntregaRecepción

Se requieren cambios?

SI

Realizar cambios en Actas anteriores

NO

Firmar Acta de Entrega-Recepción

Realizar y enviar Informe de constatación

I-3

FIN

I-1: Memorando (QUIPUX) dirigido al Guardalmacén. Debe enviarse en el último trimestre del año (octubre). I-2: En el cronograma constaran los nombres de los grupos de trabajo que realizarán la constatación física. I-3: El Informe contendrá las novedades detectadas respecto del estado, custodia y utilización de los bienes asignados. El informe debe ser remitido al Director Administrativo-Financiero.

Firmar Acta de Entrega-Recepción

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6.1.2.2.

Descripción del procedimiento

DIRECTOR ADMINISTRATIVO FINANCIERO 1.

Solicita constatación física de bienes, mediante memorando (QUIPUX) dirigido al Guardalmacén. El memorando debe ser enviado durante el último trimestre del año; preferiblemente el mes de octubre.

GUARDALMACÉN 2.

Elabora cronograma para la constatación física de bienes; y lo remite al Director Administrativo-Financiero. En el cronograma deben constar los nombres de los grupos de trabajo que realizarán la constatación física.

DIRECTOR ADMINISTRATIVO FINANCIERO 3.

Aprueba el cronograma para constatación física de bienes.

GUARDALMACÉN 4.

Realiza la constatación física de los bienes, de acuerdo al cronograma; y valida la codificación de los bienes. En caso de que algún bien no esté en buen estado, referirse al proceso “Baja de activos”. En caso de que los bienes estén en buen estado, continuar con numeral 5.

5.

Revisa las necesidades de cambios en actas de entrega-recepción. Si se identifica la necesidad de cambios en las actas actuales, continuar con el numeral 6. Caso contrario, continuar con el numeral 8.

6. 7. 8.

Realiza las actualizaciones de las actas de entrega-recepción. Firma el acta de entrega-recepción en conjunto con el custodio del bien. (Anexo 2) Realiza y envía el informe de constatación física de bienes. El informe deberá contener las novedades detectadas respecto del estado, custodia y actualización de los bienes asignados; y debe ser remitido al Director Administrativo-Financiero. (Anexo 3)

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6.1.3.

Baja de bienes de larga duración y sujetos a control administrativo

6.1.3.1.

Diagrama de flujo

GUARDALMACÉN

MACRO PROCESO: Control de Inventario PROCESO: CONTROL DE BIENES DE LARGA DURACIÓN SUB PROCESO: Baja de bienes de larga duración y sujetos a control administrativo

DIRECCIONES OFICINAS COMERCIALES

Solicitar Baja de Activo

Solicitar Baja de Activo

I-4

1

Solicitar inspección previa y elaboración de Informe

(Jefe Administrativo)

Realizar inspección previa

Solicitar aprobación

Todavía son necesarios?

Ordenar destrucción del Bien

I-5

Elaborar y remitir informe

NO

Elaborar y remitir I-3 Acta

Botar los Bienes

I-6

DONACIÓN

Donar los Bienes

I-7

Elaborar y entregar Acta

SI

Destrucción o donación? Concluir trámite y archivar expediente

DESTRUCCIÓN

Destruir los Bienes

I-9

I-8

FIN

Eliminar activo del inventario

(Guardalmacén)

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA

DIRECTORA EJECUTIVA

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA

I-4

I-1

(Director)

INICIO

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA

INICIO

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA

Solicitar Baja de Activo

INICIO

FIN

Bien informático?

NO Aprobar destrucción del Bien

SI

Solicitar informe técnico

Elaborar Informe técnico

Autorizar baja del bien

1

I-2

6.1.3.2.

I-1: Memorando (QUIPUX) dirigido a la máxima autoridad de PRO ECUADOR. Deberán adjuntar informe sobre el bien, con registro fotográfico. I-2: En el informe técnico se debe especificar si el bien ha pasado su vida útil, si está en malas condiciones y si es recomendable darle de baja. I-3: Memorando (QUIPUX) dirigido a la máxima autoridad de PRO ECUADOR, con copia al Director Administrativo Financiero. I-4: Memorando (QUIPUX) dirigido al Director Administrativo Financiero. I-5: Memorando (QUIPUX) dirigido a la máxima autoridad de PRO ECUADOR. Deberá adjuntarse informe sobre el bien. I-6: Memorando (QUIPUX) dirigido al funcionario delegado, con copia al Guardalmacén. El Memorando deberá indicar fecha, hora y lugar donde se realizará la actividad. I-7: Debe estar presente el Guardaalmacén. Entidades del sector privado que realicen labor social u obras de beneficencia, y que no tengan fines de lucro. I-8: Debe estar presente el Guardalmacén. Previo a la destrucción se procederá a su desmantelamiento para fines de reciclaje. I-9: El Acta deberá contener registros fotográficos. Una copia del Acta debe ser entregada al Guardalmacén.

Descripción del procedimiento

Este proceso puede iniciar desde las Oficinas Comerciales o desde la Oficina Matriz.

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En caso de iniciar desde las Oficinas Comerciales, continuar con el numeral 1. En caso de iniciar desde la Oficina Matriz, continuar con el numeral 6.

OFICINAS COMERCIALES 1. El Jefe de la OCE, solicita baja de activos, mediante memorando (QUIPUX) dirigido a la máxima autoridad de PRO ECUADOR. Debe adjuntar informe sobre el bien, con registro fotográfico. DIRECTORA EJECUTIVA En caso de ser un bien informático, continuar con numeral 2. En caso de no ser un bien informático, continuar con numeral 4. 2.

Solicita informe técnico a la Dirección de Tecnología, mediante memorando (QUIPUX).

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA 3.

Elabora y remite el informe técnico a la Directora Ejecutiva. Continuar con numeral 4. El informe técnico debe especificar si el bien ha pasado su vida útil, si está en malas condiciones y si es recomendable darle de baja.

DIRECTORA EJECUTIVA 4.

Autoriza la baja del bien al Jefe de la Oficina Comercial.

OFICINAS COMERCIALES 5.

Bota los bienes. Continuar con numeral 17. El Jefe de OCE debe elaborar y remitir el acta respectiva (Anexo 4), con registro fotográfico incluido, mediante memorando (QUIPUX) dirigido a la máxima autoridad de PRO ECUADOR, con copia al Director Administrativo-Financiero.

DIRECCIONES 6.

El funcionario, custodio del bien, solicita la baja del activo, mediante memorando (QUIPUX) dirigido al Director Administrativo Financiero.

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DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA 7.

8.

El Director de área solicita la inspección previa del bien, a uno de los funcionarios de control previo (de preferencia el Jefe Administrativo), mediante memorando (QUIPUX). Funcionario de control previo realiza la inspección previa del bien. Si durante la inspección se determina que el bien todavía es necesario para la institución, continuar con el numeral 9. Si durante la inspección se determina que el bien ya no es necesario para la institución, continuar con el numeral 10.

9. Finaliza el trámite y archiva el expediente. Finaliza el proceso. 10. Elabora el informe de inspección previa y lo remite al Director del área, mediante memorando (QUIPUX). 11. El Director de área recibe el informe y solicita la aprobación de la baja del bien, vía memorando (QUIPUX) a la máxima autoridad de PRO ECUADOR. Debe adjuntar el informe de inspección previa. DIRECTORA EJECUTIVA 12. Aprueba la destrucción del bien. DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA 13. El Director de área ordena la destrucción del bien, mediante memorando (QUIPUX) dirigido a la Comisión para destrucción de bienes (funcionario delegado, guardalmacén y contadora). El memorando debe incluir la fecha, hora y lugar donde se realizará la actividad. Si se decide donar los bienes, continuar con el numeral 14. Si se decide botar los bienes, continuar con el numeral 15. 14. La Comisión para destrucción de bienes, dona los bienes. Continuar con numeral 16. Las donaciones deberán realizarse a entidades del sector privado, que realicen labor social u obras beneficencias y que no tengan fines de lucro. 15. La Comisión para destrucción de bienes, destruye los bienes. Previo a la destrucción se procederá al desmantelamiento de los bienes, para fines de reciclaje.

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16. La Comisión para destrucción de bienes elabora un acta de constancia de la actividad realizada. El acta deberá incluir registros fotográficos. Una copia del acta debe ser entregada al Guardalmacén. 17. Guardalmacén elimina el activo del inventario. 18. Contadora elimina activo del libro contable. Fin del proceso.

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6.2.

Control de suministros y materiales

6.2.1.

Ingresos de suministros y materiales de oficina

6.2.1.1. Diagrama de flujo Macro Proceso: Control de Inventario Proceso: INGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES Subproceso: INGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES DE OFICINA

INICIO

SI

Solicitar requerimientos de suministros

I-6

Entregar Documentación

I-5

Archivar Registro de Compra, Factura y Acta

Ingresar suministros y materiales a bodega

EGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES

FIN

I-2

GUARDA ALMACÉN

Planificado?

Ingresar información en el sistema

Firmar Acta de Entrega-Recepción con proveedor

Recibir y revisar Factura

Consolidar requerimientos de suministros

DIRECCIONES

Solicitar adquisición de suministros de I-3 oficina

Solicitar adquisición de suministros de I-3 oficina

Enviar requerimientos de suministros

I-2

Enviar requerimientos de suministros

I-2

DIRECTOR ADMINISTRATIVOFINANCIERO

OFICINAS ZONALES

PRO ECUADOR

NO

Solicitar adquisición I-3 de suministros

Recibir y contar suministros de oficina

I-4

I-1: Vía correo electrónico I-2: Vía correo electrónico. Cuatrimestralmente I-3: Vía Memorando (QUIPUX), dirigido al Director Adminstrativo-Financiero. Se deberá justificar las cantidades solicitadas, adjuntando un informe/ cuadro de material disponible y material solicitado. I-4: Debe tener la Orden de Compra, para verificación. I-5: A quien haya solicitado la compra (Dirección Adm-Financiera) I-6: Sistema “MIRAFLORES”

Aprobar adquisición de suministros

ADQUISICIONES

6.2.1.2. Descripción del procedimiento El ingreso de suministros y materiales de oficina puede ser planificado o no planificado. En caso de no ser planificado, continuar con el numeral 1. En caso de ser planificado, continuar con el numeral 2. DIRECCIONES DE PRO ECUADOR 1. El Director de área solicita la adquisición de suministros de oficina, mediante memorando (QUIPUX), dirigido al Director Administrativo-Financiero, justificando las cantidades solicitadas. Continuar con numeral 6.

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GUARDALMACÉN 2. Solicita, vía correo electrónico, los requerimientos de suministros de oficina, a las Asistentes de las Direcciones de PRO ECUADOR y al responsable de suministros de cada Oficina Zonal. DIRECCIONES DE PRO ECUADOR Y OFICINAS ZONALES 3. Envían los requerimientos de suministros de oficina, vía correo electrónico. GUARDALMACÉN 4. Consolida los requerimientos de suministros de oficina. 5. Solicita la adquisición de suministros, mediante memorando (QUIPUX), dirigido al Director Administrativo-Financiero, justificando las cantidades solicitadas. Deberá adjuntar un informe/cuadro de material disponible y material solicitado. DIRECTOR ADMINISTRATIVO-FINANCIERO 6. Aprueba la adquisición de los suministros de oficina. 7. Referirse al proceso “Contratación pública”. GUARDALMACÉN 8. Recibe y cuenta los suministros de oficina. Al momento de recibir los suministros deberá tener consigo la orden de compra, para verificación. 9. Recibe y revisa la factura. 10. Firma el acta de entrega-recepción con el proveedor 11. Entrega la documentación correspondiente a quien haya solicitado la compra (Dirección Administrativa-Financiera). 12. Ingresa la información de los suministros de oficina en el sistema MIRAFLORES. 13. Archiva el registro de la compra, la factura y el acta de entrega recepción. 14. Ingresa los suministros a la bodega. Fin del proceso.

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6.2.2.

Egreso de suministros y materiales de oficina

6.2.2.1. Diagrama de flujo Macro Proceso: Control de Inventario Proceso: EGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES Subproceso: EGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES DE OFICINA

SI INICIO

Planificado?

Matriz ó Zonales?

SI

MATRIZ FIN

ZONALES

GUARDA ALMACÉN

Registrar egreso en el sistema Registrar egreso en el sistema

Verificar disponibilidad de suministros

Disponibilidad?

NO

Informar indisponibilidad

I-1

Elaborar y presentar informe I-4 de inventario

I-2

I-2

Firmar Acta de Entrega-Recepción FIN

NO

OFICINAS ZONALES

(Asistentes)

DIRECCIONES PRO ECUADOR

FIN

Solicitar suministros de oficina

I-1

Solicitar suministros de oficina

I-1

Enviar suministros de oficina vía Correos I-3 del Ecuador

Firmar Acta de Entrega-Recepción

Recibir suministros de oficina

Recibir suministros de oficina

Firmar Acta de Entrega-Recepción

Firmar Acta de Entrega-Recepción

Enviar Acta de Entrega-Recepción firmada

FIN

I-1: Vía correo electrónico I-2: En el sistema “MIRAFLORES”. A través del sistema se genera el Acta de Entrega-Recepción I-3: Se adjunta Acta Entrega-Recepción firmada por el Guarda Almacén I-4: Informe de inventario de consumo interno en el que hará constar los ingreso y egresos de los suministros y materiales. Este informe contendrá: el listado de ingreso a bodega de los suministros y materiales, resumen de notas de entrega de suministros y materiales, resumen de ingresos y egresos de las cuentas y listado de items. El informe deberá ser presentado al Director Administrativo-Financiero

6.2.2.2. Descripción del procedimiento

GUARDALMACÉN Si es un egreso de suministros de oficina no planificado, continuar con el numeral 1. Si es un egreso de suministros de oficina planificado, continuar con el numeral 4. DIRECCIONES DE PRO ECUADOR Y OFICINAS ZONALES 1. Las Asistentes de las Direcciones solicitan los suministros de oficina, vía correo electrónico, al Guardalmacén. En el caso de las Oficinas Zonales quien realiza la solicitud es el responsable de suministros de cada Oficina Zonal.

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GUARDALMACÉN 2. Verifica la disponibilidad de los suministros solicitados. En caso de no existir disponibilidad, continuar con numeral 3. En caso de si existir disponibilidad, continuar con numeral 4. 3. Informa la indisponibilidad vía correo electrónico. Fin del proceso 4. Registra el egreso en el sistema MIRAFLORES, generando el acta de entrega-recepción. Si la entrega de los suministros de oficina es en la oficina Matriz, continuar con el numeral 5. Si la entrega de los suministros de oficina es en las Oficinas Zonales de PRO ECUADOR, continuar con el numeral 6. 5. Entrega los suministros de oficina al Asistente de Dirección respectivo y firma el acta de entrega-recepción (Anexo 5). Continuar con numeral 9. 6. De ser la Matriz Firma el acta de entrega-recepción y se envía los suministros de oficina vía Correos del Ecuador. Se debe adjuntar el acta firmada por el guardalmacén. OFICINAS ZONALES 7. El responsable de suministros de oficina recibe los suministros y firma el acta de entrega-recepción. 8. Envía el acta de entrega-recepción firmada. Continuar con numeral 9. GUARDALMACÉN 9. Elabora el informe de inventario de consumo interno y lo remite al Director Administrativo-Financiero. Fin del proceso.

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6.2.3.

Ingreso de suministros y materiales de aseo

6.2.3.1. Diagrama de flujo Macro Proceso: Control de Inventario Proceso: INGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES Subproceso: INGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES DE ASEO

INICIO

I-6

Entregar Documentación

I-5

Archivar Registro de Compra, Factura y Acta

Ingresar suministros a bodega

EGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES

FIN

I-2

GUARDA ALMACÉN

Solicitar requerimientos de suministros

Ingresar información en el sistema

Firmar Acta de Entrega-Recepción con proveedor

Recibir y revisar Factura

QUITO

Enviar requerimientos de suministros

I-2

Enviar requerimientos de suministros

I-2

DIRECTOR ADMINISTRATIVOFINANCIERO

OFICINA PRO ECUADOR

RESPONSABLE DE LIMPIEZA

Consolidar requerimientos de suministros

Solicitar adquisición I-3 de suministros

Recibir y contar suministros

I-4

I-1: Vía correo electrónico I-2: Vía correo electrónico. Cuatrimestralmente I-3: Vía Memorando (QUIPUX), dirigido al Director Adminstrativo-Financiero. Se deberá justificar las cantidades solicitadas, adjuntando un informe/ cuadro de material disponible y material solicitado. I-4: Debe tener la Orden de Compra, para verificación. I-5: A quien haya solicitado la compra (Dirección Adm-Financiera) I-6: Sistema “MIRAFLORES”

Aprobar adquisición de suministros

ADQUISICIONES

6.2.3.2. Descripción del procedimiento

GUARDALMACÉN 1. Solicita, vía correo electrónico, los requerimientos de suministros de aseo a la oficina de PRO ECUADOR-Quito y al responsable de limpieza en PRO ECUADOR –Matriz. La solicitud se realiza cuatrimestralmente.

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OFICINA PRO ECUADOR-QUITO Y RESPONSABLE DE LIMPIEZA 2. Envían los requerimientos de suministros, vía correo electrónico. GUARDALMACÉN 3. Consolida los requerimientos de suministros de aseo. 4. Solicita la adquisición de suministros, mediante memorando (QUIPUX), dirigido al Director Administrativo-Financiero, justificando las cantidades solicitadas. Deberá adjuntar un informe/cuadro de material disponible y material solicitado. DIRECTOR ADMINISTRATIVO-FINANCIERO 5. Aprueba la adquisición de los suministros de aseo. 6. Referirse al proceso “Contratación pública”. GUARDALMACÉN 7. Recibe y cuenta los suministros de aseo. Al momento de recibir los suministros deberá tener consigo la orden de compra, para verificación. 8. Recibe y revisa la factura. 9. Firma el acta de entrega-recepción con el proveedor 10. Entrega la documentación correspondiente a quien haya solicitado la compra (Dirección Administrativa-Financiera). 11. Ingresa la información de los suministros de aseo en el sistema MIRAFLORES. 12. Archiva el registro de la compra, la factura y el acta de entrega recepción. 13. Ingresa los suministros a la bodega. Fin del proceso.

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6.2.4.

Egreso de suministros y materiales de aseo

6.2.4.1. Diagrama de flujo Macro Proceso: Control de Inventario Proceso: EGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES Subproceso: EGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES DE ASEO

SI INICIO

Planificado?

Matriz ó Zonales?

SI

MATRIZ FIN

ZONALES

GUARDA ALMACÉN

Registrar egreso en el sistema Registrar egreso en el sistema

Verificar disponibilidad de suministros

Disponibilidad?

NO

Informar indisponibilidad

I-1

Elaborar y presentar informe I-4 de inventario

I-2

I-2

Firmar Acta de Entrega-Recepción FIN

NO

Solicitar suministros de aseo

I-1

Solicitar suministros de aseo

I-1

Enviar suministros de aseo vía Correos del I-3 Ecuador

Firmar Acta de Entrega-Recepción

Recibir suministros de aseo

Recibir suministros de aseo

Firmar Acta de Entrega-Recepción

I-1: Vía correo electrónico I-2: En el sistema “MIRAFLORES”. A través del sistema se genera el Acta de Entrega-Recepción I-3: Se adjunta Acta Entrega-Recepción firmada por el Guarda Almacén. El envío de suministros de aseo debe coincidir con el envío de suministros de oficina. I-4: Informe de inventario de consumo interno en el que hará constar los ingreso y egresos de los suministros y materiales. Este informe contendrá: el listado de ingreso a bodega de los suministros y materiales, resumen de notas de entrega de suministros y materiales, resumen de ingresos y egresos de las cuentas y listado de items. El informe deberá ser presentado al Director Administrativo-Financiero

6.2.4.2. Descripción del procedimiento

GUARDALMACÉN Si es un egreso de suministros de aseo no planificado, continuar con el numeral 1 Si es un egreso de suministros de aseo planificado, continuar con el numeral 4 RESPONSABLE DE LIMPIEZA Y OFICINA PRO ECUADOR-QUITO 1. Solicitan suministros de aseo, vía correo electrónico, al Guarda Almacén.

Firmar Acta de Entrega-Recepción

Enviar Acta de Entrega-Recepción firmada

QUITO

OFICINA PRO ECUADOR

RESPONSABLE DE LIMPIEZA

FIN

FIN

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GUARDALMACÉN 2. Verifica la disponibilidad de los suministros solicitados. En caso de no existir disponibilidad, continuar con numeral 3. En caso de si existir disponibilidad, continuar con numeral 4. 3. Informa la indisponibilidad vía correo electrónico. Fin del proceso 4. Registra el egreso en el sistema MIRAFLORES, generando el acta de entrega-recepción. Si la entrega de los suministros de aseo es en la oficina Matriz, continuar con el numeral 5. Si la entrega de los suministros de aseo es en la oficina PRO ECUADOR-QUITO, continuar con el numeral 6. 5. Entrega los suministros de aseo al responsable de limpieza y firma el acta de entregarecepción (Anexo 6). Continuar con numeral 9. 6. De ser la Matriz Firma el acta de entrega-recepción y se envía los suministros de aseo vía Correos del Ecuador. Se debe adjuntar el acta firmada por el guardalmacén. El envío de suministros de aseo debe coincidir con el envío de suministros de oficina. OFICINA PRO ECUADOR-QUITO 7. Recibe suministros de aseo y firma el acta de entrega-recepción. 8. Envía el acta de entrega-recepción firmada. Continuar con numeral 9. GUARDALMACÉN 9. Elabora el informe de inventario de consumo interno y lo remite al Director Administrativo-Financiero. Fin del proceso.

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6.2.5.

Ingreso de material promocional

6.2.5.1.

Diagrama de flujo

Macro Proceso: Control de Inventario Proceso: INGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES

DIRECTOR ADMINISTRATIVOFINANCIERO

DIRECCIÓN DE MARKETING

GUARDA ALMACÉN

Subproceso: INGRESO DE MATERIAL PROMOCIONAL

Recibir y contar material promocional

Recibir y revisar factura

Recibir y contar material promocional

Generar y Firmar Acta de EntregaRecepción con Marketing

Ingresar información en el sistema

I-1

Archivar registro de I-2 compra

Ingresar material a bodega

FIN

Firmar Acta de Entrega-Recepción I-3 con proveedor

ADQUISICIONES

I-1: Sistema “MIRAFLORES” I-2: El sistema genera el registro. El registro se archiva junto con la factura. I-3: En caso de que la entrega de material esté incompleta, se recibe con Guía de Remisión. La Guía debe especificar las cantidades incompletas. Una vez que la entrega esté completa se solicita factura.

INICIO

6.2.5.2.

Descripción del procedimiento

DIRECCION ADMINISTRATIVA-FINANCIERA 1. Proceso previo: “Contratación Pública” DIRECCIÓN DE MARKETING 2. El administrador del contrato recibe y cuenta el material promocional, en conjunto con el Guardalmacén. 3. El administrador del contrato firma el acta de entrega-recepción con el proveedor. En caso de que la entrega de material esté incompleta, se deberá recibir con una Guía de Remisión. La Guía debe especificar las cantidades incompletas. Una vez que la entrega esté completa se solicita la factura.

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GUARDALMACÉN 4. Genera y firma acta de entrega-recepción con el administrador del contrato de Marketing, en relación al material promocional que recibe. 5. Ingresar la información en el sistema MIRAFLORES. 6. Archiva documentación. La documentación que debe archivar es: a) Registro de compra (registro generado por el sistema) b) Acta de entrega-recepción firmada c) Copia de factura. 7. Ingresa el material promocional a la bodega.

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6.2.6.

Egresos de material promocional

6.2.6.1.

Diagrama de flujo

Macro Proceso: Control de Inventario Proceso: EGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES

DIRECCIÓN DE MARKETING

Subproceso: EGRESO DE MATERIAL PROMOCIONAL

Consultar disponibilidad de material promocional

Aprobar entrega de material promocional

Aprueba?

NO

I-1: La solicitud debe ser dirigida a la Dirección de Marketing, vía correo electrónico o presencialmente. I-2: Debe presentar el Formulario, con la firma de autorización de la Dirección de Marketing I-3: Formulario de Solicitud firmado y Reporte generado por el sistema “MIRAFLORES” I-4: El informe deberá ser presentado al Director de Marketing

FIN

GUARDA ALMACÉN

FIN

Elaborar y presentar informe

I-4

SI

UNIDAD SOLICITANTE

Entregar material promocional

INICIO

Solicitar material I-1 promocional

6.2.6.2.

Solicitar entrega de material I-2 promocional

Registrar egreso en el sistema

Archivar documentos de respaldo

Firmar formulario de solicitud

Descripción del procedimiento

UNIDAD SOLICITANTE 1. Solicita material promocional a la Dirección de Marketing. DIRECCIÓN DE MARKETING 2. Consulta la disponibilidad del material promocional y la pertinencia de entregar el material promocional. En caso de aprobar la entrega, continuar con el numeral 3. En caso de no aprobar la entrega, finaliza el proceso.

I-3

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UNIDAD SOLICITANTE 3. Solicita la entrega de material promocional al Guardalmacén. Debe presentar el formulario utilizado por Marketing, con la firma de autorización respectiva (Anexo 5). GUARDALMACÉN 4. Entrega material promocional. UNIDAD SOLICITANTE 5. Firma el formulario. GUARDALMACÉN 6. Registra egreso en el sistema. 7. Archiva los documentos de respaldo Los documentos de respaldo son: a) Formulario de solicitud firmado b) Reporte generado por el sistema 8. Elabora informe de inventario de material promocional y lo presenta. El informe deberá ser presentado al Director de Marketing, trimestralmente.

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7. Anexos Anexo 1.- Acta de entrega-recepción de Bienes

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Anexo 2.- Acta de Constatación Física de Bienes INSTITUTO DE PROMOCIÓN DE EXPORTACIONES E INVERSIONES DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA

ACTA DE CONSTATACIÓN FÍSICA DE BIENES No.

DAF-CFB-PROEC-año-número

En la ciudad de Guayaquil a los ..... días del mes de ................ del 20..., los suscritos: ....... (nombres y cargos) ..........................................., realizamos la diligencia de Constatación Física de Bienes del Instituto de Promoción de Exportaciones e Inversiones - PRO ECUADOR, según solicitud del Director Administrativo Financiero según lo indica en el memorando Nº........ de fecha ........... Para efecto, con la concurrencia de las personas antes mencionadas, a continuación se detalla los bienes constatados:

DETALLE DE CONSTATACIÓN FÍSICA DE BIENES - 20..(año) .. CODIGO DE INVENTARIOS

DETALLE

CANTIDAD

ESTADO DE LOS BIENES BUENO

REGULAR

MALO

TOTAL EXISTENTE EN BODEGA

MEDIDA

P. UNITA.

TOTAL

TOTAL (cantidad) En consecuencia por la demostración que antecede, la cantidad de $ 00,00 (Valor en números) corresponde al valor de los bienes constatados de PRO ECUADOR. Para constancia de lo actuado, y fe, de conformidad y aceptación suscriben la presente acta en 3 ejemplares de igual tenor y efecto las personas que han intervenido en esta diligencia.

GUARDALMACÉN

DELADO DE DIRECCIÓN FINANCIERA

AUDITOR OBSERVADOR

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Anexo 3.- Acta de Baja de Bienes

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Anexo 4.- Acta de entrega-recepción de suministros de oficina.

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Anexo 5.- Acta de entrega-recepción de suministros de aseo.

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Anexo 6.- Formato de Requerimiento de Material de Promoción.

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Anexo 7.- Indicadores del proceso “Control de Bienes de larga duración”. Anexo 8.- Indicadores del proceso “Control de suministros y materiales de oficina”. Anexo 9.- Indicadores del proceso “Control de suministros y materiales de aseo”. Anexo 10.- Indicadores del proceso “Control de material promocional”.