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PROFESOR EDIDSON FUENTES

---2015 --- ESCUELA PROFESIONAL DE ESTOMATOLOGIA

¿Qué es una base de datos? Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. En las bases de datos, se puede almacenar información sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o en una hoja de cálculo. A medida que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos. Cada vez resulta más complicado comprender los datos presentados en la lista y existen pocos métodos para buscar o recuperar subconjuntos de datos para revisarlos. Cuando empiezan a observarse estos problemas, es aconsejable transferir la información a una base de datos creada mediante un sistema de administración de bases de datos (DBMS), como Office Access 2007. Una base de datos informatizada es un contenedor de objetos. Una base de datos puede contener más de una tabla. Por ejemplo, un sistema de seguimiento de inventario que utiliza tres tablas no es un conjunto de tres bases de datos, sino una sola base de datos que contiene tres tablas. Excepto si se ha diseñado específicamente para utilizar datos o código de otro origen, una base de datos de Access almacena sus tablas en un solo archivo, junto con otros objetos, como formularios, informes, macros y módulos. Las bases de datos creadas con formato de Access 2007 tienen la extensión de nombre de archivo .accdb y las bases de datos creadas con formatos de versiones anteriores de Access tienen la extensión de nombre de archivo .mdb. Access 2007 se puede utilizar para crear archivos con formatos de versiones anteriores (por ejemplo, Access 2000 y Access 2002-2003). Con Access, puede: 1. Agregar más datos a una base de datos, por ejemplo, un elemento nuevo en un inventario. 2. Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar la ubicación de un elemento. 3. Eliminar información, por ejemplo, si se ha vendido o retirado un artículo. 4. Organizar y ver los datos de distintas formas. 5. Compartir los datos con otros usuarios mediante informes, mensajes de correo electrónico, una intranet o Internet. Para el mejor desempeño de los laboratorios y ejercicios, del manejo de Access es recomendable cambiar la configuración regional a español – Perú.

Access Ingresar a Access. 1. Pulsar las teclas Windows + R=Ejecutar 2. Digitar Msaccess 3. Pulsar la tecla Enter.

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La Pantalla Introducción de Access.

-

Para el desarrollo de los laboratorios crear una carpeta en tu memoria USB con el nombre access5tociclo y luego crear una carpeta con el nombre del laboratorio el cual se realice.

Laboratorio 1.

Base de datos en Blanco y Familiarización del Entorno. Pasos: 1. De la categoría de plantillas, dar clic en destacado. 2. Clic en el botón Base de datos en blanco. 3. El panel derecho cambia el nombre de archivo a (Facturación). 4. Clic en el botón amarillo . 5. Direcciónalo a tu memoria USB dentro de la carpeta laboratorio 1 6. Luego clic en Crear. a

b

C

d

a) Botón de Office. b) Barra de herramientas de acceso rápido. OFIMATICA II – PRACTICAS DE ACCESS 2007

c) Cinta de Opciones. d) Panel de Exploración.

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Laboratorio 2.

Base de datos Mediante Asistente. Nota: si tienes alguna base de datos abierta da clic en el botón de Office y clic en cerrar base de datos Pasos: 1. De la categoría de plantillas da clic en plantillas locales 2. Da clic en Northwind 2007. 3. En nombre de archivo escribe Ventas 2007 y direcciónalo a tu USB dentro de la carpeta Laboratorio 2. 4. Da clic en crear. 5. Esperamos unos segundos y listo.

Da clic aquí y en el cuadro que aparece da clic en habilitar contenido.

Se muestra la siguiente grafica.

Selecciona un empleado y da clic en iniciar sesión ahora se muestra un cuadro de formulario, pulsa la tecla F11=Exploración De Objetos.

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Laboratorio 3.

Manejo de Base de datos, Creación de Tablas. Nota: si tienes alguna base de datos abierta da clic en el botón de Office y clic en cerrar base de datos. Pasos: 1. Abre la base de datos facturación que se encuentra en la carpeta laboratorio 1. 2. Da clic en el botón opciones…, clic en la opción Habilitar este contenido y en Aceptar.

Creación de Tablas Mediante Vista Diseño. Pasos: 1. Da clic en la ficha Crear. 2. Clic en el botón Diseño De Tabla. 3. Se muestra la siguiente ventana.

4. Escribe los siguientes nombres de campos y selecciona los tipos de datos.

5. Da clic en el seleccionador de fila del campo cod_proveedor. 6. Clic en el botón clave principal que tiene como dibujo una llave da clic en la ficha diseño). OFIMATICA II – PRACTICAS DE ACCESS 2007

(si no lo ves

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7. Pulsa las teclas Ctrl + W = Cerrar y guardar un objeto 8. En el cuadro que te aparece da clic en si para que puedas grabar la tabla escribe como nombre proveedor. 9. Y clic en aceptar.

Creación de Tablas Mediante la vista Tabla. Pasos: 1. Clic en la ficha Crear. 2. Clic en el botón tabla. 3. Se muestra la siguiente grafica.

4. Da doble clic en el nombre del campo Id y escribe el siguiente nombre cod_producto, ahora da doble clic en agregar nuevo campo y escribe el nombre nom_producto y pulsa Enter, así sucesivamente para los demás campos que se muestran en el siguiente cuadro.

5. 6. 7. 8.

Pulsa las teclas Ctrl + W y guárdalo con el nombre productos. Ahora pulsa la tecla F11 para que se muestre el cuadro de exploración de Access. En la tabla productos da clic derecho y clic en vista diseño. Altéralo para que se muestre de la siguiente forma.

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9.

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Ahora pulsa ctrl + w y afirma la actualización.

Crea la siguiente tabla de la manera que desees.

Laboratorio 4.

Inserción de Registros, Búsqueda y Formas de Guardado. Pasos: 1. Da doble clic en la tabla categorías y escribe los siguientes registros.

2.

Da doble clic a la tabla proveedor y escribe los siguientes registros.

Llena 7 registros más. 3. No te olvides de actualizar los cambios con ctrl + w=guardar y cerrar objetos

Busqueda 1. Clic derecho a la tabla productos y clic en vista diseño 2. Clic en el campo cod_categoria 3. Clic en la ficha Búsqueda que se encuentra en la parte inferior de tu pantalla (en las propiedades de campo)

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4. En la opción Mostrar control seleccionar cuadro combinado. 5. En tipo de origen de fila seleccionar Tabla/Consulta. 6. En origen de fila dar clic al botón de 3 puntos

7. Se muestra la siguiente grafica

Este es el diseñador de consultas aquí debemos de agregar las tablas que harán la búsqueda. 8. Da doble clic a la tabla categorías y clic en el botón cerrar.

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9. En la tabla que se nom_categoria.

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agregado da doble clic a los dos campos cod_categoria y

10. Da clic en el botón cerrar que se encuentra en la ficha diseño. 11. Si se muestra un cuadro da clic en Sí. 12. Haz regresado al cuadro de propiedades de la ficha Búsqueda, escribe lo que aparece en el origen de fila.

13. en la propiedad Número de columnas cambia a 2. 14. Pulsa las teclas ctrl + w. y actualiza los cambios 15. Da doble clic a la tabla productos y da clic al campo cod_categoria, ve lo que aparece se muestra una lista con dos columnas en 1 el código y en otra el nombre de la categoría. 16. Realiza el mismo procedimiento para el campo cod_proveedor. 17. Procede a llenar ahora 15 registros. Y anota el código generado en el origen de fila.

Guardar como Versión Anterior Pasos: 1. Clic al botón de office. 2. Seleccionar guardar como (ojo no dar clic solo seleccionar)

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3. Clic en base de datos de Access 2002 – 2003. 4. Como nombre de archivo poner facturación 2002-2003 y guardarlo dentro de la carpeta laboratorio4.

Guardar como PDF O XPS 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Clic al botón de office. Seleccionar guardar como. Clic en PDF o XPS Poner como nombre de archivo documento1pdf y guardarlo dentro de la carpeta laboratorio4 haga lo mismo para las demás tablas.

Laboratorio 5.

Manejo de Propiedades. Nota: si tienes alguna base de datos abierta da clic en el botón de Office y clic en cerrar base de datos Pasos: 1. Abre la base de datos facturación que se encuentra en el laboratorio 1. 2. Da clic derecho a la tabla proveedor y clic en vista diseño. 3. altera las siguientes propiedades. CAMPO cod_proveedor nom_proveedor direccion telefono procedencia direc_web

TAMAÑO DEL CAMPO Entero largo 25 200 8 20 “”

FORMATO > > > >

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MASCARA DE ENTRADA

999-9999

TITULO CODIGO NOMBRE DIRECCION TELEFONO PROCEDENCIA PAGINA WEB

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Valor Predeterminado

Regla de Validación

Texto de Validación

REQUERIDO

“SAGA” 999-9999 Como "www.*"

Anota los cambios de cada campo.

Ingrese de nuevo la Pagina Web

cod_proveedor nom_proveedor direccion telefono procedencia direc_web

4. Da clic derecho a la tabla productos y clic en vista diseño ahora altera las propiedades. CAMPO cod_producto nom_producto cod_categoria

TAMAÑO DEL CAMPO Entero largo 50 Entero largo

cod_proveedor

Entero largo

cantidad precio_unitario

Entero largo

unidades_existencias suspendido fec_ing fec_venci

Entero

FORMATO

MASCARA DE ENTRADA

Lugares decimales

CODIGO PRODUCTO CODIGO CATEGORIA CODIGO PROVEEDOR CANTIDAD PRECIO

>

Numero general

Fecha larga Fecha larga

TITULO

99/99/9999 99/99/9999

2

STOCK ACTIVO FECHA INGRESO FECHA VENCIMIENTO

5. Da clic derecho a la tabla categorías y clic en vista diseño ahora altera las propiedades CAMPO

cod_categoria nom_categoria

TAMAÑO DEL CAMPO

Entero largo 50

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FORMATO

MASCARA DE ENTRADA

TITULO

CODIGO NOMBRE

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Laboratorio 6.

Relacionando tablas (crear, modificar y eliminar) Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo esa información cuando sea necesario. Para ello, se colocan campos comunes en las tablas que están relacionadas y se definen las relaciones entre las tablas. De ese modo, se pueden crear consultas, formularios e informes que muestren a la vez la información de varias tablas. Nota: si tienes alguna base de datos abierta da clic en el botón de Office y clic en cerrar base de datos Pasos: 1. Abrir la base de datos facturación que se encuentra en el laboratorio 1. 2. Clic a la ficha Herramientas de Base de Datos. 3. Clic al botón relaciones.

4. Se muestra el siguiente cuadro.

5. Dar doble clic a cada una de las tablas y clic en cerrar. Nota: si de casualidad insertaste una copia de tabla no te preocupes ya que después de cerrar el cuadro, das clic a la tabla de copia y pulsas la tecla Supr.

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6. Ordena las tablas como muestra la grafica.

7. Ahora da clic al campo cod_categoria de la tabla Categorias y arrástralo hasta encima del campo cod_categoria de la tabla Productos. Se muestra el siguiente cuadro.

Tabla seleccionada Campo de tabla seleccionado

8. Activa las opciones exigir integridad referencial, actualizar en cascada los campos relacionados y eliminar en cascada los registros relacionados 9. Clic en Crear.

10. Ahora da clic al campo cod_proveedor de la tabla proveedor y sin soltar arrástralo hasta el campo cod_proveedor de la tabla producto 11. Activa exigir integridad referencial, actualizar en cascada los campos relacionados y eliminar en cascada los registros relacionados. 12. Clic en Crear. 13. Una vez creados da clic en el botón cerrar de la ficha diseño

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Modificar relación Pasos: _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________

Eliminar Relación Pasos: _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________

EJERCICIO 1.

Creación de Base de Datos y Tablas Nota: si tienes alguna base de datos abierta da clic en el botón de Office y clic en cerrar base de datos 1. Diseñar la base de datos HOSPITAL, Que tiene las siguientes tablas. a. Personal Medico Nombre del Tipo de dato tamaño requerido campo Id_medico autonumerico Entero Si largo Nombres Texto 15 No Apellido Texto 15 No Id_especialidad Numero Entero No largo

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Indexado Si (sin duplicados) No No No

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Id_medico M1 M2 M3 M4

Nombres Rafael Jessica Ramiro Carlita

Apellido Villanueva Tejada Herrera Flores

Id_especialidad E5 E2 E1 E4

tamaño

requerido

Indexado

25 Fecha corta 25 Entero Entero

No No No No No

No No No No No

Llenar 11 registros más. b. Cirugía. Nombre campo Paciente Fec_opera Diagnos Costo Id_medico

del Tipo de dato

Paciente Juana Zavala Carlos Mendoza Roxana Garcia Felipe Paredes

Texto Fecha/hora Texto Numero Numero Fec_opera 16/09/10 20/07/10

Diagnos Peritonitis Policontuso

Costo 1200 1500

Id_medico M1 M2

16/10/10 19/08/10

Peritonitis Catarata

1200 1000

M1 M3

Llenar 11 registros más. c. Especialidad. Nombre del Tipo de dato campo Id_especialidad autonumerico

tamaño

requerido

Indexado

Entero largo

si

Servicio especialidad

Texto texto

25 25

No No

Si (sin duplicados) No no

Id_especialidad E1 E2 E3

Servicio Emergencia Cirugía Consultorio

especialidad Entereologia Traumatología Oftalmología

Llenar 12 registros más. Procede a aplicar validaciones y relacione las tablas.

EJERCICIO 2.

Creación de Base de Datos y Tablas Nota: si tienes alguna base de datos abierta da clic en el botón de Office y clic en cerrar base de datos

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1. Diseñar la base de datos Ventas Final. a. Clientes. Nombre del campo Código Nombre Dirección Teléfono Ruc Email Pagina web Zona Ciudad País

Aplicar las propiedades siguientes. campo

campo

Tipo de dato Autonumerico texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto

formato

Código

Tamaño del campo Entero largo

Nombre

40

>

Dirección

40

>

Teléfono

10

>

999-9999

Ruc Email

11 40

>


País

40

>

Valor predeterminado

Código Nombre Dirección Teléfono Ruc Email

Mascara entrada

“C-”0

Regla de validación

Texto validación

Como “*@*”

Pagina web Zona

este

Ciudad País

Chincha Perú

Como “www.*” “este” O “norte” O “oeste” O “Sur”

de

Titulo Identificador del cliente Nombre del cliente Dirección exacta Teléfono del cliente Ruc del cliente Correo electrónico Sitio web Zona exacta Ciudad ubicación País de origen

de

Ingrese correo elect… Ingrese pagina web Ingrese de nuevo la zona

Requerido Si Si Si No Si No Si Si Si

Ingresar 10 clientes

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b. Vendedores. Nombre del campo Código Ap_paterno Ap_materno Nombres Telf Fech_nac Direcc Sexo Est_civil categoria Email Fech_ing Fech_cese campo

Tipo de dato Autonumerico texto texto Texto Texto Fecha/hora Texto Texto Texto Texto Texto Fecha/hora Fecha/hora formato

Código

Tamaño del campo Entero largo

Ap_paterno

40

>

Ap_materno

40

>

Nombres Telf Fech_nac

40 10

> >

Direcc Sexo Est_civil categoria Email

50 1 1 1 40

> > > >
de

Titulo Identificador del equipo Nombre del Equipo Cantidad para la Venta Precio del Equipo Nombre del Proveedor

Texto de validación

Ingrese un Numero

Ingrese 10 registros.

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Requerido Si Si Si Si

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d. Ventas. Nombre del campo Nventa Fecha_venta

-

-

Tipo de dato Auto Numerico Fecha/Hora

Establecer el campo NVENTA como clave principal. Agregar una columna de búsqueda con la tabla clientes tomando los campos: código y nombre llamado nombre de cliente Agregar una columna de búsqueda con la tabla vendedores tomando los campos: código y apellido paterno, apellido materno y nombre se debe de llamar nombre de vendedor. Agregar una columna de búsqueda, seleccionado: escribiré los valores que desee con los siguientes valores: Contado, llamado tipo de venta. Agregar 15 registros. e. Detalle de Ventas.

Nombre del campo Numero de venta Equipo de venta Cantidad precio

-

Tipo de dato Numero Texto Numero Moneda

No establecer ninguna clave principal. El campo numero de venta es una columna de búsqueda con la tabla ventas solo con el campo Nventa. El campo equipo de venta es una columna de búsqueda con la tabla equipos para la venta con los campos: código y nombre.

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