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INGENIERIA CIVIL

2014 ACCESS: PRÓLOGO

CURSO INFORMATICA

ACCESS EJERCICIO PRÓLOGO

ESTRUCTURA DE UNA BASE DE DATOS: TABLAS, CONSULTAS, FORMULARIOS E INFORMES

ACCESS es un programa de gestión de bases de datos. Una base de datos es un conjunto estructurado de datos entre los que existe algún vínculo común. Ejemplos: datos de una empresa (clientes, empleados, proveedores, productos...), de una biblioteca (volúmenes, títulos, estanterías, salas...), de un instituto (niveles, grupos, alumnos, profesores...), de un aeropuerto (vuelos, compañías, terminales...). En estos casos, el vínculo común es la empresa, la biblioteca, el instituto o el aeropuerto Access permite crear una base de datos y gestionarla (es decir, realizar consultas a dicha base, introducir nuevos datos, suprimir otros, etc.). ACTIVIDAD: La estructura de una base de datos puede comprobarse abriendo alguna de las plantillas descargables online desde la ventana de presentación del programa. Aquí utilizaremos para ello la base de datos NORTHWIND que se incluye en el apartado Ejemplo.

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1 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

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En nuestro caso, para abreviar, puedes descargar directamente en tu pendrive el archivo Northwind.zip desde la web del módulo y, a continuación, descomprímelo. Desde el pendrive, abre el archivo descomprimido (doble clic sobre el mismo). 2º.- Al abrirse la base de datos aparecerá el siguiente mensaje de presentación:

Este es un formulario que personaliza la base de datos en función del empleado seleccionado. Pero ahora mismo no nos interesa averiguar cómo funciona. Deja el empleado que aparece por defecto y pulsa Iniciar sesión. La pantalla que aparece es la correspondiente al formulario de Inicio. Tampoco interesa demasiado, de momento. Hay que profundizar un poco más para acceder a la estructura básica de la base de datos.

Haz clic en la doble flecha del Panel de exploración para acceder al panel con los objetos de la base de datos..

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El panel de exploración también ha sido personalizado para esta base de datos en concreto. Para visualizar el panel “genérico” hace falta un paso más:

Haz clic en esta flecha y selecciona la opción Tipo de objeto.

El Panel de exploración adopta este aspecto:

Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros y Módulos son los objetos típicos de cualquier base de datos. De momento nos limitaremos a los 4 primeros. Cierra el formulario Inicio haciendo clic en el aspa de la esquina superior derecha de la ventana del mismo

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3 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

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TABLAS: Incluyen todos los datos que queramos almacenar sobre cualquier elemento: clientes, empleados, artículos...

Para acceder a las tablas, haz clic en esta flecha

A continuación, haz doble clic sobre la primera tabla (están en orden alfabético) de la base: Clientes.

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Tabla Clientes Cada uno de los datos almacenados sobre los clientes es un campo. Los campos se disponen en columnas.

Cada cliente de la tabla es un registro. Los registros se disponen en filas

Todas las tablas de la base tienen la misma estructura. Su creación requiere una cuidadosa planificación previa, así que lo dejaremos para más adelante.

CONSULTAS:

Son instrucciones que se proporcionan al programa para que extraiga de la base de datos y muestre sólo aquella información que nos interesa en cada momento. La información se muestra a su vez en forma de tabla aunque ocupa mucho menos espacio en el disco que una tabla (ya que lo que se almacena es sólo la instrucción y no los datos).

ACTIVIDAD: Como ejemplo, vamos a hacer una consulta sobre la tabla Empleados que nos muestre sólo los apellidos y el nombre de los empleados que sean representantes de ventas (pág. sig.): 1º.- Cierra en primer lugar la tabla Clientes, haciendo clic en el aspa de la ventana correspondiente a la tabla.

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2º.- Despliega las consultas de la base de datos en el panel izquierdo (Todos los objetos de Access) 3º.- Selecciona la opción Crear de la cinta de opciones del programa:

Haz clic en el botón Diseño de consulta.

En el cuadro Mostrar tabla selecciona la tabla Empleados y haz clic en Agregar. A continuación, haz clic en Cerrar.

Doble clic sobre el campo Apellidos. Luego, haz doble clic sucesivamente sobre los campos Nombre y Cargo.

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4º.- La mitad inferior de la ventana presenta la forma de una tabla.

En la mitad inferior de la ventana aparecerán, en diferentes columnas, los campos seleccionados y el nombre de la tabla a que pertenecen.

5º.- A continuación, indicaremos al programa que sólo queremos mostrar los vendedores que sean representantes de ventas:

En la fila Criterios de la columna Cargo, escribe Representante de ventas y desactiva la casilla Mostrar (dado que todos los empleados serán representantes de ventas, no tiene sentido mostrar este dato).

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7º.- En el penúltimo paso, ejecutaremos la consulta para ver los resultados: Haz clic sobre el botón Ejecutar en la pestaña Diseño de la cinta de opciones

Los resultados se visualizan en forma de tabla de 2 columnas (ya que sólo nos interesan dos campos: apellidos y nombre; el campo Cargo lo hemos ocultado, aunque sirve para filtrar los datos).

Para guardar la consulta, haz clic sobre el icono de disquete de la barra de Office..

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En el cuadro de diálogo en el que se nos pide un nombre para la consulta escribe Representantes de ventas y pulsa Aceptar

Cierra la consulta y observa cómo su nombre aparece en la lista de consultas del panel izquierdo. En adelante, para conocer cuáles son los empleados que ocupan el cargo de representante de ventas ya sólo será necesario seleccionar y abrir esta consulta. Este, no obstante, es ya un ejemplo de cierta complejidad; convendrá, para ir paso a paso, retroceder un poco y empezar con consultas más simples que no incluyan filtrado de datos ni ocultación de campos (como la anterior).

FORMULARIOS:

No son, en general, más que una forma distinta (más atractiva) de presentar en pantalla los datos de las tablas y facilitan, además, la introducción de datos. Suelen incluir botones que permiten ejecutar ciertas acciones. Los formularios tienen estructura de fichas. A cada registro de la tabla corresponde una ficha. A continuación se muestra el formulario Detalles de Clientes de la base de datos Northwind:

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Clic aquí para añadir un nuevo cliente (registro) Clic aquí para pasar al siguiente cliente (registro)

Clic aquí para ir al último cliente (registro)

El formulario Detalles de clientes incluye elementos adicionales, como: botones asociados a acciones, una lista de búsqueda de clientes y una pestaña adicional con un subformulario de pedidos. Todos esos objetos no forman parte, necesaria de un formulario y, de momento, no los trataremos.

ACTIVIDAD: Crear un formulario simple es muy sencillo. Haremos uno que muestre cada producto en una ficha independiente: 1º.- Despliega la lista de tablas en el panel izquierdo Todos los objetos de Access. Selecciona, sin abrirla, la tabla 2º.- En la cinta de opciones del programa,.selecciona con un solo clic la tabla Productos.

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2º.- En la cinta de opciones del programa, en la pestaña Crear, haz clic en el botón Formulario

La creación del formulario es inmediata (si bien se trata de un formulario muy básico, sin formato):

Esto es un subformulario, que muestra los proveedores que suministran el producto a la empresa

3º.- Para guardar el formulario haz clic en el icono de disquete de la barra de herramientas; acepta el nombre propuesto (Productos).

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Cierra el formulario y despliega la lista de formularios del panel izquierdo Todos los objetos de Access. Observa cómo en la lista aparece el nombre del formulario recién creado. Finalmente, cierra el formulario.

INFORMES:

Presentan los datos de las tablas o de las consultas con un formato adecuado para su impresión y presentación por escrito.

De momento, no crearemos ninguno.

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2014 EJERCICIO 2 DE ACCESS

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ACCESS EJERCICIO 2 CONSULTAS SENCILLAS

Una consulta en Access sólo tiene sentido cuando se quiere: A.- O bien mostrar sólo parte del contenido de una tabla: consultas sencillas B.- O bien combinar la información de dos o más tablas: consultas complejas C.- O bien las dos cosas al mismo tiempo D.- O realizar algún tipo de operación con los datos de uno o más campos (p.ej, en la base de datos Videoclub El Oscar, sumar lo gastado en alquiler de vídeos por un determinado cliente) No tiene sentido, por ejemplo, hacer una consulta en la base de datos Videoclub El Oscar en la que se pida que se muestren todos los registros y campos de una de las tablas( p.ej., todos los datos de todos los clientes). Sería repetir información inútilmente1. NOTA: AUNQUE HASTA AQUÍ SÓLO SE HA HABLADO DE CONSULTAS REALIZADAS SOBRE TABLAS, TAMBIÉN ES POSIBLE UTILIZAR UNA CONSULTA COMO BASE PARA OTRA CONSULTA. Vamos a ver, mediante ejemplos realizados sobre la base de datos Videoclub El Oscar cómo se realiza cada uno de estos tipos de consulta. Antes de empezar, descarga el archivo Videoclub El Oscar desde la página web del módulo y guárdalo en la memoria USB.

1

Y uno de los principales objetivos de los programas de bases de datos es, precisamente, evitar las repeticiones inútiles de información

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2014 EJERCICIO 2 DE ACCESS

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A.- Consultas sencillas EJEMPLO: visualizar el nombre y apellidos de todos los clientes y su nº de teléfono.

PROCEDIMIENTO Para consultas sencillas como esta podemos utilizar el Asistente para consultas sencillas. 1º.- Abre el programa Access y el archivo Videoclub El Oscar haciendo doble clic sobre el mismo. 2º.- Al abrir Videoclub El Oscar, lo primero que aparece es el panel izquierdo Todos los objetos de Access, mostrando las tablas de la base de datos (de momento, es el único contenido del archivo)

En la pestaña Crear de la barra de opciones, haz clic en el botón Asistente para consultas.

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2014 EJERCICIO 2 DE ACCESS

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3º.- En el cuadro de diálogo Asistente para consultas sencillas se nos pide que seleccionemos la tabla o consulta sobre la que queremos realizar la nueva consulta, así como los campos que deberán aparecer como resultado de ésta.

Haz clic sobre la flecha y selecciona Tabla: Clientes (la consulta se realizará sobre esta tabla)

Selecciona del cuadro izquierdo el campo Nombre y haz clic en esta flecha. Haz lo mismo con los campos Apellidos y Teléfono. Luego, haz clic en Siguiente.

4º.- En el cuadro de diálogo siguiente, escribe, como nombre de la consulta, Teléfono clientes y deja activada la opción Abrir la consulta para ver información. Luego pulsa Finalizar. Aparecerá el resultado de la consulta (para ensanchar las columnas, el procedimiento es igual que en Excel).

Cierra la consulta y observa como aparece ya su nombre en el panel izquierdo.

ACTIVIDAD: Realiza, a modo de práctica, las siguientes consultas sencillas (no todas son sobre la misma tabla) y guárdalas con el nombre que se indica (en cursiva y negrita): a) Directores: Títulos disponibles en el videoclub y sus directores. b) Fechas alquiler: Nº de los clientes y las fechas en que alquilaron y devolvieron el vídeo.

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2014 EJERCICIO 2 DE ACCESS

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c) Importe ventas: .Nº de venta, nº de vídeo e importe de la venta.

Algo más elaboradas son las consultas simples con filtrado de datos. Filtrar datos significa seleccionar sólo una parte de los registros de una tabla (o consulta), basándonos en un determinado criterio (el que sea). A su vez, la consulta podrá mostrar, en relación con esos registros, todos los campos de la tabla o sólo los que se indiquen (p.ej., todos los datos de la tabla Existencias referentes a los vídeos en formato Blu-ray; el nombre, apellidos y NIF de los clientes de S’Arenal, etc.). Para estas consultas ya no nos sirve el Asistente para consultas sencillas. Es preciso diseñar la consulta sin asistencia. Lo veremos con los ejemplos antedichos.

EJEMPLOS: Una consulta que muestre todos los datos de la tabla Existencias referentes a los vídeos en formato Blu-ray. 1º) En la pestaña Crear de la cinta de opciones, haz clic en el botón Diseño de consulta: 2º) En el cuadro de diálogo Mostrar tabla selecciona la tabla Existencias y pulsa Agregar. Luego, haz clic en Cerrar. 3º) En la mitad superior del cuadro de diálogo Consulta1 aparece la lista de campos de la tabla Existencias.

Haz doble clic sobre el asterisco (que representa todos los campos de la tabla) A continuación, haz doble clic sobre el campo Formato

Para acabar, escribe Blu-ray en el apartado Criterios del campo Formato y desactiva la casilla Mostrar

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2014 EJERCICIO 2 DE ACCESS

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4º) Haz clic en el botón de la pestaña Diseño. Aparecerá una nueva tabla con los mismos campos que la tabla Existencias pero con sólo 11 registros. 5º) Para guardar la consulta, haz clic sobre el icono de disquete de la barra de Office. En el cuadro de diálogo en el que se nos pide un nombre para la consulta escribe Vídeos Blu-ray y pulsa Aceptar. Cierra la consulta y observa cómo en la ficha Consultas aparece el título de la consulta realizada.

Una consulta que muestre sólo el nombre y apellidos y NIF de los clientes de S’Arenal. 1º) Repite los dos primeros pasos de la consulta anterior, aunque esta vez seleccionando la tabla Clientes. 2º) En la lista de campos de la tabla Clientes haz doble clic sucesivamente sobre los campos Nombre, Apellidos , NIF y Población. 3º) En la mitad inferior del cuadro de diálogo, en el apartado Criterios del campo Población escribe S’Arenal. A continuación, desactiva la casilla de verificación Mostrar correspondiente al campo Población. 4º) Haz clic en el botón Ejecutar de la pestaña Diseño. Aparecerá una nueva tabla con tres campos (nombre, apellidos y NIF) y sólo dos registros. Para guardar la consulta, haz clic sobre el icono de disquete de la barra de Office. En el cuadro de diálogo en el que se nos pide un nombre para la consulta escribe NIF de clientes de S’Arenal y pulsa Aceptar. Cierra la consulta y observa cómo en la ficha Consultas aparece el título de la consulta realizada.

ACTIVIDAD: Realiza las siguientes consultas (has de seleccionar la tabla adecuada en cada caso) y guárdalas con los nombres que se indican (en negrita y cursiva): a) Películas de Clint Eastwood: Título, género y año de las películas dirigidas por Clint Eastwood, disponibles en el videoclub

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2014 EJERCICIO 2 DE ACCESS

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b) DVD en venta: IdVídeo, y número en existencias de los vídeos en DVD a la venta. c) Clientes de Palma: Todos los datos de los clientes de Palma de Mallorca. d) Vídeos más caros: Número (IdVídeo) y formato de los vídeos de más de 14 €. e) Títulos en alquiler más disponibles: Nº (Id) de los vídeos y de los títulos en alquiler con más de 4 unidades en existencias. f) Vídeos por 12 €: Nº (Id) y formato de los vídeos de 12 €.

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2014 EJERCICIO 3 DE ACCESS

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ACCESS EJERCICIO 3 CONSULTAS COMPLEJAS Y CON OPERACIONES

B) Consultas complejas

Son las que incluyen datos de más de una tabla: p.ej., en la base de datos Videoclub El Oscar, una consulta que muestre los nombres y apellidos de los clientes (tabla Clientes) y los días que han durado sus alquileres (tabla Alquileres). Para hacer consultas que muestren de forma coherente datos de más de una tabla (o consulta) es necesario que: 1.- Las tablas consultadas tengan un campo común: en el ejemplo propuesto, intervienen las tablas Clientes y Alquileres. El campo común es IdCliente. 2.- El campo común a ambas tablas es el campo principal en una de ellas y un campo secundario en la otra. Esto necesita una explicación aparte: Campo principal en una tabla es aquel cuyos datos no pueden repetirse (p.ej., cada cliente sólo aparecerá una vez en la tabla Clientes) Campo secundario en una tabla es aquel cuyos datos pueden repetirse (p.ej., un cliente que haya alquilado en más de una ocasión aparecerá repetido en la tabla Alquileres) Así, en el ejemplo, el campo IdCliente (que numera uno por uno a los clientes del videoclub) es campo principal o clave de la tabla Clientes. En cambio, en la tabla Alquileres, no es más que un campo secundario, dado que sus datos pueden repetirse. 3.- Entre las tablas se ha de establecer alguna relación por medio de la herramienta Relaciones del menú principal (en la base de datos “Videoclub El Oscar” las relaciones ya están establecidas).

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2014 EJERCICIO 3 DE ACCESS

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ACTIVIDAD A REALIZAR Crea una consulta que muestre los títulos disponibles y el formato del vídeo (o vídeos) que los contiene. 1º.- En la pestaña Crear de la cinta de opciones, haz clic en el botón Diseño de consulta. 2º.- En el cuadro de diálogo Mostrar tabla selecciona la tabla Alquileres y pulsa Agregar luego, haz lo mismo con la tabla Clientes. Después, cierra el cuadro de diálogo Mostrar tabla. El resultado será el siguiente:

Esta línea indica la relación entre las dos tablas

En caso de que seleccionásemos para la consulta dos o más tablas y no existiese entre las mismas ninguna relación, no podríamos hacer ninguna consulta coherente sobre ellas

3º.- A continuación, haz doble clic sobre los campos que interesa que aparezcan en la consulta: 

De la tabla Clientes, los campos Nombre y Apellidos



De la tabla Alquileres, el campo Días alquiler

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2014 EJERCICIO 3 DE ACCESS

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Ejecuta la tabla y guárdala (con el nombre Duración alquileres) de la forma ya aprendida.

ACTIVIDAD: Realiza y guarda las siguientes consultas: a) Datos sobre títulos: títulos disponibles, formato en el que están grabados y si son de venta o alquiler b) Datos de alquileres: nombre, apellidos de los clientes, títulos alquilados y en qué formato y duración de sus alquileres

C.- Consultas complejas con filtrado de datos

Sólo se diferencian de las consultas sencillas con filtrado de datos en que en las complejas será necesario seleccionar dos o más tablas (relacionadas). Teniendo esto en cuenta, intenta realizar las siguientes consultas (sobre la base Videoclub El Oscar): a) Fechas venta HD-DVD: nº (Id) de los vídeos en HD-DVD vendidos, título y fecha de la venta. Registros ordenados por la fecha de la venta, en sentido ascendente. b) Blu-ray Palma: títulos en Blu-ray alquilados por clientes de Palma de Mallorca. Registros ordenados por título, en sentido ascendente. c) Clientes penalizados: nombre, apellidos y teléfono de los clientes penalizados y el importe de sus alquileres.

D.- Consultas para operar con datos.

Vamos a ver los tres ejemplos más frecuentes: a.- Agrupar aquellos registros que se repiten, de forma que, en la consulta, se muestre una sola vez cada uno (p.ej, una consulta sobre las tablas Existencias que muestre los formatos en que pueden encontrarse los vídeos del videoclub). b.- Contar cuántas veces se repite uno o más registros en una tabla (p.ej., cuántos alquileres ha realizado cada cliente)

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2014 EJERCICIO 3 DE ACCESS

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c.- Sumar datos numéricos (p.ej., sumar cuántas unidades en existencias hay de cada título)

ACTIVIDAD A REALIZAR a.- Consulta Formatos: 1º.- Realiza los pasos ya vistos de una consulta hasta que tengamos seleccionadas las tablas y los campos que han de intervenir en la misma (aquí: la tabla Existencias y el campo Formato) 2º.- En la pestaña Diseño de la cinta de opciones, haz clic sobre el botón Totales.

La expresión Agrupar por agrupa en uno todos los registros en los que este dato (Formato) sea igual.

A continuación ejecuta la consulta (el resultado son tres registros: Blu-ray, DVD y HD-DVD) y guárdala con el nombre Formatos b.- Consulta Número de alquileres por cliente 1º.- Para esta consulta, selecciona las tablas Clientes y Alquileres, y luego haz doble clic sucesivamente sobre los campos Nombre y Apellidos de la tabla Clientes y el campo IdAlquiler de la tabla Alquileres. 2º.- Pulsa el botón Autosuma de la barra de herramientas.

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2014 EJERCICIO 3 DE ACCESS

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Haz clic en la flecha a la derecha de Agrupar por, en el campo IdAlquiler y selecciona la función Cuenta. En el apartado Orden de este mismo campo, selecciona Descendente

En el apartado correspondiente al nombre del campo escribe Nº de alquileres: IDAlquiler (con lo que se cambia el nombre de este campo en esta consulta)

Finalmente, ejecuta la consulta y guárdala con el nombre Número de alquileres por cliente. c.- Consulta Uds en existencias de cada título 1º.- Selecciona las tabla Títulos y Existencias y los campos Título y Nº en existencias 2º.- Pulsa el botón de Autosuma.

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2014 EJERCICIO 3 DE ACCESS

Despliega la lista de funciones de este campo y selecciona Suma.

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Cambia el nombre del campo Nº en existencias por Unidades disponibles de la manera vista anteriormente.

A continuación, ejecuta la consulta y guárdala como Uds en existencias de cada título.

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2014 EJERCICIO 4 DE ACCESS

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ACCESS EJERCICIO 4 CONSULTAS CON EXPRESIONES

El filtrado de datos que requiera una consulta puede ser más complicado que los vistos hasta el momento.

ACTIVIDAD A REALIZAR Consultar en la base de datos Videoclub El Oscar los títulos disponibles de la década de los 80: 1º) Sigue los pasos habituales para crear una consulta: selecciona la tabla o tablas donde se encuentren los datos (en este caso: la tabla Títulos) y los campos necesarios (aquí: Título y Año).

Como criterio de consulta escribe la expresión Entre 1980 y 1989.

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2014 EJERCICIO 4 DE ACCESS

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2º) Ejecuta la consulta y guárdala con el nombre Títulos de los 80.

Tener en cuenta que si en lugar de AñoLanzamiento, que es un dato numérico, se tratara de, por ejemplo, Formato, que es un dato de texto, los formatos irían entre comillas; si se tratara de un dato de fecha, cada fecha iría entre los símbolos # (p.ej., Entre #02/11/2000# y #02/11/2001#)

Consultar los alquileres hechos por clientes de Llucmajor y S’Arenal y su duración. 1º) Como antes, sigue los pasos habituales para crear una consulta: selecciona la tabla o tablas donde se encuentren los datos (en este caso: las tablas Clientes y Alquileres) y los campos necesarios (aquí: Nombre, Apellidos, Población y Días alquiler.).

Como criterio de consulta escribe “Llucmajor” en la fila Criterios y “S’Arenal” en la fila de abajo (que permite añadir un 2º criterio alternativo) lo que dará como resultado los alquileres hechos por clientes de cualquiera de estas poblaciones

2º) Ejecuta la consulta y guárdala con el nombre Alquileres de clientes de Llucmajor y S’Arenal. Consultar los títulos que comienzan por la letra H y el formato en que están grabados: 1º) Una vez seleccionadas las tablas (Títulos y Existencias) y los campos (Título y Formato) haz lo que se indica a continuación:

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2014 EJERCICIO 4 DE ACCESS

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Como criterio de consulta escribe H seguida de un asterisco (que significa “cualquier texto”). Al hacer clic fuera de la celda, lo que has escrito es sustituido por la expresión Como “H*”.

2º) Ejecuta la consulta y guárdala con el nombre Títulos que empiezan por H y su formato (honestamente, no se me ocurre qué utilidad pueda tener una consulta como esta,pero se trata de aprender las diferentes expresiones posibles).

ACTIVIDAD A REALIZAR Realiza las siguientes consultas en la base de datos Videoclub El Oscar: 1- Alquileres entre el 14 y el 16 de abril: el título y el formato en que están grabadas, de las películas alquiladas entre el 14 y el 16 de abril de 2012. 2- Clientes que alquilan Blu-ray o HD-DVD: apellidos, nombre y NIF de los clientes que hayan alquilado videos en formato Blu-ray o HD-DVD. 3- Títulos del siglo XX vendidos en abril: títulos de fecha anterior al año 2000 que se hayan vendido en el mes de abril. Se mostrarán el título, la fecha del mismo y la de la venta.

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ACCESS EJERCICIO 5 CONSULTAS DE ACCIÓN

Hasta el momento hemos visto cómo se realizan las consultas de selección de datos. Pero los datos, además de consultarse, han de actualizarse periódicamente. Por ejemplo, si la empresa NORTHWIND sube el precio de los productos de repostería un 10%, será necesario actualizar ese dato en la base de datos (el campo Precio unitario de la tabla Productos) Si esa misma empresa deja de vender un producto, será preciso borrar los registros de la base relativos a ese producto.. La eliminación o modificación de datos podría hacerse registro por registro pero eso supondría muchas veces un trabajo excesivo. Por eso se recurre a las llamadas Consultas de acción (frente a las Consultas de selección, que son las que habíamos visto hasta ahora). En Access existen cuatro tipos básicos de consultas de acción:

a) Consultas de eliminación de datos : Sirven para eliminar de una tabla todos los registros que cumplen una determinada condición. Por ejemplo, eliminar todos los vídeos en formato Blu-ray que estén a la venta. b) Consultas de creación de tablas (normalmente complementarias de las anteriores). Por ejemplo, supón que, ya en abril, quieres conservar los datos de los alquileres de marzo pero en otra tabla; lo que tendrías que hacer sería crear una tabla con dichos datos (mediante una consulta de creación de tablas) y, posteriormente, eliminar dichos datos de la tabla original (con una consulta de eliminación de datos).

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2014 EJERCICIO 5 DE ACCESS

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c) Consultas de anexado de datos: Sirven para añadir (en una sola operación) varios registros a una tabla existente. Por ejemplo, si en mayo quieres traspasar los datos de los alquileres de abril de la tabla Alquileres a la tabla que hemos creado en el apartado anterior, deberás usar una consulta de anexado de datos. d) Consultas de actualización de datos: Son útiles cuando cambian datos incluidos en la base de datos y que afectan a varios registros. Por ejemplo, si la empresa NEPTUNO sube el precio de venta de, por ejemplo, las bebidas, será necesaria una consulta de actualización sobre la tabla Productos. En este ejercicio sólo veremos ejemplos de consultas de eliminación y de actualización.

NOTA IMPORTANTE: antes de hacer estas consultas es prudente hacer una copia del archivo de base de datos que vamos a modificar, por si cometemos un error en la consulta. Haz la copia en la misma carpeta (en el pendrive) y llámala Videoclub el Oscar 2.

ACTIVIDAD A REALIZAR Consulta de eliminación de datos: eliminación de todos los videos en HD-DVD a la venta. 1º.- Abre la copia de la base de datos (Videoclub El Oscar 2) y realiza en ella la consulta. Para ello sigue, en principio, los mismos pasos que para una consulta normal. Selecciona, para la consulta, la tabla Existencias. 2º.- De la lista de campos de la tabla Existencias haz doble clic sobre los campos Formato y Venta/Alquiler.

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2014 EJERCICIO 5 DE ACCESS

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En la pestaña Diseño de la cinta de opciones, haz clic en el botón Eliminar.

Se ha añadido una nueva línea (Eliminar) en la tabla del panel inferior. Añade los criterios de eliminación que se indican en la fila Criterios. La traducción vendría a ser, p.ej, en la 1ª columna: “eliminar todos los registros de la tabla Existencias dónde el formato sea HD-DVD”.

3º.- Ejecuta la consulta.

Este cuadro nos informa de que se van a eliminar 4 registros y de que no habrá vuelta atrás. Haz clic en Sí

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2014 EJERCICIO 5 DE ACCESS

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5º.- Aunque normalmente estas consultas no es necesario guardarlas, guárdala con el nombre Fuera HD-DVD a la venta. Abre la tabla Existencias y observa cómo han desaparecido los vídeos en formato HD-DVD a la venta.

Consulta de actualización de datos: apuntar llamada telefónica a clientes lentos (aquellos el importe de cuyo alquiler sea superior a 9 €) 1º.- Sigue, en principio, los mismos pasos que para una consulta normal. Selecciona, para la consulta, la tabla Alquileres 2º.- Haz doble clic sucesivamente sobre los campos Importe alquiler y Llamar (sí/no).

3º.- En la pestaña Diseño, haz clic en el botón Actualizar

Observa que se ha añadido una nueva fila: Actualizar a. Como criterio (qué registros se han de actualizar), escribe, en el campo Importe alquiler la expresión >9. En el campo Llamar (sí/no), en el apartado Actualizar a: escribe SÍ (sin comillas). Esto se traduce como: actualiza (cambia) el valor del campo Llamar (sí/no) a SÍ en todos los registros en los que el valor del campo Importe alquiler sea mayor que 9.

Ejecuta la consulta. Aparece el siguiente aviso:

Haz clic en Sí

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4 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

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2014 EJERCICIO 5 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

4º.- Guarda la consulta con el nombre Llamar a clientes lentos. Ciérrala y abre la tabla Alquileres; observa cómo aparece marcada la casilla correspondiente al campo Llamar (sí/no) en los alquileres de más de 9 €.

ACTIVIDAD (A REALIZAR EN LA COPIA DE LA BASE DE DATOS): Consulta de eliminación (Fuera títulos antiguos): de todos los títulos anteriores a 1980 Consulta de actualización (Reducir precio DVDs de 17 €): aumentar el precio de los DVD de 17 € para que pasen a costar 12 €

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5 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

INGENIERIA CIVIL

2014 EJERCICIO 6 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

ACCESS EJERCICIO 6 FORMULARIOS (1ª parte)

En Access se utilizan dos tipos de formulario: 

Formularios de inicio y/o paneles de control: se muestran al abrir la base de datos y sirven como panel de presentación y, muchas veces, para acceder a otros elementos de la base de datos (una tabla, una consulta, otro formulario...).

Ejemplo de formulario de inicio



Formularios de presentación e introducción de datos: presentan en pantalla los datos de las tablas y de las consultas en forma de fichas, facilitando así la introducción de nuevos registros en las tablas. Estos son los más numerosos.

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1 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

INGENIERIA CIVIL

2014 EJERCICIO 6 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

Ejemplo de formulario de introducción de datos

ACTIVIDAD A REALIZAR Crea formularios para cada una de las tablas de la base de datos Videoclub El Oscar, salvo para la tabla Precios alq.

PROCEDIMIENTO Crear los formularios Abre la base de datos Videoclub El Oscar. Si es necesario, despliega el apartado Tablas del panel izquierdo Todos los objetos de Access. Selecciona con un clic la tabla Alquileres. A continuación, en la pestaña Crear, haz clic en Formulario. El formulario creado presentará aproximadamente el siguiente aspecto (salvo por las fechas):

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2 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

INGENIERIA CIVIL

2014 EJERCICIO 6 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

Las flechas sirven para desplazarse de un registro a otro

Guarda el formulario con el nombre Alquileres (de la forma ya vista en el ejercicio-prólogo). Repite la operación con las demás tablas de la base de datos, salvo la tabla Precios alq., dando a cada formulario el nombre de la tabla respectiva. Observa que en los formularios Titulos y Clientes en la parte inferior del formulario se muestran (en forma de hoja de datos) información que no es de la tabla Títulos o Clientes sino de la tabla Existencias o Alquileres. Dicha información se incluye en lo que se llama un subformulario. Cuando a un elemento (registro) de una tabla le corresponde (o puede corresponder) más de un registro en otra, al crear el formulario basado en la primera tabla el Access crea automáticamente un subformulario con los datos correspondientes de la segunda. Salvo que esa relación se dé con más de una tabla (como es el caso de Existencias, cuyo formulario no incluye ningún subformulario).

Cambiar el formato de los formularios creados 1. Abre el formulario Alquileres

En la pestaña Inicio, haz clic en la flecha del botón Ver y, luego, sobre la opción Vista Diseño.

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3 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

INGENIERIA CIVIL

2014 EJERCICIO 6 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

Sitúa el cursoren la esquina inferior derecha del formulario y, cuando el cursor adopte la forma de un cuadro con 4 flechas, arrastra hacia abajo y hacia la derecha para agrandar el área disponible (ver abajo)

Repite esta operación siempre que necesites espacio para colocar adecuadamente los objetos en el formulario; también es posible aumentar sólo el ancho o el alto del área del formulario haciendo clic sobre el borde derecho o inferior y arrastrando. 2. A continuación, en la pestaña Organizar de la cinta de opciones, despliega la lista de Autoformato y elige el modelo Equidad.

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4 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

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2014 EJERCICIO 6 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

3. Esto cambia el aspecto de la sección Detalle del formulario. El encabezado del mismo permanece igual. Vamos ahora a cambiarlo. Antes de eso, sin embargo, descarga de la web del módulo en tu pendrive el archivo de imagen Oscar.jpg y, si es necesario, la letra Broadway. A continuación:  A la izquierda de la etiqueta Alquileres hay un icono que representa el logo de la base de datos. Selecciónalo y, en el panel derecho Hoja de propiedades, en el apartado Imagen (el 2º), haz clic sobre los puntos suspensivos.

 Busca en tu pendrive el archivo de imagen Oscar.jpg y haz doble clic sobre él. La imagen se inserta a la izquierda de la etiqueta Alquileres. Mueve la etiqueta hacia la derecha y ensancha la sección Encabezado del formulario haciendo clic sobre la barra Detalle y arrastrando hacia abajo. Luego, agranda la imagen recién insertada hasta que el encabezado tenga más o menos este aspecto:

 A continuación, en el panel derecho Hoja de propiedades, haz clic en la flecha del cuadro Tipo de selección: Sección para desplegar la lista de objetos del formulario. Elige EncabezadoDelFormulario.

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5 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

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2014 EJERCICIO 6 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

En el apartado Color del fondo, haz clic en los puntos suspensivos. En el cuadro Colores selecciona la pestaña Estándar y, de la lista de colores, elige el marrón oscuro que se indica abajo. Dado que el programa numera los colores, en la casilla aparecerá el nº correspondiente al color elegido.

 Ahora, el encabezado presenta como fondo el color elegido pero el texto de la etiqueta apenas se ve. Selecciónala y cambia el color, tipo y tamaño del texto: o Tipo: letra Broadway (si no está, instálala con el archivo bajado de la web) o Tamaño: 36 puntos o Color: elige un beige claro Usa para ello las opciones del apartado Fuente en la pestaña Diseño.

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6 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

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2014 EJERCICIO 6 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

 Asimismo, haz más estrecha la etiqueta, de manera que el cuadro se ajuste a la longitud del texto. Ahora el encabezado tiene este aspecto:

De momento, lo vamos a dejar así. 4. Nos ocuparemos ahora de la sección Detalle.  Selecciona los campos trazando con el cursor un rectángulo que los abarque a todos. Cambia el tipo de letra a Calibri, 14 ptos.  Observa que es imposible modificar o mover cada campo independientemente. Al crear el formulario, el Access reúne los campos en dos bloques, para poder alinearlos y tratarlos más cómodamente. Sin embargo, si queremos dar a cada campo un tamaño y posición distinta, hemos de “romper” ese bloque. Para ello: o Selecciona todos los campos de la manera ya vista.

En la pestaña Organizar haz clic en el botón Quitar.

o Ahora, cada campo puede editarse por separado. Selecciona sólo los cuadros con los nombres de los campos; elige para el texto un color gris muy oscuro y ponlo en negrita. Hazlo primero con los campos de la izquierda y luego, con los de la derecha.

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7 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

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2014 EJERCICIO 6 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

o Selecciona por separado cada uno de los 3 primeros campos y, en el panel de propiedades de la derecha, cambia el texto de la propiedad Título de modo que los campos presenten este aspecto:

o Dado que los datos de este formulario son cortos (lo más largo son las fechas), reduce el ancho de las casillas blancas al mínimo necesario para que muestren la información. Puedes comprobarlo haciendo clic en el botón Ver de la pestaña Inicio. Luego, vuelve a la vista Diseño. A estas alturas, el aspecto de la sección Detalle será parecido a esto:

o A continuación, recoloca los campos uno a uno aprovechando la cuadrícula. Para mover un campo haz clic sobre la casilla con el nombre del campo (no la casilla blanca sino la otra) y arrástralo a donde corresponda. Si es necesario, ensancha alguna casilla para que se muestre todo el texto de la misma. Una vez recolocados los campos, la sección Detalle tendrá el siguiente aspecto (ver página siguiente):

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8 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

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2014 EJERCICIO 6 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

Nota: para mover por separado los elementos de un mismo campo (p.ej, Nº de alquiler e IdAlquiler), selecciona el elemento que quieras mover y haz clic sobre el cuadro que aparece en la esquina superior izquierda del mismo. Luego, arrástralo. Para mover varias de las casillas blancas hacia la derecha sin mover las etiquetas con los nombres de los campos, selecciónalas y modifica el valor de la propiedad Izquierda en el panel de propiedades de la derecha. Finalmente, en la pestaña Inicio haz clic en la flecha del botón Ver y selecciona la opción Vista formulario. El resultado será aproximadamente el siguiente: Si el formulario ocupa toda la ventana, haz clic en el botón Minimizar tamaño (el de en medio) y guárdalo así. La próxima vez que lo abras, mantendrá ese formato.

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9 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

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2014 EJERCICIO 6 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

ACTIVIDAD A REALIZAR Modifica, por el procedimiento ya visto, los demás formularios de manera que muestren el siguiente aspecto (salvo las fechas de alquiler):

Formulario Clientes

Formulario Existencias

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10 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

INGENIERIA CIVIL

2014 EJERCICIO 6 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

Formulario Títulos

Formulario Ventas

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11 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

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2014 EJERCICIO 7 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

ACCESS EJERCICIO 7 FORMULARIOS (2ª parte): PANEL INICIAL

ACTIVIDAD A REALIZAR En este ejercicio confeccionaremos el formulario que aparecerá al iniciar la base de datos Videoclub El Oscar y que permitirá:   

acceder a cada uno de los formularios creados en el ejercicio anterior cerrar el panel inicial salir de la base de datos y del programa Access

PROCEDIMIENTO Abre la base de datos Videoclub El Oscar y en la pestaña Crear de la cinta de opciones haz clic en el botón Diseño del formulario.

Sitúa el cursor en la esquina de la cuadrícula y expándela hasta que ocupe toda la ventana

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1 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

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2014 EJERCICIO 7 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

Guarda el formulario con el nombre Panel inicial. No lo cierres. En el nuevo formulario sólo se muestra la sección Detalles. Para añadir un encabezado: En la pestaña Organizar haz clic en el botón Encabezado o pie del formulario del apartado Mostrar u ocultar

Ensancha el encabezado haciendo clic en la barra Detalle y arrastrando hacia abajo. Para insertar el logo de la base de datos, en la pestaña Diseño haz clic en el botón Logotipo. Busca la imagen del oscar en tu pendrive e insértala en el encabezado del formulario.

Agranda la imagen para que ocupe todo el ancho del encabezado.

A continuación, establece como fondo del encabezado el mismo color marrón oscuro que para los formularios creados en el ejercicio 6. A la derecha de la imagen, inserta una etiqueta cuyo texto sea VIDEOCLUB EL OSCAR. El formato para esta etiqueta será: Tipo de letra: Broadway Tamaño de letra: 48 ptos. Color de letra: beige claro Colocación: Izquierda: 5 cm. Superior: 1 cm

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2 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

INGENIERIA CIVIL

2014 EJERCICIO 7 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

El aspecto del encabezado debe parecerse a esto:

Antes de seguir adelante, activa la pestaña Organizar de la cinta de opciones y aplica al formulario el modelo de autoformato Equidad. Ahora hay que introducir botones de comando que permitan realizar (haciendo clic encima) las acciones indicadas al inicio del ejercicio.

Botones de comando para abrir formularios

En la pestaña Diseño haz clic en el icono Botón y luego, haz clic en la sección Detalle del formulario y dibuja un pequeño cuadrado (del tamaño de una celda de la cuadrícula)

Con ello se pone en marcha el asistente para la creación de botones de comando:

En el primer paso, entre las categorías de acciones que se realizarán al hacer clic en el botón, elige Operaciones con formularios. Como acción concreta, selecciona Abrir formulario. Luego, haz clic en Siguiente.

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3 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

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2014 EJERCICIO 7 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

Este botón deberá abrir el formulario Alquileres así que déjalo seleccionado.y haz clic en Siguiente.

En el tercer paso, deja seleccionada la opción Abrir el formulario y mostrar todos los registros y haz clic en Siguiente. En este paso, decidiremos qué es lo que se mostrará dentro del botón. En este caso, selecciona la opción Texto y borra el contenido de la casilla correspondiente.

Como nombre para el botón, escribe Nuevo alquiler y haz clic en Finalizar.

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4 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

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2014 EJERCICIO 7 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

Inserta a la derecha del botón una etiqueta con el texto Nuevo alquiler. El formato del texto de la etiqueta será el siguiente: Tipo de letra: Rockwell (si no está en el ordenador, bájala de la web del módulo e instálala) Tamaño: 16 ptos. Estilo: negrita Color: #663300 (lo puedes establecer en el panel derecho Hoja de propiedades, en la propiedad Color del texto.

Ajusta el largo y alto de la etiqueta para que se ajuste al texto. El formulario presentará aproximadamente el siguiente aspecto:

Pasa a vista Formulario (Ver, Vista Formulario) y haz clic sobre el botón creado: deberá abrirse el formulario Alquileres. Cierra dicho formulario para volver al Panel inicial

ACTIVIDAD A REALIZAR De acuerdo con el procecimiento visto (aunque seleccionando en cada caso, en el asistente, el formulario que corresponda), crea los siguientes botones de comando, con sus etiquetas correspondientes: Nuevo cliente: abrirá el formulario Clientes Nueva venta: abrirá el formulario Ventas Nuevo vídeo: abrirá el formulario Existencias Nuevo título: abrirá el formulario Títulos Una vez creados, colócalos y configúralos para que presenten el siguiente aspecto:

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5 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

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2014 EJERCICIO 7 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

Para enmarcar mejor este bloque de botones, insertaremos un rectángulo que los abarque. En la pestaña Diseño de la cinta de opciones, haz clic en el botón Rectángulo. Luego, en la sección Diseño del formulario traza un rectángulo que abarque tanto los botones como las etiquetas. En el panel derecho Hoja de propiedades, modifica los siguientes puntos: Efecto especial: Sombreado Color delos bordes: #BA1419 (rojo oscuro) Si es necesario, mueve el rectángulo de manera que el aspecto del formulariosea lo más parecido posible a esto:

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6 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

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2014 EJERCICIO 7 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

Botón para abrir la ventana principal

Haz clic en el icono Botón de comando del cuadro de controles y, a continuación, otro clic en el punto en el que queremos que aparezca el botón.

En el primer paso del asistente, selecciona las opciones Operaciones con formularios y Cerrar formulario. Sigue con los demás pasos del asistente. Cuando te pida un nombre para el botón, escribe Salir del panel inicial. Este botón no tendrá etiqueta sino que mostrará él mismo el texto. Para ello, selecciónalo y, en el panel derecho Hoja de propiedades, en la propiedad Título, sustituye el texto que ya hay por éste: Salir del panel inicial. El formato del texto (tipo, color, tamaño, estilo) será el mismo que el de las etiquetas creadas anteriormente.

Botón para cerrar la base de datos y salir de Access

Sigue los mismos pasos que para crear los demás botones, pero, en el primer paso del asistente, selecciona las opciones Aplicación y Salir de la aplicación. El nombre y el texto del botón serán: Salir de Access. El formato del texto (tipo, color, tamaño, estilo) será el mismo que el de las etiquetas creadas anteriormente. Para acabar, inserta un rectángulo que incluya los dos últimos botones creados. Aplícale el mismo formato que el anterior rectángulo: Efecto especial: Sombreado Color delos bordes: #BA1419 (rojo oscuro)

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7 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

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2014 EJERCICIO 7 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

Si es preciso, mueve o ajusta el tamaño de los últimos botones y del rectángulo de modo que el aspecto del formulario sea éste:

Ajusta el tamaño de la ventana para que sólo se muestre el contenido del formulario (sin áreas vacías). Guarda todos los cambios realizados en el formulario y pasa a vista Formulario. Debería aparecer algo como esto:

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8 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

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2014 EJERCICIO 7 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

Comprueba el funcionamiento de todos los botones (dejando para el final el botón de Salir de Access).

ACTIVIDAD A REALIZAR Para acabar, le diremos al programa que, al abrir la base de datos Videoclub El Oscar, abra en primer lugar el formulario Panel inicial. Además, como nombre de la aplicación, en lugar de Microsoft Access aparecerá el nombre de la base de datos. Y, en la esquina superior izquierda de cada formulario e informe aparecerá el logo de Videoclub El Oscar. Antes de empezar, baja de la web el archivo de icono logo oscar.ico.

Haz clic en el botón de Microsoft Office y en Opciones de Access

Selecciona la ficha Base de datos actual (panel izquierdo) y configura las primeras opciones (panel derecho) de la manera que se muestra:

Título de la aplicación: Videoclub El Oscar Icono de la aplicación: haz clic en Examinar; busca en tu pendrive y abre el archivo logo oscar.ico

Deja activada esta casilla

Mostrar formulario: Panel inicial

Finalmente, cierra la base de datos y vuélvela a abrir. El formulario Panel inicial (que actúa como distribuidor) aparecerá en primer lugar.

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9 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

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2014 EJERCICIO 8 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

ACCESS EJERCICIO 8 FORMULARIOS (3ª parte): macros, e introducción de datos; controles de formulario

MACROS En el ejercicio anterior hemos creado botones en un formulario por medio de un asistente. A veces nos puede interesar que un botón de comando realice más de una acción: p.ej, cerrar el formulario activo y abrir otro. En tal caso, el asistente no basta. Es necesario crear una macroinstrucción o macro y asociarla al botón. Macroinstrucción o macro es un conjunto de instrucciones o acciones que se ejecutan por medio de una combinación de teclas o un clic del ratón.

ACTIVIDAD A REALIZAR Crear en cada uno de los formularios de la base de datos Videoclub El Oscar (salvo en el Panel inicial) botones que sirvan para acceder a otros formularios de introducción de datos sin pasar por el panel inicial. Tales botones deberán: -

Cerrar el formulario activo Abrir otro formulario

Los botones a crear serán los siguientes:  Formulario Alquileres:  Botón 1 (A Títulos desde Alquileres): para ir al formulario Títulos  Botón 2 (A Clientes desde Alquileres): para ir al formulario Clientes

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1 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

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2014 EJERCICIO 8 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

 Formulario Clientes:  Botón 1 (A Alquileres desde Clientes): para volver al formulario Alquileres  Formulario Títulos:  Botón 1 (A Alquileres desde Títulos): para volver al formulario Alquileres  Botón 2 (A Existencias desde Títulos): para ir al formulario Existencias  Formulario Existencias:  Botón 1 (A Títulos desde Existencias): para ir al formulario Títulos  Botón 2 (a Ventas desde Existencias): para ir al formulario Ventas  Formulario Ventas:  Botón 1 (A Existencias desde Ventas): para volver al formulario Existencias Además, para redondear la navegación entre formularios, crea en cada uno de los formularios de datos un botón suplementario que cierre el formulario activo y abra el formulario Panel inicial. Dale a dicho botón el mismo formato que a los demás. Llama al botón Al Panel inicial desde…(y aquí escribe el nombre del formulario en que estés creando el botón)

PROCEDIMIENTO Abre la base de datos Videoclub El Oscar. Haz clic en el botón Ir a la ventana principal de la base de datos. En la ventana principal, haz clic en el apartado Formularios. Abre el formulario Alquileres y activa la vista Diseño. Crea en el encabezado del formulario (debajo y a la derecha de la etiqueta) un botón de comando, pero, en el primer paso del asistente, haz clic en Finalizar. Con el nuevo botón seleccionado, en el panel derecho Hoja de propiedades selecciona la ficha Todas y modifica las siguientes propiedades del botón: - Nombre: A Títulos desde Alquileres - Título: Títulos - Cursor al activar: Mano de hipervínculo - Imagen: borra el contenido de la casilla (mapa de bits). -

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-

Nombre de la fuente: Calibri. Tamaño de la fuente: 14 ptos. Espesor de la fuente: Negrita Color del texto: blanco Estilo del fondo: Transparente

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2 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

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2014 EJERCICIO 8 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

A continuación, en el mismo panel, selecciona la ficha Eventos.

En la propiedad Al hacer clic borra la expresión [Macro incrustada] y, luego, haz clic sobre los puntos suspensivos de la derecha.

Deja seleccionada la opción Generador de macros y acepta

Con ello abrimos una nueva ventana en la que procederemos a crear la macro que abra un formulario nuevo y cierre el activo:

En la columna Acción, haz clic en la flecha de la 1ª celda y selecciona AbrirFormulario.

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3 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

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2014 EJERCICIO 8 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

En la parte inferior de la ventana (Argumentos de acción) haz clic en la flecha de Nombre de formulario y selecciona el formulario Títulos. La propiedad Vista (debajo de Nombre de formulario) ha de mostrar la opción Formulario.

A continuación, haz clic en la flecha de la 2ª celda de la columna Acción y selecciona la acción Cerrar.

Configura las opciones del panel inferior de la acción Cerrar de la manera que se muestra.

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4 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

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2014 EJERCICIO 8 DE ACCESS

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Finalmente, haz clic en el botón Guardar como de la pestaña Diseño en la ventana de la macro.

Escribe el nombre de la macro y acepta.

Cierra la ventana de la macro haciendo clic en el botón Cerrar de la pestaña Diseño (si el programa te pide guardar los cambios, haz clic en Sí). Una vez en el formulario, guarda los cambios realizado en el mismo. Luego, pasa a vista Formulario. El aspecto (parcial) del formulario será aproximadamente éste:

Sitúa la flecha del cursor sobre el nuevo botón; el cursor adopta la forma de una mano con el índice levantado (si has configurado correctamente la propiedad Cursor al activar). Haz clic; se cerrará el formulario Alquileres y se abrirá el formulario Títulos (las dos acciones son prácticamente simultáneas). A continuación, procede a crear los demás botones indicados al principio del ejercicio, por el procedimiento visto. Los botones se situarán en la esquina inferior derecha del encabezado de cada formulario respectivo. Las propiedades serán las mismas (cambiando los nombres en su caso, claro) para todos los botones.

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5 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

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2014 EJERCICIO 8 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

Controles de formulario El Access ofrece, además de los botones y las etiquetas, toda una serie de controles para hacer más atractivo o sencillo el uso de los formularios. Aunque hay muchos, aquí, de momento, nos limitaremos a dos: el control de ficha y el de cuadro combinado.

Control de ficha: En los formularios con muchos elementos o que incluyen subformularios, puede ser una buena idea distribuir los objetos en fichas distintas.

ACTIVIDAD A REALIZAR Vamos a ensayarlo con el formulario Clientes, que incluye un subformulario con los datos de los alquileres realizados por cada cliente.

PROCEDIMIENTO 1º. Abre el formulario Clientes en modo Diseño. 2º. Provisionalmente, mueve (corta y pega) todos los campos del formulario, salvo el subformulario, al pie del formulario (si es necesario, ensancha antes el pie hasta hacerlo visible o más ancho).

3º. En la pestaña Diseño de la cinta de opciones, haz clic sobre el icono Control de ficha

4º. Dibuja el control en la sección Detalle de manera que ocupe la mayor parte de la superficie de dicha sección (salvo la ocupada por el subformulario, claro) El control presentará más o menos el siguiente aspecto

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6 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

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2014 EJERCICIO 8 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

El nº de las páginas quizá no coincida pero da igual

5º. A continuación, selecciona los campos que habías movido al pie del formulario. Córtalos y, haciendo clic en la primera ficha del control, pégalos. Si es necesario, agranda la ficha para que se ajuste a los campos.

6º. Selecciona el campo con el subformulario y muévelo (cortando y pegando) a la segunda ficha del control. Borra la etiqueta correspondiente al subformulario

7º. Finalmente, cambia el nombre de las fichas en la propiedad Título de cada ficha (has de seleccionarla antes en la lista de objetos del panel Hoja de propiedades). Los nombres serán: a. Ficha 1: Clientes b. Ficha 2: Alquileres por cliente

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2014 EJERCICIO 8 DE ACCESS

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Finalizadas estas operaciones, el aspecto del formulario será el siguiente:

Pasa a vista Formulario y observa cómo puedes alternar entre los datos del cliente y los alquileres realizados por el mismo.

ACTIVIDAD A REALIZAR Por el procedimiento ya visto, en el formulario Títulos, crea un control de ficha con dos fichas. -

En la primera sitúa los campos referentes a cada título. Llámala Titulo. En la 2ª, el subformulario, con los datos del soporte (DVD, Blu-ray o HDDVD) o soportes que lo contienen (un mismo título puede estar en DVD y en Blu-ray, p.ej). Llámala Soporte.

Control de cuadro combinado Este control evita la necesidad de escribir manualmente el dato, seleccionándolo de una lista procedente de una tabla o consulta.

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2014 EJERCICIO 8 DE ACCESS

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ACTIVIDAD A REALIZAR En el formulario Existencias, sustituye el campo Formato por un cuadro combinado que permita elegir uno de los tres formatos (DVD, Blu-ray o HD-DVD) en que se hallan grabadas las películas del videoclub.

PROCEDIMIENTO 1º. Abre el formulario Existencias en modo Diseño. 2º. Selecciona el campo Formato y bórralo (las dos casillas) 3º. En la pestaña Diseño de la cinta de opciones, haz clic en el icono Cuadro combinado (Control de formulario)

4º. Dibuja el cuadro combinado en el lugar que ocupaba antes el campo Formato. Con ello se inicia el asistente para la creación del cuadro combinado:

En el primer paso, deja seleccionada la 1ª opción y haz clic en Siguiente.

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En el segundo paso, activa la opción Consulta y, arriba, selecciona la consulta Formatos. Luego, haz clic en Siguiente.

En este paso, haz clic en esta flecha para añadir el único campo de la consulta: Formato. Luego, clic en Siguiente.

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2014 EJERCICIO 8 DE ACCESS

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Como campo para ordenar los registros, obviamente, selecciona el único de la consulta: Formato. La ordenación Ascendente significa, en este caso, orden alfabético.

En el siguiente paso, no cambies nada (puesto que el ancho de la columna es suficiente para mostrar todo el texto) y haz clic directamente en Siguiente.

En este paso, activa la opción Almacenar el valor en el campo y selecciona el campo Formato. De este modo, el campo mostrará el valor que figura en la tabla Existencias y, en caso de seleccionar otro, el dato se modificará también en la tabla Existencias. A continuación, haz clic en Siguiente.

En el último paso, como nombre del cuadro combinado escribe Formato. Luego, haz clic en Finalizar. Sitúa el cuadro combinado en el mismo lugar que ocupaba el campo Formato y aplícale las mismas opciones de formato que tenía ese campo. Para acabar, guarda los cambios realizados en el formulario y pasa a vista Formulario. Observa el resultado.

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11 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

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2014 EJERCICIO 8 DE ACCESS

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Introducción de datos La principal utilidad de los formularios es la introducción de datos en la base. Supongamos que un cliente nuevo alquila un vídeo. Hemos de introducir dos registros, en el siguiente orden: -

El que corresponde al nuevo cliente: para lo que utilizaremos el formulario Clientes. El que corresponde al nuevo alquiler: para lo que emplearemos el formulario Alquileres

Si intentas introducir el nuevo alquiler antes que el nuevo cliente, la base de datos no te lo permitirá. Sólo es posible introducir alquileres de clientes ya registrados en la base. Esto es así porque el formulario Alquileres incluye el dato Cliente mientras que el formulario Clientes no incluye ninguna referencia a los alquileres.

ACTIVIDAD A REALIZAR Introduce en la base de datos los siguientes registros, teniendo en cuenta que el primer campo (Id...) de cada formulario no es necesario escribirlo, sino que aparece automáticamente al introducir el segundo: Supuesto: un cliente nuevo alquila una película (Matrix, en DVD) y la devuelve al cabo de dos días Idcliente

Nombre

21

Apellidos

López Aguilar

Agapito

IdAlquiler

Idcliente

21

21

IdVídeo

7

NIF

Dirección

CP

Población

Camí de 42351836G 971462319 Gràcia, 71

07620

Llucmajor

Fecha alquiler

Teléfono

Fecha devolución

Días alquiler

18/04/12 21/04/2012 3

Importe alquiler

Penalización (sí/no)

Llamar (sí/no)

4€

Supuesto: el videoclub adquiere un nuevo vídeo en DVD, que incluye la película El Coloso en llamas, y lo destina a alquiler. IdTítulo

31

Título

El Coloso en llamas IdVídeo

46

Tipo

Película

Género

Catástrofes

Formato vídeo

DVD

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Director

John 1975 Guillermin Nº en existencias

IdTítulo

31

Año

1

TEMA ACCESS 2007

Duración

Ficha imdb

Comentario

165

Precio

Venta/alq.

Alquiler

12 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

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2014 EJERCICIO 8 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

PROCEDIMIENTO 1º. Abre el formulario Panel inicial y cierra todos los demás (o bien, cierra la base de datos y vuélvela a abrir). Haz clic en el botón Nuevo cliente del formulario Panel inicial. Se abrirá el formulario Clientes

Con la ficha Cliente seleccionada, haz clic en la flecha con asterisco que aparece en la esquina inferior izquierda de la ventana del formulario para introducir un nuevo registro

2º.

3º. Has de tener en pantalla una nueva ficha en blanco. Haz clic en la casilla correspondiente al campo Nombre y escribe el nombre del nuevo cliente (observa cómo se llena automáticamente el campo Idcliente con el nº 21).

4º. Pulsa la tecla Tabulador para pasar al siguiente campo, o haz clic con el ratón en la casilla correspondiente, (Apellidos) e introduce el dato.

5º. Tras introducir el último dato (Población), haz clic en la ficha Alquileres por cliente.

Introduce a mano los datos del nuevo alquiler, empezando por el campo Idvideo (el campo IdAlquiler se llena solo y el campo IdCliente de la tabla Alquileres no aparece aquí porque ya se ha llenado en la ficha Cliente)

Hecho lo cual, ya puedes cerrar directamente el formulario Clientes; los datos han quedado guardados en el mismo momento de introducirlos. No es necesario guardar los cambios. Sigue el mismo procedimiento para añadir el nuevo título y el nuevo vídeo.

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13 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

INGENIERIA CIVIL

2014 EJERCICIO 9 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

ACCESS EJERCICIO 9

INFORMES

Los informes presentan los datos de las tablas y/o de las consultas en un formato adecuado para su impresión.

ACTIVIDAD A REALIZAR Confecciona un informe que muestre los siguientes datos relativos a los alquileres:     

Nº del vídeo alquilado (IdVídeo) Título incluido en el vídeo (Título) Nº del alquiler (IdAlquiler) Duración del alquiler (Días alquiler) Importe (Importe alquiler)

PROCEDIMIENTO 1. Abre la base de datos Videoclub El Oscar y, en la pestaña Crear de la cinta de opciones, haz clic en el botón Asistente para informes.

Selecciona la tabla Alquileres y agrega el campo Idvídeo. Luego, elige la tabla Títulos y añade el campo Título. Por último, vuelve a seleccionar la tabla Alquileres y agrega los campos IdAlquiler, Días alquiler e Importe alquiler

Para agregar un campo al informe, selecciónalo del panel izquierdo (Campos disponibles) y haz clic en esta flecha

Una vez agregados los campos que se indican, haz clic en Siguiente.

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1 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

INGENIERIA CIVIL

2014 EJERCICIO 9 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

2. En el siguiente cuadro de diálogo, se nos dice cómo deseamos ver los datos. Selecciona Por Títulos (se mostrarán los datos de alquiler de cada título por separado) y pulsa Siguiente 3. El cuadro que aparece a continuación nos pregunta por qué campo queremos agrupar los datos:

Haz doble clic en el campo Idvideo del panel izquierdo y dicho campo aparecerá destacado en azul en el panel derecho. Luego, haz clic en Siguiente.

Agrupar los datos por el campo Idvídeo significa que, si un vídeo ha sido alquilado en más de una ocasión, el nº de ese vídeo sólo aparecerá una vez y, a continuación, los datos de los diversos alquileres de ese vídeo. 4. Aparece este cuadro: Haz clic en la flecha y selecciona el campo Días alquiler. Con lo que se ordenarán los alquileres en función de su duración, de menos a más. Luego, pulsa en Siguiente.

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2 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

INGENIERIA CIVIL

2014 EJERCICIO 9 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

5. En el siguiente cuadro, selecciona, como modo de distribución, el modelo Esquema y pulsa Siguiente.

Como estilo a aplicar al informe, escoge Viajes (por escoger alguno) y haz clic en Siguiente.

6. Como título a aplicar al informe, escribe Alquileres; deja seleccionada la opción Vista previa del informe y haz clic en Finalizar. Al cabo de unos momentos, aparece el informe ya acabado. 7. Para pulir algunos aspectos del informe tendremos que ir a la vista Diseño.

En la pestaña Inicio, haz clic en la flecha del botón Ver y selecciona Vista Diseño..

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3 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

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2014 EJERCICIO 9 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

La vista Diseño es sensiblemente distinta de la vista previa del informe.

7.a.- En primer lugar, en la pestaña Organizar, aplica al informe el modelo de Autoformato Equidad (por dar una cierta homogeneidad de formato a la base de datos)

7.b.- En segundo lugar, da a la sección Encabezado del informe el mismo formato que a los encabezados de los formularios creados en el ejercicio 6. Para ello, inserta la imagen del oscar a la izquierda del título del informe. Cambia el color de fondo, el tipo y tamaño de letra de la etiqueta de título. El resultado ha de ser como el que sigue:

Dado que los procedimientos son básicamente los mismos que los seguidos con los formularios, no los repetiremos aquí. Si tienes problemas para insertar como logo el archivo logo oscar.ico, elige el archivo oscar.jpg y configura su propiedad Estilo del fondo como Transparente.

7.c.- En tercer lugar, selecciona todos los campos de las secciones Encabezado Idvídeo y Detalle y cambia el tipo, tamaño y color de letra a: Calibri, 12 puntos y negro. 7.c.- En cuarto lugar, cambia el nombre de los campos Idvídeo e IdAlquiler a Nº de vídeo y Nº de alquiler. Ha de quedar así:

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4 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

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2014 EJERCICIO 9 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

7.d.- En cuarto lugar, ensancha un poco la sección Encabezado Idvídeo y arrastra hacia abajo los campos Días alquiler, Nº de alquiler e Importe alquiler:

7.e.- En quinto lugar, separa los campos Días alquiler, Nº de alquiler e Importe alquiler (tanto en la sección Encabezado Idvídeo como en Detalle). Para ello, antes selecciona los tres campos (en las 2 secciones) y, en la pestaña Organizar, haz clic en el botón Quitar (para poder mover cada campo independientemente. Además, centra el contenido de dichos campos (con el botón Centrar de la pestaña Inicio, igual que en Word y en Excel).

7.e.- Como sexto y último paso, selecciona todos los campos de todas las secciones y, en el panel derecho Hoja de propiedades, elige el color negro para la propiedad Color de los bordes. El aspecto del informe en vista Diseño será ahora éste:

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5 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

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2014 EJERCICIO 9 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

Finalmente, guarda los cambios realizados en el informe y en el botón Ver de la pestaña Diseño haz clic en la opción Vista Informes. El resultado ha de ser algo así (sólo se muestra una parte):

ACTIVIDAD A REALIZAR Aplica el procedimiento visto para crear los siguientes informes: 

Clientes y alquileres: Nombre, Apellidos y Teléfono (tabla Clientes), Idvídeo, Fecha alquiler y Fecha devolución (tabla Alquileres). Los datos se verán por clientes, sin añadir ningún nivel de agrupamiento, y se ordenarán por fecha de alquiler, en sentido ascendente. La distribución del informe será: En pasos. El estilo : Viajes.

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6 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

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



2014 EJERCICIO 9 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

Preferencias: Título (tabla Títulos), IdVideo (tabla Alquileres), Apellidos y Nombre (tabla Clientes), Importe alquiler (tabla Alquileres). Los datos se verán por Títulos, se agruparán por el campo IDVideo y se ordenarán por los apellidos de los clientes (ascendente). La distribución del informe será: Esquema. El estilo : Viajes.

Categorías: Tipo y Título (tabla Títulos), Formato, Nº en existencias y Venta/alq (tabla Existencias), Duración (minutos) (tabla Títulos). Los datos se verán por Existencias, se agruparán por Tipo y se ordenarán por Nº en existencias. La distribución del informe será: En pasos y Horizontal. El estilo : Viajes.

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7 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

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

2014 EJERCICIO 9 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

Ventas por formato: Formato (tabla Existencias), Título (tabla Títulos), Fecha venta e Importe venta (tabla Ventas). Datos vistos por Existencias, agrupados por Formato. Ordenados por el importe de la venta. La distribución del informe será: En pasos. El estilo, Viajes.

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8 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

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2014 EJERCICIO 10 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

ACCESS EJERCICIO 10

CREACIÓN Y MODIFICACIÓN DE TABLAS; PERSONALIZACIÓN DEL PANEL IZQUIERDO

Hasta aquí hemos trabajado con los datos ya incluidos en las tablas iniciales. Ahora vamos a suponer que el Videoclub El Oscar cuenta con cuatro locales diferentes en Palma y que queremos poder introducir y consultar información acerca de dichos locales. Dicha información consistirá en: el número identificativo del local, la dirección y el teléfono.

ACTIVIDAD A REALIZAR Será necesario: A.- Crear una nueva tabla, Locales, que contenga los datos referidos a los cuatro locales. Dicha tabla se relacionará con la tabla Alquileres, por lo que será preciso: B.- Incluir en la tabla Alquileres un nuevo campo que contenga el número identificativo del local en que se ha realizado cada alquiler. Este campo, IdLocal, también aparecerá en la tabla Locales. cal.

C.- Relacionar las tablas Alquileres y Locales por medio del campo común IdLo-

También podríamos introducir toda la información sobre los locales en la tabla Alquileres. Pero, en tal caso, si hubiera 50 alquileres realizados en el mismo local, estaríamos obligados a escribir 50 veces todos los datos de ese local. De esta forma, en cambio, en la tabla Alquileres sólo hemos de introducir el número del local; los demás datos de éste los podemos extraer de la tabla Locales. Así se evita la repetición de datos.

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1 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

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2014 EJERCICIO 10 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

PROCEDIMIENTO A.- Creación de la tabla “Locales” 1º.- Abre la base de datos Videoclub El Oscar y cierra el panel inicial. En la pestaña Crear de la cinta de opciones, haz clic en Diseño de Tabla. 2º.- En el cuadro de diálogo que se muestra, aparece una tabla con tres columnas: Nombre del campo, Tipo de datos y Descripción.

En esta columna escribe, fila por fila, el nombre de los campos que incluirá la tabla

En la columna Tipo de datos, elige, de la lista desplegable, de qué tipo será el campo creado

3º.- Haz clic en la celda que contiene el nombre del campo IdLocal.. En la mitad inferior de la ventana en que estamos aparece una serie de apartados, correspondientes a las propiedades del campo seleccionado.

En el apartado Título escribe Número del local (será lo que aparecerá como nombre del campo al abrir la tabla)

En el campo Teléfono configura la propiedad Tamaño del campo a 10 (caracteres). (el programa no nos dejará introducir en este campo ningún dato mayor el número que especifiquemos en esta propiedad). 7º.- Vuelve a hacer clic en la celda que contiene el nombre del campo IdLocal. En la barra de herramientas del programa pulsa el botón Clave principal. Con esto convertimos el campo IdLocal en el campo clave o principal de esta tabla. Este icono de la izquierda muestra que se trata de un campo clave.

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2 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

INGENIERIA CIVIL

2014 EJERCICIO 10 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

Campo principal de una tabla es aquél cuyos datos no pueden repetirse; de esa forma, identifica cada registro diferenciándolo de cualquier otro de la misma tabla. Suele ser un campo autonumérico (una secuencia consecutiva de números que se crea sola al introducir los demás datos) cuyo nombre empieza por Id (de identificador). 8º.- Pulsa en el icono de disquete de la barra de acceso rápido para guardar la tabla. Llama a la tabla Locales. Cierra la ventana de diseño de la tabla. Si despliegas el apartado Tablas del panel izquierdo Todos los objetos de Access verás como ya aparece la nueva tabla. 9º.- Lo anterior nos proporciona una tabla con tres campos pero sin datos. Introduce los siguientes datos en la tabla. Para ello, ábrela haciendo un doble clic sobre ella y escribe directamente los datos (recuerda que el campo Número de local no es necesario introducirlo):

Número de local Se llena automáticamente

Dirección C/ Conquistador, 4 C/ Joan Miró, 36 C/ Aragón, 13 Pza. de Sta. Catalina, 3

Teléfono 971214040 971 210240 971 297474 971 710017

Una vez introducidos los datos, cierra la tabla. B.- Modificación de la tabla “Alquileres”. 1º.- Del apartado Tablas, haz clic derecho sobre la tabla Alquileres y selecciona la opción Vista Diseño.

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3 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

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2014 EJERCICIO 10 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

Añade al final un campo nuevo: IdLocal; configúralo como de tipo Número En el apartado Título de las propiedades del campo, escribe Número de local

2º.- Pulsa el icono de disquete de la barra de acceso rápido para guardar los cambios realizados. 3º.- En la pestaña Inicio, haz clic en la flecha del botón Ver y selecciona Vista Hoja de datos (en este caso concreto, es más práctico introducir los datos de este modo que no a través del formulario correspondiente). Desplázate al nuevo campo Nº de local llena los registros de ese campo con los siguientes datos: 1, 1, 3, 3, 2, 4, 2, 1, 1, 3, 2, 4, 3, 2, 1, 1, 3, 4, 2, 1, 1. 4º.- Cierra la tabla Alquileres. C.- Relacionar la tabla “Locales” con la tabla “Alquileres”. 1º.- Dado que la nueva tabla Locales tiene un campo en común con la tabla Alquileres1, el último paso consistirá en relacionar ambas tablas (para poder hacer consultas que combinen datos de las dos). Haz clic en la pestaña Herramientas de la base de datos, de la cinta de opciones. y selecciona la opción Relaciones.

1

El campo principal de la primera es un campo secundario en la segunda

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4 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

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2014 EJERCICIO 10 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

Aparecerá una ventana con todas las tablas que tienen alguna relación.

2º.- Para que aparezca la nueva tabla, pulsa el botón de la barra de herramientas. Del cuadro de diálogo selecciona la tabla Locales y pulsa Agregar. Luego, cierra el cuadro de diálogo.

En la ventana Relaciones aparece ahora el cuadro correspondiente a la tabla Locales

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5 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

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2014 EJERCICIO 10 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

3º.- Se trata de relacionar el campo IdLocal de la tabla Locales con el campo IdLocal de la tabla Alquileres. Para eso, en primer lugar, agranda el cuadro-resumen de la tabla Alquileres hasta que sea visible el campo IdLocal.

A continuación, arrastra con el ratón el campo IdLocal de la tabla Locales sobre el campo IdLocal de la tabla Alquileres y suéltalo allí. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Activa estas tres casillas. Esto garantizará la coherencia en la información contenida en la base de datos. A continuación, haz clic en Crear.

Activar la casilla Exigir integridad referencial garantiza que no podamos introducir en el campo IdLocal de la tabla Alquileres ningún dato que no aparezca previamente en el mismo campo de la tabla Locales. Las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados hacen que cambios realizados en los datos de una tabla se reflejen también en las tablas relacionadas con ella.

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6 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

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2014 EJERCICIO 10 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

Ahora ya aparece la nueva relación creada, del tipo uno a varios (he movido un poco los cuadros de las tablas para que se vea mejor); eso significa que cada local sólo puede aparecer una vez en la tabla Locales pero un número indefinido de veces en la tabla Alquileres (de ahí el símbolo de infinito)

4º.- Pulsa el botón con el icono de disquete para guardar la nueva relación creada. Luego, cierra la ventana Relaciones. 5º.- Con el fin de comprobar que se ha creado la relación correctamente, crea una consulta que muestre los títulos alquilados por los clientes de Palma en el local nº 1. La consulta mostrará los campos: Título, Apellidos y Nombre, aunque deberá incluir otros dos para hacer el filtrado de datos. Llama Alquileres en local 1 a la consulta.

ACTIVIDAD De acuerdo con el procedimiento ya visto, crea una nueva tabla, llamada Empleados, para introducir los datos relativos a los empleados en los diferentes locales del videoclub. Los campos a crear, y los datos correspondientes, serán los siguientes: IdEmpleado 1 2 3 4 5 6

Apellidos Amador González Nicolau Hernando Claramunt García Ceballos Carvajal Adrover Capó López Candado

Nombre Amalia Roberto Jordi Rosa Mª Pere Joan Rebeca

IdLocal 3 1 4 1 2 2

El campo clave o principal será IdEmpleado (autonumérico). La propiedad Título de este campo se configurará como Nº de empleado. El campo IdLocal se configurará como numérico. El Tamaño del campo de Nombre será 25.

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7 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

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2014 EJERCICIO 10 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

Añade luego a la tabla Alquileres el campo IdEmpleado (como campo secundario) e introduce como datos correspondientes al nuevo campo creado los siguientes: 2, 4, 1, 1, 6, 3, 5, 2, 2, 1, 5, 3, 1, 6, 4, 4, 1, 3, 5, 2, 1. Relaciona ambas tablas, por el procedimiento visto anteriormente. Relaciona, asimismo, la tabla Locales con la tabla Empleados por medio del campo IdLocal (principal en Locales y secundario en Empleados). Finalmente, haz las siguientes consultas





Alquileres de empleados 1 y 3: títulos alquilados por los empleados 1 y 3, la dirección del local y el importe del alquiler Locales de empleados 2 y 5: dirección y teléfono de los locales en que trabajan los empleados 2 y 5

PERSONALIZACIÓN DEL PANEL IZQUIERDO

Para acabar (de momento) con la base de datos Videoclub El Oscar, y a falta de un mejor sitio para explicarlo, vamos a explorar las posibilidades de personalización del panel izquierdo, a través del cual accedemos a los diferentes objetos de la base de datos.

ACTIVIDAD Personalizar el nombre y contenido del panel izquierdo de la base de datos Videoclub El Oscar.

PROCEDIMIENTO 1º- Si es necesario, abre de nuevo la base de datos Videoclub El Oscar.

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2014 EJERCICIO 10 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

2º- En primer lugar, cambiaremos el modo de visualizar los objetos de la base de datos:

En el panel izquierdo, haz clic en la flecha y selecciona la opción Personalizado. Como puedes ver, hay otras maneras predefinidas de visualizar los objetos de la base de datos; pueden ser útiles en su momento, pero no ahora.

La vista Personalizado, de momento, sólo tiene un apartado: Objetos no asignados.Allí se incluyen todos los objetos de la base de datos, sin diferenciación por tipo (el orden no ha de ser necesariamente el mismo que aquí).

3º- En el panel, podemos crear grupos para visualizar los diversos objetos de la base de datos según los criterios que nosostros escojamos. En nuestro caso, como sólo estamos probando, crearemos siete grupos, atendiendo a los elementos que dan lugar a las tablas: Alquileres, Clientes, Existencias, Títulos, Ventas, Locales y Alquileres. Para ello:

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9 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

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2014 EJERCICIO 10 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

Haz clic derecho sobre Personalizado y elige Opciones de exploración.

En el cuadro de la izquierda selecciona Personalizado.Observa que contiene un solo grupo: Objetos no asignados (la casilla activada significa que ese grupo es visible) Haz clic en Agregar grupo. Dicho sea de paso, también puedes cambiar el modo de abrir los objetos (con un clic o doble clic). Elige la opción que prefieras (se puede volver a cambiar en cualquier momento)

Escribe Alquileres como nombre para el nuevo grupo. Luego, vuelve a hacer clic en Agregar grupo.

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10 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

INGENIERIA CIVIL

2014 EJERCICIO 10 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

Sigue creando y nombrando grupos hasta tener los 5 que queríamos.

Para acabar, en el cuadro izquierdo, selecciona Personalizado y haz clic en Cambiar nombre de elemento. Escribe Videoclub El Oscar como nombre para el elemento. Finalmente, acepta

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11 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

INGENIERIA CIVIL

2014 EJERCICIO 10 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

Ahora, el panel izquierdo presenta este aspecto:

4º-

Para añadir cualquiera de los objetos del grupo Objetos no asignados a uno de los nuevos grupos creados, basta hacer clic derecho sobre el mismo y seleccionar Agregar al grupo y el grupo de que se trate. Lo propio es asignar a alguno de los grupos todos y cada uno de los objetos de la base de datos. Pero como aquí el único objeto es practicar, asignaremos sólo las tablas, formularios e informes, del siguiente modo: Grupo Alquileres: -

Tabla Alquileres Formulario Alquileres Informes: Alquileres y Preferencias

Grupo Clientes: -

Tabla Cientes Formulario Clientes Informe Clientes y Alquileres

Grupo Existencias: -

Tabla Existencias Formulario Existencias Informe Categorías

Grupo Títulos: -

Tabla Títulos Formulario Títulos

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12 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

INGENIERIA CIVIL

2014 EJERCICIO 10 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

Grupo Ventas: -

Tabla Ventas Formulario Ventas Informe Ventas por formato

Grupo Locales -

Tabla Locales

Grupo Empleados: -

Tabla Empleados

A medida que asignas objetos a los grupos, el panel izquierdo va cambiando de aspecto.

Finalmente, indicar que, así como podemos crear grupos en un conjunto personalizado, también podríamos crear tantos paneles personalizados como queramos, con distintos grupos en cada uno. Pero tranquilos, paramos aquí (de momento).

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13 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

INGENIERIA CIVIL

2014 EJERCICIO 11 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

ACCESS EJERCICIO 11 CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS

La academia Bodhi Yoga, con sede en Palma, encarga a su personal de oficina la creación de una base de datos para almacenar información sobre:    

Los cursos ofertados para el próximo semestre Los alumnos matriculados hasta el momento Los profesores que impartirán los cursos Las aulas o espacios en que se realizarán

A la hora de diseñar una base de datos, el orden a seguir, en líneas generales es:

1. Decidir qué tablas vamos a crear: lo que dependerá de los elementos sobre los que queramos guardar información. En general, cualquier elemento sobre el que queramos guardar más de un dato (o campo) requerirá una tabla aparte. En nuestro caso presente, dichos elementos son: los cursos los alumnos matriculados los profesores las aulas

2. Decidir qué datos o campos vamos a incluir en cada tabla: lo que dependerá: de las consultas que queramos realizar (p.ej, si deseamos poder saber la media de edad de nuestros alumnos, deberemos incluir el campo Edad en la tabla Alumnos). Antes de diseñar la tabla, por tanto, es necesario tener en cuenta las consultas que tendrán que realizar los usuarios de la base de datos. de las relaciones que queramos establecer entre las tablas, ya que para relacionar dos tablas es necesario que tengan un campo en común. (p.ej, el campo Códigocurso en las tablas Cursos y Alumnos)

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1 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

INGENIERIA CIVIL

2014 EJERCICIO 11 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

ACTIVIDAD Crea la base de datos para la academia Bodhi Yoga, siguiendo las instrucciones que se indican a continuación.

PROCEDIMIENTO Creación de la base de datos en blanco Inicia el Access y, en el apartado Nueva base de datos en blanco, haz clic en el icono Base de datos en blanco.

Haz clic en el icono de carpeta y busca y selecciona tu pendrive. Luego, escribe el nombre de la nueva base de datos (Academia de yoga) y haz clic en Crear.

La nueva base de datos se abre directamente en la tabla 1, en modo hoja de datos, para que empecemos a introducir información. De momento, no lo vamos a hacer. Guarda la tabla 1 con el nombre Cursos y luego, ciérrala.

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2 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

INGENIERIA CIVIL

2014 EJERCICIO 11 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

Creación de las tablas y configuración de los campos De acuerdo con el procedimiento indicado en el ejercicio 10 de Access, crea, a continuación, las tablas correspondientes a: Alumnos, Profesores y Aulas (con estos mismos nombres), y configura los campos de las 4 tablas de acuerdo con los siguientes cuadros CURSOS

ALUMNOS

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3 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

INGENIERIA CIVIL

2014 EJERCICIO 11 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

La propiedad Tamaño del campo para el campo Nombre será de 20; para Apellidos, de 50. PROFESORES

La propiedad Tamaño del campo para el campo Nombre será de 20; para Apellidos, de 50. AULAS

La propiedad Tamaño del campo para el campo Tipo será de 30.

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4 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

INGENIERIA CIVIL

2014 EJERCICIO 11 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

Establece en cada tabla como campo principal o clave aquel que presenta el dibujo de una llave a su izquierda. Configura los campos de fecha de la tabla Cursos con el formato Fecha media (en el cuadro de Propiedades del campo)

Relacionar las tablas Una vez creadas las tablas, el siguiente paso es establecer las relaciones entre ellas. De acuerdo con el procedimiento explicado en el ejercicio 10, relaciona: -

Cursos con Alumnos Profesores con Cursos Aulas con Cursos

En todos los casos, recuerda activar las casillas de integridad referencial y actualización en cascada:

El resultado final presentará aproximadamente este aspecto:

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5 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

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2014 EJERCICIO 11 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

Guarda las relaciones establecidas (clic en el icono rápido de Office) y cierra el cuadro Relaciones.

de la barra de acceso

Creación de formularios ACTIVIDAD Crea, para la base de datos, un panel inicial de distribución y formularios de datos (uno para cada tabla).

Panel inicial Su aspecto será como el que se muestra a continuación.

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6 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

INGENIERIA CIVIL

2014 EJERCICIO 11 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

CONFIGURACIÓN: Modelo de autoformato: Access 2007. Texto: Calibri, 12 ptos., en negrita, color azul oscuro. La del encabezado puede ser cualquiera que se parezca a la de la imagen (aplica el tamaño a ojo). Imagen: archivo yoga.jpg, incluido en la web del módulo (Archivos para ejercicios de Access) Botones - Los botones ALUMNOS, CURSOS, AULAS y PROFESORES cerrarán el panel inicial y abrirán el formulario respectivo (será necesario recurrir a las macros). - El botón Cerrar Panel Inicial simplemente cerrará este formulario (basta con el asistente). Este formulario será lo primero que aparezca al abrir la base de datos. Asimismo, en la barra de título del programa aparecerá el nombre de la academia (BODHISATTVA).

Nota importante: crea y guarda en primer lugar todos los formularios, sin darles formato de ningún tipo. Los necesitarás para poder crear los botones y las macros.

Alumnos:

CONFIGURACIÓN: Modelo de autoformato: Access 2007. Texto: Calibri, 12 ptos., en negrita, color azul oscuro (el de los botones, negro). La del encabezado puede ser cualquiera que se parezca a la de la imagen (el tamaño dependerá un poco del tipo de letra; rondando los 36 ptos.)

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7 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

INGENIERIA CIVIL

2014 EJERCICIO 11 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

Logo: imagen yoga.jpg, incluida en la web del módulo (Archivos para ejercicios de Access) Botones: -

-

Panel inicial: asociado a una macro que abra el formulario Panel inicial y cierre el formulario Alumnos. Nuevo alumno: añade un nuevo registro y permite introducir los datos del mismo (en el primer paso del asistente para la creación de botones de comando, elige Operaciones con registros, Agregar nuevo registro). La propiedad Cursor al activar en ambos botones tendrá el valor Mano de hipervínculo,

Aulas:

CONFIGURACIÓN: Las opciones son las mismas que en el formulario Alumnos con las siguientes diferencias: -

-

Se creará un control de ficha con dos fichas: en la 1ª (Aula) se incluirán los campos de la tabla Aulas; en la 2ª (Cursos por aula), el subformulario con los datos de la tabla Cursos. El funcionamiento de los botones será el mismo que en Alumnos, pero adaptado, lógicamente, al formulario Aulas.

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8 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

INGENIERIA CIVIL

2014 EJERCICIO 11 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

Cursos:

CONFIGURACIÓN: Las opciones son las mismas que en los formularios anteriores con las siguientes diferencias: -

-

Se creará un control de ficha con dos fichas: en la 1ª (Curso) se incluirán los campos de la tabla Cursos; en la 2ª (Alumnos por curso), el subformulario con los datos de la tabla Alumnos. El funcionamiento de los botones será el mismo que en Alumnos y Aulas, pero adaptado al formulario Cursos.

Profesores

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9 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

INGENIERIA CIVIL

2014 EJERCICIO 11 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

CONFIGURACIÓN: Las opciones son las mismas que en los formularios anteriores con las siguientes diferencias: -

-

Se creará un control de ficha con dos fichas: en la 1ª (Profesor/a) se incluirán los campos de la tabla Profesores; en la 2ª (Curso por profesor/a), el subformulario con los datos de la tabla Cursos. El funcionamiento de los botones será el mismo que en los formularios anteriores, pero adaptado al formulario Profesores.

Introducción de los datos El último paso será introducir los datos o registros correspondientes de cada tabla, usando para ello los formularios creados.

A la hora de introducir los datos, es fundamental el orden en que lo hagamos. Hay que introducir primero aquellos elementos que aparezcan como campo secundario (no principal) en otra tabla. En nuestro caso, el orden será el siguiente: Primero: las aulas y los profesores (o al revés, es indiferente). Ya que tanto aula (Códigoaula) como profesor (Númprofesor) aparecen como campo secundario en la tabla Cursos. Segundo: los cursos, ya que el curso (Códigocurso) aparece como campo secundario en la tabla Alumnos. Tercero: los alumnos, ya que el alumno no aparece como campo secundario en ninguna otra tabla.

El sentido de esto es que, si intentáramos introducir en la tabla Cursos el código de un aula o el número de un profesor aún no introducido en la base de datos, el programa no nos lo permitiría. Y lo mismo si intentáramos matricular a un alumno en un curso que aún no figurase en la tabla Cursos. Así se protege la coherencia de la información (la “integridad referencial”)

PROFESOR EDIDSON FUENTES

TEMA ACCESS 2007

10 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

INGENIERIA CIVIL

2014 EJERCICIO 11 DE ACCESS

CURSO INFORMATICA

Los datos a introducir son los siguientes: AULAS Códigoaula CO1 ME1 YO1 YO2

Tipo De cocina De meditación De yoga De yoga

Capacidad (nº de alumnos) 15 25 30 20

PROFESORES Númprofesor 1 2 3 4

Nombre Rabindranath Saratcandra Pedro Magadhi

Apellidos Thakur Cattopadhyay López López Apabhramsa

Dirección Aragón, 12 Passeig Mallorca, 34 Tagore, 5 Capitán Salom, 34

Teléfono 971712356 619334455 971123456 651357901

CURSOS Nº del curso

Nombre 1 2 3 4 5

Yoga normal Yoga prenatal Yoga para la 3ª edad Meditación Cocina vegetariana

Duración (en horas) 70 50 40 60 20

Fecha de Fecha de inicio finalización 01-jul-12 30-nov-12 01-sep-12 02-nov-12 01-oct-12 03-dic-12 15-sep-12 15-dic-12 05-jul-12 30-jul-12

Aula

Profesor/a

YO1 YO2 YO1 ME1 CO1

1 1 2 4 3

ALUMNOS Nº del alumno 1 2 3 4 5 6 7 8

Nombre Sara Jorge L. Heráclito Helena Elisabeth Sergio Miranda Plácida

Apellidos García Bernat Amancio Garau Panza Barón Torres González Woodhouse Oliver Menda Pániker Paz Segura

Curso a realizar

Entrada pagada 1 4 2 2 4 1 1 3

Sí No Sí Sí No No Sí Sí

ACTIVIDAD Para acabar, personaliza el panel izquierdo creando (bajo el nombre BODHISATTVA) 4 grupos: Alumnos, Aulas, Cursos y Profesores. Redistribuye los objetos de la base de datos incluyendo cada uno en su grupo respectivo.

PROFESOR EDIDSON FUENTES

TEMA ACCESS 2007

11 EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS

Precio 100,00 € 75,00 € 60,00 € 80,00 € 50,00 €