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• Azabache Carrillo Fiorella Marylin

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“AÑO DE LA CONSOLIDACIÓN DEL MAR DE GRAU”

“INSTITUTO SUPERIOR TECNOLÓGICO PRIVADO “BITEC”

INFORME DE PRÁCTICA MODULAR

SECRETARIADO EJECUTIVO – II CICLO

MÓDULO 1

300 HORAS

ASTILLEROS LUGUENSI E.I.R.L

FIORELLA MARYLIN AZABACHE CARRILLO

CHIMBOTE – ABRIL - AGOSTO

ÍNDICE 1. INFORMACIÓN DE LA EMPRESA........................................1 1.1

RESEÑA HISTÓRICA...........................................................2

1.2

NUESTROS SERVICIOS :.....................................................4

1.3 POLÍTICAS DEl SISTEMA INTEGRADOS DE GESTIÓN: CALIDAD, SEGURIDAD, SALUD Y MEDIO AMBIENTE......................................7 1.4

POLÍTICAS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.................8

1.5

MISIÓN........................................................................... 9

1.6

VISIÓN...........................................................................9

1.7

VALORES........................................................................9

1.8

ORGANIGRAMA..............................................................10

1.9

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL POR DEPARTAMENTOS..........10

2 RESUMEN DE ACTIVIDADES PERMANENTES:..............11 2.1 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PERMANENTES:...............11 2.1.1

Registro de Garitas de Control:.....................................12

2.1.2

Cancelación de Facturas:.............................................13

2.1.3

Registro de Guías de Servicio:......................................13

2.1.4

Escaneos de documentos:...........................................14

2.1.5

Archivo de Documentos:.............................................17

3 RESUMEN DE ACTIVIDADES CONCEPTUALES:.............18 3.1 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES CONCEPTUALES:.............18 3.1.1

Registrar en el Cuaderno de Contabilidad:.......................19

3.1.2

Registrar en el Cuaderno de Cargo:...............................19

3.1.3

Fotocopia De Documentos:..........................................19

3.1.4

Redacción de Cartas:..................................................20

4 LOGROS:...............................................................................20 5 OBSTÁCULOS:......................................................................21 6 CONCLUSIONES:.................................................................21 7 RECOMENDACIONES:.........................................................22 8 ANEXOS:...............................................................................23

1 FORMACIÓN DE LA EMPRESA

ASTILLEROS LUGUENSI E.I.R.L

1.1 RESEÑA HISTÓRICA 1

El Astillero LUGUENSI E.I.R.L., fue fundado por su propietario el Sr. Luis

Guillermo Enriquez Silva, el

actual Gerente General es su hijo el Sr. Luis Guillermo Enriquez

Tejada . La Empresa Luguensi es una

empresa peruana privada, con más de 35 años al servicio de Chimbote y del país, líder en el sector naval dedicada a la construcción, reparación, modificación y mantenimiento de Embarcaciones de Acero Naval, Madera y Fibras de Vidrio.

RUBRO:

Astilleros (Sector Industrial: Naval y

RUC:

20114385981

Pesquero)

TELÉFONO:

350758

DIRECCIÓN: Av. Los Pescadores MZ. K Lote 4 Zona Indutrial El Trapecio.

ÁREA DE USO: 36,24577

m

2

ACTIVIDADES :  Construcción de buques y estructuras flotantes.  Depósito y almacenaje  Actividades combinadas de Servicio Administrativo de la Oficina.

2

CROQUIS DE LA UBICACIÓN

GRUPO LUGUENSI: Astillero Luguensi E.I.R.L Gruas Luguensi S.A.C Lesser S.A.C Fibrater S.R.L LKB Construcciones S.A.C Varadero Luguensi Santa PCG Investments S.A.C 3

1.2 NUESTROS SERVICIOS : Alquiler de Grúas y Montacargas.

Arenado y Pintado.

4

Aislamiento Térmico – Inyectado y Sprayado de Bodegas.

5

Fibra de Vidrio.

Metalmecánica y Desguace de Embarcaciones.

6

Maestranza.

7

1.3 POLÍTICAS DEl SISTEMA INTEGRADOS DE GESTIÓN: CALIDAD, SEGURIDAD, SALUD Y MEDIO AMBIENTE LUGUENSI asume el compromiso de dar fiel cumplimiento a la Normativa legal aplicable. Asimismo expone a continuación sus Políticas:

CALIDAD (Quality) 8

-Satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros clientes y construir una buena relación a través del logro de nuestro compromiso de calidad. -La mejora continua de nuestros Servicios, a fin de asegurar su evolución.

SEGURIDAD Y SALUD (Health & Safety) -Promover una cultura de prevención. -Proteger la vida y salud de nuestros colaboradores mediante la Identificación y control de riesgos, asociando nuestros procesos y procedimientos con las buenas prácticas. -Capacitar, afianzar y comprometer a los trabajadores con los temas de Seguridad y Salud en el Trabajo. .

MEDIOAMBIENTE (Environment) -Se compromete a preservar y cuidar el Medioambiente en el que opera. -Promover una cultura de protección del Medioambiente, minimizando los impactos que puedan afectarlo.

1.4 POLÍTICAS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Luguensi,

dedicada a la Construcción, Modificación y Reparación de

Embarcaciones de Acero Naval y madera, afianza su compromiso con la Seguridad, estableciendo los siguientes principios:

9

 Proteger la vida y salud de nuestros trabajadores, constituye nuestro valor más importante.  Promover una Cultura de prevención, mediante la identificación, evaluación y control de riesgos.  Asegurar condiciones de trabajo seguras, a fin de prevenir accidentes de trabajo y enfermedades ocupacionales.  Cumplir con la Normativa legal aplicable y con otros requisitos que la organización suscriba para nuestro sistema de gestión.  Garantizar la participación activa y consulta de todas las instancias en relación a nuestro sistema de Gestión de Seguridad y Salud.  Capacitar y proporcionar una formación adecuada que permita involucrar al personal en la Mejora Continua de nuestro SGSST.

10

1.5 MISIÓN Somos una empresa dedicada a la construcción, reparación y mantenimiento de embarcaciones de acero naval y madera.

1.6 VISIÓN Ser el mejor Astillero de Chimbote, del Perú y de América Latina.

1.7 VALORES

    

INTEGRIDAD ÉTICA COMPROMISO RESPONSABILIDAD MEJORA CONTINUA

1.8 ORGANIGRAMA GERENCIA ASISTENTE DE GERENCIA PRODUCCIÓN ÓN RENCIA ASESORIA LEGAL EXT.

SECRETARIA DE GERENCIA

ADMINISTRACIÓN

TALENTO HUMANO

LOGISTICA

PRODUCCIÓN

COMPRAS, ALMACEN Y TRANSP.

DPTO DE OPERACIONES

CONTABILIDAD EXT.

MANTENIMIENTO

1.9 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL POR DEPARTAMENTOS LUGUENSI, cuenta con una sede en Lima, ubicado en: AV 2 de Mayo Nro. 548 Provincia Constitucional Del Callao.

2 RESUMEN DE ACTIVIDADES PERMANENTES: UBICACIÓN DE LAS PRÁCTICAS: Se realizó en la empresa ASTILLEROS LUGUENSI E.I.R.L en el Área de secretaría.

EJECUCIÓN DE LAS PRÁCTICAS: Se desarrolló en su totalidad de forma dinámica en la oficina. Inicio: 30 de abril del 2016 Termino: 12 de agosto del 2016

TOTAL DE HORAS ACUMULADAS: 300 horas

JEFE DE LA OFICINA DONDE SE REALIZÓ LAS PRÁCTICAS: Nombre y apellido: Vanessa Sofía Flores Arellano Cargo que ocupa: Secretaría de Gerencia

2.1 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PERMANENTES:  DENOMINACIÓN:     

Registro de Garitas de Control Cancelación de Facturas Registro de Guías de Servicio Escaneos de documentos. Archivo de documentos

 SECUENCIA DE LAS ACTIVIDADES PERMANENTES:

2.1.1 Registro de Garitas de Control: En la empresa ASTILLEROS LUGUENSI E.I.R.L se lleva un estricto control de las personas que entran y salen de la empresa, para ello, se les pide su documento de identidad a la hora de ingreso y posteriormente se le entrega el documento cuando finalice su visita.

Este arduo control está a cargo del Señor: Ascoy Hernández Antonio quien se desempeña como vigilante de la empresa; él cual tiene un registro físico en donde plasma el ingreso y salida de las visitas.

Al finalizar su horario de trabajo entrega dicho documento a la SECRETARÍA DE GERENCIA: Vanessa Flores Arellano la cual a su vez entrega dicho documento al GERENTE GENERAL él cual firma el documento dando conformidad se procese a registrar en EXCEL dicho documento. En el documento se detalla:        

La fecha de ingreso. La hora de Ingreso. Datos personales Número de DNI Nombre de la empresa o Embarcación de la que viene. Número de Celular o Teléfono fijo Motivo de la visita Persona Que Lo Atiende.

La Secretaría de Gerencia a la cual asistía me designó esa función para realizar el registro de dicho documento, para ello ingresaba a Excel 2013 y a la carpeta: REGISTRO DE GARITAS DE CONTROL, abriendo para su posterior registro.

2.1.2 Cancelación de Facturas: Las facturas internas de la empresa llegan a la Secretaria de Gerencia la cual se encarga de cancelarlas dichas facturas. Es decir, las facturas llegan en físico, para lo cual, primero se revisa que todo este conforme, ya que las facturas vienen adjuntadas con:         

Guías de Arenado Guías de Energía Guías de Maestranza Guía de Maquinarias Proyecto Astillero (P.A) Hoja de Varado Hoja de Desvarado Copia del DNI del Propietario de la Embarcación Copia de Licencia de Navegación de la Embarcación (Matrícula, Peso correspondiente, etc.)

Se verifica que la suma coincida con los dígitos escritos, que no falte ni un documento antes mencionado, estando todo conforme se empieza a sellar cada documento, dando la conformidad del caso, para luego llevarlo a GERENCIA, donde será firmado.

Luego se procede a registrar en Excel la factura y de esa forma se dará la Cancelación de la Factura.

2.1.3 Registro de Guías de Servicio: Las Guías de servicio es donde se detalla el servicio a realizar para los clientes y su importe. En la empresa ASTILLERO LUGUENSI.E.I.R.L también se lleva un control de estas guías, las cuales tienen que ser registradas en el Excel. Para ello, cumplía con realizar la tarea asignada.

2.1.4 Escaneos de documentos: Después que los documentos han sido revisados por la secretaria y llevado a GERENCIA para su firma de conformidad se procede al escaneo de documentos. Para poder llevar un adecuado manejo de la información, se realiza el registro de la mayoría de documentos en Excel para ello es necesario establecer los hipervínculos. Por tal razón es necesario el escaneo de documentos como:

 Facturas de Venta (PDF) 001- 004224 002-003167  Boleta de venta (PDF) 001- 000780  Cheques (JPG) N° 888 N° 2085  Hoja de Liquidación (JPG) H.L 00790  Guías de Maestranza (JPG) 00452  Orden de Despacho (JPG) N° 00000366  Almacén- Nota de Venta (JPG) N° 3340  Recibo de Ingreso (JPG) N° 000389

 Informe de Trabajo – Almacén (JPG) N°597  Proyecto Astillero (PDF) 064-2016  Cuaderno de Embarcaciones (PDF) 062-16

Cada documento tiene diferente nombre al momento de guardarlos, pero todos eran guardados en la carpeta, la cual llevaba mi nombre; FIORELLA. Realizando esta tarea, se agilizaba el trabajo a la hora de registrar en Excel dicha información.

ORDEN DE DESPACHO

HOJA DE LIQUIDACIÓN

RECIBO DE INGRESO

NOTA DE VENTA

2.1.5

Archivo de Documentos:

Una de las responsabilidades de la secretaria, es el manejo de los documentos, desde su elaboración hasta su eliminación o conservación, también puede tener datos de almacenamiento para así poder procesarlos. El procedimiento para realizar el archivo de documentos es: 1. INSPECCIONAR 2. CLASIFICAR. 3. CODIFICAR 4. DISTRIBUIR 5. ARCHIVAR PROPIAMENTE

Aplicamos las técnicas de archivo, en este caso fue el sistema de clasificación de archivo NÚMERICO, ya que cada documento cuenta con números correlativos. (Guías de Servicio, Energía, Maestranza, Maquinarias, Facturas de Venta, Boleta de Ventas). Con respecto a los documentos del personal que labora en la empresa (Boletas de Pagos, Certificados) para archivar estos documentos utilizamos el sistema de clasificación de ORDEN ALFABÉTICO, cada trabajador contaba con archivador respectivo. También realicé la eliminación de documentos los cuales era necesario dar de baja dicha documentación. La empresa cuenta con un ambiente exclusivamente para el ARCHIVO DE DOCUMENTOS. Realizando la Recepción y el manejo de la Información se logra el adecuado proceso de archivar documentos a fin de localizarlos fácil y rápidamente, asimismo, protegerlos de pérdidas y deterioros.

3 RESUMEN DE ACTIVIDADES CONCEPTUALES: 3.1 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES CONCEPTUALES:  DENOMINACIÓN:    

Registrar en el cuaderno de contabilidad. Registrar en el cuaderno de cargo. Fotocopia de documentos. Redacción de cartas.

 SECUENCIA DE LAS ACTIVIDADES PERMANENTES:

3.1.1 Registrar en el Cuaderno de Contabilidad: Se refiere a los documentos o materiales que se entregaban al área de Contabilidad, es decir, estados de cuentas de préstamos de Bancos (Banco Continental, Banco de crédito, Scotiabank), asimismo, papel bond. Para ello se registraba en dicho cuaderno, lo cual el proceso concluía con la firma de la Contadora.

3.1.2 Registrar en el Cuaderno de Cargo: Se refiere a las facturas o boletas de venta que se entregaban al área de Contabilidad para su posterior declaración ante la Sunat. En el cuaderno de cargo se detallaba:       

Número correlativo del Cuaderno de Cargo Fecha de Entrega Hora de Entrega Tipo de documento, especificando la empresa, ( Factura o Boleta de Venta) Número de Factura o Boleta de Venta. Firma de Secretaría Firma del Área de Contabilidad.

3.1.3 Fotocopia De Documentos: Se refiere al manejo de la fotocopiadora, se sacaba todo tipo de copia, es decir, de cualquier área de la empresa venían para sacar juegos de documentos. Se debía de tener mucho cuidado con el manejo de la fotocopiadora para evitar su deterioro.

3.1.4 Redacción de Cartas: Había oportunidades en donde el Sr. Luguensi necesitaba con urgencia cartas, por diferentes motivos específicos, ya sea para recordar a un cliente de una deuda o para ceder un poder a un colaborador de la empresa; es donde realizaba la redacción de cartas.

EQUIPOS MATERIALES, ENSERES UTILIZADOS EN LAS ACTIVIDADES:            

Computadora Impresora Escritorio Estantes Silla Sello Lapiceros (Rojo y Azul) Corrector Tijera Regla Borrador Resaltador

4 LOGROS: La realización de las practicas pre profesionales iniciales logran contribuir en mi formación académica como profesional de Secretariado Ejecutivo, todo lo ha aprendido en clases lo llevé a la práctica, logrando aplicar las técnicas correctas para el buen manejo y control de los documentos. Como futura Secretaria Ejecutiva logré ver cuán importante es aplicar las reglas: CLASIFICACIÓN, DISTRIBUCIÓN Y ARCHIVO para así demostrar eficiencia y eficacia en la empresa.

Por otro lado, aprendí que la Recepción y Manejo de la Información adecuada es vital para evitar el caos en la empresa evitando así pérdidas de tiempo.

5 OBSTÁCULOS: a. Fue la distancia entre la Empresa y mi casa estaba a 30 minutos. b. El horario de ingreso a la Empresa, debido a que estudio hasta las 12:30 p.m. tenía que regresar a mi casa para ponerme el uniforme de la empresa lo cual me tomaba 45 minutos llegar y luego dirigirme a la Empresa ; a veces no almorzaba como debe de ser, con el fin de llegar puntual a la Empresa.

6 CONCLUSIONES: El presente informe fue realizado siguiendo procedimientos y criterios establecidos por el Instituto para así dejar constancia de haber realizado las practicas pre profesionales, lo cual es vital para la obtención del Título Profesional Técnico.

La realización de las prácticas permite contrastar la teoría con la práctica, es decir, poder desarrollar las habilidades y destrezas en las tareas realizadas en el centro de prácticas logrando así la consolidación de los profesionales.

Gracias al desarrollo de las prácticas se logra obtener experiencias reales acerca del ambiente donde se trabajará, por ello, es importante realizarlas, para enriquecer nuestro proceso de formación académica llevando consigo grandes experiencias y nuevos aprendizajes.

7 RECOMENDACIONES: Los docentes de la carrera profesional deben realizar la supervisión de la práctica a fin de detectar posibles problemas que se presenten en las prácticas y puedan brindar las orientaciones necesarias según sea el caso.

Las entidades públicas o privadas deben apoyar el proceso para la formación de profesionales técnicos a través de las prácticas, brindándoles conocimientos y también incentivarles de alguna forma.

Por último, si se quiere un mejor futuro para nuestro país, esto se logra con la incorporación de profesionales con formación sólida e integral para ello se requiere la capacitación y el entrenamiento continuo.

8 ANEXOS: Desarrollando mis prácticas en Astilleros Luguensi E.I.R.L

Área de prácticas

HOJA DE EVALUACIÓN DE PRÁCTICAS PRE - PROFESIONALES INICIALES

CERTIFICADO DE PRÁCTICAS PRE – PROFESIONALES