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Loss Prevention Internal Manual

February 28, 2006 Página 1 de 4 Revisión: 2 Documento PPI-P-13.01

AUDITORIA INTERNA / INTERNAL AUDITS 1.0 PROPOSITO Corregir las desviaciones del sistema de Prevención de Pérdidas mediante un exámen objetivo y periódico. 2.0 ALCANCE Este procedimiento aplica a todas las secciones del departamento de Prevención de Pérdidas de MYSRL. 3.0 DEFINICIONES Auditoria  Revisión objetiva y periódica de un sistema (físico, administrativo, documentación, procedimientos, etc) o de un procedimiento de Prevención de Pérdidas. Puede ser conducida por personal Interno o Externo siempre y cuando estén calificados adecuadamente y existan protocolos. Cuaderno de Auditoría  Documento que contiene los cuestionarios con el puntaje consignado a cada pregunta. Auditores  Personas competentes en habilidades técnicas y de auditoría para llevar a cabo una evaluación apropiada del tema que está siendo auditado. Auditor Principal  Profesional competente que lidera el proceso de auditoría. Manual de Auditoría  Es un documento que provee orientación básica al auditor. Grupo de Conocedores  Expertos en cada una de las áreas que abarca la auditoría. Profesional Competente  Profesional con experiencia en el tema a auditar, y conocimiento acerca del proceso de auditoria y con especialización y calificación técnica en el tema a ser auditado. Este profesional puede pertenecer al departamento de Prevencion de Perdidas o ser un auditor externo. 4.0 RESPONSIBILIDADES Especialista de Prevención de Pérdidas - Participar activamente durante la ejecución de la Auditoría de ser requerido - Verificar la implementación de las acciones correctivas y recomendaciones del caso Jefes de Prevención de Pérdidas - Participar activamente durante su desarrollo, si fuera requerido por el auditor principal. - Indicar en sus reportes mensuales sobre el avance en el cumplimiento de las acciones correctivas. Superintendente/Gerente de Prevención de Pérdidas - Coordinar la ejecucion del cronograma de auditorias. - Informar a las gerencias sobre el proceso. - Participar activamente durante su desarrollo, de ser requeridos. - Coordinar con las gerencias la aplicación y seguimiento de las acciones correctivas y recomendaciones del caso. - Asegurar se cuente con un archivo con los informes de cada uno de los procesos de auditoría. - Participar en las reuniones de apertura y clausura cuando sea necesario. Auditor Principal - Informar a los auditados de manera formal sobre las fechas y proceso de auditoría en general. - Definir con el auditado el alcance y los objetivos de la auditoría. - Punto de contacto con el auditado. THIS DOCUMENT IS UNCONTROLLED IN HARD COPY FORMAT/ ESTE DOCUMENTO NO ESTÁ CONTROLADO EN FORMATO FÍSICO

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AUDITORIA INTERNA / INTERNAL AUDITS -

Organizar su equipo de acuerdo a las mejores prácticas de gestión. Desarrollar el plan de auditoría con el auditado. Resolver los problemas que surjan durante la auditoría. Monitorear la auditoría para asegurar que se cumpla el objetivo. Ser el portavoz del equipo auditor. Mantener informado al equipo auditor. Retroalimentar al equipo sobre la conducción así como la retroalimentación del auditado. Coordinar la producción y entrega al auditado del informe final.

Auditor - Seguir las instrucciones del auditor principal y apoyarlo. - Retroalimentar al auditor principal para garantizar un buen avance de la auditoría. - Preparar y llevar a cabo de manera efectiva las tareas asignadas. - Recoger y analizar la evidencia. - Mantener registros y documentación exacta y apropiada. - Salvaguardar los documentos que conciernen a la auditoría. - Brindar asistencia en la preparación del informe final. 5.0 PROCEDIMIENTO/GUIA - De acuerdo con las necesidades del emplazamiento (peligros, recursos, riesgos, etc) un cronograma de priorización de auditorias ha sido desarrollado y esta incluido en el anexo 1. - Planificación y Preparación de la Auditoría.- Con el aporte directo de los auditados y confirmado formalmente por escrito 3 ó 4 semanas antes de la auditoría. Se considerará, como mínimo lo siguiente:  Definir la unidad a auditar.  Los objetivos y alcance  Fecha y lugar de la auditoría  Estructura organizacional y naturaleza de las operaciones  Funciones/Personas a entrevistar  Cronograma de reuniones  Requerimientos sobre documentación y entrevistas  Miembros del equipo de auditoría y coordinadores  Proceso de auditoría que se va a emplear  Contenido y formato del informe final. - Reunión de Apertura.- Se realizará con los auditores, gerencia y líderes del área auditada para:  Bosquejar el proceso  Analizar detalles y arreglos administrativos  Responder preguntas e inquietudes  Elegir al grupo de conocedores  Definir a los coordinadores - Recorrido de Orientación.- Tomar de 1 a 2 horas para  Revisar planos  Visitar las instalaciones  Tener una idea general de la operación, equipos y riesgos. - Reunión con los coordinadores.- Posterior a la reunión de apertura para:  Revisar cronograma  Asuntos y expectativas de la auditoría  Revisión de auditorías previas - Entrevistas al grupo de conocedores.- Sobre el Programa de Prevención de Pérdidas  Puntúe preliminarmente el cuaderno de auditoría con sus respuestas sobre políticas, normas, procedimientos, sistemas y prácticas de trabajo - Verificación de la evidencia.- Para confirmar la aplicación del Programa de Prevención, la calidad del entendimiento del personal sobre el Programa de Prevención de Pérdidas y su rol en el mismo. Deben realizarse:  Entrevistas de campo a la línea de supervisión y trabajadores. THIS DOCUMENT IS UNCONTROLLED IN HARD COPY FORMAT/ ESTE DOCUMENTO NO ESTÁ CONTROLADO EN FORMATO FÍSICO

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AUDITORIA INTERNA / INTERNAL AUDITS      -

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Revisión de registros Chequeo de condiciones físicas. Considere todos los turnos Visite áreas alejadas Reajuste el puntaje otorgado preliminarmente (al grupo de conocedores) según el resultado de sus verificaciones  Anotar en el cuadernillo, todas las observaciones hechas en el campo. Reunión de Clausura. Planifique su contenido  Agradezca a los que ayudaron  Reseñe lo ocurrido(N° de entrevistados, registros evaluados, condiciones, etc)  Informe sobre esfuerzos notables significativos  Indique sugerencias significativas para mejora  Resuma los hallazgos significativos  Resuelva cualquier duda o inquietud  Mantenga siempre una actitud constructive Reuniones diarias de información.- con los coordinadores para:  Evaluar el avance  Identificar problemas potenciales  Modificar estrategia de desarrollo No se debe adelantar ningún resultado o hallazgo Informe Final.- Se evacuará y entregará a la gerencia dentro de los 30 días siguientes al proceso. Debe incluir:  Carátula (área auditada, fecha, auditores)  Propósito de la auditoría  Criterios utilizados (ISO 14001, DNV, NOSA, etc)  Nombres y cargos del personal auditado  Resumen sobre verificaciones practicadas  Hallazgos significativos notables  Sugerencias significativas de mejora  Resumen de hallazgos de verificación  Resumen por secciones de la auditoría indicando: tema, puntaje máximo, puntaje obtenido y % alcanzado  Cuaderno de Auditoría con puntajes alcanzados. Archivar la copia original y la información obtenida de campo. Registre en el RAC (PP-P-12.01) las no conformidades detectadas durante la auditoria, y que han generado 3Ws (PP-I.01.03) como parte de la mejora en el sistema.

6.0 ANEXOS Cronograma de Auditorias 7.0 DOCUMENTOS DE REFERENCIA No aplica.

Version/Versión

Date/Fech a

Description/Descripción

Author/Autor

Approved/ Aprobado

Draft/Borrador

01.11.03

First Draft/Primer Borrador

F. Guerra

Bob Arnold

01

11.11.03

Final

F. Guerra

Bob Arnold

02

31.03.05

Revisión 1

Raúl Villacorta

Bob Arnold

03

28.02.06

Revisión 2

T. Chaparro

Terry Severn

Firma Aprobador

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CRONOGRAMA DE AUDITORIAS

PROCEDIMIENTO AUDITADO Auditoria Interna Para todos los Normas de PP.

FRECUENCIA Anual

Auditorias Internas Específicas • Auditoria de Aislamiento de Energía PP-P-37.00 • Auditoria de Seguridad Eléctrica PP-P-37.02 PP-P-37.02 • Auditoria del Procedimiento de Voladura PP-P-42.00 • Auditoria Guardas y Fajas Transportadoras PP-P-41.01 PP-P-46.00 • Auditoria Prevención de Incendios Superficial PP-P-10.01 PP-P-10.01 • Auditoria Sistema de Permisos de Trabajo PP-P-40.01 PP-P-40.02 PP-P-40.03 PP-P-39.01 PP-P-37.03 PP-P- 43.00 • Auditoria Trabajos en Altura, Andamios y plataformas, Escaleras PP-P-44.01 PP-P-48.01 PP-P-51.00

Anual Bienal Anual Anual Anual Anual Anual

Auditorias Externas Específicas • Auditoria del Control de Suelos Superficiales PP-P-32.00 • Auditoria Sistema Salud e Higiene Ocupacional PP-P-17.01 PP-P-30.00 • Auditoria Prevención de Incendios Superficial (Compañía de Seguros para perdidas catastróficas) • Auditoria Grúas y elementos de izaje PP-P-47.00 • Auditoria Materiales peligrosos PP-P-31.00 • Auditoria Transito (Equipo Móvil, Vehículos Livianos y Seguridad Vial, Transporte de Personal) PP-P-38.01 PP-P-43.01 PP-P-43.01 • Auditoria Aviación PP-P-50.00 • Auditoria Sistemas Presurizados PP-P-45.00

Bienal Bienal Anual Anual Bienal Anual Bianual Bienal

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