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TECNÓLOGO GESTIÓN DOCUMENTAL

PORTAFOLIO DOCUMENTOS ORGANIZACIONALES GTC-185

Aprendiz: JOHANA PATRICIA RINCÓN DURÁN

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL TUNJA 2016

Johanna Patricia Rincón Durán. Carrera 16 6-42. Barrio Libertador. Número celular 3319717887. Correo [email protected] . Tunja, Boyacá.

TECNÓLOGO GESTIÓN DOCUMENTAL

PORTAFOLIO DOCUMENTOS ORGANIZACIONALES GTC-185

Aprendiz: JOHANA PATRICIA RINCÓN DURÁN

PRESENTADO A: Instructora: GLADYS ROJAS BARINAS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL TUNJA 2016

Johanna Patricia Rincón Durán. Carrera 16 6-42. Barrio Libertador. Número celular 3319717887. Correo [email protected] . Tunja, Boyacá.

TECNÓLOGO GESTIÓN DOCUMENTAL

INTRODUCCIÓN

En el presente informe pretendo dar a conocer mis evidencias realizadas en la competencia de producción de documentos. Como lo fue la elaboración de cartas, memorandos, constancias, certificados, circulares, hojas de vida y por ultimo informes. También se expondrá la definición de cada una de ellas según la norma GTC 185.

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TECNÓLOGO GESTIÓN DOCUMENTAL

GLOSARIO

ABREVIATURA: Representación de una palabra o grupo de palabras, obtenida por eliminación de algunas de las letras, silabas finales o centrales de su escritura completa, y que siempre se cierra con un punto. CARTA: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personales naturales, igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. CERTIFICADO: documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne. CIRCULAR. Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente. CONSTANCIA: Documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad. ESTILO: Distribución de las diferentes líneas que conforman la comunicación. MEMBRETE: Inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica. MEMORANDO: Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos internos. OBJETIVO: Describe la finalidad del informe corto. PORTADA: primera página del informe; contiene los datos requeridos para la identificación del documento.

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TECNÓLOGO GESTIÓN DOCUMENTAL

1

CARTAS COMERCIALES

1.1 DEFINICIÓN Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) y enviado a un receptor (destinatario). La expedición de cartas u oficios está a cargo de funcionarios o empleados autorizados mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones. Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato carta, oficio o A4, con logo, membrete y pie de página. Estos elementos deberían estar preferiblemente en todas las hojas. Para las cartas u oficios internos, se recomienda que solo la primera hoja vaya con el logo, membrete y pie de página, las demás con el logo. Cuando existan anexos en una carta u oficio, se recomienda hacer su identificación descripción o aclaración dentro del texto.

1.2 UTILIZACIÓN DE LA CARTA

De acuerdo con sus objetivos, la carta u oficio tienen los siguientes usos: -

Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes.

-

Regular o aclarar una situación.

-

Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.

-

Dar respuesta a una comunicación recibida.

-

Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente.

-

Solicitar detalles sobre un asunto determinado.

-

Impugnar o corregir una situación. -

Confirmar eventos ocurridos o pendientes.

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TECNÓLOGO GESTIÓN DOCUMENTAL

1.3

-

Solicitar o remitir información, documento u objetos.

-

Ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias.

-

Felicitar, invitar o convocar y hacer llamados de atención, entre otros.

ESTILO DE CARTAS

Para efectos de la distribución del contenido de la comunicación se tienen tres estilos como alternativas: bloque extremo, bloque y semíbloque. 1.3.1 Bloque extremo Todas las líneas parten del margen izquierdo. 1.3.2 Bloque Las líneas de código, lugar de origen, fecha de elaboración, firma y cargo se escriben partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho. 1.3.3 Semíbloque Conservando la distribución del estilo bloque, el primer renglón de cada párrafo tiene una sangría de 5 espacios a 10 espacios. NOTA: estos dos estilos se utilizan de acuerdo con los establecidos en los procesadores de palabra .

1.3.4 Estilo Sangría Es aquella carta que cuenta con ciertas márgenes, a los que se denomina sangría. 1.4 Ejemplos

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Tunja, 6 de mayo de 2016 Doctor Dagoberto Juan Berdugo Hernández Subdirector del Centro de Gestión Administrativa y Fortalecimiento Empresarial Servicio Nacional de Aprendizaje Sena Carrera 9 15-84 Tunja, Boyacá Asunto: Préstamo Bus Visita Archivo Estimado doctor Berdugo: Los aprendices del Tecnólogo en Gestión Documental, con ficha 958400 de la jornada de la tarde, con el ánimo de obtener conocimiento en los procesos de gestión documental, atentamente solicitamos a usted, autorizar a quien corresponda sea asignado el préstamo del bus, para realizar visita al Archivo General de la Nación en la ciudad de Bogotá. De acuerdo a lo anterior me permito comunicarle que el mismo, se utilizará para el desplazamiento de treinta aprendices, el próximo 25 de mayo de 2016, se ha programado una hora de salida a las 5:30 de la mañana y hora de regreso aproximadamente a las 18:00 horas; de igual manera la Coordinadora de Ficha Instructora María Eugenia Castellanos hará el acompañamiento corresponden. Es de aclarar que los aprendices ya cancelaron la póliza de seguro y que la alimentación será sufragada por cada uno de ellos. Agradezco su amable atención, y en espera de su aprobación, estaré atenta en mi número celular 3202824350 ó en mi correo electrónico [email protected], para las instrucciones que usted estime conveniente. Atentamente,

Johana Rincón Vocera Ficha 958400 Anexo: Un (treinta folios) Copia: Instructora María Eugenia Castellanos, Coordinadora de ficha; doctora Martha Gilma Becerra Becerra, Coordinadora Académica. Transcriptora: Johana R..

Correo electrónico. [email protected] , celular: 3107721509

TGD-003 Tunja, 20 de noviembre del 2015

Doctora María Fernanda Yepes Mendoza Gerente Empresa Spring Cute Carrera 15 # 19-42 Tunja-Boyacá Asunto: Invitación inauguración

Cordial saludo doctora María Fernanda: Tenemos el placer de comunicarle que el próximo 1 de diciembre del presente año, abriremos al público nuestra nueva tienda en el Centro Comercial La Primavera, local 110 de Tunja. En nuestro nuevo punto te ofrecemos la mejor ropa para dama y lencería con excelente calidad y un buen precio. Esperamos contar con usted entre nuestras más distinguidas clientas, la queremos invitar a que se acerque y conozca nuestras instalaciones.

Cordialmente.

Johanna patricia rincón duran GERENTE

Anexos: uno (catalogo) Transcriptor: Johana Rincón

Calle 19 #16-28 centro comercial la primavera local 110 tel.: 038- 7446494- 3203164562 [email protected]

INSTITUTO DE TRANSITO DE BOYACÁ

Tunja, 15 de mayo de 2016

Doctora MARÍA FERNANDA LÓPEZ DUARTE Coordinadora del Archivo Instituto de Transito de Boyacá ITBOY Carrera 2ª E Avenida los Muiscas Tunja, Boyacá

Asunto: Solicitud de Empleo

Apreciada doctora María Fernanda:

En atención a la convocatoria ofertada en la página web, Sena empleo para la vacante del Tecnólogo de Administración Documental. Me permito solicitarles una entrevista. Por lo anterior, me permito adjuntar mi hoja de vida, con mi experiencia laboral en esta área de la gestión documental, ya que soy una persona responsable y comprometida y orgullosa de mi vocación como archivista; trabajar con su empresa podría aprender y enriquecerme en conocimientos, y sobre todo aportar mis ideas para así contribuir con el mejoramiento continuo de su entidad, Espero llenar todas sus expectativas.

Agradezco la atención prestada y estaré pendiente a su respuesta. Atentamente,

JOHANA PATRICIA RINCON DURAN Tecnóloga en Gestión Documental Anexos: 1 Docs. (2 folios) Transcriptor: Johana Rincón

Correo electrónico. [email protected] , celular: 3107721509

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

2.

MEMORANDOS

2.1 DEFINICIÓN Son comunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización.

2.2 UTILIZACIÓN DEL MEMORANDO El memorando puede tener uno de los siguientes objetivos:

-

Informar sobre un hecho en forma breve.

-

Expresar necesidades.

-

Hacer requerimientos, regular o aclarar una situación.

-

Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.

-

Dar respuesta a una comunicación recibida.

-

Reiterar información, requerimiento o solicitud urgente.

-

Conocer detalles sobre un aspecto determinado.

-

Impugnar o corregir una situación.

-

Confirmar eventos ocurridos o pendientes.

-

Solicitar o remitir información, documentos u objetos.

- Felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias, y hacer llamados de atención, entre otros.

2.3 ESTILOS DE MEMORANDOS Johanna Patricia Rincón Durán. Carrera 16 6-42. Barrio Libertador. Número celular 3319717887. Correo [email protected] . Tunja, Boyacá.

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

2.3.1 Estilo Extremo: Es el estilo más fácil y cómodo por cuanto todas las líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. 2.3.2 Estilo Bloque. Es el estilo más fácil y cómodo por cuanto todas las líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel

2.4 ALTERNATIVAS 2.4.1 ALTERNATIVA 1 2.4.2 ALTERNATIVA 2 2.4.3 ALTERNATIVA 3

2.3

EJEMPLOS

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

MEMORANDO

Tunja, 20 de mayo de 2016

PARA:

Aprendices, ficha 958400 Tecnólogo Gestión Documental

DE:

Johana Rincón, vocera ficha

ASUNTO:

Modificación de horario

Comunico a ustedes que a partir del 1 de junio se modificará el horario de formación el cual será de 8:00 AM a 4:30 PM en la entidad ITBOY con un receso de una hora para su almuerzo, recuerden que es importante llevar sus implementos de protección personal.

Atentamente.

JOHANA PATRICIA RINCÓN DURAN Vocera Ficha 958400

Transcriptor: Johana R.

Correo electrónico. [email protected] , celular: 3319717887

ALTA MODA

MEMORANDO AJAM-001

Tunja, 20 de mayo de 2016

PARA:

Señora Tatiana Farías, Vendedora

DE:

Johana Rincón, Administradora

ASUNTO:

Felicitaciones al trabajador del mes

Comunico con mucho agrado que usted fue la empleada del mes que finalizo a tiempo su trabajo y la venta de ropa que se le había otorgado. Quiero desde aquí desearle muchos éxitos en las siguientes ventas y espero poder seguir felicitándola por su buena labor en la empresa Johanna alta moda como en el mes pasado.

Atentamente.

JOHANA PATRICIA RINCÓN DURAN Administradora Transcriptor: Johana R.

Correo electrónico. [email protected] , celular: 3219717887

TECNOLOGO GESTÍÓN DOCUMENTAL

3

CIRCULARES

3.1 DEFINICIÓN Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente. 3.2 CLASES DE CIRCULARES 3.2.1 Circular externa La circular externa se dirige en forma personalizada, aunque su contenido sea el mismo para diferentes destinatarios y para su elaboración se tiene en cuenta la NTC3393. 3.2.2 Circular interna Comunicación con el mismo contenido utilizada para dar a conocer internamente actividades de la entidad: normas generales, cambios, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de interés común. 3.3

ESTILOS DE CIRCULARES

3.3.1 Estilo Extremo: Es el estilo más fácil y cómodo por cuanto todas las líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. 3.3.2 Estilo Bloque: Es el estilo más fácil y cómodo por cuanto todas las líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel.

Johanna Patricia Rincón Durán. Carrera 16 6-42. Barrio Libertador. Número celular 3319717887. Correo [email protected] . Tunja, Boyacá.

CIRCULAR 001

Tunja, 19 de mayo de 2016

PARA FICHA 58400 ASUNTO Celebración unión amor y paz

Cordial saludo padres de familia, el día 15 de junio de 2016 los aprendices del tecnólogo de gestión documental realizaran una salida recreativa pedagógica al parque de los deseos, ubicado en la ciudad de Duitama, esta se programara en las horas de la mañana a las 6:00 am con el fin de adquirir conocimiento, es necesario aclarar que irán acompañados con el instructor de ficha, por cuestión de seguridad se les sugiere no llevar elementos de tecnológicos de alto costo, no se responderá por la pérdida de estos. El costo de esta salida es de 100.000 que incluye hospedaje, transporte y guía turística. El máximo plazo para confirmar y cancelar esta, el próximo 30 de mayo.es necesario que los aprendices lleven sus papeles y seguro EPS.

Atentamente,

JOHANA PATRICIA RINCÓN DURAN Vocera

Transcriptor: Johana R.

Correo electrónico. [email protected] , celular: 3107721509

CIRCULAR 001

Tunja, 19 de mayo de 2016

PARA Ficha 958400

ASUNTO Celebración unión amor y paz

Cordial saludo padres de familia, el día 15 de junio de 2016 los aprendices del tecnólogo de gestión documental realizaran una salida recreativa pedagógica al parque de los deseos, ubicado en la ciudad de Duitama, esta se programara en las horas de la mañana a las 6:00 am con el fin de adquirir conocimiento, es necesario aclarar que irán acompañados con el instructor de ficha, por cuestión de seguridad se les sugiere no llevar elementos de tecnológicos de alto costo, no se responderá por la pérdida de estos. El costo de esta salida es de 100.000 que incluye hospedaje, transporte y guía turística. El máximo plazo para confirmar y cancelar esta, el próximo 30 de mayo.es necesario que los aprendices lleven sus papeles y seguro EPS.

Atentamente,

JOHANA PATRICIA RINCÓN DURAN Vocera

Transcriptor: Johana R.

Correo electrónico. [email protected] , celular: 3107721509

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4

4.2

CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

CERTIFICADOS

4.2.1 DEFINICIÓN

El certificado es un documento de carácter probatorio, público o privado, que se asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, juramento, ceremonia, norma y requiere registro notarial).

4.2.2 UTILIZACIÓN DEL CERTIFICADO -

Tiempo de servicio.

-

Experiencia.

-

Clases de trabajos.

-

Jornada laboral.

4.3

CONSTANCIAS

La constancia es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser personal.

4.3.1 UTILIZACIÓN DE LA CONSTANCIA -

Tiempo de servicio.

-

Experiencia. Johanna Patricia Rincón Durán. Carrera 16 6-42. Barrio Libertador. Número celular 3319717887. Correo [email protected] . Tunja, Boyacá.

TECNOLOGO GESTÍÓN DOCUMENTAL

-

Salarios u honorarios.

-

Clases de trabajos.

-

Jornada laboral.

Cumplimiento de comisiones y comportamiento del trabajador, entre otros.

Johanna Patricia Rincón Durán. Carrera 16 6-42. Barrio Libertador. Número celular 3319717887. Correo [email protected] . Tunja, Boyacá.

Tunja, 19 de mayo de 2016

EL GERENTE GENERAL

HACE CONSTAR:

La señora Angie Marcela Rincón, identificada con cedula de ciudadanía número 1,049.637.637, laboro para esta empresa desde 13 de enero de 2005 hasta la fecha, ocupando el primer puesto como vendedora, el tiempo que ha permaneció en la entidad, ha demostrado tener interés, habilidad y capacidad para desenvolverse y efectuar todas las labores asignadas, como también podemos dar fe de que siempre ha sido puntual, honrada y buena compañera. Atentamente.

Johana Patricia Rincón Duran Gerente General

Transcriptor: Johana Rincón

Tunja, 19 de mayo de 2016 Correo electrónico. [email protected] , celular: 3107721509

EL GERENTE GENERAL

HACE CONSTAR:

La señora Angie Marcela Rincón, identificada con cedula de ciudadanía número 1,049.637.637, laboro para esta empresa desde 13 de enero de 2005 hasta la fecha, ocupando el primer puesto como vendedora, el tiempo que ha permaneció en la entidad, ha demostrado tener interés, habilidad y capacidad para desenvolverse y efectuar todas las labores asignadas, como también podemos dar fe de que siempre ha sido puntual, honrada y buena compañera.

Atentamente.

Johana Patricia Rincón Duran Gerente General

Transcriptor: Johana Rincón

Correo electrónico. [email protected] , celular: 3107721509

Tunja, 23 de mayo de 2016

EL SUBDIRECTOR GENERAL

CERTIFICA:

Que la señora blanca Gonzales Pedroza, identificada con célula de ciudadanía número 43.743.013 de Tunja (Boyacá) desempeño de una manera responsable y honesta en las tareas asignadas, laboro en esta empresa desde 06 de julio de 2010 al 08 de agosto del 2015 con un contrato a largo plazo. La presente se expide a solicitud de la interesada. Atentamente,

Johana Patricia Rincón Duran Sub Director General Transcriptor: Johana R.

Correo electrónico. [email protected] , celular: 3107721509

Tunja, 23 de mayo de 2016

EL SUBDIRECTOR GENERAL

CERTIFICA:

Que la señora blanca Gonzales Pedroza, identificada con célula de ciudadanía número 43.743.013 de Tunja (Boyacá) desempeño de una manera responsable y honesta en las tareas asignadas, laboro en esta empresa desde 06 de julio de 2010 al 08 de agosto del 2015 con un contrato a largo plazo.

La presente se expide a solicitud de la interesada.

Atentamente,

Johana Patricia Rincón Duran Sub Director General

Transcriptor: Johana R.

Correo electrónico. [email protected] , celular: 3107721509

TECNOLOGO GESTÍÓN DOCUMENTAL

5

HOJA DE VIDA

5.1 DEFINICIÓN

Es la relación de los datos personales, la información laboral, académica y las experiencia y competencias de una persona, que registra y conserva la organización a la cual esta se encuentra vinculada laboralmente. Este documento se genera dentro de la organización a la cual esta se encuentra vinculada laboralmente. Este documento se genera dentro de la organización y se alimenta con las actividades, logros, eventos y novedades que acontecen durante el desempeño laboral del colaborador en la organización.

5.2 UTILIZACIÓN La hoja de vida era utilizada como medio de presentación principal. Inclusive hoy en día las personas que buscan trabajo le dan un papel protagónico a la hoja de vida.

Johanna Patricia Rincón Durán. Carrera 16 6-42. Barrio Libertador. Número celular 3319717887. Correo [email protected] . Tunja, Boyacá.

TECNOLOGO GESTÍÓN DOCUMENTAL

HOJA DE VIDA

DATOS PERSONALES

NOMBRE:

JOHANNA PATRICIA RINCÓN DURÁN

IDENTIFICACIÓN:

C.C 105607246, Soracá

FECHA DE NACIMIENTO:

Boyacá, Tunja, 15 de marzo de 1993

ESTADO CIVIL:

Soltera

DOMICILIO:

carrera 16 # 6 - 42, barrio libertador, Tunja

TELÉFONO:

3219717887

ESTUDIOS

SECUNDARIOS:

Institución Educativa Libertador Bolívar, Tunja Boyacá, 2010.

Simón

,

OTROS:

Tecnólogo En Gestión Documental. Tunja, Servicio Nacional de Aprendizaje, Centro de Gestión Administrativa y Fortaleciendo Empresarial, 6 de julio 2015 hasta la fecha

Johanna Patricia Rincón Durán. Carrera 16 6-42. Barrio Libertador. Número celular 3319717887. Correo [email protected] . Tunja, Boyacá.

TECNOLOGO GESTÍÓN DOCUMENTAL

REFERENCIAS PERSONALES

María Eugenia castellanos chaparro, Instructora Ejecución de procesos de gestión documental SENA CEGAFE, Tunja, teléfono 3124500380 Atentamente,

JOHANA PATRICIA RINCÓN DURÁN Aprendiz

Johanna Patricia Rincón Durán. Carrera 16 6-42. Barrio Libertador. Número celular 3319717887. Correo [email protected] . Tunja, Boyacá.

HOJA DE VIDA

NOMBRE:

JOHANA PATRICIA RINCÓN DURÁN

FECHA DE NACIMIENTO: 15 de marzo de 1993 DIRECCIÓN:

carrera 16 # 6 - 42, barrio libertador

CIUDAD:

Tunja

TELÉFONO CELULAR:

3219717887

E-MAIL:

[email protected]

PERFIL PROFESIONAL:

Bachiller Académico(a) Institución Educativa Libertador Simón Bolívar. Tunja 2010, Técnico en Especialidad en Producción Artística y Artesanal, Servicio Nacional de Aprendizaje Sena. Tunja, 2010, Tecnólogo Gestión Documental. Servicio Nacional de Aprendizaje Sena. Tunja, 2017; me considero una persona con liderazgo, responsable, honesta, con facilidad para trabajar en equipo y buenas relaciones interpersonales.

[email protected] Tunja, 3219717887

EDUCACIÓN:

Bachiller Académico(a) 2010.

Institución Educativa Libertador Simón Bolívar Tunja,

Técnico en Hotelería y Turismo. . Centro de Formación Técnico Laboral de Tunja, 2012. Tecnólogo Gestión Documental. Servicio Nacional de Aprendizaje Sena. Tunja, 2017.

REFERENCIAS PERSONALES MARIA EUGENIA CASTELLANOS CHAPARRO. Instructora SENA. Celular: 3212150411

Johana Patricia Rincón Durán Aprendiz Tecnólogo en Gestión Documental

[email protected] Tunja, 3219717887