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• Carlos Alberto Mayta Ramirez

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PMBOK

PMBOK En el mundo de la Gestión de Proyectos, el PMBOK puede ser considerado como la Biblia de la Gerencia de Proyectos. Sin embargo, si uno no ha profundizado mucho en el área de proyectos, pero busca direccionar su carrera hacia esta área de especialización, conocer qué es el PMBOK es el paso inicial para poder comprender la amplitud de la gestión de proyectos y su importancia para una organización. 1. ¿QUÉ SIGNIFICA PMBOK? PMBOK es el estándar para la Administración de Proyectos y cuyas siglas significan en inglés Project Management Body of Knowledge (el Compendio del Saber de la Gestión de Proyectos). Éste a su vez puede ser entendido como una colección de sistemas, procesos y áreas de conocimiento que son universalmente aceptados y reconocidos como los mejores dentro de la gestión de proyectos. El compendio de información proveída en el PMBOK provee a todo profesional que desee especializarse en ésta área de los fundamentos de la administración de proyectos para poder aplicarlo en campos tan disímiles como la electrónica, el desarrollo de software, construcción, proyectos web, proyectos en industrias alimentarias, etc.

2. HISTORIA DEL PMBOK: El PMBOK fue desarrollado por el PMI (Project Management Institute por sus siglas en inglés o el Instituto de Gestión de Proyectos en español) a fines de los años ochenta con el objetivo de documentar, unificar y estandarizar los conocimientos y prácticas dentro del campo de la administración de proyectos. Actualmente existen 05 versiones del PMBOK, siendo la quinta recientemente publicada por el PMI a mediados del 2012. Esta última edición comprende la documentación y explicación de 47 procesos de gestión y se caracteriza por presentar la noción de que cada área debe presentar su propio “Plan Maestro” con el fin de maximizar la eficiencia de cada una de éstas y liberar al proceso de cuellos de botella (por ejemplo: desarrollar un plan maestro para la Gestión de Recursos Humanos, un plan maestro para la Gestión de Calidad y así sucesivamente). 3. ALCANCE DEL PMBOK: El PMBOK documenta nueve áreas de conocimiento los cuales considera universales para casi todo tipo de proyectos así como cinco grupos de procesos.

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Las áreas de conocimiento comprendidas en el PMBOK son: Integración, Alcance, Tiempo, Costos, Calidad, Recursos Humanos, Comunicación, Riesgo y Adquisiciones. Los grupos de procesos por su parte son: de Iniciación, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control y Cierre. Éstas áreas de conocimiento y grupos de procesos se encuentran relacionados entre sí, y la relación de los mismos es lo que conduce a una correcta gestión de proyectos y por tanto en esta documentación y sistematización de la documentación de los mismos reside el poder y alcance del PMBOK como la principal herramienta de todo profesional que busque especializarse en la Gerencia de Proyectos. 4. ¿QUÉ ES UN PROYECTO? Conjunto de actividades interrelacionadas, a realizarse bajo una unidad de dirección (Jefe de Proyecto), para alcanzar objetivos específicos, en un período determinado, mediante la utilización de recursos predeterminados. 5. IMPLICANCIAS DE UN PROYECTO:  Tiene un Propósito definido.  Es un Proceso Organizado.  Son actividades temporales (inicio y fin claros)  Costo y recursos presupuestados  Involucra Riesgo.  Planificación según un desempeño esperado 6. ESTRUCTURA DE COMPONENTES DEL PMBOK:

6.1.

Etapas del proceso de gestión: Cada etapa se compone de varios procesos de gestión

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7. ÁREA DE CONOCIMIENTO: describen los conocimientos y las prácticas de la dirección de proyectos que toda gestión de proyectos “debe gestionar”.

Las áreas de conocimiento implican:  Gestión de Integración del Proyecto  Gestión del Alcance del Proyecto  Gestión de Tiempos del Proyecto 3

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 Gestión de Costos del Proyecto  Gestión de la Calidad del Proyecto  Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto  Gestión de las Comunicaciones del Proyecto  Gestión de Riesgos del Proyecto  Gestión de las Adquisiciones del Proyecto 7.1.

Gestión de la Integración: Gestión de la Integración incluye los procesos requeridos para asegurar que todos los diversos elementos del proyecto están coordinados de manera propia

7.2.

Gestión del Alcance: Gestión del Alcance incluye los procesos requeridos para asegurar que el proyecto contiene todo el trabajo necesario y sólo el trabajo necesario, para completar el proyecto con éxito.

7.3.

Gestión de Tiempos: Gestión del tiempo incluye los procesos necesarios para asegurar la completación del proyecto a tiempo.

7.4.

Gestión de Costos: Gestión del Coste incluye los procesos necesarios para asegurar que el proyecto sea terminado dentro del presupuesto aprobado.

7.5.

Gestión de la Calidad: Gestión de la Calidad incluye los procesos requeridos para asegurar que el proyecto satisfacerá las necesidades que lo definieron.

7.6.

Gestión de los Recursos Humanos: Gestión de los Recursos Humanos incluye los procesos necesarios para realizar el uso más efectivo de las personas involucradas en el proyecto.

7.7.

Gestión de las Comunicaciones: Gestión de las Comunicaciones incluye los procesos requeridos para asegurar la apropiada, y a tiempo, generación, colección, diseminación, almacenamiento y últimas disposiciones de la información del proyecto.

7.8.

Gestión del Riesgo: 4

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Es el proceso sistemático de identificar, analizar y responder a los riesgos del proyecto 7.9.

Gestión de las Adquisiciones: Gestión del Aprovisionamiento incluye los procesos requeridos para adquirir los bienes y servicios, para lograr el alcance del proyecto, desde fuera de la organización realizadora.

8. PROCESOS DE GESTIÓN DE PROYECTOS:  Contienen las “best práctices” de gestión  Se pueden adaptar a cada disciplina, pero sin dejar de lado la esencia de su singularidad y del conjunto  Se describen en el PMBOK en función de entradas, salidas, y herramientas/técnicas involucradas en transformar las entradas en salidas. 9. PLANIFICACION DEL PROYECTO: La planificación es un proceso clave y muy retador en el contexto de los proyectos de construcción. Tradicionalmente en las industrias de la construcción el tiempo invertido a la planificación de las actividades es muy inferior al dedicado a la producción, generando conflictos en el desarrollo de las actividades por errores, o aún ausencia de planificación Existe evidencia convincente de que la planificación cuidadosa está fuertemente asociada con el éxito de los proyectos. "Consiste en decidir con anticipación lo que hay que hacer, quién tiene que hacerlo, y cómo deberá hacerse" (Murdick, 1994). "Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio más apropiado para el logro de los mismos antes de emprender la acción" (Goodstein, 1998).

9.1.

¿PARA QUE PLANIFICAR?:  Razones para NO planificar 5

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 Toma tiempo.  Hay que pensar, se conoce más la ejecución que la planificación.  Requiere papeleo.  Nos comprometemos con procedimientos sistemáticos.  Nos comprometemos con lograr resultados específicos dentro de un periodo de tiempo.  No nos pagan por planificar.  Razones para planificar  Elimina o reduce la incertidumbre.  Mejora la eficiencia en la etapa de ejecución.  Provee mejor entendimiento de los objetivos y del alcance.  Provee una base para darle seguimiento y control al proyecto.  No me pagan.

9.2.

¿QUEDEBO PLANIFICAR?

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9.3.

¿QUIEN DEBE PLANIFICAR?:

9.4.

¿COMO PLANIFICAR?

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9.5.

DISTRIBUCION DEL GRUPO DE PROCESOS DE PLANIFICACION:

10. EJECUCION DEL PLAN DEL PROYECTO: 9

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Coordinar y dirigir las interfaces técnicas y organizacionales.

11. CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO: 10

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11.1. ASPECTOS PRINCIPALES DEL CONTROL Y SEGUIMIENTO:  Monitorear, analizar y regular el proceso y el desempeño del proyecto  Identificar áreas en las que el plan requiera cambios  Iniciar los cambios correspondientes.  Uno de las principales objetivos de ejercer el Seguimiento y Control del proyecto en forma sistemática y constante es conocer la salud del proyecto e identificar las áreas que requieren mayor atención.  11.2. PROCESO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL:

11.3. GRUPO DE PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL:  ALCANCE:    

Verificar el Alcance. Inspección. Controlar el Alcance. Análisis de Variación.

 TIEMPO:      

Controlar el Cronograma Revisiones del Desempeño. Análisis "¿Qué pasa si...?" Análisis de Variación. Ajuste de Adelantos y Retrasos Software de Gestión de Proyectos. 11

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 Compresión del Cronograma.  Nivelación de Recursos.  Herramientas de Planificación.  COSTOS:       

Controlar los Costos. Gestión del Valor Ganado. Revisiones del Desempeño. Proyecciones. Análisis de Variación. Índice del Desempeño del Trabajo por Completar (TCPI). Software de Gestión de Proyectos.

 CALIDAD           

Realizar el Control de Calidad. Diagramas de Causa y Efecto. Diagramas de Comportamiento. Diagramas de Control. Diagramas de Dispersión Diagramas de Flujo. Muestreo Estadístico. Histograma. Inspección. Diagramas de Pareto. Revisión de Solicitudes de Cambio Aprobadas.

 COMUNICACIONES:     

Informar el Desempeño Análisis de Variación. Métodos de Comunicación. Métodos de Proyección. Sistemas de Generación de Informes.

 RIESGOS:       

Monitorear y Controlar los Riesgos. Reevaluación de los Riesgos. Medición del Desempeño Técnico. Auditorías de los Riesgos. Análisis de Reserva. Análisis de Variación y de Tendencias. Reuniones sobre el Estado del Proyecto.

 ADQUISICIONES: 12

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       

Administrar las Adquisiciones. Sistema de Control de Cambios del Contrato. Sistemas de Pago. Revisiones del Desempeño de las Adquisiciones. Administración de Reclamaciones. Inspecciones y Auditorías. Sistemas de Gestión de Registros. Informes de Desempeño.

 SEGURIDAD: Análisis de Riesgos de Seguridad. Inspección. Investigación de Accidentes. Revisión de Reparación de Defectos. Análisis de Estadísticas y Métodos de Información. Mapeo de Procesos. Desarrollo de herramientas y técnicas de planificación de seguridad.  Flujogramas.  Desarrollo de herramientas y técnicas aseguramiento de la Seguridad.  Herramientas y técnicas de la Gestión de Riesgos.       

 AMBIENTAL:            

Realizar el Control Ambiental Análisis de Riesgos de Peligrosidad Ambiental. Inspección. Investigación de Accidentes. Revisión de Reparación de Defectos. Análisis de Estadísticas y Métodos de Información. Mapeo de Procesos. Desarrollo de herramientas y técnicas de planificación de Ambiental. Flujogramas Desarrollo de herramientas y técnicas de aseguramiento Ambiental. Herramientas y técnicas de la Gestión de Riesgos. Pruebas y Muestreo Estadístico.

 FINANZAS:

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    

Sistemas de Contabilidad del Proyecto. Análisis del Valor Ganado. Auditorías internas y externas de las Finanzas. Reportes. Análisis del Flujo de Caja.

 RECLAMACIONES:          

Prevenir los Reclamos. Claridad en el lenguaje. Procesos de pre calificación. Programación. Técnicas de prevención de reclamos. Revisión de constructibilidad. Reconocimiento del grupo de cambios. Procedimientos de solicitud de información. Documentación. Asociación

11.4. PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS PARA UN PROYECTO: Los procesos de la dirección de proyectos se aplican globalmente ya todos los grupos de industrias. Buenas prácticas significan que existe un acuerdo general en cuanto a que se ha demostrado que la aplicación de los procesos dela dirección de proyectos aumenta las posibilidades de éxito de una amplia variedad de proyectos. Esto no significa que los conocimientos, habilidades y procesos descritos deban aplicarse siempre de la misma manera en todos los proyectos. Para un proyecto determinado, el director del proyecto, en colaboración con el equipo del proyecto, siempre

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tiene la responsabilidad de determinar cuáles son los procesos apropiados, así como el grado de rigor de cada proceso. 12. ÉXITO EN LOS PROYECTOS:

13. DISTRIBUCION PORCENTUAL DE LOS PROCESOS DE DIRECCION DE PROYECTOS:

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