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• John Enrique Ramos Guarnizo

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Fecha: 18/03/2012 Código: MSGI - 001-V00 Página 1 de 31 Revisión: 01

MANUAL INTEGRADO CALIDAD, MEDIO AMBIENTE Y SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

MANUAL INTEGRADO SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO CALIDAD, MEDIOAMBIENTE Y SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

ELABORADO POR Responsable del SGI

REVISADO POR

APROVADO POR: La Dirección

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RELACIÓN DE VERSIONES Nº REVISIÓN REVISIÓN 01

MOTIVO DE LA REVISIÓN Primer Ejemplar

FECHA REVISION

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Fecha: 18/03/2012 Código: MSGI - 001-V00 Página 3 de 31 Revisión: 01

CONTENIDO Pág 1. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA 1.1 DEFINICIÓN DE RESPONSABILIDADES 1.1.1 Organigrama 1.1.2 RESPONSABILIDADES DENTRO DEL ORGANIGRAMA EMPRESARIAL 1.2 RESENA HISTÓRICA 1.3 LOCALIZACIÓN GEOGRÁFICA DE LA EMPRESA 1.4 NUESTROS PRODUCTOS 1.5 NUESTROS CLIENTES 1.6 MISIÓN 1.7 VISIÓN 2. ESTRUCTURA DEL MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 2.1 OBJETO DEL MANUAL 2.2 CONTROL DE CAMBIOS 3. GENERALIDADES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 3.1 ALCANCE DEL SISTEMA 3.1.1 EXCLUSIONES 3.3 REFERENCIAS NORMATIVAS 3.4 TÉRMINOS Y DEFINICIONES 4. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD, MEDIO AMBIENTE, SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL 4.1 REQUISITOS GENERALES 4.1.1 Mapa de procesos 4.1.2 Interacción de los procesos 4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN 4.2.1 Estructura documental 4.2.2 Control de documentos 4.2.3 Control de los registros 5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 5.1 POLITICA INTEGRADA 5.2 OBJETIVOS Y METAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 5.3 RESPONSABILIDAD Y AUTIORIDAD Y COMUNICACIÓN 5.3.1 Representante de la dirección 5.3.2 Comunicación y participación y consulta 5.3.3 Revisión por la dirección 6 PROVISIÓN DE RECURSOS 6.2 RECURSOS HUMANOS 3

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6.3 INFRAESTRUCTURA 6.4 AMBIENTE DE TRABAJO 7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO 7.1 PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO 7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE 7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el producto 7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto 7.2.3 Comunicación con el cliente y partes interesadas 7.3 DISEÑO Y DESARROLLO 7.4 COMPRAS 7.5 PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO 7.5.1 Control de la producción y la prestación del servicio 7.5.2 Identificación y trazabilidad 7.5.3 Propiedad del cliente 7.5.4 Preservación del producto 7.6 CONTROL DE EQUIPOS DE SEUIMIENTO Y MEDICIÓN 8. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN 8.1 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE 8.2 AUDITORIA INTERNA 8.2.1 Seguimiento y medición de los procesos 8.2.2 Seguimiento y medición del producto 8.3 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME 8.4 ANÁLISIS DE DATOS 8.5 MEJORA CONTINUA 8.5.1 ACCIÓNES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

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1. INTRODUCCIÓN La economía mundial en los últimos años a sufrido una serie de cambios donde le exige a las empresas del sector comercial, de servicios o producción de bienes, ser más competitivas; el mercado y las relaciones contractuales de clientes y proveedores cada día se muestran más estrechas, es por esto que la mentalidad a nivel de productividad debe tomar otro rumbo y este es el Rumbo de la estandarización. Nuestro país ha sido influenciado por muchos modelos sobre el tema de los sistemas de gestión, estos manejados actualmente por ICONTEC como principal gestor de los procesos y cambios en esta materia se refiere. Los mercados nacionales e internacionales exigen la implementación de sistemas de gestión basado en procesos, enfocados a la mejora continua. La empresa Papel Grafhic S.A.S, consiente del cambio experimentado en la actualidad y sabiendo la importancia de estos sistemas ha decidido tomar el camino de la estandarización, implementando las normas internacionales ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 e ISO 18001:2007; pensando en la calidad de sus productos y servicios; el bienestar de sus trabajadores y el desarrollo sostenible aplicando técnicas de Producción Limpia. El presente manual muestra el compromiso empresarial con respecto a la calidad, Medio Ambiente Seguridad y Salud Ocupacional se refiere; siendo firme en cuanto al cumplimiento de los lineamientos y propósito de los Sistemas Integrados de Gestión.

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Razón social Teléfono Correo electrónico Página Web Domicilio Código CIIU Nivel de riesgo Áreas funcionales Nº trabajadores

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DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA DATOS GENERALES Papel Grafhic S.A.S CIF Tels: 2372642 Cel: 318 Localízanos: Cll 11 # 28-17

-

2373019 5744597

www.papelgraphic.com Bogotá D.C. Paloquemao. Localízanos: Cll 11 # 28-17

Servicios I GERENCIA ADMINISTRACIÓN PRODUCCIÓN 10 (1) ADMINISTRATIVO ( ) Auxilia de mantenimiento

Cargos ( ) OPERARIO DE ALMACÉN

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1.1 DEFINICIÓN DE RESPONSABILIDADES DE LAS DISTINTAS FUNCIONES DEFINIDAS 1.1.1ORGANIGRAMA (ejemplo)

DIRECCIÓN

RESPONSABLE DE ADMINISTRACCIÓN

ADJUNTO AL RESPONSABLE DE ADMINISTRACIÓN

COORDINADOR RESPONSABLE DEL SGI (C +MA+PRL)

1.1.2 Responsabilidades dentro del organigrama de la organización A continuación se especifican las responsabilidades de cada empleado dentro del funcionamiento normal de la empresa.(Ejemplo) (A completar con datos de la empresa) CARGO: DIRECCIÓN CARGO: RESPONSABLE DE ADMINISTRACIÓN CARGO: ADJUNTO AL RESPONSABLE DE ADMINISTRACIÓN CARGO: RESPONSABLE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN El Responsable del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad, el Medio Ambiente y la Seguridad y Salud Ocupacional, depende exclusivamente de la dirección de la organización, y ha sido nombrado representante para asegurar que se cumplan permanentemente los requisitos de la norma NTC ISO 9001:2008 norma base del Sistema de gestión de la Calidad, de la norma NTC ISO 14001: 2004 norma para la implementación de Sistemas gestión medioambiental, y la norma técnica NTC OHSAS 18001:2007 Requisitos del Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional Sus funciones y responsabilidades son:………………………………… …(especificar todas las responsabilidades)………………… 1.2

RESENA HISTÓRICA

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La organización ………….. se creó en el año … .

1.3

LOCALIZACIÓN GEOGRÁFICA DE LA EMPRESA

Tiene su sede en la calle …….nº….. CP…..…en la localidad ………provincia de………… y delegaciones en….. Su Nombre comercial es………………… auque su Nombre fiscal es…………. Su CIF es……………………… Posee nº Teléfonos…………… y móviles…………. El Fax es……………………… La dirección de correo electrónico es……………….. y la Página Web es www.empresa.es La actividad principal de nuestra organización es………….. y se encuentra subdividida en las siguientes áreas de gestión empresarial: …..…Y ……… Y………..Y………..Y……………por lo tanto el organigrama de la empresa puede definirse del siguiente modo: ………

1.4

NUESTROS PRODUCTOS

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La organización (reemplazar por el nombre de la empresa) cuenta para la realización de sus actividades, productos y servicios, con un Sistema Integrado de Gestión (SIG) bajo el cual se realizan los siguientes productos: 1.5

NUESTROS CLIENTES

Los siguientes son algunos de nuestros principales clientes, quienes depositan en nosotros y nuestro servicio su confianza. 1.6

MISIÓN

1.7

VISIÓN

2 ESTRUCTURA DEL MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 2.1 OBJETO DEL MANUAL El objeto del presente Manual es describir los requisitos del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud Ocupacional exigidos por las Normas: NTC ISO 9001:2008, la NTC ISO 14001: 2004 y la Norma técnica NTC OHSAS 18001:2007, respectivamente, con el objeto de hacer referencia a los criterios definidos por la organización para: - Implementar, mantener y mejorar el sistema de gestión integrado de la Organización - Cumplir la legislación aplicable - Aplicar convenientemente el principio de Mejora Continua. - Demostrar la capacidad de la organización para satisfacer los requisitos de nuestros clientes - Garantizar un comportamiento medioambiental adecuado en todas las acciones que la Organización lleve a cabo. - Garantizar la seguridad y salud de los trabajadores en todas las acciones que la Organización lleve a cabo. Para su elaboración, XXXXXXXXXXXXXX (colocar nombre de la empresa) adopta como referencia las Normas ISO NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004 y la NTC OHSAS 18001:2007 y sigue la estructura de los requisitos de la Norma ISO 9001:2008 y su respectivo equivalente con las otras normas.

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El Manual del SIG de XXXXXXXXXXXXXX describe las disposiciones generales establecidas para asegurar condiciones de la calidad, medio ambiente, seguridad y salud ocupacional (S y SO) en sus la ejecución de actividades, productos y servicios, para prevenir la aparición de no conformidades reales o potenciales, mejorar el desempeño ambiental y eliminar o mitigar los peligros de S y SO, con la intención de alcanzar la satisfacción de sus clientes y demás partes interesadas. 2.2

CONTROL DE CAMBIOS

Este Manual es elaborado, revisado y actualizado por el Responsable del Sistema Integrado, con la participación de los líderes de los procesos y bajo la aprobación de la Dirección de la empresa. 3

GENERALIDADES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

3.1 ALCANCE DEL SISTEMA Aplica para la realización de los productos y servicios de la organización xxxx ubicados en la ciudad de xxxxx. (Describir productos y servicios) Se considera la determinación de los aspectos ambientales e impactos asociados a los mismos, derivados de todas actividades productos y servicios; así como la identificación de peligros y valoración de riesgos a los que están expuestos las personas que hacen parte de la organización. 3.1.1 Exclusiones. (Redactar las exclusiones del manual considerando los requisitos de la norma NTC ISO 9001:2008 que no aplican a la organización: 7.3 Diseño y desarrollo, 7.5.2 Validación de los procesos de la producción y la prestación del servicio, 7.5.3 identificación y trazabilidad del servicio, 7.5.4 Propiedad del cliente, 7.5.5 Preservación del producto y 7.6 control de los equipos de seguimientos y medición. Ejemplo Debido a las características de los Servicios prestados por la Organización se encuentra excluido de cumplimiento el numeral 7.3 Diseño y desarrollo, en razón a que la organización realiza diseño para la transformación de los productos o servicios ofrecidos al cliente, limitándose al cumplimiento de especificaciones previamente establecidas. 10

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3.3. REFERENCIAS NORMATIVAS Para la elaboración de éste Manual Integrado de Gestión de la Calidad, Medio ambiental y de Seguridad y Salud en el Trabajo, se han tenido en consideración las siguientes normas: -

NTC ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de la Calidad: Requisitos NTC ISO 9000:2005 Sistemas de Gestión de la Calidad: Fundamentos y vocabulario. NTC ISO 9004:2009 Sistemas de Gestión de la Calidad: Directrices para la Mejora Continua NTC ISO 14001:2004 Sistemas de gestión ambiental. NTC OHSAS 18001:2007- Sistemas de gestión de seguridad y salud Ocupacional Especificación. NTC ISO 19011: 2002 Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión medioambiental. GTC ISO/TR 10013:2002

3.4 TÉRMINOS Y DEFINICIONES Para los propósitos de mejor entendimiento del presente manual integrado de gestión, se aplican los siguientes términos y definiciones: Se utilizan los términos y las definiciones establecidas en las Normas aplicables, y los demás del lenguaje técnico propio de la organización (Colocar términos y definiciones) 4. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD, MEDIO AMBIENTE, SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL 4.1 REQUISITOS GENERALES Dando respuesta al numeral 4.1 de la norma NTC ISO 9001:2008 se determinó la secuencia de los procesos e interacción de los procesos así 4.1.1 Mapa de procesos

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Describir los procesos determinados para el sistema de gestión e ilustrar mediante la figura del mapa de procesos (Insertar figura mapa de procesos)

4.1.2 Interacción de los procesos Se determino la interacción de los procesos a través de las caracterizaciones ver anexos xxxxx En caso de que aplique señalar los procesos contratados externamente y los controles definidos para los mismos

4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN 4.2.1 Estructura documental El propósito de la organización al establecer un sistema integrado de gestión documentado, es el de poseer un medio para contribuir al logro de la conformidad con los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables, así como los demás que la organización suscriba. La jerarquía de la documentación del Sistema Integrado de Gestión, tiene la siguiente estructura: Estructura de la documentación (ejemplo) P P P RO RO L GR GR A AM AM N AS AS E AM S S BIE NTA D y LES E LA S O C A L I D A D

M.S.I.G

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PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS INSTRUCTIVOS DE OPERACIÓN DE EQUIPOS DOCUMENTOS EXTERNOS

FORMATOS / REGISTROS

 Manual del SIG: establece las especificaciones para la operación del SIG, incluyendo la Política y los Objetivos.  Procedimientos documentados: especifican la forma de llevar a cabo los procesos y actividades que conforman el SIG, con el fin de garantizar su eficaz control y operación.  Instructivos de operación de equipos: proporcionan a los usuarios de los diferentes equipos que posee la organización una guía de operación del equipo, en la cual se encuentran sus características, principales funciones e instrucciones de verificación y/o de calibración del equipo.  Documentos externos: Documentos que se relacionan con especificaciones técnicas aplicadas a la prestación del servicio y disposiciones legales relacionadas directamente con la operación bajo condiciones controladas en lo referente a la calidad (incluidos los requisitos reglamentarios), medio ambiente y seguridad y salud ocupacional.  Registros y formatos: Los registros del SIG se utilizan para evidenciar y asegurar que se logra mantener el SIG bajo condiciones controladas, y que estos sistemas se han implementado eficazmente.  Planes de calidad: Los planes de la calidad especifican las responsabilidades y actividades críticas en la ejecución de proyectos para asegurar el cumplimiento de las especificaciones del contrato, los recursos, los procedimientos, los instructivos y registros aplicables. 13

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4.2.2 Control de documentos A continuación se describe a manera de ejemplo, como la organización, ha establecido el procedimiento de Control de Documentos Código XXXXXXX, con la finalidad de controlar todos los documentos involucrados en el Sistema de Gestión de la Calidad. El control asegura que:  Los documentos sean aprobados por XXXXXXXX de la organización antes de su emisión y posterior uso – a excepción del Manual del SIG el cual es aprobado por el Gerente General de la compañía –.  Los documentos que se encuentran referidos en el SIG se identifican mediante título y/o código de acuerdo con el listado maestro de documentos XXXXXXX.  Que se distribuyan a los líderes de los procesos y al personal operativo de la organización en copias legibles y vigentes de los documentos del SIG. Estas copias se distribuyen de manera controlada en tanto en medio físico, como digital según sea conveniente.  Se identifique el poseedor de los documentos entregados. Cada líder de proceso y/o representante es responsable por asegurar que se cumplan los siguientes requisitos:  Que los documentos estén disponibles en los sitios en los que se desarrollan actividades esenciales para el eficaz funcionamiento del SIG.  Disponibilidad de las versiones pertinentes de los documentos que se utilizan en las diferentes actividades y de esta manera asegurar el eficaz funcionamiento del SIG.  Control adecuado de los documentos obsoletos, cuando estos sean reemplazados por versiones actualizadas. 4.2.3 Control de los registros Mediante el establecimiento del procedimiento para Control de Registros XXXXXXXX, la organización determina las condiciones para identificar, 14

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almacenar, proteger, recuperar y disponer de los registros relacionados con el SIG. La organización, establece y mantiene los registros del SIG necesarios para:  Proporcionar una base para el seguimiento (de los procesos, el servicio y el Sistema de Gestión de la Calidad.  Identificación de oportunidades de mejora.  Demostrar la conformidad de los servicios según los requisitos especificados.  Evidenciar la operación eficaz del Sistema de Gestión de la Calidad. La responsabilidad por la implementación del Procedimiento de Control de Registros GC-PR-002, recae en el XXXXXXXX; sin embargo, son los líderes de los procesos quienes definen los controles necesarios para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, retención y la disposición final de los registros de sus procesos. 5

RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

Se ha establecido el PROCESO DE (XXXXXXXXXXXX NOMBRAR EL PROCESOS ESTRATÉGICO AL CUAL PERTENECE LA ALTA DIRECCIÓN), con el fin de controlar las actividades relacionadas con el establecimiento, comunicación y entendimiento de la política del SIG y la definición de los Objetivos de la Calidad, medio ambiente, seguridad y S y SO, los cuales deben ser medibles y coherentes con la Política definida, para de esta manera demostrar evidencia del compromiso de la alta dirección con el desarrollo e implementación del SIG.

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De igual manera la organización por medio de la Gerencia General y mediante el desarrollo del proceso mencionado anteriormente, determina y comunica la importancia de cumplir con los requisitos del cliente, los legales y los reglamentarios, así como los de las partes interesadas, mediante su difusión a todos los niveles de la organización con el fin de aumentar la satisfacción de las partes interesadas. El PROCESO DE (NOMBRAR EL PROCESOS ESTRATÉGICO AL CUAL PERTENECE LA ALTA DIRECCIÓN), se encuentra soportado por el Procedimiento (en caso de existir, colocar el nombre del procedimiento documentado que da soporte al proceso). 5.1

POLITICA INTEGRADA citar la política del sistema

”…………..”

La Política del SIG, es comunicada a todos los niveles de la organización, por medio de charlas periódicas, (colocar los diferentes medios que tiene la organización para comunicar la política) y su nivel de entendimiento se mide mediante el XXXXXXXXXXXX 5.2

OBJETIVOS Y METAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Dando respuesta a los numerales de las normas NTC Para cada objetivo del SIG se define un indicador, índice, responsable, frecuencia de medición, registro relacionado y responsable. Los Objetivos del SIG para el año 2011 - 2012, son:

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OBJETIVO

META

PLAZO

Colocar el elemento programático que identifica el fin hacia el cual deben dirigirse los recursos y esfuerzos para darle cumplimiento

Requisito de desempeño detallado aplicable a la organización o parte de ella, que tiene su origen en los objetivos y que es necesario para establecer y cumplir para alcanzar y cumplir dichos objetivos

Corresponde a la fecha en la que se debe cumplir el objetivo y la meta

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INDICADOR

ÍNDICE

Fórmula para el cálculo

La Política y Objetivos del SIG presentan un seguimiento (colocar cada cuanto se realiza), con el propósito de medir el avance en el cumplimiento de las metas establecidas por la alta dirección, su revisión se realiza en las Revisiones Gerenciales que la alta dirección lleva a cabo anualmente y de esta manera asegurar su continua adecuación. 5.3

RESPONSABILIDAD Y AUTIORIDAD Y COMUNICACIÓN

En los documentos del SIG, según aplique, se documentan las responsabilidades y autoridades específicas para el desarrollo de las diferentes actividades que correspondan a cada uno de los sistemas de gestión. Adicionalmente, la organización ha elaborado el (XXXXXXXX Colocar el documento que en la empresa equivale al manual de funciones), donde se establecen las responsabilidades, interrelaciones y competencias con base en educación, formación, habilidades y experiencia, para llevar a cabo actividades que afectan la calidad del producto. Dicho documento es difundido por el XXXXXXX a todos los integrantes de la organización, con la finalidad de comunicar la responsabilidad que deben cumplir en la ejecución de sus tareas. 5.3.1 Representante de la dirección La Gerencia General de la compañía, designa a XXXXXXXXXX representante de la dirección para el SIG, con autoridad y responsabilidad para: 17

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 Asegurar que los requisitos de la NTC-ISO 9001: 2008, están establecidos y mantenidos eficazmente.  Informar al Gerente General sobre el desempeño del Gestión de la Calidad y de cualquier necesidad de mejora.

Sistema de

 Asegurarse de promover la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organización. La Gerencia General designó a XXXXXX representante de la dirección para el Sistema de Gestión Ambiental, con autoridad y responsabilidad para:  Asegurarse de que el sistema de gestión ambiental se establece, implementa y mantiene.  Informar al Gerente General sobre el desempeño del Gestión ambiental y de cualquier necesidad de mejora.

Sistema de

La Gerencia General designó a XXXXXXXXXX representante de la dirección para el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional, con autoridad y responsabilidad para:  asegurar que el sistema de gestión de S y SO se establece, implementa y mantiene de acuerdo de acuerdo con los requisitos de la Norma NTC OHSAS 18001.  asegurar que se presentan informes sobre desempeño del sistema de gestión de S y SO a la gerencia, para su revisión, y que se usan como base para la mejora del sistema de gestión de S y SO. 5.3.2 Comunicación y participación y consulta Los procesos de comunicación interna obedecen al enfoque por procesos. Tomando en cuenta la eficacia de la comunicación se cuenta con los siguientes mecanismos: ejemplo 18

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HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN INTERNA HERRAMIENTA Capacitaciones

Reuniones

ASPECTO(S) A COMUNICAR Planeación Estratégica, Difusión de documentos, interpretación de aspectos legales (salud ocupacional y ambiental), identificación de peligros, identificación de aspectos ambientales, procedimientos. Instrucciones de trabajo, comunicación de resultados de actividades y/o tareas, seguimiento al desarrollo de actividades y/o tareas, controles operacionales, comunicación interna entre los diferentes niveles de la organización, participación de los trabajadores en la identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles, investigación de incidentes, desarrollo y revisión de la política, aspectos ambientales.

Carteleras

Política del SIG, información ARP, cajas de compensación, Planeación Estratégica de la organización.

Memos

Asuntos internos.

Internet

Documentar y responder comunicados con partes interesadas internas y externas, comunicación con contratistas y otros visitantes al sitio de trabajo.

Buzon de quejas reclamos y sugerencias

Voz del cliente.

Como herramienta para facilitar la comunicación tanto interna y externa se construyó la matriz de comunicaciones. Ver anexo xxxxx Como mecanismo para la promover la partipación y consulta de los colaboradores y partes interesadas se definió: nnnnnnnnnnnn ver anexo xxxx 5.3.3 Revisión por la dirección La Gerencia General de XXXX revisa el SIG XXX (CADA CUANTO). La revisión gerencial es coordinada por el (o los) Representantes de la Dirección para cada uno de los sistemas de gestión. Los datos de entrada y salida que se deben tener en cuenta para la ejecución de la revisión por la dirección se especifican en las normas: NTC – ISO 9001:2008, numeral 5.6; NTC – ISO 14001:2004, numeral 4.6; y NTC – OHSAS 18001:2007. Sus resultados son registrados en el Formato XXXXXXXXXXXX 6

PROVISIÓN DE RECURSOS 19

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Fecha: 18/03/2012 Código: MSGI - 001-V00 Página 20 de 31 Revisión: 01

La organización determina y proporciona los recursos necesarios para establecer implementar y mantener el SIG y mejorar continuamente su eficacia, teniendo en cuenta los datos obtenidos en las auditorías internas de calidad que realice la organización, las conclusiones de la revisión gerencial, el estado de los procesos, no conformes, quejas y reclamos de clientes, el cumplimiento de las metas organizacionales y la política de calidad principalmente. Además, determina y proporciona los recursos necesarios para aumentar la satisfacción del cliente y las partes interesadas. 6.2 RECURSOS HUMANOS Mediante la implementación del Proceso XXXXXXX, asegura lo relativo al proceso de seleccionar y contratar de manera adecuada personal que realice trabajos que afecten la calidad del servicio, aspectos e impactos significativos y la consecuencias de seguridad y salud ocupacional reales o potenciales, según aplique, con base en la educación, formación, habilidades y experiencia. La competencia y calificación del personal que afecta la calidad del servicio se encuentra consignada en el XXXXXXXXXXX, donde además se describen las responsabilidades del cargo, jefe inmediato y relaciones más frecuentes con otros integrantes de la organización. Además, se cuenta con procedimientos y registros que soportan todas las actividades relacionadas con recurso humano. Estos procedimientos son: XXXXXXXXXXXXX Listar los procedimientos y registros con que se cuentan La organización por medio de capacitaciones y charlas, asegura que su personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades en el logro de los Objetivos del SIG. 6.3

INFRAESTRUCTURA

Se establece y proporciona mediante la determinación de las necesidades y expectativas del cliente y partes interesadas. El mantenimiento de la infraestructura es desarrollado en el PROCESO XXXXXXXXXXXXXXX, siguiendo los lineamientos establecidos en el Procedimiento XXXXXXXXXX.

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La organización cuenta principalmente con la siguiente infraestructura: Colocar la infraestructura principal con que cuenta la organización. 6.4 AMBIENTE DE TRABAJO La organización se soportada en el PROCESO XXXXXXXXXXXX, determina y gestiona el ambiente de trabajo adecuado para lograr la conformidad del producto con respecto a los requisitos y especificaciones establecidos por nuestros clientes y demás partes interesadas. 7

REALIZACIÓN DEL PRODUCTO

7.1

PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO

La compañía ha identificado, planificado y desarrollado mediante los procesos XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX la planificación de la realización del producto. La planificación de la realización del producto incluye la documentación necesaria y los recursos específicos para el producto y la prestación del servicio, así mismo, se tienen definido los controles operacionales para garantizar el bienestar de los colaboradores y partes interesadas ver anexo xxxx matriz de riesgos, adicionalmente se incluyen dentro de los procedimientos e instructivos las medidas de control que debe adoptar el personal para asegurar su seguridad y la preservación de su salud. 7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE 7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el producto Mediante la implementación del PROCESO XXXXXXXXXXX, la organización realiza la determinación de los requisitos del cliente, los no establecidos contractualmente, pero necesarios para el uso especificado, los requisitos legales incluyendo los ambientales y de S y SO, reglamentarios relacionados y los controles operacionales, todo esto soportado en los siguientes documentos XXXXXXXXXXXXXXXXX, donde se establecen los lineamientos a tener en cuenta para la determinación de los requisitos. Los responsables por determinar de manera clara los requisitos para la realización de producto son XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX. 7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto 21

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Fecha: 18/03/2012 Código: MSGI - 001-V00 Página 22 de 31 Revisión: 01

La organización mediante los lineamientos establecidos en el XXXXXXXXXXXXXXX (colocar los documentos que en la organización objeto del proyecto, como contratos, cotizaciones, ), se asegura de revisar los requisitos establecidos por el cliente, los y relacionados con la prestación del servicio, con el propósito de verificar que los requisitos del producto se encuentran claramente definidos, que se ha proporcionado solución a las diferencias existentes entre los requisitos del contrato y los expresados previamente. La revisión de los requisitos relacionados con el producto es responsabilidad de XXXXXXXXXXXXXXX. 7.2.3 Comunicación con el cliente y partes interesadas Para la eficaz comunicación con el cliente, la organización determina e implementa disposiciones relativas a la información sobre el producto por medio de (listar los medios con los que cuenta la organización como por ejemplo: internet, catálogos, agentes comerciales) Si el cliente presenta algún tipo de queja y/o reclamo, la organización ha establecido el XXXXXXXXXXXXXXXX (colocar el proceso que se encargue de dar respuesta a las quejas, reclamos, sugerencias, etc) en el cual se obtiene información respecto a la percepción de nuestros clientes con respecto al cumplimiento de sus requisitos. En relación a la comunicación de los aspectos ambientales, peligros y demás elementos de los sistemas de gestión, son dados a conocer a los diferentes niveles y funciones, a contratistas, visitantes en sitio de trabajo y otras partes interesadas en el desempeño del SGA y el sistema de S y SO, se soporta en el procedimiento XXXXXXXXXXXXXXXXX. 7.3 DISEÑO Y DESARROLLO 7.4 COMPRAS La organización, para tener un mayor control de sus proveedores, ha establecido el PROCESO XXXXXXXXXXXXXXX, el cual determina los aspectos a tener en cuenta, para el desarrollo eficaz del proceso. El PROCESO XXXXXXXXXXXXX, se establece los lineamientos para:

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Fecha: 18/03/2012 Código: MSGI - 001-V00 Página 23 de 31 Revisión: 01

 Seleccionar  Evaluar, y  Reevaluar proveedores Teniendo en cuenta principalmente el impacto del producto adquirido en la realización de servicios de inspección y verificación de la calidad. La responsabilidad de velar por la eficacia del PROCESO XXXXXXXXX es del (colocar el cargo del dueño del proceso). En lo que tiene que ver con el SGA, se identifican y planifican las actividades necesarias para que los bienes y servicios adquiridos y la comunicación de los procedimientos y requisitos aplicables a los proveedores y contratistas sean aplicados por medio de (colocar el documento en el que se evidencia). La organización determina aquellas operaciones y actividades asociadas con los peligros identificados, en donde la implementación de los controles es necesaria para gestionar los riesgos de S y SO. Los controles relacionados con mercancías, equipos y servicios comprados y los controles relacionados con contratistas y visitantes en el lugar de trabajo. Estos controles se encuentran soportados en (colocar el documento que permite evidenciarlo). 7.5 PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO 7.5.1 Control de la producción y la prestación del servicio Se lleva a cabo la producción y la prestación del servicio bajo condiciones controladas. Las condiciones controladas deben incluye:  Disponibilidad de información que describa las características del producto entre las que se encuentra (XXXXXXXXXXXXXX colocar los documentos que dan información del producto como fichas técnicas),  la disponibilidad de instrucciones de trabajo soportada en (XXXXXXXXXXXXX colocar los procedimientos, guías, instructivos, catalogos y demás documentos que provean instrucciones de trabajo en los procesos misionales), estos documentos incluyen los criterios operacionales de control, necesarios para el desempeño ambiental y de S y SO. 23

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La organización para la implementación del proceso productivo del SIG ha establecido los siguientes documentos: Colocar los procedimientos, instructivos o guías con los que cuenta la organización en los procesos misionales. No olvidar incluir, si existen, los de medio ambiente, y S y SO. TITULO DEL DOCUMENTO

CÓDIGO DOCUMENTO

VERSIÓ N

FECHA

Elaboración de informes técnicos Inspección visual equipos en servicio Mantenimiento y calibración de equipos Inspección en la fabricación de recipientes a presión

 el uso del equipo apropiado que incluye (XXXXXXXXXXXXX Colocar los principales equipos con los que cuenta la empresa para dar respuesta a los procesos de producción),  la disponibilidad y uso de equipos de seguimiento y medición que incluye (XXXXXXXXXXXXXX colocar los equipos de seguimiento y medición), El control de la producción y prestación del servicio es responsabilidad del XXXXXXXXXXXXXX (colocar el cargo o cargos de quienes son responsables por la producción), quienes velan por el cumplimiento de los requisitos del cliente y por los lineamientos establecidos en los documentos del SIG de la organización. El XXXXXXXX (colocar el cargo de la persona que responde por obtener la información sobre la percepción del cliente) es responsable de obtener información acerca de la percepción del cliente con respecto al cumplimiento de sus requisitos por parte de la organización, además debe velar por la implementación de las disposiciones establecidas por la organización para el mantenimiento del SIG mediante capacitaciones y charlas en los sitios de ejecución de proyectos. La organización identifica y planifica de manera sistemática los criterios para las operaciones asociadas a los aspectos ambientales significativos y peligros identificados, con el propósito de evitar desvíos de la política, objetivos y metas y así poderlas realizar bajo condiciones específicas controladas. Los controles 24

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específicos operacionales derivados de las actividades, productos y servicios se encuentran soportados en:  El procedimiento XXXXXXXXXXXX (colocar el procedimiento documentado exigido por las NTC: OHSAS 18001 e ISO 14001 en el numeral 4.4.6).  El establecimiento de procedimientos que determinan los criterios operacionales para la mejora del desempeño ambiental y la eliminación o mitigación de peligros de S y SO.  La implementación y mantenimiento de programas ambientales y de S y y SO asociados a actividades de compra y realización del producto, así como concienciación del personal que realiza trabajos bajo el control propio o en nombre de la organización.  La matriz de identificación de peligros  La matriz de identificación de aspectos e impactos. 7.5.2 Identificación y trazabilidad La identificación y trazabilidad del producto, que realiza la organización se obtiene a través de la información de los registros relacionados con la realización del producto en los procesos de : XXXXXXXXXXXXXXXX. 7.5.3 Propiedad del cliente Mediante el establecimiento del proceso de (XXXXXXXXXXXXX Colocar el procedimiento bajo el cual la empresa se responsabiliza por los bienes que son propiedad del cliente) la organización establece las directrices y lineamientos a seguir por parte del personal para el cuidado y preservación de los bienes que son propiedad del cliente, y que en un momento determinado pudieran ser proporcionados para la realización del producto. Los bienes suministrados por el cliente a la organización, son en su gran mayoría XXXXXXXXXX (colocar los bienes que la organización recibe por parte del cliente incluida la información). Si el bien suministrado por el cliente es deteriorado o extraviado se le comunica inmediatamente al XXXXXXXX (cargo de la persona a la que se le informa) y al cliente mediante comunicación escrita. 7.5.4 Preservación del producto 25

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La preservación del producto se realiza durante el desarrollo de las actividades que integran en los procesos de XXXXXXXXXXXXXX (colocar aquí los procesos de realización). La preservación del producto incluye las actividades de entrega del producto al cliente, con criterios de condiciones específicas operacionales tanto ambientales, como de S y SO necesarias para el desempeño ambiental y eliminar y mitigar incidentes. 7.6

CONTROL DE EQUIPOS DE SEUIMIENTO Y MEDICIÓN

El control de los equipos de seguimiento y medición se soporta en el proceso de XXXXXXXXXXXXXX (Colocar el proceso que en la organización tiene a cargo los equipos). La organización ha implementado el XXXXXXXXXXXXXX (colocar el procedimiento si lo hay), con el propósito de determinar el control y seguimiento a los equipos necesarios para el seguimiento y medición del producto, medio ambiente y S y SO. Las disposiciones establecidas por la organización en cuanto a los tiempos de calibración y/o verificación, el ajuste o reajuste del equipo, identificación, protección, manipulación, mantenimiento y almacenamiento, se encuentran registrados en el procedimiento mencionado anteriormente. 8

SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

8.1 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE La organización mediante el PROCESO XXXXXXXX (colocar el nombre del proceso responsable por la medición de la satisfacción del cliente), recolecta información que le permite conocer la opinión de nuestros clientes en cuanto a la manera como la organización ha cumplido los requisitos establecidos. El método establecido por la organización para obtener información sobre la satisfacción del cliente es la realización XXXXXXXXXXXXX (colocar la metodología utilizada), donde su metodología de desarrollo se encuentra documentada en el XXXXXX (Colocar si existe procedimiento). La responsabilidad de mantener la eficacia del proceso y de la implementación del Procedimiento recae en XXXXXXXX (colocar el nombre del cargo).

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8.2 AUDITORIA INTERNA La organización, ha determinado el Proceso XXXXXXXXXXXXX (colocar el nombre del proceso que tiene a cargo la realización de auditorías), cuyo propósito es medir el grado de cumplimiento de los requisitos establecidos por: La Norma NTC - ISO 9001:2008. La Norma NTC - ISO 14001:2004 La Norma NTC – OHSAS 18001:2007 La organización, tales como procedimientos, instructivos, guías (colocar los que aplican a la organización objeto del proyecto).  Clientes y partes interesadas (contrato, especificaciones técnicas, normas técnicas aplicables al producto y la legislación aplicable).  Y si el Sistema de Gestión de la Calidad se ha implementado y mantenido de manera eficaz.  Proporcionar información a la dirección sobre el desempeño del SIG.    

El Proceso el Proceso XXXXXXXXXXXXX (colocar el nombre del proceso que tiene a cargo la realización de auditorías) se soporta mediante la implementación del Procedimiento (colocar el nombre del procedimiento), en el cual se mencionan los aspectos a tener en cuenta para la eficaz realización de las auditorias. La responsabilidad de implementación del procedimiento y eficacia del proceso recae en el XXXXXXXXXXX(colocar el cargo de quien responde por el procesos de auditoria) y el equipo auditor que realice la auditoria. La frecuencia de ejecución de las auditorias es XXXXXX (colocar la frecuencia de la realización de las auditorias). La elección de los auditores internos es realizada de acuerdo a la competencia establecida en el XXXXXXXXXXXX (Colocar el documento que especifica la competencia del auditor). 8.2.1 Seguimiento y medición de los procesos Colocar nombre de la organización, ha identificado y establecido el PROCESO DE (colocar el nombre del proceso que realiza el seguimiento y la medición de los procesos), con el propósito de medir el comportamiento de los procesos y de esta manera demostrar su capacidad para alcanzar los resultados planificados. 27

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Al realizar seguimiento a los procesos del SIG y se detecte que no se están alcanzando los resultados planificados (eficacia) por la organización, se implementarán correcciones y acciones correctivas para de esta manera asegurar la conformidad con las disposiciones planificadas. El seguimiento a los procesos incluye:  Seguimiento al grado de cumplimiento de los objetivos y metas, según aplique, de la calidad, medio ambiente y S y SO  Seguimiento a la eficacia de los controles operacionales, tanto de salud como de seguridad, ambientales y controles aplicados a la producción y la prestación del servicio.  Evaluación periódica del cumplimiento de los requisitos legales identificados en los formatos (XXXXXX Nombrar las matrices de legislación) y reglamentarios aplicables al SIG.  Análisis de los indicadores de gestión de los procesos.  Los registros de la trazabilidad de los procesos, los incidentes ambientales y de S y SO. (XXXXXXX nombrar los registros) El responsable del seguimiento del desempeño de los procesos es el XXXXXXXXXX (colocar el cargo de la persona), mediante la programación y seguimiento de actividades tales como; auditoria interna, comités gerenciales y reuniones. 8.2.2 Seguimiento y medición del producto El seguimiento y la medición de las características del producto aplica para los procesos (XXXXXXXXXXXXXX Colocar los procesos de realización del producto). El seguimiento y medición del producto, incluye actividades de verificación para asegurar que se cumplen los requisitos del mismo en las etapas apropiadas del proceso de realización del producto de acuerdo con las disposiciones planificadas para el SIG. Es responsabilidad por la liberación del productos es de XXXXXXXXXXX( colocar el cargo que libera el producto) dejando registro en (XXXXXXXXXXXXX colocar el formato en el que queda el regsitro)

8.3

CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME

La organización, mediante la elaboración e implementación del Procedimiento (XXXXXXXXXXXXXX Colocar el procedimiento), ha determinado la 28

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Fecha: 18/03/2012 Código: MSGI - 001-V00 Página 29 de 31 Revisión: 01

metodología para el tratamiento adecuado de los productos no conformes detectados que puedan afectar la conformidad del producto.

La metodología que se describe en el procedimiento mencionado anteriormente incluye la realización de las siguientes actividades:  Toma de acciones para eliminar la no conformidad detectada.  Autorización de uso, liberación o aceptación bajo concesión por una autoridad pertinente y, cuando sea aplicable, por el cliente.  Toma de acciones para impedir su uso o aplicación originalmente prevista. Cuando la organización detecte un producto no conforme, y este sea corregido, verificar nuevamente, con el propósito de demostrar su conformidad con los requisitos establecidos. Si la organización detecta producto no conforme posterior a la entrega o cuando se ha iniciado su uso, se toman las acciones necesarias, respecto a las repercusiones que tenga el producto no conforme. El responsable por el control del producto no conforme detectado es (XXXXXXXXXXXXXXX colocar el nombre del cargo). 8.4 ANÁLISIS DE DATOS La organización mediante la oportuna y eficaz recolección y análisis de datos, demuestra la idoneidad y eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad, con el objetivo de identificar en cuales de los procesos determinados, se puede realizar mejora continua en los aspectos de la calidad, medio ambiente, S y SO y sus respectivas eficacias. Los datos analizados por la organización, proporcionan principalmente información sobre:  Satisfacción del cliente y demás partes interesadas.

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 El grado de cumplimiento de los requisitos determinados por el cliente y otros requisitos que la organización ha suscrito.  El comportamiento de los procesos, principalmente los de orden operativo.  Reportes de auditoria interna de calidad y/o externas.  Evaluaciones de proveedores.  Acciones preventivas.  Compras. 8.5

MEJORA CONTINUA

Colocar el nombre de la empresa, con el propósito de mejorar continuamente la eficacia de su Sistema de Gestión de la Calidad, ha establecido una Política integrada de Gestión y Objetivos derivados de esta, los cuales son revisados y adecuados periódicamente mediante la realización de las revisiones por la dirección, implementación de acciones correctivas y preventivas, además, la organización ha implementado procesos tales como el PROCESO DE XXXXXXXXXXXXX Y PROCESO DE (colocar los procesos que coadyuvan a la mejora en la organización), que proporcionan datos, los cuales son analizados y de esta manera proveen la información a la alta dirección de la compañía, con el propósito de tomar decisiones encaminadas a la mejora continua del SIG. 8.5.1 ACCIÓNES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS La organización ha determinado el PROCESO DE ACCI (XXXXXXXXXXXX Colocar el nombre del procesos o procesos que soportan el tratamiento de las acciones correctivas y preventivas), con el fin de tener un control sobre los planes de acción establecidos para la eliminación de causas de no conformidades y no conformidades potenciales presentadas en el SIG. El PROCESO DE XXXXXXXXXXX (colocar el nombre del proceso responsable por verificar la eficacia de las acciones correctivas y preventivas), se encuentra soportado por el procedimiento (XXXXXXXXXX COLOCAR EL O LOS PROCEDIMIENTOS QUE INDICAN EL TRATAMIENTO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS/PREVENTIVAS), en los cuales se 30

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Fecha: 18/03/2012 Código: MSGI - 001-V00 Página 31 de 31 Revisión: 01

describe la secuencia de actividades a seguir para la eliminación de las causas de las no conformidades y no conformidades potenciales. La responsabilidad de la eficacia del proceso es de XXXXXX (COLOCAR EL NOMBRE DEL CARGO QUE RESPONDE POR QL PROCESO), quien debe velar además por la implementación de los documentos mencionados anteriormente.

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