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Manual de procesos

PROCESO: “DIRECCIÓN DE PROYECTOS”

“Este documento es de propiedad exclusiva de EP Petroecuador. Se prohíbe su uso no autorizado.” PLANIFICACIÓN Y CONTROL EMPRESARIAL- Página 1 de 35 PCA.10.FO.03 (V03) Acta de aprobación N° 00149 2015/10/05

PROCESO: Dirección de proyectos

Código: PCA.08

Macroproceso (nivel 0): PCA Planificación y Control Empresarial

Fecha de versionamiento: 11/01/2018 Versión: 06

Proceso (nivel 1): Dirección de Proyectos Proceso (nivel 2): Analizado por: Analista de Gestión por Aprobado por: Jefe de PMO Corporativa Procesos Autorizado por: Gerente de Planificación y Control de Gestión

Hoja de control de cambios No. Rev. 01

02

Pág.

Cambios realizados en el documento Emisión de la primera versión del proceso “Planificación y Gestión de Proyectos” Implementación de un nuevo diseño del proceso “Dirección de proyectos”, el mismo que incluye mejores prácticas del Project Management Institute – PMI, además de estandarizar herramientas de seguimiento y control de proyectos.

Documento con el que se aprueba

Fecha

00041

07-OCT-2014

00195

13-ABR-2016

00391

22-SEP-2017

Cambio del nombre del proceso “Planificación y Gestión de Proyectos” por “Dirección de proyectos” Gestionar la Idea del proyecto Dentro de la actividad 1 de “Recibir el requerimiento”, el Subgerente de proyectos evaluará la pertinencia de gestionar los requerimientos, razón por la cual se elimina la actividad 2 “Enviar para análisis” La actividad 4 “Disponer la creación del plan de dirección y perfil de proyecto” se eliminó considerando que una vez designado el Director de anteproyecto, es de su responsabilidad el desarrollo del perfil sin necesidad de disposición adicional.

03

La pregunta “es de alta complejidad”, no agrega valor ya que es subjetiva desde la perspectiva de cada funcionario, por lo que se elimina. Las actividades 8 “Elaborar la ingeniería conceptual del anteproyecto” y 9 “Desarrollar el caso de negocio del anteproyecto” se elimina ya que la ingeniería conceptual y el caso de negocio forman parte de los estudios de Prefactibilidad que si se encuentra dentro del flujo. Las actividades 10 “Elaborar la solicitud de recursos para la ingeniería conceptual del anteproyecto” y 11 “suscribir la solicitud de recursos para la ingeniería conceptual”, se eliminan ya que se incrementa la pregunta “Se necesita contratar los estudios de Prefactibilidad” mediante la cual la autoridad

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de proyectos decide si se contrata o se elaborará con personal propio. Gestionar la propuesta del proyecto La actividad 1 “Autorizar la elaboración de la ingeniería básica y factibilidad” es reemplazada por la pregunta “contratar los estudios de factibilidad” La actividad 2 “elaborar ingeniería básica y factibilidad” es reemplazada por la actividad “Revisar, controlar y/o elaborar la factibilidad” La actividad 9 “solicitar la aprobación de programas y portafolios de proyectos” es eliminada, considerando que la misma está incluida dentro de la actividad 18 “Revisión del Plan Anual de Inversiones PAI: Revisión del PAI que contiene los portafolios, programas y proyectos de inversión para aprobación del Directorio en reunión con Gerente General, Gerentes de unidades de Negocio y PMO” La actividad 12 “suscribir la solicitud de permisos y licencias” es reemplazada por la actividad “Iniciar trámites de permisos y licencias” Gestionar la PMO Actividad 11. “Definir Proyectos Estratégicos” Esta actividad se elimina debido a que el análisis de alto nivel lo realiza los departamentos de Planificación en las Subgerencias de Proyectos los mismos que son analizados posteriormente en conjunto con la PMO, para luego definir los programas y portafolios que serán aprobados en el Directorio. Actividad 12. “Analizar la viabilidad de los Proyectos Estratégicos” Debido a que la “Actividad 11” se elimina, esta actividad ya que no tiene secuencia lógica.

Gestionar la ejecución Actividad 14. “Evaluar los resultados del proyecto con los objetivos de la Empresa” Se elimina esta actividad porque no lo realiza el Gestor de la PMO y pasa a ser parte del “Este documento es de propiedad exclusiva de EP Petroecuador. Se prohíbe su uso no autorizado.” PLANIFICACIÓN Y CONTROL EMPRESARIAL PCA.10.FO.03 (V03) Acta de aprobación N° 00149 2015/10/05

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proceso de evaluación EXPOST que es realizado por un comité evaluador. Actividad 15. “Informar el estado de los programas y portafolio de proyectos a las Dependencias de la Empresa” Esta actividad se elimina al ser parte de la actividad 9. “Actualizar los resultados del avance físico, financiero y del plan de dirección de proyecto” en donde actualiza periódicamente la información por parte del director del proyecto. Actividad 16. “Reportar los avances de proyectos al GPR” Se elimina esta actividad debido a que el reporte de avances del proyecto en todas las herramientas de información se realiza en la actividad 9. “Actualizar los resultados del avance físico, financiero y del plan de dirección de proyecto” en la nueva versión del proceso. Actividad 9. “Verificar los productos de los paquetes entregados” Se elimina esta actividad porque se lo realizará en el proceso ABS.04 – Gestionar el abastecimiento de obras, bienes nacionales y servicios incluidos los de consultoría. 

04

23-26

05

24

Inclusión de reglas en le subproceso “Gestionar la propuesta del proyecto”  Actualización de actividades 13, 15, 16 del subproceso “Gestionar la propuesta del proyecto”, por derogación del procedimiento “PCA.08.03.PR.01 Priorización de iniciativa de proyectos” Actualización del Flujo “PCA.08.03 Gestionar la propuesta del proyecto”, decisión: Se aprueba la factibilidad? -

06 7,10,16,18,19

-

Modificación de la palabra proyectos por actividades en la tercera viñeta del punto (No se considera como proyectos los siguientes). En la regla 3.13 se cambia la palabra gestionará por apoyara. Modificación de la regla 3.15. Inclusión de la regla 3.22. En la actividad 6 del Proceso Gestionar

00409

20-OCT-2017

00418

09-NOV-2017

00446

11-ENE-2018

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-

la PMO se elimina la palabra de. Modificación de la regla 5.2.7. Se incluye la regla 5.2.8 y se renumeran las reglas a partir de la misma.

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ÍNDICE

Hoja de control de cambios ........................................................................................................... 2 1. Propósito .................................................................................................................................. 7 2. Alcance y ámbito de aplicación ............................................................................................. 7 3. Reglas generales del proceso................................................................................................ 8 4.

Equivalencia entre roles de proceso y cargos funcionales ................................................. 12

5.

Etapas del proceso .............................................................................................................. 13

6

5.1.

Descripción del proceso “Gestionar la PMO”: ......................................................... 14

5.2

Descripción del proceso “Gestionar la idea del proyecto”:...................................... 18

5.3

Descripción del proceso: Gestionar la propuesta del proyecto: .............................. 24

5.4

Descripción del proceso: “Gestionar la ejecución del proyecto”: ............................ 28

5.5

Descripción del proceso “Evaluar el producto del proyecto”: .................................. 32

Documentos Relacionados .................................................................................................. 33

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1. Propósito La gestión de portafolios, programas y proyectos de la EP Petroecuador, basará su accionar en políticas, procesos y procedimientos acorde a las mejores prácticas internacionales; con la finalidad de utilizar de manera eficiente los recursos públicos que se destinan para mantener o incrementar la provisión de servicios y productos, producción de bienes de capital, inversión física y capacidades sociales, alineados al cumplimiento de los objetivos estratégicos empresariales. 2. Alcance y ámbito de aplicación Desde: La definición de los portafolios y programas de los proyectos de inversión, en base a los objetivos del plan estratégico empresarial aprobado por el Directorio. Hasta: Entrega del informe de la evaluación ex post al Gerente General, y de ser el caso a los entes de Control Externo. Ámbito de aplicación: Aplica a todos los proyectos de EP Petroecuador que se encuentren alineados a los objetivos estratégicos de la empresa. No se consideran como proyectos los siguientes:        

Los requerimientos que no se alinean y aportan a los objetivos estratégicos de la Empresa. Activos fijos adquiridos con la cuenta de inversión Actividades con presupuesto de gasto Mantenimientos rutinarios y no programados Consultorías que no cumplan con la fases de ante proyecto Servicios generales Servicios profesionales Capacitaciones

Definiciones: Comité de Priorización de Requerimientos: grupo encargado de analizar y priorizar los requerimientos de las unidades usuarias con la finalidad de determinar la pertinencia de continuar o no con el desarrollo de los estudios de las iniciativas generadas. Director del Proyecto: será el responsable de dirigir el proyecto incluyendo el talento humano y recursos que han sido asignados durante el periodo del ciclo de vida del proyecto. Estudios: Para la ejecución de un proyecto se cuenta con una serie de estudios, los mismos que van desde lo general a lo particular, siendo el orden el siguiente: Ingeniería conceptual, pre factibilidad, ingeniería básica, factibilidad y la ingeniería de detalle. Evaluación Ex Post: Evaluación posterior de los resultados del proyecto, respecto a los objetivos previstos en el Acta de Constitución del Proyecto. Factibilidad: Para los proyectos que en la evaluación previa, han demostrado que su rentabilidad es positiva, se hará un examen detallado de la alternativa considerada como la más viable o más rentable, con el fin de determinar en forma precisa sus beneficios y costos y profundizar el análisis de las variables que la afectan. FEL: Front End Loading, metodología que permite determinar el grado de definición del proyecto. El presente proceso aplica la metodología FEL. Ingeniería básica: Conjunto de documentos de Ingeniería con definiciones y cálculos de los procesos principales, seguridad, medio ambiente, estudio de riegos, implantación y especificaciones definitivas para compra de equipos mayores, estos últimos son aquellos que “Este documento es de propiedad exclusiva de EP Petroecuador. Se prohíbe su uso no autorizado.” PLANIFICACIÓN Y CONTROL EMPRESARIAL PCA.10.FO.03 (V03) Acta de aprobación N° 00149 2015/10/05

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por su especificidad, complejidad en la configuración, por ser hechos a medida o por su envergadura requieren un tiempo considerable para llegar al lugar de la instalación. Ingeniería conceptual: Comprende el conjunto de documentos de ingeniería que delimita un alcance global y conceptual del proyecto incluido el tipo de tecnología y especificación de equipos a usar. Ingeniería de detalle: documentos y planos constructivos con el nivel de detalle necesario para llevar a cabo la construcción o ejecución y puesta en operación del proyecto Kickoff meeting:(reunión de lanzamiento del proyecto) establece el plan general relacionado con la manera como se debe poner en marcha la ejecución de un proyecto, asegurando que los involucrados claves participen, compartan la visión y demás aspectos fundamentales de la planeación y ejecución del proyecto. Metodología PMI (Project Management Institute): metodología que recopila y difunde las mejores prácticas mundiales para la gestión de proyectos. El presente proceso está basado en la metodología PMI. Patrocinador o Sponsor: Será la máxima autoridad de las áreas usuarias y operativas de la empresa, quienes decidirán qué acciones estratégicas se deben adoptar por el bien del proyecto. Paquetes de trabajo: son componentes del proyecto definido en la estructura de desglose de trabajo Plan Estratégico: Documento que establece los objetivos, estrategias, metas e indicadores a largo plazo, de acuerdo con la misión y visión de la empresa, así como a los lineamientos externos de los organismos del estado respectivos. Pre factibilidad: Comprende el estudio de las alternativas viables, cuyo objetivo principal es profundizar en los aspectos críticos y así obtener, con mayor precisión, los beneficios y costos identificados en el perfil Primavera P6: Software estándar para la gestión de proyectos en EP Petroecuador. Proceso: Secuencia ordenada de actividades repetitivas que generan un producto o servicio constante. Proyecto: Es un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto o servicio único. Proyecto de Inversión: Conjunto de actividades ordenadas y secuenciales que: 1. Incrementan el activo de la empresa o capacidad de operación; y, 2. Aportan a la meta de los objetivos estratégicos Proyecto de Gasto: Conjunto de actividades ordenadas y secuenciales que no cumplen con los criterios de proyectos de inversión. No aplicable en este proceso. SPI: (Schedule Performance Índex) índice de rendimiento del cronograma del proyecto. 3. Reglas generales del proceso 3.1. Aplicar la metodología de gestión de proyectos en cumplimiento a la Normativa Interna de la EP Petroecuador, Leyes, Reglamentos Decretos, Resoluciones, Normas, Políticas demás legislación vigente y aplicable al ámbito de Proyectos. 3.2. Los subprocesos (Gestionar la idea del proyecto y Gestionar la propuesta del proyecto) están sustentados en la metodología FEL, mientras que todo el proceso Dirección de proyectos se sustenta en la metodología PMI. “Este documento es de propiedad exclusiva de EP Petroecuador. Se prohíbe su uso no autorizado.” PLANIFICACIÓN Y CONTROL EMPRESARIAL PCA.10.FO.03 (V03) Acta de aprobación N° 00149 2015/10/05

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3.3.

Se utilizará el software PRIMAVERA como herramienta única y oficial que soporta la gestión de proyectos, programas y portafolios para servidores públicos de la Empresa y contratistas.

3.4.

La PMO será la encargada al inicio, de crear los proyectos en Primavera, GPR y EBS. Posterior a la creación, los Directores de Proyecto son los responsables exclusivos de completar y mantener actualizada la información en dichas herramientas. Para el caso de la EBS, la creación de tareas (una por cada contrato) será responsabilidad del Director de Proyecto. El Subgerente de proyectos realizará el seguimiento y control en dichas herramientas, y asegurará su utilización y oportuna actualización.

3.5.

El Director de proyecto será el responsable de cargar la información digital en el repositorio documental empresarial - FileNet.

3.6.

La Subgerencia de Proyectos será la encargada de la codificación del proyecto desde la recepción y análisis del requerimiento hasta la evaluación expost; la misma que será única para todo su ciclo de vida y tendrá la siguiente estructura:

16 TI 02 Secuencial Inicial de Unidad de Negocio - Proyecto de Inversión Año de recepción del requerimiento 3.7.

Los pesos para los hitos componentes del ciclo de vida del proyecto son: ETAPA HITO PORCENTAJE Idea 1% IDEA Perfil 2% Pre factibilidad 3% Factibilidad 2% PROPUESTA Ingeniería de detalle 1% Resolución de directorio 1% Acta de inicio de proyecto 0.5% Inicio de Ejecución 0.5% 87% EJECUCIÓN Fin de Ejecución Entrega del producto del proyecto 0.5% Lecciones aprendidas 0.5% Cierre administrativo del proyecto 1%

3.8.

La PMO gestionará auditorias del proceso “Dirección de Proyectos” en la EP Petroecuador observando el cumplimiento de: reglas, procedimientos, documentos referenciales y formatos.

3.9.

Las Subgerencias de proyectos de las Unidades Operativas gestionarán las iniciativas o requerimientos de sus unidades.

3.10. Los Directores de Proyectos serán personal de las Subgerencia de Proyectos; para el caso de gerencias o subgerencias que no cuenten con área de proyectos, el Director del Proyecto será un funcionario de la unidad requirente con el soporte de la PMO Empresarial. El Director del Proyecto será el administrador de los contratos asociados al proyecto. 3.11. El Subgerente de Proyectos debe velar por la correcta gestión de los proyectos, considerando el tiempo, costo, alcance, recursos y demás aspectos que deban ser observados.

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3.12. Los fiscalizadores de los contratos asociados a los proyectos de inversión deberán ser personal técnico del área donde se ejecuta el proyecto. 3.13. La PMO Empresarial, analizará las iniciativas o requerimientos de las Unidades de Soporte Gerencial y Soporte Administrativo de la Empresa que no cuenten con área de proyectos, y determinará si dicha iniciativa puede llegar a ser proyecto de inversión. En el caso de que sea considerado como proyecto de inversión, la PMO apoyara el desarrollo del mismo en todas sus etapas. 3.14. Se deberá realizar un proceso de contratación para los estudios de Prefactibilidad que deberá incluir la ingeniería conceptual y cumplir con las guías mínimas establecidas para el desarrollo de este estudio (Guía de Prefactibilidad). 3.15. Posterior a contar con el estudio de Prefactibilidad favorable en el que se determine que la iniciativa es viable y de interés para EP Petroecuador, se realizará un nuevo proceso de contratación para realizar:  Estudio de Factibilidad: mismo que deberá incluir la ingeniería básica y cumplir con las guías mínimas determinadas para el desarrollo de este estudio de acuerdo a la Guía de Factibilidad  Ingeniería de detalle El Director del Proyecto debe considerar que en los estudios de factibilidad se puede determinar la viabilidad o no de las iniciativas, por tanto, en caso de una iniciativa no sea viable, ésta deberá incluir dentro de los términos de referencia, , que no se desarrollará la Ingeniería de Detalle. 3.16. A partir de la aprobación de este manual de proceso, el Director de proyecto será el equivalente a la nominación anterior “Líder de proyecto” quien tendrá sus funciones definidas en el Proceso Dirección de Proyectos y en el Acta de constitución del proyecto. 3.17. El gerente de proyecto de la contratista, debe tener conocimiento en la metodología PMI, con el fin de utilizar las mismas herramientas de planificación, ejecución, control y cierre de proyectos utilizadas por la EP PETROECUADOR 3.18. El Director de Proyecto será el encargado de definir el perfil del gerente de proyecto en función de la complejidad y ámbito del proyecto. El perfil a cumplir será especificados dentro de los términos de referencia. 3.19. El Director del proyecto evaluará durante la etapa de ejecución, el estado de los entregables. De encontrar una desviación en el SPI de la ruta crítica inferior o igual a 30% el Director deberá establecer un plan de rescate del proyecto. 3.20. El Director de proyecto, será responsable de analizar las proyecciones, determinar el tiempo de atraso y tomar las acciones preventivas y correctivas correspondientes. 3.21. Las Subgerencias de proyectos de las Unidades Operativas y de Soporte Gerencial y Administrativo, deberán estar alineadas al Proceso “Dirección de Proyectos” de la Empresa. 3.22. Para ser considerado como un proyecto de inversión en el Plan Anual de Inversiones, se deben cumplir todas las fases, estudios y actividades relacionadas con la preinversión, previo a la aprobación del Directorio de EP PETROECUADOR (Examen especial DAI-AI-0664-2016 recomendación 1; Examen PEC-AIN-19-2009 recomendación 7).

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4. Equivalencia entre roles de proceso y cargos funcionales No.

Roles en el proceso

1. 2. 3.

Analizador del Proyecto Coordinador de proyectos Gestor de Evaluación ex post

4. 5.

Gestor PMO Director de Anteproyecto/Proyecto

6.

Comité evaluador ex post

7.

Autoridad de Proyectos

8.

Comité de Priorización Requerimientos

9. 10.

Máxima Autoridad de EPPEC Autoridad de la Unidad de Negocio

Cargos designados Especialistas / Analistas de proyectos Jefes de Proyectos Servidor público de la Jefatura Control de Gestión Jefe de PMO Empresarial Servidor Público de la Subgerencia de proyectos de EPP  Jefe de Control de Gestión  Subgerente de Proyectos Unidad Operativa (o máxima autoridad de área de soporte administrativo),  Jefe de la PMO Empresarial  Jefe de Planificación *Su asistencia es obligatoria e indelegable. **Optativamente se incluirá a personal de otras dependencias. Subgerente de Proyectos de las Unidades de negocio  Subgerente de proyectos (o máxima autoridad de área de soporte administrativo),  Jefe PMO,  Jefe Planificación Gerente General de EP Petroecuador Gerentes de las Unidades de Negocio

Los roles y cargos detallados son de exclusiva responsabilidad y no son delegables.

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5. Etapas del proceso

Mejores Practicas

Metodologías

PCA.08.01 Gestionar la PMO

Metodología / Programas PLA.01 Planificación Estratégica

Reportes de programas y portafolios

Máximas de Autoridades EPP

Reporte de cumplimiento de la metodología

Autoridad de Las Unidades de Negocio

Plan Estratégico

Gerente General Ante proyecto (A)

Proyecto (I/G) Result ados de la ev aluación ex post del proyecto

PCA.08.02 Gestionar la idea del Proyecto

PCA.08.03 Gestionar la propuesta del Proyecto

PCA.08.04 Ejecución del Proyecto

Gerente de Unidad de Negocio

PMO

PCA.08.05 Evaluación del Proyecto

ABS.08 Gestión documental y archivo

Archivar Expediente original del proyecto

Contratar

ABS.08 FIN.05 Activos fijos

Inventariar Acta de entrega recepción

Especifica cion es técn ica s

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ABS.03 Gestionar la solicitud interna de compra

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5.1.

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Descripción del proceso “Gestionar la PMO”: Reglas: 5.1.1 La PMO Empresarial será el nexo entre las áreas de Planificación Estratégica y Gestión de proyectos en las áreas operativas de la EP PETROECUADOR. 5.1.2 La PMO Empresarial preparará y comunicará los resultados de la Gestión de programas, portafolios y proyectos de la Empresa al Gerente General y de ser el caso a los entes de control externo. 5.1.3 La PMO Empresarial será quien defina los programas y portafolios en base a la Planificación Estratégica de la Empresa. Para lo cual se efectuarán talleres con las Unidades de Negocio, Operativas de Soporte Gerencial y Administrativas de la EP PETROECUADOR.

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PROCESO: Dirección de proyectos

¿Se requiere Implementar nueva metodología?

1. Evaluar la actual metodología

Metodología Entidades Mejores Especializadas prácticas

No

No

PCA.08.02 Gestionar la idea del Proyecto

Si

Si 2. Diseñar nueva metodología

3. Mejorar y/o actualizar la metodología y herramientas

PLA.01 Planificación Estratégica

Programas Plan Estratégico

6. Diseñar Programas y portafolios

Metodología actualizada

5. Evaluar el cumplimiento de la metodología

4. Entrenar en las metodología y herramientas

Gestor PMO

PCA.08.01 Gestionar la PMO

¿Se requiere mejorar la metodología?

Reporte de cumplimiento de la metodología

7. Socializar programas y portafolios.

8. Evaluar y monitorear periódicamente los programas y portafolios

Reportes de programas y portafolios

9. Reportar el estado de los programas y portafolios a las Autoridades

Lecciones aprendidas

Expedientes historicos

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Máximas de Autoridades EPP PCA.08.05 Evaluación del Proyecto

Programas y portafolios

10. Administrar el repositorio digital de proyectos

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Autoridad de Las Unidades de Negocio

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PCA.08.02 Gestionar la idea del Proyecto

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Código: PCA.08 Fecha del versionamiento: 11/01/2018 Versión: 06

Información adicional: Esta tabla amplía el detalle de las actividades del flujo de proceso. Código Descripción METODOLOGÍA Evaluar la actual metodología: 1 Evaluar la eficiencia de la metodología para dar solución a problemas y evitar trámites innecesarios. ¿Se requiere implementar nueva metodología? SI: Ir a tarea 2. NO: Continuar con la Pregunta ¿Se requiere mejorar la metodología? Diseñar nueva metodología: 2 Elaborar la metodología para la gestión de proyectos que no disponga EPP. Luego, Ir a tarea 4 ¿Se requiere mejorar la metodología? SI: Ir a tarea 3 NO: Ir a tarea 5 Mejorar y/o actualizar la metodología y herramientas: 3 Efectuar ciclos de mejora de la metodología en base al análisis de eficiencia de los procesos y procedimientos levantados. Entrenar en las metodologías y herramientas: Entrenar al personal definido como Formador de Formadores principalmente, y a todo el personal de proyectos en 4 el uso de metodologías y herramientas. El personal entrenado como Formador será el soporte principal de la Unidad de Negocio. Evaluar el cumplimiento de la metodología: Para la fase de anteproyecto el cumplimiento de la metodología se revisará dentro de las actividades de priorización de requerimientos y priorización de las iniciativas; su resultado se enviará a las autoridades de las 5 Unidades de Negocios. Para la fase proyecto, la revisión se efectuará en las reuniones de avance de portafolios y programas, con las Subgerencias de Proyectos. La Metodología Actualizada sirve como input para ejecutar el proceso PCA.08.02 Gestionar la idea del Proyecto PROGRAMAS Y PORTAFOLIOS Definir programas y portafolios: Con base en el Plan Estratégico, la PMO y las Unidades de Negocio definirán programas y portafolios. Las unidades operativas (Subgerentes de proyectos y operaciones o máxima autoridad de la Unidad) conjuntamente 6 con la PMO realizarán el análisis del plan estratégico y definirán los proyectos estratégicos y su viabilidad. Efectuará la priorización, balanceo de portafolio y análisis de escenarios de las iniciativas de proyectos empresariales para presentación al Gerente General.

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Rol Gestor PMO Gestor PMO

Gestor PMO

Gestor PMO Gestor PMO

Gestor PMO

Gestor PMO

Gestor PMO

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Código: PCA.08 Fecha del versionamiento: 11/01/2018 Versión: 06

Información adicional: Esta tabla amplía el detalle de las actividades del flujo de proceso. Código Descripción Socializar programas y portafolios: 7 Socialización de los portafolios, programas y proyectos con las autoridades y las Subgerencias de proyectos u otras unidades donde existan proyectos. Evaluar y monitorear trimestralmente los programas y portafolios: 8 Evaluar el grado de cumplimiento de los beneficios definidos en el programa, y recomendar cambios que permitan alcanzar los beneficios. Reportar el estado de los programas y portafolios a las Autoridades: En base a la evaluación efectuada a los programas la PMO reportará el estado de los programas y portafolios a 9 las Autoridades, determinando si se requiere modificar el alcance del mismo, teniendo como referente el cumplimiento de la meta del objetivo estratégico. Estos reportes sirven como input para la ejecución del proceso PCA.08.05 Evaluación del Proyecto Administrar el repositorio digital de proyectos: Administrar el repositorio de información que permita obtener información histórica de los proyectos manejados en 10 la EP Petroecuador. Las lecciones aprendidas y el expediente histórico son input para el proceso PCA.08.02 Gestionar la idea del Proyecto.

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Rol Gestor PMO

Gestor PMO

Gestor PMO

Gestor PMO

Código: PCA.08 Fecha del versionamiento: 11/01/2018 Versión: 06

PROCESO: Dirección de proyectos

5.2 Descripción del proceso “Gestionar la idea del proyecto”: Reglas: 5.2.1 El Subgerente de proyectos de las Unidades Operativas o máxima autoridad de las unidades de Soporte Administrativo, nombrará como director de anteproyecto a un funcionario de su área, a partir de la Solicitud de Requerimiento, el mismo que podrá ser ratificado como Director de Proyecto en el Acta de Constitución para la gestión de las fases posteriores. 5.2.2 El Comité de Priorización de Requerimientos deberá priorizar las iniciativas de inversión en función del presupuesto asignado para estudios, personal para gestionar los estudios y urgencia de atención del requerimiento. Se reunirá ordinariamente de manera trimestral o excepcionalmente cuando se lo requiera, a fin de evaluar y definir qué iniciativas deben continuar con los estudios y su orden de atención. El comité de priorización comunicará el resultado del análisis al Gerente de la unidad de negocio, quien comunicará a los requirentes de la iniciativa el resultado y mecanismo de ejecución. 5.2.3 Las iniciativas de inversión resultantes del Plan Estratégico Empresarial no estarán sujetas al análisis del Comité de Priorización de Requerimientos. 5.2.4 Cuando el requerimiento sea disposición gubernamental, el sustento debe ser un documento oficial externo (decreto ejecutivo, acuerdo ministerial, entre otros). 5.2.5 El coordinador de proyectos analizará cada uno de los requerimientos presentados por la autoridad del área usuaria y determinará si se debe unificar con otros requerimientos o tratarlos de manera independiente. 5.2.6 Para el perfil de proyecto se deberá definir obligatoriamente dos o más alternativas de iniciativas de inversión, si el contratista propone otra alternativa, ésta también deberá ser analizada bajo el mismo flujo. 5.2.7 Para la determinación de las clases de costo de los presupuestos, se tomará como base la “Guía de estimación de costos” de la Asociación Americana de Ingeniería de Costos(AACE, clase de costo mayormente aceptada a nivel mundial); por lo que se definirá la estimación del costo en base al siguiente cuadro: Clase de costo

Clase V Clase IV Clase III Clase II Clase I

Fase de metodología

Perfil Pre factibilidad Factibilidad (60% de Ing. Básica Terminada) Factibilidad (100% de Ing. Básica Terminada) Ingeniería de Detalle

% de definición del proyecto

Rango de precisión esperado de los costos

0% a 2% 1% a 15% 10% a 40% 30% a 70% 70% a 100%

-50% a +100% -30% a +50% -20% a +30% -15% a +20% -10% a +15%

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PROCESO: Dirección de proyectos

5.2.8 En la elaboración del Plan de Gestión de Costos para la fase de preinversión o inversión, según corresponda, se deberá considerar lo siguiente:  Los documentos de soporte para establecer los precios unitarios, deberán ser legalizados con fechas, nombres y firmas de elaboración, revisión y aprobación, fuente de donde se obtuvo la misma y fechas de actualización, así como, deberá contar con la documentación que respalde la estimación de los recursos de personal, materiales y equipos y herramientas que fueron establecidos en los rubros de cada APU, así como el tiempo de ejecución (rendimiento) estimado para cada concepto; el mismo que se pondrá en conocimiento y revisión de los niveles de autoridad correspondientes para su aprobación y posterior cumplimiento. (Informe DASE-0048-2017 recomendación 2)  Las cotizaciones requeridas a empresas para provisión de bienes y/o prestación de servicios, deberá existir evidencia documental de la trazabilidad de dicho requerimiento y recepción de las mismas, así también deberá obtener cotizaciones de los servicios completos a ser requeridos. (Informe DASE-0048-2017 recomendación 10)  Para la elaboración de los presupuestos referenciales se debe realizar un levantamiento de información respecto a las empresas que proveen materiales y servicios en calidad de subcontratistas y evaluarán los precios con los cuales se están realizando dichos trabajos, lo que permitirá contar con precios referenciales reales y con mayores beneficios institucionales. (Informe DASE-0048-2017 recomendación 11) 5.2.9 La solicitud y asignación de fondos de los proyectos deben usar las siguientes cuentas: Fase de Ante proyecto  Cuentas de costos y gastos; Fase de Proyecto  Cuenta de inversión

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Autoridad de Proyectos

Metodología actualizada

PCA.08.01 Gestionar la PMO

1. Recibir el requerimiento

Aplica como iniciativa de inversión?

NO

19. Devolver a la unidad requirente con justificación

Justificación de devolución

Programas y portafolios SI

Lecciones aprendidas

A

13. Revisar y dar observaciones

Aprueba TDRS?

SI

14. Solicitar fondos para los estudios

15. Solicitar la contratación

ABS.03 Gestionar la solicitud interna de compra

NO Expedientes historicos

2. Nombrar el Director del Proyecto

Promotor de la idea (EPP)

B

Contrato suscrito

Reque rimi entos

16. Revisar, controlar y/ o elaborar la prefactibilidad

Gobierno Central MINISTERIOS

Director de Anteproyecto/ Proyecto

3. Analizar a alto nivel la iniciativa

10. Crear el anteproyecto a nivel de Hitos (Primavera)

4. Elaborar Matriz de Interesado

Se necesita contratar estudios de prefactibilda d?

Aprueba la prefactibilidad ?

SI

17. Suscribir acta de aprobación de prefactibilidad

Pre factibilidad,

PCA.08.03 Gestionar la propuesta del Proyecto

NO

SI 5. Desarrollar el perfil del Ante proyecto

9. Elaborar el plan de dirección del anteproyecto

6. Analizar el perfil del Anteproyecto

Coordinador de Proyectos

PCA.08.02 Gestionar la Idea del Proyecto

SIC

Promotor de la idea (EPP)

Se aprueba el perfil?

11. Elaborar Tdrs

12. Validar TDRS y solitar aprobación

SI

NO

NO

B

NO

C

A

18. Archivar el perfil del proyecto

SI

Comité de Priorización de requerimientos

7. Remitir al Comité de priorización de requerimientos

8. Evaluar los requerimientos

C

¿La solución aporta al plan Estratégico de la Empresa o es disposición Gubernament al?

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Expediente

Archivo Lecciones aprendidas

PROCESO: Dirección de proyectos

Código: PCA.08 Fecha del versionamiento: 11/01/2018 Versión: 06

Información adicional: Esta tabla amplía el detalle de las actividades del flujo de proceso. Código Descripción Recibir el Requerimiento: 1 Recepción de los requerimientos, en formato PCA.08.02.FO.01 Formato de Requerimiento, vía memorando. El Subgerente de proyectos deberá evaluar la pertinencia de gestionar los requerimientos a través del proceso de proyectos de inversión o direccionarlos a las unidades competentes (gasto). Únicamente los requerimientos que se consideraría futura inversión, continuará con este proceso. Reasignar los requerimientos para que se efectúe el análisis de alto nivel.

2 3

4 5

6

7

8

¿Aplica como iniciativa de inversión?: Si: ir a la actividad 2. NO: ir a la actividad 19. Nombrar al Director de Anteproyecto: Mediante memorando con copia al Jefe de Planificación de Proyectos de la Unidad de Negocio. Analizar a alto nivel la iniciativa: Análisis a nivel macro con información secundaria sin considerar detalles. Se puede utilizar datos análogos o paramétricos. Para lo cual se debe usar el formato (PCA.08.02.FO.02 Formato Análisis de alto nivel) Elaborar la matriz de interesados: Elaborar la matriz de interesados (parte del plan de comunicaciones PCA.08.02.FO.08) Desarrollar el Perfil del Anteproyecto: Identificación del problema y oportunidad, además de las posibles alternativas de solución (PCA.08.02.FO.03 Formato Perfil de proyecto) Analizar el Perfil del Anteproyecto: Análisis de la información del perfil, sus alternativas de solución y aporte al plan estratégico. ¿Se aprueba el perfil? Si: Ir a la tarea 7 No: Ir a la tarea 18 Remitir al Comité de priorización de requerimientos: Remitir el perfil aprobado con la información de soporte al Comité de priorización de requerimientos para su análisis. Evaluar los requerimientos: Analizar y evaluar los requerimientos ¿La solución aporta al plan Estratégico de la Empresa o es disposición Gubernamental?: Si: Ir a la tarea 9.

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Rol

Autoridad de proyectos

Autoridad de proyectos Director de Anteproyecto/Proyecto Director de Anteproyecto/Proyecto Director de Anteproyecto/Proyecto Coordinador de Proyectos

Coordinador de proyectos Comité de priorización de requerimientos

PROCESO: Dirección de proyectos

Código: PCA.08 Fecha del versionamiento: 11/01/2018 Versión: 06

Información adicional: Esta tabla amplía el detalle de las actividades del flujo de proceso. Código Descripción No: Ir a la tarea 18. 9

10

11 12

13

14 15

Rol

Elaborar el plan de dirección del anteproyecto: Para la elaboración se debe tener en cuenta los siguientes documentos: PCA.08.02.DR.03 Guía Plan dirección proyectos PCA.08.02.FO.06 Formato Matriz de trazabilidad PCA.08.02.FO.05 Formato Plan de dirección del proyecto PCA.08.02.FO.07 Formato Alcance diccionario EDT PCA.08.02.FO.08 Formato Plan de comunicaciones PCA.08.02.DR.04 Guía Alcance - primavera manejo de la EDT PCA.08.02.DR.05 Guía Tiempo - primavera planificación de plazos y avance PCA.08.02.DR.06 Guía Tiempo - primavera control de plazos y tiempo PCA.08.02.DR.07 Guía Tiempo - primavera planificación y control de costos PCA.08.02.DR.08 Guía Tiempo - primavera Planificación y control de recursos PCA.08.02.DR.09 Guía Tiempo - primavera Manejo de líneas bases Crear el anteproyecto a nivel de hitos (primavera): Se ingresara en la herramienta Primavera P6 todo el ciclo de la iniciativa, únicamente a nivel de hitos. ¿Se necesita contratar los estudios de prefactibilidad? Si: Ir a la tarea 11 No: Ir a la tarea 16 Elaborar los Términos de referencia (TDRs): Elaborar los términos de referencia para el concurso de estudios de prefactibilidad. Validar TDR y solicitar aprobación: Revisar, validar TDR y solicitar aprobación a la Autoridad de Proyecto Revisar y dar observaciones: Verificar que se de cumplimiento a la normativa vigente ¿Se aprueba TDR? Si: Ir a la tarea 14 No: Regresar a la tarea 11 Solicitar fondos para los estudios: Solicitar la asignación presupuestaria para contratación de los estudios. Solicitar la contratación: Solicitar al área de Logística y Abastecimientos, la contratación de los estudios, con la elaboración de la SIC respectiva. (ABS.03 Gestionar la solicitud interna de compra)

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Director de Anteproyecto/Proyecto

Director de Anteproyecto/Proyecto

Director de Anteproyecto/Proyecto Coordinador de proyectos Autoridad de Proyecto

Autoridad de Proyecto Autoridad de proyectos

PROCESO: Dirección de proyectos

Código: PCA.08 Fecha del versionamiento: 11/01/2018 Versión: 06

Información adicional: Esta tabla amplía el detalle de las actividades del flujo de proceso. Código Descripción Revisar, controlar y/o elaborar la prefactibilidad: 16 Elaborar los estudios de prefactibilidad (que incluye la ingeniería conceptual) acorde a las guías definidas para el efecto. Seleccionando los puntos que sean de interés, dependiendo de cada proyecto y, que permitan tener información para la toma de decisiones, en todos los campos.(Ver PCA.08.02.DR.01 Guía - Ingeniería Conceptual y PCA.08.02.DR.02 Guía Prefactibilidad). ¿Se aprueba la prefactibilidad? Si: Ir a la tarea 17 No: Ir a la tarea 18 Suscribir acta de aprobación de prefactibilidad: 17 El Director del anteproyecto con la Autoridad de Proyectos firman el acta de aprobación. Con el Acta de aprobación de Prefactibilidad se continúa con el proceso PCA.08.03 Gestionar la propuesta del Proyecto. Archivar el perfil del Proyecto: 18 Elaborar el formato PCA.08.04.FO.03 lecciones aprendidas y archivar Devolver a la unidad requirente con justificación: 19

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Rol Director de Anteproyecto/Proyecto

Director de Anteproyecto y Autoridad de proyectos Director de Anteproyecto/Proyecto Autoridad de Proyectos

PROCESO: Dirección de proyectos

Código: PCA.08 Fecha del versionamiento: 11/01/2018 Versión: 06

5.3 Descripción del proceso “Gestionar la propuesta del proyecto”:

Reglas: 5.3.1 Únicamente se priorizará las iniciativas que cuenten con todos los estudios de prefactibilidad, factibilidad e ingeniería de detalle. No se priorizará las iniciativas que no cuente con alguno de estos estudios. 5.3.2 Las Gerencias de las unidades operativas y Subgerencias de proyectos se abstendrán de priorizar y remitir a las instancias superiores, iniciativas que no cuenten con todos los estudios antes indicados y terminados. Esto, dando cumplimiento a la NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LAS ENTIDADES, ORGANISMOS DEL SECTOR PUBLICO Y PERSONAS JURIDICAS DE DERECHO PRIVADO QUE DISPONGAN DE RECURSOS PUBLICOS de la Contraloría General del Estado. 5.3.3 Se deberá priorizar de acuerdo a los objetivos estratégicos de la Empresa, políticas gubernamentales, factores sociales, económicos y demás factores, de acuerdo a la matriz de priorización. 5.3.4 El proceso de priorización, deberá considerar la disponibilidad de recursos humanos para fiscalización, administración y dirección de los proyectos, con el objetivo que exista una eficiente ejecución de los mismos. 5.3.5 Se deberá priorizar los proyectos con el fin de optimizar las operaciones de la Empresa con responsabilidad Social y Ambiental. 5.3.6 Con los proyectos priorizados se elaborará el Plan Anual de Inversiones PAI. 5.3.7 Cuando la Subgerencia de Planificación y Control de Gestión remita a la Gerencia General el PAI y plurianual de EP Petroecuador, ésta Subgerencia coordinará y gestionará con la Gerencia General y máximas autoridades de las unidades de negocio y Subgerente de Finanzas, la reunión o reuniones necesarias de trabajo para la revisión de los escenarios del PAI.

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Código: PCA.08 Fecha del versionamiento: 11/01/2018 Versión: 06

Coordinador de Proyectos

PROCESO: Dirección de proyectos

3. Validar TDR y solicitar aprobación

Autoridad de proyectos

NO

PCA.08.03 Gestionar la propuesta del Proyecto

1 Analizar la necesidad de contratación de estudios de factibilidad Pre factibilidad e ingeniería de detalle

¿Se necesita contratar los estudios de factibilidad e Ingeniería de detalle?

4. Revisar y dar observaciones

¿Se aprueba TDR?

SI

5. Solicitar fondos para los estudios

13. Priorizar todas las iniciativas

6. Solicitar la contratación

14. Revisar la priorización de las iniciativas del portafolio de proyectos

NO

A

¿Se aprueba la factibilidad?

Director de Anteproyecto/ Proyecto

PCA.08.03 Gestionar la propuesta del proyecto

NO 2. Elaborar los Términos de referencia

SI

A

7. Revisar, controlar y/o elaborar factibilidad

SI

8. Suscribir acta de aprobación de factibilidad

9. Revisar, controlar y/ o elaborar ingeniería de detalle

10. Suscribir acta de aprobación de la Ingeniería de Detalle 19. Archivo y lecciones aprendidas

11. Iniciar trámites de permisos y licencias

Resolución De aprobación del Directorio

Lecciones aprendidas

12. Elaborar el Acta de constitución (preliminar)

Gestor PMO

15. Recibir portafolios por Gerencia

SI

16. Priorizar los proyectos a nivel corporativo

Máxima Autoridad de EPPEC, Gestor PMO y Autoridades de las Unidades de negocio

17. Elaborar el Plan Anual de Inversiones PAI

18. Revisión del Plan Anual de Inversiones PAI NO

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¿Directorio aprueba el PAI?

PCA.08.04 Ejecución del Proyecto

PROCESO: Dirección de proyectos

Código: PCA.08 Fecha del versionamiento: 11/01/2018 Versión: 06

Información adicional: Esta tabla amplía el detalle de las actividades del flujo de proceso. Código Descripción Analizar la necesidad de contratación de estudios de factibilidad e ingeniería de detalle: 1 Análisis de los recursos existentes. ¿Se necesita contratar los estudios de factibilidad e Ingeniería de detalle? Si: Ir a la tarea 2 No: Ir a la tarea 7 Elaborar los Términos de referencia: 2 Elaborar los términos de referencia para el concurso de estudios. Validar TDR y solicitar aprobación: 3 Revisar y validar TDR y solicitar aprobación a la Autoridad de Proyecto Revisar y dar observaciones: 4 Verificar que se de cumplimiento a la normativa vigente ¿Se aprueba TDR? Si: Ir a la tarea 5 No: Regresar a la tarea 2 Solicitar fondos para los estudios: 5 Solicitar la asignación presupuestaria para contratación de los estudios. Solicitar la contratación: 6 Solicitar al área de Logística y Abastecimientos, la contratación de los estudios, con la elaboración de la SIC respectiva. (ABS.03 Gestionar la solicitud interna de compra) Revisar, controlar y/o elaborar factibilidad: Elaborar la factibilidad (incluye ingeniería básica) acorde a las guías definidas para el efecto. Seleccionando los puntos que sean de interés, dependiendo de cada proyecto y, que permitan tener 7 información para toma de decisiones, en todos los campos (PCA.08.03.DR.01 Guía Ingeniería Básica, PCA.08.03.DR.02 Guía Factibilidad)

8

9

¿Se aprueba la factibilidad? Si: Ejecutar paralelamente las tareas 8. No: Ir a la tarea 19. Suscribir acta de aprobación de factibilidad: El Director del anteproyecto con la Autoridad de Proyectos firman el acta de aprobación, luego de lo cual se continúa con el proceso de ingeniería de detalle. Revisar, controlar y/o elaborar ingeniería de detalle: En base a la guía definida para el efecto, se debe elaborar la ingeniería de detalle (PCA.08.03.DR.03 Guía Ingeniería Detalle). “Este documento es de propiedad exclusiva de EP Petroecuador. Se prohíbe su uso no autorizado.” PLANIFICACIÓN Y CONTROL EMPRESARIAL -

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Rol Autoridad de proyectos

Director de Anteproyecto/ Proyecto Coordinador de proyectos Autoridad de Proyecto

Autoridad de Proyecto Autoridad de proyectos

Director de Anteproyecto/ Proyecto

Director de Anteproyecto/ Proyecto y Autoridad de proyectos Director de Anteproyecto/ Proyecto

Código: PCA.08 Fecha del versionamiento: 11/01/2018 Versión: 06

PROCESO: Dirección de proyectos

Información adicional: Esta tabla amplía el detalle de las actividades del flujo de proceso. Código Descripción Suscribir acta de aprobación de la ingeniería de detalle: 10 El Director del anteproyecto con la Autoridad de Proyectos firman el acta de aprobación. 11

12

13

14 15 16 17

18

19

Iniciar trámites de permisos y licencias: Iniciar la obtención de permisos y licencias determinadas en los estudios ante entes internos y/o externos. Elaborar el Acta de constitución (preliminar): Con base en los estudios de factibilidad e información de la ingeniería de detalle, llenar el formato de Acta de Constitución Preliminar (PCA.08.03.FO.01 Formato Acta de Constitución). Priorizar todas las iniciativas: Priorizar todas las iniciativas de proyectos que hayan cumplido la normativa, en base al formato de priorización (PCA.08.03.FO.02 Formato Priorización de iniciativas). Revisar la priorización de las iniciativas del portafolio de proyectos: Analizar la priorización de las iniciativas del portafolio de proyectos con la máxima autoridad de la unidad de negocio y enviar a la PMO empresarial. Recibir portafolios por Gerencia: Recopilar la información de cada uno de los portafolios de proyectos priorizados de cada Unidad de Negocio Priorizar los proyectos a nivel corporativo: Priorizar los proyectos acorde al formato de priorización. Elaborar el Plan Anual de Inversiones PAI: Elaborar el PAI que contiene los portafolios, programas y proyectos de inversión para aprobación del Directorio. Revisión del Plan Anual de Inversiones PAI: Revisión del PAI que contiene los portafolios, programas y proyectos de inversión para aprobación del Directorio en reunión con Gerente General, Gerentes de unidades de Negocio y PMO. ¿Directorio aprueba el PAI? Si: Ir a la actividad 19. No: Regresar a la tarea 17. Archivo y lecciones aprendidas: Elaborar el formato de PCA.08.04.FO.03 lecciones aprendidas y archivar Resolución de Directorio e ir al proceso PCA.08.04 “Ejecución del proyecto”, en el caso de que se haya aprobado, caso contrario archivar el formato PCA.08.04.FO.03 lecciones aprendidas únicamente.

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Rol Director de Anteproyecto/ Proyecto y Autoridad de proyectos Director de Anteproyecto/ Proyecto Director de Anteproyecto/ Proyecto

Autoridad de proyectos

Autoridad de proyectos Gestor PMO Gestor PMO Gestor PMO Máxima Autoridad de EPPEC, Gestor PMO y Autoridades de las Unidades de negocio

Director de Anteproyecto/ Proyecto

Código: PCA.08 Fecha del versionamiento: 11/01/2018 Versión: 06

PROCESO: Dirección de proyectos

Gerente General

Resolución de programas y portafolio de proyectos aprobados

PLA.03.03 Gestionar la propuesta del proyecto

1. Recibir la Resolución de programas y portafolio de proyectos aprobados

2. Remitir PAI aprobado a las Unidades de Negocio

3. Suscribir Acta de Constitución del Proyecto

4. Notificar al Director del Proyecto de su designación

5. Actualizar el Plan de Dirección de proyecto

¿Se requiere contratar la ejecución del proyecto?

Si

6. Preparar la documentación necesaria para inicio de gestionar la contratación

Especifica cion es técn ica s

ABS.03 Gestionar la solicitud interna de compra

No

Director de Anteproyecto/Proyecto

PCA.08.04 Gestionar la ejecución del proyecto

Resolución de aprobación del Directorio

Lecciones aprendidas

Autoridad de Unidad de Negocio

Gestor PMO

5.4 Descripción del proceso: “Gestionar la ejecución del proyecto”:

7. Gestionar Recursos

Contrato Suscrito PLA.08.05 Evaluación del Proyecto

8. Lanzamiento del Proyecto (kick off meeting)

ABS.10 Administración, Fiscalización de Obras y Supervisión de Bienes y Servicios incluido Consultarías contratados por EP PETROECUADOR

9. Actualizar los resultados el avance físico, financiero y del plan de dirección del proyecto (Primavera)

Informe de Fiscalización

10. Analizar las desviaciones respecto al plan de dirección del proyecto

Contrato modificatorio o complementario

Acta de cierre

15. Suscribir el Acta de cierre del proyecto No

14. Elaborar y enviar el Acta de cierre del proyecto

¿Se requiere cambios en el proyecto?

No

¿Finalizó todos los contratos del proyecto?

Si

Si

11. Gestionar el control integrado de cambios del proyecto

12. Entregar y transferir el producto del proyecto

Documentación original del proyecto

ABS.08 Gestión documental y archivo

13. Elaborar y archivar las Lecciones aprendidas

ABS.08 FIN.05 Activos fijos

Acta de Entrega

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PROCESO: Dirección de proyectos

Código: PCA.08 Fecha del versionamiento: 11/01/2018 Versión: 06

Información adicional: Esta tabla amplía el detalle de las actividades del flujo de proceso. Código Descripción Recibir la resolución de aprobación de programas y portafolios de proyectos aprobados: 1 Recibir la resolución de aprobación del Directorio del Plan Anual de Inversiones. Remitir PAI aprobado a las Unidades de Negocio: 2 Enviar la resolución de aprobación del Plan Anual de Inversiones a las Subgerencias de proyectos de las unidades operativas o Gerencia de Unidades de Negocio. Crear proyecto en EBS y GPR. Suscribir Acta de Constitución del Proyecto: 3 Suscripción del acta de Constitución del Proyecto Notificar al Director de proyecto de su designación: 4 Notificar mediante memorando al Director de proyecto de su designación, obligaciones y responsabilidades. Actualizar el Plan de dirección de Proyecto: 5 Con base en los estudios de factibilidad y diseños detallados actualizar todos los planes subsidiarios del plan de dirección del proyecto: PCA.08.02.DR.03 Guía Plan dirección proyecto PCA.08.02.FO.06 Formato Matriz de trazabilidad PCA.08.02.FO.05 Formato Plan de dirección del proyecto PCA.08.02.FO.07 Formato Alcance diccionario EDT PCA.08.02.FO.08 Formato Plan de comunicaciones PCA.08.02.DR.04 Guía Alcance - primavera manejo de la EDT PCA.08.02.DR.05 Guía Tiempo - primavera planificación de plazos y avance PCA.08.02.DR.06 Guía Tiempo - primavera control de plazos y tiempo PCA.08.02.DR.07 Guía Tiempo - primavera planificación y control de costos PCA.08.02.DR.08 Guía Tiempo - primavera Planificación y control de recursos PCA.08.02.DR.09 Guía Tiempo - primavera Manejo de líneas bases ¿Se requiere contratar la ejecución del proyecto? Si: Ir a la tarea 6. No: Ir a la tarea 7. Preparar la documentación necesaria para inicio del proceso gestionar la contratación: 6 Preparar documentación precontractual. Luego ir a Proceso ABS.08 “Gestionar la Solicitud Interna de Compra” con el Contrato Suscrito continuar con actividad 8. Gestionar recursos: 7 Dado que el proyecto se ejecutará por administración propia, debe gestionar los recursos materiales, humanos y otros que se hayan definido en el Plan de dirección del proyecto. Lanzamiento del proyecto (kickoff meeting): 8 Asegurar que los involucrados claves comparten una única visión de lo que será el proyecto, y están enterados de

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Rol Gestor PMO Gestor PMO Autoridad de Unidad de negocio Autoridad de la Unidad de negocio

Director de Anteproyecto/Proyecto

Autoridad de proyectos Director de Anteproyecto/Proyecto Director de Anteproyecto/Proyecto Director de Anteproyecto/Proyecto

PROCESO: Dirección de proyectos

Código: PCA.08 Fecha del versionamiento: 11/01/2018 Versión: 06

Información adicional: Esta tabla amplía el detalle de las actividades del flujo de proceso. Código Descripción aspectos fundamentales de su planeación. Efectuar la reunión con cada contratista si el proyecto es de varios contratos (PCA.08.04.DR.01 Guía kickoff Meeting (Ver PCA.08.04.FO.04 Formato Acta kickoff meeting). Actualizar los resultados del avance físico, financiero y del plan de dirección de proyecto: 9 Con base en el informe de fiscalización (Generado en el proceso ABS.10 Administración, fiscalización de obras y supervisión de bienes y servicios incluido consultarías contratados por EP PETROECUADOR), el Director del proyecto debe actualizar la información en Primavera P6, determinar el estado proyecto, recibir las planillas en el EBS y actualizar la herramienta GPR. (PCA.08.02.FO.09 Formato Informe de Dirección de Proyecto). Para el caso de proyectos de unidades operativas que no cuenten con Subgerencia de proyectos, el informe mensual de dirección de proyectos se debe enviar al Jefe de la PMO. Analizar las desviaciones respecto al plan de dirección del proyecto: 10 Determinar las desviaciones que existen de lo ejecutado respecto a cada uno de los planes subsidiarios y verificar que todos los contratos cuenten con acta entrega recepción definitiva ¿Se requiere cambios en el proyecto?: Si: Ir a la tarea 11. No: Continuar con la siguiente decisión ¿Finalizó todos los contratos del proyecto? ¿Finalizó todos los contratos del proyecto? Si: Ir a la tarea 12. No: regresar a la tarea 9. Gestionar el control integrado de cambios del proyecto: 11 Gestionar todas las solicitudes de cambio de los entregables, procesos, documentos de ante proyecto o proyecto y plan de dirección de proyecto. De aprobarse el cambio elaborar el nuevo plan de dirección de proyecto obligatoriamente, y contrato de ser el caso (Ver procedimiento PCA.08.02.PR.01 Control integrado de cambios). Para el caso de proyectos de unidades que no cuenten con Subgerencias de Proyectos el Jefe de la PMO encabezará el comité de control integrado de cambios. Entregar y transferir el proyecto: 12 Con las actas de entrega recepción provisional y definitiva de los contratos, documento de transferencia, control y custodia de productos (contratos), entregar con memorando al usuario el proyecto finalizado, de igual manera notificar al área de Activos Fijos. Elaborar y archivar las lecciones aprendidas: 13 Una vez que el proyecto termine, registrar en el formato PCA.08.04.FO.03 lecciones aprendidas aspectos relevantes que deben ser considerados para mejorar futuros proyectos (PCA.08.04.FO.03 Formato Registro de lección aprendida). Elaborar y enviar el acta de cierre del proyecto: 14 Elaborar el acta en base a los formatos definidos para el efecto (PCA.08.04.FO.01 Formato Acta de cierre del

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Rol

Director de Anteproyecto/Proyecto

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Director de Anteproyecto/Proyecto

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PROCESO: Dirección de proyectos

Código: PCA.08 Fecha del versionamiento: 11/01/2018 Versión: 06

Información adicional: Esta tabla amplía el detalle de las actividades del flujo de proceso. Código Descripción proyecto). Suscribir el acta de cierre del proyecto: 15 Revisar el acta y suscribirlos. Enviar documentación a: Área usuaria Gestión documental y archivo, proceso ABS.08 “Gestión documental y archivo” El “Acta de Cierre”, será el input para la ejecución del proceso PCA.08.05 “Evaluación del proyecto”

“Este documento es de propiedad exclusiva de EP Petroecuador. Se prohíbe su uso no autorizado.” PLANIFICACIÓN Y CONTROL EMPRESARIAL PCA.10.FO.03 (V03) Acta de aprobación N° 00149 2015/10/05

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Rol

Director de Anteproyecto/Proyecto

PROCESO: Dirección de proyectos

Código: PCA.08 Fecha del versionamiento: 11/01/2018 Versión: 06

PCA.08.04 Ejecución del Proyecto

informe final y Acta de cierre del proyecto

1. Programar evaluaciones ex post de los proyecto y programas

Gestor de Evaluación ex post de Proyecto

2. Solicitar la conformación del comité evaluador

3. Designar el comité evaluador de proyectos ex post

Gerente de Unidad de Negocio

6. Enviar el informe ex post del proyecto

4. Ejecutar la evaluación ex post del proyecto in situ

Comité evaluador ex post

PCA.08.05 Evaluación del proyecto

Autoridad de Proyectos

5.5 Descripción del proceso “Evaluar el producto del proyecto”:

Gerente General

Informe de Evaluación expost

PLA.01 Planificación estratégica

5. Realizar el acta de la evaluación ex post del proyecto

PMO

Subgerente de proyectos de la Unidad de Negocio

“Este documento es de propiedad exclusiva de EP Petroecuador. Se prohíbe su uso no autorizado.” PLANIFICACIÓN Y CONTROL EMPRESARIAL PCA.10.FO.03 (V03) Acta de aprobación N° 00149 2015/10/05

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PROCESO: Dirección de proyectos

Código: PCA.08 Fecha del versionamiento: 11/01/2018 Versión: 06

Información adicional: Esta tabla amplía el detalle de las actividades del flujo de proceso. Código Descripción Programar las evaluaciones ex post de los proyectos y programas: 1 Cuando el producto del proyecto o programa ya evidencie resultados visibles y medibles, programar la evaluación ex post. Solicitar la conformación del comité evaluador: 2. El Subgerente de Proyectos solicitará a Control de Gestión la conformación de los funcionarios del comité evaluador expost. Designar el comité evaluador ex post: 3 Designar mediante memorando al Comité de evaluación ex post. Ejecutar la evaluación ex post del proyecto in situ: 4 Levantar información de fuentes primarias que permita identificar el cumplimiento de los parámetros definidos en el Acta de Constitución del Proyecto. Realizar el acta de la evaluación ex post: 5 En base a la información levantada, elaborar el acta que determine el cumplimiento o no de cada uno de los parámetros que constan en el Acta de Constitución del Proyecto y sus recomendaciones, analizar el estado de los programas y el grado de aporte al cumplimiento del plan estratégico, determinar si se ha cumplido el programa o si se requiere de otros proyectos para alcanzar las metas de los objetivos. Enviar el informe ex post del proyecto: 6 Una vez realizado el acta de la evaluación ex post, el Jefe de control de Gestión mediante memorando debe remitir los resultados de la evaluación ex post con sus recomendaciones a las unidades respectivas. 6

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“Este documento es de propiedad exclusiva de EP Petroecuador. Se prohíbe su uso no autorizado.” PLANIFICACIÓN Y CONTROL EMPRESARIAL PCA.10.FO.03 (V03) Acta de aprobación N° 00149 2015/10/05

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Rol Autoridad de proyectos

Autoridad de proyectos

Gestor de Evaluación ex post Comité evaluador ex post

Comité evaluador ex post

Gestor de evaluación ex post

PROCESO: Dirección de proyectos

CÓDIGO

PCA.08.02.DR.07 PCA.08.02.DR.08 PCA.08.02.DR.01 PCA.08.02.DR.02 PCA.08.02.DR.03 PCA.08.03.DR.01 PCA.08.03.DR.02 PCA.08.03.DR.03 PCA.08.04.DR.01 PCA.08.02.PR.01 PCA.08.02.FO.01 PCA.08.02.FO.02 PCA.08.02.FO.03 PCA.08.02.FO.05 PCA.08.02.FO.06 PCA.08.02.FO.07

Código: PCA.08 Fecha del versionamiento: 11/01/2018 Versión: 06

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“Este documento es de propiedad exclusiva de EP Petroecuador. Se prohíbe su uso no autorizado.” PLANIFICACIÓN Y CONTROL EMPRESARIAL PCA.10.FO.03 (V03) Acta de aprobación N° 00149 2015/10/05

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PROCESO: Dirección de proyectos

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PCA.08.02.FO.08 PCA.08.02.FO.09 PCA.08.02.FO.13 PCA.08.03.FO.01 PCA.08.03.FO.02 PCA.08.04.FO.01 PCA.08.04.FO.03 PCA.08.04.FO.04

Código: PCA.08 Fecha del versionamiento: 11/01/2018 Versión: 06

NOMBRE DEL DOCUMENTO Formato Plan de comunicaciones Formato Informe de Dirección de proyectos Formato Informe resumen Formato Acta de Constitución Formato Priorización de iniciativas Formato Acta de cierre del proyecto Formato Registro de lección aprendida Formato Acta Kickoff meeting

“Este documento es de propiedad exclusiva de EP Petroecuador. Se prohíbe su uso no autorizado.” PLANIFICACIÓN Y CONTROL EMPRESARIAL PCA.10.FO.03 (V03) Acta de aprobación N° 00149 2015/10/05

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