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• RubiiAguila

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¿CÓMO COMBINAR CORRESPONDENCIA? Esta herramienta de Word nos sirve para poder enviar la misma carta con datos personales de cada uno de los contactos a quien necesitemos mandar ese documento.

P

asos a seguir para crear combinación de correspondencia:

1. Abrir un documento en blanco en Microsoft Word. 2. Crear una tabla que contenga la lista de destinatarios, y desde luego, las especificaciones que deseamos que aparezcan en la carta. Por ejemplo:

3. Luego de haber creado la tabla, se debe guardar el archivo. Observación: la tabla también puede crearse en Microsoft Excell, Wordpad o cualquier otro procesador de su preferencia.

4. Después, se procede a abrir un nuevo documento en Microsoft Word. 5. Escoja la plantilla –Carta- de su preferencia, haciendo clic sobre la plantilla y luego en “Crear”. (Si no aparece directamente la plantilla de Carta, la puede buscar haciendo clic en la barra de búsqueda o “Buscar plantillas en Línea”, escribiendo la palabra “Carta” y pulsando “enter”. De ahí, automáticamente y si está conectado a internet, se le desplegará una lista de plantillas tipo Carta de diferentes diseños).

más

6. Una vez haya clicado en “Crear”, le aparecerá la plantilla que escogió. En este caso, será la siguiente:

Observación: La plantilla le dará el formato para crear la carta y usted podrá agregar los campos que desea utilizar, así como eliminar los que no necesitará.

7. Proceda a escribir el contenido o cuerpo de la carta. Deje espacios para colocar las especificaciones o campos de la carta.

Espacio para las especificaciones o campos

8. Ahora sí, combinemos correspondencia Cliquee la opción “Correspondencia”, ubicada en la cinta de opciones. Luego, haga click en la opción “Seleccionar destinatarios”. De ahí, le aparecerán tres opciones, usted elija la que más le conviene. Observación: si no tiene hecha una lista de destinatarios, cliquee en “Escribir una nueva lista…”; pero si realizó el primer paso de este tutorial y ya tiene hecha su lista, de click en “Usar lista existente…”

9. Si usted va a crear una nueva lista, deberá personalizar las columnas de la “Nueva Lista de direcciones”, de manera que sólo le queden los campos que va a utilizar. Usted puede “agregar” y “eliminar” campos. Al hacer click en le aparecerá la siguiente ventana, donde podrá realizar lo dicho anteriormente:

Campos

10. De igual manera, si cliquea en le aparecerá una ventana (como la que sigue) donde deberá abrir el archivo que contiene la “Lista de destinatarios”, creada exclusivamente para su carta.

11. Una vez usted abra su lista de destinatarios, podrá verificar si los campos están correctos dando click en la opción

12. Luego de “aceptar” su nueva lista de direcciones, proceda a insertar los “campos” en el(los) espacio(s) que dejó en el documento, cliqueando en la opción “Insertar campo combinado”, así:

13. Si quiere corroborar que lo hizo bien, cliquee en la opción

14. Y para finalizar la combinación de correspondencia, haga click en la opción “Finalizar y combinar”

15. Al hacer click en se abrirá una nueva ventana (como la que sigue), cliquee en “Todos” y luego en “aceptar”.

16. Luego, automáticamente, se abrirá un nuevo documento que contendrá una carta para cada compañero.

CARTA MODELO