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Curso GESTIÓN DE PERSONAL Código: 102012

Paso 3. Desarrollo de acciones para lograr un ambiente laboral de calidad para la agencia Diem Publé

Trabajo colaborativo Presentado por grupo No. Integrantes: Eduar Ricardo Vela Pinilla C.C.1110586450

Presentado a Tutor: Leydi Rocio Rodriguez

Universidad Nacional Abierta y a Distancia “UNAD” 2020

Introducción  Evidenciaremos la realización del trabajo basándonos en las alternativas de teletrabajo aplicándolas a la empresa dem puble, investigaremos como podemos aplicarlas todas las alternativas actuales por medio de las diferentes ayudas que encontramos actuales, básicamente el teletrabajo se realizar por diferentes plataformas disponibles en el mercado del internet, algunas son gratuitas o otras se tienen que pagar algún costo por su utilización, para aplicar estas plataformas la empresa debe buscar como primer método que plataformas se adaptara mas rápidamente, algunas empresas trabajan con diferentes servidores y solamente pueden utilizar ciertos computadores propios, por otro lado la gran parte de las empresas manejan programas básico como lo son el Excel, Word, todo estos detallados para realizar informes e intercambiar información rápidamente por medio de las diferentes plataformas de correo, siempre debemos generar diferentes tipos de situaciones, ante cualquier eventualidad no siempre depender de lo cotidiano, si no tener visualizado en buscar nuevas alternativas, actualmente evidenciamos problemas de una pandemia, la gran parte de las empresas no estaban preparadas para buscar algunas soluciones frente a esta pandemia, algunos no veían el teletrabajo con mucha importancia creía como una alternativa poco buscada, en donde basándonos en datos reales el teletrabajo influye en una inversión poca, pero observándola de una manera más comercial, es una gran alternativa para poder lograr que los clientes puedan reconocer o puedan distinguir que parámetros, o que productos están mostrando en el mercado, muchas personas actualmente también buscan los productos para realizar las comprar online o por medio de internet, también el teletrabajo es una gran alternativa de que los empleadores puedan o tengan acceso más fácil a realizar las funciones en cualquier medio que se encuentre, solo con su computador o cualquier medio tecnológico pueda realizar sus funciones y pueda cumplirlas con éxito si necesita de estarse transportando algún lugar esto se vería beneficioso tanto para el empleador como para la empresa porque se minimizaría drásticamente los gastos para ambas partes.  

Objetivos Objetivo general del trabajo Conocer como podemos aplicar el teletrabajo en diferentes medios productivos. Buscar alternativas y mejoras en cuanto a la relación de métodos tecnológicos Entender el uso del teletrabajo como un beneficio económico. Conocer todos los métodos del teletrabajo, para así conocer y clasificar a cada empleador para que puedan desarrollar sus actividades.

Objetivos específicos: Ponerlo en practica el teletrabajo para mejorar la calidad de vida de los trabajadores. Mejorar la competitividad de la empresa diem puble. Racionalizar costos laborales para cualquier empresa que quiera aplicar el teletrabajo. Aumentar la productividad para la empresa diem puble. Establecer responsabilidades institucionales para la realización del proyecto piloto teletrabajo Socializar por medio de charlas en grupos focales la temática del piloto teletrabajo con el personal directivo, funcionarios y empleados en general, asignando roles, funciones y responsabilidades al personal de la institución participante en la aplicación de la prueba piloto de teletrabajo

Contenido

Propuesta de teletrabajo: 1. Cargos Gerente de marca: se enfoca especialmente hacia promover un producto en particular. Community manager: se encarga del manejo y mantenimiento de redes sociales de una compañía. Ingeniero de sistemas: su responsabilidad general es programar y mantener los sistemas de información de una empresa en todas las áreas. Publicista: se encarga de planear y realizar las campañas de comunicación para dar a conocer los productos de una empresa, por diferentes medios publicitarios. Asistente contable: realiza la labor técnica de llevar los registros contables de una empresa. Sabemos que la empresa dem puble, es una empresa francesa, al momento de promover su participación en el negocio de la publicidad en el ámbito colombiano, para poder poner en práctica diferentes modelos de teletrabajo primero debe pasar por unos requisitos que expone el gobierno, ya que se debe contar con dichos permisos para que así la empresa pueda comenzar a operar esta ayuda como lo es el teletrabajo a continuación evidenciaremos una normatividad que debe cumplir a criterio para poner en funcionamiento el teletrabajo en las diferentes áreas de la empresa. Cómo implementar el desarrollo del Teletrabajo en entidades públicas: El gobierno nacional con la Ley 1221 de 2008 y al Decreto reglamentario 0884 de abril del 2012 tuvo como propósito es promover y regular el teletrabajo como un instrumento de generación de empleo y autoempleo mediante la utilización de tecnologías de la información en las comunicaciones. También debemos tener en cuenta que los impactos del teletrabajo que se vería beneficiada la empresa dem puble son los siguientes: Aumenta la productividad y reduce costos fijos Mejora la calidad de vida de los trabajadores e incentiva el trabajo en equipo Promueve la inclusión social Aporta al mejoramiento de la movilidad en las ciudades y reduce los índices de contaminación Impulsa el uso y apropiación de las nuevas tecnologías

2. Modalidad Teletrabajo Autónomo: Trabajadores independientes o empleados que se valen de las TIC para el desarrollo de sus tareas, ejecutándolas desde cualquier lugar elegido por él Teletrabajo Suplementario: Trabajadores con contrato laboral que alternan sus tareas en distintos días de la semana entre la empresa y un lugar fuera de ella usando las TIC para dar cumplimiento. Se entiende que teletrabajan al menos dos días a la semana. Teletrabajo Móvil: Trabajadores que utilizan dispositivos móviles para ejecutar sus tareas. Su actividad laboral les permite ausentarse con frecuencia de la oficia.  Áreas que serian implementadas por el modelo del teletrabajo autónomo Publicista: en este caso el encargado de manejar las diferentes herramientas de publicidad debe contar con una modalidad de teletrabajo autónomo, ya que la empresa dem pumble, sus objetivos en las ventas es la publicidad exitosa y que cumpla con los entandares del cliente, por ello los colaboradores en la área de publicidad son uno de los que deben manejar y estar mas actualizado de las herramientas de las tics, ya que actualmente existen muchas herramientas para recrear publicidad, su fácil manejo permite a los publicista realizar gráficos de manera más ágil y en cualquier lugar, ya que la empresa dem pumble puede obtener clientes rápidamente, y es por ello que los colaboradores del área de publicidad deben de estar mas actualizados y tener todas las herramientas y programas en sus computadores para tener una disponibilidad mayor de tiempo, ya que es una área muy importante para la operatividad y ventas en la empresa. Asistente contable: los asistentes contables en la actualidad en las diversas empresas se cuenta con gran parte en el sector de productividad en el teletrabajo, es decir cada día las funciones de los asistentes contables son mucho más importantes para las empresas, ya que son de mucha importancia llevar una contabilidad confiable, ya que si esta no se realiza exitosamente en una empresa, esta podría llegar a tener un colapso y posiblemente llegar a tener futuramente problemas legales y posiblemente el cierre de las diferentes actividad, por ello cada día los diferentes medios tecnológicos de la tics brindan cada día nuevos programas, nuevos desarrollos esto con el fin de que la contabilidad pueda llegar a cualquier empresa sin importa la marca o recursos disponibles en el momento, cada nuevo desarrollo que sale en el mercado es de fácil manejo algunos programas son gratuitos otros ya se adquieren por paquetes que tienen algún costo, pero la empresa en todas estas opciones que brinda el mercado podrá escoger cual programa quiere comenzar a implementar en la empresa, no hay la necesidad de traer conocedores del programa o técnicos para la capacitación del programa ya que se incrementaría los costos, es solo comenzar a realizar y complementar las instrucciones que trae el programa, y así asignar cual va hacer el empleador que va a estar en esa área y así brindarle las herramientas del programa y que comience con esta nuevas modalidades tecnológicas de gran ayuda que es el teletrabajo.

Áreas que serían implementadas por el modelo del teletrabajo suplementario Ingeniero de sistemas: Actualmente el ingeniero de sistemas se adaptaría rápidamente a este modelo del teletrabajo suplementario, ya que las funciones que realiza en la compañía, no tienen la necesidad de poder estar todos los días por medio del teletrabajo, solo sería un máximo de 3 días en poder cumplir todas las necesidad que la empresa le provee, esto que quiere decir que la empresa su fuerte no son los desarrollos de plataformas o programas relacionados con programación de sistemas , el ingeniero de sistema para este caso en la empresa dem pumble, cumpliría las funciones de realizar los chequeos, de que los programas estén funcionando correctamente, también estar al tanto de nuevas alternativas tecnologías que maximice la productividad en la empresa, también estar pendiente de el mantenimiento general de las áreas que requiera configuración en sus computadoras ya sea para la instalación de nuevos programas o para la respectiva limpieza, por ende el ingeniero de sistema pueda arreglar todos estos problemas en cuestiones de unos pocos días, por ende se le asigna el teletrabajo suplementario, su funciones no son de mucha relevancia en la empresa y su cumplimiento se podría realizar en cuestiones máxima de 3 días. Gerente de marca: Por otro lado, tenemos el gerente de marca en muchos casos es el propietario de la empresa, o en ocasiones el dueño le asigna esta función a otra persona de confianza o que tenga los conocimientos necesarios para poder estar al tanto de las funciones generales de la empresa, se le asigna el teletrabajo suplementario al gerente de marca ya que su funcionalidad en la empresa no necesariamente debe realizarse todos los días, en muchos casos el gerente de la marca solo necesita como máximo 3 días para poder realizar todas sus funciones especificas en la empresa, ya que la función generalizada en la empresa es la de supervisar que todos los procesos se estén asiendo correctamente, es hay donde llega a realizar una comunicación con las diferentes áreas, asistentes financieros, publicidad, ingeniero de sistemas entre las otras áreas, por ende hablamos que su funcionalidad no limita mucho tiempo, para adaptarse a la tics en los mayores de los casos dispondrá una plataforma donde estará al tanto de todos los procesos que realiza la empresa y así no requerirá de mucha participación o actividad que lo limite a estar mas de 3 días, por ende concluimos manejaríamos el teletrabajo autónomo. También debemos tener en cuenta que es la única persona que no tiene un horario especifico para realizar sus funciones, o días requeridos que tenga que cumplir, por ser gerente de marca leda la faculta de poder manejar sus propios horarios, en algunos casos en el gerente de marca puede realizar una visita o las visitas que el vea de gran importancia en la compañía, la funcionalidad es solo de supervisar de que todos los procesos se esten realizando correctamente, en algunos casos realiza funciones como reuniones todo esto con el fin de realizar estructuramiento de personal, o para realizar soluciones que estén afectando la productividad fuera de ser un gerente de marca también impone responsabilidades de ser un líder

Áreas que serían implementadas por el modelo del teletrabajo Movil Community manager: se encarga del manejo y mantenimiento de redes sociales de una compañía. Evidenciamos que para esta área el teletrabajo móvil es la que se adapta rápidamente, ya que es el encargo del manejo y mantenimiento de las redes sociales, esto que quiere decir que su gran funcionalidad se verá involucrada por dispositivos tecnológicos, actualmente la gran mayoría de las empresa cuentan con redes sociales, esta les permiten darse a conocer en el mercado, también les permite poder publicar los productos que se manejan, las diferentes direcciones de sucursales o locales, es de gran ayuda y es muy beneficioso para las empresas actuales que participen de estos métodos tecnológicos que son las redes sociales ya que la competencia cada día incrementa en los diferentes sectores y es hay donde la empresa siempre debe buscar mayor eficiencia y ser competitiva, por otro lado también se debe contar con un buen community manager que esta pendiente gran parte del tiempo de la actualizaciones de las redes sociales esto para beneficio propio de la empresa ya que todos los días pueden salir nuevos materiales para realizar publicidad, o nuevos diseños y es de mucha importancia que se recalque y pueda ser observado rápidamente por los diferentes clientes, se eligió el teletrabajo móvil ya que este le permitirá solamente de utilizar el método tecnológico sin la necesidad de realizar presencia física en la empresa esto disminuiría los cotos tanto para el empleador como para la empresa.

3. Proceso para desarrollar el teletrabajo (Anoten cada paso del proceso con su descripción)

Al momento de poder realizar el proceso de desarrollar e implementar el teletrabajo en la empresa diem puble, se deben tener en cuanto varios factores ya sea económicos y productivos, pero haciendo la respectiva investigación y analizando todos los factores importantes que beneficia el teletrabajo para cualquier empresa, si es factible la implementación del teletrabajo para la empresa diem puble, en muchos casos empresas a nivel nacional e internacional han venido implementando esta modalidad, y sus beneficios se han visto reflejados drásticamente, la empresa diem puble como primer alternativa debe comenzar con una estructuración verificando la estructura y puestos de cada dependencia de la empresa diem puble, la gran parte de los puestos se pueden adaptar rápidamente al teletrabajo, sin embargo algunos colaboradores si deberán realizar sus procesos físicos como son la implementación de materiales para la fabricación de publicada, en algunos casos dirigir la publicidad hasta que el cliente que la solicito, estos roles de si difícilmente puedan ser remplazados por el teletrabajo, pero observándolo desde un punto de vista mayoritario la gran parte quizás el 75% de la empresa diem puble si puede comenzar a

implementar el teletrabajo como un alternativo de beneficio económico y una mayor productividad eficiente. Comprometerse a nivel institucional Para iniciar la implementación de teletrabajo, lo más importante es presentarlo como una solución a la dirección de la compañía, donde los alcances, beneficios, tiempos, recursos y demás factores que permitan la conformación del plan dentro de la organización estén claros. El teletrabajo es parte de la evolución de los modelos laborales y las condiciones actuales le han dado un empuje fuerte. A largo plazo, dejarlo de lado puede poner en desventaja a tu negocio, tanto en temas de reclutamiento y retención, como en el desarrollo de nuevos modelos de negocio. El teletrabajo no es para todos Debes definir lo límites de quién podrá acceder al teletrabajo: no todos los empleados pueden hacerlo, es decir algunos empleadores como funciones principales deben realizar diferentes periodos de presencia en la empresa, o en algunos casos las personas no se adaptan al teletrabajo como una alternativa confiable al momento de realizar sus funciones. Existen tres aspectos a considerar: - Capacidades y competencias: ¿el empleado necesita educarse en el uso de herramientas digitales para trabajo remoto? - Función: ¿puede su tarea realizarse a distancia? ¿necesita herramientas diferentes a otros empleados? - Ambiente en casa: ¿tiene en su hogar las condiciones necesarias para trabajar? Define expectativas Para la implementación de la empresa diem puble debemos tener en cuenta diferentes factores, en muchos casos la discordancia entre los los líderes y los colaboradores, en pensar que de pronto al momento de cumplir las funciones de teletrabajo se verá como

un empleador con menos capacidad, y esto no es así todos los empleadores tanto como los presenciales y los no presenciales no deben de tener ninguna discusión en teste caso decimos no debe existir una diferencia notable entre el trato de la organización frente a un empleado de teletrabajo y otro presencial. Por ello ser claro con las expectativas y las reglas entre líderes de equipo y trabajadores es fundamental para mantener en orden el proyecto. La recomendación es definir líneas claras en las responsabilidades: ¿cada cuanto se monitorea los resultados? ¿cuáles son las metas del trabajador? ¿existe alguna condición especial? Todo esto debe ser de conocimiento no solo del trabajador y su jefe, también de toda la fuerza de trabajo relacionada con el área.  Sin importar la frecuencia de monitoreo, es importante aclarar que todo el equipo (esté en teletrabajo o presencial) mediará su rendimiento con las mismas métricas. Los empleados en teletrabajo no deben sentir que los tratan de forma diferente y mucho menos desigual. Lo mismo para aquellos trabajadores que no pueden trabajar de forma remota. El balance es lo ideal.   La comunicación es tu pilar más importante la clave para mantener un flujo de trabajo constante e ininterrumpido es la comunicación. Lo importante es poder tener una comunicación cadente para así cumplir cualquier requerimiento de una manera más ágil y apropiada    

¿Qué tan rápido debe contestarse un correo? ¿Cuáles son los canales de comunicación disponibles? En caso de pérdida de contacto ¿Cuál es el protocolo? ¿Qué nuevas tareas surgen con el teletrabajo?

La idea es crear comunicación organizada y abierta, evitando que el trabajador remoto se siente alejado y desconectado de la operación de la empresa. Crear nuevos espacios de interacción y estar más pendiente de tu equipo ayudará a construir un ambiente de normalidad

Conclusiones Los aprendizajes obtenidos en la realización de este trabajo fueron muchos gracias a una profunda investigación del teletrabajo, sus beneficios, sus métodos, sus características todo esto fue de suma importancia para mi al momento de poder obtener mas conocimientos, ya que en gran parte veíamos el teletrabajo como una alternativa de poca importancia para las empresas actuales, estaban pocas informadas y pocas capacitadas en este medio, pero es hay donde las diferentes empresas entendieron que el teletrabajo es de suma importancia, por ejemplo al momento atravesamos por un colapso mundial que es una pandemia, la mayor parte de las empresa tuvieron que cerrar sus puerta por diferentes confinamientos estipulados por los diferentes gobiernos, y es hay donde ninguna estaba preparada para esta situación, sus ingresos económicos disminuyeron drásticamente algunas empresas actuales se han visto involucradas cerra sus puertas sin tener algún tipo de ingreso económico , es ahí donde las empresas están comenzando a implementar métodos solventes para volver a impulsar la económica por medio del teletrabajo y con la ayuda de las tics, están implementando diferentes alternativas, como ventas de sus productos online que es donde actualmente la mayoría de las personas están realizando sus compras, por temor quizás de posibles contagios, y como conclusión final siempre debemos estar preparados tanto para las empresas como en la vida personal a estar preparados con la ayuda de diferentes elementos tecnológicos a poder sobrepasar cualquier situación, y poder ser mas eficaces al momento de buscar una solución oportuna a cualquier problema.

Bibliografía Ley 1221 del 2008. Decreto reglamentario 0884 del 2012. Normatividad vigente de los ministerios de las Tics, Trabajo y seguridad social y salud. LIBRO BLANCO. EL ABC DEL TELETRABAJO EN COLOMBIA - Versión 3.0 Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones www.mintic.gov.co Diego Molano Vega Ministerio del Trabajo www.mintrabajo.gov.co Rafael Pardo Rueda ministro