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• Alberto Pacheco

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ORGANIZACIÓN

“Cuatro hombres valientes que no se conocen entre si no se atreverán a atacar a un león. Cuatro menos valientes, pero que se conocen bien, seguros de su confiabilidad y consecuentemente de su mutua ayuda, atacarán resueltamente. He ahí la ciencia de la organización” Coronel Charles Ardant Du Picq, 1821-1870

Objetivo General El estudiante identificará, aplicará las técnicas y etapas del proceso de organización.

Objetivos Específicos • • • • • • •

• • • •

Definir el concepto organización, coordinación Describir en qué consisten cada una de las etapas de la organización. Distinguir los distintos tipos y etapas de la organización. Describir en qué consiste la división del trabajo y las técnicas de organización. Distinguir los organigramas verticales, horizontales, circulares, estructurales y funcionales. Elaborar e interpretar un diagrama de flujo. Explicar en qué consiste la tipología de la organización, así como los tipos de organización que existen. Enumerar las principales técnicas de organización. Describir cuál es la importancia de los valores al diseñar una estructura organizacional. Aplicar los principios de organización. Ejercer valores y actitudes de honestidad, compromiso, colaboración y responsabilidad.

Organización El diseño y determinación de las estructuras, procesos, sistemas, métodos y procedimientos simplificar y optimizar el trabajo (funciones y recursos).

Funcionamiento de la empresa sencillo, procesos fluidos para trabajadores, para la atención y satisfacción de los clientes. Etapa: definen áreas funcionales, estructuras, procesos jerarquías para lograr objetivos de la empresa así como los sistemas y procedimientos para efectuar el trabajo. Ventajas que fundamentan su importancia: • Reduce los costos e incrementa la productividad. • Reduce o elimina la duplicidad. • Establece la arquitectura de la empresa. • Simplifica el trabajo.

Etapas

División de trabajo Jerarquías

Departamentalización

Descripción de actividades

Definición de la estructura de cia: centros de autoridad y comunicación interrelacionadas. Organizaciones planas mín. nivel jerárquicos. Definir tipo de autoridad: lineal, funcional y/o staff c/ nivel.

• Definir procesos. • Listar funciones, ordenar por jerarquía. • Asignar actividades c/área o dpto. • Relación autoridadresponsabilidad /funciones y puestos. • Líneas comunicación /dpto.

Determinar y clasificar actividades necesarias. Descripción de actividades: Técnicas de análisis de puestos y cuadro de distribución de actividades.

Coordinación Proceso de sincronizar y armonizar actividades para realizarlas con la oportunidad y calidad requeridas. División del trabajo

Coordinación

Lograr unidad de esfuerzos

Funciones resultados

Actividad en equipos Instrucciones: 1. Seguir el link de forma individual. 2. Hacer lectura y análisis crítico de las diversas situaciones que se presentan (anote sus pensamientos mientras realiza la lectura). 3. Conforme grupos virtuales de trabajo, con cinco(5) estudiantes máximo, utilizando cualquiera de los siguientes plataformas de comunicación (WhatsApp, Skype, Google Hangouts, Microsoft Teams, Houseparty, Zoom, correo electrónico) o cualquier otra de su preferencia, compartan sus opiniones respecto a la lectura. 4. Redactar un texto argumentativo ”Ensayo” (no mayor a tres cuartillas) teniendo en cuenta lo aprendido hasta ahora en contraste con el documento. Recursos: https://es.slideshare.net/liadefalquez/reflexion-remeros?qid=b09ff242-40984d90-a222-73a23cb9d145&v=&b=&from_search=1

Conclusiones La importancia de la coordinación puede ejemplificarse de una manera sencilla con la organización de un equipo de remo: • De nada servirá contar con magníficos remeros especialistas en su área. • Haberles asignado su posición (división del trabajo), si… • No existe sincronización, armonía, comunicación coordinación entre los integrantes durante la competencia

y

Por más hábiles que sean los deportistas individualmente, sus esfuerzos se nulificarán si no existe coordinación. La eficacia de cualquier sistema organizacional estará en relación directa con la coordinación, misma que se obtiene a través del establecimiento de líneas de comunicación y autoridad fluidas.

Estructura Depende de las características y requerimientos de c/cia, diversos modelos de organización, aplicables a la estructuración de dptos o áreas.

Funcional. Agrupa actividades análogas según su función primordial para lograr la especialización : mayor eficiencia del personal. Este es el tipo de organización más usual. Por productos. Cía. fabrica diversas líneas de productos. Departamentalización con base en un producto o grupo de productos relacionados entre sí. Geográfica o por territorios. Áreas de la cia realizan actividades en sectores alejados(regiones), áreas extensa y dispersa, diferentes. Usada principalmente en área de ventas.

En una institución prestadora servicios de salud y diseña antes de que se vacíe el reloj, una estructura de tipo funcional: Recuerda que… esta agrupa las actividades análogas según su función primordial para lograr la especialización con el objeto de lograr mayor eficiencia del personal.

Estructura • Clientes. Establece dptos. cuyo objetivo es servir a los distintos compradores o clientes. General/ aplicado en empresas comerciales. • Por procesos o equipo. Al fabricar un producto, se crean dptos. enfocados al proceso o equipo, reportan ventajas económicas, de eficiencia y ahorro de tiempo. • Secuencia(turnos) Niveles intermedios u operativos. Es conveniente cuando por razones técnicas o económicas se requiere hacer la departamentalización por secuencias alfabéticas, numéricas o de tiempo.

Teniendo en cuenta que…la organización por

secuencia es conveniente cuando por razones técnicas o económicas se requiere hacer la departamentalización por secuencias alfabéticas, numéricas o de tiempo. En una institución prestadora servicios de salud que tipo de organización usará para sus usuarios

Modelos de organización (tipos de estructura org) La estructura es la forma de disponer los niveles jerárquicos. Determinación de la clase de organización o estructura depende de factores: giro, magnitud, características, recursos, objetivos, tipo y volumen de producción de la empresa. • Lineal o militar La autoridad se concentra en una sola persona, que toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando: asigna y distribuye el trabajo a subalternos, quienes a su vez reportan a un solo jefe. Origen en instituciones militares: la autoridad y responsabilidad se transmiten íntegramente por una sola línea. • Líneo-funcional Más usada, práctica. Agrupa funciones de acuerdo con áreas funcionales (mercadotecnia, recursos humanos, finanzas, producción, y sistemas)de la empresa.

Gerente general

Subgerente

Jefe de dpto. Gerente de planta

Jefe de producción

Compras

Proceso

Producto terminado

Modelos de organización (tipos de estructura org) Director general

Asesor jurídico

Subdirección de admón.

Subdirección de operaciones

Subdirección de producción

•Staff :Necesidad Cía.: ayuda de especialistas en el manejo de conocimientos, capaces de proporcionar información experta y asesoría a los departamentos de línea. (Aconsejable en empresas medianas o grandes). Carece de autoridad de línea o poder para imponer sus decisiones. No existe por sí sola, se combina con otros tipos de estructura.

Modelos de organización (tipos de estructura org) • Comités: Asigna funciones o proyectos a grupos de personas: se reúnen y se comprometen para discutir y decidir asuntos que se les encomiendan. De carácter temporal y existen en combinación con otros tipos de estructura.  Directivo. Accionistas o alta dirección cía, se encargan de asuntos estratégicos.  Ejecutivo. Nombrado por el comité directivo: ejecución de acuerdos.  De vigilancia. Personal de confianza, supervisa labores de empleados de la cía.  Consultivo. Especialistas, por sus conocimientos o estudios, emiten dictámenes sobre diversos asuntos.

Modelos de organización (tipos de estructura org) • Multidivisional Propia de grandes empresas en las que, por la magnitud de sus operaciones y para lograr una mayor eficiencia, la organización se subdivide en unidades con base en productos, servicios, áreas geográficas o procesos.

Modelos de organización (tipos de estructura org) • Holding (crecimiento de las grandes empresas se crean los holdings) 1. Es una sociedad, constituida por diversas empresas de giros (tipo de actividades productivas y económicas) diferentes con funciones y administración independientes. 2. Empresa de la que dependan unidades de negocio autónomas que forman parte de la empresa matriz, en la cual, sin embargo, cada unidad de negocio funciona independientemente y mantiene los nombres originales de sus empresas, su identidad y sus propias estructuras. Ej: The Coca Cola Company, que incluye infinidad de marcas de refrescos como Coca-Cola, Fanta, Aquarius, Nestea, Sprite Etc… https://www.clinicaportoazul.com/encuentre-todo-en-un-solo-lugar/

Modelos de organización (tipos de estructura org)

• Matricial (org de matriz, de parrilla o de proyectos-grandes empresas) Combinación de distintos tipos de organización: departamentalización por proyecto con la de funciones: Un gerente funcional: a cargo de labores inherentes al departamento. Un gerente de proyecto responsable de resultados, objetivos del proyecto en el que puede participar personal de diversos dptos. o áreas. Reportan al gerente de proyecto y a los jefes de los departamentos a los que están adscritos. Se abandona el principio de unidad mando en favor del sistema de mando múltiple o de “dos jefes”.

Modelos de organización (tipos de estructura org) • Transnacionales o globales (crecimiento y la expansión globalización) Estructuras organizacionales más complejas que varían de acuerdo con el grado de descentralización:  Divisiones internacionales. Mantiene la estructura del país de origen, operación similar. Ventaja : transferencia de tecnología. Desventaja: Falta de adaptación local de productos a la situación del país extranjero.  Sucursales internacionales. Actúan independientemente de la matriz; áreas estructuradas regionalmente. Mayor descentralización, cía matriz controla por los SI.  Integrada. Cía. fraccionada en divisiones, dirigidas: base internacional, promueve la eficiencia de información y transferencia de tecnología. Pueden fabricar en un país y ensamblar en otro aprovechando las ventajas competitivas de costo.  Estructuras mixtas. Se aprovechan ventajas de estructuras anteriores. C/cia nacional funciona independiente pero colabora y comparte capacidades con las otras cias. La empresa central dirige la red global, mantiene la cultura organizacional y los sistemas para que opere eficientemente.

Herramientas de organización Técnicas de organización deben aplicarse de acuerdo a las necesidades de c/cia. 1. Organigramas (gráficas de organización o cartas de organización) Permite entender a través de representación gráfica de la estructura formal de una organización, muestra las interrelaciones, funciones, responsabilidades, jerarquías y líneas de autoridad que conforman a la empresa.

Clasificación de organigramas

Por su objeto

• Estructurales. Muestra estructura administrativa. • Funcionales. Indican áreas y funciones de dptos. • Especiales. Destaca alguna característica.

Por su área

• Generales. Representan toda la organización. • Departamentales. Representan la organización de un dpto. o sección.

Por su contenido

• Esquemático sContienen solo áreas principales, se elaboran para el público, no contiene detalles. • Analíticos. detallados y técnicos.

Formas de representación de organigramas .

• Vertical. Los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba hacia abajo Asamblea de accionistas

Director

Mercadotecnia

Finanzas

Operaciones

Formas de representación de organigramas • Horizontal. Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha

Formas de representación de organigramas • Circular. Los niveles jerárquicos se grafican desde el centro hacia la periferia.

Formas de representación de organigramas • Mixto. Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical.

Herramientas de organización Políticas

De puestos

Departamentales

2. Manuales De técnicas

Organizacionales

Específico

De Procedimientos

Documentos que contienen en forma sistemática, información acerca de la organización. VENTAJAS •Medio para lograr: observar, respetar la estructura y los procesos • Fuente de información y capacitación. • Evitan duplicidad y fugas de responsabilidad. • Son la base para el mejoramiento de sistemas, procesos y operaciones

Herramientas de organización 3. Diagramas de proceso (Flujogramas) Representación gráfica del conjunto de actividades para realizar una función. Permiten: Simplificar del trabajo, mejorar los procesos, eliminar demoras y tiempos ociosos. Más usuales son: • Flujo de operaciones. • Ubicación de equipo. • Procedimientos. Procedimiento : serie de actividades de carácter repetitivo que se realiza en forma cronológica y secuencial.

Herramientas de organización Simbología En los diagramas de flujo se utilizan distintos símbolos para indicar ciertos procesos:

Inicio

Cuando algo está siendo creado, cambiado o añadido, cuando se modifican las características de ese algo.

Operación

Cuando algo es revisado, verificado o inspeccionado, sin ser alterado en sus características.

Transporte o traslado Espera o demora

Acto de mover de un lugar a otro. Etapa en que algo permanece en espera de que algo acontezca. También se le llama almacenamiento o archivo temporal.

Herramientas de organización Simbología Actividad o proceso

Indica una acción o proceso.

Decisión

Cuando se toma un curso de acción entre dos o más alternativas

Almacena miento

Cuando se almacena o archiva algo para ser guardado con carácter definitivo.

Documento Entrada y salida de información

R

Corrección Final

Reanimación del recién nacido

Herramientas de organización 4. Cuadro de distribución del trabajo o de actividades

Analizan las actividades de un dpto o área . Fin: mejorar distribución de cargas de trabajo. Por medio del cuadro de distribución de actividades es posible: • Delimitar actividades de los puestos y dptos. • Eliminar la duplicidad e ineficiencia. • Normalizar y estandarizar procedimientos. • Distribuir las cargas de trabajo de los distintos puestos eliminando tiempos ociosos. • Evitar fugas de responsabilidad y pérdidas de tiempo

Herramientas de organización 5. Análisis de puestos Técnica donde se clasifican pormenorizadamente las labores que se desempeñan en una unidad de trabajo específica e impersonal (puesto), así como las características, conocimientos y aptitudes, que debe poseer el personal que lo desempeña. desempeñar el puesto

Herramientas de organización El análisis de puestos está integrado por los siguientes elementos: 1. Identificación. Datos generales del puesto. 2.Descripción genérica .Descripción (síntesis) funciones principales y responsabilidades del puesto. 3. Descripción específica. Descripción detallada de actividades del puesto: diarias y constantes, periódicas y eventuales y esporádicas. 4. Perfil del puesto o requisitos. Requisitos físicos, mentales, de personalidad, habilidades, competencias y responsabilidades que deben cubrirse para desempeñar el puesto

Principios Deberán observarse durante todas las etapas y actividades del proceso de organización:

De la misión

Simplificación

Especializació n

Jerarquía

Paridad de autoridad y responsabilid ad

• Todas las actividades deben servir para lograr la misión de la organización

• Al organizar es necesario tener presente simplificar el trabajo y no complicarlo.

• El trabajo se realizará más fácilmente si se subdivide en actividades específicas. A mayor especificación mayor eficiencia y destreza. • Organización es una jerarquía. Se deberán definir los niveles jerárquicos y de autoridad de cada puesto con el fin de propiciar el orden, la disciplina y evitar las fugas de responsabilidad.

• A cada grado de responsabilidad conferido corresponde el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.

Principios Unidad de mando

Difusión

Amplitud o tramo de control

• Los subordinados no deberán reportar a más de un superior ya que ocasiona fugas deresponsabilidad , confusión e ineficiencia.

• La filosofía organizacional, manuales, procesos, procedimientos deben estar a disposición de empleados, con el fin de propiciar la comunicación y coordinación entre áreas.

• Un directivo no debe ejercer autoridad directa en más de 5 o 6 áreas. La centralización origina falta de control.

De la coordinación

• Las áreas y dptos. deben mantenerse en armonía. La empresa eficiente: organizacional que propicie la sincronización de procesos.

estructura

Adecuación

• La estructura organizacional requiere adaptarse a las necesidades de la empresa y mejorarse. Observar las necesidades de la empresa y efectuar los ajustes para adaptarse al entorno.

¿Qué aprendimos?