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INTRODUCCION

En una empresa la estructura es la disposición de sus elementos. El primer paso de su organización es la descripción de los puestos de trabajo así como la asignación

de

responsabilidades.

Posteriormente

tendrá

lugar

el

establecimiento de las relaciones de autoridad y coordinación, mediante la determinación de niveles de jerarquía a escalones de autoridad. Es lo que se llama estructura horizontal o vertical de la empresa porque los puestos están colocados de arriba a abajo o de izquierda a derecha desde el nivel más alto al más bajo respectivamente. La estructura de una empresa es uno de los elementos clave de la organización por tanto es importante conocer cuáles son las clases de organigramas que hay para saber cuáles son los organismos y cargos que componen la estructura organizacional de la empresa. Por organizar entendemos que es establecer o reformar algo, sujetando a reglas

el

número,

orden,

armonía

y

dependencia

de

sus

partes.

Las organizaciones son entes complejos que requieren un ordenamiento jerárquico

que

especifique

la

función

que

cada

uno

debe ejecutar en la empresa.

Por ello la funcionalidad de ésta, recae en la buena estructuración del organigrama, el cual indica la línea de autoridad y responsabilidad, así como también los canales de comunicación y supervisión que acoplan las diversas partes de un componente organizacional.

Por tal razón, se especificaran en el presente trabajo, diversos tópicos que están referidos al organigrama y su función en la organización de una empresa, lo que permitirá conocer la correcta elaboración del mismo, para posteriores ocasiones.

1

ORGANIGRAMAS

1. ANTECEDENTES HISTÓRICOS No es inverosímil que los egipcios antiguos hayan documentado sus métodos de organizar la división del trabajo para sus grandes proyectos de obras públicas en algunos de estos formatos. Sin embargo, el primer organigrama fue creado probablemente en 1854 por Daniel McCallum, superintendente de la compañía de ferrocarril de Nueva Cork y Erie. McCallum era responsable de crear una línea de casi 500 millas que iba desde la ciudad de Jersey, a través de Pennsylvania de Nueva York, hasta las orillas de los Grandes Lagos. El McCallum observó que “otras cosas que son iguales, un camino largo se deben operatorio para un menor costo por milla que corta”. Pero las cosas no eran iguales. Las funciones esenciales de una compañía de ferrocarriles para coordinar la entrega de carga y gente, reparar los coches y la pista, supervisar la ubicación de los trenes, etc. Eran sumamente más complejas para una línea de 500 millas que para otras de sólo 50 millas. Sin una organización eficaz, las millas adicionales de la pista harían que los ferrocarriles sean más costosos de operar. McCallum convirtió el organigrama en una forma que, el escritor Henry Varnum llamó ", una pobre semblanza de un árbol". Sus ramas eran las cinco divisiones funcionales y los departamentos de pasajeros y cargas sus hojas, representaban a los varios agentes vendedores de pasajes, a los agentes de cargas, a las tripulaciones y capataces, y así sucesivamente. Históricamente, el organigrama es un símbolo de la evolución de la industria occidental que partió de ser fundamental de naturaleza individual a otro ámbito de la empresa, en la cual la creación de capacidades organizativas se convirtió en un requisito previo para la supervivencia. 2. CONOCIMIENTOS PREVIOS 2

Antes de hablar en detalle de los organigramas definamos algunos conceptos importantes, para la comprensión del tema. 2.1. La Organización Una Organización es un conjunto de individuos que poseen un objetivo común. Para lograr dicho objetivo, desarrollan, en forma coordinada, actividades que insumen recursos. Además, se encuentran inmersos dentro de un contexto. Para poder organizar las actividades es imprescindible dividir el trabajo. Esto, permite coordinar las acciones y desarrollarlas en forma correcta.  El organigrama es una herramienta que se utiliza para representar

aspectos

de

las

organizaciones;

más

específicamente, su estructura.  La estructura de una organización, es el producto de las relaciones que se establecen en dicha organización. Es el resultado de las interacciones de los individuos que la integran.  La estructura organizacional, es la manera en que las actividades de una organización se dividen, organizan y coordinan entre sí. 2.2. Estructuras organizacionales 2.2.1. Estructura Formal: Es la estructura explícita y oficialmente reconocida por la organización. Es el conjunto de normas y pautas preestablecidas dentro de una organización, las cuales generan relaciones formales y se encuentran dadas por mecanismos de coordinación básicos que garantizan el logro de los objetivos globales de la organización. De cualquier manera estas estructuras formales son dinámicas para así poder adaptarse a distintos contextos a medida que va pasando el tiempo. Ejemplo de la estructura formal son los puestos jerárquicos, las funciones, etc. 2.2.2. Estructura informal: 3

Se

encuentra

conformada

por

las

relaciones

humanas

(interpersonales), que afectan sus decisiones internas, es decir, deforman de manera positiva ó negativa, a la estructura formal. Por otro lado, la estructura informal goza de mayor dinamismo que la estructura formal ya que se encuentra formada por las relaciones humanas. Ejemplos de estructura informal son los vínculos amistosos extra laborales del grupo de trabajo. Una

organización

debe

poseer

una

estructura

flexible,

predispuesta a adaptarse a los cambios. Sin embargo, ésta debe existir

formalmente

(estar

definida),

ya

que

ordena

el

funcionamiento con el fin de cumplir los objetivos. Las empresas no se encuentran ajenas a esta situación. Generalmente, en el caso que sea una empresa de pequeña envergadura la formalización de la estructura no es necesaria (todos los integrantes se conocen en forma directa). Una vez que la misma comienza a evolucionar se hace necesario diseñar e implementar

una

estructura

formal.

Se

aconseja

su

establecimiento por consenso para así resolver algunos conflictos. Finalmente, en el caso de una empresa de gran envergadura, resulta imprescindible establecer todos los elementos necesarios para

formalizar

su

estructura

(manuales

de

funciones

y

procedimientos, organigramas, cursogramas, diagramas de flujo, repositorios de datos, etc.). Todos estos elementos deben estar gestionados en forma eficiente para así reflejar la dinámica de la empresa. Es por esto que, en la mayoría de los casos, la estructura formal no se define antes que la organización se genere sino que el crecimiento y la evolución natural de la misma presentan la necesidad. Para poder transitar por este proceso de diseño de la estructura organizacional se sugieren una serie de pasos elementales. 4

Quizás es necesario antes de entrar en la descripción de los organigramas hacer referencia a la clasificación de las estructuras organizativas que pueden existir y que realizó Henry Mintzberg. Establece que hay 5 tipos de estructuras: Simple. La coordinación es de la dirección con una intervención directa.

Burocracia mecánica. Coordinación mediante la estandarización del trabajo.

5

Burocracia profesional. Coordinación mediante gran presencia de técnicos.

6

Estructura divisional. Estandarización mediante diversas unidades de producción.

Adhocracia. Estructura compleja que requiere la coordinación mediante el compromiso común.

7

Hacer referencia a los organigramas implica hablar de organización. Organizar es coger los recursos disponibles, combinarlos entre sí para obtener los mejores resultados posibles. Etimológicamente: órgano (implica organización) y programa (gráfico). Para organizar debemos tener presentes los siguientes elementos: Tareas. En las organizaciones el trabajo se desarrolla de forma especializada que conllevan actividades y funciones. Finalmente éstas se concretan en tareas. Personas. Cada persona ocupa un puesto de trabajo en función de las reservas habilidades, aptitudes, experiencia. Relaciones. Existen entre los diferentes cargos, órganos. Órganos. Las personas y el trabajo se agrupan en órganos como consecuencia de objetivos o características similares. A la vez estos se agrupan jerárquicamente. 2.3.

Pasos básicos para el Diseño de la estructura de una organización: Paso Nº 1: Definir y formalizar los objetivos Consiste en determinar con claridad y precisión los fines que persigue la organización. Se recomienda establecer el conjunto de actividades que pretende llevar a cabo para cumplir con los objetivos propuestos.

Paso Nº 2: Establecer las funciones necesarias que permitan cumplir con los objetivos Este paso pretende obtener una lista de todas las tareas que deberán desarrollarse en la empresa para poder llevara a cabo las funciones definidas en el paso anterior. Se deberá incluir un

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cálculo aproximado de los recursos y puestos de trabajo necesarios para poder implementar la lista. Paso Nº 3: Departamentalizar Agrupar las tareas detalladas en el paso anterior teniendo en cuenta los mejores criterios acorde a la situación (este concepto se verá más adelante) Paso Nº 4: Asignar las funciones Asignar recursos humanos a los puestos establecidos. Luego asignar las tareas definidas en el paso anterior con el fin de poder llevar a cabo las tareas definidas. 2.4. División (O Especialización) Del Trabajo Es la separación de una actividad compleja en componentes, con el objetivo que las personas sean responsables de un conjunto limitado de actividades y no de la actividad como un todo. Como ninguna persona es física ni psicológicamente capaz de desempeñar todas las operaciones que componen a la mayoría de las complejas

actividades,

la

división

de

trabajo

crea

actividades

simplificadas que pueden aprenderse y completarse con relativa rapidez. Además genera una gama de trabajos, permitiendo a la gente escoger o ser asignada a posiciones que concuerden con sus talentos e interés. La división del trabajo puede tener la desventaja que el individuo se “aburra”, si la actividad se vuelve repetitiva y personalmente insatisfactoria. Sin embargo, existen técnicas de expansión del trabajo que pueden neutralizar esta situación. 2.5. Departamentalización La departamentalización es la agrupación de actividades (o tareas) con un criterio predeterminado.

9

También podemos verla como la actividad de agrupar en departamentos aquellas actividades de trabajo similares y conectadas lógicamente, siguiendo un criterio determinado. Los criterios de departamentalización se emplean de acuerdo a las necesidades organizacionales. En un organigrama se pueden encontrar diferentes criterios de departamentalización. 2.5.1. Criterios De Departamentalización Cabe aclarar que el proceso de departamentalización incluye otro proceso: el de delegación. La capacidad de otorgar poder de decisión a los niveles jerárquicos inmediatos inferiores es una variable fundamental a tener en cuenta al momento de departamentalizar. Dentro de los criterios de departamentalización podemos citar: a) Funcional: reúne en un departamento a todos los que realizan una actividad o varias actividades relacionadas entre sí. Apunta a la función del sector, por ej., Departamento de Producción, Ventas, Mercadotecnia, etc. b) Por producto o servicios: se agrupan actividades que hacen referencia a productos o servicios similares entre sí. Cada división se asemeja a un negocio por separado. Sin embargo no es una entidad independiente; es decir, el administrador de una división no puede tomar decisiones con la misma libertad que el dueño de una empresa verdaderamente separada, ya que debe reportar a su oficina central. Por ejemplo: Departamento de Zapatos, Departamento de Carteras, Departamento de Camperas, etc. c) Por territorio ó área geográfica: se divide el sector según las áreas geográficas en las cuales trabaja. Se basa en la localización y se aplica cuando las actividades de la empresa están muy dispersas. Ejemplo: Departamento de

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Capital Federal, Departamento de Gran Buenos Aires, Departamento Interior del País, etc. d) Por cliente: se basa en el tipo de clientela. Se divide de acuerdo con los diferentes usos que los clientes dan a los productos.

Ejemplo:

Departamento

de

Productos

Industriales, Departamento de Productos de Consumo, Departamento de Productos Militares. e) Por volumen de venta: Se divide según el volumen (cantidad) de las ventas de la organización. Ejemplo: Departamento

Mayorista,

Departamento

Minorista,

Departamento Consumidor Final. f) Por segmento de mercado: se tiene en cuenta el poder adquisitivo del cliente. 2.5.2. Consecuencias de una mala departamentalización Una departamentalización realizada en forma inadecuada puede generar: Mala remuneración: en organigramas en los que se representan los sueldos de cada sector y puesto, esto se puede observar claramente Falta de unidad de mando: cuando un entegrama se une con línea llena verticalmente y hacia arriba con más de un entegrama. Estructura desequilibrada: excesiva diferenciación vertical u horizontal. Obstrucción de los canales de comunicación: esto se puede deducir de una excesiva diferenciación vertical donde el alcance del control se limita y por lo tanto los canales de comunicación se burocratizan. Superposición de funciones: se refiere a que distintos sectores pueden tener asignadas las mismas tareas. 3. CONCEPTOS DE ORGANIGRAMA

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Organigrama (órgano = órgano u organismo + grama = gráfico). Es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas y debe reflejar en forma esquemática la descripción de las unidades que la integran, su respectiva relación, niveles jerárquicos y canales formales de comunicación. Son considerados instrumentos auxiliares del administrador, a través de los cuales se fija la posición, acción y responsabilidad de cada servicio. A continuación se analizarán las definiciones de algunos autores más destacados  Benjamín Franklin: Es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución, un área o unidad administrativa, en las que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen.  Guillermo Gómez Ceja: Es la gráfica que muestra la estructura orgánica interna de la organización formal de una empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarquía, y las principales funciones que desarrollan.  Harold Koontz: Toda estructura organizacional, eficiente o deficiente, puede representarse en forma gráfica ya que es un simple

diagrama

que

señala

las

relaciones

entre

los

departamentos a lo largo de las líneas principales de autoridad.  Galindo Munch y García Martínez: Son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización. Muestra las interrelaciones, funciones, niveles jerárquicos, obligaciones y autoridad existentes dentro de ella.  Reyes Ponce, Agustín: Los sistemas de organización se representan en forma intuitiva y con objetividad en los llamados organigramas, conocidos también como Cartas o Gráficas de Organización.

 El organigrama se define como la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas y debe reflejar en 12

forma esquemática la descripción de las unidades que la integran, su respectiva

relación,

niveles

jerárquicos

y

canales

formales

de

comunicación.1 Según lo anterior, podemos concluir que un organigrama es pues una guía o plano que representa gráficamente la estructura orgánica interna y formal de una unidad administrativa de manera objetiva y global.  Son sistemas de organización que se representa en forma intuitiva y con objetividad. También son llamados cartas o gráficas de organización. Consisten en hojas o cartulinas en las que cada puesto de un jefe se representa por un cuadro que encierra el nombre de ese puesto (y en ocasiones de quien lo ocupa) representándose, por la unión de los cuadros mediante líneas, los canales de autoridad y responsabilidad. Los organigramas señalan la vinculación que existe entre sí de los departamentos a lo largo de las líneas de autoridad principales. 2 Es un instrumento de análisis que permite visualizar en forma rápida los órganos que componen la estructura, las relaciones formales que existen entre ellos y los niveles jerárquicos. A lo largo de la historia administrativa, se han manejado diversos conceptos y nombres con que se designan las gráficas en las que se representa la estructura de una empresa o institución, entre ellos tenemos: 1. Carta de Organización; 2. Diagrama de Organización; 3. Cartógrafa; 4. Organograma;

1 Departamento de Soporte Jurídico Zacatecas “Guía Técnica para Elaborar Organigramas” México 2010. 2 http://educativopracticas.files.wordpress.com/2009/01/organigramas.pdf 13

5. Cuadro jerárquico, y 6. Organigrama, siendo este último el más utilizado en el sector público. Cada organización tiene una estructura de organización formal e informal. Los ejemplos de estructuras de organización son: 

Estructura jerárquica (típica para la organización pequeña, de

 

nuevos emprendimientos). Estructura del personal de Staff (o de apoyo y/o consultoría). Estructura funcional o departamental (basada en áreas funcionales,



productos/servicios,

tipo

de

cliente,

región

geográfica). Estructura matricial (línea de reporte dual).

Estas estructuras formales de las organizaciones se pueden presentar bajo la forma de un mapa organización, a veces también denominado diagrama

organizacional,

organigrama,

organograma,

o

carta

organizacional. Muestra gráficamente la jerarquía de autoridades, los roles y las responsabilidades, las funciones y las relaciones dentro de una organización. Para un nuevo empleado, el organigrama le ayudará a entender cómo funcionan las Dependencias, Entidades y unidades administrativas (La estructura informal representaría qué está ocurriendo realmente dentro de la organización). Con todo lo expresado hasta ahora, podemos enunciar la definición de organigrama de una manera comprensible para todos:  Organigrama es la representación parcial, mediante un diagrama, de la estructura formal de una organización, en él se muestran las funciones, sectores, jerarquías y dependencias internas. La mayoría de las estructuras organizacionales son demasiado complejas para transmitirse verbalmente.

Por esta razón, es que se utilizan herramientas para su representación y así simplificar la realidad.

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 El organigrama es una “representación parcial de la estructura formal”, por dos razones distintas: Toda la información de la estructura formal no se puede graficar en un único gráfico. Dependiendo del tipo de organigrama que utilicemos veremos algún aspecto diferente de dicha estructura. Por ser un modelo, se llega a un nivel de detalle y, a partir de allí, la información que exista no se representa. Además, el observador que diseña el organigrama posee racionalidad limitada (es propia de cada individuo). El planeamiento dentro de la organización es una herramienta clave para la toma de decisiones a nivel gerencial siempre y cuando la información que brinde sea representativa y útil. Las realidades son dinámicas y los organigramas no están ajenos a esta cualidad. La estructura formal de una organización se halla dividida en diversas unidades que son agrupadas, de alguna manera lógica, de acuerdo a las tareas que deban cumplir. Los organigramas son la representación grafica de la estructura de una organización, es donde se pone manifiesto la relación formal existente entre las diversas unidades que la integran, sus principales funciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada cargo. Son considerados instrumentos auxiliares del administrador, a través de los cuales se fija la posición, la acción y la responsabilidad de cada servicio.

15

4. OBJETIVOS Los organigramas tienen por objetivo o finalidad mostrar:      

Los principales estratos o niveles jerárquicos o gerenciales; Las principales áreas orgánicas (unidades de línea o asesoramiento); Líneas de autoridad y comunicación; Relación de autoridad con los colaboradores (subordinados); Vías de supervisión; Centralización o desconcentración.

5. FINALIDAD En la ciencia de la administración, los organigramas sirven de asistencia y orientación de todas las Unidades Administrativas de la Dependencia al reflejar la estructura organizativa. En el área de organización y métodos, sirve para reflejar la estructura organizativa; así como velar por sus permanentes revisiones y actualizaciones, las cuales se dan a conocer en los manuales de organización. Para la administración de la Dependencia, sirve para elaborar la descripción y análisis de puestos.  Ofrece una visión general de la estructura organizativa de la institución y/o representa la más utilizada fuente de consulta con fines de información;  Identifica las relaciones de jerarquía existentes entre los principales órganos de la empresa o institución;  Proporciona al personal el conocimiento de su ubicación y sus relaciones de jerarquía y de subordinación dentro de la estructura orgánica;  Ayudan a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de funciones, múltiples relaciones de dependencia, de niveles y tramos insuficientes o excesivos de supervisión y control, y  Constituyen una fuente autorizada de consulta con fines de información.

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Los organigramas no deben quedar inutilizados al variar el título o jerarquía de los puestos, es por eso que el diagrama de la organización se elabora con base en los procesos de la institución y no en los puestos que lo componen. Un organigrama es el instrumento que proporciona la representación gráfica de los aspectos fundamentales de una estructura de organización, y permite entender un esquema general, así como el grado de diferenciación e integración funcional de los elementos que lo componen. En un organigrama se localiza el tipo de unidades que conforma la estructura de una organización, sus relaciones, las características de la Dependencia o Entidad y sus funciones básicas, entre otras. De donde se infiere que los organigramas nos revelan: La división de las funciones; 

Indican la relación de jerarquía que guardan entre sí los principales



órganos que integran una Dependencia o Entidad, y Facilitan al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la organización.

6. UTILIDAD       

Los organigramas revelan: La división de funciones. Los niveles jerárquicos. Las líneas de autoridad y responsabilidad. Los canales formales de comunicación. La naturaleza lineal o staff del departamento. Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.

Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada departamento o sección. Cabe mencionar que la naturaleza lineal o staff se indican por distintos colores, distintos gruesos de línea de comunicación, pero la más usual es marcando la autoridad lineal con línea llena, y la staff con línea punteada. 7. FUNCIONES  Para la ciencia de la administración: 17

Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus características gráficas y actualizaciones.  Para el área de organización y sistema: Sirve para reflejar la estructura así como velar por su permanente revisión y actualización (en las empresas pequeñas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta función), la cual se da a conocer a toda la compañía a través de los manuales de organización.  Para el área de administración de personal: El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripción y análisis de cargos, los planes de administración de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementación, seguimiento y actualización de todos los sistemas de personal. Y en forma general sirve para: • Descubrir y eliminar defectos o fallas de organización. • Comunicar la estructura organizativa. • Reflejar los cambios organizativos.

8. REQUISITOS DE UN ORGANIGRAMA  Los organigramas deben ser, ante todo, muy claros; por ello se recomienda

que no contenga un número excesivo de cuadros y de

puestos, ya que esto, en vez de ayudar a la estructura administrativa de la empresa, puede producir mayores confusiones. Por ellos, los cuadros deben quedar separados entre sí por espacios separados.  Los organigramas no deben comprender ordinariamente

a los

trabajadores o empleados. Los más frecuente es hacerlos arrancar del

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Director, o Gerente General y terminarlos con los jefes o supervisores del último nivel.  Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de personas.  Cuando se desea que estos últimos figuren, conviene colocar dentro del mismo cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y con letra menor el nombre de la persona que lo ocupe.  Los organigramas pueden presentar un número muy grande de elementos de organización. 8.1. Requisitos Fundamentales 8.1.1. PRECISIÓN. En los organigramas, los órganos de la Dependencia y sus interrelaciones

deben

aparecer

perfectamente

definidos,

destacando sus niveles jerárquicos y mostrando las relaciones de dependencia entre ellos. 8.1.2. VIGENCIA. Es importante que reflejen la situación presente y por ello sean constantemente actualizados; por lo que se aconseja indicar en el margen inferior derecho la fecha de actualización, así como también el nombre de la unidad responsable de su elaboración.

8.1.3. UNIFORMIDAD. Para facilitar la interpretación de un organigrama, referido a cualquier

Dependencia

o

unidad

administrativa,

resulta

conveniente uniformar el empleo de las líneas y figuras utilizadas en el diseño. 9. CARACTERÍSTICAS DE LOS ORGANIGRAMAS  Estas son las características más importantes de los organigramas:  Estos son el medio que utilizan las empresas para el análisis teórico y la acción práctica de la administración. 19

 Es la representación gráfica de la estructura orgánica y funcional de todas las unidades que integran la organización la organización indicando sus aspectos más importantes como son las relaciones jerárquicas, de comunicación y de coordinación.  Indican sus funciones, las relaciones entre las unidades, los puestos, desde el mayor hasta el menor.  Promueven la comprensión de las poblaciones de comunicación.  Orientan a los nuevos empleados hacia la relación y complejidades estructurales.  Proporcionan una imagen gráfica del aspecto integro de actividades y servicios de la organización y de las actividades y personal vital para lo mismo.  No es una representación exacta de la realidad de la empresa.  Muestra unas cuantas de las relaciones de la organización formal y ninguna de la organización informal.  No indica las interacciones entre los puestos de igual nivel o categoría en las distintas partes de la organización.

10. LOS

ORGANIGRAMAS

SON

ÚTILES

INSTRUMENTOS

DE

ORGANIZACION Y NOS REVELAN:  La división de funciones.  Los niveles jerárquicos.  Las líneas de autoridad y responsabilidad.  Los canales formales de la comunicación.  La naturaleza lineal o asesoramiento del Depto.  Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores.

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 Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada Depto. o sección de la misma. 11. FINALIDAD El Organigrama tiene dos finalidades: La primera es que desempeña un papel informativo, al permitir que los integrantes de la organización y de las personas vinculadas a ella conozcan, a nivel global, sus características generales. La segunda finalidad es que esta es un instrumento para el análisis estructural al poner de relieve, con la eficacia propia de las representaciones gráficas, las particularidades esenciales de la organización representada. En este orden de ideas, se da por entendido que los organigramas son importantes y de mucha utilidad para las organizaciones, entidades productivas, ONGs, entidades comerciales, administrativas, políticas, entidades públicas o privada y en general para cualquier organismo que necesite ser representado de manera sencilla y entendible para su propio desarrollo. Todos aquellos que participan en su diseño y elaboración de un organigrama deben conocer cuáles son los diferentes tipos de organigramas y qué características tiene cada uno de ellos.

12. REGLAS PARA CONFECCIONAR UN ORGANIGRAMA  El rectángulo correspondiente al nivel más alto debe ser de tamaño mayor que los demás o por lo menos igual, pero nunca menor.  De la base inferior del rectángulo debe salir la línea jerárquica central, la cual deberá ser siempre más gruesa que las demás.  En el nivel inmediato inferior, a la administración deberá aparecer las asesorías.  Luego de las asesorías estarán las unidades operativas, con cada una de sus clasificaciones.

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 Un organigrama debe tener: sobriedad en el esquema, equilibrio en la distribución de los rectángulos, tipografía clara y de fácil lectura, proporcionalidad en los tamaños, líneas cuyo trazado no se cruce y debe ser de fácil lectura e interpretación. 13. CONTENIDO Y DIVISIÓN Un organigrama puede contener diversos datos para su identificación, entre ellos:  Título del documento;  Nombre de quien elaboró, dictaminó y autorizó el organigrama, y  Gráficos y simbología utilizada en la representación del mismo. Los organigramas pueden dividirse para su mayor comprensión en organigramas generales o específicos, los primeros muestran la estructura general, dando de un solo vistazo las relaciones de los principales componentes de la institución, y los específicos, muestran el nivel de segregación; es decir, la departamentalización en que se divide la organización. Entre más se desagregue, mayor será la comprensión de los mismos.

14. VENTAJAS QUE PROPORCIONA EL USO DE ORGANIGRAMAS

Los organigramas son útiles para:  Mostrar parte de la estructura formal de una organización  Sacar a relucir defectos de la organización (como duplicación de funciones, delegación efectiva, etc).  Las relaciones subordinado-superior no existen debido a que se elabore el diagrama, sino más bien, a las relaciones de dependencia esenciales. En cuanto a que el organigrama crea una sensación de demasiada comodidad y ocasione falta de empuje por parte de quienes han llegado, 22

estos son asuntos de la alta dirección: reorganizar en el momento en que el ambiente de la empresa lo demande, desarrollar una tradición de cambio y hacer que los gerentes subordinados continúen cumpliendo con estándares de desempeño adecuados y bien comprendidos.  Los gerentes que piensan que se puede lograr un espíritu de equipo sin exponer con claridad las relaciones, se están engañando a sí mismos y preparando el camino para políticas, intrigas, frustración, evasión de responsabilidades, falta de coordinación, duplicación de esfuerzos, políticas indefinidas, toma de decisiones inciertas y otras evidencias de falta de eficiencia organizacional.  Puesto que el organigrama muestra líneas de autoridad para tomar decisiones, el simple hecho de presentar en organigrama una organización

puede

mostrar,

en

ocasiones

inconsistencias

y

complejidades y llevar a su corrección. El organigrama también le muestra a los gerentes y al personal nuevo cómo encajan dentro de toda      

la estructura. Simplifica la realidad mediante la utilización de los símbolos. Es útil para el análisis de la organización y para la comunicación. Permite identificar errores en la organización del trabajo. Permite comparaciones. Es fácil la actualización. La interpretación es simple

En relación a la comunicación y el análisis de la organización, el organigrama:  Informa a los miembros de la posición y el cargo que ocupa y las relaciones con el resto de personas.  Nos dan una idea de la posibilidad de crecer en nuestra carrera profesional.  Nos permitirán detectar errores, por ejemplo funciones duplicadas en    

diferentes cargos. Duplicidad en las supervisiones. Coordinaciones o supervisiones demasiado amplias. Indefinición en las jerarquías de los cargos. Definición poco clara de funciones.

15. DESVENTAJAS DEL USO DE ORGANIGRAMAS

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 Al ver un organigrama, no podemos visualizar la estructura total de la organización. Esto se debe a que el modelo sólo refleja las “relaciones jerárquicas formales” y deja fuera de representación alguna a la estructura informal.  Son estáticos (en cuanto a dibujo), mientras que las organizaciones son siempre cambiantes y por esta razón pueden quedar rápidamente desactualizados a menos que sean frecuentemente revisados y puestos al día. Por ejemplo, si en el organigrama se incluyen los nombres de las personas junto con los puestos que ocupan, ni bien una persona se retire o cambie de puesto el organigrama debe modificarse.  Los organigramas están sujetos a limitaciones importantes. En primer lugar, un organigrama sólo muestra las relaciones formales de autoridad y omite las múltiples relaciones importantes informales que se encuentran en una empresa típicamente organizada, pero no todas.  Muestra también las relaciones importantes de línea o formales. No muestra cuanta autoridad existe en cualquier punto de la estructura.  Otra dificultad con los organigramas es que quizá las personas confundan las relaciones de autoridad con la posición en la empresa. El funcionario staff que depende del presidente de la organización puede mostrarse en la parte superior del organigrama, mientras que un funcionario de línea regional quizá aparezca uno o dos niveles por debajo. Aunque una buena elaboración del organigrama intenta hacer que los niveles en la gráfica estén de acuerdo con los niveles de importancia en la empresa, no siempre puede hacerse así. Este problema se puede manejar exponiendo con claridad las relaciones de autoridad y utilizando el mejor indicador de la posición –los niveles de sueldos y de bonos-. Por ejemplo, es poco probable que alguien escuche decir que el gerente general de Chevrolet en General Motors se sienta inferior, porque su puesto en el organigrama está por debajo del secretario de General Motors.  Si bien es cierto que uno de los elementos más importantes de la organización lo constituyen sus recursos humanos y las relaciones informales que entre individuos y grupos se producen, el intentar la representación gráfica de dichas relaciones, dinámicas y subjetivas, forzaría a que los organigramas se tornaran complejos; de aquí que una

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de las limitaciones de estos es que expresan únicamente las relaciones formales entre los órganos que integran las Dependencias o Entidades.  Tampoco puede representarse en los organigramas el flujo y las cargas de trabajo y mucho menos las relaciones de comunicación que existen entre los diversos órganos que componen la Dependencia.  Al plasmar tan solo la estructura formal de la Dependencia, pueden los organigramas presentar información incompleta en cuanto a la realidad, por lo que resulta conveniente señalar que, si lo que se requiere realizar es un análisis minucioso, debe recurrirse siempre al auxilio de información en instrumentos complementarios.  La primera está basada en una de sus ventajas: la simplificación. Esta simplificación a veces provoca que sea incompleto.  Hay que actualizarlo constantemente.  El organigrama no muestra las relaciones informales de la organización, que a veces son tan o más importantes que las formales.

VENTAJAS Obliga a sus autores a aclarar

Muestra

sus ideas

formales de autoridad, dejando por fuera las

DESVENTAJAS solamente las

informales

y

las

relaciones

relaciones

de

información. Imprecisión en el grado de autoridad

Puede apreciarse a simple vista

la estructura general y las relaciones de disponible a los distintos niveles aunque trabajo.

ésta disminuye con líneas de apoyo. (un organigrama con demasiadas líneas, pierde su practicidad). Con frecuencia indica la organización tal

Muestra quién depende de quién.

y como debería de ser y cómo era debido Indica

a la falta de actualizaciones. peculiaridades Ocasiona confusión entre la autoridad y

algunas

importantes de la estructura de una el status. Dependencia,

sus

puntos

débiles

y

fuertes. Sirve como historia de los cambios, No muestra las cargas de trabajo y instrumento de enseñanza y como medio presenta información incompleta. de información al público. 25

Son apropiados para que los principios Son rígidos e inflexibles de organización operen. Indica a los administradores y al personal de nuevo ingreso, la forma en que se integran a la organización. Se utiliza como guía para planear una expansión, al estudiar los cambios que se propongan en la reorganización, al hacer planes de corto a largo plazo, y formula el plan ideal.

16. TIPOS DE ORGANIGRAMAS a) Clasificación 1 En la actualidad, los organigramas por su amplitud y debido a la complejidad de las Dependencias, deben ser clasificados en dos grandes grupos de acuerdo con su:   16.1.

Contenido Presentación POR SU CONTENIDO Este primer grupo, a su vez se subdivide en organigramas generales, específicos, analíticos, estructurales, funcionales y de integración de puestos, plazas y unidades.

16.1.1.

GENERALES El organigrama general consiste en presentar la estructura organizacional de una Dependencia o Entidad hasta Dirección General o equivalente. Es aquel que se limita únicamente a las unidades de mayor importancia.

26

16.1.2.

ESPECÍFICOS El organigrama específico consiste en presentar la estructura organizacional de una unidad administrativa hasta jefatura de departamento o equivalente. Es aquel en el que se refleja un nivel más de desagregación de los procesos de trabajo.

27

16.1.3.

ANALÍTICOS

El organigrama analítico se emplea para mostrar una parte de la estructura organizacional en forma más detallada. Por ejemplo, dentro de una unidad administrativa pueden tener varias áreas como Dirección de Área, Subdirección o Departamento, en donde todas ellas deberán representarse a través de sus respectivos organigramas, que muestren las relaciones hasta el último nivel de la organización. Además, para lograr identificar la composición de los puestos y tener claramente las funciones que desarrollan, se deberá citar el 28

puesto funcional, de tal forma que si en un Órgano Administrativo existe un coordinador técnico, que realiza funciones de chofer, en el puesto deberá citarse chofer; un jefe de departamento, que realiza funciones secretariales, en el puesto deberá citarse secretario o secretaria; un analista técnico, que realiza funciones de limpieza de oficina, en el puesto deberá citarse intendente; y así sucesivamente. Además, deberán definirse las líneas de mando de forma analítica para cada uno de los diferentes puestos funcionales, con su correspondiente nivel jerárquico. Es sumamente importante destacar la relevancia de plasmar mediante este medio a toda la organización, incluyendo los órganos desconcentrados, y en su caso, se deberá determinar la conveniencia de acuerdo a la complejidad de una unidad administrativa u órgano desconcentrado de desagregar los

organigramas de las áreas que lo ameriten.

29

16.1.4.

ESTRUCTURALES Son aquellos que tienen por objeto la presentación gráfica de la estructura administrativa (unidades administrativas) de una institución, así como de las relaciones de jerarquías o dependencias. Su importancia radica en que sirve de base para el diseño de otros gráficos. Este tipo de organigramas debe aparecer como parte integrante de los manuales

de

organización

de

las

Dependencias

y

Entidades.

16.1.5.

FUNCIONALES

30

Son llamados también “organigramas de funciones”, y tiene por objeto indicar en el cuerpo de la gráfica, las unidades prioritarias que componen la unidad o Dependencia, sus relaciones y sus principales funciones o funciones vitales que deberán desempeñar cada una de ellas. Esto facilita el análisis y comprensión de todo lo que se lleva a cabo en dichas áreas orgánicas que conforman a la organización; éstas pueden transcribirse con arreglo a su orden de importancia o al lugar que ocupan dentro de un proceso. Indican, además de las unidades y sus interrelaciones, las funciones

principales

que

realizan

los

órganos

representados; estos pueden citarse con arreglo a su orden de importancia o al lugar que ocupan dentro de un proceso.

31

16.1.6.

DE INTEGRACIÓN DE PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADES 32

Señalan, dentro del marco de cada unidad administrativa, los diferentes puestos establecidos para la ejecución de las funciones asignadas, el número de plazas existentes o requeridas, o también llamadas por algunos autores como el número de plazas ocupadas, vacantes y en su caso las que se cubren por honorarios.

16.1.7.

ORGANIGRAMAS DE UBICACIÓN 33

Son aquellos que integran a todo el personal en la unidad administrativa, e incorpora en cada figura geométrica el rol que le toca jugar dentro de la unidad orgánica y el nombre de los servidores públicos que lo ocupan.

16.2.

POR SU PRESENTACIÓN Se subdividen en verticales, horizontales, mixtos, de bloque y circulares.

16.2.1.

ORGANIGRAMA VERTICAL En los organigramas verticales, cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por líneas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad. De cada cuadro del segundo nivel se sacan líneas que indican la comunicación de autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de él y así sucesivamente. Algunos autores acostumbran poner la margen, en la altura correspondiente, la clase de nivel administrativo: alta administración, administración intermedia, administración inferior. A veces separan estos niveles jerárquicos con líneas punteadas. Ventajas: 1. Son las más usadas y, por lo mismo, fácilmente comprendidas. 2. Indicar en forma objetiva las jerarquías del personal. Desventajas: Se produce el llamado “efecto de triangulación”, ya que, después de dos niveles, es muy difícil indicar los puestos 34

inferiores, para lo que se requeriría hacerse organigramas muy alargados. Esto suele solucionarse:  Haciendo una carta maestra que comprenda hasta el primer

nivel

lineal

y

staff

de

la

empresa,

y

posteriormente hacer para cada división, departamento o sección, una carta suplementaria.  Colocando a los subordinados de un jefe, cuando son numerosos, uno sobre otro, ligados por la línea de autoridad y responsabilidad que corre a unos de los lados.

16.2.2.

ORGANIGRAMA HORIZONTAL Representan los mismos elementos del organigrama anterior y en la misma forma, sólo que comenzando el nivel máximo 35

jerárquico a la izquierda y haciéndose los demás niveles sucesivamente hacia la derecha. Ventajas: 1. Siguen la forma normal en que acostumbramos leer. 2. Disminuyen en forma muy considerable el efecto de triangulación. 3. Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la autoridad formal. Desventajas: Son pocos usados en prácticas, y muchas veces, aun pudiendo hacerse una sola carta de toda la organización, resultan los nombres de los jefes demasiado apiñados y, por lo tanto, poco claros.

36

16.2.3.

ORGANIGRAMAS CIRCULARES Formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima en la empresa, a cuyo derredor se trazan círculos concéntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel de organización. En cada uno de esos círculos se coloca a los jefes inmediatos, y se les liga con líneas, que representan los canales de autoridad y responsabilidad. Ventajas: 1. Señalan muy bien, forzando a ello, la importancia de los niveles jerárquicos. 2. Eliminan, o disminuyen al menos, la idea del status más alto o más bajo. 3. Permiten colocar mayor número de puestos en el mismo nivel. Desventajas: Resultan confusos y difíciles de leer; que no permiten colocar con facilidad niveles donde hay un solo funcionario y que fuerzan demasiado los niveles. 37

16.2.4.

ORGANIGRAMAS ESCALARES Señala con distintas sangrías en el margen izquierdo los distintos niveles

jerárquicos, ayudándose de líneas que

señalan dichos márgenes. Ventajas: Pueden usarse, para mayor claridad, distintos tipos de letras. Desventajas: Estos organigramas son poco usados todavía, y aunque resultan muy sencillos, carecen de la fuerza objetiva de aquellos que encierran cada nombre dentro de un cuadro, para destacarlo adecuadamente.

16.2.5.

ORGANIGRAMA MIXTO En este tipo de organigramas usted puede mezclar los tres tipos de organigramas anteriores (Vertical, Horizontal, 38

Circular) en uno sólo, cada empresa, cada organización utiliza este tipo de organigramas debido a su alto volumen y complejidad de puestos que tienen bajo su administración y con ello buscan la optimización del espacio en el que se encuentran trabajando, tome en cuenta que la mayoría de los documentos con los cuales se labora son de tipo tamaño carta por lo que se hace imprescindible el utilizar este tipo de herramienta para poder reconocer los diversos puestos que utiliza la organización.

39

16.2.6.

DE BLOQUE

Son una variante de los organigramas verticales y tienen la particularidad de representar un mayor número de unidades en espacios más reducidos, permitiendo así la aparición en el gráfico de los órganos ubicados en los últimos niveles.

40

b) Clasificación 2 Tipos De Organigramas3 El organigrama es una representación gráfica de la estructura organizativa de una organización. Es un instrumento de análisis que permite visualizar en forma rápida los órganos que componen la 3 http://www.cgn.gub.uy/innovaportal/file/2349/1/material_de_estudio__organigrama.pdf 41

estructura, las relaciones formales que existen entre ellos y los niveles jerárquicos. Existen distintos tipos de organigramas, entre ellos:  Los organigramas estructurales son los más frecuentemente utilizados en la administración pública y en las organizaciones medianas y grandes. Permiten una rápida visualización de los órganos, las relaciones de autoridad que los vinculan y las distintas jerarquías. Mediante los mismos se aprecia rápidamente el ámbito de control de cada unidad, las relaciones formales y la cantidad de niveles jerárquicos que componen la estructura de la organización.  Los organigramas funcionales también llamados por actividad, indican, además de lo anterior, las principales actividades que desarrolla cada órgano. La información que brindan es mucho más rica que la que aportan los organigramas estructurales, ya que permiten apreciar la división del trabajo en la organización. Presentan como inconveniente que es difícil su diseño en un formato reducido. Con frecuencia, se realizan en forma parcial. Son utilizados en el desarrollo de estudios de reorganización.  Los organigramas de cargos detallan, como su nombre lo indica, la composición de la organización en términos de los cargos que la integran. Su uso es frecuente en organizaciones cuya estructura de cargos y escalafones es compleja, como por ejemplo, en la administración pública. Asimismo, en las pequeñas y micro empresas son utilizados con frecuencia.  Los organigramas personales o personigramas, indican, además del nombre del órgano, las personas que lo integran y los cargos que ocupan. Se utilizan cuando se desea dar a conocer quienes ocupan determinados cargos, como por ejemplo ante un cambio de autoridades.  Los organigramas esquemáticos, contienen sólo los órganos principales de una organización. Con frecuencia se elaboran para

42

el público en general y ofrecen una visión simplificada de la organización.  Los organigramas analíticos, representan con el mayor detalle una organización para facilitar su estudio. Incluyen la totalidad de órganos o cargos (según se trate de un organigrama estructural o de cargos) y todas sus relaciones formales. Generalmente se reservan para uso interno.  Los organigramas generales representan toda la estructura organizativa de la organización. Los organigramas parciales desarrollan una parte de la organización.

c) Clasificación 3 Tipos de Organigramas 4 POR

SU

NATURALEZA: Este

grupo

se

divide

en

tres tipos

de

organigramas:  Microadministrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman [2].  Macroadministrativos: Involucran a más de una organización [2]. 4 [1]: Del libro: «Negocios Exitosos», de Fleitman Jack, McGraw-Hill, 2000, Pág. 246.[2]: Del libro: «Organización de Empresas», Segunda Edición, de Franklin Enrique, Mc Graw Hill, 2004, Págs. 79 al 86. [3]: Del libro: «Introducción a la Administración de Organizaciones», de Rafael de Zuani Elio, Editorial Maktub, 2003, Págs. 309 al 318.

43

 Mesoadministrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término mesoadministrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado[2]. POR

SU

FINALIDAD: Este

grupo

se

divide

en

cuatro tipos

de

organigramas:  Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es

decir,

como

información

accesible

a

personas

no

especializadas [3]. Por ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de líneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones [3].  Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión macro o global de la misma, tales son los casos de análisis de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones [3].  Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación. Así por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima se considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A. [3].  Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación[3]. POR SU ÁMBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas: 44

 Generales: Contienen

información

representativa

de

una

organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina [2].

Ejemplo:

Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización [2].

45

Ejemplo:

POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:  Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes [2].

Ejemplo:

46

 Funcionales: Incluyen

las

principales

funciones

que

tienen

asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar

a

la

organización

en

forma

general [2].

47

 Ejemplo:

 De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas [2].

48

POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:  Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo [2].

49

 Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente [2].

50

 Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales

para

ampliar

las

posibilidades

de

graficación.

Se

recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de

unidades

en

la

base [2].

51

 De

Bloque: Son variante

de

una los

verticales y tienen la

particularidad

de

integrar un mayor número

de

unidades

en

espacios

más

reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en

los

últimos

niveles

jerárquicos [2].

52

 Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de

mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, osea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas está n indicadas por las líneas que unen las figuras [3].

53

17. PRINCIPIOS DE LOS ORGANIGRAMAS Toda técnica de uso de de una herramienta (en nuestro caso, los organigramas), utilizan como base premisas o supuestos correctos que sustentan, en gran parte, el buen uso de la herramienta, en el marco de establecido. A continuación detallamos un conjunto de “principios” (estos supuestos y/o premisas válidas), los cuales deberán ser considerados y respetados. Unidad de Mando Es un principio sostiene que cada persona, para la ejecución de sus funciones, sólo debe recibir órdenes de un jefe. Esto se refleja en el organigrama al conectar un entegrama de nivel superior con otros de niveles inferiores inmediatos, de modo que un jefe tenga autoridad sobre un grupo de

54

subordinados, y que éstos no reciban órdenes más que de ese jefe, de lo contrario se produciría un error denominado “Dualidad de Mando”. ”Un empleado no puede estar subordinado a más de un jefe.” Una limitación de este principio puede detectarse en el caso en que un directivo de primer nivel deba tomar decisiones en las cuales la tecnología sea influyente de forma tal, que necesite de asesores para poder realizar el trabajo. En este caso, formalmente se mantiene la unidad e mando, pero en la realidad este principio no será cumplido.

Alcance del Control Un jefe no puede tener al mando más subordinados que la cantidad que es capaz de manejar. Las limitaciones de dirección pueden ser técnicas, físicas (o ambas) y afectan al desempeño en su conjunto.

Esta idea se encuentra vinculada con los integrantes y con el nivel de profundidad que posea la organización. Cuanto más capaz sea el jefe, más niveles podrán eliminarse (aplanar la estructura), lo cual trae como consecuencia un mayor alcance de control.

Homogeneidad Operativa No hay que establecer una tarea a un cargo que no le corresponde

Este principio remarca el ámbito que le corresponde a cada jefe (deberá encontrarse asignado a una tarea que sea compatible y corresponda a su especialidad).

Delegación Efectiva 55

Saber delegar tareas y funciones para que se puedan realizar mejor.

Este principio implica que un gerente debe lograr que sus subordinados realicen el trabajo asignado en forma correcta, con una distribución de autoridad compatible con la responsabilidad que estas tareas conlleven. 18. REGLAS PARA LA DIAGRAMACIÓN No existen reglas únicas para diagramar organigramas. En la medida que se trata de un instrumento gráfico, es recomendable utilizar una presentación clara y comprensible por los usuarios e incluir, si corresponde, una clave o referencias que expliquen los criterios utilizados. Para facilitar su comprensión, un organigrama presentado en formato papel debe ir en una única hoja, de tamaño y características adecuadas. El formato electrónico permite la inclusión de conectores que facilitan su presentación. La relación de subordinación: Se representa con una línea continua (línea de mando) que parte del punto medio de la parte inferior del órgano superior y llega al punto medio de la parte superior del órgano o de los órganos subordinados.

También es posible la diagramación vertical, bajo las mismas condiciones.

56

Para

lograr

una

mayor claridad es posible combinar ambas formas de diagramación. La relación de asesoría: Se representa mediante una línea horizontal que parte del punto medio de la línea de mando del órgano que recibe el asesoramiento, hacia el punto medio de un lado del rectángulo del órgano asesor.

La relación funcional o de mando especializado se representa mediante una línea oblicua punteada que une el punto medio de la parte inferior del órgano especializado con el punto medio de la parte superior de los rectángulos que representan a las unidades subordinadas funcionalmente.

57

La relación de coordinación se representa sólo y cuando existe un órgano formalmente constituido con el fin que sus integrantes coordinen actividades y tareas, como por ejemplo una comisión o comité. En ese caso, se representa como una línea horizontal punteada que parte del punto medio de la línea de mando del órgano al cual pertenece el miembro de mayor nivel jerárquico del comité hacia el punto medio de un lado del rectángulo del comité.

58

En todos los casos, los organigramas deberán tener un encabezado en el cual se establezca, como mínimo:    

Nombre de la organización a la cual se representa Fecha de elaboración Autor del organigrama Carácter con el cual se realiza: si se trata de una propuesta o de una

representación del organigrama actual, por ejemplo.  Si corresponde, referencias o clave que permita una fácil comprensión del gráfico. Los distintos órganos o si corresponde, cargos, se representan mediante rectángulos del mismo tamaño. La diferente altura (o franja, para el caso de organigramas horizontales) representa el nivel jerárquico del órgano o cargo representado. Pueden aceptarse dos opciones: Escribir en cada órgano su denominación o señalar la denominación del nivel dentro de la franja. Las franjas se marcan con líneas punteadas. La denominación utilizada puede señalar el nivel (“seccional” por ejemplo) o el nombre de las unidades comprendidas en el nivel (“Sección”). Puede escribirse tanto a la izquierda como a la derecha, procurando que el organigrama resulte claro. No es correcto utilizar abreviaturas.

19. SIMBOLOGÍA 19.1.

Entegrama: Representación gráfica de cada unidad orgánica de

la estructura formal. Se refiere a cada uno de los rectángulos que componen la gráfica y su inscripción. Se recomienda que todos los entegramas tengan la misma medida.

19.2.

Líneas de autoridad o dependencia jerárquica: Son aquellas

que relacionan jerárquicamente a los entegramas. Se identifican visualmente ya que éstas son líneas llenas y en dirección vertical. 59

19.3.

Líneas de dependencia funcional: son aquellas que relacionan

funcionalmente (por función o tarea que desempeña) los entegramas. Se grafican con líneas llenas y en dirección horizontal. 19.4.

Líneas de asistencia técnica o asesoramiento o de staff: si

bien las situaciones normales definen relaciones jerárquicas entre posiciones de una organización, pueden existir también relaciones funcionales, en razón de asistencia técnica o asesoramiento o staff, las cuales se grafican con línea punteada horizontal.

Se utilizan en los casos en que se quiera representar una relación líneofuncional, líneo-asesora o de staff.

El staff se compone de especialistas en quienes el ejecutivo se apoya para abordar sus múltiples y complejas tareas. Su autoridad funcional se deriva del dominio de sus conocimientos. Las unidades de staff se representan a través de entegramas que se unen al organigrama con líneas punteadas horizontales; estas unidades pueden existir en cualquier nivel de la organización. En los estratos más altos sus funciones son de consulta, asesoramiento, consejo y 60

recomendación; y en los más bajos, de prestación de servicios especializados.

20. TERMINOLOGÍA 20.1.

Línea de Mando: es el número de subordinados que reportan

directamente a un administrador determinado (por ejemplo: el Gerente General puede tener a cargo un Gerente de Ventas, uno de Compras, uno de Producción, etc). 20.2. Estructura organizacional vertical: se caracteriza por tener una línea de mando angosta y muchos niveles jerárquicos. 20.3. Estructura organizacional horizontal: está caracterizada por una línea de mando amplia y pocos niveles jerárquicos. 20.4. La excesiva departamentalización se observa gráficamente cuando la estructura es demasiado plana, es decir, excesiva diferenciación horizontal.

20.5.

La excesiva burocracia se observa cuando en la estructura

existen demasiados niveles jerárquicos, con lo cual la diferenciación vertical es excesiva.

61

La representación gráfica de la estructura organizacional permite representar diferentes tipos de información, de acuerdo al uso al que se encuentre destinado el organigrama. En algunos casos, puede llevar el nombre y apellido del funcionario, el número del puesto en el nomenclador general de RR.HH, el número de partida presupuestaria, e inclusive la cantidad de personas que dependen directa o indirectamente de cada cargo. Generalmente, debido a que la representación de la estructura organizacional se encuentra condicionada por los criterios utilizados por las personas que así la han diseñado, no puede graficarse el organigrama de la forma que establecen las normas de representación si la realidad de la organización y su diseño efectivo indican lo contrario; a lo sumo se podrá sugerir un modelo normalizado y conveniente para la empresa en cuestión. Puede darse otro caso, en el cual suceda que no se cumple con la unidad de mando y es cuando existe autoridad funcional, por ejemplo: Ventas supervisa a Cómputos en lo referente al sistema de stock, confección de remitos y facturas, listados de ventas, etc; mientras que administración se encargara que Cómputos cumpla con las normas impositivas para la facturación, la emisión de recibos de sueldos y el listado de cobranzas.

21. FORMAS DE GRAFICAR UN ORGANIGRAMA Al momento de graficar un organigrama, se pueden seleccionar distintas maneras de hacerlo, cada una con sus ventajas y desventajas. A continuación indicamos algunas: 62

21.1.

Disposición Piramidal Vertical: Se visualiza la estructura formal

como una pirámide con los cargos jerárquicos superiores ubicados en la parte superior.

21.2.

Disposi

ción

Piramidal Horizontal: Se genera de izquierda a derecha, haciendo coincidir el vértice de la pirámide (donde se representa la posición de mayor jerarquía) con el extremo izquierdo del diagrama.

21.3.

Disposición Circular: El gráfico se muestra en forma de círculos.

Los niveles de autoridad se ubican por capas, siendo los de mayor rango los que se encuentran en el centro.

21.4.

Disposición Semicircular: Similar a la disposición circular.

63

22. OTRAS FORMAS DE GRAFICAR UN ORGANIGRAMA Generalmente no es conveniente mezclar los diferentes tipos de graficación en un mismo organigrama. No obstante, algunos autores utilizan esta metodología.

Así

mismo

se

pueden

encontrar

representaciones

equivalentes que se pueden utilizar en un organigrama.

23. TÉCNICA PARA DIBUJAR EL DIAGRAMA. Hay una serie de simbología comúnmente aceptada. - La dirección se grafíca en la parte más alta del diagrama. - Los órganos o cargo de la misma jerarquía se colocan a la misma altura. - Los rectángulos (a veces círculos o cuadrados) se utilizan para representar órganos, funciones o personas y se dibujan en posición horizontal. - Líneas de autoridad o dependencia. Estas indican la relación de autoridad entre los diferentes órganos, funciones o personas. - ¿Qué contenido pueden incluir los rectángulos? El nombre de cargo u órgano (por ejemplo "director", "ningún x") y las funciones. A veces en la parte inferior se menciona el nombre de la persona que ocupa el puesto. Por ejemplo, vemos el organigrama de la Subsecretaría de trabajo e inmigración.

64

24. PROCESO PARA LA ELABORACIÓN DE ORGANIGRAMAS Se conocen cinco pasos básicos que se han de seguir en el procedimiento para la elaboración de los organigramas:     

Autorización y apoyo de los niveles superiores; Acopio de la información; Clasificación y registro de la información; Análisis de la información, y Diseño del organigrama.

25. CRITERIOS DE ELABORACIÓN Y RECOMENDACIONES PARA EL DISEÑO DE ORGANIGRAMAS ESTRUCTURALES No existen reglas para diseñar un organigrama, pero sí existe cierto lenguaje técnico administrativo que se compone de signos, figuras geométricas, prácticas aceptadas, conceptos convencionales, con el cual es necesario familiarizarse para lograr instrumentos gráficos correctos, comprensibles y uniformes que transmitan información sobre la organización. Los componentes de la estructura dependerán de la magnitud de los recursos humanos, materiales y técnicos. Nomenclatura convencional: Elementos gráficos. Como ya se explicó, los organigramas reflejan entre otros aspectos, la forma de trabajo en una institución determinada, por lo que es importante lo siguientes:    

Las figuras geométricas; La ubicación que se da a cada unidad orgánica en el organigrama; Las líneas de conexión, y Los nombres de las Unidades Administrativas u Orgánicas.

25.1.

Figuras Las figuras se utilizan para representar los órganos, pueden ser: directivos, operativos o sustantivos, de apoyo, de asesoría, desconcentrados y descentralizados. Las figuras geométricas: Simbolizan o representan a las unidades administrativas del organismo en el organigrama. Las 65

figuras

sirven

para

expresar

gráficamente

algunas

particularidades de las unidades representadas, por lo tanto, todas las figuras deberán ser de preferencia rectangulares y todas del mismo tamaño y dimensión. Se recomienda que siempre estén con línea delgada.

La ubicación que se da a cada unidad administrativa u orgánica en el organigrama, depende de las relaciones de los procesos esenciales del organismo, poniendo al órgano de dirección y las unidades de staff en la parte superior y las áreas que representan los procesos vitales (componente de línea u operacional), de izquierda a derecha según se da respuesta a la misión o razón de ser y a continuación, las áreas de apoyo; es decir, si se trata de una organización dedicada al servicio público, entonces los primeros componentes serán los titulares, después los servicios auxiliares y al último, las áreas de logística y administración que son las que dan el apoyo a las áreas. Los organigramas se componen de tres partes: en la primera se ubica la alta dirección, en el centro se encuentra el staff que son las unidades de asesoramiento y de servicios auxiliares, en el tercer componente se encuentran las unidades de línea u operacional. En la ubicación de las unidades por niveles jerárquicos, hay que considerar lo siguiente: en la parte superior del organigrama se representan los órganos de gobierno de la Dependencia u organismo con sus respectivas unidades de staff (ubicadas por su importancia) y en la parte inferior del organigrama se colocan las unidades de línea u operacional que son las que desarrollan las funciones más importantes de la institución u organismo ubicadas en términos de la razón de ser o misión. En el staff se encuentran todas las áreas que prestan un servicio especializado en asesoramiento consultivo o servicios auxiliares; en el primero se consideran las unidades que requieren directa y estrecha vinculación con la alta dirección a la cual sirve; estas 66

unidades tienen facultades para asesorar, investigar y recomendar. En cuanto a la unidad de servicios auxiliares, se ubica por debajo del nivel del staff de asesoramiento consultivo y tiene la facultad de asesorar a la cabeza del organismo o a otros funcionarios de éste; además tienen autoridad funcional sobre las demás áreas del organismo. 25.1.1.

FORMA: Como regla general, se recomienda usar un solo tipo de figura para simbolizar a cada uno de los elementos que integran el organigrama. Debido a la facilidad de lectura que ofrecen los títulos escritos horizontalmente, así como por ser una figura de trazo más sencillo, es recomendable utilizarla para representar los diferentes tipos de órganos.

67

68

25.1.2.

DIMENSIÓN:

69

Aunque existe la tendencia a relacionar el tamaño de las figuras con la importancia del órgano, no deben reducirse progresivamente

sus

dimensiones

para

establecer

diferencias de nivel jerárquico, ya que éstas se establecen por la posición de las unidades en el gráfico.

70

25.1.3.

COLOCACIÓN DE LAS FIGURAS: La ubicación de las figuras en el gráfico debe atender los siguientes aspectos: a).- Nivel Jerárquico o Gerencial Los

niveles

se

emplean

para

identificar

procesos

esenciales (los procesos esenciales son aquellos que están relacionados con la misión y naturaleza de la unidad administrativa u orgánica) de la organización, y se refiere a la posición relativa que ocupan estos en los organigramas. Las posiciones en un mismo nivel horizontal, tienen la misma importancia jerárquica, se dibujan de izquierda a derecha y por último se ubican los procesos de apoyo. b).- Diferente nivel jerárquico La colocación se dará con arreglo a los diferentes niveles jerárquicos de la organización. 71

En la Administración Pública Estatal, refiriéndonos a una Dependencia, estos niveles normalmente son:       

Primer nivel: Secretaría; Segundo nivel: Subsecretaría o equivalente; Tercer nivel: Dirección General o equivalente; Cuarto nivel: Dirección de Área; Quinto nivel: Subdirección General; Sexto nivel: Subdirección, y Séptimo nivel: Departamento.

Por la numeración utilizada en la estructura orgánica deberán aparecer en primer lugar las unidades operativas o sustantivas y a continuación las de apoyo.

72

73

74

c).- Dentro del mismo nivel jerárquico Para la posición de las distintas figuras que han de aparecer en el organigrama dentro de un mismo nivel jerárquico, se recomienda que la organización aparezca estructurada de acuerdo a la participación o secuencia de actividades.

25.2.

Líneas de conexión Las diversas relaciones que se dan entre las unidades que integran la estructura orgánica, se representan con líneas. A continuación, se proporcionan criterios específicos con el objeto de uniformar su presentación. Las líneas de conexión, nos indican los diferentes tipos de relaciones existentes entre las unidades que integran la estructura orgánica del organismo. Estas líneas deberán utilizarse en un trazo más grueso que las líneas de los rectángulos del organigrama y no deben adelgazarse a medida que descienda a los niveles inferiores. Además, debe evitar el cruce de líneas, por lo que se recomienda estudiar el diseño. 75

Existen varios tipos de líneas utilizadas para diversos tipos de representación: 25.2.1.

Relación principal de autoridad. (Relación lineal) Es aquella que implica una relación de subordinación entre los responsables de las unidades y subalternos.

Recomendaciones: Las líneas de conexión no deben terminar con flechas orientadas hacia abajo, ya que en este caso se pone de relieve sólo uno de los componentes de la relación de autoridad, descuidándose el elemento ascendente, o sea la relación de responsabilidad. El diseño debe disponerse de modo que todas las unidades orgánicas que dependen de un superior, queden ligadas a él por una sola línea. Deben rechazarse las ramificaciones que incluyan tramos injustificados. No deben adelgazarse las líneas de autoridad a medida que se descienda a los sucesivos niveles, ya que no es necesario proporcionar una visión cuantitativa de la autoridad por medio de dicho procedimiento.

76

77

Para evitar el cruce de dos líneas, se recomienda ensayar diferentes colocaciones hasta encontrar la que permita suprimir los cruces, o por lo menos reducirlos al mínimo. 25.2.2.

Relación de autoridad funcional

Es aquella que representa la relación de mando especializado, no la de dependencia jerárquica. La autoridad funcional está limitada al método específico de ejecución de una actividad y puede existir en forma paralela a la autoridad de línea, o entre un órgano especializado en determinada función y los subordinados de otros jefes de línea. (Como personal, programación y presupuesto, etc.) Se puede representar este tipo de vínculo por medio de líneas cortas de trazo discontinuo.

25.2.3.

Relación de asesoría o Staff 78

Es la relación que se da entre los órganos que proporcionan información técnica o conocimientos especializados a los órganos de mando de línea y suelen representarse por medio de líneas de trazo discontinuo, colocadas perpendicularmente a la autoridad principal del órgano al que asesoran. 

Interna.- Son de carácter permanente y pertenecen a la organización; de estos hay dos tipos, los que trabajan permanentemente



y

aquellos

que

únicamente

sesionan

esporádicamente. Externa.- Son aquellas que no pertenecen a la institución; de éstas existen dos tipos, las que reciben recursos de la institución y las que no los reciben.

25.2.4.

Relación de coordinación

79

La relación de coordinación (colaboración) es aquella que tiene por objeto interrelacionar las actividades que realizan diversas unidades de la organización; podrá darse entre unidades de mismo nivel jerárquico, o entre unidades del órgano central y las de unidades técnicoadministrativas desconcentradas.

25.2.5.

Relación con los órganos desconcentrados

Es conveniente disponer los órganos desconcentrados en el último nivel del organigrama. Entre esta última representación y el gráfico de la dependencia, deberá trazarse una línea de eje que permita establecer la distinción entre ambos. 80

81

En caso de que se desee especificar las diferentes relaciones que guardan los órganos desconcentrados con el resto de las unidades centrales, se deberá representar un tipo general de organización de las unidades desconcentradas en el último nivel gráfico.

82

25.2.6.

Relación

con

los

organismos

públicos

descentralizados La relación de este tipo de órganos, es una relación de autoridad de línea o directa, ya que dependen de niveles más altos de la organización, su colocación se plasma al final de los niveles jerárquicos,

después

de

anotar una

línea

discontinua.

Se

caracterizan por contar con personalidad jurídica y patrimonio propio.

83

25.2.7.

Relación de las comisiones

Son aquellas áreas internas o externas que colaboran de manera permanente o eventual en el desempeño de servicios de carácter público, con la finalidad de realizar alguna gestión. Cuando se incluyan estas comisiones en el organigrama, deberá tomarse en cuenta si se trata de una comisión intersecretarial, desconcentrada o interna de administración, a saber:  Intersecretariales.- Son las integradas por los representantes de diversas instituciones para coordinar determinadas acciones de dos o más organismos.  Desconcentradas.- Son aquellas que tienen facultades de decisión, pero están sujetas a la planeación y control de sus actividades por el órgano del cual dependen, aunque cuenten con cierta autonomía.  Internas de Administración.- Estas comisiones dependen directamente del titular de la Dependencia u Organismo. Por la relación que guardan las comisiones con el órgano central, pueden ser clasificadas en:  Comisiones Interinstitucionales: Son aquellas integradas por los representantes de las diversas instituciones gubernamentales y que tienen por objeto coordinar determinadas acciones de dos o más organismos. Cuando quieran incluirse estas comisiones en el organigrama de la Dependencia que los engloba, deberán colocarse en un recuadro general de trazo discontinuo, que estará ligado por una línea de coordinación, dispuesta perpendicularmente a la autoridad de la misma.

84

85

 Comisiones Desconcentradas: Éstas tienen facultades de decisión, pero siguen sujetas a la planeación y control que de sus actividades realice el órgano superior; cuentan con cierta autonomía: la relación de autoridad de línea no desaparece, por lo que deberán colocarse en el último nivel 86

del gráfico, de la misma manera en que fueron situados los órganos desconcentrados.

25.2.8.

COORDINACIÓN INTERNA DE ADMINISTRACIÓN Y

PROGRAMACIÓN Dado que esta comisión o unidad depende directamente del titular de la Dependencia, aparecerá inmediatamente después del mismo utilizando rectángulo de trazo discontinuo.

87

25.2.9.

LOS

NOMBRES

DE

LAS

UNIDADES

ADMINISTRATIVAS U ORGÁNICAS Es de vital importancia que el nombre de las unidades administrativas u orgánicas, aparezca sin abreviaturas y que corresponda principalmente al proceso de trabajo que realiza dicha unidad en forma breve y concisa, de tal 88

manera que no surjan dudas en la comprensión, análisis o diseño de los organigramas. Nota: La nomenclatura debe reflejar el proceso principal del trabajo, no el nombre del puesto que ocupa el servidor público.

CORRECTO

INCORRECTO Jefe del Departamento de

Departamento de Auditoría

Auditoría Director de Planeación

Dirección de Planeación

26. ELEMENTOS DEL ORGANIGRAMA Tenerse en consideración la utilización de los siguientes elementos y pautas convencionales. Las

casillas.- Son

figuras

geométricas

rectangulares

que

hacen

representación de unidades de la organización. Al interior de ella se debe colocar el nombre de la unidad o área que representa.

Las líneas.- Son figuras geométricas que representan: orden, relaciones de dirección, asesoramiento, subordinación, apoyo, control y relaciones consultivas que se presentan al interior de la organización. La línea principal de la organización se diferenciará de las demás por ser de mayor espesor.

89

Líneas punteadas entre dos unidades de igual nivel señalan existencia de relaciones de coordinación entre ambas.

Los puentes son líneas con un realce semicírculo que son utilizados cuando se cruza una línea entre dos unidades que se relacionan.

90

26.1.

ORGANOS APOYO

Los órganos de apoyo son aquellas áreas de la empresa los encargadas de normar, ejecutar y evaluar la organización y gestión de las acciones inherentes a los procesos técnicos de los sistemas administrativos. Entre las más comunes tenemos: Contabilidad. Tesorería. Personal. Abastecimiento (logística) Ejecución presupuestal. Seguridad. Mantenimiento de la infraestructura institucional. Proyección de la imagen institucional (relaciones públicas) Informática. Secretaria general mesa de partes.

91

26.2.

ORGANOS ASESORIA

Los órganos de asesoría son los responsable de asesorar a la Dirección, a las Áreas de Gestión y a las Comisiones de Proceso administrativo en los asuntos de su competencia. Entre ellas tenemos: Planeamiento. Presupuesto. Asesoría legal. Tributaria racionalización. Racionalización. Otras asesorías

92

26.3.

UNIDADES CON DIFERENTES JERARQUÍAS

Es importante tener en cuenta que un mismo nivel jerárquico son graficados con un rectángulo del mismo tamaño y a la misma altura. Órganos de diferente nivel se graficarán como rectángulos de distinto tamaño(a mayor jerarquía, el rectángulo será mayor, a menor jerarquía la dimensión del rectángulo será menor), y a distinta altura.

26.4.

ORGANIGRAMA CON ÓRGANOS TERRITORIALES

En estos tipos de organigramas es necesario utilizar las denominadas líneas quebradas cuyo propósito es señalar los órganos desconcentrados con relativa autonomía del nivel central.

93

27. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN La revisión de los organigramas habrá de realizarse de manera continua y en función de los cambios que sufra la Dependencia o Entidad en su estructura orgánica. El titular de cada órgano será responsable de señalar los cambios correspondientes a su área, reportándolos al área administrativa o personas de la misma Dependencia, encargadas de actualizar los organigramas específicos y generales. Todo organigrama debe de ser flexible y adaptable, de forma que si hay cambios, este organigrama se pueda adaptar; por ejemplo, para que se pueda incluir un nuevo puesto o servicio, debe ajustarse a la realidad, deben ser claros, precisos y comprensibles para las personas que los consulten.

94

28. DISEÑO DE ORGANIGRAMAS ESTRUCTURALES Para dibujar o representar organigramas estructurales, debemos seguir los siguientes criterios o elementos gráficos de diseño, mismos que pueden ser utilizados para representar todo tipo de organigramas, a excepción de los matriciales: Símbolos y referencias convencionales de mayor uso:  Las líneas llenas sin interrupción son aquellas que indican la autoridad formal, la relación de líneas de mando, la comunicación y la vía jerárquica;  Las líneas horizontales señalan la especialización y la correlación;  Cuando la línea cae sobre la parte media y por encima del recuadro, indica relación de mando;  Cuando la línea se coloca perpendicular a otra, indica asesoramiento, y  Las líneas discontinuas por debajo del gráfico, indican relación en unidades desconcentradas y descentralizadas.

Las figuras geométricas a utilizar siempre serán de forma rectangular y todas deben ser de un mismo tamaño; dicho de otra manera, el tamaño de los recuadros no indica diferencia jerárquica, dado que esto se refleja por niveles.  Un recuadro indica autonomía.  Un rectángulo con línea continua indica una unidad de trabajo permanente y forma parte de la organización.  Rectángulo formado por línea discontinua, indica que no pertenece a la institución, o bien, son comisiones o comités internos.

SÍMBOLO

UTILIZADO PARA REPRESENTAR 1) A unidades permanentes de trabajo 95

propias del organismo e institución o que forma parte de éste. 2) A unidades descentralizadas y desconcentradas del organismo e institución. 3) A unidades externas del organismo o institución y que recibe recurso de éste. 1) A unidades internas que sesionan esporádicamente como lo son las que se encuentran en staff 2) A unidades externas que sesionan esporádicamente

y

no

reciben

recursos del organismo o institución 3) A unidades que conforman en cierta

manera

al

organismo

o

institución. La jerarquía lineal que existe en el organismo o institución, siempre debe de ir más gruesa que las líneas de las figuras geométricas. Si la línea sale por la parte inferior de una figura geométrica y se conecta a otra en la parte superior o en uno de sus lados, indica que tienen jerarquía lineal. La relación que existe entre el director de la organización o institución con sus asesores consultivos externos y siempre se conecta de la parte inferior de la figura geométrica a otra figura en uno de sus lados. La coordinación que existe entre las diversas

áreas

del

organismo

o

institución: 96

1) Si la línea punteada sale por la parte inferior de la figura geométrica y se une a otra también por la parte inferior,

indica

que

tienen

que

coordinarse o colaborar entre ellas para lograr un fin determinado. Si la línea punteada sale por la parte inferior de la figura geométrica y se conecta a otra en la parte superior, indica, que tienen jerarquía funcional. La visión que existe entre las unidades

descentralizadas

y

desconcentradas del organismo o institución, se coloca en la parte inferior del organigrama de lado a lado con línea gruesa, y debajo de esta se ubican las figuras geométricas que representan dichas unidades.

29. DIVULGACIÓN

97

Los organigramas constituyen un instrumento de orientación e información para el personal de la Dependencia o Entidad, y para aquellas personas o instituciones con las que se guarda alguna relación. También, las unidades de orientación e información y quejas (módulo de información y atención al público), deben contar con esta información, lo cual facilitará la identificación y ubicación de las unidades a que debe acudir el público.

GLOSARIO DE TÉRMINOS:

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Organigrama: Es una guía o plano que representa gráficamente la estructura orgánica interna y formal de la unidad administrativa de manera objetiva y global. Organización: Es el arreglo de las distintas unidades de que se compone un organismo administrativo y la relación que guardan estas unidades entre sí, así como la forma en que están repartidas las actividades de ese organismo entre sus unidades. Por eso se dice que el organigrama es el retrato o la representación gráfica de la organización. Por lo tanto, la organización supone:  Una estructura, y  Un conjunto de actividades o funciones asignadas a los órganos. Estructura Orgánica: Es la organización formal en la que se establecen los niveles jerárquicos y se especifica la división de funciones, la interrelación y coordinación que debe existir entre las diferentes unidades organizacionales, a efecto de lograr el cumplimiento de los objetivos. Es igualmente un marco administrativo de referencia para determinar los niveles de toma de decisiones. Unidad Administrativa: Es el órgano que tiene funciones y actividades al interior de la Dependencia o Entidad, que la distinguen y diferencian de las demás Dependencias y Entidades, conformándose a través de una infraestructura organizacional específica y propia, denominadas áreas administrativas.

Puesto: Es la unidad impersonal de trabajo integrada por un conjunto homogéneo de tareas, responsabilidades y requisitos

99

para el cumplimiento de una o varias funciones y el logro de los objetivos de una o varias áreas administrativas. Plaza: Posición individual de trabajo que no puede ser ocupada por más de un servidor público a la vez, que tiene una adscripción determinada y debe respaldarse presupuestalmente. Jerarquía: Es el rango que posee un trabajador dentro de una empresa, organismo o institución. Nivel Jerárquico: Es la división de la estructura orgánica administrativa para asignar un grado determinado a las unidades internas definiendo rangos o autoridad y responsabilidad, independientemente de la clase de función que se les encomiende. Proceso: Conjunto o secuencia de un procedimiento sistemático que transforma los insumos de información, materiales y recursos humanos en productos y servicios que satisfacen a los clientes o usuarios. Autoridad

de

Línea:

Se

genera

en

la

realización

de

subordinación que existe entre jefes y subalternos directos Autoridad funcional: Se genera en la relación de mando especializado que es la que existe entre un órgano especializado en determinada función y los subordinados de otros jefes de línea. Relación de Asesoría: Es conocida también como de “Staff” y existe entre los órganos que tienen por objeto aconsejar e informar a los órganos de línea; sus opiniones no requieren obediencia, sino son simples consejos que pueden ser aceptados o no por el jefe de línea a quien aconsejan. Órgano

Administrativo

Desconcentrado:

Son

instancias

jerárquicamente subordinadas a las Dependencias o Entidades, 100

con facultades específicas para resolver asuntos en la materia encomendada de conformidad con las disposiciones legales aplicables.

Los

Órganos

Desconcentrados

cuentan

con

autonomía administrativa, pero no tienen personalidad jurídica ni patrimonio propio.

101

CONCLUSIONES PRIMERA.Como ninguna persona es física ni psicológicamente capaz de desempeñar todas las operaciones que componen a la mayoría de las complejas actividades, la división de trabajo crea actividades simplificadas que pueden aprenderse y completarse con relativa rapidez. SEGUNDA.El planeamiento dentro de la organización es una herramienta clave para la toma de decisiones a nivel gerencial siempre y cuando la información que brinde sea representativa y útil. Las realidades son dinámicas y los organigramas no están ajenos a esta cualidad. TERCERA.Los organigramas son la representación grafica de la estructura de una organización, es donde se pone manifiesto la relación formal existente entre las diversas unidades que la integran, sus principales funciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada cargo CUARTA.El organigrama desempeña un papel informativo, al permitir que los integrantes de la organización y de las personas vinculadas a ella conozcan, a nivel global, sus características generales. QUINTA.Si bien es cierto que uno de los elementos más importantes de la organización lo constituyen sus recursos humanos y las relaciones informales que entre individuos y grupos se producen, el intentar la representación gráfica de dichas relaciones, dinámicas y subjetivas, forzaría a que los organigramas se tornaran complejos; de aquí que una de las limitaciones de estos es que expresan únicamente las relaciones formales entre los órganos que integran las Dependencias o Entidades. 102

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