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• Teresa M. Castro

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NARRATIVA COMPRAS- GASTOS - CUENTAS POR PAGAR COMPRAS: Inversiones del Plástico, S.A. de C.V.

Las necesidades de compra son identificadas por el encargado de compras el elabora un análisis de ventas que permite realizar la proyección de las compras mensuales para los productos de alta rotación, con los resultados de este análisis los planificadores preparan las solitudes de pedidos, que son solicitudes para la elaboración de pedidos, estas solo pueden ser generadas por el personal de compras, estos pedidos son generados en sistema y autorizados vía sistema. (Control automático) Para la compra de Resina se utiliza el mismo análisis anterior con la variación de que se requiere cotizaciones para la elaboración de órdenes de compras (pedidos) por parte del departamento de compras y los que autorizan la liberación en el sistema están establecidos según las estrategias de liberación de pedido autorizado por el Gerente de Compra. Para los productos inventaríales locales la única diferencia es que no lleva desaduanaje y proceso de importación. Recepción de productos inventariables: Se realizan comunicaciones con los agentes aduanero, estos realiza todo el tramite y pago de impuestos aduaneros de importación, el agente elabora la factura correspondiente donde por lo general otorga un crédito de 30 días para el pago de todos los tramites e impuestos aduaneros, una vez desaduanado el producto se procede a la recepción de los mismos en bodega. Los encargados de almacén reciben y revisan la documentación de la mercadería y consultan en el sistema la orden de compra para ver que coincida, luego autorizan la descarga del producto y envía por correo electrónico al departamento de compras el número de ingreso, número de orden de compra, nombre del proveedor y número de factura, una vez recibido el correo se recopila los documentos originales incluyendo la factura del agente aduanero y pagos de impuestos, estos documentos son remitidos a la jefa de compra para realizar las revisiones de los cargos del agente aduanero, una vez revisado se les coloca sello y firma de revisado, se elabora la remisión de entrega de documentos en hoja de Excel, los entrega a contabilidad para que se registre la cuenta por pagar. (Control Manual) Proveedores extranjeros más Importantes • Inovas, INC • Hua Jeng Chamical, Inc. • Styrochem Canada, Inc. • Kase Equipemen

Compras productos y servicios de consumo Locales

Estas compras son autorizadas por los jefes de departamento donde se solicita el producto o servicio, las solicitudes son trasladadas a un formato de Excel. El pedido para la compra local es generado por el jefe de compras, corroborando que el pedido tenga una o dos cotizaciones, el pedido es autorizado por la encargada de compras. Al ser emitida la orden de compra, esta se envía al proveedor. Una vez confirmada, se le da seguimiento para su entrega por parte de compras, una vez enviado el producto o servicio a Villanueva, Cortés, Honduras. (Control automático)

Si es producto inventariable: el producto inventariable es recibido por el encargado de bodega y elabora una recepción en el sistema con el pedido que fue emitido, la factura original es enviada directamente a contabilidad por la persona que recibió el producto indicando en la factura el número de ingreso y la firma de recibido, el producto es entregado posteriormente al solicitante.

Si es Servicio o producto no inventariable: la recepción es recibido y revisado por el solicitante quien a su vez firma la factura de recibí conforme y se entrega al encargado de bodega para su recepción en el sistema, la factura original es enviada directamente a contabilidad para su registro. (Control Manual)

Principales proveedores locales • Alfapack • Cartones y Derivados Fenix, S.A. • Tropigas • Tornillos y Partes, S.A. • DHL • Agencia Aduanera Rivera Fiallos, S.A. • Agencia Marco Tulio, S.A.

Cuentas por pagar -

El Proceso de registro de cuentas por pagar inicia con el cotejo de la documentación de registro por parte del Contador de Costos, esta documentación tiene que contener la orden de compra y la factura original, en la orden de compra se coloca el No. de ingreso cuando son inventarios, y la factura firmada y sellada de recibido. Cuando se ha capturado la documentación suficiente y apropiada, esto es cuando dicha factura ya está vencida de lo contrario el sistema de facturación interno la mantiene bloqueada, el contador de costos registra en el sistema de facturación interno la cuenta por pagar y pasa al contador los comprobantes para que él los revise y autorice el registro, luego del registro se envía una solicitud de presupuesto a Tesorería en el sistema de facturación interno y por medio de correo electrónico, quien asigna el presupuesto; la evaluación para dar pago es realizada en contabilidad. (Control manual). Se realizan conciliaciones manuales en los casos de descuadres entre el saldo del proveedor y el saldo registrado por Inversiones del Plástico, esta conciliación se realiza con la comparación del estado de cuenta del proveedor contra el registro de la cuenta por pagar, se investiga y solicita la documentación soporte de las diferencias, esta conciliación es realizada por el Contador de Costos principalmente las de partes relacionadas, mientras que las conciliaciones con proveedores más importantes se realizan por el Contador, las diferencias encontradas son investigadas por él y discutidas con el contador para que el valide la información y apruebe ajuste de ser necesario. Desembolsos El contador de costos clasifica las facturas vencidas para la revisión del contador y luego solicita el presupuesto a Tesorería de los proveedores al momento de tener los documentos registrados en el sistema, una vez preparadas las facturas con la documentación soporte esta es traslada al Contador General. Se revisa que sean originales, que lleven las firmas autorizadas, que se le coloque el número de documento de registro en el sistema, también se revisa la razonabilidad de los Gastos, en algunos casos para asegurar la transacción el contador le pide al solicitante del gasto que le firme la factura (por la jefatura de cada área) para tramite de pago, estos documentos ya revisados son firmados por el contador como revisado para tramite de pago y se envía con el detalle de los pagos a realizar a Tesorería quien da las instrucciones al banco para pago del cheque o transferencia y después de realizado el pago envía el comprobante de pago, (Control manual)

Pagos por Transferencia. El departamento de Cuentas por pagar, el Contador de Costos envía mensualmente a quien autoriza los anticipos a realizar el pago y una lista de los pagos que han de hacerse tanto por cheques, como por transferencias en lempiras y dólares, la gestión de las transferencias contra las cuentas de Banco de Bac Honduras, cuando se ha hecho la transferencia el banco acredita los pagos. Las firmas autorizadas son del Gerente general y del Contador General, se requiere dos firmas. (Control manual).

Pagos con Cheque. Los talonarios de cheques están bajo la custodia únicamente de Contabilidad Contador de Costos y es el mismo quien se encarga de la entrega de los mismos. Los pagos que se hacen con cheque son por concepto de: Impuestos, Rap, Servicios Públicos, gastos de personal, IHSS, contratistas menores, y reembolsos de caja chica. El contador debe revisar y preparar la documentación soporte para que sea emitido el cheque. Los cheques en blanco sin firma permanecen en custodia del contador de costos en Contabilidad. Ningún otro funcionario maneja chequera de Inversiones del Plástico. Los cheques son llenados con máquina de escribir por el contador de costos, y entregados por el

día lunes. Las firmas autorizadas para la emisión de cheques son: el Gerente General y el Contador General, se requieren dos firmas. El contador de costos conserva los Boucher en Contabilidad y la documentación soporte de cada cheque emitido. Los cheques por pago de impuestos y servicios públicos salen a nombre de la entidad gubernamental; los cheques por gastos de personal, a nombre del contratista y reembolsos de caja chica salen a favor del empleado y se retiran personalmente en el departamento de Contabilidad. Cada entrega de cheque estos están soportados por recibos (por los pagos de gastos públicos) y recibos que proveedores emiten contra entrega de cheques los cuales van y recogen en las instalaciones.

Registro contable: Antes de realizar una propuesta de pago con la documentación soporte, la cual es elaborada por Contabilidad, se revisa la facturación, órdenes de compra, ingresos de mercadería etc. las firmas y una vez documentados para ser revisados, a esa documentación los incorpore a la propuesta pago. Una vez se han enviadas las “propuestas de pago” tanto en lempiras como en dólares por el contador de costos, esto es un listado a nivel de sistema a Tesorería, quien asigna el prepuesto solicitado por Contabilidad, que son los pagos que se esperan que se cancelaran el lunes se espera a que sean aprobadas vía electrónico por el Contador General a la local copia de los documentos que amparan el gasto o compra ,una vez aprobadas Cuentas por pagar empieza a elaborar de manera manual los cheques luego estos se obtiene la firma autorizada para cada cuenta de cheques y el último paso es el registro realizado por el auxiliar de Cuentas por pagar una vez los cheques son entregados a cada proveedor. Pago en efectivo. Los reembolsos de pagos menores se hacen a través de caja chica. Según política de Inversiones del Plástico los montos máximos que se pueden pagar por caja chica son L. 50,000.00 en casos excepcionales de compras de repuestos y de L.1, 500.00 para reembolsos de comida, transporte, combustible, etc. Los conceptos por los que se hacen estos pagos son reembolsos o anticipos de alimentación o viáticos, contratación de servicios de jornaleros por un día, y cualquier gasto menor que haya sido autorizado por un jefe de departamento. Los reembolsos se hacen con cheque a favor de la persona responsable de la caja chica. Cuando los pagos se han realizado son registrados por el encargado de caja chica, con base a la información proporcionada. La conciliación bancaria es elaborada vía sistema de facturación interno por Tesorería son revisadas por el Contador General y son autorizadas por el gerente de finanzas. Excepciones al proceso de compra Las compras y pagos de hechos a:    

ENEE Aguas de San Pedro Servicios públicos en general Tramites de seguros

    

Tramites de colaboradores (kilometraje, reintegros de gastos) Tramites de comisiones bancarias (licitaciones y cartas de créditos Tramites de planillas (salarios, pensiones y embargos) Devoluciones a clientes Gastos aduanales (que se vean reflejados como un gasto indirecto en los pedidos de compra de importación, caso contrario debe contar con el pedido de compra respectivo)

Datos Importantes El sistema utilizado sistema de facturación interno fue instalado en Enero de 2018. Se realizan actualizaciones menores, pero no se ha cambiado la versión. No se planean modificaciones importantes a corto plazo. Archivo Maestro (Compras): Se lleva un archivo maestro de proveedores en el departamento de Compras y el registro de nuevos proveedores es realizado por el contador de costos. Documentación utilizada: Facturas de proveedores Solicitudes de pedido Pólizas aduaneras Copias RTN de proveedores Orden de Compra Copias de Certificado de Calidad (proveedores que intervienen en proceso de fabricación de productos.) Certificado de Origen para algunos proveedores Cotizaciones Formularios de creación de proveedores Copias de permisos de operación Copias de constancias bancarias Copias de constitución de empresa Copia de facturas de exportación Declaraciones de exportación Copia de orden de compra del cliente

Soportes de correos electrónicos Registro contable: Registro de Ordenes de compras Cuentas por pagar: Se registran en el sistema de facturación interno, las transacciones que se realizan con proveedores y se utiliza un archivo de los documentos de remisión de traslados a tesorería. Salidas Clave: Se emiten estados de cuentas de proveedores, movimientos de cuentas, documentos de Notas de crédito y débito atreves del sistema y reportes analíticos del comportamiento de las cuentas por cobrar, así como estadísticos de compras y análisis de existencias de inventario para realizar compras, toda esta información es proporcionada por el sistema de forma electrónica, pantalla, impresa, esto depende de las autorizaciones que los usuarios tengan en el sistema.

Si su organización contiene ese tipo de anexo adjuntarlo aquí u cualquier dato importante que respalde lo anteriormente descrito. ANEXO: Estrategias de Liberación y Autorización

ESTRATEGIAS DE LIBERACION DE PEDIDOS MEXICHEM RCA

PEDIDO

ORGANIZACIÓN DE COMPRAS

MATERIALES

GRUPO DE COMPRAS

Todos los Materiales y Servicios

No Inventariables Intercompany * (Automatico SAP) Fletes * (Automatico SAP) TBS Manufacturados TBS Mprimas y Semielaborados TBS Repuestos TBS Agricola TBS Geos TBS Costos y Subcontratacion TBS Trading Reposición TBS Trading Nuevos Productos CTS FibroCemento CTS Metal CTS Madera CTS Costos y Subcontratación CTS Trading

POSICIÓN Responsable Compras Responsable Planeación Responsable de Planta Responsable ASA Responsable Nuevos Productos TBS Responsable Negocio Metal Responsable Construsistemas Gerente Tesorería

RANGOS DE AUTORIZACIÓN

0-10,000 usd Responsable de Compras

>10,000 usd Responsable de Compras + Gerente de Tesorería

No requiere aprobación

No requiere aprobación

No requiere aprobación

No requiere aprobación

Responsable Planeación

Responsable Planeación + Gerente de Tesorería

Responsable de Planta

Responsable de Planta + Gerente de Tesorería

Responsable de Planta

Responsable de Planta + Gerente de Tesorería

Responsable ASA

Responsable ASA + Gerente de Tesorería

Responsable Nuevos Productos TBS

Responsable Nuevos Productos TBS + Gerente de Tesorería

Responsable de Planta

Responsable de Planta + Gerente de Tesorería

Responsable Planeación

Responsable Planeación + Gerente de Tesorería

Responsable Nuevos Productos TBS

Responsable Nuevos Productos TBS + Gerente de Tesorería

Responsable Planeación

Responsable Planeación + Gerente de Tesorería

Responsable Negocio Metal

Responsable Negocio Metal + Gerente de Tesorería

Responsable Construsistemas

Responsable Construsistemas + Gerente de Tesorería

Responsable Construsistemas

Responsable Construsistemas + Gerente de Tesorería

Responsable Construsistemas

Responsable Construsistemas + Gerente de Tesorería

HON C. Pineda I. Lobo J. Pellecer F. Valenzuela I. Lobo I. Lobo I. Lobo E. Yang