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• Pedro Elias Castro Arenas

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y RESPONSABILIDADES (MOR) DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION, CONTROL Y GESTION. FUNDACIÓN PARA LA MEJORA DE LA INFRAESTRUCTURA DE SURAMÉRICA (SAIIF). JUNIO, 2.020

Elaborado por: Cargo: Firma:

(PROPUESTA)

Revisado por: Cargo: Firma:

Aprobado por: Cargo: Firma:

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ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

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DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN, CONTROL Y GESTIÓN (PROPUESTO)

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1. PRESENTACION

Este Manual tiene como propósito, presentar una descripción detallada de la estructura organizativa y funciones generales de cada una de las instancias que conforman el Departamento de Administración, Control y Gestión (DACG),

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Identificándose

los

aspectos

verticales

y

horizontales

del

Departamento; así como los niveles de jerarquías y funciones representadas en el organigrama. El Departamento de Administración, Control y Gestión es una Unidad Administrativa adscrita a la Fundación para la Mejora de la Infraestructura de Sur América - Infrastructure Improvement Foundation, Inc - (Fundación SAIIF), cuya función principal es garantizar el uso adecuado de los recursos materiales y financieros de la Fundación SAIIF. Su Finalidad fundamental es desarrollar actividades inherentes al uso eficiente de los recursos materiales y financieros asignados a la Fundación SAIIF, con el fin de contribuir con el normal funcionamiento de las actividades, mediante la planificación, coordinación, evaluación, control y ejecución de las políticas y lineamientos en materia de administración emanados por la Dirección General. La línea de mando está constituida en primera instancia por el Director General de la Fundación SAIIF, en segunda instancia por el director del Departamento de Administración, Control y Gestión, quien cumple funciones de planificación, coordinación y control; y en tercera instancia por los Jefes de Departamentos adscritas a la Dirección, estos coordinarán y ejecutarán los planes establecidos con la finalidad de cumplir con los Finalidad planteados. En el presente documento, se presenta la estructura organizativa del Departamento de Administración, Control y Gestión fundamentada en la decisión tomada por la Dirección General de la Fundación SAIIF, en su reunión de fecha 30-09-2019 describiendo cada una de las unidades que la conforman, (PROPUESTO)

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en cuanto a su denominación, rango, finalidad, adscripción administrativa y funcional, estructura interna y las funciones generales, con base en las actividades que necesariamente tienen que desarrollar, dada su importancia de carácter estratégico para la Fundación SAIIF.

2. OBJETIVO

El presente Manual, es un instrumento de apoyo administrativo que tiene como propósito servir de consulta y orientación acerca de información relacionada con las funciones de trabajo formalmente establecidos para la tramitación y ejecución de los diferentes programas y servicios que ofrece el Departamento de Administración, Control y Gestión es una Unidad Administrativa adscrita a la Fundación para la Mejora de la Infraestructura de Sur América Infrastructure Improvement Foundation, Inc - (Fundación SAIIF)

3. ALCANCE Este Manual de Organización abarca de manera concreta y precisa la descripción de todas las acciones que ejecuta el Departamento de Administración, Control y Gestión, asi como también, distribuye las responsabilidades correspondientes a cada una de las Coordinaciones y Unidades que lo conforman.

4. MARCO ESTRATEGICO

4.1.

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MISION

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El Departamento de Administración, Control y Gestión, es la entidad encargada de brindar el apoyo y asistencia administrativa y financiera, cuya función principal será la de verificar y garantizar el buen desarrollo de la organización que lleva los Programas que impulsará el crecimiento económico y la activación de nuevas fuentes de empleos en la región, ofreciendo información veraz y oportuna a la Fundación para la Mejora de la Infraestructura de Sur América Infrastructure Improvement Foundation, Inc - (Fundación SAIIF), por parte de los líderes de nuestra noble organización.

4.2.

VISIÓN

Ser el ente capaz de coadyuvar con un servicio de calidad, eficiente y versátil, con la cualidad de cumplir con las normas y procedimientos establecidos en la legislación vigente, desarrollando los programas que contribuyan a promover el logro de metas establecidas por la Fundación SAIIF.

4.3.

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VALORES

Mantener un ambiente de armonía, colaboración y de gran calidad humana, incrementando así el espíritu de servicio, lealtad, solidaridad, fomentando el trabajo en equipo del Departamento de Administración, Control y Gestión, ampliando los siguientes valores:

4.3.1. RESPONSABILIDAD,

en

nuestras

acciones

y

encomendados para alcanzar los Finalidad propuestos. 4.3.2. EXCELENCIA, para ser los mejores en todos los aspectos.

4.3.3. LEALTAD, con la Institución. (PROPUESTO)

trabajos

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4.3.4. DISCIPLINA, para ser más eficientes en las actividades asignadas.

4.3.5. ÉTICA, profesional en el servicio prestado a nuestra organización.

4.3.6. HONORABILIDAD, en nuestras acciones.

4.4.

OBJETIVO GENERAL

 Administrar y gestionar el uso de los bienes de la Fundación SAIIF, velando por su correcta utilización, así como también el tramite de la documentación que ingresa y egresa del Departamento de Administración, Control y Gestión.

4.5. 

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Gestionar la adquisición de los activos que necesiten el trabajo de la fundación de acuerdo al presupuesto establecido.



Realizar todos los contratos necesarios para el cumplim iento de las metas de la Fundación.



Redactar los informes correspondientes con el ámbito de su competencia a la Presidencia.



Dirigir y orientar a todas las unidades y personal a su cargo.



Realizar el adecuado seguimiento para asegurar el buen funcionamiento de

las dependencias a su cargo. 4.6.

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POLITICA

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“En el Departamento de Administración, Control y Gestión, coordinamos, orientamos, supervisamos, evaluamos y administramos los recursos financieros bajo el sistema de control SAP, garantizando el buen funcionamiento en la

Fundación para la Mejora de la Infraestructura de Sur América Infrastructure Improvement Foundation, Inc - (Fundación SAIIF)’’

5. MARCO ORGANIZACIONAL

5.1.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

DIRECCION

COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN

5.2.

COORDINACIÓN DE TALENTO HUMANO Y ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL

COORDINACIÓN DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO

DESCRIPCION DE RESPONSABILIDADES

5.2.1 Dirección (PROPUESTO)

COORDINACIÓN DE EVALUACIÓN YCOORDINACION DE CONTROL COMERCIALIZACION

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Descripción

La Dirección del Departamento de Administración, Control y Gestión SAIIF está adscrita a la Presidencia de la Fundación para el Mejoramiento de la Infraestructura de Sudamérica (SAIIF), es la autoridad máxima de esta dependencia y ejerce el control sobre el resto de la estructura organizativa.

5.2.1.2.

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UNIDAD:

5.2.1.1.

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Objetivo General

Controlar y evaluar la aplicación de las políticas y lineamientos de la Dirección Ejecutiva de SAIIF y establecer las normas y procedimientos para la formulación y ejecución presupuestaria, de los recursos financieros y materiales requeridos; con el fin de lograr su óptima utilización y aprovechamiento, así como prestar

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adecuados servicios de apoyo en su gestión y velar por el correcto desempeño, utilizando como herramienta principal el Sistema de Control “SAP”.

5.2.1.3.



Responsabilidades de la dirección

Dirigir, coordinar y supervisar los procesos administrativos de la Organización y asesorar al Consejo Directivo de la Fundación SAIIF en materia de su competencia.



Dirigir, supervisar y evaluar las áreas administrativas, para asegurar los recursos financieros, materiales y tecnológicos, así como el manejo racional, eficaz y transparente de los mismos.



Proponer, controlar y evaluar la aplicación de las normas nacionales e internacionales y procedimientos pertinentes para la administración de los recursos financieros y materiales de la Organización.



Estructurar el Plan Operativo de las dependencias de adscripción de la Fundación SAIIF para el desarrollo de la gestión administrativa y velar por su cumplimiento.



Supervisar la ejecución de los registros contables y financieros y rendir informe mensual al Director General.



Supervisar periódicamente los movimientos de caja y garantizar la elaboración de las respectivas actas.



Garantizar que se cumplan las Retenciones de Impuestos y tramitar su cancelación a las instancias competentes.



Garantizar el adecuado control de bienes muebles e inmuebles adquiridos por la organización, e informar a las instancias competentes.

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

Coordinar

la

estructuración

y

mantenimiento

de

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registros

consolidados de información actualizada sobre los recursos financieros y materiales. 

Supervisar la elaboración del Plan Anual de compras, suministros y mejoras de infraestructura física, así como el proceso de las requisiciones que correspondan, con base en los requerimientos correspondientes y respectivas disponibilidad presupuestaria.



Coordinar y evaluar procesos de adquisición de bienes, materiales, equipos y servicios y ejecutar obras menores, garantizando la aplicación de las normativas vigentes.



Supervisar el proceso de verificación de informes de recepción de bienes y servicios contra órdenes de compra, notas de entrega de los proveedores o valuaciones de obras, para comprobar la conformidad de los pagos que correspondan.



Velar por la custodia de los documentos y soportes justificativos de gastos y pagos ocasionados por la Organización.



Velar por el registro de los bienes muebles, equipos e infraestructura que sean asignadas a las Direcciones y Programas de trabajo.



Brindar apoyo técnico, analizar y evaluar los requerimientos de cada uno de los Proyectos en lo referente a infraestructuras físicas, dotaciones de equipos y mobiliarios.



Coordinar y/o ejecutar el diseño de obras civiles, tanto desde el punto de vista de ingeniería como de arquitectura.



Coordinar y dirigir la construcción de obras civiles, velando por su calidad y razonabilidad de costos.



Administrar los contratos para la ejecución de obras en construcción y/o mantenimiento mayor, con el fin de garantizar que se ejecuten de acuerdo con los términos estipulados, en los tiempos previstos, con la calidad establecida y costos razonables.

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

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Presentar al Director General informes continuos sobre la gestión administrativa.

5.2.2. COORDINACION DE ADMINISTRACION

DIRECCION

COORDINACION DE ADMINISTRACIÓN

DIVISION DE ADMINISTRACIÓN

5.2.2.1.

DIVISION DE SERVICIOS GENERALES

Objetivo General

Garantizar la administración, control y distribución de los recursos financieros para cubrir las erogaciones de los Fondos para la consecución de los Programas y de las actividades centralizadas de la Fundación SAIIF.

5.2.2.2.

Responsabilidades de la Coordinación

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

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Asesorar, dirigir, coordinar, controlar y supervisar todos los procesos administrativos de la Organización.



Desarrollar las políticas financieras y de provisión de los servicios generales durante la ejecución los Programas y de las actividades centralizadas de la Fundación SAIIF.



Dirigir y controlar el movimiento de ingresos y egresos monetarios y velar porque se establezcan y emitan los correspondientes registros contables y estados financieros.



Velar por el cumplimiento de las normas y procedimientos de los servicios administrativos y financieros.



Dirigir, supervisar y evaluar las Áreas Administrativas, para asegurar el apoyo de los recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos, así como el manejo racional, eficaz y transparente de los mismos.



Proponer, controlar y evaluar la aplicación de las normas nacionales e internacionales y procedimientos pertinentes en todas las áreas bajo su responsabilidad.



Estructurar el Plan Operativo de la Coordinación de Administración.



Coordinar y evaluar procesos de adquisición de bienes, materiales, equipos y servicios y ejecutar obras menores, garantizando la aplicación de las normativas vigentes, según lo establecido por la Coordinación de Administración.



Verificar que se cumplan todas las normas técnicas de auditoria gubernamental e internacionales que se aplique en los países donde se vaya desarrollando los Programas y de las actividades centralizadas de la Fundación SAIIF.



Velar por la custodia de los documentos y soportes justificativos de gastos y pagos ocasionados por la Organización.

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

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Presentar a la Dirección General informes continuos sobre la gestión administrativa los Programas y de las actividades centralizadas de la Fundación SAIIF.



Velar por el registro de los bienes muebles, equipos e infraestructura que sean asignadas a los Departamentos y Unidades que estén ejecutando la Fundación SAIIF.

5.2.3. UNIDAD DE ADMINISTRACION

UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN

SECCIÓN DE TESORERÍA

5.2.3.1.

SECCIÓN DE CONTABILIDAD

SECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Objetivo General

Planificar, dirigir y coordinar actividades inherentes a la aplicación de políticas, estrategias y programas de administración de recursos materiales y financieros, con el fin de contribuir con el normal funcionamiento de la Fundación SAIIF. 5.2.3.2.

Responsabilidades de la Unidad

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

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Realizar la consolidación de cuentas contables, elaboración de balances y estados financieros y tramitar las cuentas por pagar/cobrar generadas por los compromisos adquiridos a nivel nacional e internacional, con el fin de dotar a las máximas autoridades de información oportuna que soporte la toma de decisiones en materia financiera.



Realizar la distribución presupuestaria para cubrir los compromisos adquiridos y asignados a la Fundación.



Realizar las reposiciones de fondos de las Unidades Operativas.



Llevar registro contables consolidados sobre las erogaciones financieras en que incurren tanto las unidades centrales, como las que estén ejecutando los diferentes proyectos.



Elaborar balances financieros, con el fin de dotar a las máximas autoridades de información confiable y oportuna, que oriente sus procesos de toma de decisión en materia financiera.



Realizar depósitos bancarios, adquisiciones, custodia y venta de papeles negociables, transferencias bancarias y reposiciones para Flujos de Caja, con el fin de lograr el máximo rendimiento de los recursos financieros no utilizados y disponibilidades inmediatas que sustenten

las

erogaciones

de

las

distintas

instancias

organizacionales de la Fundación SAIIF. 

Elaborar cuerpos normativos y procedimentales, así como controlar y evaluar su aplicación, con el fin de racionalizar y unificar las gestiones administrativo-financieras que llevan a cabo tanto las unidades centralizadas como las que están ejecutando los proyectos.



Llevar registro de las cuentas por pagar/cobrar de las instancias centralizadas, así como tramitar y cancelar los compromisos adquiridos por estos con terceros.

(PROPUESTO)

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

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Establecer las necesidades específicas de capacitación del personal administrativo bajo su dirección.



Liderar a los trabajadores y trabajadoras adscritos al Instituto y organizar los recursos materiales, financieros y tecnológicos asignados a fin de lograr óptimos niveles de productividad, eficiencia y eficacia institucional.



Llevar el registro y control de los documentos del archivo de la Dirección, de acuerdo a lo normativa establecida por la Coordinación de Administración.



Presentar el Plan Operativo Anual (POA) de la Coordinación de Administración y periódicamente rendir cuenta de su avance.



Garantizar la administración de los recursos asignados a la Fundación SAIIF según las normativas cónsonas con las leyes nacionales e internacionales.



Ejecutar el presupuesto asignado a la Dirección de Administración, Control

y

Gestión

administración

aplicando

financiera

y

las

normas

sugerir

las

relativas

a

la

modificaciones

o

complementos necesarios. 

Establecer las necesidades específicas de capacitación de los funcionarios bajo su Dirección.



Rendir cuenta periódica de los resultados de la gestión de la Dirección, a la Junta Directiva de la Fundación SAIIF.



Garantizar el uso adecuado de los recursos materiales, financieros y tecnológicos asignados a fin de lograr óptimos niveles de productividad, eficiencia y eficacia institucional.



Llevar y mantener actualizados los registros sistemáticos y detallados de ingresos, egresos, traslados, mejoras, y otras modificaciones de los bienes asignados a la Dirección.

(PROPUESTO)

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

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Elaborar y mantener actualizado el inventario de activos fijos de la Fundación SAIIF en los términos previstos en las normas legales vigentes y en los procedimientos prescritos para tales efectos.



Realizar periódicamente el inventario de existencia física de los bienes de la Fundación SAIIF y verificarlo con los registros de la Sección de Bienes.



Proponer la desincorporación de bienes para su venta o donación, conforme a las disposiciones legales vigentes.



Cualquier otra función que le fuese asignada por el Consejo Directivo.

5.2.4. SECCION DE TESORERIA

UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN

SECCIÓN PROCESOS DE TESORERÍA

(PROPUESTO)

SECCIÓN PROCESOS DE CONTABILIDAD

SECCIÓN DE PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

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5.2.4.1. 

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Responsabilidades de la Sección Mantener control sobre las cuentas bancarias de la Fundación, estados de cuenta, reposiciones de fondos, transferencias y otros, con el fin de lograr adecuados flujos de caja.



Coordinar la elaboración y emisión de cheques o transferencias bancarias para cancelar los compromisos adquiridos por la Fundación SAIIF con terceros.



Supervisar y registrar los movimientos de ingresos y egresos de Caja.



Consolidar las cuentas de ingresos y egresos de Caja.



Tramitar las reposiciones de Cajas Chicas y de Fondos Operativos de las instancias centrales de la Fundación SAIIF.



Elaborar proyecciones y estimaciones sobre los ingresos y egresos de la Fundación SAIIF, ya sean estos propios o como aportes presupuestarios provenientes del Estado.



Asistir técnicamente a las Unidades Operativas en materia de finanzas.



Ejercer la guarda y custodia de papeles financieros negociables, cheques y efectivo en Caja.



Velar por el buen uso de los recursos materiales, financieros y tecnológicos asignados, a la Sección, con el fin de lograr óptimos niveles de productividad, eficiencia y eficacia institucional.



Llevar el registro y control de los documentos del archivo de la Sección, de acuerdo a lo establecido por el Departamento de Finanzas.

(PROPUESTO)

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

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Rendir cuentas mediante la presentación del Seguimiento de la ejecución del Plan Operativo Anual y los Informes de su gestión en las áreas relacionadas con la Coordinación.



Cualquier otra función que le asigne el Jefe de División de Administración en el área de su competencia.

5.2.5. SECCIÓN DE CONTABILIDAD

UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN

SECCIÓN PROCESOS DE TESORERÍA

5.2.5.1.

SECCIÓN PROCESOS DE CONTABILIDAD

Responsabilidades de Sección

(PROPUESTO)

SECCIÓN DE PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

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

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2020

Realizar la consolidación de los registros contables que llevan a cabo las unidades de administrativas de los proyectos.



Realizar el registro contable de las transacciones financieras que realizan las instancias centrales de la Fundación SAIIF.



Elaborar balances periódicos, mensuales y anuales que reflejen los estados financieros de la Fundación SAIIF.



Llevar y mantener actualizado el inventario de bienes, equipos y materiales de la Fundación SAIIF.



Velar por la correcta aplicación de las normas y procedimientos contables a ser utilizados por toda la Fundación SAIIF.



Prestar

asistencia

técnica

contable

a

las

unidades

de

administrativas de los Proyectos. 

Elaborar y remitir a la instancia correspondiente, en concordancia con el ordenamiento jurídico vigente el Clasificador General de Cuentas de Contabilidad de la Fundación SAIIF.



Elaborar el Balance General del proceso de liquidación y Cierre del ejercicio de acuerdo a la normativa vigente, para consideración y aprobación por parte de las máximas autoridades.



Elaborar los estados financieros de la memoria y cuenta en concordancia con las unidades involucradas en la consolidación de la cuenta.



Velar por el buen uso de los recursos materiales, financieros y tecnológicos asignados, a la Sección, con el fin de lograr óptimos niveles de productividad, eficiencia y eficacia institucional.



Llevar el registro y control de los documentos del archivo de la Sección, de acuerdo a lo establecido por la División de Administración.

(PROPUESTO)

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

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Rendir cuentas mediante la presentación del Seguimiento de la ejecución del Plan Operativo Anual y los Informes de su gestión en las áreas relacionadas con la Coordinación de Administración.



Cualquier otra función que le asigne el Jefe del División de Administración en el área de su competencia.

5.2.6. SECCION DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN

SECCIÓN PROCESOS DE TESORERÍA

5.2.6.1.

SECCIÓN PROCESOS DE CONTABILIDAD

Responsabilidades de la Sección

(PROPUESTO)

SECCIÓN DE PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

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

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Elaborar y aplicar normas y procedimientos financieros, así como velar por su correcta aplicación por parte de las unidades operativas a quienes en los asignados los recursos financieros.



Elaborar y aplicar cronogramas de colocación y reposición de los fondos que requieren proyectos que ejecuta la Fundación SAIIF para la ejecución de sus programas y actividades.



Coordinar con la Sección de Procesos de Planificación la etapa de ejecución del pago, con sujeción a la programación de la ejecución física y financiera del presupuesto de recursos y egresos de los proyectos que ejecuta la Fundación SAIIF.



Llevar control y conciliación de los recursos que se entregan a las Unidades Operativas, de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos.



Realizar las reposiciones de fondos de los proyectos que ejecuta la Fundación SAIIF.



Llevar registro de las cuentas por pagar/cobrar de las instancias centralizadas, así como tramitar y cancelar los compromisos adquiridos por estos con terceros.



Elaborar registros y conformar las órdenes de pago emitidas por las instancias centrales de la Fundación SAIIF, así como elaborar programas mensuales de pagos.



Tramitar las reposiciones de Cajas Chicas y de Fondos Operativos de las instancias centrales de la Fundación SAIIF.



Asistir técnicamente en materia financiera, a las unidades de Proyecto.



Mantener información confiable y oportuna que sustente la toma de decisiones.



Revisar y analizar las rendiciones de cuentas presentadas por las Unidades Operativas y velar porque estas se ajusten al Plan Operativo Anual con base a lo establecido.

(PROPUESTO)

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

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Mantener informado a la División de Administración de las gestiones realizadas y las eventualidades que se presenten para corregir a tiempo cualquier desviación.



Velar por el buen uso de los recursos materiales, financieros y tecnológicos asignados, a la Coordinación, con el fin de lograr óptimos niveles de productividad, eficiencia y eficacia institucional.



Llevar el registro y control de los documentos del archivo de la Sección, de acuerdo a lo establecido por la División de Administración.



Rendir cuentas mediante la presentación del Seguimiento de la ejecución del Plan Operativo Anual y los Informes de su gestión en las áreas relacionadas con la Coordinación.



Cualquier otra función que le asigne el Jefe de División de Administración en el área de su competencia.

5.2.7. UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES

UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES

SECCIÓN ADMINISTRATIVOS

SECCIÓN DE TRANSPORTE

(PROPUESTO)

SECCIÓN DE APOYO LOGISTICO

UNIDAD DE BIENES MUEBLES

SECCIÓN DE MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN

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UNIDAD DE SERVICIO DE COMEDORES

DEPOSITO GENERAL

5.2.7.1.

Objetivo General

Planificar, coordinar, controlar y evaluar las actividades vinculadas con la prestación de los servicios básicos y especiales, necesarios para el desarrollo de las distintas actividades de funcionamiento de la Fundación SAIIF, mediante la ejecución de las políticas y lineamientos en materia de servicios, emanados por sus Autoridades. 5.2.7.2. 

Responsabilidades de la Unidad Ejecutar las políticas y lineamientos emanados de las Autoridades de la Fundación SAIIF en materia de servicios básicos y especiales.



Asesorar al Director del Departamento de Administración, Control y Gestión a través de la Coordinación de Administración en materia de servicios básicos y especiales proponiendo soluciones viables, que servirán de soporte a la toma de decisiones.



Prestar asistencia técnica a las dependencias de la Fundación SAIIF en lo referente a la aplicación de normas en materia de servicios básicos y especiales.



Planificar, coordinar, dirigir, ejecutar, controlar y evaluar las acciones tendientes a satisfacer las necesidades en materia de

(PROPUESTO)

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servicios básicos y especiales dirigidos a los miembros de la Organización, tales como electricidad, teléfono, correo, gas, aseo urbano,

transporte,

comedores,

mudanzas,

reparación

de

vehículos, producción de impresos, servicio de traslado de personal, seguros de vehículos, mantenimiento y reparación de equipos de fotocopiado, dotación de agua potable, recolección y traslado de residuos, entre otros. 

Formular el Plan Operativo Anual (POA) del Departamento de Servicios Generales.



Planificar, ejecutar, evaluar y controlar el presupuesto anual del División de Servicios Generales y de las unidades adscritas.



Rendir cuentas mediante la presentación de los Planes Operativos Trimestrales de las áreas relacionadas a los servicios básicos y especiales.



Evaluar dinámicamente y optimizar el recurso económico.



Llevar y mantener actualizados los registros sistemáticos y detallados de ingresos, egresos, traslados, mejoras, y otras modificaciones de los bienes asignados a la Fundación SAIIF.



Elaborar y mantener actualizado el inventario de activos fijos del División de Servicios Generales en los términos previstos en las normas legales vigentes y en los procedimientos prescritos para tales efectos.



Proponer la desincorporación de bienes para su venta o donación, conforme a las disposiciones legales vigentes.



Supervisar, evaluar y controlar las actividades de las unidades o dependencias adscritas a la Fundación SAIIF.



Supervisar, evaluar y controlar la ejecución de los contratos de servicios suscritos con la Fundación SAIIF.

(PROPUESTO)

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ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

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FECHA:

UNIDAD:

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN, CONTROL Y GESTIÓN (PROPUESTO)



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01

2020

Asesorar al Jefe de la Unidad de Administración en materia de la competencia de la Unidad y proponer recomendaciones, normas y procedimientos.



Ejecutar cualquier otra función que le asigne el Jefe de la Unidad de Administración.

5.2.8. SECCIÓN ADMINISTRATIVOS

UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES

SECCIÓN ADMINISTRATIVOS

SECCIÓN DE TRANSPORTE

SECCIÓN DE APOYO LOGISTICO

UNIDAD DE BIENES MUEBLES

UNIDAD DE SERVICIO DE COMEDORES

DEPOSITO GENERAL

5.2.8.1.

Responsabilidades de la Sección

(PROPUESTO)

SECCIÓN DE MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN

ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

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FECHA:

UNIDAD:

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN, CONTROL Y GESTIÓN (PROPUESTO)



D

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01

2020

Asistir al Jefe de División de Servicios Generales en la coordinación y ejecución de las acciones dirigidas a atender los lineamientos de la Subdirección de Administración, de acuerdo con las políticas de las Autoridades de la Fundación SAIIF.



Participar en la formulación del Plan Operativo Anual (POA) de la División de Servicios Generales.



Participar en la realización de estudios técnicos – económicos sobre modalidades de prestación de servicios (oportunidades, costos,

prioridades,

plazos,

riesgos,

factibilidades,

seguros,

ampliación, renovación y control). 

Apoyar al División de Servicios Generales en la evaluación en forma dinámica y actualizada la ejecución de acciones tendentes a optimizar el rendimiento adecuado de los recursos económicos.



Coordinar, supervisar, controlar y evaluar la ejecución de los lineamientos y políticas establecidos por la División de Servicios Generales para el servicio de transporte asignado a la Fundación SAIIF.



Participar en la planificación de actividades, acciones y logísticas necesarias para el funcionamiento del Programa de Ahorro Energético.



Rendir cuentas mediante la presentación de los Planes Operativos Trimestrales.



Conformar, elaborar y controlar las solicitudes de órdenes de pago tramitadas por la Dirección, revisando y verificando los procesos y cálculos efectuados para la cancelación de los diversos conceptos, a fin de garantizar su correcta elaboración.



Tramitar Viáticos.



Mantener control presupuestario de los descargos o pagos efectuados contra los compromisos adquiridos.



Llevar el control de los bienes y materiales asignados a la unidad.

(PROPUESTO)

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UNIDAD:

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN, CONTROL Y GESTIÓN (PROPUESTO)



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01

2020

Llevar el registro y control, mediante un orden determinado, los documentos del archivo de la División de Servicios Generales.



Ejecutar cualquier otra función que le asigne el Jefe del División de Servicios Generales relacionada a su área de competencia.

5.2.9. SECCIÓN DE TRANSPORTE

UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES

SECCIÓN ADMINISTRATIVOS

SECCIÓN DE TRANSPORTE

SECCIÓN DE APOYO LOGISTICO

UNIDAD DE BIENES MUEBLES

UNIDAD DE SERVICIO DE COMEDORES

DEPOSITO GENERAL

(PROPUESTO)

SECCIÓN DE MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN

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FECHA:

UNIDAD:

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN, CONTROL Y GESTIÓN (PROPUESTO)

5.2.9.1. 

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01

2020

Responsabilidades de la Sección Planificar, supervisar, controlar y evaluar el servicio de transporte necesario que brindan las empresas para el traslado del personal de la Organización.



Supervisar, controlar, evaluar y hacer seguimiento a la ejecución de los contratos suscritos con las empresas de transporte en los aspectos técnicos y administrativos.



Detectar y atender necesidades relacionadas al servicio de transporte.



Proponer normas y procedimientos orientados al mejoramiento de la calidad del servicio de transporte.



Realizar estudios de factibilidad del servicio de transporte cuando se requiera.



Programar,

supervisar

y

llevar

registro

del

mantenimiento

preventivo y correctivo realizado al parque automotor, y verificar que se realicen en los talleres seleccionados por el División de Servicios Generales. 

Coordinar con la Sección de Contabilidad la inclusión de la flota vehicular en el registro de bienes.



Coordinar con la División de Administración la contratación y renovación del seguro del parque automotor.



Mantener control de los documentos originales y copias de llaves de cada vehículo propiedad de la Fundación.



Mantener control permanente de los viajes y traslados realizados por las Dependencias de la Organización e informar a la División de Servicios Generales.



Coordinar las inspecciones de los vehículos que presentan fallas y recomendar las reparaciones pertinentes.

(PROPUESTO)

ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

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UNIDAD:

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN, CONTROL Y GESTIÓN (PROPUESTO)



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2020

Contactar con los talleres para resolver problemas mecánicos de los vehículos.



Establecer mecanismos de control para la atención de las solicitudes de reparación de vehículos, emitidas por cada uno de las Dependencias de la Fundación SAIIF.



Tramitar ante la Coordinación de Administración lo referente a la adquisición de repuestos y accesorios necesarios para el funcionamiento del parque automotor de la Organización.



Organizar y mantener el almacenamiento, manejo, reparación y control del stop de repuestos para las reparaciones menores.



Efectuar trámites con la compañía de seguros en caso de siniestros de alguno de los vehículos de la Organización.



Llevar el registro y control, mediante un orden determinado, los documentos del archivo de la Coordinación.



Cualquier otra función que le sean asignadas por la División de Servicios Generales.

5.2.10.

SECCIÓN DE APOYO LOGÍSTICO

(PROPUESTO)

CÓDIGO:

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UNIDAD:

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN, CONTROL Y GESTIÓN (PROPUESTO)

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2020

UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES

SECCIÓN ADMINISTRATIVOS

SECCIÓN DE TRANSPORTE

SECCIÓN DE APOYO LOGISTICO

SECCIÓN DE MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN

UNIDAD DE BIENES MUEBLES

UNIDAD DE SERVICIO DE COMEDORES

DEPOSITO GENERAL

5.2.10.1. Responsabilidades de la Sección



Coordinar y supervisar la prestación de servicios de acuerdo a los requerimientos de las diferentes dependencias de la Organización en cuanto a, mudanzas y apoyo logístico, con la finalidad de dar una respuesta óptima y oportuna.



Velar por el cumplimiento de la limpieza y mantenimiento de las instalaciones físicas de la Organización.



Ejecutar las tareas para el desarrollo de las distintas actividades de funcionamiento de la Fundación SAIIF en lo referente a mudanzas,

(PROPUESTO)

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2020

acarreos, reparto de agua potable, suministro de papel sanitario, entre otras cosas. 

Prestar apoyo a las diferentes dependencias para el traslado de los mobiliarios provisionales y demás materiales a utilizarse en los eventos y operativos especiales realizados por la Organización.



Llevar el registro y control, mediante un orden determinado, los documentos del archivo de la Coordinación.



Rendir cuentas mediante la presentación de los Planes Operativos Trimestrales de las áreas relacionadas a la Sección.



Cualquier otra función que le sean asignadas por el Departamento de Servicios Generales.

5.2.11.

SECCIÓN DE MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN

UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES

(PROPUESTO)

SECCIÓN ADMINISTRATIVOS

ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

CÓDIGO:

PÁGINA:

MOF-DACG-001

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FECHA:

UNIDAD:

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN, CONTROL Y GESTIÓN (PROPUESTO)

SECCIÓN DE TRANSPORTE

SECCIÓN DE APOYO LOGISTICO

D

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31

01

2020

SECCIÓN DE MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN

UNIDAD DE BIENES MUEBLES

UNIDAD DE SERVICIO DE COMEDORES

DEPOSITO GENERAL

5.2.11.1. Responsabilidades de la Sección



Coordinar y supervisar la realización de reparaciones menores efectuadas a las instalaciones físicas de la Organización, así como las reparaciones de los bienes muebles deteriorados de acuerdo a los requerimientos de las diferentes dependencias.



Realizar la instalación y el mantenimiento preventivo y correctivo de los aires acondicionados y equipos hidroneumáticos de la Fundación SAIIF.



Realizar la adecuación de las plantas e instalaciones eléctricas y mantenerlas operativas.

(PROPUESTO)

ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

CÓDIGO:

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UNIDAD:

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN, CONTROL Y GESTIÓN (PROPUESTO)



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01

2020

Controlar y mantener operativas las herramientas y equipos de trabajo.



Gestionar ante la Coordinación de Administración la adquisición de materiales y equipos, así como la contratación de servicios requeridos para la ejecución de sus labores.



Llevar el registro y control, mediante un orden determinado, los documentos del archivo de la Coordinación de Administración.



Rendir cuentas mediante la presentación de los Planes Operativos Trimestrales de las áreas relacionadas a la Coordinación de Administración.



Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad industrial y demás normativas establecidos en los manuales de los equipos asignados.



Asesorar a las demás dependencias que lo requieran en el área de su competencia.



Cualquier otra función que le sean asignadas por la División de Servicios Generales.

NOTA: Se realizaron correcciones con respectos al nombre del departamento como también se adicionaron puntos importantes para la definición del manual y el departamento. Se creo una propuesta de formato de ficha para el manual ubicado en el pie de página y por último se retiró la información de línea de mando, ya que se considera conveniente para el manual de cargos en su respecto momento de elaboración.

(PROPUESTO)

ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

CÓDIGO: MOF-DACG-001

(PROPUESTO)

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FECHA:

UNIDAD:

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN, CONTROL Y GESTIÓN (PROPUESTO)

PÁGINA:

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2020

ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

CÓDIGO: MOF-DACG-001

(PROPUESTO)

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UNIDAD:

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN, CONTROL Y GESTIÓN (PROPUESTO)

PÁGINA:

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A

31

01

2020

ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

CÓDIGO: MOF-DACG-001

(PROPUESTO)

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UNIDAD:

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN, CONTROL Y GESTIÓN (PROPUESTO)

PÁGINA:

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31

01

2020