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• Héctor Rafael Luyo Chumpitaz

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Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 Nivel Esencial

Alexander Labajos Trigoso Julia Soto Tapia Sara Bravo Montenegro Úrsula León Castillo

Desarrollo del libro Tratamiento pedagógico Corrección de estilo Corrección de estilo

© Pontificia Universidad Católica del Perú - InfoPUC, 2012. Avenida Universitaria 1801, Lima 32 Teléfono: (511) 626-2000/ anexo 3763 - 2603 Telefax: (511) 626-2885 Correo electrónico: [email protected] Página web: http://infopuc.pucp.edu.pe/ Derechos reservados. Prohibida la reproducción de este libro por cualquier medio, total o parcialmente, sin permiso expreso de los editores. La información puesta a disposición a través de las referencias bibliográficas (páginas electrónicas, blogs, videos y audios) y todo material digital externo al presente libro pueden sufrir variaciones en el tiempo. El InfoPUC no asume ningún tipo de responsabilidad por la disponibilidad de las fuentes, ni por las modificaciones que la información haya podido sufrir. Las imágenes utilizadas con fines educativos en los módulos de la presente publicación fueron tomadas de los softwares Microsoft Windows XP, Microsoft Office de titularidad de Microsoft Corporation. Las marcas registradas son propiedad de sus respectivas compañías. Esta publicación ha sido producida empleando Microsoft Office Word. Las siguientes marcas son de propiedad exclusiva de la Pontificia Universidad Católica del Perú y se encuentran registradas ante el INDECOPI, queda prohibida su utilización en cualquier medio sin previa autorización escrita de la Universidad.

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Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial “Manejo de hojas de cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial” TABLA DE CONTENIDOS:

ACTITUDES Y VALORES

CAPACIDADES ESPECÍFICAS

DURACIÓN

CAPÍTULO CONTENIDOS

RECURSOS

Comprensión e Información

“Caso sociocultural”: Capítulo 1: Introducción a Microsoft Excel 2010

ANIMALES EN PELIGRO DE EXTINCIÓN DEL PERÚ”

Computadora

1.1 ¿Qué es una hoja de cálculo?

Proyector

1.2 Accediendo al programa Excel 2010

Office 2010

1.3 Ingresando y modificando datos 1.4 Conociendo el área de trabajo de Excel 2010 1.4.1 Libros y hojas 1.4.2 Celdas, filas y columnas 1.4.3 La barra de título 1.4.4 La cinta de opciones 1.4.5 Las fichas 1.4.6 La barra de estado 1.4.7 El botón Office 1.4.8 La barra de herramientas de acceso rápido

 Conoce el concepto de hoja de cálculo.

 Aprende a ingresar datos en la hoja de cálculo.

Manual INFOPUC  Conoce las nociones básicas y el entorno de Excel 2010.

Indagación y Experimentación

Juicio Crítico

 Desarrolla las actividades del capítulo uno.

 Reconoce la importancia de las barras de trabajo.

 Clasifica la información de acuerdo al tipo de datos que ingresa en cada celda.  Construye una base de datos de acuerdo a la actividad propuesta.  Incluye información adicional a la presentada en el manual.

 Selecciona correctamente los elementos de un libro de trabajo.  Evalúa los usos del entorno.

Creatividad

 Propone actividades innovadoras para proyecto integrador.

 Se muestra participativo en el desarrollo de la sesión de aprendizaje. el

 Personaliza la presentación de sus actividades.

 Demuestra responsabilidad al ejecutar las actividades propuestas.  Intercambia ideas para el desarrollo de las actividades en grupo.  Planifica equipo desarrollo proyecto integrador.

en el del

 Valora el uso del programa Microsoft Excel para mejorar la calidad de sus trabajos.

 Identifica y describe cada uno de los elementos de Excel.

3

2 semanas

Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2007 - Nivel Esencial 1.4.9 El botón ayuda 1.5 Administrando libros de trabajo 1.5.1 Guardando un libro de trabajo por primera vez 1.5.2 Cerrando un libro de trabajo 1.5.3 Abriendo un libro de trabajo existente 1.5.4 Saliendo de Microsoft Excel 1.6 Seleccionando celdas y hojas de cálculo

 Reconoce los grupos de herramientas de las fichas de la cinta de opciones.

 Administra eficientemente un libro de trabajo Excel 2010.

1.7 Desplazándonos dentro del libro de trabajo 1.7.1 Desplazamiento de celdas 1.7.2 Desplazamiento entre hojas “Proyecto Integrador”: APRENDIENDO A ELABORAR UN FLUJO DE CAJA PARA LAS ACTIVIDADES DE LA PROMOCIÓN

4

Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial

ACTITUDES Y VALORES

CAPACIDADES ESPECÍFICAS

DURACIÓN

CAPÍTULO CONTENIDOS

Capítulo 2: Operaciones y formatos en la hoja de cálculo

“Caso sociocultural”: PLANIFICANDO UNA COMPETENCIA DE TRIATLON 2.1 Insertando y eliminando filas o columnas 2.2 Ocultando y mostrando filas o columnas

RECURSOS

Computadora Proyector Office 2010

2.3 Generando series 2.4 Copiando un bloque de celdas 2.5 Moviendo un bloque de celdas 2.6 Buscando y remplazando información en la hoja de cálculo

Comprensión e Información

 Conoce las opciones para seleccionar las celdas y desplazarse rápidamente en la hoja de cálculo.

Manual

Indagación y Experimentación

Juicio Crítico

Creatividad

 Desarrolla las actividades del capítulo 2 del libro.

 Selecciona los formatos adecuados según el objetivo del trabajo.

 Propone nuevas combinaciones de fuentes y formatos para las hojas de cálculo y libros elaborados.

 Explora las posibilidades de uso de las diferentes herramientas de Excel.  Crea hojas de cálculo y libros personalizados, con diferentes objetivos.

 Realiza operaciones básicas con las celdas, filas y columnas.

 Utiliza formatos personalizados en las celdas, considerando las características de la información que se desea transmitir.  Evalúa la importancia de generar series automáticas.

2.7 Aplicando formatos a las celdas y hojas de cálculo 2.8 Aplicando formatos de fuente

 Construye el flujo de caja con un formato adecuado para su análisis.  Crea aplicativos personales utilizando un diseño adecuado de filas y columnas para la información.  Asocia las herramientas de Word con las utilizadas de Excel

2.9 Alineando los datos de la celda 2.10 Combinando celdas 2.11 Copiando formatos de celdas 2.12 Aplicando bordes y relleno

5

 Muestra actitud cooperativa y participativa en la clase  Valora la variedad de herramientas que ofrece Excel 2010 para la presentación de la información. 

Valora el uso del programa Microsoft Excel para mejorar la calidad de sus trabajos.

5 semanas

Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2007 - Nivel Esencial 2.13 Aplicando formatos numéricos 2.14 Modificando el formato de filas y columnas 2.14.1 Alto de filas 2.14.2 Ancho de columnas

 Selecciona el formato adecuado para el texto, celdas y hoja de cálculo.

2.15 Modificando el formato de una hoja 2.15.1 Cambiando el nombre de una hoja 2.15.2 Cambiando el color a las etiquetas de las hojas 2.16 Preparando e imprimiendo un documento en Excel 2.16.1 Definiendo la orientación de la página 2.16.2 Configurando los márgenes 2.16.3 Generando encabezados y pie de páginas 2.16.4 Utilizando la vista preliminar 2.16.5 Imprimiendo un documento en Excel 2010 “Proyecto Integrador”:

 Personaliza el libro de Excel colocando nombre a las hojas y color a las etiquetas.

 Configura la página teniendo en cuenta la orientación, los márgenes, los encabezados y pie de páginas.

APRENDIENDO A ELABORAR UN FLUJO DE CAJA PARA LAS ACTIVIDADES DE LA PROMOCIÓN

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Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial

CAPÍTULO CONTENIDOS

RECURSOS

Comprensión e Información

“Caso sociocultural” ELABORANDO UNA FACTURA Capítulo 3: Tipos de datos y manejo de fórmulas

ACTITUDES Y VALORES

CAPACIDADES ESPECÍFICAS

 Desarrolla actividades capítulo 3.

3.1 Tipos de datos 3.1.1 Datos constantes a) Dato texto b) Dato numérico c) Dato fecha y hora

Indagación y Experimentación

Computadora

 Distingue los distintos tipos de datos en Excel.

Proyector Office 2010

 Identifica la utilidad de cada tipo de dato.

las del

 Investiga sobre los tipos de datos existentes que no son considerados en Excel.

Juicio Crítico

Creatividad

 Combina adecuadamente los datos y operadores.

 Crea sus propias fórmulas, optimizando el uso de datos y operadores.  Crea estrategias para manejar los datos del flujo de caja.

3.1.2 Datos de fórmula a) Pasos para escribir una fórmula b) Comportamiento de las referencias relativas y absolutas en el copiado de celdas 3.2 Operadores en Excel 2010 3.2.1 Operadores matemáticos 3.2.2 Operadores de referencia 3.2.3 Operadores de texto 3.2.4 Operadores de comparación

 Aplica diversos tipos de fórmulas para registrar información de uso personal.

Manual  Reconoce la utilidad de cada uno de los operadores.

 Investiga las condiciones que generan errores en Excel.

 Reconoce los errores más frecuentes en Excel 2010.

 Descubre las distintas formas de introducir una fórmula en Excel.

 Utiliza correctamente las fórmulas en el flujo de caja.

7

DURACIÓN

 Muestra actitud participativa en la clase.  Manipula con propiedad los datos y operadores  Valora el uso del programa Microsoft Excel para mejorar la calidad de sus trabajos.

3 semanas

Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2007 - Nivel Esencial 3.2.5 Operadores lógicos 3.3 Orden de evaluación de los operadores

 Identifica elementos componen fórmula.

los que una

3.4 Corrigiendo errores en Excel 2010

“Proyecto Integrador”: APRENDIENDO A ELABORAR UN FLUJO DE CAJA PARA LAS ACTIVIDADES DE LA PROMOCIÓN

 Insertar operaciones fórmulas correctas.

las y

 Distingue la diferencia entre referencias absolutas y relativas.

8

Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial

ACTITUDES Y VALORES

CAPACIDADES ESPECÍFICAS

DURACIÓN

CAPÍTULO CONTENIDOS

Capítulo 4: Funciones e Introducción a los gráficos en Excel 2010

RECURSOS

“Caso sociocultural”: EL CONSUMO DE VITAMINAS EN EL PERÚ Computadora 4.1. ¿Qué es una función? 4.1.1 Insertando una función en una celda utilizando el asistente

Proyector Office 2010

a) Función Suma 4.1.2 Escribiendo una función directamente en una celda a) Función MÁX b) Función PROMEDIO c) Función SI d) Función CONTAR.SI 4.2 ¿Qué es un gráfico? 4.3 Tipos de gráficos 4.4 ¿Cómo crear un gráfico? 4.5 Modificando los elementos de un gráfico

Manual

Comprensión e Información

Indagación y Experimentación

 Identifica los diferentes tipos de funciones.

 Desarrolla actividades capítulo 5.

 Aplica las funciones básicas para obtener resultados de forma rápida.

 Investiga la definición de las diversas funciones que ofrece Excel.

 Relaciona la función con los datos requeridos para su utilización.

 Descubre las distintas categorías de las funciones.

las del

 Identifica los diversos tipos de gráfico.  Reconoce el procedimiento para elaborar un gráfico.  Identifica los elementos a considerar en la elaboración de un gráfico.

 Selecciona el gráfico adecuado para los datos que quiere representar.

 Modifica la posición de sus gráficos para lograr mejores presentaciones.

4.5.1 Título del gráfico

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Juicio Crítico

Creatividad

 Evalúa las ventajas de los diversos tipos de gráficos para presentar la información.

 Verifica el uso de las diversas funciones que ofrece Excel.

 Selecciona las fórmulas adecuadas en el diseño del flujo de caja.

 Construye gráficos adecuados para el análisis del flujo de caja.  Modifica las características de los gráficos de acuerdo con la información a transmitir.  Aplica diversos tipos de funciones y gráficos para registrar información de uso personal.

 Muestra actitud cooperativa y participativa en la clase  Manipula con propiedad las herramientas de Excel. Valora el uso del programa Microsoft Excel para mejorar la calidad de sus trabajos.

2 semanas

Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2007 - Nivel Esencial 4.5.2 Rótulos de los ejes 4.5.3 Leyenda 4.5.4 Etiquetas de datos 4.6 Modificando la posición de un gráfico “Proyecto Integrador”: APRENDIENDO A ELABORAR UN FLUJO DE CAJA PARA LAS ACTIVIDADES DE LA PROMOCIÓN

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Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial

Capítulo 1 INTRODUCCIÓN A MICROSOFT EXCEL 2010

¿Sabías que Excel te permite realizar cálculos numéricos, crear bases de datos y gráficos de forma rápida y sencilla?

Tu trabajo

¿Sabías que…? Excel es un programa desarrollado y distribuido por la empresa Microsoft Corporation; además, está integrado en el conjunto de programas que forman parte de Microsoft Office 2010.

11

Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial La Tierra está habitada por diversas formas de vida, sin embargo, existen algunas regiones donde se concentra gran parte de la flora y la fauna del mundo. Lee el siguiente artículo sobre las especies en peligro de extinción.

Los animales endémicos en peligro de extinción del Perú

El Perú es el segundo país con mayor número de especies de aves en el mundo, y contando solo especies endémicas, es el primero. Inclusive, nuevas especies han sido descritas en el Perú en los últimos 30 años, más que en cualquier otro país del mundo, con aproximadamente 2 nuevas especies descritas por año en promedio. En los últimos tiempos, muchas especies de animales han desaparecido por diferentes causas, como el crecimiento desbordado de la población humana, la desproporción con que se utilizan los recursos naturales y muchas otras más. Actualmente, las causas mencionadas están afectando seriamente a las especies y sus hábitats en América Latina, considerada cuna del nacimiento de varias especies y donde el Perú no ha sido la excepción. Nota: Una especie endémica es aquella que solo se encuentra en una cierta región, es decir, que no se puede ubicar en otro lugar del mundo. (Fuente: http://www.facebook.com/note.php?note_id=10150142362185613)

En este capítulo, tu trabajo consistirá en elaborar una hoja de cálculo

con

información

amenazadas por la extinción.

12

estadística

acerca

de

especies

Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial Antes de empezar, debes saber por qué Excel es una hoja de cálculo.

1.1

¿Qué es una hoja de cálculo? Para entender qué es y para qué sirve una hoja de cálculo, piensa en una calculadora. Esta te permite ingresar datos y realizar operaciones matemáticas de manera rápida y sucesiva. Si observas cada uno de los botones, estos te indican una función a realizar, ya sea suma, resta, multiplicación, etcétera, y a través de ellos ingresas datos con el fin de realizar diferentes operaciones.

De modo similar, funciona la hoja de cálculo Excel, en la cual utilizas una cuadrícula, introduces los datos, las operaciones y calculas sus resultados. Entre las ventajas más importantes de trabajar con una hoja de cálculo podemos mencionar:  Permite almacenar, organizar, ordenar y analizar gran cantidad de datos.  Permite realizar operaciones complejas con los datos. Por ejemplo, si deseas hacer un cálculo de las compras de útiles escolares, elaboras una lista de productos con los precios respectivos. Todos los datos los introduces en una hoja de cálculo, haces uso de los elementos del entorno de Excel, así como de las operaciones y funciones adecuadas. ¡Excel te permite hacer esto y mucho más! A medida que desarrolles la hoja de cálculo en “tu trabajo”, irás conociendo el entorno de Excel 2010 y aprenderás sobre los elementos básicos que te permitirán completar tu trabajo adecuadamente. Pero primero, debes aprender a ingresar al programa.

1.2

Accediendo al programa Excel 2010

Para ingresar a Excel 2010, debes seguir los siguientes pasos:

13

Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial Luego, verás una ventana como esta:

DESCUBRE Y APRENDE ¿De qué otra manera puedes acceder al programa Excel 2010? _____________________________________________________________________________

Averigua… ¿Qué trabajos puedes hacer con Excel 2010? y Responde: _______________________________________________________

1.3

Ingresando y modificando datos

Antes de empezar, descarga de la plataforma el documento UICNespeciesamenazadas.docx, revisa la información que posee, y luego accede a Excel 2010 e ingresa la información en las celdas correspondientes, tal como se muestra en la siguiente figura.

14

Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial

Observa que en cada celda de una hoja de cálculo, es posible ingresar textos o números. Si el texto es extenso, puedes ajustar el ancho de la columna haciendo clic con el mouse en el borde derecho de la cabecera de la columna y arrastrándolo hacia la derecha o izquierda según tu necesidad.

DESCUBRE Y APRENDE 1. En el libro que estás creando, sitúa el cursor sobre la celda D1 y escribe tu nombre.

2. Ahora, ubícate en la celda E1, escribe tu apellido y presiona la tecla Esc.



¿Qué ocurrió con el texto que ingresaste? _____________________________________________________________________ Cuando escribas o modifiques un dato en una celda, puedes presionar la tecla Esc para cancelar la operación. 15

Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial 3. Ubícate en la celda D1, presiona la tecla F2 y escribe tu apellido. ¿Podrías decir para qué se utiliza esta tecla? _____________________________________________________________________ 4. Sitúa el cursor en la celda C1, presiona la tecla F2 y luego la tecla BackSpace varias veces. ¿Qué sucede con el texto que está escrito? _____________________________________________________________________ 5. En la celda C1, escribe la palabra “autor” y presiona Enter. ¿Qué sucedió con el texto que estaba escrito anteriormente en esa celda? _____________________________________________________________________

1.4

Conociendo el área de trabajo de Excel 2010

En este apartado, aprenderás a reconocer el entorno de trabajo de Excel 2010, así como a utilizar las herramientas básicas que posee para el desarrollo de diversos trabajos.

1.4.1 Libros y hojas Al ingresar a Excel, estás accediendo a un archivo; este se conoce como libro, el cual está compuesto por un conjunto de hojas de cálculo. DESCUBRE Y APRENDE Ingresa a Excel 2010 y responde: 

¿Cuál es el nombre que Excel le asigna a un nuevo libro? ___________________________________________________________________



Observa la parte inferior de la ventana. ¿Cuántas hojas se generan automáticamente cuando se abre un nuevo libro? _____________________________________________________________________

1.4.2 Celdas, filas y columnas Dentro de una hoja de Excel, podrás visualizar varios rectángulos pequeños, a los que se conoce como celdas; cada uno de estos rectángulos se genera por la intersección de una línea horizontal llamada fila y una línea vertical llamada columna.

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Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial DESCUBRE Y APRENDE 1) ¿Cuántas filas tiene una hoja de cálculo de Excel 2010? Para descubrirlo, ubícate en cualquier celda y presiona la combinación de teclas Fin+↓.Escribe aquí tu respuesta: hay ______________ filas. 2) Excel 2010 tiene 16384 columnas, las cuales están etiquetadas con letras a partir de la A. Si presionas la combinación de teclas Fin+→, podrás descubrir cuál es la última columna. Escribe aquí tu respuesta: la última columna es: _____________.

Ejercicio de aplicación 1 Completa los conceptos que has aprendido anteriormente en el siguiente gráfico: __________________ Es un archivo de Excel, compuesto por hojas.

___________________ Intersección de una fila y una columna

___________________ Línea vertical de la hoja ___________________ Línea horizontal de la hoja

___________________ Conjunto de celdas

Cuando te ubicas en una celda, esta cambia de color. Además, su nombre aparece en el cuadro de nombres y la información que has ingresado se repite en la barra de fórmulas, tal como se muestra en la siguiente imagen:

17

Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial 1.4.3 La barra de título La barra de título contiene el nombre actual del libro que estás trabajando.

1.4.4

La cinta de opciones

Contiene todas las opciones del programa agrupadas en fichas, que a su vez están divididas en grupos.

1.4.5 Las fichas Se utilizan para acceder rápidamente a las herramientas usadas con más frecuencia. DESCUBRE Y APRENDE 1.

2.

Ingresa a Excel 2010, observa atentamente el entorno de trabajo y encierra en un círculo rojo las fichas y en un círculo azul los grupos .

Diseño de página

Fuente

Biblioteca de funciones

Inicio

Ordenar y filtrar

Insertar

Tablas

Vista

Ingresa a Excel 2010, explora las fichas y grupos, y después relaciona las herramientas de la columna derecha con su respectivo grupo en la columna izquierda:

18

Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial

Si colocas el cursor del mouse sobre cualquier elemento de la cinta de opciones, podrás conocer para qué sirve dicho elemento. Por ejemplo:

1.4.6 La barra de estado Muestra información adicional sobre las celdas seleccionadas o sobre opciones habilitadas en la hoja de cálculo.

DESCUBRE Y APRENDE 1. En la hoja de cálculo que estás elaborando, sitúa el cursor en la celda B6 y arrastra el botón izquierdo del mouse hasta la celda B14.

2. Verifica la información que se muestra en la barra de estado y responde: ¿Cuántas especies fueron evaluadas en el año 2008? ____________. 3. Aplica el mismo procedimiento para calcular el total de especies evaluadas en los años 2009 y 2010. 4. Haz clic derecho sobre la barra de estado y escribe qué información adicional se puede encontrar. ________________________________________________________________________ 19

Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial Averigua… ¿Cómo puedes agregar opciones en la barra de estado? y

Responde: _______________________________________________________

1.4.7 El menú Archivo Haciendo clic en , podrás desplegar un menú en el cual se indican una serie de acciones tales como Guardar, Imprimir o crear un Nuevo documento.

Ahora, si observas el lado superior derecho, en la barra de título encontrarás los siguientes íconos. Completa las palabras que indican la utilidad de cada uno: M_ _ _ _ _ _ _ _

C_____

R________ Y debajo de ellos:

A_ _ _ _

20

Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial 1.4.8 La barra de herramientas de acceso rápido Está ubicada al lado del botón de Office. Ahí encontrarás los comandos de uso más frecuentes tales como Guardar, Deshacer y Rehacer acciones.

DESCUBRE Y APRENDE Relaciona los siguientes comandos de la barra de herramientas de acceso rápido: Rehacer Guardar Personalizar Deshacer

1.4.9 El botón Ayuda Veamos cómo funciona el botón Ayuda. Haz clic en este para activarlo, después escribe “funciones” y obtendrás información acerca de este tema. También se puede acceder a la ayuda de Excel 2010 presionando la tecla F1.

1.5

Administrando libros de trabajo

Ahora que ya conoces el entorno de trabajo de Excel 2010, vas a explorar y aprender a guardar, cerrar y abrir un documento.

21

Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial 1.5.1 Guardando un libro de trabajo por primera vez DESCUBRE Y APRENDE 1) Explora el entorno de Excel 2010 y guarda el libro de trabajo que has elaborado. Luego, escribe cuáles son los pasos que realizaste para lograrlo. _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 2) Explora, descubre y describe otra forma de guardar tu trabajo en Excel 2010. _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ Averigua…

¿Cuál es la extensión de un archivo generado en Excel 2010?

Responde:___________________________________

Si utilizas la opción Guardar como y anteriormente ya has guardado tu documento, puedes renombrarlo o guardarlo en otra carpeta diferente.

1.5.2 Cerrando un libro de trabajo DESCUBRE Y APRENDE Explora el entorno de Excel 2010 y marca cuál de las siguientes operaciones permite cerrar un libro de trabajo. a) b) c) d)

Presionar la combinación de teclas ALT+F4 Presionar la combinación de teclas CTRL+P Ir al menú Archivo y seleccionar la opción Cerrar Ir al menú Archivo y seleccionar la opción Salir

1.5.3 Abriendo un libro de trabajo existente DESCUBRE Y APRENDE Explora sobre el entorno de Excel 2010 y ordena los pasos que se deben realizar para abrir un libro de trabajo existente. I. II. III. IV. V.

Ubica y selecciona el archivo que deseas abrir. Dentro de las opciones del menú Archivo, selecciona la opción Abrir. Ubica la carpeta donde se encuentra el archivo que deseas abrir. Haz clic en el menú Archivo. Haz clic en el botón Abrir.

Escribe aquí los pasos correctos a seguir en el orden correcto: ____________________________________________________ 22

Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial 1.5.4 Saliendo de Microsoft Excel DESCUBRE Y APRENDE Existen varias formas de salir del entorno de Microsoft Excel 2010. Explora y escribe dos de estas: 1) ________________________________________________________________________ 2) ________________________________________________________________________

Ejercicio de aplicación 2 1) Descarga de la plataforma el siguiente archivo especiesendemicas.docx y elabora en una hoja de Excel un cuadro de resumen con la siguiente información: Título del documento: “las especies endémicas en peligro de extinción en el Perú” Para cada especie: Nombre común Nombre científico Características Hábitat 2) Guarda tu documento con el nombre Especies Endémicas en Peligro-Perú.xlsx. 3) Traslada los siguientes datos a un libro de Excel para que se vean de forma ordenada. Guarda el documento con el nombre articulos.xlsx.

1.6

Artículo: Goma Lápiz Borrador Cuaderno

Cantidad: 10 20 145 15

Precio unitario: 5.5 8.1 12 54

Subtotal: 55 162 1740 810

Seleccionando celdas y hojas de cálculo

DESCUBRE Y APRENDE Utiliza el archivo que has descargado para realizar cada una de las operaciones de la columna izquierda y después relaciónalas con la opción de selección de celdas que le corresponde de la columna derecha:

23

Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial Operación

Opción de selección

Haz clic sobre el rectángulo situado entre el encabezado de la columna A y el de la fila 1.

Selección de celdas no contiguas

Ubica el puntero en una celda y arrástralo hasta cubrir un rango o grupo de celdas.

Selección de toda una columna o fila

Ubícate en una celda, pulsa la tecla Shift y utiliza las teclas de desplazamiento para cubrir un rango o grupo de celdas.

Selección de celdas de una hoja entera

Manteniendo presionada la tecla Ctrl, selecciona celdas que no están juntas.

Selección de celdas con el mouse

Haz clic sobre el encabezado de una columna o fila.

Selección de celdas con el teclado

Para seleccionar varias hojas de cálculo de un mismo libro, debes presionar la tecla Ctrl y hacer clic en las hojas que deseas seleccionar.

1.7 Desplazándonos dentro del libro de trabajo 1.7.1 Desplazamiento de celdas Muchas veces el documento que estás elaborando ocupa un mayor número de celdas que las visibles en pantalla y necesitas moverte rápidamente en este. DESCUBRE Y APRENDE 1. Descarga de la plataforma el archivo participantes.xlsx.

24

Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial 2. Luego, completa el siguiente cuadro siguiendo en orden los pasos que a continuación se indican (antes de empezar, debes verificar que la celda actual en el archivo sea A3). Paso 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Tecla a presionar Flecha Abajo Flecha Derecha Flecha Arriba Flecha Izquierda Av Pag Re Pag Fin + ↓ Fin + → Fin + ← Fin + ↑

Podemos

dirigirnos

¿Qué ocurre? Desplaza el cursor una celda abajo.

Celda Final A4

Desplaza el cursor una celda arriba. A3 Desplaza el cursor una página hacia abajo. Desplaza el cursor hasta la última fila con datos

A103

Desplaza el cursor hasta la primera columna A3

rápidamente

a

una

celda

específica

colocando la columna y fila en el cuadro de nombre, y presionando la tecla Enter.

1.7.2 Desplazamiento entre hojas Ahora aprenderás cómo moverte rápidamente entre las distintas hojas de un libro de trabajo ubicadas en la barra de estado. DESCUBRE Y APRENDE 1. Descarga el archivo multihojas.xlsx, después realiza las siguientes acciones:  Haz clic con el mouse para desplazarte entre las hojas:

2. Si el número de hojas no se puede visualizar completamente, puedes hacer uso de los botones que se encuentran al lado izquierdo de estas: Haz clic con el mouse en los botones indicados, observa lo que ocurre y relaciona con una flecha. Para visualizar las hojas desde la hoja anterior a la que estás visualizando Para visualizar las últimas hojas Para visualizar las hojas a partir de la hoja 1 Para visualizar las hojas desde la hoja posterior a la que estás visualizando 25

Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial REVISA LO APRENDIDO

I.

Coloca verdadero (V) o falso (F) en cada una de las siguientes proposiciones: a) Si ya has validado el dato ingresado en una celda y deseas modificarlo, debes presionar la tecla F2. ( ) b) Un nuevo libro de trabajo tiene inicialmente 5 hojas. ( ) c) Si te ubicas en la celda B5 y presionas la tecla AvPág, el cursor se ubicará en la última fila de la columna B. ( ) d) Es posible agregar comandos a la barra de herramientas de acceso rápido. ( )

II. En un nuevo libro de Excel, trabaja con los siguientes datos: INFORME ANUAL: Sucursal Centro Sur Norte Selva

Ingresos 6500 9000 4500 2100

Egresos 5000 1500 4000 1000

Saldo 1500 7500 500 1100

 Coloca el título a partir de la celda A1.  Coloca los datos a partir de la celda A3.  En la celda B8, escribe tu nombre y tus apellidos.  Guarda el documento con el nombre de informe.xlsx. III. Relaciona los íconos con sus respectivas funciones: Insertar imagen Insertar función Disminuir/Aumentar sangría Guardar

IV. Habilita en la barra de estado las siguientes opciones y escribe los pasos que realizaste para lograrlo: a) La opción que muestre cuando se encuentre activo el teclado numérico. _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ b) La opción que muestre cuando se encuentre activa la tecla de Mayúsculas. _____________________________________________________________ _____________________________________________________________

26

Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial V. Marca la alternativa correcta a cada pregunta: 1.

¿Cuál de las siguientes opciones se utiliza para visualizar la última hoja del libro de trabajo? a) b) c) d)

2.

Para ir a la última fila de la columna donde te encuentras, debes presionar: a) CTRL+FIN b) AVPÁG c) FIN

VI. Investiga para qué sirven las siguientes combinaciones de teclas: [CTRL] + [Z]: ____________________________________________________________ [CTRL] + [Y]: ____________________________________________________________ [CTRL] + [U]: ____________________________________________________________ [CTRL] + [A]: ____________________________________________________________ [CTRL] + [G]: ___________________________________________________________ VII.

Completa la información tomando como referencia la siguiente pantalla de trabajo:

  

La celda actual es __________ El nombre de la hoja de trabajo actual es _____________ El nombre del archivo es _________________ 27

Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial

Proyecto

Aprendiendo a elaborar un flujo de caja para las actividades de la promoción Descripción Como parte de este curso, realizarás un proyecto que te permitirá aplicar todo lo aprendido. El proyecto consistirá en elaborar un flujo de caja para las actividades de la promoción del colegio, el cual irás construyendo conforme avances con los temas del curso. Un flujo de caja es una lista de ingresos y egresos (gastos) de efectivo en un período dado.

Primera etapa: la planificación 

En esta primera etapa, debes formar un grupo con 3 o 4 compañeros.



En equipo, debes proponer la lista de actividades que generarán los ingresos y egresos en el flujo de caja, así como la cantidad de períodos mensuales en que se realizarán estas actividades dentro del año escolar.



Cada integrante del grupo debe crear un libro de Excel y guardarlo con el siguiente nombre: apellidos_nombre_flujo_de_caja.xlsx.



Por último, deben presentar un archivo con los nombres de los integrantes del grupo, las actividades a realizar y el calendario de fechas (hacerlo en una hoja de Excel utilizando lo aprendido en este capítulo).

28

Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial

Capítulo 2 OPERACIONES Y FORMATOS EN LA HOJA DE CÁLCULO En este capítulo, aprenderás a realizar operaciones básicas con las celdas, filas y columnas de una hoja de cálculo, así como a modificar su formato para mejorar su presentación.

Tu trabajo

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Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial Antes de empezar con el contenido de este capítulo, te invitamos a que leas el siguiente artículo acerca de las competencias de triatlón.

El triatlón

El triatlón es un deporte individual y de resistencia, que reúne tres disciplinas deportivas: natación, ciclismo y trote. Se caracteriza por ser uno de los deportes más duros que existen en el panorama competitivo internacional actual. Hay muchas organizaciones que promueven y organizan estos eventos en el Perú. Lo mínimo necesario para entrenar este deporte es un lugar para nadar (piscina o aguas abiertas), otro donde poder circular con bicicleta con seguridad (evitar carreteras con mucho tráfico) y un lugar donde correr (a ser posible sobre terreno blando). En cuanto a los materiales mínimos habría que distinguir entre el material para entrenar y el material para participar en una prueba. Hay que tener en cuenta que a lo largo de la prueba hay que cambiar de materiales, ya que la misma transcurre en medios diferentes: primero hay que nadar, después ir en bicicleta y por último correr. Los momentos de cambio se llaman transiciones. El equipamiento mínimo debe consistir en:  Gafas y gorro de natación  Bañador o mono de triatlón  Zapatillas de correr  Bicicleta  Casco (obligatorio)  Puedes usar las zapatilla de correr también para la bicicleta o unas zapatillas con calas para la bicicleta que se adaptan al pedal Fuentes: http://triatlon.obolog.com/ http://www.triatlon.org/dia_triatlon/

Tu trabajo en este capítulo consistirá en elaborar una lista de pedidos de accesorios para los participantes de una competencia de triatlón, basándote en una lista de precios de cada uno de los accesorios.

30

Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial Para empezar a trabajar, descarga de la plataforma el archivo accesorios.xlsx. Inicialmente, en este archivo, encontrarás en su primera hoja la lista de precios de los accesorios de triatlón.

2.1

Insertando y eliminando filas o columnas

Abre el libro accesorios.xlsx que descargaste anteriormente e inserta un nuevo accesorio a la lista. Para ello, sigue la siguiente secuencia:

Cuando insertas una fila o una columna, Excel 2010 la coloca delante de la fila o columna que has seleccionado.

DESCUBRE Y APRENDE Explora el entorno de Excel 2010 e indica con qué ficha, grupo y elemento puedes insertar filas y columnas: ________________________________________________ 31

Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial Ejercicio de aplicación 1 1. De manera similar al procedimiento anterior, inserta una columna antes de la columna A en la Hoja1 de accesorios.xlsx y colócale el título “Código” (celda A4) 2. Luego, inserta los siguientes accesorios en las filas indicadas. Guarda los cambios que hayas realizado en el archivo.

Averigua…

¿Cómo se pueden insertar varias filas o columnas a la vez? y

Responde: ________________________________________________ Hasta el momento tu trabajo debe verse así:

Ahora elimina la primera fila de la hoja de cálculo accesorios.xlsx, tomando en cuenta los siguientes pasos:

32

Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial De manera similar a este procedimiento, puedes eliminar una columna.

De manera similar al procedimiento anterior, podrás eliminar una columna. Cuando insertas o eliminas filas y columnas, no varía el total de las mismas, es decir, 1.048.576 filas y 16.384 columnas.

2.2

Ocultando y mostrando filas o columnas

En este momento vas a ocultar la columna C de tu hoja de cálculo, para ello realiza lo siguiente:

Ahora ya no se ve la columna C.

Para ocultar varias filas o columnas a la vez, debes seleccionarlas todas usando el mouse, y si las filas o columnas están separadas, debes mantener presionada la tecla CTRL. Para mostrar nuevamente la columna que habías ocultado, realiza los siguientes pasos:

33

Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial 2.3 Generando series Excel 2010 permite completar automáticamente celdas consecutivas con períodos de tiempo, serie de números y fechas, así como textos combinados con números. Ahora vas a generar una serie para asignar un código a cada artículo de la lista de precios de los accesorios del triatlón, para lo cual debes realizar lo siguiente: Para series numéricas, debes ingresar por lo menos dos celdas con los números de inicio de la serie, como en el ejemplo:

En caso contrario, estarías rellenando las celdas con el mismo valor inicial:

También es posible generar series más complejas utilizando la siguiente opción ubicada en la ficha Inicio, grupo Modificar.

Ejercicio de aplicación 2 Abre una hoja de Excel 2010 y genera las siguientes series. Guarda el documento como series.xlsx.

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Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial DESCUBRE Y APRENDE Explora la opción mostrada anteriormente y genera las siguientes series:  Los múltiplos de 20 menores a 1000. Coloca los resultados en forma horizontal.  Las potencias de 3 inferiores a 10000. Coloca los resultados en forma vertical.  La lista vertical de los días laborables de todo el mes de septiembre de este año.

2.4 Copiando un bloque de celdas Es posible copiar un bloque de celdas dentro de la misma hoja o en otra. En tu archivo accesorios.xlsx, ahora vas a generar una copia de la lista de precios y la colocarás en la segunda hoja (Hoja2), para ello debes hacer lo siguiente: Ubícate en la celda A1 de la Hoja1 y, manteniendo presionada la tecla Shift, utiliza las teclas de desplazamiento para seleccionar el bloque de celdas de origen. La selección de celdas de origen también se puede realizar utilizando el mouse.

Utilizando la combinación de teclas Ctrl + C, copias los datos anteriormente seleccionados.

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Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial Pegado especial Como habrás apreciado, luego de hacer la copia en la Hoja2, el ancho original de las columnas no es el mismo, por lo que no se puede apreciar completamente los datos en algunas celdas.

Para solucionar esto, haz clic derecho en algún lugar que se encuentre dentro de la selección. Luego, selecciona la opción Pegado especial y, enseguida, Mantener ancho de columnas de origen. Aquí, debes seleccionar la siguiente opción:

La Hoja2 deberá quedar así:

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Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial DESCUBRE Y APRENDE Existe otra forma rápida de copiar una celda o un bloque de celdas consecutivas. A continuación se presentan los diferentes pasos a seguir. Explora cada uno y descubre cuál es la secuencia correcta y aplícala. a) 3-6-2-1-5-4 b) 4-2-6-1-5-3 c) 4-6-1-2-3-5 d) 6-4-2-1-3-5 1.

Ubica el puntero del mouse en cualquier borde del bloque seleccionado (no en el controlador de relleno) y presiona la tecla CTRL.

2.

Ingresa tu nombre, apellido paterno y apellido materno en 3 celdas consecutivas.

3.

Suelta el mouse y la tecla CTRL.

4.

Abre una hoja de Excel.

5.

Arrastra el borde del bloque hacia la posición donde deseas copiar manteniendo presionada la tecla CTRL.

6.

Selecciona estos 3 datos para poder copiarlos.

Ejercicio de aplicación 3 En la Hoja2, realiza las operaciones necesarias para que el contenido quede de la siguiente manera. Guarda los cambios al finalizar.

Enumera las operaciones que realizaste para efectuar los cambios: ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________

37

Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial 2.5 Moviendo un bloque de celdas Ahora aprenderás a mover un bloque de celdas, utilizando el contenido de las celdas de la Hoja2 y moviéndolo hacia la Hoja3 de tu archivo accesorios.xlsx. Para ello, debes seguir los siguientes pasos:

Los pasos anteriores también los puedes realizar con el mouse haciendo clic derecho y seleccionando las opciones Cortar y Pegar. Luego de mover las celdas a la hoja destino, si fuera necesario, ajusta el alto y ancho de las filas y columnas de la hoja.

Averigua…

¿De qué otra forma puedo mover un bloque de celdas? y

Responde: ________________________________________________

38

Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial 2.6 Buscando y reemplazando datos en la hoja de cálculo Excel 2010 permite realizar búsquedas de datos de forma rápida y sencilla. Por ejemplo, en esta ocasión vas a hallar la cantidad de veces que se repite la palabra “IronMan” en la Hoja1 de tu archivo accesorios.xlsx. Para ello, debes hacer lo siguiente:

Y obtendrás los siguientes resultados:

También podrás utilizar opciones de búsqueda más específicas, haciendo clic en el botón Opciones.

Además de poder buscar datos en un documento, con Excel 2010 reemplazar dichos datos por otros. DESCUBRE Y APRENDE Explora la siguiente opción y reemplaza en la Hoja1 y Hoja3 de tu archivo accesorios.xlsx todas las ocurrencias de la palabra “IronMan” por la palabra “Easton”. 39

es posible también

Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial

2.7

Aplicando formatos a las celdas y hojas de cálculo

Una forma de mejorar la presentación de los datos de una hoja de cálculo es aplicando formatos. Excel 2010 permite aplicar formatos de fuente, alineación, bordes, relleno, etcétera. Por ejemplo:

No debes exagerar en aplicar formatos a las celdas de tu hoja de cálculo: primero ingresa todos los datos y fórmulas, y luego aplica solo los formatos necesarios que permitan mejorar su presentación. Averigua… ¿Para qué sirve la combinación de teclas CTRL+1? y Responde: ________________________________________________

2.8

Aplicando formatos de fuente

Observa como la aplicación de formatos de fuente permite mejorar la apariencia de los datos de la hoja de cálculo.

Para aplicar formatos de fuente, debes utilizar los elementos del grupo Fuente, ubicado en la ficha Inicio.

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Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial

DESCUBRE Y APRENDE 1) Explora los elementos del grupo Fuente y relaciónalos con su respectiva funcionalidad: Subrayado Color de fuente Cursiva Tamaño Negrita Fuente 2) Explora las siguientes combinaciones de teclas e indica el formato de fuente que estas permiten aplicar: [CTRL] + [S]:_____________________________________________________ [CTRL] + [N]:_____________________________________________________ [CTRL] + [K]:_____________________________________________________

Hazlo tú mismo: Abre una hoja de Excel 2010 y, aplicando las opciones de formato que has visto anteriormente, elabora el modelo inicial mostrado.

2.9

Alineando los datos de las celdas

Puedes alinear los datos de las celdas para que queden orientados en una forma determinada. Observa el siguiente ejemplo: Recuerda que Excel 2010 alinea los datos tipo texto a la izquierda y los datos numéricos a la derecha.

41

Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial DESCUBRE Y APRENDE 1) Explora los elementos del grupo Alineación y relaciónalos con su respectiva función: Combinar texto Alinear a la izquierda Orientación Centrar texto Alinea en la parte superior Aumentar sangría

2) Abre una hoja Excel y aplica las herramientas que has visto anteriormente para obtener el siguiente resultado:

2.10 Combinando celdas A veces es necesario unir el contenido de dos o más celdas en una sola. Para ello, debes realizar los siguientes pasos: Selecciona con el mouse las celdas que deseas combinar.

Selecciona la siguiente opción.

Y obtendrás el siguiente resultado:

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Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial Ejercicio de aplicación 4

1. Usa las herramientas Fuente para modificar el formato de las celdas indicadas de la Hoja3 del archivo accesorios.xlsx. Celda B1 A3 hasta D3 A4 hasta D4

Formato Negrita, fuente=Candara, subrayado, tamaño=14, color=rojo Negrita, fuente=Georgia, tamaño=12, color=verde Fuente=Arial, cursiva, tamaño=11

2. Modifica el formato de alineación de las siguientes celdas en la Hoja3, para lo cual debes seleccionar la celda donde se encuentre el dato y aplicarle el formato deseado: Celda A1 hasta D1 A3 hasta D3 A4 y D4

Formato Combinar celdas Centrar texto Centrar texto

3. Ajusta el ancho de las columnas en caso sea necesario.

2.11 Copiando formatos de celdas Con Excel 2010, es posible copiar el formato de una o varias celdas y pegarlo en otras. En la hoja de cálculo que estás trabajando (Hoja3), vas a copiar el formato de la fila 4 del primer accesorio hacia las demás filas. Para lograrlo, debes hacer lo siguiente:

La hoja de cálculo con los formatos aplicados hasta el momento debe quedar así:

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Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial 2.12 Aplicando bordes y relleno Excel 2010 te permite crear líneas en los bordes de las celdas, así como rellenarlas de color para que se vean remarcadas sobre las demás. Por ejemplo:

Utiliza la hoja 3 de tu archivo accesorios.xlsx y colócale bordes a las celdas siguiendo los pasos que se muestran a continuación:

Si deseas aplicar opciones adicionales de bordes de celda, haz clic sobre la opción Más bordes, ubicado en la parte final de la lista de opciones mostradas anteriormente.

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Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial DESCUBRE Y APRENDE 1) Encierra en un círculo la opción que te permite aplicar relleno de color a la celda:

2) Abre una hoja Excel, y aplica los siguientes bordes y rellenos:

Para aplicar el mismo formato a una o varias celdas, primero debes seleccionar las celdas y después la opción de formato que deseas aplicar.

Si deseas aplicar más opciones de relleno de celda, haz clic sobre la pestaña Relleno.

Ejercicio de aplicación 5 1) Aplica los formatos Fuente, Alineación, Bordes y Relleno a las hojas de cálculo Hoja 1 y Hoja 3 de tu archivo accesorios.xlsx para que tengan una presentación adecuada. 2) Descarga de la plataforma el archivo resultados.xlsx y, aplicando las herramientas de Formato que has aprendido, modifica el archivo para que se vea de la siguiente manera:

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Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial 2.13 Aplicando formatos numéricos Excel 2010 te permite modificar el formato de los datos numéricos que se encuentran en una celda o en un rango de celdas, para que estos se vean de acuerdo a lo que se desea representar, por ejemplo: números enteros, porcentajes, valores monetarios, etcétera.

Una forma rápida de aplicar formatos numéricos es utilizando las opciones del grupo Número, ubicado en la ficha Inicio.

DESCUBRE Y APRENDE Explora los elementos del grupo Número y relaciona: Elemento Formato Porcentaje Aumentar decimales Disminuir decimales Contabilidad Millares Una forma rápida de aplicar formatos numéricos a las celdas es utilizando las siguientes opciones:

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Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial Para encontrar opciones de formato más específicas, haz clic en la flecha que se encuentra debajo del grupo Número de la ficha Inicio:

Verás que aparece la siguiente ventana:

DESCUBRE Y APRENDE 1. Abre una hoja de Excel 2010 e ingresa los datos mostrados en la figura 1, y luego utiliza las opciones de formato numérico para obtener los resultados mostrados en la figura 2, guarda los cambios como datos.xlsx.

Figura 1

Figura 2 47

Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial

2. Explora en una hoja de cálculo y describe para qué sirven las siguientes combinaciones de teclas: a) [CTRL] + [1]:___________________________________________________________ b) [CTRL] + [SHIFT] + [!]:___________________________________________________ c) [CTRL] + [SHIFT] + [%]:___________________________________________________ d) [CTRL] + [SHIFT] + [#]:___________________________________________________ e) [CTRL] + [,]:____________________________________________________________

Ejercicio de aplicación 6 1) Aplica los siguientes formatos numéricos a las celdas indicadas de la Hoja 1 de tu archivo accesorios.xlsx. Celda Formato Contabilidad moneda $ inglés (Estados Unidos), D4 hasta D20 disminuir decimales (a cero decimales) Contabilidad moneda S/. español (Perú), E4 hasta E20 disminuir decimales (a cero decimales) E22

Aumentar decimales (a 3 decimales)

2) En la celda B15, de la Hoja 3, usa la combinación de teclas necesarias para insertar la fecha del día de hoy y después, aplícale el formato adecuado para que se vea de la siguiente manera:

2.14 Modificando el formato de filas y columnas En esta sección aprenderás a modificar el alto de una fila y ancho de una columna.

2.14.1 Alto de filas Para modificar el alto de una fila, debes hacer lo siguiente:

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Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial

2.14.2 Ancho de columnas Para modificar el ancho de una columna, debes hacer lo siguiente:

DESCUBRE Y APRENDE En la Hoja 3 coloca el mouse sobre los bordes de las cabeceras de filas y columnas, tal como se muestra en las imágenes, y arrástralo en el sentido que se indica en las flechas:

Comenta qué sucede: ___________________________________________________________________________

Para modificar el alto de varias filas o ancho de varias columnas a la vez, debes seleccionarlas todas usando el mouse y aplicar los pasos indicados anteriormente.

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Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial Ejercicio de aplicación 7

1) Modifica los altos de filas y columnas de la Hoja 1 y los formatos que te falten completar para que la hoja se vea de la siguiente manera:

2) Descarga de la plataforma el archivo calendario.xlsx y aplica los formatos que has aprendido en este capítulo para que se vea como la siguiente imagen:

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Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial 2.15 Modificando el formato de una hoja 2.15.1 Cambiando el nombre de una hoja Ahora aprenderás a modificar el nombre de una hoja de cálculo. Sigue los siguientes pasos para modificar el nombre de la Hoja1 de tu archivo accesorios.xlsx:

Otra forma de cambiar el nombre de una hoja es haciendo doble clic en la etiqueta correspondiente y, cuando esté sombreado, escribir el nuevo nombre y presionar Enter al terminar.

2.15.2 Cambiando el color a las etiquetas de las hojas También es posible modificar el color de la etiqueta de una hoja de cálculo para que las puedas reconocer fácilmente. Cambia el color de etiqueta de la hoja Lista de precios en tu archivo accesorios.xlsx así:

Averigua…

¿Cómo se elimina una hoja de un libro de trabajo? y

Responde: ________________________________________________

Ejercicio de aplicación 8 Realiza las siguientes operaciones con tu libro de trabajo accesorios.xlsx a) Cambia el nombre de la Hoja 3 por “Pedidos”. b) Elimina la Hoja 2.

51

Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial 2.16 Preparando e imprimiendo un documento en Excel 2010 Excel 2010 te permite preparar las hojas de cálculo para que se vean ordenadas al momento de imprimirlas. Esto lo puedes realizar a través de los elementos del grupo Configurar página, ubicado en la ficha Diseño de página.

2.16.1

Definiendo la orientación de la página

La orientación de página de una hoja de cálculo puede ser de dos tipos: horizontal y vertical. Esta configuración se puede realizar desde la ficha Diseño de página. Por ejemplo, para configurar la orientación de tipo Horizontal en la hoja de cálculo “Pedidos” de tu libro accesorios.xlsx, debes seleccionar la siguiente opción:

2.16.2

Configurando los márgenes

Los márgenes son los espacios en blanco entre los bordes del papel y el área impresa. Ahora vas a configurar los márgenes de la hoja de cálculo “Pedidos” de tu libro de trabajo accesorios.xlsx con los siguientes valores: Opción Superior

Valor 3.4

Encabezado

0.8

Izquierdo

1.8

Derecho

1.8

Inferior

2.4

Pie de página

0.8

Centrar en la página 52

Horizontalmente

Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial Para lograrlo debes seguir estos pasos:

Como habrás observado, Excel 2010 muestra 3 tipos de márgenes ya definidos, pero como los valores que vas a configurar son diferentes, debes seleccionar la opción Márgenes personalizados.

2.16.3

Generando encabezados y pies de página

Un encabezado es un texto que se imprime en la zona superior de cada página de la impresión y un pie de página es un texto que se imprime en la parte inferior de cada página. Puedes utilizar ambos para mostrar información en la impresión de las hojas de cálculo.

53

Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial Ahora vas a configurar el encabezado de la hoja de cálculo “Pedidos” de tu archivo accesorios.xlsx, para lo cual debes seguir la secuencia:

DESCUBRE Y APRENDE Coloca el mouse sobre los elementos disponibles para encabezados de página y relaciona: Elemento

Funcionalidad Insertar número de página Formato de fuente Insertar hora Insertar número de páginas Insertar fecha

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Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial 2.16.4 Utilizando la vista preliminar Con esta herramienta es posible tener una vista previa de cómo ha quedado tu trabajo, para ello, luego de seleccionar la opción Imprimir, verás que al costado derecho, aparece este modo de visualización del documento:

Es importante realizar este paso antes de imprimir para tener la seguridad de que la configuración de impresión de tu documento ha quedado como deseas.

2.16.5

Imprimiendo un documento en Excel 2010

Si con ayuda de la vista preliminar verificaste que tu documento ha quedado listo para imprimir, puedes hacerlo seleccionando la siguiente opción:

55

Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial REVISA LO APRENDIDO

I. Relaciona las combinaciones de teclas con su respectiva funcionalidad. Combinación de teclas

Funcionalidad

CTRL + V CTRL + X

CTRL + C

CTRL + B II. Investiga lo siguiente: a) ¿Con qué ficha y grupo de Excel 2010 puedes insertar y eliminar filas y columnas? _____________________________________________________________________ b) ¿Qué es el portapapeles, para qué sirve y cuántos elementos puede almacenar? _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ III.

Marca la respuesta correcta a las siguientes preguntas: 1) ¿Existe alguna diferencia entre la combinación de teclas CTRL+ X y el botón Cortar desde la pestaña Inicio? a) Si se usa el botón Cortar, solo se podrá usar el botón Pegar. b) Si se usa la combinación de teclas para cortar, solo se puede usar una combinación de teclas para pegar. c) No existe diferencia. 2) ¿Cuál de las siguientes series necesita más de un valor inicial para su generación? a) 1, 2, 3, 4, 5 b) lunes, martes, miércoles, jueves, viernes c) año1, año2, año3, año4, año5

IV. En la siguiente hoja de cálculo:

¿Cuál será el número resultante de celdas al hacer una búsqueda del número 79? a) 1 b) 3 c) 4 56

Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial

V. Descarga de la plataforma el archivo implementos.xlsx: Luego realiza las siguientes operaciones sobre el archivo: a) Calcula el total de gastos de cada mes (fila 19). b) Aplica los siguientes formatos:  Título: Arial 18, negrita, color de fuente=azul, combinar celdas desde A hasta G  Subtítulo: Arial 16, negrita, cursiva, subrayado, color rojo, combinar celdas desde B hasta F  Encabezados de la tabla: Arial 14, negrita, centrado, color de relleno: azul oscuro, texto 2 claro 40%, color de fuente: blanco  Ítems de gastos: Arial 12, negrita, color de relleno=anaranjado énfasis 6 claro 60%, color de fuente=azul oscuro texto 2  Montos: Arial 10, moneda soles, posiciones decimales=2, color de relleno: crema  Bordes de tabla: todos los bordes  Fila de totales: Arial 11, negrita  Ajusta el ancho de las columnas c) Coloca a tu hoja de cálculo el nombre “Datos”. d) Ahora debes preparar la hoja para que se pueda imprimir:  Márgenes: derecho e izquierdo debe ser de 5 cm, superior e inferior deben ser de 3 cm  Encabezado de página: en el centro, debe decir “Elaborado por: (coloca tu nombre)”  Pie de página: a la izquierda, colocar la fecha actual y a la derecha, la hora actual Tu trabajo debe quedar así:

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Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial

Proyecto Segunda etapa Ahora aplicarás las herramientas de manejo y formato de celdas que has aprendido en este capítulo, siguiendo los pasos que a continuación se indican: 1. Abre el libro de trabajo de tu proyecto. 2. En la primera fila, de la hoja 1 escribe el título “Flujo de Caja en Soles”. 3. En la segunda fila, escribe el nombre de la promoción. 4. En la tercera fila, escribe el nombre de tu colegio. 5.

Escribe la lista de ingresos y egresos que has definido para tu flujo de caja.

6. Utiliza una serie de los meses del año para generar los encabezados de los meses que utilizarás en tu flujo de caja. 7. Ingresa los valores de las celdas correspondientes a los ingresos y egresos para todos los meses de tu flujo de caja. 8. Aplica los diferentes formatos que has aprendido en este capítulo para que tu trabajo se vea tal como se muestra en la siguiente figura:

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Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial

Capítulo 3 TIPOS DE DATOS Y MANEJO DE FÓRMULAS

¿Sabías que Excel 2010 te permite manejar diferentes tipos de datos? En este capítulo, revisarás las características y operaciones que puedes realizar con estos.

Tu trabajo

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Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial Antes de empezar con el contenido de este capítulo, te invitamos a que leas el siguiente artículo acerca de los comprobantes de pago y su importancia.

Información tomada de: http://www.micomprobante.pe/porque_pedir_comprobante.html

En este capítulo conocerás los tipos de datos que se utilizan en Excel 2010, tales como datos numéricos, fecha y texto, y del mismo modo a manejar fórmulas simples. Para ello, utilizarás una factura, que es otro tipo de comprobante de pago que se usa en el país. Para desarrollar tu trabajo, usarás un formato en blanco que irás completando con datos, los cuales se enlazan a través de determinados operadores que Excel 2010 ofrece, para luego poder crear fórmulas que te permitirán hacer cálculos simples y complejos. 60

Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial 3.1 Tipos de datos En Excel, los datos se clasifican en dos grandes grupos: a) Datos constantes b) Datos de fórmula Enseguida vas a conocer con mayor detalle cada uno de ellos.

3.1.1 Datos constantes Los datos o valores constantes son aquellos que se ingresan directamente en las celdas y no dependen del contenido de ninguna otra celda. Existen 3 tipos de datos constantes: I.

Texto

II. Numérico

III. Fecha-hora.

Para empezar a trabajar, descarga de la plataforma el archivo factura.xlsx completa los datos faltantes como se muestra en la siguiente imagen:

a) Dato texto Un dato de tipo texto puede contener letras, números u otros símbolos o caracteres especiales.

61

y

Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial DESCUBRE Y APRENDE Observa los datos que has ingresado en la hoja de cálculo factura.xlsx y contesta las siguientes preguntas: 1. ¿En qué celdas has ingresado datos tipo texto? _______________________________________________________ 2. ¿Hacia qué lugar de la celda se alinea un dato texto?  A la izquierda  A la derecha  Al centro 3. ¿Qué sucede cuando el texto ingresado es más extenso que el ancho de la celda, siempre y cuando la celda de la derecha esté vacía? (Ver, por ejemplo, las celdas B5, B7 y B10.) ____________________________________________________________________ Averigua…

¿Cuántos caracteres tipo texto puede contener una celda como máximo?

Responde: ______________________________________ b) Dato numérico Un dato de tipo numérico puede contener los dígitos 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, o en algunos casos los signos +, -, /, %, E, e, ., € . DESCUBRE Y APRENDE Observa los datos que has ingresado en la hoja de cálculo factura.xlsx y contesta las siguientes preguntas: 1. ¿En qué celdas has ingresado datos numéricos? _____________________________________________________ 2. ¿Hacia qué lugar de la celda se alinea un dato numérico?  A la izquierda  A la derecha  Al centro 3. ¿Cuántos dígitos como máximo puedes ingresar en una celda de tal manera que todos los dígitos ingresados se puedan visualizar correctamente? 1) 12 2) 11 3) 10 62

Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial Ahora escribe el siguiente valor en la celda H6: 123456789012. Este se visualizará en un formato especial llamado formato científico: A continuación haz lo siguiente y observa qué sucede:  Ubícate en la celda H6 y presiona F2 para modificar el dato.  Coloca un apóstrofe (‘) al inicio del dato y presiona Enter. 4. ¿Qué sucedió? _________________________________________________________ 5. ¿Qué tipo de dato crees que es ahora el valor de la celda H6? _________________________________________________________

c) Dato fecha y hora Los datos de este tipo son tratados como números, por ello se pueden realizar operaciones matemáticas con celdas que contengan fechas u horas. Observa el siguiente ejemplo:

DESCUBRE Y APRENDE 



Abre una hoja de Excel, ingresa los valores de las celdas indicadas en el recuadro y completa: Valor visualizado Valor visualizado en Celda Valor a ingresar en la celda la barra de fórmulas A1 18-Julio-2011 A2 11:00 A3 4 pm A4 31-02-2011 A5 12-04 Ahora observa los valores que has ingresado y contesta las siguientes preguntas: 1) Ubícate en la celda A2 y observa la barra de fórmulas. Al ingresar la hora en formato 12 horas sin especificar AM o PM, Excel asume que es (AM/PM):_____ 2) Cuando ingresas una fecha inválida (ver celda A4), Excel asume que es un dato de tipo: a) Numérico b) Texto c) Fecha 63

Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial 

Ubícate en la celda A5 y observa la barra de fórmulas. Cuando ingresas una fecha sin indicar el año (ver celda A5), ¿qué año asume Excel para dicha fecha? ____________________________________________________________



Para insertar la fecha actual en una celda, debes presionar: 1) F3 2) ALT+$ 3) CTR+F 4) CTRL+,



Para insertar la hora actual en una celda, debes presionar: a) ALT+F5 b) ALT+% c) CTRL+SHIFT+. d) CTRL+ALT+H

Aquí algunos consejos para el manejo de fechas: a) Excel acepta los siguientes separadores para expresar las fechas: slash (“/”) y guión (“-“) b) Si el año de la fecha que introduces en una celda está comprendida entre los años 1929 y 2029, solo es necesario escribir los dos últimos dígitos de dicho año, por ejemplo: 15/03/56 (15 de marzo de 1956)

3.1.2 Datos de fórmula Una fórmula es una operación introducida en una celda, la cual calculará un resultado basándose en los valores introducidos en esta.

Por ejemplo:

Una fórmula puede estar compuesta por los siguientes elementos:

64

Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial A continuación aprenderás cómo escribir fórmulas en Excel 2010, pero primero presta atención a lo siguiente: 

Dirección de celda Indica la ubicación exacta de una celda. Si trabajas sobre una única hoja de cálculo, no es necesario escribir el nombre de la hoja porque sería redundante.



Dirección de bloque Indica la ubicación exacta de un bloque de celdas.

a) Pasos para escribir una fórmula Sigue la siguiente secuencia para que aprendas cómo escribir una fórmula en una celda:

Si quieres modificar una fórmula después de ingresada, debes hacer lo siguiente:  

Ubícate en la celda correspondiente y presiona F2. Realiza las modificaciones a la fórmula y presiona Enter para terminar. 65

Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial

Ejercicio de aplicación 1 1. Descarga de la plataforma el archivo volumen.xlsx. Aquí, aplica la siguiente fórmula para calcular el volumen de un cilindro: 2x(π)x(radio de la base)x(altura) Donde:  

Radio de la base: valor de la celda B4 Altura: valor de la celda B5

El valor de π, Excel te lo proporciona. Para ello, solo debes colocar PI(). 2. Cuando se importa mercadería del extranjero, se tiene que realizar una serie de trámites y pagos a la aduana por dicha importación para poder retirar la mercadería de sus almacenes. Descarga de la plataforma el archivo importacion.xlsx.

Aquí debes utilizar las fórmulas necesarias y la información proporcionada en la tabla Tasas y fórmulas, para poder calcular los valores de las celdas B5 hasta B11. Los resultados que debes obtener son los siguientes:

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Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial b) Comportamiento de las referencias relativas y absolutas en el copiado de celdas Una referencia es una llamada o enlace que se hace a una celda cuando se encuentra situada en otra columna o fila. Por ejemplo, observa la siguiente imagen:

 Una referencia relativa es aquella que mantiene una posición relativa de una celda respecto a la otra celda que se está invocando o referenciando. También se les conoce como referencias posicionales.  Una referencia absoluta es aquella que permanece invariable así se cambie la posición de la celda que la está invocando. Para comprender mejor estos conceptos, realiza lo siguiente: DESCUBRE Y APRENDE 1. Abre una hoja de Excel e ingresa la siguiente información:

2. Ubícate en la celda A4 e ingresa la fórmula mostrada: Cuando se copie o mueva una fórmula con una referencia relativa, esta se ajustará automáticamente a la nueva ubicación.

3. Copia la fórmula A4 en B4 así:

4. ¿Cuál es el resultado obtenido en B4? ___________________ 67

Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial 5. Observa la barra de fórmulas y escribe la fórmula que se ha generado en la celda B4: ______________________. Luego, compárala con la fórmula ingresada en la celda A4. 6. Ahora modifica la fórmula en A4: Para establecer una referencia absoluta a una celda, debes colocar el símbolo $ dentro de la fórmula antes de la columna y fila de dicha celda.

7. Copia la fórmula de A4 en B4, como se hizo anteriormente. 8. ¿Cuál es el resultado obtenido en B4? _______ Compáralo con lo obtenido en el paso 4 cuando usaste una referencia relativa. ¿Por qué se obtienen resultados diferentes?_______________________________________________ ¿Qué sucede con el valor de la referencia absoluta ($A$3) cuando es utilizada en una fórmula?___________________________________________________________ ________________________________________________________________________

También se puede utilizar referencias mixtas, como A$1 o $A1. Excel ajustará el número de la fila o la letra de la columna (la que no lleve $) y la otra parte de la referencia la dejará sin cambios.

Ejercicio de aplicación 2

1) Aplicando referencias relativas, absolutas y mixtas, genera la siguiente tabla de multiplicar:

2) ¿En qué otras situaciones puedes aplicar referencias relativas, absolutas y mixtas? Comparte los resultados con tus compañeros. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

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Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial 3.2 Operadores en Excel 2010 Observa la siguiente imagen y responde: ¿Qué símbolos matemáticos observas? _________________________________________________ En esta sección del capítulo, utilizarás estos y algunos más para elaborar fórmulas relacionando datos de distintas celdas. Estos símbolos matemáticos se llaman operadores. Por ejemplo: En la siguiente fórmula: ¿Cuáles crees que son los operadores?______________________________________

Como te habrás dado cuenta, los operadores indican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una fórmula.

A continuación, vas a conocer detalladamente los tipos de operadores que maneja Excel.     

Los operadores se clasifican en 5 grupos

3.2.1 Operadores matemáticos

Matemáticos De referencia De texto De comparación Lógicos

Estos operadores permiten realizar las operaciones matemáticas fundamentales en una celda. Por ejemplo, ¿cuál es el resultado de aplicar la siguiente fórmula? Respuesta: _______________________ DESCUBRE Y APRENDE Estos son los operadores matemáticos que utiliza Excel 2010. Relaciónalos con la operación correspondiente: + División * / % ^

Porcentaje Suma Potencia Resta Multiplicación 69

Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial 3.2.2 Operadores de referencia Estos operadores permiten generar rangos de celdas dentro de una fórmula. Los operadores de referencia son los siguientes: Operador : (dos puntos)

Ejemplo

Significado Genera una referencia entre las dos celdas indicadas.

B5:B15

, (coma)

B5:B15, D5:D15

Une varias referencias.

(espacio)

B7:D7 C6:C8

Genera una referencia a las celdas comunes a dos referencias.

Hazlo tú mismo: Para profundizar en el manejo de operadores de referencia, resuelve el siguiente ejercicio: 1) Se tiene una hoja de Excel con los siguientes datos: 2) Analiza los datos y coloca los resultados que se obtendrían al aplicar las fórmulas indicadas en la siguiente tabla: Fórmula

Resultado

=SUMA(B1:B4) =SUMA(A2:A4,C2:C4) =SUMA(A1:B3 B2:C3)

3.2.3 Operadores de texto El operador & se utiliza para concatenar o unir textos. Observa el siguiente ejemplo: Si el usuario digita el texto a concatenar, este deberá estar entre comillas (“ ”). Por ejemplo: “Hola” & “mundo”

3.2.4 Operadores de comparación Como su nombre lo indica, sirven para comparar dos elementos dentro de una fórmula.

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Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial DESCUBRE Y APRENDE Estos son los operadores de comparación que maneja Excel 2010, relaciónalos con la operación correspondiente: >
=

Diferente

7) =Y(4=3,90) =O(3^2>2,5*3=53)

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Manejo de hojas de Cálculo con Excel 2010 - Nivel Esencial Ejercicio de aplicación 3 Realiza las siguientes operaciones utilizando el archivo factura.xlsx: 1. Calcula el valor de venta de los productos adquiridos (celdas desde H10 hasta H13). Este monto es igual al producto de la cantidad por el precio unitario de cada artículo. 2. Calcula el monto correspondiente al subtotal (celda H16). Este monto es igual a la suma de los valores de venta de los artículos de la factura. 3. Calcula el monto del IGV (celda H17). Este monto es igual al 18% del subtotal. 4. Calcula el monto total de la factura. Este monto es igual a la suma del monto subtotal y el monto del IGV. 5. En la celda A15, escribe el monto total de la factura en texto: “Son mil ciento noventa y siete con 70/100 nuevos soles” 6. En la celda A15, concatena la frase “Cancelado el día: con la fecha actual”. Para ello, debes ingresar la siguiente fórmula: ="Cancelado el día: " & TEXTO(H5,"dd-mm-yyyy") 7. Aplica el formato moneda soles a las celdas que representen montos. 8. Guarda los cambios que has realizado.

3.3 Orden de evaluación de los operadores Excel calcula las fórmulas evaluando las operaciones de izquierda a derecha. Si se usan varios operadores en una fórmula, Excel define prioridades para ejecutar las operaciones, de acuerdo con la siguiente tabla: Para cambiar el orden de Operador Descripción evaluación, escribe entre : espacio , Operadores de referencia paréntesis la parte de la Negación, por ejemplo: -1 fórmula que deseas que % Porcentaje se ejecute primero. ^ Potencia *y/ Multiplicación y división +ySuma y resta Concatenación & =, >, =, 2, 30B4,"Aprobado","Desaprobado") ¿Cuál crees que será el resultado obtenido en esta celda?_____________________

Hazlo tú mismo:  Descarga de la plataforma el archivo minerales.xlsx.

 Aplica la función SI para completar los valores de la columna D (Estado), para ello ingresa en la celda D5 lo siguiente: =SI(B5