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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA

CONSORCIO UNIVERSITARIO “CESAR VALLEJO” Universidad César Vallejo TRUJILLO

OFICINA DE DESARROLLO DE SISTEMAS C.I.S

MANUAL SISTEMA DE LOGÍSTICA

Trujillo, Septiembre del 2006

OFICINA DE DESARROLLO DE SISTEMAS

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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA

ÍNDICE 1. Proceso de Negocio 1.1..............................................................................................................................Defi nición de la problemática ............................................................................................04 1.2..............................................................................................................................Regl as de Negocio.............................................................................................................04 1.3..............................................................................................................................Mod elo General del Negocio..............................................................................................05 1.4..............................................................................................................................Defi nición de Procedimientos............................................................................................06 2. Requerimiento y Análisis 2.1 Modelo del Sistema ....................................................................................................07 2.2 Requerimientos Funcionales.......................................................................................08 2.3 Descripción de Casos de Uso.....................................................................................08 3. Diseño del Sistema 3.1 Documentación de Casos de Uso...............................................................................10 ..................................Emp adronamiento de Proveedores..............................................................................10 ...................................Cat alogo de Materiales..............................................................................................12 ...................................Ver Cotización.............................................................................................................14 ...................................Regi strar Clase............................................................................................................15 ...................................Regi strar Subclases.....................................................................................................16 ...................................Regi strar Unidad de Medida........................................................................................18 ...................................Regi strar Materiales.....................................................................................................19 ...................................Nue va Requisición .....................................................................................................21 ...................................Aten der Requisiciones de Material...............................................................................22 ...................................List ar Requisiciones...................................................................................................24 ...................................Seg uimiento de Requisiciones....................................................................................25

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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA

...................................Nue va Orden de Compra............................................................................................26 ...................................Gen erar Orden de Compra..........................................................................................28 ...................................Verif icar Orden de Compra..........................................................................................29 ...................................List ar Ordenes de Compra Atendidas.........................................................................31 ...................................Rec epcionar Orden de Compra..................................................................................32 ...................................Bus car Materiales.......................................................................................................33 ...................................Inve ntario de Materiales..............................................................................................34 ...................................Con sumo de Materiales..............................................................................................35

3.2 Modelo de Datos.........................................................................................................36 3.3 Documentación de Base de Datos..............................................................................37 ...................................Tabl a: Clase................................................................................................................37 ...................................Tabl a: DocumentoContabilidad....................................................................................37 ...................................Tabl a: IngresoSalida....................................................................................................37 ...................................Tabl a: Materiales.........................................................................................................37 ...................................Tabl a: Materiales_IngresoSalida.................................................................................38 ...................................Tabl a: Materiales_OrdenCompra.................................................................................38 ...................................Tabl a: Materiales_Pedido............................................................................................39 ...................................Tabl a: OrdenCompra...................................................................................................39 ...................................Tabl a: Pedido..............................................................................................................40 ...................................Tabl a: Proveedor.........................................................................................................40

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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA

...................................Tabl a: ProveedorMaterial............................................................................................41 ...................................Tabl a: Subclase...........................................................................................................41

............................Tabl a: Unidad..............................................................................................................41 3.4 Documentación del esquema de Seguridad................................................................41 3.4.1

Tipos de usuario y accesos............................................................................41

4. Construcción del Sistema 4.1 Arquitectura del Sistema.............................................................................................42 4.2 Modelo Físico de Datos...............................................................................................42 5. Conclusiones y Recomendaciones

5.1 Conclusiones..............................................................................................................43 5.2 Recomendaciones......................................................................................................43

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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA

DESARROLLA E IMPLENTACION DEL SISTEMA DE LOGISTICA. 1. PROCESO DE NEGOCIO 1.1 Definición problemática El área de logística esta encargada del proceso de planificar, llevar a la práctica y controlar el movimiento y almacenamiento de forma eficaz, con costos efectivos de los materiales requeridos por las áreas de la Universidad. Abastecer los materiales necesarios en la cantidad, calidad y tiempos requeridos al menor costo posible para con ello dar un mejor servicio al cliente 1.2 Reglas de negocio Todos los materiales deben tener asignado una unidad de medida para

1.

compra y despacho. 2.

Los materiales tienen que ser clasificados por clase y subclase

3.

El código que identifique al material tiene que se único en toda la Universidad.

4.

El proceso logístico se inicia con un inventario inicial.

5.

Todos los materiales que en algún momento registraron stock, deben tener asignado un precio. Se considerará como proveedor a la misma Universidad, cuando se

6.

producen materiales en alguna de sus áreas de producción. La cantidad a pedir o comprar, se debe registrar en números enteras,

7.

por lo tanto se debe tener bastante cuidado al momento de asignar la unidad de medida al material. Se deberá realizar un inventario de existencias de materiales en

8.

almacén, antes de iniciar el periodo académico. 9.

Todo Adquisición de materiales deberá ser realizada a través de una Orden de Compra.

10.

El encargado de logística decidirá la cantidad de materiales que se entregará en un pedido, reflejándose en la atención total o parcial del pedido.

11.

En los casos que logística determine necesario, el área solicitante deberá entregar el material en desuso.

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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA

1.3 Modelado General del Negocio

Inv entario de Materiales Administrar Materiales

Administrar Prov eedor

Administrar Almacen

Prov eedor

Finanzas

Generar Documentos de Salida

Atender Pedido

Generar Orden Compra

Almacenero

Jef e de Logistica

Elaborar Kardex

Atender Dev oluciones de Materiales Preparar Documentos Contable Area Verif icar Estado Materiales en Almacén

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Ingresar y /o v erif icar Materiales Comprados

Contador

MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA

1.4 Definición de Procedimientos Area

Elaborar Pedido

Asistente Almacen

Jefe Logistica

Proveedor

Finanzas

Contabilidad

Atender Pedido

Evaluar Stock Producto [Stock= . ]

Generar Lista de Productos Faltantes

Recepcionar lista de Pedido

[Stock> . ] Procesar Pedido

Existe Proveedor [NO]

Registrar Datos del Proveedor

[SI] Recepcionar Productos y Hoja de Salida

Preparar Productos y Hoja Salida

Actualizar Stock (-)

Solicitar Cotizacion

Atender Solicitud

Recepcionar y Evaluar Cotizacion

Generar Cotizacion

[NO OK]

Rechazar Cotizacion

[OK] Solicitar Aprobacion Orden de Compra

Evaluar Orden de Compra [NO OK] [OK] Cancelar Orden de Compra

Generar Orden de Compra

Aprobar Orden de Compra Atender Orden de Compra

Ingresar y/o Verificar Materiales Comprados

Recepcionar y Almacenar Productos

Actualizar Stock(+) Elaborar Kardex Realizar Inventario Materiales

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Enviar los Materiales a Almacen

Remitir Producto(s) y Documentos

Registrar Documentos

Remitir Documentos de Compra

Provicionar Pago

Realizar Conciliazacion Contable

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2. REQUERIMIENTOS Y ANÁLISIS

2.1 Modelado del Sistema

Nuev a Orden de Compra

Finanzas

Generar Orden de Compra

Nuev a Requisicion Verif icar Orden de Compra Area

Listar O/C Atendidas Jef e Logistica



Busqueda Materiales Listar Requisiciones

Empadronamiento Prov eedores

Ver Cotizacion Actualizar Catalogo de Productos

Recepcionar O/C

Atender Requisicion de Materiales

Registrar Clases Seguimiento de Requisiciones

Almacenero

Registrar Sub-Clases Consumo Materiales Registrar Unidad Medida Inv entario Materiales Kardex Materiales

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Administrar Materiales

MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA

2.2 Requerimientos Funcionales a.

Registrar Proveedores.

b.

Registrar Materiales por clases, subclases y unidad de medida.

c.

Registrar, realizar seguimiento y atender

requisiciones de

Materiales d.

Generar Órdenes de Compra

e.

Realizar toma de Inventario

f. Registrar ajustes de Inventario

g.

Generar reportes de Kardex de materiales individual y por clases

h.

Generar reporte de consumo de materiales por intervalos de

fecha, centros de costo o clases. i. Generar reporte de stock de materiales j. Preparar documentos para el proceso contable k.

Preparar información para el área de finanzas

2.3 Descripción de Casos de Uso a. Empadronamiento de Proveedores El Caso de Uso puede ser iniciado por dos usuarios del sistema, el jefe de logística o encargado de almacén, permite registrar, modificar, eliminar e imprimir datos de los proveedores. b. Ver Cotizaciones El Caso de Uso puede ser iniciado por dos usuarios del sistema, jefe de logística o encargado de almacén, y muestra las cotizaciones ofrecidas por los proveedores registrados según el material seleccionado.

c. Actualizar Catalogo de Materiales A través de este caso de de Uso el jefe de logística o encargado de almacén, puede asignar, modificar, eliminar o imprimir los materiales por proveedor especifico, incluido el precio de venta por unidad del material.

d. Registrar Clases El caso de uso es iniciado por el usuario encargado de almacén y le permite crear, modificar, eliminar e imprimir Clases para una clasificación general de nuestros materiales. e. Registrar Sub-Clases

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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA

El caso de uso es iniciado por el usuario encargado de almacén y le permite crear, modificar, eliminar e imprimir Sub-Clases, que se utiliza para una agrupación o clasificación intermedia de todos los Materiales. f.

Registrar Unidad de Medida Este caso de uso le permite al usuario encargado de almacén crear, modificar, eliminar e imprimir las unidades de medida de compra y

despacho que se

utilizaran para el registro de los materiales. g. Administrar Materiales El Caso de Uso es iniciado por el usuario encargado de almacén, le proporciona la capacidad de crear, modificar, eliminar, consultar e imprimir información de los materiales necesarios para la atención de los requerimientos realizados por todas las áreas de la universidad. h. Nueva requisición El Caso de Uso es iniciado por cualquiera de las áreas de la universidad cuando requieren materiales, le proporciona la capacidad de crear, modificar, imprimir y eliminar requerimientos.

i. Atender Requisiciones de Material El Caso de Uso es iniciado por el encargado de almacén, le proporciona la capacidad de atender, modificar, anular e imprimir las requisiciones hechas por sus usuarios a áreas de la universidad. j.

Listar Requisiciones. Este Caso de Uso es iniciado por el encargado de almacén y lista todos los pedidos realizados por el área seleccionada, le proporciona la capacidad de modificar o imprimir el pedido seleccionado.

k.

Seguimiento de Requisiciones Este Caso de Uso es iniciado por el encargado de almacén, le permite obtener un listado por intervalos de fecha, de los pedidos realizados por el área seleccionada, mostrando el estado en el que se encuentran sus pedidos.

l.

Nueva Orden de Compra El Caso de Uso es iniciado por el Jefe de Logística y le proporciona la capacidad de Crear, Modificar, Anular e imprimir una Orden de Compra para los materiales que requiera.

m. Generar Orden de Compra

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El Caso de Uso es iniciado por el Jefe de Logística y muestra una lista de todos los materiales que fueron solicitados y que no cuentan con un stock actual suficiente para su atención, teniendo la alternativa de generar una Orden de Compra para los materiales seleccionados por el usuario. n. Verificar Orden de Compra El Caso de Uso es iniciado por el Jefe de Logística y muestra una lista de todas las órdenes que aún no han sido aprobadas o recepcionadas por almacén, le proporciona la alternativa de anular la orden por completo, eliminar o modificar un detalle de material de toda la orden. o. Listar Ordenes de Compra Atendidas El Caso de Uso es iniciado por el Jefe de Logística y permite listar todas las órdenes que fueron atendidas por intervalos de fechas, área y

estado del

documento.

p. Recepcionar Orden de Compra El Caso de Uso es iniciado por el encargado de almacén y recepcionar, anular una orden de compra e imprimir un comprobante de ingreso de los materiales al área. q. Búsqueda de Materiales El Caso de Uso es iniciado puede ser iniciado por el Jefe de Logística o el encargado de almacén, le permite ubicar materiales según los criterios de búsqueda establecidos por el usuario, como resultado se obtiene información general del material solicitado. r.

Inventario de Materiales El Caso de Uso es iniciado por el encargado de almacén, le permite aperturar, cerrar o anular cuadre de inventario de los materiales registrados en el sistema.

s.

Consumo de Materiales El Caso de Uso es iniciado por el encargado de almacén y le permite obtener reportes de consumo por materiales, clases y áreas, en el intervalo de fechas especificado.

t.

Kardex de Materiales El Caso de Uso es iniciado por el usuario encargado de almacén e interactúa con el Jefe de Logística y el Contador, cuando solicitan el movimiento de un material y le proporciona la capacidad de imprimir.

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3. DISEÑO DEL SISTEMA

3.1

Documentación de Casos de Uso

Caso de uso: Empadronamiento de Proveedores

Jefe Logistica

Empadronamiento Proveedores

Almacenero

Precondiciones: • Haber registrado datos de Ubicación Geográfica (Departamento, Provincia, Distrito). Flujo Principal: El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Nuevo, Modificar, Eliminar, Imprimir, Aceptar, Cancelar y Salir a. Si la actividad seleccionada es NUEVO se ejecuta un Sub-Flujo de Nuevo Proveedor (A-1) b. Si la actividad seleccionada es MODIFICAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Modificar Proveedor (A-2) c. Si la actividad seleccionada es ELIMINAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Eliminar Proveedor (A-3) d. Si la actividad seleccionada es ACEPTAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Guardar Proveedor (A-4). e. Si la actividad seleccionada es CANCELAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Cancelar Registro (A-5). f. Si la actividad seleccionada es IMPRIMIR, se ejecuta un Sub-Flujo de Imprimir Proveedores (A-6). g. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecución de la opción. SUB-FLUJOS A-1: Nuevo Proveedor  El sistema activa la ventana para ingreso de datos  El sistema activa las actividades de “Aceptar” y “Cancelar”  El usuario ingresa el RUC, Razón Social, Abreviatura, referencia numérica.  El usuario selecciona datos de ubicación geográfica; departamento, provincia y distrito  El usuario ingresa la dirección, número de teléfono fijo y/o celular, además del e_mail  Terminado el ingreso de datos, el usuario puede seleccionar: - La actividad “Aceptar” se ejecuta el Sub-Flujo A-5: Guardar Proveedor - La actividad “Cancelar” se ejecuta el Sub-Flujo A-6: Cancelar Registro A-2: Modificar Proveedor  Seleccionar el proveedor en la lista disponible  El sistema muestra la información del proveedor  El sistema activa las actividades de “Aceptar” y “Cancelar”  El sistema bloquea el RUC del Proveedor  El usuario puede modificar información general o residencial del proveedor  Terminado el ingreso de datos, el usuario puede seleccionar: - La actividad “Aceptar” se ejecuta el Sub-Flujo A-5: Guardar Proveedor - La actividad “Cancelar” se ejecuta el Sub-Flujo A-6: Cancelar Registro A-3: Eliminar Proveedor  Seleccionar el proveedor en la lista disponible

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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA

 El sistema solicita confirmación de la eliminación del proveedor  Si se confirma, el sistema elimina el proveedor (E-1), caso contrario la petición es cancelada. A-4: Guardar Proveedor  El sistema valida la información ingresada (E-2)  El sistema guarda la información ingresada A-5: Cancelar Registro  El sistema deshecha todos los cambios realizados A-6: Imprimir Proveedores  El sistema muestra una Pre-vista de todos los proveedores registrados ordenados alfabéticamente.  El usuario selecciona la opción imprimir.  El sistema muestra una interfaz de impresión de Windows Flujo alternativo o de Excepción:  E-1: El sistema verifica que el proveedor no tenga registrado documentos de compra, si es así se emite un mensaje y termina la ejecución del Sub-Flujo.  E-2: Si la actividad es “Nuevo Proveedor” se verifica que el RUC no se encuentre registrado, si existe se muestra el mensaje “El RUC ya existe” y se permite el reingreso del RUC. Prototipo:

Caso de uso: Actualizar Catalogo de Materiales

Jefe Logistica

Actualizar Catalogo de Materiales

Precondiciones: • Haber registrado al Proveedor • Haber registrado datos de los Materiales Flujo Principal:

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Almacenero

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El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Nuevo, Modificar, Eliminar, Imprimir, Aceptar, Cancelar y Salir a. Si la actividad seleccionada es NUEVO se ejecuta un Sub-Flujo de Nueva Cotización(A-1) b. Si la actividad seleccionada es MODIFICAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Modificar Cotización (A-2) c. Si la actividad seleccionada es ELIMINAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Eliminar Cotización (A-3) d. Si la actividad seleccionada es ACEPTAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Guardar Cotización (A-4). e. Si la actividad seleccionada es CANCELAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Cancelar Cotización (A-5). f. Si la actividad seleccionada es IMPRIMIR, se ejecuta un Sub-Flujo de Imprimir Cotización (A-6). g. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecución de la opción. SUB-FLUJOS A-1: Nueva Cotización  El sistema activa la ventana para el ingreso de una nueva cotización de materiales.  El sistema activa las actividades de “Aceptar” y “Cancelar”  El usuario selecciona el material a cotizar.  El sistema muestra la Unidad de Compra y la fecha actual.  El usuario ingresa el Precio ofrecido por el proveedor.  Terminado el ingreso de datos, el usuario puede seleccionar: - La actividad “Aceptar” se ejecuta el Sub-Flujo A-5: Guardar Cotización - La actividad “Cancelar” se ejecuta el Sub-Flujo A-6: Cancelar Cotización A-2: Modificar Cotización  Seleccionar el material en la lista disponible  El sistema muestra la información de la cotización ofrecida  El sistema activa las actividades de “Aceptar” y “Cancelar”  El sistema bloquea la descripción del material  El usuario puede modificar el precio por unidad y la fecha  Terminado el ingreso de datos, el usuario puede seleccionar - La actividad “Aceptar” se ejecuta el Sub-Flujo A-5: Guardar Proveedor - La actividad “Cancelar” se ejecuta el Sub-Flujo A-6: Cancelar Registro A-3: Eliminar Cotización  Seleccionar el material en la lista disponible  El sistema solicita confirmación de la eliminación del proveedor  Si se confirma, el sistema elimina la cotización del material, caso contrario la petición es cancelada. A-4: Guardar Cotización  El sistema valida la información ingresada (E-1)  El sistema guarda la información ingresada A-5: Cancelar Cotización  El sistema deshecha todos los cambios realizados A-6: Imprimir Cotización  El sistema muestra una Pre-vista de todos los materiales ofrecidos por el proveedor.

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 El usuario selecciona la opción imprimir.  El sistema muestra una interfaz de impresión de Windows Flujo alternativo o de Excepción:  E-1: Si la actividad es “Nueva Cotización” se verifica que el material no se encuentre registrado para el proveedor, si existe se muestra el mensaje “El Material ya existe” y se permite cambiar el material.

Prototipo:

Caso de uso: Ver Cotización

Jefe Logistica

Ver Cotizacion

Almacenero

Precondiciones: • Haber registrado los materiales a los proveedores almacenados en el sistema (precio por unidad). Flujo Principal: El sistema muestra una lista de los proveedores que ofertan el material seleccionado y muestra las actividades de Imprimir y Salir a. Si la actividad seleccionada es IMPRIMIR, se ejecuta un SubFlujo de Imprimir Cotización (A-1). b. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecución de la opción. SUB-FLUJOS A-1: Imprimir Cotización  El sistema muestra una Pre-vista de todos los proveedores que ofrecen el material seleccionado, incluyendo el precio y ultima fecha de actualización.  El usuario selecciona la opción imprimir.  El sistema muestra una interfaz de impresión de Windows Prototipo:

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Caso de uso: Registrar Clases

Registrar Clases

Almacenero

Flujo Principal: El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Nuevo, Modificar, Eliminar, Imprimir, Aceptar, Cancelar y Salir a. Si la actividad seleccionada es NUEVO se ejecuta un Sub-Flujo de Nueva Clase(A-1) b. Si la actividad seleccionada es MODIFICAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Modificar Clase (A-2) c. Si la actividad seleccionada es ELIMINAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Eliminar Clase (A-3) d. Si la actividad seleccionada es ACEPTAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Guardar Clase (A-4). e. Si la actividad seleccionada es CANCELAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Cancelar Registro (A-5). f. Si la actividad seleccionada es IMPRIMIR, se ejecuta un Sub-Flujo de Imprimir Clases(A-6). g. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecución de la opción. SUB-FLUJOS A-1: Nueva Clase  El sistema activa la ventana para el ingreso de una nueva clase.  El sistema activa las actividades de “Aceptar” y “Cancelar”  El sistema asigna el código para la clase.  El usuario ingresa la descripción.  Terminado el ingreso de datos, el usuario puede seleccionar: - La actividad “Aceptar” se ejecuta el Sub-Flujo A-5: Guardar Clase - La actividad “Cancelar” se ejecuta el Sub-Flujo A-6: Cancelar Registro A-2: Modificar Clase  Seleccionar la clase en la lista disponible  El sistema muestra la información de la clase  El sistema activa las actividades de “Aceptar” y “Cancelar”  El sistema bloquea el código de la clase  El usuario puede modificar la descripción.

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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA

 Terminado el ingreso de datos, el usuario puede seleccionar - La actividad “Aceptar” se ejecuta el Sub-Flujo A-5: Guardar Clase - La actividad “Cancelar” se ejecuta el Sub-Flujo A-6: Cancelar Registro A-3: Eliminar Clase  Seleccionar la Clase en la lista disponible  El sistema solicita confirmación de la eliminación.  Si se confirma, el sistema elimina la clase (E-1), caso contrario la petición es cancelada. A-4: Guardar Clase  El sistema guarda la información ingresada A-5: Cancelar Registro  El sistema deshecha todos los cambios realizados A-6: Imprimir Clases  El sistema muestra una Pre-Vista de todas las clases registradas.  El usuario selecciona la opción imprimir.  El sistema muestra una interfaz de impresión de Windows Flujo alternativo o de Excepción:  E-1: El sistema verifica que la clase no se tenga creadas ninguna Sub-Clase, si existe se muestra el mensaje “La Clase no puede ser Eliminada” y termina la ejecución del Sub-Flujo. Prototipo:

Caso de uso: Registrar Subclases

Registrar Sub-Clases

Almacenero

Precondiciones: • Haber creado Clases de materiales Flujo Principal: El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Nuevo, Modificar,

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Eliminar, Imprimir, Aceptar, Cancelar y Salir a. Si la actividad seleccionada es NUEVO se ejecuta un Sub-Flujo de Nueva Subclase(A-1) b. Si la actividad seleccionada es MODIFICAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Modificar Subclase (A-2) c. Si la actividad seleccionada es ELIMINAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Eliminar Subclase (A-3) d. Si la actividad seleccionada es ACEPTAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Guardar Subclase (A-4). e. Si la actividad seleccionada es CANCELAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Cancelar Registro (A-5). f. Si la actividad seleccionada es IMPRIMIR, se ejecuta un Sub-Flujo de Imprimir Subclases(A-6). g. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecución de la opción. SUB-FLUJOS A-1: Nueva Subclase  El sistema activa la ventana para el ingreso de una nueva Subclase.  El sistema activa las actividades de “Aceptar” y “Cancelar”  El sistema asigna el código para la Subclase.  El usuario ingresa la descripción y selecciona la Clase a laque pertenece.  Terminado el ingreso de datos, el usuario puede seleccionar: - La actividad “Aceptar” se ejecuta el Sub-Flujo A-5: Guardar Subclase - La actividad “Cancelar” se ejecuta el Sub-Flujo A-6: Cancelar Registro A-2: Modificar Subclase  Seleccionar la Subclase en la lista disponible  El sistema muestra la información de la Subclase  El sistema activa las actividades de “Aceptar” y “Cancelar”  El sistema bloquea el código de la Subclase  El usuario puede modificar la descripción y/o clase.  Terminado el ingreso de datos, el usuario puede seleccionar - La actividad “Aceptar” se ejecuta el Sub-Flujo A-5: Guardar Subclase - La actividad “Cancelar” se ejecuta el Sub-Flujo A-6: Cancelar Registro A-3: Eliminar Subclase  Seleccionar la Subclase en la lista disponible  El sistema solicita confirmación de la eliminación.  Si se confirma, el sistema elimina la Subclase (E-1), caso contrario la petición es cancelada. A-4: Guardar Subclase  El sistema guarda la información ingresada A-5: Cancelar Registro  El sistema deshecha todos los cambios realizados A-6: Imprimir Subclases  El sistema muestra una Pre-Vista de todas las Subclase registradas.  El usuario selecciona la opción imprimir.  El sistema muestra una interfaz de impresión de Windows Flujo alternativo o de Excepción:  E-1: El sistema verifica que la Subclase no se encuentre asignando en ningún material, si existe se muestra el mensaje “La Subclase no puede ser

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Eliminada” y termina la ejecución del Sub-Flujo. Prototipo:

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Caso de uso: Registrar Unidad de Medida

Registrar Unidad Medida

Almacenero

Flujo Principal: El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Nuevo, Modificar, Eliminar, Imprimir, Aceptar, Cancelar y Salir a. Si la actividad seleccionada es NUEVO se ejecuta un Sub-Flujo de Nueva Unidad de Medida (A-1) b. Si la actividad seleccionada es MODIFICAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Modificar Unidad de Medida (A-2) c. Si la actividad seleccionada es ELIMINAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Eliminar Unidad de Medida (A-3) d. Si la actividad seleccionada es ACEPTAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Guardar Unidad de Medida (A-4). e. Si la actividad seleccionada es CANCELAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Cancelar Registro (A-5). f. Si la actividad seleccionada es IMPRIMIR, se ejecuta un Sub-Flujo de Imprimir Unidades de Medidas (A-6). g. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecución de la opción. SUB-FLUJOS A-1: Nueva Unidad de Medida  El sistema activa la ventana para el ingreso de una nueva Sub-Clase.  El sistema activa las actividades de “Aceptar” y “Cancelar”  El usuario ingresa la descripción de la unidad de Medida de compra y despacho.  El usuario ingresa el contenido en unidades equivalentes.  Terminado el ingreso de datos, el usuario puede seleccionar: - La actividad “Aceptar” se ejecuta el Sub-Flujo A-5: Guardar Unidad de Medida - La actividad “Cancelar” se ejecuta el Sub-Flujo A-6: Cancelar Registro A-2: Modificar Unidad de Medida  Seleccionar la Unidad de Medida en la lista disponible.  El sistema muestra la información de la unidad de Medida.  El sistema activa las actividades de “Aceptar” y “Cancelar”.  El sistema bloquea el código de la unidad de medida.  El usuario puede modificar la descripción de unidad de compra, despacho y/o contenido.  Terminado el ingreso de datos, el usuario puede seleccionar - La actividad “Aceptar” se ejecuta el Sub-Flujo A-5: Guardar Unidad de Compra - La actividad “Cancelar” se ejecuta el Sub-Flujo A-6: Cancelar Registro A-3: Eliminar Unidad de Medida  Seleccionar la unidad de medida en la lista disponible  El sistema solicita confirmación de la eliminación.  Si se confirma, el sistema elimina la Unidad de Medida (E-1), caso contrario la petición es cancelada. A-4: Guardar Unidad de Medida

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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA

 Si se esta ejecutando la actividad Nueva Unidad de Medida el sistema asigna un código.  El sistema guarda la información ingresada A-5: Cancelar Registro  El sistema deshecha todos los cambios realizados A-6: Imprimir Unidades de Medidas  El sistema muestra una Pre-Vista de todas las unidades de medidas registradas.  El usuario selecciona la opción imprimir.  El sistema muestra una interfaz de impresión de Windows Flujo alternativo o de Excepción:  E-1: El sistema verifica que la Unidad de Medida no se encuentre asignado en ningún material, si existe se muestra el mensaje “La Unidad de Medida no puede ser Eliminada” y termina la ejecución del Sub-Flujo. Prototipo:

Caso de uso: Administrar Materiales.

Almacenero

Administrar Materiales

Precondiciones: • Haber registrado Clases, Sub-Clases y Unidades de Medida Flujo Principal: El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Nuevo, Modificar, Eliminar, Imprimir, Aceptar, Cancelar, Consultar y Salir a. Si la actividad seleccionada es NUEVO se ejecuta un Sub-Flujo de Nuevo Material (A-1) b. Si la actividad seleccionada es MODIFICAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Modificar Material (A-2) c. Si la actividad seleccionada es ELIMINAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Eliminar Material (A-3) d. Si la actividad seleccionada es ACEPTAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Guardar Material (A-4). e. Si la actividad seleccionada es CANCELAR, se ejecuta un Sub-Flujo de

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Cancelar Registro (A-5).

f. Si la actividad seleccionada es IMPRIMIR, se ejecuta un Sub-Flujo de Imprimir Materiales(A-6).

g. Si la actividad seleccionada es CONSULTAR, se ejecuta un Sub-Flujo h.

Consulta Material (A-7). Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecución de la opción.

SUB-FLUJOS A-1: Nuevo Material  El sistema activa la ventana para ingreso de datos  El sistema activa las actividades de “Aceptar” y “Cancelar”  El usuario debe seleccionar la clase y sub-clase a la que pertenecerá el nuevo material.  El usuario selecciona datos de ubicación geográfica; departamento, provincia y distrito  El usuario ingresa la descripción y/o ubicación  El usuario selecciona la Unidad de Compra  El sistema muestra la unidad de despacho y el contenido equivalente a la unidad de compra.  Terminado el ingreso de datos, el usuario puede seleccionar: - La actividad “Aceptar” se ejecuta el Sub-Flujo A-5: Guardar Material - La actividad “Cancelar” se ejecuta el Sub-Flujo A-6: Cancelar Registro A-2: Modificar Material  Seleccionar el producto en la lista disponible  El sistema muestra la información del material  El sistema activa las actividades de “Aceptar” y “Cancelar”  El sistema bloquea la unidad de compra.  El usuario puede modificar la clase, sub-clase, descripción y/o ubicación.  Terminado el ingreso de datos, el usuario puede seleccionar: - La actividad “Aceptar” se ejecuta el Sub-Flujo A-5: Guardar Material - La actividad “Cancelar” se ejecuta el Sub-Flujo A-6: Cancelar Registro A-3: Eliminar Material  Seleccionar el material en la lista disponible  El sistema solicita confirmación de la eliminación del material  Si se confirma, el sistema elimina el material (E-1), caso contrario la petición es cancelada. A-4: Guardar Material  Si se esta ejecutando la actividad Nuevo Material, el sistema asigna un código.  El sistema guarda la información ingresada A-5: Cancelar Material  El sistema deshecha todos los cambios realizados A-6: Imprimir Materiales  El sistema muestra una Pre-vista de todos los materiales registrados agrupados por Clase y Sub-Clase.  El usuario selecciona la opción imprimir.  El sistema muestra una interfaz de impresión de Windows A-7: Consultar Material  El usuario puede ingresar criterios de búsqueda como descripción, clase y sub-clase.

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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA

 El sistema muestra una lista de todos los materiales que coinciden con los criterios de búsqueda. Flujo alternativo o de Excepción:  E-1: El sistema verifica que el producto no registre movimientos ni en compras ni en requisiciones, si es así se emite un mensaje y termina la ejecución del Sub-Flujo.

Prototipo:

Caso de uso: Nueva Requisición

Area

Nueva Requisicion

Precondiciones: • Haber registrado centros de costos y sus respectivos responsables • Haber registrado Materiales incluyendo clases, sub-clases y unidades de medida Flujo Principal: El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Nuevo, Grabar, Cancelar, Imprimir y Salir a. Si la actividad seleccionada es NUEVO se ejecuta un Sub-Flujo de Nueva Requisición (A-1) b. Si la actividad seleccionada es GRABAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Guardar Requisición (A-2). c. Si la actividad seleccionada es IMPRIMIR, se ejecuta un Sub-Flujo de Imprimir Requisición (A-3). d. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecución de la opción.

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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA

SUB-FLUJOS A-1: Nueva Requisición  El sistema muestra el centro de costo y responsable del área.  El sistema muestra la fecha actual del sistema.  El usuario puede ingresar la fecha del requerimiento.  Por cada material requerido: - Seleccionar la actividad “Agregar” - El sistema activa la ventada para la selección de los materiales - El sistema activa las actividades de “Aceptar” y “Cancelar” - El usuario selecciona la clase, subclase y material - El sistema muestra la Unidad de Despacho y Precio Unitario referencial. - El usuario ingresa la Cantidad - Después de Ingresado los datos del material el usuario selecciona: • La Actividad “Aceptar” para agregar el material a la lista. • La Actividad “Cancelar” para cancelar el ingreso del material a la lista. - El sistema muestra el subtotal de cada material  El sistema brinda la posibilidad de modificar o eliminar algún material.  El sistema muestra el total de la requisición.  El usuario puede ingresar alguna observación.  Para que la requisición se concrete el usuario debe seleccionar la actividad “Grabar” y se ejecuta el Sub-Flujo A-2: Guardar Requisición A-2: Guardar Requisición  El sistema guarda la información ingresada (E-1)  El sistema asigna un código a la requisición. A-3: Imprimir Requisición  El sistema muestra una Pre-vista del la requisición elaborada.  El usuario selecciona la opción imprimir.  El sistema muestra una interfaz de impresión de Windows Flujo alternativo o de Excepción:  E-1: El sistema verifica que por lo menos exista un material solicitado, si no es así se emite un mensaje “Verificar Información del Pedido” y permite el ingreso de un material. Prototipo:

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Caso de uso: Atender Requisiciones de Material

Atender Requisicion de Materiales

Almacenero

Precondiciones: • Haber registrado centros de costos y sus respectivos responsables • Haber registrado Materiales incluyendo clases, sub-clases y unidades de medida • Haber generado una requisición de materiales Flujo Principal: El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Atender, Guardar, Anular, Cancelar, Imprimir y Salir a. Si la actividad seleccionada es ATENDER se ejecuta un Sub-Flujo de Atender Pedido (A-1) b. Si la actividad seleccionada es GUARDAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Guardar Pedido (A-2). c. Si la actividad seleccionada es ANULAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Anular Pedido (A-3). d. Si la actividad seleccionada es CANCELAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Cancelar Atención de Pedido (A-4). e. Si la actividad seleccionada es IMPRIMIR, se ejecuta un Sub-Flujo de Imprimir Pedido (A-5). f. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecución de la opción. SUB-FLUJOS A-1: Atender Pedido  El sistema muestra por defecto los pedidos de todas las áreas en el mes vigente y en estado de “Requeridos”  El sistema permite realizar filtros por intervalo de fechas, áreas y estado del pedido (Requeridos, Pendientes, Atendidos)  El sistema muestra una lista de los pedidos según los filtros establecidos por el usuario  El usuario selecciona de la lista el pedido a atender.  El sistema muestra los materiales solicitados ( datos generales del material y la cantidad solicitada)  Por cada material solicitado: - El usuario puede modificar la cantidad (E-1) - El usuario puede despachar la cantidad (E-1) - El usuario puede establecer como material por Comprar. - El usuario puede anular el material solicitado  El usuario ingresa el nombre de la persona que recibirá los materiales.  Terminado el ingreso de los datos el usuario selecciona: - La Actividad “Guardar” y se ejecuta el Sub-Flujo A-2: Guardar Requisición - La Actividad “Cancelar” y se ejecuta el Sub-Flujo A-4: Cancelar Atención de Pedido A-2: Guardar Pedido  El sistema solicita confirmación de la eliminación del material  El sistema guarda la información ingresada (E-2)  El sistema asigna un código de atención de pedido.

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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA

A-3: Anular Pedido  El usuario establece los parámetros de filtrado de pedidos  El sistema muestra los pedidos que coinciden con los parámetros de filtrado.  El sistema solicita confirmación de la eliminación del material  Si se confirma, el sistema elimina del pedido (E-3), caso contrario la petición es cancelada. A-4: Cancelar Atención de Pedido  El sistema deshecha todos los cambios realizados A-5: Imprimir Pedido  El sistema muestra una Pre-vista del pedido atendido  El usuario selecciona la opción imprimir.  El sistema muestra una interfaz de impresión de Windows

Flujo alternativo o de Excepción:  E-1: El sistema verifica que la cantidad ingresada no sea mayor al stock actual, si no es así se emite un mensaje y permite el reingreso de la cantidad.  E-2: El sistema verifica que por lo menos exista un material atendido, si no es así se emite un mensaje y permite el ingreso de un material.  E-3: El sistema verifica que el pedido no se encuentre en estado atendido, ni total ni parcialmente, si es así se emite un mensaje y termina el caso de uso. Prototipo:

Caso de uso: Listar Requisiciones

Listar Requisiciones

Almacenero

Precondiciones: • Haber registrado centros de costos • Haber definido los estados del pedido

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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA

Flujo Principal: El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Nuevo, Modificar, Imprimir y Salir a. Si la actividad seleccionada es NUEVO se ejecuta un Sub-Flujo de Nuevo Listado (A-1) b. Si la actividad seleccionada es MODIFICAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Modificar Pedido (A-2). c. Si la actividad seleccionada es IMPRIMIR, se ejecuta un Sub-Flujo de Imprimir Pedido (A-3). d. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecución de la opción. SUB-FLUJOS A-1: Nuevo Listado  El sistema permite realizar filtros por centro de costo y estado del pedido (En Revisión o Aprobados)  El sistema muestra una lista de los pedidos según los filtros establecidos por el usuario  Si el estado del pedido es “En Revisión” se activa la actividad “Modificar” y se ejecuta el Sub-Flujo “Modificar Pedido” (A-2).  Si el estado del pedido es “Aprobado” se desactiva la actividad “Modificar”. A-2: Modificar Pedido  El usuario selecciona el Pedido a Modificar  Se ejecuta el caso de Uso “Nueva Requisición” A-3: Imprimir Pedido  El sistema muestra una Pre-vista del pedido seleccionado  El usuario selecciona la opción imprimir.  El sistema muestra una interfaz de impresión de Windows Prototipo:

Caso de uso: Seguimiento de Requisiciones

Seguimiento de Requisiciones

Almacenero

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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA

Precondiciones: • Haber registrado centros de costos Flujo Principal: El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Nuevo, Imprimir y Salir a. Si la actividad seleccionada es NUEVO se ejecuta un Sub-Flujo de Nuevo Listado (A-1) b. Si la actividad seleccionada es IMPRIMIR, se ejecuta un Sub-Flujo de Imprimir Pedido (A-2). c. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecución de la opción. SUB-FLUJOS A-1: Nuevo Listado  El sistema permite realizar filtros por centro de costo e intervalos de fechas.  El sistema muestra una lista de los pedidos según los filtros establecidos por el usuario. A-2: Imprimir Pedido  El sistema muestra una Pre-vista del pedido seleccionado  El usuario selecciona la opción imprimir.  El sistema muestra una interfaz de impresión de Windows Prototipo:

Caso de uso: Nueva Orden de Compra

Jefe Logistica

Nueva Orden de Compra

Precondiciones: • Haber registrado centros de costos y responsable • Haber registrado datos del proveedor.

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Finanzas

MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA

• • • •

Haber establecido formas de pago. Haber establecido tipo de moneda. Haber registrado datos del material (Clase, sub-clase, unidad de medida) Haber definido estados de Orden de Compra

Flujo Principal: El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Nuevo, Guardar, Anular, Reportar, Plantilla y Salir a. Si la actividad seleccionada es NUEVO se ejecuta un Sub-Flujo de Nueva Orden de Compra (A-1) b. Si la actividad seleccionada es GUARDAR se ejecuta un Sub-Flujo de Guardar Orden de Compra (A-2) c. Si la actividad seleccionada es ANULAR se ejecuta un Sub-Flujo de Anular Orden de Compra (A-3) d. Si la actividad seleccionada es Reportar se ejecuta un Sub-Flujo de Imprimir Orden de Compra (A-4) e. Si la actividad seleccionada es PLANTILLA, se ejecuta un Sub-Flujo de Plantilla de Orden de Compra (A-5). f. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecución de la opción. SUB-FLUJOS A-1: Nueva Orden de Compra  El sistema muestra la fecha actual  El usuario selecciona el estado de la orden de compra  El Usuario selecciona el centro de costo que realiza la Orden de Compra  El sistema muestra el responsable del área  El usuario selecciona al proveedor  El usuario selecciona la forma de pago y la moneda.  Por cada Material a comprar: - El usuario selecciona la clase del material, subclase, y material - El sistema muestra la unidad de medida para compra - El usuario ingresa la cantidad y el precio de compra - El usuario selecciona la Actividad Agregar, para anexar el material a la lista de compras (E-1) - El sistema muestra el subtotal de cada material  El sistema brinda la posibilidad de eliminar o modificar un detalle (material) de la lista.  El sistema muestra el monto total de la Orden de Compra  El usuario puede ingresar una observación.  Terminado el ingreso de datos el usuario puede seleccionar: - La actividad “Guardar “ con lo que se ejecuta el Sub-Flujo A-2: Guardar Orden de Compra - La actividad “Anular“ con lo que se ejecuta el Sub-Flujo A-3: Anular Orden de Compra A-2: Guardar Orden de Compra  El sistema guarda la información ingresada (E-2)  El sistema asigna un número de Orden de Compra.  Es sistema establece el estado de la Orden A-3: Anular Orden de Compra Si la operación se ejecuta después de haber iniciado el Sub-Flujo “Nueva Orden de Compra”:  El sistema solicita confirmación de la cancelación de la orden  Si se confirma, el sistema cancelada la operación.

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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA

Si la operación se ejecuta después de haber seleccionado una orden en estado de “Revisión”:  El sistema solicita confirmación de la anulación de la orden  Si se confirma, el sistema anula la orden de compra. A-4: Imprimir Orden de Compra  El sistema muestra una Pre-vista de la Orden de Compra  El usuario selecciona la opción imprimir.  El sistema muestra una interfaz de impresión de Windows A-5: Plantilla de Orden de Compra  El usuario ingresa el número de la Orden a buscar  El sistema muestra información total de la orden de compra.  El usuario puede ejecutar el Sub-Flujo A-1: Nueva Orden de Compra Flujo alternativo o de Excepción:  E-1: El sistema verifica que se haya ingresado de la cantidad y del precio unitario, si no es así se emite un mensaje y permite el ingreso de la cantidad o Precio unitario.  E-2: El sistema verifica que por lo menos exista un material ingresado, si no es así se emite un mensaje y permite el ingreso de un material.

Prototipo:

Caso de uso: Generar Orden de Compra

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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA

Jefe Logistica

Generar Orden de Compra

Precondiciones: • Haber registrado un requerimiento de material Flujo Principal: El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Nuevo, Anular, Generar O/Compra y Salir a. Si la actividad seleccionada es NUEVO se ejecuta un Sub-Flujo de Nueva Lista de Materiales (A-1) b. Si la actividad seleccionada es ANULAR se ejecuta un Sub-Flujo de Anular Material requerido (A-2) c. Si la actividad seleccionada es Generar O/Compra se ejecuta un Sub-Flujo de Generar Orden de Compra (A-3) d. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecución de la opción. SUB-FLUJOS A-1: Nueva lista de Materiales  El sistema muestra la lista de los materiales que fueron requeridos y que no fueron atendidos por no contar con un stock actual suficiente.  El sistema muestra información general del material y el número de pedido donde fue requerido. A-3: Anular Material requerido  El usuario selecciona el material(es) a anular  El sistema solicita confirmación de la anulación del material requerido  Si se confirma, el sistema elimina el material de la lista, caso contrario la petición es cancelada. A-4: Generar Orden de Compra  El usuario selecciona el material(es) a anular  El sistema activa el caso de uso “Nueva Orden de Compra” Prototipo:

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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA

Caso de uso: Verificar Orden de Compra

Jefe Logistica

Verificar Orden de Compra

Precondiciones: • Haber registrado Orden de Compra • Haber registrado datos del material Flujo Principal: El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Nuevo, Anular, Modificar, Eliminar y Salir a. Si la actividad seleccionada es NUEVO se ejecuta un Sub-Flujo de Nueva Lista de Ordenes de Compra(A-1) b. Si la actividad seleccionada es ANULAR se ejecuta un Sub-Flujo de Anular Orden de Compra (A-2) c. Si la actividad seleccionada es MODIFICAR se ejecuta un Sub-Flujo de Modificar Orden de Compra (A-3) d. Si la actividad seleccionada es ELIMINAR se ejecuta un Sub-Flujo de Eliminar Detalle de Orden de Compra (A-4) e. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecución de la opción. SUB-FLUJOS A-1: Nueva lista de Ordenes de Compra  El sistema permite realizar filtrado por intervalos de fechas  El usuario ingresa la fecha de inicio y fin para la búsqueda.  El sistema muestra las ordenes que coinciden con los parámetros de búsqueda establecidos  El sistema muestra los materiales solicitados en la Orden de Compra seleccionada. A-2: Anular Orden de Compra  El usuario selecciona la Orden de compra a anular  El sistema solicita confirmación de la anulación  Si se confirma, el sistema anula la Orden de Compra, caso contrario la petición es cancelada. A-3: Modificar Orden de Compra  El usuario selecciona la Orden de compra a modificar  El sistema muestra los materiales solicitados en la Orden de Compra.  El usuario selecciona el material a modificar (E-1)  El sistema muestra las Actividades de “Aceptar” y “Cancelar”  El sistema muestra información general del Material  El usuario ingresa la Cantidad a modificar  Terminado el ingreso de los datos el usuario puede seleccionar : - Aceptar para almacenar el modificación - Cancelar para no realizar ninguna modificación A-4: Eliminar detalle de la Orden de Compra  El usuario selecciona la Orden de compra  El sistema muestra los materiales solicitados en la Orden de Compra.  El usuario selecciona el material a eliminar  El sistema solicita confirmación de la eliminación del material  Si se confirma, el sistema elimina el material de la orden (E-1), caso contrario

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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA

la petición es cancelada. Flujo alternativo o de Excepción:  E-1: El sistema verifica que la orden de Compra no se encuentre en estado Aprobado, si es así se emite un mensaje “No se puede realizar cambios en una Orden de Compra Aprobada” y cancela la operación. Prototipo:

Caso de uso: Listar Ordenes de Compra Atendidas

Listar O/C Atendidas

Jefe Logistica

Precondiciones: • Haber registrado los centros de costo Flujo Principal: El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Nuevo, Consultar, Imprimir y Salir a. Si la actividad seleccionada es NUEVO se ejecuta un Sub-Flujo de Nueva Lista de Ordenes de Compra(A-1) b. Si la actividad seleccionada es CONSULTAR se ejecuta un SubFlujo de Consultar Orden de Compra (A-2) c. Si la actividad seleccionada es IMPRIMIR se ejecuta un Sub-Flujo de Imprimir Ordenes de Compra (A-3) d. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecución de la opción. SUB-FLUJOS

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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA

A-1: Nueva lista de Ordenes de Compra  El sistema permite realizar filtrado por intervalos de fechas y centros de costo.  El usuario ingresa la fecha de inicio y fin para la búsqueda.  El sistema muestra las ordenes que coinciden con los parámetros de establecidos A-2: Consultar Orden de Compra  El usuario selecciona la Orden de compra  El sistema muestra una Pre-vista de la Orden de Compra seleccionada  El usuario selecciona la opción imprimir.  El sistema muestra una interfaz de impresión de Windows A-3: Imprimir Ordenes de Compra  El sistema muestra una Pre-vista de todas las Órdenes de Compra que se muestran en la lista.  El usuario selecciona la opción imprimir.  El sistema muestra una interfaz de impresión de Windows Prototipo:

Caso de uso: Recepcionar Orden de Compra

Recepcionar O/C

Almacenero

Precondiciones: • Haber registrado centros de costos • Haber generado una Orden de compra. • Haber establecido tipos de documento. Flujo Principal: El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Nuevo, Grabar, Anular, Cancelar, Imprimir y Salir a. Si la actividad seleccionada es NUEVO se ejecuta un Sub-Flujo de Nueva Recepción de Orden de Compra (A-1) b. Si la actividad seleccionada es GRABAR se ejecuta un Sub-Flujo de Guardar Recepción de Orden de Compra (A-2) c. Si la actividad seleccionada es ANULAR se ejecuta un Sub-Flujo de

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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA

Anular Recepción de Orden de Compra (A-3) d. Si la actividad seleccionada es CANCELAR se ejecuta un Sub-Flujo de Cancelar Recepción de Orden de Compra (A-4) e. Si la actividad seleccionada es IMPRIMIR se ejecuta un Sub-Flujo de Imprimir Nota de Ingreso (A-5) f. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecución de la opción. SUB-FLUJOS A-1: Nueva Recepción de Orden de Compra  El sistema muestra una lista de todas las ordenes de compra que se encuentran pendientes para su atención  El usuario selecciona la orden de compra a recepcionar.  El sistema muestra el detalle de la orden de compra  Por cada material el usuario: - Selecciona el producto a recepcionar - El sistema muestra una ficha con los datos del material, datos del proveedor - El usuario puede modificar la cantidad (E-1) - El usuario puede modificar el precio. - El usuario selecciona el tipo de documento - El usuario ingresa el numero de documento (E-2) - El usuario puede seleccionar la actividad Aceptar para registrar el ingreso del material o Cancelar para no realizar ningún cambio en el material. - Por cada material el sistema muestra un subtotal del material  El sistema le brinda la posibilidad de modificar cualquier detalle.  Terminado el ingreso de datos el usuario puede seleccionar: - La actividad “Guardar “ con lo que se ejecuta el Sub-Flujo A-2: Guardar la recepción de la Orden de Compra - La actividad “Cancelar“ con lo que se ejecuta el Sub-Flujo A-4: Cancelar la recepción de la Orden de Compra A-2: Guardar recepción de la Orden de Compra  El sistema solicita confirmación  Si se confirma, el sistema guarda la información ingresada (E-3), caso contrario cancela la operación A-3: Anular Recepción de Orden de Compra  El usuario selecciona la Orden de compra.  El sistema solicita confirmación de la anulación de la orden  Si se confirma, el sistema anula la Orden (E-4), caso contrario se cancelada la operación. A-4: Cancelar la Recepción de Orden de Compra  El sistema deshecha todos los cambios realizados A-5: Imprimir Nota de Ingreso de la Orden de Compra  El usuario selecciona la Orden de compra.  El sistema muestra una Pre-vista de la Orden de Compra  El usuario selecciona la opción imprimir.  El sistema muestra una interfaz de impresión de Windows Flujo alternativo o de Excepción:  E-1: El sistema verifica que la cantidad ingresada no sea mayor a la cantidad solicitada, si no es así se emite un mensaje y permite el reingreso de la cantidad.

OFICINA DE DESARROLLO DE SISTEMAS

- 35 -

MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA

 E-2: El sistema verifica la existencia del número del documento por, si existe el sistema emite un mensaje de Sugerencia.  E-3: El sistema verifica que por lo menos exista un material recepcionado, si no es así se emite un mensaje y permite la recepción de un material.  E-4: El sistema verifica el estado de la Orden si no se encuentra en estado atendido, se cancela la operación. Prototipo:

Caso de uso: Buscar Materiales

Busqueda Materiales

Jefe Logistica

Precondiciones: • Haber establecido tipos de filtrado, clases y subclases Flujo Principal: El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Consultar y Salir a. Si la actividad seleccionada es CONSULTAR se ejecuta un Sub-Flujo de Consultar Material (A-1) b. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecución de la opción. SUB-FLUJOS A-1: Consultar Material  El sistema permite establecer filtros por descripción, clases y subclase  El usuario establece los parámetros de búsqueda  El sistema muestra los materiales que coinciden con los parámetros de búsqueda. Prototipo:

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- 36 -

MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA

Caso de uso: Inventario de Materiales

Inventario Materiales

Almacenero

Precondiciones: • Haber registrado los datos de los materiales Flujo Principal: El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Aperturar, Cerrar, Anular Cuadre de Inventario y Salir a. Si la actividad seleccionada es APERTURAR se ejecuta un Sub-Flujo de Aperturar Cuadre de Inventario (A-1) b. Si la actividad seleccionada es CERRAR se ejecuta un Sub-Flujo de Cerrar Cuadre de Inventario (A-2) c. Si la actividad seleccionada es ANULAR se ejecuta un Sub-Flujo de Anular Cuadre de Inventario (A-3) d. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecución de la opción. SUB-FLUJOS A-1: Aperturar Cuadre de Inventario  El sistema muestra la fecha actual  El sistema solicita confirmación de la operación  El sistema muestra todos los materiales registrados (descripción, unidad de despacho y stock actual.  El sistema permite ubicar materiales por descripción o clases.  Por cada material se ingresa la cantidad encontrada en el alamacen  Después de ingresado los datos el sistema le permite realzar: - La actividad “Cerrar“ con lo que se ejecuta el Sub-Flujo A-2: Cerrar cuadre de Inventario - La actividad “Anular“ con lo que se ejecuta el Sub-Flujo A-3: Anular Cuadre de Inventario A-2: Cerrar Cuadre de Inventario  El sistema solicita confirmación de la operación  Si la confirma la operación, se actualiza el stock del material, caso contrario se cancela la operación y se continúa en estado de apertura de inventario.

OFICINA DE DESARROLLO DE SISTEMAS

- 37 -

MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA

A-3: Anular Cuadre de Inventario  El sistema solicita confirmación de la operación  Si la confirma la operación, se cancela el cuadre de inventario, caso contrario se continua en estado de apertura de inventario Prototipo:

Caso de uso: Consumo de Materiales

Consumo Materiales

Almacenero

Precondiciones: • Haber registrado los centros de costo Flujo Principal: El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Nuevo, Imprimir y Salir a. Si la actividad seleccionada es NUEVO se ejecuta un Sub-Flujo de Nuevo Listado de consumo de Materiales (A-1) b. Si la actividad seleccionada es Imprimir se ejecuta un Sub-Flujo de Cerrar Imprimir Consumo de Materiales (A-2) c. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecución de la opción. SUB-FLUJOS A-1: Nuevo Listado de consumo de Materiales  El sistema permite establecer filtrados por intervalos de fechas: - Consumo por Materiales general - Consumo por Materiales Agrupados por Centro de Costo y Clase - Consumo por Materiales Agrupados por Clase y Centro de Costo - Consumo de Materiales por Centro de Costo  El usuario establece los parámetros para el filtrado.  Después de establecido los parámetros de filtrado el usuario puede ejecutar la actividad “Imprimir“ con lo que se ejecuta el Sub-Flujo A-2: Imprimir Consumo de Materiales

OFICINA DE DESARROLLO DE SISTEMAS

- 38 -

MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA

A-5: Imprimir Consumo de Materiales  El sistema muestra una Pre-vista del consumo de materiales  El usuario selecciona la opción imprimir.  El sistema muestra una interfaz de impresión de Windows Prototipo:

3.2

Modelo de datos

OFICINA DE DESARROLLO DE SISTEMAS

- 39 -

MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA

3.3

Documentación de Base de Datos

Tabla Nombre: Clase Tabla Comentario: Categoría que se utilizará para el Catálogo de materiales Columna Clase Descripcion activof

Tipo Dato char(2) varchar(40) char(1)

Null Option IDENTITY NOT NULL NOT NULL

Comentario Código que identifica a la clase Nombre de la Clase Tipo de Material:

Is PK Yes No

Is FK No

Default

'S'

S: Suministro I: Activo Fijo

Tabla Nombre: DocumentoContabilidad Tabla Comentario: Registro de los documentos contables que son utilizados Columna Documento

Tipo Dato char(2)

Null Option IDENTITY

Comentario Código del Documento Contable

Contabilidad Descripcion Abreviatura corto

varchar(100) varchar(50) char(3)

NOT NULL NOT NULL NOT NULL

Nombre completo del documento Nombre corto del Documento Descripción más corta del

Is PK Yes

Is FK No

Default

No

documento contable

Tabla Nombre: IngresoSalida Tabla Comentario: Registro de datos generales de los Ingresos y Salidas de Materiales Columna Pedido Fecha Obs

Tipo Dato int datetime varchar(10)

Null Option IDENTITY NOT NULL NULL

Comentario Número del Pedido de Materiales Fecha en que se realiza el Documento Información referencial para el

IngresoSalida OrdenCompra Movimiento

int int char(1)

NOT NULL NOT NULL NOT NULL

movimiento Numero correlativo del movimiento Número de la Orden de Compra Tipo de Movimiento:

Is PK No

Yes No

Is FK Yes No

Default

Yes No

I: Ingreso S: Salida

Tabla Nombre: Materiales Tabla Comentario: Registro de Materiales ofrecidos por el área Columna Materiales Clase

Tipo Dato int Char(2)

Null Option IDENTITY NOT NULL

Comentario Código del Material almacenado Código de la Clase a la que

Subclase

Char(2)

NOT NULL

pertenece Código de la SubClase a la que

NULL NOT NULL NOT NULL

pertenece Ubicación física en almacén Nombre del Material Tipo de Material:

Ubicacion Descripcion Tipo

varchar(12) varchar(40) char(1)

Is PK Yes No No

Is FK No Yes

Default

Yes No

S: Suministro StockActual Stock

numeric(12,2) numeric(12,2)

NOT NULL NULL

I: Activo Fijo Cantidad actual en álmacen Cantidad Adicional en álmacen

Sobrante StockMinimo

numeric(12,2)

NULL

Cantidad mínima que debe haber en

Precio

float

NULL

almacén por material Precio Promedio de Costo del

PrecioCosto Unidad manejo cap Cuenta flagprecio

float smallint bit int char(1)

OFICINA DE DESARROLLO DE SISTEMAS

NULL NOT NULL NOT NULL NOT NULL NULL NULL

Material Precio de Costo Promedio Código de la Unidad de Medida

- 40 -

0

0

Yes No

0

MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA promedio alias

char(9)

NULL

Código concatenado: Código Clase + "-" + Código Material

Tabla Nombre: Materiales_IngresoSalida Tabla Comentario: Registro de los materiales que ingresan y salen de almacén Columna Materiales Cantidad

Tipo Dato int Int numeric(12,2)

Null Option IDENTITY IDENTITY NULL

Comentario Numero Correlativo del Movimiento Código del material Cantidad asignada para el

Precio

float

NULL

movimiento Precio promedio que tiene el

Preciocosto

float

NULL

material en ese momento Precio de costo promedio con el

IngresoSalida

Is PK Yes Yes No

Is FK Yes Yes No

Default

que se encuentra registrado el Activo

bit

material a la fecha del movimiento Estado del Material:

NOT NULL

1

0:Anulado 1:Activo estadito

char(1)

NULL

Tabla Nombre: Materiales_OrdenCompra Tabla Comentario: Materiales por comprar/comprados Columna OrdenCompra Materiales PrecioCompra CantCompra CantReal

Tipo Dato int int numeric(12,2) numeric(12,2) numeric(12,2)

Null Option IDENTITY IDENTITY NOT NULL NOT NULL NULL

Comentario Número de Orden de Compra Código del material a comprar Precio de compra Cantidad solicitada en la compra Cantidad recepcionada, esta

Is PK Yes Yes No No

Is FK Yes Yes No No

Default

0

puede ser menor igual a la RUC Estado

char(11) char(1)

cantidad real RUC de l proveedor Estado del Material en la Orden

NOT NULL NULL

No

Yes

de Compra NULL= Generado A=Atendido C=Cancelado Numero

varchar(20)

P=Pendiente Numero del documento esta debe

NOT NULL

Documento Documento

incluir serie y numero del char(2)

documento Código del documento Contable

NOT NULL

Contabilidad

No

con el que se recepciona el material (factura, boleta, etc)

Tabla Nombre: Materiales_Pedido Tabla Comentario: Registro de Materiales pedidos por las áreas Columna Materiales Pedido FechaAtendidoA FechaAtendidoP CantSolicitada

Tipo Dato int int datetime datetime numeric(12,2)

Null Option IDENTITY IDENTITY NULL NULL NOT NULL

Comentario Código del Material pedido Número del Pedido Fecha de atención del Pedido Fecha de solicitud de Material Cantidad solicitada para su

CantAtendida

numeric(12,2)

NULL

compra Cantidad atendida en logística

No

No

CantRequerida

numeric(12,2)

NULL

Cantidad requerida por el área

No

No

Tabla Nombre: OrdenCompra

OFICINA DE DESARROLLO DE SISTEMAS

- 41 -

Is PK Yes Yes No

Is FK Yes Yes No

Default

MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA

Tabla Comentario: Registro de los datos generales de la Orden de Compra Columna OrdenCompra Observacion

Tipo Dato int char(255)

Null Option IDENTITY NULL

Comentario Número de la Orden de Compra Información referencial para la

Tipo

char(1)

NOT NULL

Orden de Compra Tipo de la Orden de Compra

Pedido Fecha

int datetime

NULL NOT NULL

S: Suministro Número del Pedido Fecha en la que se genero la

Estado

char(1)

NOT NULL

Orden de Compra Estado de la Orden de Compra.

Is PK Yes

Is FK

Default

‘S' Yes No No

C: Cancelado A: Atendido R: Revisión proveedor FechAtencion

char(11) datetime

NOT NULL NULL

P: Pendiente RUC del proveedor Fecha de recepcion de la orden de

CentroCosto

char(6)

NULL

compra Codigo del Centro de Costo al cual

SysWorkstation

char(40)

NOT NULL

sera cargado la Orden de Compra Identificador del Nombre de la

Yes No

Estación de Trabajo desde donde SysUser

varchar(40)

NOT NULL

se genero la orden Nombre del usuario que genero la

SysDate

datetime

NOT NULL

Orden Fecha actual del servidor cuando se genero la Orden de Compra

Tabla Nombre: Pedido Tabla Comentario: Registro de datos generales del pedido realizado por el área Columna Pedido

Tipo Dato int

Null Option IDENTITY

Comentario Número del Pedido

Observaciones

varchar(200)

NULL

Información referencial para el

Procesado

bit

NOT NULL

pedido Estado de Procesamiento de la

Is PK Yes

CentroCosto

char(6)

NOT NULL

Receptor

varchar(100)

NULL

cual se le asigna el pedido Nombre de la persona a la que se

No

Estado

char(1)

NOT NULL

le entrega el pedido Estado del Pedido:

No

C: Cancelado Tipo

Char(1)

NOT NULL

A: Atendido Tipo del Pedio: S: Suministro

FechaPedido

datetime

NOT NULL

I: Activo Fijo Fecha en que se genera el

FechaRequerido

datetime

NULL

Pedido Fecha propuesta para la atención

sysworkstation

varchar(50)

NOT NULL

del pedido Nombre de la estación de trabajo

sysuser

varchar(50)

NOT NULL

desde donde se realizo el pedido Nombre del usuario del sistema

sysdate

datetime

NOT NULL

que realizo el pedido Fecha actual del servidor cuando se realiza el pedido

Tabla Nombre: Proveedor

OFICINA DE DESARROLLO DE SISTEMAS

- 42 -

Default

0

Orden Código del Centro de Costo al

R: Requerido

Is FK

No

MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA

Tabla Comentario: Registro de los datos de nuestro Proveedores Columna RUC Descripcion Abreviatura Referencia

Tipo Dato char(11) varchar(80) varchar(50) numeric(9,2)

Null Option IDENTITY NOT NULL NOT NULL NOT NULL

Comentario RUC del proveedor Razón Social del Proveedor Descripción corta del Proveedor Numero de referencia

Numerica Departamento

char(2)

NOT NULL

Código del Departamento al que

'13'

NOT NULL

pertenece Código del la Provincia a la que

'01'

Provincia

char(2)

Distrito

char(2)

NOT NULL

pertenece Código del Distrito al que

Urbanizacion Direccion Telefono Celular Email

varchar(100) varchar(40) char(10) char(7) varchar(100)

NULL NULL NULL NULL NULL

pertenece Nombre de la Urbanización Dirección del Proveedor Número de Teléfono Fijo Número de Teléfono móvil Correo electrónico

Is PK Yes No

Is FK

Default

0

Tabla Nombre: ProveedorMaterial Tabla Comentario: Registro de los materiales ofrecidos por Proveedor y su respectiva cotización Columna materiales proveedor precio fecha

Tipo Dato int char(11) decimal(12,2) datetime

Null Option IDENTITY IDENTITY NOT NULL NOT NULL

Comentario Código del material RUC del proveedor Cotización ofrecida por el proveedor Fecha del ultimo registro del precio

Is PK Yes Yes No

Is FK Yes Yes No

Default

Tabla Nombre: Subclase Tabla Comentario: Categoría que se utilizará para el Catálogo de materiales en un nivel intermedio Columna Clase Subclase Descripcion

Tipo Dato Char(2) Char(2) varchar(40)

Null Option IDENTITY IDENTITY NOT NULL

Comentario Código de la Clase Código de la SubClase Nombre de la subclase

Is PK Yes Yes

Is FK Yes No

Default

Tabla Nombre: Unidad Tabla Comentario: Registro de las Unidades de Medida que se utilizará para las compras y despacho de Materiales Columna Unidad descripcion

Tipo Dato smallint varchar(30)

Null Option IDENTITY NOT NULL

Comentario Código de la Unidad de medida Descripción de la Unidad de

desDespacho

varchar(30)

NOT NULL

compra Descripción de la Unidad de

contenido

Int

NOT NULL

Despacho Cantidad equivalente entre la

Is PK Yes No

Is FK No

Default

1

unidad de Despacho y la Unidad de Compra

3.4

Documentación del Esquema de Seguridad

3.4.1 Tipos de Usuario y Accesos 

Administrador. Este rol de usuario esta dirigido al personal administrativo cuya función es administrar logística y almacén. El sistema proporciona acceso total a todos los usuarios que tenga asignado el rol.



Supervisor. Este rol esta dirigido a los Usuarios perecientes a las áreas de contabilidad y finanzas para realizar aprobaciones de Orden es de Compra y monitorear las el movimiento de los materiales en el área de Logística:

OFICINA DE DESARROLLO DE SISTEMAS

- 43 -

MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA



Digitador. El rol digitador esta dirigido hacia el personal de apoyo que labora en el área de Logística. El sistema solo permite a los usuarios que tienen asignado este rol, realizar las siguientes opciones: • Atender Requisición. • Recepcionar Orden de Compra • Registrar Clases, SubClases, Unidad de Medida • Registrar Materiales • Consultar Pedidos • Consultar Ordenes de Compra • Consultar consumos por Materiales, Clases y Centros de Costo. 4. Construcción del sistema 4.1

Arquitectura del Sistema Verificar Acces os



aSys tem

Logistica NET Yaesta

LogisticaNET.VBP

frmMateriales.frm



frmGenerarPedido.frm

frmGenerarO/C.frm

Modelo físico de datos

OFICINA DE DESARROLLO DE SISTEMAS

LogisticaNET.vb

MDIPrincipal.frm

4.2

- 44 -

MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA

5. Conclusiones y Recomendaciones 5.1

Conclusiones

 El sistema permite gestionar adecuadamente las operaciones básicas del área de logística, entre las que podemos mencionar: Registro de materiales, clasificación por clases y subclases, atenciones los pedidos, órdenes de compra, realizar inventario, generar Kardex individual y valorizado, realizar consultas de consumo por intervalos de fecha y centros de costo.  5.2

Recomendaciones

 Para un adecuado uso y optimizar los procesos esenciales el usuario debe leer y 

comprender el manual de usuario del sistema. El usuario debe crear un adecuado catalogo de materiales que le facilite la administración del mismo.

OFICINA DE DESARROLLO DE SISTEMAS

- 45 -