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• Robert Tang Cárdenas

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Las Mermas y su Control Interno Nelson Díaz Muñoz CP EAS CIA

Objetivos del Control interno • Lograr las Metas estratégicas de alto nivel que respaldan la misión de la entidad • Obtener Información financiera y operativa confiable para una oportuna toma de decisiones • Eficacia y eficiencia en el manejo y control de las mermas y • Cumplimiento con las normas y procedimientos relacionadas con mermas

Elementos del Control interno Ambiente de control

Administración de riesgos

Monitoreo

Mermas

Actividades de control

Información y comunicación

Ambiente de control • Comunicación y cumplimiento forzoso de la integridad y de los valores éticos • Compromiso para con la competencia • Filosofía de la administración y estilo de operación • Estructura organizacional • Asignación de autoridad y responsabilidad • Políticas y prácticas de recursos humanos

Administración del riesgo • Identificar las fuentes de mermas – Comercial – Operativa (Robos, errores, otras causas)

• • • • •

Determinar la probabilidad de su ocurrencia Valorar su materialidad o impacto financiero Calcular su impacto total Identificar las causas de las mermas Valorar los controles existentes

Mapa de riesgos de las mermas Impacto de la erma

5 4 A verias

3

Ro bo externo Ro bo interno

2

Desperdicio s Erro r admo n. vencimiento s

1

Otro s erro r pro veedo r

1

2 3 4 Probabilidad ocurrencia merma

5

Información y comunicación • Cómo se identifican las mermas dentro de los procesos de comercialización • Los procedimientos mediante los cuales las mermas son registradas, procesadas y reportadas • Los reportes de mermas cómo se usan • Cómo la entidad comunica a los responsables los asuntos importantes de las mermas • Qué información es suministrada a terceros • Existencia de canales que faciliten la detección de robos • Reuniones periódicas con el personal del área, con vigilancia, compañías de seguros • Campañas de motivación

Actividades de control Personal • • • • • • •

Selección Polígrafo Capacitación Remuneración Supervisión Ambiente laboral Segregación de funciones • Inteligencia y seguimiento

Prevención • Manuales políticas y procedimientos • Autorizaciones • Vigilancia • Rotaciones • Seguridades físicas • Documentos pre numerados • Corte documental • Acciones judiciales a los responsables

Detección • • • • • •

Inventarios cíclicos Conciliaciones Alarmas Cámaras Línea caliente Verificaciones en puertas • Revisión sitios funcionarios • Seguridades electrónicas

Monitoreo al control interno • Ejecutado continuamente por la administración • Periódicamente por parte de la auditoria interna • El monitoreo valora la efectividad del desempeño del control interno en el tiempo • El objetivo es asegurar que los cuatro elementos están funcionando apropiadamente • Es entendido por los responsables • Está siendo usado y se cumple día tras día • Se escucha la voz del cliente, proveedores, Revisoría fiscal • Se ajustan los controles de acuerdo a las evaluaciones

Beneficios de los controles de Tecnología de información • Aplicación consistente de las reglas de ventas e inventarios • Verificación rápida de consultas • Mejoramiento de la oportunidad, disponibilidad y exactitud de la información • Fortalecen la capacidad para monitorear las actividades de la entidad • Reduce el riesgo de que el control interno sea eludido • Fortalece la capacidad para lograr una efectiva segregación de funciones • Facilita su actualización

Riesgos de los controles de Tecnología de información • Confianza en sistemas o programas que procesen de manera errónea los datos • Acceso no autorizado a datos que pueda llegar a modificarse • La posibilidad de que personal de TI tenga acceso privilegiado que esté más allá de lo normal • Cambios no autorizados a los datos, programas o sistemas • Demoras en hacer los cambios necesarios a los programas • Pérdida potencial de datos por falta de archivos de respaldo • Falta de trazabilidad en las transacciones

Controles de los procesos de negocio • Los controles preventivos evitan errores o irregularidades, son menos costosos • Los controles detectivos identifican errores o irregularidades luego que han ocurrido, tienen más costos • Controles correctivos ajustan la operación • Los controles directivos están diseñados para guiar las acciones hacia los objetivos deseados

Bibliografía • Informe COSO (Committe of sponsoring organizations of the treadway commission) • Guía para usar los estándares internacionales de auditoria en las PYMES

Gracias por su amable atención