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Manual Usuario R11 Activos Fijos - FA 17/03/2016 Capgemini México de R.L. de CV Gerardo Montaño Sánchez

Activos Fijos

1. Introducción Cuentas por pagar deberá entregar a activos fijos un reporte semanal en el cual se reflejen las facturas que fueron enviadas a activos para su capitalización, esto servirá para conciliar y verificar que no existan discrepancias en ambos módulos en cuanto a información; A sí mismo cuentas por pagar deberá ejecutar el proceso “Crear altas masivas” semanalmente para que en activos fijos se vean reflejados dichos movimientos. A continuación se describen los procesos que se llevarán a cabo en el módulo de cuentas por pagar para que las facturas consideradas como activos se reflejen en el módulo de activos fijos. Alta Masiva de Activos Fijos Proceso: Altas Masivas de Activos Fijos Objetivo: Asegurar que todos los elementos de gasto de capital facturados se Registren como activos fijos. Prerrequisitos: Facturas ingresadas en AP con líneas de distribución ya sea registrada a una Cuenta de Compensación de Activos (Asset Clearing) o marcadas con el nombre ‘Buscar como Activo’ (Track as an Asset)

La mejor manera de realizar el proceso de Alta Masiva (Mass Addition) es llevando acabo los Siguientes pasos: Revisar el reporte de Detalle de Distribuciones de Gastos (Expense Distributions Detail Report) en Cuentas por Pagar (Accounts Payable) Crear Altas Masivas (Mass Additions) en Cuentas por Pagar (Accounts Payable) Revisar el Reporte de Estado de Altas Masivas (Mass Additions Status Report) en Activos Fijos (FA) Preparar Altas Masivas (Mass Additions) Fusionar líneas de alta masiva Fraccionar líneas de alta masiva Revisar líneas de alta masiva (añadir información requerida) Agregar activos, de líneas de alta masiva con Ajuste de Costo (Cost Adjust) (agregar a activos existentes) Contabilizar Altas Masivas (Mass Additions) Eliminar Altas Masivas (Mass Additions)

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2. Conexión y Acceso a la EBS de Oracle Para lograr entrar a las aplicaciones Oracle, se debe contar con una conexión a Internet y que el sistema haya sido instalado previamente en las máquinas de cada uno de los usuarios. Para conectarnos es necesario abrir una sesión de Internet donde se deberá ingresar el URL de la aplicación que se presenta a continuación: Instancia de Prueba: http://mxapl200300.bxxi.com:8000/ Instancia de Producción: http://erp500mx.bxxi.com:8000/

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2.1. Responsabilidades Ya conectados en la aplicación se deberá seleccionar ahora la responsabilidad asignada al usuario. Las responsabilidades dentro del sistema Oracle equivalen al perfil con el cual un usuario accede al sistema, donde la misma limitará las acciones que el usuario puede realizar dentro del sistema y presentará el menú de acciones posibles. Por lo general los usuarios tendrán una responsabilidad con la que podrán acceder al sistema de acuerdo a la actividad que vaya a realizar. Además de la responsabilidad también se debe seleccionar el tipo de acción que se desea realizar para poder entrar al menú principal.

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Una vez seleccionada la opción se abrirán dos páginas mientras se carga el programa. Estas ventanas SIEMPRE deberán permanecer abiertas y no deben cerrarse pues afectarán la funcionalidad de las aplicaciones Oracle.

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2.2. Menú principal del Módulo de Activos Fijos (Navegador) La siguiente figura es un ejemplo de una ventana Navegación que aparece después de conectarse a las aplicaciones Oracle y de seleccionar una responsabilidad. Esta ventana se utiliza para navegar a una pantalla que permite realizar un flujo de negocios específico. La ventana Navegación está siempre presente durante la sesión de Oracle y despliega el nombre de la responsabilidad actual en el título de la ventana. Activos Fijos

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2.3. Barra de Menú del Sistema Todo el sistema se despliega dentro de una ventana única la cual tiene incorporada una barra de herramientas y menús desplegables. La barra de herramientas sirve para realizar las acciones del sistema más comunes como: realizar búsquedas, grabar los datos, borrar registros de la pantalla, etc. Los botones se encontrarán habilitados o deshabilitados según si su función es aplicable

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Las mismas funciones que se encuentran en los botones, también están accesibles a través de teclas de función.

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Altas Masivas de Activo

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Las Altas Masivas permiten dar de alta activos y ajustes de costos directamente en Oracle Activos Fijos desde la información de factura en Oracle Cuentas por Pagar (AP) o desde una plantilla de Excel a través de Web ADI. Creación de Altas Masivas desde Cuentas por Pagar

Antes de que puedan ejecutarse las altas masivas de Activos Fijos desde AP, es necesario cumplir con los siguientes requisitos: Las facturas de pagos de activos deben ingresarse en AP cargando a la cuenta “Transitoria de Activos Fijos” para activos comunes, o a la cuenta “Transitoria de CEP” para construcciones en proceso. Esta cuenta está configurada y asignada a la categoría y al libro

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Al crear la factura se deberá colocar esta cuanta así como activar el Check (TRACK AS ASSET) se deberá verificar que la cuenta es la misma que la de la categoría del activo.

1. Aprobar, Validar y Crear Contabilidad para todas las Facturas.

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2. El módulo de Cuentas por Pagar (AP) debe ejecutar el proceso “Crear Contabilidad”.

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3. Correr reporte “Informe Análisis de Cuenta” (R)

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Se despliega la pantalla de Parámetros, ingrese la fecha contable y el libro de depreciación corporativo.

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Dé clic en el botón Aceptar A continuación dé clic en el botón Ejecutar. Se despliega en número de solicitud para revisar que el proceso termine correctamente.

El reporte finaliza correctamente.

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Posteriormente en el módulo de Activos Fijos se siguen los siguientes pasos. FA Mass Addiction Prepare Mass Addiction

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Opcionalmente, ingresar criterios de búsqueda adicionales para limitar la búsqueda de nuevas líneas de factura para convertir en activo. Se recomienda ingresar en el campo Cola el estatus de la línea que se desea buscar, ya sea Nuevo, Capitalizar, Ajuste de Costo, Suprimir, Fusionar, Retenido, Contabilizar, Contabilizado, Suprimido. Una vez que se han seleccionado los criterios de búsqueda, dé clic en el botón Encontrar

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Se muestran las líneas que cumplen con los criterios de búsqueda. En la pantalla Resumen Altas Masivas, colocar el cursor en la línea de factura que se desea crear como activo. Dé clic en el botón Abrir

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En la pantalla Altas Masivas, ingrese la categoría a la cual se va a asignar el activo.

Cambie el nombre de Cola de NUEVO a POST

En la pantalla Altas Masivas, ingrese la categoría a la cual se va a asignar el activo.

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Ingresar Cuenta de Gastos de depreciación. Seleccionar la ubicación física del Activo Si aplica, modificar fecha de puesta en servicio del activo.

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Ingrese el número de activo y el número de etiqueta del activo. Si la descripción del activo no fue ingresada desde el módulo de Cuentas por pagar, ingresar la descripción del activo.

Seleccionar la Clave del Activo que consta del Proyecto y Subproyecto:

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Seleccionar en el campo Tipo Activo, el tipo de activo que se está dando de alta, ya sea CEP o Capitalizado. Por defecto, este campo tendrá un valor, dependiendo de la cuenta puente que haya sido ingresada al momento de crear la factura en el módulo de Cuentas por Pagar. Una vez concluidos los pasos anteriores, dé clic en el botón Listo y el activo estará listo para ser capitalizado.

3.2.

Altas masivas utilizando Web ADI

Oracle Activos Fijos permite la creación de activos de manera masiva por medio de una plantilla de Excel.

Ruta

Altas Masivas

Integrador de Altas

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Se despliega la página web Crear Documento

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En la pantalla Crear Documento, se selecciona el libro corporativo para el cual se va a descargar la plantilla para cargar activos desde Excel. Dé clic en el botón Continuar.

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Seleccionar la versión Excel que se va a utilizar. Dé clic en el botón Siguiente.

Seleccione el nombre de la plantilla que desea utilizar y a continuación dé clic en el botón Siguiente. Se despliega una pantalla de descarga de archvio

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Dé clic en el botón Abrir

Se recibe un mensaje indicando que el documento se está creando. Una vez que se crea la plantilla aparece el mensaje “El documento se creó”

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Dé clic en el botón Cerrar

Llenar la plantilla de Excel con los datos de los activos que se van a cargar al módulo de Oracle Activos Fijos.

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En la barra de herramientas, seleccionar Add-Ins

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Oracle

Cargar

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Seleccionar si se van a cargar todas las filas o sólo las filas seleccionadas Seleccionar Validar Antes de Cargar para asegurar que sólo la información válida suba a las tablas de interfaz. Seleccionar si se desea correr el programa Contabilizar Altas Masivas. Dé clic en el botón Cargar

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Si existen errores, se muestra un mensaje indicando cuántas líneas tienen error.

En caso de tener errores, ir al final de la plantilla para revisar el mensaje de error y corregir. Una vez corregidos los errores, vuelva a realizar la carga.

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Si todas las líneas fueron válidas, se indica el número de líneas que fueron cargadas exitosamente Una vez que fueron completados estos pasos, se deben seguir los pasos del procedimiento Creación de Altas Masivas desde Cuentas por Pagar desde los pasos que se realizan en Activos Fijos.

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