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MANUAL DEL USUARIO Y OPERACIONES DEL SISTEMA CONTABLE INTEGRADO ORION VERSION 4.5

Nuestro Sistema sus Características            

Creación de Múltiples Contabilidades, cada una con sus características especiales Selección de numeración de comprobantes en forma mensual o única Por defecto viene con comprobantes de INGRESO, EGRESO, DIARIO, posibilitando la creación de otros tipos adicionales de comprobantes. Creación de nuevas gestiones con Balances de Apertura automáticos, obteniendo saldos de gestiones anteriores. Parametrización de todos los datos contables y demás módulos permitiendo independencia total por el usuario. Plan de Cuentas desarrollado de acuerdo a Normas y PCGA, además contempla disposiciones legales e impositivas que rigen a la Republica de Bolivia. Importación de Plan de Cuentas de otros formatos como Microsoft Excel Libro de Compras-Ventas- Bsp-Importaciones Exportación del Dichos libros al Software del SIN. Creación automática de Nuevas gestiones, realizando automáticamente el arrastre de saldos. Actualización Automática de datos manejados en versiones anteriores. Creación de Usuarios sin limite con posibilidad de controlar sus accesos y las actividades realizadas

Índice Sistema Contable Orión Versión 4.5 1

Características Generales a. b. c. d.

2

Ingreso al Sistema Creación de Nuevas Empresas Ingreso a Empresas Creadas Datos Empresa

Módulos a. Plan de Cuentas a1 Adición de Cuentas a2 Modificación de Cuentas a3 Eliminación de Cuentas b. Introducción de Comprobantes b1 Adición de Comprobantes b2 Comprobantes de Egreso b3 Libro de Compras IVA b4 Comprobantes de Ingreso c. Nuevas gestiones d. Configuración a) Estado De Resultados b) Utilitarios c) Cambios d) Cierre De Cuentas e) Ajustes f) Adición De Comprobantes g) Visualizador e. Actualización f. Administrador del Sistema f1) Listas f2) Accesos f3) Datos de la Empresa f4) Auditoria del Sistema g. Asignación de Presupuesto h. Flujo de Caja i. Costos j. Orden de Comprobantes k. Consultas a. Libro Diario b. Libro Mayor c. Estado de Cuentas d. Balance de Sumas y Saldos e. Estado de Resultados f. Balance General

g. Capital de Trabajo h. Flujo de Efectivo i. Modificaciones j. Consolidar l. Libros m. Utilitarios

SISTEMA CONTABLE ORION VERSION 4.5 1 Características Generales a. Ingreso al Sistema b. Creación de Nuevas Empresas c. Ingreso a empresas creadas d. Datos Empresa a. Ingreso al Sistema Bienvenido, cuando usted ingrese al Sistema por primera vez vera una pantalla parecida a la siguiente figura:

Entonces usted deberá seleccionar el nombre de usuario de la lista de usuarios (basta con hacer un simple clic) y posteriormente pulsar la tecla tabulador y luego digitar la palabra de paso para acceder al sistema. Ejm: Usuario ADM Palabra de Paso r1 3d Entonces el Sistema le comunicará que usted va ingresar a la empresa que esta configurada por defecto con su respectiva gestión:

Posteriormente, usted podrá configurar cualquier empresa por defecto. Deberá pulsar aceptar e ingresara al Sistema donde vera una pantalla que consta de nueve Menús, además de una barra de iconos de acceso directo. b) Creación de Nuevas Empresas Por el contrario si usted no dispone de ninguna empresa creada o configurada por defecto (Una empresa marcada por defecto es aquella de mayor preferencia, si bien el sistema permite realizar múltiples contabilidades simultáneamente podemos marcar, la empresa que deseamos utilizar preferentemente, es decir que cada que ingrese al software lo hará directamente ha dicha empresa, además figura en la barra de del Sistema), el mensaje titulado como ingreso se vera de la siguiente manera:

El sistema determinará en forma automática, que es la primera vez que ingresa al sistema, o que tiene alguna empresa creada pero que no esta configurada por defecto para lo cual se observará la siguiente pantalla:

En el caso de la figura existe por lo menos una empresa creada donde podrá ingresar a esta empresa haciendo doble clic en cualquier lugar de la fila que corresponde a la empresa, si no

existe usted podrá crear la nueva empresa haciendo un clic en el botón de nominado Nueva Empresa que se detalla en el siguiente punto. Si bien la primera vez que ingresa al sistema aparecerá la pantalla donde se le permite seleccionar empresas o crear nuevas empresas o contabilidades, usted puede ingresar cualquier momento a esta opción mediante el Menú , < Empresa>, :

Dentro de la opción creación de nuevas empresas usted debe introducir todos los datos que son solicitados ya que estos datos son los que se mostrarán en el encabezado de los reportes ejm: Nombre de la Institución Ruc Dirección :

: Empresa Prueba : 9020730 (Si no se dispone Ruc Basta la letra N) Av. Jorge Ramos Gavilán

Gestión

:

2002 (Se puede digitar la gestión o seleccionar haciendo clic en la flecha de dicho control)

Nombre del Subdirectorio a crear

:

ABCD (El Sistema trabaja bajo el concepto de que cada empresa es una carpeta diferente, no importa si es mayúsculas o minúsculas, si es importante no repetir este directorio, el sistema indica en caso que ya existiera, además no es necesario una vez creada la empresa guardarlo o tenerlo en memoria, se pude utilizar cualquier combinación alfanumérica , no deberá exceder de cuatro caracteres, no siempre debe tener relación con la empresa, Ejm:

1234, abc1, FFFF, PR02,,, etc. Esta opción define si la contabilidad que deseamos realizar va a realizarse con la numeración de los comprobantes en forma mensual (en este caso el control esta marcado) o por el contrario va existir una contabilización de los comprobantes con un correlativo en forma única

Correlativos por mes

Ejemplo Supongamos par el ejemplo que disponemos solo de los comprobantes base, Diario, Ingreso, Egreso. Para el correlativo mensual (casilla marcada) Numeración Mes Tipo

Enero

Febrero

Marzo

Abril

Etc……

Diario 1…∞ 1…∞ 1…∞ 1…∞ 1…∞ Ingreso1…∞ 1…∞ 1…∞ 1…∞ 1…∞ Egreso 1…∞ 1…∞ 1…∞ 1…∞ 1…∞ Para el correlativo único (casilla vacía) Numeración única Tipo

Enero

Febrero

Marzo

Abril

Etc……

Diario 1…45 45…156 156…389 389…567 567…∞ Ingreso1…10 10…45 45…67 67…78 78…∞ Egreso 1…56 56…69 69…86 86…102 102…∞ Una vez seleccionada la opción que se desee, y llenado los datos solicitados en la pantalla, podrá hacer clic al botón aceptar, donde el sistema procesará su pedido y además creará el sub directorio mostrando la siguiente pantalla:

Donde se confirmará que la empresa o institución ha sido creada y además se esta ingresa a esta empresa, podemos acceder a cualquier empresa en cualquier momento, pero la instancia que crea la empresa nueva permite ingresar en ese momento en el siguiente punto se vera como cambiar o acceder a cualquier empresa de las creadas mediante este proceso. c) Ingreso a empresas creadas Menú , , :

En esta opción nosotros podemos cambiar de empresa o de gestión, además de configurar cualquier empresa como por defecto como se comento anteriormente la empresa por defecto es aquella que el usuario desea configurarla como de inicio, el manejo de esta pantalla es bastante simple y se explica a continuación:

Empresa : Gestión : Directorio Por defecto

Es necesario seleccionar de la lista de empresas creadas Es necesario seleccionar de la lista de gestiones existentes : El Sistema busca automáticamente cual es el directorio : Es la empresa y gestión que se utiliza mayormente (es la empresa y gestión de preferencia) La forma de controlar en que empresa y gestión se encuentra el sistema es verificar la barra de estado. La barra de estado es la barra de información que se encuentra en la parte inferior del sistema esta indica al usuario los siguientes datos:

De Izquierda a derecha :  Directorio donde se encuentra los datos de la empresa, este dato es solamente de referencia  Nombre de la empresa en la cual se esta trabajando  Gestión en la cual se esta trabajando  Nombre del Usuario que esta trabajando en ese instante  Hora de referencia (hora del Sistema Operativo)  Fecha de referencia (fecha del Sistema Operativo) Una vez que se tiene la empresa creada debemos parametrizar los datos adicionales, como el porcentaje del Impuesto al valor agregado, el porcentaje del impuesto a las transacciones etc. d)

Datos Empresa

Menú , ,

En

esta ventana el sistema permite introducir los datos para utilizar los distintos módulos, además de modificar los datos de la empresa.

Los datos que se pueden modificar son los correspondientes a el nombre de la empresa, la gestión la dirección y el número de Ruc, el directorio no se pude modificar ya que es donde se encuentran los datos de la empresa. En cualquier instancia se puede ingresar y modificar además los datos adicionales, la pantalla se divide de la siguiente manera: 1. Datos de la Empresa 2. Cuentas del Modulo Contable 3. Cuentas del Modulo de Inventarios 4. Cuentas del Modulo de Recursos Humanos 5. Porcentajes de Impuestos 6. Nivel de Impresión 7. Salario Mínimo Nacional

8. Asientos Resumen Automáticos

6,7,8 1

5

2

3

4

1 2

3

4 5 6

Datos de la Empresa.- Los datos de la empresa corresponde a los introducidos en su creación y pueden ser modificados en esta opción. Las cuentas de Crédito fiscal, Débito fiscal, It Egreso, It x Pagar, corresponden al código asignado en el plan de cuentas para las cuentas con esta descripción, se puede acceder al plan de cuentas haciendo doble clic en la casilla que se desea, y al seleccionar una cuenta haciendo clic en su descripción el sistema asignará el código de esa cuenta a la casilla. Corresponden a las cuentas de anticipo de clientes, anticipo de proveedores, descuento en compras, descuento en ventas, recargo en compras, recargo en ventas. Se puede acceder al plan de cuentas haciendo doble clic en dichas casillas, y seleccionando la cuenta apropiada. Las cuentas del modulo de recursos humanos tienen un tratamiento idéntico al punto 2 y 3. Los porcentajes de impuestos deberán ser introducidos en forma cuantitativa es decir para el IVA por ejemplo 13, para el It 3, no se debe introducir símbolos como 13 % o 0,13. El nivel corresponde, al nivel de impresión de las cuentas de mayor en nuestros comprobantes, por ejemplo si el nivel es cero, nuestros comprobantes no imprimirán las cuentas de mayor, el sistema viene por defecto con el nivel 3 esto se relaciona con el plan de cuentas que se adjunta en el sistema.

7 8

El salario mínimo nacional se debe introducir para utilizar el módulo de Recursos Humanos, ya que el sistema calcula automáticamente los Bonos de Antigüedad y además los mínimos no imponibles en la planilla RC- IVA El sistema permite realizar asientos automáticos cuando se utiliza el sistema en forma integral este realiza asientos automáticos por las compras, ventas, costo de ventas, podemos configurar para que nuestro software realice un asiento resumen por las ventas del día esto es cuando esta opción esta marcada, por el contrario si esta casilla no se encuentra marcada e sistema realizará un asiento por cada venta y compra realizada.

2 MODULO DE CONTABILIDAD El modulo de contabilidad es el núcleo del Sistema donde interactúan los demás módulos y permite obtener sus estados financieros a) PLAN DE CUENTAS Menú , :

En esta opción podremos desarrollar el Plan de Cuentas, donde en una sola pantalla podremos modificar, adicionar, o borrar las cuentas que deseemos. (El Sistema viene con un plan de cuentas de acuerdo a disposiciones tributario legales y normas y PCGA que el usuario si gusta puede utilizarlo, modificando, adicionando o eliminando cuentas) En la parte superior podremos ver que existe una parte donde nos indica que rubro de cuenta elegiremos el sistema toma por defecto los siguientes parámetros ACTIVO

1

PASIVO PATRIMONIO INGRESO EGRESO

2 3 4 5

Existe la posibilidad de crear cuentas de orden tanto deudoras como acreedoras en los siguientes dígitos.   

6 6.1 6.2

Cuentas de Orden Cuentas de Orden deudoras Cuentas de orden Acreedoras

a1) Adición de Cuentas Se deberá proceder de la siguiente manera: • Seleccionar un rubro • Digitar el Código de la cuenta a crear • Escribir la Descripción • Asignar las características de la Cuenta • Presionar (ó hacer clic en el botón adicionar). Para seleccionar un rubro basta con hacer clic en la flecha orientada hacia abajo en dicha Opción (RUBRO), una vez elegido el rubro, podremos ver que automáticamente el código de dicho rubro se traslada a la opción denominada código, donde podremos digitar el código de la cuenta que deseemos crear, luego basta con pulsar la tecla tabulador o hacer clic con el mouse en la opción denominada Descripción si existe el código de la cuenta a crear el Sistema mostrara en dicha opción inmediatamente la descripción o nombre de la cuenta no pudiendo crearla, por el contrario si no existe usted podrá digitar el nombre de dicha cuenta y luego darle las características.

Características de Cuentas MONEDA .- Estas se refieren a seleccionar si la cuenta será en dólares ó bolivianos (al seleccionar una cuenta en dólares la columna ajustable tendrá la letra esto quiere decir que será sujeta al ajuste por inflación y tenencia de bienes, por el contrario si es en bolivianos en la columna ajustable tendrá la letra ,esto quiere decir que será sujeta al ajuste por conversión a efectos de ajustar mediante las dos monedas y obtener sus Estados Financieros en moneda constante). Presupuesto.- Usted podrá elegir si la cuenta tendrá asignado un presupuesto si se selecciona esta opción como presupuestable en la columna Presup. Aparecerá la letra esto significa que posteriormente se podrá asignar un determinado monto para el control de su ejecución. (Es importante recordar que si esta opción se encuentra marcada como presupuestable, cuando usted desee introducir transacciones y no exista un monto para poder realizar la ejecución el sistema no dejara realizar la transacción emitiendo un mensaje donde señale que no existe presupuesto para ejecutar entonces deberá proceder a realizar la re asignación de su presupuesto o por el contrario cambiar la característica de esta cuenta como no presupuestable. Movimiento.- Si usted selecciona la cuenta como de movimiento entonces se procederá a colocar la respectiva letra ( o ), en la columna de movimiento eso significa que dicha cuenta será sujeta a recibir imputaciones (una manera sencilla de controlar cuales cuentas tendrán movimiento y cuales no) Costo.- De igual manera se asignará a la columna la letra correspondiente pero mediante esta opción usted señalara que dicha cuenta será sujeta a poder realizar un prorrateo creando departamentos o proyectos, en la opción del menú- Transacciones – Costos – Departamentos. Esta opción es bastante útil cuando solo se desea tener una determinada cuenta Como por ejemplo Sueldos y Salarios y desear que esta se prorratee a distintos deptos. Ademas aparece las letras F o V para poder ser marcadas, esto es para determinar si la característica de esta cuenta será de costo Fijo o Variable. Por otra parte si usted desea introducir una cuenta debajo de otra que esta creada basta con hacer doble clic en ella en la pantalla tipo hoja de calculo usted vera que automáticamente el código se introduce en la ventana denominada código basta con modificar el código y luego pulsar la tecla tabulación y escribir el nombre de la cuenta y luego darle sus características. a2) Modificación de Cuentas Para poder modificar una cuenta basta con seleccionar de la tabla central y pulsar la tecla F2 entonces usted podrá modificar la cuenta como la desee y pulsar enter o las flechas hacia arriba o hacia abajo entonces la cuenta se modificara, además basta con escribir o en la columna presup. o en Movimiento o Costo y la cuenta modificara sus características, si usted las deja en blanco el sistema asume que no tiene dichas características.

Además si el sistema le emite un mensaje donde le indica que la cuenta tiene movimiento, se le preguntará si dicha modificación afectará a todas las transacciones anteriores (esto significa que si desea cambiar el nombre de una cuenta y esta tiene transacciones realizadas no deberá cambiar comprobante por comprobante dicho nombre a todas las transacciones) es recomendable que pulse si, pero en el caso que no desee que realice esta operación deberá pulsar no, y luego la tecla ESC para desabilitar dicha modificación. a3) Eliminación de Cuentas Para borrar una cuenta se deberá seleccionarla dentro la tabla central y hacer un simple clic con el Mouse en la parte izquierda de la tabla a la altura de la cuenta seleccionada (existe una flecha con dirección hacia la derecha como se observa en la figura) entonces toda la fila donde se ubica la cuenta se iluminara con otro color, una vez hecho este proceso solo tendrá que pulsar la tecla suprimir (Supr o Del) y la cuenta se borrara definitivamente.

(Tenga cuidado en este proceso ya que el sistema elimina la cuenta y no existe proceso de reversión), pero si la cuenta que se desea borrar tiene movimiento, no podrá borrarla hasta eliminar definitivamente todos los movimientos, lo mismo ocurre en el caso de las cuentas que tienen sub – cuentas deberá proceder a eliminar primero las sub – cuentas. b) Introducción de Comprobantes

En esta pantalla que se encuentra en el menú es donde el usuario podrá introducir los comprobantes contables, La primera casilla es aquella donde aparece la fecha del sistema operativo de su máquina, usted podrá modificarla, luego bastará con presionar la tecla y el sistema saltará a la casilla tipo de cambio, el tipo de cambio puede aparecer automáticamente (refiérase a la opción utilitarios - tipos de cambio), por otra parte si no existe grabado el tipo de cambio el sistema preguntará si desea almacenar el nuevo tipo de cambio para esa fecha, en caso que usted haya realizado la creación de su empresa en forma de correlativos por mes aparecerá automáticamente el mes al cual se incluirá el comprobante, podrá modificar el tipo de cambio o digitar el que corresponde, luego presionando a tecla también se puede ir haciendo clic con el Mouse usted tendrá una casilla de selección donde podrá escoger que tipo de comprobante desea realizar, es importante que siempre escoja un comprobante si no lo hace el sistema le anunciará posteriormente que falta tipo de comprobante.

Se puede notar que al escoger un tipo de comprobante el sistema asigna de manera automática un numero correlativo para dicho comprobante. Entonces existen los siguientes tipos de comprobantes Traspaso o Diario Egreso Ingreso b1) Adición de Comprobantes.- Si Usted necesita nuevos tipos de comprobantes puede crearlos en la siguiente opción:

Ejm : Supongamos que deseamos crear el nuevo tipo de comprobante Traspaso, esto significa que se creará el nuevo tipo de comprobante con su correspondiente correlativo mensual o anual.

Donde es recomendable que use los tipos de comprobantes de acuerdo a su experiencia contable, podrá asignar nuevos tipos de comprobantes refiérase a la opción Administración – Utilitarios – Adición de Comprobantes Luego saltando a la siguiente opción Moneda deberá seleccionar la moneda en la cual tendrá origen la transacción. Luego podrá pasar a la casilla correspondiente a Nº de Cheque si existe, la descripción y el Banco, luego existe la casilla que indica la referencia Recibido o Cancelado referida a una descripción sencilla de la persona encargado de la transacción. Luego presionando , el sistema se detendrá en la parte denominada GLOSA que es la glosa general del Comprobante usted es libre de introducir gran cantidad de caracteres (200). ya que si llega al final de la pantalla estos en forma automática se irán posicionando una fila más abajo, no deberá preocuparse de la impresión ya que el sistema acomoda en forma más elegante posible sus filas de impresión. Además que dispone también de glosas individuales. Luego deberá hacer clic en lo que corresponde a la glosa individual o General, Ejm: Si yo dispongo de un comprobante bastante largo, y deseo que la glosa General se repita automáticamente en cada glosa individual, deberá estar marcado la opción que corresponde a glosa general, por el contrario si deseo se mantenga la opcíon de glosas individuales deberá estar marcada la opción individual.

La parte más importante es la introducción de las cuentas y montos, para generar la transacción contable, podrá ver una tabla donde basta con digítar el código y avanzar con la flechas hacia la derecha en forma automática aparece el nombre de la cuenta:

Por otra parte no es usual que una persona memorice todos los códigos de su plan de cuentas en ese caso usted puede hacer clic en el botón que se encuentra en la parte superior derecha . Botón plan de cuentas .- Podrá visualizar todas las cuentas con sus respectivos códigos siempre y cuando hayan sido elegidos como de movimiento dentro del plan de cuentas, en la pantalla podrá observar que existe una selección por código o por descripción como muestra en el dibujo.

Si usted desea hacer una busqueda rápida puede utilizar el comodín asterisco (*) por ejm. Para realizar una busqueda de todos los códigos que comienzan con el digito 2 en la casilla código deberá digitar 2*, por el contrario si esta marcada la opción descripción podrá digitar A* esto significa que tratará de ubicar todas las cuentas que empiecen con la letra “A”, puede jugar con el asterisco al principio al final o encerrar una palabra o frase entre asterisco ejm: si deseo ubicar todas las cuentas que tengan como descripción en algún lugar (al principio, medio o final) la palabra “sueldos” en la casilla descripción deberé digitar *sueldos*. Una vez ubicada la cuenta bastara con seleccionarla realizando un doble clic, en forma inmediata aparecerá el código y el nombre de la cuenta, luego podrá posicionarse en la columna debe, o haber según la naturaleza de la transacción donde digitará el monto y en forma automática el sistema le mostrara el equivalente en dólares o en las columnas siguientes, también puede ingresar los montos en

las columnas en dólares donde el sistema hará la conversión a bolivianos también en forma similar todo dependiendo de la moneda que eligió al inicio del comprobante. Una vez efectuada la revisión de los montos y cuentas basta con pasar a la siguiente línea presionado la flecha hacia abajo o colocándose con el Mouse una línea más abajo. Podrá ver que aparece ya el total en la parte inferior de la pantalla más la diferencia que existe entre la columna debe menos la columna haber. Un comprobante nunca podrá ser grabado si no igualan las columnas tanto debe como haber, el botón que controla la grabación de un comprobante es el que se encuentra en la parte inferior central llamado , este botón permanece apagado (no realiza ninguna acción) mientras los totales no estén correctamente igualados, una vez igualados y si desea guardar el comprobante

basta con presionar el botón (también ALT-G, en realidad puede presionar la combinación de teclas ALT + la tecla subrayada del botón), el sistema mostrará un comprobante que indicará que el comprobante ha sido grabado. En ese instante se enciende el botón . el sistema mostrara el reporte C4) Impresión de Boletas Al ingresar podrá ver una casilla donde podrá escoger General Individual si usted escoge la primera se imprimirán todas las boletas si escoge individual aparecerá otra casilla donde podrá seleccionar el nombre del empleado para que pueda imprimir solo esa boleta, luego seleccionar el mes de la boleta y presionar el botón C5 ) Anticipos .- Con esta opción usted podrá controlar los anticipos que se puedan emitir en el transcurso de un determinado mes, no solo realizar el control si no también imprimir una planilla de anticipos además cuando usted este realizando la planilla de sueldos de ese mes, el sistema mostrará cuanto se ha dado de anticipo a los distintos empleados. Se deberá seleccionar el mes de los anticipos, aparecerá la lista de todos los empleados junto a dos columnas denominadas anticipo y confirma entonces usted deberá ir digitando los correspondientes montos para cada empleado si es que existieran. Luego una vez terminado dicho proceso se deberá presionar el botón guardar para almacenar dichos anticipos, si en algún momento se decide que se debe modificar la parte correspondiente a la columna de confirmación que es la columna que va a descontar en la planilla por anticipos, solo se debe ingresar a esta opción y seleccionar el mes, el sistema mostrará todos los datos anteriormente guardados, si se decide imprimir la planilla de anticipos de igual manera se debe seleccionar el mes y presionar o hacer simple clic en el botón imprimir. D) PLANILLA DE EVENTUALES D1) DATOS EVENTUALES.- El sistema dispone también de planillas para eventuales donde se debe ingresar primero los datos en la pantalla titulada datos planilla de eventuales. • primero se deberá digitar la fecha de ingreso • Luego Nombres y apellidos • Cargo • Sueldo Luego se podrá presionar o hacer un clic en el botón grabar, si se decide eliminar un empleado o modificarlo, basta con hacer clic en dicho empleado para modificarlo o borrarlo de la

lista de empleados que se presenta cuando hace clic en el botón lista de empleados. D2 ) IMPRESIÓN DE PLANILLA.- Se ingresara a la pantalla que se utiliza para la elaboración de planillas mensuales. Se deberá proceder al cargado de datos de la siguiente manera: • Seleccionar el mes de la planilla de eventuales • Digitar los días trabajados • Verificar si el empleado ingreso a trabajar en el mes que la casilla con el mismo nombre este habilitada (marcada). • Hacer doble clic en cada empleado y asignar si tiene descuentos anticipos o multas. • Presionar el botón adicionar Una vez realizado el proceso anterior para todos los empleados eventuales usted podrá presionar el botón imprimir y será visualizada la correspondiente planilla de haberes de eventuales. D3) Boletas Eventuales.- El procedimiento para la impresión de dichas boletas es el ya explicado en el de planilla de sueldos. F) SUB MENU COPIAS DE RESPALDO Ingresara a una ventana titulada , donde podra seleccionar en la única casilla existente la opción: F1)COPIAR - Se le comunicara que inserte un disquete vació en la unidad a: y podrá presionar el botón aceptar , es importante que verifique en la barra de estado ya que se realiza una copia de respaldo de la empresa en la cual esta trabajando, si tiene múltiples empresas deberá realizar un backup en disquetes diferentes uno para cada empresa, si existe gran cantidad de información se le pedirá que inserte el segundo disquete. 67 F2) RESTAURAR - Se le comunicará que inserte el disquete con la copia de respaldo y luego podrá presionar el botón aceptar. En ambos casos aparece una ventana en modo texto donde se puede ver la razón de compresión o expansión para su copia de respaldo. Se debe tener cuidado en cuanto a copiar y restaurar ya que ambas se realizan en la empresa que esta trabajando, sobreponiendo todos los datos anteriores en caso de restauración. Por otra parte el backup debe realizarse en disquetes limpios y preferiblemente nuevos para obtener una buena copia.

G) SUB MENU BANCOS Utilice esta opción para tener una relación de cheques que han ingresado o salido mediante la opción introducción de comprobantes, es parecido a una libreta bancaria Se le pedirá que ingrese el código de la cuenta que usted maneja : como bancos, una vez digitado dicho código en forma inmediata aparece su descripción, luego pude digitar la fecha inicio y la fecha final, presionar el botón ,se realizara la carga del reporte anteriormente explicado, el mismo procedimiento es para el menú en dólares H) SUB MENU CONTROL DE INVENTARIOS Se dispone del ingreso al módulo correspondiente donde se podrá realizar el control de los distintos productos y almacenes existen los siguientes utilitarios:

H1) LISTADO DE ITEMS Se utiliza para introducir todos los items o mercaderia con la cual trabaja nuestra empresa, el código del item es de hasta 20 caracteres Ejm. Código del ltem : 0001 o 0000000000xygg20 Si solo se va utilizar el item para servicios y no mercadería se debe marcar la casilla como activa, luego digitar la descripción del Item y también su descripción abreviada y las cuentas que corresponden a dicho item el botón adicionar El sistema le comunicara que el ítem ha sido adicionado. Por

otra parte usted decide adicionar un item que no sea de servicios y tenga que controlar las unidades físicas deberá seguir los mismos pasos: Digitar el código del ítem Ejm 00101 • Desmarcar la casilla de servicios • Escribir la descripción • Escribir la descripción abreviada • Marcar la casilla si su item tiene fécha de vencimiento • Marcar la casilla según la moneda en la que se trabajara para el ítem • Digitar un monto el cual se refiere obtener a obtener la utilidad sobre el precio del item. Ejm 2. significa que si quiere un dos por ciento de utilidad sobre el precio del ítem. • Cantidad mínima se refiere a que debe digitar cual sera sus mínimos en almacén para mantener los stocks base, ya que el sistema le generará un reporte donde le mostrara las sugerencias de compras para los ítem • Las unidades de medida las podrá seleccionar despues de introducir todas sus medidas en la opción catálogo de medidas •

Cuenta de activo, puede hace doble clic en la casilla correspondiente y se le mostrara el plan de cuentas donde basta con seleccionar la cuenta que manejara este ítem, por ejemplo Inventario de Mercaderías, en forma automática el sistema le mostrara el código de la cuenta en dicha casilla.

•

Cuenta de Ingresos y cuenta de costo tiene el mismo tratamiento que la cuenta de activo, es recomendable que para un buen funcionamiento del sistema e integración de la parte contable usted escoja en ingresos la cuentas Ventas, y en cuenta de costo la cuenta Costo de venta. Una vez realizados los anteriores pasos se podrá presionar el botón adicionar donde el sistema nos indicara que ha sido adicionado el item Modificar Items Para realizar la modificación de los ítems grabados existe una ventana donde se encuentra el botón llamado . una vez presionado este botón nos mostrara una lista de todos los items grabados, se puede seleccionar el que desee haciendo doble clic en su descripción., entonces en la pantalla se cargaran todos los datos del item pudiendo modificar los datos que desee, una vez realizado este proceso podrá presionar el botón el sistema emitirá un mensaje indicando que el item ha sido modificado

Eliminación de Items Para realizar la eliminación de los ítems grabados existe una ventana, donde se encuentra el botón llamado , una vez presionado este botón nos mostrara una lista de todos los items grabados, se puede seleccionar el que desee haciendo doble clic en su descripción, entonces en la pantalla se cargaran todos los datos del ítem, una vez realizado este proceso podrá presionar el botón , el sistema emitirá un mensaje indicando que el ítem ha sido Eliminado. Impresión.- Si desea imprimir el listado de sus productos solo deberá presionar le botón imprimir, para obtener este reporte. H2) ACTUALIZACION DE PRECIOS

El Sistema dispone de siete niveles de precios para cada uno de los ítems. por defecto el nivel «A”, es aquel que el sistema calcula en forma automática tomando el precio promedio ponderado como base de cálculo. Para asignar varios precios a un item basta con seleccionarlo de la tabla en la pantalla, se mostrara en la casilla su respectivo código, en la casilla la medida en la cual se maneja y por último su moneda, si usted presiona el botón le mostrara en ese instante el precio promedio ponderado de dicho ítem puede digitar los precios que usted vea conveniente para cada ítem (por mayor, para consumo, etc.), una vez realizado este proceso puede presionar el botón donde se grabara dichos precios para ese ítem. Si usted desea grabar el precio promedio ponderado para todos los ítems no es necesario seleccionar ningún ítem y solo presionar el botón . H3) CATALOGO DE MEDIDAS En esta opción usted podrá Asignar todas las medidas mediante las cuales trabajaran sus inventarios, Ejm Kilos, docenas, cajas, etc.

Se pude asignar un código en la casilla del mismo nombre, o solo introducir en código el mismo nombre de la medida, luego en la casilla descripción se debe digitar el nombre de la medida Ejm Código 0001 Descripción Kilos O también: CódigoKilos Descripción Kilos Luego se presionara el botón adicionar, el sistema emite un mensaje donde se comunica al usuario que la medida ha sido grabada. Modificación de medidas. Para realizar la modificación de cualquier medida (solo la descripción), ya que el código no es modificable Si usted desea modificar el código es aconsejable que borre dicha medida y vuelva ha crearla, debe presionar el botón luego deberá seleccionar la medida que desee haciendo doble clic en el ítem, luego podrá realizar la modificación, cambiando la descripción y presionando el botón , si presiona el botón eliminar el ítem será eliminado en ambos casos el sistema emite un mensaje del suceso efectuado. H4 ) Sub almacenes. Mediante esta opción usted puede crear varios sub almacenes. en la casilla de puede digitar cualquier código asignado. luego en la casilla el nombre del sub - almacén y por último la casilla de dirección la dirección correspondiente. Ejm. Código 0001 Descripción Almacén Central Dirección Calle XXXX Luego de realizado el anterior proceso se podrá presionar el botón , el sistema emitirá un mensaje donde se indicará que ha sido adicionado el subalmacen Modificación Para proceder a la modificación de un sub - almacén (solo se puede modificar la descripción y la dirección) deberá presionar el botón donde se emitirá una lista de todos los sub - almacenes grabados luego seleccionar el sub - almacén que se quiere modificar haciendo doble clic en dicho sub - almacén, proceder a las modificaciones pertinentes y presionar el botón o eliminar en caso de desear eliminar el sub - almacén, en ambos casos el sistema emitirá un mensaje indicando que dicho sub - almacén ha sido modificado o borrado. H5) AJUSTE DE ENTRADA

Mediante esta opción el usuario puede realizar los ajustes de entrada de ítems o salida de ítems así como también el stock inicial. El número de correlativo lo genera el sistema en forma automática. •

Se procede a seleccionar la casilla denominada donde existen los tipos “ajuste de entrada”, “ajuste de salida”, “stock inicial”, se puede utilizar ajuste de salida para mermas, para inventarios de uso de la empresa devoluciones, etc

• La casilla llamada del nos permite seleccionar el Sub - almacén creado • la casilla fecha nos indica la fecha del sistema donde se la puede modificar. • El tipo de cambio nos busca de la tabla “tipos de cambio” si no existe se lo puede digitar. • La moneda se la puede seleccionar haciendo clic en dicha casilla. • Detalle se refiere a escribir la glosa de esta operación • Se procede a presionar el botón , para seleccionar el ítem se debe hacer doble clic y cerrar la ventana de lista de ítems, si se sabe el código también se puede digitar. • En la casilla nos mostrara en forma automática su código, en la casilla descripción y medida lo mismo. • Se deberá digitar el precio unitario, la cantidad, el importe no mostrara en forma automática • Si existe fecha de vencimiento para este ítem se deberá escribir la fecha de vencimiento en dicha casilla. Este proceso se repetirá para la cantidad de ítems que interviene en la operación. Una vez cargados todos los ítems Se presionará el botón grabar el sistema emitirá un mensaje donde se comunicará que ha sido grabada la operación y nos imprimirá un reporte. El sistema una vez grabada la operación nos pregunta si realiza el asiento contable? , si respondemos que si entonces nos solicitará una contracuenta para grabar dicho comprobante. Es conveniente si los saldos de inventarios de mercaderías ya se han introducido en el asiento de apertura indicar que no realice ningún asiento cuando se trate de un stock inicial, Esta opción permite facilitar al usuario la introducción de transacciones, recomendando siempre hacer un buen uso de esta ya que se pude generar asientos duplicados sin no se dispone del debido conocimiento contable.

H6) TRASPASO A SUBALMACENES Se procede de la misma forma que en ajustes de entrada. Pudiendo realizar traspaso de nuestros ítems a los distintos Sub almacenes creados H7) Modificar Ajustes.- Se puede realizar la modificación de ajustes de acuerdo al tipo estos son: Ajuste de entrada Ajuste de Salida Stock Inicial Venta al contado Venta al crédito Compra al Contado Compra al crédito Una vez seleccionado el tipo se deberá digitar el número en la casilla número, que se desea modificar debemos recordar que existe un correlativo individual para cada uno de los tipos anteriores, una vez realizado este proceso se presionara o hará clic en el botón en la parte inferior izquierda denominado 78 donde una vez hechas las correcciones se presionará el botón grabar H8) PRODUCCIÓN

Se dispone de 4 Sub – Menus estos son: Materia Prima Mano de Obra Gastos de Fabricación

Reportes H81) Materia prima Esta opción permite realizar el traspaso de cualquier sub almacén a producción y además de permitir el control mediante ordenes de producción en forma correlativa. Se deberá seleccionar en la casilla denominada , el almacén de donde saldrá la mercadería para producción. Luego el almacén destino por ejemplo “productos terminados” La fecha, tipo de cambio y moneda y además el detalle este representa una pequeña glosa para este traspaso La casilla de código corresponde al código del producto a producir y además la cantidad que se desea producir. Luego se puede proceder como si se tratar de un ajuste de entrada o una compra normal detallando los productos que intervengan en este proceso. H82) MANO DE OBRA.- Se procede a asignar el correspondiente proceso de trabajo por mano de obra directa tomando como parámetro el número de orden de producción antes desarrollado al introducir la materia prima. Se podrá visualizar la cantidad de empleados que están grabados en la planilla de Sueldos. Entonces se procede a digitar el Nº de orden y la siguiente casilla que corresponde a la cantidad de horas empleadas, luego se debe agregar a los empleados que intervienen en dicha orden de producción en caso de agregar empleados que no intervienen en esta orden se podrá presionar el botón remover, luego de confirmar esto se podrá presionar el botón grabar H83) Gastos indirectos De forma parecida a la asignación de mano de obra se procederá a digitar el número de orden de producción al cual se quiere realizar la asignación de gastos indirectos. Una vez realizado este proceso se podrá escribir en la casilla detalle el correspondiente al gastos por ejm. Gastos de energía eléctrica, luego el monto total de dicho gasto sin crédito fiscal y presionar el botón adicionar, este proceso se podrá repetir para los distintos gastos para la orden de producción escogida. H 84) REPORTES MATERIA PRIMA.- Se podrá obtener el reporte donde detallará el total de materia prima utilizada, ya sea por orden de producción o en general, cuando se desea por orden se deberá digitar el número de la orden de producción y luego hacer clic en el botón ver, en caso que desee ver todas

las ordenes de producción solo debe marcar la casilla denominada todas. MANO DE OBRA.- Se podrá obtener el reporte donde detallará el total de mano de obra utilizada, ya sea por orden de producción o en general, cuando se desea por orden se deberá digitar el número de la orden de producción y luego hacer clic en el botón ver, en caso que desee ver todas las ordenes de producción solo debe marcar la casilla denominada todas. GASTOS DE FABRICACION.- Se podrá obtener el reporte donde detallará el total de Gastos de Fabricación utilizados, ya sea por orden de producción o en general, cuando se desea por orden se deberá digitar el número de la orden de producción y luego hacer clic en el botón ver, en caso que desee ver todas las ordenes de producción solo debe marcar la casilla denominada todas. Productos en Proceso y Terminados.- Para ver estos reportes solo se requiere hacer clic en el correspondiente botón ver. IMPORTANTE.- Una vez realizado todo el proceso primero de grabado de la materia prima, mano de obra y gastos indirectos, deberá enviar toda la orden de producción a productos terminados mediante la opción , solo se deberá digitar el número de orden de producción y presionar o hacer clic en el botón traspasar.

H9) KARDEX DE ITEMS Se refiere a el reporte de todos los ítems en forma de Kardex físico valorado., Donde existe un recuadro llamado rango de fechas donde se pude escoger la fecha inicial y la fecha final para emitir el reporte. Además se puede escoger el kardex por cada sub almacén o en general. También se puede activar o desactiva las ventas al contado, o al crédito para filtrar mas aún el reporte. El mismo tratamiento es para las compras, ajustes además de los traspasos, si alguna e estas casillas no se encuentran marcadas el reporte no las tomara en cuenta, para habilitarlas basta hacer clic en cada casilla. Luego se tiene el cuadro escoger ítem donde se selecciona el que se desea (también se puede digitar el código) y por último se presiona el botón , el sistema nos mostrara el reporte en la pantalla para después poderlo imprimir. H10) CANTIDAD EN STOCK Esta opción muestra todo los ingresos y egresos de mercadería en toda la gestión, seleccionar la gestión en la casilla llamada , por defecto el sistema nos muestra todos los ítems en las casillas denominadas ,

, el usuario puede modificar dichos códigos para filtrar mucho más sus registros, luego el sistema viene configurado por defecto con la casilla marcada, que significa que nos incluirá en el reporte todos los sub - almacenes que dispongamos, si se desea ver la cantidad de stock solo por un almacén se deberá marcar la casilla por sub - almacén (haciendo clic), en forma simultanea aparecerá, si dicha opción esta marcada una lista de todos los sub - almacenes, debiendo el usuario marcar el que desea, y luego presionar el botón , el sistema procederá a mostrar dicho reporte, también se puede seleccionar la moneda en la cual se desea el reporte.

H11) SUGERENCIA DE COMPRAS Mediante esta opción el sistema comunica al usuario que cantidad falta en stock para mantener los mínimos en el almacén existiendo solo la casilla , se deberá digitar la gestión y después presionar el botón imprimir (RECUERDE que al introducir los ítems en la opción se solicita la cantidad mínima para el almacén) H12) PRODUCTOS VENCIDOS En esta opción podemos ver los productos vencidos a determinada fecha se pude utilizar para ver que productos se vencerán la próxima semana , mes, etc. Se selecciona la gestión, luego se digita la fecha a la cual se hace referencia el vencimiento y se marca la casilla general para el supuesto que se desee ver los productos vencidos en todos los sub almacenes, o se marca la casilla por sub - almacén para escoger el sub - almacén. Luego se deberá presionar el botón donde el sistema mostrara el correspondiente reporte. H13 ) LISTA DE PRECIOS El Sistema emite un reporte con los precios de cada ítem, como se había mencionado con anterioridad se puede configurar cada ítem con siete niveles de precios, tomando el sistema el precio A como el promedio ponderado.

Existe dos casillas donde nos solicita desde y hasta que ítem se quiere mostrar dicho reporte, el sistema muestra por defecto todos los ítems, luego se presiona el botón y el sistema emite dicho reporte H14) REIMPRESION.- Sed puede realizar la reimpresión de cualquier ajuste, venta o compra que haya ingresado al almacén y no se haya impreso deberá escoger que tipo dentro la lista que despliega la pantalla y el número. Una vez escogidos los datos anteriores podrá presionar el botón imprimir y se emitirá el reporte por pantalla para que usted pueda mandar a la cola de impresión si lo desea. H15) Historiales.- Se refiere a poder visualizar e imprimir reportes entre un rango determinado de fechas , como los siguientes: Productos más vendidos Productos más comprado Mejor Cliente Mejor Proveedor I) SUB MENU ACTIVOS FIJOS Consta de las siguientes partes: I1)INTRODUCIR Mediante esta opción el usuario puede introducir sus activos fijos solo una vez, se procederá de la siguiente manera:

la primera casilla solicita el código del grupo, esto se refiere al código dentro del plan de cuentas al que pertenece, se puede visualizar el plan de cuentas haciendo doble clic en la casilla con dicho

nombre y en forma automática al hacer clic en la cuenta deseada se trasladará su código a esta casilla. Casilla cuenta depreciación acumulada se procede como en el paso anterior se debe introducir la cuenta de la depreciación acumulada para el activo fijo. Casilla cuenta depreciación egreso es similar a las anteriores pero como se podrá imaginar se debe introducir el código de la cuenta depreciación pero dentro del rubro de egreso La casilla llamada código del activo fijo permite introducir un código cualquiera asignado al activo fijo. Luego el tipo de cambio de la compra se refiere al tipo de cambio del activo fijo si se esta efectuando la compra durante la gestión con la cual se esta trabajando, por el contrario, si el activo fijo se compro en gestiones anteriores se deberá introducir el tipo de cambio de inicio de la gestión. La casilla donde indica el nombre del activo fijo adicionar usted deberá escribir su nombre: Ejm., sillas La cantidad se deberá ingresar un dato numérico que hace referencia a la cantidad. Precio Unitario se digita el precio unitario en bolivianos. Porcentaje a depreciar anual, se hace referencia al método de la línea recta donde nos solicita dicho porcentaje Ejm. Para 25 % deberá digitar solo 25 Depreciación acumulada anterior se llenara esta casilla en el caso que el activo fijo tenga ya vida útil, es decir, si se realizo la compra en gestiones anteriores. Sí se esta realizando la compra en la gestión solo se deberá digitar el número cero o dejar en blanco. Fecha se refiere a la fecha de compra de! activo fijo solo si se realizo la compra en la gestión, si el activo fijo ya tiene vida útil y se compro en gestiones anteriores se deberá digitar la fecha de inicio de gestión. El botón siguiente lleva por nombre solo se utilizará en caso de compra del activo fijo en la gestión. Ya que llama al libro de compras iva Luego presionar el botón aceptar, El sistema comunicara si deseamos realizar el asiento contable, como se podrá imaginar si la compra se realizo en la gestión es recomendable responder afirmativamente esta pregunta pero si la compra se hizo en anteriores gestiones no es recomendable desde ningún punto de vista que acepte esta operación. I2) Modificar Activos Fijos.-

En caso de desear modificar los correspondientes activos fijos, introducidos en la anterior opción se procederá como si se tratara de una hoja electrónica moviéndose con los cursores y realizando las modificaciones pertinentes, las modificaciones se graban en ese momento si necesidad de presionar ningún botón I3) Visualización.- Permite emitir el reporte correspondiente de todos los activos fijos almacenados. I4) Depreciación En esta opción el sistema realiza las depreciaciones de los activos introducidos mediante la opción I1. Donde se solicita en una casilla la fecha a depreciar, es recomendable que utilice esta opción para hacer las depreciaciones a fin de gestión, pero también se pude utilizar en forma mensual. Luego la casilla donde nos solícita el tipo de cambio para actualizar la depreciación acumulada deberá digitar el tipo de cambio que corresponde a la fecha a depreciar Posteriormente se deberá presionar el botón ver el cuadro de depreciación, el sistema emitirá un mensaje donde se comunicara que se procederá a realizar la transacción contable por la depreciación si usted responde afirmativamente el sistema realizara dicha transacción, luego el sistema pregunta si se realizara la actualización de activos fijos y la depreciación acumulada (si existe), es importante tener mucho cuidado en responder afirmativamente ya que si el sistema actualiza los activos fijos y la depreciación acumulada se debe verificar que dichas cuentas no estén configuradas como ajustables dentro del plan de cuentas para evitar realizar asientos dobles mediante la opción . Luego de realizar los anteriores procesos el sistema emite un reporte donde se detalla la depreciación y ajustes realizados J) SUB MENU TIPOS DE CAMBIO Mediante esta opción el usuario puede configurar los tipos de cambio para que estos sean incorporados en las diversas pantallas del sistema. • Se deberá digitar la fecha en la correspondiente casilla. • Se digitará el tipo de cambio para la fecha. • Se presionará el botón adicionar. Es importante introducir los tipos de cambio que solo han variado no es necesario introducir los tipos de cambio diarios. Ejm Fecha Tipo de cambio

01/01/2000 5.42

Vario el tipo de cambio en fecha 15/01/2000 entonces Fecha 15/01/2000 Tipo de Cambio 5.45 Para borrar una fecha con su respectivo tipo de cambio se deberá digitar la fecha, y posteriormente presionar el botón borrar El mismo proceso se realiza para la operación de modificar solo que se presiona el botón modificar Si uno no recuerda la fecha que quiere borrar, podrá seleccionar en la pantalla inferior, el mes donde se encuentra la fecha y presionar el botón ver fechas, el sistema mostrara una lista de todas las fechas grabadas, si selecciona una haciendo clic se mostrara su respectivo tipo de cambio. K) CAMBIAR NUMERACION Esta es una utilidad no muy usada, pero que en algunos casos sirve. Podrá cambiar la numeración de un comprobante por otro Ejm. Si desea cambiar la numeración del comprobante Nro. 4 por el Nro 62 (solo se pude cambiar la numeración no el tipo de comprobante) todo el movimiento del comprobante número 62 se mostrara en el comprobante Nro 4, el movimiento del comprobante Nro 4 se mostrara en el comprobante Nro 62. Solo se debe digitar en la casilla correspondiente: Nro Original 4 y en la casilla denominada Numero a cambiar 62 Seleccionar el tipo de comprobante (egreso, ingreso, diario) y presionar el botón entonces ocurrirá el cambio el sistema informará que dicho suceso se ha realizado. L) COPIA DE COMPROBANTES.- Esta opción permitirá copiar comprobantes en caso de correlativos por mes, de un mes a otro o también dentro el mismo mes, y en caso de correlativos únicos copiar comprobantes al siguiente número correlativo. En la casilla denominada origen se procederá a seleccionar los datos del comprobante a copiar, luego el número origen del comprobante y en caso de correlativo mensual el correspondiente mes. Luego en la casilla destino se procederá a realizar la misma selección pero del comprobante destino. Luego se podrá presionar o hacer clic en el botón copiar, el Sistema verificara: Si el comprobante destino existe y preguntara si deseamos reemplazar. Si el correlativo que se dio es saltado y si deseamos que el sistema le asigne el correlativo correspondiente.

Si el comprobante origen no tiene nada grabado. M) INDICES En esta opción se podrá obtener algunos índices previa carga en esta pantalla de las correspondientes cuentas que se solicitan. Luego elegir la formula que se desea y presionar el botón entonces se visualizara la formula y dicho índice. N) Gráficos.Para visualizar los gráficos existentes solo se deberá seleccionar y presionar el botón ver, la mayoria dew los gráficos se muestran en la última página.

SUB MENU IMPRESION Podrá realizar las reimpresiones de varios reportes. a) PLAN DE CUENTAS - Idéntico a menú , b) REIMPRESION LIBRO DIARIO.- idéntico a menú c) REIMPRESION LIBRO MAYOR - Mediante esta opción se puede imprimir todos los mayores de las cuentas que tiene movimiento. La casilla denominada desde significa el código de cuenta de inicio para la impresión usted puede modificar dicho código dependiendo la necesidad de impresión. La casilla denominada hasta significa el código de cuenta final para la impresión, usted puede modificar dicho código dependiendo la necesidad de impresión. El rango entre fechas se pude cambiar de acuerdo a las necesidades. Luego bastara con presionar el botón y el sistema realizara la impresión de todos los mayores comprendidos entre ese rango de fechas Se debe tomar en cuenta que este proceso puede tener ocupada su impresora durante un largo espacio de tiempo, dependiendo de las transacciones que tenga grabadas. d) REIMPRESION DE COMPROBANTES Los comprobantes que por alguna razón no han sido impresos podrán ser mostrados y enviados a la impresora mediante esta opción.

La pantalla se encuentra dividida en dos partes la primera sirve para imprimir y visualizar comprobantes de uno en uno, la segunda pantalla permite solo imprimir comprobantes en un número mayor a uno. Ejm. Pantalla superior Número de comprobante 23 Tipo de comprobante EGRESO Presionar el botón

Nos mostrara en pantalla dicho comprobante, existiendo la opción de imprimirlo si se desea. Ejm. Pantalla inferior Desde Hasta Tipo de comprobante Presionar el botón

10 24 EGRESO

Nos enviara directamente a la impresora 25 comprobantes de EGRESO tomando como inicio el comprobante número l0 y finalizando con el comprobante número 24. F) BALANCE DE SUMAS Y SALDOS. Bolivianos - Idem a , Dólares- Para realizar la impresión del balance de sumas y saldos en dólares a la fecha que se desee, primero se deberá generar el Balance de sumas y saldos en bolivianos, y luego proceder a ingresar en esta opción y presionar el botón . G) ESTADO DE RESULTADOS - idem a . ’, H) BALANCE GENERAL.- Idem a , . MENU CLIENTES/PROVEEDORES Consta de A) CLIENTES A1) LISTADO DE CLIENTES Se introduce todos los clientes para después poder tener la vinculación con las ventas al contado y crédito en la opción . se procede de la siguiente forma:

• • • • • • •

Se digita un código para el cliente Ejm Código 001 Luego se digita el Nombre del Cliente o la descripción de la empresa En la casilla donde indica se digita lo requerido en caso de no existir se deberá digitar la letra “N” Mismo Procedimiento anterior para casillas de , , . Casilla se digitara el monto hasta el cual se desea dar crédito a nuestro cliente. Ejm Limite de Crédito 25000 Casilla cuenta por cobrar clientes usted puede hacer doble clic y el sistema le mostrara una lista del plan de cuentas usted podrá seleccionar la cuenta que desea, es

recomendable escoger una cuenta dentro del activo exigible. Casilla de cuenta anticipo sobre ventas usted también podrá hacer doble clic en dicha casilla, para tener acceso al plan de cuentas y seleccionar una cuenta de pasivo. • La casilla de verificación del nivel de precio la puede seleccionar de los siete niveles de precios que usted maneja en sus inventarios. • Es recomendable que marque la siguiente casilla de estado del cliente, si esta casilla se encuentra desmarcada, no se toman en cuenta al cliente en las ventas al contado y crédito que usted realice. • Luego deberá presionar el botón - adicionar - el sistema emitirá un mensaje donde se indicara que el cliente ha sido grabado •

Para modificar o borrar un cliente se debe seleccionarlo. presionando el botón y haciende un clic en el que se desea, en forma automática el sistema muestra todos los datos de dicho cliente en sus correspondientes casillas, si se presiona el botón el cliente será borrado . si usted realiza modificaciones en las diferentes casillas y presiona el botón , los datos serán actualizados por los cambios que usted haya realizado. A2) KARDEX INDIVIDUAL -- Emite un reporte individual de cada uno de los clientes A3) NOTAS POR COBRAR - Emite un reporte de transacciones pendientes a cobrar de cada uno

de los clientes

B) PROVEEDORES Se aplica todas las mismas instancias que de clientes. C) SALDOS INICIALES

INICIAL DE.CLIENTES — INICIAL PROVEEDORES En esta opción usted deberá grabar los saldos individuales para cliente o proveedor: • • • • •

La casilla de fecha es modificable se refiere al saldo de principio de gestión La casilla de tipo de cambio se refiere al tipo de cambio de la fecha del saldo inicial. Presionar el botón el sistema mostrara una lista de los clientes. Seleccionar un cliente haciendo doble clic Introducir el saldo, si es positivo para el caso de clientes el sistema tomará dicho saldo como una deuda para con la empresa si es negativo el sistema tomará dicho saldo como un anticipo para con la empresa.

•

Caso de proveedores si el saldo es positivo el sistema tomara como una deuda de la empresa. si es negativo el sistema deducirá como un anticipo para nuestros clientes.

•

Presiona el botón , el sistema preguntara si desea realizar el asiento contable, si usted responde en forma afirmativa el sistema le solicitará una contracuenta para abonar: realiza dependiendo del saldo los siguientes asientos Ejm en clientes saldo positivo. 4500 Cuenta de Clientes Contracuenta solicitada Ejm en clientes saldo negativo

4500 4500

Contracuenta solicitada Anticipo de clientes

4500

Ejm. en Proveedores saldo positivo:

2300

101 Contracuenta solicitada Cuenta Proveedores Ejm en proveedores saldo negativo 2300 Anticipo Proveedores Cuenta solicitada

4500

2300 2300 2300 2300

Si desea que no se realice ninguno de los asientos contables anteriormente detallados deberá presionar a la pregunta. FLUJO DE CAJA Esta opción se refiere a compras tanto al contado

vínculos con la parte de clientes. proveedores, mercaderías VENTAS CONTADO O AL CREDITO

trabajar con ventas y como al crédito, se tiene

Se deberá escoger el tipo de venta en la casilla (contado o crédito). En forma automática el sistema emite un numero correlativo para dicha operación ubicado en la parte superior derecha, los correlativos son independientes tanto para las ventas al crédito como al contado. La casilla denominada se refiere a, de cual almacén esta saliendo la mercadería para la venta la fecha es modificable. El tipo de cambio se mostrara de acuerdo a la fecha dependiendo si usted tiene configurada su tabla tipos de cambio (menú utilidades - tipos de cambio) Podrá seleccionar la moneda para la venta. Selecciona el cliente para la venta (se mostrara todos los clientes introducidos en el menú , . Detalle se refiere a la glosa por las ventas. Presionar el botón y seleccionar el ítem para la venta, si existe un saldo físico del ítem en almacén nos mostrará el ítem, la descripción, la medida, fecha de vencimiento (si es un ítem de vencimiento) y el precio unitario, también si se conoce el código se podrá digitar este. Deberá digitar la cantidad a vender, el sistema nos mostrara el importe en forma automática. Si digitamos una cantidad mayor a la que existe en nuestros Almacenes, se mostrara un mensaje donde se le solicitara que cambie dicha cantidad, ya que no existe lo suficiente para la venta en los almacenes. Una vez realizado el proceso, el ítem será adicionado a la lista, podrá repetir este proceso para la cantidad de ítem que desee vender, volviendo a presionar el botón y seleccionado los que desee o ya sea digitando el código. Una vez escogidos todos los ítems para la venta deberá presionar el botón . Al presionar el botón grabar aparece otra pantalla donde solicita datos adicionales para la venta. Se mostrara una casilla donde se detalla la cantidad de ítems que se esta vendiendo y el total del importe para la venta Se mostrara las casillas , y , solo deberá llenar una de estas si existe un recargo en la venta o si existe un descuento en la venta. Luego se puede ver las casilla donde nos muestra el monto que debe el cliente escogido para la venta (si es que dicho cliente tiene una deuda pendiente).

La casilla significa que nuestro cliente nos ha provisto anteriormente de un anticipo. La casilla de anticipo se la puede llenar con un determinado monto, siempre que la casilla tenga un saldo, ya que esta casilla significa que se nos esta pagando algo o la totalidad de la venta con su saldo a favor anterior. La casilla de pago a cuenta es utilizada en el caso de una venta al crédito, donde el cliente cancela solo una parte. El botón ¿ existe factura? , se debe presionar para el caso de ventas efectuadas con su respectiva factura donde nos mostrara el libro de ventas iva Casilla cuenta deudora. Se utiliza para las compras al contado o las ventas al crédito donde existe un pago a cuenta, se debe hacer doble clic en dicha casilla para mostrar el plan de cuentas y seleccionar la cuenta a debitará. Luego se presiona el botón grabar, el sistema nos indica que la venta ha sido grabada y que se han generado los asientos de venta (comprobante ingreso), de costo de venta (comprobante de diario) y devengamiento del impuesto a las transacciones si existe factura (comprobante de diario). Existe diferentes transacciones de acuerdo a las casillas llenadas Ejemplo 1: Venta al contado por Bs 1000 con factura Casilla 0 Casilla 0 Casilla 0 Casilla 0 Casilla factura 0 Casilla 1110101 (Suponiendo que dicho código corresponde a la cuenta caja Moneda nacional dentro del plan de cuentas) Al presionar el botón grabar se genera los siguientes asientos. Deberá tener cuidado en revisar que en el menú - , tenga configurado todas sus cuentas y este como porcentaje iva 13 e IT 3, o el porcentaje que corresponda. Comprobante de ingreso Caja Débito fiscal Ventas

1000

Comprobante de Diario Costo de ventas Inventario de mercaderias Comprobante de Diario

130 870 xxx xxx

106 Impuesto a las transacciones 30 Impuesto a las transacciones x pagar

30

Ejemplo 2 Venta al contado por Bs 1000 con factura con recargo en ventas Casilla 10 Casilla 0 Casilla 0 Casilla 0 Casilla factura 0 Casilla 1110101 (Suponiendo que corresponde a la cuenta “caja moneda nacional” dentro del plan de cuentas).

dicho

código

Al presionar el botón grabar se genera los siguientes asientos. Suponiendo que en el menú - , tenga configurado todas sus cuentas y este como porcentaje iva 13 e IT 3 Comprobante de ingreso Caja Recargo en ventas Débito fiscal Ventas

1010 10 130 870

Comprobante de Diario Costo de ventas Inventario de mercaderias Comprobante de Diario

107 xxx xxx

Impuesto a las transacciones 30 Impuesto a las transacciones x pagar

30

Ejemplo 3 Venta

al

contado

por

Casilla Casilla Casilla Casilla

Bs

1000

con

factura O 10 0 0

con

descuento

bs.

10

Casilla factura Casilla 1110101 (Suponiendo que corresponde a la cuenta “caja moneda nacional” dentro del plan de cuentas).

dicho

código

Al presionar el botón grabar se genera los siguientes asientos. Suponiendo que en el menú - - , tenga configurado todas sus cuentas y este como porcentaje iva 13 e IT 3 1 Comprobante de ingreso 109 Caja 980 Anticipo de clientes 20 Débito fiscal 130 Ventas 870 Comprobante de Diario Costo de ventas xxx

Inventario de mercaderías xxx Comprobante de Diario Impuesto a las transacciones 30 Impuesto a las transacciones x pagar Ejemplo 4 Venta al crédito por 1000 con factura

30

Casilla O Casilla vacia Al presionar el botón grabar se genera los siguientes asientos Suponiendo que en el menú , - , tenga configurado todas sus cuentas y este como porcentaje iva 13 e IT 3. Comprobante de ingreso 110 Clientes Débito fiscal Ventas

1000 130 870

Comprobante de Diario Costo de ventas Inventario de mercaderías

xxx xxx

Comprobante de Diario Impuesto a las transacciones 30 Impuesto a las transacciones x pagar 30 Estos Ejemplos son aplicables también a las ventas al crédito. Recuerde utilizar la casilla , solo cuando es una venta al crédito y deja algo a cuenta. PAGO DE CLIENTES En esta opción se realiza los pagos de deudas o ventas al crédito de los distintos clientes. Deberá seleccionar un cliente haciendo clic en la lista que aparece en la pantalla entonces el sistema mostrara una lista de transacciones que existen con deuda, al seleccionar una deuda (haciendo doble clic en ella) el sistema le mostrara la fecha, la nota y el tipo de comprobante, y la

deuda en bolivianos y su equivalente en dólares, deberá llenar la fecha superior y el tipo de cambio con los de la fecha a cancelar, luego introducir el monto a cancelar y el detalle que significa la glosa, luego presionar el botón , el sistema le solicitara la contracuenta para debitar. en este caso deberá digitar el código de la cuenta, por ejemplo 1110101 (caja), 11103O2 (banco), etc. COMPRAS AL CONTADO Y AL CREDITO El procedimiento es el mismo que para las ventas incluyendo los saldos iniciales, y pago a proveedores. La Paz, Bolivia 2002 Derechos Reservados © ORION SOFTWARE