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• Cynthia Fabiola Alvarado Gaitán

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Sistemas Integrales de Automatización, S.A. de C.V.

Sistema de Control de Asistencias

MANUAL DEL USUARIO

Periférico Norte Km. 30.5 Santa Gertrudis Copo C.P. 97110 Mérida, Yucatán. México. Teléfono Conmutador (999) 930-2575.

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Nomiplus Control de Asistencias

TABLA DE CONTENIDO I. Introducción. ____________________________________________ 4 Funciones Generales _____________________________________ 5 Símbolos utilizados a través del Manual ____________________ 10 Símbolos utilizados en el Sistema NomiPlus Control de Asistencia____________________________________ 11 F1-Ayuda en Línea ____________________________________ 11 Barra de Control ______________________________________ 12 Barra de Acceso Rápido ________________________________ 14 Barra de Estado del Sistema _____________________________ 15 Integración con sistemas de la Línea NomiPlus ______________ 16 Capítulo 1 Instalación y Activación del Sistema _________________ 17 Requerimientos del Sistema ______________________________ 18 Instalación del sistema___________________________________ 18 Instalación Monousuario________________________________ 18 Instalación Multiusuario Red Novell ______________________ 20 Instalación Multiusuario Windows NT _____________________ 22 Instalación en la Estación de Trabajo ______________________ 24 Instalación Red Punto a Punto ___________________________ 25 Actualización de Versiones Anteriores _____________________ 26 Ejecutar Nomiplus Control de Asistencias __________________ 27 Activación del Sistema___________________________________ 28 Activación en Actualización del Sistema ___________________ 30 Forma de Registro ______________________________________ 31 Capítulo 2 Archivos________________________________________ 32 Catálogo de Empleados __________________________________ 33 General _____________________________________________ 33 Tarjeta de Asistencias __________________________________ 35 Residencia___________________________________________ 36 Experiencia __________________________________________ 36 Defaults_____________________________________________ 37 Centros de Costos ______________________________________ 39 Líneas ________________________________________________ 40 Puestos _______________________________________________ 41 Supervisores ___________________________________________ 42 Plantas _______________________________________________ 43 Departamentos_________________________________________ 44 Turnos________________________________________________ 45 Turno Normal ________________________________________ 45 Turno Abierto ________________________________________ 46 Turno Flotante________________________________________ 47 Definición de Códigos de Pago ____________________________ 49 Grupo de Usuarios______________________________________ 53 Definición de Usuarios___________________________________ 54 Importar checadas______________________________________ 56 Archivo SUA __________________________________________ 60 Exportar a Nóminas ____________________________________ 61 ASPEL-NOI _________________________________________ 61 Macro Pro: __________________________________________ 63 Nomipaq 4.5.5._______________________________________ 63 Nomipaq 7.2.2. Windows_______________________________ 64 Ramsal Windows _____________________________________ 66 Mantenimiento de Archivos.______________________________ 69 Información de la Empresa_______________________________ 73 Datos de la Empresa:___________________________________ 73 Opciones del Sistema:__________________________________ 73 Configuración General __________________________________ 75 Códigos de Ausencia.____________________________________ 78 Importar Empleados ____________________________________ 79 Empresas _____________________________________________ 80 Alta de la empresa_____________________________________ 80 Cambio de Empresa ___________________________________ 80 Manejo de Multiempresas. ______________________________ 81 Capítulo 3 Asistencias ______________________________________ 82 Calendarización de Asistencias____________________________ 83 Calendarización de Faltas________________________________ 85 Calendarización de Cambios de Turno _____________________ 87 Jalar Relojes___________________________________________ 89 Poleo Automático_______________________________________ 92 Poleando ____________________________________________ 92 Parámetros __________________________________________ 92 Ver Errores __________________________________________ 92 Transacciones__________________________________________ 94 Asistencias ____________________________________________ 97 Asistencias de Empleados ________________________________ 97 Motivo de Ajuste______________________________________ 98 Más información ______________________________________ 99 Captura de Asistencia de Emp. __________________________ 100 Ajustes en Tarjeta Checadora ___________________________ 101 Poner Asistencia Automática ____________________________ 102

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Transportar__________________________________________ Checadas Inválidas____________________________________ Recalcular ___________________________________________ Acumular Asistencias__________________________________ Registrar Ausentismo __________________________________ Procesos _____________________________________________ Cafetería ____________________________________________ Capítulo 4 Relojes _______________________________________ Definición de relojes ___________________________________ Configuración: ______________________________________ Conexión:__________________________________________ Tablas: ____________________________________________ Perfiles ______________________________________________ Perfil. _____________________________________________ Creación/ Modificación de Mensajes_____________________ Creación / Modificación de Periodos _____________________ Definición de Empleados ______________________________ Generación Automática del Filtro _______________________ Resumen para definir Perfiles __________________________ Mensajes ____________________________________________ Definición de Mensajes _______________________________ Definición de Empleados ______________________________ Generación Automática de los mensajes __________________ Resumen para definir Mensajes _________________________ Accesos______________________________________________ Definición de Empleados ______________________________ Generación Automática de la lista de Acceso ______________ Resumen para definir Accesos __________________________ Campanas ___________________________________________ Configuración ________________________________________ Definición de Funciones ______________________________ Parámetros. ________________________________________ Tiempos de Operación. _______________________________ Configuración de Puertos. _____________________________ Características de los Gafetes. __________________________ Mensajes en Pantalla._________________________________ Empleados Asignados__________________________________ Zonas de Tiempo______________________________________ Empleados ___________________________________________ Archivos_____________________________________________ Programar___________________________________________ Poner a Tiempo_______________________________________ Programa de Comunicaciones: TACOMM ________________ Configuración del SIASACOM __________________________ Programa de Comunicaciones SIASACOM________________ Parámetros _________________________________________ Acciones __________________________________________ Capítulo 5 Reportes ______________________________________ Reportes_____________________________________________ Reportes Generales____________________________________ Catálogo de Centros de Costos _________________________ Catálogo de Departamentos ____________________________ Catálogo de Empleados._______________________________ Catálogo de Líneas. __________________________________ Catálogo de Plantas __________________________________ Catálogo de Puestos. _________________________________ Catálogo de Supervisores. _____________________________ Códigos de Ausencia _________________________________ Códigos de Pago ____________________________________ Definición de Turnos _________________________________ Listado de Bajas_____________________________________ Reportes de Control de Asistencias_______________________ Acumulado de Horas _________________________________ Calendarización de Asistencias _________________________ Calendarización de Faltas _____________________________ Calendarización de Turnos_____________________________ Personal que Llegó Antes _____________________________ Personal que Llegó Tarde _____________________________ Quién está en la planta hoy? ___________________________ Reporte de Ausentismo _______________________________ Reporte de Excepciones. ______________________________ Reporte de Tiempo de Ausencia ________________________ Reporte de Tiempo Extra ______________________________ Reporte de Transacciones _____________________________ Retardos Menores ___________________________________ Tarjeta Anual _______________________________________ Tarjeta Checadora ___________________________________ Reportes de Relojes ___________________________________ Definición de Accesos ________________________________

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Nomiplus Control de Asistencias Definición de Campanas _______________________________ 169 Definición de Perfiles _________________________________ 169 Definición de Relojes _________________________________ 169 Empleados Asignados en Perfiles ________________________ 170 Reportes especiales. ____________________________________ 171 Gráficas _____________________________________________ 172 Reporteador __________________________________________ 176 Apéndice A Soluciones a Eventos Diarios_____________________ 179 Apéndice B PROCESO DIARIO DE OPERACIÓN_____________ 183 Actualización de la base de datos de empleados._____________ 183

Efectuar el proceso de “Jalar relojes” ____________________ Procesar checadas inválidas. ____________________________ Impresión del reporte de ausentismo. _____________________ Impresión del reporte de excepciones. ____________________ Ajustes a base de datos de asistencias. ____________________ Apéndice C CUESTIONARIO CONTROL DE ASISTENCIAS ___ Definición de Turnos. __________________________________ Turno Normal ______________________________________ Turno Flotante ______________________________________ Definición de Códigos de pago: __________________________

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Nomiplus Control de Asistencias

I. Introducción.

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Nomiplus Control de Asistencias

El Sistema NomiPlus Control de Asistencias le permite llevar el control administrativo de la asistencia de su personal en su empresa, logrando contabilizar las horas exactas trabajadas, evitando así pagar de más o de menos, permitiendo aplicar los criterios de control y redondeo que su empresa requiera. Evita los errores de captura del personal que procesa las nóminas ya que NomiPlus Control de Asistencias exporta la información de las horas a su sistema de nómina existente o bien al sistema NomiPlus Nómina y Recursos Humanos de la línea NOMIPLUS. Realiza un control estricto de horas extras, horas de descanso trabajadas, horas de día festivo, faltas, retardos, incapacidades, ausentismo, vacaciones, permisos con goce o sin goce de sueldo o cualquier otro concepto o incidencia que desee definir. Podrá asignar parámetros de redondeo de entradas y salidas, visualizando a través de reportes o en pantalla, la hora real en que se registro su asistencia, la hora programada en que se debió haber presentado, el número de terminal en que se marcó, si la checada fue ajustada por el supervisor o no, así como cada una de las excepciones ocurridas por empleado como son: Horas de Menos, Corrección de Supervisor o usuario, Ausencias, Checó Antes, no checó, falta trabajada, entre otros. A continuación se listan las características generales del sistema.

Funciones Generales Definición de Configuración general Usted puede configurar su sistema NomiPlus Control de Asistencias para elegir las funciones y características del mismo que desea utilizar en el futuro y descartar aquellas que no utilizara. Información general de la Empresa El sistema NomiPlus Control de Asistencias cuenta con un módulo para guardar los datos generales de su empresa, esto le permite personalizar su sistema. Definición de Etiquetas de campos de Número, Credencial, RFC, IMSS El manejo de etiquetas personalizadas le permite designar un nombre específico para los campos Número, Credencial, RFC, IMSS de manera que se ajusten a las necesidades organizacionales de su empresa. Manejo de Multiempresas En los casos en que usted desee controlar la información de asistencias y tiempos a más de una empresa, el sistema NomiPlus Control de Asistencias le ofrece la posibilidad de configurar varias empresas de manera separada en el mismo sistema. Si controla las diferentes empresas por separado, los datos asociados a cada empresa se manejarán por separado. Esto es, los catálogos no se mezclaran y al reportar la información, solamente aparecerá la información de la empresa con la que se este trabajando. Es como tener un sistema NomiPlus Control de Asistencias para cada empresa. Manejo de Usuarios y uso de grupos de acceso al sistema Esta característica le permite proporcionarle seguridad a su sistema NomiPlus Control de Asistencias, de tal forma que solo las personas con una clave de usuario podrán utilizar el sistema y dependiendo del grupo de usuarios en el que se encuentren serán sus posibilidades de acceder a las opciones del mismo. Compatibilidad 100% con las terminales de registro CA500, Time America y HandPunch El sistema NomiPlus Control de Asistencias ofrece una confiabilidad del 100% en las conexiones con las terminales CA500, Time America y HandPunch gracias a que tiene el control desde la misma aplicación. Barra de Acceso Rápido El sistema NomiPlus Control de Asistencias cuenta con una barra de acceso directo a las funciones más utilizadas del sistema, lo cual facilita su manejo. Barra de estatus del sistema La barra de estado del sistema NomiPlus Control de Asistencias es un elemento que proporciona al usuario datos acerca de si el sistema esta realizando alguna operación, también señala el estatus del usuario. Ayuda El sistema NomiPlus Control de Asistencias cuenta con una guía completa de ayuda que ofrece información completa y detallada acerca de todas las funciones y catálogos del sistema. Exportación a otros Sistemas ƒ Exportación de Archivo de movimientos al SUA. ƒ Compatibilidad con la nómina Nomiplus. ƒ Exportación a las nominas comerciales: ASPEL NOI, NOMIPAQ, RAMSAL, MACRO PRO, PROCESA, SAP R3 y demás nóminas a través de archivos ASCII. Mantenimiento de Archivos ƒ Inicialización de Archivos ƒ Compactación de Archivos

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Nomiplus Control de Asistencias ƒ ƒ ƒ ƒ

Definición y mantenimiento de índices de ordenación Archivar y Dearchivar información Reparación de fallas de archivos Exportación e Importación de la información a otros tipos de formatos: ASCII, EXCEL, MULTIPLAN, LOTUS.

Ambiente Windows NomiPlus Control de Asistencias funciona bajo Windows 95/98/NT/2000/XP.

EMPLEADOS Clasificación de los empleados Catálogos de clasificación: Plantas, Líneas, Departamentos, Centro de costos, Puestos. Le permite organizar a los empleados de su empresa de forma eficiente. Catálogo de Supervisores. Es una excelente forma de organizar a los empleados de su empresa, pues aunque en su empresa no existan supervisores de ningún tipo, usted puede asignar un grupo de empleado a un “supervisor” específico y así hacer referencia a ese grupo de empleados más adelante tan solo dando como referencia la identificación de su supervisor. Definición de Turnos Normales, Abiertos y Flotantes El manejo de turnos permite a su sistema NomiPlus Control de Asistencias tener un control absoluto sobre los horarios de trabajo de sus empleados. Permitiendo definir diversos tipos de turnos según las necesidades de la empresa. Definición de Códigos de Pago Permite determinar las políticas de cálculo de horas para poder calcular el tiempo real productivo que un empleado a trabajado. Calculándose la información del tiempo que sus empleados trabajan, reportando con exactitud el total de horas que un empleado ha trabajado durante un periodo, además de tiempo extra, llegadas tarde y demás. Catálogo de empleados Capture todos los datos necesarios del empleado, como información general, residencia, experiencia. Además la tarjeta de asistencia permite tener una información detallada de las transacciones de cada empleado. Manejo de Defaults en captura de empleados La función Defaults se utiliza para asignar datos común a un grupo de empleados cuando se adiciona al catálogo Consulta de Tarjeta Checadora en catálogo de empleado Es un informe de las transacciones que el empleado ha tenido en la terminal en el periodo actual. Importación para la tabla de empleados Desde un archivo ASCII, permite adicionar nuevos y actualizar los existentes por medio de un formato predefinido directamente en el sistema. Longitud de Número de empleado y credencial 15 caracteres Permite llevar un número de identificación personal aun en empresas grandes.

ASISTENCIAS Acceso directo al Módulo de Relojes desde el sistema Usted puede acceder directamente al módulo de relojes con tan solo un clic en el botón de acceso directo. Extracción directa de los relojes de manera fácil y sencilla Usted puede extraer la información de los relojes directamente con tan solo un clic en el botón de la barra de acceso directo. Poleo automático de las terminales Le permite programar la auto extracción de información de cada una de sus terminales. Consulta de Errores en poleo Automático Además le permite consultar las veces que este proceso de poleo automático ha fallado y en que fecha y hora. Importación de las transacciones Podrá importar información de las terminales comerciales LINX, TEMPUS (CRONOS), AMANO y demás a partir de un archivo ASCII. Calendarización de Asistencias y Faltas Captura de todo tipo de incidencias necesarias para el control de asistencia y la exportación a la nómina. Calendarización de Cambios de Turno Permite de igual forma asignar cambios en los turnos de los empleados con el fin de controlar el cambio temporal de horarios, por ejemplo, cuando un o un grupo de empleados laborara durante un mes en el horario de la noche, solo tiene que realizar la asignación de cambios de turnos.

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Nomiplus Control de Asistencias Consulta de Histórico de Transacciones obtenidas de la terminal Guarda todas las transacciones obtenidas de una terminal específica. Reprocesamiento de las transacciones de la terminal Después de traer las transacciones de cualquier terminal, recalcula la información de control de asistencias para tenerla actualizada. Consulta de las transacciones capturadas manualmente Identifica que transacciones han sido grabadas desde el sistema y que usuario las capturo. Consulta y Modificación de asistencias de Empleados, día por día Puede consultar y modificar las transacciones de los empleados grabadas en el sistema a detalle día por día Captura Masiva de asistencias de Empleados El sistema le permite realizar transacciones no solo a un empleado específico sino también a un grupo de ello. Esto facilita la tarea de capturar checadas faltantes Consulta y Ajustes en Tarjeta Checadora de la asistencia semanal de los empleados Realizar ajustes directamente a la Tarjeta Checadora del empleado. Asignación total de Asistencia Automática individual o grupal Usted puede asignar asistencias automáticas desde el sistema sin que el personal tenga que siquiera realizar sus transacciones en la terminal. Por ejemplo para personal que tiene un horario variable o flexible, o que labora por algún tiempo en un lugar remoto. Asignación de Asistencia Automática de los registros faltantes de la asistencia El sistema NomiPlus Control de Asistencias le permite completar transacciones olvidadas o no registradas por los empleados. Posibilidad de transportar la asistencia de un día a otro. Puede Asignar una asistencia a cualquier otro día, por ejemplo cuando se trabaja un día Sábado o Domingo con el propósito de liberar un día próximo para un puente o vacaciones. Almacenamiento de checadas inválidas de credenciales no existentes o inactivas en el sistema Lleva un histórico de cuando de cuando las terminales reciben transacciones de credenciales que no están asignadas en el sistema. Reprocesamiento de las checadas inválidas Después de recibir transacciones inválidas usted puede asignar estas credenciales inválidas y recalcular la información de control de asistencias para empleados nuevos. Proceso de Recalcular las horas a pagar de un periodo específico Usted puede cambiar las condiciones de pago según sus necesidades actuales, y en ese momento recalcular de nuevo la información de los empleados para actualizarla. Proceso de Acumulación de Horas, el cual proporciona toda la información referente a las horas trabajadas El empleado puede acumular horas de diferentes tipos: normales, tiempo extra, de descanso, días festivos y demás. Este proceso utiliza todas estas horas para calcular el tiempo efectivo que trabajo el empleado. Proceso de Registro de Ausentismo, para determinar el total de días de ausentismo aplicados a un empleado Determina el total de días que el empleado falto a trabajar. Procesos Especiales El Sistema NomiPlus Control de Asistencias cuenta con un módulo especial que le permite al usuario agregar procesos especiales utilizando código de MS Visual FoxPro para procesar la información de control de asistencias según sus necesidades.

FUNCIONES DE LOS RELOJES Definición del catálogo de relojes disponibles ƒ Trabaja con terminales CA500, Time América y HandPunch ƒ Agrupación de las terminales ƒ Asignación de tabla de Configuración, Perfiles, Mensajes, Accesos, Empleados, Zonas de Tiempo y Campanas ƒ Definición de uso de Semáforo ƒ Definición de uso de FIU ƒ Modos de Comunicación: Serial, Serial Lan, Módem, y TCP Definición de Tipos de Configuraciones ƒ Definición de Funciones disponibles en la terminal, así como sus niveles de captura ƒ Definición de Lectores de entrada ƒ Definición de parámetros de configuración ƒ Tiempos de los mensajes ƒ Configuración de las velocidades de los puertos de comunicación ƒ Parámetros del Módem ƒ Características de las Credenciales ƒ Mensajes en la pantalla del reloj que se despliegan

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Nomiplus Control de Asistencias ƒ Encabezados de la impresión de transacciones Perfiles A través de ellos podrá definir las restricciones de horarios de registro y el personal activo. ƒ Lista de mensajes a desplegar por parte del perfil. ƒ Acciones a tomar al desplegar el perfil ƒ Periodos con los Horarios de despliegue de los mensajes ƒ Asignación de los Periodos a los empleados ƒ Definición masiva de los perfiles a partir de los horarios de los empleados ƒ Asignación Única de un Periodo a todos los empleados ƒ Mensaje cuando se checa fuera de los horarios definidos ƒ Mensaje cuando no existe la credencial en el perfil Mensajes Podrá desplegar mensajes personalizados por cada empleado o su nombre. ƒ Definición de todos los mensajes disponibles ƒ Asignación de Mensajes a los empleados ƒ Definición masiva de un mensaje a un grupo de empleados ƒ Desplegar el Nombre del empleado Accesos A través de un relevador podrá controlar el acceso a áreas restringidas. ƒ Definición del Modo de Acceso: Desactivado, Automático o Siempre Activo ƒ Mensajes para Modo Desactivado y Siempre Activo ƒ Tiempo de duración del acceso ƒ Definición de la ventana de Acceso ƒ Asignación de los empleados autorizados ƒ Definición masiva de los empleados ƒ Asignación del accesos todos los empleados Campanas. Permite activar los timbres de aviso de horarios para la comida, salida y demás. ƒ Definición de los días y horarios de activación de campana Programación de las terminales ƒ Actualización de la hora y fecha de la computadora ƒ Actualización de la hora y fecha de las terminales ƒ Activación de la extracción de la información de asistencia remota. ƒ Ejecución desde el servidor del servidor de validación de la asistencia remota ƒ Ejecución del programa de comunicación de las terminales TIME AMERICA ƒ Ejecución del programa de comunicación de las terminales CA500 ƒ Consulta del Catálogo de Empleados ƒ Mantenimiento de Archivos

REPORTES El sistema contiene una variedad de reportes, clasificados en Generales, de Asistencia, Relojes y Cafetería, los cuales cubren las necesidades más generales en el control de asistencias. Adicionalmente se pueden generar más reportes según las necesidades del cliente, listados dentro de la clasificación de Especiales Los reportes se pueden visualizar en pantalla, mandar a papel, grabar en archivo ASCII o enviar vía e-Mail. Catálogo de empleados Catálogo de puestos Catálogo de departamentos Códigos de ausencia Catálogo de supervisores Definición de turnos Códigos de pago Catálogo de líneas Catálogo de plantas Catálogo de centros de costo Listado de bajas Reporte de excepciones

Acumulado de horas Calendarización de asistencias Calendarización de turnos Calendarización de faltas Reporte de tiempo extra Personal que llego antes Personal que llego tarde Retardos menores Reporte de puntualidad Reporte de ausentismo Tarjeta Checadora Reporte de asistencia diaria

Etiquetas Permite Imprimir etiquetas con información de los diversos catálogos del sistema

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Tarjeta anual Quien esta hoy? Reporte de tiempo de ausencia Reporte de transacciones Definición de campanas Definición de accesos Definición de perfiles Empleados Asig. en perfiles Definición de relojes Acumulado de cafetería Transacciones de cafetería Detalle diario de cafetería

Nomiplus Control de Asistencias Reporteador El sistema contiene una herramienta para que el usuario pueda generar listados personalizados de los diversos catálogos fijos del sistema. Gráficas ƒ Graficador Estadístico de la información de Asistencia ƒ Gráficas de Puntualidad, Horas Normales vs. Extras, Ausentismos, Índice de Rotación ƒ Diversos tipos de gráficas: Barras, Líneas, Áreas y pastel ƒ Impresión de Gráfica ƒ Exportación de Datos o Imagen a otros sistemas

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Nomiplus Control de Asistencias

Símbolos utilizados a través del Manual Con la finalidad de facilitar la compresión y la de proporcionar mayor información sobre los temas contenidos en este manual de usuario, se utilizan los siguientes signos o símbolos, los cuales se localizarán en la parte izquierda del párrafo correspondiente.

Información importante: Se refiere a información y/o proceso que será necesario considerar o ejecutar al realizar algún cambio de configuración al Sistema NomiPlus Control de Asistencia

Tip: Consejo para realizar determinado proceso de una manera más fácil.

Referencias cruzadas: Cuando la información o tema que se esté tratando se mencione o explique también en otra página del manual, se indicará este símbolo de Referencia cruzada, junto con el número de página correspondiente. Por ejemplo: Pág. 80

Personal Técnico: Se recomienda que dicha función sea realizada por personal técnico especializado que proporcione mantenimiento al sistema. Consulte a su departamento de sistemas o a su distribuidor autorizado.

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Nomiplus Control de Asistencias

Símbolos utilizados en el Sistema NomiPlus Control de Asistencia Los siguiente símbolos (gráficos y teclas de funciones) se emplean en nuestro sistema NomiPlus Control de Asistencia (el cual abreviaremos como Sistema NOMIPLUS-TA a través de este manual) . Es importante leer con detenimiento esta sección para familiarizarse con las pantallas, teclas de función así como los botones gráficos o iconos, ya que éstos son símbolos estandarizados de nuestro Sistema NOMIPLUS-TA.

F1-Ayuda en Línea NomiPlus Control de Asistencias ofrece ayuda en línea para asistirlo a usted cuando lo requiera. Para presentar el Asistente para ayuda, presione la tecla F1. Se mostrará la siguiente pantalla:

Fig. I- 1 El contenido de la pantalla de ayuda, variará dependiendo desde qué módulo se haya presionado la tecla de ayuda (F1). Por ejemplo, si estando en el catálogo de Empleados, se presiona la tecla F1 se mostrará una pantalla con información de ayuda de captura para el catálogo Empleados, como se ilustra en la siguiente pantalla:

Fig. I- 2

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Nomiplus Control de Asistencias

Utilice el botón de desplazamiento (localizado a la derecha de la pantalla) para desplazar la información de ayuda en la pantalla, de una manera más ágil. Utilizando las flechas de desplazamiento (localizado a la derecha de la pantalla) la información se desplaza de una manera más lenta.

Barra de Control La barra de control de NomiPlus Control de Asistencias nos permite a través de sus botones de desplazamiento y de búsqueda un acceso rápido a la información. Esta barra se encuentra localizada en la parte inferior de cada una de las pantallas del Sistema, tal y como se ejemplifica a continuación.

Barra de control Fig. I- 3

La Barra de control contiene los siguientes botones:

Desplazamiento

Inicio. Permite desplazarse hacia el primer registro de la pantalla.

Anterior. Efectúa un desplazamiento al registro anterior.

Siguiente. Esta opción permite desplazarse hacia el siguiente registro.

Final. Realiza un desplazamiento hacia el último registro.

Búsqueda Localizar. De acuerdo al índice (orden de búsqueda) que se encuentre seleccionado se realizará la búsqueda del registro. De no encontrarse el registro específico, pondrá un mensaje en la parte superior derecha:“ El Registro no fue encontrado”, en caso contrario, mostrará la información.

Seleccionar Índice. Esta opción permite cambiar el orden en el cual se va a realizar una búsqueda o el orden en el cual se va a desplegar la información. Al seleccionar esta opción se desplegará un menú con varios tipos de ordenamiento, para que Ud. seleccione el que desee, como se muestra a continuación.

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Nomiplus Control de Asistencias

Acepta la Selección

Cancela la Selección

Fig. I- 4

Consultas Masivas. Esta opción permite consultar la información del catalogo actual en forma de columnas y renglones, permitiendo revisar la información de una manera rápida, además podrá seleccionar los registros que cumplan con el criterio que Usted requiera. El criterio se realiza seleccionado un campo a la vez de la base de datos que se esté consultando en ese momento, relacionarlo con un símbolo de comparación ( ==,=, >, >=, 4. Para cancelar el índice seleccionado y salir de esta pantalla seleccionar la opción .

Exportar: Baja la información del archivo especificado, utilizando como delimitador (separador de cada dato ) un espacio, un tabulador, o cualquier carácter que le especifiquemos. Los tipos de archivos a los que se puede exportar son :

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Sistema de Control de Asistencias           

Archivo Texto Data Interchange Format (DIF) Microsoft Multiplan V. 4.01 System Data Format (SDF) Symbolic Link Interchange Format (SYLK) Lotus 1-2-3 rev 2.x (.WK1) Lotus 1-2-3 rev. 1-A (.WKS) Lotus Symphony rev 1.1 o 1.2 (.WR1) Lotus Symphony rev 1.0 (.WR1) Microsoft Excel versión 2.0 (.XLS) Microsoft Excel versión 5.0 (.XL5)

Importar: Carga la información de un archivo que sea de tipo:  Archivo Texto  Data Interchange Format (DIF)  Microsoft Multiplan V. 4.01  System Data Format (SDF)  Symbolic Link Interchange Format (SYLK)  Lotus 1-2-3 rev 2.x (.WK1)  Lotus 1-2-3 rev. 1-A (.WKS)  Lotus Symphony rev 1.1 o 1.2 (.WR1)  Lotus Symphony rev 1.0 (.WR1)  Microsoft Excel versión 2.0 (.XLS)  Microsoft Excel versión 5.0 (.XL5) Los textos pueden tener como delimitador ( para separar cada dato ), un espacio, un Tabulador, o cualquier carácter que le especifiquemos. El formato de éstos tipos de archivos, debe ser igual al formato en se bajan, es decir en el formato de exportación, debe quedar igual para importación. El inconveniente es que al importar, borra la información existente, y coloca la nueva. Antes de ejecutar por completo pregunta: Esta seguro que desea Inicializar ? Debemos contestar Si, para que lo importe, ó No para cancelar. Se recomienda que el Catálogo de Empleados se actualice desde la opción Importar Empleados en el menú correspondiente.

Consultas: Muestra la información en forma tabular contenida en el archivo seleccionado.

Bajas: Muestra la información que borramos con la barra de control. Esta información ahí permanecerá mientras no utilicemos la opción de Comprimir . Ejemplo: borramos un departamento, ya no aparece en la pantalla de catálogo de departamentos, y ya no es tomado en cuenta para nada, pero si deseamos consultar, cual fue el que borramos, podemos utilizar esta opción para consultarlo. Cuando se selecciona esta opción el procedimiento se realizará para todos los archivos como respaldar, comprimir, inicializar, Reindexar, y demás.

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Sistema de Control de Asistencias

Información de la Empresa Esta opción permite capturar los datos de su empresa, los cuales serán desplegados en la pantalla principal del sistema y en los reportes que sean impresos. Adicionalmente podrá definir las Opciones del sistema.

Fig. 2- 44

Datos de la Empresa: En esta pestaña se podrá escribir todos los datos relacionándoos a la empresa, los cuales son: Empresa. Dirección. Ciudad. Estado. Apoderado Legal. Giro de la empresa. Infonavit. Afiliación IMSS. Fonacot. R.F.C. SAR. No. de serie.

Nombre o denominación social de la empresa. Ya que se registro el sistema no se podrá modificar dicho dato. Domicilio de la empresa. Ciudad en la que se encuentra establecida la empresa. Estado en el que se encuentra la ciudad. Nombre del apoderado legal (en caso de que la empresa cuente con él). Actividad a la que se dedica la empresa. Registro del Infonavit. Número de afiliación al IMSS de la Empresa. Registro de Fonacot. Registro Federal de Causantes de la empresa. Registro del SAR. Número de serie del sistema que fue adquirido.

Adicionalmente el botón Registra Sistema le permite accesar a la ventana de Forma de Registro, en la cual podrá proporcionar los datos de registro del sistema. Para mayor información consulte la sección Activación del sistema en el Capítulo 1.

Fig. 2- 45

Opciones del Sistema: Dentro de las Opciones del Sistema se podrán definir algunas características referentes a el funcionamiento del sistema. Al seleccionar esta pestaña se mostrara la siguiente ventana (Fig. 2- 46):

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Sistema de Control de Asistencias

Fig. 2- 46

Generales Etiqueta de Clave del Empleado:

Etiqueta de Clave de Credencial: Etiqueta Registro de Empleado:

Etiqueta del Servicio Médico: Formato de Captura del Nombre: [Nombre, Apellidos] [Apellidos, Nombre]

Esta casilla permitirá definir cual será la etiqueta que se aplicará para la descripción de la clave de identificación del empleado, la cual se desplegará en todas las pantallas y reportes como identificación del empleado. Por ejemplo: Número. Indica cual será la etiqueta para la descripción de la Credencial, la cual se desplegará en todas las pantallas y reportes del sistema. Por ejemplo: Credencial. Se refiere a la descripción que se emplea para identificar el registro gubernamental de los empleados, este se definirá en función de los requisitos del país, por ejemplo para el caso de México se define como: R.F.C. Se refiere a la etiqueta que indica el nombre del servicio médico que recibe el empleado, para el caso de México es: I.M.S.S. Permite indicar el orden de captura del nombre del empleado, ya sea en: Nombre / Apellidos ó Apellidos/ Nombre.

Opciones de Clasificación A través de esta opción el usuario podrá definir que opciones desea emplear para clasificar a los empleados, lo cual va modificar la vista de la captura de empleados para que solo muestre las seleccionadas por el usuario. Esta opción es útil cuando solo se maneja específicamente algún tipo de clasificación, evitando que los usuarios vena mas opciones que no requieren, por ejemplo si solo maneja Departamentos, basta con solo indicar esa opción y el sistema siempre solo mostrará Departamentos en la alta de empleados y en la selección de filtros de reportes.

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Sistema de Control de Asistencias

Configuración General Esta opción le permite definir las características generales para la operación del sistema, indicando al inicio de la implementación las opciones que apliquen a las necesidades de la empresa. Es importante definir correctamente los conceptos de cada opción, debido a que el funcionamiento correcto de su sistema depende de las opciones definidas. Para realizar la configuración del sistema seleccione del menú de Archivos la opción Configuración General. Ver Fig. 2- 47.

Fig. 2- 47 Tiempo para eliminar checadas. Especifica el tiempo en minutos, que el sistema borrará las checadas duplicadas. Si un empleado registra a una hora cualquier checada dentro los siguientes minutos indicados en esta opción será omita hasta que sobrepase este tiempo, se recomienda analizar cuanto es el menor tiempo en el que un empleado pueda volver a registrar alguna checada. Proceso inmediato después de jalar relojes. En el caso de que exista un proceso o un reporte especial, o que requiera las checadas en alguna otra base de datos, o se guarden de forma diferente a la acostumbrada, se deberá escribir aquí el nombre del proceso que se desea que se ejecute al finalizar el procesamiento de la información, este proceso deberá estar dado de alta en la lista de procesos especiales. Ver Procesos Especiales en el capítulo 3 Procesos Especiales. Códigos válidos para registrar ausentismo Son los Códigos de Ausencia que se tomarán en cuenta para generar un ausentismo en el Acumulado de Ausentismo. Deberá de definir todos los que apliquen a sus ausentismos. Estos códigos se aplicarán cuando se capturen calendarizaciones de Faltas a los empleados. podrá seleccionar de la lista existente cuando se despliegue la siguiente ventana (Fig. 2- 48), Por medio del botón activando la casilla de selección:

Fig. 2- 48 Códigos de ausencia que generan asistencia. Son los Códigos de Ausencia que se tomarán en cuenta para justifica un ausentismo, aplicándose como una Asistencia Justificada, estos serán diferentes de los definidos para Vacaciones y Días Festivos. Estos códigos se aplicarán cuando se capturen calendarizaciones de Faltas a los empleados, para justificar sus ausentismos. Por medio del botón podrá seleccionar de la lista existente cuando se despliegue la siguiente ventana (Fig. 2- 49), activando la casilla de selección:

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Fig. 2- 49 Códigos de ausencia en el acumulado : VAC / FES Se deberá de especificar los códigos que se utilizarán para los conceptos de Vacaciones y Días Festivos. Los cuales se deben de definir dentro del catálogo de Códigos de Ausencia. Estos conceptos se deberán de aplicar por medio de calendarizaciones de Faltas a los empleados, para indicar los días de asueto y las vacaciones de los empleados. Horarios del poleo automático. Especifican una serie de horarios en los cuales se jalaran los relojes en forma automática, para lo cual, el sistema deberá permanecer en la pantalla de POLEANDO, dentro del menú de POLEO AUTOMATICO en ASISTENCIAS. Estos horarios se deberán de capturar en formato militar separados por comas. Por ejemplo: 02:00, 08:20, 14:30. Proceso alterno para registrar funciones. Permite indicar el nombre del procedimiento para el registro o almacenamiento de las transacciones de tipo función. Cuando se utilizan las teclas de función del reloj, las cuales pueden ser de la tecla 0 a la 9, se pueden programar para una acción o captura específica, y la información que se capture se puede procesar según las necesidades. Para el desarrollo del proceso o alguna implementación particular contacte a su Distribuidor Autorizado. Procesa Buffer de Asistencia. Archivo Esta opción permite que automáticamente cuando se inicialice el sistema o se cambie de empresa el sistema verificará si existe el archivo indicado, en caso de existir automáticamente agregará dicho archivo al Histórico de Transacciones y procesará toda la información de asistencia contenida. Su uso principalmente se basa en el manejo de multiempresas, donde se tendrá que procesar la información para cada empresa después de jalar relojes de la empresa uno, esto es, para cada empresa se deberá de activar esta opción para indicar donde se deberá de almacenar las checadas correspondientes de dicha empresa, consulte la sección Manejo de Multiempresa. En la parte de Archivo deberá de indicar el nombre del archivo que contendrá la información de transacciones a procesar. Permite Duplicar Número de Empleado y Credencial entre empresas. Cuando se maneja el esquema de Multiempresas, se indica si se pueden tener duplicados los números de empleados y credenciales entre las empresas, su uso depende de las terminales de registro de asistencia que se manejen, en el caso de que cada empresa tenga su propia terminal se podrá utilizar mismos números en cada empresa, ya que no se combinara la información, en caso de que se tengan terminales compartidas entre empresas, se deberá de controlar no repetir los mismos números entre empresas, para evitar confusiones con la información. Activar Módulo de Cafetería (si esta disponible). Permite activar o desactivar la opción de cafetería que se encuentra en el menú de ASISTENCIAS. Se debe de adquirir la licencia de uso del módulo de cafetería. Jalar relojes antes de reprogramar . Cuando ésta opción se encuentra activada cuando se desee PROGRAMAR una terminal, dentro del módulo de RELOJES, preguntará inicialmente si desea jalar relojes antes de programar, de lo contrario omitirá la pregunta. Es recomendable utilizar esta opción cuando constantemente se programa la terminal, debido a que la terminal al ser programada perderá la información contenida de asistencia. Acumular a Hrs. Extras las Hrs. Festivas. Permite indicar al sistema que en los días festivos si el empleado tiene tiempo laborado, el cual se toma como Horas Festivas Trabajadas se tomen como Horas Extras. Acumular a Hrs. Extras las Hrs. de Descanso. Permite indicar al sistema que en los días de descanso si el empleado tiene tiempo laborado, el cual se toma como Horas de Descanso Trabajadas se tomen como Horas Extras. En Tarjeta Checadora mostrar Horas Reales El reporte de Tarjeta Checadora por omisión reporta las horas de registro redondeadas, en función de los criterios definidos en el código de pago, en caso de requerir se muestre la hora real del registro de asistencia se activará esta casilla. Captura de Motivo de Ajuste en Asistencias Permite definir la captura de un motivo de ajuste en la pantalla de asistencias, esto es, cuando se modifique alguna checada dentro de la pantalla de Asistencias de empleados, se solicite el motivo de ajuste que aplique al cambio. Ver Motivo de Ajuste en Asistencias de Empleados, capítulo 2. Usa Históricos de Empleados.

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Sistema de Control de Asistencias Indica si al procesar la información de asistencia o los reportes, se verifica los cambios que haya tenido los empleados en Departamentos o Líneas, los cuales se almacenan al modificar el catalogo de Empleados, en caso de no emplear la opción se tomará siempre el código indicado en el catálogo de empleados.

Prima Dominical si lo indica su turno. Se activará cuando solo se desee contabilizar los domingos trabajados (prima dominical) cuando en el turno asignado al empleado tenga como pago Regular el día Domingo. En caso de que no se active siempre que un empleado labore en domingo se contabilizará el día para prima dominical. Ignorar parámetros de tiempo extra. En este parámetro especificamos si deseamos ignorar los parámetros del tiempo extra indicados en el código de pago al momento de generar el archivo de horas. Se emplea solo cuando no se desea hacer ningún calculo de tiempo extra. Ignorar parámetros de tolerancia. Con este parámetro, sí es señalado, nos permite evitar el calculo de excepciones, producto de exceder las tolerancias. Se emplea solo cuando no se desea hacer ningún cálculo de tolerancia. No compensar tiempo normal con horas extras. Esta opción nos permite decidir si las checadas que se efectúen antes o después del turno serán parte de su jornada normal hasta completarla, y de ahí en delante será considerado tiempo extra, o en su caso calcular dependiendo de la hora de checada si es tiempo extra o regular. Esta opción se usa para hacer la aplicación de manera global, se recomienda definirlo en el código de pago, con las opciones Antes de Turno y Después de Turno según las necesidades que se requieran. Uso de Turnos Flotantes. Esta opción nos permite habilitar el manejo de Turnos flotantes dentro de la definición de Turnos del Sistema. Ver Turnos en las secciones anteriores. Igualar Código de Pago con Turno Permite indicar al sistema que al capturar el código de turno asignado al empleado verifique si existe un codito de pago con la misma clave y se lo asigna, igualando los códigos de ambos conceptos. En caso de no existir permitirá capturar el código correspondiente. Ver Empleados en secciones anteriores. Validar Si Existe Calend. de Falta en Asist. Al realizar el procesamiento de la información se permite validar que no agregue registros en días que ya tienen una Calendarización de Falta capturada, evitando que se agregue información a lo ya definido, adicionalmente en caso de agregar asistencia automática o asistencias en la parte de Asistencias de Empleados no se permitirá. En caso de ser transacciones vía reloj se enviaran a checadas invalidas para su revisión.

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Códigos de Ausencia. Los códigos de ausencia se utilizan para definir los tipos de faltas que se presentan en la empresa, por ejemplo, por vacaciones, maternidad, permiso con goce de sueldo, defunción, matrimonio, entre otros. Para definir los códigos de ausencia seleccionar de la sección de Archivos el menú de Empleados y posteriormente Códigos de Ausencia, se desplegará la pantalla de la Fig. 2- 50. Código.

Corresponde al código con el cual se va a identificar el tipo de ausencia. Se pueden capturar tanto números como letras y su longitud máxima es de 3 caracteres.

Descripción.

Descripción que se le asignará al código de ausencia.

Aplica SUA.

Por medio de 1 (SI aplica) o 0 (No aplica) indicamos si el código de ausencia que se da de alta se considera para generar un movimiento a la exportación del Archivo SUA

Fig. 2- 50

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Importar Empleados Esta opción es muy útil para llenar la base de datos de empleados permitiendo agregar nuevos o modificar datos cuando ya se tienen los empleados capturados. Para realizar este proceso seleccionar de la sección de Archivos, empleados, importar empleados. Se presentará la siguiente pantalla, en la cual se debe indicar el nombre del archivo ASCII a importar, y los campos que se desean actualizar, y para los cuales deberá indicarse el inicio o posición del campo, su longitud , y los decimales, en caso de que se requiera. En caso de los campos de tipo fecha deberá de indicar el formato global de todas las fechas a importar. Primeramente deberá de presionar el botón de Visualiza para que verifique la información a procesar, la cual le será desplegada en un ventana con los campos indicados, en caso de no coincidir la información con lo definido verifique la posición de los campos. Ya una vez verificado cada campo a importar, pulse el botón Procesar para iniciar el proceso de importación de datos al catalogo de empleados.

Fig. 2- 51

El archivo debe ser un archivo en formato ASCII, de posiciones fijas debido a que la importación trabaja por posición y no por separador de campos. Es importante que al realizar la importación se cuide de campos importantes para el catalogo de empleados, el estado del empleado se debe de especificar con una “A” se el empleado sigue Activo o una “I” si esta Inactivo, referente al turno, es el horario en que laborará el empleado de acuerdo a los definidos en control de asistencias. La fecha de ata es altamente recomendable se agregue para la correcta definición del empleado.

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Empresas Cuando usted registra sistema como multiempresas esta opción esta disponible para su uso, la cual le permitirá definir las empresas con las que va a trabajar y la cantidad que tiene disponibles segur el numero de serie que le hayan proporcionado.

Alta de la empresa

Cambio de Empresa Esta opción le permite cambiar dinámicamente de la empresa en la que esta trabajando, accesando a la información de la empresa con la que desea trabajar.

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Sistema de Control de Asistencias

Manejo de Multiempresas.

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Capítulo

3 Asistencias Objetivos En este capítulo el Usuario encontrará todo lo relacionado al proceso de jalar, procesar , modificar y eliminar las checadas o transacciones de los empleados, ya sea que estas hayan sido registradas a través del Reloj Checador, o capturadas manualmente por el Usuario del Sistema de Asistencias (generalmente el Usuario Supervisor)

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Calendarización de Asistencias Es utilizada para definir un Horario Temporal de Asistencia especificando para un rango de fechas, los horarios que se especifiquen en la calendarización tendrán prioridad sobre los establecidos en el turno del empleado o en la calendarización de cambio de turno. Es importante considerar que una calendarización de asistencia es solo para La calendarización se puede aplicar para un grupo de empleados en particular o a un filtro en específico como los empleados de un departamento, de un turno, línea, supervisor o planta. Cuando se desea hacer una calendarización seleccionar del menú de Asistencias el submenú de Calendarizar y posteriormente Asistencias. (Fig. 3- 1)

Fig. 3- 1 Para definir la calendarización se emplean los siguientes conceptos: Número.

Número de empleado para el que se va a realizar la calendarización .Si el dato de número se deja en blanco o bien se llena con asteriscos aplicará para todos los empleados. En caso de indicar un número de empleado se descartan los demás filtros.

Planta.

Define para qué planta se realizará la calendarización. En caso de que este dato se deje en blanco o bien, se llene con asteriscos, aplicará la calendarización para todas las plantas.

Departamento.

Departamento para el cual se requiere hacer la calendarización. Si este dato se deja en blanco o se llena con asteriscos se refiere a todos los departamentos.

Turno.

Define el turno de los empleados para el cual se requiere calendarizar. En caso de que este dato se deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los turnos.

Código de Pago.

Define el Código de Pago de los empleados para el cual se requiere calendarizar. En caso de que este dato se deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los turnos.

Centro de Costo.

Define el Centro de Costo de los empleados para el cual se requiere calendarizar. En caso de que este dato se deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los turnos.

Línea.

Línea para la cual se desea hacer la calendarización. En caso de que este dato se deje en blanco o bien se llene con asteriscos se refiere a todas las líneas.

Supervisor.

Se hará la calendarización para todos los empleados que estén bajo órdenes del código del supervisor definido. Si este dato se deja en blanco o se llena con asteriscos se refiere a todos los supervisores.

Periodo Inicio. Fin.

Fecha de inicio de la calendarización. Fecha de fin de la calendarización.

Horarios de Entrada / Salida

Permite capturar hasta cuatro pares de checadas, indicando su hora de inicio y fin de cada par , el cual será asignado al rango de empleados, en el periodo de fechas definido por los campos de inicio y fin.

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Sistema de Control de Asistencias Pagar como.

Define la forma de pago para cada día de la semana de Domingo a Sábado, el cual puede ser de tipo Regular o Extra, para indicarlo presione el botón y cambiará a R para regular o E para Extra. Esta opcion permite consultar el empleado que hizo la captura o modificacion de la calendarización Al presionar el botón va a desplegar la información de la persona, la fecha y la hora, ver Fig. 3- 2.

Fig. 3- 2

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Calendarización de Faltas Esta opción permite a la empresa capturar todas la incidencias de los empleados para justificar las ausencias de los empleados, se permite programar para uno empleado a partir de su número de empleado o a varios empleados ya sea por un filtro definido. Esta programación se puede realizar para un día en particular o para un rango de fechas, además permite especificar la cantidad de horas a pagar por dicha calendarización.

Para llevar a cabo la calendarización de faltas accesar de la sección Asistencias el menú de Calendarizar y posteriormente Faltas. Ver Fig. 3- 3

Fig. 3- 3 Para definir la calendarización se emplean los siguientes conceptos: Número.

Número de empleado para el que se va a realizar la calendarización .Si el dato de número se deja en blanco o bien se llena con asteriscos aplicará para todos los empleados. En caso de indicar un número de empleado se descartan los demás filtros.

Planta.

Define para qué planta se realizará la calendarización. En caso de que este dato se deje en blanco o bien, se llene con asteriscos, aplicará la calendarización para todas las plantas.

Departamento.

Departamento para el cual se requiere hacer la calendarización. Si este dato se deja en blanco o se llena con asteriscos se refiere a todos los departamentos.

Turno.

Define el turno de los empleados para el cual se requiere calendarizar. En caso de que este dato se deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los turnos.

Código de Pago.

Define el Código de Pago de los empleados para el cual se requiere calendarizar. En caso de que este dato se deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los códigos de pago.

Centro de Costo.

Define el Centro de Costo de los empleados para el cual se requiere calendarizar. En caso de que este dato se deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los centros de costo.

Línea.

Línea para la cual se desea hacer la calendarización. En caso de que este dato se deje en blanco o bien se llene con asteriscos se refiere a todas las líneas.

Supervisor.

Se hará la calendarización para todos los empleados que estén bajo órdenes del código del supervisor definido. Si este dato se deja en blanco o se llena con asteriscos se refiere a todos los supervisores.

Periodo Inicio. Fin.

Fecha de inicio de la calendarización. Fecha de fin de la calendarización.

Tipo de falta.

Define el tipo de falta que va a ser programada, los tipos válidos son los definidos en Códigos de Ausencias.

Hrs. por día.

Determina la cantidad de horas por día que se le pagarán al empleado durante el período de la calendarización de falta, las cuales se sumaran a las ya existentes en el día si el empleado hubiese laborado parte del día.

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Sistema de Control de Asistencias

Esta opcion permite consultar el empleado que hizo la captura o modificacion de la calendarización Al presionar el botón va a desplegar la información de la persona, la fecha y la hora, ver Fig. 3- 4

Fig. 3- 4

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Sistema de Control de Asistencias

Calendarización de Cambios de Turno Por medio de esta opción podrá realizar cambios temporales de las asignaciones de los empleados, logrando transferir a un empleado o a un grupo de empleados asignado a una Planta, Departamento, Turno, Código de Pago, Centro de costo, Línea o Supervisor en un rango de fechas especifica o abierta hacia una nueva asignación. Para llevar a cabo los cambios de turnos accesar de la sección Asistencias el menú de Calendarizar y posteriormente Cambios de Turnos. Ver Fig. 3- 5

Fig. 3- 5 Para definir la calendarización se emplean los siguientes conceptos: Número.

Número de empleado para el que se va a programar un cambio de turno o asignación. Si el dato de número se deja en blanco o bien se llena con asteriscos aplicará para todos los empleados. En caso de indicar un número de empleado se descartan los demás filtros.

Planta.

Define para qué planta se requiere programar cambio de turno. En caso de que este dato se deje en blanco o bien, se llene con asteriscos, aplicará la calendarización para todas las plantas.

Departamento.

Departamento para el cual se requiere programar cambio de turno. Si este dato se deja en blanco o se llena con asteriscos se refiere a todos los departamentos.

Turno.

Se indica el Turno para el cual se quiere programar el cambio de turno. En caso de que este dato se deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los turnos.

Código de Pago.

Define el Código de Pago de los empleados para el cual se requiere programar cambio de turno.. En caso de que este dato se deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los códigos de pago.

Centro de Costo.

Define el Centro de Costo de los empleados para el cual se requiere programar cambio de turno.. En caso de que este dato se deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los centros de costo.

Línea.

Determina la línea sobre la cual se quiere programar el cambio de turno. En caso de que este dato se deje en blanco o bien se llene con asteriscos se refiere a todas las líneas.

Supervisor.

Define el código del supervisor sobre la cual se quiere programar el cambio de turno. La Calendarización aplicará para todos los empleados que se encuentren bajo órdenes de ese supervisor. Si este dato se deja en blanco o se llena con asteriscos se refiere a todos los supervisores.

Calendarizar a partir de. Define el inicio del periodo en que se va a realizar el cambio de turno. Finalizar el. Aquí se define la fecha en que termina la Calendarización del turno, si en caso de que dicha Calendarización dure por un tiempo indeterminado, solo basta dejar en blanco esta opción. Planta.

Indica el código de la planta que se esta asignado al empleado o grupo de empleados durante el periodo de fechas. En caso de omitir toma el original del empleado.

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Sistema de Control de Asistencias Departamento.

Define el código del departamento que se esta asignado al empleado o grupo de empleados durante el periodo de fechas. En caso de omitir toma el original del empleado.

Turno.

Define el código del turno que se esta asignado al empleado o grupo de empleados durante el periodo de fechas. En caso de omitir toma el original del empleado.

Código de Pago.

Define el código de pago que se esta asignado al empleado o grupo de empleados durante el periodo de fechas. En caso de omitir toma el original del empleado.

Centro de Costo.

Define el código del Centro de Costo que se esta asignado al empleado o grupo de empleados durante el periodo de fechas. En caso de omitir toma el original del empleado.

Linea.

Define el código la líinea que se esta asignado al empleado o grupo de empleados durante el periodo de fechas. En caso de omitir toma el original del empleado.

Supervisor.

Define el código del supervisor que se esta asignado al empleado o grupo de empleados durante el periodo de fechas. En caso de omitir toma el original del empleado.

Esta opcion permite consultar el empleado que hizo la captura o modificacion de la calendarización Al presionar el botón va a desplegar la información de la persona, la fecha y la hora, ver Fig. 3- 6

Fig. 3- 6

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Sistema de Control de Asistencias

Jalar Relojes Este proceso es utilizado para extraer la información de los relojes checadores a un archivo en disco y se procese para obtener la información de Asistencia. Al realizar la extracción de los relojes se debe de realizar por medio de un usuario de acceso exclusivo, o en su caso un usuario normal pero sin que nadie este trabajando en ese momento en el sistema, en caso de que algún usuario este dentro del sistema se le avisara y no permitirá la extracción de la información. Para realizar este proceso seleccionar de la sección de Asistencias la opción Jalar Relojes. Cuando es seleccionada la opción de Jalar Relojes es desplegada la siguiente pantalla (Fig. 3- 7)

Fig. 3- 7 A partir de esta pantalla se deberá de seleccionar que terminales son las que desea vaciar su información. Todos. Selecciona todos los relojes definidos en el sistema de acuerdo a la siguiente selección: ; Locales Selecciona todos los relojes que se encuentran conectados directamente a la computadora donde se extrae la información, definidos como Seriales, Lan y TCP/IP. ; Externos. Selecciona todos los relojes que son conectados al Sistema Vía módem, es decir se realizará una llamada telefónica para lograr la comunicación con ellos. Uno. Selecciona solamente el reloj que se especifique, este puede ser Local o Externo, realizándose el enlace en función de los parámetros definidos. Grupo. Selecciona todos los relojes que tienen asignado el número de grupo especificado en el catalogo de Definición de Relojes (vea capítulo 4, mas adelante), para este concepto no existe una lista definida, pero se tomara a partir de los asignados. Lista. Selecciona una lista de relojes, deberán indicarse los números de los relojes separados por comas. Por ejemplo: 1,4,7,9;. estos puede ser Locales o Externos, realizándose el enlace en función de los parámetros definidos. Por configuración. Selecciona todos los relojes que tienen una configuración similar de acuerdo a la siguiente selección: ; Locales Selecciona todos los relojes que se encuentran conectados directamente a la computadora donde se extrae la información, definidos como Seriales, Lan y TCP/IP. ; Externos. Selecciona todos los relojes que son conectados al Sistema Vía módem, es decir se realizará una llamada telefónica para lograr la comunicación con ellos. Al indicar la selección de relojes a extraer se presionará Aceptar, inmediatamente se desplegará la venta de comunicaciones con la terminal dependiente del tipo de terminal que se tenga implementado:

TERMINAL CA500 Para el caso de la terminal CA500 se desplegará la ventana de comunicaciones del programa SIASACOM indicando el proceso de extracción de la terminal, para las terminales conectadas directamente solo se desplegara la ventana indicando el enlace y el resultado de las comunicaciones, como se muestra en la siguiente pantalla (Fig. 3- 8). En dicha ventana se desplegara la terminal y las transacciones recibidas asi como la transmisión exitosa de la misma.

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Sistema de Control de Asistencias

Fig. 3- 8 Si no se logra realizar la comunicación se desplegará la siguientes ventana (Fig. 3- 9), la cual indica que se aborto la comunicación, para esto se deberá de verificar que la terminal este conectada correctamente y que no existen problemas en el cableado de comunicación .

Fig. 3- 9 En las terminales de tipo externas las comunicaciones se realizan a través del MODEM de la computadora, para su correcta comunicación verificar los parámetros en la definición de Relojes. Si la comunicación es asistida por operadora, en la definición del reloj se definirá como número telefónico la letra “M”, en esta situación al realizar la extracción se solicitará realiza la llamada manualmente, al lograr llamar a la terminal se escuchará que la terminal contesta a lo que se presionará Aceptar para generar el enlace y extraer la información.(Fig. 3- 10)

Fig. 3- 10

TERMINAL HANDPUNCH En el caso de las terminales de HandPunch, al momento de realizar la comunicación el sistema desplegará la ventana de las comunicaciones actuales, indicando la cantidad de información extraída.

Fig. 3- 11

Por medio de esta casilla, cuando se tienen terminales HandPunch, se podrá actualizar la imagen de la plantilla de la mano del empleado en el sistema. Primeramente se extraerá la información de la terminal y se procesará, al finalizar se extraerá las plantillas de los empleados de la terminal, obteniéndose la más actualizada de las terminales disponibles. Es recomendable periódicamente bajar las plantillas de los empleados para tener un respaldo en la computadora.

Al finalizar la comunicación con las terminales indicadas, el sistema desplegará la ventana de aviso de que se esta procesando la información, adicionalmente, en la barra de estado se desplegará el porcentaje de avance del procesamiento como se muestra a continuación. (Fig. 3- 12)

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Sistema de Control de Asistencias

Fig. 3- 12

En caso de que se presente algún problema para extraer la información el sistema le desplegará las terminales con las que tuvo problemas y la posible causa de la falla.

Fig. 3- 13

Fig. 3- 14

Cuando se presenten problemas verifique los siguientes puntos para determinar el posible origen de la falla. 9 9 9 9 9 9

Verificar que la terminal este encendida Verificar que el cable de comunicación este conectado Verificar que este conectado el cable de comunicaciones a la PC Verificar que le numero de identificación coincida con el de la terminal que esta extrayendo. Verificar que el tipo de comunicación que esta realizando sea la correcta. Verificar que se los parámetros de conexión sean los correctos

En caso de que los puntos mencionados se encuentren de manera correcta, favor de avisar a su departamento de sistemas o a su distribuidor autorizado.

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Sistema de Control de Asistencias

Poleo Automático Esta es una de las opciones que hace más productivo el uso del sistema, ya que usted puede realizar otras tareas, mientras el sistema se encarga de jalar la información de las terminales en un horario indicado, como por ejemplo: a la hora de la comida, o por la noche.

Poleando En ésta opción aparece una pantalla como se muestra en la Fig. 3- 15, en la cual deberá permanecer el sistema para que se efectúen los poleos automáticos a la hora señalada en la opción de Configuración General del Sistema. Es importante primeramente definir la o las terminales con las que se comunicará el sistema.

Fig. 3- 15

Parámetros Aquí se especificaran cuales terminales serán extraídos automáticamente. Aquí aparece la pantalla habitual para jalar relojes como se muestra en la siguiente pantalla. (Fig. 3- 16) , es importante tomar en cuenta que se comunicara con todas a todas las terminales indicadas.

Fig. 3- 16 Al presionar Aceptar, se almacenará los cambios indicados, si cancela la opción respetará la configuración anteriormente definida o siempre se extraerán todas las terminales.

Ver Errores Muestra un catálogo de las veces que se ha generado un error cuando se ha extraído la información de forma automática, especificando la fecha, la hora, el reloj y las posibles fallas. Ver figura 3-6

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Sistema de Control de Asistencias

Fig. 3- 17 Para consultar las fallas presione Doble Clic en la palabra Memo del registro deseado y se desplegara las terminales con las que no se pudo comunicarse y la posible causa, como se muestra a continuación (Fig. 3- 18)

Fig. 3- 18

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Sistema de Control de Asistencias

Transacciones Muestra un histórico de las veces que se ha extraído la información del reloj, aun cuando haya existido algún error o no existan checadas en el reloj será almacenado el usuario, la fecha y la hora en que se realizo la extracción de la información. Seleccionar de la sección de Asistencias la opción de Transacciones. Cuando se selecciona esta opción se desplegará la siguiente pantalla (Fig. 3- 19).

Fig. 3- 19

Cada vez que se realiza el proceso de “Jalar Relojes” es agregado un nuevo renglón a la pantalla de Transacciones, cada renglón se conforma de cuatro datos los cuales son: Fecha. Corresponde a la fecha en la que se realizó el proceso de “Jalar Relojes”. Día. Corresponde al día de la semana: Lunes, Martes, etc. Hora. Determina la hora exacta en la que se jalaron relojes. Usuario.Determina el nombre de la persona que llevó a cabo el proceso.

Procesar. Permite reprocesar las checadas obtenidas de los relojes. aquí se selecciona un periodo de fecha (Fig. 3- 20) en la cual se reprocesará la información. Si desea especificar a cuáles empleados desea específicamente aplicar el reproceso, marque entonces la casilla de Filtro de selección , de la pantalla de selección de rangos de fechas. Seguidamente el sistema desplegará la pantalla de Selección de Rango (Figura 3-10). Este proceso es equivalente a volver a jalar la información de la terminal, y procesar las asistencias.

Fig. 3- 20 Fecha Inicial. Indica a partir de que fecha se desea volver a Procesar la información. Fecha Final. Indica hasta que fecha se desea volver a Procesar la información. Filtro de Selección. Indica si se desea procesar la información de un empleado o un grupo de empleados, indicándose el rango de empleados por medio de la ventana de selección de rangos (Fig. 3- 21).

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Sistema de Control de Asistencias

Fig. 3- 21 Los datos que se solicitan en la Selección del Rango son: Número.

Especifica el número del empleado para el cual se desea el reproceso. Si es capturado este dato los demás serán ignorados. En caso de que se deje en blanco o se llene con asteriscos, el reproceso será para todos los empleados. Planta. Especifica el código de la planta para la cual se desea sacar el reproceso, si este dato se deja en blanco o se llena con asteriscos el reproceso aplicará para todas las plantas. Departamento. Determina el código del departamento. En caso de que se deje en blanco o se llene con asteriscos, el reproceso aplicará para todos los departamentos. Turno. Código del turno deseado para el reproceso. Si este dato se deja en blanco o se llena con asteriscos el reproceso aplicará para todas los turnos. Código de Pago. Código de pago deseado para el reproceso. Si este dato se deja en blanco o se llena con asteriscos el reproceso aplicará para todas los códigos de pago. Centro Costo. Código del centro de costo deseado para el reproceso. Si este dato se deja en blanco o se llena con asteriscos el reproceso aplicará para todas los centros de costo. Línea: Clave de la línea que se desee incluir en el reproceso. si este dato se deja en blanco o se llena con asteriscos el reproceso aplicará para todas las líneas. Puesto. Clave del puesto que se desee incluir en el reproceso. si este dato se deja en blanco o se llena con asteriscos el reproceso aplicará para todas los puestos. Superv: Clave del Supervisor que deseamos incluir en el reproceso. Si este dato se deja en blanco o se llena con asteriscos el reproceso aplicará para todos los supervisores. Una vez especificado el filtro deseado, se presentará una pantalla de confirmación para el reproceso.

Fig. 3- 22 Al finalizar regresará a la misma ventana, indicando que el proceso fue finalizado.

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Sistema de Control de Asistencias

Localizar.

Nos permite hacer la búsqueda de la fecha que deseamos ver la información.

Mostrar.

Nos despliega la información como es extraída del reloj, antes de ser procesada. Por medio de esta opción podemos confirmar si fue extraída toda la información con éxito. Cuando se realiza el proceso de “Jalar Relojes” es posible verificar si la información de los relojes fue extraída con éxito al sistema, este paso se puede realizar seleccionando de la pantalla de Transacciones el renglón con la fecha deseada y posteriormente presionando el icono Mostrar. En la siguiente imagen (Fig. 3- 23) se muestra un ejemplo de la pantalla que será mostrada cuando se seleccione esta opción.

Fig. 3- 23 Donde: 1Æ Es el número de identificación del reloj del cual extrajo la información. 2Æ Es la fecha en la cual se realizaron las marcas que vienen en los siguientes renglones. 3Æ Es la hora en la que se realizó la checada, esta viene expresada en HHMMSS en formato militar. 4Æ Es la fuente por la que se introdujo la transacción. 1. Teclado. 2. Lector de Código de barra. 3. Lector de Cinta Magnética. 5Æ Es el número de credencial que realizó la checada.

Consultar.

Transacciones Capturadas. Esta opción nos permite consultar todas aquellas transacciones que sean capturadas manualmente por parte del usuarios. Las transacciones mostradas en la pantalla siguiente son aquellas capturadas a través de la pantalla de Asistencias de Empleados, Captura de Asistencias de Emp., Ajustes en Tarjeta Checadora.

Fig. 3- 24

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Sistema de Control de Asistencias

Asistencias Esta opción permite visualizar las checadas que realizaron los empleados para cualquier día o periodo de información, además de poder capturar ajustes tanto para horas normales como para horas extras, hacer correcciones en las marcas, agregar nuevas checadas.

Asistencias de Empleados Permite consultar la información de las asistencias de los empleados día por día, además de poder capturar ajustes en la información de asistencias, para seleccionar esta opción entre al menú de Asistencias – Asistencias y después la opción Asistencias de Empleados. Ver Fig. 3- 25

Fig. 3- 25 Cada vez que se ejecute el proceso de “Jalar Relojes” se va generando para cada empleado, y para cada día en que ellos laboren, un registro de asistencia, el cual se mostrará como en la pantalla de Asistencias, en ellas se desplegaran los siguientes datos: ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Fecha. Orden. Número. Credencial. Nombre.

ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

C.Costo. Depto. Línea. Código de Pago. Superv. Turno.

Fecha correspondiente al día de trabajo del empleado. Especifica los datos por los cuales se va a realizar la búsqueda de información. Número de empleado. Credencial con la que registro el empleado en la terminal de asistencia. Nombre del empleado. Su orden será el que tenga definido en la sección Opciones del Sistema de la Información de la empresa. Centro de costo al que está asignado el empleado. Departamento en el que laboró ese día. Línea a la que estuvo asignado en el día. Código de pago al que está asignado el empleado en ese día de labor. Supervisor del empleado (si es manejada la opción de supervisores). Turno de trabajo al que estuvo asignado el empleado en ese día de labor.

Recuerde que las etiquetas de Número y Credencial serán las que tenga definido en la sección Opciones del Sistema de la Información de la empresa. Cada empleado podrá tener hasta 4 pares de checadas de Entrada / Salida (4 entradas y 4 salidas). Estos pares se usarán según políticas de la Empresa. A continuación se explican cada uno de los datos que conforman las checadas del empleado: Prog. Hora en la que se espera cheque el empleado , a partir del turno asignado. Esta hora se determinara a partir de que el empleado registre su checada dentro de los rangos máximos permitidos, definidos en el Código de Pago. Real. Hora en la que el empleado checa realmente en la terminal, esta será la que se obtenga de la terminal, en caso de desear modificar la hora se deberá de escribir la nueva hora en este campo. Redond. Hora redondeada por el sistema a partir de la hora Real, el sistema al tener una hora programada, verificará si el empleado registro dentro de los Rangos para Redondear a programado, en caso de ser así la hora redondeada será igual a la Programada, si el empleado registra fuera de estos rangos, o de los rangos de

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Sistema de Control de Asistencias

St.

Sup. Código de Excepciones por checada.

Tiempo de Ausencia.

máximo permitido la hora redondeada será igual a la real. Siempre el calculo de horas se realizara a partir de horas redondeadas. Identificación de la terminal en el que se realizó la checada el empleado. Para las transacciones capturadas manualmente se tendrá como terminal de origen la letra K, permitiendo conocer por parte del usuario que checadas fueron de terminal y cuales vía teclado. Indica si la checada fue capturada por el supervisor. Es una columna posterior a la de supervisor, en ella se indica si tuvo alguna excepción sobre la checada el empleado, la cual puede ser: EA –Entrada Antes, ED –Entrada Después, SA –Salida Antes y SD –Salida después, estas excepciones solo se generan si el empleados tiene hora programada en la checada y esta fuera de los rangos para redondear a programado. Determina el tiempo de ausencia que pudo tener el empleado, esto se determina de acuerdo a las checadas intermedias de salida y entradas que haya realizado el empleado.

Finalmente en la parte inferior de la pantalla se muestra el total de horas trabajadas en el día, el total de horas normales y horas extras, así como las excepciones generadas para ese día. Total Hrs. Define el total de horas trabajadas, es decir el acumulado de horas a partir de sus registros o checadas. Siempre el calculo de horas se realizará a partir de horas redondeadas, contabilizando en el tiempo de una entrada contra su correspondiente salida. Ajuste. Se contempla el uso de dos ajustes a las horas trabajadas, los cuales pueden ser Ajuste Capturado por el usuario aplicado a horas normales y Ajuste por Calendarización generado por el sistema debido a una falta calenda rizada. Ver Calendarización de Faltas en este capítulo. Hrs. Norm. Total de horas normales que se pagan por ese día. Las cuales se determinan a partir de las condiciones definidas en el código de pago. Hrs. Extras. Muestra el Ajuste capturado por el usuario aplicado a horas extras y el total de Horas Extras, el cálculo se determina a partir de las condiciones del código de pago asignado. Excepciones. Excepciones generadas en el día. Las cuales indican alguna situación sobre el día de asistencia, las cuales pueden ser: EA –Entrada Antes, ED –Entrada Después, SA –Salida Antes, SD –Salida después, CU –Cambio de Usuario, HM –Horas laboradas menos, HE –Horas extras laboradas, FT –Día de Calendarización de Falta Trabajada, ~ Normal | Extra Estos parámetros determinan la forma de pago de las horas trabajadas del día ya sean Normales o Extras Si se marca Normal, se hace el cálculo de las horas normales hasta cubrir las del día y posteriormente las horas extras; si se marca Extras, todas las horas se toman como extras. Se calcula a partir del Código de Pago. < Editado > Este mensaje indica que se ha realizado alguna alteración a la información original de la asistencia del empleado, ya sea que se le haya capturado manualmente la checada o que se le modifique la hora de entrada o salida o las horas a pagar.

Motivo de Ajuste Si en la Configuración General se activo la casilla de Captura de Motivo de Ajuste, cada vez que modifique una checada real extraída de la terminal se desplegará la ventana de Motivo de Ajuste para indicar el motivo por el cual se esta modificando la checada y se pueda llevar un control de los cambios realizados.

Cuando se despliegue la ventana se tendrá seleccionado el último motivo de Ajuste, presione aceptar para continuar. En caso de requerir emplear otro motivo podrá seleccionar de la lista. Para dar de Alta uno nuevo, solo escriba el nombre del motivo y presione Aceptar, le indicará que no existe y si lo desea agregar, a lo que deberá de indicar que Si, y automáticamente se adicionará y será asignado a la modificación.

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Sistema de Control de Asistencias

Dentro de la ventana de Asistencias de Empleados se podrá dar de alta días de asistencias completos que le falten a los empleados, los cuales serán tomados como asistencias manuales, y justificaran un día completo de asistencia.

Captura de Asistencias de Empleados. Por medio de este botón podrá acceder directamente a la ventana de captura masiva de asistencias de empleados, permitiendo agregar toda una lista de asistencias y posteriormente procesarlas al sistema.

Más información En el fólder de Más información nos muestra la información que el reloj vació al sistema, es decir, muestra las checadas que el empleado hizo realmente, además permite verificar quien hizo la ultima alteración a los datos, en qué fecha y por quien fue realizada la modificación;. Ver Fig. 3- 26.

Fig. 3- 26

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Sistema de Control de Asistencias

Captura de Asistencia de Emp. Esta opción permite captura de manera masiva asistencias faltantes por parte de los empleados, permitiendo capturar aquellas checadas omitidas por los empleados, logrando con esto llevar un histórico de la información. Además de poder procesar esta información las veces que requiera. Para accesar a esta opción entre al menú de Asistencias – Asistencias y después la opción Captura de Asistencia de Emp. Ver Fig. 3- 27

Fig. 3- 27

Para el alta de las checadas se contemplan los siguientes datos: ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ ‰

Numero Credencial Clasificación Nombre Fecha Hora Función

Numero de empleado al que se le agrega la checada. Credencial asignada al empleado. Asignación del empleado, indicando el departamento, puesto, planta, línea, centro de costo y supervisor. Nombre del empleado. Fecha que se esta aplicando la nueva checada. En formato dd/mm/aaaa Hora de la checada que se esta capturando, esta debe ser en formato militar. Indica el tipo de checada que se esta agregando al empleado, esta puede ser: ? –Función Swipe & Go IN –Entrada OUT –Salida

Al ir agregando las checadas se mostrarán en la lista, las cuales serán checadas que no han sido procesadas, y que se procesarán al salir la ventana, el sistema confirmara si desea procesar las checadas, como se muestra a continuación, en caso de no procesar se tendran almacenadas hasta que se procesen para las asistencias.

Fig. 3- 28 Todas las transacciones agregadas en el sistema se podrán visualizar en la pantalla de transacciones. Ver Transacciones en este mismo capítulo. En caso de que las transacciones sean a la misma hora de una real o este dentro del rango de tiempo para omitir checadas (ver Configuración General) no se mostraran las checadas en el sistema, pero se mantendrán en el histórico de transacciones.

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Sistema de Control de Asistencias

Ajustes en Tarjeta Checadora A partir de la Tarjeta Checadora es posible consultar de manera más rápida la información de asistencia, ya que presenta la información de todo un periodo, además de los acumulados generados por el empleado, adicionalmente esta opción permite realizar ajustes directamente desde esta Tarjeta Checadora, permitiendo realizar de una manera rápida y sencilla esta operación. Adicionalmente todas las modificaciones capturadas, así como las adiciones de información son almacenadas para su uso posterior. Para accesar a esta opción entre al menú de Asistencias – Asistencias y después la opción Ajustes en Tarjeta Checadora. Ver Fig. 3- 29

Fig. 3- 29

Al entrar a esta opción se desplegará el primer empleado del catálogo, mostrando 15 días de información a partir del día actual. En caso de necesitar modificar otro periodo se podrá por medio del botón de Capturar Otro Periodo. ƒ Número Numero del empleado que se esta modificando, desplegándose su nombre completo. ƒ Del ___ Al ___ Es el rango de fechas que se esta consultando en la pantalla en ese momento. ƒ Fecha ƒ Ent. ƒ Sal. ƒ Hrs. Tra ƒ ƒ ƒ ƒ

Ajuste Falta Cód. Pagar

ƒ AjExtra ƒ Extra

Por medio de este boton podra indicar un nuevo rango de fechas a consultar. Indica la Fecha de asistencia que se va a modificar. Indica los 4 pares de checadas de entradas y salidas de la asistencia de un empleado en una fecha, las cuales se pueden modificar o eliminar, según los ajustes necesarios. Esta hora se considera como la hora real de la asistencia del empleado. Es la cantidad de horas trabajadas que se calcularan a partir de las horas redondeadas, las cuales se determinan de las horas reales en función del código de pago. En caso de requerir aplicar un ajuste fijo a las horas trabajadas se podrá capturar dicho ajuste. Son las horas de ajuste aplicadas por una calendarización de falta capturada para el empleado. Es el código que se aplica para una calendarización de falta en el día de asistencia del empleado. Total de horas normales que se pagan por ese día. Las cuales se determinan a partir de las condiciones definidas en el código de pago. Es la aplicación de un ajuste de horas extras a las que se calculan para el empleado en el día. Total de horas extras que se pagan por ese día. Las cuales se determinan a partir de las condiciones definidas en el código de pago.

Al finalizar las modificaciones en el empleado le desplegará una ventana para confirmar los cambios.

Fig. 3- 30 Las checadas capturadas nuevas se almacenarán en el histórico de transacciones para su posible uso posterior.

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Sistema de Control de Asistencias

Poner Asistencia Automática Esta opción pone asistencia de acuerdo a la entrada y salida de cada turno asignado a todos los empleados. Un ejemplo de su uso es cuando no hay luz eléctrica por lo que cierto turno no pudo registrar su asistencia, pero si se le pagará. Esta opción nos permite poner la asistencia automática a un solo empleado por su número o a un grupo de empleados seleccionaos por un filtro, para esto debemos especificar la fecha en que se le pondrá su asistencia automática, ya que puede ser por un día o por varios días. Ver Fig. 3- 31.

Fig. 3- 31 Para generar la asistencia automática se emplean los siguientes conceptos: Número.

Número de empleado para el que se va a generar su asistencia automática. Si el dato de número se deja en blanco o bien se llena con asteriscos aplicará para todos los empleados. En caso de indicar un número de empleado se descartan los demás filtros.

Planta.

Define para qué planta se requiere generar la asistencia automática. En caso de que este dato se deje en blanco o bien, se llene con asteriscos, aplicará para todas las plantas.

Departamento.

Departamento para el cual se requiere generar la asistencia automática. Si este dato se deja en blanco o se llena con asteriscos se refiere a todos los departamentos.

Turno.

Se indica el Turno para el cual se requiere generar la asistencia automática. En caso de que este dato se deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los turnos.

Código de Pago.

Define el Código de Pago de los empleados para el cual se requiere generar la asistencia automática. En caso de que este dato se deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los Códigos de Pago

Centro de Costo.

Define el Centro de Costo de los empleados para el cual se requiere generar la asistencia automática. En caso de que este dato se deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los centros de costo.

Línea.

Determina la línea sobre la cual se requiere generar la asistencia automática. En caso de que este dato se deje en blanco o bien se llene con asteriscos se refiere a todas las líneas.

Supervisor.

Define el código del supervisor sobre la cual se requiere generar la asistencia automática. La cual aplicará para todos los empleados que se encuentren bajo órdenes de ese supervisor. Si este dato se deja en blanco o se llena con asteriscos se refiere a todos los supervisores.

Periodo Inicio. Fin.

Indica a partir de que fecha se generará la asistencia automática. Indica hasta que fecha se generará la asistencia automática.

Al generar la asistencia automática el sistema en los días que no exista una asistencia generara el registro para ese día, aplicando los horarios definidos para ese empleado en esa fecha, en caso de que ya exista el registro de asistencia, el sistema aplicara el criterio definido por el usuarios, los cuales pueden ser:

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Sistema de Control de Asistencias

Asistencias existentes ~ Remplaza las Asistencias Existentes.

| Completa las Asistencias Faltantes.

Indica que remplace completamente todas las asistencias, descartando las que ya tenga existentes, es importante tomar en cuenta que las checadas serán remplazadas y en caso de que se reprocese la información se volverá a tener la información original de las terminales, Señala que no deberá de modificar las asistencias actuales, completando solo las que falten al empleado por registrar, esto permite se genere la asistencia completa del empleado de manera correcta.

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Sistema de Control de Asistencias

Transportar La opción de Transportar permite cambiar un día trabajado hacia cualquier día que sea especificado por el usuario, se puede realizar ya sea para uno o varios empleados, dependiendo del filtro seleccionado. Seleccionar de la sección de Asistencias la opción Transportar. Ver Fig. 3- 32

Fig. 3- 32

Para la transportación de las checadas, se deben de indicar los siguientes datos • Número.

Número de empleado para el que se requiere transportar la asistencia, en caso de que se especifique un número de empleado se ignorarán los demás datos.

• Depto.

Departamento deseado para efectuar la transportación de asistencia. Si este dato se deja en blanco o se llena con asteriscos aplicará para todos los departamentos.

• Turno.

Define el turno de los empleados para el cual se requiere transportar. Si se deja en blanco o se llena con asteriscos aplicará para todos los turnos.

• Planta.

Determina el código de la planta para la cual se hará la transportación. Si este dato se deja en blanco aplicará para todas las plantas.

• Fecha.

Especifica la fecha que contiene la información a ser transportada.

• Nuevo Día.

Fecha. Determina la fecha en la que se va a dejar la información.

• Pagar como. Determina si el día se va a pagar como Normal o Extra. Marque Normal o Extra según corresponda.

Es muy importante que al terminar la opción, se ejecute el proceso de Recalcular, esto permitirá que se obtengan los nuevos totales de horas trabajadas para el día al que se transportó.

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Sistema de Control de Asistencias

Checadas Inválidas Permite mostrar en pantalla y reprocesar las checadas inválidas generadas al efectuarse el proceso de “Jalar Relojes”. Estas checadas corresponden a las credenciales que fueron registradas en las terminales de asistencias pero que no son identificados en la información de empleados, o que el empleado no se encuentre como estado activo.

Para mostrar en pantalla las checadas inválidas seleccione de la sección de Asistencias el menú Checadas Inválidas y posteriormente la opción Mostrar. Ver Fig. 3- 33

Fig. 3- 33 La información contenida es: • Fecha • Credencial • • • •

Hora Tipo Supervisor Datos

Fecha en la que se realizo el registro en la terminal. Número de Credencial o Gafete que fue registrado en la terminal , el cual no se encuentra en el catalogo de empleados, o si el empleado no esta Activo. Indica la hora en que se registro la checada. Es el tipo de función que se registro, el cual puede ser ? – Swipe & Go o alguna función de la terminal. Mostrara una T de verdadero en los casos de que la transacción haya sido capturada por un supervisor. Despliega la línea de la transacción del archivo de enlace.

Ya que se consulto la lista de las checadas invalidas se podrá evaluar la razón de por que las despliega en esta parte, para su eliminación de esta lista se deberá de capturar las credenciales en el catalogo de empleados o modificar el estado de los empleados a Activos, al finalizar la captura de credenciales deberá ejecutarse la opción de Procesar para así eliminar todas las checadas inválidas. Cuando se haya seleccionado esta opción se mostrará la pantalla de Fig. 3- 34.

Fig. 3- 34 Al finalizar el procesamiento se tendrán las asistencias completas.

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Sistema de Control de Asistencias

Recalcular Esta opción se debe ejecutar cada vez que se realice una modificación en los Códigos de Pago o se desee Transportar la información hacia otro día. Su función primordial el volver a realizar los cálculos de horas trabajadas, determinando el total de horas normales y horas extras a pagar en función de las condiciones de pago.

Seleccionar del menú de Asistencias la opción Recalcular, ver Fig. 3- 35.

Fig. 3- 35 Para el proceso de recalcular se deben de indicar los siguientes conceptos. Datos del empleado •

Número.

•

Depto.

•

Turno.

•

Línea.

•

Superv.

•

Planta.

Número de empleado para el que se va a recalcular; en caso de que se especifique este dato, serán ignorados los parámetros de departamento y turno, o bien, en caso de que se deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los empleados. Departamento para el cual se quiere recalcular asistencias. En caso de que se deje en blanco o bien se llene con asteriscos aplicará para todos los departamentos. Define el turno de los empleados para el cual se desea recalcular asistencias. En caso de que se deje en blanco o bien se llene con asteriscos se refiere a todos los turnos. Línea para la cual se quiere recalcular asistencias. En caso de que se deje en blanco o bien se llene con asteriscos aplicará para todos las líneas. Supervisor para el cual se quiere recalcular existencias. . En caso de que se deje en blanco o bien se llene con asteriscos aplicará para todos los supervisores. Planta para la cual se quiere recalcular existencias. En caso de que se deje en blanco o bien se llene con asteriscos aplicará para todas las plantas.

Periodo • •

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Fecha Inicial. Fecha de inicio para recalcular asistencias. Fecha Final. Fecha de fin para recalcular asistencias.

Sistema de Control de Asistencias

Acumular Asistencias Este proceso se encarga de acumular el tiempo trabajado de los empleados para un rango de fechas. Permite preparar la información que se habrá de transmitir posteriormente al sistema de nómina. La información se almacenara en un archivo de tipo texto, o se podra enviar a una base de datos de tipo Visual Fox 6.0 Seleccionar de la sección de Asistencias la opción de Acumular Asistencias. Ver Fig. 3- 36

Fig. 3- 36 Empleado

Número de empleado para el que se va a acumular asistencias; en caso de que se especifique este dato, serán ignorados los de departamento, turno y planta; o bien, en caso de que se deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los empleados.

Planta.

Especifica el código de la planta, si este dato se deja en blanco o se llena con asteriscos aplicará para todas las plantas.

Depto.

Departamento para el cual se quiere acumular asistencias. En caso de que este dato se deje en blanco o bien, se llene con asteriscos se refiere a todos los departamentos.

Turno.

Define el turno de los empleados para el cual se quiere acumular asistencias. En caso de que se deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los turnos.

Código de Pago.

Define el Código de Pago de los empleados para el cual se quiere acumular asistencias. En caso de que este dato se deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los Códigos de Pago

Centro de Costo. Define el Centro de Costo de los empleados para el cual se quiere acumular asistencias. En caso de que este dato se deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los centros de costo. Línea.

Determina la línea sobre la cual se quiere acumular asistencias. En caso de que este dato se deje en blanco o bien se llene con asteriscos se refiere a todas las líneas.

Supervisor.

Define el código del supervisor sobre la cual se quiere acumular asistencias. La cual aplicará para todos los empleados que se encuentren bajo órdenes de ese supervisor. Si este dato se deja en blanco o se llena con asteriscos se refiere a todos los supervisores.

Inicio.

Fecha de inicio del periodo a acumular asistencias.

Fin.

Fecha de fin del periodo a acumular asistencias.

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Sistema de Control de Asistencias ; Detallado:

Si marca esta opción se generara un archivo detallado por día que incluirá la información seleccionada para el acumulado y cada una de las 4 checadas de Entrada y 4 checadas de Salida, permitiendo conocer por día toda la información requerida. Esta opción solo genera la opción en base de datos de Visual Fox y se grabara en el archivo HRS_DET.DBF dentro del directorio \CBDS.

Destino.

Todo el concentrado de información se almacenará en un Archivo definido en esta casilla, por omisión se llamará HORAS y éste se pueden presentar de dos formas, ya sea en Base de Datos o Archivo Texto. (.DBF, .TXT) Ud. Puede modificar el nombre del archivo. Este archivo será almacenado en el directorio \CBDS.

Por medio de esta opción podrá configurar los conceptos que desea importar en el acumulado de horas, al seleccionar se desplegara la siguiente ventana (Fig. 3- 37):

Fig. 3- 37 Dentro de esta ventana aparecerá la lista de los conceptos disponibles para la generación del acumulado de horas, solo debera de presionar la casilla de aplica de los conceptos que desee, en la columna de orden aparecerá la posición en que sera colocado ese campo, la lista de campos disponibles son:

Campo

Tipo de Dato

Empleado número Turno Horas Normales Horas Extras totales Horas extras dobles Horas extras dobles integrables Horas extras triples Horas Laboradas en Días Festivos Horas Laboradas en Días de Descanso Horas Laboradas en Días Sábado Horas Laboradas en Días Domingo Horas de ausencia totales Días Laborados en Días Festivos Días Laborados en Días de Descanso Días Laborados en Días Sábado Días Laborados en Días Domingo Horas de Festivos no Laborados Días de Festivos no Laborados Días Festivos totales Días de goce de Vacaciones Numero de asistencias Horas de Retardos en Entradas Numero de Retardos en Entradas Horas de Retardos menores Numero de Retardos menores Numero de Salidas Antes Horas de Salidas Antes Dias con Tiempo de Ausencia Horas de Tiempo de Ausencia Horas Trabajadas efectivas

Texto de 10 Texto de 2 Numérico 8,2 Numérico 8,2 Numérico 8,2 Numérico 8,2 Numérico 8,2 Numérico 8,2 Numérico 8,2 Numérico 8,2 Numérico 8,2 Numérico 8,2 Numérico 5,0 Numérico 5,0 Numérico 5,0 Numérico 5,0 Numérico 8,2 Numérico 5,0 Numérico 5,0 Numérico 5,0 Numérico 5,0 Numérico 8,2 Numérico 5,0 Numérico 8,2 Numérico 5,0 Numérico 5,0 Numérico 8,2 Numérico 5,0 Numérico 8,2 Numérico 8,2 Fig. 3- 37

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Sistema de Control de Asistencias

Al generar el sistema el acumulado lo almacenara en un archivo ASCII con el carácter coma (,) como elemento de separación entre campos, y este archivo podrá ser enviado a cualquier sistema de nómina : Adicionalmente si indica el uso de detallado se genera \CBDShrs_det.dbf, que es una tabla con la información detallada, día por día, y su estructura es la misma información de acumulado general mas los campos siguientes.

Campo Checada de entrada 1 Checada de salida 1 Checada de entrada 2 Checada de salida 2 Checada de entrada 3 Checada de salida 3 Checada de entrada 4 Checada de salida 4

Tipo de Dato Texto de 8 Texto de 8 Texto de 8 Texto de 8 Texto de 8 Texto de 8 Texto de 8 Texto de 8 Fig. 3- 38

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Sistema de Control de Asistencias

Registrar Ausentismo Esta opción determina y acumula los ausentismos y las incidencias que generan ausentismo que han tenido los empleados en un rango de fechas dado. Esta opción permite preparar la información que se transmitirá al sistema de nómina. Este proceso considera únicamente aquellos códigos que generan ausentismo (parámetros que se definen en Configuración General del Sistema). Seleccionar de la sección de Asistencias la opción Registrar Ausentismo. Ver Fig. 3- 39.

Fig. 3- 39 Empleado

Número de empleado para el que se desea registrar ausentismo; en caso de que se especifique este dato, serán ignorados los demas conceptos; o bien, en caso de que se deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los empleados.

Planta.

Especifica el código de la planta, si este dato se deja en blanco o se llena con asteriscos aplicará para todas las plantas.

Depto.

Departamento para el cual se desea registrar ausentismo. En caso de que este dato se deje en blanco o bien, se llene con asteriscos se refiere a todos los departamentos.

Turno.

Define el turno de los empleados para el cual se desea registrar ausentismo. En caso de que se deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los turnos.

Código de Pago.

Define el Código de Pago de los empleados para el cual se desea registrar ausentismo. En caso de que este dato se deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los Códigos de Pago

Centro de Costo. Define el Centro de Costo de los empleados para el cual se desea registrar ausentismo. En caso de que este dato se deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los centros de costo. Línea.

Determina la línea sobre la cual se desea registrar ausentismo. En caso de que este dato se deje en blanco o bien se llene con asteriscos se refiere a todas las líneas.

Supervisor.

Define el código del supervisor sobre la cual se desea registrar ausentismo. La cual aplicará para todos los empleados que se encuentren bajo órdenes de ese supervisor. Si este dato se deja en blanco o se llena con asteriscos se refiere a todos los supervisores.

Inicio.

Fecha de inicio que se considerará para revisar los ausentismos.

Fin.

Fecha de terminación que se considerará para revisar los ausentismos.

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Sistema de Control de Asistencias Destino.

Determina el destino o archivo al que se mandará la información. Por omisión el sistema grabará la información en un archivo de tipo texto o base de datos con el nombre RAUSENT

El Sistema genera un archivo ASCII el cual contendrá los ausentismos en el período, el formato del archivo es el siguiente: Camp o Empleado número Fecha del ausentismo Código del ausentismo

Tipo de Dato Texto de 10 Fecha 8 Texto de 3

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Sistema de Control de Asistencias

Procesos Esta opción permite accesar a los procesos especiales que se van agregando conforme los va requiriendo la empresa. Seleccionar de la sección de Asistencias la opción Procesos. Ver Fig. 3- 40. Conforme se vayan adicionando procesos al sistema se irán agregando en esta pantalla los nombres de cada uno de ellos. Si desea correr algún proceso selecciónelo y dé un clic en la instrucción [ Ejecutar ].

Fig. 3- 40 Para agregar o modificar un proceso entrar a la opción , aparecerá la ventana de Edición (Ver Fig. 3- 41) Descripción. Nombre del proceso que se ejecuta. Proceso. Código del proceso que se va a ejecutar, este código debe de cumplir con las especificaciones del lenguaje de programación visual fox pro, y no se podrá ejecutar sentencias de bloques como IF ELSE ENDIF, ni bloques de ciclos como SCAN.. ENDSCAN O DO LOOP.

Fig. 3- 41

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Sistema de Control de Asistencias

Cafetería El módulo de cafetería solo estará disponible si usted adquiere la licencia de uso del producto. Para mayor información consulte el Manual de Usuario del Módulo de Cafetería y/o contacte a su distribuidor.

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Sistema de Control de Asistencias

Capítulo

4 Relojes Objetivos En este capítulo el Usuario aprenderá a definir y a configurar las Terminales de Datos ( Relojes Checadores) para su adecuado funcionamiento. Encontrará información sobre cómo crear perfiles de acceso, y cómo desplegar en la pantalla del reloj checador mensajes personalizados para los Empleados.

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Sistema de Control de Asistencias

El sistema Nomiplus Control de Asistencias opera en conjunción de Terminales de Registro de las asistencias realizadas por los empleados, las cuales operan con diversas opciones según la programación asignada a las mismas. Dentro del sistema se pueden programar y administrar 3 tipos de terminales las cuales son: CA500 Time América HandPunch Dentro del Nomiplus Control de Asistencias, para acceder al menú de Relojes, seleccione primero Asistencias del menú principal y seguidamente seleccione la opción de Relojes. (Ver Figura 4-1).

Fig. 4- 1 A continuación se describen las funciones de cada uno de estos módulos que componen al menú Relojes.

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Sistema de Control de Asistencias

Definición de relojes Esta opción permitirá al usuario definir los relojes con los que cuenta la empresa, así como especificar las características generales de estos. Al seleccionar esta opción, se le presentará la pantalla de configuración.. Ver Fig. 4- 2

Fig. 4- 2 En la pantalla de Configuración se deberán de definir el numero de identificación de la terminal así como su tipo para su correcta configuración.

Terminal.

Es el número o letra con el cual será identificada la terminal, este identificador es utilizado para acceder a la información del reloj. En el reloj CA500 y TimeAmerica, este número se captura manualmente usando el gafete de configuración, el número de identificación puede ser un número del 1 al 9, o una letra de la “A” hasta la “Z”. En el caso de las terminales HandPunch se deberá de definir por medio de un supervisor dado de alta, y esta será de tipo numérico.

Clase.

Este dato indica la clase del reloj. Puede ser alguno de los siguientes: 0001 –Reloj CA500 0002 –Reloj Time América 0003 –Terminal HandPunch Es sumamente importante especificar correctamente este dato, puesto que se usa para hacer posible la comunicación con los diferentes tipos de reloj que soporta el sistema.

Tipo.

Permite especificar de qué tipo será el reloj definido, las opciones válidas son: ACC: Accesos, AST: Control de Asistencias, CAM: Campanas, COM: Comedor, INA: Inactivo y PER: Perfiles. Es importante considerar que desde la opción jalar relojes solo se extraerá la información de las terminales tipo AST, y desde el módulo Nomiplus Control de Cafetería solo los tipo COM.

Grupo.

Este dato permite agrupar varios relojes con el objetivo de ser manipulados conjuntamente tanto en la programación como en el proceso de “Jalar Relojes”. Se podrá indicar por medio de un digito.

Las demás propiedades se agrupan en tres tipos las cuales indicaran las propiedades dependiendo de la clase de Terminal que se seleccione:

Configuración: Son los parámetros que determinaran el funcionamiento de las terminales con las que se están trabajando, dependiendo de la Clase se desplegará en la pantalla los correspondientes:

TERMINAL CA500 Y TIME AMÉRICA

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Sistema de Control de Asistencias

Fig. 4- 3 Configuración.

Especifique en el nombre de la configuración que determinará la configuración que va a tener el reloj (esta configuración deberá ser previamente definida en la opción de Configuración).

; Activar Semáforos.

Indica si se activa el uso de la caja de semáforos, el cual es una indicación visible de la aceptación o rechazo de una checada, verde indicara aceptado y rojo rechazado.

Duración de Semáforo.

Es la duración en segundos que estará prendido el foco del semáforo.

Validación de Huellas Digitales. Permite activar el uso del lector de huellas (FIU) para la validación de la persona que realiza la checada. El empleado deslizará su credencial o digitara su numero de empleado y le solicitara coloque su dedo en el lector, al ser valido se aceptara la checada, caso contrario se rechazara. Nivel de Validación.

Indica el nivel de confirmación para la lectura de la huella, el cual determina la precisión para identificar la huella, solo se pueden manejar valores de 1 a 5, donde 1 es el mas bajo y 5 el mas alto, se recomiendo el uso intermedio de 3 para una mejor operatividad.

Máximo de Huellas.

Es el numero máximo de huellas que se van a almacenar en el lector de huellas, este parámetro tiene un máximo de 1000, por lo que no se podrá exceder de esta cantidad de huellas en el lector.

Huellas por Empleado.

Por omisión se tiene el uso de una huella por empleado, pero se puede tener mas de una para posibles problemas con el dedo que se tenia grabado, pudiéndose tener hasta 3 huellas por persona en el lector. Es importante considerar que el numero máximo de huellas totales son 1000, por lo que si se contemplan 3 huellas por empleado, solo se podrá tener un promedio de 333 empleados asignados a lector y a la terminal.

Prefijo de supervisor para Por medio de este código se podrán definir credenciales con este prefijo Alta de Huellas. las cuales servirán para dar de alta las huellas de los empleados que podrán registrar en el terminal. Estas credenciales serán diferentes de las que se tienen definidas para supervisor en la terminal. Código de Seguridad.

Es el código que identificará a un lector de huella con una terminal para evitar sea conectado el lector a otra terminal, en caso de que se pierda la seguridad en la terminal se deberá de deslizar la credencial de configuración al iniciar la terminal en la lectora magnética.

Usa Biosensor.

Indica si se emplea

TERMINAL HANDPUNCH

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Sistema de Control de Asistencias

Fig. 4- 4

Longitud Cred.

Se indica la longitud de las identificación en la terminal HandPunch, el cual al bajar la información de la terminal siempre el número de identificación será de esta longitud con relleno de ceros a la izquierda.

Reintentos

Es la cantidad de veces que podrá un usuario intentar leer su mano si es rechazado, después de estos reintentos si no se valida la mano se bloqueará la clave por 10 minutos.

Nivel de Validación.

Es el nivel de confirmación para la validación de una mano, los valores posibles son de 40 a 200, siendo 125 el por omisión para una mejor operatividad.

Horario de Verano

Indica las fechas de inicio y termino del ajuste de horario de verano. En dichas fechas se moverá automáticamente la hora de la terminal a las 02:00am.

Tiempo en Formato Militar

Define si la hora que despliega la terminal es en formato de 24 horas o en AM/PM.

Claves de Acceso.

Para permitir el acceso a los menús de configuración de la terminal se definen 5 claves de acceso dependiendo de la opción que se desee configurar. Claves de Acceso Clave 1 Servicio Clave 2 Configuración Clave 3 Mantenimiento Clave 4 Enrolar Clave 5 Especial

Conexión: Permite definir las condiciones para realizar la comunicación con la terminal.

TERMINAL CA500 Y TIME AMÉRICA

Fig. 4- 5 Modo.

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Es el tipo de conexión física que se tiene con la terminal, es importante identificar el tipo de terminal que se tiene para su correcta configuración. Los Modos disponible son: LAN Network: El reloj forma parte de una red de relojes a través de comunicación serial 485. Este tipo de red se realizan cuando se tienen mas de un reloj o una distancia mayor a 50 metros de la computadora a la terminal.

Sistema de Control de Asistencias Serial: Serial-LAN: TCP/IP:

Es accesado directamente por un puerto serial de la computadora a través de comunicación 232, en el caso de las comunicaciones con módem se deberá de indicar este modo. Es una combinación de un módem conectado a una Red de relojes, lo cual permite tener una Red Lan en una localidad remota y por medio del módem extraer la información. Permite hacer la comunicación con una terminal por medio de la Red de datos a través del protocolo TCP/IP. Para este tipo de comunicación se debe de indicar la dirección IP valida que tiene configurada la terminal para poder accesar a ella, adicionalmente se debe de indicar la diirecion del puerto definido en la terminal para su correcta comunicación.

Puerto.

En el caso de las comunicaciones seriales, se especifica por cual puerto será accesado el reloj (COM1...COM4). Otro modo de indicar el puerto por el cual será accesado el reloj, es especificando el número de puerto.

Teléfono.

En caso de que el reloj sea externo, es decir, que deba ser accesado vía módem, deberá especificarse el número telefónico al cual está conectada la línea del reloj. Este numero deberá de contener todos los dígitos para marcar, incluyendo los necesarios para tomar línea de la calle, en caso de requerir que la conexión sea asistida por operador, se deberá de indicar solo la letra “M” en vez del número a marcar.

TERMINAL HANDPUNCH

Fig. 4- 6

Modo.

Es el tipo de conexión física que se tiene con la terminal, es importante identificar el tipo de terminal que se tiene para su correcta configuración. Los Modos disponible son: Serial: TCP/IP:

Es accesado directamente por un puerto serial de la computadora a través de comunicación 232, en el caso de las comunicaciones con módem se deberá de indicar este modo. Permite hacer la comunicación con una terminal por medio de la Red de datos a través del protocolo TCP/IP. Para este tipo de comunicación se debe de indicar la dirección IP valida que tiene configurada la terminal para poder accesar a ella, adicionalmente se debe de indicar la diirecion del puerto definido en la terminal para su correcta comunicación.

Puerto.

En el caso de las comunicaciones seriales, se especifica por cual puerto será accesado el reloj (COM1...COM4). Otro modo de indicar el puerto por el cual será accesado el reloj, es especificando el número de puerto.

Baudios.

Indica la velocidad a la que se debe de conectar la computadora con la terminal, puede ser desde 1200 hasta 19200.

Teléfono.

En caso de que el reloj sea externo, es decir, que deba ser accesado vía módem, deberá especificarse el número telefónico al cual está conectada la línea del reloj.

Modem Init. Es la cadena de inicialización del módem que se tiene en la computadora para las comunicaciones con la terminal, en este caso dependiendo del tipo de módem se debe de escribir la cadena que le corresponda.

Tablas: Las terminales permiten el manejo de características adicionales según la implementación que se este realizando, a partir de las diversas tablas se enviara la programación necesaria para el funcionamiento de las terminales.

TERMINAL CA500 Y TIME AMÉRICA

119

Sistema de Control de Asistencias

Fig. 4- 7 Perfiles.

La opción de perfiles es utilizada para restringir los horarios de registro al reloj, es decir, determinan cuando y qué empleados pueden checar en la terminal y en que horarios. En caso de que el reloj cuente con la opción de verificar tablas de perfiles, deberá especificarse el tipo de perfil que deberá ser utilizado por este reloj.

Mensajes.

Introduzca el nombre de la tabla donde están los mensajes que se cargarán al reloj, los cuales seran desplegados a los empleados al registrar en la terminal.

Accesos.

Introduzca el nombre de la tabla que contiene los gafetes a los que se les dará acceso por parte de la terminal.

Campana.

Introduzca el nombre de la tabla donde estarán los horarios para campanas que se cargarán al reloj.

En las secciones posteriores se detallará la definición de cada tipo de tabla.

TERMINAL HANDPUNCH

Empleados asignados. Permite seleccionar algunos de los listados definidos de los empleados, los cuales estarán asignados a la terminal, es importante primero definir los listados. Zonas de tiempo.

Campanas.

Indica configuración de zona de tiempo que se enviara a la terminal, indicándose los horarios disponibles para registrar por parte de los empleados.

Introduzca el nombre de la tabla donde estarán los horarios para campanas que se cargaran al reloj.

En las secciones posteriores se detallara la definición de cada tipo de tabla.

120

Sistema de Control de Asistencias

Perfiles Esta opción permite asignar bloques de empleados a cada reloj, con esta característica es posible restringir el uso de los relojes a ciertos empleados, desplegar mensajes dependiendo del horario y bloquear las terminales por períodos de tiempo. Al seleccionar esta opción se presentará la siguiente pantalla. Ver Fig. 4- 8

Fig. 4- 8

Perfil. Para la correcta definición del Perfil se deben de indicar los siguientes puntos: Perfil.

Define el nombre con el cual se va a identificar el perfil.

Horario Indefinido. Indica el mensaje y el funcionamiento de la terminal en caso de que el empleado existe en la lista de los empleados asignados al perfil, pero que quiera registrar en la terminal fuera del horario que tiene definido. Marque las casillas que desee que se apliquen cuando el empleado cheque en un horario no definido en el perfil. Horario indefinido: Aceptar. Supervisor.

Tono. Tiempo.

Escriba el mensaje que será desplegado cuando un empleado cheque fuera del horario, según el perfil definido. Determina si el reloj grabará la checada en su registro de transacciones. En caso de marcar esta casilla, ya no será necesario que marque la casilla de supervisor. Esta casilla determinará si el sistema aceptará la credencial del supervisor, en el momento en que se despliegue el mensaje que se definió para horarios indefinido de tipo Rechazado –cuando no se acepta la checada, almacenándose en el registro de transacciones la checada realizada en un horario indefinido. Si el mensaje es desplegado este dato determina el tipo de tono a emitir, los tonos válidos son de A)ceptar, R)echazar, N)inguno. Duración del mensaje en segundos.

Credencial inválida. Señala el mensaje y las condiciones que se realizaran cuando trate de registrar un empleado que no pertenece a el perfil. Marque las casillas que desee que se apliquen cuando el empleado cheque con una credencial no definida en el perfil. Credencial inválida. Aceptar.

Supervisor.

Tono. Tiempo. Aplicar a.

Escriba el mensaje que será desplegado para una credencial no definida en el perfil. Determina si el reloj grabará o anexará la checada en su registro de transacciones. En caso de marcar esta casilla, ya no será necesario que marque la casilla de supervisor. Esta casilla determinará si el sistema aceptará la credencial del supervisor , en el momento en que se despliegue el mensaje que se definió para credencial inválida, para poder grabar en el registro de transacciones la checada realizada con una credencial no registrada en el perfil. Si el mensaje es desplegado este dato determina el tipo de tono a emitir, los tonos válidos son de A)ceptar, R)echazar, N)inguno. Duración del mensaje en segundos.

Indica como se aplicará el perfil, si de manera global a todos los empleados que registren en la terminal o a la lista de empleados que se despliega –dicha lista se define en la Definición de Empleados. Todos los empleados:

Indica si el perfil aplica a todos los empleados que registren en la terminal, indicándose

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Sistema de Control de Asistencias Periodo Global

la condición de periodo global que aplicara a todas las credenciales, el periodo global será de Domingo a Sábado, indicando el numero de periodo definido.

Lista de Empleados.

Indica que se enviará a la terminal todos los empleados mostrados en la lista de empleados.

Creación/ Modificación de Mensajes Dentro de la definición del perfil se deben de definir los mensajes que se van a desplegar en la terminal, en determinados horarios, dichos mensajes además de la información que proporcionan se emplearán para indicar las acciones que se van a realizar al desplegarse ese mensaje, como a continuación se detalla.

Definición de mensajes de los perfiles. Por medio de esta opción en la ventana de perfiles se podrá definir los mensajes del perfil. La cantidad máxima de mensajes que se pueden definir es de 15. Al presionar el botón se desplegará la siguiente ventana. Ver Fig. 4- 9.

Fig. 4- 9 ƒ Número. ƒ Mensaje. ƒ ; Aceptar. ƒ ; Supervisor. ƒ Tono. ƒ Tiempo.

Define el número de mensaje a ser definido. Los caracteres válidos son números del 0 al 9, y los siguientes caracteres: : ; < > = ? Lo que se capture aquí aparecerá en la pantalla del reloj. Se pueden introducir tanto números como letras con un máximo de 16 caracteres de longitud. Determina si el reloj grabará la checada en su registro de transacciones. En caso de marcar esta casilla, ya no será necesario que marque la casilla de supervisor. Esta casilla determinará si el sistema aceptará la credencial del supervisor, en el momento en que se despliegue el mensaje que se definió de tipo Rechazado –cuando no se acepta la checada, almacenándose en el registro de transacciones la checada realizada en un horario indefinido. Determina el sonido que emitirá el reloj cuando sea desplegado el mensaje, los tonos válidos son: A)ceptado, R)echazado ó N)inguno. Determina el tiempo que durará el mensaje, este debe definirse en décimas de segundo. Ejemplo 30.00 equivale a 3 segundos.

Si tiene definidas funciones, estos mensajes aparecen primero que los mensajes de funciones.

Creación / Modificación de Periodos Ya que se tienen definidos todos los mensajes que se van a desplegar en la terminal se deberá de definir los horarios en los que podrá registrar el empleados, estos horarios estarán agrupados en periodos los cuales se asignaran a cada empleado para los días de la semana.

Definición de períodos. Los períodos son utilizados para bloquear el reloj, desplegar advertencias, o solamente para desplegar mensajes de acuerdo al tiempo que el empleado checo. Al seleccionar esta opción aparecerá la siguiente pantalla. Ver Fig. 410.

122

Sistema de Control de Asistencias

Fig. 4- 10 Dentro de la definición se contemplan los siguientes datos: ƒ Número.

Dato que identificará el período a definir. Es de un sólo carácter y son válidos las letras mayúsculas y minúsculas, y los números. Cada periodo podrá manejar hasta 8 horarios, cada uno con su mensaje, zonas, y horarios diferentes.

ƒ Mensaje.

Número del mensaje que será desplegado en ese período, el mensaje deberá estar definido en la tabla de mensajes

ƒ Descripción.

Descripción del mensaje, este dato es colocado automáticamente cuando se captura el número del mensaje.

ƒ Zona de Tiempo.

Es el número de horario definido para el periodo. Determina el número de zona. Para cada período se pueden definir un máximo de ocho zonas.

ƒ Inicio.

Define la hora de inicio para la zona de tiempo, en formato militar.

ƒ Fin.

Define la hora de fin para la zona de tiempo, en formato militar.

Definición de Empleados Ya que se definieron los periodos disponibles en la terminal, se procede a generar la lista de empleados que podrán registrar en la terminal, indicando para cada día de la semana el periodo que le corresponda.

Definición de Empleados. En esta tabla se definen los empleados que estarán asignados al perfil, así como los códigos del período para cada día de la semana. Normalmente utilizamos un mínimo de 2 diferentes periodos, uno que utilizamos en los días laborables y otro para los días de descanso, quedando como su periodos :”1222221” . Al seleccionar esta opción aparecerá la siguiente pantalla. Ver Fig. 4- 11.

Fig. 4- 11

123

Sistema de Control de Asistencias ƒ Credencial.

Define el número de credencial del empleado que va a asignarse al perfil.

ƒ Nombre.

Este dato es obtenido de la tabla de empleados y es desplegado automáticamente cuando se captura el número de credencial.

ƒ Períodos.

Define el código de período que se asignará al empleado para cada día de la semana (Domingo... Sábado). Un empleado puede tener durante la semana diferentes horas de acceso así como diferentes mensajes dependiendo del día y la hora a la que se presente a trabajar.

Generación Automática del Filtro Una manera mas rápida de definir el perfil es generándolo a partir de un filtro, el cual seleccionara a los empleados que se indiquen y tomar las definiciones de turnos para generar las condiciones de los periodos.

Predeterminar periodos desde Filtros: A partir de esta opción podra de una manera rápida y sencilla generar la información de los mensajes, periodos y empleados asignados a el perfil. Cuando se selecciona esta opcion se despliega una ventana de seleccion de rango para que el usuario seleccione a quien desea asignar al perfil. (Fig. 4- 12)

Fig. 4- 12 Se podrá indicar los siguientes datos. Empleado

Número de empleado para el que se desea generar el perfil; en caso de que se especifique este dato, serán ignorados los demás conceptos; o bien, en caso de que se deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los empleados.

Planta.

Especifica el código de la planta, si este dato se deja en blanco o se llena con asteriscos aplicará para todas las plantas.

Depto.

Departamento para el para el que se desea generar el perfil. En caso de que este dato se deje en blanco o bien, se llene con asteriscos se refiere a todos los departamentos.

Turno.

Define el turno para el que se desea generar el perfil. En caso de que se deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los turnos.

Código de Pago.

Define el Código de Pago para el que se desea generar el perfil. En caso de que este dato se deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los Códigos de Pago

Centro de Costo. Define el Centro de Costo de los empleados para el que se desea generar el perfil. En caso de que este dato se deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los centros de costo. Línea.

Determina la línea para la que se desea generar el perfil. En caso de que este dato se deje en blanco o bien se llene con asteriscos se refiere a todas las líneas.

Supervisor.

Define el código del supervisor para el que se desea generar el perfil. La cual aplicará para todos los empleados que se encuentren bajo órdenes de ese supervisor. Si este dato se deja en blanco o se llena con asteriscos se refiere a todos los supervisores.

Ya que se selecciono a los empleados que se van a asignar al perfil se solicitara la condiciones para generar los periodos a partir de los turnos de los empleados, desplegándose la siguiente ventana (Fig. 4- 13):

124

Sistema de Control de Asistencias

Fig. 4- 13 Donde se deberán de indicar los siguientes parámetros. Antes de ...

Indica los minutos antes de la hora de entrada o salida que el empleado podrá registrar entrada o su salida, es importante considerar que la hora será definida a partir de los turnos asignados a los empleados.

Después de ...

Indica los minutos después de la hora de entrada o salida que el empleado podrá registrar entrada o su salida, es importante considerar que la hora será definida a partir de los turnos asignados a los empleados.

Tolerancia:

Es el tiempo que tendra de tolerancia el empleado antes de que el sistema le despliegue el mensaje como retardo después de las entradas.

; Permitir registro después de tolerancia

Condiciona si al registrar el empleado pasada su tolerancia después de la entrada se registrara o no la checada.

Al finalizar el proceso, se tendrá la lista de los empleados definidos, con los periodos que se hayan determinado a partir de los turnos de los empleados.

Resumen para definir Perfiles Es importante contemplar este orden para definir correctamente sus perfiles.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Definir el perfil, indicando las condiciones cuando se registra Fuera de Horario, o cuando registra una credencial que no existe en el perfil. Definir los mensajes que se podrán desplegar en la terminal. Definir los periodos de tiempo de los horarios que se requieran para que los empleados registren su asistencia. Definir la lista de los empleados asignados al perfil. En Definición de Relojes en la sección de tablas para terminal CA500, en la opción de perfiles, escribir el perfil que le corresponde. Activar la opción de Verificar Tabla de Perfiles que se encuentra en la parte de Definición de Funciones de la configuración. Programar el reloj, es muy importante mandar a programar la terminal para que se vean reflejados los cambios.

125

Sistema de Control de Asistencias

Mensajes En esta opción se pondrá asignar mensajes individuales por empleado para que estos aparezcan en la pantalla del reloj cuando el gafete sea deslizado. Cuando se accese a esta opción, aparecerá la siguiente pantalla. Ver Fig. 4- 14

Fig. 4- 14 •

Código.

Se refiere al nombre de identificación de la definición de los mensajes.

•

Desplegar al checar.

En esta opción si permanece activada, el mensaje aparecerá al registrar en la terminal, r, no importando la función que se está empleando.

•

Desplegar en Función. Cuando la opción de Desplegar al checar, se encuentra desactivada, podemos elegir que el mensaje sea desplegado al presionar alguna de las teclas de función del reloj o cuando sea swipe and go..

•

Desplegar nombre.

Cuando se activa ésta opción nos permite elegir, si a Todos o a cierto Rango de los empleados listados se les desplegará su nombre cuando deslicen su credencial.

Definición de Mensajes Definición de Mensajes. Permite definir la lista de mensajes que se desplegarán a los empleados. Cuando seleccionamos esta opción, aparecerá la siguiente pantalla. Ver Fig. 4- 15

Fig. 4- 15

Código.

126

Define el número de mensaje a ser definido. Este puede ser de 2 letras.

Sistema de Control de Asistencias Mensaje. Mensaje que aparecerá en la pantalla del reloj. Se pueden introducir tanto números como letras con un máximo de 16 caracteres de longitud.

Definición de Empleados Ya que se definió los mensajes disponibles se creará la lista de los empleados.

Definición de Empleados para mensajes. Cuando escogemos esta opción nos permite definir la lista de los empleados que se les desplegara un mensaje, aparecerá la siguiente pantalla. Ver Fig. 4- 16.

Fig. 4- 16 Credencial. Mensaje.

Define el número de credencial del empleado al que se le va a asignar el mensaje, apareciendo automáticamente el nombre. Se debe indicar la clave del mensaje, previamente definido en Definición de Mensajes, que queremos que se despliegue cuando el empleado cheque.

Generación Automática de los mensajes Predeterminar Mensajes desde Filtro: A partir de esta opcion podrá de una manera rápida y sencilla generar la información de los mensajes a desplegar. Cuando se selecciona esta opción se despliega una ventana de seleccion de rango para que el usuario seleccione a quien desea asignar el mensaje: (Fig. 4- 17)

Fig. 4- 17 Ya que se selecciono a los empleados que se van a asignar, solicitará el mensaje a desplegar: este puede ser de hasta 16 caracteres y será el que se muestre a todos los empleados. (Fig. 4- 18)

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Sistema de Control de Asistencias

Fig. 4- 18 En caso de que ya exista un mensaje asignado preguntará para confirmar la asignación. (Fig. 4- 19)

Fig. 4- 19 Finalmente el mensaje ya estará definido y deberá enviar la información a la terminal.

Resumen para definir Mensajes 1. 2. 3. 4. 5. 6.

128

Definir el nombre del catalogo de mensajes y las condiciones en las que va a trabajar. Definir la lista de los posibles mensajes a desplegar. Definir los empleados En definición de relojes en la sección de tablas de CA500, en la opción de mensajes, escribir el código del mensaje que le corresponde. Activar la opción de Verifica tabla de mensajes que se encuentra en la parte de definición de configuración. Programar el reloj.

Sistema de Control de Asistencias

Accesos Esta opción permite especificar a que empleados se les va a dar acceso al reloj, cuanto tiempo durará el acceso y si se habrán de desplegar mensajes. Esto se emplea principalmente cuando se controla alguna puerta o torniquete por medio de relevadores. Al seleccionar esta opción mostrará la siguiente pantalla. Ver Fig. 4- 20.

Fig. 4- 20 •

Código.

Especifica el nombre con el cual se va a manejar la tabla de acceso.

•

Modo de Acceso.

Permite definir si la señal de acceso estará: Desactivado. Indica que la señal estará desactivada siempre, es decir siempre estará abierta. Automático. Indica que la señal de acceso se activará automáticamente cuando el empleado pase su credencial, siempre y cuando se encuentre en la tabla de accesos. Activado. Indica que la señal está activada siempre, es decir siempre estará cerrado.

•

Mensajes en.

En caso de que se desee mantener la señal de acceso activada o desactivada siempre, se pueden definir mensajes para ambos. Activado. Mensaje que se desplegará cuando la señal esté siempre activada. Longitud máxima de 16 caracteres. Desactivado. Mensaje que se desplegará cuando la señal esté siempre desactivada. Longitud máxima de 16 caracteres.

•

Duración del Acceso.

Tiempo que durará la señal de acceso, este tiempo se determina en décimas de segundo. Si esta utilizando semáforos, este es el tiempo que durarán encendidas las luces.

•

Ventana de Accesos

Permite definir un horario en el que siempre se activará la señal de acceso y se mantendrá abierta el periodo de horas indicado. Zona de Tiempo de. Horario a partir del cual se mantendrá siempre activa la señal de acceso, este tiempo debe especificarse en formato militar: la 1:00 P.M. pasa a ser las 13:00 hrs. Zona de Tiempo a. Hora en la que se desactivará la señal de acceso, este tiempo también deberá especificarse en formato militar. Días de la semana. Permite definir en qué días de la semana (Domingo, Lunes,...,Sábado) se mantendrá siempre activa la señal de acceso en el horario determinado en los parámetros anteriores.

Definición de Empleados Ya que se definió las condiciones del Acceso se creará la lista de los empleados.

129

Sistema de Control de Asistencias

Definición de Empleados. Una vez que se han definido las características de los Accesos, se deberá especificar la lista de empleados a los cuales se les va a dar acceso. Al accesar esta opción aparecerá la siguiente pantalla. Ver Fig. 4- 21

Fig. 4- 21 En esta pantalla sólo especifique el número de credencial del empleado y automáticamente aparecerá el nombre del mismo.

Generación Automática de la lista de Acceso Predeterminar Accesos desde Filtro: A partir de esta opcion podrá de una manera rápida y sencilla generar la información de los empleados validos para el acceso. Cuando se selecciona esta opcion se despliega una ventana de seleccion de rango para que el usuario seleccione a quien desea asignar dentro del acceso:

Fig. 4- 22 Ya que se selecciono a los empleados que se van a asignar adicionará la lista dentro de la tabla de accesos, se presionará aceptar para continuar, en caso de que ya existan loas accesos asignados se preguntara para confirmar la asignación.

Fig. 4- 23 Finalmente la tabla de acceso ya estará definida y deberá enviarla a la terminal.

Resumen para definir Accesos 1.

130

Definir el nombre del Acceso y las características del mismo.

Sistema de Control de Asistencias 2. 3. 4. 5.

Definir los empleados que tendrán la autorización del acceso, En definición de relojes en la sección de tablas de CA500, en la opción de accesos, escribir el código de la tabla que le corresponde. Activar la opción de Verifica tabla de accesos que se encuentra en la parte de definición de configuración. Programar el reloj.

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Sistema de Control de Asistencias

Campanas Está opción permite por medio del reloj checador y un relevador de señales activar timbres en los horarios y días que se especifiquen. Al seleccionar esta opción se despliega la siguiente pantalla. Ver Fig. 4- 24.

Fig. 4- 24 Cuando se deseen definir campanas seleccione la opción Agregar, a continuación teclee el nombre o código con el cual identificará la campana, este dato puede estar compuesto tanto de números como de letras. Para eliminar una campana elija aquella que desee eliminar, posteriormente seleccione la opción Borrar. Para modificar el nombre siga el procedimiento anterior seleccionando la opción Modificar y posteriormente teclee la nueva descripción. Para determinar los días y horarios en los que sonarán las campanas seleccionar la opción Campana. Se presentará la siguiente pantalla: (Ver Fig. 4- 25)

Fig. 4- 25 •

Días.

Determina los días en que emitirá el timbre (Domingo...Sábado). La cadena NYYYYYY determina que la campana va a sonar todos los días excepto el domingo.

•

Tiempo.

Define la hora en la que sonará el timbre, en formato militar.

•

Duración. Tiempo de duración del timbre, en segundos.

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Sistema de Control de Asistencias

Configuración En esta opción se definen los parámetros generales del reloj –mensajes de pantalla, configuración de puertos, configuración para gafetes, definición de funciones. Al seleccionar esta opción aparecerá la siguiente pantalla. VerFig. 4- 26.

Fig. 4- 26 Para dar de alta una configuración presione el botón de Agregar, a continuación teclee el nombre o código con el cual identificará el tipo de configuración, este dato puede estar compuesto tanto de números como de letras y con una longitud de 20 caracteres. Para eliminar una configuración elija aquella que desee eliminar, posteriormente seleccione la opción Borrar. Para modificar siga el procedimiento anterior seleccionando la opción Modificar y posteriormente teclee la nueva descripción. Cuando es agregada una configuración es necesario definir sus características. Existen varias secciones para determinar la funcionalidad con la que contará el reloj checador, estas son: 9 Definición de Funciones. 9 Parámetros. 9 Tiempos de Operación. 9 Configuración de Puertos. 9 Características de los Gafetes. 9 Mensajes en Pantalla. A continuación se explican cada una de las secciones que conforman la configuración del reloj.

Definición de Funciones Las funciones son utilizadas para crear una aplicación que permita al empleado poder capturar información en el reloj checador de acuerdo a las necesidades de la empresa. Pueden definirse hasta 13 funciones (las teclas del 0 al 9, las teclas IN y OUT, y la función de Swipe & Go) con seis niveles cada una (cada nivel es el número de datos a capturar). Al seleccionar esta sección se le presentará la siguiente pantalla. Ver Fig. 4- 27.

133

Sistema de Control de Asistencias

Fig. 4- 27 • Función.

Son las teclas que deberán presionarse para realizar una marca de entrada y/o salida, después de haber deslizado el gafete. Esta función también nos sirve cuando se desliza el gafete de función (número mayor al definido de swipe & go) para poder determinarla como algo diferente a entrada o salida, como por ejemplo, un cambio de departamento, línea, etc. Las funciones válidas son: IN: Para Entrada. OUT Para Salida ? Para Swipe & Go 0...9: Funciones que se pueden utilizar al deslizar el gafete de función.

• Nivel.

Es el número de instrucciones que tendrá la función. Cuando el empleado desliza su gafete y ejecuta esta función, el reloj va mostrando instrucciones que le indican que hacer al empleado. En cada instrucción se puede capturar un dato. El máximo número es 6.

• Mensajes.

Es el mensaje de la instrucción que aparecerá en la pantalla del reloj indicando qué tipo de acción es requerida o qué tipo de información deberá ser capturada. Este mensaje puede ser como máximo de 16 caracteres de longitud incluyendo espacios. Se maneja un mensaje para cada instrucción (nivel). Si el mensaje está en blanco la función no se activará.

• Car. Min.

Especifica el número mínimo de caracteres que podrán ser capturados en este nivel. Para solo grabar la checada se debe poner 1.

• Car. Max.

Especifica el número máximo de caracteres que podrán ser capturados en este nivel. Para solo grabar la checada se debe poner 0.

•

; Verificar tablas de perfiles.

Determina si va a checar las tablas de perfiles asignadas, esta opción es utilizada para validar si el empleado puede checar en ese reloj, si es un gafete válido o bien si está checando fuera de horario.

•

; Verificar Tablas de Accesos.

Verifica si el gafete está en la tabla de accesos asignada. Si es encontrado envía una señal en el puerto del reloj, la cual puede ser capturada por un relevador electrónico con el propósito de abrir cerraduras electrónicas.

•

;Verificar Tablas de Mensajes.

Si está usando la capacidad de mensajes del reloj, seleccione esta opción para que al ejecutarse esta función revise si el gafete tiene asignado algún mensaje.

•

;Usa solamente supervisor.

Determina si esta función solamente podrá ser usada para empleados con gafete de supervisor.

•

; Imprimir esta función.

Permite imprimir en papel a través de una impresora serial o paralela la información de la función.

• Entrada de Datos por

134

En caso de que se manejen funciones, y que se deban introducir datos para esta función, deberá especificar por cual medio se introducirán estos datos. De los siguientes medios listados sólo podrá seleccionar tres: Cinta Magnética: Significa que por medio de un gafete con Banda Magnética introduciremos la información correspondiente al nivel actual. Código de barras: Significa que por medio de un gafete con Código de Barras introduciremos la información correspondiente al nivel actual. Teclado: Significa que por medio del teclado del reloj introduciremos la información correspondiente al nivel actual.

Sistema de Control de Asistencias Proximidad

Significa que por medio de un gafete con Proximidad introduciremos la información correspondiente al nivel actual. Podemos habilitar 1,2 ó 3 fuentes para introducir los datos.

• Tipo de Dato

Es el tipo de dato que se va a capturar, estos datos pueden ser: Numérico, Alfabético, Alfanumérico y Decimal Si es seleccionado el tipo decimal deberá especificarse el número de decimales; el punto decimal es agregado automáticamente.

• Validación.

Indica como se va a validar la entrada del dato. Seleccione entre: No validación Teclear Enter Validar con tabla Enter y tabla.

Parámetros. La sección de parámetros nos muestra la siguiente pantalla. Ver Fig. 4- 28

Fig. 4- 28 •

;Tiempo en Formato Militar.

Si es marcada esta opción el tiempo será desplegado en la pantalla del reloj en formato militar. Por ejemplo la 1:00 p.m. será desplegada como las 13:00. hrs.

•

;Accesa Solamente Reloj.

Active esta opción en caso de que se desee activar el reloj sólo para accesos. Esta función sólo aplica para los relojes de marca Time América

•

;Modo de Configuración.

Permite que el reloj pueda entrar a modo de configuración. En modo de configuración se puede capturar manualmente la velocidad de comunicación de la terminal, el LAN ID (identificación del reloj) así como borrar las transacciones y programación que tenga almacenada la terminal. Para prevenir la manipulación no autorizada de la configuración del reloj, se requiere un gafete de configuración especial. Esta función sólo aplica para los relojes de marca Time América

•

;Cambio de Tiempo por Temporada. Permite

definir el uso de cambio de horario de verano, adelantado un tiempo el reloj y regresándolo a su hora original. Para esta opción se tienen varias opciones. ; Usa Estándar Internacional Indica que se debe de usar la norma internacional, la cual es, el primer Domingo de Abril a las 2:00 AM el reloj se adelantará automáticamente 1 hora (Cambio en verano) y el último Domingo en octubre se atrasará 1 hora (cambio en otoño). Fecha del ___ Al ___ En caso de no emplear la norma se puede definir la fecha en que se realizara el adelanto en el horario y la hora en que se regresara al horario normal. Se capturara en formato DDMM. Hora de Cambio. Indica la hora en que se realizara los cambios de horarios. Tiempo de Ajuste. Es la cantidad en minutos que se adelantará la terminal al iniciar el horario de verano y el que se regresara al concluir.

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Sistema de Control de Asistencias • Lectores Válidos

Especifica la fuente por la que al usuario le es permitido introducir su número de gafete. Las fuentes válidas son: cinta magnética, Código de barras, teclado, proximidad – permitiendo indicar en ésta última su código de identificación de área.

Tiempos de Operación. Con esta opción se pueden determinar los tiempos en los que se desplegarán los mensajes que fueron definidos en: < Mensajes en Pantalla >, así como los tiempos de espera para la captura de datos. Cuando es seleccionada esta sección se despliega la siguiente pantalla. Ver Fig. 4- 29

Fig. 4- 29 • Despliega Tiempo (seg.).

Especifica el tiempo en segundos en el que el reloj desplegará la hora y fecha.

• Mensaje Fijo (seg.).

Corresponde al tiempo en segundos en el que el reloj mostrará el mensaje fijo definido.

• Espera entrada de datos • (1/10 seg.).

Este lapso de tiempo corresponde a las décimas de segundos que el reloj esperará para que un usuario capture un dato en el reloj. Los datos que el usuario podrá capturar son mediante el empleo de funciones.

• Espera entrada de función • (1/10 seg.).

Corresponde al tiempo en décimas de segundos en que el reloj esperará para que el usuario oprima una tecla de función después de haber sido desplegado el mensaje correspondiente.

• Despliega mensajes • (1/10 seg.).

Corresponde al tiempo empleado por el reloj para el despliegue de mensajes en las funciones definidas para el reloj.

• Espera entrada de supervisor • (1/10 seg.).

Especifica el tiempo que el reloj emplea para la captura de datos cuando recibe una checada de un gafete de supervisor.

• Despliega mensajes de error • (1/10 seg.).

Corresponde al tiempo que el reloj utiliza para desplegar mensajes de error, tales como: credencial inválida, fuente inválida, etc.

Configuración de Puertos. Esta opción permite definir la velocidad de comunicación de los puertos de la computadora MÓDEM, RS-232(Serial) y RS-485 (LAN). Cuando se selecciona esta sección se despliega la siguiente pantalla. Ver Fig. 4- 30.

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Fig. 4- 30 • Horarios para contestar módem:

Restringe al reloj para contestar el módem a determinado horario, si se deja vacío lo tomará desde las 00:00 hasta 23:59. Los horarios colóquelos sin los dos puntos y sin guión, ejemplo: 10001100 para que indique de las 10:00 a las 11:00, si solo se pone una hora, se pondrá de inicio a las 00:00 hasta la hora que usted indicó. Estos horarios son para indicar la hora de recepción del módem, si es que la línea telefónica es compartida con el reloj. Si la línea es directa, no es necesario poner horarios.

• Timbres de Espera para el Módem.

Se refiere al número de timbres que emitirá el teléfono antes de contestar el módem. Si se definió un horario para contestar el módem y se marca, no importa el número de veces que timbre el teléfono, no se contestará.

• Baudios

Especifique la velocidad en Baudios, según el puerto de comunicaciones que esté usando: Módem. Especifica la velocidad a la que va a transmitir el módem del reloj. RS-232. Especifica la velocidad a la que va a transmitir el puerto serial de la computadora al cual está conectado el reloj. LAN. Especifica la velocidad a la que va a transmitir la tarjeta RS-485 conectada a un puerto de la computadora.

Características de los Gafetes. Esta opción es utilizada para definir las características que se utilizarán para decodificar los gafetes. Cuando se selecciona esta sección es mostrada la siguiente pantalla. Ver Fig. 4- 31.

Fig. 4- 31 • Longitud.

Especifica la longitud que tendrán los gafetes y que será almacenado en la transacción.

• Longitud mínima.

Especifica la longitud mínima de los gafetes que podrán ser leídos.

• Longitud máxima

Especifica la longitud máxima de los gafetes aceptados por el reloj,. Por omisión se leen los primeros dígitos. Adicionalmente se deberá de indicar el desplazamiento en la lectura de la credencial, el cual indica desde que posición de la longitud máxima deberá de leerse el número de la credencial.

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• Mayor para Swipe & Go.

Determina cual es el número mayor de gafete que será utilizado para Swipe & Go (pasar el gafete por la ranura del reloj). Para gafetes mayores a este código es necesario utilizar teclas de función. Cuando se utiliza la función Swipe & go especificaremos el código mayor que pudiera tener algún empleado. Ejemplo: La longitud máxima es 5. El mayor para swipe & go podría ser : 99999 La longitud máxima es 5. Pero el mayor para swipe & go podría ser: 98780 ( siendo éste el mayor número que se le asignara a un empleado). Si se desliza un gafete con el numero mayor al del numero especificado, el reloj pedirá que se presione alguna tecla, a estas credenciales se les llama “ de función”, y son útiles para registrar movimientos diferentes a entrada y salida en el reloj ( como cambio de departamento, cambio de línea, préstamo de empleados a otras plantas, etc ).

• Prefijo de Supervisor.

Especifica los caracteres iniciales para un gafete de supervisor.

• Prefijo de Seguridad.

Especifica los caracteres iniciales para todos los gafetes.

Mensajes en Pantalla. Esta sección permite al usuario definir los mensajes que serán desplegados en la pantalla del reloj. La siguiente pantalla es mostrada cuando se selecciona esta opción. Ver Fig. 4- 32.

Fig. 4- 32 • Mensaje Fijo

En condiciones normales este mensaje es mostrado siempre en las primera líneas de la pantalla del reloj y opcionalmente intercambiándose con la hora y fecha. Consta de 2 cadenas de texto, cada una puede almacenar hasta 20 caracteres.

• Fuente inválida.

Mensaje que será desplegado cuando se trate de introducir la información de una fuente no permitida.

• Credencial inválida.

Este mensaje es desplegado cuando el reloj recibe una checada de un gafete inválido, esto es por ejemplo, la longitud del código del gafete está fuera del rango establecido o fuera del perfil.

• Por favor trate otra vez.

Cuando la terminal no puede leer una checada de un gafete es desplegado este mensaje. Por ejemplo, si el empleado checa un gafete de cinta magnética bastante lento el lector no podrá decodificarlo.

• Introduzca Función.

Este mensaje es desplegado cuando el reloj recibe una checada de un empleado con gafete mayor al especificado para Swipe & Go. La terminal espera que teclee una función definida.

• Encabezados de Impresión para Transacciones.

En caso de contar con una impresora conectada a la terminal, podrá mandar a imprimir 2 cadenas de texto : Captúrelos en los campos: 1a. Línea: 2a. Línea. Y especifique cuántas líneas avanzará la impresora después de cada transacción, en la casilla correspondiente.

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Empleados Asignados En esta opción se podrá definir las listas de los empleados que podrán registrar en las terminales HandPunch, permitiendo controlar y definir la zonas de tiempo a la que estará asignado el empleado. Para accesar a esta opción desde la ventana de Definición de Relojes, en la sección de Tablas para las terminales HandPunch presione el botón de Catálogo (

) en la lista de Empleados, le mostrara una ventana como se muestra a continuación (Fig. 4- 33)

Fig. 4- 33

Agregar:

Permite adicionar una nueva lista de empleados, primeramente escriba el nombre en la casilla de Nueva y presione este botón para adicionarla, ya que se encuentra disponible podrá agregar empleados a la lista

Borrar

Elimina la lista de empleados seleccionada, eliminando todos los empleados que tenga activos esta lista, es importante considerar que no se este empleando dicha lista con ninguna otra terminal HandPunch.

Tabla de empleados

Agregar desde Filtro

Al definir el nombre de la lista procederá a adicionar los empleados que pertenecerán a la terminal HandPunch, indicando su número de credencial asignado para registrar. Para agregar uno colóquese en la última casilla y presione la tecla hacia abajo para agregar una nueva línea y escriba su número de credencial. Credencial Indica el número de credencial del empleado que pertenecerá a la lista de empleados. En caso de no existir le mostrará un mensaje, deberá de escribirlo como lo tiene en su definición de empleados. Nombre Automáticamente se desplegara el nombre del empleado al escribir su número de credencial. Zona T. Indica la zona de tiempo a la que estará asignado el empleado, este puede ser 0 para siempre disponible o 1 a 60 para indicar el número de zona de tiempo a emplear de las definidas para la terminal.

Una manera mas rápida de adicionar empleados es por medio de un filtro de los campos del catalogo de empleados, primeramente defina su catalogo de empleados con las clasificaciones que desea emplear y posteriormente entre a esta opción (Fig. 4- 34) y seleccione el filtro deseado para generar la lista de empleados que estará asignada a la terminal HandPunch.

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Fig. 4- 34 Al regresar a la ventana de Definición de relojes podrá seleccionar la tabla que le corresponda a la terminal.

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Zonas de Tiempo Permite definir los horarios que se podrán asignar a los empleados en la terminal HandPunch, por medio de esta ventana podrá definir hasta 60 zonas de tiempo y posteriormente asignarla a los empleados. Para accesar a esta opción desde la ventana de Definición de Relojes, en la sección de Tablas para las terminales HandPunch presione el botón de Catálogo (

) en la lista de Zonas de Tiempo, le mostrará la ventana como se despliega a continuación (Fig. 4- 35)

Fig. 4- 35

Agregar:

Permite adicionar una nueva zona de tiempo, primeramente escriba el nombre en la casilla de Nueva y presione este botón para adicionarla, ya que se encuentra disponible podrá definir los horarios para cada zona.

Borrar

Elimina la zona de tiempo seleccionada, eliminando todos los horarios que tenga definidos esta lista, es importante considerar que no se este empleando dicha zona con ninguna terminal HandPunch.

Tabla de Horarios

Días Festivos

Permite indicar alguno de los 60 horarios disponibles para los empleados. Para cada horario podrá definir hasta 4 periodos de tiempo para poder registrar el empleado, además de poder indicar que días de la semana podrá registrar o si puede registrar en días festivos. Zona Es el número de horario de la zona de tiempo de tiempo que se esta definiendo, se tienen disponibles desde la 1 hasta la 60. Inicia Indica la hora de inicio del horario del periodo de tiempo a definir, por zona podrá definir hasta 4 periodos. Se captura en formato militar. Fin Indica la hora de termino del horario del periodo de tiempo a definir, por zona podrá definir hasta 4 periodos. Se captura en formato militar. Do, Lu, Ma, Mi, Ju, Vi,, Sa, Fes. Son los 7 días de la semana los cuales se marcaran para indicar que días de la semana podrá registrar en ese horario el empleado, Adicionalmente se indica si en un día festivo el empleado podrá checar en la terminal.

Permite definir la lista de zonas de tiempo que aplicaran para la terminal HandPunch, esta es una lista unica para todas las terminales. Para definirla presione este boton y se desplegara una ventana como se muestra a continuación. (Fig. 4- 36)

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Fig. 4- 36 Para adicionar un día colóquese en la ultima línea definida y presiono la flecha hacia abajo y se agregará el espacio para capturarlo. El día lo deberá de indicar con año, por lo que debe de actualizar cada año la lista de días festivos.

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Empleados Esta opción permite capturar los datos de los empleados que checaran en los relojes. Esta opción es viable únicamente en caso se que solo se cuente con el módulo de relojes. Al seleccionar esta opción se desplegará una pantalla similar a la siguiente. Ver Fig. 4- 37.

Fig. 4- 37 Donde: •

Credencial.

Número de gafete o credencial con el cual será identificado el empleado cuando éste efectúe checadas en el reloj. El número de credencial puede estar conformado tanto de números como de letras con una longitud máxima de 10 caracteres.

•

Nombre.

Nombre del empleado.

•

Apellido paterno.

Apellido paterno del empleado.

•

Apellido materno.

Apellido materno.

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Archivos Esta opción permite ejecutar una serie de acciones de mantenimiento únicamente sobre los archivos de este módulo de Relojes. Al accesar esta opción se presentará la siguiente pantalla. Ver Fig. 4- 38 Cada una de sus aplicaciones se mencionan en el Capítulo 2 en la parte de Mantenimiento de.

Fig. 4- 38

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Programar Esta opción se utiliza para mandar a los relojes checadores las características que tendrán los mismos y que fueron previamente establecidas en las opciones de Definición y Configuración; así mismo, permite cambiar la hora y fecha de la computadora y posteriormente actualizar los relojes. Al seleccionar esta opción mostrará la siguientes pantallas. Ver Fig. 4- 39.

Fig. 4- 39 En caso de que el reloj, o los relojes a los cuales se les va a mandar la programación contengan información de checadas, es muy importante que antes de reprogramar sea extraída dicha información al sistema. Cuando se van a jalar relojes es desplegada la pantalla de selección de relojes en donde se habrá de especificar a qué relojes se les va a extraer la información. Cuando finalice el proceso de ‘Jalar Relojes’ será desplegada la siguiente pantalla de la Fig. 4- 40

Fig. 4- 40 Cuando se elige regenerar los archivos de programación es necesario especificar a qué relojes se les mandará la nueva programación, para lo cual será desplegada la pantalla de selección de relojes como se muestra a continuación (Fig. 4- 41)

Fig. 4- 41 En esta ventana podrá seleccionar alguna de las siguientes opciones: Todos. Selecciona todos los relojes definidos en el sistema de acuerdo a la siguiente selección: Selecciona todos los relojes que se encuentran conectados directamente a la computadora donde se extrae la información, definidos como Seriales, Lan y TCP/IP. ; Externos. Selecciona todos los relojes que son conectados al Sistema Vía módem, es decir se realizará una llamada telefónica para lograr la comunicación con ellos.

; Locales

Uno. Selecciona solamente el reloj que se especifique, este puede ser Local o Externo, realizándose el enlace en función de los parámetros definidos. Grupo. Selecciona todos los relojes que tienen asignado el número de grupo especificado en el catalogo de Definición de Relojes, para este concepto no existe una lista definida, pero se tomará a partir de los asignados.

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Lista. Selecciona una lista de relojes, deberán indicarse los números de los relojes separados por comas. Por ejemplo: 1,4,7,9;. estos puede ser Locales o Externos, realizándose el enlace en función de los parámetros definidos. Por configuración. Selecciona todos los relojes que tienen una configuración similar de acuerdo a la siguiente selección: ; Locales Selecciona todos los relojes que se encuentran conectados directamente a la computadora donde se extrae la información, definidos como Seriales, Lan y TCP/IP. ; Externos. Selecciona todos los relojes que son conectados al Sistema Vía módem, es decir se realizará una llamada telefónica para lograr la comunicación con ellos. Se debe de seleccionar Regenerar Archivos de Programación para volver a crear el archivo con las instrucciones que recibirá el reloj, en caso de no haber hecho ningún cambio no se requiere regenerar, posteriormente el Sistema preguntará qué relojes se va a programar. En el caso de terminales HandPunch se tendrá disponible la siguiente opción: Cargar Plantillas de los Empleados. Por medio de esta opción se podrá enviar a la terminal HandPunch la plantilla de las manos de los empleados que tenga disponible en el sistema, primeramente debió haber obtenido dicha plantilla de alguna otra terminal al Jalar la información. Esta opción es muy útil cuando se tienen varias terminales HandPunch, ya que solo tendrá que capturar las manos de los empleados en una sola terminal y posteriormente enviarlas a las demás terminales.

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Poner a Tiempo

Pag. 63

Con esta opción se manda el tiempo y fecha que actualmente tiene la computadora a los relojes checadores, ya sea a todos o a un rango de ellos. Al seleccionar esta opción, se desplegará la pantalla de selección de relojes en donde se podrá introducir el rango de relojes deseados. (Fig. 4- 42)

Fig. 4- 42 En esta ventana podrá seleccionar alguna de las siguientes opciones: Todos. Selecciona todos los relojes definidos en el sistema de acuerdo a la siguiente selección: Selecciona todos los relojes que se encuentran conectados directamente a la computadora donde se extrae la información, definidos como Seriales, Lan y TCP/IP. ; Externos. Selecciona todos los relojes que son conectados al Sistema Vía módem, es decir se realizará una llamada telefónica para lograr la comunicación con ellos.

; Locales

Uno. Selecciona solamente el reloj que se especifique, este puede ser Local o Externo, realizándose el enlace en función de los parámetros definidos. Grupo. Selecciona todos los relojes que tienen asignado el número de grupo especificado en el catalogo de Definición de Relojes, para este concepto no existe una lista definida, pero se tomará a partir de los asignados. Lista. Selecciona una lista de relojes, deberán indicarse los números de los relojes separados por comas. Por ejemplo: 1,4,7,9;. estos puede ser Locales o Externos, realizándose el enlace en función de los parámetros definidos. Por configuración. Selecciona todos los relojes que tienen una configuración similar de acuerdo a la siguiente selección: ; Locales Selecciona todos los relojes que se encuentran conectados directamente a la computadora donde se extrae la información, definidos como Seriales, Lan y TCP/IP. ; Externos. Selecciona todos los relojes que son conectados al Sistema Vía módem, es decir se realizará una llamada telefónica para lograr la comunicación con ellos.

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Programa de Comunicaciones: TACOMM

Tacomm es un programa utilizado para establecer comunicación con los relojes checadores Modelo Time América. Algunas de las acciones que se pueden realizar con el programa son: extracción de la información, borrar las transacciones, actualizar fecha y hora, programar el reloj, etc. El usuario rara vez tendrá la necesidad de usar este programa ya que la gran mayoría de sus características son proporcionadas en el sistema de Control de Asistencias en un ambiente mas amigable. Al accesar esta opción la irán apareciendo varias preguntas: 1- Que tipo de comunicación se va a establecer Communication type, S = RS232, L = RS485, default RS232(S) : 2- Seleccionar el puerto al cual está conectado el reloj. Input port #, 1 = COM1, 2 = COM2, etc., default COM1.(#) : 3- Seleccionar la velocidad adecuada de transmisión. Input desired baud rate, default 9600.(####) : Dar a las siguientes preguntas Save all interactions to COMM.DAT default no. Print and save diagnostics. default n. (y/n): Display communications protocol (y/n)? Comunicate with a TASC clock (y/n)?

(y/n)?

Después de indicarle al programa de qué forma se va a establecer la comunicación se desplegarán las acciones con las cuales se pueden manipular los relojes. A continuación se explican cada una de ellas. m-Modem #. Esta opción es usada para marcar un número telefónico por medio del módem de la computadora y así comunicarse con un reloj externo. El módem del reloj y el módem de la computadora deben de transferir a la misma velocidad para que la comunicación sea la adecuada. r-Reset. Borra todas las transacciones (checadas) del reloj. p-Program. Permite programar el reloj de acuerdo a las necesidades de la empresa. Mientras la terminal está siendo programada es recomendable evitar que se realicen transacciones sobre ésta ya que la programación podría ser ignorada. c - Configuración. Permite poner al reloj en modo de configuración u - Serial nUmber. Retorna el número de serie del reloj d - Dump. Vacía las transacciones del reloj al archivo que se especifique con la opción eXport La información del reloj será enviada a la computadora. t - Time set. Actualiza el tiempo y fecha del reloj con el que tenga la computadora a - Access size. Retorna las particiones de la memoria del reloj. x - eXport. Asigna un archivo para la operación de vaciar la terminal. q - Quit. Abandona TACOMM Cuando la comunicación se establece con una red de relojes (RS485), la opción m-Modem es reemplazada por la opción i - LAN id. i - LAN id. Esta opción permite especificarle al TACOMM4 con qué número de reloj se desea establecer la comunicación.

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Configuración del SIASACOM Independientemente de su forma de uso, el SIASACOM necesita ser configurado para su uso, puesto que puede comunicarse con relojes conectados en cualquiera de las siguientes formas: • • • •

Un solo reloj conectado directamente a la computadora por un puerto serial. Un solo reloj conectado a la computadora a través de módem. Una red de relojes conectada directamente al puerto serial de la computadora. Una red de relojes conectada a la computadora a través de módem.

Como solo puede trabajar con un solo tipo de conexión a la vez, debe indicársele en un archivo de configuración estas condiciones. Las instrucciones que forman el archivo de configuración para el PROGRAMA son las siguientes: Instrucción MODEM BAUDIOS PUERTO

ESPERA R S Identificaciones

Descripción Le indica al PROGRAMA que la conexión se hará a través de un módem número Se le indica la velocidad de transmisión de datos que debe emplear. Donde número debe ser cualquiera de los siguientes: 1200, 2400, 4800 9600,19200. número Se le indica por cual puerto debe funcionar. Puede ser cualquiera de los siguientes: 1 para COM1, 2 para COM2, 3 para COM3, 4 para COM4. tiempo Se le indica cuanto tiempo (en segundos) debe esperar para recibir una respuesta del RELOJ después de mandar una orden Le indica al programa que la conexión será una red de relojes Le indica al programa que la conexión se hará con un solo reloj. Lista de las identificaciones de los relojes, le indican al programa, la identificación que tiene cada reloj. Deben estar formadas por el carácter que identifica a cada reloj, precedida por el carácter # (ASCII 35) o bien, por el número ASCII del carácter, encerrado entre corchetes cuadrados ([número]) Los valores por default para estas variables son los siguientes: BAUDIOS 9600 PUERTO 1 ESPERA 4 S #1 lo cual indica un solo reloj conectado a la computadora por el puerto serial (no módem). Por ejemplo, si nuestro sistema está formado por una red de 5 relojes conectados a través de un módem conectado al puerto COM2, el archivo de configuración será: ; Para indicar que es a través de módem MODEM ; Correspondiente al puerto serial COM2 PUERTO 2 ; Le indica que es una red. R ; Identificaciones de los relojes #1 #2 ; Números ASCII del carácter 3 y 4. [51] [52] #5

Nótese que no se indican los BAUDIOS porque estos toman el valor por default de 9600. No hay límite en el número de relojes conectados a la red, pero todas las identificaciones de los relojes deben estar contenidas en el archivo de configuración para evitar un mal funcionamiento de las comunicaciones. Igualmente, no se deben repetir identificaciones puesto que la identificación del reloj se utiliza como su dirección lógica de comunicaciones. El archivo que contenga la configuración debe indicársele al programa por medio del operador @, siempre en la primera posición de los parámetros. Si no se indica este archivo, el programa buscará un archivo que se llame SIASACOM.INI, y si aún no existe ese archivo, tomará los valores por default.

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Sistema de Control de Asistencias

Programa de Comunicaciones SIASACOM

El SIASACOM es el programa que permite la comunicación entre el RELOJ y el usuario, sin este programa no se puede comunicar el RELOJ con ninguna otra entidad. Las funciones que realiza el SIASACOM son las siguientes: 9 9 9 9 9

Extraer las TRANSACCIONES que el reloj almacena, Extraer información relacionada a las transacciones dentro del RELOJ. Inicializar la memoria del RELOJ, Transmitirle al RELOJ los valores de configuración que este usará para funcionar. Actualización de la Hora y Fecha del RELOJ.

El SIASACOM es usado únicamente para hacer pruebas y diagnóstico, el SIASACOM es usado automáticamente por el Sistema. Al seleccionar esta opción y si la configuración del SIASACOM es sin módem se desplegará la siguiente pantalla. Ver Fig. 4- 43

Fig. 4- 43

Parámetros Archivo de Transacciones. El programa cuando extrae las transacciones, puede destinarlas a dos lugares; a la pantalla o a un archivo especifico. Cuando se selecciona esta opción, el programa solicitará el nombre del archivo destino de transacciones. Si no se da ningún nombre, se toma el destino por default. Ver Fig. 4- 44.

Fig. 4- 44 Cambiar Archivo fuente de Instrucciones. Las instrucciones, son los valores de configuración que se le mandarán al reloj. Estas se deben leer del archivo especificado aquí. Cuando quiera cambiar el nombre de este archivo. Si no se proporciona un nombre de archivo, el programa tomará las instrucciones del teclado. Ver Fig. 4- 45

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Sistema de Control de Asistencias

Fig. 4- 45 Comunicación. Esta opción nos permite configurar el modo en que nos vamos a comunicar con el reloj, las opciones disponibles son en forma serial y por vía módem. En un futuro se habilitara la opción de TCP, que es la vía de comunicación por Internet. Ver Fig. 4- 46

Fig. 4- 46

Acciones Seleccionar Reloj. Para hacer posible la comunicación de varios relojes conectados a través de una misma línea, se requiere que los relojes funcionen en dos estados: ACTIVO: El reloj que está activo, lee la información del puerto, la procesa y envía respuestas a la computadora. DORMIDO: El reloj que está dormido, lee la información del puerto, pero la ignora, solo la analiza para ver si entre esa información viene la orden de despertar que sea para él. De inicio, todos los relojes están en estado DORMIDO, por eso, cuando se selecciona la opción Seleccionar, se le envía al reloj la orden de DESPERTAR para iniciar comunicación con él. Esto también incluye como seguridad, enviar a todos los relojes conectados a la red y cuya identificación está en el archivo de configuración la orden de DORMIR. Al seleccionar esta opción el programa solicitará la identificación del reloj que se desea activar. La entrada forzosamente debe ser un carácter válido como identificación de reloj. Ver Fig. 4- 47.

Fig. 4- 47 Extraer. Esta opción enviará al Reloj Seleccionado Actual, la orden de TRANSMITIR, así el reloj transmitirá las transacciones, la computadora las leerá y las mandará al destino especificado en Destino de Transacciones. Programar.

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Sistema de Control de Asistencias Esta opción leerá las instrucciones o valores de configuración del archivo especificado en fuente de instrucciones, las verificará y las enviará al Reloj seleccionado Actual. Si no se especifica archivo fuente de instrucciones. El programa desplegará un cursor para solicitarlas del Teclado. Se debe seguir en ambos modos el formato de las instrucciones. Si hay una instrucción que el programa no conozca, la ignorará. Información. Esta instrucción está agregada en el programa como información adicional del estado del reloj. Esta función solicita al RELOJ que le envíe diferente información dependiendo del tipo de RELOJ con el que se esta comunicando. La información solicitada en forma de cadena se desplegará en la pantalla. Inicializar. Cuando se ejecute esta instrucción, debe estar seguro de que se han extraído las transacciones del reloj exitosamente. Esta función le indica al RELOJ que borre todas las transacciones que tenga almacenadas. El programa primero solicitará una confirmación antes de enviar la instrucción de inicializar. Actualizar Tiempo. Cuando se ejecute esta instrucción se le mandara al reloj la hora y la fecha que tiene la computadora en ese momento. Configuración con Módem. Si el programa se configuró para comunicarse con módem, las opciones serán las siguientes acciones: Seleccionar Marcar a Módem. Borrar Pantalla Al seleccionar la opción Marcar Módem, para marcar a un módem e intentar hacer comunicación, se solicitará el número de teléfono que se desea marcar. Para dar este número, se deben seguir las reglas estándares para el uso del módem. Ver Fig. 4- 48.

Fig. 4- 48 Cuando se logre hacer comunicación con el módem, aparecerá un nuevo menú, el cual contendrá todas las opciones descritas anteriormente más la opción siguiente que aparecerá como primera opción: Colgar Módem. La cual sirve para colgar la línea de teléfono y poder abandonar el programa si se desea. Después de colgar la línea, desplegará el menú descrito al inicio de esta sección.

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Sistema de Control de Asistencias

Capítulo

5 Reportes Objetivos En este capítulo el Usuario conocerá los diferentes reportes del Sistema, los cuales se encuentran clasificados en varias categorías para un uso más sencillo.

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Sistema de Control de Asistencias

Reportes Cuando es seleccionada la opción de Reportes se mostrará la siguiente pantalla. (Ver Fig. 5- 1). La parte izquierda de la pantalla muestra la lista de los reportes disponibles. En el recuadro de la parte superior derecha se muestra el tipo o categoría de reportes seleccionado.

Fig. 5- 1 Los reportes que se encuentran disponibles en el sistema son los siguientes:

Reportes Generales

Reportes de control de asistencias

Catalogo de Centros de Costos Catálogo de Departamentos Catálogo de Empleados Catálogo de Líneas Catálogo de Plantas Catálogo de Puestos Catálogo de Supervisores Códigos de Ausencia Códigos de Pago Definición de turnos Listado de Bajas

Acumulado de horas Calendarización de turnos Calendarización de asistencias Calendarización de faltas Personal que llegó antes Personal que llegó tarde Quién está en la Planta Hoy? Reporte de Ausentismos Reporte de Excepciones Reporte de Tiempos de Ausencia Reporte de Tiempo Extra Reporte de Transacciones Retardos Menores Tarjeta Anual Tarjeta Checadora

Reportes de relojes

Reportes de Cafetería

Definición de accesos Definición de campanas Definición de perfiles Definición de relojes Empleados asignados en Perfiles

Acumulado de cafetería Detalle diario de cafetería Transacciones de cafetería

Reportes Especiales Reportes que el Usuario solicite de manera Especial

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Sistema de Control de Asistencias

Reportes Generales Dentro de los reportes Generales se encuentran los siguientes:

Catálogo de Centros de Costos Listado de los Centros de costos definidos en la Empresa. Los datos que se muestran en este reporte son: • •

Código: Código del centro de costo. Descripción: Descripción del centro de costo.

Fig. 5- 2

Catálogo de Departamentos Listado de los departamentos en la Empresa. Los datos que se muestran en este reporte son: • •

Código: código del departamento. Descripción: descripción del departamento.

Fig. 5- 3

Catálogo de Empleados. Listado de los empleados activos e inactivos en la Empresa organizados por departamento, turno y/o planta. En la Fig. 5- 4 se muestra la pantalla de selección de rango que será desplegada al seleccionar esta opción: Los datos que se solicitan en la Selección del Rango son:

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Sistema de Control de Asistencias

Fig. 5- 4 Número.

Número de empleado para el que se va a generar el reporte. Si el dato de número se deja en blanco o bien se llena con asteriscos aplicará para todos los empleados. En caso de indicar un número de empleado se descartan los demás filtros.

Planta.

Define para qué planta se requiere generar el reporte. En caso de que este dato se deje en blanco o bien, se llene con asteriscos, aplicará para todas las plantas.

Departamento.

Departamento para el cual se requiere generar el reporte. Si este dato se deja en blanco o se llena con asteriscos se refiere a todos los departamentos.

Turno.

Se indica el Turno para el cual se requiere generar el reporte. En caso de que este dato se deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los turnos.

Código de Pago.

Define el Código de Pago de los empleados para el cual se requiere generar el reporte. En caso de que este dato se deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los Códigos de Pago

Centro de Costo.

Define el Centro de Costo de los empleados para el cual se requiere generar el reporte. En caso de que este dato se deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los centros de costo.

Línea.

Determina la línea sobre la cual se requiere generar el reporte. En caso de que este dato se deje en blanco o bien se llene con asteriscos se refiere a todas las líneas.

Supervisor.

Define el código del supervisor sobre la cual se requiere generar el reporte. La cual aplicará para todos los empleados que se encuentren bajo órdenes de ese supervisor. Si este dato se deja en blanco o se llena con asteriscos se refiere a todos los supervisores.

; Ordena.

Permite definir el orden en que se requiere desplegar el reporte, de tal forma que se puede ordenar según las necesidades del usuario.

; Agrupa.

Al indicar un orden se desplegara esta casilla para indicar si se desea que se genere una agrupación de dicho concepto, generándose el encabezado del grupo y el final del mismo, el cual puede contener un total del reporte.

Después de seleccionar el rango se imprimirá un reporte similar a este:

156

Sistema de Control de Asistencias

Fig. 5- 5 Donde:

• • • • • • • • •

Credencial. Número de credencial del empleado. Número. Número de empleado. Nombre. Nombre del empleado. Fecha de nacimiento. Fecha de nacimiento. Estado. Estado actual del empleado. Fecha de alta. Fecha de ingreso a la empresa. R.F.C. Registro Federal de causantes. I.M.S.S. Registro de seguro social. Fecha de baja. Fecha de baja del empleado.

Catálogo de Líneas. Listado de las líneas definidas en la Empresa. Este reporte está compuesto de los siguientes campos: • •

Código. Código de la línea. Descripción. Descripción de la línea.

Fig. 5- 6

Catálogo de Plantas Listado de las Plantas definidas en la Empresa. Este reporte está compuesto de los siguientes campos: • •

Código: Código de la planta. Descripción: Descripción de la planta.

157

Sistema de Control de Asistencias

Fig. 5- 7

Catálogo de Puestos. Listado de puestos organizados por código. Este reporte está compuesto de los siguientes campos: • •

Código: Código del puesto Descripción: Descripción del puesto.

Fig. 5- 8

Catálogo de Supervisores. Listado de los supervisores definidos en el sistema. Está compuesto por los siguientes campos: • • • •

Código. Código del supervisor. Descripción. Descripción del supervisor. Número. Número de empleado asignado. Nombre. Nombre del empleado asignado.

Fig. 5- 9

Códigos de Ausencia Listado de los diferentes códigos de ausencia definidos en el Sistema. Está compuesto por los siguientes campos: • •

158

Código: Clave del código de ausencia. Descripción: Descripción del código de ausencia.

Sistema de Control de Asistencias

Fig. 5- 10

Códigos de Pago Listado de los diferentes códigos de Pago definidos en el Sistema. Está compuesto por los siguientes campos: • •

Código: Clave del código de Pago Descripción: Descripción del código de Pago.

Este reporte lista la información o configuración aplicada para cada uno de los códigos de pago para cada uno de los siguientes rubros: Horas Normales, Ajuste de Horas Normales, Tiempo Extra, Tiempo de gracia, y redondeo.

Fig. 5- 11

Definición de Turnos Listado de los diferentes Turnos definidos en el Sistema. Está compuesto por los siguientes campos: • •

Código: Clave del Turno. Descripción: Descripción del Turno.

Este reporte lista la información o configuración aplicada para cada uno de los Turnos definidos en la Empresa , en lo referente a la entrada y la salida y el tipo de jornada, normal o extraordinario, para cada día de la semana.

159

Sistema de Control de Asistencias

Fig. 5- 12

Listado de Bajas Listado de los empleados que tengan el Estado de Inactivo(N) en el Sistema, esto es que no están activos en la Empresa. En la Fig. 5- 13 se muestra la pantalla de selección de rango que será desplegada al seleccionar esta opción: Está compuesto por los siguientes campos: • • • • • •

Código: Clave del Empleado Inactivo Nombre: Nombre del Empleado Inactivo. Departamento: Descripción del departamento del empleado Inactivo. Fecha de Ingreso: Fecha de Ingreso del empleado Inactivo. Puesto: Descripción del puesto del empleado Inactivo. Fecha de Baja: Fecha de baja del empleado Inactivo.

Fig. 5- 13

Al momento de capturar una fecha puede indicar 00 para referirse al año 2000.

Fig. 5- 14

160

Sistema de Control de Asistencias

Reportes de Control de Asistencias Estos reportes, son resultado del análisis y proceso de la información de checadas de los empleados. Cuando selecciona la opción de reportes, en la parte superior derecha de la pantalla aparece un cuadro de selección, haga ‘clic’ en él y seleccione la opción ‘Reportes de Control de Asistencias, y aparecerá un listado con los diferentes reportes para esta categoría. Después de seleccionar el reporte que desea imprimir, en la mayoría de los reportes, aparecerá la pantalla de selección de rango como se muestra a continuación (Fig. 5- 15)

Fig. 5- 15

Número.

Número de empleado para el que se va a generar el reporte. Si el dato de número se deja en blanco o bien se llena con asteriscos aplicará para todos los empleados. En caso de indicar un número de empleado se descartan los demás filtros.

Planta.

Define para qué planta se requiere generar el reporte. En caso de que este dato se deje en blanco o bien, se llene con asteriscos, aplicará para todas las plantas.

Departamento.

Departamento para el cual se requiere generar el reporte. Si este dato se deja en blanco o se llena con asteriscos se refiere a todos los departamentos.

Turno.

Se indica el Turno para el cual se requiere generar el reporte. En caso de que este dato se deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los turnos.

Código de Pago.

Define el Código de Pago de los empleados para el cual se requiere generar el reporte. En caso de que este dato se deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los Códigos de Pago

Centro de Costo.

Define el Centro de Costo de los empleados para el cual se requiere generar el reporte. En caso de que este dato se deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los centros de costo.

Línea.

Determina la línea sobre la cual se requiere generar el reporte. En caso de que este dato se deje en blanco o bien se llene con asteriscos se refiere a todas las líneas.

Supervisor.

Define el código del supervisor sobre la cual se requiere generar el reporte. La cual aplicará para todos los empleados que se encuentren bajo órdenes de ese supervisor. Si este dato se deja en blanco o se llena con asteriscos se refiere a todos los supervisores.

Inicia.

Fecha de inicio de la información que se desea consultar

Fin.

Fecha de termino de la información que se desea consultar

; Ordena.

Permite definir el orden en que se requiere desplegar el reporte, de tal forma que se puede ordenar según las necesidades del usuario.

; Agrupa.

Al indicar un orden se desplegara esta casilla para indicar si se desea que se genere una agrupación de dicho concepto, generándose el encabezado del grupo y el final del mismo, el cual puede contener un total del reporte.

Acumulado de Horas El reporte de acumulado de horas permite obtener un listado de las horas trabajadas en el período por cada uno de los empleados, así como los totales de horas por Planta, departamento y línea.

161

Sistema de Control de Asistencias

Este reporte puede ser impreso para cierto rango de empleados y de fechas, los cuales son definidos cada vez que recalcula horas. A continuación se muestra un ejemplo del reporte de acumulado de horas

Fig. 5- 16

Calendarización de Asistencias El reporte de calendarización de asistencias muestra la programación de las asistencias registradas en el sistema. Un ejemplo del reporte de calendarización de asistencias se muestra a continuación.

Fig. 5- 17

Calendarización de Faltas El reporte de calendarización de faltas o ausencias muestra las calendarizaciones de faltas registradas en el sistema al momento de la impresión del reporte.

Fig. 5- 18

Calendarización de Turnos El reporte de calendarización de Turnos muestra las calendarizaciones de turnos registrados en el sistema, tanto el turno inicialmente asignado como el turno al cual se cambia el empleado.

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Sistema de Control de Asistencias

Fig. 5- 19

Personal que Llegó Antes Este reporte muestra la lista del personal que llegó antes de su hora de entrada programada. Este reporte es impreso para un rango de fechas y empleados.

Fig. 5- 20

Personal que Llegó Tarde Este reporte muestra la lista del personal que llegó después de su hora de entrada programada. Este reporte es impreso para un rango de fechas y empleados.

Fig. 5- 21

Quién está en la planta hoy? Este reporte lista todos los empleados, del día actual, que checaron para entrada y no han checado para salida de; además se muestra la hora en la que checa el empleado y la hora programada.

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Sistema de Control de Asistencias

Fig. 5- 22

Reporte de Ausentismo El reporte de ausentismo muestra los empleados que no fueron a trabajar durante un periodo de fechas. Este reporte puede ser obtenido para un rango de empleados.

Fig. 5- 23

Reporte de Excepciones. 164

Sistema de Control de Asistencias El reporte de excepciones tiene como objetivo imprimir de la base de datos de asistencias todos los registros que tengan excepciones para ciertos empleados en determinado rango de fechas. Este reporte muestra información relativa a la hora real en que checo un empleado, la hora programada y la hora redondeada; además muestra información relativa a quien editó el registro.

Fig. 5- 24

Reporte de Tiempo de Ausencia Este reporte informa sobre el tiempo que transcurrió entre la checada de salida del trabajador hasta la otra checada de entrada, cuando el turno tiene definido mas de 1 par de checadas para el mismo día.

Fig. 5- 25

Reporte de Tiempo Extra Este reporte tiene como propósito imprimir un listado del personal que trabajó tiempo extra durante un periodo determinado, además son impresos totales por línea, departamento y centro de costo.

Fig. 5- 26

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Sistema de Control de Asistencias

Reporte de Transacciones Este reporte informa sobre el histórico de transacciones o checadas de cada uno de los empleados. De esta información se toma la información a pasarse o procesarse en el Sistema de Asistencias, según la configuración general especificada en el Sistema. El reporte es el siguiente:

Fig. 5- 27

Retardos Menores Este reporte muestra todos los retardos menores y el tiempo de retardo que tuvo cada empleado en la fecha seleccionada. Pag.37

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Sistema de Control de Asistencias

Fig. 5- 28

Tarjeta Anual Este reporte nos muestra las horas que trabajo diarias a través de todo el año.. Si en algunas no aparece dato quiere decir que el empleado fue dado de baja, o fue un ingreso. Aunque se dice que es una tarjeta anual, puede imprimirla para cualquier rango de fechas.

Fig. 5- 29

Tarjeta Checadora Este reporte muestra todas las checadas y las horas normales y extras para cada empleado para el rango de fechas seleccionado. Este reporte debe estar libre de checadas inválidas u omisiones de estas. Pag. 110

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Sistema de Control de Asistencias

Fig. 5- 30

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Sistema de Control de Asistencias

Reportes de Relojes Definición de Accesos El reporte de Definición de Accesos, nos indica las limitantes que controla cada acceso así como los empleados que estén designados con estas limitantes.

Fig. 5- 31

Definición de Campanas Este reporte despliega la información de cada uno de los timbres que emite el Reloj a determinadas horas, y los días en que estas se escucharán así como el tiempo de duración.

Fig. 5- 32

Definición de Perfiles El reporte de Definición e Perfiles muestra al usuario los mensajes que están definidos en cada Terminal, así como el inicio y el fin de estos.

Fig. 5- 33

Definición de Relojes Este reporte nos muestra el número total de terminales(Relojes), que controla el sistema, así como el modo en que están operando y la información de mensajes que despliega la terminal. En general es un listado de los relojes del sistemas y la configuración de cada uno de ellos.

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Sistema de Control de Asistencias

Fig. 5- 34

Empleados Asignados en Perfiles Este reporte nos muestra a todo el personal que esta designado a cada perfil ya antes definido.

Fig. 5- 35

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Sistema de Control de Asistencias

Reportes especiales. El sistema, reserva este espacio para programar reportes especiales que su empresa requiera y que no están dentro de los reportes de control de asistencias. Estos se programan a solicitud con los requerimientos y diseño de su empresa.

171

Sistema de Control de Asistencias

Gráficas El sistema Nomiplus Control de Asistencias es una herramienta que le permite, además de procesar la información de asistencia para su nomina, analizar el comportamiento de la información de asistencia para la toma de decisiones de su empresa, a través de gráficas estadísticas que permiten realizar un análisis del comportamiento de la información de asistencias. Para seleccionar esta opción entre al menú Reportes y después Gráficas, se despleara la siguiente ventana: (Fig. 5- 36)

Fig. 5- 36 Dentro de esta ventana podrá seleccionar el tipo de Grafica que desea emitir, la cual pude ser: •

ÍNDICE DE AUSENTISMOS

Permite conocer el comparativo de la cantidad de ausentismos que se presentan por la selección indicada.

•

HORAS NORMALES Y EXTRAS

Nos muestra un comparativo de las horas que se hayan trabajado normales contra las horas extras que presenten la misma clasificación seleccionada.

•

PUNTUALIDAD

Muestra la cantidad de personas que cumplen puntualidad de la clasificación seleccionada.

•

IMPUNTUALIDAD

Muestra la cantidad de personas que NO cumplen puntualidad de la clasificación seleccionada.

•

ÍNDICE DE ROTACIÓN

Indica la cantidad de personas que entran contra la cantidad de personas que se dan de baja de la clasificación seleccionada.

Ya que se selecciono la grafica se procede a emitirla, adicionalmente podrá entrar a las opciones de configuración para definir como se desea se muestre la grafica:

Fig. 5- 37 •

172

Tipo

Indica el tipo de Grafica que se desea desplegar, puede ser de Barras, Líneas, Área y Pastel. Adicionalmente se indica si se desea en 3D o en 2D.

Sistema de Control de Asistencias •

Apila Series

Permite apilar los montos de las diversas series que se generen para cada periodo de información seleccionada.

•

Marcas.

Indica que se despliegue una marca en el valor de cada punto a desplegar.

•

Borde

Permite desplegar un borde al área de la grafica.

•

Sombra

Muestra una sombra al área de la grafica.

•

Muestra Leyendas

Indica si se desea desplegar las leyendas de color de cada serie de la grafica. Borde Muestra un borde al área de la leyenda Sombra Muestra una sombra al área de la leyenda. Fuente: Indica la fuente con que se va a desplegar la leyenda, al seleccionar se desplegara la ventana de selección de fuente.

•

Eje X

Permite definir la etiqueta que se desplegará para los datos del eje X Gradilla Indica si se desplegara una gradilla para clasificar el eje de las X’s

•

Eje Y

Permite definir la etiqueta que se desplegará para los datos del eje Y Gradilla Indica si se desplegara una gradilla para clasificar el eje de las Y’s

•

Fuente

Indica la fuente con que se va a desplegar las etiquetas de los ejes, al seleccionar se desplegara la ventana de selección de fuente.

•

Muestra tabla de Datos

Indica si se desplegara la tabla de datos de la información de la grafica.

Al indicar los parámetros de la grafica o continuar con su despliegue se presentara la grafica de la información que se desea consultar. Indicándose el periodo y la clasificación a aplicar. Ver Fig. 5- 38

Fig. 5- 38 Dentro de los datos a consultar se tiene: •

Periodo a consultar

Indica el periodo de información que se desea consultar para graficar, en el se indicara el rango de fechas. Adicionalmente se indicara como se desea que se genere los periodos de la información, es decir se podrá indicar la generación de periodos de información para poder hacer un comparativo por ese tiempo, los conceptos disponibles son: Acumulado Total Indica que se generara la información de todo el rango de fechas Diario Indica que se definan periodos diarios dentro del rango de fechas. Semanal Indica que se definan periodos semanales dentro del rango de fechas. Quincenal Indica que se definan periodos Quincenales para consultar la información dentro del rango de fechas. Mensual Indica que se genere la información por mes para consultar dentro del rango de fechas, este será a partir de meses reales. Quincenal Indica que se defina como Anual el periodo a consultar del rango de fechas.

•

Clasificar por:

Indica como se debe de clasificar a los empleados al momento de generar el reporte. Si se indica por Empleado se tomara a todos los empleados seleccionados y se graficara su información, en caso de seleccionar alguno de las clasificaciones el sistema determinara todos los existentes para el concepto y clasificara la grafica por cada uno de ellos de forma que le permitirá consultar el comparativo de la clasificación seleccionada, por ejemplo si selecciono departamento y si se tienen 3 departamentos se desplegara la información de cada departamento en los periodos generados por el rango de fechas.

Ya que se indico los datos a consultar se indica el filtro de los empleados que se desea consultar, indicando la selección deseada, como se muestra en la siguiente ventana (Fig. 5- 39)

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Sistema de Control de Asistencias

Fig. 5- 39 Los datos a indicar son: Número. Al

Indica el rango de empleados para el que se va a generar la gráfica . Si el dato de número se deja en blanco o se llena con asteriscos aplicará para todos los empleados. En caso de indicar un número de empleado se descartan los demás filtros.

Planta.

Define para qué planta se requiere generar la gráfica. En caso de que este dato se deje en blanco o bien, se llene con asteriscos, aplicará para todas las plantas.

Departamento.

Departamento para el cual se requiere generar la gráfica. Si este dato se deja en blanco o se llena con asteriscos se refiere a todos los departamentos.

Turno.

Se indica el Turno para el cual se requiere generar la gráfica. En caso de que este dato se deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los turnos.

Código de Pago.

Define el Código de Pago de los empleados para el cual se requiere generar la gráfica. En caso de que este dato se deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los Códigos de Pago

Centro de Costo.

Define el Centro de Costo de los empleados para el cual se requiere generar la gráfica. En caso de que este dato se deje en blanco o se llene con asteriscos aplicará para todos los centros de costo.

Línea.

Determina la línea sobre la cual se requiere generar la gráfica. En caso de que este dato se deje en blanco o bien se llene con asteriscos se refiere a todas las líneas.

Supervisor.

Define el código del supervisor sobre la cual se requiere generar la gráfica. La cual aplicará para todos los empleados que se encuentren bajo órdenes de ese supervisor. Si este dato se deja en blanco o se llena con asteriscos se refiere a todos los supervisores.

Al presionar finalizar se generaran los cálculos de la grafica que haya seleccionado y se desplegará en una ventana como se muestra a continuación. (Fig. 5- 40)

Fig. 5- 40 Según el tipo de grafica que se haya seleccionado se desplegara la información, además la sección de leyendas que le permiten conocer según su clasificación seleccionada el color de cada concepto desplegado, en la parte del eje de las X se desplegara la información en función del rango de fechas seleccionado y el corte de los periodos indicados como puede ser semanal, quincenal y demás.

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Sistema de Control de Asistencias En la parte inferior se despliega la tabla de datos, en caso de haber señalado que se despliegue, conteniendo toda la información seleccionada. Se tienen dos opciones disponibles en la emisión de la grafica:

Copiar

Permite Copiar la tabla de datos y la imagen de la grafica al portapapeles para pegarlos en alguna otra aplicación.

Imprimir Reporte Permite enviar la grafica a un reporte y así poderlo enviar a papel, incluye la grafica en una pagina completa como se muestra en la siguiente pantalla (Fig. 5- 41) y en caso de haber indicado los datos se desplegarán.

Fig. 5- 41

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Sistema de Control de Asistencias

Reporteador El Reporteador de Nomiplus, lo podemos encontrar en el menú REPORTES, REPORTEADOR Al seleccionarlo nos desplegara la siguiente ventana (Fig. 5- 42) donde se seleccionara la tabla genérica a partir de la cual se definirá el reporte, en caso de no indicar ninguna se tomara la de empleados por omisión.

Fig. 5- 42 Al presionar siguiente se desplegará el diseñador del Reporteador, donde por medio del mouse iremos generando el reporte. (Fig. 5- 43)

Fig. 5- 43 Se tienen 2 barras de Herramientas que nos sirven para generar los reportes: • •

Barra de Diseño de Reporte. Barra de Archivo

Barra Diseño de Reportes:

Fig. 5- 44 Este es el CURSOR para poder mover las expresiones u objetos que peguemos en nuestro reporte Este icono nos sirve para poder agregar ETIQUETAS FIJAS (Texto Fijo) que necesitemos se desplieguen en todas las hojas como encabezados.

Este icono es el mas importante ya que con el creamos todas las expresiones que aparecen en el reporte.

Con este icono podemos insertar imágenes fijas que necesitemos en el reporte.

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Sistema de Control de Asistencias

Este icono nos sirve para dibujar líneas, en distintos colores, grosores y punteados. Barra de archivo.

Fig. 5- 45

Este icono nos sirve para hacer un Reporte Nuevo.

Este icono nos sirve para Abrir un Reporte Existe.

Este nos sirve para Guardar un Reporte ya sea nuevo o de nueva creación. Este icono nos sirve para imprimir el reporte. Este icono nos sirve para tener una vista preliminar del reporte. Con este icono nos salimos de la parte de diseño del reporte. Área de Diseño

Fig. 5- 46 El Reporteador esta compuesto por 3 secciones las cuales son las siguientes • Encabezado de Pagina. En el encabezado de página se insertaran las etiquetas fijas o texto fijo que necesitemos que estén en todas las hojas, al igual que las imágenes. • Detalle. En esta sección se agregaran todos los campos que son variables que se van a desplegar para el reporte. • Pie de Pagina. Se Agregaran todos los datos que se desean desplegar para el pie de pagina, imprimiéndose todos estos en todas las páginas.

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Sistema de Control de Asistencias

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Sistema de Control de Asistencias

Apéndice A Soluciones a Eventos Diarios En muy repetidas ocasiones se presentan casos, en donde el usuario directo del sistema, tendrá que evaluar cada una de las situaciones que se vayan presentando, a continuación, se enumeran ciertos eventos en las que el usuario tendrá que llegar a una solución. 1.- ¿Que hacer cuando un empleado tenga problemas al registrar su entrada o su salida en la terminal de datos? a) b)

c) d) e) f) g) h) i) j) k)

Revisar, si la terminal de datos (reloj Checador ) está encendida, y que despliegue el nombre de la empresa y la hora. En caso contrario, revisar si la conexión del reloj no tiene ningún problema para recibir electricidad. Si la Terminal de datos muestra " Terminal CA500 " , esto quiere decir que la terminal por alguna razón fue desprogramada , y lo más conveniente es reprogramar la terminal. Si en la clavija de electricidad si hay corriente, y de todos modos el reloj no prende , quitar el adaptador de corriente, y probar con uno nuevo. Si aún así, la terminal no enciende, quiere decir que la terminal ha sufrido un daño mayor, y será necesario reportarlo a su distribuidor. Determinar si el gafete o credencial del empleado está en buenas condiciones. El código de barras no debe estar bloqueado por ningún tipo de pegamento y/o estampilla. No debe presentar ningún raspón y/o alteración en el código de barras. Acompañar al empleado al reloj, para observar si en realidad está registrando las checadas de la forma adecuada. Si aún así , la terminal no responde a la transacción, probar con uno o varios gafetes , para descartar la posibilidad , de que el lector de la terminal esté sucio. Si es así,(sucio) reportar el problema a su distribuidor autorizado. Si al estar realizando la prueba, nota usted que la terminal sí esta aceptando más de 2 gafetes, será necesario reponer el gafete al empleado. En caso de llegar hasta el punto anterior , revisar las cintas de su impresora, ya que la calidad de impresión está afectado la impresión del código de barras.

2.- ¿Que hacer cuando no hay comunicación con la terminal de datos? Este problema no es muy común, pero el mensaje que despliega es el siguiente :

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Sistema de Control de Asistencias

El usuario tendrá que revisar las conexiones siguientes: a) b)

c)

d) e) f)

Revise cada una de sus terminales de datos si se encuentran encendidas. En la parte trasera de la máquina, se encuentra un convertidor de señal que esta instalado en uno de sus COMS ( Puertos de Comunicación ) , éste a su vez lleva conectado un cable telefónico que a su vez va conectado a un registro en la pared, revise si de esta forma están conectados sus cables. Revise en la terminal de datos, si el cable telefónico esta bien conectado y no presenta ningún pedazo de cable trozado o dañado, si es así desconecte el cable de ambas partes y consiga un cable exactamente igual y pruebe nuevamente jalar relojes. Si se tiene más de una terminal de datos, realicé el punto anterior en todas sus terminales. Si aún así tiene problemas para jalar relojes, pruebe la continuidad del cable desde la terminal hasta su máquina, o bien llame a su distribuidor autorizado y mencione las pruebas que ha realizado. Si cuenta con un convertidor extra, haga el reemplazo.

3.- ¿ Que hacer en caso de que marque errores al momento de jalar la terminal de datos ? 1- No intente realizar el proceso de jalar relojes, ya que su información puede llegar a perderse. A continuación se muestran algunos de los tipos de errores que arrojaría el sistema :

Esta ventana significa un error del sistema, es necesario , antes de elegir la opción de cancelar, copiar la ventana presionando las siguientes teclas [Alt] + [PrintScrn] al mismo tiempo, después cree un documento en Microsof Word, en blanco y ejecute la opción de Pegar (Paste), esto para que quede documentado el error , después, redacte brevemente las causas que provocaron este error y mándela imprimir. Una vez que termine de redactar , vuelva al sistema y elija la opción de cancelar, esta opción cerrará todo el Sistema. Entonces llame inmediatamente a su distribuidor para comentarle y enviarle por fax la hoja que documenta el error que muestra el sistema. Es muy importante que no intente entrar al sistema , ya que el daño puede ser mayor. Las ventanas de errores son muy similares, así es que no ponga en duda la integridad de su información. 4.- ¿Que hacer en caso de bloquearse la PC. ? Si usted esta procesando información dentro del sistema y se bloquea su máquina, siga las siguientes recomendaciones : a) Apague y vuelva a encender su PC. b) Al volver a llamar el sistema, va a mostrar la siguiente pantalla :

Haga clic en esta parte de aquí para liberar la clave de acceso.

Solamente haga clic en el recuadro de la puerta de acceso, y teclee su clave de acceso. Realice un reconocimiento general al sistema , para revisar la integridad de la información, en caso de que llegue a mostrar un error el sistema , siga las recomendaciones de la pregunta # 3. 5.- ¿Que hacer cuando los trabajadores no checaron porque la terminal no funcionó?

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Sistema de Control de Asistencias Una de las Ventajas de Nomiplus "NOMIPLUS-TA" es la de generar un proceso de asistencia automática para estos casos. Solo tienes que elegir esta opción, que esta debajo de Asistencias y darle " Clic " . Lo puedes hacer individual o en grupo. Si por alguna razón, realizaste una edición para ese día , estas transacciones serán borradas y el sistema agregará la nueva entrada y salida correspondiente al turno automáticamente. 6.- ¿Que hacer cuando un empleado tiene Vacaciones o esta Incapacitado? Es una tarea de lo más común dentro de Nomiplus "NOMIPLUS-TA". Sigua estos pasos para realizar una "Calendarización de Faltas " a) b) c) d) e) f) g)

Haga Clic en Calendarización de Faltas Agregue un registro en blanco Capture el número del empleado o el grupo Indique el periodo de Ausencia y recuerde el formato es dd/mm/aaaa Si es incapacidad capture el numero de papeleta que trae la incapacidad. En el campo de Código capture el tipo de ausencia Si ese día, lo va apagar la empresa, indique la cantidad de horas diarias, si no es así la cantidad es cero.

7.- ¿Que debo hacer cuando la empresa paga días de descanso por días hábiles del mes de Diciembre (por ejemplo)? NomiPlus-TA Le ofrece la ventaja de permutar días de descanso, por días laborables, evitándote cambiar la fecha del reloj Checador. Sigue las siguientes instrucciones : Vamos a determinar , que la fecha que vamos a trabajar es " X " y la fecha que vamos a permutar va ser "Y". • • • •

Se debe realizar una " Calendarización de Asistencias " para el día " X ", como un día (•) NORMAL. Recuerda que esta calendarización, debe ser antes de ese día y si la gente va a registrar su checada de acuerdo a su turno, es necesario crear un registro para cada turno y especificar la hora de entrada y salida. Una vez que la gente registro su checada, (Entrada-Salida) ejecuta el proceso de "Jalar Relojes". (No importa que sea al día siguiente). Ejecute la opción de " Transportar " que se encuentra debajo de Asistencias. Captura la fecha "X" donde dice Fecha en el primer cuadrante, y captura la fecha "Y" donde dice Nuevo día, después indica si las checadas son (•) Normales o (•)Extras, como lo indica en la siguiente figura.

Captura la fecha " X ”

Captura la fecha " Y ”

8.- ¿Que hacer cuando se acerca un día Festivo ? En ocasiones al acercarse un día festivo hay quien obviamente no trabaja , pero en ocasiones hay gente que sí labora. Siga estas indicaciones para calendarizar un día festivo. a) Al igual que en la pregunta no. 6, sigue los mismos pasos para generar una "Calendarización de Faltas”. b) Recuerda: un registro por turno si se van a pagar por sistema esas horas. c) También se debe generar una "Calendarización de Asistencias" para la gente que en dado caso llegue a trabajar tiempo Extra, dentro de esta calendarización NO es necesario agregar un registro por turno, ya que mucha gente no labora sus horas de acuerdo a su turno y solamente se tendrá que generar un registro por ese día y pagado como (•)Tiempo Extra, de lo contrario , tendrás que generar un registro por turno e indicándole las horas de entrada y salida.

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Sistema de Control de Asistencias

9. ¿ En la configuración del reloj computarizado se puede utilizar realmente las opciones: lector de banda magnética, lector de código de barra y lector externo, simultáneamente o hay alguna restricción, especifique cuales son ? Se pueden utilizar los lectores interno y externo de código de barras, y el de cinta magnética simultáneamente, pero la capacidad de reconocimiento de gafetes se disminuye considerablemente, es decir, reconoce gafetes magnéticos deslizados a mas baja velocidad y en una sola dirección , de abajo hacia arriba es mas eficiente, y reconoce códigos de barra solo los que cumplen con las zonas de silencio en ambos lados del código y es muy difícil que lea códigos de barras que están mal definidas. Es mejor que se habilite solo un tipo de lector a la vez, ya sea código de barras o cinta magnética, si se habilitan los 2 lectores de código de barras (interno y externo) no hay ningún problema. 10. Describa la falla y la solución cuando el reloj computarizado no permite la comunicación: - Cuando se desea enviar datos hacia el reloj computarizado - Cuando se desea extraer datos del reloj computarizado Nota: descartar falso contacto de las conexiones o que el convertidor requiera cable reverse o estándar. La principal falla que se nos reporta de este tipo es debido a los cables telefónicos que no están correctos para el tipo de comunicación, si eso no es el problema, entonces es problema de configuración de la computadora, que generalmente es a prueba y error para solucionarlo. Los siguientes son tips que mas usamos: • La computadora no puede tener 3 puertas seriales funcionando simultáneamente, es decir, no debe tener módem interno y mouse serial. • Asegurarse de que el puerto serial tiene un IRQ exclusivo. • Asegurarse de que el convertidor RS232 a RS485, funcione y que se este accesando el puerto correcto. • Ajustar el tiempo de respuesta en Lan de los relojes con la instrucción TL= a un número en milesimas de segundo. Se puede incrementar desde 500 hasta donde sea necesario. El default es 750. • Cerciorarse de que el puerto del reloj este funcionando. • Resertear el reloj.

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Sistema de Control de Asistencias

Apéndice B PROCESO DIARIO DE OPERACIÓN Debido al constante cambio de información que se presenta en las empresas es necesario que el Sistema de Control de Asistencias se encuentre lo más actualizado posible. En la presente sección se describirán los pasos a seguir para el proceso diario de operación.

Actualización de la base de datos de empleados. El objetivo de este proceso es mantener la base de datos de empleados actualizada, esto es, registrar todas las altas, bajas y modificaciones que se efectuaron el día anterior.El proceso de actualización de la base de datos de empleados se puede llevar a cabo de dos maneras: 1.

2.

Realizar altas, bajas y modificaciones manualmente en el NOMIPLUS-TA. En caso de que esté usando el NomiPlus de SIASA únicamente deberá registrar los cambios en uno de los sistemas, ya sea en el de Control de Asistencias o en el de Nómina y los cambios se verán reflejados en ambos sistemas. Si usted no tiene el sistema de nómina de SIASA deberá registrar el mantenimiento en su sistema de Nómina y después importar la información al Sistema de Control de Asistencias o viceversa. Esto lo lograra por medio de la opción de importación de empleados de la opción catalogo del menú Archivos.

Efectuar el proceso de “Jalar relojes” Seleccione de la pantalla principal el menú de Asistencias. Seleccione la opción Jalar Relojes del menú de Asistencias presionando la letra “J” o bien moviendo el cursor a la opción Jalar relojes del menú de asistencias con las teclas de flecha.

Procesar checadas inválidas. Cuando se ejecuta el proceso de ‘Jalar Relojes’ la información de los relojes es vaciada y asignada a cada empleado en el sistema, si por algún motivo el sistema no pudo acomodar gafetes éstos se desplegarán en la opción Mostrar de Checadas Inválidas cuando esto suceda el primer paso es dar de alta en el Catálogo de Empleados los gafetes que no fueron acomodados y posteriormente seleccionar la opción Procesar de Checadas Inválidas. Con esta última opción se le indica al sistema volver a acomodar la información.

Impresión del reporte de ausentismo. Este reporte le permitirá verificar a las personas que por alguna razón no checaron su hora de entrada. El reporte puede ser entregado a los supervisores o jefes de área para que especifiquen el motivo de la ausencia de los empleados, ya sea que aparezcan ausentes porque no se presentaron a trabajar, no checaron por pérdida de gafete, etc.

Impresión del reporte de excepciones. Este reporte tiene como objetivo el detectar entre otras excepciones quien llegó tarde, salió antes, trabajó en día festivo, no checó entrada ó salida, etc.

Ajustes a base de datos de asistencias. Los reportes de ausentismo y de excepciones permiten detectar anomalías en cuanto a las asistencias de los empleados, cuando esto sucede es necesario capturar información, corregir la existente o bien capturar ajustes a los totales de horas trabajadas.

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Sistema de Control de Asistencias

Apéndice C CUESTIONARIO CONTROL DE ASISTENCIAS Definición de Turnos. Turno Normal 1.- Especifique la hora en que el empleado puede checar lo más temprano posible, y la hora en que pudiese marcar su salida, lo más tarde posible. Mínima hora de entrada: ________ Hasta que hora puede Trabajar:_________ [ ] Día sig. Ejemplo 1: El turno empieza a la 15:00 hrs, pero es posible que alguno de mis empleados pueda llegar a las 12:00 hrs y checar su entrada, independientemente si se le paga o no. En éste mismo turno la salida normal es a las 01:45 hrs. pero como existe el tiempo extra, es posible que un empleado pueda salir hasta las 09:00 hrs de la mañana del día siguiente. Mínima hora de entrada: 12:00 Hasta que hora puede Trabajar:

09:00 [ X] Día sig.

2.- Cuanto es el tiempo que tiene para empezar a trabajar tiempo extra, después de su hora de salida ? _____________. Ejemplo 2: El turno termina a la 01:45 hrs. pero se les da un descanso máximo de 20 minutos para que se despejen y vuelvan a su área de trabajo. 3.- Marque con una “X” cuales son los días de descanso para éste turno: Domingo[ ] Lunes[ ] Martes [ ] Miércoles [ ] Jueves [ ] Viernes[ ] Sábado[ ] Ejemplo 3: En éste turno los días de descanso son Sábados y Domingos. Por lo tanto: Domingo[X] Lunes[ ] Martes [ ] Miércoles [ ] Jueves [ ] Viernes[ ] Sábado[X] 4.- De los días que venga a trabajar el empleado, Cómo se le pagará cada día, Regular o Extra? Márquelos con “R” Domingo[ ] Lunes[ ] Martes [ ] Miércoles [ ] Jueves [ ] Viernes[ ] Sábado[ ]

o “E”

Ejemplo 4: Como los días de descanso son Sábados y Domingos, si viene a trabajar cualquiera de esos dos días, le serán pagados como Extra. Por lo tanto: Domingo[E] Lunes[R] Martes [R] Miércoles [R] Jueves [R] Viernes[R] Sábado[E] 5.- Ahora especifique la hora de entrada y la hora de salida para cada día de la semana, Puede definir hasta 4 pares..

Día Domingo Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado

Entrada

Par 1 Salida

Par 2 Entrada Salida

Par 3 Entrada

Par 4 Salida

Entrada

Salida

Ejemplo 5: Existe un turno administrativo, en el cual se trabaja de lunes a viernes de las 08:00 a las 14:00hrs, luego tienen 2 hrs para comer, y regresan a las 16:00hrs. y salen a las 18:00. Los sábados únicamente de 09:00 a 14:00. Por lo que el horario quedaría :

Día Domingo

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Entrada

Par 1 Salida

Par 2 Entrada Salida

Par 3 Entrada

Par 4 Salida

Entrada

Salida

Sistema de Control de Asistencias Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado

08:00 08:00 08:00 08:00 08:00 09:00

14:00 14:00 14:00 14:00 14:00 14:00

16:00 16:00 16:00 16:00 16:00

18:00 18:00 18:00 18:00 18:00

Turno Flotante 1.- Especifique la hora en que el empleado puede checar lo más temprano posible en el día laboral, considerando como si viniera al primer turno. Mínima hora de entrada: ________ Ejemplo 1: El primer horario empieza a las 06:00 hrs, pero es posible que alguno de los empleados pueda llegar a las 05:00 hrs y checar su entrada, independientemente si se le paga o no. Mínima hora de entrada: 05:00 2.- Cuanto es el tiempo máximo que el empleado puede permanecer laborando antes de cambiar a un nuevo día ? Max. Omisión de Chec. _____________. Ejemplo 2: El empleado checo su entrada a las 12:00, y se puede quedar a laborar hasta las 02:00 del día siguiente, por lo que puede estar hasta 14:00 hrs después de su entrada. 3.- Cuanto es el tiempo que puede pasar después de haber completado un par de asistencia antes de que empiece un nuevo día? Tiempo Max. entre Chec. _____________. Ejemplo 3: El empleado checo su entrada y salida a las 14:00 y 22:00 correspondientemente, y puede pasar 06:00 hrs para realizar un nuevo par de checadas y acumular tiempo en el mismo día. 4.- Marque con una “X” cuales son los días de descanso para éste turno: Domingo [ ] Lunes [ ] Martes [ ] Miércoles [ ] Jueves [ ] Viernes [ ] Sábado [ ] Ejemplo 4: En éste turno los días de descanso son Sábados y Domingos. Por lo tanto: Domingo[X] Lunes[ ] Martes [ ] Miércoles [ ] Jueves [ ] Viernes[ ] Sábado[X] 5.- De los días que venga a trabajar el empleado, Cómo se le pagará cada día, Regular o Extra? Márquelos con “R” Domingo[ ] Lunes[ ] Martes [ ] Miércoles [ ] Jueves [ ] Viernes[ ] Sábado[ ]

o “E”

Ejemplo 5: Como los días de descanso son Sábados y Domingos, si viene a trabajar cualquiera de esos dos días, le serán pagados como Extra. Por lo tanto: Domingo[E] Lunes[R] Martes [R] Miércoles [R] Jueves [R] Viernes[R] Sábado[E] 6.- Ahora especifique los horarios de entrada y salida en que se podrán presentar a laborar los empleados, indicando la hora máxima en que se puede presentar para que se asigne ese horario, puede definir hasta 4 pares y el código de pago con el que se evaluará el turno. Par 1 Día Horario 1 Horario 2 Horario 3 Horario 4

Entrada

Salida

Max. Ent.

Par 2 Entrada Salida

Par 3 Entrada

Par 4 Salida

Entrada

Salida

Cód. Pag.

Ejemplo 6: En una planta donde los empleados se pueden presentar a laborar en 3 horarios diferentes se puede manejar de la siguiente manera:

Par 1 Día Horario 1 Horario 2 Horario 3

Entrada 06:00 14:00 22:00

Salida 14:00 22:00 06:00

Max. Ent. 11:00 16:00 23:59

Par 2 Entrada Salida

Par 3 Entrada

Par 4 Salida

Entrada

Salida

Cód. Pag. 01 01 02

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Sistema de Control de Asistencias Horario 4 Donde, para los empleados que marquen su entrada antes de las 11:00AM, se les asignará el Horario 1 como horario de trabajo, tomando la hora de entrada y salida como las 06:00 y las 14:00; para los que marquen su entrada entre las 11:01 y las 16:00, se les asignará el Horario 2, y así sucesivamente.

Definición de Códigos de pago: 1.- Especifique la cantidad de días del período de pago: ____________ ? Ejemplo 1. Se les paga cada Viernes. Por lo tanto mi período es de 7 días. También puede ser de 14, 15, 30, etc.

2.- Especifique la cantidad mínima de horas que deberá trabajar un empleado para que se le puedan pagar en un día. ___________ . Ejemplo 2 . Si un empleado, checa su entrada normal, pero a las 2 horas, tuvo un compromiso y sale, y ya no regresa en el transcurso del día, yo no le voy a pagar esas 2 horas del día, porque mi política empresarial, dice que debe estar un mínimo de 3 horas para pagarle 3 horas de ese día. Por lo tanto serían 3 , el mínimo diario a pagar. Pero si solo trabajó 1 hora, esa hora no se le pagará. 3.- Especifique la cantidad máxima de tiempo normal, diario: ___________.

Ejemplo 3 . La jornada máxima de tiempo normal en mi empresa es 9 hrs, ya que ese es el tiempo que permanece el empleado trabajando, de las cuales, se le descuentan 30 minutos de desayuno y 30 minutos de comida, pagándole solo 8hrs. Así que el tiempo máximo normal será de 9 horas. 4.- Especifique la tolerancia a la entrada: ___________. Ejemplo 4 . Si un empleado marca su entrada después de la tolerancia se generará un Retardo menor pero NO se descontará del tiempo laborable.

5.- De las horas que hemos puesto como máximas diarias, debemos aclarar si tendrá un ajuste y si será negativo o positivo. ( En cantidad de Horas ) _________. Ejemplo 5. Anteriormente especificamos que el tiempo normal fue de 9hrs. pero a esas horas se le restará una hora por comidas, tiempo que no es pagado. Por lo tanto mi ajuste es de -1:00 hora. 6.- Mencione las horas requeridas para hacer el ajuste. Esto es por si el empleado trabajó medio turno de su jornada, y no salió a comer, no se le descuente la hora. de las dos comidas. Ejemplo 6. Siguiendo con el turno Anterior de 9 hrs. Diaria. Hay un empleado que se le otorgó un permiso para salir temprano 1 hora. Pero si alcanzó a desayunar y a comer. Por lo que su jornada del día de hoy, solo obtuvo 8 hrs, de las cuales utilizó 1 hora para sus comidas, y se le debe de descontar; en cambio, a otro empleado que pidió un permiso de 5 horas, y solo ha trabajado 4 horas no se les descontara la hora del tiempo de comidas. Ya que el tiempo requerido para realizar el ajuste según mi empresa es de 5hrs. 7.- Ahora especifique si SI o si NO se puede acumular el tiempo de la jornada diaria normal si el empleado marca su entrada antes del inicio del turno. ___________ Ejemplo 7. Si la hora de entrada normal es a las 08:00 a.m. pero si se quiere salir 2 hrs. temprano, pueda llegar a trabajar desde las 06:00 a.m. y empezar desde ahí a contar mi jornada de 9 horas normales diarias y salir temprano o si salgo a la misma hora, tendré 2 horas de tiempo extra. En este caso la respuesta es de SI. 8.- Especifique si SI o si NO se puede acumular el tiempo de la jornada diaria si el empleado marca su salida después de l ahora que termina el turno : _________. Ejemplo 8. Es el mismo caso anterior, solo que ahora se llega tarde 2 horas, y para que no las descuenten, se queda 2 horas después de la hora de salida, recuperando la jornada. De lo contrario, mi jornada estaría con 6 horas normales y 2 horas extras, y no las 8 horas normales.

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Sistema de Control de Asistencias

9.- En caso de que se checará la entrada y salida a comer, especificaremos el tiempo de duración de la comida y el tiempo adicional que se considerara para regresar de comer. [ ] Checar a comer Tiempo de comida: _________ Tiempo de gracia : __________

Ejemplo 9 : [ X ] Checar a comer Tiempo de comida: 60 mins Tiempo de gracia : 10 mins Aquí estamos especificando que sí se checará el tiempo de comida, que dura una hora y que el empleado tiene 10 minutos mas de gracia para marcar su regreso de comida, mismos que no se le deducirán de su tiempo trabajado. 10.- En caso de que el código de pago sea diferente uno o mas días de la semana, debemos cambiar su jornada, así como los privilegios de éstos. Marque los días que son diferentes: Domingo[ ] Lunes[ ] Martes [ ] Miércoles [ ] Jueves [ ] Viernes[ ] Sábado[ ] Ejemplo 10. En el turno administrativo, la jornada diaria es de 8 horas de lunes a viernes y el sábado de 5 horas. Por lo tanto, el día diferente es el Sábado. Domingo[ ] Lunes[ ] Martes [ ] Miércoles [ ] Jueves [ ] Viernes[ ] Sábado[02] 11.- El tiempo mínimo adicional a la jornada normal para que sea considerado ( o pagado ) como tiempo extra es de: __________.

Ejemplo 11. Cuando un empleado ha cumplido con su jornada diaria, o cuando se queda tiempo después de su hora de salida, puede considerarse como tiempo extra, pero existe un mínimo para que le sea pagado. En este caso habrá que considerarse, que muchas veces, los empleados no checan su salida, y primero van al baño, se quedan a platicar, etc. y luego checan su salida, por lo que si han pasado 20 ó 30 minutos, para el reloj ese tiempo es considerado como tiempo extra, pero usted lo puede controlar mediante ésta opción. Puede ser de 1 hora, o 30 minutos. 12.- Máximo diario de tiempo extra : __________. Ejemplo 12. Esto es, para que usted controle si no desea que doblen el turno, o que se limite el tiempo extra diario. Por lo que podrá poner un máximo de 2 horas diarias, ó mas. Por ejemplo, el máximo diario de tiempo extra sea de 2 horas. 13.- Máximas Dobles por período. Será el total de horas máximas extras diarias multiplicada por los días que comprenden el período de pago. Máximas Dobles por periodo :___________. Ejemplo 13 . Las que marca la ley mexicana son 9, y a partir de ahí se pagan como triples. Por lo que 9 es una opción. 14.- Máximas de horas extra por período: __________. Ejemplo 14. Como en cierta empresa no hay un máximo para trabajar tiempo extra, por lo que considera un 99.99 horas. 15.- Defina el máximo de tiempo en que se espera que un empleado marque, antes y después de la hora de entrada.: (En minutos ) Antes :___________ Después : ___________ 16.- Defina el máximo de tiempo en que se espera que un empleado marque antes y después de la hora de salida.: ( En minutos ) Antes: __________ Después : ___________ Ejemplo 15 y 16 : Las anteriores definiciones, nos sirven para acomodar una checada en entrada o salida, es decir, mi hora de entrada es a las 08:00 a.m. pero puedo checar a las 06:00 de la mañana, y si mi máximo Antes es de 120 minutos el reloj automáticamente me lo pone como una entrada, aún cuando me haya faltado checar la salida de ayer. Pero si mi máximo Antes es de 60 minutos, y me faltó checar la salida de ayer, me colocará la checada en el primer lugar que encuentre vacío, en este caso como una salida. De igual forma pasa con la Salida. 17.- Ahora definamos un rango para el redondeo de checadas para la entrada y la salida. Este es el tiempo que se permite que se marque antes y después de la hora indicada para que la checada se redondee hacia la hora indicada. ( En minutos ) Entrada : --> Antes :___________ Después: __________ Salida : --> Antes :___________ Después: __________ Ejemplo 17 : Para la entrada se tiene especificado 15 minutos Antes y el turno empieza a las 08:00 a.m. por lo que todas las personas que chequen desde las 07:45 a las 08:00 el reloj les redondeará la entrada a las 08:00 a.m. En Después se especificaron 15 minutos por lo

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Sistema de Control de Asistencias que todas las personas que chequen entre las 08:00 a.m. y las 08:15 a.m. el reloj les redondeará su checada a las 08:00 a.m. Así el reloj no tomará como un retardo a las personas que llegaron entre las 08:01 y las 08:14. De igual forma funciona en la Salida. 18.- Defina un redondeo general para todas las checadas, es decir para las checadas que no se hagan en los intervalos definidos de entradas y salidas, aplicara el redondeo general. El intervalo es el minuto hacia el cual se redondeará la checada, y el período son los minutos después del intervalo en que se redondeará hacia el intervalo anterior,. Para intervalo : 30 minutos, 15 minutos, 06 minutos, 1 minuto. Intervalo : ___________ Período : ___________ Ejemplo 18. Todas las checadas que se redondearan con el redondeo general;, aparecerán en intervalos de 15 en 15 minutos . A las 09:00, 09:15, 09:30, 09:45, etc. ( Si se especificó por 15 minutos ). Si una persona checa a las 09:33 y el periodo es de 7 minutos tenemos que los intervalos donde quedaría la checada serian 9:30 y 9:45, como el periodo es de 7 minutos, indica que de 9:30 hasta 9:37 se redondean hacia el intervalo anterior y de 9:38 hasta 9:44 se redondean al intervalo siguiente, por lo cual la checada de las 9:33 se redondeará a las 9:30. Si hubiera una checada a las 08:38 se redondeara a las 9:45.

Máximos Permitidos

Máximos Permitidos

Después de...

Después de...

Antes de...

Antes de...

Entrada 08:00

06:00 (120 min) 07:00 (60 min)

08:10 (10) Tolerancia

Salida 16:00

10:00 (120 min)

14:00 (120)

08:30 (30 min)

18:00 (120)

Antes de...

Antes de... Después de...

Después de...

Rango para Redondear a Prog.

Rango para Redondear a Prog.

08:00

09:00 00:15

00:07

188

17:00 (60 min)

16:00 (0 min)

00:30

00:22

00:45

00:37

00:52

Sistema de Control de Asistencias Máximos Permitidos Después de... Antes de...

Entrada 08:00

Máximos Permitidos Después de... Antes de...

Salida 16:00 06:00 (120 min)

10:00 (120 min)

14:00 (120)

Entrada 08:00

18:00 (120)

Salida 16:00 07:00 (60 min)

08:30 (30 min)

Antes de... Después de...

Rango para Redondear a Prog.

16:00 (0 min)

17:00 (60 min)

Antes de... Después de...

Rango para Redondear a Prog.

Entrada 08:00

08:10 (10) Tolerancia

08:30 (30 min)

Después de...

Rango para Redondear a Prog.

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