Manual InvGate Assets

Manual de Usuario Introducción La interfaz de usuario de InvGate Assets es 100% web. Esto significa, por un lado, que

Views 403 Downloads 7 File size 8MB

Report DMCA / Copyright

DOWNLOAD FILE

Recommend stories

Citation preview

Manual de Usuario

Introducción La interfaz de usuario de InvGate Assets es 100% web. Esto significa, por un lado, que solamente se necesita un navegador de Internet (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera, etc.) para acceder al software y, por otro, que puede ser navegado al igual que un sitio web. Gracias a su diseño Drill Down/Up, podrá recorrer el software en forma intuitiva y obtener al instante el conocimiento sobre el estado actual de la plataforma tecnológica de su organización. Prácticamente todos los datos que se muestran en pantalla son hipervínculos que le permitirán obtener mayor información sobre aquello específico que está buscando.

Login de usuario Para acceder a InvGate Assets, necesita registrar una cuenta de usuario. Una vez obtenida la cuenta, ingrese su nombre de usuario y contraseña. Luego, haga clic en el botón

para dirigirse a la página principal.

Previamente, puede elegir el idioma del sistema, haciendo clic en la bandera norteamericana o en la española.

Contraseña

Nombre de usuario

Selección de idioma

Ilustración 1

En caso de haber ingresado incorrectamente el nombre de usuario o contraseña, se le volverá a mostrar la ventana de login de usuario.

2

Componentes de InvGate Assets Las páginas de InvGate Assets están divididas en dos partes: - Cabecera o menú - Cuerpo principal Cabecera o menú

Cuerpo princip al

Ilustración 2

Menú Está compuesto por cinco secciones (tabs), a las cuales se accede desde los íconos correspondientes: Hardware, Software, Licencias, Alarmas, Reportes y Admin. Selector de Grupos

Tabs

Ayuda contextual

Búsquedas rápidas Íconos Ilustración 3

Selector de SnapShots

3

Ayuda contextual Dentro del menú, también se encuentra el botón ayuda contextual. Esta opción le permitirá visualizar una ventana de ayuda con información explicativa, cada vez que detenga el mouse sobre cualquier elemento de la pantalla. Para activar esta herramienta, haga clic sobre el ícono

y, para desactivarla, sobre el ícono

.

Búsquedas rápidas (Search) Dentro del menú, encontrará las distintas opciones para realizar búsquedas rápidas (Search), las cuales variarán de acuerdo al tab o sección que esté activo.

Búsquedas rápidas

Cuando se encuentre navegando las secciones Hardware, Alarms, Reports o Admin, dispondrá las siguientes opciones de búsqueda: - Nombre: por el nombre de las Workstations (puede ingresar el nombre completo o sólo en parte). - Usuario: por el nombre de usuario de las Workstations que estaba activo al momento de realizarse el inventario. - CPU MHz: por la velocidad de procesador (medida en MHz) de las Workstations, que se encuentren dentro un rango especificado (por ejemplo: buscar Workstations con velocidades de entre 1024 y 3072 MHz). - Memoria Ram: por la cantidad de memoria RAM física (medida en MB) de las Workstations, que se encuentren dentro de un rango especificado. - Almac.Disco: por la capacidad de almacenamiento (medida en MB) de las Workstations, que se encuentren dentro de un rango especificado. - Ubicación: por la ubicación geográfica de las Workstations, previamente ingresada de manera manual *1 (puede ingresar el nombre completo o sólo en parte). - Dueño: según la persona o departamento que se encuentra a cargo de las Workstations 4

-

(información previamente ingresada de manera manual *1). Legajo: según el legajo del Dueño de las WorkStations. Marca: según la marca del Activo. Dominio: según el dominio al que pertenecen las Workstations. Modelo: según el modelo del Activo. Video: según el tipo de placa de video del que disponen las Workstations. Monitor: según las características del monitor de las Workstations. Internet Explorer: según la versión de Internet Explorer instalada en las Workstations. Nro de Serie: según el número de serie de las Workstations. Dirección de MAC: según la dirección MAC ADDRES de la interfaz de red de las Workstations (puede ingresar toda la dirección o sólo parte de ella). IP Range: según la dirección IP de las Workstations, que se encuentren dentro de un rango especificado (por ejemplo: buscar Workstations en el rango 192.168.1.2 al 192.168.1.254). Centro de Costo: según el Crentro de Costo al que este asociado en la sección financiera Inventario: según el número de inventario de la sección financiera Observaciones: según el campo Observaciónes.

*1 Para más detalles acerca de cómo ingresar información adicional a una Workstation, ver “Ingreso manual de información”. Cuando se encuentre navegando las secciones Software y Licencias, dispondrá las siguientes opciones de búsqueda: - Reporte de Software: realiza una búsqueda de los distintos softwares que concuerden con el nombre ingresado (o parte del mismo). El listado generado mostrará los programas o sistemas operativos que coincidan con la búsqueda y la cantidad de Workstations que los tienen instalados. - Categorización de Software: realiza una búsqueda rápida, para luego clasificar los softwares que coincidan con el nombre ingresado (o parte del mismo), de acuerdo a si requiere licencia y a la lista de software (White-List, ShowList y Black-List) a la cual pertenece. - Reporte de Actualizaciones: funcionamiento exactamente igual que Reporte de Software, pero, en su caso, hace una búsqueda de Actualizaciones del Sistema y Aplicaciones. - Reporte de Actualizaciones Faltantes: funcionamiento exactamente igual que Reporte de Actualizaciones, pero, en su caso, hace una búsqueda de las Actualizaciones Faltantes del Sistema.

5

Selector de grupos InvGate Assets permite organizar las Workstations en diversos grupos. Al hacer clic sobre la lista desplegable que está junto al ícono , aparecerá un detalle con todos los grupos actuales.

Haga clic para configurar los grupos

Selector de grupos

Haga clic sobre uno de los grupos actuales e InvGate Assets, en forma automática, trabajará exclusivamente con las Workstations del grupo seleccionado. Esto quiere decir que la totalidad de gráficos, estadísticas e información que se mostrará o modificará a partir de ese momento, afectará únicamente al grupo elegido. Para que el programa vuelva a trabajar con todas las Workstations de la red, elija el grupo “Todas WKs”. Selector de snapshots InvGate Assets le permite ver información histórica de la infraestructura tecnológica de su organización, por medio de snapshots que Ud. puede generar periódicamente. Al hacer clic sobre la lista desplegable que está junto al ícono , aparecerá un detalle con todos los snapshots realizados.

Haga clic para configurar los snapshots

Selector de snapshots

Haga clic sobre uno de los snapshots e InvGate Assets, en forma automática, trabajará exclusivamente con aquel que ha sido seleccionado. Esto quiere decir que la totalidad de gráficos, tablas y estadísticas estará basada en la información provista a la fecha en la que se realizó el snapshot. Para que el programa vuelva a trabajar con datos actuales (“base de datos de producción”), elija el ítem “DBActual”. Nota: en caso que trabaje con snapshots, pueden quedar deshabilitadas algunas secciones. Para habilitarlas nuevamente, seleccione el ítem “DBActual”.

6

Página principal El cuerpo de la página principal se encuentra dividido en dos secciones: Resumen Ejecutivo y Gestión de Cambios. Resumen Ejecutivo Esta sección contiene información sobre los indicadores más importantes de su infraestructura tecnológica: - En Sistema Operativo, aparecerá la cantidad de Workstations agrupadas por sistema operativo. - En RAM, aparecerá la cantidad de Workstations agrupadas por rango de memoria RAM física. - En Activos, aparecerán todos los Hardware que están en el sistema divididos por categorías.

La información de los tres recuadros puede mostrarse tanto en forma de gráfico como en forma de tabla. Para ver los datos en formato de tabla, haga clic en el ícono

y, para verlos en formato de gráfico, en el ícono

.

Botones para alternar entre gráfico y tabla

Sistema Operativo vista en formato gráfico

Sistema Operativo vista en formato tabla

7

Para facilitar la navegación de la información, cada referencia de los gráficos y cada ítem de las tablas son hipervínculos que conducen a reportes más detallados sobre los datos que se están visualizando.

Son enlaces. Haga clic en ellos para ver información más detallada

0-1

Por ejemplo, al hacer clic sobre “Microsoft Windows XP Professional”, en la sección Sistema Operativo, se desplegará un reporte con todos los “Microsoft Windows XP Professional” instalados en la infraestructura tecnológica de su organización.

8

Gestión de Cambios Esta sección muestra un detalle de las alarmas (cambios) ocurridas en su infraestructura tecnológica, y que se dividen en tres tipos: Alarmas de Hardware, Alarmas de Software y Alarmas Generales.

Tipo de alarma

Estado de la alarma

0-1

Cada tipo de alarma tiene asignada una tabla, la cual está compuesta por una serie de categorías en las que se indica el estado de la alarma correspondiente, a partir de los siguientes íconos: No hay ninguna alarma activa de este tipo Hay entre 1 y 5 alarmas activas Hay más de 5 alarmas activas En caso que detecte alarmas activas, haga clic sobre el tipo de alarma o el ícono de estado para obtener un reporte detallado sobre cada alarma activa del tipo seleccionado, incluyendo la fecha en la que ocurrió el cambio y la Workstation involucrada.

9

Características de los reportes

Exportar a Excel Ordenar columna

Haga clic para ver detalles acerca de la Workstation 0-2

Todos los reportes generados por InvGate Assets comparten las siguientes funcionalidades: - Pueden ser reordenados (de manera ascendente y descendente), haciendo clic sobre la cabecera de cada columna. - Son exportables a Excel (*). - Muestran el total de Workstations afectadas. (*) Nota: en algunas versiones de Excel, puede aparecer un mensaje que advierte que el archivo está en un formato diferente al indicado por la extensión. Ud. puede ignorar la advertencia y abrir la hoja de cálculo normalmente.

Detalle de las Workstations Al hacer clic sobre el nombre de la Workstation que desea visualizar (en cualquier reporte de InvGate Assets), obtendrá toda la información sobre esa computadora. Dentro de la página -en el cuerpo principal-, encontrará Tabs Internos o Grupos de Información. Haciendo clic sobre cada uno de ellos, podrá apreciar información detallada sobre: 1. 2. 3. 4.

Hardware. Software instalado y Alarmas. Detalles financieros. Hardware adicional instalado.

10

1. Detalle de Hardware InvGate Assets detecta automáticamente toda la información acerca del hardware de las Workstations.

Grupos de información relacionados con la Workstation

Campos personalizables

0-3

Los Campos personalizables son aquellos en los que se puede editar información sobre la Workstation. Una vez modificados, podrá realizar búsquedas según el contenido de estos campos. Los campos están denominados con los siguientes nombres: - Ubicación: ubicación geográfica de la Workstation. Se recomienda utilizar alguna nomenclatura común que vaya de lo más general a lo más específico. Por ejemplo: “Argentina - Buenos Aires - Sucursal1 - Mesa de Entrada” “Argentina - Buenos Aires - Sucursal2 - Mesa de Entrada” “Argentina - Rosario - Sucursal1 - Mesa de Entrada” “Argentina - Rosario - Sucursal1 - Sistemas” Esto le permitirá realizar búsquedas segmentadas, de manera tal que podrá listar las Workstations de “Argentina” o “Argentina - Buenos Aires” o bien, sólo las Workstations de “Mesa de Entrada”. - Dueño: persona o departamento que afecta a la Workstation. - Observaciones: cualquier información adicional que quiera relacionar con dicha Workstation.

11

2. Detalle de Software Haciendo clic sobre el tab Software, se podrá observar que este se divide en tres submenúes: Software Instalado, Actualizaciones, Parches Faltantes y Análisis de Uso. En Software Instalado se desplegarán las distintas aplicaciones que se encuentran instaladas en la Workstation. Además, al hacer clic sobre el nombre de alguno de los programas instalados, podrá visualizar el resto de las Workstations que también poseen la aplicación seleccionada (por ejemplo: “Adobe Flash Player ActiveX”, ver figura X).

Tab Sof twa re

Link Software

0-4

Haga clic para ver detalles de la Workstation

0-5

12

En Updates se mostarán las actualizaciones instaladas en la máquina. De hacer clic en ellos, también se podrá visualizar en que computadoras están instaladas las actualizaciones.

En Patchs Missing se mostrarán todas las actualizaciones de Windows faltantes en el equipo.

13

En Software Metering se mostrarán el Análisis de Uso del Software, es decir, cuál es el software más usado en la máquina, el menos usado; según categorías o licenciamiento.

3. Detalle de Alarmas Si hace clic sobre el tab Alarms, se desplegarán todas las alarmas que afectan a la Workstation visualizada.

Tab Alarms

14

4. Detalles financieros Esta sección (tab Financials) muestra información sobre los detalles de la adquisición de la Workstation, tales como la fecha de la transacción, la orden de compra, el importe, el tipo de adquisición, etc.

Haga clic para editar la información financiera de la Workstation

Si desea modificar la información, haga clic en el botón Edit. El sistema lo habilitará para editar e incluso borrar, los datos que desee. Para guardar los cambios, haga clic en Save.

15

5. Hardware adicional instalado El tab Other Hardware muestra el hardware relacionado con la Workstation. Éste puede ser ingresado a la base de datos de InvGate Assets en forma manual o detectado por el programa automáticamente.

Haga clic para ver más dispositivos del tipo seleccionado

También podrá modificar y borrar la información, e incluso adicionar datos de hardware nuevo que haya sido agregado a la Workstation.

Haga clic para agregar más hardware manual Haga clic para modificar la información Seleccione los dispositivos que desee borrar y haga clic en Delete

Para agregar hardware nuevo, haga clic en el ícono . Aparecerá una lista desplegable en el que deberá ingresar el tipo de dispositivo:

16

Una vez elegido el tipo de dispositivo, complete los datos, teniendo en cuenta que los campos ID, Brand (marca) y Model son obligatorios. Cuando finalice, haga clic en Add para agregar o en Cancel para cancelar. Si desea introducir información financiera acerca del dispositivo, marque la casilla Financial Details e introduzca los datos correspondientes al hardware nuevo. Haga clic sobre el dispositivo para modificar la información. Para borrar, seleccione los dispositivos que desea eliminar, marcando la casilla correspondiente, y, luego, haga clic en el botón Delete. Nota importante: en InvGate Assets, el botón Delete no pide confirmación para borrar los ítems seleccionados, por lo cual asegúrese que desea llevar a cabo esta acción antes de ejecutarla.

Tabs Tab Hardware Standard Hardware Report Es un reporte al cual se accede desde el tab Hardware  Data Report y que contiene los siguientes datos acerca de todas las Workstations: -

Nombre. Usuario activo al momento de la inspección. Tipo y velocidad de la CPU. Memoria RAM física. Almacenamiento y espacio libre en discos. Dirección IP. Sistema operativo. Fecha de última inspección.

17

El campo Computer Name contiene hipervínculos que conducen a información detallada de la Workstation y, los campos de CPU, links que proveen reportes sobre ese dispositivo (por ejemplo: al hacer clic sobre “Intel Pentium 4”, se mostrará un reporte de todas las Workstations que tienen ese procesador). Lo mismo ocurre con el sistema operativo. Nota: este reporte muestra información detallada de todas las Workstations, por lo que si su infraestructura tecnológica está compuesta por una gran cantidad de computadoras, la página podría tardar en cargarse. Se recomienda, entonces, que organice las Workstations en grupos o que utilice las funciones de búsqueda rápida. Otros reportes - RAM Report (tab Hardware  RAM Report): muestra información sobre la memoria RAM física de cada Workstation. - Network Report (tab Hardware  Network Report): muestra la dirección IP, la subred, la dirección del Gateway, las direcciones DNS, la MAC de la interfaz de red y la velocidad de conexión de cada Workstation. - Vendor Report (tab Hardware  Vendor Report): muestra información sobre el fabricante, el modelo y el nº de serie de cada Workstation.

Tab Software Esta sección está dividida en dos partes:  Tab de Reportes: presenta los reportes de Aplicaciones, por un lado, y actualizaciones por el otro;  Tab de Metering: presenta el Análisis de Uso del Software del sistema. Tab de Reportes Dividido en dos partes: una que muestra un listado de las programas instalados en el sistema y otro que muestra las actualizaciones de las computadoras del mismo. Haciendo clic sobre cualquier programa o actualización, InvGate Assets generará el reporte con la cantidad de Workstations de su infraestructura tecnológica que lo tiene instalado.

Software report

Link al detalle de las Workstations que tienen estos programas instalados

Tab de Reportes Seleccionado

Submenúes de Software y Updates Respectivamente

18

Tab de Metering Aquí aparecen los gráficos que muestran el análisis de uso del sistema, es decir, cuáles son las aplicaciones más utilizadas, cuales las que menos se utilizan o, en todo caso, las que se usan frecuente o raramente. Haciendo clic en cualquiera de las partes del gráfico, por ejemplo, en los Más Usados, mostrará los programas que componen esta categoría y cuánto tiempo llevan siendo utilizados entre todas la computadoras.

Asimismo, hay tres gráficos diferentes en la pantalla; en cada uno muestra que grado de uso tienen las aplicaciones, pero cada uno dentro de uno categoría diferente. Qué grado de Uso tienen los gráficos según: 

Lista de software de la aplicación



Si está licenciado o no.

Aunque el primero de los gráficos muestra el grado de uso en todos los equipos del sistema, en general. En la esquina superior derecha, hay un listado desplegable que permite mostrar el grado de uso del software en un determinado rango de tiempo. En lugar de ver los datos de todo el historial se mostrarán nada más los de hace 30 días y así será más fácil darse cuenta cuales son realmente los más usados o los menos, en la actualidad. Listado Desplegable para ver el Análisis de Uso según el tiempo

Filtro de Software Tab de Metering Seleccionado

19

Búsquedas rápidas de software Esta herramienta permite generar un reporte de aquellos programas o sistemas operativos cuyos nombres concuerden, aunque sea parcialmente, con el parámetro de búsqueda (por ejemplo: “MSN”); seguido por la cantidad de Workstations que los tienen instalados. Además, el botón List All muestra qué Workstations poseen software cuyo nombre coincida con el parámetro de búsqueda.

Lista el detalle de todas las Workstations que tienen instalado el software buscado

Búsqueda de software. Ej.: “MSN”

Todos los “MSN” que están instalados

Workstations que tienen algún “MSN” instalado

0-6

20

Manejo de Listas de Software Para facilitar el inventario y el control de los software que se tienen instalados, InvGate Assets provee la posibilidad de tener Listas de Software. Cada Lista de Software contiene 3 sub-listas: -

White-List: todos los programas permitidos. Show-List: aquellos programas sobre los cuales se desea obtener algún tipo de notificación cada vez que aparezca una nueva instalación o desinstalación. Black-List: todos los programas que están prohibidos.

Cada lista tiene asociadas Workstation, para que así la categorización de sus Software dependa de la Lista a Software a la cual pertenece. Por Ejemplo, podemos tener una Lista de Software llamada “Designers” a la cual pertenecen las Workstation de los diseñadores y otra “Sales” a la cual pertenecerán las Workstation de Ventas. De esta forma vamos a poder tener el “Photoshop” Permitido para “Designers” y Prohibido para “Sales”.

Todas las Workstation por defecto pertenecen a la lista “Default”. InvGate Assets nos permitirá ir creando otras Listas de Software desde List ->

.

Luego en la Pestaña “SEARCH” va a poder buscar los equipos que quiera que pertenezcan a esta Lista de Software. Basta con buscar por el parámetro deseado, seleccionar las Workstation y presionar en Add.

Nota: Una Workstation puede pertener a una sola Lista de Software, por lo cual a la hora de buscar Workstations va a traer solo las que actualmente no pertenezca a otra lista, es decir las que se encuentran en Default.

21

Desde el Tab AUTOCONDITIONS es posible crear reglas de pertenencia para las listas de Software.

Nota: Por las mismas razones que explicamos en el Tab SEARCH, las reglas aplicarán a las Workstation que se encuentren solo en la Lista Default.

Categorización de Software: Al ingresar a esta pantalla, nos encontraremos con la lista Default.

Categorizar la lista Default es similar a la categorización del resto de las listas nada más que el resto tiene algunos detalles más, por lo cual estaremos explicando cómo categorizar las demás listas. 22

Para cambiar de lista de software basta con hacer click en la lista y la misma se desplegará.

En el Tab Non Categorized se podrán categorizar todos aquellos software que aún no posean una categorización. Los software que no están categorizados en la lista seleccionada van a heredar su categorización de la Lista Default, en caso de que allí este categorizado, sino quedará como No Categorizado. Si un software hereda su categorización de la Lista Default podrá visualizar la columna correspondiente pintada de color. En la imagen que está a continuación podemos ver como el Software 1 hereda ShowList, 2 BlackList, 3 No hereda y 4 WhiteList, dado que estas son sus respectivas categorizaciones en la lista Default. Para categorizar basta con seleccionar en la columna de la Lista y presionar en Submit Rules.

23

En el Tab Categorized vamos a poder visualizar todos los software que ya hemos categorizados y vamos a poder modificarlos en caso que lo queramos.

El Tab Resulting nos muestra cual es la categorización resultante de combinar las categorizaciones explícitas con las que heredarán de la Lista Default.

24

Una herramienta que es muy útil a la hora de categorizar o visualizar el estado de una categorización son los Filtros. Para esto debe presionar en el botón Filter e indicar que Software quiere filtrar.

Keywords: Palabras o porte de palabras que quiere que contenga el nombre software. Status: Cada uno de los ítems se puede prender o apagar haciendo click sobre él. No filtra por el estado de la categorización del software. Trae los Software cuya categorización es WhiteList. Trae los Software cuya categorización es BlackList. Trae los Software cuya categorización es BlackList o ShowList. Trae los Software cuya categorización es BlackList, ShowList o WhiteList. Esta opción no trae los que no están categorizados.

A la hora de categorizar los software, no solo se puede realizar manualmente sino que también se pueden crear reglas para que apliquen a los software que se encuentran actualmente así como también para los que se instalen en un futuro.

25

  

Software Name: Nombre exacto o nombre parcial del software Software List: Lista de Software a la cual va a aplicar la categorización. Exact Name: Si esta seleccionado lo que hará es que la regla aplique solo a los software cuyo nombre coincida 100% con el campo “Software Name”.



: Cuál es la categorización que va a quedar aplicada para los Software.

Tab Licensing Esta sección se encarga de administrar las licencias adquiridas por su organización, para la utilización de software dentro de la red, y también es capaz de manejar aquellos programas que no requieren licencia. Licensing selector Esta herramienta muestra un listado con los programas de la red que no tienen información de licencia, es decir, aquellos de los cuales no se sabe si requieren o no licencia.

Figura 1 Haga clic en la casilla verde para registrar que un determinado programa no necesita licencia, marque la casilla roja en caso que sí la necesite o pulse el ícono para deshacer los cambios efectuados. Cuando finalice, haga clic en Submit Rules para guardar los cambios.

26

Reportes de licencias Los reportes en la sección de Licensing son dos: Licensed Report y Unlicensed Report.

Figura 2 Estos reportes muestran los programas que requieren o no licencia y la cantidad de Workstations que tienen dicho software instalado. Al hacer clic sobre el nombre de un programa, se mostrará otro reporte con el detalle de las Workstations que tienen instalada esa aplicación. Borrar información de licencias

Figura 3 Si desea eliminar la información de licencia de algún software, utilice Licensed Delete (para software que requiere licencia) y Unlicensed Delete (para software que no necesita licencia). En el listado, marque las casillas correspondientes a los programas a los que les desea eliminar la información de licencia y presione el botón Update para generar los cambios.

Marque las casillas del software que desea eliminar

Update guarda los cambios

Figura 4

27

Licencias obtenidas (Owned Licenses) Presionando en el botonLa sección Owned Licenses detalla las licencias adquiridas y permite agregar aquellas que son nuevas. Por otro lado, posibilita relacionar las licencias con el software instalado, es decir, indicar la licencia específica bajo la cual se ejecuta un determinado software.

Owned Licenses Agregar nueva licencia

Licencias Vigentes

Licencias Expiradas

Figura 5 Para añadir una nueva licencia que ha sido adquirida por el área IT, complete los campos y haga clic en el botón Add. Si esta acción es exitosa, verá la licencia nueva en el listado ubicado en la parte inferior de la pantalla, en el cual figuran todas las licencias adquiridas. Utilice el ícono para modificar la información de la licencia seleccionada. Marque la casilla DEL y haga clic en Delete para eliminar licencias.

28

Para relacionar una licencia con el software correspondiente, haga clic en el nombre de la licencia. En la Figura 6, tomaremos el ejemplo de la licencia “Ad Aware” y al hacer clic nos lleva a la Figura 7: Figura 6 Clic para ver el software de la licencia Ad Aware

Todo el software con la casilla marcada se relacionará con la licencia elegida

Figura 7 En la nueva pantalla, marque o desmarque la casilla correspondiente al software que desee que esté regido o no bajo la licencia elegida y presione el botón Next. Una vez hecho esto, aparecerá una nueva ventana que será similar a la siguiente:

Figura 8

29

Aquí podrá indicar el orden de consumición de la licencia. Esto quiere decir que si se instalan en simultáneo dos o más programas afectados por esta licencia en su red, la licencia afectará primero al software con prioridad más alta. Para modificar el orden, seleccione un software y utilice los botones Up y Down para subir o bajar su prioridad, respectivamente. Cuando finalice, presione el botón Update para guardar los cambios. Reporte de licencias La sección Licensing Report contiene tres tabs: Summary, Lic. Report y Lic. Utilization.

Figura 9 Summary Este tab es similar al de la sección Manual Hardware y muestra gráficos que indican: -

Porcentaje del software que requiere licencia. Porcentaje del software que tiene una licencia. Cantidad de licencias que han sido consumidas (están afectadas a una instalación de software). Detalle de software que no tiene licencia, a pesar de requerirla, y cantidad de copias instaladas dentro de la infraestructura tecnológica.

Además, muestra la siguiente información en tablas: -

Detalle de las licencias adquiridas y la cantidad que aún no ha sido consumida (si todas las licencias de un tipo se han consumido, no aparecerá en esta tabla). Detalle de software que no tiene licencia, a pesar de requerirla, y cantidad de copias instaladas dentro de la infraestructura tecnológica. Cada nombre de software es un hipervínculo a su información de licenciamiento.

Lic. Report Este tab expone en una tabla la siguiente información: -Detalle del software que requiere licencia. -La cantidad de software que ya está instalado y que necesita licencia. -El tipo de licencia que se puede aplicar al software aún no licenciado. -La cantidad de licencias que se han consumido. -La cantidad de licencias que quedan disponibles. -La cantidad de licencias que necesitan comprarse.

Se necesita 1 licencia para el programa “Adobe Acrobat 8 Professional”. Debido a que éste se le puede aplicar la licencia “Adobe Acrobat”-del cual hay 10 disponibles-, no es necesario comprar la licencia.

30

El software “AutoCAD 2006 – Español” tiene 2 copias aún sin licenciar, pero no hay ninguna licencia que se le pueda aplicar. Por este motivo, los campos License Applied, Consumed y Owned Rest están sin establecer y es necesario comprar 2 licencias para el software.

El software “Microsoft Office 97 Professional” posee 24 copias sin licenciar y puede utilizarse bajo las licencias “Microsoft Office 97 Pro.”, “Microsoft Office 2000 Professional”, “Office All Version” y “Office 2007”. Por este motivo, se le aplicaron las 19 licencias “Microsoft Office 97 Pro.” que estaban disponibles y 5 licencias “Microsoft Office 2000 Professional”-quedando como saldo 173 licencias de este tipo-. Al ya estar cubiertas las 24 copias que debían licenciarse, en los casos de “All Version” y “Office 2007” aparece el mensaje Software Already Licensed.

483 Workstations poseen el software “Microsoft Office 97 Standard” sin licenciar, el cual puede licenciarse con “Microsoft Office 97 Pro.”, “Microsoft Office 2000 Professional”, “Office All Version” y “Office 2007”. Todas las licencias “Microsoft Office 97 Pro.” habían sido consumidas previamente, por lo que aparece el mensaje No more licenses to consume. De esta manera, se le aplican las que sí estaban disponibles: 173 licencias “Microsoft Office 2000 Professional”, 92 “Office All Version” y 38 “Office 2007”. Sin embargo, aún quedan 180 copias sin licenciar. Lic. Utilization Este tab muestra un informe similar al anterior, pero enfocado en las licencias y no en el software:

Se compraron 10 licencias “Adobe Acrobat”. Como ésta afecta al programa “Adobe Acrobat 8 Professional”, que en una Workstation no estaba licenciada, se consumió 1 de las licencias adquiridas y quedaron 9 disponibles.

También son 10 las licencias “Winamp” que fueron adquiridas. Sin embargo, no hay ningún software que las utilice, por lo que todas ellas están disponibles.

31

Se adquirieron 300 licencias “WinZip” que afectan a los programas “WinZip” “WinZip 11.1”, en ese orden de prioridad. La aplicación “WinZip” necesitaba licencias en 725 Workstations, razón por la cual las 300 licencias se aplicaron a ese programa. De esta manera, el mensaje No more licenses to be consumed aparece en “WinZip 11.1” porque ya no quedan licencias “WinZip” disponibles para esta aplicación.

Hay 290 licencias “Microsoft Windows 2000” que pueden afectar a “Windows NT (Workstation)”, “Windows 95 B *aka OSR2+”, “Windows 98 Second Edition” y “Windows 98”. Debido a que se requerían 599 licencias para “Windows NT”, la totalidad de las licencias adquiridas fueron consumidas por este sistema. En los casos de “Windows 95”, “Windows 98 Second Edition” y “Windows 98”, como ya estaban licenciados, no consumieron licencias de este tipo.

32

Tab Alarms Sumario de alarmas El Alarms Summary muestra la cantidad de alarmas ocurridas dentro de la infraestructura tecnológica, es decir, todas las modificaciones sufridas en las Workstations. Puede mostrar sólo las alarmas del día, las de los últimos meses o las acontecidas desde que InvGate Assets fue instalado en su red.

Figura 1 Por defecto, sólo se mostrarán las alarmas del día. Para visualizar los cambios ocurridos con anterioridad, seleccione alguna opción de la lista desplegable, la cual es un filtro de alarmas por fecha de creación.

33

Ver todas las alarmas

Ver las alarmas de hace 5 días

Figura 2

Las alarmas están agrupadas por categorías (Hardware, Software, Workstation, etc.) y cada una de ellas tiene un indicador:

Figura 3 El indicador es una imagen que muestra la siguiente información: -

Active: las alarmas activas de esa clase. Dismiss: las alarmas descartadas. Total: el total de alarmas producidas.

En la figura 3, en la categoría Workstation Expired, hay 12 alarmas que están activas y 533 que fueron descartadas. Al hacer clic en Active, Dismiss o Total, visualizará un reporte con todas las alarmas activas del tipo elegido.

34

Alarmas activas La sección Active Alarms muestra las alarmas activas de la red: Al igual que en Summary, hay una lista para filtrar alarmas por fecha de creación

Guardar Dismiss de alarmas

Marque las alarmas que desea descartar (Dismiss)

Guardar Dismiss de alarmas

Figura 4 Al hacer clic en el nombre de una Workstation, irá a la página con los detalles de la computadora. Para descartar una alarma, marque la casilla correspondiente a la notificación que desea eliminar y pulse el botón Update. Alarmas por estado La sección Alarms by Status presenta un informe detallado con todas las alarmas y la cantidad de ellas que se encuentra activa o inactiva (descartada).

Al igual que en Summary, hay una lista para filtrar alarmas por fecha de creación

Nombre de la alarma

Alarmas activas

Alarmas inactivas Cantidad total de (descartadas) alarmas

Figura 5

35

El botón View All se utiliza para ver todas las alarmas del tipo seleccionado. Por ejemplo, al hacer clic en View All de la alarma RAM Missing ocurre lo siguiente:

Figura 6

La tabla muestra todas las alarmas (incluyendo las inactivas) del tipo RAM Missing. El botón Check All marca todas las alarmas activas para que puedan ser descartadas en conjunto mediante el botón Update. Las casillas para eliminar alarmas estarán deshabilitadas si la alarma ya se encuentra inactiva. Log de alarmas

Al igual que en Summary, hay una lista para filtrar alarmas por fecha de creación

Figura 7 Tiene como finalidad mostrar todas las alarmas que se han generado, teniendo en cuenta el filtro mencionado en la Figura 7. Si hay una cantidad excesiva de alarmas, InvGate Assets mostrará sólo las primeras 1000. Si desea ver el resto, presione el botón View More. Tenga en cuenta que, al hacer esto, la página puede tardar en cargarse debido a su gran tamaño.

36

Una herramienta útil es el botón Filter, que puede filtrar el listado para que sólo muestre las alarmas seleccionadas: Botón Filter para filtros de alarmas

Aplicar filtro

Marque o desmarque las alarmas que quiere ver o no

Figura 8 Al apretar Filter, aparecerá en la pantalla una sección en la que podrá especificar qué alarmas desea ver en el log. Para ello, deberá marcar las casillas de las alarmas que quiere visualizar. Los botones Check All y Uncheck All sirven para marcar o desmarcar todas las alarmas, respectivamente. El botón Submit aplica el filtro y muestra el log únicamente con las alarmas deseadas. Para cancelar, vuelva a presionar el botón Filter. Nota: los filtros de alarmas se guardan entre sesiones del navegador.

37

Tab Reports Las secciones de este tab generan diversos tipos de reporte, incluso permite crear informes personalizados que pueden ser guardados. Búsquedas predefinidas Permite generar reportes basados en patrones de búsqueda preestablecidos.

Permite realizar búsquedas de Workstations, en función de los siguientes criterios: -

Owner Name: según su dueño. Puede escribir el nombre completo o sólo parte de él. Location: según su ubicación (el contenido del campo Location). Observations: según el contenido del campo Observations. Software: según programas instalados (por ejemplo: puede buscar las Workstations que tienen instalado “Firefox”). RAM Range: según la cantidad de memoria RAM física (medida en MB), que se encuentre dentro de un rango especificado. IP Range: según la dirección IP, que se encuentre dentro de un rango especificado. Storage Free Space: según la cantidad de espacio libre en disco (medida en MB), que se encuentre dentro de un rango especificado. CPU MHz Range: según la velocidad de procesador (medida en MHz), que se encuentre dentro de un rango especificado.

38

Reportes personalizados

Columnas del reporte

Condiciones

Comenzar la búsqueda

Permiten generar informes más avanzados sobre las Workstations. En Report Columns, debe indicar las columnas a partir de las cuales desea obtener el reporte, marcando la casilla correspondiente. Tenga en cuenta que la columna IE describe la versión de Internet Explorer instalada y que SP representa el Service Pack del sistema operativo. Todos los reportes mostrarán los nombres de las Workstations detectadas. En Condiciones, incluya los criterios de búsqueda. Para ello, considere lo siguiente: -

-

-

Sólo se buscarán los campos que estén marcados o completados. Al marcar AND en los campos AND|OR, las Workstations deben cumplir con las dos condiciones. Por ejemplo: si introduce en el campo Op. System “Windows XP”, marca AND y completa el campo Op. System Pack con el valor “Service Pack 2”; sólo se aceptarán las Workstations que tengan “Windows XP” y “Service Pack 2”. Al marcar OR en los campos AND|OR, las Workstations deben cumplir con al menos una de las condiciones especificadas. Por ejemplo: si introduce en el campo CPU MHz un rango de entre 133-1024, marca OR y completa el campo IP con el rango 198.165.8.7-198.165.8.200, el reporte mostrará tanto las Workstations con el rango de CPU indicado como las que tengan el IP dentro de los valores introducidos. Al marcar INC en los campos INC|EXC, por ejemplo, en el campo anterior a Location y completa ese campo con el valor “Córdoba”, buscará las Workstations cuya ubicación tenga la palabra “Córdoba”. Pero si marca la casilla EXC funcionará al revés, es decir, buscará las Workstations cuya ubicación no contenga la palabra “Córdoba”.

Para realizar la búsqueda, presione el botón Search. Una vez hecho esto, aparecerá un reporte con los campos seleccionados, en el que estarán las Workstations con las condiciones especificadas. Una herramienta útil de estos reportes es el botón Save Report que sirve para guardar el informe. Cabe aclarar que no almacena los resultados de la búsqueda, sino que guarda las condiciones en las que se llevó a cabo la misma para volver a generar el mismo reporte en forma más rápida:

39

Botón Save Report

Para guardar el reporte, complete el campo Report Name con el nombre que quiera asignarle. Si así lo desea, también puede especificar un comentario en Report Comment. Luego, haga clic en Save o, en Cancel, para cancelar el proceso. Reportes avanzados Los reportes avanzados proporcionan al usuario la posibilidad de crear reportes a medida, entrelazando las distintas tablas de la base de datos, para de este modo realizar consultas complejas que no son cubiertas con los reportes standard de InvGate.

Aquí el listado de las tablas

40

Reportes guardados En la sección Saved Reports se muestran los reportes personalizados guardados en Custom Reports:

Lista de reportes guardados

Presione el botón Load para ejecutar el reporte, Delete para borrarlo o Close para cerrar los detalles del reporte guardado.

41

Tab Admin Configuración general La sección General Config permite modificar la configuración general de InvGate Assets. Este panel se divide en dos partes: General y Schedule. General y Schedule

42

A través de la sección General, podrá configurar los siguientes ajustes: -

-

-

-

-

SMTP Server/Port: Aquí se configurará el Servidor SMTP para las alarmas por correo. Para más información leer el manual “Configurar Alarmas por Mail”. Free Storage Alarm: el mínimo de espacio libre en disco que pueden tener las Workstations (medido en MB). Cuando una Workstation posea menor espacio que el mínimo permitido, se enviará una alarma. InvGate URL: la URL en la que estará disponible InvGate Assets en el servidor. Workstation Expiration: la cantidad de días que una Workstation debe estar inactiva para considerarla “expirada”. El primer campo indica cuántos días deben pasar para eliminar una Workstation que no haya sido actualizada. El segundo campo indica cuántos días antes debe enviarse una alarma de expiración. Replication Status: (modifíquelo solamente si Ud. es parte del Esquema de Replicación de InvGate Assets) sirve para replicar información a otros esquemas e identificar las Workstations que pertenecen al mismo. Language Selection: el idioma de la interfaz de InvGate Assets. Hardware Expiration: cuántos días antes del vencimiento de la garantía de hardware debe enviarse la alarma correspondiente. Login Source: el método de acceso que se utilizará para ingresar a InvGate Assets: o Using MySQL DB: utiliza la base de datos MySQL de InvGate Assets. o Using ActiveDirectory: utiliza ActiveDirectory. En este caso, debe indicar el Host, DN, nombre de usuario y contraseña. License Expiration: si está activo, alerta cuando una licencia (o su soporte) está próxima a expirar. En tal caso, hay que especificar cuántos días antes debe enviarse la alarma. Web Services: habilita servicios web (mediante XML – RPC) para que otras interfaces o aplicaciones accedan a la información de InvGate Assets. Para ello, es necesario indicar un código de acceso para realizar la validación. Software Deployment, Files Uploader, Scripts Uploader: Son las rutas donde InvGate Assets almacenará los Instaladores, Paquetes de Archivos y Scripts que se carguen. Debe ser una dirección siempre dentro del directorio de instalación del server en el directorio “www”. ( Ej, c:\programs files\InvGate Server\www\uploads”). PDF Documents: Aquí se puede cargar el Logo de la compañía, el cual se introducirá en todos los documentos PDF que se creen dentro del sistema. Aclaración: Esto no incluye los reportes XLS. El formato debe ser jpg o gif. Remote Desktop Parameters : Por el momento no se utiliza. Location by IP Range: habilita la opción de Gestión de Ubicaciones, la cual permite la asignación de las locations de Workstations en base a la IP de las mismas. Además, desde el botón Location List, se puede acceder a la lista de ubicaciones. Change IP Alarm: Habilita o deshabilita las alarmas por cambio de IP Concurrent Tasks Maximum: Limita la cantidad de tareas en simultaneo que va a efectuar el Sistema, esto es útil para evitar saturar el servidor y el trafico de la Red. Public Server URL: Existe 2 parámetros a configurar, Dirección y Puerto, estos son NECESARIOS para la configuración de los Repositorios, siendo estos los parámetros que recibirá el repositorio para conectarse al Servidor y de estar mal configurados, no habrá conexión del Repositorio al Servidor Central.

43

El esquema de Schedule es el siguiente:

Agregar un proceso nuevo Procesos planificados

En este panel, pueden planificarse tareas a realizarse en un momento determinado. Para crear un proceso nuevo: escriba su nombre, especifique cuál será la actividad, el momento de inicio, el intervalo (cada cuánto se repetirá la tarea) y el momento de terminación. Finalmente, presione ADD para agregar la tarea. En la parte inferior, se encuentra la lista de los procesos ya planificados. Para modificar alguno de ellos, haga clic en el ícono correspondiente a la tarea seleccionada. Por último, modifique los datos necesarios y presione Update. Para eliminar una o varias tareas, marque su casilla correspondiente y presione el botón Delete. E-mail por alarmas En Alarms Mails se especifica a qué direcciones de e-mail serán enviadas las alarmas, en caso que InvGate Assets esté configurado para hacerlo. La solapa de la sección es Mail Config.

Alarms Mails Configurar una nueva notificación vía e-mail

Listados notificaciones configuradas

Para agregar una dirección de e-mail nueva, ingrese en User Name/Group Name un nombre para identificar al 44

responsable de la dirección. Luego, introduzca la dirección de correo electrónico y presione el botón Add. En la parte inferior de la pantalla, se encuentra el listado con todas las direcciones a las que se le pueden enviar avisos de alarmas. Para eliminar alguna, marque la casilla correspondiente y presione el botón Delete. Configuración de alarmas La sección Alarm Config se utiliza para configurar parámetros relacionados con los avisos de alarma y se divide en tres paneles: Mail Rules, Graphics Limits y Export Alarms.

Secciones Mail Rules, Mail Config, Graphics Limits y Export Alarms

Nueva regla de e-mail

Reglas de e-mail activas

En Mail Rules, puede configurar a quién se va a enviar los e-mails de alarmas, en caso que InvGate Assets esté configurado para la ejecución de esta tarea. Para agregar una regla nueva, seleccione a qué tipo de alarma desea aplicársela, en la lista desplegable Category. Luego, puede indicar si en la página principal se notificará cuando una de estas alarmas se active (íconos rojos) o no (ícono verde), marcando la casilla debajo de los íconos y . Para enviar un e-mail cada vez que esta alarma sea detectada, seleccione la casilla debajo del ícono y elija la persona o grupo a los cuales se les enviará el mensaje (los nombres que aparecen son los configurados en la sección Alarms Mails), en la lista desplegable Mail To. En la lista desplegable Workstations Groups, puede indicar que la regla se aplique sólo si la alarma ocurre en computadoras pertenecientes a un grupo determinado. Para finalizar, presione el botón Update. Esta sección también posee un listado con las reglas activas. Para eliminar alguna de ellas, marque la casilla correspondiente y presione el botón Delete.

45

El panel Graphics Limits configura la Escala máxima de alarmas. Este ajuste afecta a la conducta de los indicadores de la página principal del tab Alarms, ya que éstos miden la cantidad de alarmas en función al límite establecido en esta sección.

Simplemente modifique el valor del campo correspondiente a la alarma y haga clic en el botón Save para guardar los cambios. El panel Export Alarms tiene como finalidad exportar las alarmas a un documento de MS Excel.

Los campos From y To filtran alarmas por fecha. Por ejemplo, permite exportar las alarmas generadas entre las fechas 2007-02-15 (15 de febrero de 2007) y 2007-12-24 (24 de diciembre de 2007). La casilla Delete Alarms permite que las 46

alarmas que se exporten sean eliminadas de la base de datos de InvGate Assets. Recuerde que la fecha debe ingresarse en el formato año-mes-fecha. Por ejemplo, 2005-01-01 en lugar de 06-01-2009. El botón Filter permite filtrar alarmas según su tipo: Botón Filter

Filtro por alarmas

Al presionar el botón Filter, aparecerá una lista con la totalidad de alarmas que se van a mostrar. Marque o desmarque las casillas correspondientes a las alarmas que desea o no exportar. Los botones Check All (marcar todo) y Uncheck All (desmarcar todo) pueden ser útiles. Presione el botón Submit para generar el documento. Snapshot selector Administra los distintos backups o snapshots de la información de InvGate Assets. Esta sección es una ampliación de la lista desplegable de snapshots que aparece en la cabecera. Los snapshots se pueden cargar. Esto quiere decir que InvGate Assets trabajará con la información del backup seleccionado.

¿Qué snapshot estoy usando?

Ir a la base de datos actual

Crear un backup

Backups realizados

En el título se especifica qué snapshot se está utilizando. En el caso que no se esté usando ningún snapshot (es decir, que se esté trabajando con la “base de datos de producción”), esto también se indicará en el título de la página. El botón Run sirve para crear un backup o snapshot nuevo. El botón NowDB sirve para volver a usar la “base de datos de producción”, en caso que se está utilizando algún snapshot. En la tabla Backup Data Available se muestran todos los snapshots que se han realizados. Para cargar un snapshot, haga

47

clic en el botón Load correspondiente o, en Delete, para eliminarlo. Eliminar Workstations La sección Delete Workstations es útil para eliminar Workstations de la red. Para llevar a cabo este proceso, primero, debe buscar las Workstations que desea descartar.

Buscar las Workstations que se van a eliminar

Puede buscar las Workstations por su nombre (WKS Name), su ubicación (Location) o su dueño (Owner). Elija el criterio de búsqueda en la lista Search By y, luego, ingrese en el campo de texto el nombre, la ubicación o el dueño de la Workstation. También puede marcar la casilla Exact Name que hace que la búsqueda sea exacta. Por ejemplo: en caso que no seleccione la opción Exact Name e ingrese la palabra “Pepe”, obtendrá como resultado las Workstations que contengan “Pepe” en su nombre. Pero si realiza la misma búsqueda, habiendo marcado Exact Name, mostrará la Workstation específica que lleva el nombre “Pepe”. Finalmente, presione Search para comenzar la búsqueda:

Aparecerá una nueva página con las Workstations que fueron detectadas. En caso que desee eliminar alguna de ellas, marque las casillas correspondientes y haga clic sobre el botón Delete. También puede utilizar los botones Check y Uncheck, en caso que quiera marcar o desmarcar toda la lista, respectivamente.

48

Usuario El panel Users permite gestionar los usuarios que están habilitados a ingresar a InvGate Assets, y está dividido en tres secciones: Users, Groups y Rights: Secciones Users, Groups y Rights Agregar un usuario nuevo

Lista de usuarios

Figura 1

Users Administra los usuarios a partir de una lista que contiene todos aquellos que se encuentran registrados en la base de datos. Para crear un usuario nuevo, haga clic en el ícono . Una vez hecho esto, aparecerá la siguiente ventana:

-

Username: el nombre de la persona (opcional). Login: el nombre de usuario que la persona deberá ingresar en la pantalla de login. Password: la contraseña del usuario.

Luego de completar los datos, haga clic en Add para agregar el usuario a la base de datos. Para modificar la información de un usuario, haga clic en su ícono correspondiente y presione el botón Add para guardar los cambios. Si lo que quiere es eliminar a uno o varios usuarios, marque la casilla correspondiente y haga clic en el botón Delete.

49

Groups En esta sección se definen los grupos de usuarios. Cabe aclarar que estos no deben ser confundidos con los grupos de Workstations. Agregar un grupo nuevo

Lista de grupos

Figura 2 Para crear un grupo de usuarios nuevo, haga clic en el ícono .

Figura 3

50

Ingrese el nombre del grupo (Group Name) y los usuarios miembros (User’s Groups). Para agregar usuarios al grupo, seleccione aquellos que desea incorporar a la lista All Users y presione el botón [>>] para que aparezcan en Group Users. Si desea eliminar usuarios del grupo, seleccione aquellos del Group Users que desea borrar y presione el botón [