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Manual de Google Apps

GOOGLE APPS

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GOOGLE APPS COMO HERRAMIENTA EN LA FORMACIÓN VIRTUAL Los materiales escritos han sido la piedra angular de la educación durante años. Las clases son inseparables de la bibliografía, con el texto se ordena y se fija el conocimiento. El aporte más claro del e-Learning a este soporte fundamental es la incorporación de hipertexto, la posibilidad de “navegar” la bibliografía, y de acceder a multiplicidad de fuentes y lecturas complementarias desde un único sitio. Se ha considerado necesario organizar las herramientas y dedicar mayor detalle en aquellas herramientas recomendadas y de amplio uso por cada categoría.

1. Google Mail:

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Presentación del correo electrónico

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Cambiar configuración Para cambiar las preferencias de usuario, tan sólo tienes que hacer clic en Configuración en la parte superior de cualquier página de Gmail.

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También llamado GMAIL, es el servicio de correo electrónico o email ofrecido por la empresa Google.

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En la pestaña General, puedes cambiar las preferencias de idioma, seleccionar las imágenes que te representan a ti y a tus contactos, o configurar un mensaje de respuesta automática cuando te vayas de vacaciones. En esta pestaña, también encontrarás las opciones de configuración generales de visualización y navegación para tu carpeta "Recibidos". Para las opciones de configuración de las direcciones de remitente personalizadas, configurar la obtención de mensajes, aumentar la capacidad de almacenamiento o cambiar la configuración de la cuenta de Google (incluidas la contraseña y la pregunta de seguridad de Gmail), selecciona la pestaña Cuentas e importación. Administrar las etiquetas y los filtros resulta sencillo gracias a las pestañas Etiquetas y Filtros. Si deseas re-enviar tu correo a otra cuenta, o utilizar POP o IMAP para descargarlo en el escritorio o en un dispositivo móvil (Microsoft Outlook o un iPhone, por ejemplo), haz clic en Reenvío y correo POP/IMAP. También puedes cambiar la configuración de los clips de la Web y obtener más información sobre ellos en la pestaña Clips de la Web.

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A continuación, ve a las pestañas correspondientes:

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Carpetas vs. Etiquetas

En realidad, Gmail no utiliza carpetas. Para ayudarle a organizar su correo de manera más efectiva, Gmail utiliza etiquetas en su lugar. He aquí por qué pensamos que es mejor utilizar etiquetas que carpetas:

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Etiquetas o Una conversación puede tener más de una etiqueta o Una conversación puede encontrarse en varios lugares (Bandeja de entrada, Correo Todos, Enviados, etc.) a la vez, por lo que es más fácil de encontrar más tarde o Puede buscar conversaciones por etiqueta

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Carpetas o Sólo se puede poner un mensaje en una carpeta o Hay que recordar donde presentó un mensaje para recuperarlo o No siempre se puede hacer búsquedas específicas de carpetas

Cómo incluir la firma en los correos

Una vez que ha accedido a la Webmail con su usuario (dirección de correo sin incluir @idominio.es) y la contraseña, usted puede incluir una firma automática a sus mensajes. Esta firma se incluirá automáticamente en el cuerpo del mensaje. Para componer el texto que formará la firma acceda de manera habitual a su buzón: ¿Cómo puedes empezar a usar el correo de Google Apps?

 Recibidos: Es la bandeja donde por defecto van a aparecer todos los correos que recibas, a menos que sean SPAM o que anteriormente se les hayas asignado un filtro (sistema para organizar automáticamente los mails según se van recibiendo)  Destacados: En este apartado se encontrarán los mails a los que se les has asignado una estrella, es decir, es una bandeja donde se puede acceder de forma directa a tus correos más importantes. 

Enviados: Aquí se encuentran los mensajes enviados.

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Borradores: Desde aquí puedes recuperar un mail en el que has trabajado con anterioridad y no lo terminaste. Para ello antes de salir del correo, hay que guardar el mail en el que has estado trabajando.

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Prioridad: Es una de las últimas novedades de Gmail pensadas para ayudarte a organizar el correo. Gmail se encarga de organizar el correo en función de unos parámetros automáticos, que pueden personalizarse, para dar más importancia a unos emails frente a otros. Para ello tiene por ejemplo en cuenta los correos que lees o contestas. A esta herramienta le dedicaremos más tiempo en futuros boletines.

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Seguimiento: Tal como su nombre indica, es una herramienta para tener en seguimiento un mensaje. Te notifica cuando el destinatario ha recibido y leído el mail y también te permite ser notificado si tras un periodo de tiempo establecido, no has recibido respuesta a dicho mail.

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Varios: Es el lugar donde se alojarán los mail que etiquetes como “varios”. Las etiquetas en

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Chat: Lugar donde se guardan las conversaciones que tengas a través de Google Talk con otros usuarios.

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Todos: En esta bandeja se guardan todos los correos, enviados y recibidos, y las conversaciones del chat.

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Spam: Aquí se encuentran los mensajes marcados como spam (no deseados). Desde aquí se pueden seleccionar los mensajes que quieras eliminar a través de Suprimir definitivamente o eliminar todo su contenido a través de Suprimir todos los mensajes spam ahora.

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Papelera: Los mensajes que eliminas van a esta sección donde Gmail los mantiene durante 30 días en caso de que necesites recuperarlos.

Edición de etiquetas

Puedes editar una etiqueta tanto a través de la lista de etiquetas o las etiquetas de la ficha de Configuración de Gmail. Para editar una etiqueta a través de su lista de etiquetas:

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Gmail realizan las mismas tareas que las carpetas pero con la ventaja de que puedes añadir varias etiquetas a un mismo mail.

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1. Haga clic en la casilla a la izquierda de una etiqueta en la lista de etiquetas. Una paleta de colores se abre. 2. Seleccione Cambiar nombre en la parte inferior de la paleta. 3. Introduzca el nuevo nombre de etiqueta, y haga clic en Aceptar.

Para editar una etiqueta a través de la etiquetas de la ficha de Configuración de Gmail:

3. Pase el ratón sobre el nombre de la etiqueta y haga clic sobre el nombre. Un cursor debe aparecer que le permite editar el nombre de la etiqueta actual. 4. Haga clic fuera del nombre de la etiqueta y el nombre editado será guardado y actualizado. 5. Si se desea crear una nueva etiqueta se debe hacer clic en el botón crear etiqueta

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1. Haga clic en la Configuración de enlace en la parte superior de cualquier página de Gmail. 2. Seleccione las etiquetas.

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Creación de Filtros: Los filtros nos ayudan a agrupar etiquetar correos electrónicos, realizar determinadas acciones para estos. Para la creación de filtros se debe de ingresar a la opción de configuraciones: Una vez seleccionada esa opción nos aparecerá la siguiente imagen:

Para crear un filtro se debe hacer clic “CREAR UN FILTRO NUEVO”

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2. Google Calendar: Google Calendar es servicio gratuito de calendario en línea que se puede compartir con otras personas si queremos, añadir eventos e invitaciones y realizar búsquedas de eventos que podrían interesarnos en la web. Algunas características del Calendario de Google: 

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Uso compartido del calendario: podríamos crear varios calendarios para, por ejemplo, compartirlos con un grupo de alumnos o de amigos, con la familia, con compañeros de trabajo, etc. Más información.  Invitaciones: Crea invitaciones a eventos, envíaselas a tus amigos y lleva la cuenta de sus respuestas y comentarios. Todo ello en un único lugar. Tus amigos recibirán tu invitación e introducirán sus respuestas, aunque ellos no utilicen Google Calendar. Se pueden transferir calendarios a otros usuarios de Google calendar.  Suscribirnos a feeds de calendarios públicos  Buscar: Realiza búsquedas en calendarios públicos para descubrir eventos que puedan interesarte y añadirlos a tu propio calendario.  Acceso móvil: Recibe notificaciones y recordatorios de eventos en tu teléfono móvil.  Publicación de eventos: Comparte los eventos que te parezca oportuno con quien quieras. Al hacer público tu calendario, todos tus eventos aparecerán en los resultados de búsqueda públicos de Google Calendar y de Google. Además, otros usuarios podrán ver dicha información en la dirección.  Acceso a Google Calendar: Para acceder a Google Calendar, se debe de hacer clic en la opción Calendario.

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Configuración de la zona horaria

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Configuración de los Recordatorios de Eventos

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Creación de Eventos Para crear un nuevo evento en nuestro calendario podemos hacerlo de dos formas.

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Página inicial de Google Calendar

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 Forma 1: Encontrándonos en la página principal del calendario hacemos clic en el botón “CREAR”:

 Forma 2: Encontrándonos en la página principal del calendario hacemos clic en calendario seleccionando una fecha o un conjunto de horas de un día para registrar el nuevo evento:

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En esta interfaz debemos de rellenar los datos que se nos solicita para poder registrar el nuevo evento.

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Cuando se realiza esta opción solo se ingresa el nombre del evento y se debe presionar el botón “CREAR EVENTO”.

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Pero si se desea agregar más información al nuevo evento creado se debe de hacer clic en el botón “EDITAR EVENTO” y nos aparecerá la interfaz de crear evento usando la forma 1.

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3. Google Sites: Es una aplicación online gratuita ofrecida por la empresa estadounidense Google. Esta aplicación permite crear un sitio web o una intranet de una forma tan sencilla como editar un documento. Con Google Sites los usuarios pueden reunir en un único lugar y de una forma rápida información variada, incluidos vídeos, calendarios, presentaciones, archivos adjuntos y texto. Además, permite compartir información con facilidad para verla y editarla por un grupo reducido de colaboradores o con toda su organización, o con todo el mundo. Gestione todos sus proyectos empresariales a través de Google Sites compartiendo documentos, publicando información y subiendo reportes, todo en un solo sitio y con la seguridad y los permisos que usted defina.

A continuación las características principales de Google Sites: 

Fácil creación de páginas.

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No requiere codificación HTML.

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Plantillas de diseño disponibles.

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Fácil manejo de archivos.

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Fácil manejo de archivos adjuntos

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Personalización de la interfaz del sitio

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Fácil creación de contenido multimedia (vídeos, documentos, hojas de cálculo

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Designación de dueño, lectores y colaboradores

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Búsqueda con la tecnología Google en el contenido de Google Sites

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Creación de intranets, páginas de empleados, proyectos, etc. Manual de Google Apps

y presentaciones de Google Docs, fotos de Picasa y herramientas de iGoogle)

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Acceso a Google Sites: Para acceder a Google Sites, se debe de hacer clic en la opción Sites.

Página inicial de Google Sites

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Creando una página web con Google Sites: Para comenzar debemos hacer clic en el botón crear y seguir los pasos que se te indica

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Se elige una plantilla:

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Elegir la plantilla que le agrade:

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Seleccionada la plantilla, se ingresa el nombre del Sitio:

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Creación Finalizada:

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Edición del Sitio:

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La edición se realiza de forma directa sin tener inconvenientes, pero deben de ser publicadas.

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Para Añadir una Imagen:

Imagen Cargada:

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Selecciona una imagen:

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Administración del Sitio:

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Presentación Final

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4. Google Drive: Es un servicio de alojamiento de archivos. Cada usuario cuenta con 15 Gigabytes de espacio gratuito para almacenar sus archivos, ampliables mediante pago. Es accesible por su página web desde ordenadores y dispone de aplicaciones para iOS y Android que permiten editar documentos y hojas de cálculo. Google Drive permite almacenar, crear, modificar, compartir y acceder a documentos, archivos y carpetas de todo tipo en un único lugar. Cuando crees nuevos documentos de Google Drive, estarás creando documentos de Google Docs, Hojas de cálculo y Presentaciones online. Google Docs, Hojas de cálculo y Presentaciones son los editores web para crear, modificar y compartir documentos, hojas de cálculo, presentaciones y documentos de Google. También hay editores web que permiten crear dibujos, formularios y tablas de fusión. Estos documentos online están totalmente integrados con los otros servicios de Google Apps y ofrecen funciones muy potentes para colaborar en tiempo real.  Acceso a Google Drive: Para acceder a Google Drive, se debe de hacer clic en la opción drive.

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 Interfaz de Google Drive En la interfaz de Google drive se puede apreciar diversas opciones como por ejemplo crear, subir archivos, crear carpetas para ordenar nuestros archivos. Opciones de nuestra propia unidad y donde se comparten nuestros archivos. Además cuando ingresamos por primera vez nos da la alerta de instalar el programa de Google Drive el cual nos crea en nuestras computadoras una carpeta en donde se van a sincronizar nuestros archivos de la PC con nuestra cuenta de Google Drive.

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 Instalando Google Drive en nuestra PC Para poder tener la carpeta donde sincronizaremos nuestros archivos primero debemos bajar el aplicativo como se muestra a continuación:

Hacer clic en Descargar Google Drive para Windows y guardar el archivo en nuestra pc:

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Al completar la descarga debemos ejecutar el archivo:

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Si todo ha ido bien cuando acabe la instalación veréis la siguiente ventana:

Para comenzar la sincronización debemos iniciar sesión ingresando nuestro usuario y contraseña:

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Después de ingresar con nuestro usuario aparecerán las siguientes ventanas:

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Finalmente se debe de hacer clic en iniciar sincronización ahí empezara a cargar los archivos que se tiene almacenados en Google Drive; se reconocerá que está activo Google Drive en nuestra PC ya que veremos en la barra de tareas el icono de Google Drive Haciendo clic derecho sobre el icono de Google Drive nos aparece un menú como se muestra a continuación:  Trabajando con Google Drive desde la Web: Después de encontrarnos en la página inicial de Google Drive podemos cargar archivos haciendo clic en el siguiente icono

En esta opción podemos subir archivos de forma independiente o también podemos subir carpetas.

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Cuando se sube el archivo solo se busca en la pc el documento a subir y te aparecerá una ventana de alerta en donde indica que archivo se está subiendo.

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También se puede crear archivos de forma online usando Google Docs haciendo clic en el botón :

Google Drive nos permite crear documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, formularios, dibujo de manera online usando la interfaz web.

También usando Google Drive se pueden visualizar archivos que se encuentran en la unidad de manera online como se muestra en la imagen a continuación:

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Además de la visualización también tiene la opción de modificar archivos que se crearon anteriormente.

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5. Google Contacts: Contactos de Google es un programa para almacenar y organizar la información de contacto de las personas con las que te comunicas. Cada contacto incluye información básica, como el nombre, las direcciones de correo electrónico y los números de teléfono, pero también puede contener información ampliada, como direcciones físicas, la empresa para la que trabaja el usuario, el departamento o el cargo. Contactos de Google se integra con todas las aplicaciones de Google Apps, como Gmail o Calendar, a través de la función autocompletar. Esta función permite que los usuarios envíen mensajes de correo electrónico, compartan documentos y programen citas sin necesidad de buscar los datos de contacto en una ventana o pestaña separada. Los usuarios también pueden sincronizar los contactos entre Google Apps y su dispositivo móvil para poder ver los contactos fuera de un navegador.  Acceso a Google Contacts: Para acceder a Google Contacts, se puede realizar de dos maneras.  Forma 1: Encontrándonos en la bandeja de entrada de nuestro correo electrónico podremos acceder a los contactos, haciendo clic en el combo box que dice correo y desplegar para poder acceder a las otras opciones como se muestra en la imagen a continuación:

 Forma 2: Encontrándonos en la bandeja de entrada de nuestro correo electrónico podremos acceder a los contactos, haciendo clic en la opción que dice contactos que se encuentra en la parte superior como se muestra en la imagen.

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Al hacer clic en la opción contactas que se muestra resaltado en la imagen anterior.

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 Interfaz de Google Contacts:

Después de hacer clic en nuevo contacto nos aparece la siguiente interfaz en donde podremos agregar a los nuevos contactos rellenando los datos solicitados:

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 Agregar un contacto nuevo: Para agregar un contacto se debe de hacer clic en el botón “CONTACTO NUEVO”.

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Si se desea agregar información adicional a la que se nos brinda por defecto cuando se crea un nuevo contacto se debe hacer un clic en el combo box que dice Añadir, y ahí seleccionar que información más se desea agregar. La información adicional que se puede agregar se muestra en la imagen.

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